Instalacin y conservacin de documentos

Es una fase muy importante a la hora de creacin de un archivo de oficina. La eleccin de determinado material y mobiliario puede ser determinante para el xito del sistema de archivo. La situacin de los archivos en la Secretara es fiel reflejo del nivel de gestin implementado. Clasificacin ordenacin recuperacin, son las operaciones bsicas de la organizacin de un archivo. Si fallan los soportes, el sistema tender al fracaso. Mobiliario de archivo.* Estantera: mueble compuesto por entrepaos o baldas de 90 a 100 cm de largo y de 30 a 40 cm de profundidad, dispuestas horizontalmente a una distancia entre ellas de entre 35 y 40 cm, sostenidas por soportes verticales y sin puertas, diseadas para organizar el espacio y para contener con la mxima eficacia archivos y documentos en la oficina. * Armario: son semejantes en estructura pero con puertas y cierre de seguridad. En la oficina es fcil encontrar una combinacin de las anteriores: estantera *abierta) en la parte superior y armario en la inferior, donde se suele guardar el material de papelera propiamente dicho (clips, grapas, cinta adhesiva, etc) * Archivador para carpetas colgantes: mueble metlico con cajones y sistema de rieles para su apertura, con capacidad de entre 40 y 60 carpetas colgantes, dependiendo del formato y documentos que albergue cada carpeta. Suelen ser expedientes en trmite y su ordenacin es alfabtica. Poseen cierre de seguridad y su sistema de apertura facilita el acceso a los expedientes con relativa comodidad. * Mueble vertical con tapa o porta planos: mueble metlico con tapadera y cierre de seguridad que permite archivar documentos verticalmente. Apropiado para determinada documentacin, como es nuestro caso, para Ttulos Acadmicos. Tiene el defecto de que se deterioran los documentos que contienen con el uso. La ordenacin de los documentos en su interior suele ser alfabtica. * Estanteras metlicas: son estantes de gran resistencia, pintadas y perfiles romos para evitar cortes. Son estantes modulares por lo que admiten ir solucionando gradualmente los problemas de archivo y conservacin, permitiendo su extensin si las necesidades del archivo as lo requiere. Son los ms utilizados en el archivo. Hasta ahora hemos visto mobiliario para archivar documentos en soporte papel, pero cada vez ms conviven diferentes soportes documentales en la oficina, por lo que la adaptacin y archivo de estos nuevos materiales tendrn una referencia posterior.

Estantera Mueble carpetas colgantes Estantera metlica

Plano de Archivo formado por estanteras metlicas Material de archivo (contenedores de papel) Archivador A-Z: carpeta de estructura de cartn con bordes metlicos de refuerzo y etiqueta identificativa. Sistema de palanca con anillas, por lo que los documentos deben ser taladrados. Existen una amplia gama en el mercado en cuanto al material del que estn fabricados *cartn, plstico, etc) y una amplia gama de colores, por lo que son muy tiles para clasificar, segn que documentos en un determinado color. * Carpeta colgante: carpeta de cartn con pestaas para su colocacin suspendida en su respectivo mueble. Tienen visor identificativo, por lo que su forma natural de clasificacin es alfabtica. La propia carpeta hace de carpetilla de expediente vivo o sin concluir. * Archivador definitivo: contenedor de cartn