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Manual Crystal Reports 10

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Manual del usuario de Crystal Reports™ 10

Crystal Decisions, Inc. 895 Emerson St. Palo Alto California, USA 94301

Copyright © 2003 Crystal Decisions, Inc., 895 Emerson St., Palo Alto, California, USA 94301. Todos los derechos reservados. Edición 1. Ninguna parte de esta documentación puede almacenarse en un sistema de recuperación ni transmitirse o reproducirse de ninguna manera, excepto en lo establecido en los términos del convenio de licencia de software aplicable. Esta documentación contiene información propiedad de Crystal Decisions, Inc. o sus proveedores. Información sobre marcas comerciales Crystal Decisions, Crystal Reports, Crystal Enterprise, Crystal Analysis, Crystal Services, Crystal Care, Crystal Assist, Crystal Applications, Info y Holos son marcas comerciales o marcas registradas de Crystal Decisions, Inc. en Estados Unidos o en otros países. Todas las demás marcas comerciales o marcas registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios.

Contenido
Capítulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10
Acerca de Crystal Reports ................................................................. 2 Acerca de este manual ...................................................................... 2
Contenido por capítulo ......................................................................................... 3 Ayuda en línea ...................................................................................................... 7

Registro del producto ........................................................................ 8 Manual del cliente ............................................................................ 8 Soporte técnico de Crystal Care ........................................................ 9 Formación sobre Crystal ................................................................... 9 Consultoría sobre Crystal .................................................................. 9 Convenciones de documentación ................................................... 10

Capítulo 2: Novedades en Crystal Reports 10
Introducción ................................................................................... 12 Desarrolladores de aplicaciones ..................................................... 12
Componente de elaboración de informes 100% Java .......................................... 12 Biblioteca de etiquetas Java personalizadas ......................................................... 13 Módulos de combinación de .NET simplificados ................................................. 13 Actualización de .NET a Crystal Enterprise .......................................................... 13 API de Report Application Server simplificada ..................................................... 14

Diseñadores de informes ................................................................. 14
Acceso a datos simplificado (vistas empresariales) ............................................... 14 Repositorio .......................................................................................................... 15 Copiar formato .................................................................................................... 16 Diagramas de embudo ........................................................................................ 17

Manual del usuario de Crystal Reports

iii

Consumidores de información ........................................................ 17
Exploración administrada entre elementos clave de informe ............................... 17 Exportación a Excel ............................................................................................. 18 Impresión DHTML .............................................................................................. 18

Capítulo 3: Instalación de Crystal Reports
Instalación de Crystal Reports ......................................................... 20 Requisitos de instalación ................................................................. 20 Instalación de Crystal Reports en un equipo local .......................... 20 Creación de un punto de instalación e instalación de un servidor de red ...................................................................... 22
Creación de un punto de instalación de Crystal Reports ...................................... 22 Instalación de Crystal Reports desde una red ....................................................... 22

Personalización de la instalación .................................................... 24 Actualización de componentes de Crystal Reports ......................... 26

Capítulo 4: Inicio rápido
Uso de Crystal Reports .................................................................... 28
Datos de muestra - Xtreme.mdb .......................................................................... 28

Asistentes para la creación de informes .......................................... 28
Estándar .............................................................................................................. 29 Tablas cruzadas ................................................................................................... 29 Etiquetas de correo .............................................................................................. 29 OLAP .................................................................................................................. 29

Inicio rápido para usuarios inexpertos ............................................ 30
Antes de comenzar .............................................................................................. 30 Creación de informes .......................................................................................... 31 Selección de registros .......................................................................................... 42 Agrupamiento y ordenamiento ............................................................................ 46 Finalización del informe ...................................................................................... 49

Inicio rápido para usuarios avanzados ............................................ 50
iv Manual del usuario de Crystal Reports

Capítulo 5: Conceptos de diseño de informes
Diseño básico de informes .............................................................. 56 Decisiones sobre el contenido del informe ..................................... 56
Formular el propósito .......................................................................................... 56 Determinación de la presentación del informe .................................................... 57 Búsqueda de datos .............................................................................................. 58 Manipulación de datos ........................................................................................ 59 Características del área de impresión .................................................................. 60

Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 62

Capítulo 6: Introducción a la creación de informes
Opciones en la creación de informes .............................................. 66
Asistentes para la creación de informes ............................................................... 66 Otro Informe ....................................................................................................... 66 Informe nuevo ..................................................................................................... 66

Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 67
El Asistente de base de datos ............................................................................... 67 El Explorador de campos ..................................................................................... 69 El Explorador de informes .................................................................................... 71 Abrir y acoplar exploradores ............................................................................... 72

Acerca del entorno de diseño de informes ...................................... 74
Ficha Diseño ....................................................................................................... 74 Ficha Vista previa ................................................................................................ 77

Creación de un nuevo informe ........................................................ 81
Selección de la fuente de datos ........................................................................... 81 Cómo agregar tablas ............................................................................................ 82 Cómo vincular varias tablas ................................................................................ 83 Ubicación de datos en el informe ........................................................................ 84 Edición de datos .................................................................................................. 91

Manual del usuario de Crystal Reports

v

Selección de registros .......................................................................................... 91 Agrupación, orden y totalización de datos .......................................................... 92 Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos ............................... 93 Cómo aumentar o reducir la vista de un informe ................................................. 93 Insertar encabezados y pies de página ................................................................. 94 Agregar una página de título al informe ............................................................... 95 Cómo agregar un resumen de información al informe ......................................... 96

Más allá de los informes básicos ..................................................... 97

Capítulo 7: Crystal Repository
¿Qué es el Crystal Repository? ..................................................... 100
Flujo de trabajo ................................................................................................. 101

Acceso a Crystal Repository .......................................................... 102
Barra de herramientas ....................................................................................... 102

Agregar carpetas al repositorio ..................................................... 103 Agregar elementos al repositorio .................................................. 104
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits ................................ 104 Agregar una función personalizada ................................................................... 105 Agregar un comando ......................................................................................... 105

Utilizar objetos de repositorio en informes ................................... 106
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe ............ 106 Agregar una función personalizada a un informe .............................................. 107 Agregar un comando a un informe .................................................................... 107

Modificar objetos del repositorio .................................................. 107 Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............. 108 Eliminar elementos del repositorio ................................................ 109 Utilizar la función Deshacer en el repositorio .............................. 110

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Manual del usuario de Crystal Reports

Capítulo 8: Diseño de informes optimizados en el Web
Información general ...................................................................... 112 Escala con Crystal Enterprise ........................................................ 113
Tiempos de evaluación de las funciones de fecha en Crystal Enterprise ............. 114

Seleccionar las opciones de diseño adecuadas .............................. 115
Uso de formatos de informe más rápidos ........................................................... 116 Selección entre datos activos y datos guardados ................................................ 116 Diseño de informes de resumen ........................................................................ 118 Uso de subinformes con precaución ................................................................. 119 Uso de otros elementos de diseño de forma eficaz ............................................ 120

Simplificar el entorno de elaboración de informes ........................ 121
Selección de la base de datos y la conexión más rápida .................................... 121 Uso de índices de tablas ................................................................................... 121 Mejora de las opciones de vinculación de tablas ............................................... 121 Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso ................ 122 Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento más rápido ......... 123

Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas ................... 124
Procesamiento de la selección de registros (ejemplo) ........................................ 124 Sugerencias sobre el rendimiento de la selección de registros ........................... 125 Estrategias para escribir fórmulas de selección de registros eficaces .................. 126 Incorporación de campos de parámetro a las fórmulas de selección de registros ............................................................. 128 Uso de enunciados SQL donde sea adecuado ................................................... 130

Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el cálculo de totales ................................................................... 131
Ejecución de agrupamiento en servidor ............................................................. 131 Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) ..................................................... 131 Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales .............. 132 Uso de enunciados SQL para Lógica Case ......................................................... 133 Inserción de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible ........ 133

Manual del usuario de Crystal Reports

vii

Capítulo 9: Selección de registros
Selección de registros ................................................................... 136
Uso del Asistente de selección .......................................................................... 137 Uso de las fórmulas ........................................................................................... 138 Interacción del Asistente de selección y el Editor de fórmulas de selección Taller de fórmulas ..................................... 139

Uso de las plantillas de fórmulas ................................................... 140
Plantillas de fórmulas de selección de registros ................................................. 140

Procesamiento de la selección de registros en el servidor de la base de datos ................................................. 143 Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros ........................................... 143
Corrección de selecciones que no generan datos .............................................. 145

Capítulo 10: Ordenamiento, agrupamiento y totalización
Ordenamiento de datos ................................................................ 148
Descripción de las opciones de ordenamiento .................................................. 148 Ordenamiento de uno y varios campos ............................................................. 149

Agrupar datos ............................................................................... 151
Creación de grupos personalizados ................................................................... 153 Ordenamiento de registros en grupos ................................................................ 154 Selección de grupos .......................................................................................... 155 Agrupar datos en intervalos ............................................................................... 158 Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una compañía ................ 160 Agrupar datos jerárquicamente .......................................................................... 161 Edición de grupos .............................................................................................. 163

Resumen de datos agrupados ........................................................ 164
Ordenamiento de valores de grupo resumidos .................................................. 165 Selección de grupos o porcentajes N superiores o inferiores ............................. 166

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Manual del usuario de Crystal Reports

Cálculo de subtotales .................................................................... 168
Cálculo de subtotales de datos .......................................................................... 168 Extensión de precios y cálculo de subtotales de las extensiones ........................ 169

Porcentajes ................................................................................... 170
Cálculo de un porcentaje .................................................................................. 170

Encabezados de grupo .................................................................. 171
Creación de encabezados de grupo ................................................................... 171 Eliminación de encabezados de grupos ............................................................. 175 Profundización en encabezados de grupo ......................................................... 175

Capítulo 11: Totales acumulados
Introducción a los totales acumulados .......................................... 178
Funcionamiento de los totales acumulados ....................................................... 178

Creación de totales acumulados ................................................... 179
Creación de totales acumulados en una lista ..................................................... 179 Crear totales acumulados de grupos .................................................................. 180 Crear totales acumulados condicionales ............................................................ 181 Cómo crear totales acumulados en una relación de vínculo de uno a varios ..... 183

Creación de totales acumulados usando una fórmula ................... 184

Capítulo 12: Informes de sección múltiple
Acerca de las secciones ................................................................. 188 Trabajo con secciones ................................................................... 188
Inserción de una sección ................................................................................... 188 Eliminación de una sección .............................................................................. 189 Cómo mover una sección .................................................................................. 189 Combinación de dos secciones relacionadas ..................................................... 190

Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones ............................. 191
División de una sección .................................................................................... 191

Manual del usuario de Crystal Reports

ix

Ajuste del tamaño de una sección ..................................................................... 191

Uso de las secciones múltiples en un informe ............................... 193
Cómo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí .............. 193 Eliminación de líneas en blanco cuando los campos están vacíos ..................... 194 Adición de líneas condicionales en blanco ....................................................... 194

Cartas modelo ............................................................................... 195
Trabajar con objetos de texto ............................................................................ 195 Creación de una carta modelo usando un objeto de texto ................................. 197 Cómo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo ................................ 203

Capítulo 13: Formato
Conceptos de formato ................................................................... 206 Utilización de una plantilla ........................................................... 206
Aplicación de una plantilla ............................................................................... 206 Eliminación de una plantilla aplicada ................................................................ 207 Nueva aplicación de la última plantilla seleccionada ........................................ 208 Utilización de objetos de campo de plantilla .................................................... 208

Uso del entorno de diseño de informes ......................................... 209
Soluciones de diseño ......................................................................................... 209 Características de la sección .............................................................................. 210 Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ..................... 211 Formularios preimpresos ................................................................................... 212 Columnas múltiples ........................................................................................... 213 Ocultar secciones de informes .......................................................................... 213 Ocultar objetos de informes .............................................................................. 214 Ubicación de objetos base-texto ....................................................................... 216 Ubicación de objetos basados en texto multilineales ......................................... 218 Importación de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 219 Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 219

x

Manual del usuario de Crystal Reports

Representación de campos de desbordamiento ................................................. 225 Selección de varios objetos ............................................................................... 226 Ubicación en modo libre .................................................................................. 227 Ubicación vertical ............................................................................................. 229 Fuentes TrueType .............................................................................................. 231 Márgenes de página .......................................................................................... 231 Impresora predeterminada ................................................................................. 232 Controladores de impresoras ............................................................................. 233

Propiedades de formato ................................................................ 234 Trabajo con formato absoluto ....................................................... 235
Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 235 Crear un informe o un objeto de sólo lectura .................................................... 235 Bloquear el tamaño y la posición de un objeto .................................................. 236 Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 236 Cómo agregar o editar líneas y cuadros ............................................................. 238 Agregar y editar cuadros .................................................................................... 239 Adición de formas a un informe ........................................................................ 240 Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 240 Repetición de objetos de informe en páginas horizontales ................................ 242 Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 243

Trabajo con formato condicional .................................................. 245
Propiedades condicionales de activar o desactivar ............................................ 246 Propiedades de atributo condicional ................................................................. 246 Cambio de fuentes condicionales ...................................................................... 248 Crear pies de página después de la primera página ........................................... 248 Usar el Asistente de resaltado ............................................................................ 249 Deshacer/Rehacer actividades ........................................................................... 253

Uso de la herramienta Copiar formato ......................................... 253

Manual del usuario de Crystal Reports

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........................................................................................... 270 Organización automática de gráficos ... 274 Presentaciones de mapa ....................... 268 Edición de gráficos mediante los elementos del menú Opciones de gráfico ... 256 Diseños de gráficos .............................................................. 260 Profundización con gráficos .......... 278 xii Manual del usuario de Crystal Reports ............................................................... 267 Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos ... 274 Tipos de mapas .......... 271 Uso de la función de subyacer en gráficos ..............................................................................................................................................................Capítulo 14: Creación de gráficos Conceptos sobre la creación de gráficos ............................................................................. 270 Aplicación de formato a gráficos .............................................. 261 Profundización con leyendas .......................................................................... 274 Introducción general sobre la creación de mapas ............................ 266 Trabajo con gráficos ....................... 256 Tipos de gráficos ........... 261 Creación de gráficos basados en campos de resumen o de subtotal (organización de grupo) . 261 Creación de gráficos .................................................................. 278 Profundización con mapas ................... 268 Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y de líneas .......................................................................................................... 275 Dónde ubicar un mapa ............................................................................ 256 Introducción general sobre la creación de gráficos ...................................................................................................................................................................................... 261 Creación de gráficos basados en campos de detalle o de fórmula (organización avanzada) ................................................................ 257 Ubicación de un gráfico ................................................................................................................................................................................................................................................................ 272 Capítulo 15: Creación de mapas Conceptos básicos de la creación de mapas .................... 263 Creación de gráficos basados en resúmenes de tablas cruzadas (organización de tabla cruzada) .......................................................................................... 265 Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP) .....................

.....Creación de mapas ............................................................................................................................................................................................. 298 Manual del usuario de Crystal Reports xiii .......... 289 Centrar un mapa ................................. 278 Creación de mapas sobre campos de detalle (Diseño avanzado) ......... 297 Comandos de menú de OLE dinámico ............................ 288 Aplicación de zoom a un mapa .............................................................................................. 285 Cambio de las capas del mapa ..................................................... 289 Ocultar y visualizar el navegador de mapa ........................ 294 Terminología OLE ... 284 Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa ..................................... 282 Creación de mapas sobre un cubo OLAP (organización OLAP) ................................ 278 Creación de mapas sobre campos de grupo (organización de grupo) .... 286 Solución de inconsistencias de datos ............................................................................................................ 294 Tipos de objetos OLE ......................................... 296 Cómo se representan los objetos OLE en un informe ................. 283 Trabajo con mapas ........................................ 287 Modificación del mapa geográfico ..................................... 295 Cómo insertar objetos OLE en su informe ................................................................... 290 Cómo usar la característica de subyacer con mapas .............................................................................................................................. 285 Cambio del tipo de mapa ............................................................................ 297 Edición directa ............................................................................................................................. 285 Cambio del título del mapa ................................................................. 295 Consideraciones generales acerca de OLE ..... 288 Panorámica de un mapa ................ 289 Formato de mapas ......................................................................................................................... 297 Edición de objetos OLE en informes ............................................................................................................... 290 Capítulo 16: OLE Información general de OLE ........................................................................................................................................................................................... 281 Creación de mapas sobre resúmenes de tabla cruzada (organización de tabla cruzada) ................................

.. 301 Capítulo 17: Objetos de tablas cruzadas ¿Qué es un objeto de tabla cruzada? ........................................ 307 Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada ............................ 318 Formato del color de fondo de filas y columnas completas ......................................................................... 320 xiv Manual del usuario de Crystal Reports ........................................................................................... 317 Formato de tablas cruzadas ... 304 Ejemplo de tabla cruzada ..................................................... 298 Objetos objetos incrustados en relación con vinculados ...................................OLE y el comando Insertar imagen ..................................................................................................... 316 Impresión de tablas cruzadas que se distribuyen en múltiples páginas ............................................................................................................. 319 Presentación horizontal de campos resumidos ................ 300 Objetos incrustados ........................................................................................... 314 Abreviar campos resumidos grandes . 314 Mostrar valores como porcentajes ................... 315 Utilización de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................................................... 319 Formato de varios campos a la vez ................................. 314 Personalizar etiquetas de fila y de columna ................................. 306 Informe de datos de pedido agrupados por producto .......................... 308 Creación de un informe de tabla cruzada .......................................................................... 319 Eliminación de datos de tablas cruzadas ........ 300 Objetos vinculados ............................................................. alto y alineación de las celdas de tablas cruzadas ............................. 317 Modificación del ancho..................... 305 Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar ..................................................... 306 Informe de datos de pedido agrupados por región y producto ............................................................................................................................................................ 318 Formato de campos de manera individual ..................... 298 Trabajo con Objetos OLE estáticos ......... 305 Informe de datos de pedido agrupados por región .......................... 309 Trabajo con tablas cruzadas ........

................................................................. 338 Impresión de un informe ................. 332 Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP .........Capítulo 18: Creación y actualización de informes OLAP Elaboración de informes OLAP con Crystal Reports ........ 327 Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP .......................................................................... 339 Trabajo con carpetas Web ................................................................................................................. 322 Creación de un informe OLAP ..... 334 Filtrar datos en una cuadrícula OLAP . 323 Especificación de la fuente de datos ........... 322 Objetos de cuadrícula OLAP ...................................................................................................................................... 333 Ordenar datos en una cuadrícula OLAP .................................................................................................... 338 Enviar un informe por fax ............ 346 Trabajo con carpetas de Enterprise ................ 330 Crear un alias para una dimensión ........................ 324 Establecer dimensiones de sectores y especificar el número de cuadrículas ........................... 346 Manual del usuario de Crystal Reports xv ........................................... 329 Cambiar el color de fondo de una dimensión ................................................................. 325 Aplicación de un estilo predefinido .................................................................................................................................................................................................................................................................................. 328 Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP .... 323 Definición de la estructura de la cuadrícula ..................................................................................................................... 326 Inserción de un gráfico .............................................................................. 331 Cómo cambiar la visualización de datos OLAP .............. 335 Agregar cálculos a cuadrículas OLAP ................................ 331 Etiquetas de las dimensiones ........................................................ 331 Dar formato a líneas de cuadrícula ........................................................... 336 Capítulo 19: Distribución y vista de informes Distribuir informes . 338 Exportación de un informe ..........................................................................

........................... 374 Capítulo 22: Uso de las fórmulas Información general de fórmulas .................................................................................. 378 xvi Manual del usuario de Crystal Reports ...................................................................... 374 Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access .......................................... 364 Creación de alertas de informe ......................................................................................................................... 367 Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas ...................................................................................................................................................................................................................... 360 Utilización de etiquetas inteligentes ... 349 ¿Qué son las partes de un informe? .......................................................................................................................... 368 Capítulo 21: Creación de informes desde Excel y Access Información general sobre los complementos de Crystal Reports .......................................................................... 370 Acerca del complemento Microsoft Excel ............................................................. 366 Eliminación de alertas de informe ........................................................................................ 364 Edición de alertas de informe .................................... 350 Opción Profundizar en partes del informe ............... 370 Acerca del complemento Microsoft Access .............................. 366 Ver las alertas de informe ............................................................................... 371 Trabajo con el complemento Microsoft Access .... 352 Opción Otro objeto de informe ......................................... 349 ¿Qué es la exploración? ........ 371 Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel ...................Ver informes ......... 355 Hipervínculos mostrados en los visores ..................... 370 Trabajo con el complemento Microsoft Excel ..... 364 Trabajar con alertas de informe ........ 361 Capítulo 20: Alertas de informe Acerca de las alertas de informe ............................................... 378 Novedades en el lenguaje de fórmulas .......

............................................................... 402 Cómo crear un campo de parámetro ....................................................................................................... 392 Eliminación de fórmulas ........................ 391 Búsqueda y reemplazo de texto ............................................ 403 Eliminación de campos de parámetro .... 387 Creación y modificación de fórmulas ..................................... 402 Consideraciones acerca de campos de parámetro ............................................................................................ 392 Copia de fórmulas de un informe a otro ................................... 395 Tutorial de depuración .......................................................................................................................................................................................................................................... 382 Sintaxis de fórmulas ............................................................................................ 391 Copia de fórmulas de la ayuda en línea ........................................................ 394 Eliminación de la especificación de la fórmula .............................. 381 Componentes y sintaxis de la fórmula ................................................................ 406 Respuesta a las solicitudes de campos de parámetro ............................................................ 394 Depuración de errores en tiempo de evaluación ......................................................................... 409 Manual del usuario de Crystal Reports xvii .............................................................................................................................. 395 Capítulo 23: Campos de parámetro Información general de parámetros .................................................. 389 Edición de fórmulas ...................................Usos típicos para fórmulas .............................................................................. 407 Características avanzadas de parámetro .......................... 394 Eliminación de la fórmula de trabajo del informe ................................................................................................................... 389 Creación de una fórmula e inserción en un informe ....................................... 389 Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas .......................... 386 Trabajo con el Editor de fórmulas .................................................. 384 Trabajo con el Taller de fórmulas ........ 394 Depuración de fórmulas .. 382 Componentes de la fórmula ....... 383 Especificación de fórmulas .....

.......................... 424 Cómo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la fórmula de selección ............................................................................................................................. 426 Cómo usar subinformes con datos ‘no vinculables’ ..... 420 Cómo insertar subinformes ................................................................................................... 418 Subinformes vinculados y no vinculados ............ 434 Alias . 427 Vinculación hacia o desde un campo de fórmula ..........................................................................Capítulo 24: Subinformes Qué son los subinformes .............. 423 Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal ........ 436 Tablas indexadas .............................. 431 Capítulo 25: Manipulación de bases de datos Información general sobre las bases de datos ................................. 429 Cómo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe .................................................. 422 Cómo guardar un subinforme como informe principal ...................... 418 Funcionamiento de la vinculación de subinformes ............................... 438 xviii Manual del usuario de Crystal Reports ........................... 421 Vista previa de subinformes ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 419 Vínculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones “de uno a varios” ................... 427 Vínculos de tablas no indexadas .................. 434 Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales ........ 435 Ubicación de archivos ....... 426 Combinación de dos o más informes no relacionados ................................................................................ 425 Combinación de informes no relacionados usando subinformes ............................... 422 Actualización de subinformes .......................................................................................................... 429 Adición de títulos a los subinformes a la orden ........ 428 Cómo crear un subinforme a la orden ........................

........................................................................................................ 470 Uso del cuadro de diálogo Asignar Campos .............. 460 ¿Qué es SQL? .................. 474 Funcionamiento de la indización de informes ............................................................................................ 446 Ficha Vínculos del Asistente de base de datos ....... 472 Reasignar campos de base de datos alterados ................... 440 Relaciones de vínculo .......................... 449 Vinculación de opciones .......................Vinculación de tablas .................................................................................................................................... 465 Procesamiento del lado del servidor ........................................................................................................ 471 Cómo reasignar procesos ...... 476 Indización de los campos correctos ......................... 445 Consideraciones de rendimiento para todos los informes .................... 440 Vincular desde y vincular a ................................................................ 477 Para obtener información adicional ....................................................................................................................................... 448 Vinculación de tablas indexadas ............................................................................................................ 460 El SABD SQL ........................................................................................................ 475 Consideraciones sobre el uso de índices de datos guardados ................... 465 El lenguaje SQL ................... 468 Cómo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL .................................................. 476 Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports ........................................................................ 448 Orden de procesamiento de vínculos ..................................... 441 Consideraciones acerca de archivos de datos ...................... 473 Índices de datos guardados ................................................................................................................. 469 Reasignación de campos de base de datos ............................. 440 Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios ........... 443 Consideraciones acerca de bases de datos SQL ............... 463 ¿Cómo utiliza Crystal Reports SQL? ........................................................ 477 Manual del usuario de Crystal Reports xix ................................................................................................................... 450 Utilización de SQL y bases de datos SQL ........................................................................

.................................... 480 Previa nº 1 ......................................................................................................................................... 494 Campos de parámetro .................... 495 Diseño flexible .......................... 486 Mejora de la accesibilidad de los informes ....................................................................................................................................... 484 Pautas de accesibilidad ............................................................................................................................... 492 Navegación ......................................................................................................................................................................................................... 488 Color .... 499 Otras consideraciones sobre el diseño de tablas de datos ................ 481 Pasada nº 3 ............................... 499 Objetos de texto y valores de tabla de datos ............................................................................ 498 Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos ................... 481 Pasada nº 2 ....................................... 482 Apéndice B: Creación de informes accesibles Accesibilidad . 480 Pasada nº 1 ........................................................................................................................... 487 Texto .............. 482 Diagrama de flujo de informes de pasada múltiple ................................................................................................................................................................. 480 Pasada previa nº 2 ............................... 496 Accesibilidad y supresión de secciones ...................................................... 505 Establecimiento de preferencias de accesibilidad en Crystal Enterprise ..................................................... 480 ¿Qué es una “pasada”? ................................................................ 504 Accesibilidad y Crystal Enterprise .......................................... 485 Accesibilidad y productos Crystal .............. 505 xx Manual del usuario de Crystal Reports ........................................................................................................................ 487 Colocación de objetos en los informes ........................ 497 Accesibilidad y subinformes ................................................................................................................................................................................................................................................... 484 Ventajas de informes accesibles .................................................................................................................................. 495 Accesibilidad y formato condicional ...................................Apéndice A: Modelo de procesamiento de informes Información general ...........

...................................................... 537 Manual del usuario de Crystal Reports xxi ................................................................................................................................... 506 Recursos ..Accesibilidad y personalización ............................... 508 Glosario .. 509 Index ..........................................................................

xxii Manual del usuario de Crystal Reports .

el estándar mundial para elaboración de informes en el web y de escritorio. Este capítulo presenta Crystal Reports.Bienvenido a Crystal Reports 10 1 Bienvenidos. Manual del usuario de Crystal Reports 1 . y proporciona una introducción general sobre el contenido de este manual del usuario.

Las fórmulas. 2 Manual del usuario de Crystal Reports . Crystal Reports es una herramienta de gran potencia diseñada para ayudar a cualquier usuario a analizar e interpretar la información importante para cada uno. tablas cruzadas. El soporte de los lenguajes de desarrollo más usados facilita la adición de informes a cualquier aplicación. podrían estar ocultas. Crystal Reports facilita la creación de informes simples y dispone también de herramientas poderosas necesarias para generar informes complejos o especializados. correo electrónico e incluso en el Web. el administrador de bases de datos en finanzas o el director general. Incorpore informes en las aplicaciones Los desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que. ya que éstos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft® Word y Excel. Los gráficos y mapas geográficos proporcionan información en forma visual cuando las palabras y números no son suficiente. También contiene información acerca de áreas de interés más específicas. Los asistentes incorporados lo guían paso a paso a través de la creación de informes y la complexión de tareas comunes. La elaboración avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y actualizar informes compartidos en sus exploradores de web. Acerca de este manual Este manual incluye procedimientos para tareas típicas de la elaboración de informes. tales como ubicación de campos. como creación avanzada de fórmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Ya sea el encargado de servicios web en IT.Acerca de Crystal Reports Acerca de Crystal Reports Crystal Reports está diseñado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a analizar e interpretar información importante. Utilice este manual como referencia para sus necesidades básicas de elaboración de informes y como introducción a nuevos conceptos en la creación de informes. de lo contrario. Extienda la elaboración de informes al web La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creación de informes. el gerente de promoción en marketing. Cree cualquier informe que se pueda imaginar Crystal Reports está diseñado para generar el informe que desea desde prácticamente cualquier fuente de datos. formateo de informes y ordenamiento de registros.

Finalmente. Capítulo 4: Inicio rápido Este capítulo comienza con una introducción general sobre los informes y datos de muestra comúnmente usados con Crystal Reports. se ofrece información general sobre los Asistentes para la creación de informes. Primero aprenderá acerca del entorno de diseño de informes. A continuación. cómo colocar objetos en un informe y cómo ordenar. Manual del usuario de Crystal Reports 3 . tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creación de informes estándar. También explica cómo instalar Crystal Reports en un servidor de red y cómo instalarlo en una estación de trabajo desde un servidor de red. Capítulo 5: Conceptos de diseño de informes Este capítulo describe los conceptos básicos del diseño de informes y le ayuda a decidir qué información desea incluir en su informe. el capítulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios más avanzados. Crystal Reports ofrece nuevas funciones y mejoras.1 Bienvenido a Crystal Reports 10 Contenido por capítulo A continuación se presenta una breve descripción de cada capítulo de este manual. luego acerca de cómo seleccionar tablas de bases de datos. Capítulo 3: Instalación de Crystal Reports Este capítulo explica cómo instalar Crystal Reports localmente desde el CD del producto. Este capítulo presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un breve resumen de cada una. Capítulo 2: Novedades en Crystal Reports 10 Basado en la estabilidad probada de la versión 9. agrupar y obtener totales de los datos. y proporciona una introducción general sobre el contenido de este manual del usuario. el estándar mundial para elaboración de informes en el web y de escritorio. ya que tiene muchos pasos iguales a los de los demás Asistentes para la creación de informes. Capítulo 1: Bienvenido a Crystal Reports 10 ¡Bienvenidos! Este capítulo presenta Crystal Reports. Capítulo 6: Introducción a la creación de informes Este capítulo le muestra los aspectos básicos de la creación de un informe en Crystal Reports.

Por ejemplo. agrupamiento y totalización Ordenar.Acerca de este manual Capítulo 7: Crystal Repository Este capítulo presenta Crystal Repository. un rango específico de números de cuenta o un rango de fecha particular. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente según los conjuntos de criterios establecidos. Capítulo 8: Diseño de informes optimizados en el Web Este capítulo sugiere formas de mejorar los informes de manera que se aprovechen las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Capítulo 10: Ordenamiento. 4 Manual del usuario de Crystal Reports . Muestra cómo se agregan elementos al repositorio. agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en información útil en un informe. la mayoría de las líneas guía y procedimientos son aplicables a todos los informes. al usar las herramientas de selección de registros. Este capítulo es una introducción a los conceptos de ordenar. Capítulo 9: Selección de registros Este capítulo muestra cómo filtrar los registros que desea incluir en un informe. Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno “thin-wire” del Web. es posible limitar los registros que aparecerán para un grupo específico de clientes. Capítulo 12: Informes de sección múltiple Este capítulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden crear usando las capacidades de elaboración de informes de varias secciones de Crystal Reports. En este capítulo se muestra cómo agregar a su informe un total acumulado básico y un total acumulado dentro de un grupo. Estos conceptos se aplican luego a la creación de cartas modelo. agrupar y totalizar. También aprenderá cómo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando fórmulas. Capítulo 11: Totales acumulados Los totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resúmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. cómo se actualizan elementos existentes y cómo se utilizan los elementos del repositorio en los informes de Crystal.

Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundización para visualizar aquellos detalles tras los resúmenes gráficos.1 Bienvenido a Crystal Reports 10 Capítulo 13: Formato Dar formato se refiere a cambios en la organización. ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe. cómo se actualizan cuando la ubicación de los datos varía y cómo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrícula OLAP. Este capítulo explica cómo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean más significativos y fáciles de interpretar. así como también a profundizar para ver los detalles tras los resúmenes gráficos y dar formato a objetos de gráficos. cambiar la presentación de las fechas. así como también la apariencia de texto. Manual del usuario de Crystal Reports 5 . Capítulo 16: OLE Este capítulo explica cómo se puede usar la vinculación e incrustación de objetos (OLE) para editar gráficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una aplicación adicional. objetos o secciones completas de informes. presentación y diseño de un informe. Capítulo 17: Objetos de tablas cruzadas Un objeto de tabla cruzada es una cuadrícula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este capítulo detalla métodos que se pueden usar para enfatizar la atención sobre los datos. Capítulo 14: Creación de gráficos Crystal Reports permite presentar datos resumidos en gráficos de colores fáciles de leer. números y otros valores. Capítulo 18: Creación y actualización de informes OLAP Este capítulo describe cómo se crean informes OLAP. Puede elegir de un número de tipos y organizaciones de gráficos. Capítulo 15: Creación de mapas Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geográficos. Este capítulo le ofrece información acerca de cómo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe. Este capítulo demuestra cómo crear gráficos y cómo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan más significado y sean más fáciles de entender.

la indización y la vinculación de tablas. Capítulo 20: Alertas de informe Este capítulo le proporciona información acerca de cómo crear y utilizar alertas en los informes Crystal. 6 Manual del usuario de Crystal Reports .Acerca de este manual Capítulo 19: Distribución y vista de informes Este capítulo del de la sección de le proporciona información acerca de cómo distribuir informes terminados usando una variedad de métodos (impresión. Este capítulo le muestra cómo crear y usar subinformes. finaliza con información relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe. Capítulo 22: Uso de las fórmulas En este capítulo se explican los conceptos básicos de las fórmulas y se presenta el Taller de fórmulas para poder empezar a crear fórmulas. envío de fax. Capítulo 25: Manipulación de bases de datos Este capítulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender el diseño y uso de las bases de datos. Por último. Capítulo 24: Subinformes Un subinforme es un informe incluido en otro. Explica cómo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report. exportación). Puede coordinar datos que de otra forma no se podrían vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Capítulo 23: Campos de parámetro Este capítulo explica qué son los parámetros de campo y cómo se pueden aplicar para crear un informe que se puede usar para obtener acceso a tipos de datos diferentes dependiendo de las necesidades del usuario. También incluye información acerca de las partes del informe y sobre cómo se configuran hipervínculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. el capítulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignación de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introducción de cambios en una base de datos). puede combinar informes no relacionados en uno solo. Con los subinformes. Capítulo 21: Creación de informes desde Excel y Access En este capítulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Después de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orígenes de datos ODBC).

Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en línea y profundizar en títulos específicos dentro de cada sección.1 Bienvenido a Crystal Reports 10 Apéndice A: Modelo de procesamiento de informes Este anexo proporciona información detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Apéndice B: Creación de informes accesibles Este anexo proporciona recomendaciones de diseño que le ayudarán a crear informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades. O bien use la ficha Buscar para ingresar una palabra clave y ver así todas las secciones que se relacionan con ella. Glosario Este manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos básicos de elaboración de informes y de bases de datos. Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Los informes de muestra están ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports. Informes de muestra Muchos temas de la ayuda en línea de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados. Localice la información con rapidez Acceda a la ayuda en línea desde el menú de ayuda de Crystal Reports. Manual del usuario de Crystal Reports 7 . Ayuda en línea La Ayuda en línea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del usuario. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades. También contiene material de referencia adicional que incluye desde información específica de la función de un botón hasta información general acerca de cómo crear una fórmula de informe según una situación comercial de muestra. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboración de un informe. Use la ficha Índice para ver los temas en orden alfabético. así como también términos específicos del programa.

asp (Francés) Si el Manual del cliente de Crystal Decisions no está disponible para su región. Además.asp (Alemán) http://france. tanto telefónico como en línea.crystaldecisions.com/about/loyalty/handbook.asp (Inglés) http://germany.asp • Imprima el formulario de registro del producto y envíelo por fax al número de fax de la oficina más cercana. consulte el resto del capítulo Bienvenida o póngase en contacto con el representante de ventas o asistencia para obtener más detalles.com/register/content.crystaldecisions. Manual del cliente Para obtener los últimos datos sobre el registro de productos.com/about/loyalty/handbook. Crystal Decisions le enviará a su vez otro fax con un número de registro que podrá especificar en el producto la próxima vez que lo utilice.crystaldecisions. Números de fax para registrarse EE.UU. visite nuestra página Web y descargue el Manual del cliente de su región correspondiente.com/about/loyalty/handbook.com/about/loyalty/handbook. • América del Norte: http://www.Registro del producto Registro del producto Hay varios medios para poder registrar el producto: • Cumplimente el formulario de registro del producto en el sitio Web de Crystal Decisions en la dirección: http://spain. el registro del producto es la única garantía de que estará al día en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.asp (Inglés) • Europa: http://www.crystaldecisions. asistencia y servicios. mantenimiento. 8 Manual del usuario de Crystal Reports ./Canadá +1 (604) 681-5147 Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601 Australia +6 2 9955 7682 Alemania +49 (0) 69 9509 6182 Hong Kong +852 2893 2727 Singapur +65 777 8786 El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte técnico.crystaldecisions.

visite el sitio: http://spain. en los locales de su empresa o en su domicilio: • Si desea obtener una lista completa de cursos de formación y de ofertas especiales. Si desea obtener más detalles. diseño.com/services/ • O póngase en contacto con su oficina local.1 Bienvenido a Crystal Reports 10 Soporte técnico de Crystal Care Para acceder a los especialistas de soporte técnico de Crystal. visite el sitio: http://spain.crystaldecisions.com/support/ • Póngase en contacto con su oficina local. para obtener resultados con rapidez. deberá: Registrar su software en línea en: http://spain. visite el sitio: http://spain. • Para obtener más información.asp Para obtener información sobre los programas de soporte técnico disponibles para Crystal Reports: • Visite nuestro sitio Web de soporte en la dirección: http://spain. Si desea obtener más detalles.crystaldecisions.crystaldecisions. que incluye estrategia. visite el sitio: http://spain.com/contact/ Manual del usuario de Crystal Reports 9 . Si desea obtener más detalles. ofrecemos una amplia gama de cursos de formación sobre Crystal Reports diseñados para adquirir nuevos conocimientos o mejorar los conocimientos que se poseen.com/contact/ Formación sobre Crystal Si es desarrollador. integración e implementación.crystaldecisions.com/services/ • O póngase en contacto con su oficina local. maximizar el rendimiento e incrementar la productividad. un profesional de tecnologías de la información o un usuario comercial.com/register/content.crystaldecisions.crystaldecisions. visite el sitio: http://spain. Los cursos de formación se pueden impartir en línea.com/contact/ Consultoría sobre Crystal Nuestro equipo global de consultores certificados y de socios consultores puede proporcionarle una solución de ámbito corporativo.crystaldecisions. en centros certificados.

Mantenga presionada la primera tecla de la combinación y. Entrar significa la tecla Intro. líneas de código y datos que se especifican utilizando el teclado (por ejemplo: En el Editor de Fórmulas. Entrar o CR. presione la segunda tecla de la misma (designada más arriba como TECLA). Por ejemplo: En el menú Archivo.Convenciones de documentación Convenciones de documentación Este manual usa las siguientes convenciones: • Comandos y botones Para reconocerlas más fácilmente en los procedimientos. escriba If Ventas > 1000 Then crRed). • Accesos directos de teclado Suprimir significa tanto la tecla Retroceso como la tecla Supr del teclado numérico. MAYÚS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de combinaciones de teclas. al mismo tiempo. • Combinaciones de teclas CTRL+TECLA. 10 Manual del usuario de Crystal Reports . • La fuente de tipo monospaced (un sólo espacio) indica rutas y nombres de archivo. Por ejemplo: CTRL+C significa que hay que mantener presionada la tecla Ctrl y presionar simultáneamente la letra C del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows). haga clic en Nuevo. las funciones de la interfaz de usuario se muestran en negrita. dependiendo de la tecla que aparezca en el teclado.

Manual del usuario de Crystal Reports 11 . Este capítulo presenta dichas funciones y mejoras proporcionando un breve resumen de cada una.Novedades en Crystal Reports 10 2 Basado en la estabilidad probada de la versión 9. Crystal Reports ofrece nuevas funciones y mejoras.

NET. Java o COM para los desarrolladores. Esta versión se basa en el importante conjunto de funciones introducido en la versión 9 e incluye varias mejoras y características nuevas que continúan abordando desafíos de productividad en todos los elementos del proceso de elaboración de informes. Escrito en Java 100%. El procesador es compatible con funciones básicas de Crystal Reports. las expresiones. Asimismo. Otro aspecto clave de esta versión es la mayor integración con Crystal Enterprise™. incluido en ediciones específicas de Crystal Reports 10. Desarrolladores de aplicaciones Crystal Reports simplifica el proceso de integración de contenido dinámico con calidad de presentación en cualquier aplicación .Introducción Introducción Crystal Reports® 10 amplía la plataforma de elaboración de informes con el fin de posibilitar: • Mayor eficacia en el proceso de diseño y mantenimiento de informes. diseñadores de informes y consumidores de información. la aplicación de formato básico y la elaboración de diagramas. incluido Borland® JBuilder™ 10 y Crystal Reports® para BEA WebLogic Workshop™. Para comprobar la edición. Componente de elaboración de informes 100% Java La versión 10 introduce una versión para Java del procesador de informes de gran eficacia Crystal Reports: el componente de elaboración de informes Java. el filtrado. que aprovecha al máximo las ventajas de Java. 12 Manual del usuario de Crystal Reports . reduciendo así la cantidad de código necesario y minimizando el mantenimiento de la aplicación. • Una integración e implementación más fáciles de las aplicaciones Web corporativas. haga clic en Acerca de Crystal Reports en el menú Ayuda del diseñador de informes. este nuevo componente de elaboración de informes proporciona a los desarrolladores una forma rápida y sin necesidad de códigos para conectarse a los datos y diseñar capas de presentación dinámica de alta fidelidad para aplicaciones J2EE. Con la versión 10. incluyendo la portabilidad entre sistemas operativos y plataformas de hardware. la ordenación. como el agrupamiento. permite la integración con entornos de desarrollo integrado de Java destacados. Nota: Las funciones varían dependiendo de la edición y algunas de ellas se proporcionan mediante Report Application Server. Crystal Decisions™ refuerza su compromiso con el desarrollo multiplataforma al agregar diversas funciones nuevas y facilitar la migración a Crystal Enterprise. Este capítulo examina cada una de las características nuevas más importantes en el contexto del público al que están destinadas: desarrolladores de aplicaciones. además de la exportación a PDF y Word.

los desarrolladores podrán agregar un visor de informes Crystal a sus aplicaciones Web con toda facilidad. en la dirección: http://www.NET • Elaboración de informes de procesos incrustados • Elaboración de informes de procesos remotos • Elaboración de informes de servicios Web • Aplicaciones de servicios Web • Elaboración de informes de procesos incrustados • Elaboración de informes de procesos remotos Estos módulos estarán disponibles poco después del lanzamiento de la versión 10 en la zona de desarrolladores de Crystal Decisions . Borland® C#Builder™ o en Crystal Reports 9/10 puedan obtener acceso a Crystal Enterprise y a Report Application Server.crystaldecisions.NET a Crystal Enterprise Crystal Reports 10 introduce una solución de actualización perfecta a fin de posibilitar que las aplicaciones que utilizan el componente de elaboración de informes . Ahora. Con sólo modificar una línea de código. Con tan solo agregar una línea de código. Biblioteca de etiquetas Java personalizadas Crystal Reports 10 introduce una biblioteca de etiquetas JSP personalizadas a fin de reducir en gran cantidad el código necesario para integrar los informes en las aplicaciones Java.com/products/dev_zone/net/default.NET.NET.asp Actualización de .NET. Módulos de combinación de . las aplicaciones pueden obtener provecho del procesamiento de informes descargado. con el uso de etiquetas JSP personalizadas.2 Novedades en Crystal Reports 10 Las aplicaciones que utilicen el nuevo componente de elaboración de informes Java también se pueden actualizar sin ningún problema en la versión 10 a fin de utilizar Crystal Enterprise y Report Application Server. Se pueden aprovechar cuatro módulos de combinación principales para aplicarse a ocho casos de implementación específicos: • Aplicaciones de cliente grueso de Windows • Elaboración de informes de procesos incrustados • Elaboración de informes de procesos remotos • Elaboración de informes de servicios Web • Aplicaciones Web ASP .NET incluido en Microsoft® Visual Studio® .NET simplificados Crystal Reports 10 reduce el número de módulos de combinación necesarios para una implementación más sencilla de las aplicaciones . los Manual del usuario de Crystal Reports 13 . de la creación y la modificación de informes mediante programación y de muchas otras funciones.

14 Manual del usuario de Crystal Reports .NET.NET pueden beneficiarse de las ventajas de un servidor de procesamiento de informes independiente.NET en una organización de gran tamaño que se ha estandarizado en . impresión. Acceso a datos simplificado (vistas empresariales) Crystal Reports 10 posibilita que los diseñadores de informes creen informes basados en vistas empresariales a fin de obtener un desarrollo más rápido y un mantenimiento reducido. Pedro necesita una solución que se pueda ampliar con el tiempo. Puesto que esta aplicación requiere algunos elementos básicos de elaboración de informes.Diseñadores de informes desarrolladores de . el uso de la aplicación ha aumentado considerablemente y Pedro tiene que agregar informes nuevos y de mayor tamaño a la aplicación. En un plazo de seis meses. ya que éste permite a Pedro realizar el procesamiento de informes con independencia de su servidor Web. Esta mejora se aplica específicamente al servidor Report Application Server incluido en Crystal Reports y se centra en tareas como la configuración de parámetros.NET. el equipo de Pedro ha decidido utilizar la versión de Crystal Reports incluida en Microsoft Visual Studio . etc. Su equipo ha creado una pequeña aplicación para el departamento de Recursos Humanos que ayuda a los encargados de la contratación a gestionar mejor dicho proceso.NET. Con tan solo agregar una línea de código. Es preferible utilizar Report Application Server en lugar del componente de elaboración de informes . Pedro puede reutilizar el trabajo ya realizado a fin de utilizar Report Application Server en lugar del componente de elaboración de informes . inicio de sesión. Diseñadores de informes Con aspectos que van desde una mayor flexibilidad en la creación de informes hasta el soporte para un sistema de elaboración de informes plenamente administrado. Esta solución también posibilita una actualización fácil en un futuro a otras ediciones de Crystal Enterprise. Debido a que la aplicación también requerirá una interactividad adicional durante los próximos 12 meses. Crystal Reports 10 ayuda a que los diseñadores de informes alcancen una mayor productividad en todas las fases del ciclo de desarrollo y mantenimiento de informes. Esta aplicación se puede ampliar fácilmente en un futuro para utilizar otros servicios de Crystal Enterprise. Caso Pedro es un desarrollador de . API de Report Application Server simplificada En Crystal Reports 10 se ha reducido considerablemente la cantidad de código necesario para realizar las tareas de desarrollador más habituales con el fin de que el proceso de integración sea más fácil.NET.

Puede administrar sin problema el acceso a distintos orígenes de datos. Dichas vistas ya integran diversos orígenes de datos corporativos y resumen los datos complejos. Caso Cristina es analista de informes en el departamento de TI de una gran organización. filtros o fórmulas complejos. También se incluye una herramienta de migración para que la transición del repositorio de la versión 9 al repositorio administrado nuevo resulte fácil. Este modelo nuevo de acceso central a datos también dispone de orígenes de datos predefinidos específicos de dominio. ya que el paso del desarrollo a la producción de informes es fácil. Una vez probado el informe. aún no ha conseguido aclarar del todo dónde se encuentran todos los datos. Esta función se ha perfeccionado en la versión 10 para poder utilizarla en implementaciones corporativas de gran tamaño. Afortunadamente. aplicar formato a la información en consecuencia. Repositorio administrado Para permitir a los clientes la creación de un sistema administrado de diseño y mantenimiento de informes. Pasar a la fase de producción del conjunto de informes resultantes es muy sencillo. las vistas empresariales proporcionan una nueva capa de abstracción de datos que simplifica el proceso de conexión con orígenes de datos corporativos. Debido a que Cristina lleva poco tiempo trabajando en la organización. objetos de texto. Repositorio El repositorio. Ella es la responsable de dirigir una larga lista de solicitudes de informes procedentes de distintos departamentos.2 Novedades en Crystal Reports 10 Como función nueva de Crystal Enterprise 10. Manual del usuario de Crystal Reports 15 . Al utilizar las vistas empresariales en el proceso de desarrollo y mantenimiento de informes se elimina la necesidad de redefinir informes en caso de que cambie la estructura de los datos subyacentes. introducido en la versión 9. el proceso de desarrollo de informes resulta más eficaz. en la versión 10 el repositorio se ha incluido como pieza sólida de la infraestructura de Crystal Enterprise. el equipo de DBA del departamento de TI ya ha creado varias vistas empresariales a las que Cristina se puede conectar. es una biblioteca central donde se almacenan objetos habituales de los informes (imágenes. Los objetos del repositorio se pueden proteger y compartir a través de Crystal Enterprise y están disponibles gracias a Crystal Reports Designer. comandos SQL y funciones personalizadas) para utilizarlos en diversos informes y establecer un punto único de actualización. Todo lo que Cristina debe hacer es indicar la vista que necesita para el informe y. a continuación. el equipo de DBA puede volver a seleccionar la estructura de datos subyacentes de la vista empresarial en un solo paso. los cuales combina en un único origen de este tipo para el diseñador de informes. lo que elimina la necesidad de combinaciones. Como resultado.

asegurando así que todos los informes se ejecutan correctamente y se basan en datos precisos. de forma similar a la característica Copiar formato de Microsoft Office. Si la base de datos cambia. Andrés podrá basar todos los informes en una única vista empresarial. Con la versión 10. Una de sus responsabilidades principales es garantizar que estos informes se basen en una información precisa. Andrés hubiera tenido que actualizar la conectividad de base de datos de cada informe y volver a comprobar la precisión de los datos. Los diseñadores de informes tan solo tienen que seleccionar un objeto con formato y hacer clic en cualquier otro objeto que requiera el mismo formato. pero sus conocimientos del lenguaje de fórmulas de Crystal son limitados. uno de los analistas de inventarios ya ha creado una serie de funciones de ejecución compleja de rotación de inventario y tasa y María puede obtener fácilmente las funciones que necesita en Crystal Enterprise. al cambiar el esquema de base de datos. según valores de tipo o de texto.Diseñadores de informes Caso 1 Andrés trabaja en el departamento de TI de una organización de gran tamaño y es el responsable del mantenimiento de más de 100 informes corporativos. También se puede agregar información sobre herramientas a los objetos del repositorio para que la identificación de los elementos que sea necesario agregar a un informe resulte más fácil. Antes de la versión 10. sólo será necesario actualizar la vista empresarial. Explorador del repositorio A fin de posibilitar que diversos diseñadores de informes puedan usar el repositorio con profusión. Caso 2 María es una de los cientos de diseñadores de informes de su organización que está ayudando a definir un centro de calidad para la elaboración de informes. 16 Manual del usuario de Crystal Reports . “No hay nada peor que ejecutar un informe y que éste no se desglose. Temas relacionados • “Crystal Repository” en la página 99 Copiar formato Esta nueva función de Crystal Reports 10 permite copiar opciones de formato completas entre los objetos con un solo clic. proceso que requiere gran cantidad de tiempo. Está especializada en la elaboración de informes destinados al departamento de mercadotecnia. el Explorador del repositorio incluye una barra de herramientas en la versión 10 para facilitar la exploración de los objetos. reduciendo así enormemente el tiempo empleado en aplicar formato a los objetos. aunque no esté basado en él esquema de base de datos nuevo”. Afortunadamente.

aplicarlo con un clic al resto de los objetos pertinentes en todos los informes con los que está trabajando. Las secciones de los informes. Temas relacionados • “Tipos de gráficos” en la página 257 Consumidores de información Crystal Reports 10 permite que los consumidores de información puedan explorar con toda facilidad la información proporcionada en un informe Crystal utilizando dispositivos o software conocidos. Este tipo de diagrama resulta útil sobre todo en la realización de análisis de canalización de ventas estimadas. el contexto de los datos se mantiene. entre los que se incluye el uso de fuentes. colores y tamaños específicos. requisito clave para muchas aplicaciones de gestión de relaciones con clientes. se pueden vincular fácilmente como grupos con el fin de simplificar la exploración para los consumidores de informes. incluido Microsoft Office. Para Ana. Con Crystal Reports 10. Con Crystal Enterprise. muestra los datos de una forma interesante que suma un total del 100%. similar a los diagramas circulares. Exploración administrada entre elementos clave de informe Crystal Reports 10 amplía las secciones de informe y la exploración guiada a Crystal Enterprise a fin de permitir el uso de grupos de informes en numerosos flujos de trabajo y casos de usuarios finales.2 Novedades en Crystal Reports 10 Caso Ana es la diseñadora de informes de un hospital regional y es la responsable de la creación y el mantenimiento de más de 80 informes. Dichos consumidores pueden hacer clic en una de las partes de información con hipervínculo de un informe para pasar a otra sección. las secciones de los informes se pueden Manual del usuario de Crystal Reports 17 . Tan solo tiene que aplicar formato a un único objeto en uno de los informes y. El diagrama de embudo. Esta función puede reducir la necesidad de subinformes y mejorar el rendimiento del procesamiento de informes. a continuación. está disponible en Crystal Reports 10. Ana podrá aplicar formato a los informes a gran velocidad. Temas relacionados • “Uso de la herramienta Copiar formato” en la página 253 Diagramas de embudo El tipo de diagrama de embudo. ya sea dentro del mismo informe o de otro distinto. la aplicación de formato puede resultar un proceso rutinario en el que deba invertir gran cantidad de tiempo. Cada uno de estos informes debe cumplir unos estándares de formato rigurosos.

Esta función nueva de impresión mediante un único clic se proporciona a través de un pequeño control ActiveX que se descarga al equipo cliente. 18 Manual del usuario de Crystal Reports . Miguel puede definir rutas (a las que se obtiene acceso mediante un clic) en cada uno de estos informes a fin de permitir que los directores de ventas profundicen hasta el nivel de individual de transacción para supervisar la canalización. Temas relacionados • “Ver informes” en la página 349 Exportación a Excel Crystal Reports 10 ofrece opciones más flexibles y un mayor control para la exportación a Microsoft Excel de informes con formato. Temas relacionados • “Exportación de un informe” en la página 339 Impresión DHTML Crystal Reports 10 incluye un control de visor de informes DHTML actualizado que simplifica el proceso de impresión. ha diseñado cinco informes distintos. Por ejemplo. Esto resulta especialmente útil cuando se actualiza información con regularidad. En lugar de crear un informe de gran tamaño que contenga toda la información posible. por ejemplo. El usuario puede imprimir un informe con tan solo hacer clic. los usuarios pueden optar por exportar todos los encabezados y pies de página o sólo algunos de ellos y decidir si desean mostrar líneas de división.Consumidores de información programar y administrar fácilmente de forma que los datos subyacentes entre los objetos vinculados tengan la misma fecha de actualización. si se actualiza información financiera de final de trimestre. Caso Un director de ventas necesita conocer mejor el estado de la canalización. No es necesario exportar a formato PDF para utilizar las funciones de impresión en Adobe Acrobat. Con el uso de hipervínculos administrados. cada uno de los cuales analiza la canalización con un nivel de detalle diferente.

Instalación de Crystal Reports 3 Este capítulo explica cómo instalar Crystal Reports localmente desde la distribución del producto. Asimismo describe cómo realizar la instalación de un servidor de red a una estación de trabajo. Manual del usuario de Crystal Reports 19 .

Siga las instrucciones en pantalla para completar este proceso. Si desea limitar las funciones que va a instalar. cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecución y detenga cuantos servicios pueda. debe tener privilegios de Administrador. Los temas principales son: • Requisitos de instalación • Instalación de Crystal Reports en un equipo local • Creación de un punto de instalación e instalación de un servidor de red • Personalización de la instalación • Actualización de componentes de Crystal Reports En uno de los últimos pasos del proceso de la instalación. Máximo de 4 gigabytes (GB) 320 megabytes Unidad de CD-ROM o DVD Sistemas operativos Equipo/procesador Memoria Espacio en disco Unidad Instalación de Crystal Reports en un equipo local Si está instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar Requisitos mínimos para la instalación). Este capítulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalación de Crystal Reports y muestra cómo personalizar la instalación. actualiza cualquier archivo.Instalación de Crystal Reports Instalación de Crystal Reports El Asistente de instalación de Crystal Reports trabaja junto con el programa de instalación de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de instalación. 20 Manual del usuario de Crystal Reports . Este asistente reconoce automáticamente el sistema operativo de su equipo y. se le preguntará si desea registrar el producto. si es necesario. Requisitos de instalación Requisitos mínimos para la instalación Windows 2000 Windows XP Professional Windows 2003 Server CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium 128 megabytes (MB) de RAM como mínimo. Cuando instale Crystal Reports. Se recomienda 256 MB. El proceso de instalación crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. vea “Personalización de la instalación” en la página 24.

El asistente de instalación actualiza los archivos requeridos. 8 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.exe desde el directorio win32 de la distribución del producto. vea “Personalización de la instalación” en la página 24. 3 Escriba su nombre. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de instalación. Para obtener detalles.3 Instalación de Crystal Reports Para instalar en un equipo local 1 A no ser que la opción de reproducción automática se encuentre activada para la unidad de CD-ROM. Aparece el cuadro de diálogo de inicio de la instalación. 4 Haga clic en Siguiente. Nota: Dependiendo de la configuración de su sistema actual. Si esto sucede. así como especificar dónde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada función. organización y código de clave para la activación del producto en el cuadro de diálogo Información del usuario. 6 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. 5 Elija el tipo de instalación que desee: • Típica instala las funciones más comunes de la aplicación. haga clic en Sí y reinicie su equipo. 2 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalación. • Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar. ejecute setup. La ubicación predeterminada es C:\Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\ 7 Haga clic en Siguiente. es posible que aparezca un cuadro de diálogo pidiéndole que actualice los archivos existentes. Manual del usuario de Crystal Reports 21 .

2 Copie todo el contenido de distribución del producto de Crystal Reports a la carpeta que creó en el paso 1. Consulte “Creación de un punto de instalación de Crystal Reports” en la página 22.exe.exe desde la red para instalar Crystal Reports en sus equipos locales.. debe tener privilegios de Administrador en este equipo. los usuarios finales podrán acceder al archivo Setup. Consulte “Instalación de Crystal Reports desde una red” en la página 22. Nota: Si los usuarios no tienen el programa de instalación de Microsoft Windows configurado en sus equipos. Creación de un punto de instalación de Crystal Reports Este procedimiento lo debe realizar un administrador de red que tenga privilegios de acceso de escritura y a la red. 2 Acceda al equipo del servidor desde una estación de trabajo y ejecute Setup. 3 Proporcione derechos a los usuarios que necesiten instalar Crystal Reports desde esta carpeta. Nota: La restricción de accesos a esta carpeta le permite mantenerse dentro de los límites de licencia.exe para instalar Crystal Reports en la estación de trabajo. Instalación de Crystal Reports desde una red Si el administrador de red ha copiado Crystal Reports en la red. asegúrese de tener privilegios de lectura para dicha red antes de comenzar este proceso. el proceso de instalación detecta el sistema operativo de la estación de trabajo e instala el paquete de instalación de Microsoft Windows adecuado. 22 Manual del usuario de Crystal Reports . El proceso de instalación crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador.Creación de un punto de instalación e instalación de un servidor de red Creación de un punto de instalación e instalación de un servidor de red La instalación de Crystal Reports de una ubicación de red central se lleva a cabo en dos pasos: 1 Realice una copia del producto de distribución de Crystal Reports en un equipo de servidor de red (esta copia será el punto de instalación). Cuando finalice el procedimiento. Si está instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar “Requisitos mínimos para la instalación” en la página 20). Para crear un punto de instalación 1 Cree una carpeta en la red y compártala con los usuarios que necesiten ejecutar el programa setup.

Para obtener detalles. • Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar. 9 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de instalación. Aparece el cuadro de diálogo de inicio de la instalación. El asistente de instalación actualiza los archivos requeridos. La ubicación predeterminada es C:\Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\ 8 Haga clic en Siguiente. 7 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. 4 Escriba su nombre.3 Instalación de Crystal Reports Cuando instale Crystal Reports. 2 Haga doble clic en Setup. 5 Haga clic en Siguiente. Nota: Dependiendo de la configuración de su sistema actual. cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecución y detenga cuantos servicios pueda. vea “Personalización de la instalación” en la página 24. Manual del usuario de Crystal Reports 23 . Sugerencia: Es posible que necesite ponerse en contacto con su administrador para que le facilite el código de clave de activación del producto.exe. así como especificar dónde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada función. 3 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalación. es posible que aparezca un cuadro de diálogo pidiéndole que actualice los archivos existentes. organización y código de clave para la activación del producto en el cuadro de diálogo Información del usuario. Para instalar Crystal Reports desde una red 1 Acceda a la carpeta de la red que contiene los archivos de instalación de Crystal Reports. Haga clic en Sí y reinicie su equipo. 6 Elija el tipo de instalación que desee: • Típica instala las funciones más comunes de la aplicación.

Este comportamiento afectará a las instalaciones nuevas sólo una vez y no volverá a producirse cuando las funciones se reinicien. Crystal Reports utiliza una tecnología denominada “instalación a petición” para algunas de sus funciones. • Un 1 amarillo indica que la función se va a instalar cuando se requiera (instalación a petición). haga clic en su icono. la primera vez que se utiliza una función concreta después de la instalación. puede que sea necesario un tiempo de espera adicional para completar la “instalación a petición”. Como consecuencia. • Una X roja indica que la función o subfunción no se encuentra disponible o no se va a instalar. Los iconos del árbol de funciones indican si se van a instalar o no la función y sus subfunciones: • Un icono blanco indica que la función y todas sus subfunciones se van a instalar. 24 Manual del usuario de Crystal Reports .Personalización de la instalación Personalización de la instalación Al seleccionar la opción de la instalación personalizada. cambiar la ubicación predeterminada de varias funciones y comprobar la cantidad de espacio en disco necesario para cada función. • Un icono sombreado indica que la función y algunas de sus subfunciones se van a instalar. Para seleccionar la configuración y ubicación de una función o subfunción. aparece el cuadro de diálogo Seleccionar funciones que permite instalar determinadas funciones. Nota: Cada función o subfunción puede tener su propia configuración y ubicación.

Estas subfunciones se instalarán en su disco duro local. Una subfunción puede tener un tipo de instalación diferente a la de su función principal. Manual del usuario de Crystal Reports 25 . La función se instalará cuando sea necesario Ni la función ni los subcomponentes estarán disponibles • Instala la función o subfunción desde la distribución del producto/red cuando se utiliza por primera vez. La función completa se instalará en disco duro local Se instalará para ejecutarse desde la distribución del producto/red Nota: Las subfunciones se listan bajo cada función.3 Instalación de Crystal Reports Use la siguiente tabla para determinar las opciones de instalación para cada función o subfunción: Tipo de instalación de función Se instalará en disco duro local Descripción de lo que se instalará • Instala la función en el disco duro local. Nota: Algunas subfunciones no están configuradas para ejecutarse desde la distribución del producto/red. • Instala la función y todas sus subfunciones en el disco duro local. • Ejecuta la función y sus subfunciones típicas desde la distribución del producto/red. • Usa la configuración de instalación típica para instalar algunas de las subfunciones de la función en la unidad de disco duro local. • No se instala ni la función ni sus subfunciones. Nota: Algunas subfunciones no están configuradas para ejecutarse desde la distribución del producto/red. Se instalará la función entera para ejecutarse desde la distribución del producto/red • Ejecuta la función y todas sus subfunciones desde la distribución del producto/red. Estas subfunciones se instalarán en su disco duro local.

Seguidamente. Se aplicará el mismo uso para Componente de Report Designer (RDC): el RDC se puede utilizar en modo de aplicaciones aisladas en tiempo de ejecución. sólo se puede integrar una versión de Crystal Reports en Visual Studio .5. Nota: • Cuando actualiza los componentes de Crystal Reports 9. Sin embargo. Crystal Reports 10 para Visual Studio . En general. 26 Manual del usuario de Crystal Reports .NET se puede utilizar en modo de aplicaciones aisladas en tiempo de ejecución (es decir. • Para obtener más información sobre el entorno de elaboración de informes. una instalación en la que puede ejecutar la antigua o la nueva versión de Crystal Reports). Nota: La instalación por aplicaciones aisladas de Crystal Reports 10 es compatible cuando esta actualizando Crystal Reports 9 o Crystal Reports 8. consulte las notas de la versión incluidas en la distribución del producto (release.NET). la actualización de los componentes de Crystal Reports le proporciona una instalación por aplicaciones aisladas (es decir. Crystal Repository presenta un caso especial. Consulte el capítulo “Migración del repositorio de Crystal Repository” en el Manual del administrador de vistas para obtener información sobre cómo realizar esta operación. Esta instalación por componentes aislados se aplica a Crystal Reports y a los diferentes kits de desarrollo de software (SDK). comprobará que el programa de instalación no quita la versión anterior de Crystal Reports.NET se podrá ejecutar con Crystal Reports 9 para los ensamblados de Visual Studio . deberá mover el contenido del repositorio que agregó a Crystal Reports 9 al nuevo repositorio. la integración de Visual Studio no se realiza en modo de aplicaciones aisladas.htm). Debe instalar Crystal Repository de la distribución de producto de Crystal Enterprise Standard (consultar elManual de instalación de Crystal Enterprise 10 para obtener más información).Actualización de componentes de Crystal Reports Actualización de componentes de Crystal Reports Si adquirió un código de clave para la activación del producto.NET IDE en un momento dado. pero la integración IDE no se realiza todavía con aplicaciones aisladas. aplicaciones escritas usando Crystal Reports 9 para Visual Studio .

A continuación.Inicio rápido 4 Este capítulo comienza con una introducción general a los informes y a los datos de muestra que suelen utilizarse en Crystal Reports. ya que tiene muchos pasos iguales a los de los demás Asistentes para la creación de informes. tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creación de informes estándar. el capítulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios más avanzados. Finalmente. Manual del usuario de Crystal Reports 27 . se ofrece información general sobre los Asistentes para la creación de informes.

Cada método es una manera útil de aprender a comprender y entender Crystal Reports y.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain Bikes. Sin embargo.0 y todos los controladores necesarios han sido incluidos con el programa. Hay cuatro asistentes para la creación de informes: • Estándar • Tablas cruzadas • Etiquetas de correo • OLAP 28 Manual del usuario de Crystal Reports . Asistentes para la creación de informes Los tutoriales de este capítulo le muestran cómo diseñar un informe desde cero. una compañía manufacturera ficticia que produce bicicletas de montaña y sus accesorios.mdb. una base de datos de muestra que usted puede utilizar mientras aprende el programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseño de informes. puede usar los asistentes para la creación de informes disponibles en la Galería de Crystal Report. el diseño de Xtreme_es. siempre puede volver a este capítulo y consultar los demás métodos a medida que los necesite. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los datos de Xtreme_es.Xtreme.mdb Crystal Reports viene con Xtreme_es.mdb es una base de datos Microsoft Access 2.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los ejemplos en la elaboración de informes y no en la manipulación de los datos. Xtreme_es.Uso de Crystal Reports Uso de Crystal Reports Puede aprender por sí solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los métodos disponibles en este capítulo: • Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se incluyen en Crystal Reports. como complemento o alternativa. Datos de muestra . que son especialmente útiles si ya está familiarizado con los conceptos de elaboración de informes. a pesar de que cualquiera sería suficiente para comenzar a trabajar.mdb. • Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que aparecen en el epígrafe “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. Xtreme_es. • Puede utilizar los resúmenes y las referencias cruzadas de los temas del epígrafe “Inicio rápido para usuarios avanzados” en la página 50. Nota: Los datos de muestra se han diseñado para ilustrar diversos conceptos relacionados con informes y no para enseñar a diseñar bases de datos. Aunque hay métodos alternativos para diseñar bases de datos.

Guía al usuario en la elección de una fuente de datos y en el establecimiento de vínculos entre las tablas de una base de datos. Primero puede especificar la ubicación de Manual del usuario de Crystal Reports 29 . Estándar El Asistente para la creación de informes estándar es el asistente más genérico. el Asistente para la creación de informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta que se desea utilizar.4 Inicio rápido Cada asistente guía al usuario en la creación de un informe proporcionando una serie de pantallas. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de etiqueta comercial o puede definir su propia presentación de filas y columnas para cualquier informe con diseño de varias columnas. el Asistente de creación de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos de trabajar con fuentes de datos OLAP. Nota: Después de hacer clic en el botón Finalizar de uno de los asistentes para la creación de informes. La mayoría de estos asistentes tiene pantallas exclusivas para cada tipo de informe. La pantalla Plantillas contiene diseños predefinidos que se pueden aplicar a los informes para darles un mayor impacto visual. OLAP El Asistente de creación de informes OLAP permite crear un informe en el que los datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrícula. También permite añadir campos y especificar los criterios de agrupamiento. el Asistente para la creación de informes estándar orienta en el proceso de creación de gráficos y selección de registros. Por último. puede hacer clic en el botón Detener de la ficha Vista previa si no desea que el programa recopile todos los datos del origen de datos. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo de cuadrícula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en sí. Esta opción resulta útil si desea realizar ajustes en el diseño del informe creado por el asistente. Por ejemplo. Etiquetas de correo El Asistente para la creación de informes de etiquetas de correo permite crear un informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier tamaño. resumen (totales) y ordenamiento que desee utilizar. Tablas cruzadas El Asistente para la creación de informes de tablas cruzadas guía al usuario en la creación de un informe en el que los datos se muestran como un objeto de tabla cruzada. Aunque es similar al Asistente para la creación de informes de tablas cruzadas en muchos aspectos.

En este tutorial encontrará una introducción al programa mientras crea un informe de lista de clientes. por favor refiérase a la documentación que viene con Microsoft Windows para una mayor explicación acerca de estos procedimientos. Primero. Si no está familiarizado con Windows. colocar algunos campos en el informe y. También aprenderá cómo: • Insertar y mover campos de base de datos. seleccionar los registros específicos que se incluirán. luego. el tamaño del campo. 30 Manual del usuario de Crystal Reports . puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo del objeto de cuadrícula. Inicio rápido para usuarios inexpertos El siguiente tutorial ha sido diseñado para darle confianza al momento de crear su primer informe. • Mover objetos. Finalmente. • Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo. La lista de clientes es uno de los informes comerciales más básicos. el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla. serán diferentes a los que se incluyen en este tutorial. A continuación. puede definir etiquetas para la cuadrícula e insertar un gráfico. Este tutorial se ha diseñado utilizando Microsoft Windows 2000. El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a todas las secciones del informe. usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno de Windows. ciudad. • Insertar imágenes. • Agregar y aplicar formato a un título. que también puede personalizar. Las ilustraciones de la pantalla podrían variar ligeramente si usted está usando una platforma distinta. Si usted ha cambiado la fuente predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente.Inicio rápido para usuarios inexpertos los datos OLAP y luego elegir las dimensiones que desea incluir en la cuadrícula. Antes de comenzar Este tutorial asume que usted está familiarizado con Microsoft Windows y por lo tanto. • Utilizar el Asistente de Selección para asegurarse de que el informe incluye sólo los datos necesarios. aprenderá los conceptos básicos: Seleccionar una base de datos. donde se especifica información como el nombre del cliente. • Imprimir un informe. región y nombre de la persona de contacto. si lo desea. Ésta es sólo una breve introducción general a los cuatro asistentes de informes disponibles en Crystal Reports. • Agrupar y ordenar datos.

la utilización de líneas guía y las actividades de dar formato. la ubicación en modo libre. puede pasar por alto los asistentes y elaborar su propio informe desde el principio. quizás quiera crear algunos informes usando los asistentes para decidir qué método de elaboración de informes es el más adecuado para su trabajo. Una vez completado este tutorial. vea “Formato” en la página 205. Seleccione la base de datos de muestra Xtreme_es. y otras fuentes de datos. Manual del usuario de Crystal Reports 31 . Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. 2 Seleccione Como informe en blanco en el cuadro de diálogo Galería de Crystal Report y haga clic en Aceptar.mdb para este tutorial.4 Inicio rápido Si no está familiarizado con el entorno de Crystal Reports. La galería contiene una serie asistentes que le guiarán en la creación de tipos concretos de informes. Creación de informes 1 Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar. que describe cómo se trabaja con la cuadrícula. Selección de una base de datos para usar El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos. Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos. fuentes de datos SQL/ODBC. Aparece la Galería de Crystal Report. Dado que en este tutorial aprenderá conceptos de creación de informes. Vista empresarial.

Como sólo va a trabajar con clientes en este tutorial. expanda la carpeta Crear nueva conexión y luego la carpeta Archivos de base de datos. a continuación. Aparece la ficha Diseño del Report Designer. 2 Expanda el nodo Tablas de la conexión a Xtreme. 4 Haga clic en el botón Explorador de campos de la barra de herramientas Estándar. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.mdb. Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la última vez que utilizó Crystal Reports. haga clic en Aceptar. este archivo está instalado en el directorio \Archivos de Programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. haga clic con el botón secundario en la base de datos del Asistente de base de datos y seleccione Propiedades en el menú contextual. tienen que seleccionar la tabla Cliente. a continuación. Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor.mdb para ver una lista de tablas.Inicio rápido para usuarios inexpertos Para seleccionar una base de datos 1 En el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. De forma predeterminada. busque la base de datos de muestra Xtreme. 3 Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de tablas seleccionadas. el cuadro de diálogo Explorador de campos se mostrará en 32 Manual del usuario de Crystal Reports . Nota: Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de diálogo Abrir.

siga los siguientes pasos: Para mostrar nombres de sección cortos 1 En el menú Archivo. haga clic en Opciones. Secciones del informe La ficha Diseño está dividida en cinco secciones: Encabezado del informe (EI). D. Si esta casilla de verificación no está seleccionada. consulte “Abrir y acoplar exploradores” en la página 72. Pie del Informe (PI) y Pie de página (PP). Encabezado de página (EP). De ahora en adelante. Detalles (D). 2 En la vista Diseño. PI y PP. El cuadro de diálogo Opciones aparecerá con la ficha Organización activa. Consulte “Ficha Diseño” en la página 74. EP. Encabezado de página. comenzará a poner objetos en su informe insertando el campo Nombre del Cliente. Detalles. respectivamente. Todas las tablas disponibles para usar en su informe están puestas en lista en este cuadro. simplemente vea el área sombreada a la izquierda del informe donde se muestran los nombres de las secciones o las iniciales que designan tales nombres. Para insertar un campo 1 Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de diálogo Explorador de campos y expanda una tabla. Inserción de un campo Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar el cuadro de diálogo Explorador de campos. Si está activada la casilla de verificación Nombres de sección cortos de la vista Diseño del cuadro de diálogo Opciones. Si en algún momento no está seguro en cual sección del informe está trabajando. 3 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Pie del informe y Pie de página. active la casilla de verificación Nombres de sección cortos. los nombres de las secciones Encabezado del informe. Para obtener más información sobre cómo acoplar exploradores. Manual del usuario de Crystal Reports 33 .4 Inicio rápido modo flotante o acoplado. Este cuadro de diálogo está diseñado para permanecer en la pantalla hasta que desee cerrarlo. aparecerán como EI.

aparece un marco de objeto con el cursor de flecha. Cuando se resalta un nombre de campo. 4 Mueva el marco de objeto lo más que pueda hacia la izquierda de la sección Detalles. haga clic con el botón secundario en el campo y seleccione Examinar datos en el menú contextual. Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda. • El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para colocarlo. así como el tipo y tamaño del mismo. indicando que no se puede arrastrar el campo hasta esa parte de la sección. se puede revisar un subconjunto de los valores de ese campo. 34 Manual del usuario de Crystal Reports . 3 Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrástrelo hasta la sección Detalles del informe. A medida que arrastra el campo en su informe.Inicio rápido para usuarios inexpertos 2 Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo. el cursor de flecha adopta la forma de una señal de Stop. para ello. • El tamaño del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los datos del campo seleccionado. Recuerde que no puede poner ningún objeto fuera del margen de la página.

• Si su informe no muestra los nombres de los campos. Más adelante en este tutorial. Otros tipos de datos tienen diferentes representaciones. observe el campo que puso en la sección Detalles. • Si no se ha activado la casilla de verificación Mostrar nombres de campos en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones. Manual del usuario de Crystal Reports 35 . Por ejemplo. • La fuente y el estilo (negrita. Independientemente de que en el informe se muestren o no los nombres de los campos. etc. el marco de objeto contiene letras X para indicar que el campo de base de datos incluye una cadena de texto.4 Inicio rápido La ficha Diseño deberá verse similar al siguiente gráfico: Interpretación de los campos Antes de seguir adelante.555. aprenderá cómo hacer cambios a estos atributos. • El espacio entre líneas es ajustado al tamaño en puntos seleccionado para los caracteres en el campo. el ancho del marco de objeto es el ancho del campo (la cantidad de espacio asignada al campo para la impresión). el número máximo de caracteres en el campo tal como se define en la base de datos. Inicialmente está establecido al ancho necesario para desplegar el máximo número de caracteres en el campo (usando la fuente seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho ajustando el tamaño del campo.) utilizados para mostrar los caracteres o las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres del campo. un dato numérico es representado por $55. el valor del campo aparecerá exactamente donde está ubicado el cuadro. • Primero que todo.56. subrayado. el marco de objeto indica que cuando se imprime el informe. • El tamaño de los caracteres o las X indica el tamaño en puntos seleccionado para los caracteres del campo. el número de letras X en el marco de objeto representa el ancho de datos. es decir.

inferior. sin embargo. Ambos campos aparecen en la sección Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en la lista en el cuadro de diálogo Explorador de Campos. está activo. Si desplaza el cursor a través de la lista de campos. presione la tecla Ctrl y resalte el campo País. 2 Arrastre los campos para ubicarlos. 36 Manual del usuario de Crystal Reports . izquierda y derecha. Esta operación selecciona ambos objetos. 3 Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente. proceda de la siguiente forma: 1 Haga clic en el campo Nombre del Cliente de la sección Detalles para seleccionarlo. por lo tanto. Selección de campos Cuando se selecciona un campo. Puede utilizar la combinación Mayús-clic para seleccionar varios campos contiguos en la lista. Libere la tecla Ctrl. se dará cuenta que ambos campos permanecen seleccionados. Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos. Nota: Usando la combinación Ctrl-clic le permite elegir campos no continuos. • Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vacía de la ventana. Desaparecen los controles. Un cuadro de objeto aparece juntamente con el cursor de flecha. • Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. los insertará al mismo tiempo. Esta vez. 2 Presione la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado del campo. antes debe seleccionarlo. usando la combinación Ctrl-clic. indicando que el objeto está seleccionado. el marco de objeto aparece con un controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior.Inicio rápido para usuarios inexpertos Adición de otros campos A continuación. etc. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que. Para agregar campos adicionales 1 Resalte el campo Ciudad en el cuadro de diálogo Explorador de Campos. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente. Ajuste del tamaño de un campo Para ajustar el tamaño del campo. Los controladores aparecen. moverlo. Mueva el cursor sobre su informe.). insertará dos campos adicionales en su informe.

simplemente puede alternar entre diseñar y revisar su informe haciendo clic en la lengüeta de la ficha correspondiente. 2 Cuando termine de revisar su informe. regrese a la ficha Diseño haciendo clic una vez en la lengüeta correspondiente. Revisión del trabajo realizado Ahora vamos a ver el aspecto del informe después de haber insertado y ubicado tres campos. Manual del usuario de Crystal Reports 37 . Los campos que son insertados en un objeto de texto. mientras que los datos de los campos pueden variar de tamaño. usted puede insertar ambos campos en un objeto de texto. La pantalla debe tener una apariencia similar a la siguiente: Nota: La primera vez que desee ver su informe. ni al final). Esta aparece a la derecha de la ficha Diseño. pero todavía hay más campos que deben ser agregados. 1 Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar para activar la ficha Vista previa. Aquí tiene el comienzo de un informe de lista de clientes.4 Inicio rápido 3 Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de los campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste. debe hacer clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar para activar la ficha Vista previa. Esto le permite controlar el formato de ambos haciendo cambios sólo a uno de ellos. dejando espacios en blanco innecesarios. Esto es importante dado que un campo tiene un tamaño fijo. Combinación de campos de base de datos en un objeto de texto En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del Contacto como objetos separados. 4 Ajuste el tamaño de los campos hacia la derecha hasta que tengan aproximadamente 5 centímetros de longitud. Después. son acortados automáticamente (no tienen espacios en blanco al principio.

13 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar. El campo será insertado a la derecha de la coma y el espacio. 9 Suelte el botón del mouse para colocar el campo en el objeto de texto. Fíjese que ahora el punto de inserción dentro del objeto de texto está intermitente. 11 Resalte el campo Nome del Contacto en el cuadro de diálogo Explorador de Campos. aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la ficha Diseño se transforma en una regla con tabulador que se usa para editar el objeto de texto. La ficha Diseño automáticamente se desplaza a la derecha. arrastrándolo y ubicándolo donde quiera. 6 Seleccione el campo Apellido del contacto en el cuadro de diálogo Explorador de campos. 4 Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto y aumente el ancho aproximadamente una pulgada. 5 Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edición. Aparecerán controladores en los cuatro lados del objeto. 2 Inserte el campo a la derecha de los campos en la sección Detalles. 38 Manual del usuario de Crystal Reports . 12 Arrastre el campo hasta el objeto de texto. Mueva el cursor hacia la derecha de la coma y el espacio en blanco que acaba de escribir y suelte el botón del mouse. dentro del objeto de texto. Recuerde que puede mover el cuadro de diálogo Explorador de Campos tomándolo por la barra de título.Inicio rápido para usuarios inexpertos Para combinar campos en un objeto de texto 1 Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Es posible que necesite desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del objeto. 7 Arrastre el campo hasta el objeto de texto. a medida que arrastra el campo. El cursor aparecerá después del campo Apellido del contacto. Cuando hace clic en un área vacía del informe o de un objeto de campo. Cuando hace clic para ubicar el objeto. aparece la regla estándar de la ficha Diseño. Un marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a medida que mueve el cursor sobre su informe. 8 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar. 10 Escriba una coma y un espacio en blanco a continuación de Apellido del contacto. 3 Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo para ajuste de tamaño. si es necesario.

así como también cualquier palabra clave o comentario que tenga sobre el informe. Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración: Adición de un resumen de información El siguiente paso es agregar un resumen de información a su informe. El cuadro de diálogo Propiedades del documento aparece con la ficha Resumen activa. título y materia del informe. Para agregar información resumida 1 Elija el comando Resumen de información.4 Inicio rápido 14 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de ubicar. Manual del usuario de Crystal Reports 39 . los usuarios pueden rápidamente encontrar cualquier información relacionada con el informe. Esta información le permite especificar el autor. Cuando agrega un resumen de información. del menú Archivo.

Esta información será usada en la siguiente sección del tutorial. 6 Haga clic en la ficha Vista previa o Actualizar para revisar sus cambios. Como puede ver. 5 Coloque el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la sección Encabezado de página (EP) del informe y suelte el botón del mouse para situar el objeto. El título se centra dentro del objeto. Para hacer esto. 2 Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se convierta en cursor de ajustar. Adición de un título Como puede ver. Esta vez. sin embargo. desplácese hasta Campos especiales y expándalo. Esto le hará más fácil ver su trabajo mientras cambia el formato del título.Inicio rápido para usuarios inexpertos 2 Escriba la información acerca de su informe que desee en los cuadros de texto proporcionados. también puede indicarle al programa que tome la información del título directamente del cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del documento. Asegúrese de escribir el título “Lista de Clientes” en el cuadro de texto Título. 2 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. haga clic en Centrar en la barra de herramientas de formato. el informe luce incompleto sin un título. 40 Manual del usuario de Crystal Reports . primero hay que expandir el campo Título de modo que tenga aproximadamente el mismo ancho que los datos del informe. Para agregar un título 1 Haga clic en la ficha Diseño. Para dar formato a un objeto 1 Para centrar el título. Arrastre la orilla derecha del cuadro hasta que se empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del campo Nombre del Contacto De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde derecho al borde izquierdo de su informe. Formato de objetos Ahora puede dar formato al título del informe. 3 Con el objeto de título del informe aún seleccionado. 4 Arrastre el cursor sobre el informe. permanecerá en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. 3 Haga clic en Aceptar cuando termine. 3 Seleccione Título del informe. el objeto título del informe muestra el título que escribió en el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento. haga clic en el objeto para seleccionarlo. Aunque puede agregar un título usando un objeto de texto. Aparecerá un rectángulo de colocación.

Manual del usuario de Crystal Reports 41 . En esta sección.4 Inicio rápido 4 Haga clic con el botón secundario en el objeto y elija Dar formato al campo en el menú contextual. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. el campo Nombre del Contacto es el único que no tiene encabezado. escriba el Nombre del Contacto en el objeto de texto. El título tiene ahora un formato destacado en el informe. a continuación. 4 Haga clic con el cursor fuera del objeto de texto. Ahora el campo Nombre del Contacto tiene un encabezado que luce tal como el resto de los títulos de los campos. 5 Cuando aparezca el Editor de Formato. Para añadir un encabezado de campo 1 Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. 9 Ajuste el tamaño del objeto verticalmente para acomodar el tamaño del título del informe. Adición de un encabezado de campo Como puede ver. 7 Cambie el color del texto seleccionado Marrón en la paleta de Color. 2 Inserte el objeto de texto en la sección Encabezado de página justo sobre el campo Nombre del Contacto. 3 Haga clic en Subrayar en la barra de herramientas Formato y. va a crear un encabezado. haga clic en la ficha Fuente. Observe que el cuadro Muestra presenta un ejemplo de la apariencia del texto. 6 Destaque el título del informe aún más eligiendo Negritas del cuadro desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamaño de acuerdo a la fuente que esté usando) del cuadro desplegable Tamaño.

• Guardar un informe.Inicio rápido para usuarios inexpertos Cómo guardar el informe 1 Para guardar su trabajo.rpt en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. 42 Manual del usuario de Crystal Reports . Su informe se guarda en el directorio predeterminado o en otro de su elección. Observe que también se muestra un nombre de archivo predeterminado basado en el título del informe definido previamente. En esta sección aprenderá a: • Seleccionar los registros que desee incluir en su informe. haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar. Ya que esta es la primera vez que está guardando el informe. 3 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Durante el resto de este tutorial continuará afinando su informe. incluidos los criterios de selección. Selección de registros Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que serán incluidos en el informe. El programa facilita la elaboración de listas restringidas. usando el Asistente de Selección. podría ser útil tener una lista de clientes que muestre solamente los clientes de los Estados Unidos (EE. Por ejemplo. Los datos de muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes internacionales. el cuadro de diálogo Guardar Archivo Como aparece mostrando el directorio predeterminado donde se guardará el archivo. 2 Escriba Custlist.). UU. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración: ¡Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe básico de listas.

verá que contiene información de clientes de diferentes países. Aparece el cuadro de diálogo Elegir campo. La sección Campos del Informe de este cuadro de diálogo contiene la lista de todos los campos del informe y la sección Campos de base de datos contiene la lista de todos los campos disponibles en cada una de las tablas. Manual del usuario de Crystal Reports 43 . seleccione País en la lista Campos y haga clic en Aceptar. usted limitará los datos de todos los países. 3 Haga clic en Asistente de selección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de selección. 2 Haga clic en un área vacía de su informe para desactivar cualquier campo que estuviera seleccionado. con excepción de los Estados Unidos.4 Inicio rápido Establecimiento de su criterio de selección Cuando se desplaza a través del informe. Para ingresar criterios de selección 1 Para comenzar. 4 Como la selección de registros se va a basar en el campo de país. haga clic en la ficha Diseño para regresar al modo de diseño. En este paso.

no existen restricciones en la selección de registros. 6 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. 5 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qué otras opciones están disponibles. 10 Guarde esta versión del informe sin sobrescribir el informe original eligiendo el comando Guardar como del menú Archivo y asigne al nuevo informe el nombre EEUU. UU. la condición es cualquier valor. ¡Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado un criterio de selección. seleccione la condición es igual a .. Ahora la frase dirá: Seleccione todos los registros donde el país del cliente es igual a EE. 2 Presione la tecla Suprimir en el teclado. es decir. ha aprendido cómo manipular sus datos. Como sólo desea los registros donde el País es EE.Inicio rápido para usuarios inexpertos Suponga que está completando la siguiente frase: Seleccione todos los registros donde el país del cliente es Usted completa la frase con la condición que quiere que el programa use al seleccionar los registros para su informe. Es todo lo que tiene que hacer para eliminar un campo de su informe. elimine dicho campo. Eliminación de un campo Ahora que su informe sólo contiene registros de los Estados Unidos. UU. Ahora la frase dirá: Seleccione todos los registros donde el país del cliente es igual a Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE. 7 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseño. En este momento.UU.UU. de la lista. Aparece el cuadro de diálogo Fórmula de selección de registros cambiada. 9 Haga clic en Actualizar datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.rpt. Aparece una lista de todos los valores para el campo país. 8 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su trabajo. Aún más. usando la combinación Ctrl-clic. Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Para eliminar un campo 1 Seleccione el campo País y el encabezado de la columna País. ya no se hace necesario desplegar el campo País en el cuerpo del informe. Antes de continuar. 44 Manual del usuario de Crystal Reports . Seleccione EE.

Seleccione el campo Nombre del Contacto y su encabezado de campo usando la combinación Ctrl-clic. 3 Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente. pero sería más fácil leer el informe si las columnas estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la página. 2 Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y arrástrelos hacia la izquierda. existe demasiado espacio en blanco entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Manual del usuario de Crystal Reports 45 . Podría dejar este espacio tal como está. pero el título del informe no parece estar centrado. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración: El espaciado entre los campos queda mucho mejor. más cerca al campo Ciudad. Para equilibrar el espaciado entre campos 1 Regrese a la ficha Diseño. 4 Haga clic en el objeto título del informe para seleccionarlo.4 Inicio rápido Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración: Equilibrar el espaciado entre campos Ahora que el campo País ha sido eliminado.

El programa tomará todos los registros con el mismo valor del campo Región y los reunirá formando un grupo dentro del informe. Agrupamiento y ordenamiento Los datos de los informes se pueden agrupar y ordenar de diversas formas.Inicio rápido para usuarios inexpertos 5 Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se transforme en cursor de ajuste. haga clic en el botón Insertar grupo de la barra de herramientas Insertar herramientas. El título del informe se centra automáticamente basándose en el tamaño del objeto que lo contiene. 3 Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable. 2 Seleccione el campo Región de la tabla Cliente en la primera lista desplegable. Crystal Reportsle permite hacer esto fácilmente. El agrupamiento por región será desplegado en su informe en orden alfabético ascendente. Para agrupar un informe 1 En la ficha Diseño. 46 Manual del usuario de Crystal Reports . En este ejemplo. Arrastre la orilla derecha del marco del objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en el objeto del campo Nombre del Contacto. agrupará los clientes por región y luego los ordenará alfabéticamente dentro de cada grupo. Agrupación de su informe En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos más fácil de leer y entender. Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha flexibilidad para personalizar sus informes. Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo.

Por ejemplo. si le gustaría ver el grupo de clientes de Texas. Nota: En muchos de sus informes. Significado de los encabezados de grupo dinámicos Cuando usted inserta un grupo. sería bueno calcular el total de ventas para cada región. El campo muestra el nombre del grupo actual. Por ejemplo. subtotales y totales generales. cuando vea su informe en la ficha Vista previa. en lugar de tener que desplazarse a través del informe en busca de dicho grupo. quizás quiera insertar resúmenes. automáticamente se inserta el campo Nombre de grupo en la sección Encabezado de Grupo de su informe. vea “Vista Árbol de grupos” en la página 79. Por ejemplo. Para obtener más información acerca del árbol de grupos. Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el árbol de grupos. desplegándolo en la ficha Vista previa. El Arbol de Grupos le permite adelantarse rápidamente a cualquier grupo específico de su interés. El programa se adelantará al grupo de Texas. Manual del usuario de Crystal Reports 47 . 6 Si el árbol de grupos no está visible. 5 Haga clic en la ficha Vista previa para ver cómo luce su informe. si estuviera creando un informe de ventas en lugar de una lista de clientes. El formato del nombre de un grupo de campos se establece automáticamente de forma que sobresalga de los registros en el grupo. Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseño: GH1 (Encabezado del grupo nº1) y GF1 (Pie de página de grupo nº1). haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de gruposde la barra de herramientas estándar para ver los grupos incluidos en el informe. agrupamiento y totalización” en la página 147.4 Inicio rápido 4 Haga clic en Aceptar. Así es como el programa indica que se ha agrupado el informe. Consulte “Ordenamiento. si agrupa por regiones. simplemente haga clic en TX en el Arbol de Grupos. el encabezado de grupo para el grupo CA (California) aparecerá como “CA”.

Debido a que el campo región ya está ordenado.Inicio rápido para usuarios inexpertos Orden de Registros En un informe típico de lista de clientes. Para ordenar registros 1 En la ficha Vista previa. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración: Observe que los registros de cada grupo están en orden alfabético. El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que tiene el informe en ese momento y todos los campos de la fuente de datos. En este ejemplo usted ordenará los nombres de los clientes alfabéticamente dentro de su correspondiente región. Aparece el cuadro de diálogo Dirección de ordenamiento de registros. El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya están ordenados en el informe. los nombres de los clientes son puestos en la lista alfabéticamente. 3 Haga clic en la opción Ascendente del cuadro Dirección de ordenamiento y haga clic en Aceptar. haga clic en Asistente de ordenación de registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. el ordenamiento que usted hará será dentro de cada región y no para el informe completo. 2 Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botón de flecha > para agregarlo a la lista Ordenar Campos. 48 Manual del usuario de Crystal Reports . Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos campos.

haga clic en el botón Insertar imagen de la barra de herramientas Herramientas de inserción. colocará el logotipo de la compañía en la parte superior de la primera página del informe. Es necesario agregar un logotipo de la empresa a la primera página del informe. 4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Aparece un marco de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. Sugerencia: Puede encontrar el archivo Xtreme. Para insertar el logotipo de una compañía 1 En la ficha Diseño. Nota: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la sección Encabezado del informe cuando ubica el gráfico. la sección se expandirá automáticamente para acomodar la imagen.bmp en la subcarpeta Databases de la carpeta Samples\Es.bmp y haga clic en Abrir. Si coloca el logotipo en la sección de encabezado del informe (EI). El marco representa el logotipo que pondrá.4 Inicio rápido Finalización del informe Sólo le falta un paso para completar el informe. 2 Elija el archivo Xtreme. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. sólo se imprimirá en la primera página del informe. 3 Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la sección Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez. Inserción de un logotipo En esta sección. Su informe final debe lucir como la siguiente ilustración: Manual del usuario de Crystal Reports 49 .

siga los siguientes pasos para configurar un informe por primera vez. 4 Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista de tablas seleccionadas. haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos. establezca los vínculos en la ficha Vínculos cuando aparezca. consulte el epígrafe “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. 3 Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar la fuente de datos que desee usar en el informe. Un informe se crea al insertar y dar formato a los ítemes en cada una de estas áreas. Nota: Si desea usar en su informe tablas adicionales de base de datos y quiere que coincidan registro a registro. exportación. haga clic en Asistente de base de datos en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Una vez seleccionado un asistente. 50 Manual del usuario de Crystal Reports . aparecerá la ficha Vínculos. Para elegir un tipo de informe y una fuente de datos 1 En Windows. Pie de página y Pie de informe. Para obtener más información sobre vínculos.Inicio rápido para usuarios avanzados 5 Guarde el informe haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar. Encabezado de página. 2 Haga clic en Como informe en blanco y en Aceptar para abrir el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. Inicio rápido para usuarios avanzados Si es un usuario de Windows con experiencia y desea ir directamente al programa. Usted acaba de terminar su primer informe. seleccione las tablas y. Aparece la ficha Diseño con las áreas de Encabezado de informe. a continuación. Como alternativa a la creación de un informe en blanco. Vea las muestras de estilo de cada uno efectuando una selección en la lista de asistentes.). Detalles. Temas relacionados • Para obtener información sobre la distribución de informes (impresión. Si no es un usuario con experiencia. puede crear un informe sobre una diversidad de fuentes de datos. vea “Cómo vincular varias tablas” en la página 83. Nota: Si selecciona más de una tabla en el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. etc. haga clic en Inicio. vea los temas sobre impresión de los epígrafes “Formato” en la página 205 y “Distribución y vista de informes” en la página 337. 5 Después de agregar todas las tablas con las que desee trabajar. elija Programas y luego seleccione Crystal Reports 10. puede elegir uno de los cuatro asistentes para la creación de informes.

haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estándar. Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221. Si pone varios campos. haga clic en la regla superior o izquierda a la altura de donde quiere que aparezca la línea guía. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221. moverlas o eliminarlas en el Asistente de sección. Puede mover el cuadro de diálogo hacia una nueva posición o reajustarlo a su antojo. 4 Si el cuadro de diálogo Explorador de campos no está visible. Consulte “Uso de la cuadrícula” en la página 220.. Una vez que ha agregado secciones a un área. Los caracteres del marco indican si el campo es de texto (XXX. de hora (00:00:00). Para agilizar la entrada de varios campos. 3 Si está trabajando con la cuadrícula desactivada y quiere usar ajuste a líneas guía para ubicar objetos. Consulte “Ubicación de datos en el informe” en la página 84. 2 Para activar y desactivar la cuadrícula. También puede utilizar el método de arrastrar y colocar. • Arrastrar la flecha de la línea guía para mover dicha línea guía (y cualquier objeto que esté ajustado a ella). El programa marca la posición de cada campo con un marco rectangular. Coloque los campos en la sección Detalles donde desea que aparezcan. elija el comando Opciones del menú Archivo y active o desactive la casilla de verificación Cuadrícula de la vista Diseño de la ficha Diseño cuando se muestre el cuadro de diálogo Opciones. Algunas otras formas en que puede usar las guías: • Arrastrar un campo hacia una línea guía hasta que se ajuste a la línea en cuestión. este cuadro permanecerá en pantalla mientras no se cierre. Para agregar secciones adicionales. haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente y agregue las secciones que desee usando dicho asistente. la combinación Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en forma aleatoria. de fecha y hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F).4 Inicio rápido Para trabajar con elementos de informe en la ficha Diseño 1 Cada una de las áreas predeterminadas del informe contiene solo una sección. Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una lista de los campos. de número (555…).). Manual del usuario de Crystal Reports 51 . de moneda (555 $…). • Arrastrar la flecha de la línea guía más allá de la regla para quitar la línea guía. puede combinarlas. éstos aparecerán uno al lado del otro en el cuadro de diálogo Explorador de Campos. 5 Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe. o puede usar la combinación Mayús-clic para seleccionar varios campos contiguos. de fecha (31/12/99). o también..

haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar. El campo del título contendrá el texto usted que escribió en el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento. al mismo tiempo. Cuando mueva el cursor sobre el informe. del menú Archivo. • El programa coloca automáticamente los títulos de campo en la sección Encabezado de página a menos que no esté activada la casilla de verificación Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones. 8 Seleccione Título del informe de la lista Campos especiales del Explorador de campos. • Si desea reducir el tamaño de una sección para eliminar espacios en blanco innecesarios encima y debajo de los objetos. • Si desea que el programa alinee los objetos en la sección automáticamente y en dirección horizontal. aparecerá un marco rectangular de ubicación. Proporcione el título en el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento. Haga clic una vez en la sección Encabezado del informe (EI) para ubicar el título del informe en esa sección. En cualquier caso. Consulte “Uso del espacio en blanco entre filas” en la página 243.Inicio rápido para usuarios avanzados Nota: • Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la casilla de verificación Mostrar nombres de campo en el cuadro de diálogo Opciones (ficha Presentación). 7 Para crear un título de informe. primero debe especificar el título en el cuadro de díalogo Propiedades del documento. Consulte “Agregar una página de título al informe” en la página 95. elija el comando Vista previa de muestra del menú Archivo | Imprimir. Haga clic en Aceptar. Puede hacerlo usando el menú contextual que aparece cuando hace clic con el botón derecho del mouse en el área sombreada a la izquierda de la sección de la regla. Elija el comando Resumen de información. use el comando Ajustar sección. 9 Para ver cómo se verá su trabajo cuando se imprima. sólo se colocarán títulos de campo en la sección Encabezado de página de los campos en la sección Detalles A (el original) de su informe. • Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe. • Si desea expandir una sección para alojar una línea adicional. el programa muestra la ficha Vista previa. ver los resultados como aparecerían actualizados en el informe. También puede cerrar la ficha Vista previa y continuar trabajando en su informe en la ficha Diseño. puede afinar su informe en la ficha Vista previa y. Si quiere. Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creación de un informe. Para hacer esto. use el comando Insertar línea. puede tener una vista previa usando solamente una pequeña parte de los datos disponibles. 6 Después que haya ubicado objetos en su informe. 52 Manual del usuario de Crystal Reports . use el comando Ordenar líneas. podría surgir la necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera. Consulte “Ficha Vista previa” en la página 77.

4 Escriba la fórmula en el Editor de fórmulas. haga clic en el campo para seleccionarlo. arrastre el controlador de la derecha o de la izquierda usando su mouse. enunciados SQL. • Haga clic con el botón secundario en el campo para darle formato o resumirlo. cambiar la ubicación o el ancho de un campo. haga clic en el botón Fórmula Condicional en el Editor de Formato y haga una fórmula que defina esas condiciones. Especifique el nombre de la fórmula y haga clic en Usar Editor. • Para cambiar el ancho de un campo. 2 Si desea crear una fórmula para realizar cálculos o comparaciones de datos. Nota: También puede hacer clic en Taller de fórmulas en la barra de herramientas Herramientas del asistente para trabajar con fórmulas.4 Inicio rápido Para usar otras funciones de informes 1 Si desea dar formato a un campo. Puede comprobar la sintaxis de la fórmula haciendo clic en Revisar. operadores y funciones seleccionándolos en sus respectivas listas o escribiéndolos con el teclado. Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros del informe principal. abajo y a los lados de cada campo seleccionado. haga clic en el botón Guardar y cerrar para regresar al cuadro de diálogo Explorador de campos. seleccione Campos de fórmula en el Explorador de campos. funciones personalizadas. Manual del usuario de Crystal Reports 53 . o insertar un resumen. Aparecerá un menú contextual con una lista de comandos para realizar ambas acciones. Consulte “Trabajo con formato condicional” en la página 245. Nota: Si quiere aplicar el formato sólo bajo ciertas condiciones. 3 Haga clic en Nuevo. 6 Haga clic en Insertar en informe para colocar la fórmula tal como lo haría con un campo de una base de datos. • Para cambiar la ubicación del campo (o los campos). etc. Consulte “Uso de las fórmulas” en la página 377. haga clic en Insertar subinforme en la barra de herramientas Insertar herramientas y elija un informe existente para importarlo como subinforme. Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. Especifique los campos. o use el Asistente para la creación de informes para crear un nuevo subinforme. Sugerencia: Muchas de las opciones de formato y fuente están disponibles en la barra de formato. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. arrastre el marco de ubicación del campo a su nueva posición usando su mouse. haga clic en la ficha Vincular del cuadro de diálogo Insertar subinforme y especifique el vínculo cuando aparezca la ficha. Consulte “Cómo insertar subinformes” en la página 421. Consulte “Para vincular un subinforme a los datos del informe principal” en la página 424. Aparecerán controladores arriba. 7 Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe). 5 Cuando termine la edición.

54 Manual del usuario de Crystal Reports . los registros de los clientes de California que tienen ventas acumuladas superiores a 10.Inicio rápido para usuarios avanzados 8 Para insertar una tabla cruzada en un informe. entre los que se incluye la especificación de campos de ordenación). Vea “OLE” en la página 293 y “Trabajo con Objetos OLE estáticos” en la página 298. elija el comando Objeto OLE del menú Insertar. en fórmulas de selección (como solicitudes de criterios de selección) y en fórmulas (para muchos fines. Consulte “Creación de gráficos” en la página 255. ¡Eso es todo! Así de fácil es elaborar un informe. Una vez creado. puede insertar el campo de parámetros en un informe tal como lo haría con un campo de una base de datos o seleccionarlo en la lista Campos del Taller de fórmulas. haga clic en Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Consulte “Objetos de tablas cruzadas” en la página 303. Haga clic en el botón Nuevo para configurar un campo de parámetros. 12 Para insertar una hoja de cálculo. una imagen u otro objeto OLE que se pueda editar desde Report Designer usando las herramientas del programa original del objeto. a continuación.000 $). haga clic en el primer campo en el que desee basar la selección y luego haga clic en Asistente de selección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 15 Para imprimir el informe. seleccione Campos de parámetros en el cuadro de diálogo Explorador de campos cuando éste aparezca. 13 Para cambiar la dirección de ordenación de los registros. haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estándar y. haga clic en el botón Insertar tablas cruzadas de la barra de herramientas Insertar herramientas y configure la tabla cruzada en el Asistente de tablas cruzadas cuando éste aparezca. Consulte “Campos de parámetro” en la página 401. haga clic en Asistente de ordenación de registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. haga clic en Insertar gráfico en la barra de herramientas Insertar herramientas. 14 Si desea limitar el informe de acuerdo con registros específicos (por ejemplo. 9 Para crear un campo de parámetros (un campo que solicita se le proporcione un valor cada vez que se recuperan datos de un informe). Cuando aparezca Asistente de Selección. Consulte “Ordenamiento de uno y varios campos” en la página 149. Los campos de parámetros se pueden utilizar en informes (como solicitudes de títulos o etiquetas). haga clic en Imprimir en la barra de herramientas estándar. Aparece el cuadro de diálogo Dirección de ordenamiento de registros. Consulte “Creación de mapas” en la página 273. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar los datos del informe y la dirección del ordenamiento. especifique su criterio de selección de registros. 11 Para agregar un mapa. 10 Para agregar un gráfico.

Conceptos de diseño de informes 5 Este capítulodescribe los conceptos básicos del diseño de informes y ayuda a decidir qué información desea incluir en el informe. Manual del usuario de Crystal Reports 55 .

Formular el propósito ¿Cuál es el propósito general del informe? Los informes son herramientas de administración.Diseño básico de informes Diseño básico de informes El propósito de este capítulo es sugerir un enfoque estructurado para la elaboración de informes usando Crystal Reports. debe presentar los datos adecuados de forma lógica. o datos correctos de forma desordenada. Las siguientes secciones proporcionan una guía para realizar ese esquema. Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propósito en una o dos frases. el informe puede retrasar el proceso de decisión o incluso provocar que se tome una decisión incorrecta. Sirven para facilitar una rápida compresión de los elementos básicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas. • El propósito de este informe es calcular el promedio de accidentes por cada cien kilómetros de recorrido y el promedio de infracciones de tránsito por año de cada conductor de la compañía. • Desarrollo de un prototipo en papel. La definición del propósito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general. Para que un informe sea eficaz. El enunciado del propósito le permite centrarse en las necesidades básicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo. Dicho enfoque incluye los siguientes pasos: • Decisiones sobre el contenido del informe. 56 Manual del usuario de Crystal Reports . Esta sección ha sido diseñada para proporcionar una comprensión de los conceptos involucrados en el proceso de elaboración de informes. Si presenta datos incorrectos. debe tener un esquema de la información que desea que se presente en el informe. comparar las cifras actuales con las del año anterior y marcar los representantes cuyas cifras de venta no alcanzan los estándares de la compañía. Decisiones sobre el contenido del informe Antes de nada. • El propósito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir cantidades para órdenes de abastecimiento en base a dicha actividad. A continuación se dan algunos ejemplos de enunciados de propósito: • El propósito de este informe es mostrar las ventas mensuales y las ventas acumuladas anuales por representante de ventas.

¿Qué otra información. etc. por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO). Por ejemplo. pero al menos tendrá un título al cual referirse durante la etapa de creación del prototipo. Determinación de la presentación del informe ¿Cuál será el título del informe? Establezca un título inicial para su informe. programas de expansión. • El gerente general de ventas usará el informe para evaluar el desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las cifras de ventas reales con las cifras de ventas estimadas. • El director regional de ventas usará el informe para evaluar a los representantes de su región y comparar los resultados obtenidos con los de otras regiones. además del título. dependiendo de la clase de información que planea usar. • El director general de operaciones usará el informe para evaluar el desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de mercadeo.5 Conceptos de diseño de informes ¿Quién va a leer el informe? Generalmente. La información puede provenir de una variedad de fuentes. es importante planificar el informe para que incluya la información que busca cada uno. varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. ¿qué tabla será? O. ¿qué combinación de tablas? Manual del usuario de Crystal Reports 57 . un informe detallado de las ventas globales de una compañía puede ser utilizado por representantes de ventas. • Un representante de ventas usará el informe para evaluar su rendimiento individual y compararlo con el de otros representantes de su área. • La información acerca de quién preparó el informe podría ser tomada de campos de datos individuales en las tablas de la base datos usada. necesita para identificar su informe? Puede que desee incluir la fecha de impresión. Cada una de estas personas estará interesada en diferentes aspectos del informe. En tal caso. escriba dicha información para que pueda incluirla al momento de preparar su prototipo. o algo por el estilo. Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos. por el director regional de ventas. Puede cambiarlo en el futuro si lo desea. el rango de los datos que cubre. información acerca de quién preparó el informe. un enunciado del propósito del informe. Si se va a extraer de una tabla de base de datos. y para proyectar actividades como planes de producción.

pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos y la localización de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base de datos. ¿Qué campos de datos se van a utilizar y dónde se van a situar? • Otros datos se calcularán dependiendo de los campos de datos. Crystal Reports le permite combinar datos de diferentes bases de datos para crear su informe. Y también debe contener todos los datos necesarios para la variedad de usuarios que haya identificado. Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. utilizando objetos de texto (encabezados. • La mayoría de los datos en un informe normal se obtienen directamente de los campos de datos. rótulos.Decisiones sobre el contenido del informe • El enunciado del propósito del informe puede estar contenido en un bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en cualquier parte del informe.). ¿es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base de datos? El profesional en MIS. Búsqueda de datos ¿Sabe usted qué datos quiere usar en su informe? ¿Sabe en qué tipo de base de datos está basando su informe? ¿Tomará los datos de un archivo de datos. notas. • Crystal Reports puede generar información como la fecha de impresión o los números de página. el administrador de bases de datos o un compañero de trabajo podría ayudarle a familiarizarse con los datos con los que se propone trabajar. ¿Qué campos de datos se van a utilizar en los cálculos? • Otros datos serán insertados directamente en el informe. ¿Está suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la información que desea? Cuando está buscando el nombre del contacto de un cliente. Para obtener más información. 58 Manual del usuario de Crystal Reports . lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo. si es que todavía no lo tiene. consulte Acceso a los orígenes de datos en la ayuda en línea. de una estructura SQL/ODBC o de una Vista empresarial? Si no lo sabe. ¿Qué datos específicos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe? El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para cumplir lo establecido en el enunciado del propósito del informe. etc.

por ejemplo).5 Conceptos de diseño de informes ¿Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir de los valores de los campos? Parte de la información del informe puede ser tomada directamente de campos de datos (cifras de ventas. Ya que las funciones de fórmula y los operadores funcionan con tipos de datos específicos. antes de iniciar cálculo alguno. de los que pueden ser usados directamente. o puede crear fórmulas complejas para identificar los registros que serán incluidos. mientras que otras sólo trabajan con campos de cadena. ¿Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo? Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. En su plan. Consulte “Especificación de fórmulas” en la página 384. ¿Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base de datos o solamente en registros y grupos específicos? Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los registros de una base de datos. es el producto de cifras de ventas por porcentaje de comisión). Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su informe y liste los criterios que serán usados para seleccionar esos registros. Consulte “Descripción de las opciones de ordenamiento” en la página 148. Manual del usuario de Crystal Reports 59 . o en un conjunto limitado de registros de la misma. otra información tendrá que ser calculada en base a los valores de los campos (comisión de ventas. Manipulación de datos ¿Quiere que sus datos se ordenen en grupos? ¿Cómo? ¿Por cliente? ¿Por fecha? ¿Por jerarquía? Crystal Reports provee varias opciones para agrupar sus datos en su informe. podría ser útil separar o marcar los datos que deben ser calculados. Consulte “Agrupar datos” en la página 151. Usando Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en un simple rango de datos o comparaciones. Consulte “Selección de registros” en la página 136. Por ejemplo. algunas funciones requieren datos numéricos. por ejemplo. ¿En qué tipo de campos están contenidos los datos? Tómese tiempo para averiguar el tipo de dato de los campos de datos que se utilizará en sus cálculos. es importante reconocer el tipo de dato con el que está trabajando.

¿En qué orden se imprimen las áreas del informe? Las áreas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseño (de arriba hacia abajo). antes de comenzar a imprimir la(s) sección(es) en el Encabezado de página.Decisiones sobre el contenido del informe ¿Desea resumir los datos? ¿Quiere totalizar. dibujar líneas y cuadros (para dividir el informe en secciones). Consulte “Formato” en la página 205. promediar. Para marcar la información. Así. tamaño o color de la fuente usada para elementos específicos del informe. Todas estas herramientas de formato se pueden utilizar para resaltar los datos más importantes de un informe. los elementos fijos del inventario suelen estar marcados en los informes de inventario para poder prestarles especial atención. Le permite colocar bordes alrededor de elementos. Puede que desee marcar los elementos que no muestren actividad durante el último mes. ¿Qué información quiere marcar en su informe? Puede que desee llamar la atención sobre algunos datos marcándolos en el informe. Características del área de impresión Cada área del informe tiene sus propias características de impresión. si tiene tres secciones de Encabezado del informe. total de recuento. etc. 60 Manual del usuario de Crystal Reports . en orden. etc.) al final de la página de la columna seleccionada. ¿Cómo quiere marcar la información? Podría ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro símbolo. los últimos tres meses o algún otro período específico. o tal vez usando una palabra como marcador. Por ejemplo. las tres secciones serán impresas. Si hay más de una sección en un área. contar o determinar el máximo y el mínimo valor contenidos entre todos los valores de una columna de su informe? Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total promedio. Es muy importante comprender estas características porque afectan al tiempo y a la frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe. Consulte “Cálculo de un porcentaje” en la página 170 y “Selección de grupos o porcentajes N superiores o inferiores” en la página 166. si quiere cierta información marcada. Crystal Reports le ofrece la oportunidad de subrayar elementos de informe y cambiar el tipo. estas se imprimen en el orden en que aparecen dentro del área. debe escribir las condiciones que provoquen dicha marcación. Por lo tanto. establecer encabezados. identifíquela junto con cualquier condición que active la marca.

5 Conceptos de diseño de informes ¿Cuán a menudo se imprimen los informes? La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseño del informe. • Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos solamente de este grupo. al principio del informe. • No es posible ubicar gráficos o tablas cruzadas en esta sección. • No es posible ubicar gráficos o tablas cruzadas en esta área. tablas cruzadas y fórmulas. los datos que se muestran en el gráfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo. Nota: Tanto los gráficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilización de una ordenación de grupos. Area detalles Objetos ubicados en el área de Detalles se imprimen con cada nuevo registro. • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez. • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por página. cuando está tratando de decidir dónde ubicar gráficos. al principio de cada nueva página. Encabezado de grupo Objetos ubicados en el área del Encabezado de grupo se imprimen al principio de cada nuevo grupo. Esta información es de suma utilidad. • Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos de todo el informe. Encabezado de página Objetos ubicados en el área del Encabezado de página se imprimen al principio de cada nueva página. en esos casos. al principio del grupo. al principio del informe. para obtener resultados específicos: Encabezado de informe Objetos ubicados en el área del Encabezado del informe se imprimen una sola vez. Manual del usuario de Crystal Reports 61 . • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por cada registro. • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez por cada grupo.

2 Ubique el título y cualquier otra información descriptiva del encabezado. al final del informe. al final del grupo. Para diseñar un prototipo en papel 1 Tome un papel del tamaño que usará para su informe final. usando cuadros o líneas para representar los elementos del informe. 3 Ubique la información del Pie de página. al final de cada nueva página. es de particular importancia cuando está aprendiendo el programa por primera vez. • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez. • No es posible ubicar gráficos o tablas cruzadas en esta área. Nota: Tanto los gráficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilización de una ordenación de grupos. los datos que se muestran en el gráfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo. Desarrollo de un prototipo en papel Mientras que un prototipo es útil independientemente de su experiencia con Crystal Reports. en lugar de tratar de diseñar y aprender al mismo tiempo. 62 Manual del usuario de Crystal Reports . • Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos solamente de este grupo. puede poner todo su esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos.Desarrollo de un prototipo en papel Pie de página de grupo Objetos ubicados en el área del Pie de grupo se imprimen al final de cada grupo. • Gráficos y tablas cruzadas ubicados en esta área contienen datos de todo el informe. Pie de página Objetos ubicados en el área del Pie de página se imprimen al final de cada página. Con el prototipo en mano. en esos casos. • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez por cada grupo. 4 Revise el esbozo de la página para que haya un buen balance de los diferentes elementos. Pie de informe Objetos ubicados en el área del Pie del informe se imprimen una sola vez al final del informe. • Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por página.

9 Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario. 8 Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga del resto en el prototipo.5 Conceptos de diseño de informes 5 Analice la información que desee incluir en el cuerpo del informe: • Cuente el número de campos que utilizará y estime el espacio apropiado entre los campos. • Rotule los campos para indicar esa secuencia. Manual del usuario de Crystal Reports 63 . 6 Use cuadros pequeños para indicar valores de grupo y totales. • Decida una secuencia lógica para representar los datos en el cuerpo del informe. • Cambie el espacio entre campos si es necesario. • Use rectángulos para delinear los campos. 7 Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que aparezcan las marcas.

Desarrollo de un prototipo en papel 64 Manual del usuario de Crystal Reports .

agrupar y obtener totales de los datos. cómo colocar objetos en un informe y cómo ordenar. Primero aprenderá acerca del entorno de diseño de informes.Introducción a la creación de informes 6 Este capítulo muestra los aspectos básicos de la creación de informes en Crystal Reports. luego acerca de cómo seleccionar tablas de bases de datos. Manual del usuario de Crystal Reports 65 .

Otro Informe Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente. puede construir todos sus nuevos informes basado en este informe. • crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases de datos que están vinculadas en otro informe. puede utilizar ese otro informe como modelo. • reconstruir un informe basado en un período de tiempo pasado. usando la misma estructura de un informe actual.Opciones en la creación de informes Opciones en la creación de informes Cada vez que crea un nuevo informe. Probablemente usará las cuatro opciones con el tiempo. El asistente le lleva paso a paso a través del proceso de creación de informes. Abra el informe que desee usar de este modo seleccionando la opción Abrir un informe existente y guárdelo en un archivo nuevo con el comando Guardar como (que se encuentra en el menú Archivo). o cuando el tipo de informe que se desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en los asistentes. Informe nuevo La opción Como informe en blanco se usa cuando usted quiere crear un informe partiendo de cero. Después. usted tiene cuatro opciones: • Utilizar un Asistente para la creación de informes. Este método es útil para: • crear un nuevo informe con un agrupamiento o selección de registros diferente al del informe existente. crear una serie de informes. Esta situación se presenta cuando se desea toda la flexibilidad y el control para crear un informe partiendo de cero. • Crear un informe personalizado desde el principio. 66 Manual del usuario de Crystal Reports . • Utilizar otro informe como modelo. Usted puede crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vínculos internos. Todo lo que tiene que hacer es elegir el asistente que más se aproxime al tipo de informe que desee crear. Asistentes para la creación de informes Los Asistentes para la creación de informes ayudan a crear informes de manera rápida y tanto los usuarios sin experiencia como los programadores prefieren crear la mayoría de sus informes usando estos modelos. cada uno un poco diferente del anterior. Crystal Reports también permite dar formato a un informe mediante la aplicación de una plantilla. sin necesidad de establecer vínculos nuevamente. Vea “Utilización de una plantilla” en la página 206 para obtener más información.

Dado que Crystal Reports ofrece compatibilidad con Unicode. En el Asistente de base de datos también se pueden especificar vínculos entre tablas de bases de datos si se han seleccionado varias tablas para el informe. • Un origen de datos al que se ha tenido acceso recientemente (el Asistente de base de datos mantiene una lista de estos orígenes de datos a disposición del usuario). se pueden mostrar lenguajes diferentes en el mismo informe. • Un comando SQL guardado en Crystal Repository. por ejemplo. un archivo de datos local o un origen de datos ODBC que ya esté configurado. El Asistente de base de datos El Asistente de base de datos proporciona una vista de árbol integrada de todas las fuentes de datos que se pueden usar con Crystal Reports. Cada uno de estos cuadros de diálogo usa la estructura familiar de árbol de Windows para permitir el desplazamiento por todas las opciones posibles Nota: Crystal Reports es compatible con Unicode ya que convierte los datos de bases de datos que no son Unicode cuando obtiene acceso a ellos (esta conversión de datos se produce en Crystal Reports de modo que los datos de las bases de datos de los usuarios no se ven afectados). • Un origen de datos agregado a la carpeta Favoritos. En el Asistente de base de datos se puede seleccionar para los informes una cualquiera de las fuentes de datos que se exponen a continuación: • Un origen de datos conectado actualmente. Manual del usuario de Crystal Reports 67 .6 Introducción a la creación de informes La opción Como informe en blanco se eligió para “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. ya que el proceso de crear un informe partiendo de cero permite ilustrar con mayor amplitud los conceptos básicos de la elaboración de informes. Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos Crystal Reports simplifica la selección de campos de bases de datos y fuentes de datos al ofrecer una funcionalidad fácil de usar en los cuadros de diálogo Asistente de base de datos y Explorador de campos. • Un origen de datos existente.

Entre éstas se encuentran las siguientes: • Access/Excel (DAO) • Crystal Queries • Archivos de base de datos • Diccionario/Infoview • ODBC (RDO) • OLAP • OLE DB (ADO) Nota: Las opciones de orígenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexión dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalación. consulte “Selección de la fuente de datos” en la página 81. en la lista Orígenes de datos disponibles.Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos Ficha Datos Vista de árbol La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de árbol de los posibles orígenes de datos que se pueden seleccionar al crear un informe. posee carpetas para: • Conexiones actuales • Favoritos • Historial • Crear nueva conexión • Repositorio La carpeta Crear nueva conexión contiene subcarpetas para numerosos orígenes de datos comunes. 68 Manual del usuario de Crystal Reports . Menú contextual Puede hacer clic con el botón secundario en la lista Orígenes de datos disponibles del Asistente de base de datos para ver un menú contextual con las siguientes opciones: • Agregar al informe Use esta opción para agregar una tabla o un procedimiento almacenado a su nuevo informe. Para obtener una breve descripción de cada una de estas carpetas y subcarpetas. Esta opción también está disponible al hacer clic en la flecha > del Asistente de base de datos. El árbol. • Agregar a Favoritos Use esta opción para agregar un origen de datos seleccionado a la carpeta Favoritos.

• Cambiar nombre de Favorito Use esta opción para cambiar el nombre a un origen de datos de la carpeta Favoritos. El proceso de vinculación se facilita utilizando la ficha Vínculos del Asistente de base de datos. si activa la tabla Proveedores y la tabla Producto. Ficha Vínculos Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base de datos coincidan con los registros relacionados de otra tabla. por lo que será necesario establecer vínculos. Por ejemplo. Esta opción también está disponible al hacer clic en la flecha < del Asistente de base de datos. • Eliminar Favorito Use esta opción para eliminar un origen de datos de la carpeta Favoritos. • Opciones Use este comando para configurar las opciones globales que aparecen en la ficha Base de datos del cuadro de diálogo Opciones. Consulte “Vinculación de tablas” en la página 440. se establece un vínculo de tal modo que cada producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla Proveedores).6 Introducción a la creación de informes • Quitar del informe Use esta opción para quitar una tabla o un procedimiento almacenado del informe. El Explorador de campos Use el cuadro de diálogo Explorador de campos para insertar. la mayoría de sus informes han de requerir datos de dos o más tablas. • Cambiar de nombre el objeto del repositorio Use esta opción para cambiar el nombre de un comando SQL existente de Crystal Repository. Para ver el Explorador de campos. modificar o eliminar campos en las fichas Diseño y Vista previa de Crystal Reports. • Propiedades Use esta opción para obtener información detallada del elemento seleccionado. • Actualizar Use esta opción para actualizar la lista de orígenes de datos disponibles en el Asistente de base de datos. Manual del usuario de Crystal Reports 69 . Probablemente. • Quitar del repositorio Use esta opción para eliminar un comando SQL existente de Crystal Repository. seleccione el comando Explorador de campos del menú Vista.

Barra de herramientas y menú contextual La barra de herramientas del Explorador de campos proporciona botones con información sobre herramientas y combinaciones de teclas de acceso directo. un campo de parámetro o un campo de total acumulado. 70 Manual del usuario de Crystal Reports . También puede seleccionar varios campos si hace clic con el botón derecho y elige Eliminar para quitarlos todos a la vez. Nota: En el menú contextual. un campo de enunciado SQL. un campo de parámetro o un campo de total acumulado. un campo de enunciado SQL. • Examinar Use esta opción para examinar datos de un campo de base de datos. grupos. puede arrastrar y soltarlo en las fichas Diseño o Vista previa. de total acumulado y de nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe. un campo de enunciado SQL. un campo de parámetro o un campo de total acumulado existentes. • Nuevo Use esta opción para crear un campo de fórmula. • Editar Use esta opción para modificar un campo de fórmula. Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido usados por otros campos (como campos de fórmula. un campo de parámetro o un campo de total acumulado existentes. entre otros) tienen al lado una marca de verificación verde. También muestra campos de fórmula. resúmenes. enunciado SQL. Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier elemento de la vista de árbol para abrir un menú contextual. Es posible insertar más de un campo a la vez seleccionando varios campos. un campo de enunciado SQL. • Cambiar nombre Use esta opción para modificar el nombre de un campo de fórmula. • Eliminar Use esta opción para eliminar un campo de fórmula.Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos Vista de árbol El Explorador de campos muestra una vista de árbol de los campos de bases de datos y de los campos especiales que puede agregar al informe. La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes: • Insertar en informe Use esta opción para agregar un campo al informe. campos de total acumulado. De modo alternativo. haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Insertar a informe. de un campo de fórmula o de un campo de enunciado SQL. esta opción se denomina Examinar datos. para insertar un campo. de parámetro.

Al hacer clic con el botón secundario en el elemento seleccionado. suprimir. numérico. La longitud de los campos de cadena se incluye entre paréntesis al final de sus nombres. Nota: No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza el Explorador de informes. Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionándolos en el Explorador de informes. El nodo raíz es el propio informe. Sin embargo. si se hace clic con el botón secundario en un nodo de sección. el menú contendrá las opciones para editar el texto. mientras que los nodos de primer nivel representan las secciones del informe. etc.6 Introducción a la creación de informes Además de las funciones disponibles en la barra de herramientas.) cuando mira una lista de campos de base de datos. Manual del usuario de Crystal Reports 71 . etc. De igual modo. dar formato a la fuente o al color. el menú contextual ofrece también las funciones siguientes: • Mover parámetro arriba (o abajo) Use estas opciones para cambiar el orden de los campos de parámetro. etc. Los elementos que se seleccionen en la vista de árbol se seleccionarán en el informe (en los modos Diseño o Vista previa). Po ejemplo. Dentro de cada sección se enumeran los objetos y los campos del informe. se ve un menú que contiene las acciones que se pueden efectuar en el elemento. a diferencia de los campos de fórmula. Se pueden seleccionar varios campos para darles formato utilizando las combinaciones Mayús-clic o Ctrl-clic. Campos de nombre de grupo Se puede insertar un campo de nombre de grupo existente mostrado en el Explorador de campos haciendo clic con el botón secundario y seleccionando Insertar en informe.) El Explorador de informes El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe en un árbol de vista. • Actualizar Use esta opción para actualizar la lista de campos disponibles en el Explorador de campos. no puede crear un campo de nombre de grupo usando el Explorador de campos. (Un campo de nombre de grupo se crea al insertar un grupo. pero se pueden eliminar. • Mostrar tipo de campo Use esta opción para ver el tipo de campo (cadena. dar formato. el menú contendrá las opciones para ocultar. si se hace clic con el botón secundario en un objeto de texto. de parámetro o de total acumulado.

Abrir y acoplar exploradores Crystal Reports incluye tres exploradores que se pueden utilizar para ver diversos objetos de informe: • El Explorador de campos • El Explorador de informes • El Explorador del repositorio 72 Manual del usuario de Crystal Reports . Los campos de datos pueden ser campos de fórmulas. Si selecciona esta opción con el nodo raíz resaltado. • Mostrar/Ocultar cuadrículas y subinformes Use esta opción para mostrar u ocultar tablas cruzadas. líneas. mapas. • Mostrar/Ocultar campos de datos Use esta opción para mostrar u ocultar campos de datos en el informe. Estos botones permiten expandir o contraer la vista de árbol del informe y seleccionar los elementos que se van a mostrar mediante su tipo: • Expandir Utilice esta opción para expandir todos los nodos secundarios de la vista de árbol que se encuentren debajo del nodo seleccionado. o si el nodo seleccionado no contiene nodos secundarios. cuadrículas OLAP y subinformes en el informe. Si selecciona la opción con un nodo secundario resaltado. Los elementos con hipervínculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de línea discontinua. cuadros. sólo se expandirán los nodos que dependen jerárquicamente de aquél. se expandirán todos los nodos restantes. campos BLOB u objetos OLE. Nota: • Los elementos conectados a un Crystal Repository aparecen con el icono de repositorio junto a ellos.Elección de campos de bases de datos y fuentes de datos Barra de herramientas La barra de herramientas del Explorador de informes contiene botones con información sobre herramientas. • Mostrar/Ocultar los objetos gráficos Use esta opción para mostrar u ocultar objetos gráficos en el informe. campos de resumen y objetos de texto. • Los elementos con hipervínculos se muestran como texto azul con un subrayado continuo. Nota: Esta opción no surte efecto si se selecciona cuando hay un objeto del informe resaltado. Los objetos gráficos pueden ser diagramas.

los exploradores se abren en posición acoplada en el lado derecho de Report Designer. el Explorador de informes y el Explorador del repositorio. Haga doble clic en la barra de título de un explorador para cambiar entre el modo acoplado y el modo flotante libre. Dichos comandos o botones abren el explorador si está cerrado y. para ello. si está abierto. arrástrelos a la nueva ubicación. En el modo flotante libre. el explorador se puede arrastrar y colocar en cualquier ubicación. Este explorador de varias fichas se puede utilizar en modo acoplado o flotante libre. Los exploradores también se pueden acoplar en el lado izquierdo o en la parte inferior del diseñador. Nota: Al hacer doble clic en la barra de título de un explorador en modo flotante libre. para ello. Manual del usuario de Crystal Reports 73 . Haga clic en las fichas del explorador fusionado para cambiar el foco de un tipo de explorador a otro. Al arrastrar el explorador. establecen el foco en éste. Se puede crear un único explorador con varias fichas a partir del Explorador de campos. Una vez finalizada la instalación.6 Introducción a la creación de informes Abra cualquiera de estos exploradores utilizando los comandos del menú Vista o los botones de la barra de herramientas Estándar correspondientes. arrastre los exploradores uno sobre otro. También puede ajustar el explorador arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste. el programa lo acopla en la posición donde se encontraba la última vez que se utilizó Crystal Reports. el nombre de la barra de título cambia en consecuencia para mostrar el explorador que se está utilizando actualmente. aparece un marco de ubicación que muestra dónde se va a colocar.

el programa usa un marco para identificar el campo en la ficha. pero no es el informe en si. la ficha Diseño será probablemente la parte del programa que utilice con mayor frecuencia. Así. sin agotar los recursos de su computadora o de la red en el esfuerzo de recuperación de datos. Es entonces cuando los datos reales aparecen en el informe. lo imprime o lo “envía” de alguna manera. agrupamiento y totalización. Puede ubicar objetos en dichas secciones exactamente donde quiere que aparezcan. sin necesidad de recuperar los datos reales. hacer su edición inicial. especificar sus necesidades de ordenamiento. y muchas otras operaciones. Es aquí donde se diseñan y se rotulan las diferentes secciones de su informe.Acerca del entorno de diseño de informes Acerca del entorno de diseño de informes Ficha Diseño Cuando se trabaja con Crystal Reports. El informe que crea en la ficha Diseño es algo así como un informe virtual que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final. 74 Manual del usuario de Crystal Reports . Cuando ubica un campo en el informe. La ficha Diseño provee el entorno más eficiente para diseñar su informe porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no con los datos mismos. Para convertir el informe de la ficha Diseño en un informe final o en un informe que usted pueda afinar. puede agregar y eliminar campos y otros objetos. definir fórmulas complejas y hacer mucho más. moverlos a su antojo. Hace esto cada vez que ve la vista previa de su informe. “sólo agregue los datos“. La ficha Diseño es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial cuando se crea un informe.

esta sección incluye el valor de resumen. También puede usar esta sección para desplegar títulos de campo sobre los campos mismos en su informe. • Pie de página Esta sección contiene generalmente el numero de página y cualquier otra información que se desea que aparezca en la parte inferior de cada página. el nombre del documento u otra información similar.6 Introducción a la creación de informes Áreas de la ficha Diseño Cuando se comienza a crear un informe. Crystal Reports crea automáticamente cinco áreas en la ficha Diseño. • Encabezado de informe Esta sección se utiliza generalmente para el título del informe y cualquier otra información que se desea que aparezca al principio del informe. • Pie de informe Esta sección se utiliza para la información que se desea que aparezca sólo una vez al final del informe (como totales generales) y para los gráficos y las tablas cruzadas que contienen datos relativos a todo el informe. Se imprime sólo una vez al final de un grupo. Por ejemplo nombres de capítulos. También puede ser usada para gráficos y tablas cruzadas que incluyan datos para todo el informe. Sólo se imprime una vez al principio de un grupo. si lo hay. Manual del usuario de Crystal Reports 75 . • Encabezado de página Esta sección se utiliza generalmente para la información que se desea que aparezca en la parte superior de cada página. Si se añade un grupo. y se puede utilizar para mostrar gráficos y tablas cruzadas. resumen o subtotal al informe. • Detalles Esta sección se utiliza para el cuerpo del informe y se imprime una vez por registro. • Pie de página de grupo Normalmente. La mayor parte de los datos de su informe aparecerá generalmente en esta sección. el programa crea dos secciones adicionales: • Encabezado de grupo Esta sección suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para mostrar los gráficos o las tablas cruzadas que contienen datos específicos del grupo.

PI. De forma predeterminada. el área del Encabezado de grupo aparece directamente arriba del área de Detalles y el Pie de grupo aparece directamente debajo del área de Detalles. PP. se usan iniciales (EI. El nombre de esa sección aparece directamente a la izquierda de la misma. b. Si incluye más grupos. cada una contiene una sola sección. aparecerá un menú contextual con opciones específicas para esa sección. Identificación y manejo de áreas y secciones El programa asigna una sola sección a cada área. etc. • Si hace clic con el botón derecho del mouse en el área sombreada que contiene el nombre de una sección.) para identificar cada sección. las secciones son designadas como a. etc. cada una de estas áreas nuevas que se agregan puede contener una o varias secciones. Al igual que las áreas originales. 76 Manual del usuario de Crystal Reports . el programa crea más áreas entre el área de Detalles y las áreas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen. Nota: • Si ha activado la casilla de verificación Nombres de sección cortos del área de la vista de diseño del cuadro de diálogo Opciones. c. automáticamente. un valor total o un subtotal.Acerca del entorno de diseño de informes Cuando agrega un grupo. Si usted tiene varias secciones en un área. EP.

Consulte “División de una sección” en la página 191. Cada vez que agrega una nueva sección.6 Introducción a la creación de informes Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones. Con los datos en su lugar. La regla de sección. el programa muestra una regla de sección inmediatamente a la izquierda de cada sección. puede revisar el espaciado y el formato de los elementos de su informe y ver los resultados reales de todos sus resúmenes. • Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier grado de aumento desde un 25% hasta 400% del tamaño original. Manual del usuario de Crystal Reports 77 . Otras funciones de la ficha Diseño Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseño. Consulte “Uso de las secciones múltiples en un informe” en la página 193. puede trabajar directamente en los datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted quiere. Con la ficha Diseño: • Puede cambiar de tamaño a una sección. • Puede dividir una sección (crear dos secciones de una sola) haciendo clic en su orilla izquierda. Consulte “Ajuste del tamaño de una sección” en la página 191. La regla de la sección se utiliza para agregar. • Puede agregar líneas guía horizontales o verticales haciendo clic en las reglas. realiza los cálculos necesarios y muestra el informe en la ficha Vista previa. haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar. En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir como “Lo que ve es lo que obtiene”). Ficha Vista previa Si desea ver la apariencia de un informe antes de imprimirlo. Consulte “Cómo aumentar o reducir la vista de un informe” en la página 93. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221. el programa crea una regla para esa sección. cálculos de fórmulas y selecciones de registros y grupos. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221. quitar y mover líneas guía y para proveer una referencia visual cuando está ubicando objetos. El programa reúne los datos. arrastrando sus orillas con el cursor.

Acerca del entorno de diseño de informes El programa trabaja con los datos de la manera siguiente: • La primera vez que se usa la ficha Vista previa. 78 Manual del usuario de Crystal Reports . el Indicador muestra la hora en que dicha acción se llevó a cabo. pasando una página a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de interés son los totales al pie de la página. cualquiera que sea la más reciente. • Desde ese momento. puede desplazarse al principio o al final del informe. la vista estándar provee toda la funcionalidad que necesita. a menos que haya configurado el programa para que no guarde los datos. Usando los botones de navegación en la ficha Vista previa. Crystal Reports Crystal Reports proporciona dos formas de vista previa de un informe: • Vista estándar • Vista Árbol de grupos Vista estándar En la vista estándar. El Indicador de edad de los datos El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron actualizados por última vez o cuando fueron recuperados por primera vez. el programa utiliza los datos guardados cada vez que obtenga una vista previa del informe. Si los datos fueron inicialmente recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir hoy). el programa recupera los datos de los orígenes de datos y los guarda con el informe. o puede moverse hacia adelante o hacia atrás a través de las páginas del informe. a menos que específicamente actualice los datos o agregue un campo que requiera que el programa recupere nuevos datos. el informe se muestra por páginas (una cada vez).

• El panel de la izquierda muestra un esquema del nivel superior del informe con la jerarquía de grupos y subgrupos en un formato de árbol con el que está familiarizado el usuario. Semejanzas y diferencias con respecto a la ficha Diseño En la ficha Vista previa dispone de las mismas funciones de formato que en la ficha Diseño. cuando tiene que hacer muchos cambios.6 Introducción a la creación de informes Vista Árbol de grupos La vista Árbol de grupos se puede mostrar u ocultar usando el botón Mostrar/ ocultar el árbol de grupos de la barra de herramientas estándar. es más rápido hacerlos en la ficha Diseño. Tenga en cuenta los siguientes puntos: • La ficha Diseño y la ficha Vista previa están ligadas internamente. Los menús (tanto los de la barra de menús como los contextuales) y las barras de herramientas permanecen activos y proporcionan en lo esencial la misma funcionalidad que se posee cuando se trabaja con un informe en la ficha Diseño. Para obtener más información sobre cómo se personalizan los nombres de grupo en la vista Árbol de grupos. Manual del usuario de Crystal Reports 79 . Sin embargo. se refleja automáticamente en la otra. La vista Árbol de grupos presenta la pantalla dividida. Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar o retroceder de un grupo a otro. la función de Smart Navigation de la vista de Arbol de grupos. el programa salta inmediatamente a la parte del informe que contiene la información de ese grupo. consulte “Agrupar datos” en la página 151. Sin embargo. El árbol de grupos generalmente muestra los nombres de los grupos y subgrupos creados en su informe. • El panel de la derecha de la pantalla muestra el informe. Cualquier cambio que hace en una de ellas. hace su trabajo extremadamente eficiente. es posible personalizar estos nombres usando la ficha Opciones de los cuadros de diálogo Insertar grupo o Cambiar opciones de grupo.

un solo cuadro de campo representa todos esos valores. 80 Manual del usuario de Crystal Reports . está seleccionando todos los valores de los resúmenes relacionados: • El programa coloca un marco de ajuste de tamaño alrededor del valor específico que seleccione. • De igual manera. Cuando resalta el campo. sin embargo. Mientras que los nombres de sección aparecen sólo una vez en la ficha Diseño.Acerca del entorno de diseño de informes • La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda. los controladores de ajuste de tamaño aparecen en el cuadro y éste cambia de color. • Resalta los demás valores del campo. el Indicador de edad de los datos (consulte “El Indicador de edad de los datos” en la página 78) y los controles Página siguiente/Página anterior (consulte “Ficha Vista previa” en la página 77). La funcionalidad de las reglas es la misma. el valor real aparece dentro del marco. cientos o miles de valores. a diferencia. en realidad está seleccionando todos los valores en el campo: • El programa coloca un marco de ajuste de tamaño alrededor del valor específico que seleccione. Encontrará fácil trabajar en su informe en cualquiera de ellas. En lugar de un marco representando los valores de los campos. sólo el marco del campo es resaltado en la ficha Diseño. está trabajando con los datos reales. en lugar de las reglas de sección individuales como la ficha Diseño. el proceso de elaborar y modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y Diseño). Cada campo en una base de datos contiene docenas. • El Contador de registros. Aparte de las obvias diferencias de apariencia. De una mirada usted puede saber de cual sección del informe se están imprimiendo los datos. cuando selecciona el valor de un resumen. Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensación diferente a trabajar en la ficha Diseño. Tenga en cuenta los siguientes puntos: • Cuando resalta un campo o el valor de un campo de fórmula. Al colocar un campo en la ficha Diseño. • Resalta los valores de los resúmenes relacionados. • La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el área sombreada a la izquierda de los datos. en la ficha Vista previa se “imprimen” cada vez que se “imprime” una sección. dependiendo del número de registros en la base de datos. En la ficha Vista previa. están todos activos en la ficha Vista previa. • La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un campo.

Manual del usuario de Crystal Reports 81 . desde este cuadro de diálogo se puede seleccionar un comando SQL o una vista empresarial ya existentes. Se muestran las últimas cinco fuentes de datos. La pantalla Datos de todos los asistentes para la creación de informes. el paso siguiente es seleccionar una fuente de datos para su utilización. • Favoritos Esta carpeta muestra una lista de los orígenes de datos que se utilizan normalmente y que se ha mantenido en la lista Favoritos. El Asistente de base de datos se muestra cuando se crea un informe partiendo de cero utilizando Como informe en blanco. • Historial Esta carpeta muestra una lista de los orígenes de datos utilizados recientemente. Haga clic en Establecer nueva conexión para abrir el Explorador de Crystal Enterprise. exceptuando el Asistente de creación de informes OLAP. • Crear nueva conexión Esta carpeta muestra las subcarpetas de varios orígenes de datos a los que se puede conectar. La mayoría de las fuentes de datos se pueden elegir en el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.6 Introducción a la creación de informes Creación de un nuevo informe Selección de la fuente de datos Después de decidir la opción que se desea usar para la creación del informe (consulte “Opciones en la creación de informes” en la página 66). Para obtener más información. o cuando se elige la opción Asistente de base de datos del menú Base de datos. busque en la ayuda en línea de Crystal Reports los temas “Comandos SQL” o “Vistas empresariales”. Nota: También se pueden seleccionar fuentes de datos en los asistentes para la creación de informes. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. 2 Use la vista de árbol en la lista Orígenes de datos disponibles de la pantalla Datos para seleccionar la fuente de datos que desee: • Conexiones actuales Esta carpeta muestra una lista de los orígenes de datos a los que está conectado actualmente. • Repositorio Esta carpeta muestra el contenido del repositorio mediante el Explorador de Crystal Enterprise. tiene un gran parecido con el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. En esta sección se describen algunas opciones que se utilizan mucho de la carpeta Crear nueva conexión. Para seleccionar una fuente de datos 1 Elija el comando Asistente de base de datos del menú Base de datos.

dBASE. • Archivos de base de datos Esta opción muestra una lista de las bases de datos de PC estándar locales.Creación de un nuevo informe • Access/Excel (DAO) Esta opción permite la conexión con un tipo de base de datos compatible (Access.civ). Consulte “Selección de la fuente de datos” en la página 81. También se pueden arrastrar y colocar campos en la lista Tablas seleccionadas. Para agregar una tabla 1 Elija el comando Asistente de base de datos del menú Base de datos. Cómo agregar tablas Después de seleccionar la fuente de datos. se pueden agregar una o varias tablas en las que basar el informe. 82 Manual del usuario de Crystal Reports . Lotus. • Crystal Queries Esta opción permite examinar un archivo de consulta (.dc5) o de infoview (. También se puede especificar un archivo de vínculo de datos de Microsoft. haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Insertar a informe. Nota: Las opciones de orígenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexión dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalación.). Excel. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.qry). • Diccionario/Infoview Esta opción permite buscar un archivo de diccionario (. 3 En la lista Orígenes de datos disponibles. • ODBC (RDO) Esta opción muestra una lista de los orígenes de datos ODBC que ya ha configurado para su uso. Puede usar Buscar archivo de base de datos para examinar la base de datos de una computadora usando el cuadro de diálogo Abrir. • OLAP Esta opción abre el Explorador de conexión de Crystal OLAP para que pueda elegir un cubo OLAP como origen de datos. Se puede crear una nueva conexión utilizando la opción Establecer nueva conexión. Es posible insertar más de un campo a la vez seleccionando varios campos. seleccione la tabla que desee agregar al informe y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista Tablas seleccionadas. 2 En la ficha Datos. busque la base de datos que desee utilizar en el informe. • OLE DB (ADO) Esta opción muestra una lista de los proveedores OLE DB que ya ha configurado para su uso.dct o . etc.

Nota: Es posible vincular tablas por nombre o por información de clave extranjera.6 Introducción a la creación de informes Cómo vincular varias tablas Si su informe contiene datos de dos o más tablas. arrastre un campo de una tabla hasta un campo de otra tabla. 4 Para crear vínculos manualmente. tendrá que vincular durante el proceso de elaboración. Manual del usuario de Crystal Reports 83 . se creará un vinculo. seleccione las tablas que desee agregar al informe. 2 En la ficha Datos. Aparece la ficha Vínculos en el Asistente de base de datos. si es posible. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. 3 Haga clic en la ficha Vínculos para que se muestren las bases de datos disponibles actualmente para establecer vínculos. Consulte “Cómo agregar tablas” en la página 82. De lo contrario. Nota: No es necesario vincular tablas en informes creados desde una consulta o un comando porque cualquier vínculo requerido por los datos ya se ha procesado con anterioridad. Cómo agregar y vincular tablas múltiples 1 Elija el comando Asistente de base de datos del menú Base de datos. Si la operación tiene éxito. recibirá un mensaje. Crystal Reports vincula automáticamente tablas por nombre o por clave.

Nota: Cuando se crean vínculos manualmente. Para acelerar el proceso de elaboración del informe. Tiene que saber qué tipo de datos quiere usar en su informe y en qué lugar específico quiere ponerlos. Temas relacionados • “Manipulación de bases de datos” en la página 433 • “Vinculación de opciones” en la página 450 Ubicación de datos en el informe Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. haga clic en Explorador de campos. en “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. Campos de base de datos Muchos de los datos que pondrá en su informe serán campos de base de datos. Para obtener más información. los campos colocados en el informe son Nombre del Cliente. no es necesario que el campo “con” el que se establecen vínculos esté indexado. Las bases de datos vinculadas están ahora disponibles para ser usadas. que mostrarán los datos tal como están almacenados en la base de datos. este cuadro de diálogo permanece en la pantalla mientras no lo cierre el usuario. Usted puede mover el cuadro de diálogo hacia donde quiera. El Asistente de base de datos se cierra y el usuario vuelve al informe.Creación de un nuevo informe 5 Si ha eliminado vínculos y desea volver a crearlos automáticamente. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. puede modificarlos usando la ficha Vínculos del Asistente de base de datos. Para insertar campos de base de datos 1 En la barra de herramientas estándar. Por ejemplo. haga clic en Vincular automáticamente. consulte “Tablas indexadas” en la página 438. Ciudad y País. Normalmente. 84 Manual del usuario de Crystal Reports . los pondrá en otras secciones de su informe. el campo “con” el que se establecen vínculos debe tener el mismo tipos de datos que el campo desde el que se establecen dichos vínculos. 6 Haga clic en Aceptar cuando termine. pero en algunas ocasiones. ubicará campos de base de datos en la sección Detalles. Si no está satisfecho con los vínculos. Cuando se utiliza una conexión nativa.

Vea “Uso de las fórmulas” en la página 377 para obtener una introducción sobre las fórmulas. Para crear un campo de enunciado SQL 1 En la barra de herramientas estándar. Haga clic en Nuevo. haga clic en Explorador de campos.6 Introducción a la creación de informes 2 Expanda la carpeta Campos de base de datos para ver todas las tablas seleccionadas en las bases de datos. Campos de fórmula Si quiere desplegar datos que son valores calculados. 5 Haga clic en el botón Examinar para revisar los valores del campo seleccionado 6 Haga clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe. tendrá que crear un campo de fórmula para calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es sólo un sencillo ejemplo del uso de campos de fórmula. Puede ordenar. 2 Desplácese hasta Campos de enunciados SQL y resáltelo. Aparece el cuadro de diálogo Nombre del enunciado SQL. Campos de enunciado SQL Los enunciados SQL son como fórmulas. pero están escritos en SQL (Lenguaje de consulta estructurado) y no en el lenguaje de fórmula de Crystal Reports. Por ejemplo. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. 3 Escriba un nombre en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar. agrupar y seleccionar basándose en campos de enunciados SQL. 3 Expanda las tablas de forma individual para ver todos los campos que contienen. si su base de datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y necesita mostrar el número de días que transcurren entre la fecha de pedido y la fecha de recibo. Manual del usuario de Crystal Reports 85 . 4 Haga clic en el campo que quiere que aparezca en su informe. tendrá que crear un campo de fórmula y ponerlo en su informe. Un enunciado SQL se puede usar para obtener un conjunto específico de datos de una base de datos.

o la forma en que responde. se necesita crear un campo de total acumulado y ponerlo en el informe. 4.y 6. puede existir un parámetro que pida al usuario que elija una región. Piense en un parámetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. 5 Haga clic en Guardar. un total acumulado mostraría 2. Si los tres primeros valores en un campo son 2. 86 Manual del usuario de Crystal Reports . Campos de total acumulado Para mostrar un total que evalúa cada registro y proporciona una suma acumulada de todos los valores en un campo (o todos los valores en un conjunto de valores dado). luego 6 (la suma de 2 + 4) y por último 12 (la suma de 2 + 4 + 6). en un informe usado por vendedores. La información que escribe el usuario. Por ejemplo. consulte “Campos de parámetro” en la página 401. consulte “Totales acumulados” en la página 177. se ha de crear un campo de parámetro. Si desea una introducción a los campos de parámetro. Si desea una introducción a los totales acumulados. Nota: Para obtener información general sobre lenguaje de fórmulas. consulte “Componentes y sintaxis de la fórmula” en la página 382. El informe devuelve los resultados de la región específica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. determina lo que aparece en el informe.Creación de un nuevo informe Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de enunciados SQL activo. 4 Escriba el enunciado en el Editor de enunciados SQL. Campos de parámetro Para solicitar al usuario de un informe que especifique información.

se usan objetos de texto para que se muestren fácilmente los dos campos de base de datos de nombre del contacto como un solo objeto.6 Introducción a la creación de informes Campos especiales Use la ficha Otros del cuadro de diálogo Insertar Campos para desplegar campos especiales. 1 En la barra de herramientas estándar. Manual del usuario de Crystal Reports 87 . haga clic en el objeto para seleccionarlo y luego haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. rotular resúmenes y otros datos en su informe. en “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. Aparecerá el Editor de Formato. tal como Número de página. Nota: Si desea cambiar el formato de un objeto insertado. Número de registro. tanto para insertar un encabezado de columna para el nombre del contacto concatenado. haga clic en Explorador de campos. Objetos de texto Los objetos de texto serán usados en su informe en una multitud de propósitos. 3 Seleccione un comando en la lista Campos especiales para insertarlo en el informe. como para insertar un título en el informe. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. Ahora puede colocarlo en el informe. Fecha y Comentarios del informe. donde usted puede hacer los cambios deseados. Consulte “Formato” en la página 205. Número de grupo. Aparecerá un rectángulo de colocación. 2 Desplácese hasta Campos especiales y expándalo haciendo clic. y para combinar fácilmente campos de base de datos. Por ejemplo. Para insertar un campo especial Crystal Reports permite insertar fácilmente. Estos proveen una manera versátil para insertar títulos. Fecha de impresión y Número total de páginas en el informe. Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. entre otros. campos tales como Número de página.

haga clic en Insertar objeto de texto. Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo para movimiento y cambio de tamaño. La regla le permite agregar sangrías y alinear texto dentro del objeto de texto. usted podría poner el logotipo de su empresa en el encabezado del informe. aparecerá un indicador de tabulación. Ficha de alineación a la izquierda. Arrastre para establecer el margen izquierdo. puede desplazarse cíclicamente por las cuatro opciones de tabulación disponibles. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. A la izquierda. 2 Coloque el objeto de texto en el lugar donde desee que aparezca en el informe. Ficha de alineación decimal Después de seleccionar la ficha deseada. haga clic en Insertar imagen. La regla de la ficha Diseño cambia a una regla del objeto de texto del mismo tamaño del objeto seleccionado. haga clic en la posición de la regla donde desee insertarla. Un marco de objeto vacío aparecerá en su pantalla. el objeto queda automáticamente seleccionado para edición.Creación de un nuevo informe Para insertar un objeto de texto 1 En la barra de herramientas Insertar herramientas. Campos de imagen En la elaboración de informes. muy a menudo surge la necesidad de incluir una imagen. Nota: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe. Ficha de alineación al centro. Ficha de alineación a la derecha. Cómo insertar una imagen 1 En la barra de herramientas Insertar herramientas. Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edición. 88 Manual del usuario de Crystal Reports . Por ejemplo. Haciendo clic en el indicador de tabulación. Arrastre para establecer el margen derecho. 2 Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga clic en Abrir para volver al informe.

metarchivos. objetos OLE. Manual del usuario de Crystal Reports 89 . vea “Para insertar campos de base de datos” en la página 84. • imágenes JPEG. como gráficos en mapa de bits. Para obtener más información acerca de cómo insertar objetos OLE vinculados e incrustados. TIFF o PNG. haga clic con el botón derecho del mouse en el objeto de campo BLOB. en lugar de hacerlo en un campo BLOB. debe insertar el objeto en el informe de forma independiente. o bien mediante vinculación o mediante incrustación. Crystal Reports le permite entonces elaborar informes en campos BLOB que contienen objetos OLE 1 y 2 y metarchivos. igual que una imagen o un objeto OLE insertado. Insertar un campo BLOB en su informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma manera como lo haría con otros tipos de datos. Para obtener detalles. 3 Coloque el objeto de imagen donde desee que aparezca en el informe y haga clic con el botón secundario una vez. listo para ser ubicado. Campos BLOB (Binary Large Object. Crystal Reports le permite acceder a los campos BLOB que contienen: • Mapas de bits independientes del dispositivo (DIB). Para tener acceso a estas opciones. vea “Cómo insertar objetos OLE en su informe” en la página 296. Los campos BLOB se insertan lo mismo que cualquier otro campo de base de datos.6 Introducción a la creación de informes Allí aparecerá un marco con la imagen adentro. etc. Nota: Para conservar la capacidad de activar y editar un objeto OLE con su aplicación servidor. Objeto binario grande) Un campo BLOB (Binary Large Objects ) es un campo de base de datos cuyos datos constan de objetos grandes binarios. si sus datos residen en una base de datos de Microsoft Access. la escala y el cambio de tamaño. En general. seleccione un formato gráfico en el menú contextual y haga clic en la ficha Imagen. Además. imágenes. Un objeto de campo BLOB se diferencia de otros objetos de campo de base de datos en que ofrece opciones para controlar el recorte.

Nota: Crystal Reports también le permite crear hipervínculos con URL relativas. Use el botón de fórmula para crear una ruta de archivo basada en un valor de campo.Nombre del cliente} + ". • Un archivo Seleccione esta opción para crear un hipervínculo a un archivo en un equipo conectado a red o un equipo específico." + {Cliente. Use el botón de fórmula para crear una dirección basada en un valor de campo.com" • Valor de campo del sitio Web actual Seleccione esta opción si desea que el programa cree un hipervínculo fuera del campo seleccionado. Use el botón de fórmula para crear una dirección URL basada en un valor de campo. puede escribir la fórmula siguiente si el campo Nombre del cliente contiene información relevante para crear una serie de direcciones URL significativas: "http://www. • Una dirección de correo electrónico Seleccione esta opción si desea que se cree una dirección “mailto” desde el campo seleccionado. haga clic en Hipervínculo. El hipervínculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener acceso a él para ver información adicional. No hay ningún hipervínculo asociado al objeto de informe seleccionado. Los tipos disponibles en el área superior son: • Ningún hipervínculo Esta es la opción predeterminada. También se puede utilizar un hipervínculo de este tipo para ejecutar un archivo EXE con un parámetro de línea de comando. 2 En el menú Formato. 3 Haga clic en el tipo de hipervínculo que desea crear. Por ejemplo. 90 Manual del usuario de Crystal Reports . • Un sitio Web en Internet Seleccione esta opción si desea que el objeto de informe esté vinculado a una dirección Web estática. El campo se debe almacenar como un hipervínculo correcto en la fuente de datos. Aparece el cuadro de diálogo Editor de Formato con la ficha Hipervínculo activa. Especifique la ruta y el nombre de la aplicación y siga la primera para el parámetro del comando. con lo que los informes en el web permanecen independientes de su ubicación en cualquier servidor particular.Creación de un nuevo informe Campos de hipervínculo Puede seleccionar un objeto de informe en las fichas Diseño o Vista previa y crear un hipervínculo a otra ubicación. Para crear un campo de hipervínculo 1 Seleccione un objeto de informe en las fichas Diseño o Vista previa.

Nota: No todos los tipos de hipervínculos están disponibles en todo momento. 4 Después de haber seleccionado un tipo de hipervínculo. Con mayor frecuencia. Por ejemplo. etc. por ejemplo). Para obtener información sobre cómo se utilizan los tipos de hipervínculo en el área Sólo visor DHTML. tal como cifras de venta. Por ejemplo. • Otro objeto de informe Para obtener información sobre cómo se utiliza esta opción. ingrese la información de hipervínculo apropiada (el URL de un sitio web. 5 Al terminar. Selección de registros La selección de registros es un paso crucial en la elaboración de informes. El hipervínculo se inserta como corresponde. haga clic en Aceptar. O. si tiene un campo numérico. El campo se debe almacenar como una dirección de correo electrónico correcta en la fuente de datos. Los tipos disponibles en el área Sólo visor DHTML son: • Profundizar en parte del informe Para obtener información sobre cómo se utiliza esta opción. le interesarán sólo las ventas de un período de tiempo dado o de un producto en concreto. consulte “Configurar la exploración” en la página 350. consulte “Opción Profundizar en partes del informe” en la página 352. agregar un objeto de texto para identificar la información del nombre del contacto e insertar el logotipo de la empresa. Tal vez le gustaría cambiar el tamaño de la fuente y el estilo del texto usado en el título. en “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. Consulte “Formato” en la página 205. Edición de datos Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los elementos de su informe. que consiste en ir a través de todos los datos para incluir solamente los que sean necesarios en su trabajo. Haga clic en el informe para ir al sitio Web. se puede diseñar un informe de ventas para que sólo incluya las ventas de una línea de productos correspondientes al último mes. El objeto que selecciona y su ubicación en el informe determinan los tipos disponibles. etc. hay que dar formato al título. Manual del usuario de Crystal Reports 91 .6 Introducción a la creación de informes • Valor de campo del correo electrónico actual Seleccione esta opción si desea que el programa cree un hipervínculo de correo eléctronico fuera del campo seleccionado. quizá quiera poner el signo de moneda antes del número o cambiar el número de decimales mostrado. En muy raras ocasiones querrá un listado completo de toda la información en la base de datos. consulte “Opción Otro objeto de informe” en la página 355. enviar un mensaje de correo electrónico.

orden y totalización de datos Después de haber creado un informe básico. Por ejemplo. También puede usar resúmenes a nivel de grupo. Para hacerlo. Agrupación. después de agrupar en “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. el gerente de ventas de California podrá encontrar rápidamente el grupo California y ver sólo los clientes que pertenecen a esa región. Muchos de los informes usarán algún tipo de ordenamiento. Por ejemplo. en un informe de ventas de Norte América agrupado por estados. y obteniendo resúmenes. Resúmenes. Orden de Registros Crystal Reports permite especificar el orden en que se desea que los datos se presenten en el informe. Por ejemplo. puede agrupar información relacionada. permitiéndole calcular promedios. subtotales y totales generales Muchos de sus informes usarán algún tipo de totalización. hacer contajes y obtener otros valores de grupo. Dependiendo del informe. usted podría desear calcular el monto de ventas por cada estado. en “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30. De esta manera. ordenando registros. Consulte “Selección de registros” en la página 135 y “Agrupar datos” en la página 151. podrá ordenar los registros en una lista u en conjunción con el agrupamiento. probablemente querrá organizar los datos agrupando información relacionada. Consulte “Agrupar datos” en la página 151. Utilizará la función de selección de registros para crear un informe que solamente haga una lista de los clientes de Estados Unidos. habrá que ordenar los registros de cada región en orden alfabético por nombre de cliente. Agrupamiento de Registros Para organizar sus datos. subtotales y totales generales. 92 Manual del usuario de Crystal Reports . tiene que crear un subtotal en el campo de ventas. Vea “Ordenamiento de uno y varios campos” en la página 149 y “Ordenamiento de registros en grupos” en la página 154.Creación de un nuevo informe Los datos de muestra usados para “Inicio rápido para usuarios inexpertos” en la página 30 contienen información tanto para clientes de Estados Unidos como para clientes internacionales. después de agrupar la lista de clientes por región habrá que dividir la lista en grupos por región.

Manual del usuario de Crystal Reports 93 . Cursor de traspasar Crystal Reports permite profundizar en información de grupos o resúmenes en la ficha Vista previa. Puede elegir cualquier factor de aumento desde 25% hasta 400%. Consulte “Ordenamiento. Si hace doble clic. • Si tiene un solo resumen. usted podría examinar los resúmenes por ciudad que conforman el resumen por región). Por ejemplo. el programa muestra el cursor de traspasar. puede examinar el resumen o los datos de los registros individuales que han sido resumidos. Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede ser traspasado. si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen para Ciudad. tanto en modo de vista Estándar como en modo de vista Árbol de grupos (consulte “Vista estándar” en la página 78 y “Vista Árbol de grupos” en la página 79). Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos Puede traspasar en sus datos usando el cursor de traspasar (para mostrar los datos detrás de grupos individuales). en un informe de ventas podría calcular el promedio de ventas por estado (resumen promedio en el campo de ventas) y calcular el número de productos vendidos en el estado (un contaje en el campo del nombre del producto). el programa revela los detalles detrás del valor del resumen. Esta función está activa en la ficha Diseño y Vista Previa. usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrás de ese resumen. puede examinar los resúmenes detrás del resumen que los engloba (por ejemplo. agrupamiento y totalización” en la página 147. Sugerencia: Los encabezados de grupo aparecen en la ficha Profundizar del mismo modo que en el informe en sí.6 Introducción a la creación de informes Por ejemplo. • Si tiene resúmenes múltiples. Cómo aumentar o reducir la vista de un informe Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fácilmente. o los datos de registros individuales que han sido resumidos.

Creación de un nuevo informe Para aumentar o reducir la vista del informe. La vista usando un factor de aumento alto. es propicia para poder apreciar los detalles del informe. establezca el factor de aumento que desee en el cuadro Control de zoom que se encuentra en la barra de herramientas estándar. 25% 50% 100% Ver informes con un factor de aumento reducido es útil para tener una vista general de la distribución de los elementos en el informe. 94 Manual del usuario de Crystal Reports . Insertar encabezados y pies de página Puede insertar encabezados y pies de página poniendo la información en las secciones Encabezado de página o Pie de página de la ficha Diseño.

6 Introducción a la creación de informes • La información que aparecerá sólo en la primera página del informe va en el Encabezado del informe (EI). Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. Puede usar texto. 5 Con el título del informe seleccionado. debe ir en el Pie de página (PP). Consulte “Cómo agregar un resumen de información al informe” en la página 96. Aparece el Asistente de Sección. haga clic en el botón Asistente de Sección de la barra de herramientas Herramientas del asistente. • La información que aparecerá al final de cada página del informe. Para usar este comando debe proveer un título en el cuadro correspondiente en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades del Documento. 4 Desplace el marco de objeto a la sección Encabezado de informe y haga clic una vez para colocar el marco. y haga clic en Insertar en informe. Un marco de ubicación aparece cuando mueve el cursor sobre su informe. debe ir en el Encabezado de página (EP). debe ir en el Pie del informe (PI). campos o fórmulas en estas secciones tal como lo hace en la sección Detalles. 2 Desplácese hasta Campos especiales y expándalo haciendo clic. • La información que aparecerá al principio de cada página del informe. 3 Seleccione Título del informe. Para agregar un título de informe 1 En la barra de herramientas estándar. • La información que aparecerá sólo en la última página del informe. Temas relacionados • “Crear pies de página después de la primera página” en la página 248 Agregar una página de título al informe Crystal Reports proporciona un medio fácil y rápido para agregar una página de título a un informe seleccionando la opción Título del informe de Campos especiales en el cuadro de diálogo Explorador de campos. haga clic en Explorador de campos. Manual del usuario de Crystal Reports 95 .

una nota para explicar más detalladamente los datos en los que se basa el informe. El comando Resumen de información del menú Archivo provee los medios para incluir. Ahora. el título aparecerá en la primera página y su informe comenzará en la segunda página. el título de un informe. un comentario acerca de algunos datos en concreto del informe. Este material no se imprime con el informe.Creación de un nuevo informe 6 Con la sección Encabezado de informe resaltada. desde una nota breve hasta cientos de líneas de texto. una nota personal para el destinatario del informe. Cuando elige el comando comando Resumen de información el cuadro de diálogo Propiedades del documento aparecerá en su pantalla con la ficha Resumen activa. etc. 96 Manual del usuario de Crystal Reports . Introduzca la información deseada y haga clic en Aceptar cuando termine para volver al informe. por ejemplo. active la casilla de verificación Nueva página después. sino que permanece en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades del documento donde puede ser revisado cuando sea necesario. Cómo agregar un resumen de información al informe En algunas ocasiones quizás desee incluir en el informe comentarios que no se impriman. en su informe.

entre las que se incluyen: • Gráficos (vea “Creación de gráficos” en la página 255) • objetos OLE (consulte “OLE” en la página 293) • Cartas modelo (vea “Cartas modelo” en la página 195) • Subinformes (vea “Subinformes” en la página 417) • Tablas cruzadas (vea “Objetos de tablas cruzadas” en la página 303) • Informes de varias secciones (vea “Informes de sección múltiple” en la página 187) Manual del usuario de Crystal Reports 97 . estará preparado para el estudio de características más complejas de Crystal Reports.6 Introducción a la creación de informes Más allá de los informes básicos Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos básicos para la elaboración de informes.

Más allá de los informes básicos 98 Manual del usuario de Crystal Reports .

cómo se actualizan cómo se utilizan los elementos informes de Crystal.Crystal Repository 7 Este capítulo ofrece una breve Repository. introducción a Crystal agregan elementos al elementos existentes y del repositorio en los Manual del usuario de Crystal Reports 99 . Muestra cómo se repositorio.

puede modificar un objeto en particular y actualizar todos los informes que contengan dicho objeto al abrirlos. Las definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los comandos SQL personalizados también se pueden almacenar y conservar en Crystal Repository. 100 Manual del usuario de Crystal Reports . • De forma predeterminada. Físicamente. Puede utilizar las vistas empresariales en Crystal Reports. Si mantiene un repositorio compartido de objetos de informe. estos objetos están accesibles a los usuarios y los programadores de informes para su utilización en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa. Para obtener información sobre cómo instalar objetos de ejemplo del repositorio. consulte el capítulo “Migración del repositorio de Crystal Repository” del Manual del administrador de vistas empresariales. porque permite maximizar la productividad y minimizar los costes de la compañía. consulte la sección “Instalación de objetos de ejemplo del repositorio” del capítulo “Uso del administrador de vistas empresariales” del Manual del administrador de vistas empresariales. Entre ellos se incluyen: • Objetos de Texto • Bitmaps • Funciones personalizadas • Comandos (consultas) Nota: Las vistas empresariales también se almacenan en Crystal Repository. Si desea transferir el contenido de dicho repositorio al nuevo repositorio de Crystal Enterprise. Por tanto. Crystal Repository no incluye ningún objeto de ejemplo del repositorio. El repositorio de Crystal Repository está incluido en Crystal Enterprise. este aspecto es muy importante.¿Qué es el Crystal Repository? ¿Qué es el Crystal Repository? Crystal Repository es la ubicación central en la que se pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Crystal Repository es una base de datos que almacena tipos de objetos admitidos. El establecimiento de una ubicación central para objetos de informe facilita también la tarea de administrar los datos. Algunas ediciones de Crystal Reports incluyen una versión de Crystal Enterprise que se puede instalar para obtener acceso al repositorio. pero éstas se crean en el Administrador de vistas empresariales. Nota: • La versión anterior de Crystal Reports incluía un repositorio que era una base de datos de Access.

como las siguientes: • Configurar carpetas del repositorio El Explorador del repositorio muestra el contenido de Crystal Repository en forma de árbol con carpetas y subcarpetas. • Las funciones personalizadas se pueden actualizar mediante su interfaz de usuario. dependiendo del tipo de objeto que se desee agregar: • Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits y arrástrelo hasta colocarlo en una carpeta. • Las funciones personalizadas se pueden agregar mediante el Taller de fórmulas. • Los comandos se pueden actualizar y volver a agregar al repositorio utilizando el Asistente de base de datos. cuando aparezca en la lista Tablas seleccionadas. • Los comandos se pueden agregar mediante el Asistente de base de datos. Puede agregar y cambiar de nombre las carpetas que desee. • Seleccione una función personalizada en el Taller de fórmulas y haga clic en el botón “Agregar al repositorio”.7 Crystal Repository Flujo de trabajo Aunque Crystal Repository se puede utilizar de muchas maneras. • Agregar objetos de informe al repositorio Esta acción se puede realizar de diferentes maneras. o seleccione la opción “Agregar al repositorio” del menú contextual. dependiendo del tipo de objeto: • Los objetos de texto y las imágenes de mapa de bits se pueden arrastrar desde el Explorador del repositorio y colocarlos en el informe. haga clic en éste con el botón secundario y seleccione la opción “Agregar al repositorio”. Manual del usuario de Crystal Reports 101 . dependiendo del tipo de objeto: • Los objetos de texto y las imágenes de mapa de bits se pueden arrastrar de nuevo y colocarlos en el objeto de repositorio original. • Cree o modifique un comando en el Asistente de base de datos y. • Actualizar objetos de informe en el repositorio Igualmente. este flujo de trabajo de ejemplo permitirá familiarizar al usuario con algunas de las tareas que se pueden ejecutar. esta acción se puede realizar de diferentes maneras. • Agregar objetos de repositorio a un informe Esta acción se puede realizar de diferentes maneras.

4 Expanda el nodo superior para ver el repositorio. Para abrir Crystal Repository 1 Inicie Crystal Reports y abra un informe. incluye el texto completo del enunciado SQL. consulte “Abrir y acoplar exploradores” en la página 72.Acceso a Crystal Repository Acceso a Crystal Repository El repositorio se suministra con Crystal Reports se configura al instalarlo. Para obtener información sobre cómo conectar con Crystal Enterprise. Mantenga el cursor del mouse sobre cualquiera de los objetos del Explorador del repositorio para ver la información sobre herramientas. El Explorador del repositorio puede mostrarse acoplado en Report Designer dependiendo de la posición que tuviera la última vez que se utilizó Crystal Reports. y así sucesivamente: 102 Manual del usuario de Crystal Reports . Para obtener más información sobre cómo acoplar exploradores. No es necesario realizar ninguna otra acción antes de utilizar el repositorio. 3 Inicie una sesión en Crystal Enterprise. Barra de herramientas La barra de herramientas del Explorador del repositorio contiene botones que incluyen información sobre cada herramienta. buscar elementos. agregar nuevas carpetas. Estos botones permiten agregar nueva carpetas. vea “Trabajo con carpetas de Enterprise” en la página 346. 2 Haga clic en el botón Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estándar. La información sobre herramientas para objetos de texto y mapas de bits incluye datos de autor y de descripción. para los comandos. Aparece el Explorador del repositorio. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Explorador del repositorio del menú Vista.

consulte “Agregar carpetas al repositorio” en la página 103. También puede seleccionar opciones para ordenar varios elementos por su nombre o tipo. la nueva carpeta se agrega alfabéticamente con el nombre predeterminado de Nueva carpeta). • Insertar una nueva carpeta Use esta opción para agregar una nueva carpeta al repositorio. también se eliminan todos los elementos que contiene. • Eliminar el elemento o carpeta Use esta opción para eliminar permanentemente la carpeta o el elemento seleccionado del repositorio. Se agrega una carpeta nueva a la parte inferior del árbol del repositorio. Cuando se elimina una carpeta. Agregar carpetas al repositorio Se puede organizar el contenido del repositorio mediante la creación de carpetas y subcarpetas en la vista de árbol. 3 Para agregar una subcarpeta. Para obtener más información sobre cómo agregar o cambiar el nombre o el autor de un elemento. Nota: El texto especificado en los campos de filtrado de esta opción no distingue mayúsculas de minúsculas. Use este cuadro de diálogo para limitar el tipo de elementos del repositorio que se muestran en el Explorador del repositorio. haga clic con el botón derecho en un nodo y haga clic en la opción Nueva carpeta del menú contextual. Para obtener más información sobre cómo eliminar elementos del repositorio. • Filtro avanzado Use esta opción para mostrar opciones de filtro en la parte inferior del Explorador del repositorio. 4 Asigne un nombre a la subcarpeta nueva y presione la tecla Entrar. vea “Agregar elementos al repositorio” en la página 104 y “Modificar objetos del repositorio” en la página 107. haga clic con el botón secundario en la carpeta nueva y haga clic en la opción Nueva carpeta del menú contextual. Sugerencia: Otra forma de realizarlo es haciendo clic en el botón “Insertar una nueva carpeta” de la barra de herramientas del Explorador del repositorio. 1 En el Explorador del repositorio.7 Crystal Repository • Cambiar configuración de vista Use esta opción para abrir el cuadro de diálogo Configuración de vista. 2 Asigne un nombre a la carpeta nueva y presione la tecla Entrar. Para obtener más información. Use estos filtros para buscar elementos específicos por palabras desde los campos Nombre o Autor del cuadro de diálogo Agregar elemento. (Si los elementos del repositorio se ordenan por tipo. Manual del usuario de Crystal Reports 103 . vea “Eliminar elementos del repositorio” en la página 109.

2 En el campo Nombre del cuadro de diálogo Información del objeto. Las funciones personalizadas se agregan al repositorio a través del Taller de fórmulas y los comandos se agregan utilizando el Asistente de base de datos. Se podría haber agregado el objeto de texto o la imagen de mapa de bits sin necesidad de utilizar la función de arrastrar y colocar. Observe que. / 3 Especifique un autor y una descripción si lo desea y. Una vez situados en el repositorio.Agregar elementos al repositorio Agregar elementos al repositorio Se pueden agregar objetos de texto e imágenes de mapa de bits al repositorio arrastrándolos desde el informe y colocándolos en la carpeta apropiada del repositorio. Mientras un objeto permanezca conectado. cree un nombre para el objeto o la imagen. Nota: Los caracteres que se indican a continuación no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # “ { } . Nota: Los caracteres que se indican a continuación no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # “ { } . los elementos del informe se pueden compartir entre varios informes. Las personas que utilicen Crystal Reports se pueden conectar al repositorio y elegir los elementos que deseen agregar a un informe. 2 En el campo Nombre. se pueden actualizar los informes que utilicen ese objeto con la última versión existente en el repositorio. a continuación. / 104 Manual del usuario de Crystal Reports . cree un nombre para el objeto o la imagen. Aparece un cuadro de diálogo que permite agregar información de identificación relacionada con el objeto. este cuadro de diálogo contiene un área en la que se puede seleccionar una ubicación. Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits 1 Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits en el informe y arrástrelo hasta colocarlo en la carpeta apropiada del Explorador del repositorio. Sugerencia: Los datos de autor y de descripción aparecen en la información sobre herramientas y se pueden realizar búsquedas de los mismos utilizando la opción Filtro avanzado. Cuando se agrega un objeto al repositorio. haga clic en Aceptar. como no ha arrastrado el objeto hasta una carpeta concreta del repositorio. Verá que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestión se ha agregado a la carpeta apropiada. 1 Seleccione el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en el informe y haga clic en la opción Agregar al repositorio del menú contextual. Aparece el cuadro de diálogo Agregar elemento. dicho objeto pasa a estar “conectado” al mismo.

Nota: Debe agregar todas las funciones personalizadas al nodo Funciones personalizadas del repositorio incluido en Crystal Reports. Verá que la función personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del repositorio. • El icono de la función personalizada que aparece en el nodo Funciones personalizadas del informe cambia para indicar que dicha función existe en el repositorio. Verá que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestión se ha agregado a la carpeta apropiada. Encontrará el comando en el Explorador de Crystal Enterprise. expanda el nodo Funciones personalizadas del informe y seleccione la función personalizada que desee agregar al repositorio. debe agregarlo de nuevo al repositorio. no se podrá cambiar en el informe. especifique un nombre y una ubicación de repositorio para el comando. en el Asistente de base de datos y en el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos. haga doble clic en el repositorio. 3 En el cuadro de diálogo Agregar elemento. Esto es así para cualquier objeto de informe almacenado en el repositorio: mientras se encuentre conectado al repositorio. en el Árbol del taller. Si hace clic con el botón secundario en el objeto del informe y elige la opción “Desconectar del repositorio” del menú contextual.7 Crystal Repository 3 En el área Ubicación. Agregar una función personalizada 1 En el Taller de fórmulas. verá que no puede efectuar cambios porque los objetos están en modo de sólo lectura. 2 Haga clic con el botón secundario en el comando y seleccione Agregar al repositorio. haga clic en Aceptar. a continuación. seleccione el comando que desee agregar al repositorio. seleccione una carpeta y. 2 Haga clic en el botón Agregar al repositorio. Si desea que otros informes se actualicen con el objeto de informe editado. y colocándolo en el nodo Funciones personalizadas del repositorio. Manual del usuario de Crystal Reports 105 . Sugerencia: • También puede agregar una función personalizada al repositorio arrastrando su nodo Funciones personalizadas del informe. Si intenta editar cualquiera de los objetos agregados al repositorio. el elemento se desconecta del repositorio y ya se puede editar. Agregar un comando 1 En el área Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos.

Vea “Agregar carpetas al repositorio” en la página 103 para obtener más información. Nota: • Para volver a conectar un objeto de informe que se desconectó de su repositorio. Nota: Las carpetas de Crystal Repository no necesitan tener un nombre que represente los objetos que contienen. significa que está conectado al repositorio. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Explorador del repositorio del menú Vista. Los objetos que permanecen desconectados del repositorio no se pueden actualizar automáticamente la próxima vez que se abra el informe. Cada tipo de objeto de repositorio se agrega a través de su propia interfaz de usuario. puede empezar a utilizarlos en los informes de Crystal. Las funciones personalizadas se seleccionan cuando se trabaja en el Taller de fórmulas y los comandos se seleccionan en el Explorador de Crystal Enterprise. Cuando se agrega un objeto de repositorio a un informe. 106 Manual del usuario de Crystal Reports . Para editar el objeto. 2 Inicie una sesión en Crystal Enterprise si aún no se ha conectado. Para obtener información sobre cómo conectar con Crystal Enterprise. En el caso de objetos de texto e imágenes de mapa de bits. debe desconectarlo del repositorio y desbloquear su formato.Utilizar objetos de repositorio en informes Utilizar objetos de repositorio en informes Una vez agregados al repositorio un objeto o una colección de objetos. Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe 1 Haga clic en el botón Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estándar. abra el Explorador de informes y busque dicho objeto. si aparece un icono delante de éste. se puede utilizar el nombre que se desee. Esta sección muestra cómo se agrega una imagen de mapa de bits y una función personalizada a un informe nuevo. agregue de nuevo el objeto o actualice la copia del repositorio. vea “Trabajo con carpetas de Enterprise” en la página 346. permanece conectado al repositorio y está en modo de sólo lectura. 3 Expanda la carpeta pertinente en el Explorador del repositorio y arrastre un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a su informe. sólo tiene que arrastrarlos desde el Explorador del repositorio y colocarlos en un informe. en el Asistente de base de datos o en el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos. • Para ver si un objeto de informe está conectado al repositorio.

expanda el nodo Funciones personalizadas del repositorio hasta encontrar la función personalizada que desee agregar. Modificar objetos del repositorio Se pueden modificar objetos del repositorio desconectándolos. consulte “Selección de la fuente de datos” en la página 81. vea “Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas” en la página 389. Si la función personalizada que se agrega al informe requiere otras funciones personalizadas del repositorio. Agregar un comando a un informe 1 Haga clic en el botón Asistente de base de datos de la barra de herramientas Herramientas del asistente. cambiándolos en un informe y agregándolos de nuevo al repositorio. 2 En el Asistente de la base de datos. Sugerencia: Si el Explorador de Crystal Enterprise no se abre de forma inmediata. Verá que la función personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del informe del Taller de fórmulas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Taller de fórmulas del menú Informe. a continuación. se pueden agregar simultáneamente. expanda la carpeta Repositorio. haga doble clic en Establecer nueva conexión. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Asistente de base de datos del menú Base de datos. 3 Expanda las carpetas del Explorador de Crystal Enterprise hasta que encuentre el comando que desee agregar y. Para obtener más información sobre este método. Verá que el comando aparece en el área Orígenes de datos disponibles del Asistente de base de datos. haga clic en Abrir. Nota: También se pueden agregar funciones personalizadas a un informe mientras se crean fórmulas en el Taller de fórmulas. Manual del usuario de Crystal Reports 107 .7 Crystal Repository Agregar una función personalizada a un informe 1 Haga clic en el botón Taller de fórmulas de la barra de herramientas Herramientas del asistente. También se puede cambiar el nombre de objetos y trasladarlos directamente a otras carpetas del repositorio. puede agregarlo a su informe de la misma forma que se agregaría cualquier otro origen de datos. Cuando el comando se encuentre en el área mencionada. 3 Haga clic con el botón secundario en la función personalizada y haga clic en la opción Agregar al informe del menú contextual. Para obtener más información. 2 En el Taller de fórmulas.

4 Vuelva a arrastrar el objeto de texto modificado desde el informe a su ubicación en el Explorador del repositorio. Observe que la fecha y la hora del área Modificado han cambiado para coincidir con la hora a la que el objeto de texto se agregó de nuevo al repositorio. Para modificar un objeto de repositorio Nota: Este procedimiento muestra cómo se modifica y actualiza un objeto de texto en el repositorio. los cambios efectuados afectan a todos los usuarios de ese repositorio: Un cambio de nombre de un objeto es un cambio de nombre para todos los usuarios. volver a agregar la función o el comando al repositorio. en ambos casos. 1 Arrastre cualquier objeto de texto del Explorador del repositorio a un informe. Nota: Los objetos que se utilizan en un informe pero están desconectados del repositorio no se actualizan automáticamente al abrir el informe. aparecerá el cuadro de diálogo Agregar o actualizar objeto. Las funciones personalizadas y los comandos se modifican y se actualizan en sus respectivas interfaces de usuario. Este comportamiento lo controla un valor de opciones y es general para todos los informes. realice los cambios necesarios y haga clic en Aceptar. 6 En el cuadro de diálogo Modificar elemento. después. 5 Deje seleccionada la opción Actualizar el objeto de informe del repositorio y haga clic en Aceptar. Una vez colocado el objeto de texto. realizar las modificaciones pertinentes y.Actualizar objetos conectados al repositorio en informes Tenga en cuanta que cuando se modifica un objeto y se vuelve a agregar al repositorio. Actualizar objetos conectados al repositorio en informes Los objetos de repositorio que se utilizan en un informe y están conectados al repositorio del mismo se pueden actualizar automáticamente al abrir el informe en Crystal Reports. 108 Manual del usuario de Crystal Reports . Los informes que contengan el objeto modificado se pueden actualizar al abrirlos en Report Designer. 2 Haga clic con el botón secundario sobre el objeto de texto en el informe y seleccione la opción Desconectar del repositorio en el menú contextual. 7 Haga clic con el botón secundario sobre el objeto de texto en el repositorio y seleccione la opción Propiedades del menú contextual. en primer lugar se debe desconectar del repositorio la función personalizada o el comando. 3 Haga doble clic en el objeto de texto y modifique el texto.

La aplicación solicitará que se confirme la eliminación. El cuadro de diálogo Opciones aparecerá en su pantalla. seleccione el objeto que desee quitar y presione la tecla Supr. Eliminar elementos del repositorio Los objetos que se almacenan en el repositorio se pueden eliminar del mismo pero permanecer en los informes que los estén utilizando. 3 Active la casilla de verificación Actualizar objetos conectados del repositorio al abrir. únicamente se actualiza automáticamente la definición del comando. Para eliminar un objeto del repositorio 1 Haga clic en el botón Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estándar. Cada objeto de repositorio tienen un ID único. Una vez eliminado un objeto del repositorio deja de estar disponible para todos los usuarios. haga clic en Opciones. 2 En la carpeta apropiada. los datos que devuelve el comando no se actualizarán hasta que haga clic en el botón Actualizar del informe. Utilice el cuadro de diálogo Explorador de informes para buscar el objeto en el informe. Nota: • Cuando se elimina un objeto del repositorio. Manual del usuario de Crystal Reports 109 .7 Crystal Repository Para establecer la opción de actualización 1 En el menú Archivo. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Explorador del repositorio del menú Vista. Nota: Cuando abre un informe que contiene un comando que se almacena en el repositorio y ha especificado que desea Actualizar objetos conectados al repositorio al abrir. 2 Haga clic en la ficha Elaboración de informes. también puede actualizar los objetos de repositorio de un informe seleccionando la opción Actualizar objetos del repositorio en el cuadro de diálogo Abrir de un informe individual. el establecimiento de vínculos no se realiza por nombre. no se vuelven a establecer vínculos con los informes para ese objeto. • Si se ha eliminado un objeto del repositorio y se crea un objeto nuevo con el mismo nombre que se vuelve a agregar al repositorio. aparece un mensaje de advertencia en el cuadro de diálogo Faltan elementos del repositorio para poder identificar rápidamente el objeto. parece que permanece conectado en los informes que lo utilizan. después puede desconectarlo. Si no desea utilizar esta opción general. Cuando se intentan actualizar objetos de repositorio para dichos informes. 4 Haga clic en Aceptar.

se puede deshacer la actividad de desconectar. Por ejemplo. 110 Manual del usuario de Crystal Reports . Sí se puede deshacer algo que afecte únicamente al informe pero no al repositorio. Utilizar la función Deshacer en el repositorio No se pueden deshacer acciones que actualicen el repositorio. El objeto se elimina del repositorio. También se puede eliminar un objeto del repositorio haciendo clic con el botón secundario en él y seleccionando la opción Eliminar del menú contextual.Utilizar la función Deshacer en el repositorio 3 Haga clic en el botón Sí.

Manual del usuario de Crystal Reports 111 . Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno “thin-wire” del Web. la mayoría de las líneas guía y procedimientos son aplicables a todos los informes.Diseño de informes optimizados en el Web 8 Este capítulo sugiere formas de perfeccionar los informes para aprovecharse de las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports.

que suelen ser sustanciales. los usuarios de los informes pueden fácilmente acceder a los datos que necesitan. aún en el caso de que no aplique las estrategias que se describen en este capítulo: • Tecnología de páginas a la orden El acceso a informes de páginas a la orden permite a los usuarios descargar sólo aquellas páginas que necesitan ver. Cuando se diseñan nuevos informes (o se mejoran informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports) según estas estrategias. lo que minimiza el tiempo de respuesta y el tráfico en el web. El Procesador de informes también minimiza el número de pasadas realizadas sobre los datos. las “Estrategias clave para la optimización de informes en el Web” que se tratan en las secciones siguientes proporcionan otras mejoras de rendimiento. en una intranet corporativa o en el Web. Para obtener información en segundo plano. este capítulo le preparará para futuras tareas de elaboración de informes. como gráficos y subinformes. De esta manera. ya que aquí adquirirá los conocimientos necesarios para diseñar informes mejores con mayor rapidez. acelera el proceso con una administración de memoria mejorada y maneja subinformes y parámetros de la forma más eficientemente posible. incluso con más rapidez que nunca. 112 Manual del usuario de Crystal Reports . Sugerencia: Si no tiene experiencia en la elaboración de informes en el Web o en la elaboración de informes en general.Información general Información general Tanto si distribuye sus informes de empresa en una red local. Además de estas funciones integradas. sin tener que esperar el procesamiento de grandes objetos. Crystal Reports proporciona automáticamente estas importantes ventajas de rendimiento. • Procesador de informes multiproceso y optimizado Las capacidades de subprocesamiento múltiple y los controladores de base de datos compatibles con los subprocesos del procesador Crystal Report Engine permiten continuar trabajando en las tareas importantes mientras otras muchas operaciones se procesan simultáneamente en segundo plano. los marcadores y tecnología de páginas a la orden permiten ver inmediatamente páginas y datos de informes en el web. vea “Información general sobre las bases de datos” en la página 434. los informes se ejecutan de forma más rápida con menos recursos de procesamiento. puede utilizar las potentes funciones de rendimiento incorporadas de Crystal Reports para ofrecer rapidez en la entrega de los informes en el Web. Aún más. Nota: Entender las bases de datos y su funcionamiento es con frecuencia muy importante a la hora de considerar el rendimiento.

de modo que todas las solicitudes de visualización dan lugar a una consulta independiente en la base de datos. En general. vea “Simplificar el entorno de elaboración de informes” en la página 121. integración de aplicaciones y modificación de informes en tiempo de ejecución. • Para obtener sugerencias y consideraciones sobre cómo se crean informes rápidos e interactivos. • Para reducir el tiempo de procesamiento y de transferencia de datos de informes agrupados. Manual del usuario de Crystal Reports 113 . observará mejoras significativas no sólo en entornos web de varios usuarios. Entre ellos se incluyen: • Seguridad Crystal Enterprise proporciona seguridad detallada en materia de grupos. El servidor de aplicaciones de informes (Report Application Server. Para obtener detalles. vea “Seleccionar las opciones de diseño adecuadas” en la página 115. RAS) proporciona un magnífico conjunto de servicios de informes basados en servidor que permite integrar estrechamente informes en las aplicaciones Web personalizadas. vea “Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas” en la página 124. usuarios y datos para proteger informes confidenciales y aportar una experiencia más personalizada al usuario final. • Para minimizar la transferencia de datos y mejorar el rendimiento de los informes. El servidor de aplicaciones de informes proporciona elaboración de informes a petición. independientemente de cómo se distribuyan estos informes.8 Diseño de informes optimizados en el Web Estrategias clave para la optimización de informes en el Web • Crystal Reports y Crystal Enterprise crecen a medida que lo hace su compañía. el ordenamiento y el cálculo de totales” en la página 131. vea “Escala con Crystal Enterprise” en la página 113. • Para obtener información sobre cómo se obtiene el máximo provecho de la base de datos existente. Escala con Crystal Enterprise Crystal Enterprise proporciona un medio flexible y eficaz de entregar informes en el Web o de integrarlos en aplicaciones Web personalizadas. • Programación Crystal Enterprise incorpora un sistema de programación flexible basado en eventos y tiempo que permite procesar informes de gran tamaño durante las horas libres. los problemas de rendimiento de informes son parecidos. El RAS proporciona un conjunto básico de servicios de Crystal Enterprise dirigidos al procesamiento de informes. sino también en situaciones de un solo usuario. ordenados o totalizados. Si sigue estas estrategias. así como evitar búsquedas innecesarias en la base de datos. vea “Mejora del agrupamiento. Puede ampliar la aplicación todavía más si utiliza los servicios avanzados disponibles en otras ediciones de Crystal Enterprise.

En Crystal Enterprise. Otras se evalúan cada vez que se aplica formato a una página de informe para mostrarla en un visor de informes o en un explorador: este tiempo de evaluación se conoce como “WhilePrintingRecords”. Toda la autenticación se puede delegar en un sistema LDAP o NT de terceros. Page Server también aplica formato a páginas individuales de instancias de informe cuando los usuarios visualizan dichas páginas. • Autenticación externa (terceros) Crystal Enterprise permite sacar el mayor partido posible al sistema de seguridad existente para la gestión de usuarios y grupos. • Clúster Crystal Enterprise incorpora tecnología de clúster y equilibrado de carga de eficacia demostrada para proporcionar un sistema de envío de información con un alto grado de disponibilidad y fiabilidad.Escala con Crystal Enterprise • Control de versiones El control de versiones funciona en estrecha relación con la programación para almacenar “instancias” de un informe. Algunas se evalúan al procesar un informe programado o cuando se actualiza una instancia de informe: este tiempo de evaluación se conoce como “WhileReadingRecords”. el reloj del equipo en el que se procesa el informe. Tiempos de evaluación de las funciones de fecha en Crystal Enterprise Las distintas funciones de fecha y hora disponibles en Crystal Reports se evalúan en distintas etapas durante el procesamiento de informes. tenga en cuenta lo siguiente: • La fecha y la hora actuales siempre se leen en el reloj al que obtiene acceso localmente el Procesador de informes. sino que también permite mantener un archivo de instancias del informe para tener una referencia de historial. 114 Manual del usuario de Crystal Reports . configurar programaciones y procedimientos de seguridad complejos y perfeccionar el sistema para obtener un rendimiento óptimo. • Escalabilidad Crystal Enterprise está basado en una arquitectura multiservidor distribuida que permite la ampliación en un equipo individual (mediante la adición de procesadores) o la expansión en varios equipos para controlar las cargas de mayor magnitud de los usuarios. • Gestión Crystal Enterprise incorpora amplios controles de administración y gestión que permiten organizar contenido. El control de versiones no sólo reduce el número de búsquedas que necesitan realizar los usuarios en la base de datos. Si utiliza Crystal Enterprise para generar instancias de informe y observa que las funciones de fecha u hora no se evalúan según los valores esperados. Job Server procesa informes programados en la base de datos y Page Server procesa informes a petición en la base de datos. es decir.

• Si se visualiza una página de informe en caché no se vuelve a evaluar ninguna de las funciones de fecha. cuando se vea una instancia de informe posteriormente. • Los informes ganan utilidad ya que cada usuario personaliza el contenido del informe. los informes orientados al usuario responden rápidamente y se comunican eficazmente con el servidor de la base de datos. Es decir. Por consiguiente. ya que los registros ya se han leído y ya se ha aplicado formato a la página. Estos son sólo algunas de las ventajas de diseñar informes dirigidos a los usuarios: • Los usuarios de informes ganan control interactivo sobre el tipo y la cantidad de información que ven en el Web. como la actualización de informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports al formato de archivo más reciente. ya que el servidor de la base de datos sólo devuelve la información solicitada por los usuarios. no se vuelve a evaluar ninguna de las fórmulas. Si simplemente se visualiza la instancia de informe resultante.8 Diseño de informes optimizados en el Web • Al procesar un informe programado. puede que la función ocasione que los datos del informe se actualicen desde la base de datos. ya que sólo los datos solicitados por el usuario se transfieren desde el servidor de la base de datos. Job Server evalúa todas las fórmulas de fecha y hora para generar la instancia de informe. Cuando diseñe informes. y especialmente cuando diseñe informes para el Web. De esta manera. consulte las secciones “Funciones” y “Modelo de procesamiento de informes” de la Ayuda en línea de Crystal Reports. como la conveniencia de utilizar datos activos o datos guardados y la forma de utilizar subinformes de manera eficaz. Los temas que se tratan abarcan desde sugerencias básicas. creando por tanto una solución de informes específica a su problema de toma de decisiones en concreto. • Para garantizar que las funciones de fecha y hora devuelven los valores esperados. Seleccionar las opciones de diseño adecuadas Esta sección ofrece opciones y consideraciones de diseño que ayudarán a mejorar el rendimiento de los informes. hasta decisiones más complejas. • Si se utilizan funciones de fecha u hora en la fórmula de selección de un informe. los datos de éste dependerán de los valores de retorno de dichas fórmulas. • La transferencia de datos y el tráfico en la red disminuyen. se puede forzar el tiempo de evaluación mediante el uso de las funciones WhileReadingRecords y WhilePrintingRecords. • Cuando los usuarios necesitan informes de datos en tiempo real en el Web. Para obtener más información. el tráfico en el Web y el tiempo de respuesta se minimizan. muestre información resumida de manera que los usuarios puedan navegar por el informe con rapidez y profundizar en él para acceder a datos adicionales. Manual del usuario de Crystal Reports 115 . debe permitir que los usuarios de los informes dirijan los datos que ven.

Si los datos no cambian de forma rápida o constante. puede preferir utilizar informes con datos guardados. Nota: Si por alguna razón usted necesita mantener un informe antiguo en su formato original. Selección entre datos activos y datos guardados Cuando se elaboran informes en el web. Utilice los datos activos para mantener informados puntualmente a los usuarios de los datos que están cambiando constantemente. sólo es necesario abrirlo en Crystal Reports y seleccionar Guardar en el menú Archivo. de modo que tengan acceso inmediato a la información más precisa. Para actualizar el formato de un informe antiguo. Crystal Reports muestra la primera página con la mayor rapidez posible para poder ver el informe mientras se está procesando el resto de los datos. directamente desde el servidor de la base de datos. Crystal Reports ha mejorado para procesar informes con una rapidez inusitada: actualice sus informes antiguos para aprovechar estas mejoras. Datos activos La elaboración de informes activos proporciona al usuario acceso en tiempo real a los datos activos. La versión anterior del informe se sustituirá por un informe de la versión 10. No obstante. la elección entre utilizar datos activos o datos guardados es una de las decisiones más importantes que se deben realizar. Estos temas. lea todas las sugerencias que se dan en este capítulo. utilice el comando Guardar como (en lugar del comando Guardar) e ingrese un nuevo nombre para el informe de la versión 10. primero debe considerar si desea o no que todos los usuarios accedan al servidor de la base de datos de forma continuada. sin embargo. Crystal Reports admite la elaboración de informes activos. En estos casos. si los directores de un gran centro de distribución necesitan realizar un seguimiento continuo del inventario enviado.Seleccionar las opciones de diseño adecuadas Uso de formatos de informe más rápidos La manera más rápida de ayudar a mejorar el rendimiento de los informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports es guardarlos en el formato más reciente de Crystal Reports. Sin embargo. sea cual sea la opción elegida. Por ejemplo. todas las solicitudes realizadas a la base de datos no harían más que incrementar el tráfico en la red y consumir recursos del servidor. Para asegurar la eficacia de la elaboración de informes en tiempo real. son de particular importancia: • “Aprovechamiento de los subinformes a petición” en la página 119 • “Ejecución de agrupamiento en servidor” en la página 131 • “Incorporación de campos de parámetro a las fórmulas de selección de registros” en la página 128 116 Manual del usuario de Crystal Reports . la elaboración de informes reales es la manera de ofrecerles la información que necesitan.

Manual del usuario de Crystal Reports 117 . Por consiguiente. puede actualizar los informes con datos guardados según sus necesidades.8 Diseño de informes optimizados en el Web Datos guardados Los informes con datos guardados son útiles para tratar con datos que no se actualizan constantemente. incorpore las demás sugerencias de este capítulo para asegurarse de que sus informes están diseñados para obtener un rendimiento óptimo. los informes con datos guardados no sólo minimizan la transferencia de datos por la red sino que también aligeran la carga de trabajo del servidor de la base de datos. • Cambiar el orden de los grupos (sólo para informes de Report Application Server). guarde su informe. si su base de datos sobre las ventas sólo se actualiza una vez al día o una vez a la semana. no obtienen acceso directamente a la base de datos sino a los datos guardados. • Profundizar en un informe en el que la opción “Ejecutar agrupamiento en el servidor” esté seleccionada y la sección de detalles esté suprimida. De forma alternativa. puede ejecutar el informe de acuerdo con esta planificación y guardarlo con datos. primero asegúrese de que está seleccionada la opción Guardar datos con el informe en el menú Archivo. Por ejemplo. Las datos guardados se descartan y se actualizan al realizar cualquiera de estas tareas en un informe: • Seleccionar el comando Actualizar. • Agregar un campo nuevo que no existe en los datos guardados. a continuación. Cuando los usuarios navegan por los informes con datos guardados y profundizan en busca de detalles en columnas o gráficos. • Cambiar el parámetro de vínculo en un subinforme (el subinforme se actualiza). • Verificar la base de datos (si la estructura de ésta ha cambiado de forma sustancial). • Cambiar los parámetros del informe. de manera que se actualicen automáticamente desde la base de datos según una base predeterminada. De esta manera los representantes de ventas siempre tendrán acceso a los datos de ventas actuales sin necesidad de obtener acceso a la base de datos siempre que abran un informe. Si utiliza informes con datos guardados. Para guardar un informe con datos. Puede planificar estos informes desde Crystal Enterprise. • Cambiar la conexión de la base de datos.

A continuación. profundice en el área adecuada del informe. Para facilitar la navegación de esta manera. pueden solicitar datos específicos que se devuelven rápidamente sin registros innecesarios. 2 En el menú Informe. Un informe resumen puede incluir tantos datos como cualquier otro informe. que pueden constar de cientos. a continuación. Cuando la sección Detalles se oculta. Esto es especialmente importante para mejorar la navegación en informes resumen que sean extensos. Si no ha creado todavía un informe agrupado y resumido. 4 En la ficha Común del Asistente de Sección. al ocultar la sección Detalles de un informe de resumen. abra Summary Group. vea “Agrupar datos” en la página 151 y “Resumen de datos agrupados” en la página 164. los usuarios navegan primero por el árbol de grupo hasta encontrar los datos que desean. Una vez agrupados y resumidos los datos del informe. 3 En la lista Secciones. Para obtener información e instrucciones más detalladas. primero es necesario agrupar los datos e insertar los campos de resumen que desea incluir en su informe. Sin embargo. navegue por el informe mediante el árbol de grupos y. Nota: Para obtener información acerca de cómo minimizar la transferencia de datos con informes resumen. haga clic en Sección para abrir el Asistente de Sección.rpt en la carpeta de muestras Feature Examples.Seleccionar las opciones de diseño adecuadas Diseño de informes de resumen El diseño y la distribución de informes de resumen es un modo relativamente sencillo de asegurarse de que los usuarios encuentren rápidamente los datos que necesitan en el Web. vea “Ejecución de agrupamiento en servidor” en la página 131. Para ver los detalles. active la casilla de verificación Ocultar (Se permite profundizar). miles o incluso decenas de miles de páginas. oculte la sección Detalles (y cualquier otra sección grande del informe) de manera que los usuarios puedan navegar fácilmente hasta los datos que realmente son importantes para ellos. al profundizar en el informe. Observará que ahora los detalles están ocultos. 118 Manual del usuario de Crystal Reports . 5 Haga clic en Aceptar. evita saturar a los usuarios con datos que quizás no necesitan inmediatamente. haga clic en Detalles. Ocultar detalles en un informe resumen 1 Abra su informe en Crystal Reports.

8 Diseño de informes optimizados en el Web Uso de subinformes con precaución Para obtener información general sobre la elaboración de subinformes. Crystal Reports coordina los datos del subinforme con los registros coincidentes del informe principal. En tal caso. Estos datos adicionales. Si necesita utilizar subinformes vinculados regulares. De este modo. no necesitan descargarlos del servidor de la base de datos. los usuarios que no necesitan ver datos extra. Sólo se recupera de la base de datos información detallada sobre las ventas semanales cuando un usuario profundiza hasta el subinforme a la orden. extraiga la parte de ventas semanales del informe y adjúntelo como subinforme a la orden. Un subinforme a la orden aparece como hipervínculo del informe principal. debe considerar las siguientes líneas guía: • Si los datos adicionales que proporciona un subinforme vinculado regular son de utilidad para relativamente pocos usuarios. Sugerencia: También podría colocar estos objetos de informes en una sección Detalles oculta de un informe que utilice la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor. es decir. el servidor de la base de datos realiza la mayor parte del procesamiento y sólo un subconjunto de registros se transfiere desde el servidor hasta el equipo local (los demás registros se recuperan cuando se profundiza en una sección oculta). vea “Cómo insertar subinformes” en la página 421 y “Cómo crear un subinforme a la orden” en la página 429. Uso de subinformes vinculados Cuando un subinforme está vinculado. Los usuarios que necesiten ver datos extra. pueden no ser de interés para muchos de los usuarios que vean el informe. Para insertar un subinforme a la orden. puede que también desee realizar un seguimiento del progreso de cada empleado incluyendo información sobre las ventas de cada semana. Aprovechamiento de los subinformes a petición Si su informe tiene una sección que maneja un gran número de registros. Muchos objetos de informe. Manual del usuario de Crystal Reports 119 . cree en su lugar un subinforme vinculado a la orden. ya que el objeto no se procesa mientras no se profundice en él. Por ejemplo. son candidatos ideales para incluirlos en subinformes a petición. como grandes tablas cruzadas. cuando se diseña un informe que muestra las ventas trimestrales de cada empleado para cada producto y cada tipo de producto. pueden hacer clic en el hipervínculo para ver el subinforme. subinformes vinculados que no son subinformes a la orden. puede poner dicha sección en un subinforme a la orden. sin embargo. gráficos avanzados y mapas. vea “Subinformes” en la página 417. Cuando abre el informe principal. cuadrículas OLAP. no se recupera ningún dato del subinforme a la orden hasta que no se profundiza en el hipervínculo.

es decir.Seleccionar las opciones de diseño adecuadas • En algunos casos. • Para obtener completa información.) Como alternativa. ya que la plantilla puede ser de sólo lectura. (Esto se debe a que se está creando un subinforme independiente para cada registro y se debe ejecutar una consulta para cada registro de la base de datos en el informe principal. vea “Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios” en la página 441. considere el uso de subinformes vinculados a la orden en la sección Detalles de su informe principal. Plantillas de informe Si se va a aplicar la misma plantilla a varios informes. las tablas vinculadas suelen tener ventajas de rendimiento. es mejor abrir el informe una vez y almacenarlo en la memoria caché. con el informe principal. a menos que éste sea muy pequeño o se requiera el valor irremediablemente. Ya que cada subinforme se ejecuta como informe independiente. es necesario que el informe termine de procesar para poder calcular este valor. Temas relacionados • Para obtener líneas guía generales. vea “Vínculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones “de uno a varios”” en la página 420. Si bien se admiten los mapas. Vincular tablas en lugar de vincular subinformes Siempre que sea posible. es necesario considerar con detenimiento el efecto global que producirá en el rendimiento la inclusión de un mapa en el informe. Uso de otros elementos de diseño de forma eficaz Mapas El procesamiento de mapas es una operación de un único subproceso en la que no se aplica bien la escala. Incluir “Página N de M” o “Número total de páginas” Si se incluyen en el informe los campos especiales “Página N de M” o “Número total de páginas”. 120 Manual del usuario de Crystal Reports . coordine los datos del informe vinculando tablas de la base de datos en la ficha Vínculos del Asistente de base de datos en lugar de hacerlo vinculando subinformes regulares. colocar subinformes vinculados regulares en la sección Detalles de un informe principal puede dificultar el rendimiento. subinformes que no son subinformes a petición. Evite el uso de estos campos especiales en el informe. especialmente cuando el informe principal contiene muchos registros.

¿Qué clase de base de datos utiliza? ¿Cómo se organizan los datos en la base de datos? ¿Cómo se conecta a los datos que necesita para elaborar el informe? ¿Cómo vincula las tablas de su base de datos? Teniendo en cuenta estas consideraciones importantes. El uso de índices de tablas es un modo fácil de aumentar la velocidad de acceso a los datos y de reducir el tiempo que le lleva a Crystal Reports evaluar los datos. con Crystal Reports es fácil obtener dicha información. Cuando vincula dos o más tablas.8 Diseño de informes optimizados en el Web Simplificar el entorno de elaboración de informes Otro paso para asegurarse de que los usuarios de informes reciben rápidamente la información que necesitan es determinar el entorno de la elaboración de informes. Para obtener más información sobre las bases de datos SQL. puede minimizar significativamente la cantidad de datos que debe desplazar físicamente por la red. Para obtener una descripción completa sobre cómo funcionan los índices de las tablas. utilice todo el potencial de su base de datos de forma que realice la mayoría del proceso de elaboración de informes. desea que el informe lea los menos registros posibles. y que al mismo tiempo encuentre todos los registros coincidentes. Uso de índices de tablas También puede mejorar el modo en que se organizan sus datos en la base de datos. Lenguaje de consulta estructurado) son las más eficaces a la hora de realizar esta tarea. La mejor manera de adherirse a estas líneas guía es determinar las necesidades de la elaboración de informes y planificar la estrategia a seguir antes de crear el informe. En teoría. vincula las tablas en un campo común de manera que los registros de una tabla coinciden con los registros relacionados de la otra. las bases de datos SQL (Structured Query Language. Manual del usuario de Crystal Reports 121 . Para obtener una velocidad de procesamiento óptima.) Vincular las tablas de su base de datos de esta manera es normalmente más rápido que incorporar subinformes vinculados al informe principal. vea “Tablas indexadas” en la página 438. Cuando sepa exactamente lo que necesita de su fuente de datos. vea “Utilización de SQL y bases de datos SQL” en la página 460. Selección de la base de datos y la conexión más rápida Para mejorar el rendimiento de la elaboración de informes. (La vinculación de tablas funciona mejor si las tablas de su base de datos están indexadas. informe a partir de campos indexados de la base de datos SQL. Mejora de las opciones de vinculación de tablas Cuando agrega varias tablas de bases de datos a su informe.

vincule desde la tabla principal hasta la tabla de comparación en un campo común. dependen enormemente del entorno de elaboración de informes. vea “Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas” en la página 124. vea “Vinculación de tablas” en la página 440. En la mayoría de estos ejemplos. cuando realiza varias solicitudes de datos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso. Realice esta acción en lugar de insertar un subinforme vinculado y enlazarlo a los datos del informe principal. • Para obtener información general acerca de las fórmulas de selección de registros. • Para obtener información sobre las estrategias de selección de registros avanzada. 2 Agregue las tablas de la base de datos a su informe y. Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso Si comparte y actualiza informes en el web. no obstante. los siguientes procedimientos generales deberían asegurar que las tablas estén vinculadas para obtener un rendimiento mejorado si no óptimo. los pasos a seguir para obtener un rendimiento óptimo de la vinculación de tablas dependen del tipo de la base de datos. Esto minimiza el número de registros de la tabla principal para la que Crystal Reports debe encontrar registros coincidentes en la tabla de comparación. podrá ver antes los informes 122 Manual del usuario de Crystal Reports . a continuación. Para vincular tablas de forma efectiva 1 Asegúrese de que cada tabla de la base de datos esté indexada según el campo que vaya a utilizar. Como resultado. Por ello. Report Engine puede procesar simultáneamente todas las solicitudes. vea la sección “Vinculación de tablas” en la página 440. Temas relacionados • Para obtener información detallada sobre situaciones de vinculación de tablas. En otras palabras.Simplificar el entorno de elaboración de informes Existen muchos otros problemas específicos que hay que considerar a la hora de vincular tablas. Crystal Report Engine admite varios procesos. de la posibilidad de indexar tablas y del tipo de combinación necesaria entre las tablas. 3 Use una fórmula de selección de registros que establezca límites de rango en el campo indexado de la tabla principal. ábralos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso siempre que sea posible. Estas consideraciones adicionales. Para obtener una descripción completa de las diversas situaciones de elaboración de informes. vea “Selección de registros” en la página 136.

Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento más rápido Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado.dll (Proveedor DataSet) • crdb_fielddef. lo ideal sería utilizar un procedimiento almacenado predefinido que realizara el trabajo complicado en el servidor de la base de datos.dll (DB2) Nota: Compruebe las notas de la versión en el CD de Crystal Reports para disponer de las actualizaciones de estas listas.dll (Proveedor de datos COM) • crdb_dao.dll (OLE DB) • crdb_cdo. puede que sea necesario preguntar al administrador acerca de cómo acceder o configurar un procedimiento almacenado.dll (Datos del sistema de archivos) • crdb_olap. que reside y se ejecuta en su servidor SQL. que consiste en uno o más enunciados SQL.dll (Objeto de datos Crystal) • crdb_com. los siguientes controladores de bases de datos nativos son compatibles con el proceso: • crdb_ado. vea “Procedimientos almacenados” en la página 464.dll (Oracle) • crdb_p2sdb2.8 Diseño de informes optimizados en el Web Actualmente. pueden ser increíblemente potentes. Como los procedimientos almacenados residen en el servidor SQL. En estos casos. Temas relacionados • Para obtener más información acerca de los procedimientos almacenados.dll (Access) • crdb_dataset. vea “Procedimientos almacenados de SQL” en la Ayuda en línea. • Para seleccionar un procedimiento almacenado como origen de datos.dll (Definiciones de campo) • crdb_filesystem. Las ventajas de utilizar procedimientos almacenados son mayores cuando se elaboran informes a partir de grandes conjuntos de datos o cuando se ejecutan informes que requieren largos y complicados cálculos. Manual del usuario de Crystal Reports 123 .dll (OLAP) • crdb_oracle. el controlador ODBC crdb_odbc. Aunque los procedimientos almacenados pueden tardar en configurarse adecuadamente. se pueden agregar más controladores de base de datos si se demuestra durante las pruebas que son compatibles con el proceso.dll es compatible con el proceso para los tipos de bases de datos siguientes: • Microsoft SQL Server • Oracle • Sybase Actualmente.

2001# Esta segunda fórmula.Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas Lo más importante que puede hacer para acelerar el procesamiento de informes es limitar la cantidad de datos que se devuelven de la base de datos. puede descargar gran parte del proceso al servidor de la base de datos. eliminando así registros innecesarios antes de devolverlos a Crystal Reports.Fecha del pedido} < #Jan 1. haga clic en Mostrar consulta SQL en el menú Base de datos y fíjese en que la consulta SQL no tiene cláusula WHERE. la fórmula de selección de registros reducirá el número a 181. Los registros innecesarios se eliminan en dos etapas: en la base de datos con la consulta SQL y en Crystal Reports mediante la fórmula de selección de registros. la base de datos procesa esta consulta SQL y envía los registros resultantes de vuelta a Crystal Reports.Fecha del pedido}) < 2001 La consulta SQL generada enviará los 2. de los cuales 181 presentan fechas de pedido anteriores a 2001. La consulta SQL generada sólo envía 181 registros a Crystal Reports. Haga clic en Mostrar Consulta SQL en el menú Base de datos y observe que la consulta SQL resultante tiene una cláusula WHERE. La tabla Pedidos de la base de datos de ejemplo Xtreme contiene 2.192 registros a Crystal Reports y. esta fórmula de selección de registros genera el mismo informe: {Pedidos. luego. Para ver esto. La herramienta principal para hacerlo es la fórmula de selección de registros. podría utilizar la fórmula de selección de registros siguiente: Year ({Pedidos. Supongamos que desea elaborar un informe sólo con dichos registros. se puede procesar en el servidor de la base de datos. Esto se debe a que Crystal Reports no puede procesar la función Year ( ) en la cláusula WHERE.192 registros. se prefiere eliminar en la primera etapa la mayor cantidad de registros posible. 124 Manual del usuario de Crystal Reports . A continuación. no es necesario eliminar más registros. Por otra parte. Por lo tanto. Crystal Reports evalúa localmente la fórmula de selección de registros para cada uno de los registros recuperados de la base de datos. calculando así el conjunto de registros utilizados para generar el informe. sin embargo. En esta sección se ofrecen varias sugerencias para garantizar que las fórmulas de selección de registros se puedan procesar en el servidor de la base de datos. Para acelerar el proceso. Por otra parte. Esto se denomina comúnmente “procesamiento de la selección de registros en el servidor de la base de datos”. Procesamiento de la selección de registros (ejemplo) En este ejemplo se muestran las ventajas de escribir fórmulas de selección de registros que puedan procesarse en el servidor de la base de datos. Crystal Reports analiza la fórmula de selección de registros y genera una consulta SQL a partir de ella. cuando Crystal Reports evalúa la fórmula de selección de registros. Si diseña su fórmula de selección de registros de forma efectiva.

disponible en el menú Archivo. vea “Selección de registros” en la página 136. • Puede reducir sólo cláusulas AND (no OR). la velocidad de procesamiento del informe aumenta cuando mejora la fórmula de selección de registros. • En el menú Base de datos. pero la segunda aprovecha la potencia y las optimizaciones que el servidor de la base de datos puede utilizar para manejar sus propios datos. evite conversiones de tipos de datos en los campos que no sean de parámetros. En este caso. Puede reducir fórmulas de selección de registros que contengan algunos tipos de fórmulas incrustadas. • Debe incorporar los campos de enunciado SQL para reducir cálculos de fórmulas necesarios para la selección de registros. puede ser preferible empezar con el Asistente de Selección o con las plantillas de fórmulas de selección de registros de muestra. debe seleccionar “Usar índices o servidor para rapidez” en el cuadro de diálogo Opciones del informe. Para obtener información más detallada. ambas fórmulas generan el mismo informe. Puede reducir cláusulas AND y OR. Nota: Si no conoce las fórmulas de selección de registros.8 Diseño de informes optimizados en el Web Como muestra este ejemplo. El servidor SQL responde más rápido si usa campos indexados. • En las fórmulas de selección de registros. • Puede reducir algunas fórmulas de selección de registros que usan enunciados constantes. junto con una introducción a la selección de registros. evite el uso de ToText ( ) para convertir un campo numérico de la base de datos en campo de cadena de base de datos. Bases de datos SQL Puede reducir la selección de registros de campos indexados o no indexados. Bases de datos PC • Sólo puede reducir la selección de registros de campos indexados. Sugerencia: Vea la sección siguiente para disponer de información adicional y conocer las limitaciones cuando se configuran solicitudes de selección de registros. Por ejemplo. • • • • Manual del usuario de Crystal Reports 125 . Sugerencias sobre el rendimiento de la selección de registros Considerar los siguientes elementos relacionados con el rendimiento cuando esté configurando sus solicitudes de selección: Generalidades • Para procesar la selección de registros. haga clic en Mostrar Consulta SQL para ver el SQL que se enviará al servidor de la base de datos.

Este caso deriva de los puntos siguientes. funciones y campos de parámetro. No puede incluir variables. "México". {?ingresar país}] 1000 To 5000 [5000 To 10000. se puede reducir. operadores. Naturalmente. >=. <. Para realizar esta acción. <>.UU.". Por definición. necesita editar la fórmula de selección de registros directamente con el Taller de fórmulas o en el área de texto que aparece cuando se hace clic en Mostrar fórmula en el Asistente de Selección. Nota: Se puede evaluar un enunciado constante o de parámetro con un valor simple. haga clic en el menú Informe. Sin embargo.Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas Estrategias para escribir fórmulas de selección de registros eficaces Nota: Esta sección supone que usted está familiarizado con el Asistente de selección y que elabora informes a partir de una base de datos SQL. sin escribir fragmentos de la fórmula manualmente. se pueden evaluar enunciados constantes y de parámetro sin acceder a la base de datos. Para abrir el Taller de fórmulas con el fin de modificar la selección de registros. CDate("Jan 1. Consideración 2 Se puede reducir toda fórmula de selección que sea de la forma: CampoBaseDatos OperadorCompatible EnunciadoParamétricoOConstante se puede procesar. estructuras de control ni otros campos que no sean campos de parámetro. un valor de matriz o una matriz de valores de rango. <=. seleccione Registro en el submenú. "EE. EnunciadoParamétricoOConstante es cualquier enunciado que incluya valores constantes. StartsWith.3 Year ({?fecha actual}) CurrentDate + 5 DateDiff ("q". He aquí algunos ejemplos de dichos enunciados: {?parámetro numérico} . Like o In. >. 20000 To 30000. es posible escribir más tipos de fórmulas de selección de registros usando las sugerencias que se ofrecen a continuación que usando el Asistente de selección. OperadorCompatible es cualquiera de =. seleccione Fórmulas de selección y. un rango de valores. 50000 To 60000] 126 Manual del usuario de Crystal Reports . CampoBaseDatos es simplemente un campo de base de datos. CurrentDate. Al crear una fórmula de selección de registros considere los puntos siguientes: Consideración nº 1 Toda fórmula de selección de registros que genere completamente con el Asistente de selección. 1996")) Month (Maximum ({?parámetro de rango de fecha}) + 15) ["Canadá". a continuación.

Por ejemplo. Por ejemplo: {Pedidos. si se reemplaza la fórmula @PrecioFinal por el enunciado SQL equivalente.ID del pedido} < Minimum({?rango numérico}) Or {Pedidos. {Pedidos. Manual del usuario de Crystal Reports 127 .Ventas del último año} > 2000 Temas relacionados • Si su fórmula de selección de registros no responde conforme a lo esperado. Consideración 5 Cuando utilice varias expresiones que sigan las consideraciones anteriores. vea “Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros” en la página 143.3 El programa también puede reducir un enunciado que sólo contenga un campo booleano (sin las partes de constante y operador).Monto del pedido} >= 1000 (IsNull({Cliente.Región}) Or {Cliente.Región} = "BC") And {Cliente. Sin embargo. su fórmula de selección de registros se podrá reducir.Fecha del pedido} >= CurrentDate . por lo que puede utilizar paréntesis para establecer prioridades. Puede tener varios operadores de cada uno de ellos.Enviado} Consideración 3 IsNull (CampoBaseDatos) se puede procesar. no es posible reducir la fórmula {@PrecioFinal} > 1000 si {@PrecioFinal} = (Cantidad * Precio).8 Diseño de informes optimizados en el Web Un ejemplo completo: {Pedidos. Consideración 4 EnunciadoSql OperadorCompatible EnunciadoParamétricoOConstante se puede procesar. también puede utilizar NOT. sepárelas con los operadores AND y OR.Enviado} Not {Pedidos.

vea “Campos de parámetro” en la página 401. que responden a la solicitud para especificar los datos que desean ver. se va a agregar a la fórmula de selección de registros con el Asistente de selección. incorpore estos campos de parámetro en su fórmula de selección de registros. trate el campo de parámetro como lo haría con cualquier otro campo. los campos de parámetro proporcionan interactividad a los usuarios. 4 En el Nombre del parámetro. 5 En Texto de solicitud. Para obtener información más detallada sobre el diseño y creación de campos de parámetro. que hay 269 registros devueltos para este informe. Sin embargo. escriba ¿Cuál fue la cuota de ventas del año pasado? 6 Haga clic en la lista Tipo de valor y seleccione Número. Ahora haga clic en la ficha Diseño.Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas Incorporación de campos de parámetro a las fórmulas de selección de registros En vez de mostrar todos los datos de un informe cada vez que se abre el informe.rpt que se encuentra en la carpeta de muestras Feature Examples. puede crear campos de parámetro que soliciten a los usuarios que especifiquen los datos que desean ver. haga clic en Explorador de campos. se va a crear un campo de parámetro y. en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports. En el siguiente ejemplo. utilice el Asistente de Selección o el Taller de fórmulas de selección de registros. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. Para agregar un campo de parámetro a su fórmula de selección de registros 1 Abra el informe de muestra Group By Intervals. Dedique un tiempo a navegar por el árbol de grupos para ver cómo están organizados los datos. al incorporar los campos de parámetro en la fórmula de selección de registros. a continuación. 2 En el menú Ver. escriba CuotaDeVentas. Para disminuir la cantidad de datos que se transfieren desde el servidor de la base de datos. 3 En el Explorador de campos. no sólo proporciona interactividad sino que también disminuye la transferencia de datos y aumenta el rendimiento. observe también. Para agregar un campo de parámetro a su fórmula de selección de registros. Cuando utilice el Taller de fórmulas de selección de registros. Nota: Sólo verá este número si ha activado la opción Barra de estado en el menú Vista. 128 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic con el botón derecho del mouse en Campos de parámetro y seleccione Nuevo en el menú contextual. En general.

haga clic en Asistente de selección. 10 En la ficha Cliente. o hace clic en el botón Actualizar. Aparece el cuadro de diálogo Elegir campo. podía haber creado esta fórmula usted mismo en el Editor de fórmulas de selección de registros. Ya ha agregado el campo de parámetro a la fórmula de selección de registros. haga clic en Aceptar. a continuación. se le solicitarán nuevos valores de parámetros.000. Puede entonces introducir un valor numérico que represente la cuota de ventas del año pasado. vea “Selección de registros” en la página 135. Los restantes procedimientos describen cómo se agrega el campo de parámetro a la fórmula de selección de registros con el Asistente de Selección. 8 En el menú Informe. El informe resultante sólo mostrará aquellos clientes cuyas Ventas del año pasado superen el valor numérico que haya especificado. si responde al parámetro introduciendo 40000.Ventas del año pasado. 11 Haga clic en esta segunda lista y seleccione {?CuotaDeVentas}. • Para obtener información general acerca de las fórmulas de selección de registros. a continuación. en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports. Al mejorar este informe. Por ejemplo.8 Diseño de informes optimizados en el Web 7 Asegúrese de que la opción Valores discretos está seleccionada y. que aparece como: {Cliente. 12 En el Asistente de selección. que sólo se devuelven 58 registros para el informe. en vez de 270 registros que se devolvieron antes de colocar el campo de parámetro en una fórmula de selección de registros. En vez de utilizar el Asistente de selección.Ventas del año pasado y. se ha asegurado de que se transfieran desde el servidor de la base de datos el menor número posible de registros.Ventas del año pasado} > {?CuotaDeVentas}. haga clic en la lista desplegable y seleccione es mayor que. al mismo tiempo. el informe mostrará sólo aquellos clientes cuyas ventas superaron el año pasado los $40. Aparece el Asistente de selección. Nota: Ya ha creado el campo de parámetro. abra el Taller de fórmulas y seleccione Selección de registro en la carpeta Fórmulas de selección. Observe también. ha recuperado toda la información que necesitaba y. Aparecerá una nueva lista desplegable. Sugerencia: Haga clic en el botón Mostrar fórmula para ver la nueva fórmula de selección de registros. haga clic en Aceptar. Cuando cambia al modo Vista previa. haga clic en Aceptar. Manual del usuario de Crystal Reports 129 . • Para obtener información general acerca de los campos de parámetro. Para ver el editor. 9 Seleccione el campo Cliente. Temas relacionados • Para crear parámetros mejorados. vea “Información general de parámetros” en la página 402. vea “Características avanzadas de parámetro” en la página 409.

No utilice enunciados SQL exclusivamente. Además. Usos clave de campos de enunciados SQL Para mantener velocidades óptimas de procesamiento de informes. consulte “Uso de enunciados SQL para Lógica Case” en la página 133. 130 Manual del usuario de Crystal Reports . En estos casos. de esta manera aumentarán enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor. • Para obtener sugerencias para mejorar la fórmula de selección de registros. Para obtener más información. sin embargo. vea “Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas” en la página 124. a continuación. Tanto la sintaxis Crystal como la sintaxis Basic permiten mejorar y precisar las fórmulas de tal forma que sería difícil o imposible hacerlo con SQL. vea “¿Qué es SQL?” en la página 460 y “El lenguaje SQL” en la página 465. los campos de enunciados SQL permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. De esta manera aumentarán enormemente las oportunidades de procesar en el servidor la selección de registros. Por último. sustituya la fórmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y. • Para obtener procedimientos generales de selección de registros. a continuación. En algunas circunstancias. En su lugar. vea “Campos de enunciado SQL” en la página 85.Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas Uso de enunciados SQL donde sea adecuado Los enunciados SQL son como fórmulas. ya que Crystal Reports incluye su propio lenguaje de fórmulas que es mucho más eficaz que el lenguaje SQL estándar. sustituya la fórmula por un campo de enunciado SQL. Temas relacionados • Para información acerca de SQL. En su lugar. vea “Selección de registros” en la página 135. agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. Son de utilidad a la hora de optimizar el rendimiento de los informes ya que las tareas que ejecutan se realizan normalmente en el servidor de la base de datos. pero escritas en lenguaje SQL (Lenguaje de consulta estructurado). sustituya el campo de fórmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y. en contraposición con una fórmula regular que a veces se ejecuta en el equipo local. si la base de datos admite Lógica Case y el informe necesita resumir un cálculo de fórmula If-Then-Else. evite ordenar. agrupar o totalizar en un campo de fórmula (con sintaxis Crystal o Basic). • Para obtener instrucciones acerca de cómo crear un campo de enunciado SQL. la creación y el uso de campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes. De nuevo. incorpore el campo de enunciado SQL en la fórmula de selección de registros. ordene. evite el uso de fórmulas (con sintaxis Crystal o Basic) dentro de las fórmulas de selección de registros.

2 Active la casilla de verificación Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de diálogo Opciones del informe. Nota: Sólo verá este número si ha activado la opción Barra de estado en el menú Vista. 3 En la lista Secciones. Se devuelven datos detallados de la base de datos sólo cuando se profundiza en un informe. Sugerencia: Cuando la opción Usar índices o servidor para rapidez está seleccionada. puede rápidamente activar Ejecutar agrupamiento en servidor en el menú Base de datos. Note que esta casilla de verificación estará inactiva si Usar índices o servidor para rapidez está inactiva. Para disminuir la transferencia de datos al agrupar en el servidor 1 Abra el informe de muestra Group. Manual del usuario de Crystal Reports 131 . el ordenamiento y el cálculo de totales Ejecución de agrupamiento en servidor Si elabora un informe en tiempo real a partir de datos activos en el Web. 2 En el menú Informe. seleccione Detalles.rpt que se encuentra en la carpeta Feature Examples. Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) El siguiente ejemplo describe una situación típica de elaboración de informes en la que el agrupamiento en el servidor puede reducir considerablemente la cantidad de datos innecesarios transferidos desde el servidor de la base de datos. haga clic en Sección para abrir el Asistente de Sección. haga clic en Opciones del informe. gran parte del procesamiento de datos se descarga al servidor de la base de datos y sólo se lee inicialmente un subconjunto de los datos. Mire en la esquina inferior derecha de la ventana Crystal Reports y observe que se devuelven 269 registros para este informe. Nota: El procesamiento del lado del servidor sólo funciona para informes ordenados y agrupados basados en fuentes de datos SQL. Con esta opción.8 Diseño de informes optimizados en el Web Mejora del agrupamiento. 3 Haga clic en Aceptar. utilice la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor para reducir la cantidad de datos transferidos desde el servidor de la base de datos. Para activar el procesamiento del lado del servidor 1 En el menú Archivo.

Por lo tanto. vea “Procesamiento del lado del servidor” en la página 468. al activar la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor. De esta manera mejorarán enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor. profundizar hasta recuperar detalles de valor. (En este caso. Crystal Reports recupera los registros Detalle adecuados según sus necesidades. Por ejemplo. haga clic en Aceptar. haga clic en Ejecutar agrupamiento en servidor. Al ocultar la sección Detalles de este informe. Para obtener más información acerca del procesamiento del lado del servidor. Observe ahora que sólo se devuelven 71 registros para el informe. vea “Uso de enunciados SQL donde sea adecuado” en la página 130.Mejora del agrupamiento. ordenamientos y totales En informes que utilicen la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor. 8 Haga doble clic en el informe para profundizar en un país. Los registros Detalles desaparecerán del informe. se ha creado un informe de resumen en el que los usuarios pueden navegar fácilmente. 6 Presione la tecla F5 para actualizar los datos del informe (o haga clic en el botón Actualizar de la barra de herramientas). Además. sólo se transfieren al informe los registros necesarios. si profundiza en Australia. el informe se agrupa por País. el cursor adopta la forma de una lupa. a continuación. se ha asegurado de que el proceso inicial se complete en el servidor de la base de datos. 7 En el menú Base de datos. Sugerencia: Cuando está disponible la profundización. El agrupamiento (por País) se ha realizado en el servidor de la base de datos y se han transferido al informe menos registros. seleccione Ocultar (se permite profundizar). sustituya el campo de fórmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y. Para obtener detalles acerca de en dónde utilizar también enunciados SQL. a continuación. En su lugar. el ordenamiento y el cálculo de totales 4 En la ficha Común. aunque los registros Detalle se ocultan y no se ven.) 5 En el Asistente de sección. agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. Observe que aún se devuelven 269 registros para el informe. Cada usuario puede primero localizar el País que le interese y. Uso de enunciados SQL para agrupamientos. Crystal Reports recupera rápidamente los siete registros que forman el grupo. agrupar o totalizar en un campo de fórmula (con sintaxis Crystal o Basic). evite ordenar. De esta manera se oculta la sección Detalles del informe de forma que sólo se muestra en el informe el encabezado de grupo. 132 Manual del usuario de Crystal Reports . ordene.

haga clic en el menú Insertar para crear resúmenes y seleccione el comando adecuado (Subtotal. Nota: La sintaxis SQL de este ejemplo es específica para MS SQL Server 7. el agrupamiento del informe tiene lugar en el servidor. Para crear campos de totales acumulados. sustituya la fórmula por un campo de enunciado SQL. los campos de enunciados SQL permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. En estos casos. Total general o Resumen). En su lugar. se aprovecha de la capacidad del servidor de la base de datos para procesar Lógica Case. Por ejemplo."CampoBaseDatos" WHEN 'ValorEspecificado' THEN Cálculo1 ELSE Cálculo2 END Si el valor de CampoBaseDatos de un registro es igual a ValorEspecificado. y el informe necesita resumir un cálculo de fórmula If-Then-Else. puede que necesite consultar la documentación de la base de datos o ponerse en contacto con su Administrador. se utiliza la capacidad de la base de datos para procesar Lógica Case: CASE TablaBaseDatos. Necesita incluir un cálculo If-Then-Else en su informe y necesita resumir dicho cálculo para cada grupo del informe. incluso cuando resume el campo de enunciado SQL en cualquier otra parte del informe. Para determinar la sintaxis apropiada para su base de datos. Al incorporar el campo de enunciado SQL.8 Diseño de informes optimizados en el Web Uso de enunciados SQL para Lógica Case Si la base de datos admite Lógica Case. que admite Lógica Case. Inserción de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible Donde sea posible. agrupamiento y totalización” en la página 147 y “Totales acumulados” en la página 177. entonces se ejecuta Cálculo1. Por lo tanto. abra el Explorador de campos. Al realizar el cálculo con un campo de enunciado SQL de la siguiente forma. haga clic con el botón derecho del mouse en los campos de totales acumulados y seleccione Nuevo en el menú contextual. para los demás registros se ejecuta Cálculo2. vea “Ordenamiento. Manual del usuario de Crystal Reports 133 . evite crear fórmulas con variables globales para calcular resúmenes y totales acumulados. Para obtener información detallada acerca de cómo resumir datos. supongamos que elabora informes a partir de una base de datos MS SQL Server 7.

el ordenamiento y el cálculo de totales 134 Manual del usuario de Crystal Reports .Mejora del agrupamiento.

un rango específico de números de cuenta o un rango de fecha particular. Por ejemplo. Manual del usuario de Crystal Reports 135 . es posible limitar los registros que aparecerán para un grupo específico de clientes. al usar las herramientas de selección de registros.Selección de registros 9 Este capítulo muestra cómo se filtran los registros que se desea incluir en un informe.

Asuma. está basando su informe sólo en aquellos registros que cumplen con las condiciones que haya establecido. Opciones para seleccionar registros Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de fórmula que se puede usar para especificar prácticamente cualquier tipo de selección de registros que se desee. que quiere un informe que únicamente muestre los datos de California. • Incluir registros para un rango específico de números de cuenta del número total de registros de la base de datos. es posible que en muchas ocasiones no necesite la flexibilidad en la selección de registros que el lenguaje de fórmula le proporciona. es posible que no desee incluir todos los valores. 136 Manual del usuario de Crystal Reports . pueden haber otras formas de hacerlo. Esas condiciones se basan en el tipo de información que desea en el informe final. • Si la tabla que se usa en el informe contiene un campo Estado o Región. Como determinar que campo(s) usar Cuando selecciona registros. • Si la tabla no contiene un campo de Estado y desea elaborar el informe basado sólo en los datos de California. Para obtener más sugerencias sobre el rendimiento y las estratégias de selección de registros avanzada. los valores de los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen automáticamente. • Incluir sólo valores de los registros comprendidos en un rango específico de fechas. puede utilizar las técnicas de selección de registros para mejorar el rendimiento de los informes. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros que provienen de California.Selección de registros Selección de registros Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe. Por ejemplo. Sin embargo. por ejemplo. quizás quiera: • Incluir registros sólo para un grupo específico de clientes. puede especificar en la solicitud que el programa utilice sólo los registros en los que el valor del campo Estado sea igual a California (Región es igual a CA). Puede seleccionar registros de una de estas dos maneras: • “Uso del Asistente de selección” en la página 137 • “Uso de las fórmulas” en la página 138 Una vez familiarizado con el Asistente de selección y las fórmulas. sino sólo un subconjunto de ellos. vea “Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas” en la página 124. En algunas ocasiones. El Asistente de selección se ha diseñado para estas ocasiones.

. Será necesario crear una fórmula de selección de registros mediante el lenguaje de fórmula para extraer la parte del código de área del número de teléfono y. • Como regla general. Cuando selecciona ya sea un nombre de grupo o un campo de resumen. Por ejemplo: • Clientes de Arizona. • Ventas superiores a 10. El Asistente de selección proporciona solicitudes como éstas con facilidad. el programa sabe que el criterio de selección establecido es para una selección de grupos. Este asistente se puede usar para establecer solicitudes de selección de registros simples. puede basar su selección de registros en los códigos de área de California (un código de área es uno de x. no podrá realizar la selección de este mismo registro con el Asistente de selección según el código de área. • Pedidos del primer trimestre. • Clientes de California o de Florida que hayan realizado pedidos en el mes de julio. "M" o "S".. Todas éstas son solicitudes de rango limitado. el programa reconoce que está estableciendo una selección de registros.z). realizar la selección según ese valor. También. puede seleccionar el campo al que desea aplicar las condiciones de selección y luego especificar tales condiciones. Una o más constantes definen el rango. Nota: • Si el código de área se almacena en el campo del número de teléfono. En todos los demás casos. • Si la tabla contiene un campo de Código de área. se puede basar la selección de registros en el rango de códigos postales que se usan para California (Código postal entre n y N). si puede basar la selección de registros en varios campos (como en este ejemplo). y. Manual del usuario de Crystal Reports 137 . puede usarlo para configurar solicitudes muy complejas: • Clientes cuyos nombres empiecen por "A".9 Selección de registros • Si la tabla contiene un campo de Código postal. se debe seleccionar un campo indexado en lugar de un campo no indexado para obtener un mejor rendimiento.000 $. Uso del Asistente de selección El Asistente de selección facilita la especificación de registros que desea incluir en su informe. Nota: Puede usar el Asistente de Selección para configurar las solicitudes de selección de registros y selección de grupos. Por lo tanto el informe está limitado a los valores que se encuentren dentro de ese rango. a continuación. Al trabajar con este asistente. El programa compara el valor del campo en cada registro con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del rango.

aparecerá el cuadro de diálogo Elegir campo. Seleccione el siguiente campo del cuadro de diálogo Elegir campo. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de selección. debe devolver un valor Verdadero o Falso. haga clic en Guardar. seleccione Fórmulas de selección y haga clic en Registro. Aparece el Asistente de selección. Nota: La fórmula resultante debe ser booleana. Nota: Si hace clic en el botón Asistente de selección sin resaltar primero un campo del informe. Sugerencia: Para basar la selección de registros en más de un campo. escriba la fórmula incorporando los componentes o seleccionándolos de los árboles de componentes. Nota: Para ver la fórmula de selección. 138 Manual del usuario de Crystal Reports . 2 En el Editor de fórmula de selección de registros. Uso de las fórmulas Para configurar la selección de registros usando una fórmula 1 En el menú Informe. es decir. Destaque el campo en el que desea basar la selección de registros y haga clic en Aceptar. Se generará una fórmula de selección basada en sus especificaciones que limitará el informe a los registros especificados. El Asistente de selección se expande para mostrar la fórmula. 3 Haga clic en Aceptar cuando termine. 3 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula. haga clic en el botón Mostrar fórmula. haga clic en la ficha Nuevo. 5 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta. haga clic en Asistente de selección. Se puede modificar la fórmula en el área donde aparezca o hacer clic en el botón Editor de Fórmulas para modificarla en este editor. 2 Use los cuadros desplegables para introducir su criterio de selección para el campo indicado.Selección de registros Para configurar la selección de registros usando el Asistente de selección 1 En la barra de herramientas Herramientas del asistente. 4 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de fórmulas.

el criterio de selección de registro que usted introduce en el Asistente de selección automáticamente genera una fórmula de selección de registros que puede revisar y modificar. Manual del usuario de Crystal Reports 139 . las fórmulas de selección de registros y modificaciones a las fórmulas ya existentes. Debido a esta interactividad. El Asistente de selección se expande para que usted pueda revisar la fórmula generada en base a sus criterios de selección. vea “Uso de las fórmulas” en la página 377. usted puede usar las dos dispositivos en conjunto como un informe para aprender el lenguaje de fórmulas. vea “Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas” en la página 124. vea “Uso de las plantillas de fórmulas” en la página 140. De la misma manera. • Para obtener información sobre las estratégias de selección de registros avanzada y las sugerencias de rendimiento.9 Selección de registros Temas relacionados • Para plantillas de selección de grupos y registros de muestra. 2 Haga clic en Asistente de selección. actualizan automáticamente el criterio de selección en el Asistente de selección. Interacción del Asistente de selección y el Editor de fórmulas de selección Taller de fórmulas El Asistente de selección y el Editor de fórmulas de selección de registros/grupos son interactivos. Esto es que. 3 Haga clic en el botón Mostrar fórmula. • Para obtener instrucciones completas sobre cómo crear fórmulas. Para visualizar la fórmula del Asistente de selección 1 Haga clic con el botón derecho en el campo en que desea ver la selección de registros.

la selección del código de la fórmula que hace esta extracción no será convertido a criterio de selección del Asistente de Selección. "999" in {archivo. Inc. haga clic en el botón Editor de Fórmulas en el Asistente de selección expandido y use las herramientas del Taller de fórmulas para hacer los cambios pertinentes. 7 Para efectuar cambios en la fórmula. y Feel Great Bikes. Uso de las plantillas de fórmulas Plantillas de fórmulas de selección de registros Los siguientes ejemplos de fórmulas se pueden usar como plantillas para ayudar a crear fórmulas de selección propias utilizando el Taller de fórmulas. Corp. 6 Revise la fórmula actualizada haciendo nuevamente clic en el botón Mostrar fórmula.CAMPO} comienza con el carácter "C" (incluye valores como CyclePath. y Cyclist’s Trail Co..CAMPO} startswith "C" Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo. Nota: Los componentes de la fórmula de Selección que no encajen en ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Selección no serán traducidos.. y Feel Great Bikes. 70999.). excluye valores como 99901 y 19990). aunque no sean necesariamente las mejores.).CAMPO} no comienza con el carácter "C" (incluye valores como Bob’s Bikes Ltd. Por ejemplo.Uso de las plantillas de fórmulas 4 Haga clic en el botón Ocultar fórmula cuando finalice la revisión. y Cyclist’s Trail Co.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores como 10999. excluye valores como Bob’s Bikes Ltd. Estos ejemplos ilustran diferentes tipos de selecciones que pueden realizarse. not ({archivo. 140 Manual del usuario de Crystal Reports . Corp. Selección de registros utilizando cadenas de caracteres {archivo. del tercero al quinto dígito del campo {archivo. excluye valores como CyclePath. y 00999. 5 Use el Asistente de selección para cambiar su fórmula de selección.CAMPO} startswith "C") Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO}[3 to 5] Selecciona aquellos registros en los cuales. Inc. si parte de su fórmula de selección de registros extrae los últimos cuatro caracteres en el número de un cliente.

FIELD} menor que 99999.DATE} es anterior a 1999.CAMPO} Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo. Manual del usuario de Crystal Reports 141 . y CycleSporin.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos 11111 y 99999 están incluidos en el rango de valores).).DATE} se encuentra entre 1992 y 1996 (incluidos 1992 y 1996). Rango de valores {archivo.FECHA}) <= 1996 Selecciona aquellos registros donde el año encontrado en el campo {file. {archivo. Selección de registros utilizando números Valores sencillos {archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como CyclePath Corp.FIELD} mayor que 99999.CAMPO} > 11111 and {archivo. Inc.FECHA}) >1992 and year ({archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo. y Feel Great Bikes.FECHA}) < 1996 Selecciona aquellos registros donde el año encontrado en el campo {file.CAMPO} < 99999 Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111 ni 99999 están incluidos en ese rango de valores). excluye valores como Cyclist’s Trail Co. {archivo.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni 1992 ni 1996). Year({archivo.FECHA}) >=1992 and year({archivo. Selección de registros utilizando fechas Todas las funciones Month.FECHA}) < 1999 Selecciona aquellos registros donde el año encontrado en el campo {file. Day y Year pueden ser empleadas en ejemplos como los siguientes: Year ({archivo.CAMPO} > 99999 Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.9 Selección de registros "Cycle" in {archivo.. Inc. Year ({archivo.CAMPO} < 99999 Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.CAMPO} <= 99999 Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.

FECHA}) in [1.FECHA} in LastFullMonth Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo {file.4] Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file. no({archivo.FECHA} es anterior a la fecha de hoy. Selección de registros utilizando rangos de fecha predeterminados Puede predeterminar los rangos para crear fórmulas de selección semejantes a las siguientes: {archivo.DATE} es el primero o el cuarto mes del año (incluye enero y abril.DATE} está dentro del último mes completo. marzo. Selección de registros usando combinaciones de caracteres/fecha/numero Estas fórmulas simplemente "mezclan y combinan" fórmulas de las categorías antes mencionadas. 142 Manual del usuario de Crystal Reports .CAMPO} comienza con "C"+ y el mes es enero o abril. excluye febrero y marzo). selecciona todos los registros. selecciona todos los registros con la fecha de abril. si usa este tipo de fórmula con una base de datos de pedidos. “AOK” in {archivo. {archivo.CAMPO}[1] and Month ({archivo.FECHA}) in [1.Uso de las plantillas de fórmulas Month({archivo. "C" in {archivo. Puede usar estas plantillas como están (con sus propios datos).CREDITO} (el monto de crédito disponible) es de por lo menos 5000. Si el mes es mayo.FECHA} < CurrentDate Selecciona todos los registros en los cuales la fecha que se encuentra en el campo {archivo. puede estar pidiendo un informe que muestre todos los clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en enero o en abril. excepto aquellos en que la fecha es abril. Si está en el mes de mayo.CRÉDITO} >= 5000 Selecciona aquellos registros en los cuales el campo {archivo.DATE} es uno de los primeros 4 meses del año (incluye enero.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3. Month({archivo. o bien combinarlas para crear fórmulas complejas. 4 y 5 y el campo {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and {archivo. Por ejemplo. 4] Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.FECHA})in LastFullMonth Selecciona todos los registros. y abril).FECHA}) in 1 to 4 Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} esta dentro del último mes completo. excepto aquellos en que la fecha encontrada en el campo {file. febrero.

la selección de registros se realiza en dos fases: • La primera fase de la selección de registros tiene lugar cuando el servidor de la base de datos procesa la consulta SQL y devuelve un conjunto de registros a Crystal Reports. Para más información sobre el procesamiento de selecciones de registros en el servidor de la base de datos. Ya que los servidores de base de datos suelen ser más rápidos que las estaciones de trabajo. Para obtener información sobre los tipos de enunciados SQL admitidos por el servidor SQL. Si se especifica una fórmula de selección de registros en un informe basado en una fuente da datos SQL. A continuación. • Campos de enunciado SQL que realizan cálculos de fórmulas para la selección de registros. En el servidor se pueden procesar los siguientes tipos de selecciones de registros: • Selecciones con campos indexados y no indexados (los campos indexados proporcionan una respuesta más rápida). se minimiza la selección de registros en la máquina local en la segunda fase. • En la segunda fase. A este proceso se le conoce comúnmente como “procesamiento de la selección de registros en el servidor de la base de datos”. primero debe asegurarse de que todos los campos a los que se hace referencia en la fórmula de selección están en el informe. consulte la documentación del servidor. elimine la fórmula de selección y pruébela al tiempo que la va reconstruyendo. Crystal Reports la analiza. Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros Para solucionar los problemas de las fórmulas de selección. A continuación. genera una consulta SQL y transfiere esta consulta al servidor de la base de datos.9 Selección de registros Procesamiento de la selección de registros en el servidor de la base de datos Los controladores que se proporcionan con Crystal Reports para las fuentes de datos SQL permiten “procesar” una selección de registros en el servidor de la base de datos. • Consultas SQL con cláusulas AND y OR. vea “Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas” en la página 124. tiene la ventaja de especificar fórmulas de selección de registros que puedan procesarse en el servidor en la primera fase. Crystal Reports evalúa localmente con más detenimiento la fórmula de selección de registros para el conjunto de los registros devueltos desde el servidor de la base de datos. Manual del usuario de Crystal Reports 143 . De esta forma.

un valor en el campo {cliente. O. si uno de los selectores es: {cliente. Esto establece una base para comparar los resultados de impresión usando la fórmula de selección.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = “C” and {cliente. Asegúrese de que se imprimen todos los datos. Usted podría empezar con esto como su primera prueba de la fórmula de selección: {cliente.CODIGO POSTAL} > “80000” and {cliente. si quiere usar lo siguiente en su fórmula de selección final: {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como en el caso del informe de ventas que usa el código postal para definir territorios pero no lo incluye en los datos del informe). 144 Manual del usuario de Crystal Reports .CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe. Le servirá para reconstruir la fórmula de selección paso a paso. Por ejemplo.000. introdúzcala usando sólo uno de los selectores.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con “C” y un valor en el campo {cliente. cambie su estado (muéstrelo).VENTAS DEL AÑO PASADO} mayor o igual que 5. 5 Imprima el informe y asegúrese que todos los datos de los campos invocados por la fórmula impriman satisfactoriamente. usted debe obtener un número x de impresiones por cada campo invocado. corrija esta parte de la fórmula de selección.CODIGO POSTAL}.CODIGO POSTAL} > “80000” pero el campo {cliente. Por ejemplo. desactivando la opción Ocultar en impresión para ese campo. ¿Muestra el campo solamente códigos postales mayores que 80000? • Si es así. En su ejemplo. Por ejemplo. en el Editor de Formato. entonces inserte el campo {cliente.VENTAS DEL AÑO PASADO} >= 5000 esta fórmula seleccionará todos aquellos registros que muestren un código postal mayor que 80000. 6 Cuando esté seguro que está obteniendo resultados satisfactorios sin la fórmula de selección. 3 Haga clic en Cerrar cuando finalice con el Taller de fórmulas. entonces usted sabe que esta parte de la fórmula está funcionando bien. si uno de los campos invocados en la fórmula de selección está en el informe pero oculto. evalúe los datos en el campo {cliente. 4 Asegúrese que todos los campos invocados en la fórmula de selección de registros (los selectores) están físicamente en el informe y que no están ocultos. si hay un número x de registros en la base de datos.CODIGO POSTAL} > “80000” Imprima el informe y evalúe los datos que se imprimen con sólo un selector activado.Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros Para solución de problemas de fórmulas de selección de registros 1 Escriba en un papel la fórmula de selección de registros. 2 Quite la fórmula de selección de registros del informe eliminándola del Editor de fórmulas de selección de registros/grupos en el Taller de fórmulas. • Si no.

“Juan” sólo coincide con “Juan”.CODIGO POSTAL} > “80000” and {cliente.9 Selección de registros 7 Una vez que la fórmula trabaja correctamente con un selector activado. pero los datos en este campo mezclan mayúsculas y minúsculas (por ejemplo “Juan”). Corrección de la inconsistencia de mayúsculas y minúsculas Las fórmulas de selección de registros distinguen mayúsculas de minúsculas. hasta que haya probado todos los selectores de la fórmula. • Consulte “Uso de instrucciones If en las fórmulas de selección” en la página 146. “JUAN”. Esto suele ocurrir a causa de un error inadvertido en la creación de la fórmula de selección. etc. • Si no. agregue el segundo selector. si su fórmula de selección está definida para incluir sólo aquellos registros que contengan “JUAN” en el campo {cliente. En su ejemplo. luego un cuarto. No coincide con “juan”. pero no aparece la información de la sección Detalles. “jUAN”. agregue un tercer selector.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya evaluó el campo {cliente. evalúe los datos en el campo {cliente. corrija esta parte de la fórmula de selección. Así. • Consulte “Espacios en blanco innecesarios en la fórmula de selección” en la página 146.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = “C” 8 Obtenga una vista previa del informe y evalúe los datos que se imprimen cuando tenga dos selectores activados. Existen varias causas posibles del problema en la fórmula de selección: • Consulte “Corrección de la inconsistencia de mayúsculas y minúsculas” en la página 145.APELLIDO DEL CONTACTO} sólo cadenas de texto que comienzan con “C”? • Si es así. Corrección de selecciones que no generan datos Se podría dar el caso en el que el usuario ha creado una fórmula de selección de registros. si usase la fórmula: Manual del usuario de Crystal Reports 145 . entonces usted sabe que esta parte de la fórmula está funcionando bien. “juaN” ni con “JUAn”. ¿Muestra el campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}.. Es decir. “JuaN”. En su ejemplo. 9 Una vez que la fórmula de selección trabaja perfectamente con dos selectores activados. la fórmula no encontrará coincidencias y por lo tanto no imprimirá ningún registro en el informe. Puede resolver este problema usando las funciones UpperCase (str) (en el caso de mayúsculas) o LowerCase (str) (en el caso de minúsculas) en la fórmula de selección para convertir datos de campo a un formato coherente antes que el programa comience la selección. La causa del problema es que la fórmula de selección rechaza todos los registros. la nueva fórmula de selección podría ser: {cliente. Por ejemplo. la información del encabezado y el pie del informe se imprimen correctamente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior).

Revise su fórmula de selección cuidadosamente y asegúrese de estar usando el formato correcto en cualquier texto que está sometiendo a comparaciones. Uso de instrucciones If en las fórmulas de selección Siempre que cree fórmulas de selección de registros con instrucciones If. Otra fórmula que produce resultados similares a la anterior es: “JUAN” in UpperCase ({cliente.Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} Espacios en blanco innecesarios en la fórmula de selección En computación.”. cualquier forma de la palabra “juan” será válida. Para corregir este problema. ya que todas serán convertidas a mayúsculas para mantener consistencia en la comparación. incluya también la palabra clave Else.TITULO} no encontrará ninguna coincidencia “Sr. complete la fórmula con Else True. Del mismo modo. “D r. Por ejemplo. También puede usar la función LowerCase (minúsculas) en forma similar. use la función UpperCase (o LowerCase) para asegurar coherencia en las comparaciones.NOMBRE DEL CONTACTO}) = "JUAN" Esta última fórmula convierte primeramente el valor del campo {cliente. 146 Manual del usuario de Crystal Reports . sin importar si las letras son mayúsculas o minúsculas. una selección de registros tal como If {campo parámetro} = "menor que 100" then {campo} < 100" se evalúa como False y no devuelve ningún registro.NOMBRE DEL CONTACTO} = "Juan" podría cambiarla a: UpperCase ({cliente.”. incluidos los espacios. por lo tanto. cuando el usuario los incluye en la expresión de comparación de una fórmula de selección de registros. Usando esta fórmula.” no coincidirá con “Dr. de lo contrario. Por ejemplo. ésta busca los registros que contengan una coincidencia exacta en el campo seleccionado. para establecer coincidencias con “juan”. Si tiene alguna duda. debido a que hay un espacio extra en el termino de comparación entre la letra “r” y el punto. " in {cliente. los espacios son caracteres. Revise cuidadosamente su fórmula de selección y asegúrese que los espacios de la fórmula de selección coincidan con los espacios en los campos que está comparando. la siguiente fórmula: "Sr . no se devolverá ningún registro o se obtendrán resultados inesperados.NOMBRE DEL CONTACTO} poniéndolo en mayúsculas y después comprueba si el valor resultante de ese campo es igual a “JUAN”.

agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en información útil en un informe. Manual del usuario de Crystal Reports 147 . agrupar y totalizar.Ordenamiento. agrupamiento y totalización 10 Las acciones de ordenar. Este capítulo es una introducción a los conceptos de ordenar.

Nota: No es posible ordenar según campos de memorando o BLOB. Resulta mucho más fácil revisar o buscar información cuando la puede ver ordenada en un formato lógico. Tipo de campo Campos de cadenas de un solo carácter Ordenar espacios en blanco puntuación números letras mayúsculas letras minúsculas dos letras tres letras cuatro letras. los datos de los campos aparecen en el orden en que se introdujeron originalmente. incluidos los campos de fórmula. En este tipo de informes es difícil encontrar información. etc. • La dirección de ordenamiento. El tipo de datos de un campo determina el método en el que se ordenan los datos de dicho campo. Descripción de las opciones de ordenamiento Al ordenar.Ordenamiento de datos Ordenamiento de datos Ordenar quiere decir poner los valores en un cierto orden para ayudarle a encontrarlos o evaluarlos. Por ejemplo. es aconsejable tener una lista de clientes ordenada alfabéticamente por nombre o por país. Por ejemplo: • “BOB” antecede a “bob” • “123” es anterior a “124” • “ “ (espacio en blanco) antecede a “a” • “aa” antecede a “aaa” Campos de moneda Campos numéricos orden numérico orden numérico Campo de cadenas de varios caracteres 148 Manual del usuario de Crystal Reports . Campo de ordenamiento Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que aparecen los datos en su informe. Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe. el programa le pide que defina dos cosas: • El campo en el que desea basar el ordenamiento (campo de ordenamiento). Casi cualquier campo se puede utilizar como campo de ordenamiento.

agrupamiento y totalización Tipo de campo Campos de fecha Campos de fecha y hora Ordenar orden cronológico orden cronológico valores de igual fecha ordenados por hora orden cronológico Valores False (0) Valores True (1) valores nulos valores no nulos Campos de hora Campos de comparación booleana Valores Null Nota: Si la ordenación y el agrupamiento se realizan en el servidor de bases de datos. El programa ordena los registros de forma ascendente según los valores del campo de ordenamiento seleccionado. En los ordenamientos de campos múltiples. de False a True). Cuando dos o más registros tienen el mismo valor de campo en el primer campo de ordenamiento. el orden puede variar cuando se utilizan datos Unicode o UTF8. entonces ordena aquellos registros (y sólo ésos) basados en el valor del segundo campo de ordenamiento. Ordenamiento de uno y varios campos Los ordenamientos de un solo campo son aquellos en los cuales todos los registros usados en el informe son ordenados basándose en los valores de un solo campo. El orden aplicado depende de las reglas vigentes para el origen de datos. Report Designer ordena primero los registros basados en los valores del primer campo seleccionado. • Descendente De mayor a menor (del 9 al 1. el ordenar un informe de inventario por número de almacenamiento o una lista de clientes por el número de cliente. de la Z a la A. de True a False). Manual del usuario de Crystal Reports 149 . poniéndolos en orden ascendente o descendente según se haya especificado. pero sólo se pueden ordenar según un valor de configuración regional determinado. El programa ordena los registros de forma descendente según los valores del campo de ordenamiento seleccionado. Ejemplos de este tipo de ordenamiento sería. En algunos casos. Consulte la documentación del origen de datos para conocer cómo se ordenan los campos de datos Unicode. Dirección de ordenamiento La dirección se refiere al orden en que se muestran los valores una vez ordenados. de la A a la Z. los datos Unicode se ordenan por su valor binario.10 Ordenamiento. • Ascendente De menor a mayor (del 1 al 9.

REGIÓN}. si primero ordena según el campo {cliente. especifique la dirección de ordenamiento. Los registros se ordenan según los valores de la lista Campos de ordenamiento. 2 Resalte el campo que desee ordenar en el área Campos disponibles. El campo seleccionado se añade a la lista Ordenar campos. Sugerencia: El orden de los campos listados en el cuadro Campos de ordenamiento será el orden de los datos. como el código postal de cada región. resalte el campo que desee mover y haga clic en los botones de flecha para desplazarlo hacia arriba o hacia abajo. el informe aparecerá con los países y las regiones de cada país enumerados en orden alfabético. El resto de los campos. Puede crear ordenamientos de campos múltiples o sencillos siguiendo el mismo procedimiento. 5 Si desea ordenar más de un campo. 6 Si desea cambiar el orden de los campos en la lista Ordenar campos. Aparece el cuadro de diálogo Dirección de ordenamiento de registros. 3 Haga clic en la flecha >. Para ordenar los datos 1 En el menú Informe. 7 Al añadir cada campo a la lista Ordenar campos.Ordenamiento de datos Por ejemplo. ambos en orden ascendente. 150 Manual del usuario de Crystal Reports . 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. permanecería sin ordenar. haga clic en Asistente de ordenación de registros. destaque el segundo campo según el cual desea ordenar los datos y agréguelo a la lista Campos de ordenamiento. 4 Elegir la dirección de ordenamiento que desee.PAÍS} y luego según el campo {cliente.

• Orden específico El orden específico es un ordenamiento determinado por el usuario. El programa deja los registros en el orden en que aparecen en la tabla de base de datos de origen y comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores en el campo de grupo seleccionado. La dirección se refiere al orden en que se muestran los valores. Consulte “Creación de grupos personalizados” en la página 153. dependiendo de sus instrucciones. un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los pedidos generados por un representante de ventas particular. Dirección de agrupamiento y ordenamiento Cuando se agrupan los datos. • Ascendente De menor a mayor (del 1 al 9. existen disponibles cuatro opciones de dirección de agrupamiento y ordenamiento. El programa clasifica los registros en orden descendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores. • Original Orden original es el orden en que se guardaron los datos originalmente en la base de datos. o en la misma Región. de False a True). de la Z a la A.10 Ordenamiento. en una lista de clientes. un grupo consistiría de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal. de la A a la Z. haga clic en Grupo. de True a False). El programa coloca cada registro en el grupo personalizado que especifica. El programa clasifica los registros en orden ascendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores. En un informe de ventas. dejando los registros de cada grupo en su orden original. Para agrupar datos 1 En el menú Insertar. Por ejemplo. agrupamiento y totalización Agrupar datos Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos relevantes. Manual del usuario de Crystal Reports 151 . • Descendente De mayor a menor (del 9 al 1. o bien ordenándolos ascendente o descendentemente.

Si desea mostrar un valor diferente (como la identificación y el nombre del cliente). 6 Haga clic en Aceptar. el encabezado del grupo muestra el valor del campo según el cual está agrupando. haga clic en la ficha Opciones.Id del cliente}. 3 Seleccione la dirección de ordenamiento de la segunda lista desplegable. 2 Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la primera lista desplegable. si agrupó por {Cliente. 4 Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo. seleccione Dar formato al campo y haga clic en Suprimir en la ficha Común del Editor de formato. 5 Active la casilla de verificación Personalizar campo del nombre del grupo y elija un nuevo nombre de grupo. Sugerencia: Para ocultar el nombre de encabezado de un grupo. Por ejemplo. Si los registros de cada grupo no están ordenados. personalice el campo del nombre de grupo mediante un campo de datos alternativo o una fórmula.Agrupar datos Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo. cada vez que cambie de grupo verá la identificación del cliente correspondiente. Consulte “Ordenamiento de registros en grupos” en la página 154. Nota: De forma predeterminada. haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de grupo. será necesario ordenarlos. Temas relacionados • “Agrupar datos en intervalos” en la página 158 • “Creación de encabezados de grupo” en la página 171 152 Manual del usuario de Crystal Reports .

verde esmeralda. 5 Haga clic en Nuevo.). Para seguir un tutorial donde puede crear grupos personalizados para ordenar clientes en función del monto de los negocios que efectuaron el año anterior. rojos. es aconsejable tener un grupo que contenga los registros donde las ventas brutas sean inferiores a cierto valor. Por ejemplo. puede tener un campo Color en el informe que incluya nombres de colores específicos (verde logan. pero desea que todas las tonalidades aparezcan como un solo grupo (verdes. azul marino. Por ejemplo. pero desea seleccionar valores específicos o rangos de valores para cada grupo. vea “Agrupar datos en intervalos” en la página 158. haga clic en Grupo. use las listas desplegables para seleccionar los datos que van a formar parte del grupo. Le permite crear los grupos personalizados que aparecen en un informe y los registros que contiene cada grupo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo. un segundo grupo donde sean superiores a cierto valor y un grupo final donde las ventas brutas caigan entre dos valores. puede crear grupos personalizados y asignar los registros que desea que aparezcan en cada grupo manualmente. etc. Por ejemplo. Para crear un grupo personalizado 1 En el menú Insertar. azules. El agrupamiento por orden específico ofrece una solución a los desafíos de ordenamiento y grupos personalizados. azul cielo. La única limitación es que sólo se puede asignar un registro a un grupo. en algunas ocasiones es aconsejable no agrupar datos según los valores que se encuentran en uno de los campos de su informe. aunque necesita agrupar por país. 6 En el cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo. Por ejemplo: • El campo según el cual desea agrupar no existe. Sin embargo. Manual del usuario de Crystal Reports 153 . especifique el nombre del grupo en el campo Grupo nombrado. 3 Seleccione en la segunda lista desplegable en orden específico como opción de ordenamiento. puede crear sus grupos usando el mismo rango de facilidades de selección que están disponibles para crear consultas de selección de registros. 2 Seleccione el campo según el cual desea agrupar los datos de la primera lista desplegable. • El campo existe. En este caso. En este caso. pero no desea agrupar según los valores de ese campo. etc. agrupamiento y totalización Creación de grupos personalizados Generalmente los datos se ordenan según los valores de un campo del informe.10 Ordenamiento.). pero ningún campo País. 4 En la ficha Orden Específico. su informe puede contener un campo Ciudad y un campo Estado. • El campo existe.

Para ordenar registros en grupos 1 Una vez que se hayan agrupado los datos. 11 Haga clic en Aceptar. haga clic en Asistente de ordenación de registros.Agrupar datos 7 Haga clic en la ficha <Nuevo> para agregar más criterios de selección al grupo especificado. Ordenamiento de registros en grupos Una vez que haya agrupado sus datos. Nota: Los campos de ordenamiento que comienzan con “Grupo” especifican que el ordenamiento se realizó automáticamente cuando se agruparon los datos. 8 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: El orden de los campos en el cuadro Campos de ordenamiento será el orden de los datos. Aparece el cuadro de diálogo Dirección de ordenamiento de registros. 3 Elegir la dirección de ordenamiento que desee. 2 Resalte el campo por el que desee ordenar los registros dentro de los grupos y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista Ordenar campos. 154 Manual del usuario de Crystal Reports . en el menú Informe. 4 Haga clic en Aceptar cuando termine. 9 Haga clic en Nuevo para crear más grupos personalizados. si fuera necesario. 10 Haga clic en la ficha Otros para especificar cómo desea organizar los datos que no forman parte de los grupos definidos. puede ordenar fácilmente los registros en los grupos para organizar más la información. si fuera necesario.

Uso del Asistente de selección El Asistente de selección se puede usar para seleccionar grupos de registros tal como se seleccionan registros individuales. Puede seleccionar de dos formas diferentes los grupos que aparecen en el informe: • Consulte “Uso del Asistente de selección” en la página 155.REGIÓN}) = “MA” • Si ha resumido sus datos. Cuando define los criterios de selección de grupos. limite los registros mediante la selección de registros antes de crear los grupos. habrá ocasiones cuando no desee incluir todos los grupos. agrupamiento y totalización Selección de grupos Cuando agrupa o resume datos. Cuando se selecciona un campo de nombre de grupo o de resumen. los criterios se basan en campos de nombre de grupo o campos de resumen. todos los grupos del informe se incluyen de manera predeterminada. Manual del usuario de Crystal Reports 155 . Aparece el cuadro de diálogo Asistente de selección. En todos los demás casos. en vez de basar dichos criterios en campos estándar. Por ejemplo: Sum({Cliente. pero no los ha resumido.10 Ordenamiento. Consulte “Selección de registros” en la página 136. • Consulte “Uso de las fórmulas de selección” en la página 156. {Cliente.VENTAS DEL AÑO PASADO}. Sin embargo. puede establecer la selección de grupos según el campo de nombre de grupo o el campo de resumen. Por ejemplo: • Quizá desee ver solamente los grupos con determinados nombres de grupo o cuyos valores de resumen cumplan una condición. • Quizá desee ver solamente los grupos con los valores de resumen más altos o más bajos. es preferible seleccionar solamente aquellos grupos cuya región sea Massachusetts: GroupName ({Cliente. el programa reconoce que está estableciendo una selección de registros. tal como lo haría para la selección de registros. el programa reconoce que los criterios de selección configurados están dirigidos para la selección de grupos.REGIÓN}) > 10000 Nota: El Asistente de selección se puede usar para establecer solicitudes de selección de grupos y de selección de registros. • Si agrupó sus datos. Por ejemplo. sólo puede establecer la selección de grupos según el campo de nombre de grupo. Para establecer la selección de grupos usando el Asistente de selección 1 Haga clic con el botón derecho en el campo de resumen en el que desea basar la selección de grupos y elija Asistente de selección en el menú contextual. Nota: Para resultados más rápidos.

En esta situación. Uso de las fórmulas de selección Con el Editor de fórmulas de selección de grupos puede crear una solicitud de selección de grupos usando campos de grupo. Para crear una fórmula de selección de registros o de grupos 1 En el menú Informe.Agrupar datos Nota: Si hace clic en el botón Asistente de selección sin destacar primero un campo de resumen del informe. 4 Al terminar. su única restricción es que la fórmula que crea debe ser booleana. seleccione Fórmulas de selección. Igual que con las fórmulas de selección de registros. el programa no puede calcular los valores de grupo. no habrá datos guardados en el informe. haga clic en Aceptar en el Asistente de selección para volver al informe. Si desea trabajar con valores reales. 2 Haga clic en Registro para crear una fórmula de selección de registros. 2 Use la lista desplegable para especificar los criterios de selección para el campo indicado. no aparecerá ningún valor cuando haga clic en la flecha de la lista desplegable derecha. así. debe devolver un valor Verdadero o un valor Falso. Sin los datos. 3 Para basar la selección de grupos en más de un campo. campos de nombre de grupo y otras fórmulas. tendrá que escribir los valores que desea. aparece el cuadro de diálogo Elegir campo. haga clic en la ficha Nuevo y elija el campo siguiente del cuadro de diálogo Elegir campo. primero es necesario obtener una vista previa de su informe. 3 Especifique la fórmula de selección que desee en el Editor de fórmulas de selección de grupos. Así calcula los valores resumidos reales disponibles con los que puede trabajar. 156 Manual del usuario de Crystal Reports . -oHaga clic en Grupo para crear una fórmula de selección de grupos. Nota: Si no ha obtenido una vista previa del informe anteriormente ni ha actualizado los datos. Aparece la Taller de fórmulas. es decir.

MONTO DEL PEDIDO}. un subtotal como porcentaje de un total general). {cliente. en estos casos: • La fórmula de selección de grupos hace referencia a otra fórmula. agrupamiento y totalización Nota: La fórmula resultante debe ser booleana. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de fórmulas.REGION} {pedidos. Solución de problemas de fórmulas de selección de grupos En algunos casos.MONTO DEL PEDIDO} para cada grupo {cliente.MONTO DEL PEDIDO}) Manual del usuario de Crystal Reports 157 . 4 Inserte un total general en el campo {pedidos. • La fórmula a la que se hace referencia es la que calcula el valor de cada grupo como porcentaje del valor total de todos los grupos (es decir. aunque existan valores que cumplan con los criterios de selección. no se imprime ningún valor cuando se usa una fórmula de selección de grupos.MONTO DEL PEDIDO} Para cada pedido.MONTO DEL PEDIDO} cada vez que cambia la región.10 Ordenamiento. 5 Cree una fórmula denominada Porcentaje que calcule cada subtotal como porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos para cada grupo de regiones como porcentaje de todos los pedidos hechos. es decir.ID DEL PEDIDO} {pedidos.REGIÓN}) % Sum({pedidos. 3 Inserte un resumen que calcule subtotales del campo {pedidos. 2 Agrupe el informe según el campo {cliente. Por lo general. Cuando el programa ejecute el informe. el número de ID del pedido y el monto del pedido.mdb para crear un informe que incluya los siguientes campos: {cliente. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula. Consulte “Cálculo de subtotales de datos” en la página 168. incluirá solamente los registros o grupos de registros que se especificaron. la región donde se encuentra el cliente. Sum({pedidos.REGIÓN}. 6 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta.REGIÓN}.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente. El programa calcula un subtotal en el campo {pedidos. Para corregir una fórmula de selección de grupos 1 Use Xtreme_es. haga clic en Guardar.MONTO DEL PEDIDO} para ver el valor total de todos los pedidos hechos. debe devolver un valor Verdadero o Falso. el informe muestra el cliente que hizo dicho pedido.

8 En vez de usar el nombre de la fórmula (en este caso @Porcentaje) en la fórmula de selección de grupos. En este ejemplo. Cómo agrupar datos en intervalos 1 Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme. haga clic en Grupo. sólo se imprimirán las regiones que contribuyeron con menos del 5%.MONTO DEL PEDIDO}.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. para poder determinar cuáles regiones contribuyeron individualmente con menos del 5% de las ventas totales: {@Porcentaje} < 5 Cuando haga clic en Comprobar. Puede definir los intervalos que desea y el programa hace el resto. 158 Manual del usuario de Crystal Reports . 3 Dado que desea configurar intervalos basándose en las ventas del año anterior.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGIÓN}) % Sum({pedidos.VENTAS DEL AÑO PASADO} 2 En el menú Insertar. cuando imprima. Este tipo de agrupamiento le permite especificar los registros que se incluyen en cada grupo. Agrupar datos en intervalos Puede agrupar sus datos en intervalos. recibirá el siguiente mensaje de error: Esta fórmula no puede ser usada porque debe ser evaluada más tarde.PAIS} {cliente.REGION} {cliente. Así. períodos y categorías de ventas son algunos de los grupos de intervalos que se pueden crear. en vez de usar la fórmula de selección de grupos: {@Porcentaje} < 5 use la fórmula de selección de grupos: Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}) < 5 Ahora.Agrupar datos 6 Coloque la fórmula en la sección Pie de grupo del informe. Grupos de edad. 7 Nombre a la fórmula (@Porcentaje) en una fórmula de selección de grupos que sólo seleccione aquellos grupos para los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea inferior al 5%. Este ejemplo usa el agrupamiento por orden específico. ingrese la fórmula misma (la fórmula denominada @Porcentaje). seleccione el campo Ventas del año pasado en la lista desplegable del cuadro de diálogo Insertar grupo. como campo de referencia para ordenar y agrupar.CODIGO POSTAL} {cliente. clasificará a los clientes por el monto del negocio realizado el año anterior. {cliente.

El programa despliega el cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo.000. 6 Escriba “Menos de $10.10 Ordenamiento. configure un segundo grupo. El cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.000 $.000” en el campo Nombre del grupo.000 y $25. Manual del usuario de Crystal Reports 159 . Este es el nombre que aparecerá como el valor del campo Nombre de grupo para el grupo. agrupamiento y totalización 4 Seleccione la opciónen orden especificado de la segunda lista de desplazamiento. 10 Esta vez. un grupo que contenga valores de entre $10. Aparece la ficha Orden Especifico del cuadro de diálogo Insertar grupo.000) 8 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. 9 Haga clic en Nuevo. 7 Como el primer grupo contendrá sólo aquellos registros que tienen una cifra de ventas del año anterior inferior a los 10. 5 Haga clic en el botón Nuevo. establezca los campos para que su condición se lea: is less than 10000 (es menor que 10.

Aquí le mostraremos qué fórmula necesita y cómo introducirla. • Especifique un rango de valores: • Escriba “10000” en el campo de arriba. 14 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. • Escriba “25000” en el campo de abajo. 11 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Específico.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.000. 12 Haga clic en Nuevo. El informe se agrupa por intervalos en un orden específico. En una lista de clientes.REGION} 160 Manual del usuario de Crystal Reports . • Escriba “Más de $25. • Escriba “25000”. por ejemplo. El programa ordenará los datos basándose en la primera letra del nombre de cada cliente y empezará un nuevo grupo cada vez que cambie la letra. Puede aprender más acerca de cómo crear y editar fórmulas en “Información general de fórmulas” en la página 378. • Establezca los tres cuadros desplegables para que su condición sea la siguiente: es mayor que. Luego ha de agrupar los datos utilizando ese campo de fórmula como el campo para ordenar y agrupar. El cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer. Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una compañía Usted podría desear dividir sus datos en grupos basándose en la primera letra del nombre de una compañía. a los “B” en otro y así sucesivamente. podría desear en un grupo a todos los clientes “A”. 15 Haga clic en Aceptar.000” en el campo Nombre del grupo. Usted creará una fórmula que extraerá la primera letra del nombre de cada cliente.000 a $25. 13 Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los $25.Agrupar datos • Escriba “$10. No se preocupe si aún no se está familiarizado con las fórmulas. Para agrupar datos por la primera letra del nombre de la compañía 1 Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.000” en el campo Nombre del grupo. • Establezca los tres cuadros desplegables para que su condición sea la siguiente: está entre.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. Esto requiere el uso de una fórmula.

5 Haga clic en Usar Editor. haga clic en Grupo.Nombre de cliente} [1] 7 Haga clic en el botón Cerrar del Taller de fórmulas. Para mayor información sobre encabezados dinámicos. por ejemplo “Primera letra”. 11 Haga clic en Aceptar. Los datos están divididos en grupos basados en la primera letra del nombre del cliente. especifique el nombre que desea para identificar la fórmula. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. Al agrupar datos jerárquicamente. la información se ordena según la relación entre dos campos. Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo. 9 Seleccione un campo de fórmula de la primera lista desplegable como campo según el cual desea agrupar los datos. La fórmula provee un encabezado dinámico para cada grupo.PAIS} 2 En el menú Ver. vea “Encabezados dinámicos” en la página 172.10 Ordenamiento. 6 Escriba la siguiente fórmula en el cuadro de texto de fórmula: {Cliente. Se vuelve al informe. haga clic en Explorador de campos. Temas relacionados • “Información general de fórmulas” en la página 378 • “Agrupar datos” en la página 151 • “Agrupar datos en intervalos” en la página 158 • “Creación de encabezados de grupo” en la página 171 Agrupar datos jerárquicamente Es posible agrupar los datos de un informe para mostrar relaciones de jerarquía. 4 En el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. agrupamiento y totalización {cliente. Manual del usuario de Crystal Reports 161 . Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nuevo. 10 Seleccione la dirección de ordenamiento de la segunda lista desplegable.CODIGO POSTAL} {cliente. 8 En el menú Insertar. El programa lo regresará a su informe con los datos agrupados por el campo de fórmulas que especificó.

si desea ver la estructura jerárquica de los empleados de una compañía. el encabezado del grupo muestra el valor del campo según el cual está agrupando. personalice el campo de nombre de grupo eligiendo otro campo de datos o creando una fórmula. Aparece el cuadro de diálogo Opciones jerárquicas. El grupo creado se agrega al informe. 2 En el cuadro de diálogo Insertar grupo. de empleado y especificar la jerarquía usando el campo de datos que muestra a quién informa el empleado. seleccione el campo de datos de Id. Si desea mostrar un valor distinto (nombre del empleado en lugar de Id. 162 Manual del usuario de Crystal Reports . 6 En el menú Informe. Por ejemplo. De forma predeterminada. 3 Seleccione en orden ascendente. seleccione el grupo que desee organizar jerárquicamente.Agrupar datos Por ejemplo. haga clic en Opciones de agrupamiento jerárquico. 5 Haga clic en Aceptar. si agrupó por {Empleado. Para agrupar datos jerárquicamente 1 En el menú Insertar. si desea mostrar la estructura jerárquica de un departamento. seleccione los nombres de oficina.Id de empleado}. de empleado). Si desea ver la estructura jerárquica de las oficinas regionales de ventas. seleccione el campo que será la base de la jerarquía. 7 En la lista Grupos disponibles. puede agrupar datos por Id. 4 Haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificación Personalizar campo del nombre del grupo si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo. haga clic en Grupo. cada vez que cambie un grupo verá la identificación del empleado correspondiente. de empleado. Por ejemplo.

Para obtener más información. escriba una sangría para cada subgrupo. edite el grupo cuanto sea necesario. Nota: Los campos de ID de instancia y de ID principal deben ser del mismo tipo. • Si una instancia de grupo no está asociada a ninguna ID principal. un total general o un resumen de la forma habitual. seleccione el campo por el que desea que se organice el campo de ID de instancia. 3 Haga clic en Opciones. 4 En el cuadro de diálogo Cambiar opciones de grupo.10 Ordenamiento. si se trata de un informe jerárquico de la compañía. Por ejemplo. el campo de ID principal también debe contener datos de cadena. seleccione la opción “Resumir entre jerarquías”. El informe refleja los cambios hechos al grupo. 2 En la lista Agrupar por del cuadro de diálogo Asistente de grupos. 10 En el campo Sangría del grupo. Si fuera necesario. seleccione el grupo que desee editar. 9 En la lista Campo de ID principal. Nota: • El nivel de la jerarquía se determina por instancias de grupo que coincidan con el ID de instancia y el ID principal. consulte “Resumen de datos agrupados” en la página 164 y “Cálculo de subtotales” en la página 168. puede calcular los campos de resumen en el nuevo agrupamiento jerárquico. haga clic en Asistente de grupos. Los datos del informe se agrupan por jerarquías. Al insertar un subtotal. agrupamiento y totalización 8 Seleccione la casilla de verificación Ordenar datos por jerarquías. Por ejemplo. Edición de grupos Para editar un grupo 1 En el menú Informe. si el campo de ID de instancia contiene datos de cadena. 5 Haga clic en Aceptar una vez para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar opciones de grupo y otra vez para cerrar el cuadro de diálogo Asistente de grupos. ésta aparece en la parte superior de la jerarquía. 11 Haga clic en Aceptar. puede seleccionar el campo de datos que contiene el supervisor a quién informa el empleado. Manual del usuario de Crystal Reports 163 .

seleccione la opción “Resumir entre jerarquías” en el cuadro de diálogo Insertar resumen. El programa incluye una serie de opciones de resumen. haga clic en Resumen. Sugerencia: Puede crear un grupo nuevo para el informe haciendo clic en el botón Insertar grupo.Resumen de datos agrupados Resumen de datos agrupados Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es ejecutar cálculos en cada grupo de registros en lugar de hacerlo en todos los registros del informe. Por ejemplo: • Informes de lista de clientes: Determinan el número de clientes en cada estado. consulte “Porcentajes” en la página 170. • Calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estándar. a continuación. puede: • Sumar los valores de cada grupo. 5 Si desea que se muestre el valor de resumen como porcentaje de un total. 164 Manual del usuario de Crystal Reports . los clasifica. medio o N mayor. mínimo. 4 Seleccione una ubicación de la lista Ubicación del resumen en la que desee colocar el resumen. En el resumen se suma o se calcula el subtotal para los importes de los pedidos de cada grupo de representantes. • Informes de ventas: Determinan las ventas totales por agente de ventas. Para obtener más información sobre porcentajes. seleccione Mostrar como porcentaje de en el área Opciones y. • Contar todos los valores o sólo los que son distintos de otros. Nota: También puede calcular campos de resumen a lo largo del agrupamiento jerárquico. 3 Seleccione una operación de resumen en la lista Calcular este resumen. los separa en grupos y. Cuando el programa resume datos. • Informes de pedido: Determinan el promedio de pedidos hechos cada mes. seleccione un campo de total en la lista. Dependiendo del tipo de datos del campo que va a resumir. Esto se hace automáticamente. En el resumen se cuentan los distintos clientes de cada grupo del estado. Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen. 2 Seleccione el campo que desee resumir en la lista Elegir el campo para resumir. a continuación. En el resumen se calcula el tamaño del pedido medio por cada grupo mensual. Para resumir datos agrupados 1 En el menú Insertar. • Determinar el valor máximo. Para realizar esta acción. resume los valores de cada grupo.

5 Elegir la dirección de ordenamiento que desee. a continuación. podría sumar y obtener la media de los pedidos de cada cliente y. 6 Para seleccionar un segundo ordenamiento de grupo. repita los pasos desde el 2 hasta el 5. mostrar la suma y la media en la misma sección de grupo. Al ejecutar el informe. 2 Haga clic en la ficha del grupo que desea ordenar. • De mayor a menor importe (descendente). 3 Seleccione la opción Todo del cuadro desplegable a la izquierda. en un informe de pedidos. el programa ordenará los grupos según el valor o valores especificados. debería seleccionar la suma o la media de esta lista desplegable. 7 Haga clic en Aceptar cuando termine. consulte “Agrupar datos jerárquicamente” en la página 161. si calcula el subtotal del importe del pedido por estado. En ese caso. Esta lista se emplea en los casos en que se tienen diversos resúmenes en una sola sección de grupo. 4 Seleccione el resumen en el que desea basar la selección de la lista desplegable de resúmenes situada a la derecha. Por ejemplo. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de ordenación de grupo con una ficha para cada uno de los grupos del informe que tenga un resumen. agrupamiento y totalización 6 Si desea resumir entre una jerarquía. seleccione la opción Resumir entre jerarquías. Por ejemplo. Manual del usuario de Crystal Reports 165 . Temas relacionados • “Cálculo de subtotales de datos” en la página 168 Ordenamiento de valores de grupo resumidos Los grupos se pueden organizar en orden ascendente o descendente por valor de resumen. podría ordenar los grupos: • De menor a mayor importe (ascendente). Para ordenar grupos por valor de resumen 1 Haga clic en Asistente de ordenación de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Puede ordenar los grupos de un informe por valores resumidos usando el comando Asistente de ordenación de grupo del menú Informe.10 Ordenamiento. Para obtener más información sobre jerarquías. en un informe de pedidos.

Aquí necesita decidir si desea eliminar por completo esos registros de su informe. se están dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que tengan los valores de resumen más altos (N superiores). Nota: El informe debe contener un valor resumido para poder realizar la selección de N Superiores y N Inferiores. únicamente es necesario definir el valor del porcentaje en lugar del número de grupos. Consulte “Resumen de datos agrupados” en la página 164. • Con los grupos N inferiores. etc. Los porcentajes superiores o inferiores se comportan de la misma manera. el programa incluye el Asistente de ordenación de grupos para facilitar su configuración: Existe otro elemento que hay que tener en cuenta al configurar N superiores: qué hacer con todos los registros de otros grupos que no se ajusten a los criterios N Superiores o N Inferiores configurados. los estados que generan la mayoría de los pedidos. los países que agrupan el 25 por ciento de las ventas. Para seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores Nota: Los siguientes pasos muestran cómo seleccionar grupos N superiores o inferiores. Aparece el Asistente de ordenación de grupo con una ficha para el grupo. el programa divide los datos en grupos y resume cada grupo. • Con los grupos N superiores. o ponerlos juntos en un solo grupo con el nombre que usted designe. 2 Haga clic en Asistente de ordenación de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 166 Manual del usuario de Crystal Reports . Dado que este tipo de selección se utiliza mucho. se están dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que tengan los valores resumidos más bajos(N inferiores). Cuando resume los datos.Resumen de datos agrupados Selección de grupos o porcentajes N superiores o inferiores En ocasiones puede que desee que aparezcan en el informe sólo los valores de grupo o porcentaje superiores o los inferiores: Las líneas de productos más vendidas. 1 Haga el informe y resuma los datos como lo desee. El programa le permite hacer ambas cosas.

establezca que N sea igual a cinco. establezca que N sea igual a tres. 4 Seleccione el resumen en el que desea basar la selección de la lista desplegable de resúmenes situada a la derecha. Esta lista se emplea en los casos en que se tienen diversos resúmenes en una sola sección de grupo. Por ejemplo: • Para obtener un informe sobre las tres líneas de productos más vendidas. con el nombre y escriba un nombre si desea agrupar todos los demás registros en un solo grupo. especifique el número de grupos que desee que se muestren. el programa mostrará una ficha para cada uno.10 Ordenamiento. Por ejemplo. Manual del usuario de Crystal Reports 167 . pero no selecciona la opción “Incluir repeticiones”. el informe mostrará Pedido 1. en un informe de pedidos. • Para obtener un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas. agrupamiento y totalización Nota: Si hay varios grupos. podría sumar y obtener la media de los pedidos de cada cliente y. 6 Active la casilla de verificación Incluir otros. 7 Seleccione la opción Incluir repeticiones para que figuren los grupos cuyos valores resumidos sean iguales. mostrar la suma y la media en la misma sección de grupo. 3 Seleccione N Superiores o N Inferiores en la lista desplegable. • Pedido 2 = 90 • Pedido 3 = 80 • Pedido 4 = 80 Si establece en tres el N superior. En ese caso. suponga que tiene los grupos siguientes: • Pedido 1 = 100. 5 En el cuadro de texto Donde N es. Pedido 2 y Pedido 3. debería seleccionar la suma o la media de esta lista desplegable. a continuación. Por ejemplo.

NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente. Para calcular subtotales de datos 1 Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.REGION} {cliente. necesite utilizar un total acumulado en vez de un subtotal. Cálculo de subtotales Un subtotal es un resumen que calcula totales o suma valores numéricos de un grupo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo en el que puede especificar el grupo que desea agregar al informe. Pedido 3 y Pedido 4 aunque establezca en tres el N superior. 5 En el cuadro de diálogo Insertar resumen. seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicación del resumen y. 4 Seleccione el campo por el que desea los datos agrupados. el programa considera los valores iguales de los pedidos 3 y 4. especifique la dirección de ordenamiento y haga clic en Aceptar cuando termine. Se calculan subtotales para los valores de cada grupo.VENTAS DEL AÑO PASADO} 2 Haga clic con el botón secundario en el campo Ventas del año pasado. Cálculo de subtotales de datos En este ejemplo calculará los subtotales de las ventas del año pasado por país. a continuación. Pedido 2. Cuando el programa ejecute el informe. seleccione Insertar y elija Resumen en el menú contextual. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. De este modo.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. el informe mostrará Pedido 1.Cálculo de subtotales Si. Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen con el campo seleccionado enumerado como campo que se desea resumir. Nota: Si crea un subtotal utilizando tablas de base de datos que son agrupadas por vínculos de uno a varios. sí selecciona la opción “Incluir repeticiones”.CODIGO POSTAL} {cliente. en el mismo caso. Consulte “Cómo crear totales acumulados en una relación de vínculo de uno a varios” en la página 183.PAIS} {cliente. sólo incluirá los grupos especificados. 3 Haga clic en Insertar grupo. haga clic en Aceptar. 168 Manual del usuario de Crystal Reports .

Precio unitario} 7 Haga clic en el botón Cerrar del Taller de fórmulas. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.FECHA DEL PEDIDO}. Esto se hace usando una fórmula simple para extender los precios y. 4 Ingrese el nombre que desea para identificar la fórmula.CANTIDAD} {detalle del pedido.ID DEL CLIENTE} {detalle del pedido.PRECIO UNITARIO} 2 Para crear la fórmula de extensión de precios. 8 Arrastre y coloque el campo de fórmula a la derecha del campo Precio unitario en la sección Detalles del informe. haga clic con el botón secundario en el campo de fórmula. a continuación. Manual del usuario de Crystal Reports 169 . se calcula el subtotal del campo de fórmula. 9 Para calcular subtotales de la fórmula de extensiones. 5 Haga clic en Usar Editor. Para extender el precio y calcular subtotales de las extensiones 1 Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.10 Ordenamiento. seleccione la opción Explorador de campos del menú Ver. 10 Haga clic en Insertar grupo y cree un grupo en el campo {pedidos. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. 3 Seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nuevo. seleccione Insertar y elija Resumen en el menú contextual.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {pedidos. Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. calcular el subtotal de las extensiones. 11 Elija para cada semana como intervalo del grupo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen. 6 Ingrese la siguiente fórmula en el cuadro de texto de fórmula: {Detalles del pedido. ID DEL PRODUCTO} {detalle del pedido. Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Explorador de campos con el nombre de la fórmula enumerada en el nodo Campos de fórmula.Cantidad} * {Detalles del pedido. agrupamiento y totalización Extensión de precios y cálculo de subtotales de las extensiones Es posible que en un informe de pedidos o una factura necesite extender precios para elementos de línea individuales y. a continuación.

Por ejemplo. 12 Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Insertar resumen. O bien puede ver el porcentaje del total general de las ventas que aporta cada país.Porcentajes Nota: El cuadro desplegable “La sección será impresa” no se activará hasta que elija el campo Fecha del pedido. 4 Seleccione la ubicación del resumen. 170 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic enResumen. Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen. 13 Seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicación del resumen y. 2 Seleccione el campo para el que desea calcular la suma. puede mostrar el porcentaje de ventas de cada ciudad según las ventas totales de cada país. puede que desee insertar un campo que calcule la suma de las ventas del año pasado. Porcentajes Cálculo de un porcentaje Puede calcular el porcentaje de un grupo en un agrupamiento más amplio. 3 Seleccione Suma en la lista Calcular este resumen. Por ejemplo. Nota: La ubicación del resumen no puede ser Total general (Pie de página de informe) cuando se está calculando un porcentaje. Sus datos se ordenan por fecha y se agrupan en intervalos de una semana. Para calcular un porcentaje 1 En el menú Insertar. a continuación. haga clic en Aceptar. 5 Haga clic en la casilla de verificación Mostrar como porcentaje de.

El campo de porcentaje de resumen se añade al informe. Puede mostrar un porcentaje de un grupo dentro de otro grupo o mostrar un porcentaje del total general.10 Ordenamiento. Encabezados de grupo Creación de encabezados de grupo Siempre que crea un grupo. Aunque el programa crea un encabezado de grupo automáticamente. Los Encabezados de grupo son útiles e incluso necesarios. 7 Haga clic en Aceptar. En esta sección aprenderá cómo crear los cuatro tipos más comunes de encabezados de grupo: • “Encabezados estándar” en la página 172 • “Encabezados dinámicos” en la página 172 • “Encabezados dinámicos para grupos basados en una fórmula” en la página 174 • “Encabezados para grupos personalizados” en la página 174 Manual del usuario de Crystal Reports 171 . usted quizás quiera cambiar o modificar el encabezado para ajustarlo a sus necesidades. si desea que los datos del informe sean claros y fáciles de entender. agrupamiento y totalización 6 Seleccione el grupo en el que desea basar el porcentaje. el programa crea una sección de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal o resumido) y una sección de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca automáticamente el nombre del grupo o encabezado). un subtotal o un resumen.

Nota: Cuando se crea un grupo. 3 Escriba luego el texto que desea usar para su encabezado. “Estado” y “Pedidos Mensuales” son ejemplos de este tipo de encabezados. Ahora. 2 Cuando el puntero de objeto aparezca. por ejemplo. como de California y así respectivamente. “Cliente”. La información siguiente detalla cómo puede insertar manualmente dicha sección (si es que el programa no inserta una automáticamente) y cómo crear diferentes tipos de encabezados dinámicos para diferentes necesidades. Aunque el encabezado es en cierto modo descriptivo (“Ventas Regionales” indica claramente que se trata de un grupo regional). tendrían un encabezado que los identificaría como tales y a los de California. 4 Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso. un encabezado dinámico identificaría la región detallada en cada grupo. Encabezados dinámicos Un encabezado dinámico es el que cambia basándose en el contenido del grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por región. cuando ejecute el informe. los datos del grupo de Arizona. Para crear un encabezado estándar 1 Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. utilizado para identificar cada grupo de una manera genérica. desplace y coloque el marco del objeto en la sección Encabezado de grupo. 172 Manual del usuario de Crystal Reports . Así. nunca se puede saber qué región está en el grupo sin antes observar los detalles del grupo. a menos que se haya desactivado la opción utilizando el comando Opciones del menú Archivo. el mismo encabezado aparecerá al principio de cada grupo. el programa inserta automáticamente un campo de nombre de grupo en la sección Encabezado de grupo.Encabezados de grupo Encabezados estándar Un encabezado estándar es un bloque de texto.

Nombre de grupo con texto Un tipo más complejo de encabezado dinámico. siga éstos pasos: Para crear un encabezado activo con nombre de grupo usando texto 1 Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Ventas de California y así sucesivamente). combina texto y un valor de un campo. 2 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. • Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde desea que aparezca en el Encabezado de Grupo. Para crear estos encabezados: • Inserte un objeto de texto en la sección Encabezado de grupo. “Ventas de California” o “Clientes en el código postal 60606”. el identificador de valor del campo de grupo aparecerá como encabezado de grupo para cada grupo de región. Sugerencia: Expanda el tamaño del cuadro de texto para que tanto el texto como el campo de grupo puedan caber. Manual del usuario de Crystal Reports 173 .10 Ordenamiento. Para crear un encabezado activo sólo por nombre de grupo 1 En el menú Ver. inmediatamente después del texto y del espacio que escribió. expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. Por ejemplo. si desea que su encabezado diga “Ventas de” y a continuación el nombre de la región en el grupo actual (Ventas de Arizona. 3 Escriba “Ventas de” y un espacio después de esto. 3 Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo con el que está trabajando y arrástrelo y colóquelo en la sección Encabezado de grupo de dicho grupo. 5 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. Un encabezado de grupo típico para datos divididos por región de este tipo sería. 2 Coloque el marco del objeto en la sección Encabezado de grupo del grupo. Al ejecutar el informe. 4 Haga clic en el botón Explorador de campos situado en la barra de herramientas estándar. 6 Seleccione el campo Nombre del grupo que coincida con el grupo con el que está trabajando y arrástrelo y colóquelo en el objeto de texto. agrupamiento y totalización Nombre de grupo solamente El encabezado dinámico más fácil de crear es un valor de campo de identificación. • Escriba el texto que desea que aparezca. haga clic en Explorador de campos. expanda la carpeta Campos de nombre de grupo.

el programa creará un encabezado dinámico (con texto) para cada uno de sus grupos. el programa agrupará sus datos basándose en la primer letra del campo Nombre del Cliente. Por ejemplo. basándose en los nombres de grupo que usted especificó. Encabezados dinámicos para grupos basados en una fórmula Cuando crea un grupo y utiliza un campo de fórmula como el campo para ordenar y agrupar. Para crear en encabezado de grupo dinámico para un grupo basándose en una fórmula.Encabezados de grupo 7 Déle al texto el formato que desee. consulte “Nombre de grupo con texto” en la página 173. Ahora. Para crear un encabezado para grupos personalizados 1 En el menú Ver. el programa crea automáticamente un campo de nombre de grupo basándose en el valor producido por la fórmula. Para obtener más información. el programa vuelve a crear un campo de nombre de grupo para cada grupo. expanda la carpeta Campos de nombre de grupo.NOMBRE DEL CLIENTE}[1] y después agrupa la fórmula. el grupo “B” a la letra “B” y así sucesivamente. Como en las otras situaciones de agrupamiento. usted especifica el nombre para cada grupo y los registros que le pertenecen. simplemente inserte el campo nombre de grupo en la sección Encabezado de grupo. Cuando utiliza agrupamientos de orden especificado. 174 Manual del usuario de Crystal Reports . Encabezados para grupos personalizados El último tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados que usted crea cuando agrupa cosas en un orden especificado. 2 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. el grupo “A” tendrá a la letra “A” como encabezado. como “Clientes que empiezan con la letra B”. 3 Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo personalizado y arrástrelo y colóquelo en la sección Encabezado de grupo de dicho grupo. haga clic en Explorador de campos. si usted crea esta fórmula: {cliente. consulte “Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una compañía” en la página 160 y “Agrupar datos en intervalos” en la página 158. Cuando ejecute el informe. Para crear un encabezado más descriptivo. El programa aplicará automáticamente cada uno de los nombres de grupo que asignó al grupo apropiado. cuando ejecute el informe.

Manual del usuario de Crystal Reports 175 . 2 En el Editor de Formato. Para suprimir encabezados de grupos 1 Haga clic con el botón derecho en el encabezado de grupo y seleccione Dar formato al campo. Eliminación de encabezados de grupos Es posible ocultar encabezados de grupo en su informe. haga clic en la casilla de verificación Suprimir. 3 Haga clic en Actualizar. Para profundizar en encabezados de grupos 1 Haga clic con el botón derecho en la sección gris Detalles a la izquierda del informe. en la ficha Común. 2 Seleccione Ocultar (se permite profundizar). puede ocultar los detalles de su informe y sólo tener visibles los encabezados de grupo. Sugerencia: Para mostrar nuevamente el encabezado de grupo.10 Ordenamiento. 3 Haga clic en Aceptar. los nombres que asigna son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo. quite la marca de la casilla de verificación Suprimir. agrupamiento y totalización Nota: Asegúrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el cuadro de diálogo Definir Grupo Nombrado. puede hacer clic en el encabezado de grupo para ver los detalles de informe. Profundización en encabezados de grupo Para facilitar la visualización de los informes. Cuando sea necesario.

Haga clic en las fichas Diseño o Vista previa para volver a esa vista. 4 Haga doble clic en el encabezado de grupo para profundizar hasta la información detallada. Temas relacionados • “Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos” en la página 93 176 Manual del usuario de Crystal Reports .Encabezados de grupo Al colocar el cursor sobre un encabezado de grupo. Aparece una ficha de profundizar en el Report Designer. éste se convierte en una lupa.

En este capítulo se muestra cómo agregar a su informe un total acumulado básico y un total acumulado dentro de un grupo. También aprenderá cómo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando fórmulas.Totales acumulados 11 Los totales acumulados son un medio flexible y eficaz para crear resúmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. Manual del usuario de Crystal Reports 177 .

Sin embargo. Por ejemplo. la ubicación del total acumulado afectará al valor que aparece en el informe. • Calcular el total de un valor condicional. pero se muestra demasiado pronto en el primero de ellos. Encabezado de informe Encabezado de página Primer registro del informe Todos los registros hasta el primer registro de la página actual incluido. • Calcular el total de un valor independiente del agrupamiento del informe. La lista siguiente resume los registros que se incluyen en el cálculo cuando se coloca un total acumulado en diversas secciones de informes. El campo de total acumulado se calcula correctamente en ambos casos. El asistente le pedirá seleccionar un campo para resumir. sólo aparecerá el valor del primer registro. Los campos de total acumulado están específicamente diseñados para ejecutar las siguientes funciones de totalización: • Mostrar valores de un total acumulado mientras se calcula registro a registro. obtendrá el valor deseado. pero no fórmulas de segundo pase o en fórmulas que hagan referencia a otras de segundo pase. Si coloca el mismo campo de total acumulado en el pie del informe. 178 Manual del usuario de Crystal Reports . Funcionamiento de los totales acumulados Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total Acumulado. Esta lista supone que el total acumulado no se restablece. Colocación de campos de total acumulado El cálculo de un campo de total acumulado está determinado por los ajustes seleccionados en el Asistente de total acumulado.Introducción a los totales acumulados Introducción a los totales acumulados Los campos de total acumulado son similares a los campos de resumen pero permiten mayor control sobre cómo se calcula el total y cuando se restablece. vea “Diagrama de flujo de informes de pasada múltiple” en la página 482. la clase de operación de resumen que se ejecutará. Para obtener más información. • Calcular el total de un valor después de que se haya aplicado una fórmula de selección de grupos. Nota: Un campo de total acumulado se puede utilizar en campos de base de datos y en fórmulas de primer pase. si un campo de total acumulado que evalúa todos los registros y no se restablece (un total general) en el encabezado del informe. • Calcular el total de un valor de la tabla principal en una relación de vínculo de uno a varios. una condición sobre la cual basar la evaluación y una condición sobre la cual restablecer la evaluación.

) hasta el registro actual incluido. cree un informe usando la base de datos de muestra.ID DEL PEDIDO} como campo A cambio de. haga clic en Explorador de campos. Calculan los totales de todos los registros (en el informe.MONTO DEL PEDIDO} 2 En el menú Ver. Vincule las tablas Cliente y Pedidos. 7 En la sección Evaluar del cuadro de diálogo. Manual del usuario de Crystal Reports 179 . En este tutorial usted va a crear este tipo de informe. Todos los registros hasta el registro actual incluido. Nota: Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo. 3 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. etc. configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido.11 Totales acumulados Encabezado de grupo Detalles Pie de página de grupo Pie de página Pie de informe Todos los registros hasta el primer registro del grupo actual incluido. haga clic en Al cambiar de campo y seleccione {pedidos. Todos los registros hasta el último registro del grupo actual incluido. El total acumulado será ejecutado cada vez que el campo cambie. La forma más elemental de un total acumulado es un total acumulado mantenido en una lista. Xtreme. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado. en el grupo.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos y Tablas disponibles y use el primer botón de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir 6 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen.NOMBRE DEL CLIENTE} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.mdb. Todos los registros del informe Creación de totales acumulados Creación de totales acumulados en una lista Los totales acumulados son cantidades que pueden mostrarse registro por registro. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. 4 Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre del total acumulado 5 Seleccione {pedidos. Para crear un total acumulado en una lista 1 Para comenzar. Todos los registros hasta el último registro de la página actual incluido.

haga clic en la opción Nunca (esto le dará un total acumulado que nunca se restablece. 4 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.NOMBRE DEL CLIENTE} {pedidos. En este ejemplo. 3 En el menú Ver.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos y Tablas disponibles y use el primer botón de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir 180 Manual del usuario de Crystal Reports . justamente a la derecha de {pedidos. El total acumulado empieza con el primer elemento del grupo y termina con el último. es decir. haga clic en Grupo y agrupe según el campo {cliente. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.ID DEL PEDIDO} {pedidos. 5 Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total acumulado) en el cuadro de texto Nombre del Total acumulado. etc.mdb. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.MONTO DEL PEDIDO}. Xtreme_es. 10 Inserte el campo de total acumulado en la sección Detalles del informe. cree un informe usando los datos de muestra. empieza por el grupo siguiente. Crear totales acumulados de grupos Otro uso común de totales acumulados es llevar la cuenta de los elementos en un grupo. • Muestra el subtotal de cada grupo de clientes.Creación de totales acumulados 8 En la sección Restablecer.MONTO DEL PEDIDO} 2 En el menú Insertar. haga clic en Explorador de campos. • Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo. El programa vuelve al cuadro de diálogo Explorador de campos. 9 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.NOMBRE DEL CLIENTE}. Para crear un total acumulado para un grupo 1 Para comenzar. usted va a crear un informe que: • Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente. A continuación. 6 Seleccione {pedidos. que continúa a través del informe). cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. Este total continúa sin interrupción a través del informe. luego el siguiente. En el informe. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente.

NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente. • No desea separar los datos en grupos según el país. uno para guardar el total acumulado de los registros estadounidenses y otro para los registros canadienses.UU. justamente a la derecha de {pedidos.mdb. • Total estadounidense Mantiene un total acumulado de los registros estadounidenses. • Desea un total de los valores sólo de los registros canadienses. haga clic en la opción Para cada registro 9 En la sección Restablecer. Xtreme_es. Manual del usuario de Crystal Reports 181 . coloque el campo de total acumulado en la sección Pie de grupo de su informe.PAIS} {cliente. El cuadro de diálogo Explorador de campos volverá a aparecer. 11 Inserte el campo de total acumulado en la sección Detalles del informe. cree dos totales acumulados.VENTAS DEL ÚLTIMO AÑO} 2 En el menú Informe. Por ejemplo: • Tiene una lista con clientes de Canadá y de EE. Para crear un total acumulado condicional 1 Para comenzar.11 Totales acumulados 7 Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen. 8 En la sección Evaluar del cuadro de diálogo. Para ello. Crear totales acumulados condicionales Puede ocurrir que tenga una lista de valores y sólo desee calcular el subtotal de alguno de ellos. Ponga los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. haga clic en Al cambiar de grupo y acepte el nombre predeterminado del grupo 10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. cree un informe usando los datos de muestra. • Desea guardar los registros de los clientes ordenados alfabéticamente por el nombre de cliente. Nota: Si desea ver un total general de cada grupo. 3 Ordene los registros según el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de ordenación de registros situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. • Total canadiense Mantiene un total acumulado de los registros canadienses.MONTO DEL PEDIDO}. haga clic en Asistente de ordenación de registros. • También desea un total de los valores sólo de los registros estadounidenses.

11 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta. El total acumulado ignorará el resto de los registros (por ejemplo.País} = "Canadá" 16 Al terminar. haga clic en Usar una fórmula y luego haga clic en el botón Fórmula. Aparece el Taller de fórmulas con el cuadro de diálogo Fórmula de condición de total acumulado abierto. 9 En la sección Evaluar del cuadro de diálogo.VENTAS DEL AÑO PASADO}.Creación de totales acumulados 4 En el menú Ver. 12 En la sección Restablecer del cuadro de diálogo. 14 Coloque el campo de total acumulado en la sección Detalles de su informe." Esto indica al programa que evalúe el total acumulado cada vez que llegue a un registro donde {Cliente. haga clic en Guardar y cerrar.País} = "EE. coloque los dos campos de total acumulado creados en la sección Pie de informe de su informe. cree el campo de total acumulado “TotalCanadá” mediante el proceso descrito en los pasos 5-13. Nota: Si sólo desea ver un total general de las ventas de Estados Unidos y de Canadá. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. 6 Ingrese el nombre “TotalEEUU” en el cuadro Nombre de total acumulado. El cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado volverá a aparecer. 5 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. 7 Seleccione {Cliente. El programa vuelve al cuadro de diálogo Explorador de campos. haga clic en Explorador de campos.UU.VENTAS DEL AÑO PASADO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botón de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. coloque el campo #TotalCanadá en la sección Detalles de su informe. justo a la derecha del campo {Cliente. 182 Manual del usuario de Crystal Reports . los de Canadá). haga clic en Nunca. 10 Introduzca la fórmula siguiente en el cuadro Fórmula: {Cliente. 8 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado. 15 A continuación.PAÍS} es igual a “USA”. La única diferencia es que esta vez la fórmula de evaluación deberá ser: {Cliente. 13 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.

ID DEL PEDIDO} {pedidos. 7 Seleccione {Cliente. 3 Haga clic con el botón secundario en el campo {Cliente. En el informe. Este problema se puede evitar mediante la creación de un total acumulado. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.MONTO DEL PEDIDO} 2 En la barra de herramientas Insertar herramientas. 4 Elija Grupo nº 1: Cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. un vínculo de uno a varios puede producirse cuando se vincula una tabla de clientes con una tabla de pedidos. Manual del usuario de Crystal Reports 183 . 5 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. seleccione Campos de totales acumulados y haga clic en Nuevo. Esto se debe a que el campo {Cliente.VENTAS DEL AÑO PASADO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botón de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. Siga el resto de este procedimiento para ver cómo un total acumulado produce un resultado exacto en la misma situación.A para la ubicación del resumen. No sería de extrañar que.VENTAS DEL AÑO PASADO} y seleccione la opción Resumen del submenú Insertar. La creación de un subtotal en un campo de la tabla principal produce un resultado incorrecto porque los valores repetidos se incluyen en el cálculo. coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles de su informe: {cliente.Nombre del cliente . cada uno de los clientes de la tabla principal tuviese varios pedidos en la tabla segunda (de comparación).VENTAS DEL AÑO PASADO} {pedidos. Si se fija en los subtotales de cada grupo. Una demostración de este concepto se puede realizar en la base de datos de muestra Xtreme utilizando las tablas Cliente y Pedidos. Para crear un total acumulado en una relación de vínculo de uno a varios 1 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. en este caso.VENTAS DEL AÑO PASADO} se duplica por cada pedido en el informe.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente. los valores de campo de la tabla principal se repiten para cada nuevo valor de campo de la tabla de comparación. Por ejemplo. 6 Escriba el nombre “TotalVUA” en el cuadro Nombre del total acumulado. haga clic en Insertar grupo y cree un grupo según el campo {cliente.11 Totales acumulados Cómo crear totales acumulados en una relación de vínculo de uno a varios Las relaciones de vínculo de uno a varios se producen en tablas vinculadas cuando un único registro de una tabla puede coincidir con varios registros de otra tabla. observará que no son exactos.

ID DEL PEDIDO} {pedidos. necesita crear tres fórmulas: • Una fórmula de resumen. Compare el monto del total acumulado con el monto de subtotal de cada grupo. 12 Coloque el total acumulado en la sección Pie de página de grupo.Nombre del cliente . • Una fórmula de restablecimiento para establecer una variable en cero. haga clic en Al cambiar de campo y agregue el campo {cliente. 11 Haga clic en Aceptar para guardar el campo Total acumulado. haga clic en Al cambiar de grupo y elija Grupo nº 1: Cliente. En el siguiente procedimiento.A.NOMBRE DEL CLIENTE} {pedidos. • Una fórmula de visualización para mostrar la variable. Creación de totales acumulados usando una fórmula Si ha eliminado datos o si los datos se basan en una fórmula que se realiza en WhilePrintingRecords. 10 En la sección Restablecer del cuadro de diálogo. debe crear una fórmula de total acumulado en vez de usar el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado. Para crear totales acumulados usando una fórmula 1 Cree un informe utilizando los datos de muestra. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. 9 En la sección Evaluar del cuadro de diálogo. Xtreme_es.NOMBRE DEL CLIENTE} del cuadro Tablas y campos disponibles.MONTO DEL PEDIDO} 2 En el menú Ver. Al crear manualmente un total acumulado.Creación de totales acumulados usando una fórmula 8 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. creará un informe que efectúa las funciones siguientes: • Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente. 184 Manual del usuario de Crystal Reports .mdb. • Mostrar el subtotal de cada pedido (el último total acumulado de dicho pedido). Verá que el total acumulado es exacto mientras que el subtotal no lo es. • Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo. haga clic en Explorador de campos.

cree “MostrarMonto”: WhilePrintingRecords. 8 En el menú Insertar. CurrencyVar Monto. Esta fórmula simplemente muestra el valor actual de la variable Monto en cualquier momento. de modo que no aparezca en la impresión final. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. Así. 12 En el Taller de fórmulas. la variable Monto se restablece en 0 cada vez que comienza un grupo nuevo. CurrencyVar Monto. 13 Coloque esta fórmula en la sección Pie de grupo nº 1 del informe. Como la sección Encabezado de grupo nº 1 aparece una vez para cada grupo. Monto := Monto + {pedidos. 6 Haga clic en el botón Guardar y cerrar del Taller de fórmulas.11 Totales acumulados 3 Seleccione Campos de fórmula en el cuadro de diálogo Explorador de campos y haga clic en Nuevo. cree “RestablecerMonto”: WhilePrintingRecords. 10 Coloque esta fórmula en la sección Encabezado de grupo nº 1 de su informe.MONTO DEL PEDIDO}. justo a la derecha del campo {pedidos. 7 Coloque esta fórmula en la sección Detalles de su informe. CurrencyVar Monto := 0. Manual del usuario de Crystal Reports 185 . 5 Especifique lo siguiente en el Editor de fórmulas: WhilePrintingRecords. 4 Asigne a la fórmula el nombre “TotalAcumulado” y haga clic en Usar Editor.NOMBRE DEL CLIENTE}. Esta fórmula dice: Establecer el valor de la variable Monto en 0. Esta fórmula imprime el total acumulado de los valores del campo Monto del pedido. haga clic en Grupo y agrupe el informe según el campo {cliente. @RestablecerMonto se ejecutará cada vez que cambie el grupo.MONTO DEL PEDIDO}. 9 En el Taller de fórmulas. 11 Seleccione la fórmula @RestablecerMonto en el informe y use el Editor de fórmulas para suprimirla.

Pero como se está imprimiendo en la sección Pie de grupo. actúa como subtotal de grupo y no como total acumulado. 186 Manual del usuario de Crystal Reports .Creación de totales acumulados usando una fórmula Como la sección Pie de grupo nº 1 aparece una vez para cada grupo. el valor almacenado en la variable Monto se imprimirá cada vez que cambie el grupo. Así. En el informe. cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. El total acumulado comienza a actualizarse con cada grupo nuevo y el total acumulado final correspondiente a cada grupo se convierte en el subtotal de dicho grupo. @MostarMonto se ejecutará cada vez que termine el grupo. Nota: Esta fórmula imprime el mismo valor que @TotalAcumulado como total acumulado para el último registro de cada grupo.

Informes de sección múltiple 12 Este capítulo muestra los diversos tipos de informes sofisticados que se pueden crear usando las capacidades de elaboración de informes de varias secciones en Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente según los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creación de cartas modelo. Manual del usuario de Crystal Reports 187 .

moverlas con relación a otras secciones similares o combinar varias secciones relacionadas.Acerca de las secciones Acerca de las secciones Crystal Reports proporciona cinco áreas de diseño para utilizarlas cuando se crea un informe: • Encabezado de informe • Encabezado de página • Detalles • Pie de informe • Pie de página Cada área contiene una sola sección cuando comienza a crearse un informe nuevo. Trabajo con secciones Muchos procedimientos de esta sección muestran cómo se trabaja con secciones en el Asistente de sección. Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. pero se pueden ocultar o añadirles otras. y así sucesivamente. 188 Manual del usuario de Crystal Reports . B. No se puede eliminar ninguna de estas secciones originales. etc. Una vez añadidas. Cuando exista más de un tipo de sección. Las secciones también se pueden insertar. C. las secciones recibirán las letras A. haciendo clic con el botón secundario del mouse en el área sombreada situada a la izquierda de cualquier sección en la ficha Diseño o en la ficha Vista previa y eligiendo la opción apropiada en el menú contextual. podrá eliminar las secciones nuevas. Inserción de una sección 1 Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. eliminar.

Por ejemplo. 2 Destaque la sección tras la cual desea insertar una sección. Se inserta una nueva sección inmediatamente debajo de la sección destacada. etc. nueva página antes. B. etc. resalte la sección Detalles existente. 3 Haga clic en Insertar. Nota: El programa activa sólo las opciones (modo libre. Manual del usuario de Crystal Reports 189 . Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. 2 Destaque la sección que desea eliminar. las secciones recibirán las letras A. Eliminación de una sección 1 Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. C.12 Informes de sección múltiple Nota: El programa activa sólo las opciones (modo libre. Cuando exista más de un tipo de sección.) que se aplican a la sección resaltada.) que se aplican a la sección resaltada.) que se aplican a la sección resaltada. B. El programa quita la sección destacada del informe. las secciones recibirán las letras A. etc. nueva página antes. para agregar otra sección Detalles. Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. nueva página antes. C. Cómo mover una sección 1 Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Nota: El programa activa sólo las opciones (modo libre. Cuando exista más de un tipo de sección. y así sucesivamente. y así sucesivamente. 3 Haga clic en Eliminar.

) que se aplican a la sección resaltada. De esta forma pierde su designación “C” original. las secciones recibirán las letras A. etc.Trabajo con secciones 2 Con la Sección (C) resaltada. 3 Destaque la sección superior. Cuando exista más de un tipo de sección. y así sucesivamente. Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. debe hacer una combinación de secciones. • También se pueden mover secciones arrastrándolas y colocándolas en el Report Designer. Nota: El programa activa sólo las opciones (modo libre. Para unir secciones relacionadas 1 Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. esta se convierte en sección “B” y a la vez. B. 190 Manual del usuario de Crystal Reports . Combinación de dos secciones relacionadas Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen secuencialmente) y quiere ponerlos en una sola sección (para que se impriman simultáneamente). Los datos en las demás secciones se mueven hacia abajo. 2 Mueva las secciones de modo que las dos secciones que desea combinar sigan una a la otra en la lista. • Las letras que identifican las secciones describen su posición relativa. Así. Los datos que estaban originalmente en la Sección (C) se mueven a la Sección (A). C. Puede combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos en la nueva sección de acuerdo a sus necesidades. haga doble clic en la flecha arriba. si mueve la sección “C” hacia arriba. nueva página antes. “B” se convierte en “C”. Nota: • Puede mover una sección (hacia arriba o hacia abajo) solamente dentro del espacio del área en que se encuentra.

5 Reorganice los objetos como sea necesario. haga clic en la orilla. hasta la altura donde quiere que la sección se divida.12 Informes de sección múltiple 4 Con la Sección (B) resaltada. 2 Cuando el puntero se transforma en el cursor de dividir. haga clic en Combinar y la Sección (C) se combinará con la Sección (B) para formar una sección. División de una sección 1 Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la sección que quiere dividir. arrastre el borde para hacer la sección más grande o más pequeña. Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones En la ficha Diseño se puede dividir una sección en dos o más secciones o cambiar su tamaño fácilmente. Manual del usuario de Crystal Reports 191 . Ajuste del tamaño de una sección 1 Mueva el puntero sobre el borde inferior de la sección a la que desea cambiar el tamaño. arrástrela hacia arriba o hacia abajo. 2 Cuando el puntero se convierta en el cursor de cambio de tamaño. 3 Cuando aparezca una línea horizontal. según lo desee.

El programa ajusta el tamaño de la sección automáticamente. haga clic con el botón derecho del mouse en el área sombreada a la izquierda de la sección (fichas Diseño y Esquema) y elija el comando Ajustar Sección del menú contextual que aparece en la pantalla. Arrastre el cursor de ajuste hacia arriba para reducir el tamaño de la sección superior.Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones Cambio de tamaño de una sección para quitar espacio en blanco Si tiene uno o más objetos en una sección y quiere ajustarla de tamaño para remover el espacio en blanco innecesario. • Cuando se expande un objeto verticalmente y adquiere un tamaño vertical mayor que el de la sección que lo contiene. Nota: No se puede ajustar una sección a un tamaño menor que la altura combinada de todos los objetos contenidos en dicha sección. moviendo la orilla inferior de la sección a la línea base del objeto que se encuentra más abajo. Las secciones se expanden automáticamente en dirección vertical en dos casos: • Cuando se coloca un objeto cuyo tamaño vertical es mayor que el de la sección donde se coloca. Arrastre el cursor de ajuste hacia abajo para agrandar el tamaño de la sección superior. 192 Manual del usuario de Crystal Reports .

obteniéndose los resultados deseados. Temas relacionados • “Trabajo con secciones” en la página 188 Cómo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí Cuando en una sección del informe se colocan objetos de longitud variable o subinformes sobre otros objetos y la opción Puede crecer para objetos de longitud variable está activada en el Editor de Formato. Usted puede eliminar este problema de sobreescritura creando una seción múltiple en un área y colocando objetos en sus propias secciones. • Agregar líneas en blanco bajo condiciones específicas (vea “Adición de líneas condicionales en blanco” en la página 194). Manual del usuario de Crystal Reports 193 . dejando espacio suficiente para que el primer objeto se imprima totalmente antes de que empiece a imprimirse el segundo. • Separe los objetos. Ahora. tales como: • Evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí (vea “Cómo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí” en la página 193). los primeros pueden imprimirse sobre los objetos colocados directamente debajo de ellos. debajo del objeto de longitud variable. descubrirá aún más maneras de producir los efectos que desea. cuando el informe se ejecute. Consulte “Combinación de dos o más informes no relacionados” en la página 426. • Eliminar líneas en blanco cuando los campos están vacíos (vea “Eliminación de líneas en blanco cuando los campos están vacíos” en la página 194). a menos que: • Expanda la sección para que se ajuste al tamaño máximo del objeto.12 Informes de sección múltiple Uso de las secciones múltiples en un informe Algunas tareas de elaboración de informes se efectúan con mayor eficacia al crear múltiples secciones en un área. la sección con el objeto de longitud variable se imprimirá antes que la sección que está debajo. Una vez que comprenda el poder de las secciones múltiples.

por tanto. Consulte “Trabajo con secciones” en la página 188. si la sección Dirección 2 está en blanco. Por ejemplo. La primera Dirección usualmente contiene un valor. aquellos registros de clientes que tengan el campo de la Dirección 2 vacío. 4 En la ficha Común. tal como desee que aparezcan en el informe. cuando se imprima el informe. pueden dar lugar a una sobreimpresión: • Campos de texto • Campos de fórmula • Campos de memorándum • campos BLOB • Subinformes • tablas cruzadas • Cuadrículas OLAP. pero la segunda Dirección regularmente está vacía. Si crea una lista de clientes utilizando éstos datos y apila los campos uno arriba del otro para hacer una lista de correo. 2 Coloque el campo Dirección 2 en la sección media y los demás datos en las secciones superior e inferior. Nota: Si la sección de informe que desea suprimir contiene un subinforme en blanco. el programa no la imprime y no tendrá líneas en blanco no deseadas en el informe. use la opción Suprimir subinforme en blanco. la Dirección1 para la calle y la Dirección2 que puede ser utilizada para el número del departamento o para el buzón interno. lo puede hacer utilizando una sección múltiple. Adición de líneas condicionales en blanco Si desea imprimir líneas en blanco en su informe bajo condiciones específicas. de modo que tenga un total de tres. que se encuentra en la ficha Subinforme del Editor de Formato. 3 En el Asistente de sección. Ahora. 194 Manual del usuario de Crystal Reports . Puede eliminar esta línea en blanco utilizando múltiples secciones o suprimiendo líneas en blanco. destaque la sección media. seleccione la casilla de verificación Suprimir sección en blanco. Para eliminar líneas en blanco utilizando múltiples secciones 1 Use el Asistente de sección para crear nuevas secciones de detalles. si desea insertar en su informe una línea en blanco cada cinco registros. Eliminación de líneas en blanco cuando los campos están vacíos Es muy común tener dos líneas de Direcciones en una tabla de clientes. se imprimirán con una línea en blanco. así como la opción Suprimir secciones en blanco.Uso de las secciones múltiples en un informe Nota: Muchos objetos de informe pueden utilizar la opción Puede crecer y.

6 Ingrese la siguiente fórmula en el Editor de fórmulas de formato: Remainder (RecordNumber. el programa imprime la segunda sección. destaque la segunda sección. Los objetos de texto operan de dos formas: • Modo Mover/Ajustar • Modo de Edición Manual del usuario de Crystal Reports 195 . 2 Ponga los datos del informe en la sección superior. Consulte “Trabajo con formato condicional” en la página 245. Las cartas modelo a menudo usan objetos de texto para incluir el contenido del informe.12 Informes de sección múltiple Para agregar líneas condicionales en blanco 1 Use el Asistente de sección para crear dos secciones de detalles. cuando el número del registro es múltiplo de cinco). puede modificar la fórmula apropiadamente. 4 En el Asistente de sección. En este ejemplo se utilizarán ambos. 5) <> 0 Esta fórmula divide cada número de registro entre 5. incluyendo así una línea en blanco. Consulte “Trabajo con secciones” en la página 188. la sección en blanco se suprime. Una breve descripción de los objetos de texto le facilitará crear cartas modelo en la siguiente sección. El tema “Cómo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo” en la página 203 explica cómo se utilizan varias cartas modelo o varias versiones de la misma carta modelo para correspondencia personalizada. Las secciones siguientes ofrecen una introducción a los objetos de texto y muestran cómo utilizarlos en cartas modelo. Si la división produce un resto. • El tamaño de los objetos de texto se puede ajustar. 3 Deje vacía la segunda sección. Tenga en cuenta los siguientes puntos: • Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. Se ajustará el tamaño del objeto de texto para que se imprima como una carta. 5 En la ficha Común. Trabajar con objetos de texto Usted utilizará muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando crea cartas modelo. Cartas modelo Aunque las cartas modelo por sí mismas no son necesariamente informes de sección múltiple. Nota: Si usted quiere insertar una línea en blanco bajo diferentes condiciones. Pero si el residuo es cero (o sea cada cinco registros. son utilizadas frecuentemente en este tipo de informes para generar correspondencia personalizada. seleccione la casilla de verificación Suprimir (No profundizar) y luego haga clic en el botón de formato condicional a la derecha.

tales como campos de bases de datos y fórmulas. el programa lo pone en el modo de Edición. Se mueve una línea hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto cuando presiona Entrar (con esta acción se inserta un retorno de carro). una línea vertical intermitente que indica la posición inicial del texto tecleado o los campos insertados. siempre se espera que escriba o inserte campos en el punto existente de inserción. es decir. Se mueve una posición de carácter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. En este modo. permaneciendo automáticamente a la derecha del campo. También se mueve cuando se inserta un campo. A medida que usted avanza en estos tutoriales.Cartas modelo Modo Mover/Ajustar Cuando el objeto está en el modo Mover/Ajustar. permaneciendo automáticamente a la derecha del último carácter. Modo de Edición Cuando el objeto está en modo de Edición. En el modo de Edición usted puede insertar texto y objetos no textuales. incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y campos individuales. aparecerá con bordes de línea de diagonales y con controladores para ajustar. Se mueve a la posición de su cursor cuando hace clic en cualquier parte dentro del texto existente. y ajuste automático de palabras. También puede poner un objeto de texto en modo de Edición al hacer doble clic en éste si está inactivo o en el modo Mover/Ajustar. Cuando se ubica un objeto de texto por primera vez. También puede insertar campos en este modo pero no puede insertar texto. El punto de inserción se mueve a medida que usted escriba. Finalmente. 196 Manual del usuario de Crystal Reports . puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los controladores de tamaño o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y arrastrándolo a su nueva posición. a menos que se le indique lo contrario. contiene un punto de inserción. Para poner un objeto de texto en modo Mover/Ajustar. Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de palabras. puede poner un objeto de texto en modo de Edición haciendo clic con el botón secundario en él y seleccionando Editar texto en el menú contextual. Siempre que el objeto está en el modo de Edición. haga clic en él cuando esté inactivo. aparece como un marco de líneas discontinuas sin controladores para ajustar y con una regla integrada en la parte superior de la ficha (si ha seleccionado la opción Mostrar reglas en el cuadro de diálogo Opciones).

etc. cuando aparezca el cursor en I. Nota: Es fundamental que el cursor para arrastrar y colocar aparezca antes de ubicar el campo. Creación de una carta modelo usando un objeto de texto La siguiente sección muestra cómo crear una carta modelo.. • Para insertar texto. pero si mueve el objeto. • Si desea salir del modo de Edición. Parecerá que está dentro del objeto de texto. arrástrelo para resaltar el texto que desee seleccionar. Manual del usuario de Crystal Reports 197 . haga clic fuera del marco de texto. El programa siempre coloca el campo en el punto de inserción. También puede hacer clic en Ctrl+Entrar. es posible que ubique el campo de modo que éste tape el objeto de texto en lugar de estar insertado en él.. pero si mueve el objeto. cambiar una fuente. Si tiene alguna dificultad al efectuar cualquiera de los pasos.). .12 Informes de sección múltiple • Para seleccionar texto en un objeto de texto (con el fin de eliminarlo. el campo no se moverá con éste. Si ya tiene algún texto o campo en el objeto de texto.el punto de inserción se mueve. Si no aparece. Usaremos un objeto de texto para crear una carta modelo. consulte “Trabajar con objetos de texto” en la página 195. • El punto de inserción está unido con el cursor de arrastrar y ubicar. La carta modelo que usted crea estará vinculada a una tabla de base de datos. de modo que cada carta se personalizará con información de la compañía proveniente de un registro diferente. el punto de inserción se moverá conforme mueva el cursor de arrastrar y ubicar. el campo no se moverá al mismo tiempo. permitiéndole elegir el punto exacto donde desea colocar el campo... escríbalo y éste aparecerá en el punto de inserción. A medida que mueve el cursor de ubicar. • Podría parecer que está dentro del objeto de texto. coloque el cursor sobre el texto y.

Cartas modelo Para crear una carta modelo La carta consistirá de la fecha. Cuando haga esto. Es posible que tenga que detener el ajuste. el punto de inserción será colocado a la extrema izquierda. Esto hará al objeto de 8 pulgadas de ancho más o menos. desactive la casilla de verificación Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones. Ahora ya está preparado para que empiece a trabajar. 6 Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en modo de Edición. 2 Como no desea que los títulos de los campos aparezcan encima de los campos que va a insertar en la carta. 198 Manual del usuario de Crystal Reports . 3 Inserte un objeto de texto en la sección Detalles de su informe. saludo.mdb. la anchura aproximada de la página. cuerpo de la carta y despedida. 4 Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el modo Mover/Ajustar. desplazar la ventana y ajustar un poco más para completar la operación. dirección. dentro del objeto. 5 Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del objeto hacia el borde derecho de la ficha Diseño. Aparece la ficha Diseño. 1 Cree un informe en blanco. Use la tabla Cliente de Xtreme_es.

2 Haga clic en Fecha de impresión. A continuación. expanda Campos especiales en el cuadro de diálogo Explorador de campos y desplácese hasta encontrar Fecha de impresión. 2 Arrastre el campo Dirección 1.12 Informes de sección múltiple Inserción de una fecha 1 Para insertar una fecha en la carta. Manual del usuario de Crystal Reports 199 . arrastre los campos de base de datos al objeto de texto desde la tabla Cliente en el cuadro de diálogo Insertar Campos. 3 Arrastre el campo Ciudad y ubíquelo en el punto de inserción. 6 Teclee dos espacios. El punto de inserción se moverá una línea hacia abajo. 5 Arrastre el campo Región y ubíquelo en el punto de inserción. colóquelo en el punto de inserción y presione Entrar para ubicar el campo. 3 Presione Entrar dos veces para poner un poco de espacio en blanco entre la fecha y la dirección y mueva el punto de inserción hacia abajo dentro del objeto de texto. arrastre el marco de ubicación en el objeto de texto y colóquelo en el punto de inserción. haga doble clic en el objeto de texto para seleccionarlo. Sugerencia: Puede que tenga que ajustar el tamaño de la sección Detalles y del objeto de texto si no ha seleccionado la opción Puede crecer para el objeto de texto en el Editor de Formato. Realice las modificaciones que desee en la ficha Fecha del Editor de Formato cuando aparezca. Nota: Para cambiar el formato de la fecha en la carta. Creación de una dirección interna 1 Para incorporar la dirección. 4 Escriba una coma y un espacio. haga clic con el botón secundario del mouse en el campo Fecha de impresión y seleccione Formato {Fecha de impresión} en el menú contextual.

arrastre el campo Código Postal. 2 Escriba la palabra “Estimado” y un espacio.Cartas modelo 7 Finalmente. 4 Teclee un espacio. que será donde querrá comenzar el saludo. 3 Del cuadro de diálogo Insertar Campos. Nota: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto. El punto de inserción se moverá una línea hacia abajo. 200 Manual del usuario de Crystal Reports . Esto completa la dirección. arrastre el campo Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubíquelo en el punto de inserción. ubíquelo en el punto de inserción y presione Entrar para ubicar el campo. El programa ubica el punto de inserción inmediatamente después del espacio. El punto de inserción se mueve a la derecha del campo. es acortado automáticamente en ambos lados para que no contenga espacios en blanco. resalte el campo Título del Contacto de la tabla Clientes y arrástrelo hacia adentro del objeto de texto. colocándolo inmediatamente después del espacio. 8 Presione Entrar una vez más para que el punto de inserción se ubique en una nueva línea. Creación de un saludo 1 Presione Entrar cuatro veces para mover el punto de inserción hacia abajo. del cuadro de diálogo Insertar Campos. (Sin incluir las comillas). 5 Nuevamente.

Manual del usuario de Crystal Reports 201 . 6 Escriba “Atentamente” (sin las comillas) y una coma. Espero que el año próximo sea próspero para ustedes”. Inc. 7 Finalmente. Deseo agradecer a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. 4 Escriba el texto siguiente (sin las comillas): “ha contribuido a que este año fuera extraordinario para Xtreme Mountain Bikes. una coma y un espacio. 3 Escriba una coma y un espacio. escriba su nombre. Cuerpo de la Carta 1 Ahora escriba “Su compañía” (sin las comillas) y después. y después presione Entrar cuarto veces.12 Informes de sección múltiple 6 Escriba dos puntos “:” en el punto de inserción (sin incluir los paréntesis) y presione Entrar dos veces para mover el punto de inserción dos líneas más abajo. 5 Presione Entrar dos veces. justo después del espacio. 2 Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y colóquelo en el punto de inserción. para terminar la forma de carta.

Cartas modelo La ficha Diseño deberá verse similar al siguiente gráfico: 8 Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar para ver como queda el trabajo realizado. Debe tener una apariencia similar a la siguiente: 202 Manual del usuario de Crystal Reports .

cuando un registro indique disponibilidad de crédito. en la sección B. ninguna de las cartas se imprime. Cuando el cliente está justamente en el límite de su crédito. establezca el formato de la sección Detalles de manera que cada una sea suprimida bajo ciertas condiciones. y la carta que aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas. Consulte “Creación de una carta modelo usando un objeto de texto” en la página 197. Ponga la carta que estimula a los clientes a comprar más en la sección Detalles A de su informe. Por ejemplo. se imprime la carta excedido en el límite. Puede crear estas dos cartas dentro de un solo informe. a normalizar sus cuentas. Temas relacionados • “Trabajo con formato condicional” en la página 245 Manual del usuario de Crystal Reports 203 . Consulte “Trabajo con secciones” en la página 188. Para crear un mensaje condicional 1 Utilice el Asistente de Sección para insertar una segunda sección Detalles en el informe. puede que desee estimular a clientes con crédito disponible a comprar más y. se imprimirá la carta comprar más. 3 Usando el Asistente de Sección. Formatear esta sección de tal modo que se suprima cuando el balance sea mayor que el límite de crédito.12 Informes de sección múltiple Cómo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo Muchas veces usted querrá imprimir mensajes condicionales en cartas modelo. Por ejemplo: Formatear esta sección de tal modo que se suprima cuando el balance sea menor que el límite de crédito. 2 Cree dos cartas modelo. Ahora. Cuando la cuenta está por encima del límite de crédito. aconsejar a clientes que han sobrepasado su límite de crédito.

Cartas modelo 204 Manual del usuario de Crystal Reports .

Formato 13 La aplicación de formato se refiere a cambios en el diseño de un informe. Este capítulo detalla métodos que se pueden usar para enfatizar la atención sobre los datos. así como a la apariencia del texto. números y otros valores. ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe. Manual del usuario de Crystal Reports 205 . los objetos o secciones completas del informe. cambiar la presentación de las fechas.

valores booleanos. aprenderá acerca de los tipos de formato que puede hacer con Crystal Reports y obtendrá instrucciones detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato. 3 Seleccione datos. a continuación. números. el formato de los objetos de informe y de los campos del informe de la plantilla se aplica al informe nuevo. valores de moneda y cadenas de texto. Se puede elegir entre un número de plantillas predefinidas o utilizar como plantilla un informe existente de Crystal. Utilización de una plantilla Una plantilla es un archivo de informe existente cuyo formato se puede agregar a un informe nuevo. Al mismo tiempo. la apariencia del texto. • Llamar la atención sobre ciertos datos. Dar formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la presentación y el diseño de su informe. campos de agrupamiento. se puede aplicar una plantilla como paso opcional. 206 Manual del usuario de Crystal Reports . En las páginas siguientes. También se puede aplicar una plantilla posteriormente utilizando el Asistente de plantillas. • Ocultar secciones no deseadas. asegúrese de seleccionar la opción Estándar y. campos. hasta que el asistente muestre la pantalla Plantilla. • Dar al informe una apariencia profesional. etc.Conceptos de formato Conceptos de formato En este capítulo. incluyendo: • Dividir las secciones de un informe. haga clic en Aceptar. de objetos o secciones enteras del informe. 2 Seleccione Mediante el Asistente de Informesen el cuadro de diálogo Galería de Crystal Report. • Cambiar la presentación de fechas. Usted utiliza el formato para muchas cosas. Para aplicar una plantilla en el Asistente para la creación de informes estándar 1 Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar. Las plantillas se utilizan para proporcionar un aspecto coherente a una serie de informes sin tener que aplicar formato individualmente a cada uno. Para obtener información adicional sobre plantillas. usted aprenderá cómo dar formato a su informe. Aplicación de una plantilla Cuando se crea un informe nuevo en el Asistente para la creación de informes estándar. vea Consideraciones sobre plantillas en la Ayuda en línea.

verá esta información en la pantalla Plantilla. Aparece el Asistente de plantillas. después de aplicar una plantilla. 2 Elija una plantilla y haga clic en Aceptar. las plantillas de muestra incluidas en Crystal Reports se instalan en \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Templates. haga clic en el nombre de una plantilla predefinida para ver un ejemplo de la misma en el área Vista previa. Si no ha salido de Crystal Reports desde que aplicó la plantilla. puede elegir entre un número de plantillas predefinidas. Nota: El formato no se aplica si el informe elegido no satisface los requisitos de una plantilla. El informe se agrega a la lista de plantillas disponibles. Manual del usuario de Crystal Reports 207 . Busque en la Ayuda en línea de Crystal Reports el tema “Consideraciones sobre plantillas”. haga clic en Asistente de plantillas. Para aplicar una plantilla a un informe existente 1 En el menú Informe. De forma predeterminada. Al igual que en el caso de la pantalla Plantilla. no esté conforme con los cambios introducidos en el informe. las alertas o las vistas del analizador que estén abiertas se cerrarán antes de aplicarse la plantilla.rpt) de Crystal y haga clic en Abrir. Nota: Si el nombre de la plantilla y la vista previa de la imagen se guardaron (en el cuadro de diálogo Propiedades del documento) con el informe que se seleccionó como plantilla. haga clic en Examinar. El informe se muestra con el formato de datos correspondiente a la plantilla seleccionada. 6 En el cuadro de diálogo Abrir. Eliminación de una plantilla aplicada Es posible que. puede eliminarla del informe. 5 Si desea aplicar una plantilla basándose en un informe existente de Crystal. Nota: Las fichas de profundización. o bien hacer clic en el botón Examinar para buscar un informe existente que desee utilizar como plantilla. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción consiste en hacer clic en el botón Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente.13 Formato 4 En la lista Plantillas disponibles. 7 Haga clic en Finalizar. seleccione un archivo de informe (.

cuando se diseña una plantilla. Nota: Para eliminar una plantilla. Los campos especiales no se consideran campos de resultados. Al aplicar la plantilla a otro informe. Para volver a aplicar la última plantilla seleccionada 1 En el menú Informe. Las funciones de la plantilla elegida se eliminan y el informe vuelve a adoptar el formato que tenía cuando se abrió por primera vez. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción consiste en hacer clic en el botón Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. ya que el comando Deshacer no está disponible en el menú Edición. 2 Elija Deshacer la plantilla actual y haga clic en Aceptar. campos de parámetro. 2 Elija Volver a aplicar la última plantilla y haga clic en Aceptar.Utilización de una plantilla Para eliminar una plantilla aplicada 1 En el menú Informe. simplemente se colocan en el informe de plantilla y se les da el formato deseado. Crystal Reports muestra los datos de este informe con el formato especificado. Para agregar un Objeto de campo de plantilla a un informe de plantilla 1 En el menú Insertar. utilice los Objetos de campo de plantilla para que se encarguen de las posibilidades que desee contemplar. debe utilizar esta opción. haga clic en Objeto de campo de plantilla. enunciados SQL y fórmulas. Nueva aplicación de la última plantilla seleccionada Si desea volver a aplicar la última plantilla seleccionada durante una sesión de Crystal Reports. Se adjunta al cursor un marco de ubicación. no es necesario saber qué datos contendrá el informe al que se aplicará finalmente dicha plantilla. haga clic en Asistente de plantillas. Utilización de objetos de campo de plantilla Puede utilizar Objetos de campo de plantilla para crear plantillas de informe más flexibles. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción consiste en hacer clic en el botón Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2 Coloque el marco del Objeto de campo de plantilla en el informe de plantilla. 208 Manual del usuario de Crystal Reports . sólo tiene que seleccionar una opción en el Asistente de plantillas. Estos objetos de informe no hacen referencia a campos de base de datos existentes. Nota: La función Objetos de campo de plantilla sólo se aplica a campos de resultados: Campos de base de datos. Por tanto. haga clic en Asistente de plantillas.

al hacerlo. Para obtener información sobre cómo se aplica formato. Para cada Objeto de campo de plantilla que se crea. vea “Trabajo con formato absoluto” en la página 235. sustituya la sección Space(10) del argumento por un campo de base de datos del tipo que desee ver en la muestra. Si desea utilizar datos de muestra en el informe para ver el aspecto que adopta el formato. se crea también un campo de fórmula especial. 3 Haga clic con el botón secundario en el objeto y elija Aplicar formato al campo de plantilla en el menú contextual. los Objetos de campo de plantilla aparecen como <TemplateFieldn>. Aparece una lista de opciones de formato. 2 En el Editor de Fórmulas. Puede ver este campo de fórmula en el Taller de fórmulas. Puede elegir cualquiera de las opciones. aparecerá la ficha correspondiente del Editor de Formato. Uso del entorno de diseño de informes Soluciones de diseño Hay varias cosas que tomar en cuenta cuando se diseñan informes que serán distribuidos en diferentes entornos. Para agregar datos de muestra a la fórmula de un Objeto de campo de plantilla 1 En el Explorador de campos. considere lo siguiente: • Características de la sección • Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones • Formularios preimpresos • Columnas múltiples • Ocultar secciones de informes • Ocultar objetos de informes Manual del usuario de Crystal Reports 209 . puede hacer referencia a campos de base de datos en estas fórmulas.13 Formato Un Objeto de campo de plantilla se puede colocar en cualquier sección de un informe. expanda el nodo Campos de fórmula. guarde los cambios y cierre el Taller de fórmulas. 4 Especifique el formato que desee para el Objeto de campo de plantilla. 3 Actualice los datos del informe. seleccione un Objeto de campo de plantilla y haga clic en Editar. Sugerencia: Puede seleccionar varios Objetos de campo de plantilla y aplicar las opciones de formato seleccionadas a todos ellos. Para obtener los mejores resultados. Sugerencia: En el nodo Campos de fórmula del Explorador de campos y del Taller de fórmulas.

el Encabezado de grupo. A medida que se agregan objetos base-texto al informe. Cuando un objeto basetexto es ubicado en una sección. Pie de grupo. Cada sección del informe está hecha de un serie de líneas. es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una línea de la sección. se hace difícil crear informes diseñados para formas preimpresas cuando éstas van a ser reproducidas en diferentes entornos. En resumen. 210 Manual del usuario de Crystal Reports . Se recomienda que siga esta directrices cuando diseñe informes: • Imprimir siempre una página de prueba. Pie de página y Pie del informe. el Encabezado de página.Uso del entorno de diseño de informes • • • • • • • • • • • • Ubicación de objetos base-texto Ubicación de objetos basados en texto multilineales Importación de objetos basados en texto desde un archivo Espaciado entre objetos basados en texto Representación de campos de desbordamiento Selección de varios objetos Ubicación en modo libre Ubicación vertical Fuentes TrueType Márgenes de página Impresora predeterminada Controladores de impresoras Características de la sección Un informe consiste de varias secciones. • Asegurarse de imprimir los formularios preimpresos en la misma máquina. • Mantener los mismos tamaños de fuente. la altura de la línea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. la altura de una línea está determinada por el objeto base-texto ubicado en esa línea cuyo tamaño de fuente sea más grande. la altura de la línea se extiende para acomodar el segundo objeto. Detalles. incluyendo el Encabezado del informe. la altura de la línea se aumenta nuevamente para acomodar el tercer objeto. el controlador de la impresora ajusta la altura de la línea de tal manera que sea suficiente para acomodar el objeto. • Si se ubica otro objeto base-texto en la misma línea con un tamaño de fuente aún mayor que los dos anteriores. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora. ya sea en la misma o en diferentes secciones. Después. • Si se ubica otro objeto base-texto en la misma línea con un tamaño de fuente mayor que el del primer objeto.

Para crear un informe básico 1 Para empezar su informe. El archivo Xtreme. 6 Haga clic en Aceptar.REGIÓN}. Para insertar una imagen en un informe 1 En el menú Insertar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. haga clic en Grupo para dividir los datos en grupos regionales. 3 En la barra de herramientas Estándar. Cuando está trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseñada para ser casi invisible). Nota: En este ejemplo. 3 Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo. 2 Ponga {cliente. la imagen es ubicada a la derecha de los campos porque no se intenta usarla como fondo para el texto. a la derecha de los campos del cuerpo del informe.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente. Luego active la opción Ocupar la siguiente sección en el Asistente de Sección de la sección en la cual ubicó la imagen. elimine el campo de títulos que el programa pone en el Encabezado de página para cada uno de estos campos. La imagen se imprime en la sección Encabezado de página de cada página del informe. 4 En el menú Insertar. haga clic en Imagen. Este es un proceso similar al que seguiría cuando quiere usar la marca de agua de la compañía como fondo del informe. use la tabla Cliente de Xtreme_es. 5 En la ficha Común del cuadro de diálogo Insertar grupo. ponga la imagen directamente encima del texto.bmp) se expanda a varias secciones del informe.mdb está ubicado en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases o en el directorio donde reside el programa. Manual del usuario de Crystal Reports 211 . El archivo Xtreme.VENTAS DEL ÚLTIMO AÑO} lado a lado en la sección Detalles de su informe.bmp está ubicado en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\ Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases o en el directorio donde reside el programa.bmp y colóquelo después en la sección Encabezado de página. 2 Seleccione el archivo Xtreme.mdb. haga clic en Vista previa.13 Formato Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones En este ejemplo usted hará que el logotipo de Xtreme (xtreme. seleccione {cliente. póngalo en la sección que está arriba de la que quiere “invadir”. Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente sección.

eliminando así la necesidad de imprimir los formularios independientemente.Uso del entorno de diseño de informes Para hacer subyacer a la imagen a la sección siguiente 1 En el menú Informe. haga clic en Encabezado de página y active después la casilla de verificación Situar debajo las secciones siguientes. El área a la que la imagen se extiende es determinada por: • El tamaño de la imagen. • La posición de la imagen en la sección. Formularios preimpresos Si imprime sobre formas preimpresas. • Utilizar la función de subyacer para alinear el mapa de bits y el informe. así como para mover objetos y colocarlos donde desee que se muestren. debe ser capaz de: • Digitalizar un formulario. • La sección donde se colocó la imagen originalmente. • Colocarlo en el informe como un mapa de bits. junto al texto del cuerpo del informe (en lugar de sobre él). • Imprimir el informe y el formulario como una sola unidad. 3 Haga clic en Aceptar para obtener una nueva vista previa del informe. 4 Una vez que ha terminado la vista previa del informe. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección. 5 Ajuste la imagen verticalmente de modo que su tamaño se duplique o se triplique y. 212 Manual del usuario de Crystal Reports . tal como lo hizo aquí. vuelva a la ficha Diseño. Al modificar el tamaño y la ubicación de un objeto. La imagen se imprime ahora en el primer Encabezado de grupo y en las pocas siguientes secciones Detalles. Esta vez. obtenga de nuevo una vista previa del informe. haga clic en Asistente de sección. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. a continuación. es la misma técnica que seguiría si quisiera que un gráfico o la foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes al gráfico o al empleado. Nota: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe. puede crear diferentes e impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse a otras secciones. 2 En la lista Secciones. la imagen se extiende a más secciones.

8 Haga clic en Aceptar. Cuando obtenga una vista previa del informe. 2 En el menú Informe. inserte un objeto de texto. haga clic en Asistente de sección. a continuación. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 7 Si el informe al que está aplicando formato contiene grupos. 5 Establezca la separación Horizontal y/o Vertical que desee mantener entre cada registro de la columna. limite el ancho de la columna a cuatro pulgadas y media para que se pueda ver la información de todos los campos. Esta propiedad sólo se puede aplicar en forma absoluta. Se agrega una ficha Diseño al Asistente de Sección.13 Formato Columnas múltiples En lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la página. resalte Detalles y. si la sección Detalles tiene tres campos y ocupan un espacio de cuatro pulgadas. múltiples. Ocultar (se permite profundizar) Esta propiedad oculta una sección cada vez que se ejecuta el informe. verá que los encabezados de los campos aparecen únicamente en la primera columna. por ejemplo. elija una dirección. Manual del usuario de Crystal Reports 213 . en un informe resumen donde quiere mostrar solamente los resúmenes pero no los detalles detrás de ellos. 4 Haga clic en la ficha Diseño y establezca el Ancho que desee que tenga la columna. ésta puede volverse visible si traspasa para ver el contenido de la sección. se pueden establecer varias columnas y hacer que los datos fluyan de una columna a otra. es decir. 6 En el área Dirección de impresión. Por ejemplo. Ocultar secciones de informes Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede establecer en el Asistente de Sección para ocultar secciones del informe. seleccione Formato de columnas múltiples. Cuando aplica la propiedad Ocultar a una sección. Si desea que los encabezados de los campos aparezcan en la segunda columna. 3 En el Asistente de Sección. Puede ser usada. Para crear un informe de columnas múltiples 1 Abra el informe al que desee dar formato de columnas múltiples. Tenga en cuenta el ancho del papel a la hora de decidir el ancho de la columna. que su aplicación no puede estar condicionada por una fórmula. seleccione Dar formato a grupos con cols.

en una carta modelo. Sin embargo.Uso del entorno de diseño de informes Suprimir (no profundizar) Esta propiedad también oculta una sección cuando ejecuta el informe. 214 Manual del usuario de Crystal Reports . Por ejemplo. podría crear dos secciones Detalles: Una para suprimir cuando las ventas alcancen un valor igual o superior a X $ y otra para suprimir cuando las ventas alcancen un valor inferior a X $. entonces se verá. Suprimir sección en blanco Esta propiedad oculta una sección siempre que no contenga nada. usted no puede aplicar la propiedad Suprimir y después traspasar para revelar el contenido de la sección. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendría que aparecer en la impresión. Los valores duplicados son suprimidos y no se imprimen. Suprimir si se duplica (ficha Común) La propiedad Suprimir si se duplica evita que se imprima el valor de un campo si es idéntico a un duplicado del valor que lo precede en una iteración de la misma sección. La propiedad puede ser aplicada en forma absoluta o condicional usando una fórmula. Una Carta Modelo es un buen ejemplo de la opción Suprimir. a diferencia de la propiedad Ocultar. Nota: Esta opción no actuará en campos de texto que contengan campos incrustados. Si dentro de la sección se coloca algo que produce un valor en el informe. Ocultar objetos de informes Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de Formato que usted puede usar para ocultar objetos individualmente.

a continuación. Manual del usuario de Crystal Reports 215 . Consulte “Trabajo con formato condicional” en la página 245. Número del Editor de formato y. haga clic en el botón Personalizar. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendría que aparecer en la impresión. pero que no quiere que se impriman cuando ejecuta su informe. Nota: Esta opción sólo actuará si no hay ningún otro objeto en la sección. Es común. el objeto no se imprimirá en el informe. a continuación. Esta propiedad previene que se imprima un valor si éste es igual a cero. aplicar esta propiedad a fórmulas que son necesarias para hacer cálculos en el informe. por ejemplo. Para configurar estas propiedades. seleccione el objeto y. Nota: Puede hacer clic en el botón Fórmula condicional de cualquiera de estas propiedades y crear una fórmula que aplique la configuración condicional en algún evento. haga clic en Formato en la barra de herramientas Herramientas del asistente para abrir el cuadro de diálogo Editor de Formato.13 Formato Suprimir si es cero (ficha Número) Sugerencia: Para encontrar esta opción. active la opción Suprimir secciones en blanco en el Asistente de Sección. El objeto es invisible y no se imprimirá. configure las propiedades. Los valores iguales a cero son suprimidos y no se imprimen. Para quitar los espacios en blanco. Cuando aparezca el Editor de formato. Cuando esta propiedad está activada. Suprimir (ficha Común) La propiedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el informe. haga clic en la ficha.

el ancho se determina inicialmente por el ancho del campo tal como se define en la base de datos y el ancho de carácter promedio de acuerdo a la fuente y el tamaño de la fuente seleccionado. tal como double. 216 Manual del usuario de Crystal Reports . podría surgir un problema si el texto dentro del objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Cuando pone este campo en su informe. • Para campos de base de datos que no son campos memo. single. Al igual que sucede con todos los objetos. Al igual que los demás objetos base-texto. Para impedir la truncación de texto dentro de un objeto 1 Haga clic con el botón derecho en el objeto de texto al que desea dar formato para hacer aparecer el menú contextual. por otro lado. si usted tiene un campo de base de datos llamado {cliente. integer. el usuario puede ajustar el ancho. el largo del texto aumenta mientras que el marco del objeto permanece igual. long integer y byte. Recuerde que éste es el ancho inicial predeterminado del borde. el ancho del marco será 35 veces el ancho de carácter promedio de la fuente y del tamaño de la fuente usada en el formato del campo base-texto.APELLIDO} y la base de datos lo define como un campo de texto de 35 caracteres de longitud. • Para campos numéricos. haga clic en Dar formato al texto. Una diferencia entre los objetos de texto y los campos de base de datos consiste en que el ancho de los primeros se expande automáticamente al introducir texto y/o campos de base de datos en el objeto. pero se puede aumentar o disminuir según sus necesidades. a la hora de imprimirse usando otro controlador de impresora que mide el ancho del texto con una unidad de medida más ancha. Por ejemplo. el ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario. dando lugar a que el texto sea truncado a la altura del ancho del marco. Mientras que el informe podría verse bien en la máquina en que ha sido diseñado. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. se determina de diferente forma dependiendo del objeto base-texto en cuestión. El ancho. se representa por un marco de objeto.Uso del entorno de diseño de informes Ubicación de objetos base-texto Cuando un objeto base-texto es ubicado en el informe. el valor por omisión del ancho del marco será diferente para cada caso. • Para objetos de texto. La altura del marco se basa en la altura de la fuente. el ancho que se determina automáticamente es aproximadamente 19 veces el ancho del carácter promedio de la fuente y del tamaño de la fuente usado en el formato del campo. 2 En el menú contextual. Impedir la truncación de texto dentro de un objeto Ya sea que el valor por omisión del ancho sea aceptado o que el objeto base-texto sea ajustado de tamaño.

Para impedir interrupciones en un texto sin espacios dentro de un objeto 1 Seleccione un objeto al que desee dar formato.APELLIDO} se le asigna un tamaño de 80 caracteres. Reduzca el ancho del campo. Entonces el objeto queda formateado para imprimirse en varias líneas. existen todavía otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con más de un objeto base-texto en una sección. la cadena de texto se interrumpe al borde del marco de un objeto antes de que la línea comience a ajustarse automáticamente. 3 En la ficha Común. debe considerar su ubicación con respecto a los otros objetos en la sección. considere la opción de reducir el tamaño de la fuente o de colocar cada objeto en su propia subsección.13 Formato El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. cuando usted pone este campo por primera vez en su informe. Manual del usuario de Crystal Reports 217 . al campo {tabla. 2 Expanda el marco del objeto para que sea más ancho que el bloque más ancho de texto. Si la impresión del texto es más ancha que el objeto. mientras que el nombre más largo en la base de datos sólo tiene 28 caracteres. Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solución efectiva cuando se está trabajando con un solo objeto base-texto en una sección. el texto se ajusta automáticamente a líneas adicionales. Por ejemplo. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Prevención de interrupciones en un texto sin espaciado dentro de un objeto Para las cadenas de texto que no contienen espacios. si esto no es posible. como palabras solas. expandiendo el ancho de los objetos un 5% aproximadamente. Deje espacio para crecimiento. el marco será 80 veces el ancho del carácter promedio de la fuente. Al ajustar el tamaño de un objeto. O. pero no lo estreche a tal grado que sólo pueda acomodar la cadena de texto más larga. En este caso. Es frecuente que el texto real en un campo de base de datos sea bastante menor que la cantidad máxima que el campo puede contener. Evite diseñar informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho. seleccione la casilla de verificación Puede crecer.

cambiando a su vez el número de líneas necesario para acomodar el texto. Puede confirmar los cambios en la ficha Vista previa. Ubicación de objetos basados en texto multilineales Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las mismas reglas de diseño que los demás objetos.Uso del entorno de diseño de informes Eliminar líneas en blanco en campos incrustados Dado que se pueden incrustar campos en objetos de texto. Antes de eliminar líneas en blanco. haga clic en Dar formato a texto. Para eliminar líneas en blanco en campos incrustados 1 Abra el informe en la ficha Diseño y haga clic en el objeto de texto deseado (es decir. el campo Dirección 2 no se imprime si éste está vacío. pueden presentarse casos en que un campo vacío dé lugar a una línea en blanco en un objeto de texto. el campo Dirección 2 imprime una línea en blanco si está vacía. Nota: La eliminación de líneas en blanco de campos incrustados se ha diseñado para quitar líneas en blanco de un objeto de texto si este objeto contiene un solo campo totalmente en blanco en una línea seguida de un retorno de carro. cuando el informe se imprima. Ahora. Se pueden eliminar las instancias en blanco de dichos campos incrustados. 2 Haga clic con el botón derecho del mouse en el objeto de texto y. 218 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic en Aceptar. 3 Seleccione la opción Eliminar líneas en blanco en campos incrustados del Editor de Formato y. la distribución lineal podría cambiar. aquel que hace que las líneas en blanco muestren algunos registros). a continuación. Si el controlador de la impresora expande o contrae el espaciado del texto. busque la palabra Texto en la barra de estado situada en la esquina inferior izquierda de la pantalla. las no deseadas líneas blancas ya no aparecerán en lugar de campos incrustados vacíos. en el menú contextual. los primeros tienen una característica adicional que debe ser considerada. Sugerencia: Para asegurarse de que ha hecho clic en un objeto de texto. Después de eliminar líneas en blanco.

seleccione el archivo en que está almacenado su objeto basado en texto.13 Formato Cuando se usan objetos basados en texto multilineales en una sección. la ampliación del marco del objeto basado en texto multilineal para ajustarse al crecimiento no es una solución viable. Importación de objetos basados en texto desde un archivo Con Crystal Reports. El objeto se importa desde el archivo al objeto de texto del informe. en la medida de lo posible. haga clic en Insertar desde archivo. en la ficha Vista previa o en ambas. vea “Uso de la cuadrícula” en la página 220. luego haga clic en Abrir. Puede seleccionar la opción Ajustar a cuadrícula. Para obtener más información sobre cómo se trabaja con cuadrículas. Por tanto. A diferencia de los objetos basados en texto monolineales. los objetos basados en texto multilineales se deben colocar en la parte inferior de la sección. a continuación. Espaciado entre objetos basados en texto Utilice las opciones de cuadrícula y líneas guía para ayudar a alinear en forma equilibrada los objetos basados en texto. la altura de la línea de texto simplemente aumenta de acuerdo a la expansión que sufre el marco. Para importar objetos basados en texto desde un archivo 1 Haga doble clic en el objeto basado en texto al que desee dar formato para activar el modo de edición y. 2 En el menú contextual. pueden surgir problemas si en la misma sección hay otros objetos colocados directamente debajo de los primeros. puede importar un objeto con formato y basado en texto desde un archivo existente a su informe. En caso que requieran más líneas para desplegarse. y hacer que la cuadrícula sea visible o invisible en la ficha Diseño. sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos. establecer la cuadrícula con un máximo de 2.5 cm. Manual del usuario de Crystal Reports 219 . 3 En el cuadro de diálogo Abrir. Cuando hace esto. la sección se expandirá hacia abajo para acomodar el crecimiento. haga clic con el botón secundario para abrir el menú contextual.

Cada informe contiene una cuadrícula de diseño. Puede ser activada o desactivada y ajustada a diferentes tamaños según sea la necesidad. Consulte “Selección de la cuadrícula” en la página 220. tendrán lugar las condiciones siguientes: • La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto OLE que usted ubique. mostrar la estructura de cuadrícula 220 Manual del usuario de Crystal Reports . • Los objetos ubicados antes de activar la opción Ajustar a cuadrícula. Si selecciona la opción Ajustar a cuadrícula. el objeto se desplaza hacia el conjunto de coordenadas de filas o columnas más cercano. que permanecerán donde se encuentren al momento de cambiar la opción. Puede hacerlo usando líneas guía. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada sección y se extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la sección. La cuadrícula no está seleccionada de forma predeterminada. • Si ajusta el tamaño de un objeto. Crystal Reports permite la colocación de objetos basados en texto sólo en estas coordenados. el lado (o lados) que está ajustando se ajustarán al punto de la cuadrícula más cercana. Uso de la cuadrícula La cuadrícula es una serie de coordenadas de líneas y columnas. y continúa del mismo modo hasta el final del informe. Si intenta ubicar un objeto entre coordenadas de cuadrícula. es decir. se alineará a un punto de la cuadrícula. el objeto se “ajusta automáticamente” a la cuadrícula. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221. haga clic en Opciones. 2 En la ficha Diseño. se puede activar la función de ajuste a la cuadrícula. Selección de la cuadrícula Las fichas Diseño y Vista previa tienen una estructura de cuadrícula subyacente que puede activar en la ficha Organización del cuadro de diálogo Opciones. es decir. ubicando objetos donde desee dentro de un informe.Uso del entorno de diseño de informes También puede trabajar sin una cuadrícula. El cuadro de diálogo Opciones aparecerá en su pantalla. no se moverán al punto de la cuadrícula más cercano. pero no entre ellas. Cuando se selecciona la cuadrícula y se elige la opción Ajustar a la cuadrícula en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones. Para seleccionar la cuadrícula 1 En el menú Archivo. la cuadrícula permanece del mismo tamaño para todas las secciones. Una vez establecida. en el área Opciones de cuadrícula. Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos. Una nueva cuadrícula del mismo tamaño comienza desde la esquina superior izquierda de la siguiente sección. moverlos o modificar su tamaño como un grupo. Puede espaciar los datos del informe y alinear objetos según sea necesario.

el programa ajusta el resumen a la misma línea guía para asegurar un alineamiento apropiado. Las líneas guía son líneas que no se imprimen y que puede ubicar en cualquier lugar en las fichas Diseño y Vista previa para ayudar en la alineación. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es seleccionando un comando de líneas guía en el menú Vista. Visualización de líneas guía Puede ver líneas guía en las fichas Diseño y Vista previa al seleccionar las opciones de vista en el cuadro de diálogo Opciones. seleccionar la ubicación en modo libre y especificar el tamaño de la cuadrícula. Crystal Reports las insertará automáticamente en determinadas situaciones: • Cada vez que usted inserta un campo o un campo de fórmula en su informe. active la casilla de verificación Líneas guía y/o la casilla de verificación Líneas guía del área Vista previa. el programa crea automáticamente una línea guía a la orilla izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el título del campo a dicha línea. el programa automáticamente crea una o más líneas guía horizontales en la sección y ajusta los campos a esas líneas. Tienen una propiedad de ajuste que ajusta automáticamente los objetos a éstas. • Si resume un campo.13 Formato subyacente en la ficha Diseño o Vista previa o en ambas. 3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es seleccionando los comandos de cuadrícula en el menú Vista. Inserción de líneas guía Aunque usted puede y debe insertar líneas guía manuales siempre que sea necesario. • Cuando hace clic con el botón derecho en el área sombreada de una sección y elige el comando Arreglar líneas. haga clic en Opciones. El cuadro de diálogo Opciones aparecerá en su pantalla. También puede hacer clic con el botón secundario en un espacio vacío de las fichas Diseño o Vista previa y seleccionar el comando en el menú contextual. 2 En la ficha Diseño de la vista Diseño. Diseño con líneas guía Crystal Reports proporciona líneas guía para ayudar a alinear y ajustar el tamaño de los objetos de informe con precisión. 3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Manual del usuario de Crystal Reports 221 . Para ver líneas guía 1 En el menú Archivo.

arrastre su cabeza de flecha por la regla hasta la posición deseada. arrastre su cabeza de flecha fuera de la regla. mover y quitar líneas guía manualmente 1 En la ficha Diseño o Vista previa. asegúrese de que esté seleccionada la opción de líneas guía apropiada en el menú Vista. Nota: Si la opción Ajustar a cuadrícula está activada. 222 Manual del usuario de Crystal Reports . arrastre el objeto de informe hacia la línea guía hasta que la orilla del objeto encaje con la parte superior de la línea guía. haga clic en la regla que se encuentra en la parte superior para activar una línea guía vertical. 3 Para eliminar una línea guía. Ajuste de objetos a líneas guía Para ajustar un objeto a una línea guía. 2 Para colocar una línea guía. sólo podrá insertar o mover líneas guía en incrementos de la cuadrícula.Uso del entorno de diseño de informes Para insertar. Una vez ajustados varios objetos a una línea guía. Nota: Si no aparecen líneas guía. En la ficha Vista previa se debe seleccionar un objeto para ver una línea guía. Puede ajustar a una línea guía horizontal. tanto la parte superior de un objeto como la parte inferior. haga clic en la regla de la izquierda para activar una línea guía horizontal. sino también cambiar la posición y el tamaño de varios objetos juntos. Observe que cada línea guía está unida a una cabeza de flecha en su regla de origen. puede mover todos los objetos con sólo mover la línea guía. El ajuste permite no sólo alinear con precisión objetos de informe.

Manual del usuario de Crystal Reports 223 . Si el objeto se ajusta a una línea guía vertical. en la vista Diseño. es la línea de base del texto. ajuste la línea de base de cada objeto a la misma línea guía horizontal. sólo es necesario buscar los indicadores especiales colocados a cada lado del objeto directamente en la línea de base (como se señala en la siguiente imagen). los indicadores especiales aparecen a lo largo del lado del objeto. La propiedad de ajuste de las líneas guía funciona para los objetos basados en texto de forma diferente que para otros objetos. Para colocar varios objetos de texto con diferentes tamaños de fuente en una línea con sus líneas de base alineadas. Para saber si un objeto basado en texto está ajustado a una línea guía horizontal. de manera que una de las orillas del objeto esté en la línea guía. no la trama del objeto la que se ajusta a la línea guía.13 Formato Puede ajustar a una línea guía vertical el borde izquierdo. 2 Arrastre el objeto de informe hacia la línea guía. Cuando un objeto monolineal basado en texto se ajusta a una línea guía. como objetos OLE. el borde derecho o la línea central vertical (la línea invisible que divide verticalmente un objeto en dos partes iguales) de un objeto. la línea de base del texto o la trama del objeto puede ajustarse a la línea guía. Cuando un objeto multilineal basado en texto se ajusta a una línea guía. Para ajustar un objeto a una línea guía 1 Haga clic en una de las reglas para insertar una línea guía.

Pero si mueve un objeto que está ajustado a una línea guía. 3 Cree una segunda línea guía a la derecha del objeto. el proceso de ajuste de tamaño con dos líneas guías es el mismo. Para cambiar el tamaño de objetos usando líneas guía 1 Creando una línea guía. Para mover la línea guía. Arrastre la línea guía a la posición deseada. también se mueve cualquier objeto que esté ajustado a ella. 4 Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamaño. Nota: La línea guía no debe estar en contacto con el objeto. 2 Ajuste un lado del objeto a esa línea guía. puede mover todos los objetos a la vez con sólo mover la línea guía.Uso del entorno de diseño de informes Ubicación de objetos usando líneas guía Una vez que haya ajustado uno o más objetos a una línea guía. 224 Manual del usuario de Crystal Reports . En ambos casos. El objeto se moverá conjuntamente con la línea guía. arrastre su cabeza de flecha por la regla. Nota: Cuando se mueve una línea guía. Modificación del tamaño de objetos usando líneas guía Use dos líneas guía para modificar el tamaño de dos o más objetos que son del mismo tamaño (altura o anchura) o de tamaños diferentes. el programa no mueve la línea guía.

Normalmente. tiene la opción de hacer sangría de líneas para un párrafo en particular al posicionar el cursor al inicio del párrafo. puede aplicar las mismas especificaciones de sangría a todos los párrafos dentro de ese objeto. Nota: Sólo se aceptan valores de sangría dentro del rango del ancho de campo u objeto. campos de cadena y objetos basados en texto. Para objetos. Esto podría potencialmente causar confusión al leer el informe. ese valor es truncado. O. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Para hacer sangría de líneas 1 Haga clic con el botón derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el menú contextual. aplicar sangría en cada línea del párrafo desde el margen izquierdo. Sangría de líneas Al usar Crystal Reports. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla.000 podrían aparecer en el informe como 1. o como 000 (dependiendo de las propiedades establecidas).” Por ejemplo. 4 En el área de Sangría. si selecciona un objeto completo.000. Recuerde que cualquier línea a continuación de un retorno de carro se considera como la primera línea de un párrafo nuevo. 2 En el menú contextual. 6 Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a ambas líneas guía. Manual del usuario de Crystal Reports 225 . y aplicar sangría en cada línea de párrafo desde el margen derecho.000. arrastre cualquiera de las dos líneas hasta que los objetos alcancen el tamaño correcto. 7 Si los objetos todavía no son del tamaño que usted quiere. puede aplicar sangría en la primera línea del párrafo.13 Formato 5 Arrastre los identificadores de ajuste de tamaño sobre la segunda línea guía de manera que el objeto se ajuste a ella. 3 Haga clic en la ficha Párrafo. o “recortado. puede controlar las sangrías de líneas para campos de memorándum. si un valor numérico o monetario es más grande que el campo que lo contiene. haga clic en Dar formato al texto. Representación de campos de desbordamiento Crystal Reports usa Representación de Campo de Desbordamiento para ayudarle a los usuarios al trabajar con valores monetarios o numéricos en celdas de informe. valores como 100.

alinear. modificar tamaño. mapa. 4 Para permitir la representación de campos de desbordamiento. Aparece el cuadro de diálogo Estilo personalizado con la ficha Número abierta. objetos de tabla cruzada y objetos OLE. se pueden mover.Uso del entorno de diseño de informes Cuando se desactiva la opción de formato Permitir recorte de campos. los valores de campo de número o moneda que superan el tamaño del campo se representan con signos de número (######) en la ficha Vista previa. Nota: También puede enlazar una serie de objetos haciendo clic con el botón secundario y arrastrando el cursor sobre un área. color y párrafo. campo. para darles formato en conjunto. Puede cambiar el objeto principal por otro al hacer clic con el botón derecho sobre el objeto deseado. Para ver los resultados. actualice el informe. seleccione la opción apropiada para dar formato. Una vez que se han seleccionado objetos múltiples. desactive la casilla de verificación Permitir recorte de campos. puede especificar que el recorte de campo se desactive sólo cuando se cumplan ciertas condiciones. copiar y pegar como grupo. Los objetos se mueven. lo que permite saber inmediatamente cuándo el campo es demasiado pequeño. También puede cambiar su estilo de fuente. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. cortar. Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta. alinean y se modifica su tamaño de acuerdo a un objeto “principal”. Nota: También puede hacer clic en el botón Formato condicional para escribir una fórmula en el Editor de Formato. 3 En el menú contextual. cualquier valor de campo de número o moneda que sea más grande que el objeto de campo que lo contiene se representará mediante signos de número (######). Para seleccionar objetos múltiples 1 Haga clic en un objeto y presione Ctrl+clic en los demás objetos que desee seleccionar. gráfico. En el Taller de fórmulas de formato. 2 Haga clic con el botón derecho sobre el objeto principal. bitmap. cuadrícula OLAP. 2 En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo. 3 Haga clic en el botón Personalizar. Para permitir representación de campo de desbordamiento 1 Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para mostrar el menú contextual. Selección de varios objetos Puede seleccionar objetos múltiples. que normalmente es el último objeto que selecciona. 226 Manual del usuario de Crystal Reports . incluidos objetos de texto. Si desactivó el recorte de campo.

y no el controlador. usted garantiza menos inconsistencias cuando se usan diferentes controladores en la impresión. Así. aún determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos base-texto. seleccione la opción Ubicación en Modo Libre de la ficha Organización del cuadro de diálogo Opciones. que usted. Estas coordenadas determinan la ubicación vertical de los objetos en su informe. Sin embargo. usted todavía debe tomar en cuenta estas consideraciones en el diseño de sus informes. se recomienda que el formato de todas las secciones del informe se definan teniendo activada la opción Ubicación en modo libre. Modo libre significa que puede reubicar objetos en cualquier parte en que desee que aparezcan en su informe. controla la ubicación vertical de objetos monolineales (aquellos que imprimen en una sola línea). Se seleccionan todos los objetos de informe de dicha sección. Cuando se ha dado formato a una sección mediante ubicación en modo libre. Su única restricción es que el programa no le permite ubicar objetos de gráfico y Tabla Cruzada en el Encabezado de Página.13 Formato Para seleccionar todos los objetos de una sección 1 En la ficha Diseño o Vista previa. así como también el espacio entre líneas de los objetos de texto multilineales. en un ambiente de modo libre similar al de un programa de dibujo. 2 Elija la opción Seleccionar todos los objetos de sección en el menú contextual. Manual del usuario de Crystal Reports 227 . Consulte “Ubicación de objetos basados en texto multilineales” en la página 218. De esta forma. haga clic con el botón secundario en el área gris que aparece a la izquierda de la sección con la que desee trabajar. Opción Ubicación en modo libre activada Para crear informes dinámicos y reducir la dependencia del controlador de la impresora tanto como sea posible. tales como gráficos. cuadros. Ubicación en modo libre También puede desear utilizar Crystal Reportssin una cuadrícula. líneas o imágenes en formato de bits (como el logotipo de la compañía). todos los objetos se pueden ubicar en cualquier parte de dicha sección. es decir. Pie de Página o sección Detalles. Para trabajar en un ambiente de modo libre. Esto es especialmente importante si su informe incluye objetos OLE. Crystal Reports ubica objetos en una sección tomando como base sus coordenadas absolutas. Crystal Reports ubica objetos dentro de una sección en base a sus coordenadas absolutas. mientras Ubicación en modo libre le permite mejor control. aunque el controlador de la impresora ya no controla el espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la sección.

el programa no se refiere a las coordenadas absolutas del objeto para determinar donde imprimirlo. Nota: El valor de la coordenada y se mide desde el borde superior de la sección hasta el borde superior del objeto. la coordenada y aumentará y el objeto basado en texto se imprimirá más abajo dentro de la página. es el controlador de la impresora que toma el control de la operación. el objeto se imprimirá más abajo dentro de la página. puede dar lugar a problemas cuando se combinan ambas clases de objetos. color y sombreado a un campo” en la página 235. salvo si se cumplen las condiciones siguientes. • La ubicación vertical del objeto basado en texto cambia porque la coordenada y se ajusta hacia arriba. pero las coordenadas pueden ser ajustadas por Crystal Reports cuando cambia el controlador de la impresora. Si el informe se imprime usando otro controlador de impresora que mide el espacio entre líneas más ancho que el controlador original: • La ubicación del cuadro no cambia con respecto a la sección donde está colocado. De esta manera.un cuadro (objeto OLE) es ubicado alrededor de un campo de texto (objeto base-texto). se recomienda de manera especial que se dé formato a todas las secciones del informe de la misma manera. Recuerde que se puede dar formato a cada sección con la opción Ubicación en modo libre activada o desactivada. (las coordenadas x e y no cambian). • La coordenada y todavía es tomada como referencia para la ubicación vertical del objeto. • La coordenada absoluta x se sigue tomando como referencia para determinar dónde comienza a imprimirse horizontalmente cada objeto (ubicación izquierda y derecha). el controlador de la impresora no controla la ubicación de objetos OLE tales como gráficos. Consulte “Agregar bordes. cuadros y líneas. Si está distribuyendo informes con secciones de formato Ubicación en modo libre desactivado y desea que los objetos de dichas secciones aparezcan rodeados por un borde o con líneas. 228 Manual del usuario de Crystal Reports . entre más grande es el valor. Por ejemplo. Aunque es mejor activar la opción en unos casos y no en otros. Todo parece bien y los elementos están alineados correctamente. Con la opción Ubicación en modo libre desactivada. El uso de diferentes métodos para ubicar objetos base-texto y objetos OLE. los bordes se mantendrán siempre con los objetos. así. Crystal Reports siempre se refiere a las coordenadas absolutas de estos objetos para ubicarlos e imprimirlos. el usuario ya no controla la ubicación vertical de los objetos base-texto.Uso del entorno de diseño de informes Opción Ubicación en modo libre desactivada Si una sección tiene desactivada la opción Ubicación en modo libre. si el informe se imprime usando un controlador de impresora que mide el espacio entre líneas más ancho que el controlador de impresora original. Así. Sin embargo. es mejor modificar las propiedades del borde de los objetos en lugar de insertar cuadros y líneas.

• Una vez que un objeto se ajusta a una línea guía. campos de cadenas y objetos basados en texto. si ésta se mueve. Cuando mueve un objeto dentro del rango magnético de una línea guía. Manual del usuario de Crystal Reports 229 . el objeto también se mueve. vea “Impedir la truncación de texto dentro de un objeto” en la página 216. se borra automáticamente la opción Puede Crecer en impide que se trunque el texto dentro de un objeto. a su informe se le da formato horizontalmente. el objeto se ajusta o se adjunta a la línea guía. se ajusta el tamaño de todos los objetos en forma similar. todos se mueven cuando se mueve la línea. Ubicación vertical En la ficha Común del Editor de formato. el texto se mueve 90 grados hacia la izquierda. Cuando se selecciona una rotación de texto de 270 grados.13 Formato Ubicación en modo libre usando líneas guía Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos. • El texto con formato vertical que sobrepasa el borde de la página no se puede mostrar como parte de su informe. Inserción de espaciado entre caracteres y líneas Con Crystal Reports. Cuando se selecciona una rotación de texto de 90 grados. • Si tiene varios objetos ajustados a una línea guía. • Para la rotación de texto de objetos basados en texto. Usar las líneas guía en un ambiente de modo libre entrega flexibilidad con control. Consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221. • Si tiene varios objetos ajustados a una línea guía en dos lados (derecha e izquierda. de izquierda a derecha. Puede hacerlo usando líneas guía. Para obtener más información sobre la opción Puede crecer. Las líneas guía tienen la propiedad de ajuste automático. Nota: • Si la rotación de texto se deja en 0 grados. moverlos o modificar su tamaño como un grupo. Las líneas guía son líneas que se extiende vertical y horizontalmente desde las fichas Diseño y Vista previa. puede usar las opciones de rotación de texto para alienar verticalmente los campos y objetos basados en texto en su informe. o arriba y abajo) y se mueve una de las líneas guía. puede especificar la cantidad de espaciado entre caracteres o líneas para campos de memorándum. el texto se mueve 270 grados hacia la izquierda.

2 En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.5. o como un número exacto de puntos. etc. Por consiguiente. puede seleccionar un tamaño de fuente fraccionario para campos de base de datos y objetos basados en texto en su informe.5. 3. 4 En la lista Tamaño. Por ejemplo. 2 En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo. seleccione el tamaño fraccionario de fuente deseado para el campo u objeto. 6 En el área Espaciado. Nota: El número que introduzca debe estar entre 1 y 1638. Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de línea.Uso del entorno de diseño de informes Para insertar espaciado de caracteres y línea 1 Haga clic con el botón derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el menú contextual. hasta 1637. 3 Haga clic en la ficha Fuente. en el campo Espaciado de Línea. 230 Manual del usuario de Crystal Reports . El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. en el campo Espaciado Exacto de Caracteres.5 en el informe. puede utilizar los tamaños fraccionarios de fuente 1. ocupando un espacio que tiene 14 puntos de ancho. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. El valor n se define como la distancia en número de puntos medida desde el inicio de un carácter hasta el inicio del siguiente. 2.5. cada carácter mantiene como un tamaño de fuente de 14 puntos. especifique el valor n que ocupa cada carácter. no el tamaño de fuente.5 más próximo. Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de caracteres. si especifica una fuente de 14 puntos con un espaciado de caracteres de 14 puntos. Crystal Reports redondeará automáticamente todas las entradas fraccionarias al 0. Definir tamaños fraccionarios de fuente En la ficha Fuente del Editor de formato. 3 Haga clic en la ficha Fuente. 7 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 4 En el área Espaciado. Cuando cambia el espaciado entre caracteres. cambia sólo el espaciado entre los caracteres adyacentes. especifique el espaciado de línea como un múltiplo del tamaño de fuente que esté usando. 5 Haga clic en la ficha Párrafo. Para definir tamaños fraccionarios de fuente 1 Haga clic con el botón derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el menú contextual.

Crystal Reports substituye las fuentes. Al momento de la impresión. puede conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes impresoras. Para evitar esta situación. si el controlador de la impresora encuentra fuentes específicas (de otra determinada impresora) que no reconoce. Nota: Al definir tamaños fraccionarios de fuente para campos individuales de la base de datos y objetos de texto ya ubicados en su informe. puede utilizar la ficha Fuentes del cuadro de diálogo Opciones para ajustar los valores de fuente predeterminados: estas opciones predeterminadas afectarán a los nuevos informes que cree. Para establecer márgenes específicos 1 En el menú Archivo. podrían no estar instaladas en estas impresoras. haga clic en Configurar página. Fuentes TrueType Diseñar su informe usando fuentes específicas de la impresora. Manual del usuario de Crystal Reports 231 . Por esto. se recomienda usar solamente fuentes TrueType de uso común. (El motivo es que los ajustes de fuente existentes de los objetos de su informe anularán las opciones predeterminadas. Márgenes de página Establecer Márgenes Específicos Crystal Reports ofrece la posibilidad de establecer márgenes que satisfagan sus especificaciones.6 cm causa que la impresión comience exactamente a 0. aun cuando lo fueran.13 Formato 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.) Sin embargo. Nota: Todos los márgenes se calculan desde el borde del papel. Podría ser que las fuentes no sean compatibles con otras impresoras o. Aparece el cuadro de diálogo Configurar Página. además de a cualquier nuevo objeto que agregue a un informe existente. en el diseño de informes. 3 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.6 cm del borde del papel. debe realizar los cambios manualmente (es decir. 2 Cambie los márgenes de página predeterminados para ajustarlos a sus necesidades. siguiendo estos procedimientos). creando inconsistencias en el resultado. un margen izquierdo de 0.

el nombre de la impresora debe ser el mismo que fue usado al momento de diseñar el informe. Si usted necesita especificar una impresora. la manera en que es reconocida puede variar de acuerdo al sistema operativo. • Con Microsoft Windows 98. de lo contrario. el nombre de la impresora se puede cambiar de manera que HP Laser III sea Front Reception Printer. • Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los márgenes predeterminados de la impresora son menores (lo cual aumenta el área de impresión). Por ejemplo.Uso del entorno de diseño de informes Uso de los márgenes predeterminados Cuando en el diseño de su informe usted usa los márgenes establecidos por la impresora. tal como una impresora de sobres o de etiquetas. • Con Windows NT. es una buena idea no elegir una impresora específica. Aun si los márgenes que quiere usar son iguales a los de la impresora. una impresora HP Láser III se instala en tres sistemas operativos diferentes. el informe completo se desplazará hacia la izquierda de la página. pero el controlador de la impresora se enumerará como HPPCL5MS. será reemplazada por la impresora predeterminada. Esta opción mantiene el área imprimible del informe aumentando o reduciendo los márgenes izquierdo/derecho y superior/inferior mediante la aplicación del mismo factor. podrían darse ciertas situaciones específicas. Se recomienda que siempre establezca sus propios márgenes. Si selecciona una impresora específica. los objetos situados en la parte derecha del informe quedarán fuera del área de impresión. y de especificar sus márgenes manualmente usando el comando Preparar impresora. Impresora predeterminada En general. • Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los márgenes predeterminados de la impresora son mayores. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema. Tome en cuenta que cualquiera que imprima el informe debe usar la misma impresora. Crystal Reports buscará esa impresora por su nombre. asegúrese de desactivar la opción Usar márgenes predeterminados del cuadro de diálogo Configurar Página. pero el controlador de la impresora es siempre WINSPOOL. podrían surgir problemas inesperados. Nota: Puede activar la casilla de verificación Ajustar automáticamente si desea que Crystal Reports ajuste de forma automática los márgenes del informe cuando cambie el tamaño del papel.DRV. Aun cuando una impresora puede ser idéntica. 232 Manual del usuario de Crystal Reports . el nombre de la impresora es también por referencia y puede ser cambiado por el usuario. abriendo la posibilidad de inconsistencias en la impresión.

nota. El cuadro de diálogo Preparar Impresora aparecerá en su pantalla. Crystal Reports consulta al controlador de la impresora sobre cada uno de los elementos de fuente (medidas de fuente). 4 En el área Orientación. Las opciones de tamaño de papel se relacionan directamente con la impresora seleccionada. seleccione la impresora que desea usar. Manual del usuario de Crystal Reports 233 . altura de los ascendentes y descendentes. en la lista Nombre. ancho de carácter. formato incorrecto. legal. Puede especificar estas opciones utilizando el comando Preparar impresora del menú Archivo. Parea establecer orientación del papel y tamaño del papel 1 En el menú Archivo haga clic en el comando Preparar impresora. los controladores de impresora más nuevos entrega medidas precisas de fuente y cualquier problema de impresión se resuelve rápidamente. A4. legal. B5. Controladores de impresoras Actualización de controladores de impresoras Para mantener el rendimiento. mientras que el controlador de la impresora PostScript le permite elegir entre tamaños de papel carta. Establecer la orientación de página y el tamaño de papel Usted puede imprimir su informe usando orientación vertical u horizontal y con una variedad de tamaños de papel. 2 En el área Impresora. Se puede presentar un problema si se usa un controlador de impresora más antiguo que no devuelve medidas de fuente en forma precisa. los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o cambiarle de nombre apropiadamente. Por ejemplo. tales como altura promedio de carácter. en las listas Tamaño y Fuente. seleccione el papel deseado. Usando este cuadro de diálogo. ejecutivo o A4.13 Formato Si su informe es parte de un programa para ser distribuido. carta pequeña y A4 pequeña. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.). puede incluir el cuadro de diálogo Seleccionar Impresora. haga clic en Vertical u Horizontal. el controlador HP LaserJet (PCL) ofrece un opción de tamaño carta. interlineado. etc. Si está experimentando problemas con la impresión (faltas campos. etc. En muchos casos. 3 En el área Papel. si no ha sido establecida como predeterminada. se recomienda que consiga e instale los controladores más actualizados para su impresora.

• Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador. Propiedades de formato Puede establecer las propiedades de formato usando el Editor de Formato para objetos y el Asistente de Sección para secciones de informes. como tamaño de la fuente. Cuando se imprimen. • Condicionales (aplicar la propiedad sólo si se satisfacen ciertos criterios). La mayoría de las veces. 234 Manual del usuario de Crystal Reports . Estas inconsistencias son el resultado de una variedad de métodos que usan los controladores para medir los parámetros del texto. esta situación puede ser evitada. Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene: • Dos impresoras iguales. cortados o superpuestos. pero la resolución de los controladores de vídeo es diferente. • Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador. campos numéricos y campos de fórmula. Ejemplos de objetos base-texto incluyen campos de caracteres o frases. • Dos impresoras diferentes que utilizan controladores diferentes. pero cada una utiliza un controlador diferente. Si se tienen en cuenta a la hora de crear un informe. pero cada una imprime desde una versión diferente de Microsoft Windows. Para hacer esto.Propiedades de formato Inconsistencias debidas a los controladores de impresora A la hora de imprimir. la impresora virtual en el software). campos memo. estas soluciones pueden asegurar una impresión y distribución adecuadas del informe en casi cualquier entorno. Por lo tanto. En la mayoría de los casos. si piensa distribuir su informe. • Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador y el mismo sistema operativo. los objetos base-texto pueden aparecer desalineados. se pueden establecer uno o dos tipos de propiedades: • Absolutas (aplicar siempre la propiedad). pero las versiones de los controladores son diferentes. objetos de texto. pueden ocurrir inconsistencias si el controlador de la impresora que ocupa para imprimir es diferente al controlador de la impresora usado al momento de crear el informe (es decir. • Dos impresoras diferentes que utilizan el mismo controlador. Crystal Reports ofrece varias soluciones de diseño. mientras un documento usando un determinado controlador puede requerir seis líneas completas para imprimir un bloque de texto: • Un segundo controlador que mide fuentes más estrechas puede imprimir el mismo bloque de texto en menos de seis líneas. Así. • Un tercer controlador que mide fuentes más anchas puede necesitar más de seis líneas para la misma impresión. una de sus metas es diseñar un informe que se pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador. • Un controlador que utiliza fuentes TrueType y un segundo controlador que asigna fuentes TrueType a fuentes PostScript.

Nota: Esta función es para que el usuario se sienta cómodo al proteger el formato del informe. Agregar bordes. color. 4 Seleccione el estilo de línea. se desactivan las opciones del Editor de Formato. color y sombreado a los campos de un informe para destacar datos importantes y crear informes que tengan un aspecto profesional. • Asistente de sección para dar formato a secciones enteras. después. después aplicar. Para agregar bordes. y sombreado a un campo 1 Haga clic con el botón derecho en el campo al que desea dar formato para visualizar el menú contextual. color y color de fondo para el campo. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. color y sombreado a un campo Crystal Reports permite agregar bordes. Crear un informe o un objeto de sólo lectura Puede hacer que un informe o un objeto sean de sólo lectura para que no se le pueda aplicar formato. 2 En el menú contextual. También se suprimen las opciones de formato que suelen estar disponibles en las barras de herramientas o en los menús contextuales para el informe o el objeto. Este tipo de propiedad para dar formato sigue siempre un procedimiento seleccionar. Cada uno de estos cuadros de diálogo contiene un número de diversas propiedades para dar formato.13 Formato Trabajo con formato absoluto El formato absoluto es un formato que se aplica en cualquier condición. Por ejemplo. no se pretende que se use como seguridad del informe. Manual del usuario de Crystal Reports 235 . Cuando se define esta opción. • Asistente de resaltado para dar formato condicional a todos los tipos de campos. Puede usar los siguientes cuadros de diálogo para dar formato a sus informes: • Editor de Formato para dar formato a los valores de campo. así como también las herramientas para activar o desactivar las propiedades y especificar atributos. haga clic en Editor de Formato. se selecciona el elemento al que se desea dar formato (objeto o sección) y. 3 Haga clic en la ficha Borde. se aplica el formato a la selección usando valores de propiedad.

Cambiar los formatos predeterminados de campo Crystal Reports permite mostrar campos de base de datos en el informe con casi cualquier tipo de formato. Bloquear el tamaño y la posición de un objeto Puede bloquear la posición del objeto de informe seleccionado para que no pueda moverse. haga clic en Editor de Formato. haga clic en Bloquear tamaño/posición.Trabajo con formato absoluto Para crear un informe de sólo lectura 1 En el menú Archivo. Para dar formato a los campos ya agregados al informe. Nota: Al cambiar los formatos de campo predeterminados. 3 En la ficha Común. Para crear un objeto de sólo lectura 1 Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee que sea de sólo lectura. Fecha. haga clic en la ficha Campos. puede establecer los formatos predeterminados de campos de base de datos del siguiente tipo: Cadena. 2 En la barra de herramientas Formato. 2 Seleccione Sólo lectura. 2 En el cuadro de diálogo Opciones. Fecha y hora y Booleano. Para especificar formatos predeterminados de campos 1 En el menú Archivo. no se puede arrastrar el objeto en Report Designer y se desactiva el comando Tamaño y posición. los nuevos ajustes sólo afectan a los objetos que posteriormente agregue al informe. seleccione Sólo lectura. En esta sección se describe el modo de utilizar el comando Opciones para controlar los ajustes de formato predeterminados que utiliza Crystal Reports para agregar un campo a cualquier informe. Para bloquear el tamaño y la posición de un objeto 1 Seleccione el objeto cuyo tamaño y posición desee bloquear. seleccione Opciones del Informe. Si se activa esta opción. Número. 2 En el menú contextual. 236 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic en Opciones. Hora. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. En el cuadro de diálogo Opciones. Nota: También puede realizar esta acción haciendo clic en el botón Bloquear formato de la barra de herramientas Formato. debe hacer clic con el botón secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el menú contextual. Moneda.

4 Utilice las fichas del Editor de Formato para especificar los formatos deseados. Crystal Reports debe utilizar el formato especificado. Para establecer los formatos predeterminados estándar de los campos Fecha. 3 Para abrir el Editor de Formato. Manual del usuario de Crystal Reports 237 . haga clic en Opciones. Establecer los formatos predeterminados de los campos Fecha. Nota: Si hace clic en el botón Fecha y hora del Editor de Formato. puede seleccionar las opciones predeterminadas del sistema y así asegurarse de que Crystal Reports utiliza los formatos dictados por Windows. haga clic en Personalizar para crear el suyo propio).13 Formato 3 Haga clic en el botón correspondiente al tipo de campo cuyo formato desee establecer (Cadena. cualquier cambio realizado con posterioridad afectará sólo a los campos “Fecha y hora”. 5 Haga clic en Aceptar. Hora o Fecha y hora). 2 En el cuadro de diálogo Opciones. Hora y Fecha y hora 1 En el menú Archivo. Debe hacer clic en Fecha u Hora para dar formato a campos de fecha o campos de hora independientes. Número. Moneda. Nota: Estos ajustes predeterminados sólo afectarán a los objetos que posteriormente agregue al informe. Fecha y hora o Booleano). en segundo lugar. 5 Seleccione un formato predefinido de la lista (o bien. 7 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones. 6 Una vez seleccionado un formato. 4 En el cuadro de diálogo Editor de Formato. Puede modificar la configuración del sistema en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional. Hora. cómo se personalizan los formatos de dichos campos. haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Editor de Formato. Para dar formato a los campos ya agregados al informe. haga clic en el botón correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha. Ahora. Cuando hace clic en un nuevo formato. puede obtener una vista previa de los resultados en el área Muestra del Editor de formato. Hora y Fecha y hora y. Fecha. haga clic en la ficha Fecha y hora. que se encuentra en el Panel de control. Hora o Fecha y hora a un informe. debe hacer clic con el botón secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el menú contextual. haga clic en la ficha Campos. Hora y Fecha y hora Los procedimientos siguientes describen en primer lugar cómo se especifican formatos estándar para los campos Fecha. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. Nota: En la lista de formatos predefinidos. cuando agregue los campos Fecha.

entonces verá tres fichas en el cuadro de diálogo Estilo personalizado (Fecha y hora.Trabajo con formato absoluto Para personalizar los formatos de los campos Fecha. Para que una línea vertical pueda abarcar varias páginas. Ahora. cuando agregue los campos Fecha. De lo contrario. Cómo agregar o editar líneas y cuadros Crystal Reports permite agregar líneas a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un aspecto profesional. Las líneas pueden ser horizontales o verticales. Los formatos especificados en estas fichas sólo se aplican a los dos elementos de los campos “Fecha y hora” y no afectan a los formatos especificados para campos de fecha o de hora independientes. y Hora). 4 En el cuadro de diálogo Editor de Formato. haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Estilo personalizado. 9 Para dar formato a otro tipo de campo. haga clic en Opciones. Hora o Fecha y hora). 238 Manual del usuario de Crystal Reports . 2 En el cuadro de diálogo Opciones. si una línea discurre desde un encabezado de grupo hasta el correspondiente pie de grupo. Crystal Reports debe utilizar el formato personalizado que ha creado. Nota: Si eligió dar formato a los campos “Fecha y hora” en el paso 3. la línea continúa en la parte superior de cada página subsiguiente (justo por debajo del encabezado de página) hasta llegar al pie del grupo. haga clic en el botón pertinente del cuadro de diálogo Opciones. Fecha. haga clic en la ficha Campos. haga clic en la ficha Fecha y hora. Por ejemplo. Hora y Fecha y hora 1 En el menú Archivo. 3 Abra el Editor de Formato haciendo clic en el botón correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha. la sección del informe donde acaba la línea no debe estar en la misma página donde la línea comienza. 7 Cuando haya acabado de diseñar el formato. 5 Haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de diálogo Estilo personalizado. Hora o Fecha y hora a sus informes. haga clic en Aceptar para regresar a Crystal Reports. 6 Cree el formato que desee ajustando las diversas opciones del cuadro de diálogo Estilo personalizado. 8 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Editor de formato.

13 Formato Para agregar líneas a un informe 1 En la barra de herramientas Insertar herramientas. haga clic en Insertar línea. 3 En la ficha Línea. Para agregar cuadros a un informe 1 En la barra de herramientas Insertar herramientas. Para editar líneas en un informe 1 Haga clic con el botón derecho en la línea a la que quiere dar formato para mostrar el menú contextual. 2 Utilice el cursor con forma de lápiz para dibujar la línea donde desee. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. introduzca los cambios deseados en la línea. Manual del usuario de Crystal Reports 239 . haga clic en Insertar cuadro. Nota: No se pueden dibujar líneas diagonales. haga clic en Dar formato a línea. 2 Utilice el cursor con forma de lápiz para dibujar el cuadro donde desee. Agregar y editar cuadros Crystal Reports permite agregar cuadros a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un aspecto profesional. 2 En el menú contextual.

Adición de formas a un informe Al diseñar formatos de informe en Crystal Reports. haga clic en Aceptar para guardar sus cambios. Crystal Reports le permite decidir cómo mostrar el símbolo monetario. haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro. Para agregar formas a un informe 1 Agregue un cuadro a su informe. valores negativos y valores cero en sus informes financieros. puede insertar una variedad de formas. 6 Una vez creada la forma apropiada. no puede utilizar la opción Sombra que está normalmente disponible en la ficha Cuadro del Editor de Formato. 240 Manual del usuario de Crystal Reports . como parte de su informe. 4 En el Editor de formato que aparece. elipses y cuadros con esquinas redondeadas. Esto es especialmente útil para dar formato a informes en idiomas que requieren que esas formas se comuniquen de manera efectiva. 3 En el menú contextual. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 2 Haga clic con el botón derecho para mostrar el menú contextual. dependiendo de cuánto mueva el control deslizante hacia la derecha. Nota: Si ha especificado la característica de redondeo para un cuadro. También puede configurar su informe para invertir los signos para montos de crédito y débito. 5 Seleccione un número comprendido entre 0 y 100 en el cuadro Redondeo o mueva el control deslizante hacia la derecha para aumentar la curvatura de las esquinas del cuadro. 2 En el menú contextual. como círculos. Consulte “Agregar y editar cuadros” en la página 239. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. introduzca los cambios deseados en el cuadro. 3 En la ficha Cuadro. El cuadro inicial gradualmente se transforma en una elipse o círculo. Uso de formatos de contabilidad convencionales A modo de compatibilidad con las convenciones contables usadas en la profesión de contabilidad. haga clic en la ficha Redondeado.Trabajo con formato absoluto Para editar cuadros en un informe 1 Haga clic con el botón derecho en el cuadro al que quiere dar formato para mostrar el menú contextual. haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro.

3 Haga clic en el botón Personalizar. 5 Active la casilla de verificación Invertir señal para pantalla para invertir los signos correspondientes a importes de crédito y débito en los informes financieros. 2 En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo. Nota: Los cambios hechos a la configuración local de Windows se implementan sólo después de salir y reiniciar Crystal Reports. Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta. 4 En el área Símbolo Monetario (predeterminada del sistema). 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Una vez que ha seleccionado esta opción. Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta. Para personalizar las convenciones contables para un informe 1 Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para mostrar el menú contextual. 7 Haga clic en Aceptar nuevamente para volver a su informe. 2 En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo. la forma en que aparecen los valores negativos en su informe está determinada por la configuración local Windows. especifique cómo desea que aparezca el símbolo monetario con los valores en su informe. • En la lista Mostrar valor cero como. • En la ficha Signo de Moneda del cuadro de diálogo Estilo Personalizado. Los valores negativos se representan mediante un valor menos o llaves. el símbolo monetario se posiciona en el lado izquierdo de los valores monetarios y numéricos. se producen las siguientes condiciones: • En la lista Negativos. 4 Seleccione la casilla de verificación Usar formato de contabilidad. Manual del usuario de Crystal Reports 241 .13 Formato Para utilizar convenciones contables en un informe 1 Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para mostrar el menú contextual. 6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. seleccione cómo desea que aparezca el formato de número de sistema para los valores positivos y negativos. Aparece el cuadro de diálogo Estilo personalizado con la ficha Número abierta. se selecciona automáticamente el símbolo guión para representar valores cero en su informe. 3 En el área Estilo.

242 Manual del usuario de Crystal Reports . objetos de campo. si una tabla cruzada o una cuadrícula OLAP hacen que el informe se expanda horizontalmente. se puede utilizar el Editor de Formato para hacer que Crystal Reports repita esos objetos en cada página horizontal. • Es posible dar formato a cualquier copia de un objeto de informe repetido. Ahora. etc. cuadros. líneas. deberá mover el objeto original. consulte “Modificar objetos del repositorio” en la página 107. un objeto de texto y un número de página. Para obtener información sobre cómo modificar un objeto en el repositorio. gráficos. Crystal Reports permite hacer que otros objetos de informe que no se expanden horizontalmente. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Nota: • Las copias repetidas de un objeto de informe no se pueden mover. objetos OLE. haga clic en Dar formato al campo o en la opción de formato apropiada. • Los objetos de informe de una sección con la opción Posiciones relativas seleccionada en el Asistente de sección no se pueden repetir. Nota: Las opciones de formato no aparecen si el objeto seleccionado se encuentra conectado al Crystal Repository. el objeto al que se ha dado formato se repite en cada página horizontal. si el pie de página del informe incluye una imagen. 2 En el menú contextual. Para repetir objetos en páginas horizontales 1 Haga clic con el botón secundario sobre el objeto de informe que desee repetir. para poder mover las copias. 3 En la ficha Común del Editor de formato. se repitan en cada página horizontal adicional creada por la tabla cruzada o la cuadrícula OLAP. tales como tablas cruzadas y cuadrículas OLAP. se pueden expandir horizontalmente entre varias páginas. tales como objetos de texto. la opción Repetir en páginas horizontales aparece en la ficha Línea o Cuadro. Por ejemplo. Para una línea o un cuadro. pero los cambios realizados se aplicarán a todas las copias.Trabajo con formato absoluto Repetición de objetos de informe en páginas horizontales Algunos objetos de informe. mapas. seleccione la casilla de verificación Repetir en páginas horizontales.

Para numerar las páginas horizontales 1 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. 2 Seleccione Número de página horizontal en la lista e insértelo en el informe. Nota: La opción Repetir en páginas horizontales se activa automáticamente al insertar el campo Número de página horizontal de ese modo. Nota: También puede hacer clic con el botón secundario en el área sombreada situada a la izquierda de la sección y seleccionar Ajustar sección en el menú contextual. El programa ajusta automáticamente la sección para que el borde inferior esté parejo con la línea base del último objeto en la sección. La ficha Diseño en modo libre permite agregar y eliminar espacio en blanco de dos maneras: • Ajustando el área en la ficha Diseño mediante el cursor para cambiar tamaño. desplácese hasta Campos especiales y haga clic sobre el nodo para expandirlo. Si corta y pega un campo Número de página horizontal. o si inserta ese campo en otro campo u objeto de texto. Manual del usuario de Crystal Reports 243 . Uso del espacio en blanco entre filas La altura de una sección en relación a los objetos que están en ella afectan la cantidad de espacio en blanco que aparece entre las líneas de su informe.13 Formato Numeración de páginas horizontales Un campo especial. • Cambiando la opción en el Asistente de Sección. permite numerar las páginas horizontales. denominado Número de página horizontal. la opción Repetir en páginas horizontales no se activa automáticamente.

simplemente mueva el puntero del mouse sobre la línea del borde inferior de la sección. mueva el puntero sobre la línea del borde de la sección inferior. arrastre el borde de la sección hacia arriba hasta eliminar el espacio en blanco que sobra.Trabajo con formato absoluto Adición de espacio en blanco al ajustar tamaño Para agregar espacio en blanco extra entre líneas de su informe. Cuando aparezca el cursor de cambio de tamaño. Eliminación de espacio en blanco al ajustar tamaño Para eliminar espacio en blanco innecesario dentro de una sección. Nota: También puede agregar espacio en blanco a una sección haciendo clic con el botón secundario en el área sombreada situada a la izquierda de la sección y eligiendo el comando Insertar línea del menú contextual. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar. arrastre el borde de la sección para agregar espacio en blanco. El programa ajusta la sección automáticamente. 244 Manual del usuario de Crystal Reports . Cuando el cursor de ajustar aparezca. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar. agregando la cantidad de espacio necesario para contener una línea de campos de base de datos típicos.

cada una de éstas requiere un tipo diferente de fórmula. haga clic en la sección que desee suprimir. 3 En la ficha Común. Manual del usuario de Crystal Reports 245 . se puede seguir el procedimiento de seleccionar. si se activa la propiedad Suprimir y después se configura una fórmula condicional para la opción Suprimir. 4 Haga clic en Aceptar para volver a su informe. haga clic en Asistente de sección. vea la Ayuda en línea. después aplicar. si no se va a poner nada en la sección Pie de página del informe). Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Cuando se configura una fórmula de formato condicional. pero se va un paso más adelante y se configuran condiciones que determinan cuándo será aplicado el formato. Por ejemplo. active la casilla de verificación Suprimir (no profundizar). Sin embargo. Para dar formato condicional se sigue el mismo procedimiento. mes. • Que las fechas aparezcan en el formato día. Crystal Reports facilita la aplicación de formato condicional en estas situaciones y en otras muchas más. Por ejemplo. Estas condiciones se especifican utilizando fórmulas simples. 2 En el área Secciones. Crystal Reports permite configurar condicionalmente tanto propiedades de activar y desactivar como propiedades de atributo.13 Formato Eliminación de espacio en blanco al suprimir una sección Si una sección completa está en blanco (por ejemplo. usted puede desear: • Imprimir balances de clientes en rojo si han vencido. Trabajo con formato condicional El formato condicional es un formato que se aplica sólo bajo ciertas condiciones. La sección Pie de página no se imprimirá en lo sucesivo. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección. año si el cliente es canadiense. Con formato absoluto. la fórmula pasa por alto cualquier valor fijo que haya configurado en el Editor de Formato. la propiedad sólo se aplicará si se cumple la condición de la fórmula. puede eliminar el espacio en blanco innecesario que ocuparía el pie de página al suprimir la sección en el Asistente de Sección. Para eliminar espacio en blanco al suprimir una sección 1 En el menú Informe. • Que aparezca color de fondo en cada línea. Para obtener más información sobre la creación de fórmulas utilizando sintaxis Crystal o Basic.

Ejemplo de sintaxis Crystal If Condición A Then crRed Else crBlack Ejemplo de sintaxis Basic If Condición A Then formula = crRed Else formula = crBlack End If Cuando se configuran propiedades de atributo condicional. No hay términos medios. El programa entonces aplica el formato apropiado a la condición. aplica el atributo rojo. 246 Manual del usuario de Crystal Reports . Use fórmulas booleanas para este tipo de formato. Por ejemplo. si está definiendo la alineación horizontal condicional. Use una fórmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional. asuma que usted quiere los valores bajo cierta cuota impresos en rojo y todos los demás valores impresos en negro. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos atributos para agregarlos a su fórmula. si no. Si está bajo la cuota. la lista Funciones contiene atributos como NoLIne. SingleLine y DashedLine. Se activa si la condición se cumple y se desactiva si la condición no se cumple. El programa verifica cuando el valor está bajo la cuota o no. Por ejemplo. se aplica el atributo negro.Trabajo con formato condicional Propiedades condicionales de activar o desactivar Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una condición ha sido cumplida. Propiedades de atributo condicional Una propiedad de atributo condicional comprueba qué condiciones se cumplen entre dos o más. Crystal Reports carga una selección de atributos en la lista Funciones del Taller de fórmulas. Ejemplo de sintaxis Crystal condición Ejemplo de sintaxis Basic formula = condición El programa prueba cada valor para ver si cumple la condición y regresa una respuesta de sí o no. LeftAligned y Justified. Después aplica la propiedad a cada valor que regresa un sí. Si está definiendo bordes condicionales. la lista Funciones contiene atributos como DefaultHorAligned.

Para conservar el formato original de los valores que no cumplan la condición If. use esta clase de fórmula: Ejemplo de sintaxis Crystal If Condición A Then crRed Else If Condición B Then crBlack Else If Condición C Then crGreen Else crBlue Ejemplo de sintaxis Basic If Condición A Then formula = crRed ElseIf Condición B Then formula = crBlack ElseIf Condición C Then formula = crGreen Else formula = crBlue End If Use una fórmula de condición If-Then-Else múltiple para esta clase de formato condicional. si tiene un campo numérico en su informe que contiene cifras de ventas de países alrededor del mundo. utilice la función DefaultAttribute. aplicar atributo del País C. y así sucesivamente. Puede especificar una lista de condiciones y una propiedad por cada una de ellas. puede que los valores que no cumplan la condición If no conserven su formato original. En este caso. sus condiciones van a especificar que si es del País A. Por ejemplo. País B.13 Formato Nota: Incluya siempre la palabra clave Else en las fórmulas condicionales. País C. usted no está limitado a dos o tres condiciones. aplicar atributo del País B. Ejemplo de sintaxis Crystal If Condición A Then crRed Else DefaultAttribute Ejemplo de sintaxis Basic If Condición A Then formula = crRed Else formula = DefaultAttribute End If Usted puede ir más adelante con este tipo de propiedad. puede especificar el número de atributo(s) que desea aplicar a cada país. Manual del usuario de Crystal Reports 247 . aplicar el atributo del País A. de lo contrario. Con más de una alternativa.

se pueden cambiar la fuente. estilo de fuente. 2 En el menú Informe. Nota: • Si existe algún error en la fórmula. aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de todos modos. • Si no hay error en la fórmula. 3 Haga clic en la ficha Fuente. Crear pies de página después de la primera página Puede elegir imprimir un pie de página en todas las páginas excepto la primera. haga clic en el botón apropiado Fórmula. Si selecciona No. 5 En el Taller de fórmulas se puede especificar que las fuentes condicionales cambiarán sólo cuando se satisfagan ciertas condiciones. Para cambiar fuentes condicionales 1 Haga clic con el botón derecho en el campo al que desea dar formato para visualizar el menú contextual. haga clic en Asistente de sección. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección. 248 Manual del usuario de Crystal Reports . Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente.Trabajo con formato condicional Cambio de fuentes condicionales Para campos de memorándum o de cadena que estén basados en condiciones. aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error. 4 Para cambiar cualquiera de las opciones de fuente. utilizando una propiedad de activar o desactivar. Esto indica que la fórmula ha sido establecida para esa propiedad. vuelve al Editor de formato. tamaño y color para estos campos mediante el Editor de formato. como un valor paramétrico. Para crear pies de página después de la primera página 1 Coloque el campo que desea mostrar como un pie de página en la sección Pie de página en su informe. Observe que ha cambiado el botón Fórmula. 6 Haga clic en Guardar y cerrar. ubicado en el lado derecho del cuadro de diálogo. Esto lo puede hacer si da formato a la sección Pie de página condicionalmente. 7 Haga clic en Aceptar para volver a su informe. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. 2 En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.

• Si no hay error en su fórmula. Con él. cadena. hora y fecha y hora). haga clic en el botón Fórmula situado a la derecha de la casilla de verificación Suprimir (no profundizar). el asistente permite crear la fórmula siguiente: Si el valor del campo X satisface la condición A. Nota: • Si tiene un pie de página de varias líneas y ha puesto las líneas en diferentes secciones Pie de página. el programa regresará al Asistente de Sección. coloque la información del encabezado en la sección Encabezado de Página y después suprima condicionalmente esa sección utilizando la misma fórmula que usó para suprimir la sección Pie de página. pero no en ninguna otra página. Manual del usuario de Crystal Reports 249 . Usar el Asistente de resaltado Este asistente permite aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informe (campos de número. Observe que ha cambiado el botón Fórmula. booleano. 5 Ingrese la siguiente fórmula en el Editor de fórmulas de formato: Ejemplo de sintaxis Crystal: PageNumber = 1 Ejemplo de sintaxis Basic: formula = PageNumber = 1 Esta fórmula suprime el pie de página en la primera página. haga clic en Pie de Página. necesitará suprimir condicionalmente cada una de esas secciones utilizando la fórmula de arriba. moneda. aplique el formato especificado al campo seleccionado en el informe. fecha. Esto indica que la fórmula ha sido establecida para esa propiedad. 6 Haga clic en Guardar y cerrar. se puede aplicar formato al campo seleccionado especificando una condición basada en el valor de ese campo o especificando una condición basada en el valor de un campo de informe diferente. • Para crear un encabezado de página que aparezca en todas las páginas excepto la primera. Nota: • Si existe algún error en la fórmula.13 Formato 3 En el área Secciones. 7 Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas Estándar para tener una vista preliminar del informe y asegurarse de que el pie de página aparece en todas las páginas exceptuando la primera. aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de todos modos. 4 Para abrir el Taller de fórmulas. aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error. En otras palabras. Si selecciona No.

para destacar los pedidos de importancia. vea “Uso de las fórmulas” en la página 377.Nombre del producto} se muestre en negrita cuando el valor de {Pedidos. De forma alternativa. se distinguen de otros valores de un informe. Por ejemplo. Formato condicional de los campos usando el Asistente de resaltado El Asistente de resaltado es una alternativa rápida al Taller de fórmulas. Cuando se necesita aplicar formato condicional a campos de informe.Trabajo con formato condicional Cuando se utiliza para aplicar formato condicional. Para obtener completa información. • Resaltar una celda OLAP o de tabla cruzada basándose en valores de encabezado de fila y de columna. al color de fondo. El Asistente de resaltado se utiliza normalmente para resaltar valores de campo que. El cuadro de diálogo está dividido en dos áreas: el área Lista de elementos que muestra la fórmula y el área Editor de elemento que permite especificarla. • Dar formato a un campo basándose en sus propios valores o en los valores de otro campo. • Resaltar todos los tipos de campo utilizados en el informe. el Asistente de resaltado no es tan flexible como el Taller de fórmulas. • Especificar fechas con formato numérico o de texto (12 de enero 2001 ó 12 ene. el Asistente de resaltado es más rápido y fácil de utilizar que el Taller de fórmulas. Para utilizar las funciones de formato de Crystal Reports con el máximo provecho. El área Editor de elemento incluye un campo de muestra que presenta las especificaciones de formato que se están aplicando.Enviados} sea False (falso). sin escribir una fórmula. permite aplicar formato condicional a cualquier campo de un informe. • Dar formato al estilo de fuente. de algún modo.Ventas del último año} con un fondo rojo cuando el valor de las ventas sea superior a 50. 250 Manual del usuario de Crystal Reports . 2001). se puede hacer que el campo {Producto. cree sus propias fórmulas de formato condicional con el Taller de fórmulas (accesible desde el cuadro de diálogo Editor de Formato). se pueden resaltar los clientes principales imprimiendo el campo {Cliente.000 $. Sin embargo.23 para los usuarios de América del Norte).224. aplique el formato especificado al campo seleccionado en el informe. el Asistente de resaltado permite: • Modificar varios atributos de una vez. El Asistente de resaltado permite fundamentalmente crear la fórmula siguiente: Si el valor del campo X satisface la condición A. • Deshacer el resaltado rápidamente. • Especificar valores utilizando el formato de número específico de la configuración regional (como 1. al color de fuente y al estilo de borde.

13 Formato Para dar formato condicionalmente a los campos usando el Asistente de resaltado 1 Para abrir el Asistente de resaltado. haga clic en la lista Valor de y seleccione el campo en el que desee basar la condición. Para basar la condición en un campo de informe diferente. Cuando se abre. 3 En el área Editor de elemento . Este enunciado comparativo funciona como el operador de la fórmula condicional que ha creado el asistente. haga clic con el botón secundario en el campo al que desee dar formato y seleccione Asistente de resaltado en el menú contextual. haga clic en Nueva para crear una fórmula condicional nueva con valores predeterminados. Nota: La lista “Valor de” muestra sólo los campos que se han agregado al informe. seleccione “este campo” en la lista. menor que. El campo elegido es el campo en el que se basa la condición y no es necesario que sea el campo al que se va a dar formato. 4 Seleccione una comparación en la segunda lista (igual a. Manual del usuario de Crystal Reports 251 .). selecciónelo en la lista de campos disponibles. etc. Sugerencia: También se puede iniciar haciendo clic en el botón Resaltado situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente o haciendo clic en la opción Asistente de resaltado del menú Formato. el asistente está definido para dar formato al campo que esté seleccionado en ese momento en el informe. 5 Complete la condición especificando el valor deseado en el cuadro. Para crear una condición basada en los valores del campo al que se va a dar formato. Nota: Si el campo seleccionado en la lista “Valor de” no es numérico. 2 En el Asistente de resaltado. el cuadro de texto se convierte en una lista de valores disponibles. de la que se debe seleccionar un valor.

Para obtener detalles. 252 Manual del usuario de Crystal Reports . en este mismo informe. Fondo y Borde. 4 Haga clic en Aceptar. crea otra fórmula de resaltado que muestra un fondo rojo cuando un precio unitario es superior a 200 $. 3 Haga clic en las flechas de Prioridad para trasladar la fórmula seleccionada hasta una posición superior o inferior a la de las demás fórmulas. Considerando que 100 es un subconjunto de 200. En otras palabras. Por ejemplo. Asigna a este campo una fórmula de resaltado que muestra un fondo amarillo cuando un precio unitario sea superior a 100 $. Para establecer prioridades en fórmulas de resaltado 1 En el menú Formato. Color de fuente. haga clic en Asistente de resaltado. 9 Haga clic en Aceptar para volver al informe. 5 Haga clic en la ficha Vista previa o actualice el informe para ver los cambios de resaltado. especifique los cambios de formato que desee aplicar al campo seleccionado cuando se cumpla la condición. Establecer prioridades de resaltado Los botones de Prioridad de la sección Lista de elementos del Asistente de resaltado permiten establecer las prioridades de las fórmulas. Esto es útil cuando usted tiene dos o más fórmulas cuyos resultados pueden entrar en conflicto en algunas situaciones. seleccione una de las fórmulas de resaltado condicional creadas. dependiendo de a cual fórmula se ha asignado prioridad. puede darse el caso de que campos Precio unitario tengan fondo amarillo cuando. vea “Establecer prioridades de resaltado” en la página 252. suponga que resalta el campo Precio unitario en el informe. 2 En el área Lista de elementos. Nota: Puede utilizar el botón Quitar del asistente para eliminar de la lista las fórmulas de resaltado.Trabajo con formato condicional 6 En las listas Estilo de fuente. un precio de unidad de $300 podría recibir un fondo rojo o un fondo amarillo. A continuación. de hecho. 7 Repita los pasos 3 y 4 si desea aplicar varias condiciones de resaltado al campo seleccionado. deberían tener fondo rojo. 8 Use las flechas de Prioridad para especificar el orden en que desee que Crystal Reports aplique las condiciones. Nota: Una fórmula tiene prioridad sobre otra cuando su posición es más alta en la sección Lista de elementos.

Seleccione la serie de acciones que desea rehacer. sólo se copian las propiedades comunes. puede hacer clic en Rehacer para restaurar el último cambio. Cada vez adicional que se hace clic en el botón. La primera vez que se hace clic en el botón. Para deshacer varias acciones a la vez. por ejemplo. sólo se modifican las propiedades comunes de fuente y borde. • Para rehacer un cambio después de haberlo deshecho. haga clic en Deshacer en la barra de herramientas Estándar. Si luego cambia de opinión. si el campo origen es un campo booleano y el campo destino es un campo de moneda. Nota: • La herramienta Copiar formato no copia información de hipervínculo en un campo u objeto destino. Si mueve un objeto. las propiedades booleanas no se aplican y las propiedades de moneda no cambian. Los botones Deshacer y Rehacer tienen listas que le permiten deshacer o rehacer una gran cantidad de cambios a la vez. puede deshacer cualquier cantidad de cambios a un objeto. El programa desactiva el botón Deshacer y los comandos Deshacer/Rehacer cada vez que no hay nada que deshacer/rehacer o cuando se ha efectuado un cambio que no se puede invertir. éste revierte al siguiente cambio más reciente. hasta tener su informe en la condición deseada. Por ejemplo. en orden inverso. • Para deshacer una acción.13 Formato Deshacer/Rehacer actividades Crystal Reports incluye múltiples niveles de deshacer. haga clic en el botón de flecha para mostrar la lista de acciones. Para rehacer varias acciones a la vez. • Dicha herramienta no copia formato aplicado mediante el uso del Asistente de resaltado. y no le gusta su nueva posición. Si se aplica formato a un campo destino de distinto tipo que el campo origen. El programa también tiene una característica de rehacer para revierte un deshacer. Con múltiples niveles de deshacer. Nota: Solamente se pueden deshacer o rehacer acciones en orden desde la más reciente hacia atrás. se invierte el último cambio introducido en el informe. El botón Copiar formato se activa en la barra de herramientas Estándar al seleccionar un objeto origen en el informe. Manual del usuario de Crystal Reports 253 . puede hacer clic en Deshacer para devolverlo a su posición original. Seleccione la serie de acciones que desea deshacer. haga clic en el botón de flecha para mostrar la lista de acciones. haga clic en Rehacer en la barra de herramientas Estándar. No se puede deshacer una acción sin deshacer acciones más recientes Uso de la herramienta Copiar formato Use la herramienta Copiar formato para copiar las propiedades de formato absolutas o condicionales de un objeto de informe a otros objetos.

Sugerencia: También puede seleccionar Copiar formato desde el menú contextual. • Mantenga presionada la tecla ALT si desea aplicar formato a varios objetos o campos. objetos de sólo lectura y objetos contenidos en secciones de sólo lectura) como fuente para formato (sin embargo. Nota: • No se puede aplicar formato a objetos o campos de sólo lectura. • Haga clic en el botón por segunda vez. el cursor se transforma en un cursor Stop si el objeto o campo no se puede utilizar como destino. Nota: • El botón Copiar formato no se encuentra disponible hasta que se seleccione un objeto o campo. un campo Fecha o un campo Hora utilizados como origen también afectan a las propiedades de fecha y hora de un campo “Fecha y hora”). Para copiar y aplicar formato 1 Seleccione un objeto o campo origen en el informe y haga clic en Copiar formato. • Cuando se utiliza un campo “Fecha y hora” como origen. tampoco copia formato de objetos de texto/plantilla en campos de bases de datos. para dejar de utilizar la herramienta Copiar formato. no se puede aplicar formato a estos objetos). y viceversa (es decir.Uso de la herramienta Copiar formato • Asimismo. o presione ESC. Al mover el mouse por el informe. 254 Manual del usuario de Crystal Reports . las propiedades de fecha y hora de un campo destino sí se modifican. 2 Haga clic sobre el objeto o campo destino para el que quiera aplicar el formato. • La herramienta Copiar formato puede utilizar cualquier objeto (incluyendo objetos del repositorio.

Este capítulo demuestra cómo crear gráficos y cómo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan más significado y sean más fáciles de entender. Puede elegir de un número de tipos y organizaciones de gráficos.Creación de gráficos 14 Crystal Reports permite presentar datos resumidos en gráficos de colores fáciles de leer. así como también a profundizar para ver los detalles tras los resúmenes gráficos y dar formato a objetos de gráficos. Manual del usuario de Crystal Reports 255 .

Cada gráfico es especialmente útil para elaborar presentaciones a partir de ciertos conjuntos de datos. puede crear una gráfica de cuadrícula Avanzada. • Campos de detalle. Por ejemplo. Se pueden crear gráficos sobre lo siguiente: • Campos de resumen y de subtotal. Cualquiera de los siguientes gráficos se pueden usar para crear una presentación: 256 Manual del usuario de Crystal Reports . Sin embargo. • Datos OLAP. de Tabla cruzada u OLAP en su informe. Diseños de gráficos El Asistente de Gráficos provee cuatro esquemas poderosos. de fórmula y de total acumulado. se puede crear rápidamente un gráfico que muestre las ventas por Región. usted usará un gráfico al nivel de un grupo para poder ver la información de resumen o de subtotales. Puede utilizar gráficos en cualquier momento para mejorar la utilidad de su informe. si tiene un informe de ventas agrupado por Región y un Subtotal de las Ventas del año pasado para cada Región. Típicamente.Conceptos sobre la creación de gráficos Conceptos sobre la creación de gráficos Introducción general sobre la creación de gráficos Crystal Reports permite incluir gráficos complejos de colores en los informes. • Resúmenes de tablas cruzadas. según el tipo de datos con el que esté trabajando.

Tablas cruzadas Use el diseño de tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas. Otras funciones específicas del esquema de Detalle incluyen: • Los valores se pueden agrupar en orden ascendente. Tipos de gráficos Diferentes conjuntos de datos son particularmente aptos para ciertos tipos de gráficos. El diseño de gráfico Avanzado admite uno o dos campos de condición: con estos campos de condición. así como según N superiores u Organizar totales. 3D o circulares. • Gráfico de barras Lado a Lado Manual del usuario de Crystal Reports 257 . Un gráfico OLAP utiliza los campos de la tabla cuadrícula OLAP para los campos de condición y de resumen. el informe debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen. • Los gráficos se pueden basar en campos de fórmula y de total acumulado. Nota: Para crear un gráfico usando el esquema de Grupo. • Se pueden trazar valores para cada registro. Grupo El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual usted presenta un resumen a cambio de un campo geográfico (tal como Región). A continuación hay una vista general de los tipos de gráficos principales y sus usos más comúnes. OLAP El esquema OLAP se usa cuando está graficando en una cuadrícula OLAP. Barra La mayoría de los gráficos de barras (también conocidos como gráficos de columnas) se utilizan para presentar o comparar varios conjuntos de datos.14 Creación de gráficos Avanzado Use la organización avanzada cuando tenga diferentes valores de gráficos o cuando no tenga ningún campo de resumen o grupo en el informe. descendente o especificado. Dos gráficos de barras útiles son el gráfico de barras Lado a lado y el gráfico de Barras apiladas. Un gráfico de tablas cruzadas utiliza los campos de la tabla cruzada en sus campos de condición y de resumen. se pueden crear gráficos 2D. • Se pueden trazar valores como total general para todos los registros.

Este tipo de gráfico es más adecuado para representar los datos de varios conjuntos a través de un período de tiempo (por ejemplo. alineados lado a lado. Gráfico de ascensión 3D Un gráfico de ascensión 3D presenta sus datos en una serie de objetos tresdimensionales. cada una de las cuales es representada por un color apilado en una sola barra (por ejemplo. Gráfico de anillos El gráfico de Anillo es similar al gráfico circular y muestra los datos como secciones de un círculo o anillo. OR y WA). Línea Este gráfico presenta sus datos como una serie de puntos conectados por una línea. y vería las regiones como secciones del anillo en colores. por ejemplo. las cifras de ventas del año pasado en AZ. Gráfico circular Un gráfico circular muestra los datos como un círculo dividido en secciones de colores o diseños. la diferencia de ventas entre países es visualmente dinámica cuando se representa en este gráfico. AZ. las ventas de 1994. Este tipo de gráfico es excelente para mostrar los puntos extremos de los datos en su informe. Use este tipo de gráfico para representar los datos de un número de grupos limitados (por ejemplo. 1995 y 1996). Por ejemplo. Use este tipo de gráfico para mejor representar tres series de datos. OR y WA). vería el número total de ventas (la cifra) en el centro del anillo. las ventas totales a través de varios años pasados). en un plano de tres dimensiones. CA. Este tipo de gráfico se usa solamente con un grupo de datos (por ejemplo. Area Un gráfico de área muestra sus datos como áreas llenas de colores o diseños. 258 Manual del usuario de Crystal Reports . Como con el gráfico circular. el porcentaje de las ventas totales de CA. usted ha graficado las ventas por región en un informe. el porcentaje de las ventas para el inventario completo). • Gráfico de barras Apiladas Un gráfico de barras apiladas muestra los datos como serie de barras verticales. El gráfico de línea se usa mejor con los datos de un gran número de grupos (por ejemplo.Conceptos sobre la creación de gráficos El gráfico de barras Lado a Lado muestra los datos como serie de barras verticales. Si. También está disponible un gráfico Circular Múltiple y un gráfico Circular 3D. tiene la opción de elegir múltiples gráficos de anillo para múltiples grupos de datos.

meses y años. usted necesita un gráfico para mostrar el número de ventas por cliente por país. Poder ver todos estos datos en un gráfico de dispersión XY le permitirá especular por qué ciertos productos se están vendiendo mejores que otros o por qué ciertas regiones tienen más compras que otras. De esta forma. Si. y lo quiere de manera visualmente dinámica y de formato relacional. Manual del usuario de Crystal Reports 259 . Cada uno de estos tipos requiere una serie de valores en el orden que su nombre especifica. cómo los datos de grupo específicos están relacionados con todos los datos del grupo. aumentando en valor. el usuario puede determinar. el gráfico de cotizaciones es una herramienta excelente para observar las actividades financieras o de ventas. usted entonces tiene una colección de puntos trazados que representan la fuente de información de clientes. Gráfico de stock Este tipo de gráfico presenta los valores altos y bajos relacionados con unos datos. desde el centro del radar hasta el perímetro. donde el tamaño de cada burbuja es proporcional a la cantidad de datos. podría considerar un gráfico de superfície 3D. Gráfico de burbujas El gráfico de burbujas (extensión del gráfico de dispersión XY) se utiliza para presentar los datos como una serie de burbujas. Este gráfico hace posible que el usuario considere una esfera mayor de datos con el propósito de determinar algunas tendencias. tales como países o clientes. si usted registra información sobre clientes. Por esta capacidad. Un gráfico de este tipo sería muy efectivo para mostrar el número de productos vendidos en cierta región. con solo un vistazo. Nota: Crystal Reports ofrece dos formatos posibles para los gráficos de cotizaciones: Alto bajo y Alto bajo abierto cerrado. países. en el perímetro del radar. Gráfico de radar Este gráfico coloca los datos de grupo. incluyendo ventas. El gráfico de radar entonces ubica valores númericos. por ejemplo. productos. Por ejemplo.14 Creación de gráficos Gráfico de superficie 3D Este tipo de gráfico presenta una vista topográfica de conjuntos de datos múltiples. Gráfico de dispersión XY El gráfico de Dispersión XY es esencialmente una colección de puntos trazados los cuales representan datos específicos en una fuente de información.

Los gráficos de indicador. El campo elegido para el eje de datos se debe establecer en “Para cada registro” y los campos de fecha inicial y final se deben agregar al área “Mostrar valores” de la ficha Datos del Asistente de gráficos. Cuando se crea un diagrama de Gantt sólo se deberían utilizar campos de fecha. Nota: Si su informe contiene subinformes. creándose de este modo un eje X numérico verdadero o un eje X de fecha/hora verdadero. Por ejemplo. 260 Manual del usuario de Crystal Reports . al igual que los gráficos circulares. se suelen utilizar para un grupo de datos (por ejemplo. determina que datos se muestran y donde son impresos. Gráfico de embudo Los gráficos de embudo se suelen usar para representar etapas en un proceso de ventas. Consulte “Subinformes” en la página 417. Si lo ubica en la sección Encabezado de grupo o Pie de Grupo. de líneas o de área que utiliza un campo numérico o un campo de fecha/hora como campo “A cambio de”. si ubica un gráfico en la sección Encabezado de informe. el gráfico incluye datos de todo el informe. mientras que el eje vertical muestra una serie de tareas o de eventos. Este tipo de gráfico también puede resultar útil para identificar áreas de problemas potenciales en los procesos de ventas de una organización. el porcentaje de ventas del inventario completo). Indicador Un gráfico de este tipo se utiliza para presentar gráficamente los valores como puntos en un indicador. Un gráfico de embudo se asemeja a un gráfico de barras apiladas en que representa el 100% de los valores de resumen para los grupos incluidos en el gráfico. El eje horizontal muestra un período de tiempo. Gantt Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se utiliza normalmente para proporcionar una representación gráfica de una programación. Los gráficos de eje numérico proporcionan un medio para aplicar una escala a los valores del eje X. también puede ubicar gráficos en los subinformes. muestra datos específicos del grupo. Las barras horizontales del gráfico representan secuencias de eventos y períodos de tiempo correspondientes a cada elemento del eje vertical. la cantidad de ingresos potenciales para cada etapa.Conceptos sobre la creación de gráficos Eje numérico Un gráfico de eje numérico es un gráfico de barras. Por ejemplo. Ubicación de un gráfico La ubicación del gráfico.

puede usar la leyenda de gráfico para profundizar en grupos individuales. usa el campo Nombre del cliente como la condición. Creación de gráficos Creación de gráficos basados en campos de detalle o de fórmula (organización avanzada) La organización avanzada le permite crear un gráfico basado en valores específicos. de modo que el puntero se convierta en el cursor de profundizar y. Desplace el cursor sobre una sección del gráfico de grupos en la ficha Vista previa. • Valores (puede haber varios). Haga doble clic en el cursor de profundización en los marcadores y en el texto de la leyenda para ver los detalles acerca de esa sección del gráfico. Condition La Condición se usa para indicar cuándo se marca el punto. usando los valores que aparecen en la sección Detalles de su informe. Cada vez que la condición cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado. haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa sección del gráfico. Manual del usuario de Crystal Reports 261 . los gráficos se crean basados en algún tipo de campo resumido de su informe donde los valores en el gráfico dependen de los valores del campo resumido. Usando La organización avanzada se puede crear un gráfico sin la necesidad de un campo resumido.14 Creación de gráficos Profundización con gráficos Los gráficos no son sólo una poderosa herramienta para presentar datos. También es posible trazar un punto para cada registro o trazar un punto para todos los registros. a continuación. Profundización con leyendas Si el gráfico consta de uno o más campos de grupo. sino que también son una herramienta de análisis muy poderosa. A menudo. Por ejemplo. Para crear La organización avanzada necesita especificar dos cosas: • Condiciones (puede haber dos). un gráfico que muestra las ventas del año pasado para cada uno de sus clientes.

Para crear un gráfico sobre un campo de detalle o de fórmula 1 En el menú Insertar. 2 En la ficha Tipo. 262 Manual del usuario de Crystal Reports . Aparece el cuadro de diálogo Asistente de gráficos. A continuación. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 5 En el área Organización. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones. haga clic en Avanzada. Consulte “Tipos de gráficos” en la página 257. seleccione un tipo de gráfico. el campo Ventas del año pasado será el valor. si quiere crear un gráfico que muestre las ventas del año pasado para cada uno de sus clientes. 3 Seleccione Configurar automáticamente opciones de gráfico si desea que el Asistente de gráfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. haga clic en el subtipo de gráfico que mejor ilustre sus datos. Por ejemplo. si aún no se ha seleccionado. haga clic en Gráfico. asegúrese de que la opción “Establecer opciones de gráficos automáticamente” está desactivada. en la lista Tipo de gráfico. 4 Haga clic en la ficha Datos.Creación de gráficos Valor El gráfico en detalle usa Valor para indicar qué se usa como valores en su gráfico.

Para obtener más información sobre cómo se insertan resúmenes y subtotales. especifique los campos de la base de datos que desea usar como condiciones. 9 Active la casilla de verificación No resumir si no desea que Crystal Reports resuma automáticamente los valores del gráfico correspondientes a un campo de fórmula. Una flecha mueve sólo el campo seleccionado. El programa ubica su gráfico en la sección Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo. vea “Resumen de datos agrupados” en la página 164 y “Cálculo de subtotales” en la página 168. Nota: Cuando inserte un gráfico. según las opciones seleccionadas.14 Creación de gráficos 6 En el área Ubicación. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su gráfico. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del gráfico finalizado. en la lista Ubicar gráfico. la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. como la escala de los ejes. éste podría cubrir una parte de su informe. Puede seleccionar A cambio de en la lista y agregar después hasta dos de estos campos de base de datos en el cuadro situado debajo de la lista. estarán basados en resúmenes o subtotales dentro de su informe. Antes de crear estos gráficos debe haber insertado un resumen o un subtotal en un encabezado o pie de página de grupo del informe. 13 Haga clic en Aceptar. 11 Haga clic en la ficha Texto. 10 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones. Los botones de flecha del cuadro de diálogo Asistente de gráfico le permiten mover campos de una lista a otra. 12 Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico. Creación de gráficos basados en campos de resumen o de subtotal (organización de grupo) Muchos de los gráficos que usted creará. la leyenda y los puntos de datos. 7 En el área Datos. puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico. Manual del usuario de Crystal Reports 263 . especifique cuántas veces aparece su gráfico en el informe. 8 Agregue los campos de la base de datos que desea usar como valores a la lista Mostrar valores. Necesitará mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.

en la lista Tipo de gráfico. excepto el grupo más interno. si aún no está seleccionado. El Asistente de gráficos aparece con la ficha Tipo activa. como la escala de los ejes. 2 En la ficha Tipo. 4 Haga clic en la ficha Datos. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 3 Seleccione Configurar automáticamente opciones de gráfico si desea que el Asistente de gráfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. seleccione un tipo de gráfico. en la lista Ubicar gráfico. Necesitará mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere. 9 Haga clic en la ficha Texto. Nota: La lista “Ubicar gráfico” incluye todos los grupos del informe que tienen campos de resumen. haga clic en Gráfico. haga clic en el subtipo de gráfico que mejor ilustre sus datos. haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su gráfico.Creación de gráficos Para crear un gráfico sobre un campo de resumen o de subtotal 1 En el menú Insertar. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su gráfico. El programa ubica su gráfico en la sección Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo. especifique cuántas veces aparece su gráfico en el informe. 264 Manual del usuario de Crystal Reports . A continuación. 11 Haga clic en Aceptar. 6 En el área Ubicación. luego en la lista Mostrar. 5 En el área Organización. éste podría cubrir una parte de su informe. la leyenda y los puntos de datos. asegúrese de que la opción “Establecer opciones de gráficos automáticamente” está desactivada. puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico. haga clic en Grupo. Nota: Cuando inserte un gráfico. haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su gráfico. 7 En el área Datos. 8 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones. en la lista A cambio de. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del gráfico finalizado. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones. 10 Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico. según las opciones seleccionadas. Consulte “Tipos de gráficos” en la página 257.

consulte “Objetos de tablas cruzadas” en la página 303. tal vez quiera incluir un gráfico que muestre el porcentaje de ventas correspondiente a cada región para ese producto. Nota: Las veces que aparece el gráfico en el informe dependen de dónde se ha colocado el campo de resumen de la tabla cruzada. si aún no está seleccionado.14 Creación de gráficos Creación de gráficos basados en resúmenes de tablas cruzadas (organización de tabla cruzada) Crystal Reports permite incluir en el informe de tablas cruzadas un gráfico basado en valores resumidos. en la lista Subdividido por. 6 En el área Organización. Manual del usuario de Crystal Reports 265 . en la lista A cambio de. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su gráfico. 4 Seleccione Configurar automáticamente opciones de gráfico si desea que el Asistente de gráfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. por supuesto. haga clic en Tabla cruzada. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 10 En la lista Mostrar. en un objeto de tablas cruzadas que muestre el número total de un cierto producto vendido en cada región de los Estados Unidos. 2 En el menú Insertar. Por ejemplo. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones. seleccione un tipo de gráfico. A continuación. haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su gráfico. asegúrese de que la opción “Establecer opciones de gráficos automáticamente” está desactivada. haga clic en Gráfico. 3 En la ficha Tipo. 8 En el área Datos. haga clic en el subtipo de gráfico que mejor ilustre sus datos. Para crear un gráfico de tablas cruzadas debe tener. Para obtener más información. 7 En el área Ubicación. haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su gráfico. El Asistente de gráficos aparece con la ficha Tipo activa. Consulte “Tipos de gráficos” en la página 257. un objeto de tablas cruzadas en su informe. 5 Haga clic en la ficha Datos. Para crear un gráfico sobre un resumen de tabla cruzada 1 Seleccione la tabla cruzada en la que desea crear el gráfico. en la lista Tipo de gráfico. haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su gráfico. 9 Si es necesario.

Nota: Cuando inserte un gráfico. 2 En el menú Insertar. consulte “Creación de un informe OLAP” en la página 323. éste podría cubrir una parte de su informe. Consulte “Tipos de gráficos” en la página 257. Para obtener más información. El Asistente de gráficos aparece con la ficha Tipo activa. puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del gráfico finalizado. Para poder crear un gráfico OLAP. El programa ubica su gráfico en la sección Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo. asegúrese de que la opción “Establecer opciones de gráficos automáticamente” está desactivada. 266 Manual del usuario de Crystal Reports . 3 En la ficha Tipo. Necesitará mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere. primero debe tener una cuadrícula OLAP en su informe. en la lista Tipo de gráfico. seleccione un tipo de gráfico. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones. 14 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 12 Haga clic en la ficha Texto. si aún no está seleccionado. 6 En el área Organización. 5 Haga clic en la ficha Datos. haga clic en el botón OLAP. A continuación. haga clic en el subtipo de gráfico que mejor ilustre sus datos.Creación de gráficos 11 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones. la leyenda y los puntos de datos. 13 Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico. según las opciones seleccionadas. 4 Seleccione Configurar automáticamente opciones de gráfico si desea que el Asistente de gráfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP) Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrícula OLAP. como la escala de los ejes. haga clic en Gráfico. Para crear un gráfico sobre un cubo OLAP 1 Seleccione la cuadrícula OLAP sobre la que desea crear el gráfico.

en la lista A cambio de. en la lista Subdividido por. puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico. Necesitará mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere. según las opciones seleccionadas. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del gráfico finalizado. éste podría cubrir una parte de su informe. Crystal Reports proporciona varias opciones para trabajar con gráficos existentes. como la escala de los ejes. 11 Haga clic en la ficha Texto.14 Creación de gráficos 7 En el área Ubicación. la leyenda y los puntos de datos. Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico. Nota: Cuando inserte un gráfico. El programa ubica su gráfico en la sección Encabezado de Informe o Encabezado de Grupo. puede obtener más información seleccionando el tema que desee en la lista siguiente: • “Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos” en la página 268 • “Edición de gráficos mediante los elementos del menú Opciones de gráfico” en la página 268 • “Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y de líneas” en la página 270 • “Organización automática de gráficos” en la página 270 • “Aplicación de formato a gráficos” en la página 271 • “Uso de la función de subyacer en gráficos” en la página 272 Manual del usuario de Crystal Reports 267 . 10 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones. Nota: Asegúrese de que el tipo de gráfico seleccionado en el paso 3 admite un campo de gráficos secundario. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su gráfico. haga clic en el campo sobre el que desea basar su gráfico. 9 Si es necesario. así como cambiar las fuentes o incluso el tipo de gráfico. haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su gráfico. Nota: La frecuencia con la que aparezca el gráfico en el informe dependerá de la sección del informe en la que se haya colocado la cuadrícula OLAP. se le puede agregar un título. 12 Haga clic en Aceptar. encabezados o una leyenda. 8 En el área Datos. Trabajo con gráficos Después de crear un gráfico.

seleccione Opciones de gráfico. como el tipo de gráfico que se va a presentar. los datos en que se basa el gráfico. haga clic en Asistente de gráfico. seleccione Plantilla en el submenú. Para elegir un nuevo tipo de gráficos 1 Haga clic con el botón secundario sobre el gráfico. efectúe los cambios deseados. Para obtener más información sobre cómo utilizar estas funciones. etc. a continuación. el cual aparece al hacer clic con el botón secundario sobre un gráfico. seleccione la ficha Galería y elija el gráfico en la lista de tipos de gráficos estándar que se muestra. Este menú. y. 268 Manual del usuario de Crystal Reports . Se pueden modificar bastantes opciones originales. seleccione Opciones de gráfico. Para aplicar una nueva plantilla 1 Haga clic con el botón secundario sobre el gráfico. seleccione Plantilla en el submenú. 4 Haga clic en Aceptar.5\ChartSupport\Templates donde se almacenan los archivos de gráficos personalizados. y. también contiene numerosas opciones de formato avanzadas. Edición de gráficos mediante los elementos del menú Opciones de gráfico Algunas de las opciones de edición disponibles en el Asistente de gráficos también aparecen directamente en el menú Opciones de gráfico. seleccione la ficha Personalizado y elija el gráfico en la lista de tipos de gráficos personalizados. Las opciones de la ficha Personalizado representan subdirectorios de \Archivos de programa\Archivos comunes\Crystal Decisions\2. La Ayuda de gráficos (chart. 3 En el cuadro de diálogo Asistente de gráfico.Trabajo con gráficos Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos La edición de gráficos con el Asistente de gráficos permite volver al asistente en el que se diseñó el gráfico.5\bin\ChartSupport\Help. haga clic en Ayuda en los diversos cuadros de diálogo. 2 En el menú contextual. Los siguientes procedimientos muestran cómo obtener acceso a las diversas opciones de ese menú.chm) se instala de forma predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos comunes\Crystal Decisions\2. a continuación. Para editar un gráfico usando el Asistente de gráfico 1 Haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual. Nota: Los gráficos personalizados sólo están disponibles si se seleccionó la opción Creación de gráficos personalizados al instalar Crystal Reports. 2 Cuando aparezca el cuadro de diálogo “Elegir un tipo de gráfico”. 2 Cuando aparezca el cuadro de diálogo “Elegir un tipo de gráfico”.

barra. Para dar formato a un objeto de gráfico seleccionado 1 Seleccione una línea. línea. seleccione Series en el submenú. seleccione Opciones de gráfico y. a continuación. el aspecto del gráfico. seleccione Ángulo de visualización en el submenú. donde se elige el tipo de información al que se desea dar formato. seleccione Títulos en el submenú. donde se elige el eje con el que se desea trabajar. etiquetas. seleccione Opciones de gráfico y. 3 Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la fuente. Para cambiar los títulos de un gráfico • Haga clic con el botón secundario sobre el gráfico. un área o un objeto de texto en el gráfico. 2 Haga clic con el botón secundario sobre el área especificada. a continuación. a continuación. Nota: Existen dos conjuntos de fichas en el cuadro de diálogo Cuadrículas y escalas de eje numérico: las fichas de la izquierda.) o un marcador de leyenda. Para cambiar las opciones de Cuadrículas y escalas de eje numérico 1 Haga clic con el botón secundario sobre el gráfico. etc. la línea o el relleno. Para cambiar las opciones de series 1 Seleccione un elevador (área. a continuación.14 Creación de gráficos Para cambiar el formato de un gráfico 1 Haga clic con el botón secundario sobre el gráfico. seleccione Elemento seleccionado en el submenú. las etiquetas. seleccione General en el submenú. etc. 2 Haga clic con el botón secundario sobre el objeto especificado. seleccione Opciones de gráfico y. sector circular. a continuación. seleccione Opciones de gráfico y. números. 2 Haga clic en la ficha apropiada para cambiar el formato general. etc. Para elegir un ángulo de visión para un gráfico 3D • Haga clic con el botón secundario sobre el gráfico. y las fichas de la parte superior. seleccione Opciones de gráfico y. seleccione Cuadrícula en el submenú. el esquema. Manual del usuario de Crystal Reports 269 . 2 Haga clic sobre la ficha apropiada para cambiar escalas. a continuación. Nota: La opción Series no aparece disponible si no ha seleccionado un elevador o marcador como se describe en el paso anterior. seleccione Opciones de gráfico y. marcador. etc. 3 Haga clic en la ficha apropiada para cambiar el formato general de la serie.

3 Arrastre el cursor de aumento en torno a una sección del gráfico para encerrarla dentro del rectángulo de seguimiento. Para aplicar zoom a un gráfico de barras o de líneas 1 En la ficha Vista previa. 8 Haga clic nuevamente en el gráfico para volver a aplicar este zoom.. 5 Para conseguir el efecto contrario. La sección seleccionada del gráfico aumenta de tamaño. 7 Con el cursor de reducción. seleccione la función Organización automática del gráfico para restablecer el gráfico. haga clic en Reducir. 2 En el menú contextual.Trabajo con gráficos Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y de líneas En la ficha Vista previa puede encontrar comandos para aplicar zoom a gráficos de barras y gráficos de líneas del informe. siendo cada vez conocido como específico de instancia. Para organizar automáticamente un gráfico 1 En la ficha Vista previa. 270 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic con el botón derecho en el gráfico para abrir el menú contextual. use la opción Panorámica del menú contextual. Organización automática de gráficos Si mueve o cambia el tamaño de objetos de gráfico en la ficha Vista previa. haga clic en el gráfico. 4 Repita el paso anterior para aumentar más el tamaño. Mueva el cursor de panorámica hacia la derecha o hacia la izquierda para desplazarse en esa dirección. debe guardar los datos con el informe. 6 En el menú contextual. El gráfico disminuye un nivel de ampliación. Nota: Para ver áreas adyacentes en una vista de gráfico ampliada (por ejemplo. barras contiguas en un gráfico de barras). haga clic con el botón derecho en el gráfico para abrir el menú contextual. haga clic en Organización automática del gráfico. Puede aplicar zoom a estos tipos de gráficos en todo momento. Si decide guardar la instancia del gráfico sobre la que se ha aplicado zoom. Crystal Reports restablece el tamaño y la posición originales del gráfico. haga clic en Aumentar. haga clic con el botón secundario en el gráfico de barras o de líneas para abrir el menú contextual. 2 En el menú contextual.

seleccione Opciones de gráfico en el menú contextual y seleccione el comando General del submenú. color de fondo y agregue o quite una sombra del borde del gráfico. seleccione Color. Nota: • La opción para aplicar formato condicional no está disponible en todos los tipos de gráfico. 3 Desactive la opción Establecer opciones de gráficos automáticamente si está activada y haga clic en la ficha Opciones. Para obtener información sobre el asistente. éste debe tener marcadores de datos antes de ver el formato condicional. 2 En el menú contextual. haga clic en el gráfico con el botón derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el menú contextual. • Si se trata de un gráfico de líneas. de eje numérico. busque en la Ayuda en línea el tema Asistente para formato de colores del gráfico. Manual del usuario de Crystal Reports 271 . 2 En el menú contextual. haga clic con el botón secundario en el gráfico. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios. 4 Cambie el estilo de línea.14 Creación de gráficos Aplicación de formato a gráficos Modificación del borde de un gráfico 1 Desde la ficha Diseño o la ficha Vista previa. de superficie 3D. Esta nota es aplicable a gráficos de líneas. • Después de aplicar formato condicional. haga clic en el botón Formato y use el Asistente para formato de colores del gráfico para establecer las condiciones que desee. haga clic en Dar formato a gráfico. de stock y a gráficos con dos resúmenes. de radar. Aplicación de formato condicional a un gráfico 1 Desde la ficha Diseño o la ficha Vista previa. 4 En el área Color del gráfico. 3 En el cuadro de diálogo Editor de Formato. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Para establecer esta opción. así como a gráficos de barras. Para establecer formato de color condicional. color. se debe seleccionar “Color por grupos” en la ficha Apariencia del cuadro de diálogo Opciones de gráfico antes de ver el formato. haga clic en Asistente de gráfico. • Un gráfico de área debe tener dos valores “A cambio de” para que aparezca el formato condicional. haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. haga clic en el gráfico con el botón derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el menú contextual. 5 Haga clic en Aceptar. de elevador 3D y de superficie 3D con un campo “A cambio de”.

5 Si es necesario. para poder comprender mejor los datos. usted puede ubicar el gráfico junto a ellos. El gráfico ahora subyace las secciones debajo de sí. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección. haga clic en Encabezado de informe y. 2 Haga clic con el botón secundario en el texto de la leyenda y seleccione Editar etiqueta de ejes en el menú contextual. 3 En el cuadro de diálogo Alias de etiquetas.Trabajo con gráficos Modificación del texto de la leyenda de un gráfico 1 En la ficha Vista previa. Uso de la función de subyacer en gráficos Considerando que los gráficos sólo se imprimen en ciertas áreas y secciones de su informe la propiedad de expansión hace la creación de gráficos mucho más extraordinaria que nunca. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. haga clic en el texto de la leyenda del gráfico para seleccionarlo. en lugar de imprimir el gráfico primero y luego los datos que representa. 2 En el menú Informe. 4 Haga clic en Aceptar. Para subyacer un gráfico 1 Cree su gráfico y colóquelo en la sección Encabezado de informe. Ahora. 4 Haga clic en Aceptar. haga clic en Asistente de sección. a continuación. 3 En el área Secciones. active la casilla de verificación Situar debajo las secciones siguientes. Crystal Reports vuelve al informe. mueva o cambie el tamaño del gráfico. Consulte “Creación de gráficos” en la página 261. agregue el texto que desee ver en el campo Etiqueta mostrada. Sugerencia: Asegúrese de seleccionar el texto y no la leyenda completa. 272 Manual del usuario de Crystal Reports . Así es como se ve su informe cuando subyace un gráfico con datos de informe.

Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundización para visualizar aquellos detalles tras los resúmenes gráficos. Manual del usuario de Crystal Reports 273 . Este capítulo explica cómo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean más significativos y fáciles de interpretar.Creación de mapas 15 Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geográficos.

aparecerá un bloque vacío a menos que la sección donde se ubica el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco. Entonces sería fácil: • Usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos. o cuando no hay grupos o resúmenes en el informe. Por ejemplo. Grupo El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se muestra un resumen en cada cambio de un campo geográfico (tal como Región). Presentaciones de mapa El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos. Cada esquema es especialmente útil para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar para crear un mapa: Avanzado Use el esquema de Advanced al usar valores de mapa múltiples. podría crear un mapa para representar ventas por región. OLAP Use la organización OLAP cuando cree un mapa sobre una cuadrícula OLAP. debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe. Tablas cruzadas Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir de un objeto de tablas cruzadas. Nota: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado. Un mapa de tabla cruzada no requiere campos de grupo o de resumen. Un mapa OLAP no requiere de campos de grupos o de resumen.Conceptos básicos de la creación de mapas Conceptos básicos de la creación de mapas Introducción general sobre la creación de mapas Con Crystal Reports se pueden incluir mapas geográficos profesionales en los informes. 274 Manual del usuario de Crystal Reports . Nota: Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo. lo que permite identificar mejor las tendencias. en lugar de sólo uno. • Ajustar la apariencia y el diseño del mapa. Los mapas ayudan a analizar los datos de un informe e identificar tendencias con más eficiencia. • Profundizar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes.

El número de regiones en cada intervalo puede ser o no ser igual.000. Entonces podría usar este mapa para descubrir dónde hay mayores ventas.10000. Ahora. Este mapa sería una representación de los datos muy distorsionada.5000. La cantidad numérica de los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual. de densidad de puntos o graduado. entonces puede usar un mapa en rangos. En otras palabras. país. Manual del usuario de Crystal Reports 275 . • Los rangos son iguales Esta opción asigna intervalos de modo que los valores de resumen en cada intervalo son numéricamente iguales. Es importante definir con cuidado los rangos. el valor real se incluye en el grupo que inicia. A continuación hay una vista general de los tipos de mapas principales y sus usos más comunes. Usando intervalos equivalentes. 5000-9999.15 Creación de mapas Tipos de mapas El Asistente de Mapas también proporciona cinco tipos de mapas básicos. 10000 . En rangos Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos. Es decir. Por ejemplo. excepto quizás una región (por ejemplo. California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como 98. 15000 . de acuerdo con las cifras de ventas. debe considerar el tipo de datos que desea analizar. cada uno con 20. 5000 . dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen. Por ejemplo. etc.000. esta opción asigna intervalos para que cada color del mapa sea asignado al mismo número de regiones. etc.20000 y por encima de 20000. dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen. Un mapa más útil tendría rangos como 0 . Si tiene ventas de cero a 100. asigna un color específico para cada rango y después pone una clave de color en cada área geográfica del mapa para mostrar un rango.000).15000. podría crear un mapa para mostrar las Ventas del año pasado por Región. puede que todas sus regiones estén entre cero y 20. Podría utilizar tonos del color rojo (que van del rojo oscuro al claro) para poner una clave de color en cada región.000. cada cual está diseñado para una estrategia diferente de análisis de datos. estado. entonces es preferible usar un mapa de gráfico circular o un mapa de gráfico de barras. si desea que el mapa muestre un elemento de datos por cada división geográfica (ciudad.). Nota: El valor final de cada división se repite como valor inicial de la división siguiente. el mapa podría contener cinco rangos con intervalos equivalentes. Encontrará opciones de rangos diferentes: • La cuenta es igual Esta opción asigna intervalos de modo que el mismo número de regiones (o el número más próximo posible a éste) aparezca en cada intervalo. si desea que el mapa muestre más de un valor por cada nueva división geográfica. los rangos del ejemplo anterior son realmente: 0-4999. Al decidir qué tipo de mapa se adapta mejor al informe.

un mapa de una región individual podría usar círculos graduados para representar las ventas de cada sucursal. El símbolo. mientras un mapa de graduación sería más bien para presentar datos que están vinculados a ciertos puntos en lugar de áreas precisas (como en el caso de ciudades). Por ejemplo. Densidad de puntos Un mapa de densidad de puntos muestra un punto por cada instancia de un elemento especificado. tal como South Carolina.000 podría representarse con un círculo grande. y los intervalos por encima y por debajo del rango medio están una desviación estándar por arriba o por debajo de la media. La desviación estándar es la raíz cuadrada de la varianza. tomada por un satélite. por cada intervalo. una oficina que produce $70. es posible contar los puntos del mapa ya que su dispersión sería bastante amplia. Esto proyecta cómo varios valores en un conjunto de valores se desvían del medio en ese conjunto.UU. En este mapa. por lo tanto. Cada símbolo es proporcional en tamaño al valor del elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaños). pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las áreas geográficas tienen bordes geográficos definitivos (como en caso de regiones). Un mapa de graduación imparte la misma información que un mapa de rangos. es un círculo. En algunos estados costeros. pero sí es una buena forma de dar una impresión de la distribución de algo. En un estado como Tennessee no habría ningún punto.Conceptos básicos de la creación de mapas • Interrupción natural Esta opción asigna intervalos usando un algoritmo que intenta minimizar la diferencia entre los valores de resumen y el promedio de esos valores. El tamaño de cada círculo sería proporcional a las ventas (o al rango de ventas) de la sucursal que representa. Por ejemplo. un mapa de Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos en la nación. pero usted puede elegir un símbolo diferente si prefiere. Tal mapa no es una manera muy precisa para impartir información (particularmente si usted tiene un gran número de elementos).000 se indicaría con un círculo 276 Manual del usuario de Crystal Reports . Este tipo de mapa es muy parecido a una foto nocturna de EE. proporcionar una impresión general de la distribución de un elemento especificado. que muestra un símbolo por instancia de un elemento especificado. mientras que una que produce $20. donde es posible ver las luces de todas las ciudades. El propósito de un mapa de densidad de puntos es. Graduado Un mapa de graduación es muy parecido a un mapa de rangos. • Desviación estándar Esta opción asigna intervalos de modo que el intervalo medio se interrumpe en la media (o promedio) de los valores de los datos.

Cada gráfico de barras en el mapa podría contener barras individuales para cada uno de estos tipos. podría crear un mapa de gráfico de barras para representar el uso de combustibles de calefacción por región. gas y solar) no constituyen un todo. para elementos de datos que no constituyen un todo. Esto permite comparar los totales entre regiones. Quizás desea analizar el uso de tres tipos de combustibles: electricidad. estos tres tipos de combustibles se podrían mostrar como porcentajes de uso del combustible total dentro de cada región. Típicamente. Los gráficos circulares representan elementos de datos los cuales constituyen un total. los elementos de datos (electricidad. Puede ser que hayan otros tipos de combustibles en uso en estas regiones. o para elementos de datos que no están relacionados). Gráfico de barras Un mapa de gráfico de barras funciona como un mapa de gráfico circular. el propósito del mapa es comparar el uso. con tal de que. gas. Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribución de varios elementos dentro de una región en particular. También puede especificar que los gráficos circulares tengan tamaños proporcionados. como con los símbolos en un mapa de graduación. Cada sección del círculo representa un elemento individual de los datos y muestra el porcentaje de ese elemento en relación con el total. En este ejemplo.15 Creación de mapas pequeño. Manual del usuario de Crystal Reports 277 . Además. probablemente no sería posible comparar los valores actuales para cada región. En un mapa de gráfico circular. pero puede resultar más útil para ciertos conjuntos de datos. tales como leña. de cada tipo de combustible con el uso en el resto de las regiones. pero este mapa sólo está interesado en los primeros tres. El estado de Washington probablemente utiliza un alto porcentaje (una sección grande del círculo) de electricidad debido a la abundancia de energía hidrológica de esa región. Pueden haber cuatro tipos de combustibles de calefacción (cuatro secciones en cada círculo): electricidad. Así que. gas y solar. ya que cada región tendría el mismo valor total (100%). dependiendo de los valores de datos subyacentes. usted usaría un mapa de gráfico de barras para elementos que no suman el 100% (eso es. usted podría crear un mapa de gráficos circulares para mostrar los tipos de combustibles de calefacción por región. los gráficos circulares aparezcan de varios tamaños. Entonces cada región tendría un gráfico circular para representar la división de tipos de combustibles de calefacción dentro de esa región. y aunque así puede comparar los porcentajes de cada región. mientras que Idaho probablemente utiliza un porcentaje más alto (una sección grande del círculo) de gas natural. Gráfico circular Un mapa de gráfico circular muestra un gráfico circular sobre cada área geográfica. en cada región. y utiliza símbolos de distintos tamaños en lugar de colores para distinguir variaciones en los valores de los elementos representados. Por ejemplo. Por ejemplo. leña y solar. un mapa de graduación ofrece una representación más eficiente de datos por puntos comparado con un mapa de rangos.

a continuación. el mapa incluye datos para el informe completo. Usando la organización avanzada. recibirá el siguiente mensaje: "No hay registros de detalles para esa {Nombre de región}". Las siguientes secciones detallan el proceso de creación de mapas para cada organización de mapa. si ubica el mapa en una sección de encabezado de grupo o pie de grupo. sino también es una herramienta poderosa de análisis. En cambio. se deben especificar dos cosas: • Condiciones (puede haber dos).Creación de mapas Dónde ubicar un mapa Cuando elije dónde ubicar su mapa. Por ejemplo. los datos mostrados serán específicos a esa sección. Nota: Si su informe contiene subinformes. también puede ubicar mapas en los subinformes. Para crear un mapa basado en la organización avanzada. usted determina la cantidad de datos que serán incluidos en el mapa. Desplace el cursor sobre una sección del mapa en la ficha Vista previa de modo que el puntero se convierta en el cursor de Profundizar y. Nota: Si traspasa en una región que no tiene datos asociados. si ubica el mapa en la sección del encabezado de informe. se puede crear un mapa sin necesidad de un campo de resumen usando los valores que aparecen en la sección Detalles del informe. Profundización con mapas La asignación de mapas no sólo es una manera poderosa para presentar datos. Su elección también determina si el mapa será impreso sólo una vez para el informe completo. • Valor (sólo debe haber un valor). Creación de mapas sobre campos de detalle (Diseño avanzado) La organización avanzada permite crear un mapa basado en valores específicos. haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa sección del mapa. Creación de mapas El proceso de creación de mapas varía dependiendo de los datos que usa. o muchas veces (una vez por cada instancia de un grupo específico. 278 Manual del usuario de Crystal Reports .

Valor La organización avanzada utiliza el valor para indicar qué información se registra cuando se resalta el área del mapa. el valor sería el campo Ventas del año pasado. Por ejemplo. Manual del usuario de Crystal Reports 279 . si aún no se ha seleccionado. Para que se genere un mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas.15 Creación de mapas Condition La condición se usa para indicar dónde se trazan los datos en un mapa. en el área Organización. el mapa que muestra las ventas del año pasado correspondientes a cada país usa el campo País como condición. el campo debe contener información geográfica. haga clic en Mapa. Para crear un mapa sobre un campo de detalle 1 En el menú Insertar. Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa. Por ejemplo. Cada vez que la condición cambia (cambia el país). si se desea crear un mapa que muestre las ventas del año pasado correspondientes a los países. Esta condición debe ser un campo de cadena. se resalta esa área del mapa. haga clic en Avanzada. 2 En la ficha Datos.

Consulte “Tipos de mapas” en la página 275. la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 4 En el área Datos. 7 Active la casilla de verificación No resumir valores si no desea que Crystal Reports resuma automáticamente los valores de mapa correspondientes a un campo de fórmula. aplique las opciones de formato a su mapa. de densidad de puntos. Región o País. 11 Haga clic en la ficha Texto. Una flecha mueve sólo el campo seleccionado. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su mapa. Crystal Reports no podrá generar su mapa. 10 En el área Opciones. graduado. agregue el campo de base de datos sobre el que desea basar su mapa al Campo geográfico. como Ciudad. de lo contrario. 9 Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (de rangos. 6 Agregue los campos de base de datos que desea usar como valores a la lista Valores de mapa. de gráfico circular o de gráfico de barras). 5 Agregue el campo de base de datos que desea que aparezca con cada cambio al campo A cambio de.Creación de mapas 3 En el área Ubicación. en la lista Ubicar mapa. especifique cuántas veces aparece su mapa en el informe. 280 Manual del usuario de Crystal Reports . Los botones de flecha del cuadro de diálogo Asistente de mapa le permiten mover campos de una lista a otra. Nota: Debe crear un mapa sobre un campo geográfico. 8 Haga clic en la ficha Tipo.

haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su mapa. si aún no está seleccionado. Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo. densidad de punto o graduado). debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe. Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa. luego en la lista Mostrar. 7 En el área Opciones. en la lista A cambio de. puede hacer clic en una de las opciones siguientes: • Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. 8 Haga clic en la ficha Texto. 4 En el área Datos. puede usar el esquema de grupo. 13 En el área Leyenda. 14 Si hace clic en Leyenda completa. Manual del usuario de Crystal Reports 281 . 5 Haga clic en la ficha Tipo. especifique cuántas veces aparece su mapa en el informe. 15 Haga clic en Aceptar. haga clic en Mapa. haga clic en Grupo. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su mapa. dependiendo de su selección en el paso 3. haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su mapa. en el cual se muestra un resumen (tal como Ventas del año pasado) sobre los cambios en un campo geográfico (tal como Región). ingrese un título para su mapa. Creación de mapas sobre campos de grupo (organización de grupo) Para crear un mapa a partir de un grupo. • Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. 2 En la ficha Datos.15 Creación de mapas 12 En el campo Título de mapa. Consulte “Tipos de mapas” en la página 275. 6 Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (por rangos. 3 En el área Ubicación. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. en la lista Ubicar mapa. Para crear un mapa sobre un grupo 1 En el menú Insertar. en el área Diseño. aplique las opciones de formato a su mapa. o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio título y subtítulo de leyenda. • Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe. haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un título de leyenda basado en su mapa.

consulte “Objetos de tablas cruzadas” en la página 303. haga clic en Tabla cruzada. Para más información sobre tabla cruzadas.Creación de mapas 9 En el campo Título de mapa. un campo adicional a partir del cual crear el mapa. seleccione el campo geográfico que desea mostrar. • Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. ingrese un título para su mapa. o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio título y subtítulo de leyenda. dependiendo de su selección en el paso 3. Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa. 10 En el área Leyenda. puede hacer clic en una de las opciones siguientes: • Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. primero debe tener las tablas cruzadas en su informe. es posible crear un mapa a partir de un campo de resumen de tablas cruzadas. 3 En el área Ubicación. de la lista desplegable Mostrar campo geográfico. haga clic en Mapa. usted podría incluir un mapa para mostrar el porcentaje de las ventas totales del producto. Para a crear un mapa a partir de tablas cruzadas. 11 Si hace clic en Leyenda completa. Para crear un mapa sobre un resumen de tabla cruzada 1 En el menú Insertar. 2 En la ficha Datos. de la lista desplegable Subdividido por. Por ejemplo. 282 Manual del usuario de Crystal Reports . si desea. 12 Haga clic en Aceptar. Este campo proveerá las áreas geográficas del mapa. Creación de mapas sobre resúmenes de tabla cruzada (organización de tabla cruzada) Con el esquema de tablas cruzadas. 4 En la área Datos. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su mapa. • Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un título de leyenda basado en su mapa. proporcionado por cada región. en el área Diseño. si aún no está seleccionado. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe. Crystal Reports usa este campo para subdividir los gráficos circulares o de barras que aparecen en el mapa. con unas tablas cruzadas que presentan el número total de artículos vendidos de un producto en cada región de Estados Unidos. 5 También puede seleccionar.

15 Creación de mapas 6 En la lista Asignar. puede hacer clic en una de las opciones siguientes: • Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. si aún no está seleccionado. Para crear un mapa sobre un cubo OLAP 1 En el menú Insertar. Consulte “Tipos de mapas” en la página 275. consulte “Creación de un informe OLAP” en la página 323. ingrese un título para su mapa. haga clic en Mapa. o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio título y subtítulo de leyenda. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. 8 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrará sus datos. asegúrese de seleccionar un campo adicional en la lista “Subdividido por” y elegir a continuación uno de estos tipos de mapa: Gráfico circular o Gráfico de barras. 9 En el área Opciones. asegúrese de seleccionar Ninguno en la lista “Subdividido por” y elegir a continuación uno de estos tipos de mapa: En rangos. aplique las opciones de formato a su mapa. 2 En la ficha Datos. • Si va a crear el mapa a partir de dos campos. • Si va a crear el mapa a partir de un solo campo. Para poder crear un mapa OLAP. 13 Si hace clic en Leyenda completa. 11 En el campo Título de mapa. haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un título de leyenda basado en su mapa. Manual del usuario de Crystal Reports 283 . 14 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe. 12 En el área Leyenda. Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa. primero debe tener una cuadrícula OLAP en su informe. dependiendo de su selección en el paso 3. • Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. haga clic en un campo de resumen para proporcionar los datos numéricos a su mapa. • Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Densidad de puntos o Graduado. en el área Diseño. Para obtener más información acerca de las cuadrículas OLAP. Creación de mapas sobre un cubo OLAP (organización OLAP) Usando la organización OLAP puede crear un mapa sobre una cuadrícula OLAP. 7 Haga clic en la ficha Tipo. 10 Haga clic en la ficha Texto. haga clic en OLAP.

puede hacer clic en una de las opciones siguientes: • Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Crystal Reports proporciona numerosas opciones para trabajar con mapas existentes. • Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. puede elegir En rangos. si hay un campo de mapa secundario. Trabajo con mapas Después de crear un mapa. haga clic en la lista Subdividido por y seleccione una fila o columna secundaria para incorporar en su mapa. 5 Si es necesario. 4 En el área Datos. Consulte “Tipos de mapas” en la página 275. 12 Haga clic en Aceptar. Si no hay ningún campo de mapa secundario. Nota: Elegir subdividir por un campo de mapa secundario. Densidad de puntos o Graduado. ingrese un título para su mapa. haga clic en “Hecho por el mapa” para que Crystal Reports cree un título de leyenda basado en el mapa. 11 En el área Leyenda. 6 Haga clic en la ficha Tipo. Nota: Este campo debe contener información geográfica. 10 En el campo Título de mapa. o haga clic en Especificar para introducir su propio título y subtítulo de leyenda. • Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. haga clic en la lista A cambio de y seleccione el campo sobre el que desea basar su mapa. encabezados y una leyenda. afectará a los tipos de mapas disponibles en el paso 8.Trabajo con mapas 3 En el área Ubicación. aplique las opciones de formato a su mapa. puede obtener más información seleccionando el tema que desee de la lista siguiente: • “Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa” en la página 285 • “Cambio del título del mapa” en la página 285 • “Cambio del tipo de mapa” en la página 285 • “Cambio de las capas del mapa” en la página 286 • “Solución de inconsistencias de datos” en la página 287 284 Manual del usuario de Crystal Reports . 8 En el área Opciones. Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe. Nota: Si hace clic en Leyenda completa. se puede poner un título. dependiendo de su selección en el paso 4. como País. 9 Haga clic en la ficha Texto. y también se pueden cambiar las fuentes o incluso el tipo de mapa. la fila o la columna. 7 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrará sus datos. puede elegir Gráfico circular o Gráfico de barras. haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su mapa.

Cambio del tipo de mapa Se puede cambiar el tipo de mapa y establecer las propiedades del mismo directamente desde el menú que aparece cuando se hace clic con el botón secundario en un mapa en la ficha Vista previa. como el tipo de mapa que se va a presentar. Desde la ficha Diseño o la ficha Vista previa. 4 Haga clic en Aceptar. si desea ver el aspecto que tendrían los datos de un mapa de rangos si se presentase en un mapa de densidad de puntos. ingrese un nuevo título. elija Título. Cambio del título del mapa 1 En la ficha Vista previa. haga clic en Asistente de mapa. Por ejemplo. realice los cambios deseados. Manual del usuario de Crystal Reports 285 . los datos en que se basa el mapa. puede reorganizar el mapa sin tener que regresar al Asistente de mapa y cambiar el formato. Para editar un mapa usando el Asistente de mapa 1 Haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.15 Creación de mapas • • • • • • • “Modificación del mapa geográfico” en la página 288 “Aplicación de zoom a un mapa” en la página 288 “Panorámica de un mapa” en la página 289 “Centrar un mapa” en la página 289 “Ocultar y visualizar el navegador de mapa” en la página 289 “Formato de mapas” en la página 290 “Cómo usar la característica de subyacer con mapas” en la página 290 Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa La edición de mapas con el Asistente de mapa permite volver al asistente en el que se diseñó el mapa. puede fácilmente abrir el Asistente de Mapas y efectuar sus modificaciones. 2 En el menú contextual. 2 En el menú contextual. Se pueden modificar bastantes opciones originales. etc. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios. 3 En el cuadro de diálogo Experto de mapa. 3 En el cuadro de diálogo Cambiar título del mapa. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.

Por ejemplo. Para cambiar las capas del mapa 1 En la ficha Vista previa. 3 En la lista Tipo de mapa. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. puede agregar una capa que contenga nombres de ciudades. Aparece el cuadro de diálogo Personalizar mapa. Aparece el cuadro de diálogo Control de capa. para ello. elija Tipo. los mapas se componen de diversas capas. haga clic en el nuevo tipo de mapa.Trabajo con mapas Para cambiar el tipo de mapa 1 En la ficha Vista previa. elija Capas. 286 Manual del usuario de Crystal Reports . Las propiedades disponibles varían dependiendo del mapa seleccionado. aplique las opciones de formato a su nuevo mapa. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual. 2 En el menú contextual. Esta capa residiría sobre el mapamundi básico a fin de proporcionar información más detallada. Puede apilar estas capas unas sobre otras con el fin de crear un mapa más detallado. puede que desee ver los nombres de las ciudades principales de cada país. Cambio de las capas del mapa En Crystal Reports. Puede especificar cuál de las capas del mapa que se han proporcionado desea ver y reorganizar el orden de las capas seleccionadas. 4 En el área Opciones. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual. 2 En el menú contextual.

Hasta que no solucione esta inconsistencia. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.". 4 En el área Propiedades. Por ejemplo. Aparece el cuadro de diálogo Solucionar inconsistencia de mapa. haga clic en el nombre que desee solucionar. La opción Etiquetas automáticas especifica si aparecen etiquetas automáticas predefinidas (por ejemplo. Para solucionar inconsistencias de datos 1 En la ficha Vista previa. establezca las propiedades para cada capa. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios. elija Solucionar inconsistencia. 5 Para asignar el encabezado. Tenga en cuenta que algunas capas del mapa contienen secciones que no son transparentes y pueden oscurecer los detalles de otras capas. la capa Océano no es transparente en su mayor parte.U. Use este cuadro de diálogo para establecer el modo de visualización predeterminado y el nivel de zoom (la máxima y mínima amplificación posible) para la capa en cuestión.15 Creación de mapas 3 En la lista Capas. 2 En el menú contextual. especificando si ésta es visible y si se etiqueta automáticamente. La opción Visible especifica si la capa aparece o no. 6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 5 Si es necesario. si la sitúa en la parte superior de la lista de capas. Manual del usuario de Crystal Reports 287 . 3 Haga clic en la ficha Solucionar inconsistencia para ver una lista de los nombres geográficos que no se corresponden entre el mapa y la base de datos. el mapa no podrá mostrar ninguna información para la región geográfica seleccionada. haga clic en Mostrar para abrir el cuadro de diálogo Mostrar propiedades. haga clic en Arriba o Abajo para organizar el orden de las capas del mapa. a continuación. etiquetas para los nombres de las ciudades principales del mundo). haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Control de capa. ésta bloqueará muchas de las capas restantes (dichas capas parecen haber desaparecido. pero simplemente las ha oscurecido la capa Océano). 4 En la lista Asignar este nombre de campo . Solución de inconsistencias de datos Algunas veces el mapa en que trabaja usa un nombre geográfico diferente al usado en la base de datos. Por ejemplo. un mapa de Europa puede usar “Reino Unido” mientras que la base de datos usa la abreviatura "R. haga clic en una palabra clave de la lista A este nombre de mapa.

288 Manual del usuario de Crystal Reports . El mapa reduce un nivel de ampliación. 4 Arrastre otra selección para aumentar aún más la imagen. 3 En la lista Mapas disponibles. 7 Una vez que haya terminado de solucionar las inconsistencias de datos. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual. Para cambiar el mapa geográfico 1 En la ficha Vista previa. especifique sus cambios usando el cuadro de diálogo Cambiar mapa. haga clic en Reducir. haga clic con el botón secundario en el mapa para abrir el menú contextual. El mapa aumenta un nivel de ampliación. 6 En el menú contextual. 7 Haga clic en el mapa. haga clic en Aumentar. 5 Para conseguir el efecto contrario. Modificación del mapa geográfico Si prefiere que sus valores de datos se presenten en un mapa geográfico diferente. 2 En el menú contextual.. 3 Arrastre el cursor de selección en torno a la sección del mapa que desee ver. 2 En el menú contextual. haga clic en Aceptar. Aplicación de zoom a un mapa 1 En la ficha Vista previa. El mapa puede ahora mostrar datos de la región geográfica seleccionada.Trabajo con mapas 6 Si hay coincidencia. La nueva asignación se mostrará en la sección Resultados coincidentes de la ficha Solucionar inconsistencia. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios. haga clic en Coincidir. haga clic en Solucionar inconsistencia. Aparece el cuadro de diálogo Solucionar inconsistencia de mapa mostrando el nombre del mapa que está usando actualmente y una lista de posibles mapas que puede elegir. haga clic con el botón secundario en un mapa para abrir el menú contextual. 8 Haga clic de nuevo en el mapa para reducir aún más la imgen. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. haga clic en el nuevo mapa que desee usar.

Esta acción permite el arrastre rápido para cambiar el foco del mapa según se desee. haga clic en Centrar el mapa. • Si la opción Guardar datos con el informe está activa (menú Archivo). cualquier especificación de magnificación o movimiento que usted especifique. Centrar un mapa 1 En la ficha Vista previa. 2 En el menú contextual. Panorámica de un mapa 1 En la ficha Vista previa. De esta forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa. 2 En el menú contextual. Ocultar y visualizar el navegador de mapa El Navegador de mapa proporciona una versión a pequeña escala del mapa mostrado actualmente para poder seleccionar áreas de las que se desee tener una panorámica. haga clic con el botón secundario en un mapa para abrir el menú contextual. Ninguno de los otros encabezados serán cambiados. haga clic con el botón secundario en un mapa para abrir el menú contextual. Pero si esta opción no está activa. Manual del usuario de Crystal Reports 289 . puede volver a ubicar el mapa en el centro del área de presentación usando el comando Centrar el mapa. Posteriormente. si usted aumenta la vista de un mapa en un encabezado de grupo. entonces solamente las opciones predeterminadas del mapa serán guardadas.15 Creación de mapas Nota: • Si existe un mapa por cada instancia de un grupo. Es decir. será sólo para esa instancia. sus opciones de magnificación y movimiento serán guardadas con el informe. haga clic en Panorámica. 3 Arrastre el cursor de panorámica a la sección de mapa deseada. Puede ocultar o visualizar el Navegador de mapa. esta operación sólo es válida para ese encabezado de grupo.

haga clic en Navegador de mapa. 4 Puede cambiar el estilo de línea. 2 En el menú contextual. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual. 3 En el cuadro de diálogo Editor de Formato. 2 En el menú contextual. Para obtener más información. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios. haga clic en Asistente de sección. y agregar o eliminar una sombra de fondo. haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual. puede presentar el mapa al lado de esos datos. consulte “Creación de mapas” en la página 278. 2 En el menú Informe.Características del área de impresión. el color. la característica de subyacer hace que la creación de mapas sea aun más útil. Para visualizar el navegador del mapa 1 En la ficha Vista previa. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 2 En el menú contextual. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección. Para subyacer un mapa 1 Haga su mapa y ubíquelo en la sección Encabezado de informe. lo que resulta en un informe más fácil de leer y entender. haga clic en el mapa y elija en el menú contextual. Cómo usar la característica de subyacer con mapas Ya que los mapas sólo se pueden imprimir en ciertas áreas y secciones de su informe. El Navegador de mapa se muestra en la ficha Vista previa. haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. 290 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic en Navegador de mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente. En lugar de que un mapa se imprima antes de los datos que representa. Formato de mapas Cómo cambiar el borde de un mapa 1 En la ficha Diseño o ficha Vista previa. El Navegador de mapa se quita de la ficha Vista previa. haga clic en Dé formato al mapa.Trabajo con mapas Para ocultar el navegador del mapa 1 En la ficha Vista previa.

4 Haga clic en Aceptar. haga clic en Encabezado de informe. Crystal Reports vuelve al informe. luego seleccione la casilla de verificación Subyacer la sección siguiente. Su mapa ahora subyace debajo de las secciones. 5 Si fuera necesario.15 Creación de mapas 3 En el área Secciones. Manual del usuario de Crystal Reports 291 . mueva o cambie el tamaño del mapa.

Trabajo con mapas 292 Manual del usuario de Crystal Reports .

OLE 16 Este capítulo explica cómo se puede usar la vinculación e incrustación de objetos (OLE) para editar gráficos y otros objetos de los informes en lugar de abrir una aplicación adicional. Manual del usuario de Crystal Reports 293 .

tendría que salir de Crystal Reports. Nota: Si desea utilizar el informe Crystal en Crystal Enterprise o en Report Application Server (RAS). Si no son insertados como tales. si fuera necesario. abrir la aplicación original. Una imagen (bitmap) creada en el programa de dibujo. eliminar el objeto insertado originalmente y finalmente insertar el objeto recientemente revisado. 294 Manual del usuario de Crystal Reports . cambiar el objeto. una presentación de datos que se ha creado en otro programa y que mantiene una relación con el programa en que fue creado. documentos que contienen elementos de otros programas y que pueden ser editados usando el programa original. será de beneficio conocer algunos de los términos. Si no estuviera usando OLE. Se refiere a la capacidad de crear compuestos. • OLE OLE es un acrónimo para Object Linking & Embedding. es decir. Asegúrese de que las cuentas de los diseñadores de informes también tengan permiso de acceso a la carpeta de red. servidores de OLE y contenedores de OLE. no mantienen ninguna relación con el programa que los originó. Cuando inserte el objeto OLE vinculado en Crystal Reports. Por ejemplo. o un gráfico de MS graph. Crystal Reports es un programa contenedor. Terminología OLE Para comprender mejor el uso de OLE en Crystal Reports.Información general de OLE Información general de OLE La vinculación e incrustación de objetos (OLE) le permite insertar objetos (objetos OLE) en un informe desde otras aplicaciones (aplicaciones de servidor OLE) y luego usar dichas aplicaciones en Crystal Reports para editar los objetos. a grandes rasgos. pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el documento receptor como objetos OLE. O sea. Page Server. Microsoft Word y Excel son programas que sirven de ambos. una hoja de cálculo de Excel. volver a Crystal Reports. • Documento contenedor Un documento contenedor es un documento creado con el programa contenedor y que contiene uno o más objetos OLE. RAS). • Programa contenedor OLE Un programa contenedor OLE es aquél que puede contener y procesar objetos OLE creados en otros programas (como Paint o Excel). • Programa servidor OLE Un programa servidor OLE es aquél que permite que sus documentos se inserten en un documento contenedor OLE como objetos OLE. (Vinculamiento e Incrustación de Objetos). pueden crear objetos OLE y pueden contener objetos OLE creados en otros programas. copie el archivo de origen en una carpeta de red a la que puedan tener acceso las cuentas de red bajo las que se ejecutan los servidores de procesamiento (Job Server. utilice una ruta UNC. • Objeto OLE Un objeto OLE es.

mostrar el original en el programa servidor limita el acceso a un editor por vez. • Objeto vinculado Un objeto vinculado contiene una representación de los datos y un vínculo con el archivo donde se origina. No se puede editar en contexto un objeto vinculado en Crystal Reports porque se está trabajando con el objeto original. Si el programa servidor OLE no admite este comportamiento. • Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado. pero no se puede editar en contexto. No tiene ninguna conexión con el programa servidor. De igual manera. nada sucede al original. Tipos de objetos OLE • Objeto estático Un objeto OLE estático es una imagen de un objeto que se puede mostrar e imprimir. utilice objetos incrustados cuando necesite editar el objeto en el programa contenedor sin afectar el objeto original. Como el objeto puede estar vinculado a varios otros documentos y como más de una persona puede querer editarlo en un momento dado. haga clic afuera del objeto y reaparecerán las herramientas de Report Designer. Cuando termine de editar. Como regla general. • Objeto incrustado Un objeto incrustado contiene una representación del objeto así como todos los datos que definen el contenido. utilice objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento contenedor sea actualizado cada vez que los datos en el documento servidor cambian. Hay dos tipos de objetos estáticos: mapas de bits estáticos y metarchivos estáticos. se activa para su edición y Report Designer combina sus menús y barras de herramientas con los del programa servidor del objeto. • Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado. Manual del usuario de Crystal Reports 295 . Consideraciones generales acerca de OLE Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad de OLE. Como regla general. cuando modifica un objeto incrustado. el programa abre el programa servidor con el objeto ya listo para ser editado.16 OLE • Documento servidor Un documento servidor es el archivo creado en el programa servidor que almacena el objeto OLE original. el objeto se muestra en una ventana independiente.

4 Resalte las celdas A1 a A10. 6 Presione el botón del mouse y manténgalo presionado. .Cómo insertar objetos OLE en su informe Cómo insertar objetos OLE en su informe Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa. Si el objeto puede ser pegado en una variedad de formatos. 296 Manual del usuario de Crystal Reports . Cuando arrastra un objeto a un informe. presione la tecla Ctrl y también manténgala presionada. usted decide que formato quiere usar. Par ello. puede pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que puede ser editado en Word) o como un metarchivo que simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el comando Pegar Especial puede ubicar tanto objetos incrustados como vinculados. puede arrastrar y ubicar un objeto de un programa servidor de OLE. Cómo arrastrar y ubicar objetos OLE Este procedimiento asume que usted tiene Microsoft Excel en su computadora u otro programa similar que puede ser un programa servidor de OLE. es mejor usar las opciones Copiar y Pegar especial. Nota: Al insertar información seleccionada (secciones de grandes archivos). colocando números del uno al diez en las celdas A1 a A10. tiene que abrir Crystal Reports en una ventana y el programa servidor de OLE en otra y arrastrar después el objeto entre ambos. Como únicamente quiere copiar las celdas. Por ejemplo. haga clic en Objeto OLE del menú Insertar. puede colocar objetos vinculados o incrustados. Al insertar archivos completos. 5 Mueva el puntero a la orilla izquierda de las celdas resaltadas hasta que el puntero se transforme en una flecha. o la edición mediante arrastrar y colocar. Es necesario que pueda ver el origen y el destino del objeto. 2 Abra un informe existente de Crystal Reports. • La opción Pegar especial del menú Edición puede utilizarse para copiar o cortar el objeto de un programa servidor OLE y pegarlo en un informe. 1 Abra los programas Crystal Reports y Microsoft Excel y ajuste el tamaño de sus ventanas para que ambos estén visibles en la pantalla. • Finalmente. También de esta manera. 3 En Excel origine una hoja de cálculo sencilla. • Puede crear un objeto nuevo o importar uno existente utilizando el comando Objeto OLE del menú Insertar. el objeto es incrustado en lugar de ser vinculado. cuando inserta texto de un documento de Microsoft Word. Esto prepara las celdas para ser movidas.

• Si usted crea un objeto nuevo. suelte el botón del mouse y la tecla Control. Para editar el objeto. cierre o salga de la aplicación. • El objeto puede ser representado por un icono en su informe. haga doble clic en éste y luego modifíquelo usando las herramientas de edición que se encuentran en la aplicación original del objeto Manual del usuario de Crystal Reports 297 . Cuando haya acabado. • Si ha creado el objeto desde un archivo existente. Cuando se coloca un objeto OLE en un informe. una vez que las celdas están ubicadas. 9 Haga doble clic en dicho objeto. El objeto es un objeto incrustado. Los elementos de menú de la aplicación contenedora cambian para proporcionar las herramientas de edición del programa servidor. el programa para originar ese tipo de objeto se abrirá para completar el objeto.16 OLE 7 Ahora arrastre las celdas a la sección Detalles del informe en Crystal Reports y. El objeto (o su icono) aparecerá en el informe. Los usuarios pueden editar el objeto posteriormente haciendo doble clic en el icono. Cómo se representan los objetos OLE en un informe Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe. Cualquier cambio que haga al objeto no afectará al original. de modo que pueda efectuar los cambios con facilidad. Ahora puede editar el objeto en su lugar. al hacer doble clic en el objeto o el icono. dependiendo de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Insertar Objeto y la manera en que elige insertar el objeto. 10 Haga clic afuera del objeto cuando termine. los datos de ese archivo (o un icono) se verán en su informe. 8 Haga clic con el botón derecho en el objeto de hoja de cálculo. Usted puede editar los datos. Edición de objetos OLE en informes Edición directa La edición directa es la capacidad de cambiar las propiedades de un objeto OLE desde una aplicación que contenga OLE (como Crystal Reports). el objeto forma parte de dicho informe. y cuando el menú contextual aparezca verá que está identificado como un objeto OLE y que el penúltimo comando lo identifica como un Objeto Worksheet. Los menús y las barras de herramientas se convierten en una combinación de los menús y las barras de herramientas del programa servidor OLE y de Crystal Reports. Los menús y las barras de herramientas vuelven a ser los de Crystal Reports. Se guardan los cambios efectuados durante la edición. si desea.

tendrá que convertirlo a un objeto de tipo editable utilizando el ccomando Convertir del menú Edición. No obstante. el menú Insertar muestra los comandos disponibles para ese tipo de objeto incrustado. Si desea editar el objeto. se pueden ver e imprimir informes que contengan objetos OLE aunque no se tenga instalado el programa servidor. Sólo se puede editar un objeto OLE si se tiene instalado en el equipo el correspondiente programa servidor. El nombre de este submenú refleja el tipo de objeto OLE. una imagen de mapa de bits. Crystal Reports es compatible con los siguientes formatos de imagen basados en píxeles: • Mapa de bits de Windows (BMP) • TIFF • JPEG • PNG 298 Manual del usuario de Crystal Reports . el menú Edición activa un submenú que proporciona comandos para el objeto. Estos comandos dinámicos son provistos para darle un mayor control cuando está trabajando con objetos OLE. • Si el objeto está vinculado. Los comandos del submenú también varían en función del tipo de objeto. Trabajo con Objetos OLE estáticos Es posible insertar distintos tipos de objetos OLE estáticos en el informe. el menú Insertar muestra los comandos para ese tipo de objeto vinculado. Comandos de menú de OLE dinámico Cuando se selecciona un objeto OLE. éstas se convertirán en objetos incrustados o vinculados asociados a Microsoft Paint (u otro programa de edición de imágenes).Trabajo con Objetos OLE estáticos o desde una aplicación similar que permita la edición directa. Si coloca imágenes en su informe utilizando el comando Imagen del menú Insertar. una imagen. o un elemento con una función de descripción similar: • Si el objeto está incrustado. Los objetos estáticos no se pueden editar. Report Designer las convierte a objetos OLE estáticos. una hoja de cálculo. OLE y el comando Insertar imagen Cuando se utiliza el comando Objeto en el menú Insertar para colocar imágenes en un informe. Los comandos en el menú contextual cambian en forma similar. El objeto puede describirse como un documento.

Se abre Microsoft Paint o cualquier otro programa de gráficos que esté instalado en el equipo. Coloque cualquier campo en la sección Detalles del informe. 2 Seleccione Imagen de Paintbrush en la lista Tipo de objeto y haga clic en Aceptar. 6 Haga clic con el botón derecho en la imagen. Nota: La ubicación del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalación. De esta manera a convertido un objeto OLE estático a un Objeto OLE editable. Cómo convertir un objeto OLE estático a una imagen bitmap vinculada 1 Haga clic con el botón secundario en el objeto OLE estático colocado y elija Objeto Convertir Imagen en el menú contextual. 3 Haga clic con el botón derecho en el objeto que acaba de convertir. Crystal Reports es compatible con el siguiente formato de imagen basado en vectores: • Metarchivos de Windows (tanto WMF como el formato de metarchivo mejorado más reciente). 2 En el menú Insertar. 4 Haga clic en Abrir. El cuadro de diálogo Convertir aparecerá en su pantalla.mdb. 7 Haga doble clic en el objeto. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón de insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. Nota: Esta opción no aparece si el archivo original era un metarchivo. Manual del usuario de Crystal Reports 299 .16 OLE Además. 5 Cuando el marco del objeto aparezca. y verá que nada sucede.bmp en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. El segundo comando del botón del menú contextual es ahora Objeto Imagen de mapa de bits. coloque la imagen lo más a la izquierda posible de la sección Encabezado de informe. Para insertar un objeto OLE estático 1 Cree un informe utilizando los datos de muestra de Xtreme. Un objeto OLE estático no puede ser editado. haga clic en Imagen. 3 Seleccione Xtreme. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. 4 Haga doble clic en el objeto. Cuando el menú contextual aparezca verá que la imagen está identificada como un objeto OLE.

7 Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la sección Encabezado de Informe. Objetos incrustados Puede crear un objeto incrustado desde Crystal Reports o usando un archivo existente. 6 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. 9 Haga doble clic en el objeto. 4 Haga clic en Examinar y elija Xtreme. 3 Active la opción Crear desde archivo. es importante considerar las capacidades de cada uno para decidir cual formato de OLE usar. Usando 300 Manual del usuario de Crystal Reports . Es un objeto OLE incrustado. Los datos. Nota: Permanecerá en Crystal Reports. son guardados con su informe. Para insertar un objeto OLE incrustado 1 Haga clic en la ficha Diseño. El cuadro de diálogo cambia. Nota: La ubicación del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalación. haga clic en Objeto OLE.bmp en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. no influyen sobre el archivo original y viceversa. El segundo comando del botón del menú contextual lo identifica como un Objeto de Imagen Bitmap. Los cambios se hacen sólo al objeto del informe.Objetos objetos incrustados en relación con vinculados Objetos objetos incrustados en relación con vinculados Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades diferentes. como también la imagen del objeto. 2 En el menú Insertar. 8 Haga clic con el botón derecho en la imagen y verá que ésta también está identificada en el menú contextual como un objeto OLE. 5 Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de diálogo Insertar objeto. pero todos los menús y barras de herramientas se habrán combinado con los de Microsoft Paint o los de cualquier otro programa de gráficos que esté instalado en el equipo. Aparecerá un rectángulo de colocación. permitiéndole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto. El cuadro de diálogo Insertar Objeto aparecerá en su pantalla. Cuando se realizan cambios en un objeto incrustado.

Cuando interrumpe el vínculo. no está trabajando en el objeto original. 3 Haga clic en Examinar y elija Xtreme. 2 Active la opción Crear desde archivo. Windows copia una imagen de los datos (pero no los propios datos) de un archivo existente. En este caso. Objetos vinculados Cuando un objeto vinculado se inserta en un informe.16 OLE esas herramientas usted puede editar la imagen en contexto si lo desea. un vínculo manual sólo se actualiza cuando se solicita. sino en una copia del original. se queda únicamente con la presentación y sin la relación con los datos originales o las capacidades de edición del programa servidor. El cuadro de diálogo Insertar Objeto aparecerá en su pantalla. Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros programas y que aquellos siempre reflejen los cambios más recientes. Cualquier cambio que hace cambia directamente el archivo original. el archivo original es abierto dentro del programa en que fue creado.bmp en el directorio \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 10\Samples\Es\Databases. Un vínculo automático se actualiza desde el archivo de origen cada vez que se carga el informe. El cuadro de diálogo cambia. 4 Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de diálogo Insertar objeto. un objeto independiente que no se puede editar usando las capacidades de OLE ni convertirse en un objeto OLE editable. haga clic en Objeto OLE. es decir. Los datos reales permanecen con el archivo original. Para vincular un objeto de imagen bitmap 1 En el menú Insertar. Nota: La ubicación del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalación. Un objeto vinculado en un programa contenedor es simplemente una presentación del objeto y un vínculo entre el objeto y el documento servidor. En el cuadro de diálogo Editar vínculos se puede forzar la realización de actualizaciones. 5 Active la casilla de verificación Vincular. Recuerde que aún cuando está trabajando con las herramientas del programa servidor de OLE. por lo que nada que usted haga aquí afectará al objeto original. Crystal Reports convierte el objeto en un objeto estático. vincule el objeto a su informe. usted está cortando toda conexión con los datos originales en el documento servidor. Cuando abre el objeto desde su informe. Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razón corta esa vinculación usando el cuadro de diálogo Vínculos. permitiéndole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto. interrumpir vínculos o definir nuevos vínculos. Manual del usuario de Crystal Reports 301 . La imagen del objeto de agrega al informe junto con una referencia a los datos utilizados para crearlo.

Note como se abre Microsoft Paint mostrando la versión original del objeto. Aparecerá un rectángulo de colocación. 8 Haga clic con el botón derecho en el objeto y verá que éste también está identificado como un objeto OLE. 302 Manual del usuario de Crystal Reports .Objetos objetos incrustados en relación con vinculados 6 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. 7 Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado. 9 Haga doble clic en el objeto. El segundo comando del botón del menú contextual lo identifica como un Objeto Vinculado de Imagen Bitmap. Cualquier cambio que haga al original se verá reflejado en la versión que aparezca en su informe. 10 Cierre Microsoft Paint o la aplicación gráfica que esté usando y vuelva a su informe.

Manual del usuario de Crystal Reports 303 . Este capítulo le ofrece información acerca de cómo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.Objetos de tablas cruzadas 17 Un objeto de tabla cruzada es una cuadrícula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones.

el número total de guantes vendidos en todos los países. “EE.UU. En el ejemplo anterior. Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada fila. recuento. En el ejemplo anterior. etc. 304 Manual del usuario de Crystal Reports . Los datos aparecen en filas y columnas compactas. • Las columnas de una tabla cruzada van verticalmente (de arriba a abajo). • Al final de cada fila hay un total para esa fila. “Guantes” es una fila.UU. En el ejemplo anterior. Este formato facilita comparar datos e identificar tendencias. este total representa la cantidad de un producto vendido en todos los países. representa la cantidad de guantes vendidos en EE. Tablas Cruzadas también contienen varios totales.) de los registros que cumplen los criterios de la fila y la columna.". el valor 4 en la intersección de "Guantes" y "EE. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8. El valor situado en cada intersección representa un resumen (suma.” es una columna.¿Qué es un objeto de tabla cruzada? ¿Qué es un objeto de tabla cruzada? Un objeto de tabla cruzada es una cuadrícula que devuelve valores basados en los criterios especificados. En el ejemplo anterior.UU. Las tablas cruzadas contienen tres elementos: • Filas • Columnas • Campos de resumen • Las filas de una tabla se presentan en dirección horizontal (de lado a lado). • Los campos resumidos se encuentran en la intersección de una fila con una columna.

En el ejemplo anterior. • El nombre del candado. Ejemplo de tabla cruzada Este ejemplo muestra cómo se puede utilizar un objeto de tabla cruzada para facilitar la comprensión de los datos complejos. • En la intersección del Total de columna (total de todos los productos) y el Total de fila (total por países) es el total general. El objetivo de este informe es analizar las ventas por unidad de cinco tipos diferentes de candados para bicicletas en cuatro regiones diferentes (un informe de ventas por unidad de candados por región). Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada columna." el valor es 4. Al final de la columna "EE.UU. un informe de columnas sin ordenamiento ni agrupación. Para mayor claridad sólo hemos incluido la información esencial en éstos informes. el valor en la intersección es 12. Esta primera manera de ver los datos es la más básica de todos los informes. el número total de todos los productos vendidos en todos países. En el ejemplo anterior. cintos y zapatos) vendidos en EE. Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar Manual del usuario de Crystal Reports 305 . este total representa la cantidad de todos productos vendidos en un solo país. esto es: • La región de procedencia del pedido. • La cantidad pedida.UU. el número total de productos (guantes.17 Objetos de tablas cruzadas • Al final de cada columna hay un total para esa columna.

Ejemplo de tabla cruzada Este informe presenta detalles. pero en seguida se hace evidente que cada grupo de productos incluye pedidos de varias regiones diferentes. Todos los pedidos de cada Región están juntos y agrupados. pero no el total de cada tipo de candado. A primera vista daría la impresión que esta información podría ser útil. Informe de datos de pedido agrupados por producto Este informe agrupa los datos por producto. El siguiente paso lógico es agrupar los datos de alguna manera. Cada grupo de Región contiene pedidos para los diferentes tipos de candados. Por lo tanto. Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los diferentes candados. pero cada grupo regional contiene pedidos para todos los diferentes tipos de candados. Puede agruparlos por región o por línea de productos. Cada fila representa un pedido individual. es casi imposible obtener información útil de un informe como éste. Veremos ambas opciones. 306 Manual del usuario de Crystal Reports . pero aquí los datos están agrupados por Región. Cada grupo muestra todos los pedidos para un producto específico. Veremos ambas opciones. Informe de datos de pedido agrupados por región Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe. Pero debido a que no hay un resumen de la información. resumir el campo Cantidad determinaría el número total de candados vendidos por región.

entonces el combinar los dos parece tener sentido. Manual del usuario de Crystal Reports 307 . Haciendo esto. Si el informe Por Región contiene múltiples productos en cada grupo regional y el informe Por Producto contiene múltiples regiones en cada grupo de productos. agrupamos primero por Región y luego por Producto. Informe de datos de pedido agrupados por región y producto Este informe es el siguiente paso lógico. Cada grupo de productos contiene pedidos de muchas regiones. Cada grupo contiene pedidos de un producto para una región.17 Objetos de tablas cruzadas La información es útil y nos trae un poco más cerca de nuestro objetivo pero todavía nos falta bastante para obtener lo que queremos y de la manera que lo queremos.

por ejemplo. Total todos los productos en todas las regiones. Por ejemplo. Pero las tablas cruzadas le ofrecen una mejor solución.Ejemplo de tabla cruzada Pero los datos están dispersos en un informe largo y por lo tanto difícil de analizar. Nombre de Productos. o que en California se vendieron más candados en todas las categorías que en Alabama. es muy fácil ver ahora que el uso de los candados “Guardian XL 'U'” no está muy generalizado en British Columbia pero sí en Florida. toda la información que necesita se provee en un formato compacto. Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada Utilizando tablas cruzadas. Regiones. California y Florida combinados. • El total al final de cada fila es el total de compras de un producto en todas las regiones. Total . Total . • El valor de cada intersección de fila y columna es la suma de todos los pedidos de un tipo de producto de una región en particular. el número total de "Guardian ATB Lock" para Alabama.un producto en todas las regiones. 308 Manual del usuario de Crystal Reports . el número total de "Guardian Mini Lock" vendidos en British Columbia. British Columbia. por ejemplo.un producto en una región. En este objeto de tabla cruzada: • Los nombres de productos son los encabezados de fila. • Las regiones son los encabezados de columna. El informe muestra que productos fueron vendidos en que regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas.todos los productos en una región. Total . La información es útil y con un poco de trabajo puede utilizar un informe así para obtener el informe comparativo que necesita.

17 Objetos de tablas cruzadas

• El total al final de cada columna es el número total de pedidos de todos los tipos de candados en una región, por ejemplo, el número total de candados vendidos en California. • El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando el total de unidades vendidas de todos los candados en todas las regiones. El informe es compacto y permite comparar los hábitos de compras de sus clientes de un solo vistazo.

Creación de un informe de tabla cruzada
Esta sección le ofrece los pasos para crear un objeto de tabla cruzada en un informe nuevo y cómo agregar un objeto de Tabla cruzada a un informe existente. Puntos a recordar al usar objetos de tabla cruzada: • Es posible tener diferentes campos de filas, columnas y resumidos. • Puede utilizar fórmulas de hora de impresión como filas o columnas. • Se pueden utilizar campos de totales acumulados como campo resumido. • Se puede incluir una ordenación de grupos (N superiores o inferiores) en las filas de la tabla cruzada. Nota: La ordenación de grupos no se puede aplicar a las columnas. • Es posible insertar tantos objetos de tabla cruzada como necesite en un informe. • Es posible insertar la tabla cruzada ya sea en el Encabezado o Pie del informe o en el Encabezado o Pie del grupo. • Es posible colocar objetos de tabla cruzada en subinformes. Esto resulta útil cuando se desea referir a los resultados de otro informe.

Para crear un nuevo informe de tabla cruzada
1 En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. La Galería de Crystal Reports aparecerá en la pantalla. 2 En el área Elegir un asistente haga clic en Tablas cruzadas. 3 Haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente para la creación de informes de tablas cruzadas.

Especificación de la fuente de datos
1 En la pantalla Datos, busque la fuente de datos que desee utilizar. En este ejemplo usaremos la base de datos de muestra Xtreme_es. Para obtener información sobre cómo se selecciona una fuente de datos, consulte “Selección de una base de datos para usar” en la página 31.

Manual del usuario de Crystal Reports

309

Creación de un informe de tabla cruzada

2 Seleccione las tablas que contienen los campos que desea incluir en el informe. Sugerencia: Use la combinación Ctrl-clic para seleccionar un rango no continuo de campos y la combinaciónMayús-clic para seleccionar una lista continua de campos. En este ejemplo usaremos Cliente, Pedidos, Detalles del pedido y Producto. 3 Haga clic en la flecha > para agregar las tablas seleccionadas. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Vínculo.

Modificación de los vínculos
1 En este ejemplo, asegúrese de que la tabla Clientes está vinculada a la tabla Productos vía las tablas Pedidos y Detalles del pedido. Si no le gusta la vinculación recomendada automáticamente por Crystal Reports, cámbiela haciendo clic en Borrar vínculos y luego seleccione los campos que desea vincular. 2 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Tablas cruzadas.

Definición de la estructura de la tabla cruzada
Agregue campos del área Campos disponibles a las áreas Filas, Columnas y Campos de resumen. 1 En la tabla Cliente, seleccione Región y luego haga clic en la flecha > junto al área Filas. El campo Región se agrega al área Fila. Sugerencia: También puede agregar un campo a las diferentes áreas de tabla cruzada seleccionándolo y arrastrándolo hasta las áreas Columnas, Filas o Campos de resumen. 2 En la tabla Producto, seleccione Clase de producto y luego haga clic en la flecha > junto al área Columnas. El campo Clase de producto se agrega al área Columnas. 3 En la tabla Pedidos, seleccione Monto del pedido y luego haga clic en la flecha > junto al área Campos de resumen. El campo Monto del pedido se agrega al área Campos de resumen. 4 Seleccione la operación de resumen que desee realizar en Monto del pedido en la lista situada debajo del área Campos de resumen. 5 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Gráfico.

310

Manual del usuario de Crystal Reports

17 Objetos de tablas cruzadas

Adición de un gráfico
1 Seleccione el tipo de gráfico que desee ver en el informe. • Gráfico de barras • Gráfico de líneas • Gráfico circular Nota: Si no desea agregar un gráfico, deje seleccionada la opción Sin diagrama y vaya a “Selección de campos” en la página 311. 2 Cambie la información de gráficos determinada para que se adapte a su informe. Para obtener más información sobre la creación de gráficos de grupos, consulte “Creación de gráficos basados en campos de resumen o de subtotal (organización de grupo)” en la página 263. 3 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Selección de registro.

Selección de campos
Use esta pantalla para aplicar condiciones de selección. Esto limita los resultados devueltos a su informe a sólo aquellos registros en los que está interesado. 1 Seleccione el campo al que desee aplicar la selección. Para este ejemplo elija Región. 2 Haga clic en la flecha >. El campo se agrega al área Campos de filtros y aparece la lista de tipos de filtro debajo del área. 3 En la lista de tipos de filtro elija un método de filtro. En este ejemplo, elija “es uno de” como método de filtro. 4 En la lista de valores de filtro que aparece, seleccione el valor o valores en los que desee filtrar y haga clic en Agregar. En este ejemplo, elija AZ, CA y OR en la lista desplegable. El informe le entregará un desglose y un resumen de ventas de bicicletas y accesorios para Arizona, California y Oregon. 5 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.

Aplicación de un estilo predefinido y finalización del informe
1 Seleccione un estilo. Seleccione para este ejemplo Original.

Manual del usuario de Crystal Reports

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Creación de un informe de tabla cruzada

2 Haga clic en Finalizar. El informe de tablas cruzadas aparece en la ficha Vista previa. 3 Si no desea que la tabla cruzada aparezca en la ficha Encabezado de informe, haga clic en la ficha Diseño , y mueva la tabla cruzada al Pie de informe, o al Encabezado o Pie de grupo. Nota: Si ubica la tabla cruzada en el Pie del informe, desactive la eliminación del pie haciendo clic con el botón secundario en el área gris de Pie de informe y seleccionando No suprimir. 4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.

Para agregar un tabla cruzada a un informe existente
En este ejemplo se agrega una tabla cruzada a un informe existente para mostrar la comparación de las ventas en América del Norte y el resto del mundo. 1 Abra su informe. En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el directorio Feature Examples. 2 Haga clic en la ficha Diseño. 3 En el menú Insertar, haga clic en Tabla cruzada. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar tablas cruzadas en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Este cuadro de diálogo tiene tres fichas: Tabla cruzada, Estilo y Personalizar estilo.

Definición de la estructura de la tabla cruzada
Agregue campos a las áreas Filas, Columnas y Campos resumidos. 1 En la lista Campos disponibles, seleccione País y luego haga clic en la flecha > junto al área Filas. El campo País se agrega al área Fila. Sugerencia: También puede agregar un campo a las diferentes áreas de tabla cruzada seleccionándolo y arrastrándolo hasta las áreas Columnas, Filas o Campos resumidos. 2 En la lista Campos disponibles, seleccione Ventas del último año y, después, haga clic en la flecha > situada junto al área Campos resumidos. El campo Ventas del último año se agrega al área Campos resumidos. 3 Aplique estructura adicional: • Haga clic en País en el área Filas. • Haga clic en Opciones de grupo.

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Manual del usuario de Crystal Reports

17 Objetos de tablas cruzadas

• • • • •

Seleccione en orden especificado de la lista desplegable. Escriba Norteamérica como nombre del grupo con nombre. Haga clic en Nuevo. Elija es uno de de la lista desplegable. En la lista desplegable, seleccione Canadá, México y Estados Unidos.

• Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir grupo nombrado. • Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de grupo de tabla cruzada.

Elección de un estilo predefinido
1 Haga clic en la ficha Estilo. 2 Seleccione un estilo.

Aplicación de un estilo personalizado
1 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 2 Personalice el estilo como desee.

Finalización de la tabla cruzada
1 Haga clic en Aceptar. 2 Coloque la tabla cruzada ya sea en el Encabezado de informe o en el Pie de informe. 3 En el menú Informe, haga clic en Actualizar datos de informe. Aparece el informe actualizado.

Manual del usuario de Crystal Reports

313

Trabajo con tablas cruzadas

Trabajo con tablas cruzadas
Esta sección describe cómo se puede trabajar con una tabla cruzada una vez agregada al informe: • Mostrar valores como porcentajes • Abreviar campos resumidos grandes • Personalizar etiquetas de fila y de columna • Utilización de totales acumulados en tablas cruzadas • Impresión de tablas cruzadas que se distribuyen en múltiples páginas

Mostrar valores como porcentajes
1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 En la ficha Tablas cruzadas, seleccione un campo resumido y luego haga clic en Cambiar resumen. 3 En el cuadro de diálogo Editar resumen, seleccione la opción Mostrar como porcentaje de y elija el campo de resumen en el que desee basar el porcentaje. 4 Elija Fila o Columna dependiendo de que desee que los valores de porcentaje se calculen horizontalmente (fila) o verticalmente (columna). 5 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar resumen. 6 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarán ahora como porcentajes en la tabla cruzada.

Abreviar campos resumidos grandes
Como los valores de los campos resumidos de una tabla cruzada suelen ser muy grandes, Crystal Reports permite abreviar dichos valores. Nota: Para ejecutar este procedimiento, el informe con el que se esté trabajando debe incluir la función personalizada denominada cdFormatCurrencyUsingScaling. Para saber cómo se agrega esta función personalizada, busque en la ayuda en línea el tema “Agregar funciones personalizadas desde un repositorio.” 1 Haga clic con el botón secundario en el campo resumido que desee abreviar y elija Dar formato al campo en el menú contextual. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. 2 En la ficha Común, haga clic en el botón de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.

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Manual del usuario de Crystal Reports

17 Objetos de tablas cruzadas

3 En el árbol Funciones del Editor de fórmulas de formato, seleccione cdFormatCurrencyUsingScaling en la carpeta Funciones personalizadas. 4 Rellene los argumentos de la función personalizada del siguiente modo:
cdFormatCurrencyUsingScaling (CurrentFieldValue,1,"K","M")

• Como primer argumento, elija CurrentFieldValue en la carpeta Funciones de formato del árbol Funciones. Este argumento define el valor real que se va a resumir. • Como segundo argumento, especifique el número de decimales que desee que se muestren en la tabla cruzada. • Como tercer y cuarto argumentos, especifique las cadenas (encerradas entre comillas) que desee que se muestren como símbolos de miles y de millones. 5 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula. 6 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de fórmulas. 7 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de fórmulas. Vuelve a mostrarse el cuadro de diálogo Editor de Formato. 8 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarán abreviados de la forma que se haya definido. Nota: Se pueden crear funciones personalizadas propias, o se puede copiar y modificar la muestra proporcionada para abreviar un campo resumido. En general, la utilización de una función personalizada no es un requisito para trabajar con la característica Mostrar cadena. Se pueden escribir las fórmulas de Mostrar cadena que se necesiten siempre y cuando su valor de devolución sea una cadena.

Personalizar etiquetas de fila y de columna
De forma predeterminada, las etiquetas de fila y de columna se derivan de los datos en que se base la tabla cruzada. Sin embargo, se pueden personalizar etiquetas de fila y de columna. 1 Haga clic con el botón secundario en la fila o columna que desee personalizar y elija Dar formato al campo en el menú contextual. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. 2 En la ficha Común, haga clic en el botón de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.

Manual del usuario de Crystal Reports

315

Trabajo con tablas cruzadas

3 En el Editor de fórmulas de formato, cree el texto de fórmula que describa los nombres personalizados que desee utilizar así como las condiciones bajo las que deban aplicarse dichos nombres. Para obtener más información sobre cómo se realiza esta acción, vea “Trabajo con formato condicional” en la página 245. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de fórmulas. 6 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de fórmulas. Vuelve a mostrarse el cuadro de diálogo Editor de Formato. 7 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los nombres personalizados de filas y de columnas se mostrarán cuando se satisfagan las condiciones establecidas.

Utilización de totales acumulados en tablas cruzadas
Los campos de totales acumulados pueden ser útiles como campos de resumen en objetos de tabla cruzada. Puede crear una tabla cruzada propia como se muestra en “Creación de un informe de tabla cruzada” en la página 309, pero puede elegir un campo de total acumulado como campo de resumen propio. Nota: No se pueden utilizar campos de totales acumulados como columnas o filas en una tabla cruzada. Si desea un total acumulado que totalice las columnas de la tabla cruzada, debe ordenar los registros de la misma por columnas y luego por filas.

Para totalizar columnas
1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. 2 En la ficha Tablas cruzadas del Asistente de tablas cruzadas, asegúrese de haber agregado un campo de total acumulado al área Campos resumidos. 3 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada del informe. 4 Haga clic en Asistente de ordenación de registros y ordene la tabla cruzada por el campo designado como Columna en el Asistente de tablas cruzadas. 5 Cree una segunda ordenación en el campo designado como Fila en el Asistente de tablas cruzadas. Si desea un total acumulado que totalice las filas de la tabla cruzada, debe ordenar los registros de la misma por filas y luego por columnas.

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Manual del usuario de Crystal Reports

17 Objetos de tablas cruzadas

Para totalizar filas
1 Repita los pasos 1 a 3 del procedimiento anterior. 2 Haga clic en Asistente de ordenación de registros y ordene la tabla cruzada por el campo designado como Fila en el Asistente de tablas cruzadas. 3 Cree una segunda ordenación en el campo designado como Columna en el Asistente de tablas cruzadas. Si agrega una ordenación de grupos (N superiores o inferiores) basada en un campo de total acumulado, la ordenación tiene lugar en los valores de totales acumulados que se muestran en las áreas de totales de filas/columnas de la tabla cruzada, sin basarse en los totales de los campos de resumen. Además, en este caso, los resultados de totales acumulados aparecen correctamente sólo en los datos de totales y no en los datos de celdas.

Impresión de tablas cruzadas que se distribuyen en múltiples páginas
Al crear una tabla cruzada que es más ancha o más larga que el tamaño de página especificado, el programa distribuye automáticamente la impresión en varias páginas para acomodar el tamaño de la tabla cruzada. En la ficha Vista previa, aparecerá una línea en cada salto de página. Para facilitar la lectura, se repiten los encabezados de columna en las páginas subsiguientes. También se pueden repetir encabezados de fila usando la opción Mantener columnas juntas.

Para repetir etiquetas de fila
1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Seleccione la casilla de verificación Repetir etiquetas de filas, si lo desea. Crystal Reports permite establecer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, gráficos, mapas, líneas, cuadros, etc., se repitan en cada página horizontal adicional creada por una tabla cruzada. Para obtener más información, consulte “Repetición de objetos de informe en páginas horizontales” en la página 242.

Formato de tablas cruzadas
Crystal Reports tiene poderosas capacidades para dar formato que se pueden aplicar a las tablas cruzadas. Las secciones siguientes describen estos procedimientos clave: • Modificación del ancho, alto y alineación de las celdas de tablas cruzadas

Manual del usuario de Crystal Reports

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Formato de tablas cruzadas

• • • • •

Formato del color de fondo de filas y columnas completas Formato de campos de manera individual Formato de varios campos a la vez Eliminación de datos de tablas cruzadas Presentación horizontal de campos resumidos

Al aplicar formatos, como colores de fondo, bordes y caracteres, puede destacar datos importantes y crear tablas cruzadas fáciles de entender y de apariencia profesional. Para obtener más información, consulte “Propiedades de formato” en la página 234. También puede utilizar el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a las celdas de las tablas cruzadas. Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botón secundario en la celda a la que desee dar formato y, en el menú contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener más información, vea “Usar el Asistente de resaltado” en la página 249.

Modificación del ancho, alto y alineación de las celdas de tablas cruzadas
1 Haga clic en una celda de la tabla cruzada para activar los controladores de tamaño. 2 Haga clic y arrastre uno de los controladores de tamaño para aumentar el ancho o el alto de la celda. 3 Haga clic en una opción de alineación de la barra de herramientas Formato para cambiar la alineación de los datos de la celda. Puede elegir entre alineación izquierda, derecha, centrar y justificado. Nota: Los cambios efectuados a una celda afectan a todas las celdas similares. Por ejemplo, si se cambia el ancho de una celda de campo de resumen, se cambia simultáneamente el ancho todas las demás celdas de campo de resumen.

Formato del color de fondo de filas y columnas completas
Use los colores de fondo para destacar filas o columnas de la tabla cruzada. 1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Haga clic en la fila (en el área Filas) o en la columna (en el área Columnas) y seleccione un color de la lista desplegable Color de fondo. 4 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. La fila o columna tendrá el formato especificado.

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Manual del usuario de Crystal Reports

17 Objetos de tablas cruzadas

Formato de campos de manera individual
1 Haga clic con el botón derecho en el campo a que desea dar formato y elija Dar formato a campo del menú contextual. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. 2 En el Editor de formato, haga sus opciones de carácter, fondo, bordes, numeración, símbolos de moneda e impresión. 3 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. El campo tendrá el formato especificado.

Formato de varios campos a la vez
1 Use el método Mayúsculas -clic para destacar los campos deseados. 2 Haga clic con el botón derecho en cualquiera de ellos y elija Dar formato a objetos del menú contextual. El Editor de Formato aparecerá en su pantalla. 3 En el Editor de formato, haga sus opciones de carácter, fondo, bordes, numeración, símbolos de moneda e impresión. 4 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los campos tendrán el formato especificado.

Eliminación de datos de tablas cruzadas
Esta sección le indica los pasos requeridos para suprimir datos de su informe. Puede suprimir: • Filas y columnas vacías. • Totales generales de filas y columnas. • Subtotales y sus etiquetas.

Para suprimir filas y columnas vacías
1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 3 Seleccione ya sea la casilla de verificación Suprimir filas vacías o Suprimir columnas vacías. 4 Haga clic en Aceptar. Ahora, cuando imprima el informe, no aparecerán las filas ni columnas vacías.

Manual del usuario de Crystal Reports

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Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Para eliminar subtotales y sus etiquetas Si tiene más de dos grupos en la tabla cruzada.Formato de tablas cruzadas Para eliminar totales generales de filas y columnas 1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 4 Active la casilla de verificación Mostrar etiquetas si desea que se muestren etiquetas para los campos resumidos. Se activan las casillas de verificación Suprimir subtotal y Suprimir etiqueta. 4 Haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. seleccione Horizontal. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. puede suprimir el subtotal y la etiqueta a uno de ellos. 3 Haga clic en el campo cuyo subtotal desea suprimir. 5 Haga clic en la casilla de verificación Suprimir etiqueta para eliminar la etiqueta asociada con el subtotal. se pueden mostrar sus valores horizontalmente en lugar de verticalmente (valor predeterminado). 1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual. 3 En el área Campos resumidos. 6 Haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 320 Manual del usuario de Crystal Reports . Las etiquetas se muestran en la dirección que elija para los campos resumidos. Presentación horizontal de campos resumidos Si la tabla cruzada tiene dos o más campos resumidos. 5 Haga clic en Aceptar. 4 En el área Opciones de grupo. 3 Seleccione ya sea la casilla de verificación Suprimir totales generales de filas o Suprimir totales generales de columnas. seleccione la casilla de verificación Suprimir subtotal. 2 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 1 Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el menú contextual.

Creación y actualización de informes OLAP 18 Este capítulo describe cómo se crean informes OLAP. Manual del usuario de Crystal Reports 321 . cómo se actualizan cuando la ubicación de los datos varía y cómo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrícula OLAP.

Los objetos de cuadrícula OLAP ofrecen elaboración de informes multidimensionales verdaderos. cuatro o más dimensiones en una sola cuadrícula OLAP. pero están diseñados específicamente para datos OLAP. Objetos de cuadrícula OLAP Al diseñar un informe con datos OLAP. Nota: El término OLAP se usa en este manual para referirse a todas las formas comunes de sistemas de almacenamiento y acceso de datos OLAP y Multidimensiones. Con una conexión Open OLAP. Estos tipos se muestran en la lista Tipo de servidor del cuadro de diálogo Nuevo servidor. el 322 Manual del usuario de Crystal Reports . Proceso analítico en línea) y Multi-Dimensional Data (MDD. Crystal Reports proporciona las mismas funciones de acceso y elaboración de informes para trabajar con orígenes de datos OLAP que las que proporciona para datos relacionales. puede hacerlo muy rápidamente si la cuadrícula es larga (abarca muchas páginas verticalmente) en vez de ancha (abarca muchas páginas horizontalmente).Elaboración de informes OLAP con Crystal Reports Elaboración de informes OLAP con Crystal Reports Aunque las bases de datos relacionales como los servidores SQL y las bases de datos PC son los orígenes de datos más comunes. Multidimensiones) se están convirtiendo rápidamente en formatos populares de almacenamiento y análisis de datos. Además utiliza las DLL ubicadas en el equipo local. Si se trata de conexiones directas. O. no puede actualizarlos. el acceso a datos se logra mediante un host de nombre de servidor que se comunica con Crystal Reports y los orígenes de datos OLAP. Crystal Reports crea un informe principal que contiene uno o más objetos de cuadrícula OLAP. Crystal Reports admite muchos tipos de servidores OLAP. en lugar de ver múltiples dimensiones dentro de una cuadrícula OLAP. Sin embargo. Online Analytical Processing (OLAP. crear múltiples cuadrículas OLAP en el mismo informe. En el primer caso. Una conexión directa necesita tener un cliente OLAP instalado. Nota: Crystal Reports 10 puede abrir informes OLAP creados en versiones anteriores. Usted puede agregar dimensiones múltiples a cualquiera de los ejes para analizar tres. si bien Crystal Reports 9 puede abrir informes OLAP de la versión 10 con datos guardados. Crystal Reports admite el acceso a datos OLAP mediante una conexión directa y puertas de enlace Open OLAP. Establezca una conexión Open OLAP en la ficha Configuración avanzada del cuadro de diálogo Nuevo servidor. Nota: Cuando Crystal Reports muestra una cuadrícula OLAP. Los objetos de cuadrícula OLAP parecen y actúan como objetos de tabla cruzada. Se trata de una lista dinámica que mostrará los tipos de servidores para los que se ha instalado un cliente. mientras que la puerta de enlace Open OLAP no precisa de ninguno de estos métodos.

Creación de un informe OLAP Los informes OLAP se crean usando el Asistente de creación de informes OLAP o el Asistente OLAP. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Aparece el Galería de Crystal Report. haga clic en Nuevo. el programa debe recabar todos los datos antes de poder mostrar una página. Aparece el Explorador de conexión de Crystal OLAP. Manual del usuario de Crystal Reports 323 . 3 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Puede volver al Asistente de creación de informes OLAP activando la opción Configuración de informe OLAP del menú Informe. proporcione la información relativa al servidor y. Especificación de la fuente de datos Use la pantalla Datos OLAP para definir la fuente de datos OLAP. Aparece la pantalla Datos con la información de la fuente de datos proporcionada. En el cuadro de diálogo Nuevo servidor. 1 Haga clic en Seleccionar cubo. 3 Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir. a continuación. haga clic en Aceptar. Antes de comenzar a crear su informe. Para crear un informe OLAP 1 En el menú Archivo.18 Creación y actualización de informes OLAP programa la procesa página a página. Hágalo así si desea cambiar las dimensiones de la página o los valores del parámetro. haga clic en Agregar servidor. 2 Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexión. Esto puede precisar muchísimo más tiempo de proceso. En el segundo. 2 Seleccione OLAP. Si el servidor no está en la lista. Aparece el Asistente de creación de informes OLAP con la pantalla Datos OLAP activa. asegúrese de tener la siguiente información: • Tipo OLAP • Nombre de servidor/base de datos • ID de usuario • Password • Parámetros (sólo se aplica a OLE DB para OLAP).

Busque un archivo creado en Crystal Analysis Professional. 3 Continúe agregando dimensiones a las áreas Filas y Columnas. Nota: Asimismo puede hacer clic en “Seleccionar archivo CAR” en la pantalla Datos. Puede ubicar las dimensiones en el área Columnas o el área Filas. 4 Haga clic en los botones de flecha Arriba y Abajo asociados a las áreas Filas y Columnas para ordenar las dimensiones. De esta forma. Sugerencia: También es posible arrastrar y soltar las dimensiones ya sea en el área Filas o el área Columnas. 2 Haga clic en la flecha > situada al lado del área Filas o del área Columnas.Creación de un informe OLAP 4 Haga clic en Siguiente. Definición de la estructura de la cuadrícula Use la pantalla Filas/Columnas para definir cómo se estructuran los datos en la cuadrícula. 1 Seleccione una dimensión para que aparezca en el informe. haga clic en la flecha < para devolverla a la lista Dimensiones. 324 Manual del usuario de Crystal Reports . Nota: Si agrega accidentalmente una dimensión al área Filas o al área Columnas. dependiendo de la ubicación que se desee para la dimensión. aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

El área Sector determina los límites que van a colocarse en el informe. 10 Si desea eliminar un parámetro. Para obtener más información sobre los parámetros y sobre cómo crearlos o editarlos. pero cada una se basa en un producto distinto. 6 Seleccione los miembros que desea incluir. Aparece la pantalla Sector/Página. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. Por ejemplo. columnas y formato. no aparece nada aquí. si tiene una dimensión de tiempo que consta de miembros de trimestre tributario. el acceso al cuadro de diálogo Selector de miembros estará desactivado para esta dimensión hasta que elimine el parámetro. 7 Haga clic en Aceptar.18 Creación y actualización de informes OLAP 5 Seleccione una dimensión en el área Filas o en el área Columnas y haga clic en Seleccionar miembros de filas para especificar los miembros que se van a incluir en el informe. 9 Haga clic en Aceptar. Esto resulta en dos cuadrículas con las mismas filas. El área Página le permite determinar el número de cuadrículas y el asunto de cada una. Manual del usuario de Crystal Reports 325 . puede ubicarla en el área Página y especificar dos productos diferentes. puede especificar que el informe devuelva los resultados de un trimestre específico. Por ejemplo. Aparece el cuadro de diálogo Selector de miembros. Establecer dimensiones de sectores y especificar el número de cuadrículas Utilice esta pantalla para establecer las dimensiones de los sectores y especificar el número de cuadrículas necesarias. Al hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Eliminar vínculo del campo de parámetro. si tiene una dimensión de producto. seleccione la dimensión adecuada y haga clic en Eliminar. 11 Haga clic en Siguiente. Nota: Una vez que haya creado el parámetro. el programa quita la descripción del parámetro de la dimensión. 8 Seleccione una dimensión en el área Filas o el área Columnas y haga clic en Crear/Editar parámetro para crear un parámetro que se utilice con la dimensión. consulte “Campos de parámetro” en la página 401. Nota: Si todos los miembros se utilizaron en la ficha Filas/Columnas.

3 Haga clic en Aceptar. 4 Haga clic en Siguiente. Agregar un parámetro Puede crear un campo de parámetro para establecer vínculos con cualquier dimensión haciendo clic en el botón Crear o editar. 2 Expanda la estructura de dimensiones y seleccione los campos apropiados. haga clic en Siguiente.Creación de un informe OLAP Especificar un sector 1 Haga doble clic en una dimensión de la lista Sector para determinar el miembro que se va a usar como sector. expandiendo la estructura si es necesario. Aparece la pantalla Estilo. 2 Seleccione el miembro apropiado. 3 Haga clic en Aceptar. 326 Manual del usuario de Crystal Reports . seleccione "Dejar parámetro vacío (Nulo)" en el cuadro de diálogo Introducir valores de parámetro. el acceso al cuadro de diálogo Selector de miembros estará desactivado para esta dimensión hasta que elimine el parámetro. Para activar esta opción. se solicita a los usuarios que seleccionen un valor al actualizar los datos del informe. Agregue una página 1 Utilice la flecha > para agregar dimensiones a la lista Página. Aparece el cuadro de diálogo Selector de miembros. Aparece el cuadro de diálogo Selector de miembros. Aplicación de un estilo predefinido 1 Seleccione de la lista un estilo predefinido para la cuadrícula. • Una vez que haya creado el parámetro. 4 Haga clic en Siguiente si no desea agregar una página. Sugerencia: Si no desea agregar un estilo predefinido. Cuando se agrega un parámetro a una dimensión en la cuadrícula OLAP. Nota: • Los orígenes de datos OLAP permiten que los usuarios incluyan campos que contienen valores nulos. Aparece la pantalla Estilo. Para obtener más información sobre campos de parámetro. consulte “Campos de parámetro” en la página 401.

Manual del usuario de Crystal Reports 327 . 5 Haga clic en Otras dimensiones para definir los valores de campo correspondientes a las dimensiones que ha utilizado en la cuadrícula OLAP pero no en el gráfico. 2 Haga clic en Siguiente. 3 En la lista A cambio de. 4 Si es necesario. haga clic en Finalizar. 2 Agregue un título para el gráfico. Nota: Es posible que el color del estilo seleccionado no aparezca correctamente si la resolución de la pantalla está establecida en 256 colores.18 Creación y actualización de informes OLAP A la derecha aparece una vista previa del esquema de color seleccionado. haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su gráfico. Aumente la resolución para corregirlo. en la lista Subdividido por. seleccione la dimensión en la que desee basar el gráfico. Nota: Asegúrese de que el tipo de gráfico seleccionado en el paso 1 admite un campo de gráficos secundario. Sugerencia: Si no desea insertar un gráfico. Aparece la pantalla Gráfico. Inserción de un gráfico 1 Seleccione el tipo de gráfico que desee agregar al informe entre las opciones que se muestran en la pantalla Gráfico.

Para actualizar la ubicación de un cubo en un objeto de cuadrícula OLAP 1 Seleccione la cuadrícula haciendo clic en el borde. 6 Para finalizar su informe.Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP Para obtener más información. Aparece el cuadro de diálogo Confirmar comando. Algunos posibles casos son: • La ubicación de la base de datos o del servidor OLAP puede cambiar debido a la reestructuración de recursos del sistema de información. 3 Haga clic en Sí. • Otra instancia de cubo puede haber sido procesada exitosamente y refleja información más actual. Aparece el cuadro de diálogo Establecer ubicación de cubo OLAP. como una fórmula. Nota: Si un informe contiene subinformes o cuadrículas y la base de datos usada por ellos cambió de nombre o ubicación. Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP La ubicación de los datos OLAP a que accede su informe puede cambiar. haga clic en Finalizar. consulte “Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP)” en la página 266 y “Creación de gráficos” en la página 261. haga clic en Establecer ubicación de cubo OLAP. Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario en la cuadrícula y seleccionar Establecer ubicación de cubo OLAP. 4 Haga clic en Seleccionar. Antes de actualizar el informe es muy importante asegurarse de que sea compatible con los datos. Algunos aspectos a tener en cuenta: • Quitar dimensiones contenidas en el informe que no están en el cubo. • Puede que se desarrollen informes nuevos en una base de datos más pequeña que representa un subconjunto o versión de producción de la base de datos principal OLAP. 2 En el menú Base de datos. debe actualizar cada uno de los subinformes o cuadrículas. que luego se entregasen a la base de datos en funcionamiento para generar el informe sobre los datos reales. • Quitar campos a los que se hace referencia explícitamente en el diseño del informe. 5 Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexión. 328 Manual del usuario de Crystal Reports . Aparece el Explorador de conexión de Crystal OLAP.

6 Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir. si la ubicación de la base de datos relacional del informe es la misma que la ubicación del cubo. • Use el Editor de Formato para aplicar formato absoluto a los campos de la cuadrícula. Para obtener acceso al Asistente de resaltado. El nombre del origen de datos se cambia en el área Origen de datos actual. Consulte la sección siguiente para obtener más información sobre el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos. hora y fechahora. o una tabla individual. haga clic en Agregar servidor. vea “Usar el Asistente de resaltado” en la página 249. Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP Hay varias formas de agregar formato a las filas y columnas de una cuadrícula OLAP: • Utilice el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informes: campos de número. 7 Haga clic en Aceptar. Actualización de la ubicación de la base de datos 1 En el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos. moneda. Sugerencia: Puede hacer doble clic en la opción Establecer nueva conexión para buscar el cubo en el Explorador de conexión de Crystal OLAP. Manual del usuario de Crystal Reports 329 .18 Creación y actualización de informes OLAP Si el servidor no está en la lista. En el cuadro de diálogo Nuevo servidor. Si el informe contiene varias cuadrículas OLAP que se basan en el mismo cubo. El formato absoluto se aplica en todas las condiciones. haga clic en Asistente de resaltado. Finalmente. booleano. El programa puede cambiar la ubicación automáticamente o puede cambiarla manualmente en el cuadro de diálogo Ubicación del origen de datos. a continuación. con independencia de los valores de datos del campo. expanda la carpeta Crear nueva conexión en el área “Reemplazar con”. 3 Seleccione el nombre del origen de datos. Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Establecer ubicación de cubo OLAP. en el menú contextual. cadena. proporcione la información relativa al servidor y. haga clic en Aceptar. Para obtener más información. y haga clic en Actualizar. Debe comprobar que la ubicación de la base de datos relacional y el cubo OLAP coinciden para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados. el programa le pedirá que actualice las cuadrículas restantes en la nueva ubicación. haga clic con el botón secundario en el campo al que desee dar formato y. se le pedirá que cambie la ubicación de la base de datos para que coincida con la nueva ubicación del cubo. fecha. 2 Expanda la nueva ubicación del cubo en la carpeta OLAP. 4 Haga clic en Cerrar.

cuadros. Para obtener acceso al Asistente OLAP. consulte “Repetición de objetos de informe en páginas horizontales” en la página 242. Use las fichas Personalizar estilo y Etiquetas para dar formato a la cuadrícula OLAP. gráficos. mapas. haga clic en Asistente OLAP. Para obtener acceso al Taller de fórmulas. objetos de campo. Haga clic con el botón secundario en la cuadrícula seleccionada y. Además de permitir dar formato a las filas y columnas de una cuadrícula OLAP. vea “Trabajo con formato condicional” en la página 245. Este asistente proporciona todas las opciones de formato que están disponibles en el Asistente de creación de informes OLAP. • Use el Taller de fórmulas para escribir las fórmulas de formato condicional que desee con sintaxis Crystal o Basic. tales como objetos de texto. haga clic en Dar formato al campo. seleccione el objeto de cuadrícula completo haciendo clic en uno de sus bordes. se repitan en cada página horizontal adicional creada por la cuadrícula OLAP. en el menú contextual.. • Use el Asistente OLAP para volver a dar formato a toda la cuadrícula OLAP. abra el Editor de Formato y haga clic en el botón Fórmula apropiado. haga clic con el botón secundario en el campo al que desee dar formato y. 330 Manual del usuario de Crystal Reports . Crystal Reports permite hacer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente. objetos OLE. seleccione una dimensión. El Taller de fórmulas proporciona al usuario el máximo control sobre el formato de la cuadrícula OLAP. Cambiar el color de fondo de una dimensión 1 En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP. vea “Trabajo con formato absoluto” en la página 235. El Asistente OLAP tiene dos fichas que no se encuentran en el Asistente de creación de informes OLAP. Para obtener más información. etc.Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP Para obtener acceso al Editor de Formato. líneas. en el menú contextual. Para obtener más información. Para obtener más información.

elija la descripción del área donde desea que aparezcan las líneas o haga clic en el área apropiada en el diagrama Dar formato a líneas de cuadrícula. Aparece el cuadro de diálogo Dar formato a líneas de cuadrícula. 2 Efectúe los cambios a la apariencia de la etiqueta usando las opciones disponibles en las áreas Posición de etiqueta y Espaciado entre etiquetas. 3 Seleccione el color. 2 En la lista. Crear un alias para una dimensión Puede crear alias para acortar los nombres de dimensión largos. haga clic Dar formato a líneas de cuadrícula. Manual del usuario de Crystal Reports 331 . 1 Usando los botones de flecha. 1 En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP. Etiquetas de las dimensiones En la ficha Etiquetas puede definir cuáles dimensiones desea etiquetar y cómo se mostrarán en la cuadrícula. estilo y ancho. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula. Dar formato a líneas de cuadrícula En el cuadro de diálogo Dar formato a líneas de cuadrícula puede definir si se muestran o no las líneas. 2 En el área Opciones de grupo. mueva las dimensiones al área sin etiqueta y con etiqueta. seleccione el color en la lista Color de fondo. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula. seleccione la dimensión que desee. especifique un nombre de alias en el campo Alias para fórmulas. así como también el color. estilo y ancho. 6 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula. 4 Active la casilla de verificación Perfilar para que las líneas aparezcan en el informe. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula. 5 Haga clic en Aceptar. Esto resulta útil cuando se planea hacer referencia a una dimensión en una fórmula de formato condicional (utilizando la función GridRowColumnValue).18 Creación y actualización de informes OLAP 2 En el área Opciones de grupo. Las dimensiones disponibles son las que se han designado como página o sector. 1 En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP. según sea necesario.

332 Manual del usuario de Crystal Reports . Sugerencia: También puede hacer doble clic en las dimensiones principales para profundizar en los datos jerárquicos que se muestran en la cuadrícula OLAP. La dimensión se expande para mostrar sus miembros. Para crear asimetría en la cuadrícula OLAP Gracias a la asimetría. a continuación. Para obtener más información sobre cómo utilizar estas opciones. o se contrae para ocultarlos. y otras funciones más avanzadas. 1 Haga clic con el botón derecho en el miembro que desea quitar. 2 En el menú contextual. Para mostrar u ocultar miembros de una dimensión 1 Haga clic con el botón secundario en la dimensión cuyos miembros desee mostrar u ocultar. 2 En el menú contextual. hay varias formas básicas de cambiar el modo de presentación de los datos en la cuadrícula.” Para agregar totales a una cuadrícula OLAP 1 Haga clic con el botón secundario en la dimensión cuyos totales desee ver. Para cambiar el formato de presentación de los nombres de miembros 1 Haga clic con el botón derecho en el nombre de la dimensión. Se agrega una fila o columna (o ambas) “Total” a la cuadrícula OLAP. busque en la ayuda en línea “Creación de asimetría” y “Restauración de simetría. podrá mostrar diferentes miembros de dimensión interna para cualquier número de la dimensión externa. También se pueden realizar las mismas funciones. Nota: Los métodos que se describen en este apartado permiten manipular la cuadrícula OLAP directamente desde la ficha Vista previa de Crystal Reports. 3 Active la opción que desee. Nota: Únicamente podrá crear asimetría en las dimensiones apiladas. seleccione la opción adecuada. haga clic en Expandir miembro o Contraer miembro. 2 En el menú contextual. active Sin totales.Cómo cambiar la visualización de datos OLAP Cómo cambiar la visualización de datos OLAP Cuando se analizan los datos OLAP del informe. Busque el tema “Uso de la hoja de cálculo OLAP” en la ayuda en línea para obtener más información sobre la funcionalidad que ofrece la ficha Vista de Cubo. Aparece un submenú con opciones para el tipo de totales que puede agregar. Para quitar los totales posteriormente. seleccione Totales automáticos. señale a Ocultar o Mostrar y. en la ficha Vista de Cubo.

a continuación. haga clic en Reordenar miembros mostrados. • Ordenar datos en una cuadrícula OLAP • Filtrar datos en una cuadrícula OLAP Manual del usuario de Crystal Reports 333 . para agregar o quitar datos de la cuadrícula. Nota: No se pueden reordenar los miembros de las dimensiones para las que creó paramétros de fila o columna.18 Creación y actualización de informes OLAP 2 En el menú contextual. en el menú contextual. señale a Mostrar miembros por y. haga clic en las opciones de presentación: • Título • Nombre • Nombre : del título • Nombre único Para obtener más información sobre los nombres y títulos. 4 Haga clic en Aceptar para que los cambios se efectúen y volver a la cuadrícula OLAP. agregue uno o más filtros a la cuadrícula. Para girar una cuadrícula OLAP • Haga clic con el botón secundario en el borde de la cuadrícula y seleccione Girar cuadrícula OLAP en el menú contextual. Con esta acción se cambia la orientación de la cuadrícula OLAP conmutándose las dimensiones de las filas y de las columnas. Los filtros también permiten realizar análisis N superiores o inferiores (por valores reales y por porcentaje). o fuera de esta área. busque en la ayuda en línea “Cambiar títulos de miembros. Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP La funcionalidad de ordenamiento de la cuadrícula OLAP permite ordenar datos por valores de fila y de columna. Si desea limitar los datos basados en valores de campo concretos.” Para alterar los datos que se muestran en la cuadrícula OLAP • Arrastre y coloque las filas y columnas que desee para reorganizar los datos en la cuadrícula OLAP. 3 En el cuadro de diálogo Reordenar miembros mostrados. 2 Haga clic con el botón secundario en la dimensión y. Para definir el orden de los campos en la cuadrícula OLAP 1 Expanda la dimensión de fila o de columna cuyos campos desee reordenar. • Arrastre y coloque las dimensiones que desee en el área Etiquetas OLAP. seleccione los campos que desee y haga clic en las flechas Arriba y Abajo para reorganizar los miembros que se muestran en la cuadrícula.

en la cuadrícula siguiente. (Frozen Goods sigue precediendo a Bakery. se ha agregado un orden ascendente a la columna Presupuesto.Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP Ordenar datos en una cuadrícula OLAP Use la funcionalidad de ordenamiento de la cuadrícula OLAP para organizar de forma rápida y útil los datos de una cuadrícula.) 334 Manual del usuario de Crystal Reports . la cuadrícula OLAP tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrícula y ordena los valores de datos de forma consecuente. en este caso. En este caso. pero Pastry subsigue a Frozen Goods. pero Pastry precede a todos los demás. Puede organizar datos en orden ascendente o descendente. está activada la opción Romper jerarquías. la columna Presupuesto permanece organizada en orden ascendente. Puede agregar. y puede especificar si desea romper o no las jerarquías de la cuadrícula. (Frozen Goods precede a Bakery. no obstante. editar y quitar ordenamientos haciendo clic con el botón secundario en el miembro de fila o de columna apropiado y efectuando la selección pertinente en el menú contextual.) En el ejemplo siguiente. Ahora el Report Designer no tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrícula y efectúa el ordenamiento basándose sólo en el valor de datos. Por ejemplo.

Un ordenamiento ascendente en una columna ordena los valores de datos de menor a mayor. romper jerarquías • Descendente. romper jerarquías Nota: Un ordenamiento ascendente en una fila de cuadrícula ordena los valores de datos de menor a mayor. Si se agrega un cuarto ordenamiento a una fila o a una columna. o los N% elementos superiores o inferiores. el puntero adopta la forma de una X. de arriba abajo. Al pasar por un miembro ordenado. haga clic con el botón secundario en la cuadrícula vacía y seleccione Quitar todos los filtros en el menú contextual. Sugerencia: • Para localizar una fila o una columna filtrada. Puede filtrar datos de cuadrícula por valores reales. Sugerencia: Para localizar una fila o una columna ordenada. 3 En el submenú. Al pasar por una fila o columna filtrada.18 Creación y actualización de informes OLAP Se pueden agregar hasta tres ordenamientos tanto a las filas como a las columnas de una cuadrícula. seleccione Agregar primer orden. los tres primeros se eliminan de la cuadrícula y éste pasa a ser el ordenamiento principal y único. Para ordenar datos en la cuadrícula OLAP 1 Haga clic con el botón secundario en el miembro de fila o de columna por el que desee ordenar. y cada ordenamiento complementario sirve para diferenciar más entre los datos de cuadrícula. seleccione la opción que desee entre las opciones de ordenamiento disponibles: • Ascendente • Descendente • Ascendente. En cada caso. o puede elegir que se excluyan o se muestren los N elementos superiores o inferiores. Manual del usuario de Crystal Reports 335 . el puntero se convierte en un puntero de doble flecha. el primer ordenamiento tiene prioridad. desplace el puntero del mouse sobre la cuadrícula OLAP. Filtrar datos en una cuadrícula OLAP Use filtros para excluir datos de cuadrícula que no sean importantes o para que se muestren únicamente los datos que desee ver. Busque información sobre cómo “Ordenar datos” en la sección “Uso de la hoja de cálculo OLAP” de la ayuda en línea para obtener más información sobre ordenamientos. • Si filtra todas las celdas de la cuadrícula OLAP. 2 En el menú contextual. desplace el puntero del mouse sobre la cuadrícula OLAP. de izquierda a derecha.

Agregar cálculos a cuadrículas OLAP Los miembros calculados permiten realizar cálculos concretos en datos OLAP y mostrar los resultados en filas o en columnas que se agregan a la cuadrícula OLAP. 2 En el menú contextual. También puede usar funciones para realizar cálculos complejos de análisis estadístico o de series cronológicas. 336 Manual del usuario de Crystal Reports . use la lista Tipo de filtro para especificar cómo desea que se filtren los datos. un miembro de Variancia calculado restando Budget de Sales. Busque información sobre cómo “Filtrar datos” en la sección “Uso de la hoja de cálculo OLAP” de la ayuda en línea para obtener más información sobre el filtrado.Agregar cálculos a cuadrículas OLAP Para agregar un filtro 1 Haga clic con el botón secundario en el campo cuyos valores desee filtrar. 4 Use las opciones de Definición de filtro para especificar qué filas o columnas desea que se excluyan o se muestren. por ejemplo. 5 Haga clic en Aceptar para agregar el filtro y volver a la cuadrícula OLAP. 3 En el cuadro de diálogo Definir filtro. Puede crear un cálculo rápido como. Busque información sobre cómo “Agregar miembros calculados” en la sección “Uso de la hoja de cálculo OLAP” de la ayuda en línea para obtener más información sobre miembros calculados. haga clic en Agregar filtro. Puede filtrar los datos por “Valores reales” o seleccionando “Superior/inferior n” o “Superior/inferior n%”.

Manual del usuario de Crystal Reports 337 .Distribución y vista de informes 19 Este capítulo proporciona información sobre cómo se distribuyen los informes finalizados mediante el uso de una gran variedad de métodos (impresión. envío por fax. Por último. exportación). finaliza con información relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe. También incluye información acerca de las partes del informe y sobre cómo se configuran hipervínculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes.

• Intercalar copias: si se selecciona esta opción. dos. le permiten configurar un controlador de impresora para poder enviar documentos por fax a través de un módem. 2 Elija lo siguiente: • Rango de impresión: todas las páginas o un rango específico. Por ejemplo.Distribuir informes Distribuir informes Crystal Reports permite distribuir el informe mediante el uso de varios métodos. el informe imprime cada página en orden. haga clic en Impresora. 3 Haga clic en Aceptar. la segunda copia. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas estándar. 3 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir. Cuando se utiliza una de estas aplicaciones se puede enviar un informe por fax desde Crystal Reports. 2 Seleccione el controlador del fax en la lista desplegable Nombre. su informe imprime la página uno. Para enviar un informe vía fax 1 En el menú Archivo haga clic en el comando Preparar impresora. 338 Manual del usuario de Crystal Reports . Aparece el cuadro de diálogo Imprimiendo registros mostrando el progreso de su trabajo de impresión. El cuadro de diálogo Preparar Impresora aparecerá en su pantalla. si va a imprimir dos copias de un informe de cuatro páginas.a continuación. Esta sección comprende lo siguiente: • Impresión de un informe • Enviar un informe por fax • Exportación de un informe • Trabajo con carpetas de Enterprise Impresión de un informe Para imprimir un informe 1 En el menú Archivo. • Número de copias. seleccione Imprimir y. tales como Microsoft® Fax y Delrina™ WinFax. a continuación. Enviar un informe por fax Muchas aplicaciones para fax. tres y cuatro de la primera copia y.

consulte “Diseño con líneas guía” en la página 221.19 Distribución y vista de informes 4 En el menú Archivo. los objetos colocados entre líneas se desplazan a la línea más próxima en la salida. y a varios de los formatos más comunes de intercambio de datos. 5 Haga clic en Aceptar. a continuación. se recomienda la utilización de líneas guía al diseñar los informes. cuando se exporta a formatos tales como MS Word. Nota: Crystal Reports permite insertar objetos en cualquier lugar de la página del informe. Para evitar los problemas de formato que este comportamiento puede ocasionar. El proceso de exportación requiere que se especifique un formato y un destino. Tipos de formato Crystal Reports proporciona numerosos tipos distintos de formatos de exportación. Por ejemplo. permitiéndole seleccionar la portada y proveer la información apropiada para completar la operación.2 • HTML 4. Su programa de fax aparecerá. El cuadro de diálogo Imprimir aparecerá en su pantalla. al formato HTML. MS Excel y HTML. al formato ODBC. El formato determina el tipo de archivo y el destino determina dónde se ubica el archivo. Para obtener más información. Exportación de un informe Usted puede exportar su informe final a cierto número de formatos de programas de hojas de cálculo y procesadores de texto. Sin embargo. Entre ellos se incluyen: • Adobe (PDF) • Crystal Reports (RPT) • HTML 3. haga clic en Impresora. seleccione Imprimir y.0 • MS® Excel 97–2000 • MS® Excel 97–2000 (solamente datos) • MS® Word • ODBC • Estilo de registro (columnas sin espacios) • Estilo de registro (columnas con espacios) • Definición de informe • Formato de texto enriquecido • Valores separados (CSV) Manual del usuario de Crystal Reports 339 . podría usar los datos de su informe para proyectar tendencias en un programa de hoja de cálculo o mejorar la presentación de los datos en un programa de diseño gráfico. Esto hace fácil la distribución de la información.

pero las posiciones relativas de los objetos sí son similares a las del informe (excepto para los objetos superpuestos). El documento exportado tiene casi el mismo aspecto que la presentación. • Las exportaciones de celdas son aquellas que dividen las áreas de un informe en celdas. ancho de columna constante o ancho basado en X desplazamientos de los objetos en un área específica del informe). pero las posiciones relativas entre los objetos sí son similares a las del informe. • Las exportaciones de líneas son aquellas que dividen las áreas de un informe en líneas y. • Las exportaciones de datos son exportaciones cuya intención no es preservar la disposición y el formato de los objetos. El formato de texto es una exportación de líneas. XML y Excel (sólo datos) son exportaciones de datos. • Cuando se exporta a formato de texto. El esquema (disposición de los objetos) exportado no es exactamente el mismo que el del informe (los objetos pueden ser desplazados vertical y horizontalmente a la celda libre más cercana). • Al exportar al formato PDF de Adobe. del informe que se está exportando.RPT). La disposición de los objetos exportados se basa en las secciones. la exportación se basa en caracteres por pulgada. El programa hace lo posible por preservar el formato original. en la ficha Vista previa. Éstos están determinados por los archivos DLL de su equipo local. el archivo de salida se procesa en formato PDF sin etiquetas. 340 Manual del usuario de Crystal Reports . tanto como el formato de exportación lo permita. La creación de columnas depende de las opciones de exportación (por ejemplo. La exportación en Crystal Reports se puede dividir en los siguientes tipos. Se crean líneas con una altura igual a 255 twips (o con la altura del objeto más corto). Este comportamiento significa que los objetos superpuestos se desplazan y se colocan en celdas independientes. RTF. Los formatos de datos de valores separados (CSV). encontrará otros tipos de formato de exportación adicionales. La creación de líneas se basa en Y desplazamientos de objetos en el informe.Distribuir informes • Texto separado por tabulaciones • Text • XML Nota: • Además de los tipos de formato de exportación estándar instalados en su equipo. MS Word y HTML son exportaciones exactas. según el esquema de los objetos exportados: • Las exportaciones exactas son aquellas que conservan el esquema y el formato de los objetos en el documento exportado. es posible que se pierda una parte o la totalidad de las propiedades de formato del informe. y cada celda contiene sólo un objeto. El esquema (disposición de los objetos) exportado no es exactamente el mismo que el del informe (algunos objetos podrían estar desplazados verticalmente). a continuación. Los formatos PDF de Adobe. Todos los objetos exportados se proyectan en celdas. • Cuando se exporta un informe a un formato de archivo diferente de Crystal Reports (. proyectan todos los objetos del informe en las líneas creadas.

Si no existe información visible en la sección Detalles del informe. Destino El destino determina la ubicación de exportación de su informe. El comportamiento de la exportación difiere entre ambos métodos. si existe un objeto de fecha en el Encabezado de informe de los informes. este elemento de fecha se exporta como una columna. Las secciones que siguen a continuación proporcionan instrucciones sobre cómo se exporta un informe al formato de MS Excel 97–2000 para cada uno de los diferentes tipos de destino. Por lo tanto. • Necesita especificar una ruta de archivo si va a exportar en formato HTML. Nota: • Al exportar en formato ODBC. las opciones “Aplicación” y “Archivo de disco” son lo mismo. Crystal Report le permite elegir uno de seis destinos. Crystal Reports exporta una columna independiente para cada objeto que existe en el informe. texto separado por tabuladores o alguno de los estilos de registro se suele realizar para procesarlos posteriormente mediante un programa. el programa exporta el informe a un archivo “temporal” en el formato especificado y luego abre el archivo en la aplicación apropiada. La exportación de un informe a los formatos de valores separados (CSV). • El nombre de archivo del informe y el nombre del archivo “temporal” tienen que ser distintos.19 Distribución y vista de informes Exportación a formatos de texto o registros Crystal Reports exporta a texto de dos maneras posibles: basada en registros o basada en páginas. Por ejemplo. este archivo de texto exportado se puede tratar como una base de datos. ya que una exportación basada en registros crea un conjunto de registros de datos. Entre ellos se incluyen: • Aplicación • Archivo de disco • Carpeta de Exchange® • Lotus® Domino™ • Correo de Lotus® Domino • MAPI (Microsoft Mail™) Exportación a una aplicación Si exporta a una aplicación. Esto es así para cualquier otro objeto de texto del informe. pero con múltiples filas según el número de secciones Detalles ocultas que existan. mientras que una exportación basada en páginas produce un documento que los usuarios pueden leer. estas opciones siguen exportando múltiples registros. Manual del usuario de Crystal Reports 341 .

Nota: La selección de “Todo el informe” no emula necesariamente el diseño del informe Crystal. La mayoría de las opciones de este cuadro de diálogo son fáciles de entender. Aparece el cuadro de diálogo Exportar. El programa exporta el informe y lo abre en la aplicación apropiada.Distribuir informes Para exportar a una aplicación 1 Abra el informe que desea exportar. la selección de “Detalles” crea anchos de celda basados en los objetos que se encuentran únicamente en la sección Detalles del informe. 2 En el menú Archivo. 2 En el menú Archivo. el programa guarda el informe en el disco o disquete que ha especificado. 7 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas estándar. Aparece el cuadro de diálogo Exportar. el ancho de las celdas de Excel se basa en objetos que se encuentran en cualquier sección del informe. Nota: Haga clic en Cancelar exportación para cancelar el proceso de exportación. Exportación a un archivo de disco Si exporta a un archivo de disco. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas estándar. Para exportar a un archivo de disco 1 Abra el informe que desea exportar. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 3 Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato. Aparece el cuadro de diálogo Exportando Registros. por ejemplo. En su lugar. 5 Haga clic en Aceptar. haga clic en Exportar. haga clic en Exportar. seleccione MS Excel 97–2000. se puede elegir la opción de exportar encabezados y pies de página o la de exportar una serie de páginas. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel. 342 Manual del usuario de Crystal Reports . En este caso. Asimismo. Las opciones del área “Ancho de columna” permiten definir el ancho de las celdas de Excel en la salida basándose en un ancho de punto (ancho constante) o en un ancho determinado por objetos de diversas secciones del informe de Crystal. por ejemplo. Microsoft Excel se abre co los datos exportados. En este ejemplo. 4 Seleccione Aplicación en la lista desplegable Destino.

Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo. 5 Haga clic en Aceptar. Una carpeta Exchange puede contener notas estándar (correspondencia). Aparece el cuadro de diálogo Exportar. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel. En este caso. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. Para exportar a una carpeta de Microsoft Exchange 1 Abra el informe que desea exportar. El programa exporta el informe y lo guarda en el directorio designado. 5 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas estándar. En este ejemplo. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. En este caso. Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo. el archivo se guarda en el directorio “temporal” en formato . 7 Haga clic en Aceptar. 8 Seleccione el directorio apropiado. vea el paso 5 de “Exportación a una aplicación” en la página 341. 4 Seleccione Carpeta de Exchange en la lista desplegable Destino.19 Distribución y vista de informes 3 Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato. 4 Seleccione Archivo de disco en la lista desplegable Destino. Manual del usuario de Crystal Reports 343 . Seleccione la carpeta y el informe es almacenado en ella en el formato que haya especificado. 9 Ingrese el nombre de archivo. seleccione MS Excel 97–2000. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de exportación.xls. 10 Haga clic en Guardar. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel. haga clic en Exportar. 2 En el menú Archivo. vea el paso 5 de “Exportación a una aplicación” en la página 341. archivos e instancias de formas Exchange. Nota: Haga clic en Cancelar exportación para cancelar el proceso de exportación. Exportación a una carpeta de Microsoft Exchange Crystal Reports permite exportar un archivo de informe a una carpeta de Microsoft Exchange. seleccione MS Excel 97–2000. 3 Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato.

Se puede tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange. 6 Cambie las configuraciones de formato según sea necesario. Para exportar a Lotus Domino 1 Abra el informe que desea exportar. 2 En el menú Archivo. seleccione la carpeta del perfil donde desee que aparezca el informe y haga clic en Aceptar.Distribuir informes 7 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas estándar. 5 Haga clic en Aceptar. 344 Manual del usuario de Crystal Reports . seleccione MS Excel 97–2000. 4 Seleccione Base de datos Lotus Domino en la lista desplegable Destino. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel. Microsoft Mail o Internet E-mail no están instalados en su equipo. 3 Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato. El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccionó. como mínimo. Crystal Reports no exportará a un cliente OS/2 de Lotus Domino. En este caso. vea el paso 5 de “Exportación a una aplicación” en la página 341. 9 Haga clic en Aceptar cuando termine. Si el perfil no aparece en la lista. acceso al depósito. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar base de datos. Nota: Antes de exportar a Lotus Domino. Aparece el cuadro de diálogo Elegir perfil. debe crear un formulario denominado “Formulario de informe” que incluya un campo Comentarios que se pueda editar y un campo Vista que tenga dos columnas: una con la denominación “#” (creada de forma predeterminada) y otra que señale al campo Comentarios. Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo. También necesitará.0 o más reciente de Lotus Domino para clientes Windows. Exportación a Lotus Domino Debe tener la versión 3. Nota: Aparecerá un mensaje del asistente de instalación de Microsoft Outlook™ si Microsoft Exchange. Aparece el cuadro de diálogo Exportar. 10 Cuando aparezca el cuadro de diálogo Seleccionar una Carpeta. 7 Haga clic en Aceptar. haga clic en Exportar. haga clic en el botón Nuevo para crearlo. 8 Seleccione el perfil deseado en la lista desplegable Nombre del perfil.

El nombre de archivo se designa en forma predeterminada. 9 Seleccione la base de datos a las que quisiera exportar el informe. vea el paso 5 de “Exportación a una aplicación” en la página 341. La próxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a la base de datos Lotus Notes que usted seleccionó. MS Mail o Exchange). Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel. 10 Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas estándar. Aparece el cuadro de diálogo Exportando Registros. Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo. 8 Especifique los detalles de la dirección y. haga clic en Exportar. 5 Haga clic en Aceptar. El usuario puede hacer doble clic en el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios que usted escribió y hacer doble clic en el icono del informe para tener una vista del informe completo. 4 Seleccione Microsoft Mail (MAPI) en la lista desplegable Destino. 3 Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato. 7 Haga clic en Aceptar. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 12 Haga clic en Aceptar. Comienza el proceso de exportación. a continuación. dicho usuario verá su informe listado en Lotus Notes Desktop. Aparece el cuadro de diálogo Enviar correo. Manual del usuario de Crystal Reports 345 . 2 En el menú Archivo. 11 Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro usuario seleccione su informe de Lotus Domino Desktop. 1 Abra el informe que desea exportar. seleccione MS Excel 97–2000. haga clic en Enviar. Como el informe exportado se adjunta a un mensaje de correo electrónico. también se debe configurar correctamente una cuenta de correo electrónico. Exportación a formato MAPI (Microsoft Mail) Nota: Esta opción sólo funciona si se tiene instalado un cliente de correo (MS Outlook.19 Distribución y vista de informes 8 Haga doble clic en el servidor Lotus Domino al que desea exportar el informe. Aparece el cuadro de diálogo Exportar. Aparece el cuadro de diálogo Comentarios. En este caso. Nota: Haga clic en Cancelar exportación para cancelar el proceso de exportación.

Internet o un portal corporativo). • Agrega una carpeta Web de este servidor a su carpeta de carpetas Web. La misma opción en el cuadro de diálogo Guardar como permite guardar un informe modificado otra vez en su ubicación original. 346 Manual del usuario de Crystal Reports . 4 Ingrese el nombre de archivo. 2 Haga clic en Carpetas Web. Para abrir el informe 1 En el menú Archivo. Aparece el cuadro de diálogo Guardar. Al elegir la opción Enterprise del cuadro de diálogo Abrir. • Tiene acceso a un servidor Web que esté configurado para admitir carpetas Web. 5 Haga clic en Guardar. 4 Haga doble clic para abrir el informe. puede entregarlo a los usuarios finales a través de cualquier aplicación Web (intranet. Trabajo con carpetas de Enterprise Otra forma de distribuir los informes es mediante Crystal Enterprise.Distribuir informes Trabajo con carpetas Web Puede abrir y guardar informes usando carpetas de web si: • Ejecuta Windows 2000 o tiene instalado Office 2000. Nota: Después de efectuar los cambios a un informe de una carpeta de web. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. en realidad. Al publicar un informe en Crystal Enterprise. 2 Haga clic en Carpetas Web. haga clic en Abrir. es lo mismo que publicar el informe en Crystal Enterprise. que. debe guardar los cambios hechos a dicho archivo en la misma carpeta de web. 3 Busque la carpeta en la que desea guardar el informe. Para guardar el informe 1 En el menú Archivo. o deja guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise. 3 Abra la carpeta que contiene el informe. puede seleccionar cualquier informe publicado para realizar cambios en él. Crystal Reports facilita la publicación de informes mediante la opción Enterprise de los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como. haga clic en Guardar como. extranet.

Si aún no se ha conectado a Crystal Enterprise. haga clic en Enterprise. Crystal Reports muestra las carpetas de Crystal Enterprise correspondientes en el cuadro de diálogo Abrir. 2 En el cuadro de diálogo Abrir. 5 Haga clic en la lista Autenticación para seleccionar el tipo de autenticación apropiado. haga clic en Abrir. La autenticación LDAP requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por un servidor de directorios LDAP. La autenticación de Enterprise requiere un nombre de usuario y una contraseña que Crystal Enterprise reconozca. 3 En el campo Sistema . 4 Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise 1 En el menú Archivo.19 Distribución y vista de informes Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise En Crystal Reports puede abrir informes de las carpetas de Crystal Enterprise. La opción Autenticación de Windows NT requiere un nombre de usuario y contraseña que Windows NT reconozca. Manual del usuario de Crystal Reports 347 . aparece el cuadro de diálogo Conexión con Crystal Enterprise. La autenticación de Windows AD requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por Windows AD. 6 Haga clic en Aceptar. Aparecen las carpetas de Enterprise y ya puede seleccionar un informe para abrirlo en Crystal Reports. escriba o seleccione el nombre del sistema Crystal Enterprise al que desea conectarse.

haga clic en Guardar como. consulte “Crystal Repository” en la página 99.Distribuir informes Nota: • Para encontrar un informe específico. vea “Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise” en la página 347. Use el cuadro de diálogo Guardar como para guardar un informe modificado de nuevo en su ubicación original. resalte una carpeta y seleccione Buscar en su menú contextual. Para obtener más información sobre el Repositorio de Crystal. 4 Cuando aparezca la carpeta de Enterprise. use el cuadro de diálogo Buscar para escribir el nombre del informe o una parte de su nombre. 348 Manual del usuario de Crystal Reports . consulte “Crystal Repository” en la página 99. • Siguiente lote muestra los siguientes 100 objetos de la carpeta seleccionada. seleccione una carpeta en la que guardar el informe. Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise Puede guardar informes de Crystal en carpetas de Crystal Enterprise. • Lote anterior muestra los 100 objetos previos de la carpeta seleccionada. 6 Seleccione Habilitar actualización del repositorio si desea que se actualicen los objetos de repositorio del informe al abrir éste de nuevo en Crystal Reports o al programarlo en Crystal Enterprise. hágalo ahora. 3 Si aún no se ha conectado al Crystal Enterprise. 5 Escriba un nombre de archivo para el informe. Guardar un informe en una carpeta de Enterprise es lo mismo que publicarlo en Crystal Enterprise. A continuación. Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise 1 En el menú Archivo. • Para limitar el riesgo de expandir una carpeta que contiene varios cientos de informes. 7 Haga clic en Guardar para publicar el informe en Crystal Enterprise. Para obtener información sobre cómo conectar con Crystal Enterprise. 2 En el cuadro de diálogo Guardar como. • Seleccione la opción “Actualizar objetos del repositorio” para asegurarse de que se actualizan los objetos de repositorio del informe cuando éste se abra en el futuro. o usarlo para guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise. Para obtener más información sobre el Repositorio de Crystal. haga clic en Enterprise. • Último lote muestra los últimos 100 objetos de la carpeta seleccionada. use las opciones de “lote” del menú contextual de la carpeta: • Primer lote muestra los primeros 100 objetos de la carpeta seleccionada.

el Visor de parte del informe. Manual del usuario de Crystal Reports 349 . podrá crear rutas guiadas a través de los informes que le permitan mostrar información específica en puntos determinados de la ruta. Esta función que posibilita ver partes de un informe en lugar de la página entera se convierte así en una poderosa herramienta que le permite integrar perfectamente sus informes en portales y aplicaciones inalámbricas. permite ver objetos del informe concretos sin tener que ver la página completa. En general. los hipervínculos de las partes del informe se configuran en Report Designer. los visores de Crystal Report son visores de página que permiten ver páginas enteras de los informes de Crystal. un visor. vea la ayuda del visor de RAS o la ayuda en línea del visor en la documentación del SDK de Crystal Enterprise. pero las funciones de los visores de informes aportan muchas más ventajas.19 Distribución y vista de informes Ver informes Puede ver los informes de Crystal mediante diversos visores de informes que se encuentran disponibles en el servidor de aplicaciones de informes (RAS) o Crystal Enterprise (CE) y en el kit de desarrollo de software (SDK) de Crystal Enterprise. se les denomina Partes del informe. las Partes del informe son objetos que utilizan hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino. Puede integrar este visor en aplicaciones web para que los usuarios vean sólo objetos específicos del informe sin necesidad de ver el resto. Además. Para obtener más información sobre los visores de informes de Crystal. La mayoría de las veces. Estos hipervínculos pueden establecer vínculos con objetos del mismo informe o con los de otro. Los objetos del informe que se muestran con dicho visor se denominan Partes del informe. sin el resto de la página del informe. Visor de parte del informe El Visor de parte del informe es un visor que permite mostrar partes del informe sin el resto de la página del mismo. Las Partes del informe trabajan con el subconjunto de visores DHTML de los visores de Crystal Report a fin de ampliar las posibilidades de desplazamiento dentro de un informe y entre informes. ¿Qué son las partes de un informe? A los objetos de informe que se muestran por sí solos en un visor. De esta forma. Sin embargo.

En este último caso. la exploración normal (utilizando la vista de página) profundiza de manera predeterminada. Los objetos de este área se seleccionan y se agregan al área Mostrar campos. Configurar la exploración La exploración (por páginas o por partes del informe) se configura en la ficha Hipervínculo del cuadro de diálogo Editor de formato. el visor pasa automáticamente el contexto de datos necesario.Ver informes ¿Qué es la exploración? Las funciones de exploración de Crystal Reports permiten desplazarse a otros objetos del informe o a objetos de otro informe que tengan un contexto de datos específico. Su ventaja principal consiste en que se pueden establecer vínculos directos de un objeto a otro. Para obtener más información. Las Partes del informe utilizan estas funciones de exploración al establecer vínculos entre los objetos de las mismas. Cuando selecciona la opción profundizar en parte del informe. 350 Manual del usuario de Crystal Reports . lo cual permite acceder al objeto y a los datos relevantes. en vista de árbol. En el área Sólo visor DHTML de la ficha Hipervínculo. La diferencia fundamental entre explorar partes del informe y la exploración normal (por páginas) es que al explorar las partes del informe (mediante el Visor de parte del informe). sólo se ven los objetos identificados como Partes del informe. irá a los objetos identificados pero verá la página completa. En la exploración normal (usando los visores de páginas o el Visor HTML avanzado). • Otro objeto de informe Puede utilizar la opción Otro objeto de informe tanto para exploración por partes del informe como por páginas. Esta función está disponible sólo en los visores DHTML (sin clientes. Esta opción permite especificar los objetos de destino a los que desea desplazarse y los datos de contexto que va a pasar. Esta opción se aplica sólo a las partes del informe. mapas y gráficos de grupo y para los campos de encabezado o pie de página de grupo del informe. el área “Información del hipervínculo” contiene estas opciones: • Campos disponibles El área Campos disponibles muestra. puede seleccionar una de estas dos opciones: • Profundizar en parte del informe La opción Profundizar en parte del informe está disponible para campos de resumen. consulte “Exploración de partes específicas de un informe” en la página 352. el otro informe debe administrarse desde Crystal Enterprise. visores del lado del servidor). o bien debe formar parte de un entorno de Servidor de aplicaciones de informes (RAS) autónomo. todas las secciones del informe que contienen objetos de informe que pueden ser utilizados para profundizar en partes del informe.

• Título del informe El campo Título del informe adopta de forma predeterminada el título del informe especificado en el campo Seleccionar desde (contiene el texto <Informe actual> cuando se hace referencia al informe actual). de la opción seleccionada en la lista asociada con el botón. el área “Información del hipervínculo” contiene estas opciones: • vínculo Paste the Report Part Utilice el botón Pegar y vincular para agregar información detallada sobre un objeto de informe previamente seleccionado y copiado. el campo adopta de forma predeterminada el nombre de archivo del informe. Puede agregar información a este campo pegando un vínculo en secciones del informe. se puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de objeto de informe (se pueden seleccionar uno o varios objetos de la misma sección del informe): • Objetos de campo • Gráficos o mapas • Bitmaps • Tablas cruzadas • Objetos de Texto No se pueden seleccionar como destino los siguientes tipos de objeto de informe: • Objetos dentro del Encabezado de página o Pie de página. de lo contrario no quedará accesible. • Seleccionar desde Después de pegar información de vínculo. de lo contrario no quedará accesible. en parte. En la exploración de partes del informe. en vista de árbol. Manual del usuario de Crystal Reports 351 . La información pegada depende. En la exploración de páginas. Vea “Opción Profundizar en partes del informe” en la página 352 para obtener información sobre cómo utilizar estas opciones. el campo Seleccionar desde contendrá y el nombre de archivo del informe que seleccionó y la ruta de acceso desde la que lo copió (estará en blanco cuando se haga referencia al informe actual). esta información determina el objeto al que se desplazará dentro de la página. Puede agregar información a este campo pegando un vínculo en secciones del informe. la sección y los objetos seleccionados para seguir profundizando. Si no se definió el título del informe en el cuadro de diálogo Propiedades del documento. En el campo Nombre de objeto. Cuando selecciona la opción Otro objeto de informe. • Nombre de objeto Al agregar uno o varios objetos a este campo. esta información determina los objetos que se mostrarán en el visor al realizar la exploración (el visor sólo muestra los objetos identificados).19 Distribución y vista de informes • Mostrar campos El área Mostrar campos enumera. • Líneas o cuadros. está identificando los objetos de destino de la exploración.

Opción Profundizar en partes del informe La opción Profundizar en partes del informe permite definir un hipervínculo para que el Visor de parte del informe pueda emular las funciones de profundización de Crystal Reports. No obstante. por lo que. todos ellos deben encontrarse en la misma sección del informe. • Secciones enteras (debe seleccionar los objetos de la sección individualmente). Si hay varios objetos de destino. La opción Profundizar en partes del informe no afecta a los visores de páginas DHTML. consulte “Formatos de contexto de datos” en la página 360. • Puede copiar los objetos de informe del informe actual o de cualquier otro y pegar la información en el campo de objeto. Nota: Utilice la opción Profundizar en parte del informe sólo para desplazarse entre objetos del mismo informe. Se puede agregar información específica de dos maneras: • Puede escribir los nombres de los objetos tal y como figuran en el Explorador de informes. es necesario definir una ruta de exploración desde el objeto de origen hasta uno o varios objetos de destino. También puede personalizar esta opción mediante el botón Fórmula condicional. • Se debe especificar una Configuración inicial de partes del informe para cada uno de los informes situados en primer lugar en la ruta de exploración de Partes del informe. 352 Manual del usuario de Crystal Reports . El Visor de parte del informe muestra únicamente los objetos de destino. los visores de páginas no limitan los objetos que se muestran: siempre muestran todos los objetos del informe.Ver informes • Subinformes o cualquier objeto de un subinforme. Exploración de partes específicas de un informe Las Partes del informe utilizan las funciones de exploración de Crystal Reports. para que la profundización funcione. • Contexto de datos El programa normalmente completa el campo Contexto de datos cuando se pega información para los objetos de destino. Para obtener más información. Nota: Los objetos de informe con hipervínculos definidos se muestran en el Explorador de informes como texto azul con un subrayado continuo. algunos casos especiales sólo se aplican a Partes del informe: • El visor sólo muestra el objeto identificado como objeto destino. Vea “Opción Otro objeto de informe” en la página 355 para obtener información sobre cómo utilizar estas opciones. No obstante. Los objetos con hipervínculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de línea discontinua. ya que emula el comportamiento de profundización predeterminado de Crystal Reports (admitido por los visores de páginas).

a continuación. Definir la Configuración inicial de partes del informe 1 Abra el informe que contenga el objeto de origen predeterminado que desee definir. 2 Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee establecer como objeto de origen predeterminado y seleccione Copiar en el menú contextual. Para crear un hipervínculo Profundizar en partes del informe Nota: Antes de seguir este procedimiento. Considere este objeto como el lugar del que partirá la ruta de hipervínculos de profundización. 3 En el menú Archivo. Incluya otro objeto de la misma sección del informe escribiendo un punto y coma (.19 Distribución y vista de informes Puesto que el Visor de parte del informe sólo muestra objetos de destino. El programa pega. es necesario definir la Configuración inicial de partes del informe (es decir. haga clic en el botón Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. haga clic en la ficha Hipervínculo. un objeto de origen predeterminado) de un informe a fin de que funcionen los hipervínculos de Profundizar en partes del informe. 3 En el área Sólo visor DHTML. 5 Haga clic en Aceptar.) y. el nombre del objeto. haga clic en Opciones del informe. seleccione Profundizar en partes del informe. vea “Formatos de contexto de datos” en la página 360. Sugerencia: También puede realizar esta acción seleccionando Dar formato al campo en el menú Formato. La opción Configuración parcial del informe inicial de un informe define el objeto que se mostrará primero en el Visor de parte del informe. el nombre y el contexto de datos del objeto de informe seleccionado como objeto de origen. 4 Haga clic en Pegar y vincular en el área Configuración parcial del informe inicial del cuadro de diálogo Opciones del informe. en los campos correspondientes. a continuación. Sugerencia: Para obtener más información sobre contextos de datos. 1 Abra un informe y seleccione el objeto de destino deseado. 2 En el Editor de Formato. Manual del usuario de Crystal Reports 353 . lea la sección “Configurar la exploración” en la página 350 para familiarizarse con las limitaciones que encontrará al crear este tipo de hipervínculos.

Para facilitar la identificación. El área Campos disponibles muestra sólo las secciones y los objetos del informe que se pueden seleccionar para profundizar. los objetos del grupo dos cuando el objeto seleccionado se encuentra en el grupo uno). el programa crea un nodo de sección en el área Campos para mostrar. mapas de bits. puede seleccionar uno o varios de los objetos que contiene. Para abrir el Explorador de informes. gráficos. tablas cruzadas y objetos de texto contenidos a partir de la siguiente sección (es decir. mapas. seleccione la sección o los objetos de informe que desee utilizar como destino de la profundización. entre estos objetos se incluyen objetos de campo. Sugerencia: Utilice el Explorador de informes para identificar rápidamente los nombres predeterminados asignados a cada uno de los objetos del informe. 5 Utilice los botones de flecha para mover la sección seleccionada o los objetos al área Campos para mostrar. por ejemplo. Si expande el nodo de sección. En general.Ver informes El área “Información del hipervínculo” cambia y muestra los campos disponibles para este tipo de hipervínculo. 4 En el área Campos disponibles. Este nodo contiene los objetos seleccionados en el área Campos disponibles. Nota: El área Campos disponibles no muestra los objetos de informe eliminados. 354 Manual del usuario de Crystal Reports . haga clic en el botón correspondiente situado en la barra de herramientas Estándar. Puede agregar todos los objetos de una sección si selecciona el nodo de la sección.

los objetos de destino. Opción Otro objeto de informe La opción Otro objeto de informe permite definir una ruta de hipervínculos para crear vínculos entre objetos del mismo informe o de informes diferentes. Nota: • Cuando se utiliza un entorno de servidor autónomo de aplicaciones de informe (RAS).19 Distribución y vista de informes 6 Si desea agregar otro objeto al área Campos para mostrar. Al igual que con la opción Profundizar en partes del informe. 7 Haga clic en Aceptar. El Visor de parte del informe muestra únicamente los objetos que se especifiquen. Use las flechas situadas encima del área Campos para mostrar a fin de cambiar el orden de los objetos. se reemplaza cualquier sección existente en el área Campos para mostrar. la dirección de la parte superior a la inferior del área Campos para mostrar se corresponde con la dirección izquierda a derecha en el visor.) • El área Campos para mostrar sólo puede contener una sección a la vez. selecciónelo en la lista Campos disponibles y arrástrelo a su posición. En el Visor de parte del informe verá en primer lugar el objeto de origen y. Manual del usuario de Crystal Reports 355 . cuando haga clic para profundizar. es recomendable que todos los informes que se recorren en la exploración mediante la opción Otro objeto de informe residan en el directorio de informes del servidor RAS. • El visor de páginas DHTML también utiliza la opción Otro objeto de informe para propósitos de exploración. Acaba de crear un hipervínculo desde el objeto de origen de su informe a otro objeto u objetos de destino. sin embargo. o un objeto desde una segunda sección. sí se puede utilizar para cualquier celda individual de una tabla cruzada o cuadrícula OLAP. o bien debe formar parte de un entorno de servidor autónomo para aplicaciones de informe (RAS). Si está definiendo una ruta de acceso de hipervínculo a otro informe. Nota: • La posición que ocupa un objeto en el área Campos para mostrar determina cómo aparece en el Visor de partes del informe. todos los objetos de destino deben proceder de la misma sección del informe. Si intenta agregar una segunda sección. Si se colocan los informes en este directorio. (Tenga en cuenta que el programador puede alterar este comportamiento predeterminado mediante la propiedad Mantener diseño del Visor de parte del informe. ese informe debe administrarse desde Crystal Enterprise. se garantiza que los informes vinculados puedan trasladarse fácilmente al entorno de Crystal Enterprise. • No se puede utilizar la opción Otro objeto de informe para una tabla cruzada o un objeto de cuadrícula OLAP completos.

1 Abra los informes origen y destino. 356 Manual del usuario de Crystal Reports . se llega al objeto de destino seleccionado en el informe de origen. Nota: El botón Pegar y vincular no se encuentra disponible si no se ha copiado un objeto de destino como se indica en el paso 2. haga clic en Pegar y vincular. a continuación. 4 En el Editor de Formato. A continuación se ofrece una introducción de los pasos que debe seguir para configurar los hipervínculos correctamente: • Abra el informe que contiene el objeto que desea que sea el objeto de destino y cópielo. a continuación. haga clic en la ficha Hipervínculo y. 5 En “Información del hipervínculo”. El procedimiento siguiente muestra la forma de ejecutar todos estos pasos. pegue la información del objeto de destino en los campos correspondientes. 3 En el informe de destino. Cuando se examina el informe de destino en el Visor de parte del informe. lea la sección “Configurar la exploración” en la página 350 para familiarizarse con las limitaciones que encontrará al crear este tipo de hipervínculos. es necesario configurar más valores en la ficha Hipervínculo.Ver informes Flujo de trabajo Puesto que la opción Otro objeto de informe permite crear hipervínculos entre objetos de informes diferentes gestionados en Crystal Enterprise. Sugerencia: También puede realizar esta acción seleccionando Dar formato al campo en el menú Formato. haga clic con el botón secundario sobre el objeto de destino correspondiente y seleccione Copiar en el menú contextual. 2 En el informe de origen. Para crear un hipervínculo Otro objeto de informe Nota: Antes de seguir este procedimiento. lo primero que se ve es su objeto inicial. seleccione la opción Otro objeto de informe. selecciónelo y abra el Editor de Formato. Cuando se profundiza en ese objeto. haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. • En la ficha Hipervínculo. • Abra el informe que contiene el objeto de origen. El informe de origen es el informe desde el que se copia un objeto. seleccione el objeto inicial deseado y. el informe de destino es el informe al que se agrega la información de hipervínculo.

• Design View Report Part Use esta opción para pegar un vínculo que incluya un contexto de datos genérico (es decir. Para obtener más información. un vínculo a un contexto de datos específico en lugar de un vínculo a un contexto de datos genérico). o bien cuando los datos no estén aún presentes en el informe de origen. • Preview Report Part Use esta opción para pegar un vínculo que incluya un contexto de datos específico (es decir. un contexto de datos que apunte a un registro específico). o bien cuando los datos estén presentes en el informe de origen. Use esta opción cuando desee un contexto de datos reducido. un contexto de datos que no apunte a un registro específico). pueden aparecer estas opciones: • Contexto de sección de informe Ésta es la opción predeterminada. El botón Pegar y vincular incluye una lista de las opciones que se pueden utilizar cuando se pega un vínculo en el objeto de destino. se selecciona al hacer clic en Pegar y vincular sin ver las otras opciones de la lista. Use esta opción para pegar un vínculo que incluya el contexto de datos más completo que el programa puede determinar. consulte “Casos de la opción Contexto de sección de informe” en la página 358.19 Distribución y vista de informes El programa pega la información de identificación del objeto de destino seleccionado en el informe de origen en los campos apropiados. Use esta opción cuando desee un contexto de datos amplio. Manual del usuario de Crystal Reports 357 . Según el tipo de vínculo que se va a crear (por ejemplo.

Introduzca un punto y coma (. verá en primer lugar el objeto de origen y. a continuación. Acaba de crear un hipervínculo desde el objeto de origen a otro objeto u objetos de destino. • Para obtener más información. el botón Aceptar queda disponible y permite proseguir. podría cambiarlo por /USA/CA/* para mostrar todos los registros de detalle del grupo. 7 Puede ampliar el Contexto de datos si utiliza un asterisco (*) para representar todos los registros de un grupo. Esta sección proporciona diversos casos o situaciones y describe cómo el programa crea un contexto de datos para cada uno de ellos. cuando haga clic para profundizar. ya que el contexto de datos será más general (es decir. el nombre de los campos. el campo Seleccionar desde (la dirección URI del informe) y el campo Nombre de objeto coinciden siempre para cualquiera de las opciones disponibles en la lista Pegar y vincular. Nota: El orden de los objetos en el campo Nombre de objeto determina cómo aparecen en el Visor de parte del informe. Use este cuadro de diálogo para asignar estos grupos a campos del informe de destino. haga clic en el campo Nombre de objeto y desplace el cursor hasta el final del texto existente. 8 Haga clic en Aceptar. aparecerá el cuadro de diálogo Campos asignados de sección de informe. Tras haber asignado todos los grupos. compruebe el contexto de datos del objeto de destino para asegurarse de que contiene el índice secundario correcto. Por ejemplo. los objetos de destino. la opción Contexto de sección de informe afecta principalmente al contexto de datos del vínculo. 6 Si desea agregar otros campos de la misma sección del informe origen. si el Contexto de datos es /USA/CA/Changing Gears (que mostrará sólo ese registro de detalle concreto). de izquierda a derecha en el campo Nombre de objeto se corresponde con el orden de izquierda a derecha en el visor. • Si el informe tiene una fórmula de selección de grupos. Sugerencia: • Puede que sea más útil copiar la información sobre hipervínculos de la vista Diseño. Cada campo del área Campos desasignados representa un grupo del informe de origen. no se copiará sólo un registro concreto como podría suceder si se utilizase la vista Vista previa). Casos de la opción Contexto de sección de informe Cuando se pega información de vinculación para una parte de un informe.Ver informes Nota: Si selecciona la opción Vista de diseño de sección de informe (o si elige la opción Contexto de sección de informe para un objeto copiado desde la vista Diseño de un informe) y los informes de origen y de destino tienen diferentes estructuras de datos. consulte “Formatos de contexto de datos” en la página 360. 358 Manual del usuario de Crystal Reports .) y. En el Visor de parte del informe.

analiza sintácticamente el contexto de datos de la vista Diseño. el contexto de datos se deja vacío. Podría ver. Por ejemplo. el contexto de datos de Contexto de sección de informe es "/"+{Customer. el contexto de datos de Contexto de sección de informe se basa en el objeto seleccionado incrustado en la tabla cruzada. un contexto de datos como el siguiente: "/"+GridRowColumnValue(“Customer. cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel inferior al del objeto de origen. cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel más alto que el objeto de origen. genera el contexto de datos de Contexto de sección de informe agregando la función GridRowColumnValue si el grupo de la fórmula del contexto de datos aparece en los nombres de fila o de columna obtenidos anteriormente. Caso 2 Si los informes de origen y destino son el mismo informe. Por ejemplo. Despues. Caso 3 Si los informes de origen y destino son el mismo informe. cuando el contexto de datos del origen es /Country[Australia] y el contexto de datos del destino es /Country[Australia]/ChildIndex[5]. A continuación.19 Distribución y vista de informes Caso 1 Si el informe de origen contiene datos (es decir. el contexto de datos de Contexto de sección de informe se deja vacío. el contexto de datos de Contexto de sección de informe (en el informe de destino) coincide con el contexto de datos de la Vista previa del informe de origen para todos los elementos secundarios del campo seleccionado. Crystal Reports crea el contexto de datos determinando si el objeto seleccionado en la tabla cruzada es una fila. y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista previa. De lo contrario. una columna o una celda. y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista previa. Tablas cruzadas Si el objeto que se copia en el informe de origen es parte de una tabla cruzada.Country”)+ "/"+GridRowColumnValue(“Customer. el programa utiliza el contexto de datos de la vista Diseño del informe de origen como contexto de datos de Contexto de sección de informe en el informe de destino. el contexto de datos pegado es un contexto de datos de la vista Diseño (aparece como fórmula). Finalmente. cuando el contexto de datos del origen es / Country[Australia]/ChildIndex[5] y el contexto de datos del destino es / Country[Australia].Country}. el programa obtiene los nombres de filas y columnas. por ejemplo. en el campo Contexto de datos podría aparecer lo siguiente: /Country[USA]/Region[*]. Por ejemplo.Region”) Manual del usuario de Crystal Reports 359 . si el informe se encuentra en Vista previa).

utilice la función de formato GridRowColumnValue. El objeto puede estar en el mismo informe. Hipervínculos mostrados en los visores Esta sección resume la información sobre las opciones de hipervínculo y cómo funcionan en los visores de página y en el Visor de parte del informe. • Esta sección puede estar en un nivel de grupo por encima o por debajo del objeto de origen.País") + "/" + GridRowColumnValue ("Producto.Ver informes Formatos de contexto de datos • Normalmente. La ubicación de esta sección que contiene los objetos de destino debe estar en el nivel de grupo inferior o siguiente al objeto de origen. La ubicación de la sección que contiene los objetos de destino no tiene restricciones. • Esta sección se puede localizar en cualquier parte del informe. Para definir el contexto de datos.Campo} + "/" + {Tabla. Diferencias entre las opciones de hipervínculo Otro objeto de informe Esta opción permite seleccionar uno o varios objetos de informe. Por ejemplo: "/" + GridRowColumnValue ("Proveedor. puede realizar exploraciones por celdas. Profundizar en parte del informe Esta opción permite seleccionar uno o varios objetos de informe. columnas o filas. Los objetos de destino deben ser de la misma sección de informes. El objeto puede estar en un informe diferente gestionado por Crystal Enterprise o que sea parte del Report Application Server (RAS) autónomo.Clase de producto"). 360 Manual del usuario de Crystal Reports . Los objetos de destino deben ser de la misma sección de informes.Campo} • También se pueden usar los siguientes formatos: • Formato del tipo XPath: /USA/Bicycle • Formato Tipos declarados: /País[USA]/Clase de producto[Bicycle] Nota: • Se puede agregar información de nivel de detalle en formato basado en 0: /USA/Bicycle/ChildIndex[4] • También se puede utilizar un comodín para identificar todas las instancias: /USA/* • Para los objetos de tablas cruzadas. una fórmula de contexto de datos tiene el siguiente aspecto: "/" + {Tabla.

Profundizar de manera predeterminada (sin hipervínculo) • No disponible. Profundizar de manera predeterminada (sin hipervínculo) • La profundización de grupo de un encabezado o pie de página. Cuando se pega un gráfico. Utilización de etiquetas inteligentes Crystal Reports permite obtener beneficio de las etiquetas inteligentes de Office XP. gráfico o mapa de grupo muestra las vistas de grupo.19 Distribución y vista de informes Diferencias del modo de presentación por parte de los visores de los hipervínculos Visores de página Otro objeto de informe: • Se desplaza a los objetos de destino y muestra el contenido de toda la página. Profundizar en parte del informe: • Se desplaza a los objetos de destino y muestra únicamente los objetos de destino. Visor de parte del informe Otro objeto de informe: • Se desplaza a los objetos de destino y muestra únicamente los objetos de destino. Profundizar en parte del informe: • Se desplaza (profundiza) hacia el grupo y muestra todo el contenido del mismo. Aplicación de Office XP Word Opción de etiqueta inteligente Ver Actualizar Ver Actualizar Ver Actualizar (sólo cuando se crea un mensaje) Tipo de objeto de Crystal Reports Objeto de texto Objeto de campo gráficos Objeto de texto Objeto de campo Objeto de texto Objeto de campo gráficos Excel Outlook Manual del usuario de Crystal Reports 361 . Esta tabla resume las opciones disponibles. • La profundización del subinforme muestra la vista del subinforme. un objeto de texto o un objeto de campo en una aplicación de Office XP. se pueden ver datos del informe de host después de seleccionar una opción de etiqueta inteligente.

asp o . elija la etiqueta inteligente apropiada entre las opciones correspondientes al objeto de informe pegado. Nota: Vea la tabla de esta sección para conocer las limitaciones relativas a qué objetos de informe se pueden pegar en cada una de las aplicaciones de Office XP.asp o . haga clic en Opciones y asegúrese de que se hayan configurado las opciones en la ficha Etiqueta inteligente: • Debe asignarse un nombre al servidor Web. o el servidor Web se debe configurar para aceptar una ruta UNC. 5 En la aplicación de Office XP actual. estas tareas las debe realizar el administrador del sistema.jsp mencionada en el cuadro de diálogo Opciones muestra la información apropiada del informe de host de Crystal. 3 En la ficha Vista previa de Crystal Reports. Normalmente. Nota: Los informes que desee utilizar con etiquetas inteligentes deben existir en el servidor Web mencionado en el cuadro de diálogo Opciones de un directorio que refleja la ubicación real. el objeto de campo o el gráfico que desee copiar y seleccione Copiar etiqueta inteligente en el menú contextual. una hoja de cálculo o un mensaje de correo electrónico. haga clic con el botón secundario en el objeto de texto. Para utilizar tarjetas inteligentes con un objeto de Crystal Reports 1 Abra el informe de Crystal que contiene el objeto que desea copiar en una aplicación de Office XP. También se debe crear una página .Utilización de etiquetas inteligentes Antes de utilizar etiquetas inteligentes.jsp para ver detalles del informe. 4 Abra la aplicación de Office XP pertinente y pegue el objeto de informe en un documento. • Debe asignarse un nombre a un directorio virtual (se proporciona un nombre predeterminado). Nota: Vea la tabla de esta sección para conocer las limitaciones relativas a qué etiquetas inteligentes están disponibles en cada una de las aplicaciones de Office XP. La página . 2 En el menú Archivo. • Debe asignarse un nombre a una página de presentación (se proporciona un nombre predeterminado). 362 Manual del usuario de Crystal Reports . se deben configurar opciones de servidor Web en la ficha Etiqueta inteligente del cuadro de diálogo Opciones.

Manual del usuario de Crystal Reports 363 .Alertas de informe 20 Este capítulo proporciona información sobre la creación y el uso de alertas en los informes Crystal.

no se evalúa de nuevo hasta que no se actualizan los datos del informe. Trabajar con alertas de informe Esta sección del manual se centra en las tareas que necesitará llevar a cabo para poder utilizar las alertas de informe: • “Creación de alertas de informe” en la página 364 • “Edición de alertas de informe” en la página 366 • “Eliminación de alertas de informe” en la página 366 • “Ver las alertas de informe” en la página 367 • “Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas” en la página 368 Creación de alertas de informe Para crear alertas de informe. Aparece el cuadro de diálogo Crear alertas. puede ser específico para sus datos. Si la condición se cumple. 364 Manual del usuario de Crystal Reports . Las alertas de informe se crean a partir de fórmulas que evalúan las condiciones especificadas. la alerta se activa y se muestra su mensaje. seleccione Alertas y. Las alertas de informe pueden indicar la acción que debe realizar el usuario o incluir información sobre los datos del informe. debe completar tres pasos: • Asignar un nombre a la alerta. Y como el mensaje lo crea el usuario. Para crear una alerta de informe 1 En el menú Informe. Los mensajes pueden estar compuestos por cadenas de texto o fórmulas que combinan texto y campos de informe. 2 Haga clic en Nuevo. • Definir la condición que va a activar la alerta.Acerca de las alertas de informe Acerca de las alertas de informe Las alertas de informe son mensajes personalizados creados en Crystal Reports que aparecen cuando los datos de un informe cumplen ciertas condiciones. por ejemplo. Debido a que las alertas de informe son específicas de cada informe. Aparece el cuadro de diálogo Crear alertas. Pueden ser útiles para señalar información importante. usted es quién decide cuándo utilizarlas. las ventas que superan o no llegan a un límite. • Crear el mensaje que desea que aparezca cuando se active la alerta (este paso es opcional). 3 Introduzca un nombre para la nueva alerta en el cuadro Nombre. a continuación. Una vez que se activa una alerta de informe. haga clic en Crear o modificar alertas.

si el mensaje del cuadro Mensaje es “ es un productor destacado”. pero no a Ciudad o Nombre del cliente ya que éstos no son constantes. si desea ver el mensaje “País es un productor destacado” (donde País es el nombre de un país especifico).Ventas del año pasado}. escríbalo en el cuadro Mensaje. Para obtener información sobre cómo se utiliza el editor. • La función DefaultAttribute se puede utilizar para hacer referencia a un mensaje agregado en el cuadro Mensaje. {Cliente. 7 Haga clic en Condición. si desea utilizar una fórmula de forma que el mensaje sea personalizado con elementos de datos. haga clic en el botón de fórmula situado a la derecha de Mensaje. vea el siguiente paso. cualquier campo repetido utilizado debe ser constante en el campo de resumen. Las fórmulas de alerta pueden basarse en registros repetidos o en campos de resumen.Región}) En este caso. la fórmula puede referirse a País o Región. El cuadro Mensaje permite escribir un mensaje que se utilizará como predeterminado.20 Alertas de informe 4 Escriba el mensaje de alerta en el cuadro Mensaje. si agrupa según País. Por ejemplo. Las fórmulas de alerta no pueden tener variables compartidas.País}) + “ es un productor destacado” Nota: • El resultado de una fórmula de mensaje de alerta debe ser una cadena. Si una fórmula de alerta está basada en un campo de resumen. consulte “Trabajo con el Editor de fórmulas” en la página 387. Aparece la Taller de fórmulas. 5 Si desea utilizar una fórmula para crear un mensaje de alerta. pero no pueden estar basadas en campos de hora de impresión. como fórmulas de totales acumulados o de hora de impresión. podría crear una alerta como esta: Sum ({Cliente. Aparece el Taller de fórmulas. puede crear la fórmula siguiente: GroupName ({Cliente. Nota: Las fórmulas de condición de alerta se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic. Por ejemplo.País]) + DefaultAttribute Esta fórmula depende del texto que se escriba en el cuadro Mensaje. Manual del usuario de Crystal Reports 365 . • Las fórmulas de condición de mensaje se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic. Si desea que el mismo mensaje aparezca cada vez que se active la alerta. 6 Introduzca la fórmula de mensaje de alerta. 8 Introduzca la fórmula de condición de alerta. ese texto se convierte en el parámetro DefaultAttribute. la fórmula de mensaje de alerta podría ser: GroupName ({Cliente. Sin embargo. Región y Ciudad. Por ejemplo.

Sólo las alertas activadas y desactivadas aparecerán en el cuadro de diálogo Crear alertas. haga clic en Crear o modificar alertas. seleccione la alerta que desea editar y haga clic en Editar.Trabajar con alertas de informe 9 Desactive la casilla de verificación Activar si no desea que se evalúe la alerta. 2 En el cuadro de diálogo Crear alertas. al editarla se quita del cuadro de diálogo Alertas de informe. Sugerencia: También puede editar una alerta si hace doble clic en ella. 2 En el cuadro de diálogo Crear alertas. a continuación. 10 Haga clic en Aceptar para guardar la alerta. Nota: Si la alerta ya se ha activado. Edición de alertas de informe 1 En el menú Informe. 366 Manual del usuario de Crystal Reports . seleccione Alertas y. seleccione la alerta que desea eliminar y haga clic en Eliminar. Volverá al cuadro de diálogo Crear alertas y la nueva alerta aparecerá en la lista. 3 Realice los cambios que desee en el cuadro de diálogo Editar alerta. Si se activa una alerta. De lo contrario. seleccione Alertas y. Puede ver su nombre y estado (Activada o Desactivada). déjela seleccionada. a continuación. 4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. puede verse en el cuadro de diálogo Alertas de informe. Eliminación de alertas de informe 1 En el menú Informe. haga clic en Crear o modificar alertas.

Nota: Si desea ver las alertas cuando los datos del informe se actualicen.20 Alertas de informe La alerta seleccionada queda eliminada del cuadro de diálogo Crear alertas. se muestra el grupo del registro pero sin profundizar. los resultados se generan realizando una operación booleana AND en las alertas seleccionadas. Nota: Si la alerta ya se ha activado. Ver las alertas de informe Puede ver las alertas de informe activadas de las formas siguientes: • Actualizando los datos del informe. al eliminarla se quita del cuadro de diálogo Alertas de informe. 3 Haga clic en Ver registros. Para ver alertas de informe 1 En el menú Informe. haga clic en la ficha Vista previa. haga clic en Alertas activadas. • Seleccionando Alertas activadas en el submenú Alertas del menú Informe. Manual del usuario de Crystal Reports 367 . Se abre una ficha de informe nueva que muestra los registros del informe que han activado la alerta. 5 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Alertas de informe. a continuación. Aparece el cuadro de diálogo Alertas de informe. debe seleccionar “Mostrar alertas al actualizar” en la ficha Elaborando Informes del cuadro de diálogo Opciones (esta opción también se encuentra disponible en el cuadro de diálogo Opciones del Informe). Si el registro está oculto. seleccione Alertas y. 4 Para volver al cuadro de diálogo Alertas de informe. 2 Seleccione la alerta cuyos registros desee ver. Nota: Si selecciona más de una alerta activada antes de hacer clic en el botón Ver registros.

• AlertMessage("AlertName") muestra el mensaje de un registro cuando la alerta se cumple. observará un encabezado de Alertas donde aparecen las propias funciones. En el árbol Funciones.Trabajar con alertas de informe Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas Es posible hacer referencia a las alertas en las fórmulas. Debajo de dicho encabezado las alertas disponibles aparecen listadas por nombre. Las siguientes funciones están disponibles: • IsAlertEnabled( ) • IsAlertTriggered( ) • AlertMessage( ) Estas funciones actúan lo mismo que las alertas creadas en el cuadro de diálogo Crear alertas: • IsAlertTriggered("AlertName ") se cumple sólo en los registros en los que se activa la alerta. se representan de forma diferente que los campos de informe en el Taller de fórmulas. Cualquier fórmula que haga referencia a una alerta se convierte en una fórmula de hora de impresión. Dado que las alertas no son objetos de campo (no se pueden colocar en el informe). 368 Manual del usuario de Crystal Reports .

Manual del usuario de Crystal Reports 369 .Creación de informes desde Excel y Access 21 En este capítulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cómo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.

actualiza sus datos en Crystal Reports siempre y cuando: • Haya agregado una fila al rango seleccionado de la hoja de cálculo (pero no anexado previamente o anexado una fila) • Haya eliminado una fila del rango seleccionado de la hoja de cálculo • Haya modificado una celda dentro del rango seleccionado de la hoja de cálculo Después de crear un informe mediante el asistente. Nota: Los complementos sólo funcionan con las versiones Office 97 y Office 2000 de Excel y Access. Acerca del complemento Microsoft Access Elija una tabla o consulta para crear un informe Crystal. tabla o consulta y lance el asistente. 370 Manual del usuario de Crystal Reports .Información general sobre los complementos de Crystal Reports Información general sobre los complementos de Crystal Reports Crystal Reports aprovecha la tecnología de complementos de Microsoft y ofrece el Asistente de creación de informes que puede usar con Microsoft Excel y Microsoft Access. Este Asistente de Crystal Report ofrece capacidades conocidas de diseño de informes directamente en las aplicaciones Microsoft Office (es posible crear un informe Crystal con sus datos sin salir de Excel o Access). El método para trabajar con los complementos es similar tanto en Excel como en Access: • Abra Microsoft Excel o Microsoft Access (los complementos se instalan automáticamente al instalar Crystal Reports). El informe creado se vincula a la hoja de cálculo Excel y se puede actualizar para mostrar cambios efectuados a los datos de la hoja de cálculo. • Use el diseño de pantalla del asistente de creación para diseñar un informe según sus especificaciones. El informe creado se vincula a la tabla o consulta Access y se puede actualizar para mostrar cambios efectuados a la base de datos. puede obtener una vista previa de aquel con el visor predeterminado ActiveX o bien puede iniciar Crystal Reports para modificarlo. Acerca del complemento Microsoft Excel Elija un rango completo de datos de una hoja de cálculo o seleccione ciertas celdas para crear un informe Crystal. • Seleccione una hoja de cálculo (o celdas seleccionadas). Nota: Los informes creados con el complemento Excel se actualizan al tiempo que Ud.

xls) y el archivo del informe (. Manual del usuario de Crystal Reports 371 . Para obtener más información.rpt) no se pueden mover o perderá los vínculos entre ellos y después no podrá actualizar los datos de su informe. • Los informes creados con el complemento Access se deben basar en una tabla o consulta (pero no en una consulta con parámetros de entrada). así como un botón a la barra de herramientas estándar. Nota: Si ejecuta Crystal Reports 10 en el modo de lado a lado con otra versión de Crystal Reports. Puede usar el Asistente de Crystal Report para crear un informe en cualquier momento desde Excel. Nota: El archivo de complemento de Excel se coloca de manera predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos Comunes\Crystal Decisions\2. Nota: Al crear un informe a partir de una hoja de cálculo Excel. verá botones de cada versión en la barra de herramientas de Excel. cierre la tabla o consulta modificada en Access y actualice los datos del informe en Crystal Reports. La opción está disponible hasta que desactive el Asistente de Crystal Report en el cuadro de diálogo Complementos (en el menú Herramientas de Excel). Puede seleccionar un rango de celdas o un rango de datos completo en una hoja de cálculo para usarlo como contenido de su informe. Si desea cambiar el origen de datos de la hoja de cálculo del informe.mdb).5\bin. el archivo de hoja de cálculo Excel (. busque este tema en la Ayuda en línea de Crystal Reports. Este archivo. pero la información sobre herramientas identifica la versión correcta del asistente. puede obtener una vista previa de aquel con el visor predeterminado ActiveX o bien puede iniciar Crystal Reports para modificarlo. utilice la opción Establecer ubicación del origen de datos. Trabajo con el complemento Microsoft Excel Al instalar Crystal Reports 10. Se agrega una opción de menú de Asistente de Crystal Report 10 al menú Herramientas de Excel.21 Creación de informes desde Excel y Access Nota: • Los informes creados con el complemento Access no reflejarán los cambios en la base de datos hasta que Ud. Crystal Reports crea un archivo de base de datos (. Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel El Asistente de Crystal Report en Excel ofrece pantallas conocidas de diseño y selección Crystal para ayudarle a crear un informe a partir de su hoja de cálculo. Puede modificar la barra de herramientas de Excel para quitar estos botones. Después de crear un informe mediante el asistente. el complemento de Excel se agrega automáticamente. Los botones tienen la misma apariencia.

o haga clic en su botón para elegir un rango directamente de la hoja de cálculo. Los botones con flecha de este cuadro de diálogo le permiten mover campos de una lista a la otra.Trabajo con el complemento Microsoft Excel Para crear un informe en Excel mediante el Asistente de Crystal Report 1 En el menú Herramientas de Excel. utilice la opción Establecer ubicación del origen de datos. 3 Cuando tenga seleccionado un rango de datos. Sugerencia: Otra forma de abrir el Asistente de Crystal Report es haciendo clic en el botón Asistente de Crystal Report 10. Aparece el Asistente de Crystal Report 10. Excel le advierte que debe guardarlos antes de ejecutar el asistente. la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 372 Manual del usuario de Crystal Reports . Si desea cambiar el origen de datos de la hoja de cálculo del informe. el programa crea un archivo de base de datos (. Para obtener más información. haga clic en Crear un informe Crystal. Para volver al asistente. el archivo de hoja de cálculo (. Una flecha mueve sólo el campo seleccionado. Al hacer clic en el botón el asistente se minimiza de modo que puede hacer clic y arrastrar para seleccionar un rango de datos. 5 Haga clic en Siguiente para elegir qué campos desea agrupar.mdb).rpt) no se pueden mover o después no podrá actualizar los datos de su informe. Nota: Para seleccionar un rango completo de datos de la hoja de cálculo. elija Asistente de Crystal Report 10. 4 Agregue los campos de la base de datos que desee ver en su informe a la lista Mostrar campos. haga clic en “Expandir automáticamente el rango”. 2 Ingrese un rango de datos en el cuadro de rango de celda. haga clic en el botón del asistente minimizado.xls) y el archivo de informe resultante (. Nota: Mientras diseña su informe. busque este tema en la Ayuda en línea de Crystal Reports. Si la hoja de cálculo contiene datos no guardados. El archivo de base de datos.

13 Haga clic en Siguiente para ingresar un título y una ubicación para guardar su informe. 12 Haga clic en Siguiente para seleccionar un estilo de informe. puede usarlo y modificarlo como lo haría con cualquier otro informe en Crystal Reports. 15 Haga clic en Finalizar. Puede ver. 9 Haga clic en Siguiente para ordenar los grupos según sus totales resumidos. Ahora que se ha creado su informe. o puede especificar un N Superior o N Inferior. Puede seleccionar Ordenar todos los grupos. imprimir y actualizar el informe en el visor. imprimir. La opción Ver después guarda el informe con el nombre que le dio en el directorio especificado. Los campos resumidos se aplican al grupo especificado en la lista “Para el grupo”. La opción Editar abre el informe en Crystal Reports. Manual del usuario de Crystal Reports 373 . Puede ver. Permanece vinculado a su hoja de cálculo Excel de modo que si se actualiza el informe después de alterar la hoja de cálculo. Puede usar los mismos campos en cada uno de los numerosos grupos. 7 Haga clic en Siguiente para elegir qué campos desea resumir.21 Creación de informes desde Excel y Access 6 Agregue los campos de la base de datos que desea agrupar en el cuadro Agrupar por. Cuando selecciona un campo de resumen. puede elegir un tipo de resumen para éste y agregar un total general. 8 Agregue los campos de la base de datos que desea totalizar en la lista Campos resumidos. Cuando está seleccionado un campo de grupo. puede elegir una dirección de ordenamiento en la lista Dirección de ordenamiento. Defina su selección de registros eligiendo en el cuadro de operadores limitantes e ingresando el valor de campo adecuado. actualizar y modificar el informe mientras utiliza todas las capacidades de Report Designer. 10 Haga clic en Siguiente para crear una selección de registros para su informe. lo que se muestra son sus datos cambiados (vea “Acerca del complemento Microsoft Excel” en la página 370). 11 Agregue los campos de la base de datos que va a usar para filtrar su informe a la lista Campos filtrados. 14 Elija un método para ver su informe: • Vista previa (sólo lectura) • Editar con Crystal Report Designer • Ver después La opción Vista previa abre el informe en el visor ActiveX.

Si usa este método puede seleccionar la tabla o consulta en el cuadro de diálogo Nuevo informe y acceder al paso 3.5\bin. Si la tabla o consulta de la base de datos está abierta. Para obtener las instrucciones de instalación del Asistente de Crystal Report en Access 97. aparecerá el cuadro de diálogo Elegir una tabla o consulta.Trabajo con el complemento Microsoft Access Trabajo con el complemento Microsoft Access Al instalar Crystal Reports 10. 374 Manual del usuario de Crystal Reports . Si no ha resaltado una tabla o consulta en el cuadro de diálogo Base de datos o Nuevo informe. a continuación. Puede usar el Asistente de Crystal Report para crear un informe en cualquier momento desde Access. Nota: Los archivos de complemento de Access se colocan de manera predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos Comunes\Crystal Decisions\2. Access le advierte que debe guardarla antes de ejecutar el Asistente.Otra forma de abrir el Asistente de Crystal Report es seleccionar la opción Informes en el cuadro de diálogo Base de datos. Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access El Asistente de Crystal Report ofrece pantallas conocidas de diseño y selección Crystal para ayudarle a crear un informe a partir de su tabla o consulta. hacer clic en Aceptar. seleccionar el Asistente de Crystal Report 10 y. el complemento de Access se agrega automáticamente. Nota: La instalación del complemento de Access no es automática para Office 97. hacer clic en Nuevo. Para crear un informe en Access mediante el Asistente de Crystal Report 1 En el menú Herramientas de Access. Se agrega una opción de menú llamada Asistente de Crystal Report 10 al submenú Complementos del menú Herramientas de Access. elija Complementos y luego haga clic en Asistente de Crystal Report 10. La opción está disponible hasta que desinstale el Asistente de Crystal Report 10 en el cuadro de diálogo Administrador de complementos (en el menú Herramientas de Access). vea la Ayuda en línea de Crystal Reports.

Puede usar los mismos campos en cada uno de los numerosos grupos. Puede seleccionar Ordenar todos los grupos. la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo.21 Creación de informes desde Excel y Access 2 En el cuadro de diálogo Elegir una tabla o consulta. Los campos resumidos se aplican al grupo especificado en la lista “Para el grupo”. 12 Haga clic en Siguiente para ingresar un título y una ubicación para guardar su informe. 3 Agregue los campos de la base de datos que desee ver en su informe a la lista Mostrar campos. Manual del usuario de Crystal Reports 375 . 9 Haga clic en Siguiente para crear una selección de registros para su informe. Una flecha mueve sólo el campo seleccionado. seleccione la tabla o consulta que desee usar y haga clic en Aceptar. Los botones con flecha de este cuadro de diálogo le permiten mover campos de una lista a la otra. Puede ver. Cuando selecciona un campo de resumen. 13 Elija un método para ver su informe: • Vista previa (sólo lectura) • Editar con Crystal Report Designer • Ver después La opción Vista previa abre el informe en el visor ActiveX. Cuando está seleccionado un campo de grupo. 10 Agregue los campos de la base de datos que va a usar para filtrar su informe a la lista Campos filtrados. 8 Haga clic en Siguiente para ordenar los grupos según sus totales resumidos. puede elegir un tipo de resumen para éste y agregar un total general. 11 Haga clic en Siguiente para seleccionar un estilo de informe. Defina su selección de registros eligiendo en el cuadro de operadores limitantes e ingresando el valor de campo adecuado. 7 Agregue los campos de la base de datos que desea totalizar en la lista Campos resumidos. puede elegir una dirección de ordenamiento en la lista Dirección de ordenamiento. 6 Haga clic en Siguiente para elegir qué campos desea resumir. 5 Agregue los campos de la base de datos que desea agrupar en el cuadro Agrupar por. Aparece el Asistente de Crystal Report 10. o puede especificar un N Superior o N Inferior. 4 Haga clic en Siguiente para elegir qué campos desea agrupar. imprimir y actualizar el informe en el visor.

actualizar y modificar el informe mientras utiliza todas las capacidades de Report Designer. Puede ver.Trabajo con el complemento Microsoft Access La opción Editar abre el informe en Crystal Reports. 376 Manual del usuario de Crystal Reports . puede usarlo y modificarlo como lo haría con cualquier otro informe en Crystal Reports. La opción Ver después guarda el informe con el nombre que le dio en el directorio especificado. Ahora que se ha creado su informe. imprimir.

Uso de las fórmulas 22 En este capítulo se explican los conceptos básicos de las fórmulas y se presenta el Taller de fórmulas para comenzar a crear fórmulas. Manual del usuario de Crystal Reports 377 .

tendrá que crear una fórmula. a continuación. Este proceso facilita la creación de informes útiles y ahorra tiempo a los usuarios. vea “Trabajar con funciones personalizadas”. Sin embargo. Por ejemplo. Proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lógica de fórmulas entre informes.Información general de fórmulas Información general de fórmulas En muchos casos. deberá llamarla a partir de una fórmula que esté utilizando. Asimismo. Un informe puede contener funciones personalizadas de ambos tipos de sintaxis. La sintaxis de la fórmula que llama a la función personalizada no es relevante al determinar la sintaxis de la función personalizada a la que está llamando. Novedades en el lenguaje de fórmulas En las versiones recientes de Crystal Reports se han agregado muchas funciones nuevas al lenguaje de fórmulas. Puede guardar una función personalizada en el repositorio y. copiarla en un informe distinto. Para utilizar una función personalizada en el informe. Las funciones personalizadas se pueden escribir en las sintaxis Crystal o Basic. En estos casos. Funciones personalizadas Las funciones personalizadas son procedimientos que se escriben y son independientes del informe en el que se utilizan. en la Ayuda en línea. Ud. Crystal Reports le facilita la creación de dicha fórmula. para calcular la cantidad de días que se demora el procesamiento de cada pedido. puede mantener las funciones personalizadas conectadas al repositorio y actualizar automáticamente el informe con la última versión después de modificarlas. Por ejemplo. necesita una fórmula que determine la cantidad de días entre la fecha del pedido y la fecha de envío. Funciones personalizadas y Crystal Repository Las funciones personalizadas se pueden compartir entre informes utilizando Crystal Repository. para preparar una lista de pedidos Ud. colocaría los campos apropiados en el informe. Para obtener más información. 378 Manual del usuario de Crystal Reports . en ocasiones es necesario colocar en el informe datos que no existen en ninguno de los campos de datos. Nota: Crystal Repository no está disponible en todas las versiones de Crystal Reports. los datos necesarios para un informe ya existen en campos de tabla de una base de datos.

Utilice el Taller de fórmulas como ubicación central a partir de la cual crear. cuando obtiene una vista previa del informe). modificar y eliminar fórmulas. Para obtener más información. Ayuda contextual para funciones y operadores Si selecciona una función o un operador en el árbol correspondiente. que pueden encontrarse en el informe de muestra Custom Functions. o bien selecciona una función u operador utilizados en el cuerpo de la fórmula. aparece el Editor de Fórmulas con una pila de llamadas en el Árbol del taller que muestra los valores actuales de todas las variables utilizadas en la fórmula. hay un árbol. Además.22 Uso de las fórmulas Funciones personalizadas de muestra Crystal Reports incluye funciones personalizadas de muestra. puede hacer clic en F1 para obtener ayuda específica. todas las funciones y todos los campos del informe. consulte “Depuración de errores en tiempo de evaluación” en la página 395. Arbol del taller En el Taller de fórmulas.rpt. que aparece inicialmente en el lado izquierdo. Para obtener más información. Taller de fórmulas y mejoras en el Editor de Fórmulas Se ha agregado a Crystal Reports el componente Taller de fórmulas. consulte “Trabajo con el Taller de fórmulas” en la página 386. Finalización automática de palabras clave En el Editor de Fórmulas. El árbol puede cambiarse de ubicación en el taller. Manual del usuario de Crystal Reports 379 . como contraposición al límite de tamaño de cadena de 255 bytes de las versiones anteriores. Pila de llamadas para depurar errores en tiempo de evaluación Si encuentra un error en una fórmula durante el tiempo de evaluación (es decir. si utiliza la combinación de teclas CTRL+Espacio. aparecerá una lista de las funciones que probablemente utilice con más frecuencia. El Editor de Fórmulas también se ha mejorado considerablemente. Límites aumentados Las fórmulas ahora pueden funcionar con campos de memorándum y procesar cadenas con un tamaño máximo de 64 K de longitud. Aparece un mensaje de error y el cursor se coloca en la fórmula que contiene el error. consulte “Ejemplos de funciones personalizadas” en la ayuda en línea. que muestra todas las fórmulas.

Información general de fórmulas Asistente de fórmulas Al crear una fórmula de informe nueva. La función personalizada proporciona la lógica comercial subyacente y el usuario proporciona los campos o las constantes de informe que adaptan la lógica a la situación del informe concreto. • IncludesUpperBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado incluye un límite superior o no. Funciones de rango nuevas • HasLowerBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado tiene límite inferior o no. como hacía en versiones anteriores. • HasUpperBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado tiene límite superior o no. vea ”Usar el cuadro de diálogo Extraer función personalizada de la fórmula”. 380 Manual del usuario de Crystal Reports . Estas funciones personalizadas se pueden volver a utilizar en una gran variedad de informes y de situaciones. Funciones nuevas Funciones de cadena nuevas • Roman: Toma un número y lo devuelve con el formato de número romano. o bien el Asistente de Fórmulas. consulte “Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas” en la página 389. puede utilizar bien el Editor de Fórmulas. en la Ayuda en línea. Para obtener más información. El cuadro de diálogo Extraer función personalizada de la fórmula es una herramienta de migración que ayuda a los usuarios a extraer la lógica comercial utilizada en los informes antiguos de forma que se pueda compartir y volver a usar fácilmente. Este asistente permite utilizar una función personalizada existente como plantilla para la creación de una fórmula nueva. • AscW: Toma un carácter o una cadena y devuelve el valor Unicode de dicho carácter o la primera letra de la cadena. Para obtener más información. • ProperCase: Toma una cadena y la devuelve con la primera letra de cada palabra en mayúsculas. • IncludesLowerBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado incluye un límite inferior o no. • ChrW: Toma un número Unicode y devuelve el carácter coincidente. Extraer función personalizada de la fórmula (cuadro de diálogo) Este cuadro de diálogo permite extraer la lógica de las fórmulas de informe de informes antiguos para crear una función personalizada nueva.

Nombre de cliente}) Cómo sacar una porción o porciones de una cadena de texto Para extraer la primera letra del nombre del cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal: {Cliente. Disponible en las sintaxis Crystal y Basic.85 Cómo dar formato al texto de un informe Para cambiar a mayúscula todos los valores en el campo Nombre de cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal: UpperCase ({Cliente. para obtener una lista completa de las funciones financieras disponibles. Se trata de una función de estado de impresión disponible en las sintaxis Crystal y Basic. necesita manipulación especializada de datos. • DrillDownGroupLevel: Devuelve un número que indica el nivel de grupo de la vista de profundización actual. Funciones financieras nuevas Existen 42 funciones financieras nuevas en Crystal Reports. esta función permite establecer el número máximo de evaluaciones de condición de ciclo por evaluación de una fórmula.Nombre de cliente}) Ejemplo de sintaxis Basic: formula = UCase ({Cliente.Precio unitario}*.22 Uso de las fórmulas Otras funciones nuevas • Enunciado Option Loop: Cuando el valor predeterminado máximo de 100.Precio unitario}*. Cómo crear campos calculados para agregarlos a su informe Para calcular un precio con un descuento del 15%: Ejemplo de sintaxis Crystal: {Detalle de pedidos. Si Ud.85 Ejemplo de sintaxis Basic: formula = {Detalle de pedidos.000 no basta. puede hacerlo con una fórmula. en la Ayuda en línea. vea Funciones Funciones financieras.Nombre de cliente} [1] Manual del usuario de Crystal Reports 381 . Usos típicos para fórmulas Existen muchos usos para las fórmulas.

APELLIDOS DEL CLIENTE}. “:”. Los componentes son las piezas agregadas para crear una fórmula.Nombre de cliente} (1) Cómo extraer partes de una fecha Para determinar en qué mes se hizo un pedido: Ejemplo de sintaxis Crystal: Month ({Pedidos.Componentes y sintaxis de la fórmula Ejemplo de sintaxis Basic: formula = {Cliente.1416 Texto Ejemplo: “Cantidad”. Se puede usar cualquiera de los siguientes componentes en la fórmula: Campos Ejemplo: {cliente.VENTAS DEL AÑO PASADO} Números Ejemplo: 1.Fecha de pedido}) Ejemplo de sintaxis Basic: formula = Month ({Pedidos. {cliente. mientras que la sintaxis son las reglas que se deben respetar para organizar los componentes. 2. 3.Fecha de pedido}) Uso de una función personalizada Para convertir 500 $ estadounidenses en canadienses: Ejemplo de sintaxis Crystal: cdConvertUSToCanadian (500) Ejemplo de sintaxis Basic: formula = cdConvertUSToCanadian (500) Componentes y sintaxis de la fórmula Las fórmulas contienen dos partes decisivas: los componentes y la sintaxis. “su texto” 382 Manual del usuario de Crystal Reports . Componentes de la fórmula Crear una fórmula en Crystal Reports es como crear una en cualquier aplicación de hoja de cálculo.

Funciones personalizadas Ejemplo: cdFirstDayofMonth. suma y conteo. Cpocond). podría usar valores de campo de grupo para buscar el porcentaje del total general aportado por cada grupo. Por ejemplo. “condición”) Los valores de campo de grupo resumen un grupo.22 Uso de las fórmulas Operadores Ejemplo: + (sumar). cdStatutoryHolidays Las funciones personalizadas proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lógica de fórmulas. Algunas reglas básicas son: • Incluir cadenas de texto entre comillas. Manual del usuario de Crystal Reports 383 . ciclos “For” Valores de campo de grupo Ejemplo: Average (campo. Funciones Ejemplo: Round (x). Ud. {@CUOTA} Sintaxis de fórmulas Las reglas de sintaxis se usan para crear fórmulas correctas. Trim (x) Las funciones realizan cálculos tales como promedio. Se pueden almacenar en Crystal Repository y agregarse posteriormente a un informe. • Incluir argumentos entre paréntesis (donde sea aplicable). Una vez incluidas en el informe. Todas las funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan según su uso. -x (negativo) Los operadores son acciones que puede usar en sus fórmulas. Sum (campo. / (dividir). Otras fórmulas Ejemplo: {@Beneficios brutos}. estas funciones se pueden utilizar en el Asistente de fórmulas a la hora de crear fórmulas. Cpocond. • Las fórmulas con referencia se identifican por un signo @ situado a la izquierda. Estructuras de control Ejemplo: “If” y “Select”.

Si está familiarizado con Microsoft Visual Basic o con otras versiones de Basic. • Si utiliza las fórmulas de sintaxis de Basic. Los informes pueden contener fórmulas que utilicen tanto la sintaxis Basic como la sintaxis Crystal. Si Ud. operadores y estructuras de control inspiradas en Visual Basic. • El procesamiento de informes no es más lento si se utiliza la sintaxis Basic. 384 Manual del usuario de Crystal Reports . Especificación de fórmulas Hay varios tipos diferentes de fórmulas en Crystal Reports: fórmulas de informe. puede que esté acostumbrado a la sintaxis Basic. puede utilizar la sintaxis Crystal o Basic. vea Creación de fórmulas con sintaxis Basic en la Ayuda en línea. Por ejemplo. vea Creación de fórmulas con sintaxis Crystal en la Ayuda en línea. Temas relacionados • Para obtener información sobre la sintaxis Basic. de búsqueda. puede continuar usándola y aprovechar las nuevas funciones. Fórmulas de informe Las fórmulas de informe son fórmulas que se crean para permanecer en un informe de forma autónoma. La mayoría de las fórmulas de un informe son de informe y de formatos condicionales. se siente cómodo con la sintaxis Crystal. Casi todas las fórmulas se pueden escribir con ambas sintaxis. Nota: • Las fórmulas de selección de registros y de selección de grupos no se pueden escribir en sintaxis Basic. una fórmula que calcula los días que hay entre la fecha de pedido y la fecha de envío es una fórmula de informe. de selección. En general. • Para obtener información sobre la sintaxis Crystal. esta sintaxis se modela en Visual Basic. no necesita distribuir archivos adicionales con los informes. de condición de total acumulado y de alerta.Especificación de fórmulas Sintaxis Crystal y Basic Al crear fórmulas. Los informes que usan fórmulas con sintaxis Basic se pueden ejecutar en cualquier equipo con Crystal Reports. La sintaxis Crystal es el lenguaje de fórmulas incluido en todas las versiones de Crystal Reports. pero tiene extensiones específicas para controlar la elaboración de informes. de formato.

Al igual que con las de selección. Puede escribir estas fórmulas directamente o especificar la selección mediante el Asistente de selección. Manual del usuario de Crystal Reports 385 . de los campos de base de datos. ni modificar ni eliminar las fórmulas existentes. puede ver la fórmula como referencia. Fórmulas de búsqueda Las fórmulas de búsqueda ayudan a encontrar datos en el informe. Consulte “Crear totales acumulados condicionales” en la página 181. También puede editar estas fórmulas manualmente. pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Fórmulas de alerta Las fórmulas de alerta ayudan a definir condiciones y mensajes para alertas de informe. Dé formato al texto con el Editor de Formato. obtenga acceso al Taller de fórmulas desde el Editor de Formato. Si necesita crear una fórmula de formato. Crystal Reports genera la fórmula de selección de registros y de selección de grupos. Consulte “Trabajo con formato condicional” en la página 245. pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. sólo tendrá que aprender una pequeña parte de la de Crystal para modificar la mayoría de las fórmulas de selección y de búsqueda. estas fórmulas no se suelen ingresar directamente. Consulte “Acerca de las alertas de informe” en la página 364. de los objetos o de secciones completas de un informe.22 Uso de las fórmulas Fórmulas de formato condicional Las fórmulas de formato cambian el diseño de un informe. Sin embargo. sino especificando criterios de búsqueda mediante el Asistente de búsqueda. Crystal Reports genera la fórmula. Nota: Si abre el Taller de fórmulas desde el Editor de Formato. Fórmulas de condición de total acumulado Estas fórmulas permiten definir la condición en virtud de la cual se evaluará o restablecerá el total acumulado. También puede editar estas fórmulas manualmente. así como la apariencia del texto. Fórmulas de selección Las fórmulas de selección especifican y limitan los registros y los grupos que aparecen en un informe. no podrá crear un tipo de fórmula diferente. A continuación. Consulte “Selección de registros” en la página 136. Nota: Si ya conoce la sintaxis Basic.

Sugerencia: También puede seleccionar la carpeta correspondiente en el Árbol del taller y hacer clic a continuación en el botón Nueva. un árbol que enumera los tipos de fórmulas que se pueden crear o modificar. haga clic en Taller de fórmulas. 386 Manual del usuario de Crystal Reports . cuando se definen fórmulas de selección. También contiene carpetas para funciones personalizadas y enunciados SQL. Para obtener acceso al Taller de fórmulas 1 En el menú Informe. Consta de una barra de herramientas. Nota: Las fórmulas de búsqueda y las de condición de totales acumulados se crean y se mantienen a través del Asistente de búsqueda y el cuadro de diálogo Crear (o Editar) campo de total acumulado.Especificación de fórmulas Trabajo con el Taller de fórmulas Puede crear numerosos tipos de fórmulas en el Taller de fórmulas. etc. Se abre cuando se agregan campos de fórmula nuevos. Aparece el Taller de fórmulas. En modo flotante. se puede arrastrar y colocar en cualquier parte del taller. pero se puede acoplar manualmente en el lado derecho. Expanda una carpeta del árbol para ver las fórmulas existentes. sin embargo. Acceso a Taller de fórmulas El acceso al Taller de fórmulas se obtiene de muchas formas. cuando se trabaja con funciones personalizadas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Taller de fórmulas situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. También puede abrirse Taller de fórmulas por sí mismo antes de empezar a agregar tipos concretos de fórmulas. el comando Registro del submenú Fórmulas de selección). De forma predeterminada. Se pueden agregar fórmulas nuevas y editar o eliminar fórmulas existentes según convenga. Árbol del taller El Árbol del taller contiene carpetas para cada uno de los tipos de fórmulas que se pueden crear en Crystal Reports. aparece acoplado en el lado izquierdo del Taller de fórmulas. Aparece el cuadro de diálogo o editor apropiado. Esas funciones del programa permiten abrir el Taller de fórmulas de modo que se pueda trabajar con su familiar interfaz de usuario. Sugerencia: El Árbol del taller se puede acoplar. 2 Haga clic en Nueva y seleccione en la lista que aparece el tipo de fórmula que desee crear. no es posible agregar o mantener ese tipo de fórmulas directamente desde el propio Taller de fórmulas. Si el taller se muestra como consecuencia de utilizar un comando concreto (por ejemplo. se selecciona la carpeta pertinente del árbol y aparece la versión apropiada del Editor de fórmulas. y un área para definir la fórmula propiamente dicha.

También contienen cualquier fórmula o grupo creados anteriormente para el informe. Se utiliza para crear y modificar el contenido de las fórmulas. a continuación. Cuando acceda al Editor de fórmulas. el recuento. Explicación de las secciones del Editor de fórmulas El Editor de Fórmulas consta de cuatro ventanas principales. Funciones Operadores Texto de fórmula Elección de la sintaxis La Barra de herramientas del Editor de expresiones del Taller de fórmulas contiene la lista desplegable donde se elige sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic para la fórmula que se va a crear. Describen una operación o una acción que tiene lugar entre dos o más valores. la suma. Área donde se crea una fórmula. menor que y mayor que. Las funciones y los operadores son distintos en cada sintaxis. ya que están disponibles en cada sintaxis.22 Uso de las fórmulas Trabajo con el Editor de fórmulas El Editor de fórmulas es un componente del Taller de fórmulas. Ejemplos de operadores: añadir. Manual del usuario de Crystal Reports 387 . aparecerá de manera predeterminada la sintaxis seleccionada. el seno. Realizan cálculos como la media. el recorte y la mayúscula. Seleccione la sintaxis preferida en la lista desplegable Lenguaje de fórmulas y haga clic en Aceptar. Ventana Campos del informe Descripción del contenido Los campos del informe contienen todos los campos de base de datos a los que se puede acceder desde el informe. aparece la sintaxis Crystal como sintaxis predeterminada. Son generalmente los “verbos de acción” que se utilizan en las fórmulas. Cómo establecer la sintaxis predeterminada Al abrir el Editor de fórmulas. seleccione Opciones en el menú Archivo y. En esta ventana también se muestra una lista de las funciones personalizadas. así como la lista de operadores de la ventana Operadores. cambiará la lista de funciones de la ventana Funciones. haga clic en la ficha de elaboración de informes. restar. Si desea cambiar la sintaxis predeterminada. Los campos del informe disponibles no cambian. Nota: Al cambiar la sintaxis Crystal a la de Basic o viceversa. Las funciones son procedimientos incorporados previamente que devuelven valores.

388 Manual del usuario de Crystal Reports . Funciones y Operadores de la parte superior del Editor de fórmulas contienen los componentes primarios de fórmula. si establece la sintaxis Basic y hace doble clic en Operadores >Estructuras de control > Multilínea si en el árbol Operadores. Por ejemplo.Especificación de fórmulas Especificación de componentes de fórmulas Los árboles Campos de informe. el siguiente texto se transfiere a la ventana de texto de fórmulas con el cursor situado entre If y Then: If | Then ElseIf Then Else End If El texto anterior le ayuda a organizar las partes necesarias para escribir su fórmula. Haga doble clic en cualquier componente de estos árboles para agregar ese componente a su fórmula.

vea Asistente de fórmulas en la ayuda en línea. 8 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de fórmulas. seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nueva. Manual del usuario de Crystal Reports 389 . 6 Ingrese la fórmula escribiendo los componentes o seleccionándolos de los árboles de componentes. @Procesamiento) en la ficha Diseño.22 Uso de las fórmulas Creación y modificación de fórmulas Creación de una fórmula e inserción en un informe 1 En el menú Ver. 9 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta. se muestra una lista de las palabras clave que pueden coincidir con lo que ya ha escrito. escriba el nombre con el que desee identificar la fórmula. 4 Haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. 3 En el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. Se utiliza para crear y modificar fórmulas basadas en funciones personalizadas. Nota: Una fórmula ubicada en un informe se indica mediante @ (por ejemplo. vea “Sintaxis de fórmulas” en la página 383. 5 En el Barra de herramientas del Editor de expresiones. Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas El Asistente de fórmulas es un componente del Taller de fórmulas. haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de fórmulas. 7 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula. haga clic en Explorador de campos. asegúrese de que el informe o Crystal Repository contienen una función personalizada y tiene acceso a ella. Nota: Para obtener información sobre la interfaz de usuario del Asistente de fórmulas. 2 En el cuadro de diálogo Explorador de campos. Sugerencia: Ctrl+espacio mostrará una lista de las funciones disponibles. Para crear una fórmula en el Asistente de fórmulas Nota: Antes de empezar este procedimiento. Si ya ha empezado a escribir. 10 Seleccione la fórmula en el cuadro de diálogo Explorador de campos y arrástrela hasta donde desee ubicarla en el informe. Si no sabe cuál sintaxis elegir. seleccione sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic.

o seleccionar valores predefinidos o campos de informe de la lista asociada. también se pueden agregar. 3 En el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. 2 Seleccione Campos de fórmula en el Árbol del taller y haga clic en Nuevo.Creación y modificación de fórmulas 1 En el menú Informe. 5 En el área Lógica proporcionada por la función personalizada. escriba el nombre con el que desee identificar la fórmula. Puede especificar valores constantes directamente. Nota: Si selecciona una Función personalizada del repositorio. Aparece el Asistente de fórmulas. dicha función se agrega al informe actual. Si la función personalizada requiere otras funciones personalizadas del repositorio. elija la función personalizada en la que desee basar la fórmula. haga clic en Taller de fórmulas. Ahora ya puede utilizar esta fórmula en el informe del mismo modo que utilizaría una fórmula creada en el Editor de fórmulas. 4 Haga clic en Usar Asistente. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Taller de fórmulas situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 390 Manual del usuario de Crystal Reports . Puede elegir una Función personalizada del informe (función personalizada que existe en el informe actual) o una Función personalizada del repositorio (función personalizada que está almacenada en el repositorio). especifique un valor para cada argumento en el campo Valor apropiado. 7 Haga clic en Guardar para guardar la fórmula en la carpeta Campos de fórmula del Taller de fórmulas. 6 En el área Argumentos de función.

Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. 5 Haga clic en el botón Reemplazar todos para reemplazar todas las repeticiones del texto de búsqueda con el contenido del cuadro de texto Reemplazar con. Búsqueda y reemplazo de texto 1 En el menú Ver. 3 En la Barra de herramientas del Editor de expresiones. Se desactivan los botones Marcar todo.22 Uso de las fórmulas Edición de fórmulas 1 En el menú Ver. haga clic en Explorador de campos. haga clic en Explorador de campos. 2 Haga clic con el botón derecho del mouse en la fórmula que desea editar y elija Editar. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de fórmulas. Reemplazar y Reemplazar todos cuando se especifica una búsqueda dentro de un cuadro de lista. 6 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula. En este cuadro de diálogo. Manual del usuario de Crystal Reports 391 . haga clic en Buscar o reemplazar para abrir el cuadro de diálogo Buscar. 4 Haga clic en el botón Marcar todo para marcar todas las repeticiones del texto de búsqueda. También puede buscar (pero no reemplazar) dentro de cualquier árbol del Editor de fórmulas (use las opciones de búsqueda para especificar qué cuadros de lista está buscando). edite la fórmula. 2 Haga clic con el botón derecho del mouse en la fórmula que desea editar y elija Editar. Sugerencia: Asegúrese de que selecciona el área que desea buscar en la lista Buscar. 3 En el Editor de fórmulas. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de fórmulas. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. puede buscar y reemplazar texto dentro del cuadro de texto de fórmula. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.

6 Vuelva a Crystal Reports. haga clic con el botón derecho del mouse y elija Copiar en el menú. Para copiar fórmulas de la Ayuda en línea 1 En el menú Ayuda. fórmulas. elija Ver en el menú principal y seleccione Explorador de campos. enunciados condicionales y cadenas de texto según sea necesario para usarlos con los datos del nuevo informe. 9 Coloque el punto de inserción donde desee que aparezca el texto en el cuadro de texto Fórmula del Editor de fórmulas y presione Ctrl+V para pegar el texto del Portapapeles. haga clic en Ayuda de Crystal Reports. Windows coloca una copia del texto seleccionado en el Portapapeles. 10 Modifique la fórmula cambiando los campos. 392 Manual del usuario de Crystal Reports . 8 Escriba el nombre con el que desea identificar la fórmula y haga clic en Usar Editor.Creación y modificación de fórmulas Copia de fórmulas de la ayuda en línea Dado que las fórmulas desarrolladas mediante el Editor de fórmulas son texto. 7 Seleccione Campos de fórmula y haga clic en el botón Nuevo. 11 Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta. se pueden copiar fórmulas en línea directamente en el Editor de fórmulas y modificarlas después de acuerdo con sus necesidades. campos de grupo. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. 5 Resalte la fórmula. 2 Haga clic en la ficha Índice. 4 Desplácese por los temas de fórmulas hasta localizar la fórmula que desee copiar. Copia de fórmulas de un informe a otro Quizá desee copiar una fórmula creada en un informe para usarla en otro. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. 3 Escriba fórmulas en el campo de palabras clave y haga clic en Mostrar. haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de fórmulas. Copie la fórmula de texto de un informe a otro mediante el Portapapeles. Aparece la Ayuda en línea de Crystal Reports. Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula.

es necesario cambiar las referencias de campo. 8 Haga clic en Guardar y cerrar. • Si la fórmula contiene elementos condicionales. si la fórmula en su antiguo informe realizaba una acción cuando la cantidad era "mayor que 100". 4 Elija Pegar en el menú Edición. Esto significa que cualquier base de datos mencionada en la fórmula original (o una base de datos con la misma estructura. fórmulas y campos de grupos mencionados en la copia de la fórmula deben existir en el nuevo informe. haga clic con el botón derecho del mouse y elija Editar fórmula en el menú de acceso directo. puede encontrar que "mayor que 10" o "mayor que 2000" tiene más sentido con los nuevos datos. 3 Abra el informe en el que desea copiar la fórmula.22 Uso de las fórmulas Para copiar una fórmula de un informe a otro 1 Seleccione el campo de fórmula que desea copiar en el informe. 7 Elimine los valores antiguos y escriba los nuevos valores o selecciónelos en los árboles Campos. haga clic en Copiar. 5 Cuando el programa muestre la trama del objeto. • Si va a usar la fórmula con los datos nuevos y si el informe contiene enunciados similares a lo siguiente: If {archivo. arrastre la fórmula a la nueva ubicación. 6 Para realizar cambios a la fórmula. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo. Manual del usuario de Crystal Reports 393 . Funciones u Operadores.CAMPO} = “cadena de texto” Asegúrese de que las cadenas de texto usadas en la fórmula coinciden con los valores que existen en los datos nuevos. use los siguientes puntos a modo de guía: • Todos los campos. Al modificar una fórmula. nombres de campo y alias) debe estar activa en el nuevo informe. asegúrese de que las condiciones se aplican a los datos del nuevo informe. 2 En el menú Edición. asegúrese de que la condición "mayor que 100" es aplicable a la nueva fórmula. cuando acabe. en la barra de herramientas de Taller de fórmulas. • Si dicha base de datos no está activa. Por ejemplo. fórmula y campo de grupo en la copia de la fórmula para corresponder a los elementos del nuevo informe. Puntos claves para editar la copia de una fórmula Al realizar cambios.

es necesario eliminar la especificación y todas las copias de trabajo de la fórmula. Haga clic en Sí para eliminarla. Si elimina esta fórmula. 2 Seleccione Eliminar. Nota: No es posible eliminar la especificación sin borrar todas las copias de trabajo de la fórmula. 394 Manual del usuario de Crystal Reports . usando el nombre que se le asignó.Eliminación de fórmulas Eliminación de fórmulas Cuando se crea una fórmula y se agrega a un informe. Para obtener ayuda sobre la depuración de los errores en tiempo de evaluación que llaman a la lista de pilas del Editor de Fórmulas y sobre la depuración asistida. La especificación se lista en el cuadro de diálogo Explorador de campos. Eliminación de la especificación de la fórmula 1 Elija Ver en el menú principal y seleccione Explorador de campos. Nota: Aparece un cuadro de diálogo si esta fórmula está en uso en un informe. las especificaciones de la fórmula permanecen inalteradas. 2 Haga clic con el botón derecho del mouse en la fórmula que desea eliminar y elija Eliminar. Para eliminar fórmulas completamente. Depuración de fórmulas Para obtener información sobre la depuración de fórmulas al guardar la fórmula. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. • Coloca una copia de trabajo de esa fórmula en el punto especificado en el informe. Report Designer: • Almacena la especificación para crear la fórmula. Nota: Incluso después de eliminar del informe las copias de trabajo de una fórmula. Una copia de trabajo es cualquier repetición de la fórmula en el informe. Eliminación de la fórmula de trabajo del informe 1 Haga clic con el botón derecho del mouse en la fórmula que desea eliminar del informe. vea el Tutorial de depuración. Queda disponible si desea volver a ingresar la fórmula al informe. eliminará toda referencia a ésta en los informes. vea Depuración de errores en tiempo de evaluación.

Después de terminar este ejercicio. Si expande un nodo de función o fórmula personalizada del árbol.NOMBRE DEL CLIENTE} [1] = 'Ro” and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = “5”) Manual del usuario de Crystal Reports 395 . Tutorial de depuración Siga el ejemplo a continuación para aprender los pasos necesarios para depurar una fórmula. La función o fórmula personalizada situada en la parte superior de la pila de llamadas es donde se detectó el error.22 Uso de las fórmulas Depuración de errores en tiempo de evaluación Al mostrarse el Taller de fórmulas como resultado de un error en tiempo de evaluación. Los nodos del árbol proporcionan los nombres de las funciones y/o de las fórmulas personalizadas que se estaban evaluando cuando se produjo el error.mdb. Acerca de este tutorial • Este tutorial usa la base de datos de muestra Xtreme_es.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = “Bi” and ToText({cliente. se mostrarán las variables que se están usando en esa función o fórmula junto con el valor que tenían en el momento en el que se produjo el error. Obtendrá un error de división por cero y se llamará al Editor de fórmulas con la pila de llamadas situada a la izquierda. • Los errores se verificarán en la siguiente fórmula: If ({cliente.rpt”. La raíz del árbol proporciona una descripción del error que se ha producido. La siguiente función o fórmula personalizada de la pila ha llamado a la función o fórmula personalizada situada sobre ella en la pila.ID DEL CLIENTE}) [1] = “6”) Or ({cliente. La apariencia de la función sería ésta en sintaxis Basic: formula = 1/{@Calendar Days Between} Y ésta en sintaxis Crystal: 1/{@Calendar Days Between} Inserte esta fórmula en la sección de detalles del informe y obtenga una vista previa de ella. cree una fórmula nueva que divida 1 por el resultado de la función @Calendar Days Between. Ejemplo de un error en tiempo de evaluación Utilizando el mismo informe “Custom Functions. se mostrará el texto de dicha función o fórmula en la ventana del editor y se resaltará el texto de la expresión que se estaba evaluando cuando se produjo el error. • Este tutorial usa sintaxis Crystal. use los mismos principios para depurar sus propias fórmulas. Si selecciona un nodo de función o fórmula personalizada del árbol. el Árbol del taller contendrá una pila de llamadas.

Ahora va a desglosar la fórmula para verificar y ver que cada condición de la fórmula funciona individualmente. 8 Inserte el campo de fórmula corregida a la derecha de los dos campos de datos en la sección Detalles de su informe. mientras que el resto se verá como “NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS”. Al imprimir el campo. Fórmula1 1 Primero debe crear un informe usando la tabla "Cliente" de Xtreme_es. 2 Cree una nueva fórmula llamada Fórmula1.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = “Bi” Then “TRUE” Else “FALSE” 4 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. esta fórmula debería seleccionar todos los clientes cuyos nombres comienzan con “Bi” y cuyas identificaciones de cliente comienzan con “6”. Aparecerá el siguiente mensaje de error: Falta el ]. 6 Vuelva a hacer clic en Comprobar. 3 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de fórmula del Editor de fórmulas: If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} Para verificar cada porción de la fórmula.Depuración de fórmulas “CLIENTE PREFERIDO” Else “NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS” Si está correcta.ID DEL CLIENTE} {cliente.mdb y ubicar los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles: {cliente. va a colocar un nuevo campo de fórmula junto a estos dos campos en el informe. 396 Manual del usuario de Crystal Reports . en la barra de herramientas de Taller de fórmulas. 5 Corrija la fórmula insertando el signo “ ] “ que falta después del 2. aquellas selecciones se verán como “CLIENTE PREFERIDO”. Aparecerá el siguiente mensaje: No se encontraron errores. al igual que aquellas compañías cuyos nombres comienzan con “Ro” y cuyas identificaciones de cliente comienzan con “5”. 9 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estándar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Fórmula1 son correctos. 7 Haga clic en Guardar y cerrar.

2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de fórmula del Editor de fórmulas: If ToText({cliente. Ahora va a verificar las otras partes de la fórmula. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de fórmula del Editor de fórmulas: If ({cliente.) en el nombre de campo por un punto (. Fórmula3 y Fórmula4 mediante los pasos 1 al 9. Manual del usuario de Crystal Reports 397 . Debe aparecer “TRUE” junto a todos los números de cliente que empiecen por 6 y “FALSE” junto a todos los números de cliente que no empiecen por 6.). Fórmula2 1 Cree una nueva fórmula llamada Fórmula2. 4 Corrija la fórmula cambiando la coma (. usando las fórmulas especificadas a continuación para cada una de ellas.22 Uso de las fórmulas Encontrará “TRUE” junto a los nombres de clientes que comiencen con “Bi” y “FALSE” junto a todos los demás. Fórmula3 1 Cree una nueva fórmula llamada Fórmula3.ID DEL CLIENTE}) [1] = “6” Then “TRUE” Else “FALSE” 3 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = 'Ro” Then “TRUE” Else “FALSE” 3 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. 6 Coloque la fórmula a la derecha del campo @Fórmula1. Aparecerá el siguiente mensaje de error: Falta el ' para esta cadena. Verifique cada uno de los errores. Aparecerá el siguiente mensaje de error: Este nombre de campo es desconocido. Ahora la fórmula debe ser correcta. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estándar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Fórmula2 son correctos. Inserte cada campo de fórmula en la misma línea de la sección Detalles para una fácil comparación. corrija según sea necesario y asegúrese de que los valores devueltos sean correctos antes de pasar a la Fórmula2. 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Cree Fórmula2.

398 Manual del usuario de Crystal Reports . Comenzará vinculando las dos primeras fórmulas (@Fórmula1 y @Fórmula2) y luego agregará @Fórmula3 y @Fórmula4 para crear la fórmula final @FórmulaFinal. Ahora la fórmula debe ser correcta. Debe aparecer “TRUE” junto a todos los nombres de clientes que empiecen por “Ro” y “FALSE” junto a todos los nombres de clientes que no empiecen por “Ro”. va a crear una fórmula que vincule los componentes separados. 6 Coloque la fórmula a la derecha del campo @Fórmula2. Ahora que las fórmulas ya no tienen errores y los valores de campo devueltos son correctos. 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Aparecerá el siguiente mensaje de error: Falta la palabra 'then'. 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Fórmula4 1 Cree una nueva fórmula llamada Fórmula4. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estándar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Fórmula4 son correctos. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de fórmula del Editor de fórmulas: If ToText({cliente.Depuración de fórmulas 4 Corrija la fórmula cambiando la comilla simple (’) antes de Ro por comillas doble (“). Ahora la fórmula debe ser correcta. Debe aparecer “TRUE” junto a todas la identificaciones de cliente que empiecen por 5 y “FALSE” junto a todas las identificaciones de cliente que no empiecen por 5.ID DEL CLIENTE}) [1] = “5” “TRUE” Else “FALSE” 3 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estándar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Fórmula3 son correctos. 6 Coloque la fórmula a la derecha del campo @Fórmula3. 4 Para corregir la fórmula escriba la palabra “Then” al final de la primera línea después de “5”.

FórmulaFinal 1 Cree una nueva fórmula llamada FórmulaFinal.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.22 Uso de las fórmulas Fórmula1+2 1 Cree una nueva fórmula llamada Fórmula1+2. 2 = “Bi” and “6”) or 2 = “Ro” and “5”) Then 3 Coloque la fórmula donde quiera que aparezca en la sección Detalles del informe. Puede usar este mismo proceso de prueba “condición por condición” para cualquier fórmula y así verificarlas sistemáticamente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente. y “FALSE” junto a todas las identificaciones de cliente que no cumplan con estos criterios. Ahora puede borrar todos los demás campos de fórmula del informe.ID DEL CLIENTE}) [1] = “6”) Then “TRUE” Else “FALSE” 3 Coloque la fórmula a la derecha del campo @Fórmula4. Manual del usuario de Crystal Reports 399 .NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = “Bi” and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = “CLIENTE PREFERIDO” Else “NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS”. Consulte “Eliminación de fórmulas” en la página 394. puede crear una última fórmula si agrega el código de @Fórmula3 y @Fórmula4. Debe aparecer “TRUE” junto a cada cliente cuyo nombre comience con Bi y cuya identificación comience con 6.ID DEL CLIENTE}) [1] = If ({cliente. Si esta fórmula funciona correctamente. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de fórmula del Editor de fórmulas: If ({cliente. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro de texto de fórmula del Editor de fórmulas: If ({cliente.

Depuración de fórmulas 400 Manual del usuario de Crystal Reports .

Campos de parámetro 23 Este capítulo explica qué son campos de parámetro y cómo se pueden aplicar para crear un informe que se pueda usar para tener acceso a diferentes tipos de datos dependiendo de las necesidades del usuario. Manual del usuario de Crystal Reports 401 .

• FechaHora: Requiere tanto la fecha como la hora. Ejemplo: ¿Desea incluir cifras de presupuesto planificado en el resumen? • Moneda: Requiere una cantidad en dólares. • El mensaje que aparece cuando se solicita el valor del parámetro puede contener de 60 a 70 caracteres por línea con un máximo de dos líneas. • Cadena: Requiere una respuesta en texto. • número: Requiere un valor numérico. Mediante el uso de campos de parámetro en fórmulas. • Un campo de parámetro puede contener solamente un valor predeterminado. Ejemplo: Ingrese las fechas iniciales y finales del trimestre. puede crear un único informe que podrá modificar siempre que lo necesite. El texto de más de una línea de longitud se ajustará automáticamente a varias líneas. Ejemplo: Introduzca la región. Ejemplo: Mostrar estadísticas del 07/04/1999 entre 13:00-14:00. Ejemplo: Introduzca el número de identificación del cliente.Información general de parámetros Información general de parámetros Los parámetros piden al usuario de un informe que introduzca información. Establezca el campo de parámetro e introdúzcalo en su fórmula como haría con cualquier otro campo. Piense en un parámetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. 402 Manual del usuario de Crystal Reports . La información que escribe el usuario. dependiendo del ancho del carácter. hasta un máximo de 25 caracteres alfanuméricos. puede existir un parámetro que pida al usuario que elija una región. • Hora: requiere una respuesta usando un formato de hora Ejemplo: Mostrar el número total de llamadas desde 13:00-14:00. • fecha: Requiere una respuesta en formato de fecha. Por ejemplo. • No necesita colocar un campo de parámetro en el informe para poder usarlo en una fórmula de selección de grupos o registros. fórmulas de selección y en el propio informe. en un informe usado por vendedores. Consideraciones acerca de campos de parámetro Hay varias cosas que debe tener en cuenta cuando está trabajando con campos de parámetro. determina lo que aparece en el informe. El informe devuelve los resultados de la región específica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Los campos de parámetro también pueden usarse en subinformes. o la forma en que responde. • Los campos de parámetro son compatibles con los siguientes tipos de datos: • Booleano: Requiere una respuesta sí/no o verdadero/falso. Ejemplo: Mostrar clientes con ventas superiores a XXXXX.

6 Seleccione el Tipo de valor adecuado de la lista. un informe de muestra que se incluye con el software de Crystal Reports. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. En este ejemplo se usa País. haga clic en Explorador de campos. Éste es el texto que aparece en el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro cuando se actualiza el informe.23 Campos de parámetro Cómo crear un campo de parámetro Use los siguientes pasos para crear un parámetro que permita al usuario especificar una lista de clientes para un país específico. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Explorador de campos situado en la barra de herramientas estándar. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. El primero es la creación del parámetro y el segundo es usando el Asistente de selección para incorporar el parámetro. 4 Especifique un nombre para el parámetro en el campo Nombre (hasta 255 caracteres alfanuméricos). Este procedimiento usa el archivo Group. 2 En el menú Ver. En este ejemplo se usa “Seleccione un país”. 5 Ingrese el texto de solicitud deseado en el campo Texto de confirmación (hasta 255 caracteres alfanuméricos). 3 Seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo.rpt. Manual del usuario de Crystal Reports 403 . Este procedimiento consta de dos conjuntos de pasos. En este ejemplo se usa Cadena. Para crear un campo de parámetro 1 Verifique que su informe esté abierto en la ficha Diseño.

Nota: Si no desea ver el campo de parámetro que ha soltado en su informe. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro.Información general de parámetros Nota: Cuando cree un parámetro cuyo tipo de valor sea fecha o fechahora. Este ejemplo permite al usuario elegir cualquiera de los países. colóquelo en una sección que pueda suprimir. 13 Arrastre y suelte el parámetro País en su informe. mueva solamente los países que desee que elija el usuario. 404 Manual del usuario de Crystal Reports . como un encabezado o pie de página. puede cambiar el formato de la fecha para que se ajuste a sus necesidades. 7 Haga clic en Establecer valores predeterminados. 11 Haga clic en Aceptar. 12 Haga clic en Aceptar. Para obtener detalles. 9 En la lista desplegable Examinar campo. 10 Haga clic en >> para mover todos los países al área Valores predeterminados. seleccione País. Aparece el cuadro de diálogo Establecer valores predeterminados. 8 Verifique que la opción Examinar tabla está establecida en Cliente. vea “Cambiar los formatos predeterminados de campo” en la página 236. Si desea limitar la selección. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos con el parámetro País seleccionado.

5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Elegir campo. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de selección en la barra de herramientas Asistentes. En este ejemplo se usa Brasil. 7 Seleccione la país sobre el que desea basar el informe. 3 Elija es igual a en la lista desplegable. haga clic en Asistente de selección.23 Campos de parámetro Para incorporar el parámetro a la selección 1 En el menú Informe. 6 Haga clic en la ficha Vista previa. 4 Elija el parámetro de la lista desplegable adyacente. El cuadro de diálogo Introduzca el valor de parámetro aparecerá en su pantalla. En este ejemplo se usa {?País}. Aparece el Asistente de selección. 2 Seleccione País en la tabla Cliente y luego haga clic en Aceptar. Manual del usuario de Crystal Reports 405 .

Eliminación de campos de parámetro Existen varios métodos para eliminar parámetros de un informe. Este parámetro se elimina de la carpeta Campos de parámetro y del informe. El tipo de parámetro que va a eliminar determina el método a usar. 406 Manual del usuario de Crystal Reports . 7 Haga clic en Eliminar. haga clic en Explorador de campos. 9 Haga clic en Actualizar datos.Información general de parámetros 8 Haga clic en Aceptar. Se muestra el Explorador de campos. 6 Expanda la carpeta Campos de parámetro y haga clic en el parámetro que desea eliminar. Aparece el cuadro de diálogo Fórmula de selección de registros cambiada. El informe aparece con la información de Brasil. 2 Expanda la carpeta Campos de parámetro y haga clic en el parámetro que desea eliminar. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de selección. 5 En el menú Ver. Con los campos de parámetro. 3 Haga clic en Eliminar. Para eliminar un parámetro usado con el Asistente de selección 1 En el menú Informe. haga clic en Explorador de campos. 4 Haga clic en Aceptar para cerrar el Asistente de selección. 2 Seleccione la ficha en cuyos criterios de selección se utiliza el parámetro que desea eliminar. haga clic en Asistente de selección. Para eliminar un parámetro que no se use en una fórmula 1 En el menú Ver. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de selección en la barra de herramientas Asistentes. puede crear un informe que se puede personalizar rápidamente para satisfacer una variedad de necesidades. Aparece un cuadro de diálogo de Crystal Reports confirmando si desea eliminar el parámetro. 4 Haga clic en Sí. 3 Haga clic en Eliminar.

Respuesta a las solicitudes de campos de parámetro Vista previa de un informe por primera vez Al obtener una vista previa del informe por primera vez. 4 Cierre el Taller de fórmulas. haga clic en Explorador de campos. Nota: Si el parámetro se usa en más de una fórmula. aparece una cadena vacía.23 Campos de parámetro Para eliminar un parámetro que se use en una fórmula 1 En el menú Ver. seleccione la fórmula que contiene el parámetro que desea eliminar. solicitándole un valor. el programa usará dicho valor a menos que especifique uno nuevo. Nota: Si el parámetro es un tipo de valor de cadena. aparece el cuadro de dialogo Actualizar los datos del informe. • Si no especificó un valor predeterminado. 3 Haga clic en Editar y elimine el campo de parámetro de la fórmula. 5 Expanda la carpeta Campos de parámetro y haga clic en el parámetro que desea eliminar. sin un valor predeterminado y no se ingresa nada en el campo de valor discreto. Manual del usuario de Crystal Reports 407 . Se muestra el Explorador de campos. aparece el cuadro de diálogo Ingresar valores de parámetro. Seleccione la opción “Usar los valores de parámetro actuales” si desea utilizar el valor de parámetro actual. Actualización de los datos del informe Cuando usted actualiza los datos desde la ficha Vista previa. se debe eliminar en cada una de las fórmulas. • Si especificó un valor predeterminado al crear el campo de parámetro. el programa no actualiza los datos hasta que entrega un valor nuevo. 2 En la carpeta Campos de fórmula. 6 Haga clic en Eliminar.

Para usar el valor actual mostrado. Si no se especifica el formato. También puede seleccionar la unidad de hora y luego usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los números. 21). aparecerá el cuadro de diálogo Introducir Valores de Parámetro. • Introduzca valores monetarios exactamente como aparecen en el campo. Fecha (1997. Si no se especifica el formato. Minutos. El programa ahora ejecuta el informe usando los nuevos valores que especificó. haga clic en Aceptar. utilice el botón Restablecer valores predeterminados y. Para acceder al calendario. • Introduzca valores de hora usando el formato usado en pantalla.dll. Por ejemplo. use el formato Fecha (Año/Mes/Día). Por ejemplo. Si selecciona esta opción y hace clic en Aceptar. sólo puede ingresar valores dentro de un cierto rango.Información general de parámetros Seleccione la opción “Pedir valores de parámetro nuevos” si desea introducir un nuevo valor de parámetro. Hora (04:32:12 AM). use el formato Hora (Horas. Nota: La flecha hacia abajo para acceder al calendario para las fechas y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por las horas sólo están disponibles si tiene la versión correcta (4. • Introduzca valores booleanos usando el siguiente formato: TRUE o FALSE.70 o posterior) de comctl32. 5. o bien. escriba un nuevo valor en el cuadro de texto y haga clic en Aceptar. haga clic en Aceptar. • Si el campo de parámetro es limitado por rango. El límite de rango se especifica en el cuadro de diálogo Establecer valor predeterminado cuando se crea o edita un parámetro. Si el campo de parámetro permite valores múltiples. También es posible ingresar valores de fechahora usando la flecha hacia abajo asociada para acceder al calendario y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por la hora. a continuación. 408 Manual del usuario de Crystal Reports . • Introduzca valores de cadena exactamente como aparecen en el campo. clic en la flecha de la lista desplegable. Segundos AM/ PM). Hora (Horas:Minutos:Segundos AM/PM). puede limitar los valores que el usuario puede ingresar usando la opción de limitación de longitud o usando una máscara de edición para restringir el formato. • Introduzca valores de fecha usando el formato usado en pantalla. Hora (04:32:12 AM). usted puede introducir valores de parámetro adicionales usando el botón Agregar. Por ejemplo. • Introduzca valores de Fecha-Hora usando el siguiente formato: Fecha (Año/ Mes/Día). • Introduzca valores numéricos exactamente como aparecen en los campos. Para usar un valor distinto del valor mostrado. • Si el parámetro es un tipo de valor de cadena. Fecha (1997/5/21).

• Definición de un criterio de ordenamiento usando campos de parámetro. Tanto los valores discretos como los valores de rango se permiten de forma individual o combinada. Nota: Para obtener detalles sobre valores simples o rangos de valores. consulte “Especificación de un valor o unos rangos de valores” en la página 411. • Definición del formato y tipo de entrada usando la máscara de edición.23 Campos de parámetro Características avanzadas de parámetro Existen varias formas en que se pueden usar los parámetros en un informe. Esta sección cubre algunos de los métodos avanzados para usar parámetros: • Creación de un parámetro con varios valores. 2 Seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo. 4 Seleccione un tipo de valor. Manual del usuario de Crystal Reports 409 . • Creación de un título de informe usando campos de parámetro. haga clic en Explorador de campos. seleccione el campo correspondiente a los valores predeterminados. 7 En la lista desplegable Examinar tabla. Creación de un parámetro con varios valores 1 En el menú Ver. el orden y el límite de longitud según se requiera. • Incorporación de un parámetro en una fórmula. 11 Haga clic en Aceptar. 10 Ajuste la visualización. 9 Seleccione los valores listados o cree los propios o muévalos al área Valores predeterminados usando los botones de flecha. Los valores asociados a esta tabla y este campo aparecen en el área “Seleccionar o introducir valor a agregar”. 5 Active la casilla de verificación Permitir valores múltiples para que se pueda introducir más de un valor en el parámetro. seleccione la tabla correspondiente a los valores predeterminados. • Especificación de un valor o unos rangos de valores. 6 Haga clic en Establecer valores predeterminados para determinar el tipo de entrada que se permite introducir. 8 En la lista desplegable Examinar campo. 3 Especifique un nombre y un texto de solicitud. • Aplicación de formato condicional usando campos de parámetro. Aparece el cuadro de diálogo Establecer valores predeterminados.

no hay necesidad de usar campos de parámetro. Simplemente. Para obtener más información. • clientes que no hayan ordenado en los tres meses pasados. el programa le pedirá el valor límite (el valor que activa el indicador de color). y dé formato al campo usando una fórmula de formato condicional como esta: If {cliente. Por ejemplo. elabora el informe y pone indicadores a todos los clientes que el año pasado hicieron compras mayores que la cantidad límite. Pero si usted quiere cambiar las condiciones de informe a informe. consulte “Funciones de formato condicional” en la ayuda en línea.VENTAS DEL AÑO PASADO} > {?SalesTarget} Then Red Else Black Ahora cuando usted actualice los datos. 3 Haga clic en el botón Fórmula condicional situado al lado de la propiedad Color en la ficha Fuente.Información general de parámetros Aplicación de formato condicional usando campos de parámetro Los campos de parámetro pueden usarse para crear fórmulas de formato condicional. Por ejemplo: • representantes de venta que hayan vendido más de 10% sobre la cuota. y • productos en el inventario que no se han movido en el último mes. 2 Origine la fórmula y use el campo de parámetro en lugar del valor fijo que normalmente usaría. Si lo desea. puede usar campos de parámetro en fórmulas y el formato condicional para hacerlo. Si las condiciones bajo las cuales usted pone los indicadores en estos elementos no cambia. Seguidamente. seleccione el campo Ventas del año pasado y haga clic en Formato en la barra de Herramientas del asistente. 410 Manual del usuario de Crystal Reports . puede cambiar esa cantidad cada vez que elabora el informe y el programa pondrá indicadores en un conjunto diferente de Nombres de Clientes. puede usar fórmulas (para indicadores de texto) o dar formato condicional (para indicadores de color o borde). Cómo dar formato condicional usando campos de parámetro 1 Establezca el campo de parámetro del tipo de datos que necesita en la fórmula. para que se soliciten todos los clientes que el año pasado realizaron ventas superiores a cierto valor y se impriman sus nombres en rojo. Aparece el Editor de Formato. Un uso típico para este tipo de fórmula sería poner indicadores de colores a datos si es que cumplen ciertos requisitos. Puede personalizar estas fórmulas siempre que actualice los datos del informe.

Se muestra el Explorador de campos. un usuario puede especificar el nombre de un solo país para ver las cifras de ventas correspondientes a ese país. Especificación de un valor o unos rangos de valores Se pueden crear parámetros que requieran que los usuarios especifiquen un único valor (discreto) o un rango de valores. escriba el texto deseado en el campo Seleccionar o introducir valor a agregar y haga clic en > para agregar el título al área Valores predeterminados. 2 Seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo. 6 Haga clic en Establecer valores predeterminados. 9 Haga clic en Aceptar. 7 Para especificar un título predeterminado. Aparece el cuadro de diálogo Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. 4 Escriba el mensaje que quiere que aparezca en el cuadro de edición Texto de confirmación. 8 Haga clic en Aceptar. En el caso de Manual del usuario de Crystal Reports 411 . el programa le pedirá un título para el informe. Aparece el Explorador de campos con el nuevo parámetro seleccionado. 10 Si desea que el título del informe aparezca en cada página. puede ayudar a los usuarios a buscar información concreta. haga clic en Explorador de campos. si quiere. Cómo establecer un título de informe usando campos de parámetro 1 En el menú Ver. 3 Escriba un nombre para el campo de parámetro en el campo Nombre. Si después incluye estos parámetros en la selección de registros del informe. colóquelo en la sección Encabezado del informe.23 Campos de parámetro Creación de un título de informe usando campos de parámetro Crystal Reports permite utilizar campos de parámetro para crear un título de informe que se pueda cambiar cada vez que se actualice el informe. Nota: Continúe agregando títulos según se requieran. coloque el campo de parámetro en la sección Encabezado de Página. 5 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor. o si prefiere que el título aparezca únicamente en la primera página. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. cambiar el título cada vez que elabora el informe. en el caso de un parámetro de selección de registros que utiliza un valor discreto. Ahora cuando actualice los datos. Puede. Por ejemplo.

Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. Para especificar un valor o un rango de valores 1 Seleccione la opción Valores discretos o la opción Rango de valores para especificar si el campo de parámetro aceptará un rango de valores. • Si selecciona Valores discretos. Incorporación de un parámetro en una fórmula 1 En el menú Ver. puede ingresar más de un valor. puede especificar un valor inicial y un valor final. Se muestra el Explorador de campos. haga clic en Explorador de campos. si especifica los valores “5” y “10”. cuando se soliciten valores de parámetro. Dinamarca. Por ejemplo. En el caso de un valor inicial de “A” y un valor final de “E”. Si se seleccionan las opciones “Permitir valores múltiples” y “Rango de valores”. Esto también es válido para los campos de parámetro de cadena. el informe que utilice este parámetro para la selección de registros mostrará todos los registros incluidos en un rango alfabético de AE. • Para un campo de parámetro de hora. haga clic en Establecer valores predeterminados para activar la casilla de verificación Límite de longitud y designar así la longitud del campo. Inglaterra. aparecen las opciones para especificar “Hora de inicio” y “Hora de finalización”. • Para un campo de parámetro de fecha. un usuario puede especificar un rango de países (por ejemplo. Si selecciona Límite de longitud: • Para un campo de parámetro de moneda o número.10 y el informe que utilice este parámetro para la selección de registros mostrará todos los registros con valores comprendidos entre 5 y 10. aparecen las opciones para especificar “Valor mínimo” y “Valor máximo”.Información general de parámetros un parámetro de selección de registros que utiliza un rango de valores. 2 Seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo. Nota: Si se seleccionan las opciones “Permitir valores múltiples” y “Valores discretos”. China. el campo de parámetro aceptará valores simples (en vez de rangos de valores). Chili.). etc. Canadá y Francia) para ver las cifras de ventas correspondientes a todos los países del rango (en este caso. aparecen las opciones para especificar “Fecha-hora de inicio” y “Fecha-hora de finalización”. • Si selecciona Rango de valores. 412 Manual del usuario de Crystal Reports . • Para un campo de parámetro de fechahora. pero estos valores se evalúan individualmente y no se interpretan como rango. aparecen las opciones para especificar “Fecha de inicio” y “Fecha de finalización”. el campo de parámetro aceptará varios rangos. En este caso. el campo de parámetro aceptará varios valores simples. el rango es 5 . 2 Si procede.

9 Haga clic en Actualizar para generar el informe. usted muestra el Nombre de Cliente. Para cada cliente. haga clic en Establecer valores predeterminados. Por ejemplo. Usted puede ordenar el informe por País. o Región.UU. 5 Especifique el nombre de la fórmula y luego haga clic en Usar Editor. Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. 2 En el cuadro de edición Texto solicitado. 7 Haga clic en Cerrar en el Taller de fórmulas.PAÍS} = {?País} Para hacer esto. Aparece un cuadro de diálogo solicitando valores. Región. haga doble clic en el campo de base de datos. Sugerencia: Identifique los campos de parámetro con facilidad buscando (?). 8 Arrastre y suelte la fórmula en el informe.PAÍS} = “EE. o Ciudad dependiendo de sus necesidades en el momento. 1 Cree un campo de parámetro y denomínelo SortField. asuma que usted tiene un informe de lista de clientes basado en la tabla Cliente. necesita crear una fórmula que incluya un campo de parámetro para luego ordenar con esa fórmula. Ciudad. en vez de crear una fórmula que tenga el nombre de país como categoría rígida: {cliente. Para ello. podría limitar el número de caracteres que el usuario puede introducir a uno. 6 Cree una fórmula usando el campo de parámetro tal como haría con cualquier valor constante. 4 Seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nuevo.” Use un campo de parámetro en vez de “EE. Definición de un criterio de ordenamiento usando campos de parámetro Para establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parámetro.23 Campos de parámetro 3 Establezca un campo de parámetro y guárdelo. 3 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor.UU.”. de otra manera los datos serán ordenados por País. {cliente. País y Número Telefónico. Manual del usuario de Crystal Reports 413 . escriba un mensaje similar a: Escriba R para ordenar por Región o C para ordenar por Ciudad. 4 Si quisiera. Aparece el cuadro de diálogo Establecer valores predeterminados. presione = y luego haga doble clic en el parámetro. El nombre de la fórmula que acaba de crear se destaca en el cuadro de lista Fórmula. Por ejemplo. Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.

en lugar de especificar un rango. Si escribe cualquier otra cosa. haga clic en Aceptar. 9 Seleccione la fórmula y haga clic en Agregar. Ahora cuando usted elabore el informe. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. o no escribe nada. 4 Haga clic en Establecer valores predeterminados.REGIÓN} Else {cliente. Ahora. la fórmula retorna el campo País. la fórmula retornará un valor basado en su selección y el procedimiento de ordenamiento usará ese valor como su campo de ordenamiento.Información general de parámetros 5 Active la casilla de verificación Límite de longitud y escriba el número 1 en los cuadros de texto Longitud mínima y Longitud máxima . la fórmula retorna el campo Ciudad.PAIS} Esta fórmula pide un valor para el campo de parámetro {?SortField}. pero no "Ciudad". En un campo de parámetro de cadena para el que esté estableciendo los valores predeterminados. 414 Manual del usuario de Crystal Reports . consulte “Enunciados If” en la ayuda en línea. la máscara de edición también limita los valores que puede introducir como valores solicitados predeterminados. Definición del formato y tipo de entrada usando la máscara de edición 1 En el menú Ver. el programa le pedirá un campo de ordenamiento. 7 Coloque la fórmula en la sección Encabezado de informe y active la opción Suprimir (No profundizar) en el Asistente de sección para que no se imprima.CIUDAD} Else If {?SortField} = "R" Then {cliente. 3 Ingrese el nombre. 6 Origine una fórmula similar a ésta y llámela Sort (Ordenar): If {?SortField} = “C” Then {cliente. el campo de parámetro sólo aceptará valores de un carácter. Si usted escribe "C". La máscara puede ser cualquier carácter de un conjunto de caracteres de máscara usados para restringir los valores que el usuario puede introducir como valores de parámetro. haga clic en Explorador de campos. a continuación. 2 Seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo. Para obtener más información. 8 Haga clic en Ordenar registros. Si escribe "R" retorna el campo Región. El campo aceptará "C" como valor. texto de confirmación y tipo de valor. 10 Haga clic en Aceptar. puede elegir especificar una máscara de edición en el campo Editar máscara.

espacio o signo más o menos y no requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). . • “>” (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a mayúsculas). por ejemplo: LLLL/0000. Cuando el campo se coloca en el informe.23 Campos de parámetro Puede introducir cualquiera de los siguientes caracteres (máscara) o cualquier combinación de ellos: • “A” (permite un carácter alfanumérico y requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). • “9” (permite un dígito o un espacio y no requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). Si la máscara de edición es “00\A00. • “?” (permite una letra y no requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). Manual del usuario de Crystal Reports 415 . ya que el carácter ‘9’ no requiere la entrada de un carácter. cinco o seis dígitos. Por ejemplo. : . • “<“ (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a minúsculas). el carácter separador aparece en el marco del campo. mientras que otros le permiten dejar un espacio. • “. no se podría introducir un valor de parámetro con menos de cuatro dígitos. • “0” (permite un dígito [0 a 9] y requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). • “L” (permite una letra [de la A a la Z] y requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). • “C” (permite cualquier carácter o espacio y no requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). la letra "A" y luego dos dígitos más. • “#” (permite un dígito. Sin embargo. • “a” (permite un carácter alfanumérico y no requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro). La inserción de caracteres separadores en una máscara de edición es algo similar a codificar el formato de un campo de parámetro. Este ejemplo muestra una máscara de edición que necesita cuatro letras seguidas de cuatro números. Nota: Algunos de los caracteres de la máscara de edición requieren que el usuario introduzca un carácter en su lugar (al introducir un valor de parámetro). . Si establece la máscara de edición en “Contraseña”. puede crear fórmulas condicionales especificando que ciertas secciones del informe se vuelvan visibles solamente cuando se introduzcan determinadas contraseñas de usuarios. Por ejemplo. • “\” (hace que el carácter siguiente sea mostrado literalmente. ya que ‘0’ sí requiere tal entrada. • “&” (permite cualquier carácter o espacio y requiere la entrada de un carácter en el valor de parámetro)./” (caracteres separadores). si la máscara de edición es 000099. la máscara de edición “\A” mostrará un valor de parámetro de “A”. en caso necesario. puede introducir un valor de parámetro con cuatro. • “Contraseña”.” entonces un valor de parámetro válido constaría de dos dígitos.

Esta casilla es activada predeterminadamente para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores cuando el programa le solicita valores de parámetro. 7 Haga clic en Aceptar. 8 Arrastre y suelte el parámetro en el informe. aparece la casilla de verificación “Permitir edición de valores predeterminados”. Esta casilla es activada predeterminadamente para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores cuando el programa le solicita valores de parámetro. Nota: Cuando se tiene más de un elemento en el cuadro de lista “Valores predeterminados”. Puede usar los botones < y << para quitar valores de solicitud de la lista. El programa llenará una lista desplegable en el cuadro de diálogo Introducir valores de parámetro con el valor solicitado predeterminado que usted especificó. 416 Manual del usuario de Crystal Reports . 6 Haga clic en Aceptar.Información general de parámetros 5 Introduzca los valores de solicitud predeterminados agregando o seleccionando valores de la lista “Seleccionar o introducir valor a agregar” y usando los botones > y >> para agregar estos valores a la lista Valores predeterminados. Active o desactive esta casilla de acuerdo a sus necesidades. El Explorador de campos aparece con el parámetro seleccionado. Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro. Arrastre y suelte el parámetro en el informe.

Puede coordinar datos que de otra forma no se podrían vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. puede combinar informes no relacionados en uno solo. Manual del usuario de Crystal Reports 417 . Este capítulo le muestra cómo crear y usar subinformes. Con los subinformes.Subinformes 24 Un subinforme es un informe incluido en otro.

Subinformes vinculados y no vinculados No vinculados Subinformes no vinculados son independientes. el subinforme no está limitado a generar informes en una sola tabla. Hay cuatro casos en los que se suele utilizar un subinforme: • Para combinar informes no relacionados en un informe único. Consulte “Cómo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe” en la página 431. sus datos no están coordinados de ninguna manera con los datos del informe principal. Esto no significa que un subinforme no vinculado tenga que usar los mismos datos que el informe principal. • No puede contener otro subinforme. Un subinforme puede tener la mayoría de las características de un informe. no puede estar por sí solo (aunque se puede guardar un subinforme como informe principal). • No tiene las secciones de encabezado de página ni de pie de página. consulte “Vínculos de uno a varios” en la ayuda en línea. Además. Las únicas diferencias entre un subinforme y un informe principal son. puede utilizar el mismo origen de datos o uno diferente. no se confrontan los registros de un informe con los del otro. Nota: Puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden. • Para coordinar datos que no se pueden enlazar de otro modo. • Puede colocarse en cualquier sección del informe y el subinforme completo se imprimirá en esa sección. en lugar de subinformes normales. 418 Manual del usuario de Crystal Reports . • Para realizar una o varias búsquedas desde un campo no indexado en el campo de búsqueda. En los subinformes no vinculados.Qué son los subinformes Qué son los subinformes Un subinforme es un informe incluido en otro. independientemente de los orígenes de datos subyacentes. Se crea de la misma manera que cualquier otro informe. incluidos criterios de selección de registros propios. • Para presentar diferentes vistas de los mismos datos en un único informe. que un subinforme: • Está incluido como objeto en un informe principal. Consulte “Cómo usar subinformes con datos ‘no vinculables’” en la página 427. Consulte “Combinación de informes no relacionados usando subinformes” en la página 426. Un subinforme no vinculado puede estar basado en una o en varias tablas. Los informes se tratan como no relacionados. Para obtener más información.

El usuario elige los campos que desea utilizar para vincular el informe principal con el subinforme y el programa hace el resto. el programa busca el primer registro del campo principal que necesita y pasa el valor del campo del vínculo al campo del parámetro del subinforme. Sus datos sí están coordinados. el programa va al segundo registro que necesita del informe principal. de cliente.24 Subinformes Vinculados Sucede lo contrario con los subinformes vinculados. Manual del usuario de Crystal Reports 419 . • Cuando elabora el informe. de cliente de ese registro al campo de parámetro del subinforme. el subinforme contiene sólo los registros que tienen la misma identificación del cliente. Como la fórmula de selección del subinforme selecciona sólo los registros en los que el valor de Id. A continuación. el programa crea el vínculo por medio de un campo de parámetro. Cuando selecciona un campo de vínculo de subinforme: • Un campo de parámetro del subinforme que se usa para recuperar los valores que le pasa el informe principal. el programa crea el subinforme con la selección de registros basada en el valor del campo de parámetro. Funcionamiento de la vinculación de subinformes Cuando vincula un subinforme a un informe principal. vinculando ambos usando el campo Id. Es decir. • Luego. imprime los datos del cliente y después pasa este número de Id del cliente al campo de parámetro. • La fórmula de selección limita el subinforme a los registros en los que el campo del vínculo es igual al valor del campo de parámetro. si crea un informe principal con información de clientes y los vincula a un subinforme con información de pedidos. • Una fórmula de selección de registros para el subinforme utilizando el campo de parámetro. Los valores se pasan sin que el campo de parámetros le pida ningún valor. el programa elabora el subinforme Pedidos. El programa coteja los registros en el subinforme con los registros del informe principal. • Toda esta manipulación del campo de parámetros tiene lugar en segundo plano. Por ejemplo. el programa crea un subinforme para cada cliente e incluye en él todos los pedidos de ese cliente. • Cuando el subinforme termina. el programa encuentra el primer registro del cliente que necesita y pasa el valor de Id. del cliente es igual al valor del campo de parámetro y como este valor es igual al de Id. • El programa elabora un subinforme incluyendo sólo los registros de pedido del segundo cliente. • El proceso continúa hasta que el informe queda terminado. del cliente en el primer registro del informe principal. aquellos registros que son pedidos del primer cliente. Cuando se ejecuta el informe. Por ejemplo: • Puede crear un informe que muestre los datos de clientes y un subinforme que muestre los datos de pedidos.

pidiéndole un valor. • Si está creando un solo informe basado en tablas vinculadas o un informe principal que contiene un subinforme. Vínculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones “de uno a varios” Cuando dos tablas en su informe tienen una relación de uno a varios. necesita entender las implicaciones de ambos. Cuando está considerando si utilizar tablas vinculadas o un subinforme. sin primero recibir un valor de campo de parámetro del informe principal. 420 Manual del usuario de Crystal Reports . Estas cuestiones se tratan completamente en la sección “Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios” en la página 441. • Situación del índice. El valor que se escribe en el cuadro es el que utiliza el programa para ejecutar el subinforme. En este caso. • Criterios de selección de registros.Qué son los subinformes Nota: Si tiene un subinforme vinculado y hace clic en el botón Vista previa en la barra de herramientas estándar de la ficha Diseño del subinforme. el programa elabora el informe por su cuenta. el programa recupera los datos en diferentes maneras dependiendo de: • Origen de datos. el programa muestra el cuadro de diálogo Introducir Valores de Parámetro para el Subinforme.

si tiene tablas con índices. El programa crea una ficha Diseño del subinforme etiquetada con el nombre del subinforme. El programa muestra un cuadro de objeto. Manual del usuario de Crystal Reports 421 .24 Subinformes Por lo general. Si no conoce el nombre. 3 Elija Subinforme a pedido para tener la capacidad de recuperar datos del subinforme cuando sea necesario. campos indexados vinculados o criterios de selección de registros con limitación de rangos basados en los campos indexados. 6 Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Ya que cada subinforme es elaborado como un informe separado. es posible que le lleve menos tiempo elaborar el informe usando tablas vinculadas. Aparece el cuadro de diálogo Insertar subinforme. 2 Para elegir un subinforme existente. haga clic en “Crear un subinforme con el Asistente de informes” y escriba un nombre. haga clic en el botón Examinar y búsquelo en el cuadro de diálogo que aparece. De lo contrario. Vea “Creación de un nuevo informe” en la página 81 para obtener información sobre el uso de un asistente para la creación de informes. Para crear un nuevo subinforme. haga clic en Subinforme. el programa debe leer el mismo número de registros tanto si está vinculando tablas en un solo informe como si utiliza subinformes. Consulte “Tablas indexadas” en la página 438. Sugerencia: Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón de insertar subinformes situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 5 Mueva el cuadro donde desee que aparezca en el informe y haga clic una vez para colocarlo. Cómo insertar subinformes 1 En el menú Insertar. a continuación. haga clic en la ficha de diseño y efectúe las modificaciones pertinentes. haga clic en Elegir un informe existente y escriba el nombre. haga clic en el botón Asistente de informes. todos los datos del subinforme aparecerán en el informe. 4 Haga clic en Aceptar. Si desea editarlo.

vea “Adición de títulos a los subinformes a la orden” en la página 429. Por otro lado. haga clic en el botón derecho dentro del subinforme y elija Guardar el subinforme como en el menú contextual. Para obtener información sobre cómo se crea un título personalizado para la ficha de vista previa del subinforme. Para guardar un subinforme como informe principal 1 En la ficha Diseño. Por ejemplo. Cómo guardar un subinforme como informe principal Usted podría encontrar de mucha ventaja el guardar un subinforme como informe principal con el propósito de distribuir la información a una variedad de audiencias. 3 Escriba un nuevo nombre para el subinforme. en lugar de revisarlo como parte del informe principal. Para obtener una vista previa de un subinforme 1 Haga clic en la ficha Diseño del subinforme. Esta ficha está etiquetada con el nombre del subinforme. 4 Haga clic en Guardar. Nota: Usar subinformes a la orden aumentará el rendimiento de informes que contienen subinformes. Esta ficha está etiquetada con el nombre del subinforme. la información contenida en el informe puede ser de importancia para el uso diario sus gerentes. En tales casos. Aparece el cuadro de diálogo Guardar. quizás necesite ver y analizar los datos del subinforme para un conjunto de valores de parámetro específico. Por ejemplo.Cómo insertar subinformes 7 Si elige la opción “Subinforme a la orden”. El programa muestra una vista previa del subinforme seleccionado. 2 Busque el directorio apropiado en el cuadro de diálogo Guardar como. Vista previa de subinformes Podría ser que algunas veces usted quisiera revisar solamente el subinforme. 2 Haga clic en el botón Vista previa en la barra de herramientas estándar. es fácil guardar un subinforme como un informe principal. haga clic en la ficha de vista previa de subinformes para visualizar el suyo. 422 Manual del usuario de Crystal Reports . el informe principal que contiene el subinforme puede ser relevante para accionistas que se reunen al final del año fiscal. El programa guarda el subinforme como un informe principal de manera que usted pueda abrirlo separadamente cuando sea necesario.

Si cambia el informe en que originalmente se basaba el subinforme. Para actualizar globalmente subinformes al abrir un informe principal 1 En el menú Archivo. sino también el formato. La reimportación no sólo actualiza los datos. Todo subinforme se actualiza cuando se abre y actualiza su informe principal. 3 Haga clic en Volver a importar al abrir. 3 Haga clic en Importar subinforme de nuevo al abrir informes. es preferible volver a importar automáticamente un subinforme cuando abra el informe principal. haga clic en Dar formato a subinforme. 2 En el cuadro de diálogo Opciones. haga clic en la ficha Elaborando Informes. 3 Haga clic en Sí para actualizar los datos del subinforme. Puede especificar globalmente que se deben re-importar todos los informes o bien establecer la reimportación automática para un subinforme individual. 1 En la ficha Diseño. El subinforme actual se actualiza cuando se abre y actualiza su informe principal. Actualización manual de datos del subinforme Es posible en todo momento actualizar los datos del subinforme. haga clic en Opciones. Nota: La reimportación está disponible sólo para subinformes que fueron creados desde un archivo de informe. 2 Haga clic en Volver a importar subinforme en el menú contextual. 2 En el cuadro de diálogo Editor de formato. estos cambios se pueden reflejar en el informe que contiene el subinforme. grupo y estructura del subinforme si se han hecho cambios.24 Subinformes Actualización de subinformes Para poder mantener los subinformes actualizados. Para actualizar un subinforme específico al abrir un informe principal 1 En el menú Formato. haga clic en la ficha Subinforme. Manual del usuario de Crystal Reports 423 . haga clic con el botón derecho en el subinforme. 4 Haga clic en Aceptar.

necesitará coordinar los datos en el informe principal y el subinforme para que los pedidos en cada subinforme coincidan con el cliente correspondiente. por ejemplo. Crystal Reports utiliza el vínculo para coordinar los registros del informe principal con los del subinforme. Usted puede. puede abrir el cuadro de diálogo Vínculos del Subinforme seleccionando Vínculos del Subinforme en el menú Edición. tener datos de clientes en un informe principal y utilizar subinformes para mostrar los pedidos de cada cliente. haga clic en Subinforme. Elija o cree un informe y haga clic en la ficha Vincular. 4 Haga clic en la flecha > . necesita especificar un campo en el subinforme y uno en el informe principal que contengan datos en común. Para hacer esto. 424 Manual del usuario de Crystal Reports . 2 Elija el subinforme que desea vincular de la lista desplegable Para el subinforme (si aún no ha seleccionado ninguno). Con el cuadro de diálogo Vínculos del Subinforme. El vínculo asegura que los datos de "pedidos" del subinforme estén en la misma fila que los datos de "cliente" correspondientes en el informe principal. en el menú Insertar. 5 Repita los Pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario para cada vínculo que desea establecer. Para vincular un subinforme a los datos del informe principal 1 Si va a usar un nuevo subinforme o a importar un informe existente como subinforme. 6 Use la sección Vínculo de campo (el cual aparecerá solamente si ha seleccionado un campo vinculado) para establecer el vínculo para cada campo de vinculación: • Seleccione el campo que desea vincular al informe principal del “Campo de parámetros del subinforme que va a usarse”. El campo se agrega al cuadro de lista “Campos para vincular” y estará seleccionado como campo de vínculo. 3 Seleccione el campo que desee usar como campo de vínculo en el informe principal (que lo contiene) de la lista Campos disponibles. puede crear un vínculo entre los dos campos comunes. Aparece el cuadro de diálogo Insertar un subinforme. En tales casos.Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal Muchas veces los datos en un subinforme complementan los datos en el informe principal. -oSi ya tiene un subinforme en el informe principal y no creó un vínculo en un principio.

Ya que Report Designer lee las fechas ya sea como campos de cadenas. de allí que a esta situación se le denomina “Vinculación Implícita”. el programa: • Crea automáticamente un campo de parámetro para completar la vinculación.24 Subinformes • Active la casilla de verificación “Seleccione datos basados en el campo” y seleccione un campo de la lista desplegable contigua para organizar los datos del subinforme basándose en un campo específico (éste es el método rápido que equivale a utilizar el Asistente de Selección). Por ejemplo. la situación se denomina “Vínculo Explícito”. Cuando vincula un campo en el informe principal al campo de parámetro que usted creó en el subinforme. Ahora. cuando ejecute el informe. Si usted vincula un campo en el informe principal a un campo en el subinforme que no es un campo de parámetro. Nota: El tipo de campo del Informe Contenedor determina cuales campos del subinforme serán visibles. Podrían haber ocasiones en que usted necesite usar un campo de parámetro vinculado en un subinforme pero no quiere que ese campo sea usado como parte de la fórmula de selección para el subinforme. La necesidad de un campo de parámetro es implícita. 7 Haga clic en Aceptar. Manual del usuario de Crystal Reports 425 . Cuando especifica un vínculo. podría necesitar que el informe principal pase un valor de resumen que pueda ser usado en cálculos por el subinforme. el programa coordinará los datos del informe principal y los del subinforme. Cómo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la fórmula de selección Crystal Reports utiliza un mecanismo de campos de parámetro para vincular subinformes a informes principales. • No modifica la fórmula de selección de registros del subinforme. el subinforme adoptará la organización del informe principal. el Asistente de Vínculo Visual: • Comprueba el vínculo especificado. fecha o fecha-hora. Si no hay nada especificado aquí. • Modifica la fórmula de selección de registros del subinforme para seleccionar únicamente los registros en los que el campo del subinforme sea igual al valor del campo de parámetro. o quizás necesite que el informe principal pase el título del subinforme. usted debe asegurarse que el tipo de campo de parámetro en el subinforme coincide con el tipo de campo establecido en las Opciones del informe en el informe principal para el campo que desea vincular. • No crea ningún campo de parámetro adicional.

no es necesario que lo estén. no hay en realidad una relación lineal entre los informes. 2 Importe un informe existente u origine uno para utilizarlo como subinforme. los datos en ellos no están vinculados de ninguna forma. 2 Vincule un campo en el informe principal al campo de parámetro. Cada uno de estos informes es autónomo. inserte las secciones de Pie de informe necesarias para contener el número de subinformes que está utilizando. Combinación de dos o más informes no relacionados Para combinar dos informes no relacionados 1 Origine el informe que desea imprimir primero como el informe principal. Aún cuando ambos informes tratan con datos de ventas. Combinación de informes no relacionados usando subinformes Podrían haber ocasiones en que usted desee combinar informes no relacionados en un solo informe. 2 Importe u origine cada uno de los otros informes que desea utilizar como subinformes. Si bien los informes podrían estar basados en el mismo conjunto de datos. Cada uno puede estar basado en conjuntos de datos completamente diferentes. Para combinar tres o mas informes no relacionados 1 Origine el informe que desea imprimir primero como el informe principal. si desea incluir tres subinformes. Por ejemplo. 426 Manual del usuario de Crystal Reports . 3 Coloque el subinforme en el pie de informe y éste se imprimirá inmediatamente después del informe principal. Por ejemplo. Este es el tipo de subinformes más sencillo de hacer. • Las ventas agrupadas por producto. Puede combinar informes no relacionados en un solo informe utilizando subinformes. inserte dos nuevas secciones de Pie de informe para tener un total de tres. podría necesitar un informe que presente: • Las ventas agrupadas por agente de ventas.Combinación de informes no relacionados usando subinformes Para vincular un subinforme a un informe principal sin modificar la fórmula de selección 1 Cree un campo de parámetro en el subinforme. 3 Usando el Asistente de Sección.

los subinformes se imprimirán en el orden en que los colocó en su informe. l subinforme que desea imprimir después en el Pie de informe B y así sucesivamente. Tiene que utilizar subinformes. • Los campos de vínculo contienen datos similares. 5 Coloque los subinformes en las secciones de pie de informe y se imprimirán secuencialmente después del informe principal. no es posible hacerlo en un solo informe. Nota: También puede colocar los subinformes lado a lado en la misma sección de Pie de informe. para que se impriman de esa manera. vincular tablas de esta manera no es un problema. o quiere vincular dos tablas no indexadas. Temas relacionados • “Trabajo con secciones” en la página 188 Cómo usar subinformes con datos ‘no vinculables’ Usted puede vincular tablas en un informe siempre y cuando se cumplan estos cuatro criterios: • Los campos de vínculo son ambos campos de base de datos. hay ciertas circunstancias. • El campo de vínculo de la tabla Vincular a (de búsqueda) está indexado (sólo para bases de datos de PC). desea vincular hacia o desde un campo de fórmula. Por lo general.24 Subinformes 4 Coloque el subinforme que desea imprimir inmediatamente después del informe principal en el Pie de informe A. Vinculación hacia o desde un campo de fórmula Hay situaciones donde podría necesitar vincular hacia o desde un campo de fórmula (campo calculado). Después que se imprima el informe principal. HR555347487). Por ejemplo. Se imprimirán uno junto al otro al final del informe. Manual del usuario de Crystal Reports 427 . donde usted no puede coordinar datos en tablas diferentes porque su situación no se ajusta al criterio de vinculamiento. Sin embargo. • Los campos de vínculo tienen la misma longitud. Por ejemplo. el ID de un empleado podría ser un valor de 11 caracteres que consista de un código de departamento de dos caracteres seguido del número de Seguro Social de nueve caracteres (por ejemplo.

Use esta técnica como última instancia. 3 Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe principal. o si la tabla principal está indexada pero no la tabla de búsqueda. vinculando el campo No de SS en el informe principal ({empleados. 2 Cree o importe un subinforme usando la fórmula que extrae el número de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este ejemplo. o vinculando desde un tabla principal indexada a una tabla de búsqueda no indexada es un proceso lento. Debe utilizar subinformes si desea coordinar los datos en ambas tablas.ID DEL EMPLEADO} [-9 to -1] -o{empleado. 428 Manual del usuario de Crystal Reports . Si bien el valor retornado es un número de Seguro Social válido. usted puede generar un informe y coordinar los valores en las dos tablas. Para vincular a o desde un campo de fórmula 1 Cree el informe principal utilizando una tabla que incluya el campo del Número de Seguro Social (para este ejemplo. usando un subinforme. Consulte “Cómo insertar subinformes” en la página 421. Si el conjunto de datos a utilizar es grande. no es posible vincular las tablas en un solo informe.ID DEL EMPLEADO} [3 to 12] Para el valor HR555347487. Nota: Es importante notar que el proceso para generar informes. cualquiera de las dos fórmulas extrae el valor 555347487.No de SS}). lo más probable es que este tipo de informe le lleve mucho tiempo para elaborar. Vínculos de tablas no indexadas Cuando utilice bases de datos de PC (no SQL o ODBC). {cliente. es muy fácil extraer el número de Seguro Social de ese campo: {empleado.No de SS}) con la fórmula que extrae el número en el subinforme ({@EXTRACT}). 4 Vincule el subinforme al informe principal. Sin embargo. el hecho de que fue extraído con una fórmula le impide utilizar el campo para vincularlo a un campo de número de Seguro Social en otra tabla. Cuando dos tablas contienen datos relacionados pero ninguna está indexada en el campo que desea utilizar como campo de vínculo. vinculando tablas no indexadas. {@EXTRACT}). Consulte “Cómo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la fórmula de selección” en la página 425. el campo de vínculo en la base de datos de búsqueda necesita ser indexado para crear un vínculo válido.Cómo usar subinformes con datos ‘no vinculables’ Usando el lenguaje de fórmulas.

Cómo crear un subinforme a la orden Los subinformes a la orden pueden ser especialmente útiles si desea elaborar un informe que contiene múltiples informes. Los títulos del marco de ubicación y los títulos de la ficha Vista previa del Subinforme pueden incluir nombres de campos del informe principal. Para crear un subinforme a pedido 1 Coloque un subinforme en su informe principal. 4 Haga clic en Aceptar. Manual del usuario de Crystal Reports 429 . Un título de texto de ficha reemplaza el nombre del archivo del subinforme en la ficha Vista previa del Subinforme. Nota: Los datos para un informe a la orden no son guardados a menos que el subinforme esté abierto en la ventana de Vista Previa. En este caso. De esta manera solamente los datos para los subinformes a la orden que se ven serán los que se recuperarán de la base de datos. 2 Haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. se pueden crear títulos para la ficha de Vista Previa del subinforme y para el marco de ubicación del subinforme. Adición de títulos a los subinformes a la orden Para organizar más un informe.24 Subinformes Para vincular tablas no indexadas 1 Cree su informe principal. Los datos reales de la base de datos no se leen hasta que el usuario profundiza en el hipervínculo. puede hacer que estos informes aparezcan solamente como marcos de objeto. 2 Cree o importe el subinforme e insértelo en el informe principal. Los títulos se escriben mediante fórmulas. 3 Vincule el subinforme al informe principal utilizando campos no indexados (o el campo indexado en la tabla principal y el campo no indexado en la tabla de búsqueda). Consulte “Cómo insertar subinformes” en la página 421. Consulte “Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal” en la página 424. 3 Haga clic en la ficha Subinforme y active la casilla de verificación Subinforme a la orden. Lo que hace que el subinforme sea más fácil de manipular. Aparece el cuadro de diálogo Editor de Formato.

Ejemplo de fórmula de sintaxis Crystal: "Más Información Acerca de" + {Cliente.Cómo crear un subinforme a la orden Nota: Note que los títulos del marco de ubicación son aplicables solamente para los subinformes a la orden. Ya que los datos de un subinforme regular se ubican y están visibles en la ficha Vista previa. le mostrará un cuadro de mensajes con los detalles explicando de la naturaleza del error. subinformes a la orden y subinformes regulares. la fórmula no será evaluada. 6 Después de corregir los errores.Nombre del Cliente} Ejemplo de fórmula de sintaxis Basic: formula = “Más información acerca de” + {Cliente. haga clic en Guardar y cerrar. 5 Haga clic en Comprobar para ver si la fórmula tiene errores.mdb. mientras que los títulos de texto de ficha son aplicables a ambos. 4 Escriba su fórmula en el cuadro Texto de fórmula. Si el programa encuentra un error. 7 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.Nombre del cliente} Usando la base de datos de muestra Xtreme. (mientras que los del subinforme a la orden se representan por el marco de ubicación). 2 Haga clic en la ficha Subinforme. Nota: Una fórmula de texto en una ficha es solamente evaluada cuando se traspasa a un subinforme. Para agregar un título 1 Seleccione el subinforme y haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de diálogo Editor de Formato. no hay necesidad un título de marco cuando formatea un subinforme regular. estas fórmulas proporcionarían un título como “Más Información Acerca de Pathfinders” o “Más información Acerca de Rockshocks for Jocks”. Si hace una vista previa de un subinforme separado del informe principal. 430 Manual del usuario de Crystal Reports . 3 Puede introducir un título de subinforme a la orden o un título de ficha de vista previa haciendo clic en el botón Fórmula apropiado y abriendo el Taller de fórmulas.

el informe de resumen estaría ubicado en la sección de encabezado del informe. • Creando el informe de detalles como el informe principal y el informe de resumen como un subinforme.24 Subinformes Cómo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe Por medio de subinformes. Los dos métodos más fáciles son: • Creando el resumen del informe como el informe principal y el informe de detalles como un subinforme. usted puede presentar los mismos datos de diferentes maneras en un solo informe principal. los detalles del subinforme estarían ubicados en la sección de pie del informe. Manual del usuario de Crystal Reports 431 . es posible que desee que los valores de resumen se muestren en la parte superior del informe y los detalles en la parte inferior: Esto puede ser llevado a cabo en una variedad de formas. Por ejemplo. En este método. En este método. Utilice los campos de vínculo apropiados y coordine los datos.

Cómo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe 432 Manual del usuario de Crystal Reports .

Después de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orígenes de datos ODBC).Manipulación de bases de datos 25 Este capítulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para entender el diseño y la utilización de las bases de datos. el capítulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignación de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introducción de cambios en una base de datos). Manual del usuario de Crystal Reports 433 . la indización y la vinculación de tablas.

Las dos tablas se pueden vincular por un campo común. El tema “Utilización de SQL y bases de datos SQL” en la página 460 es especialmente importante para los usuarios que tengan acceso a datos de bases de datos SQL y otros formatos de base de datos accesibles a través de ODBC. Esto demuestra una relación entre las tablas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos. por ejemplo. La utilización de alias de base de datos. el trabajo con tablas indexadas y la vinculación de tablas son temas comunes para las personas que diseñan informes en Crystal Reports. por ejemplo.Información general sobre las bases de datos Información general sobre las bases de datos Aunque hay cientos de Sistemas de administración de bases de datos (DBMS) disponibles. Los registros y campos son almacenados en una tabla de base de datos. Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales La arquitectura más popular para archivos de base de datos usado en el mundo corporativo está basada en el modelo relacional. El trabajo con archivos de base de datos. los datos de dos tablas diferentes pueden estar relacionados por un campo común. Por ejemplo. la ubicación de archivos de base de datos movidos o con nombres nuevos. vea “Vinculación de tablas” en la página 440. los nombres de clientes. una tabla de Clientes tendrá una Id. Este capítulo se consideran varios conceptos y tareas frecuentes al trabajar con archivos de base de datos. campos y registros es casi el mismo sin importar la clase de datos usado. Con frecuencia. 434 Manual del usuario de Crystal Reports . tablas. del Cliente para cada cliente y una tabla de Pedidos tendrá el Id. Crystal Reports elimina muchas de las diferencias una vez que se conecta a los archivos de base de datos reales. los datos son organizados en un sistema de filas y columnas. El siguiente diagrama ilustra el modelo básico de una base de datos relacional. del Cliente de cada cliente que colocó un pedido. Cada campo se refiere a un tipo común de datos que existe en todos los registros. Cada registro contiene una colección de datos relacionados. toda la información relacionada a un cliente específico. Los programas que le permiten crear bases de datos con el modelo relacional son a veces referidas como Sistemas de Administración de Bases de Datos Relacionales En una base de datos relacional.

por lo que sus fórmulas quedan iguales. Corregir la referencia para un solo campo no sería difícil. Los alias son punteros. Consulte “Ubicación de archivos” en la página 436. pero encontrar cada fórmula que utiliza ése campo podría ser una tarea difícil y tediosa. Report Designer utiliza alias para referirse a tablas y archivos de base de datos. Para solucionar este problema. simplemente debe restablecer el puntero. El nombre del alias no cambia. Si usted crea un informe y cambia el nombre o ubicación de una tabla o archivo. Report Designer busca el alias por la Manual del usuario de Crystal Reports 435 . si cambia el nombre y ubicación de la base de datos.25 Manipulación de bases de datos Examine el siguiente diagrama para entender cómo dos tablas pueden estar relacionadas: Alias Por diversas razones. los nombres y ubicaciones de bases de datos se cambian. Report Designer debe encontrar el nuevo nombre y ubicación. Esto es especialmente importante cuando usted crea fórmulas en su informe que tienen acceso una tabla que tiene un nuevo nombre o que ha sido movida. Ahora. dispositivos internos que le dicen al programa dónde buscar un campo de base de datos.

En bases de datos donde la tabla de la base de datos es un archivo diferente (por ejemplo. Por ejemplo. Ubicación de archivos Si un archivo de base de datos se mueve o recibe un nombre nuevo. el programa asignará al archivo el alias Company automáticamente.dbf. el nombre del archivo es usado sin su respectiva extensión. va a la nueva ubicación del campo de base de datos y ejecuta la fórmula sin ningún problema. dBASE). es posible que un informe sea creado en una máquina donde todos los datos de la base de datos estén almacenados en un cierto directorio. Se puede cambiar un alias en cualquier momento utilizando el Asistente de base de datos. necesitará editar las fórmulas para poder usar el nuevo alias. Report Designer asigna automáticamente nombres de alias predeterminados a las tablas de la base de datos cuando se selecciona por primera vez la tabla o el archivo. y luego el informe sea copiado o movido a otra máquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En otras ocasiones. Crystal Reports no encontrará los datos la siguiente vez que se imprima el informe. En otras ocasiones. Automáticamente. si usted ya ha creado fórmulas en su informe usando el nombre original del alias. el alias coincide con el nombre original de la tabla. Ustedpuede aceptar este alias predeterminado o asignar uno nuevo a la tabla de la base de datos. Sin embargo. si usted está usando un archivo de dBASE llamado Company.Información general sobre las bases de datos ubicación y el nombre. es posible que un informe sea creado en una máquina donde todos los datos de la base de datos estén almacenados en 436 Manual del usuario de Crystal Reports .

Utilice el comando Establecer ubicación del origen de datos del menú Base de datos para cambiar los punteros de alias almacenados por Crystal Reports. En cualquiera de estos casos. Si las bases de datos no se encuentran en la ubicación especificada. y luego el informe sea copiado o movido a otra máquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. se puede convertir automáticamente un origen de datos de acceso directo en un origen de datos ODBC usando el comando Establecer ubicación del origen de datos. el programa le indicará las discrepancias.25 Manipulación de bases de datos un cierto directorio. El comando Comprobar base de datos del menú Base de datos comprueba los punteros del alias almacenados en un archivo de informe para ver si los archivos de base de datos esperados están en los directorios indicados. este comando se puede utilizar para convertir automáticamente el controlador de base de datos en el origen de datos ODBC elegido. Manual del usuario de Crystal Reports 437 . necesita verificar la ubicación de los archivos de base de datos que tienen acceso por el informe y restablecer los punteros del alias a la nueva ubicación o nombre de la base de datos. Por ejemplo. El comando Establecer ubicación del origen de datos proporciona una manera sencilla de indicar el nombre nuevo o la ubicación nueva de los archivos de base de datos. Además. Temas relacionados Vea “Cambiar el origen de datos al que tiene acceso un informe” en la Ayuda en línea.

30 8233. Usando esta técnica. suponga que usted tiene una tabla con los siguientes datos: # de Pedido 10444 10470 10485 10488 10495 10501 10511 10544 10568 10579 Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. El procesador de base de datos comienza mirando el primer número de pedido en la lista y verifica si el nombre de cliente coincide con el pedido.20 29759. va al segundo número de pedido y verifica el nombre de ese cliente. el procesador de base de datos recupera la información. La ficha Vínculos del Asistente de base de datos también puede ayudar a determinar si las tablas incluyen índices. mientras que otros requieren que usted haga un índice. Cuando llega a un número de pedido que contiene el nombre de cliente correcto. Los índices organizan los registros en una tabla de base de datos relacional para que los datos puedan ser localizados fácilmente.50 24580.50 7911. La Bomba de Bicicleta BG Mountain Inc. Si no coincide. los campos # de Pedido y Cliente deben ser leídos 438 Manual del usuario de Crystal Reports . ¿qué tal si desea buscar información específica de un cliente determinado? Digamos que desea buscar todos los pedidos hechos por Sierra Bicycle Group. Sierra Mountain Mountain Toad SFB Inc. puede no admitirlas y debe entonces vincular las tablas basadas en campos en común.80 1956.Información general sobre las bases de datos Tablas indexadas Crear índices para tablas de bases de datos puede incrementar la velocidad del acceso de datos y reducir el tiempo que le toma al programa evaluar los datos.95 La información en esta tabla está organizada de acuerdo al campo # de Pedido. Por ejemplo. Sin embargo. luego continúa con el siguiente número de pedido. Esto está bien siempre que desee buscar información en la tabla basada en números de pedido. Si su documentación SABD no menciona las tablas indexadas. Nota: Algunos programas SABD no admiten tablas indexadas. Algunos programas SABD indexan automáticamente sus tablas de base de datos.50 19164. Sierra Bicycle Group Mountain Tops Inc. Sierra Bicycle Group Cantidad 25141. Refiérase a la documentación de su SABD para averiguar si admite índices y cómo crearlos.20 1683. Para una elaboración de informes más eficiente asegúrese de que cada una de las tablas de base de datos tenga el índice correspondiente.60 19766.55 12763.

factores importantes cuando se elaboran informes en archivos grandes de base de datos. el procesador de base de datos puede buscar sólo la información en la columna Cliente hasta que encuentre el cliente de su interés. Al utilizar este índice. Sierra Bicycle Group. note que la segunda columna contiene punteros para números de pedido específicos en la tabla original. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad Mountain Tops Inc. Para cada entrada correcta de cliente que el procesador encuentra en el índice. busca el pedido coincidente en la tabla de acuerdo al puntero en la segunda columna del índice. En lugar de esto. la información está organizada por clientes. El resultado de esta búsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un índice es rapidez. una vez que encuentra un nombre que no coincide con el cliente requerido. Finalmente. Esto toma un largo tiempo y un gran esfuerzo de procesamiento de la computadora para examinar las tablas de base de datos extensas conteniendo miles o incluso millones de registros. usted puede crear un índice para la tabla basada en el campo Cliente. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Puntero al # de Pedido 10444 10470 10511 10501 10488 10568 10495 10544 10579 10485 En este índice. SFB Inc. no por número de pedido. BG Mountain Inc. Manual del usuario de Crystal Reports 439 . Utilizar índices acelera la recuperación de datos y la elaboración de informes. el procesador de base de datos no necesita continuar buscando por el índice o la tabla. como la información en el índice está organizada de acuerdo a los nombres de clientes. El resultado de esta búsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un índice es rapidez. Solamente son leídos los pedidos para el cliente correcto. Además. Un índice como ése se vería asi: Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc.25 Manipulación de bases de datos para cada uno de los registros en la tabla.

sólo un registro será encontrado en la tabla Direcciones de Empleados por cada registro en la tabla Empleados.mdb. La tabla Direcciones de empleados contiene las direcciones de los domicilios de cada empleado. Por lo tanto. Esta es una relación de uno a uno.mdb. etc. Crystal Reports utiliza el vínculo para hacer coincidir los registros de una tabla con los de la otra. 440 Manual del usuario de Crystal Reports . Por ejemplo. realiza la misma búsqueda para el siguiente registro. por cada registro en la tabla principal. vincula desde una tabla a otra tabla. sus sueldos. La tabla Empleados contiene información sobre los empleados de la compañía. mientras que la tabla de destino actúa como tabla de búsqueda donde la tabla principal busca los registros. Sólo hay un registro por empleado en cada una de estas tablas. Una vez que han sido encontradas todas las coincidencias en la tabla de comparación para el primer registro en la tabla principal. si activa una tabla de Pedidos y una de Clientes. Por ejemplo. En este ejemplo. en la base de datos Xtreme_es. Report Designer examina el primer registro en la tabla principal y encuentra todos los registros coincidentes en la tabla de comparación. Vincular desde y vincular a Cuando vincula dos tablas. En un vínculo simple. la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. típicamente los registros caerán bajo uno de dos tipos de relaciones: • Uno a uno • Uno a varios Relaciones de uno a uno En una relación de uno a uno entre registros en dos tablas vinculadas. en la base de datos Xtreme_es. si la tabla Empleados es vinculada a la tabla Direcciones de Empleados. sus contratos. la posición que ocupan. vincula las tablas para que cada pedido (de la tabla Pedidos) pueda coincidir con el cliente (de la tabla Clientes) que hizo el pedido.Vinculación de tablas Vinculación de tablas Usted vincula las tablas de manera que los registros de una de ellas coincidan con los registros relacionados de otra. sólo hay un registro que coinciden con otro en la tabla de comparación (basada en los campos vinculados). el vínculo asegura que los datos en cada fila del informe se refieran al mismo pedido. Por ejemplo. se utiliza un campo común a ambas tablas. Cuando se establece un vínculo. La tabla de origen se utiliza como tabla principal. la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. Relaciones de vínculo Cuando vincula registros de una tabla a otra.

Los gráficos están basadas en las siguientes suposiciones: • La Tabla A contiene 25 registros (uno por cada letra en el alfabeto). puede haber más de un registro en la tabla Pedidos por cada cliente en la tabla Cliente. En el peor de los casos. el programa tendría que leer cerca de 67. Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios La información proporcionada en esta sección tiene por objeto ayudar a reducir al mínimo el tiempo de procesamiento y el tráfico en la red cuando se están ejecutando informes. Un archivo de datos es una base de datos que no es SQL a la que se accede directamente desde Crystal Reports.600 registros para completar la misma tarea. vea Acceso a los orígenes de datos en la Ayuda en línea. basado en los campos vinculados. • La idea es producir un informe que encuentre dos registros específicos en la Tabla A y los 200 registros (100+100) en la Tabla B que coinciden con aquellos dos registros en la Tabla A. una base de datos SQL es cualquier base de datos con capacidad para aceptar comandos SQL con acceso directo desde Crystal Reports o a través de ODBC. • La Tabla B contiene 2500 registros (100 registros que coinciden con cada registro en la Tabla A). En la base de datos Xtreme_es. Cuando existe una situación de uno a varios entre dos tablas de base de datos y el programa coteja los registros de las tablas. A efectos de este análisis. puede haber más de un registro coincidente en la tabla de comparacion.mdb. la tabla Cliente puede ser vinculada a la tabla Pedidos basado en el campo Id del Cliente en cada tabla. los informes pueden terminar procesando docenas o incluso miles de registros que no son necesarios. el programa sólo tendría que leer cerca de 200 registros para completar la tarea. Las tablas que siguen muestran los efectos de diferentes factores sobre el número de registros que el programa tiene que leer. Esta es una relación de uno a varios. hay varios factores que determinan cuántos registros lee y evalúa el programa. Como los clientes pueden colocar más de un pedido. La tabla Pedidos contiene información acerca de los pedidos que los clientes han colocado. por cada registro en la tabla principal. Manual del usuario de Crystal Reports 441 . así como cualquier otro tipo de base de datos con acceso a través de ODBC. La tabla Cliente contiene información acerca de cada cliente que ha colocado un pedido con la compañía. En el mejor de los casos. Si no utiliza la información de esta sección.25 Manipulación de bases de datos Relaciones uno a varios En una relación de uno a varios entre registros de dos tablas vinculadas. Aprenderá acerca de las mejores formas de utilizar fórmulas de selección e índices en situaciones de uno a varios para hacer más eficiente su elaboración de informes. Para comprender mejor la diferencia entre bases de datos de acceso directo y orígenes de datos ODBC. Nota: Las consideraciones de rendimiento para los archivos de datos son diferentes de las consideraciones para bases de datos SQL.

600 2600 442 Manual del usuario de Crystal Reports .Vinculación de tablas Descripciones detalladas de diagrama de columnas Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas: Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas: • Vinculación o subinforme ¿Está creando un informe a partir de bases de datos vinculadas o está insertando un subinforme y enlazándolo a los datos del informe principal? • Fórmula de Selección ¿Incluye el informe principal una fórmula de selección de registros que establece límites de rango en el campo clave (indexado) de la tabla A? • Indice A ¿Está indexada la tabla A en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? • Indice B ¿Está indexada la tabla B en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? • Leer A ¿Cuántos registros de la tabla A tiene que leer el programa para encontrar los dos registros que está buscando? • Por cada A lee en B ¿Cuántos registros de la tabla B tiene que leer el programa para encontrar los 200 registros que está buscando? • Total de Registros Leidos ¿Cuál es el número total de registros que el programa tiene que procesar para completar la tarea? Datos de PC Vínculo/ Subinforme Vínculo Vínculo Vínculo Subinforme Subinforme Subinforme Fórmula de Selección No Sí Sí No No No Indice A Sí o No No Sí No Sí Sí Indice B Sí Sí Sí No No Sí Leer A 26 26 2 26 2 26 Por cada A.600 67. lee en B 100 (26*100) 100 (26*100) 100 (2*100) 2600 (26*2600) 2600 (26*2600) 100 (26*100) Total de Registros Leidos 2600 2600 200 67.

Id del Cliente}. Consulte “Selección de registros” en la página 135. considere la siguiente fórmula de selección: {cliente. sin embargo.Región} in "CA" to "IL" AND Remainder ({cliente. la parte anterior al operador “and” contiene los criterios de selección de rangos del campo Región. La segunda mitad de la fórmula de selección. Esto es generalmente información del límite de rango. el programa la analiza y pasa lo que puede al DLL de la base de datos.2)=0 En esta fórmula.25 Manipulación de bases de datos Datos de PC Subinforme Subinforme Subinforme Sí Sí Sí No No Sí No Sí Sí 2 26 2 2600 (2*2600) 100 (26*100) 100 (2*100) 5200 2600 200 Datos de SQL Vínculo/ Subinforme Vínculo Vínculo Subinforme Subinforme Fórmula de Selección No Sí No Sí Leer A 26 2 26 2 Por cada A lee en B 100 (26*100) 100 (2*100) 100 (26*100) 100 (2*100) Total de Registros Leidos 2600 200 2600 200 Consideraciones acerca de archivos de datos Cuando esté trabajando con archivos de datos. requiere procesamiento que debe ser hecho en el Procesador de Informes. se pueden hacer vínculos de uno a varios cuando vincula tablas en un solo informe o cuando agrega un subinforme a su informe. Si hay una fórmula de selección. Por ejemplo. Utiliza una función interna para manipular y evaluar un valor de campo y no puede ser Manual del usuario de Crystal Reports 443 . El programa pasa este tipo de condición al DLL de la base de datos (para datos PC) o al servidor (para datos SQL). Vinculación de archivos de datos El proceso que el programa sigue durante la recuperación de datos desde archivos de datos vinculados en situaciones de uno a muchos es el siguiente: • Si hay una fórmula de selección. La región debe caer alfabéticamente entre “CA” e “IL”. el programa la analiza y pasa lo que puede al DLL de la base de datos.

Pero verifica si el registro va más allá de la condición “IL” (por ejemplo. ¿puede ser el siguiente registro de Mississippi o Tennessee?). • Después regresa al siguiente registro en la tabla A y empieza de nuevo el proceso de cotejar y combinar. • Después regresa a la tabla A y lee el siguiente registro. después el tercer registro y asi sucesivamente hasta que haya ubicado. el programa va directamente al registro que está buscando en la tabla A (el primer registro CA) y lo lee. el programa lee el primer registro que encuentra. No hay necesidad de verificar el registro para ver si cumple la condición “CA”. utilizando el índice de la tabla B. • Después lee el segundo registro coincidente y pasa el registro combinado. • Si no hay un índice en la tabla A o si hay un índice pero la condición de selección de límite de rango no está basada en el campo indexado. el programa lee 2500 registros. esto es porque el campo está indexado y los registros están en orden alfabético. • Pasa el registro combinado (A+B) de regreso al procesador de informe que lo verifica frente a toda la fórmula de selección. el programa lee 200 registros. que lo verifica frente a toda la fórmula de selección. • Si hay un índice en la tabla A y la condición de selección del límite de rango está basada en el campo indexado {cliente. ubica el primer registro coincidente en la tabla B. utilizando el índice de la tabla B. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A. • Para ese registro.REGION} en este ejemplo. • Continúa el proceso hasta que ha localizado todos los registros en la tabla A y los registros coincidentes de la tabla B. El programa no pasa esta condición al DLL de la base de datos. • Pasa este registro combinado (A+B) de regreso al Report Designer. • Para ese registro. Si el registro está dentro del rango especificado. posteriormente el tercer registro coincidente y asi sucesivamente hasta que lee todos los registros coincidentes. 444 Manual del usuario de Crystal Reports .Vinculación de tablas hecho en el DLL de la base de datos o el servidor. • Después ubica el segundo registro coincidente en la tabla B y pasa el registro combinado de regreso. ubica el primer registro coincidente en la tabla B. combinado y pasado todos los registros en la tabla B que coinciden con el primer registro en la tabla A. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A. comienza de nuevo el proceso de cotejar para ese registro.

• Si tiene un índice en la tabla B. el servidor coteja cada registro en la tabla A (25) con los registros apropiados en la tabla B (100) y regresa 2500 registros combinados al Procesador de Informes. • Si no tiene un índice en la tabla B. • Si hay una fórmula de selección que pone límites de rango en la tabla A. el programa ejecuta 25 subinformes. el programa leerá siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme. Tablas SQL vinculadas Si hay condiciones de límite de rango en la fórmula de selección. • Si no hay fórmula de selección o si hay una fórmula de selección que no pone los límites de rango en la tabla A. Manual del usuario de Crystal Reports 445 . Vea “Vinculación de archivos de datos” en la página 443. el subinforme en la tabla B y los registros están vinculados. sus consideraciones principales son las siguientes: • El número de subinformes que ejecuta el programa viene determinado por la situación del índice y de la fórmula de selección en el informe principal: • Si la tabla A está indexada y si el informe principal tiene una fórmula de selección que pasa las condiciones del límite de rango para el campo indexado. el programa ejecuta 2 subinformes. Consideraciones acerca de bases de datos SQL Como los índices no son indispensables para los datos SQL. En ambos casos. • Si la tabla A no está indexada o si la tabla A está indexada pero la fórmula de selección no pasa las condiciones de límite de rango para el campo indexado. el programa leerá siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un índice en la tabla B.25 Manipulación de bases de datos Subinformes y archivos de datos Si su informe principal está basado en la tabla A. los coteja con los registros apropiados en la tabla B (100) y regresa los 200 registros combinados al Procesador de Informes. la preocupación principal con ambas tablas vinculadas y con los subinformes debe ser si existe o no una fórmula de selección en el informe principal que ponga límites de rango en la tabla A. el servidor ubica los registros en la tabla A que cumplan con el criterio de selección (2). el programa leerá sólo los registros coincidentes (100) cada vez que ejecuta un subinforme. • El número de registros leídos para cada subinforme viene determinado por la situación del índice en la tabla B. el programa pasa esas condiciones al servidor. el Procesador de Informes aplica toda la fórmula de selección a los registros combinados.

menor o igual que. Por lo tanto. omite la segunda y después pasa la tercera parte. luego otro criterio que sí. • El número de subinformes que se ejecutan viene determinado por la situación de la fórmula de selección en el informe principal: • Si hay una fórmula de selección y pasa los límites de rango en la tabla A. Cada subinforme leerá sólo los registros en la tabla B que cotejan cada registro leído en el informe principal (tabla A) (100). Generalmente. donde sea que lo que encuentre en la fórmula.REGION} = "CA" and {cliente. • En el caso de bases de datos SQL. menor que. pasa el criterio que puede a la capa de traslación de base de datos. el programa ejecuta un subinforme sólo para los registros que satisfacen las condiciones del límite de rango (2). mayor que. mayor o igual que. • El número de registros leídos en cada subinforme es el mismo sin importar si existe o no selección de límite de rango en la tabla A. como regla general puede pasar cualquier parte de la fórmula de selección de registros que compara un campo con una constante. Como los registros que 446 Manual del usuario de Crystal Reports . o como constante). el programa ejecuta un subinforme por cada registro en la tabla A (25).ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777") En esta situación. si encuentra un criterio que puede pasar. entre. empezando con. hay varias condiciones en la fórmula de selección de registros y algunas pueden ser pasadas mientras que otras no. pasa la primera parte. ésto significa que puede pasar cualquier tipo de criterio de selección de registros que puede ser configurado en el Asistente de Selección (igual que. uno de. • En el caso de archivos de datos. después un criterio que no puede. • Si no hay fórmula de selección o si la fórmula de selección no pasa los límites de rango en la tabla A. En estas situaciones. • Situaciones AND (Y) ({cliente. el programa ve que puede pasar la condición antes del operador “and” pero no la condición posterior.Vinculación de tablas Subinformes y bases de datos SQL Si está creando un informe principal de la tabla A y un subinforme de la tabla B. Aún cuando hay excepciones. Hay dos situaciones de fórmulas de selección especiales que necesitan ser consideradas. Consideraciones de rendimiento para todos los informes Consideración nº 1 Con archivos de datos y bases de datos SQL. pasa el criterio que puede al servidor en la forma de una cláusula WHERE (DONDE). el programa analiza toda la fórmula de selección y pasa cualquier parte del critero que puede trasladar.

en lugar de duplicar partes de la recuperación de datos. Consideración nº 2 Para asegurarse de que el programa puede utilizar el índice en la tabla A para mejorar el rendimiento. • situaciones OR (O) ({cliente. aunque recupere todos los datos que cumplen la primera condición. La regla para situaciones de AND es que el programa pasa las condiciones que puede. La regla en situaciones OR es que el programa pase todas las pruebas o ningúna. Nota: Si todas las condiciones en una situación AND pueden ser satisfechas en el servidor o DLL de base de datos. el programa las pasa toda. pasar la primera condición no tiene sentido porque recuperará un conjunto de datos incompleto.REGION} = “CA” OR {cliente.UU. puede incrementar la velocidad al limitar su informe a pedidos en y después de julio de 1995. No hay índice en el campo Producto pero hay uno en el campo Fecha de Pedido. el programa no pasa nada. • hay límites de rango en la fórmula de selección en el campo clave (indexado) en la tabla A. el programa las pasa todas. recupera el conjunto de datos que satisfacen la condición y luego aplica la segunda condición a los datos recuperados.25 Manipulación de bases de datos satisfagan la segunda condición tendrán que satisfacer también la primera. Manual del usuario de Crystal Reports 447 . suponga que tiene tres productos (Producto 1. Como hay registros que pueden satisfacer la segunda condición sin satisfacer la primera. y • la opción Usar índices está activada en el cuadro de diálogo Opciones. no en toda la base de datos. Por lo tanto. Por ejemplo. Consideración nº 3 Si los campos que está usando de la tabla A no están indexados. utilícelo. todavía habrá que recuperar todos los datos de las tablas para poder aplicar la segunda condición en el Report Designer. asegúrese de que: • hay una fórmula de selección.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777") En esta situación. En otras palabras. Recupera todos los datos y luego ejecuta ambas pruebas en el Report Designer. Como usted sabe que el Producto 2 no comenzó a ser enviado sino desde julio de 1995. Producto 2 y Producto 3) y quiere identificar todas las ventas del Producto 2 en EE. pasa la primera condición. el programa también ve que puede pasar la condición antes del operador “Or” pero no la condición posterior. el programa utiliza el índice Fecha de Pedido para recuperar sólo los pedidos de julio de 1995 en adelante (un pequeño subconjunto de toda la base de datos) y después busca las veces que aparece el Producto 2 en ese subconjunto. utilizando la fórmula de selección. En este caso. Nota: Si todas las pruebas en una situación OR pueden ser realizadas en el servidor o en el DLL de bases de datos. pero hay un campo indexado que puede utilizar en su solicitud de selección de registros.

a continuación. por lo que el único medio para vincular orígenes de datos diferentes en Crystal Reports es la utilización de valores de cadena. Nota: • Algunos programas SABD le permiten convertir el valor en un campo a otro tipo de datos en el índice. Elija la opción Asistente de base de datos del menú Base de datos para que se muestren todas las tablas actuales y. Esta opción selecciona automáticamente los vínculos de las tablas basándose en los campos comunes de las tablas o en los campos indexados (si la base de datos admite campos indexados). Vinculación de tablas indexadas Cuando se están vinculando tablas de base de datos de acceso directo. Por ejemplo. el único tipo de unión disponible es la unión Extrema izquierda. seleccione la ficha Vínculos para que se muestren todos los vínculos actuales. pero no puede vincular un campo numérico en una tabla a un campo de cadena de caracteres en otra tabla.Vinculación de tablas Ficha Vínculos del Asistente de base de datos La ficha Vínculos del Asistente de base de datos permite vincular fácilmente dos o más tablas. salvo que no se esté utilizando un controlador nativo para la conexión. Los campos de cadena de caracteres son guardados en bases de datos de la misma manera. La manera más fácil de vincular tablas de base de datos es seleccionar Vincular automáticamente en la ficha Vínculos del Asistente de base de datos. Por ejemplo. Además. los campos usados para vincular dos tablas deben tener el mismo tipo de datos. Sin embargo. • Si está vinculando tablas de dos tipos diferentes de fuentes de datos ODBC. pero no necesita estarlo. Sin embargo. o un campo numérico en una tabla a un campo numérico en otra tabla. El campo de vínculo de la tabla de búsqueda tampoco necesita estar indexado. por ejemplo. el campo en la tabla puede ser numérico. si utiliza ese campo para vincular otra tabla. El campo vinculado en la tabla principal puede estar indexado. debe establecerse un vínculo entre la tabla principal y un campo de la tabla de búsqueda. sin importar la fuente de datos. mientras el índice convierte el valor del campo a cadena de caracteres. sólo puede utilizar campos de cadena de caracteres para vincular las tablas. No puede vincular un valor de cadena de caracteres a un campo numérico que ha sido convertido a cadena de caracteres en el índice. es posible que otros tipos de valores no estén almacenados de la misma manera en orígenes de datos diferentes. usted puede vincular un campo de cadena de caracteres en una tabla a un campo de cadena de caracteres de otra tabla. MS SQL Server y Oracle. debe hacerlo a un campo del tipo de datos original. 448 Manual del usuario de Crystal Reports . • Cuando esté vinculando tablas de bases de datos de acceso directo mediante controladores nativos (que no es SQL).

el orden de los vínculos tiene un efecto relevante en el rendimiento. Utilice los botones de flecha del cuadro de diálogo Orden de vínculos para cambiar el orden predeterminado. Cliente.25 Manipulación de bases de datos Cambiando indices usados en vínculo Cuando se utiliza la función Vínculo inteligente para vincular tablas mediante un campo que es un componente de varios índices (dos o más). Vea Cómo vincular varias tablas para obtener más información. De forma predeterminada. Ese índice puede o no ser el que usted desea usar. Nota: Distintos pedidos de vínculos pueden tener como resultado conjuntos de datos diferentes devueltos para su uso en el informe. Nota: No todas las aplicaciones DBMS admiten tablas indexadas. Crystal Reports necesita saber el orden en que debe procesarlos. Orden de procesamiento de vínculos Cuando hay varios vínculos. a continuación entre Cliente/Pedidos y. el orden de procesamiento coincide con el orden en el que aparecen los vínculos en la ficha Vínculos. En este caso. Pedidos y Detalles de pedidos de la base de datos de muestra Xtreme. El cuadro de diálogo Orden de vínculos muestra este orden predeterminado y permite cambiar las posiciones en la jerarquía de procesamiento según se desee. Por ejemplo. entre Pedidos/Detalles del pedido. finalmente. Asimismo. si ha elegido las tablas Crédito. Refiérase a su documentación de SABD para averiguar si su SABD puede usar índices y cómo crearlos. Verifique que su base de datos utilice índices antes de intentar seleccionar un índice para vincular. Manual del usuario de Crystal Reports 449 . los vínculos se procesarán primero entre las tablas Crédito/Cliente. Crystal Reports selecciona uno de los índices para el vínculo. la ficha de vínculos muestra las tablas vinculadas del siguiente modo. Elimine el vínculo creado mediante la función Vínculo inteligente y vincule manualmente las tablas.

El conjunto de resultados de una combinación interna incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Las combinaciones y los vínculos indican cómo se comparan los campos vinculados de dos tablas cuando se leen los registros. Las opciones de combinación. no es necesario que haya campos indexados. Por ejemplo.Vinculación de tablas Vinculación de opciones Crystal Reports permite especificar el tipo de combinación y el tipo de vínculo que se desea utilizar cuando se vinculan tablas. se puede utilizar una combinación interna para ver todos los clientes y los pedidos que han 450 Manual del usuario de Crystal Reports . Nota: Cuando se vinculan campos utilizando combinaciones. imposición y vinculación se pueden especificar en el cuadro de diálogo Opciones de vínculo. incluso cuando en el informe no se usa ninguno de los campos de la tabla. Al utilizar las diversas opciones para forzar la combinación se garantiza que las tablas vinculadas se incluyen en la consulta SQL. Los tipos de unión son: • Combinación interna • Combinación externa izquierda • Combinación externa derecha • Combinación externa completa Las opciones de Forzar unión son: • No forzar • Forzar desde • Forzar a • Forzar ambos Los tipos de vínculo son: • Vínculo igual que [=] • Vínculo Mayor que [>] • Vínculo Mayor o igual que [>=] • Vínculo Menor que [<] • Vínculo Menor o igual que [<=] • Vínculo No Igual que [!=] Combinación interna La combinación interna es el tipo normal de combinación. También puede hacer obligatorio el uso de tablas en las combinaciones.

95 8233.50 19164.30 1683.40 1956. podemos utilizar una unión Extrema Izquierda para ver todos los clientes y todos los pedidos que han hecho. BG Mountain Inc. pero también obtenemos una fila para cada cliente que no ha hecho pedidos. Estos clientes aparecen al final de la lista con espacios en blanco en los campos que mantendrían esa información: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. No se obtendrá ninguna coincidencia para los clientes que no hayan realizado pedidos.60 15716.30 1683.25 Manipulación de bases de datos realizado.80 19766. Por ejemplo.80 19766. También incluye una fila por cada registro en la tabla principal (izquierda) cuyo valor del campo vinculado no tiene coincidencia en la tabla de comparación.50 19164. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc.40 1956. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 7911. Tabla Clientes Id.20 12763. Hansen MTB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.95 Manual del usuario de Crystal Reports 451 . BG Mountain Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc.60 15716. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc.50 Combinación externa izquierda El conjunto de resultados de una unión Extrema Izquierda incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente.50 7911.20 24580.20 12763.20 24580.

50 19164.50 7911.20 12763. del Pedido 6 11 21 4 20 16 19 28 32 Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141. se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 Tabla Pedidos Id.50 Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Teóricamente. pero si un vendedor sin experiencia se olvidó de asignar una Id. También incluye una fila por cada registro en la tabla de comparación (derecha) cuyo valor de campo vinculado no coincide con la tabla principal. refiérase a la documentación de Microsoft ODBC o a la documentación de su base de datos SQL. puede localizar rápidamente ese pedido con una unión Extrema Derecha.40 1956. También obtiene una línea por cada pedido hallado que no puede ser vinculado a un cliente. Combinación externa derecha El conjunto de resultados de una unión Extrema Derecha incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente.95 452 Manual del usuario de Crystal Reports .80 19766. del Cliente 64 54 55 Tabla Clientes Nombre de Cliente Sierra Mountain Bicicletas Aztecas Deely MTB Inc. La tabla resultante deja un espacio en blanco en cualquier campo de Clientes para el pedido sin un cliente: Tabla Clientes Id. Tabla Pedidos Monto del Pedido 8233. Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. Si se está conectando a una base de datos SQL directamente (no a través de ODBC). Para información completa sobre cómo se ve una unión Extrema en un enunciado SQL. Si se tiene acceso a la base de datos a través de ODBC. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos.30 1683. del cliente a un pedido. Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL.20 24580.Vinculación de tablas Tabla Clientes Id.60 15716. esto no debería suceder.

87 Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos.60 15716.50 19164. del Pedido 6 11 21 4 20 16 19 28 32 Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141. refiérase a la documentación de Microsoft ODBC o a la documentación de su base de datos SQL.80 19766.40 1956.95 Manual del usuario de Crystal Reports 453 . Combinación externa completa Una combinación externa completa es una combinación externa bidireccional en la que se pueden ver todos los registros de las tablas vinculadas.20 24580.20 12763. Para información completa sobre cómo se ve una unión Extrema en un enunciado SQL.25 Manipulación de bases de datos Tabla Clientes Id. Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. También incluye una fila para cada registro de la tabla principal (izquierda) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla de búsqueda y una fila para cada registro de la tabla de búsqueda (derecha) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla principal.50 10320. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 Tabla Pedidos Id. del Pedido 14 25 Tabla Pedidos Monto del Pedido 8233.30 1683. También se obtiene una fila para cada pedido encontrado que no se pueda vincular a un cliente y una fila para cada cliente para el que no se pueda encontrar un pedido. del Cliente 64 Tabla Pedidos Id. El conjunto de resultados de una combinación externa completa incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Si se tiene acceso a la base de datos a través de ODBC. Si se está conectando a una base de datos SQL directamente (no a través de ODBC). Tabla Clientes Id. Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL.50 7911.

si se usa el parámetro a tabla para la combinación. Nota: Si necesita una explicación de los parámetros desde y a tabla.87 No forzar Al seleccionar esta opción. sin imposición basada en otras tablas). Esta es la opción predeterminada. Forzar a Al seleccionar esta opción. se forzará la combinación con la Tabla B. porque se fuerza.50 25 10320. el vínculo creado sólo se usa si lo requiere explícitamente el enunciado Select. Por ejemplo. Nota: Si necesita una explicación de los parámetros desde y a tabla. y el enunciado Select que se genere incluirá ambas tablas. Forzar desde Al seleccionar esta opción. si crea un vínculo de la Tabla A a la Tabla B mediante la opción Forzar desde y sólo selecciona un campo de la Tabla B. del Pedido 14 Tabla Pedidos Monto del Pedido 8233. el enunciado Select aún incluirá la combinación a la Tabla A. si sólo selecciona desde la Tabla A mediante la misma condición de combinación no se forzará la combinación con la Tabla B. Sus usuarios pueden crear informes basados en las tablas seleccionadas sin ninguna restricción (es decir. vea “Vincular desde y vincular a” en la página 440. ésta se fuerza. Forzar ambos Al seleccionar esta opción. si se usa el parámetro desde tabla para la combinación. 454 Manual del usuario de Crystal Reports . ésta se fuerza. del Cliente 64 65 66 Tabla Pedidos Id. Por ejemplo. si se usan los parámetros desde tabla o a tabla para la combinación. si crea un vínculo de la Tabla A a la Tabla B mediante la opción Forzar a y sólo selecciona un campo de la Tabla A.Vinculación de tablas Tabla Clientes Id. vea “Vincular desde y vincular a” en la página 440. Al contrario. ésta se fuerza.

‘Pedidos‘ Pedidos WHERE Cliente.40 1956. BG Mountain Inc.60 15716. la tabla Clientes está vinculada a la tabla Pedidos por el campo Id del Cliente. Manual del usuario de Crystal Reports 455 .95 8233.30 1683. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141. Hansen MTB Inc. Cuando una Id del Cliente se encuentra en la tabla Pedidos que coincide con la Id del Cliente de la tabla Clientes.25 Manipulación de bases de datos Vínculo igual que [=] El conjunto de resultados de un vínculo Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Como un ejemplo.50 7911. ‘Nombre de Cliente’. Los ejecutivos de la compañía quieren asegurarse de que ningún agente de ventas gane más que uno de los gerentes.20 12763.50 19164.’Id del Cliente’.50 Vínculo Mayor que [>] El conjunto de resultados de un vínculo Mayor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal sea mayor que el valor del campo vinculado de la tabla de búsqueda. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. SQL usa la siguiente sintaxis para describir un vínculo Igual que: SELECT Cliente. una compañía puede desear comparar los salarios de todos sus agentes de ventas con los salarios de sus gerentes de ventas.Id del Cliente = Pedidos. ‘Monto del Pedido’ FROM ’Cliente’ Cliente. En el siguiente ejemplo.Id del Cliente Este enunciado produce los siguientes datos: Tabla Clientes Id.80 19766.20 24580. Cliente. la información es mostrada para los registros correspondientes en ambas tablas. Pedidos.

00 Tabla Gerente Apellido Fuller Brid Buchanan Hellstern Fuller Brid Buchanan Martin Buchanan Tabla Gerente Sueldo $32.00 $35.00 $48.00 En esta tabla no se ha establecido una relación entre los agentes de ventas y los gerentes. ‘Sueldo’ 456 Manual del usuario de Crystal Reports . Gerente. Gerente. mediante el campo Sueldo de cada tabla.000.300. Agente de Ventas.00 $30. ‘Apellido’.00 $48. ‘Sueldo’ FROM ‘Agente de ventas‘ Agente de ventas. Vínculo Mayor o igual que [>=] El conjunto de resultados de un vínculo Mayor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es mayor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de búsqueda.500. se puede vincular la tabla Agente de Ventas con la tabla Gerente.Vinculación de tablas Teniendo en cuenta esto.500. una compañía quizás encuentre necesario indagar si es que cualquier agente de ventas gana más que un gerente lo que indicaría un problema salarial que debe ser resuelto.00 $30.300.000.00 $48.000.‘Sueldo‘ > Gerente.00 $45. ‘Gerente’ Gerente WHERE Agente de Ventas.000.00 $29.00 $48.00 $29.500. ‘Sueldo’ Este enunciado SQL puede producir datos similares a éstos: Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson Tabla Agente de Ventas Sueldo $35.000.00 $29.000.000. ‘Apellido’.300.300. utilizando un vínculo Mayor que: SELECT Agente de Ventas. Ya que los gerentes están en un nivel superior al de los agentes de ventas.00 $32.00 $48.’Apellido’.00 $30. Agente de Ventas. Gerente.000.000.000. ‘Sueldo’. El ejemplo en este caso es idéntico al ejemplo de la combinación Mayor que.300.00 $35. aunque utiliza el vínculo Mayor o igual que: SELECT Agente de Ventas.00 $35. ‘Sueldo’.’Apellido’. Gerente.

‘Sueldo‘ < Agente de Ventas.000.00 $48. Una vez más.00 $45.00 $48.000. ‘Apellido‘.00 $35.000.00 $48.300.‘Apellido‘. ‘Agente de Ventas‘ Agente de Ventas WHERE Gerente.500.000.000. Agente de Ventas.00 $48. el vínculo se establece desde la tabla Gerentes a la tabla Agente de Ventas utilizando un vínculo Menor que en los campos Sueldo vinculados: SELECT Gerente.00 $30.00 $29.00 $32.00 $35.00 $35.00 $30.000. ‘Sueldo‘ FROM ‘Gerente‘ Gerente.000.300. Sin embargo.000.00 $48.00 $35. se pueden comparar los sueldos de los agentes de ventas y de los gerentes en una dirección diferente. Gerente.00 $35. Utilizando el vínculo Menor que.300.000. ‘Sueldo’ Este enunciado puede producir resultados así: Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson Patterson Tabla Agente de Ventas Sueldo $35.00 $29.300.000.25 Manipulación de bases de datos FROM ‘Agente de ventas‘ Agente de ventas.300. ‘Sueldo‘.00 $29. ‘Sueldo‘ Manual del usuario de Crystal Reports 457 .00 $30.500.00 Vínculo Menor que [<] El conjunto de resultados de un vínculo Menor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor que el valor del campo vinculado de la tabla de búsqueda.00 $30.00 $30.500.‘Sueldo‘ >= Gerente.000.000. el campo Sueldo en cada tabla es usado como campo de vínculo.000.00 Tabla Gerente Apellido Fuller Brid Buchanan Martin Hellstern Fuller Brid Buchanan Martin Brid Buchanan Tabla Gerente Sueldo $32. ‘Gerente’ Gerente WHERE Agente de Ventas.000. Agente de Ventas.

00 $35.000.500.00 $30.00 $35.‘Sueldo‘ <= Agente de Ventas. Agente de Ventas.00 $48.000.Vinculación de tablas Este enunciado SQL genera una tabla algo diferente a la que genera el vínculo Mayor que: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Hellstern Tabla Gerente Sueldo $32.000.000.300.00 $45.00 $29.‘Apellido‘.000.00 $35. Gerente.00 $32. ‘Agente de Ventas‘ Agente de Ventas WHERE Gerente. ‘Sueldo‘.00 $30. ‘Sueldo‘ FROM ‘Gerente‘ Gerente.000.000.000. El ejemplo en este caso es idéntico al ejemplo del vínculo Menor que.00 $30.00 Vínculo Menor o igual que [<=] El conjunto de resultados de un vínculo Menor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de búsqueda.300.00 $48.00 $48.500.000.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35. ‘Apellido‘.300.300.300. ‘Sueldo‘ Este enunciado SQL produce datos como los siguientes: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Tabla Gerente Sueldo $32.500.00 $30.00 $48.00 $48.00 $30.000.00 $29.00 458 Manual del usuario de Crystal Reports .000.00 $35.00 $48. Agente de Ventas. pero utiliza el vínculo Menor o igual que: SELECT Gerente.00 $29.00 $32.000.000.000.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Patterson Dodsworth Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35.300.000.00 $48.000.300.

500.25 Manipulación de bases de datos Tabla Gerente Apellido Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Martin Hellstern Tabla Gerente Sueldo $30. el campo Nombre de Producto es usado para vincular desde la tabla Producto1 a la tabla Producto2. Un vínculo No Igual que se usa para vincular las tablas mediante el campo Nombre de Producto. Crystal Reports la considera como dos tablas independientes. ofreciendo a sus clientes que si compran un artículo podrán llevarse el segundo a mitad de precio.‘Nombre de Producto‘ != Producto2. Por ejemplo.00 $29.00 $45.00 $35.00 $35.500. una compañía puede tener una tabla que describe todos los productos que vende.00 $35.300.000. necesitarán tener una lista de todas las posibles combinaciones de dos productos: SELECT Producto1. se le da el alias Producto1.000. Producto2. Producto1 Nombre de Producto Craze Adult Helmet Craze Adult Helmet Producto2 Nombre de Producto Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove Manual del usuario de Crystal Reports 459 . Si deciden tener una venta especial.000. Como resultado.000.000.000. pero no es apareado consigo mismo. La primera vez. ‘Nombre de Producto‘.00 $29.00 $29. Luego.00 Vínculo No Igual que [!=] El conjunto de resultados de un vínculo No Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal no es igual al valor del campo vinculado de la tabla de búsqueda. se le da el alias Producto2.000. Este tipo de vínculo se puede usar para encontrar posibles combinaciones de elementos cuando una tabla se combina consigo misma (autocombinación). FROM ‘Producto‘ Producto1 ‘Producto‘ Producto2 WHERE Producto1. la tabla Producto es abierta dos veces. pero como se ha abierto dos veces utilizando alias diferentes. Ésta es la misma tabla. ‘Nombre de Producto‘ En este enunciado SQL. cada producto es apareado con cada uno de los otros productos.‘Nombre de Producto‘.500.000.00 $48. La segunda vez.00 $30.300.00 $48.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Patterson Davolio Dodsworth Patterson Davolio Dodsworth Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $30.00 $35.300.00 $48.

sino también recuperar datos útiles e importantes que les ayudarán con su trabajo de cada día. esto significa que hay características específicas que deben estar presentes en cualquier versión de SQL producida por una compañía de software para que esa versión sea oficialmente llamada SQL. desarrollar y consultar grandes bases de datos relacionales en redes de computadoras. Muchos distribuidores de software agregan características más avanzadas a su versión de 460 Manual del usuario de Crystal Reports . ¿Qué es SQL? SQL es un lenguaje de consulta diseñado para organizar. proporcionando un Servidor SQL para crear. el símbolo predeterminado <> se utiliza para representar un vínculo No Igual que. SQL es un lenguaje común en la Ciencia de la Información y la industria de la Administración de la Información. tablas y registros y una interfaz de Cliente SQL permitiendo a los usuarios de estaciones de trabajo no sólo diseñar y trabajar con archivos de base de datos.Utilización de SQL y bases de datos SQL Producto1 Nombre de Producto Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle Producto2 Nombre de Producto Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove Nota: El símbolo != se utiliza para representar un vínculo No Igual que. El lenguaje ha sido estandarizado por el American National Standards Institute (ANSI) y la International Standards Organization (ISO). siglas en inglés). Las bases de datos SQL generalmente trabajan en la arquitectura de red cliente/ servidor. si el controlador del origen de datos ODBC de los datos a los que se está teniendo acceso admite este símbolo. guardar y manipular los archivos de base de datos. En caso contrario. administrar. Utilización de SQL y bases de datos SQL Quizás los formatos más populares y poderosos de bases de datos son los programas SABD basados en el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL.

agregar tablas y campos a la base de datos o recuperar datos desde bases de datos. Si el enunciado es una petición de datos. La sintaxis del lenguaje SQL está construida en un sistema de mandar enunciados SQL al servidor de la base de datos SQL. El servidor SQL analiza el enunciado SQL y realiza la operación requerida. el propósito del lenguaje SQL es específico para trabajar con bases de datos relacionales. Algunos programas SQL requieren que usted escriba una consulta SQL directamente utilizando un editor de texto. como mínimo. Manual del usuario de Crystal Reports 461 . Cada enunciado es una petición para realizar una operación de base de datos como crear un archivo de base de datos. Crystal Reports pertenece a ambas categorías de aplicaciones compatibles con SQL. mientras que otros proporcionan interfaces gráficas que guían al usuario a través del proceso de consultar una base de datos. No puede ser utilizado para crear sistemas operativos o programas de computadora que funcionen por si mismos. En este último caso. el programa debe crear un enunciado SQL basada en la información que usted proporciona.25 Manipulación de bases de datos SQL en un esfuerzo de mejorar el lenguaje y atraer clientes. Este enunciado es la consulta SQL real y es la que se utiliza para solicitar los datos. Una consulta SQL es un enunciado SQL diseñado específicamente para solicitar datos de una o más bases de datos SQL. retener los estándares originales establecidos por ANSI e ISO. Usted debe comprender que SQL no es un verdadero lenguaje de computadora. pero debe. el servidor reúne los datos y los regresa a la estación de trabajo del cliente para que el usuario pueda verlos. SQL es referido algunas veces como un sublenguaje que puede ser usado desde otros lenguajes o programas.

Un cliente de red es una estación de trabajo de una sola computadora usada regularmente por uno o más empleados de la compañía. diseñada para 462 Manual del usuario de Crystal Reports . El programa del servidor maneja procesos complejos que consumen mucho tiempo o requieren mucha capacidad de procesamiento. la computadora utilizada como servidor a menudo es una máquina poderosa y rápida que puede tener varios procesadores. Debido a las altas demandas de procesos requeridos por un servidor de red. Esto proporciona a los usuarios una administración más eficiente del tiempo porque la estación de trabajo local ocupa menos tiempo en procesamiento y tiene más tiempo "libre" disponible para el usuario.Utilización de SQL y bases de datos SQL Arquitectura cliente/servidor Una de las características más poderosas de los programas SQL SABD es su habilidad para usar eficientemente la arquitectura de la red de cliente/servidor. Un programa cliente/servidor tiene dos partes. un programa basado en servidor que está ubicado en un servidor de red y un programa basado en cliente que está ubicado en la estación de trabajo del usuario. varias unidades de disco duro y varias unidades CD-ROM. Una estructura de red simple consta de uno o más servidores de red que proporcionan una ubicación común en la que todos los usuarios de la red pueden obtener datos y programas. Muchos programas computación de modernos están basados en la arquitectura operacional cliente/servidor. mientras que el programa cliente proporciona una interfaz de usuario fácil de usar. aprovechando así los recursos y la capacidad de procesamiento del servidor de red. servicios automatizados tales como hacer copias de seguridad de datos y recursos de supervisión de red para proporcionar el mejor servicio posible a todas las estaciones de trabajo de la red. Muchos servidores de red también proporcionan seguridad de red. Un usuario trabaja en el cliente y tiene acceso a los datos y programas del servidor por medio de la red. Los procesamientos voluminosos que requieren mucho tiempo y recursos son manejados por el servidor y los resultados finales son enviados de regreso al cliente.

Un servidor es una máquina física a la que los clientes de la red están conectados por cables o algún otro dispositivo de conexión. Ambos son referidos frecuentemente como servidores. El SABD incluirá por lo menos un conjunto de software SQL de cliente (un sitio) que se puede conectar al servidor SQL por medio de la red. dependiendo del coste del programa. Muchas veces. Cada puesto representa una única estación de trabajo de cliente o un solo usuario de cliente (dependiendo de las especificaciones del distribuidor de software) que se puede conectar al software de cliente/servidor. Manual del usuario de Crystal Reports 463 . No confunda los programas servidores con una computadora servidora de red.25 Manipulación de bases de datos ayudar a realizar el trabajo de forma más rápida y mejor de lo que se podría hacer de otra manera. Sin embargo. los distribuidores de software venden sitios adicionales para sus programas y cada sitio contenie un juego completo de software del programa del cliente. un programa servidor reside en el servidor de la red. En ocasiones. El SABD SQL Un Sistema de Administración de Base de Datos (SABD) SQL es un ejemplo común de un paquete de software cliente/servidor. Un SABD SQL estándar incluirá un programa SQL del servidor que controla todo el trabajo real de constrair y trabajar con bases de datos y sus datos. un programa cliente/servidor estará disponible para un cierto número de puestos. El software de cliente SQL generalmente consiste de. al menos un editor de enunciados SQL que puede utilizar para escribir y ejecutar enunciados SQL y una capa subyacente de comunicaciones que trabaja con el programa del servidor SQL en la red. tomando en cuenta las capacidades del equipo y sistemas operativos del servidor.

Dado que los procedimientos almacenados pueden devolver un conjunto de resultados. muchos sistemas DBMS SQL admiten procedimientos almacenados. De hecho. el software de cliente pasa el enunciado a la capa de comunicaciones. variables. Un procedimiento almacenado puede ser usado para definir una consulta SQL que usted usará en forma repetida. consistente de uno o más enunciados SQL. pueden proporcionar un conjunto específico de datos al ejecutarse. Procedimientos almacenados Además de los atributos comunes de bases de datos relacionales (tablas. Si el procedimiento almacenado está diseñado para solicitar a un usuario la información sobre la que se basa la consulta. registros. Si el software de cliente recibe cualquier dato de regreso.). 464 Manual del usuario de Crystal Reports . expresiones condicionales y argumentos de variables pueden ser definidos en procedimientos almacenados de manera tal que usted tenga que proporcionar cierta información antes de que el procedimiento sea ejecutado. Además. Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado. Crystal Reports solicitará dicha información cuando se seleccione el procedimiento almacenado para el informe.Utilización de SQL y bases de datos SQL Cuando ejecuta un enunciado SQL. muestra los datos al usuario. campos. la cual lo envía por la red al servidor de software. El servidor SQL analiza el enunciado. realiza la operación requerida y regresa cualquier dato pedido al software de cliente. etc. Crystal Reports permite ejecutar un procedimiento almacenado en una base de datos SQL y usar los datos devueltos para diseñar un informe.

El enunciado SELECT anterior puede ser cambiado para usar la cláusula DISTINCT: SELECT DISTINCT TABLA A. Por ejemplo: SELECT TABLA A. El elemento recuperado puede ser el valor en un campo de base de datos (columna) o puede ser el resultado de una operación de cálculo realizada mientras se recuperan los datos. En lugar de tener que desplazarse por una base de datos completa para encontrar los datos solicitados. ‘ESTADO‘ Manual del usuario de Crystal Reports 465 . ‘ESTADO‘ DISTINCT La cláusula DISTINCT obliga a la consulta a recuperar sólo conjuntos de datos únicos (distintos). conectándose al servidor SQL a través de la red. Crystal Reports actúa como aplicación cliente SQL. La consulta SQL es una representación del enunciado SQL que Crystal Reports envía al servidor SQL. reduciéndose de este modo el tiempo y los recursos que la estación de trabajo debe utilizar para finalizar el informe. ‘NOMBRE‘. Una fila de resultados será recuperada sólo una vez. Esta consulta se puede ver seleccionando la opción Mostrar consulta SQL del menú Base de datos. Crystal Reports crea una consulta SQL. TABLA A. Crystal Reports permite que el servidor realice dicha tarea y devuelva un conjunto de datos mucho más pequeño. ‘NOMBRE‘. El lenguaje SQL Dado que Crystal Reports usa el lenguaje SQL para tener acceso a las bases de datos cliente/servidor a través de ODBC. se puede comprender mejor el proceso de elaborar informes si se conocen algunas de las cláusulas (comandos) SQL que se utilizan: SELECT La cláusula SELECT indica elementos de datos específicos a recuperar de las tablas de base de datos. TABLA A. Crystal Reports puede pasar gran parte del procesamiento al equipo servidor. Mediante la interpretación máxima posible del diseño del informe en una consulta SQL.25 Manipulación de bases de datos ¿Cómo utiliza Crystal Reports SQL? Cuando un usuario se conecta a una base de datos SQL. Cuando se diseña un informe que tiene acceso a datos SQL.

PEDIDOS. La cláusula FROM generada por Crystal Reports antecede al nombre de cada tabla con el alias que usa para identificar la tabla en el informe. • Mostrar cómo se combinan dos tablas de base de datos. ‘VENDEDOR‘. ‘TOTALVENTAS‘ < 10000. TABLA A. éste determina qué registros (filas de datos) van a ser recuperados. Cuando WHERE es usado para especificar un criterio de selección de registros usando una condición de búsqueda.00 Si WHERE es usado para especificar la manera en que dos tablas son vinculadas. ‘ID DEL CLIENTE‘. CLIENTE. ‘MONTO DEL PEDIDO‘ FROM ‘CLIENTE‘ CLIENTE. ‘ID DEL CLIENTE‘ 466 Manual del usuario de Crystal Reports . FROM enumera las tablas de base de datos reales que contienen los campos y registros teniendo los datos requeridos. El siguiente es un ejemplo de la cláusula WHERE uniendo dos tablas: SELECT CLIENTE. ‘NOMBRE DEL CLIENTE‘. un operador de unión SQL se interpone entre los dos nombres de las tablas.Utilización de SQL y bases de datos SQL FROM La cláusula FROM especifica las fuentes de los campos de base de datos indicados en la cláusula SELECT. ‘NOMBRE‘. ‘TOTALVENTAS‘ FROM ‘MITABLA‘ MITABLA WHERE MITABLA. Lo que sigue ilustra la cláusula FROM con la cláusula SELECT: SELECT TABLA A. ‘ID DEL CLIENTE‘ = PEDIDOS. Consulte “Vinculación de opciones” en la página 450. MITABLA. ‘PEDIDOS‘ PEDIDOS WHERE CLIENTE. Por ejemplo: SELECT MITABLA. ‘ESTADO‘ FROM ’TABLA A’ TABLA A WHERE La cláusula WHERE tienes dos propósitos: • Especificar un criterio de selección de registros.

MITABLA. ‘VENTAS‘) FROM ‘MITABLA‘ MITABLA GROUP BY MITABLA. luego. MITABLA. son ordenados de acuerdo a los valores en el segundo campo. ‘ESTADO‘. MITABLA. MITABLA. y así sucesivamente. GROUP BY La cláusula GROUP BY recupera un conjunto de datos resumidos.25 Manipulación de bases de datos ORDER BY La cláusula ORDER BY indica que los registros de base de datos recuperados sean ordenados de acuerdo a los valores en un campo específico. ‘ESTADO‘. ‘CODIGO POSTAL‘ Manual del usuario de Crystal Reports 467 . Si la cláusula ORDER BY no es usada. Si más de un campo es especificado después de la cláusula ORDER BY. GROUP BY los agrupa y resume cada grupo de acuerdo a una función de resumen SQL. los registros son ordenados de acuerdo a los valores en el primer campo especificado. ‘CODIGO POSTAL‘. Por ejemplo: SELECT MITABLA. MITABLA. En lugar de recuperar los datos en si. ‘COMPAÑIA‘. ‘CIUDAD‘. El servidor sólo devuelve a Crystal Reports la información de resumen correspondiente a cada grupo. ‘ESTADO‘ FROM ‘MITABLA‘ MITABLA ORDER BY MITABLA. ‘ESTADO‘ ASC. ‘CIUDAD‘ ASC Nota: ASC indica que los valores en el campo son ordenados de manera ascendente en lugar de descendente (DESC). SUM (MITABLA. El ascendente ordena las letras de la A a la Z y los números de 0 a 9. El siguiente enunciado SQL utiliza la cláusula ORDER BY: SELECT MITABLA. los registros son recuperados en el orden en que aparecen en la base de datos original. dentro de ese ordenamiento.

entonces todos los registros deben ser transferidos al lado del cliente antes de evaluar la fórmula. Para obtener más información. los campos de fórmula deben ser procesados en lado del cliente. También debe observarse que el procesamiento del lado del servidor trabaja sólo para informes basados en orígenes de datos SQL. • El informe debe usar alguna forma de agrupamiento. Esto aumentará el tiempo requerido para ejecutar el informe. • Menos tiempo de transferencia del servidor al cliente. El procesamiento del lado del servidor trabaja de la siguiente manera: Mediante el uso de tecnología de paso a través SQL para enviar un enunciado SQL al servidor de base de datos y recuperar un conjunto inicial de datos. • Menos memoria necesaria para procesar el informe en su PC. • Se pueden utilizar grandes cantidades de recursos del servidor para las bases de datos temporales que se requieren cuando se pasa la tarea de agrupamiento al servidor. El procesamiento del lado del servidor le proporciona muchas ventajas: • Menos tiempo de conexión con el servidor. entonces no hay ningún procesamiento que pasar al servidor. si el informe ho ha sido agrupado y ordenado (por ejemplo. Ya que el servidor procesará aquellas secciones que están ocultas. consulte “Cómo activar el procesamiento del lado del servidor” en la página 470. cuanto más grande sea la porción visible del informe. la sección Detalles debe estar oculta). si el informe consiste de una lista simple). Es por eso que el procesamiento del lado del servidor sólo funciona para aquellos informes que han sido ordenados y agrupados. Si el agrupamiento se basa en un campo de fórmula. Crystal Reports pasa gran parte del trabajo de recuperación y ordenamiento de los datos al sistema servidor. • El informe debe estar al menos parcialmente oculto (por lo menos. liberándose de este modo memoria y recursos locales para tareas más importantes. talvez sería más 468 Manual del usuario de Crystal Reports . • En algunos casos. Nota: • Esta descripción sólo es aplicable al proceso de pasar las tareas de agrupamiento y ordenamiento al servidor. su informe debe satisfacer las siguientes condiciones: • La opción Ejecutar agrupamiento en servidor (en el cuadro de diálogo Opciones) debe estar activada. o si se usa una fórmula en un campo de resumen. no será posible el procesamiento del lado del servidor. Si la sección de Detalles es visible. mayor será la cantidad de procesamiento que debe ejecutarse en el lado del cliente. Por lo tanto. Recuerde siempre que para ejecutar el agrupamiento en el servidor.Procesamiento del lado del servidor Procesamiento del lado del servidor El procesamiento del lado del servidor le permite establecer un informe que ejecuta la mayor parte de su procesamiento en el servidor y deja sólo los detalles relevantes al PC.

el programa agregará una cláusula ORDER BY al enunciado SQL. • Para que el informe pueda ser procesado en el servidor. • Si usted guarda un informe que ha sido parcialmente procesado en el servidor usando la opción Guardar los datos con el informe. • Si resume en datos de tipo vinculable. Nota: Las fórmulas usadas para la selección de registros son una excepción y se pueden procesar en el servidor. si se ha profundizado en una sección oculta y hay una ficha para esos datos en Crystal Reports (indicando que los datos se han transferido). dichos registros se guardarán con el informe. • El informe no debe contener agrupamientos de valores específicos. Manual del usuario de Crystal Reports 469 . En otras palabras. Cómo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL Cuando un informe mueve la mayoría del procesamiento al servidor. la conexión al servidor se iniciará automáticamente. el programa agregará una cláusula WHERE al enunciado SQL. cuando la opción Ejecutar el agrupamiento en el servidor esta activa. • Si agrupa en orden descendente en datos de tipo vinculable. no debe contener resúmenes basados en las funciones Average o Distinct. el programa agregará un campo de resumen a la cláusual SELECT del enunciado SQL. si usted descarga un informe a su laptop y trabaja en él desde una ubicación remota). esto por necesidad altera la consulta SQL. • Si traspasa en datos de tipo vinculable. • Si agrupa en datos de tipo vinculable en el DBMS. • Si usted activa la opción Usar índices en el servidor para rapidez (eh el cuadro de diálogo Opciones del Informe).25 Manipulación de bases de datos conveniente para usted usar enunciados SQL como una alternativa para las fórmulas. el programa guardará solamente aquellos registros que han sido tansferidos al lado del cliente. Nota: • Cuando usted traspasa en una sección oculta de un informe que usa procesamiento del lado del servidor. Así. El programa usa la cláusula GROUP BY para ejecutar el agrupamiento en el servidor. Si el cliente está desconectado del servidor (por ejemplo. algunos aspectos individuales del procesamiento del lado del servidor modificarán el enunciado SQL en diferentes maneras. el programa agregará una cláusula GROUP BY al enunciado SQL. el programa agregará una cláusula ORDER BY al enunciado SQL. todos los totales acumulados que aparecen en el informe deben ser basados en campos de resumen (ya que los datos necesarios para los totales acumulados serán movidos al lado del cliente). el traspasar en los datos producirá un error. • Para que el informe sea procesado en el servidor.

También. Si Usar índices o servidor para rapidez está inactivo en el cuadro de diálogo Opciones del Informe. o cuando a creado un informe basad en una base de datos de una plantilla o de otro informe basado en alguna base de datos que tiene la misma estructura de campos y tablas. Con cada acción de traspaso el criterio WHERE cambia.Reasignación de campos de base de datos El enunciado también cambia entre fichas: • Si usted está trabajando en la ficha Vista previa. De esta forma. mostrando el enunciado correspondiente. Nota: Usted también puede activar o desactivar esta opción rápidamente poniendo o quitando la marca de verificación junto al comando Ejecutar agrupamiento en servidor (menú Base de datos) de acuerdo a sus necesidades. elija el comando Mostrar consulta SQL del menú Base de datos. el cuadro de diálogo le ayuda a asegurar que sus informes se imprimirán con la versión actual de la base de datso activa. Nota: Puede usar el Taller de fórmulas para editar expresiones SQL que se procesarán en el servidor. 470 Manual del usuario de Crystal Reports . si usted traspasa a los detalles. • Si está traspasando. así como también cualquier agregado que el informe está moviendo al servidor. El cuadro de diálogo Mostra Consulta SQL aparecerá en su pantalla. haga clic en Opciones del informe. Reasignación de campos de base de datos El cuadro de diálogo Asignar Campos le permite vincular los campos del informe a sus campos de base de datos correspondientes cuando usted a efectuado cambios en la estructura de la base de datas. 3 Haga clic en Aceptar. el enunciado variará dependiendo de los datos subyacentes y del nivel de traspaso. el enunciado incluye la cláusual GROUP BY. Note que esta casilla de verificación estará inactiva si Usar índices o servidor para rapidez está inactiva. Cómo activar el procesamiento del lado del servidor 1 En el menú Archivo. 2 Active la casilla de verificación Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de diálogo Opciones del informe. el enunciado no incluirá la cláusula GROUP BY (ya que no hay ningún grupo en esa ficha de traspaso). Para ver el enunciado SQL actual de la ficha activa. este comando estará inactivo.

Cuando usted asigna campos en las listas superiores. seleccione el campo de informe y el campo de base de datos en las secciones superiores y haga clic en Asignar. tendrá que desasignar o desvincular ls campos de informe y de base de datos que ya ha asignado. no es necesario reasignar el campo de informe correspondiente. Los nombres de los campos serán movidos de las listas superiores a las inferiores. Si quiere actualizar sus datos. puede seleccionar un campo de informe en las listas inferiores (el programa automáticamente selecciona el campo de base de datos) y hacer clic en Desasignar. independientemente de su tipo. estos aparecerán en las listas inferiores. si elimina un campo de base de datos. Usted no tiene que reasignar cada campo del informe. estos aparecerán en las listas inferiores. Puede hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo sin reasignar cada campo listado en la lista superior izquierda. En algunas ocaciones. esta lista muestra sólo los nombres de los campos de base de datos no asignados del mismo tipo de los campos del informe no asignados que usted seleccionó en la lista superior izquierda. Ya que la casilla de verificación Coincidir tipo esta activa predeterminadamente. • La lista superior derecha muestra los nombres de los campos de base de datos no asignados (en los cuales el programa ha detectado cambios). • La lista inferior derecha mustra los nombres de los campos de base de datos asignados. Si usted cambia la estructura de la base de datos después de haber creado el informe. haga clic en el botón Actualizar de la barra de herramientas estándar. desactive la casilla de verificación Coincidir tipo. Nota: Crystal Reports no actualiza automáticamente los datos del informe cuando se cierra el cuadro de diálogo Campos Asignados. éste toma sus campos de la base de datos tal como existen en ese momento. El nombre del campo será movido de las listas inferiores a las superiores. usted podría asignar los campos equivocados o intentar asignar un campo de informe a un campo de base de datos ya asignado. Por cada campo de base de datos que ha cambiado. En estos casos.25 Manipulación de bases de datos Cuando crea el informe. • La lista inferior izquierda muestra los nombres de los campos de informe asignados. ya que no tendrá tal campo en su informe. Por ejemplo. el programa necesita adaptar el informe a la nueva estructura. Por ejemplo. Uso del cuadro de diálogo Asignar Campos El cuadro de diálogo Asignar Campos contiene cuatro cuadros: • La lista superior izquierda muestra los nombres de todos los campos del informe no asignados (en los cuales el programa detecta un cambio en la base de datos activa). Para mostrar todos los campos de base de datos. El nombre superior se selecciona predeterminadamente. Cuando usted asigna campos en las listas superiores. Manual del usuario de Crystal Reports 471 .

el programa verifica cada nombre de campo en el informe con el campo correspondiente en la base de datos. El programa muestra el cuadro de diálogo Asignar Campos si detecta alguno de los siguientes tipos de cambios en la base de datos: • Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos que se utiliza en el informe. puede activar el cuadro de diálogo Asignar Campos eligiendo uno de los siguientes comandos del menú Base de datos: • Verificar base de datos • Comprobar en la primera actualización • Establecer ubicación del origen de datos Nota: También existe una opción general denominada Comprobar cuando se actualice el controlador de la base de datos (que se establece en la ficha Base de datos del cuadro de diálogo Opciones) que puede abrir el cuadro de diálogo Campos Asignados cuando se actualizan por primera vez los datos de un informe después de actualizar el controlador de base de datos. Si hay inconsistencia en alguno de los nombres de campo. el cuadro de diálogo Asignar Campos aparecerá automáticamente. sin embargo. 472 Manual del usuario de Crystal Reports . • Se han eliminado de la base de datos campos que no se usan en el informe.Reasignación de campos de base de datos Cómo reasignar procesos Si efectúa cambios en los campos de la base de datos activa que hacen necesario reasignar los campos del informe correspondientes. Si detecta cambios. vea “Reasignar campos de base de datos alterados” en la página 473. Usted puede usar cada uno de estos comandos para una función específica. Crystal Reports adapta automáticamente el informe (y no muestra el cuadro de diálogo Campos Asignados) si detecta alguno de estos cambios: • Se han agregado campos a la base de datos. Para detectar cualquier inconsistencia posible. Para obtener un tutorial sobre el cuadro de diálogo Campos Asignados. Uso del proceso de verificación de base de datos Cuando usted elige el comando Verificar base de datos del menú Base de datos. Nota: Los campos del informe que se dejan sin asignar serán removidos del informe. cualquiera de ellos abrirá el cuadro de diálogo Asignar Campos si el programa detecta alguna irregularidad entre los nombres de los campos en la base cde datos y los nombres de los campos en el. • La base de datos se ha convertido de un origen de datos de PC a un origen de datos SQL. el programa verifica las bases de datos e informes activos. el informe debe ser adaptado para evitar errores.

El comando Establecer ubicación del origen de datos muestra el cuadro de diálogo Campos Asignados si detecta alguno de los cambios siguientes en la estructura de la base de datos: • Se ha eliminado un campo de la base de datos. Utilización del proceso Establecer ubicación del origen de datos Cuando se selecciona el comando Establecer ubicación del origen de datos del menú Base de datos y se especifica una nueva ubicación para la base datos activa. Manual del usuario de Crystal Reports 473 . • La base de datos es totalmente nueva. • Si la marca de verificación no está presente. el comando está inactivo. el programa comprueba si hay cambios en la base de datos. Reasignar campos de base de datos alterados Use el cuadro de diálogo Asignar Campos para reasignar campos del informe existentes a la base de datos activa. consulte “Uso del proceso de verificación de base de datos” en la página 472. • Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos. y usted tendrá que verificar la base de datos cuando haya terminado de establecer la ubicación. Para obtener más información. elija Verificar base de datos del menú Base de datos. Nota: El programa buscará estos cambios solamente si la base de datos tiene un nombre diferente o si el nombre ha sido cambiado. • Se han cambiado tipos de datos en campos de la base de datos. si es que han sido alterados. Si la base de datos tiene el mismo nombre. Utilización del proceso Comprobar en la primera actualización Este proceso activa el comando Comprobar base de datos la primera vez que se actualizan los datos del informe en cada sesión: • Si la casilla Comprobar en la primera actualización tiene una marca de verificación.25 Manipulación de bases de datos • Se han cambiado posiciones de campos en la base datos. la opción está activa (esta opción estará activada de forma predeterminada en nuevos informes). El cuadro de mensaje Verificar Base de Datos aparecerá en su pantalla. Para reasignar un campo de base de datos alterado 1 Con el informe activo. en la ficha Diseño. el cuadro de diálogo Asignar Campos no aparecerá.

Prosiga corrigiendo el informe” 2 Haga clic en Aceptar. Nota: Las ventajas de los Índices de datos guardados apenas se aprecian en los informes cuya selección de registros devuelve menos de 10. • Si el programa detecta algún cambio en la base de datos activa. simplemente haga clic en Aceptar y vuelva a su trabajo. el cuadro de diálogo Asignar Campos aparecerá en su pantalla.Índices de datos guardados • Si el programa no detecta cambios en la base de datos activa. especialmente en informes de mayor envergadura. el cuadro de mensaje mostrará el siguiente mensaje: ”La base de datos está actualizada. resalte los campos no asignados a los cuales quiere reasignar los campos del informe seleccionados. etc.). tipo de datos. 6 Repita los pasos del 3 al 5 por cada campo no asignado que desee reasignar. Si el programa detecta que un nombre de campo ha sido alterado en la base de datos activa. resalte el primer campo del informe que quiere reasignar. Cuando se crea un Índice de datos guardados en un campo concreto. el programa lo quita del informe. se conseguirán mejoras considerables de rendimiento. 474 Manual del usuario de Crystal Reports . si se indexan los campos a que hacen referencia las fórmulas de selección de registros. Nota: El programa adapta automáticamente el informe a los cambios en los demás datos de la base de datos (número de campos. 7 Haga clic en Aceptar. 3 En la lista de la parte superior izquierda.“ En este caso. Los campos resaltados del informe y de la base de datos desaparecen de las listas mencionadas y aparecen en las listas correspondientes de la parte inferior. posición de campos. No es necesario reasignar los campos en los cuales se han efectuado estos cambios. 5 Haga clic en el botón Asignar. El programa reasigna los campos del informe a los campos alterados de la base de datos. Crystal Reports puede filtrar en dicho campo con más eficacia. Nota: Si el nombre de algún campo del informe permanece en la lista de la parte superior izquierda cuando sale del cuadro de diálogo. Índices de datos guardados Se puede aumentar el rendimiento de un informe de Crystal indexando los datos guardados.000 registros. 4 En la lista de la parte superior derecha. el cuadro de mensaje muestra el siguiente mensaje: “Se ha modificado el archivo de la base de datos [“nombre de tabla”]. En particular.

sólo verán las cifras de sus propias regiones. Si también ha creado índices de datos guardados.) Funcionamiento de la indización de informes En un informe sin indexar. de modo que crea una fórmula de selección para limitar el informe. trabajan siempre en segundo plano. Después de programar el informe en Crystal Enterprise y de que los representantes de ventas comprueben sus instancias. Una vez creados los Índices de datos guardados. la fórmula de selección aplica un filtro a un campo indexado). Por ejemplo. pero no quiere que vean las cifras de las otras regiones. Los índices se invocan aplicando una fórmula de selección en Crystal Enterprise en el momento de su visualización (es decir. el ordenamiento o el formato del informe no cambian en absoluto. los índices de datos guardados permiten al usuario obtener acceso a un subconjunto de datos del informe. Los usuarios no saben que los datos guardados están indexados y el agrupamiento. Por lo tanto. (Para obtener más información sobre las extensiones de procesamiento de informes. cuando un usuario obtiene acceso a un subconjunto concreto de los datos guardados del campo indexado. Crystal Reports ya sabe qué registros contienen valores concretos. si se han indexado los datos guardados en función de uno o más campos. los representantes podrán ver sus registros sin tener que esperar a que se carguen todos. En otras palabras. suponga que desea facilitar a sus usuarios información sobre las ventas anuales en Norteamérica. Crystal Reports filtra los datos guardados comprobando si cada registro tiene los valores apropiados. Por ejemplo. Crystal Reports puede encontrar y aplicar formato a los registros apropiados de forma más eficaz. sin pasar por la totalidad de los datos guardados. por lo que crea un informe. Manual del usuario de Crystal Reports 475 . o mediante una extensión de procesamiento de informes. Crystal Reports tiene que analizar todos los registros para encontrar valores que cumplan los criterios especificados. Sin embargo. También desea que los representantes de ventas vean las cifras de sus regiones individuales. cuando un usuario solicita un subconjunto concreto de datos guardados o cuando solicita el informe pero sólo tiene derechos de acceso a ciertos registros. Estas fórmulas de selección se pueden aplicar configurándolas mediante un visor de informes.25 Manipulación de bases de datos La opción Índices de datos guardados resulta especialmente útil al programas los informes de Crystal para verlos mediante Crystal Enterprise. Los índices sólo permiten a Crystal Reports encontrar rápidamente registros concretos. vea Crystal Enterprise COM SDK Guide.

Si se realiza esta acción. no se debe indexar un campo como “Ventas del año pasado”. • No indexar todos los campos del informe. Si todos los campos cumplen estos criterios. Por ejemplo. • No indexar campos que sólo contengan valores únicos. Por ello. pero en el que sólo se ven a la vez pequeños subconjuntos de estos datos. Por ejemplo. se debe establecer una prioridad e indexar sólo una parte de los campos. • Los servidores de Crystal Page y RAS tienen un límite en su memoria temporal para los diferentes usuarios cuando se aplican fórmulas de selección. cuando un usuario ve un archivo de informe con una fórmula de selección y Page Server ocupa cierta cantidad de memoria RAM. La rapidez de aplicar fórmulas de selección compensa el tamaño de los archivos de informe. En tal caso. se crea un índice independiente para todos y cada uno de los valores del campo. ya que lo más probable es que sus valores difieran mucho entre sí. Es preferible indexar únicamente los campos que cumplen los criterios especificados anteriormente. si se agregan más usuarios Page Server podría consumir aún más memoria RAM. Indización de los campos correctos Estas directrices describen los mejores métodos para indexar datos guardados y las acciones que se deben evitar a la hora de indexar: • Indexar los campos que los usuarios agregan frecuentemente a sus fórmulas de selección de registros. se ralentizará el procesamiento del informe. • Indexar los campos a los que hace referencia la fórmula de selección de registros del informe. puede producirse un incremento de los tiempos de procesamiento. • Los índices requieren bastante espacio en disco y puede superar el espacio necesario para los propios datos. Si se realiza esta acción. 476 Manual del usuario de Crystal Reports . • Los informes grandes y complejos pueden sobrecargar el motor de informes deCrystal Reports. probablemente la creación de un informe grande con una fórmula de selección que devuelve el 90% de los datos del informe ocupará más memoria y espacio en disco que un archivo de informe sin índices.Índices de datos guardados Consideraciones sobre el uso de índices de datos guardados Existen algunos aspectos que debe considerar antes de utilizar índices de datos guardados: • Los índices funcionan mejor en los casos en que un informe contiene un conjunto de datos amplio.

4 Haga clic en Aceptar para volver a Crystal Reports. Para obtener información adicional Este capítulo sólo ha cubierto algunos de los aspectos más importantes de acceso a base de datos. existen cientos de libros disponibles en el mercado que analizan la teoría y diseño de bases de datos de manera profunda. Consulte la sección relacionada con computadoras en su librería local. Nota: Además. 3 En el cuadro de diálogo Índices de datos guardados. asegúrese de que la configuración local sea correcta en cada uno de los equipos que utilicen Crystal Reports. 2 En el menú Informe. haga clic en Índices de exploración de informes. La conversión se realiza utilizando el identificador de los datos que no son Unicode y la configuración regional del equipo (que se encuentra normalmente en el cuadro de diálogo Configuración regional del Panel de control). Para aprovechar la compatibilidad con Unicode en Crystal Reports. Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports Crystal Reports es compatible con Unicode ya que convierte los datos de bases de datos que no son Unicode cuando obtiene acceso a ellos (esta conversión de datos se produce en Crystal Reports de modo que los datos de las bases de datos de los usuarios no se ven afectados).25 Manipulación de bases de datos Para indexar datos guardados 1 Abra el informe en Crystal Reports. consulte la documentación que se entrega con su solicitud DBMS. 5 Si desea crear el índice inmediatamente. bases de datos relacionales y SQL. actualice y guarde el informe. Si está interesado en aprender más acerca de tópicos de bases de datos. Manual del usuario de Crystal Reports 477 . seleccione los campos que desee indexar dentro de los datos guardados.

Para obtener información adicional 478 Manual del usuario de Crystal Reports .

Manual del usuario de Crystal Reports 479 .Modelo de procesamiento de informes A Este anexo proporciona información detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboración de un informe.

Crystal Reports comienza a leer los registros de la base de datos. Crystal Reports se encarga de aplicarla en este paso. 100* 30 sería una fórmula constante. Dependiendo de la complejidad del informe. Durante el proceso de lectura de registros. ¿Qué es una “pasada”? Una pasada es un proceso que Crystal Reports usa cada vez que se leen o se manipulan los datos. los separa en grupos y luego calcula los subtotales y resúmenes necesarios para cada grupo. Crystal Reports ordena los registros. • Evaluación de fórmulas recurrentes. Las siguientes secciones describen lo que sucede durante cada paso de este proceso. • Ordenamiento. Si la selección de registros es demasiado compleja para transferirla a la base de datos. Pasada nº 1 Después que se ha producido el proceso “BeforeReadingRecords”. 2 o 3 pasadas sobre los datos. no cambian de un registro a otro. Este proceso se conoce como “BeforeReadingRecords”. Por ejemplo. En este paso. Crystal Reports puede hacer 1. ocurrirá lo siguiente: • Recuperación de registros. Si ubicara un campo de fórmula constante (es decir. pero no contienen referencias a subtotales o información de resumen. Esta función permite complejas tareas de elaboración de informes y manipulación de fórmulas. el resultado sería 3.Información general Información general Crystal Reports usa un método de tres pasadas para elaborar los informes. Es decir. Las fórmulas que contienen referencias a subtotales o información de resumen se procesan en la segunda pasada. • Aplicación local de la selección de registros. Este tiempo de evaluación se conoce como “WhileReadingRecords”. Estas fórmulas contienen campos de base de datos. Las fórmulas constantes se evalúan al comienzo del proceso de generación de impresión y no se vuelven a evaluar. agrupamiento y cálculo de totales. Para obtener una representación visual.000 para cada registro que se muestre. Las fórmulas constantes son aquellas que tienen un valor constante durante todo el informe. los primeros elementos que se evalúan son las fórmulas “constantes”. 100*30) en la sección Detalles. Donde la posible selección y ordenamiento de registros se transfieren a la base de datos en este paso. consulte el diagrama de flujo al final de este anexo. 480 Manual del usuario de Crystal Reports . Previa nº 1 Al observar una vista previa de un informe.

Crystal Reports realiza lo siguiente: • Fórmulas de selección de grupos. Si estos objetos contienen totales acumulados o fórmulas PrintTime. Pasada nº 2 Crystal Reports realiza la segunda pasada por los datos para dar formato a las páginas. Después de terminar el proceso de cálculo de totales. todos los registros y totales se almacenan en la memoria y en archivos temporales. En la Pasada nº 1 sólo se generarán las tablas cruzadas. Estas fórmulas contienen referencias a los subtotales o a la información de resumen. Los registros no se leen en este proceso. • Tablas cruzadas. sino que utiliza los datos guardados durante todo el procesamiento posterior. Esto ocurre porque los totales generales y los resúmenes se calculan durante la Pasada nº 1. gráficos y mapas. gráficos y mapas. • cuadrículas OLAP. los gráficos y los mapas que incluyen totales acumulados o fórmulas PrintTime. • Totales acumulados. en cambio Crystal Reports sólo ve las instancias de grupo de la Pasada 1 y toma los N superiores como apropiados. • Subinformes. Nota: Puede que los subtotales. • Cálculo de fórmulas marcadas como “WhilePrinting Records”. Las tablas cruzadas. Manual del usuario de Crystal Reports 481 . Pasada previa nº 2 Durante la Pasada previa nº 2. o bien ordena los grupos según la configuración especificada de agrupamiento jerárquico. Crystal Reports no lee la base de datos nuevamente. Este tiempo de evaluación se conoce como “WhilePrinting Records”. pero la fórmula de selección de grupos vuelve a filtrar los datos en la Pasada nº 2. también conocidas como fórmulas “PrintTime”.A Modelo de procesamiento de informes • Generación de tablas cruzadas. se generarán en la Pasada nº 2. Durante el proceso de dar formato a las páginas. Crystal Reports ordena los grupos del informe para lograr un agrupamiento jerárquico o N superiores/inferiores. y los gráficos que están basados en tablas cruzadas se generan en la Pasada nº 2. los totales generales y los resúmenes parezcan incorrectos si el informe tiene una fórmula de selección de grupos. • Almacenamiento de datos guardados. A las páginas se les da formato a la orden. los gráficos y los mapas que estén basados totalmente en campos de bases de datos y fórmulas recurrentes. • Generar páginas a la orden. Esto significa que Crystal Reports no dará formato a una página hasta que el usuario lo indique o hasta que lo requiera el recuento total de páginas en la Pasada nº 3.

y totalización Registros guardados Pasada 1 Pasada previa 2 Ordenamiento de grupo/ N Superiores Agrupamiento jerárquico WhilePrintingRecords Pasada 2 Selección de grupo Totales acumulados Fórmulas PrintTime Subinformes.Información general Los campos de totales acumulados se pueden utilizar en lugar de los resúmenes para obtener el total de datos en informes que contengan una fórmula de selección de grupos. Pasada nº 3 En la tercera y última pasada. cuadrícula OLAP Páginas a la orden Pasada 3 Número total de páginas Nota: Aunque los subinformes aparecen en la Pasada nº 2 en el diagrama de flujo. se pueden usar subinformes bajo demanda para asegurarse de que el informe principal sigue siendo un informe de una sola pasada. Esto se aplica a los informes que utilizan los campos especiales de número total de páginas o Página N de M. y mapas Tablas cruzadas. se determina el recuento total de páginas. Con los subinformes a la orden. Diagrama de flujo de informes de pasada múltiple BeforeReadingRecords Pasada previa 1 Fórmulas "constantes" WhileReadingRecords Registros de la base de datos Fórmulas recurrentes Fórmula de selección de registros Ordenamiento. puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden. agrupamiento. esta segunda pasada no empezará hasta que usted profundice en el subinforme. Crystal Reports todavía tiene que hacer una segunda pasada sobre los datos. 482 Manual del usuario de Crystal Reports . En consecuencia. sin embargo. diagramas.

Creación de informes accesibles B Este capítulo proporciona recomendaciones de diseño que le ayudarán a crear informes Crystal que sean accesibles para personas con discapacidades. Manual del usuario de Crystal Reports 483 .

tareas o grupos de trabajo específicos. 484 Manual del usuario de Crystal Reports . Puede que tengan reducida la visión o limitado el movimiento. Las tecnologías de ayuda incluyen programas de adaptación como lectores de pantalla (que convierten el texto en sonido). Éstas puede que utilicen dispositivos de ayuda como pantallas Braille actualizables. ampliadores de pantalla y software de reconocimiento de voz. y en todo el mundo. teclados alternativos que usen interruptores de “sorber y soplar” o tecnología “de seguimiento de los ojos”. Algunas personas sufren dislexia. otros tienen dificultades para leer o entender el texto. oír o moverse. Las personas con discapacidades a menudo usan tecnologías de ayuda: productos o técnicas que facilitan la realización de tareas que. Las personas con discapacidades también pueden usar exploradores especiales que sólo permiten la navegación mediante texto o voz. con distintos niveles de gravedad. daltonismo o epilepsia. de lo contrario. Si se incluyen muchas directrices de accesibilidad se mejora la facilidad de uso. Los usuarios de los informes puede que tengan limitaciones físicas. Los diseñadores de informes a menudo los crean para idiomas. Un informe accesible debe ofrecer una navegación lógica y coherente. Su contenido debe estar escrito con claridad y debe ser fácil de entender. puede usar las técnicas descritas en este capítulo para crear informes que resulten útiles para todo el mundo. Es posible que no puedan ver. Un diseño accesible proporciona muchas ventajas: • Los informes accesibles son más fáciles de usar para todo el mundo. nuevas y viejas. países. pero también es importante pensar en los requisitos de accesibilidad de los usuarios. Ventajas de informes accesibles A medida que más dirigentes de gobiernos y empresas adoptan nuevos estándares para la divulgación de contenido Web para personas con discapacidades. Para adaptarse a las necesidades de usuarios discapacitados. debe tener en cuenta las distintas necesidades de dicha audiencia. Puede que tengan una combinación de discapacidades. la accesibilidad del diseño se convierte en un aspecto vital para la gestión y divulgación de la información. • Los informes accesibles son compatibles con una serie de tecnologías. los informes deben diseñarse para que funcionen con el mayor número posible de tecnologías de ayuda. dichas personas no podrían efectuar. A pesar de los numerosos problemas de accesibilidad potenciales.Accesibilidad Accesibilidad Al crear informes Crystal para una audiencia numerosa dentro de la organización. sensoriales o cognitivas que afecten a su capacidad para acceder al Web.

donde el gobierno introdujo la sección 508 de la Rehabilitation Act (Ley de rehabilitación). lo cual disminuye el uso del ancho de banda. la Disability Manual del usuario de Crystal Reports 485 . asistentes digitales personales (PDA) y otros dispositivos con conexiones de bajo ancho de banda. Pautas de accesibilidad Las pautas de accesibilidad más completas corresponden a WCAG (Web Content Accessibility Guidelines. una pantalla pequeña o una conexión a Internet lenta. Un diseño accesible facilita el acceso a la información a los usuarios que tengan una tecnología limitada. Se puede reducir el número de solicitudes HTTP en el servidor. Las WCAG han influido en el desarrollo de estándares de contenido Web similares en todo el mundo. facilitando una navegación clara para que los usuarios encuentren lo que buscan con mayor rapidez. Los informes accesibles mejoran la eficacia de los servidores. En los visores. más países presentan leyes antidiscriminación que aseguren la igualdad de oportunidades para las personas con discapacidades. los informes accesibles se copian o se exportan a otros formatos con mayor exactitud. Puede que le soliciten legalmente que facilite un contenido accesible. Las WCAG se consideran como el conjunto de recomendaciones definitivo para la divulgación del contenido Web para personas con discapacidades. Algunas personas puede que no tengan teclado ni mouse (ratón). especialmente en los Estados Unidos. Consorcio del World Wide Web). Crear informes accesibles resulta más fácil que modificar informes existentes para hacerlos accesibles. El contenido accesible es más fácil de reutilizar para otros formatos. resultará mucho más barato que volver a diseñar los informes existentes más tarde. Cada año.B Creación de informes accesibles • • • • • El contenido accesible es más sencillo de exportar a formatos simples que son más compatibles con exploradores de teléfonos móviles. Si se proporcionan alternativas sólo de texto se puede reducir el número de gráficos. La accesibilidad se está convirtiendo rápidamente en una parte esencial de la divulgación del contenido Web. Incluso aunque no le soliciten legalmente que cumpla con unas pautas de accesibilidad. Organizaciones y gobiernos de todo el mundo están adoptando las recomendaciones de accesibilidad del W3C. Pautas de accesibilidad del contenido Web). En Australia. desarrolladas por el W3C internacional (World Wide Web Consortium. Muchas compañías están empezando a considerar la accesibilidad como un requisito necesario para su contenido Web. puede que desee hacer negocios con una organización que sí tenga que cumplirlas. Iniciativas recientes indican una tendencia mundial que se dirige a proporcionar contenido Web accesible. Si incorpora características de accesibilidad a sus informes ahora. Puede que dispongan de una pantalla sólo de texto.

Sin embargo. que asegura el derecho a disfrutar de un contenido Web gubernamental accesible. Todas estas pautas tienen en común su preocupación por proporcionar contenido Web que resulte útil para todas las personas. puede usar Crystal Reports para crear informes que sean accesibles para usuarios con discapacidades. Avanzando en la accesibilidad del Web. actualmente no proporcionan acceso a las personas con discapacidades.Accesibilidad Discrimination Act (Ley contra la discriminación de personas con discapacidades) incluye estándares de accesibilidad para sitios Web. Crystal Reports en la actualidad no proporciona accesibilidad completa para desarrolladores de informes con discapacidades. el gobierno de los Estados Unidos introdujo una legislación a través de la sección 508 de la Rehabilitation Act (Ley de rehabilitación). • Los informes no se basan en ningún tipo de hardware específico. Ahora en Canadá. incluidos Crystal Management Console (CMC) y Soporte técnico de Crystal Decisions (CCM. • Los objetos se tienen que organizar lógicamente para clarificar las relaciones entre ellos. por ejemplo un mouse. Los componentes de gestión de Crystal Enterprise. independientemente de su discapacidad o disminución. vea “Recursos” en la página 508. donde las personas con discapacidades puedan verlos en el Web mediante ePortfolio y los visores DHTML. Los informes de este capítulo se crearon con Crystal Reports y se probaron con lectores de pantalla (incluido JAWS 4. Los visores de ActiveX y Java tampoco son accesibles. Pautas similares se han introducido en el Reino Unido y en toda Europa. puede publicar estos informes enCrystal Enterprise. un teclado o una pantalla en color. para la mayoría de usuarios son accesibles la interfaz de usuario principal para trabajar con informes a través de Crystal Enterprise y la capacidad 486 Manual del usuario de Crystal Reports .5). todo el contenido Web gubernamental se desarrolla de acuerdo a la iniciativa CLF (Common Look and Feel. En ePortfolio. que se basa fundamentalmente en las Pautas de accesibilidad del contenido Web del W3C. Accesibilidad y productos Crystal Los productos Crystal le permiten diseñar informes accesibles y entregarlos a sus usuarios a través del Web. el diseño accesible se centra en los mismos conceptos clave: • Debe resultar fácil entender el contenido y navegar por él. Crystal Configuration Manager). • Se deben incluir equivalentes o alternativas de texto para objetos que no tienen texto. A continuación. Si observa las pautas de accesibilidad. Para obtener más información sobre pautas de accesibilidad específicas. Aspecto y funcionamiento comunes). Para los informes.

Una navegación simple y un contenido escrito con claridad son aspectos críticos para la accesibilidad. asegúrese de que su colocación sea clara y lógica. la versión HTML organiza los objetos en el informe de acuerdo al orden consecutivo con el que los agregó en Crystal Reports. empiece por las pautas de accesibilidad que sean rápidas y fáciles de implementar. puede que no estén accesibles. especialmente cuando tenga que dar a entender una relación entre dos objetos en un informe.B Creación de informes accesibles de conectarse y ver informes. deberá agregar objetos a los informes en el orden en que desee que los lean los lectores de pantalla. si incluye una descripción textual y un título para un diagrama. deberá decidir cuál de ellos desea que lea primero el usuario. si incluye una descripción textual de un diagrama. otras áreas. Colocación de objetos en los informes Existen algunas pautas generales que conviene tener en cuenta al colocar objetos en un informe. las hojas de cálculo son difíciles de formatear para la accesibilidad. El informe aparece del mismo modo en la pantalla. En lugar de leer el informe de izquierda a derecha y de arriba abajo. Un pequeño cambio de las convenciones de diseño o de la plantilla de la compañía puede que tenga un efecto significativo sobre la accesibilidad. Para hacer accesible un informe. Crystal Reports es la opción recomendada para divulgar informes para personas con discapacidades. por lo tanto. Nota: Aunque puede usar muchas de las mismas pautas de diseño para mejorar la accesibilidad de los informes de Crystal Analysis Professional. Sin embargo. como las de suscripción de una cuenta nueva y programación. Colocación de objetos por orden Al publicar un informe en Crystal Enterprise. Manual del usuario de Crystal Reports 487 . Esto asegurará que los objetos de un informe se lean en el orden correcto. procure que esté lo suficientemente cerca de él para dejar clara la conexión. Organización lógica de objetos Al colocar objetos en informes. pero el código HTML subyacente enumera los objetos del informe en el orden en que se insertaron. los lectores de pantalla y otros dispositivos de ayuda puede que sigan el orden especificado por el código HTML. Mejora de la accesibilidad de los informes Para comenzar a mejorar la accesibilidad de los informes Crystal. Por ejemplo. Muchas tecnologías de ayuda leen de izquierda a derecha y de arriba abajo. además son fáciles de implementar y útiles para todos los usuarios de informes. no según dónde se colocaron dentro del informe.

agréguela como un subinforme y. Año y Factura en la sección Detalles y.Mejora de la accesibilidad de los informes Por ejemplo. 488 Manual del usuario de Crystal Reports . Los objetos no de texto incluyen imágenes. un lector de pantalla lee primero los encabezados: “Trimestre. Cuando cree un nuevo informe basado en su planificación. Finalmente. imágenes y diagramas. seguido de los datos. puede empezar a agregar objetos desde la esquina superior izquierda y seguir hacia la esquina inferior derecha del informe. agregue los campos a la sección Detalles. Crystal Reports seleccionará el objeto que se colocase primero en el informe. Texto El problema de accesibilidad más común que encuentran los diseñadores de informes es también el más fácil de resolver: facilitar versiones sólo de texto de los objetos no de texto. Una vez colocados los objetos. 2 Presione la tecla de tabulación. podría incluir un objeto de texto de presentación que describa la tabla. seguido del título. puede probar su orden de colocación desplazándose por los objetos mediante la tecla de tabulación. Al publicar el informe en Crystal Enterprise. que dirá “Facturas por trimestre”. pero el código HTML subyacente muestra primero los encabezados de campo de base de datos. Para probar el orden de colocación de los objetos en un informe 1 Compruebe que no está seleccionado ningún objeto del informe. Para obtener más detalles. Nota: Si crea una alternativa sólo de texto para el informe. Un objeto no de texto es un objeto que expresa un significado mediante una imagen o un sonido. Año y Factura”. Año y Factura. vea “Mejora de la accesibilidad de las tablas de datos” en la página 499. lo más importante. puede modificarlos sin afectar su orden. Trimestre. agregue el subinforme antes que ningún otro objeto al informe. para crear informes accesibles. Para evitar esto. deberá planificar el orden del informe antes de comenzar a trabajar en Crystal Reports. Asegúrese de que sabe qué objetos desea agregar y dónde quiere colocarlos. El orden que usa Crystal Reports para desplazarse por los objetos es el mismo que adopta un lector de pantalla que vea la versión publicada del informe. (Para obtener detalles sobre cómo ofrecer tablas de datos accesibles. Planifíquelo sobre el papel. La tabla siguiente enumera las facturas de cada trimestre. vea “Texto” en la página 488. puede colocar los campos Trimestre. parece el mismo que en Crystal Reports. El informe tendrá ahora más sentido en un lector de pantalla. 3 Desplácese por los objetos restantes. Facturas por trimestre”. inserte primero el título “Facturas por trimestre”. a continuación. Antes de agregar la tabla de datos. En lugar de leer primero el título del informe. agregar el título del informe “Facturas por trimestre” al Encabezado del informe.) Por lo tanto. Incluya en la planificación todos los cálculos. Después de agregar todos los objetos al informe.

puede ofrecer un vínculo a una alternativa sólo de texto que proporcione los mismos datos de las tablas y de los objetos de texto. Inclusión de equivalentes de texto Al crear informes. incluya una transcripción de los clips de audio más significativos. Los subtítulos deben estar sincronizados con el audio. animaciones y clips de vídeo o audio. Siempre que sea posible. describa la acción. El texto es una herramienta útil para crear informes accesibles. Manual del usuario de Crystal Reports 489 . por ejemplo. También puede proporcionar subtítulos para la parte de audio y una descripción hablada para la parte visual.B Creación de informes accesibles diagramas. incluya un cuadro de texto junto al diagrama que resuma su contenido. ofrezca un cuadro de texto con el mensaje “Haga clic para ver nuestro sitio Web”. Puede cambiar el tamaño del texto y formatearlo con facilidad. si un informe muestra datos mediante un diagrama circular. por ello. • Coloque un objeto de texto descriptivo junto a un objeto no de texto. y asegúrese de agregarlos al informe consecutivamente (para obtener más detalles vea “Colocación de objetos por orden” en la página 487). o si no tiene los recursos para integrar un diseño accesible en todos sus informes. botones gráficos. Para un botón que abra su sitio Web. existen muchas oportunidades de usar equivalentes de texto para explicar objetos no de texto. un equivalente de texto debe comunicar la misma información que su objeto correspondiente en el informe. Para informes que representen datos usando únicamente diagramas y gráficos. Describa el propósito del objeto no de texto. si una imagen realiza una acción al hacer clic sobre ella. sonidos. sintetizadores de voz y pantallas Braille. • Proporcione equivalentes de texto para los objetos de los informes. el texto es el medio más flexible para importar y exportar. • Asegúrese de que el texto está escrito y formateado con claridad. • Proporcione alternativas de texto para los informes. ofrezca una transcripción. • Si un informe enlaza con una presentación multimedia o de vídeo. incluidos los lectores de pantalla. Las personas que usan tecnologías de ayuda están acostumbradas a substitutos sólo de texto y. La mayoría de las tecnologías de ayuda requieren la entrada de texto. responderán bien a las alternativas sólo de texto que les proporcione. puede incluir alternativas sólo de texto completas. Por ejemplo. Por ejemplo. • Si un informe contiene vínculos de sonido. Puede usar texto para mejorar substancialmente la accesibilidad de sus informes. representaciones gráficas del texto. Inclusión de alternativas sólo de texto Si hay demasiados objetos no de texto en un informe.

aún puede mejorar la accesibilidad incluyendo un resumen descriptivo de la información principal o conclusiones demostradas mediante el informe. Por ejemplo. 4 En el cuadro de diálogo Insertar un subinforme. Si desea que el vínculo del subinforme sólo aparezca para las personas que usen lectores de pantalla o un software similar. El vínculo aparecerá como un pequeño espacio vacío. vea “Accesibilidad y subinformes” en la página 498. seleccione Subinforme a la orden. 5 Haga clic en el subinforme y . 6 En el Editor de formato. en la ficha Subinforme. Para obtener detalles. pero los lectores de pantalla leerán el texto del vínculo. 7 Para ocultar el vínculo del subinforme. haga clic en Subinforme. seleccione Elegir informe y haga clic en Examinar para localizar el informe que creó en el paso 1. la información de las tablas de datos puede que se lea sin ninguna pausa. La información transmitida mediante imágenes en el informe principal también se debe describir usando objetos de texto en el informe alternativo. puede suprimir condicionalmente la sección que contenga el subinforme. elija el color que coincida con el color de fondo del informe. Nota: En lugar de ocultar el vínculo del subinforme. 3 En el menú Insertar. Nota: Si no puede crear una versión completa sólo de texto del informe. 2 Abra un informe nuevo. Uso de la puntuación Para mejorar la secuencia lógica del texto leído. 490 Manual del usuario de Crystal Reports . Es una buena practica incluir la alternativa sólo de texto en un subinforme. puede dividir la información de las tablas de datos insertando puntos entre los campos. de modo que el usuario tenga la oportunidad de cambiar a la versión sólo de texto cuanto antes. en la ficha Fuente. Agregue el subinforme al informe antes que ningún otro objeto para asegurarse de que los lectores de pantalla lo lean primero. Para agregar una alternativa sólo de texto a un subinforme 1 Cree una versión sólo de texto del informe y guárdelo. los lectores de pantalla leerán varios objetos de texto como una frase continua. puede crear un vínculo de subinforme que tenga el mismo color que el color de fondo. Sin puntuación extra. dificultando la comprensión del contenido. a continuación. seleccione Dar formato a subinforme en el menú Formato. puede que tenga que agregar puntuación extra para crear pausas. una alternativa sólo de texto debe proporcionar la misma información que el informe original.Mejora de la accesibilidad de los informes Siempre que sea posible. Para evitar esto. vinculado desde la esquina superior izquierda del informe principal.

Para solucionar problemas de puntuación del informe. es una buena práctica leer el informe mediante un lector de pantalla. Para lograr una buena accesibilidad. cuando un lector de pantalla lee el signo de dos puntos “:”. Por ejemplo. Para obtener detalles. asegúrese de que el texto está escrito con claridad y resulta fácil leerlo. no tendrá que ampliarlo tanto si el tamaño de la fuente es grande. Aunque las personas con problemas visuales pueden utilizar la función Zoom para aumentar el tamaño del informe. pero no siempre son necesarios o los preferidos. No todos los objetos no de texto requieren equivalentes de texto. las etiquetas o las leyendas de los diagramas puede que aparezcan con una fuente pequeña de forma predeterminada. Las imágenes que se usen con fines decorativos no necesitan una descripción de texto. El texto alineado a la izquierda o justificado es más fácil de leer que el texto centrado o alineado a la derecha. puede que lo lea en alto como “dos puntos” en lugar de como una pausa. ¿Se agrupan los objetos al leerlos demasiado rápido? O ¿hay demasiadas pausas? ¿Se leen en voz alta los signos de puntuación? ¿Esto mejora o empeora el uso del informe? Formato del texto Después de crear equivalentes o alternativas de texto para objetos no de texto. Nota: Puede permitir a los usuarios elegir distintos valores de fuente mediante un parámetro y el formato condicional.B Creación de informes accesibles Algunos signos de puntuación se leen en voz alta. Cómo encontrar el equilibrio adecuado entre los objetos de texto y no de texto Los equivalentes de texto son muy flexibles y a menudo resultan la mejor solución para la accesibilidad. Las fuente simples como Arial y Helvetica pueden ser más fáciles de leer que fuentes serif como Times o Palatino. procure que el texto tenga más de 11 puntos. Por ejemplo. vea “Accesibilidad y formato condicional” en la página 496. • Elija la alineación a la izquierda o la justificación del texto. Observe las siguientes pautas de diseño: • Use una fuente grande. Para obtener detalles. es una buena práctica usar una fuente mayor de 8 puntos. lo que puede distraer si se usan con demasiada frecuencia. Puede variar la cantidad de puntuación leída en la configuración del lector de pantalla. Sólo es necesario incluir alternativas de texto para objetos no de texto que proporcionen información o para elementos de navegación que sean imprescindibles para el usuario. Manual del usuario de Crystal Reports 491 . • Use una fuente “sans serif”. Para mejorar la legibilidad. vea “Color” en la página 492. • Procure que el texto siga las pautas de uso del color.

Para obtener detalles. Los objetos visuales en los informes pueden resultar muy útiles. vea “Diseño flexible” en la página 495. Ningún método de presentación puede cumplir las necesidades de todos los usuarios. o para personas con deficiencia auditiva. Sin embargo. y agregue imágenes para apoyar el texto. especialmente para las personas con dificultades de aprendizaje. Las presentaciones multimedia son particularmente eficaces para usuarios con problemas de atención. Para probar el contraste del color en el informe. Los clips de audio pueden ser muy útiles para las personas con problemas de visión. por ejemplo con problemas de atención. Colores con contraste Los usuarios con visión limitada puede que no sean capaces de distinguir los colores. El mejor modo es comunicar la misma información mediante objetos de texto y no de texto. puede que sea conveniente facilitar una versión completa sólo de texto en un informe o subinforme independiente. y puede que encuentren más útiles las imágenes que el texto. no hace falta que incluya un equivalente de texto. a las personas con ciertos problemas de salud mental puede que le distraigan los objetos visuales o de audio. por ejemplo al lenguaje de señales. ofrezca una combinación de audio y texto. Procure que los informes se puedan entender cuando se vean sin colores. No es necesario eliminar los objetos no de texto. Para aprender más estrategias sobre cómo elegir los métodos de presentación que cumplan con las necesidades de las distintas audiencias. así como información de vídeo para usuarios con dificultades de audición. Si se agregan descripciones de texto para objetos decorativos se crea un desorden innecesario. Agregue texto descriptivo para apoyar las imágenes. Los usuarios con dificultades de audición puede que estén acostumbrados a la comunicación visual. Color Los colores que se elijan para los objetos de los informes tienen un efecto significativo sobre la accesibilidad para las personas con problemas visuales. Las presentaciones multimedia pueden facilitar información de audio para personas con problemas visuales. pero los usuarios con deficiencias auditivas no podrán utilizarlos. Para ayudar a ambos grupos. vea “Inclusión de alternativas sólo de texto” en la página 489. imprima o vea una copia 492 Manual del usuario de Crystal Reports . Las versiones texto de objetos visuales o auditivos en informes se deben usar como complementos del objeto. Si los objetos de texto empiezan a sobrecargar el informe. no como sustitutos.Mejora de la accesibilidad de los informes Si un informe tiene una marca de agua que actúa como fondo de los datos. visión reducida o daltónicas.

Por ejemplo. puede cambiar otras características. seleccione Blanco y negro y haga clic en Aceptar. un objeto de texto puede indicar a los usuarios que “hagan clic en el botón verde” para abrir un subinforme. El botón debe ser reconocible por otra característica definitoria aparte de su color. Si no puede distinguir los colores del informe. Puede convertir automáticamente un diagrama en color en uno en blanco y negro mediante el Asistente de diagramas. el tamaño o el estilo. use una combinación de sombreado y patrones. haga clic en uno y a continuación en Aceptar. degradado o imagen como relleno para el valor del diagrama. Los colores del diagrama se convertirán en una serie de patrones y rellenos de color de alto contraste. o puede seleccionar los valores individualmente y elegir sus propios patrones. 3 En el área “Color del diagrama”. Para cambiar el relleno de un valor del diagrama 1 Seleccione del diagrama y haga clic en el área sombreada que desee cambiar. Para texto. intente con otros diferentes o use sombreado gris. Uso del color para transmitir información No use el color como la única característica de identificación para la información principal del informe. elija Opciones de diagrama y haga clic en Elemento seleccionado. 2 En el Asistente de diagramas. por ejemplo). Puede agregar subrayado. 2 En el menú Diagrama. puede cambiar el gráfico Manual del usuario de Crystal Reports 493 . Consulte la ayuda del diagrama para obtener más información. Por ejemplo. haga clic en la ficha Opciones. Los usuarios con una visión limitada no podrán distinguir cuál es el botón verde.B Creación de informes accesibles en blanco y negro. Para convertir un diagrama en blanco y negro 1 Seleccione el diagrama y elijaAsistente de diagramas en el menú Formato. 3 En la ficha Relleno del cuadro de diálogo Formato. elija un color y haga clic en Patrones. Si esto no resuelve el problema. Nota: También puede seleccionar una textura. Para los diagramas. 4 En el cuadro de diálogo Elegir un patrón. use el Editor de Formato para cambiar la fuente. Debe poder distinguir los valores o campos que se muestran con diferentes colores (en un diagrama circular. bordes o sombreado de fondo para diferenciar los objetos de texto entre sí.

Por otra parte. tenga en cuenta que el software de lectura de pantalla volverá a leer la información de navegación cada vez que el usuario actualice la página o vea una página nueva. es preferible la navegación simple. si se ofrecen varios métodos de navegación alternativos se pueden cubrir las necesidades de muchas personas en lo referente a los informes. Cada método puede resultar eficaz para los informes. por ejemplo el estilo de la fuente. siempre que se mantenga la claridad y la coherencia. Si incluye una serie de vínculos en el encabezado de una página. En general. • Hipervínculos Si se usa el color como el único método para identificar hipervínculos también puede causar problemas para los usuarios daltónicos. puede comenzar con un vínculo “Saltar la tabla de contenido” que pase al encabezado de la primera página. Para un informe grande. La Sección 508 recomienda una navegación simple que use el menor número de vínculos de navegación posible. puede que tengan el mismo aspecto que las facturas pagadas para alguien con problemas de visión. no cambie sólo el color del valor. Al imprimir un informe en blanco y negro. Otras situaciones comunes en las que puede utilizarse el color para indicar información importante son: • Resalte Para resaltar valores particulares de una tabla. establezca una navegación clara y coherente para todo el informe. cambie la característica de la fuente por otra que no sea el color. la simplicidad es vital para lograr una navegación intuitiva. Navegación Al igual que otros aspectos de un diseño accesible. El W3C recomienda incluir varios métodos de navegación diferentes. Puede que desee usar partes del informe para desplazarse por él (o para conectar varios informes). Para permitir que los usuarios pasen por alto esta lista. compruebe los hipervínculos para asegurarse de que aún son visibles. Esta solución proporciona información de color para las personas que puedan distinguir colores. por ejemplo. e información extra para las que no puedan.Mejora de la accesibilidad de los informes del botón por una forma que no se use en otra parte del informe. puede incluir una lista de vínculos de navegación como una tabla de contenido en el encabezado del informe. para la navegación por el informe se deben seguir estas pautas: 494 Manual del usuario de Crystal Reports . En este caso. En lugar de usar un color para identificar secciones. e indicar a los usuarios que “hagan clic en el botón verde con forma de flecha”. Si resalta las facturas pendientes en rojo. Unos elementos de navegación más abundantes pueden resultar útiles si se tiene un gran volumen de datos. En el cuadro de diálogo Asistente de resaltado. • Identificación de áreas importantes del informe No organice un informe usando un color como fondo o como separador entre diferentes secciones o áreas.

• Usar una navegación coherente. Al probar la accesibilidad de sus campos de parámetro. no deje que los usuarios elijan sus propios valores. • Ofrecer la oportunidad de saltarse vínculos de navegación repetitivos. Un campo de parámetro complejo puede ser más accesible cuando se divide en varios parámetros. Campos de parámetro Al incluir campos de parámetro en un informe. El uso de una lista de valores predeterminados también evita los formatos de fecha no válidos. deben comprobar que el campo de parámetro reconoce el formato del valor.B Creación de informes accesibles • Identificar el destino de cada vínculo. Proporcione una lista de selección de valores de fecha predeterminados. El calendario usado para seleccionar valores de fecha no está accesible actualmente. Sin embargo. • Intentar evitar campos de parámetro complejos. Puede ser más fácil de entender si ofrece dos campos de parámetro que solicit