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AUDITORIA Control Interno Activos Fijos[1]

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MODULO DE AUDITORIA

EQUIPO DE TRABAJO NO. 2

COSO ERM ACTIVOS FIJOS

INTEGRANTES
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

ALTAMIRANO GUZMAN ARACELY ALEXANDRA CEDEÑO GARCIA VANESSA JESENIA HUIRAOCHA FLORES LUISA GISELLA MACIAS PLUAS VICENTE MARCIAL PEREZ FERNANDO MARTINEZ GONZALEZ VANESSA JAZMIN MATUTE NEIRA GINA ANGELICA MORENO MURILLO JONATHAN DAMIAN SOLIS CHAVEZ ELIAS CRISTOBAL REYES GONZALEZ WELLINGTON ALFREDO

AMBIENTE INTERNO
Programa de Control Interno para Activos Fijos En ambiente de control

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente de sus Activos.

la información mínima indispensable de estos bienes. enviados a reparar. para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente periódicamente  Las bajas. documentos de importación. ventas y traslados de estos  Conservar documentación comprobatoria de la existencia de activos Fijos (Facturas. Etc) Deberá elaborarse un informe por ocurrencia de modelos de movimientos de los bienes. al ente contable. por bajas traslados.  Cuando se sustituya el responsable de un área debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia. Ventas etc. bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.  El Área Contable debe constar con  .AMBIENTE INTERNO  Todos los activos fijos deberán ser usados para el mismo ente contable.

3. Verificar la exactitud de los valores en libros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (depreciaciones. ajustes por inflación.FORMULACION DE OBJETIVOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS 1. . Comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa. ) han sido estimados apropiadamente. 2. perdida por obsolescencia. etc. Por ejemplo: que no estén sobrevaluados u subvalorados.

. Comprobar si la base para la depreciación se ajusta a las disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva. Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas y políticas existentes. 3. OBJETIVOS SELECCIONADOS 1.FORMULACION DE OBJETIVOS OBJETIVOS RELACIONADOS 1. Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas. 2. planta y equipo e investigar cualquier irregularidad o error detectado antes o durante el análisis. 2. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor y de propiedades. 3. se hallan amparadas por pedidos de almacén o por asientos de ajuste Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados financieros.

FACTORES INTERNOS QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS . operacionales. Juicios gerenciales. Dispersión geográfica de las operaciones. tecnológicos y económicos.IDENTIFICACION DE EVENTOS Deterioro. Cambios organizacionales. Pérdida o destrucción de activos fijos.

FACTORES EXTERNOS QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Tamaño del activo. aptitud e integridad del personal. Condiciones financieras y económicas. .IDENTIFICACION DE EVENTOS Competencia. liquidez o volumen.

esta sujeta a diversos riesgos tanto internos como . Riesgos Toda entidad. en identificar y analizar los riesgos de que estos objetivos no sean afectados o afecten su capacidad para. . Salvaguardar sus bienes y recursos de la empresa. a fin de que estos sean analizados y administrados de la mejor manera y eficiente en sus controles. por lo que el Departamento de Seguridad Industrial. debe establecer objetivos generales y específicos.EVALUACION DEL RIESGO VALORACION DEL RIESGO OBJETIVO Establecer mecanismos para identificar los riesgos a que esta expuesta la empresa.

además chequear las condiciones físicas del equipo. Controlando. Eléctricas. hora y fecha de salida y entrada. ‡Dar mantenimiento preventivo permanentemente a las maquinarias y a las instalaciones de todo tipo que se encuentren en la empresa. para evitar posteriores inconvenientes . aire acondicionados o equipos de cámaras. maquinarias.EVALUACION DEL RIESGO ‡Crear un sistema computarizado para el control de características de cada uno de los activos. . Ej. NIC . por cada activo fijo . en el que se detallen todas las ‡Elaborar cuadros de depreciación. tomando en cuenta los porcentajes permitidos por las leyes y normas internacionales de contabilidad.NIIF. antes y después que sean utilizadas. y con esto realizar los respectivos mantenimiento de la misma. ‡Verificar permanentemente las maquinarias que se alquilan. activos fijos. etc.

estos deben tener controles de recibido y entregados con sus respectivas fichas de control. o cualquier tipo de bien mueble para que estas sean reparadas en el momento oportuno. .maquinarias etc.EVALUACION DEL RIESGO ‡Cada empleado de la empresa . equipos . así como las oportunidades y amenazas que posee la empresa. ‡Reportar oportunamente las fallas que posean los equipos y maquinarias. ‡Verificar la existencia física de los bienes con tarjetas de control y registros contables. máquinas. debe cuidar su s herramientas de trabajo y notificar el malestar de los mismos cuando tengan problemas (muebles. evitando así gastos mayores .). ‡Fortalezas y debilidades tanto internas como externas.

productos de sustitutos y competidores potenciales. que implica la identificación de las condiciones cambiantes.EVALUACION DEL RIESGO Este es un proceso paralelo a la valoración de riesgos. el que deberá manifestar las situaciones difíciles a la empresa general. Además deben analizar estratégicamente las fuerzas que se mueven en su entorno como los proveedores. para identificar y comunicar sucesos que afecten a las actividades. competencia. Es competencia del departamento de seguridad industrial. de objetivos de la empresa y el análisis de las oportunidades asociadas a los riesgos que se presente. . clientes.

acepta. O B J E T I V O Hace relaciones de costo y beneficio en función de la tolerancia al riesgo. comparte. . Se gestiona el riesgo: evita. mitiga.RESPUESTA AL RIESGO Determinar las acciones preventivas y correctivas para responder al riesgo.

elaborando el debido cuadro de depreciación .RESPUESTA AL RIESGO Evitar rediseño de las políticas internas de la empresa en cuanto al manejo y responsabilidad de las maquinarias E V A L U A C I O N P O S I B L E S Reducir optimizar los procedimientos e implantación de controles internos en el mantenimiento que se les da a los activos de una manera más consecutiva durante el tiempo de vida útil. R E S P U D E E S T A S Compartir transferir el riesgo a través de pólizas de seguro para todos los activos fijos. Aceptar el riesgo riesgo residual que se mantiene debe ser considerado al momento de su adquisición y registro en los asientos contables.

Revisión de desempeño operacional. SELECCIÓN DE RESPUESTAS: Existe un plan de implantación para ejecutar las respuestas Establecimiento de acciones de control para asegurarse que se lleva a cabo la respuesta a los riesgos MANEJO DE CAMBIO Actividades que se deben llevar a cabo con distintas características como preventivas.RESPUESTA AL RIESGO y Las respuestas deben ser evaluadas en función de alcanzar el riesgo residual y se compara con los niveles de tolerancia al riesgo y pueden estar enmarcadas en las siguientes categorías: EVALUACION  Verificar si la dirección determinó una respuesta a los riesgos significativos. etc. Reconciliaciones. Fianzas y seguros. una opción más viable es la implantación de un Plan de Contingencia. detectivas y correctivas: Aprobaciones. Para el riesgo de perder la disponibilidad de los sistemas informáticos del control de los registros de los activos fijos. .

ayuda a la investigación y corrección de causa. reducen la posibilidad de que se detecte. PREVENTIVOS: diseñados para prevenir resultados indeseables. CORRECTIVOS: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable. actúan cuando se evaden los preventivos. Ejerce una función de vigilancia. están incorporados a los procesos en forma imperceptible. . guía evitan que existan las causas.RESPUESTA AL RIESGO Al igual encontramos tipos de controles como: DETECTIVOS: diseñado para detectar hechos indeseables como robo de maquinarias o mala contabilización de los activos fijos. corrige causas del riesgo que se detectan.

RESPUESTA AL RIESGO EVALUACION DEL RIESGO Se necesitan controles sobre la totalidad de los sistemas: administrativo. . financiero y de cumplimiento. los controles de aplicación están diseñados para controlar las aplicaciones en proceso. Pueden aplicarse controles diferentes dependiendo del área a monitorear. el proceso de la información puede ser computarizada y otros que son estrictamente manuales. autorización y validación de las transacciones. ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto. Como su nombre lo indica.

la entidad que aseguren la aplicación efectiva de las acciones establecidas por la administración. RIESGOS No llevar registros detallados de los bienes de la empresa No verificar permanentemente las salidas y entradas de maquinarias que se alquilan No proporcionar mantenimiento preventivo constante a las maquinarias No reportar oportunamente las fallas de los equipos y maquinarias.ACTIVIDADES DE CONTROL OBJETIVO: Determinar actividades de control en todos los niveles de . INTEGRACIÓN CON LA RESPUESTA AL RIESGO. .

ACTIVIDADES DE CONTROL 1. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan oportunamente. c. Los activos fijos reflejan las circunstancias y las condiciones económicas existentes del negocio. b. Los activos fijos deben ser salvaguardados adecuadamente. d. Adquisición de activos fijos a. El consejo de administración prepara programas para el mantenimiento de los activos. Los registros de mantenimiento del activo fijo se llevan con precisión. 2. e. . de acuerdo con las políticas contables que se están utilizando. Las adquisiciones de activos fijos se registran correctamente y en el período apropiado. Administración de los activos fijos Actividades de control: a.

b.ACTIVIDADES DE CONTROL Mantenimiento de archivo maestro (base de datos) de los activos fijos: Actividades de control: a. d. Los cambios a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos se procesan oportunamente. Se realizan recuentos periódicos de activos fijos y se concilian con los registros y/o con el archivo maestro de los mismos. Los cambios contabilizados en los registros y/o en el archivo maestro de activos fijos se comparan con los documentos fuente autorizados para asegurarse de que fueron registrados correctamente. Solamente se realizan los cambios válidos a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos. La gerencia revisa periódicamente los registros y/o la información del archivo maestro de activos fijos para mantener su precisión y actualización. e. c. .

b. Los cargos por depreciación se calculan y se registran correctamente el periodo apropiado. Las bajas de activos fijos registradas representan bajas reales. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente en el período apropiado. .ACTIVIDADES DE CONTROL Depreciación de activos fijos a. Bajas de activos fijos a.

. Los empleados deberán realizar los procedimientos establecidos para cada una de las actividades. El control de los activos fijos debe ser realizado por una sola persona.ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas y procedimientos: Establecer políticas a los empleados que puedan cumplirse: El personal que maneje las maquinarias debe ser idóneo y con conocimientos en el manejo. Todos los empleados incluyendo la gerencia deben cumplir con el horario de trabajo y con las actividades diarias.

precisa y fiable la dirección puede tomar decisiones precisas y congruentes con sus objetivos. tanto información interna como externa. . Con la información oportuna.INFORMACION Y COMUNICACION La información es necesaria para el progreso de los objetivos fijados por la organización.

podemos mencionar los siguientes puntos. 1. proveedor.INFORMACION Y COMUNICACION En el caso de la comunicación tocando el tema de activos fijos. responsable del activo. Ingreso de un activo fijo a la contabilidad El aplicativo de activos fijos es el auxiliar contable. etc. Ingresar un activo fijo a la aplicación significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como descripción. centro de costo usuario.9. por eso la importancia de tenerlo actualizado y depurada su información. La Oficina de Activos Fijos efectúa el ingreso del activo en la aplicación con base en los documentos que sin excepción debe recibir de parte de las áreas que los adquieren y básicamente son: Copia de la factura Copia de la orden de compra Copia del pedido o de la constancia de recibido del activo .

Este tipo de traslado implica necesariamente la actualización en la aplicación de activos fijos de los cambios dados.INFORMACION Y COMUNICACION Todo traslado que se realice a un activo a un activo fijo debe ir acompañado de un formato correspondiente. que solo lo hará cuando el traslado implique actualización de la base de datos. Se puede utilizar otro formato para el traslado definitivo. el activo fijo puede ser retenido por los auxiliares de seguridad. de lo contrario. Este tipo de movimiento no será registrado en la base de datos por la Oficina de Activos Fijos. .

INFORMACION Y COMUNICACION Cuando se presenta la desvinculación de un trabajador el Dpto. . Si el estado de algún activo es defectuoso debido al manejo por parte del responsable o no se encuentra. la Oficina de Activos Fijos reporta lo sucedido a Dpto de RRHH con el fin de que se tomen las medidas disciplinarias del caso. con el fin de verificar el estado en que se encuentran dichos activos y definir quién asumirá la responsabilidad una vez la persona se retire. de RRHH debe enviar un comunicado por correo indicando la separación del mismo e indicando el nombre de la nueva persona responsable de manejar el activo Una vez la dependencia conoce sobre el retiro de un empleado debe solicitar a la Oficina de Activos Fijos la tarjeta de activos a cargo. El empleado responsable asumirá de sus prestaciones sociales el costo de reponer o reparar el activo fijo afectado.

MONITOREO El monitoreo es el proceso que evalúa la calidad del desarrollo del control interno en el tiempo. tomando las acciones correctivas necesarias . mediante una evaluación continua de los controles.

MONITOREO La propiedad planta y equipo como componente de la posición financiera reflejada en los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya que Constituye el principal activo de la Institución Con el monitoreo se Establecen funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos fijos de una compañía en lo que respecta a las actividades relacionadas a: recepción. . Salvaguarda. estos análisis no solo detectan grandes posibles fallas. asignación. mantenimiento y control de los mismos. Con el monitoreo se podrá detectar defectos mecánicos nacientes mucho antes que presenten una amenaza a la maquinaria y a la producción.

que garantice su control Ayuda al debido uso de los activos. uso y conservación de los activos Fijos Los custodios de los activos fijos firmaran un acta de responsabilidad. mediante la descripción de sus características físicas y técnicas. . preservación de lo bienes que le sean asignados. custodia. controlada permanentemente y debidamente sistematizada. Los bienes muebles e inmuebles deberán ser registrados y controlados por la Dirección Financiera. Verificación física periódicas.MONITOREO Establece los procedimientos necesarios de registro y control del activo fijo. Promover la racionalidad en la distribución. sorpresivas y a requerimiento de instancias superiores Que la codificación de control físico esté unificada.

‡Reducción de tiempo muerto inesperado.MONITOREO Con el Monitoreo Se puede evitar: ‡Exceso en los costos de mantenimiento correctivo del activo en particular. . ‡Desgaste del activo en particular dependiendo la clase de activo.

MONITOREO Con el Monitoreo Se puede evitar: ‡ Perdida de materia prima ‡Desequilibrios dinámicos del activo Fijo (Maquinaria) ‡Irregularidad del motor ‡Imprecisiones en cuanto al montaje .

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