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Guia de Ejercicios Excel Completa

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Guía de Ejercicios en Microsoft Excel

Elaborada por: Ing Richard Pirona Miranda

Ing. Richard Pirona Miranda 0416-765 2354

ÍNDICE
Capìtulo I 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 6 6.1 7 7.1 7.2 8 8.1 8.2 8.3 9 9.1 10 10.1 10.2 10.3 Nivel Básico ......................................................................................................................... 4 Introducción. Elementos de Microsoft Excel ....................................................................... 4 Arrancar Microsoft Excel ....................................................................................................................... 4 Celdas. ................................................................................................................................................ 5 Columnas. ........................................................................................................................................... 6 Filas .................................................................................................................................................... 6 Barras ................................................................................................................................................. 6 Ayuda ................................................................................................................................................. 8 Empezando a trabajar con Microsoft Excel.......................................................................... 8 Conceptos de Microsoft Excel................................................................................................................ 9 Movimiento rápido en el libro.............................................................................................................. 10 Introducir datos ................................................................................................................................. 11 Modificar datos .................................................................................................................................. 12 Tipos de datos ................................................................................................................................... 13 Operaciones con archivos .................................................................................................. 14 Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................ 14 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo.................................................................................. 15 Abrir un libro de trabajo ya existente................................................................................................... 16 Empezar un nuevo libro de trabajo...................................................................................................... 18 Funciones........................................................................................................................... 19 Funciones .......................................................................................................................................... 19 Insertar función ................................................................................................................................. 20 Selección de celdas............................................................................................................ 22 Selección de celdas ............................................................................................................................ 22 Formato de celdas.............................................................................................................................. 23 Fuente........................................................................................................................................ 23 Alineación ................................................................................................................................... 26 Bordes ........................................................................................................................................ 29 Tramas ....................................................................................................................................... 31 Números..................................................................................................................................... 33 Borrado de celdas .............................................................................................................. 34 Borrar celdas ..................................................................................................................................... 34 Formato de filas................................................................................................................. 36 Alto de fila ......................................................................................................................................... 36 Autoajustar........................................................................................................................................ 37 Formato de columnas ........................................................................................................ 37 Ancho de columna ............................................................................................................................. 37 Autoajustar a la selección ................................................................................................................... 39 Ancho estándar de columna................................................................................................................ 39 Formato de hojas............................................................................................................... 40 Cambiar nombre de la hoja................................................................................................................. 40 Insertar filas, columnas, celdas y hojas ............................................................................ 41 Insertar filas en una hoja.................................................................................................................... 41 Insertar columnas en una hoja ........................................................................................................... 42 Insertar celdas en una hoja ................................................................................................................ 42 1

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10.4 11 11.1 11.2 12 12.1 12.2 13 13.1 13.2 13.3 14 15 15.1 15.2 16 16.1 16.2 17 17.1 17.2 17.3 1 2 2.1 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 7 8 9 9.1 10 10.1 11.1.1 Insertar hojas en un libro de trabajo ................................................................................................... 43 Eliminar filas, columnas, celdas y hojas ............................................................................ 43 Eliminar filas y columnas de una hoja.................................................................................................. 44 Eliminar celdas de una hoja ......................................................................................................... 44 Mover celdas...................................................................................................................... 45 Mover celdas utilizando el Portapapeles ............................................................................................... 45 Mover celdas utilizando el ratón .......................................................................................................... 46 Copiar celdas ..................................................................................................................... 46 Copiar celdas utilizando el Portapapeles .............................................................................................. 46 Copiar celdas utilizando el ratón.......................................................................................................... 47 Copiar en celdas adyacentes............................................................................................................... 48 Pegado Especial ................................................................................................................. 49 Corrección de la ortografía ................................................................................................ 51 Autocorrección................................................................................................................................... 51 Verificación de la ortografía ................................................................................................................ 53 Gráficos.............................................................................................................................. 55 Crear un gráfico ................................................................................................................................. 55 Modificar la posición y el tamaño de un gráfico .................................................................................... 66 Impresión .......................................................................................................................... 67 Vista preliminar.................................................................................................................................. 67 Configurar página .............................................................................................................................. 69 Imprimir ............................................................................................................................................ 73 Nivel Intermedio................................................................................................................ 76 Introducción ...................................................................................................................... 76 Filtros (Filters)................................................................................................................... 76 Autofiltro (Autofilters)......................................................................................................................... 77 Ordenar Datos (Sort) ......................................................................................................... 78 Ordenar en Tablas ............................................................................................................................. 78 Ordenar columnas por filas ................................................................................................................. 79 Subtotales (Subtotals)....................................................................................................... 80 Insertar Subtotales............................................................................................................................. 80 Subtotales Animados .......................................................................................................................... 82 Inserte los subtotales anidados. .......................................................................................................... 83 Tablas y Gráficos Dinámicos .............................................................................................. 84 Tabla dinámica (Dinamic Table) .......................................................................................................... 84 Crear Un informe de Tabla Dinámica ................................................................................................... 84 Crear un informe de Gráfico Dinámico ................................................................................................. 87 Escenarios. (Scenaries) ..................................................................................................... 89 Función “Pago” (PMT) ........................................................................................................................ 90 Crear Escenarios. ............................................................................................................................... 92 Buscar objetivo.................................................................................................................. 95 Tabla (Table) ..................................................................................................................... 96 Formularios........................................................................................................................ 98 Trabajar Con Formularios ................................................................................................................... 99 Otras Funciones ............................................................................................................... 101 ÍNDICE() ......................................................................................................................................... 101 2 Eliminar hojas de un libro de trabajo ................................................................................................... 44

Capìtulo II

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10.1.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.2.1 10.3.1 10.4.1 10.5.1 10.6.1 10.7.1 Ejemplo de Función Índice ......................................................................................................... 102 Ejemplo de Función Suma.......................................................................................................... 104 Ejemplo de Función Promedio .................................................................................................... 105 Ejemplo de Función Max (MAX) .................................................................................................. 106 Ejemplo de Función MIN ............................................................................................................ 107 Ejemplo de Función CONTARA (COUNTA) ................................................................................... 108 Ejemplo de Función CONTAR.BLANCO ........................................................................................ 108

SUMA() (SUM())............................................................................................................................... 104 PROMEDIO() (AVERAGE()) ............................................................................................................... 105 MAX().............................................................................................................................................. 106 MIN() (MIN) .................................................................................................................................... 106 CONTARA() (COUNTA())................................................................................................................... 107 CONTAR.BLANCO() (COUNTBLANK())................................................................................................ 108 Y() (AND()) ..................................................................................................................................... 109 SI() (IF())........................................................................................................................................ 109 Ejemplo de Función SI. .............................................................................................................. 110 Ejemplo de Función SI e Y ......................................................................................................... 110

10.9.1 10.9.2 10.10 10.11 11

CONTAR() (COUNT())....................................................................................................................... 115 BUSCARV() ...................................................................................................................................... 115 Sugerencia Final .............................................................................................................. 119

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Capìtulo I 1

Nivel Básico

Introducción. Elementos de Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Microsoft Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo. Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Microsoft Excel, la pantalla, las barras, etc. para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema. 1.1 Arrancar Microsoft Excel Vamos a ver las dos formas básicas de arrancar Microsoft Excel. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.

Desde el icono de Microsoft Excel del escritorio si lo hay. Puedes arrancar Microsoft Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo compaginar dos sesiones. Para cerrar Microsoft Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar

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Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir. La pantalla inicial Al arrancar Microsoft Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

1.2 Celdas. Son todos y cada uno de los pequeños cuadros que conforman la hoja de cálculo de Microsoft Excel, en los cuales se pueden introducir valores. Están identificadas por medio de la letra de la columna, la de la parte superior, y el número de la fila, el del extremo izquierdo.

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1.3 Columnas. Esta conformada por una línea Vertical de Celdas y está identificada por la letra que está en la parte superior. 1.4 Filas Esta conformada por una línea Horizontal de Celdas y está identificada por el número que está a al izquierda. 1.5 Barras 1. La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menús contiene las operaciones de Microsoft Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Microsoft Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. En Microsoft Excel la barra de menús tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas información sobre los menús desplegables, haz clic aquí. Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

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a)

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediatamente al hacer

clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas. b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú

a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos

pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico... Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt. + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt. + i para desplegar el menú Insertar. La barra de herramientas estándar. Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

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La barra de etiquetas Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de tareas de Windows Contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y también un botón por cada documento de Microsoft Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Microsoft Excel, sino a Windows como su propio nombre indica. 1.6 Ayuda Para activar la Ayuda de Microsoft Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de menús. Veremos este menú en el que podemos: a) Ir a la ayuda, nos mostrará un pantalla en la que podremos ver la ayuda a

través de un Índice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. b) Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos ayuda en

determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc. c) Utilizar ¿Qué es esto? El cursor se convierte en una flecha con una

interrogación y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una explicación sobre la función de ese elemento. 2 Empezando a trabajar con Microsoft Excel.

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Microsoft Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
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2.1 Conceptos de Microsoft Excel En caso de no tener claro algunos conceptos de Microsoft Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable repasarlo aquí. 1. Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA

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Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición. 2. 3. Selecciona el menú Edición. Abrir el menú para visualizar las opciones ocultas con el botón. Recuerda

que una vez elegida esta opción, a partir de ahora estará disponible en el menú. 4. Haz clic sobre la opción Ir a...

También hubieras podido pulsar la tecla F5. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

5. desplazarte. 6.

Escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que quieres Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta. 2.2 Movimiento rápido en el libro. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
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Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 5 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si no ves la hoja puedes hacer clic en los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la última hoja También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior 2.3 Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. TECLADO CTRL+ AVPAG CTRL+ REPAG

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

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3.

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

métodos que te explicamos a continuación: INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc. del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación los datos y la celda seguirá vacía. 2.4 Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:
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de la barra de fórmulas, al hacer clic

sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá

de la barra de fórmulas. Así no se introducen

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1. 2.

Seleccionar la celda adecuada. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la

barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma. 3. 4. Modificar la información. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta. 2.5 Tipos de datos En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

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Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Microsoft Excel. 3.1 Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: 1. 2. Selecciona el menú Archivo Elige la opción Guardar como...

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

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Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con él pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificación, seguir todos los pasos. 3. En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 4. 5. a tu archivo. 6. Haz clic sobre el botón Guardar. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardas el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello: 1 Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas.

Se guardará con el mismo nombre que tenía. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre. Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. 3.2 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo 1. Selecciona el menú Archivo.

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2.

Elige la opción Cerrar. Si esta opción no se encuentra, recuerda el botón

para ampliar el menú. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Microsoft Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

3.

Haz clic sobre el botón:

Cancelar: para no cerrar el documento. No: para salir del documento sin almacenar la última modificación. Sí: para almacenar el documento antes de salir de él. En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el recuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía. Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado

no el de la barra de título que cerraría el programa Microsoft Excel.

3.3 Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el menú: 1. Selecciona la opción Abrir del menú Archivo. de la Barra de Herramientas.

O bien, haz clic sobre el botón Abrir

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Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

2.

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del computador. 3. Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. 4. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. 5. 6. Haz clic sobre el archivo deseado. Haz clic sobre el botón Abrir.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de “documento abiertos” anteriormente. 1. Selecciona el menú Archivo.

Al final de la ventana del menú, Microsoft Excel presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos.

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2.

Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el último que se abrió. 3.4 Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Microsoft Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el menú Archivo. Elige la opción Nuevo... de la barra de herramientas.

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo

En caso de haber utilizado el menú, aparecerá en el panel de tareas lo siguiente:

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3.

Seleccione la opción que desee simplemente haciendo clic sobre ella. 4 Funciones

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Microsoft Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. 4.1 Funciones Una función es una fórmula predefinida por Microsoft Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: 1. 2. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 3. o funciones. 4. Los argumentos deben de separarse por ";". Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas

Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C 1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones anidadas dentro de la fórmula.
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Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. 4.2 Insertar función Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Microsoft Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: 1. 2. 3. Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Seleccionar el menú Insertar. Elegir la opción Función... de la barra de fórmulas.

O bien, hacer clic sobre el botón

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

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4.

En el recuadro Categoría de la función tendremos que elegir a qué

categoría pertenece nuestra función. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5. En el recuadro Nombre de la función hay que elegir la función que

deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. El botón proporcionará más información. 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar. nos

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente. En nuestro caso se eligió la función SUMA.

7.

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que

generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de

cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. 8. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

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Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. En la barra de herramientas existe el botón Autosuma realizar la función SUMA de forma más rápida. 5 Selección de celdas que nos permite

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar. 5.1 Selección de celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Microsoft Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. Te recomendamos arrancar Microsoft Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Selección de una celda 1. Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Selección de un rango de celdas 2. 3. Pulsar el botón del ratón en la primera celda a seleccionar. Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última

celda a seleccionar. Selección de una columna 1. 2. Situar el cursor sobre el identificador superior de la columna a seleccionar. Hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

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1.

Situar el cursor sobre el identificador izquierdo de la fila a seleccionar.

Hacer clic sobre éste. Selección de una hoja entera 1. Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el

indicativo de la columna A y el de la fila 1. Hacer clic sobre éste. Si realizamos una operación de hojas como eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Añadir a una selección Si queremos añadir celdas a una selección ya realizada, o realizar una selección de celdas no contiguas: 1. Realizar la nueva selección pulsando la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos: 1. 2. Pulsar la tecla MAYUS. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que

termine la selección. 5.2 Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en Microsoft Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda. 5.2.1 Fuente Microsoft Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
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Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Fuente.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. letra. Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de

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Si elegimos un tipo de letra con el identificador

delante de su nombre, nos

indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). 2. Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son

disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,

Negrita Cursiva.
3. recuadro. 4. Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. 5. 6. izquierda. 7. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Microsoft Excel tiene por defecto. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra. y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el

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Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. 5.2.2 Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Alineación.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

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5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opción de Microsoft Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la

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derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos. 2. Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

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3.

ORIENTACIÓN: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas

para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Microsoft Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta. 4. AJUSTAR TEXTO: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda. 5. 6. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. unirán en una sola. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos. 5.2.3 Bordes Microsoft Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

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1. 2. 3. 4.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

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INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. 2. 3. Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre

la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes. En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde 5.2.4 Tramas Microsoft Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

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1. 2. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color. 2. trama. En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo Trama: Se elegirá de la lista un estilo de trama, así como el color de la

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desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el menú. 5.2.5 Números Microsoft Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. números. 2. 3. 4. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Número. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

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Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Categoría: Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor

introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y con punto de miles. MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles. PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente. 6 Borrado de celdas

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado. 6.1 Borrar celdas Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello: 1. 2. 3. 4. Selecciona la celda o rango de celdas a borrar. Elige el menú Edición. Haz clic sobre el botón para ampliar el menú. Escoge la opción Borrar.
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Aparecerá otro submenú. Selecciona una de las opciones disponibles entre: Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema 6. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir, 23.000 Pts. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma para eliminar el contenido de una celda: 1. 2. Selecciona la celda a borrar. Pulsa la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

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Formato de filas

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Microsoft Excel para modificar la altura de las filas de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable. 7.1 Alto de fila Microsoft Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila es automáticamente 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos. 2. 3. Selecciona el menú Formato. Elige la opción Fila.

Se abrirá otro submenú. 4. Elige la opción Alto...

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

5. 6.

Escribe la altura deseada. Haz clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: 1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila

que desees modificar, en la cabecera de la fila.
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El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición. Observa como conforme nos movemos aparece la altura de la fila. Suelta el botón del ratón. 7.2 Autoajustar Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: 1. 2. 3. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Selecciona el menú Formato. Elige la opción Autoajustar.

Este segundo método es mucho más rápido. 1. Sitúate sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar,

en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. 2. Haz doble clic. 8 Formato de columnas

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Microsoft Excel para modificar la anchura de las columnas de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable. 8.1 Ancho de columna En Microsoft Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

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Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de

no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos. 2. 3. Selecciona el menú Formato. Elige la opción Columna.

Se abrirá otro submenú. 4. Elige la opción Ancho...

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

5. 6.

Escribe la anchura deseada. Haz clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: 1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la

columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. 2. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición.

Observa como conforme nos movemos aparece la anchura de la columna. 3. Suelta el botón del ratón.

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8.2 Autoajustar a la selección Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: 1. 2. 3. Selecciona las columnas a las que desees modificar la anchura. Selecciona el menú Formato. Elige la opción Autoajustar a la selección.

El segundo método es mucho más rápido. 1. Sitúate sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas

modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. 2. Haz doble clic. 8.3 Ancho estándar de columna Microsoft Excel nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Selecciona el menú Formato. Elige la opción Columna. Haz clic sobre el botón para ampliar el menú. Elige la opción Ancho estándar...

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

5.

Escribe la anchura estándar deseada.

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6.

Haz clic sobre el botón Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran asigna una anchura particular. 9 Formato de hojas

Vamos a ver algunos métodos para cambiar el nombre de las hojas de cálculo y poder así identificarlas mejor. 9.1 Cambiar nombre de la hoja. Como ya sabes, en Microsoft Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero,... La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el nombre. Selecciona el menú Formato. Elige la opción Hoja

Se abrirá otro menú. 4. Selecciona la opción Cambiar nombre.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará. 5. 6. Escribe el nuevo nombre de la hoja. Pulsa INTRO.
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El segundo método es mucho más directo y rápido: 1. 2. 3. Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. Escribe el nuevo nombre de la hoja. Pulsa INTRO. 10 Insertar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las diferentes formas de insertar filas, columnas, celdas y hojas para ampliar una hoja de cálculo o un libro de trabajo y utilizarlas de la forma más adecuada dependiendo de la operación a realizar. 10.1 Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la fila sobre la que quieres añadir otra, ya que las filas siempre

se añaden por encima de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el menú Insertar. Elige la opción Filas.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Microsoft Excel toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y no te lo permite seguro que las últimas filas contienen algún dato.

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10.2 Insertar columnas en una hoja Microsoft Excel también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las

columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el menú Insertar. Elige la opción Columnas.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Microsoft Excel toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir. Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato. 10.3 Insertar celdas en una hoja En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo. Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Selecciona las celdas sobre las que quieres añadirlas. Selecciona el menú Insertar. Sitúate sobre el botón para ampliar el menú. Elige la opción Celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

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5.

Elige la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas

queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras. Haz clic sobre Aceptar. Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja.

10.4 Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con más de cinco hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255. Para añadir una hoja, seguir los siguientes pasos: 1. Sitúate en la hoja sobre la que quieres añadir la otra, ya que las hojas

siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el menú Insertar. Elige la opción Hoja de cálculo.

Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posición, si quieres verlo ahora, pulsa. 11 Eliminar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las técnicas de eliminación de filas, columnas, celdas y hojas disponibles en Microsoft Excel para adaptar el modelo de una hoja de cálculo o de un libro de trabajo al modelo deseado.

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11.1 Eliminar filas y columnas de una hoja Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas. 11.1.1 Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a eliminar. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Eliminar...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 4. Elige la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la

eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras. 5. Haz clic sobre Aceptar.

11.2 Eliminar hojas de un libro de trabajo Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

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1. 2. 3. 4.

Sitúate en la hoja a eliminar. Selecciona el menú Edición. Sitúate sobre el botón para que se amplíe el menú. Elige la opción Eliminar hoja. 12 Mover celdas

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar. 12.1 Mover celdas utilizando el Portapapeles La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y

Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a mover. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el

botón para ampliar el menú. O bien, haz clic sobre el botón Cortar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles. 4. Selecciona las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas.

Selecciona el menú Edición. 5. Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el

botón para ampliar el menú. O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.
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Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. En el paso 4 no tienes porqué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Microsoft Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. 12.2 Mover celdas utilizando el ratón Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona las celdas a mover. Sitúate sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, tal como observarás en el dibujo de la derecha. 3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde

quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 4. rango. 13 Copiar celdas Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar. 13.1 Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar el

Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de
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Windows y Pegar copia la información del portapapeles donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a copiar. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el

botón para ampliar el menú. O bien, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles. 4. 5. 6. Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el

botón para ampliar el menú. O bien, haz clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Microsoft Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. 13.2 Copiar celdas utilizando el ratón Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

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1. 2.

Selecciona las celdas a copiar. Sitúate sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda. 3. Pulsa la tecla CTRL.

Observa como ahora en el puntero del ratón se añadirá el signo +. 4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo

pulsado, arrástralo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 5. 6. Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Suelta la tecla CTRL. 13.3 Copiar en celdas adyacentes Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes, puede que no funcione tal como te explicamos a continuación. Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la inicial, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona las celdas a copiar. Sitúate sobre la esquina inferior derecha de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en cruz negra. 3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde

quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 4. Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
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Cuando copiamos fórmulas con referencias a otras celdas Microsoft Excel, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incómoda la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Microsoft Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda en otra, nunca variará la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. 14 Pegado Especial En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a copiar. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el

botón para ampliar el menú. O bien, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles. 4. 5. 6. Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. Selecciona el menú Edición. Elige la opción Pegado especial...

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
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En el recuadro Pegar, activar una de las opciones: Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.

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La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Microsoft Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original. La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas. 7. Haz clic sobre el botón Aceptar. 15 Corrección de la ortografía Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Microsoft Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables. 15.1 Autocorrección Esta herramienta nos ayuda a corregir errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona el menú Herramientas. Sitúate sobre el botón para ampliar el menú. Elige la opción Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 4. Si activas la casilla Corregir dos mayúsculas seguidas, no permitirá que a la

hora de escribir una palabra las dos primeras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.
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5.

Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración,

Microsoft Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada. 6. Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Microsoft Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

7.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de “bloq mayús”, en caso de

empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Microsoft Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y

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automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada. 8. La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir. Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar. Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo y hacer clic sobre el botón Eliminar. 9. Haz clic sobre el botón Aceptar. 15.2 Verificación de la ortografía Si quedan errores a pesar de la autocorrección, tendremos que utilizar la verificación de errores ortográficos manual. Microsoft Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Microsoft Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea. Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Sitúate en la primera celda de la hoja de cálculo. Selecciona el menú Herramientas. Elige la opción Ortografía... de la barra de herramientas.

O bien haz clic sobre el botón Ortografía

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Observa como en la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

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En el recuadro Sugerencias tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección, y en el recuadro Cambiar por, aparecerá la primera palabra de la lista anterior.

4. 5.

Si la casilla Sugerir siempre se encuentra activada, siempre nos aparecerá Si la casilla Omitir mayúsculas se encuentra activada, no se realizará la

la lista de sugerencias. revisión ortográfica a la palabras escritas en mayúsculas. Esto puede servir por ejemplo para los nombres propios. 6. botones: OMITIR para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo. AGREGAR para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Agregar palabras a. Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes

Sugerencias, la seleccionaremos para que ésta se sitúe en el recuadro Cambiar por y
utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

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CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que se encuentra en el recuadro Cambiar por. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que se encuentra en el recuadro Cambiar por. AUTOCORRECCION para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Microsoft Excel seguirá con la corrección hasta el final, en cuyo caso nos avisará de ello con el siguiente mensaje:

7.

Hacer clic sobre el botón Aceptar. 16 Gráficos

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos. 16.1 Crear un gráfico Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Microsoft Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes: 1. 2. 3. Selecciona los datos a representar en el gráfico. Selecciona el menú Insertar. Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre

el botón para ampliar el menú. O bien haz clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

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Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

4.

Elige un tipo de gráfico.

Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados. Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo. Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste. Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado: CANCELAR para no realizar el gráfico.

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ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Este pasos es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas: 5. En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el

primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero

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en caso contrario, al hacer clic sobre el botón más pequeña tal como:

el asistente se convertirá en una barra

6. 7.

Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón

para volver

con el asistente para gráficos. Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico. 8. Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente

para gráficos.

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9.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en

nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8. 10. En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8. 11. Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12. 12. Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar. 13. El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente del

los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe. Observa la muestra del gráfico en la parte superior. 14. Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

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Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico. 15. En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste. 16. Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). 17. Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). 18. Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

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19. Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos. En cualquier caso, si elige la opción Automático, Microsoft Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien. 20. Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.

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Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias. 21. Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X). 22. Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y). 23. Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

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Generalmente, Microsoft Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico. 24. Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda. 25. Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. 26. Haz clic sobre la ubicación o posición deseada. 27. Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

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El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos. 28. Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico. 29. En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada. 30. Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

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Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Microsoft Excel puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico. 31. Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico. 32. Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla. 33. Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

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Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente. 34. Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo. 35. Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico. Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Microsoft Excel crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones. Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él. 16.2 Modificar la posición y el tamaño de un gráfico Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo: 1. 2. Selecciona el gráfico. Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. 3. 4. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde Suelta el botón del ratón.

desees colocar el gráfico.

Para cambiar el tamaño de un gráfico: 1. Selecciona el gráfico.

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2.

Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del

cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana). El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. 3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la

posición deseada. Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS. 4. Suelta el botón del ratón. 17 Impresión Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos. 17.1 Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el menú Archivo. Elegir la opción Vista preliminar... Si esta opción no aparece situarse

primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1). En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones: Para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado. Para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

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Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón continuación. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón continuación. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará, Microsoft Excel, los saltos de página, estas líneas no se imprimirán. 17.2 Configurar página Antes de imprimir una hoja de cálculo, Microsoft Excel nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el menú Archivo. Elige la opción Configurar página... para cerrar la , para que aparezca el cuadro de “Configurar página” explicado a , para que aparezca el cuadro de diálogo de Impresión explicado a

Aparecerá el cuadro de diálogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestañas. La primera de las fichas se denomina Página.

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3. 4.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a

se colocará el papel siempre de la misma forma). impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá. Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

5. 6.

Haz clic sobre la ficha Márgenes. En esta ficha podrás modificar los márgenes superior, inferior, derecho e

izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0.

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7. 8.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como

cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe. horizontalmente, Microsoft Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.

9.

Haz clic sobre la ficha Encabezado y pie de página.

Hay dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. También nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados o pies de página a utilizar. 10. Si deseas modificar el encabezado, haz clic sobre el botón Personalizar encabezado... 11. Si deseas modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

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12. Haz clic sobre la ficha Hoja. 13. En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: LÍNEAS DE DIVISIÓN para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. TÍTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

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17.3 Imprimir Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, sería aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el menú Archivo. Elegir la opción Imprimir... Si esta opción no se encuentra en el menú,

situarse primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha, sólo en caso de acceder mediante el menú, no con el botón de la barra de herramientas. 3. En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que

se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

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4.

En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o

sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. 5. 6. 7. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos En Copias, indicar el número de copias a realizar. Haz clic sobre el botón Aceptar. imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.

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Capìtulo II 1 Introducción

Nivel Intermedio

Microsoft Excel le ofrece tareas avanzadas por medio de las cuales le permite realizar nuestro trabajo mucho más rápido y Fácil. En esta guía aparecen los procedimientos para realizar dichas tareas a través de ejemplos sencillos que le permitirán aprender a utilizar las diferentes tareas. Para esto es necesario conocer las funciones básicas de Microsoft Excel para avanzar de forma más rápida y fácil en esta sección. Comience creando la tabla siguiente que le será de utilidad en los primeros ejemplos de esta guía.

2

Filtros (Filters)

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

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2.1 Autofiltro (Autofilters) Haga una copia de la Hoja Original para mantener los datos tal y como fueron introducidos en la Hoja1. Cuando utilice el comando Autofiltro (Autofilters), que está en el menú Datos (Data) aparecerán las flechas de Autofiltro de la lista filtrada. Por Ejemplo: Supongamos que sólo quiere ver las ventas de “Rafal López” en la tabla, sólo tiene que hacer clic en la flecha del rotulo de la columna Vendedores y escoger a “Rafael López”. La Tabla se verá así: a la derecha de los rótulos de columna

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede combinar varios Filtros para mostrar filas que contengan un valor u otro, es decir, si sólo quiere ver las ventas de “Rafael López” en “C. Ojeda”, haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna Lugar y escoja “C. Ojeda”. También puede utilizar Autofiltro Personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico. Sigamos el Procedimiento Siguiente: 1. 2. Elimine todos los Filtros haciendo Clic en las flechas de Autofiltro que están Ahora haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna Monto Bs. Y

en color Azul y escogiendo la opción Todas. escoja la opción Personaliza… Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente. 77

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3. 4. 5.

En la sección Monto Bs. Escoja la opción Mayor que. Escriba el número 800000 (Ochocientos mil) en el cuadro siguiente. Haga Clic en Aceptar (OK).

Fíjese que ahora la tabla sólo muestra las filas donde los valores Monto Bs. son mayores a Bs. 800.000,00. 3 Ordenar Datos (Sort)

Puede ordenar texto, números o datos en orden ascendente (de A á Z, de cero a 9 o desde la primera fecha a la más reciente) en listas o tablas. O puede ordenar en orden descendente (de Z a A, de 9 a cero o desde la fecha más reciente a la primera). 3.1 Ordenar en Tablas Al ordenar texto en tablas, puede seleccionar si desea ordenar una sola columna de la tabla o toda la tabla. También puede ordenar por varias palabras o campos dentro de una sola columna de tabla. Por Ejemplo: 1. 2. 3. Haga una copia de la Hoja Original. Seleccione la tabla que desee ordenar, se decir, el rango A1:F16. En el menú Tabla (Table), haga clic en Ordenar (Sort).

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

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Los cuadros Combinados Ordenar Por y Luego por (ambos), establecen la prioridad de ordenación, donde deben aparecer los encabezados de la tabla, siempre y cuando esté activa la opción “Si” en la parte inferior del cuadro expresando que la lista tiene fila de Encabezamiento. 4. Seleccione las opciones de ordenación que desee.

Vamos a escoger en la casilla “Ordenar por” la opción “Vendedores” en la casilla siguiente, “Tipo de Venta” y en la casilla siguiente “Monto Bs.” Dejemos todas las opciones para ordenar de manera “Ascendente” activas. 5. Haga clic en Aceptar (OK).

Fíjese que los datos quedan ordenados primeramente por Vendedor pero como hay nombres repetidos Microsoft Excel va a la segunda categoría y ordena los datos de un mismo vendedor según el Tipo De Venta. Como de esta categoría también hay datos repetidos Microsoft Excel va a la categoría Monto Bs. y ordena los datos según el criterio que establecimos anteriormente. 3.2 Ordenar columnas por filas La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas. 1. 2. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

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3.

Haga clic en Opciones (Options).

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

4. 5. ordenar.

En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee

continuación, en Aceptar (OK).

Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas. 4 Subtotales (Subtotals)

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Microsoft Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 4.1 Insertar Subtotales Para insertar subtotales, Primero Se Ordena La Lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna Que Contenga Números. Utilizando la Tabla que acaba de ordenar, no hace falta sombrear toda la tabla, sólo hay que posicionarse dentro de la tabla de la cual queremos obtener los Subtotales y procedemos así: 80

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1.

En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

2. 3. 4.

En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada

subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Vendedores. utilizar para calcular los subtotales. Escogeremos la función Suma (SUM). columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Monto Bs. 5. 6. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales casilla de verificación Salto de página entre grupos. se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. 7. Haga clic en Aceptar (OK).

Nuestra tabla se verá de la siguiente forma:

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Nota: Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Sugerencia: Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema números de fila. Utilice los símbolos los subtotales individuales. 4.2 Subtotales Animados 1. 2. En el menú Datos (Data), haga clic en Subtotales (Subtotals). En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los y que aparecen junto a los para mostrar u ocultar las filas de detalle de

subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Vendedor En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales.

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En

el

cuadro

Agregar

subtotal

a,

active

la

casilla

de

verificación

correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Monto Bs. 3. 4. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales

casilla de verificación Salto de página entre grupos. se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. 4.3 Inserte los subtotales anidados. 1. 2. 3. 4. En el menú Datos (Data), haga clic en Subtotales (Subtotals). En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de Seleccione la función de resumen y otras opciones. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Tipo de Venta.

Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores. Nota: Si queremos quitar los subtotales podemos hacer clic en el menú Datos (Data) la opción Subtotales (Subtotals) y luego hacer clic en el botón Quitar Todos (Remove All). Veamos como queda nuestra tabla después de este procedimiento.

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Subtotales Exteriores

Subtotales Animados

5

Tablas y Gráficos Dinámicos

5.1 Tabla dinámica (Dinamic Table) Es un informe de Microsoft Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Microsoft Excel. 5.2 Crear Un informe de Tabla Dinámica Hagamos una nueva copia de la tabla de datos Originales.

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1. 2.

Seleccione toda la Tabla En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente, que es un asistente de 3 pasos.

3.

En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, dejemos activa

la Opción Lista o base de datos de Microsoft Excel en ¿Dónde están los datos que desea analizar? y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear? Y haga clic en Siguiente (Next). Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

Como ya habíamos sombreado la tabla de datos debe aparecer el rango ya definido en la casilla Rango, si no lo hemos hecho, podemos hacerlo ahora. 4. Haga clic en Siguiente (Next).

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5. (Finish).

Para mayor comodidad deje activa la opción Hoja de Cálculo Nueva en la

sección ¿Dónde desea situar el informe de tabla dinámica? y haga clic n Finalizar

Ahora lo que tenemos en pantalla es la plantilla para diseñar nuestra tabla y una nueva barra de herramientas de Tabla Dinámica donde aparecen los campos que corresponden a los títulos de la tabla que establecimos como origen de datos.

Para crear nuestra tabla debemos arrastrar los campos desde la barra de herramientas de Tabla Dinámica hasta la plantilla. 86

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6. 7. 8. 9.

En el ejemplo se colocó los campos Vendedores y Tipo de Venta en le El campo Lugar en el rango Coloque campos de columna aquí el campo El campo Monto Bs. En el rango Coloque Datos Aquí. El campo Mes de la Venta en el rango Coloque Campos de Página Aquí

Rango que dice Coloque Campos de Filas Aquí

Nota: de esta forma podemos quitar los campos o moverlos a otro lugar si lo deseamos. Y así nuestra tabla queda de la siguiente forma:

Fíjese que al lado del rótulo de categoría aparece un cuadro combinado que nos permite escoger las opciones que queremos ver, esta es una buena manera de filtrar los datos directamente sobre el Informe de tabla. 5.3 Crear un informe de Gráfico Dinámico Para crear un informe de Gráfico Dinámico debe seguir exactamente el mismo procedimiento sólo que en el paso dos seleccione un Informe de Gráfico Dinámico en ¿Qué tipo de informe desea crear? Y haga clic en Siguiente. Al concluir con el último paso aparecerá una plantilla similar a la del informe de Tabla dinámica sólo que esta vez es para elaborar un Gráfico Dinámico.

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Al igual que en la Tabla Dinámica en el Gráfico Dinámico debe arrastrar los campos dentro del gráfico para diseñarlo. 1. 2. 3. 4. En el ejemplo se colocó los campos Vendedores y Tipo de Venta en le El campo Lugar en el rango Coloque campos de serie aquí el campo El campo Monto Bs. En el rango Coloque Datos Aquí. El campo Mes de la Venta en el rango Coloque Campos de Página Aquí

Rango que dice Coloque Campos de Categoría Aquí

También podemos filtrar los datos en el gráfico al igual que en la tabla. De esta forma nuestro Gráfico debe verse así:

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Además está activa la Barra de Gráfico lo que implica que puede modificarlo como lo haría con un gráfico común y corriente. 6 Escenarios. (Scenaries)

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Por ejemplo: Suponga que quiere pedir un préstamo al banco y visita varias entidades bancarias para comparar el valor de las cuotas a pagar en los diferentes bancos. Cree la siguiente tabla, en la cual utilizaremos la formula “Pago” (PMT) cuya sintaxis en como sigue:

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Barra de Fórmulas

Fíjese que en el ejemplo se colocó la función Pago en la celda B5. La podemos ver en la Barra de Formulas el la parte de arriba de la tabla. 6.1 Función “Pago” (PMT) Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Tasa: es el tipo de interés del préstamo. Nper: es el número total de pagos del préstamo. Va: es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, también se conoce como el principal. Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento Vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo: es el número 0 (cero) para pagos al Final del período ó 1 para pagos al Principio del período. Para entender mejor los argumentos de la función pago introdúzcala a través del asistente para formulas. Haga clic en el menú Insertar la opción Función. 5. (PMT) Nota: si no esta seguro de la categoría de alguna función seleccione Todas del lado Izquierdo y busque su función 90 En el recuadro Categoría de la función seleccione la categoría

Financieras y en el recuadro Nombre de la función seleccione la función Pago

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Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

Como los pagos se realizarán mensualmente debe dividir la Tasa Anual entre los 12 (Doce) meses del año y los Años de pago multiplicarlos por los 12 Meses del Año. 6. Haga clic en Aceptar (OK).

Le aparecerá el valor de la Cuota Mensual en Rojo éste es un valor Financiero Negativo (Formato de Número Celdas) para convertir el valor en positivo utilice la función ABS o Valor Absoluto, no necesita utilizar el asistente para colocarla, puede hacerlo Manualmente sólo guíese por la Barra de Fórmulas del ejemplo que se está utilizando. Con ésto, nuestra tabla queda lista para crear los diferentes Escenarios Los siguientes son los datos de los tres bancos Visitados. Con estos datos se va a crear los escenarios. Banco Internacional Nacional Central Capital Bs. 15.000.000,00 Bs. 15.000.000,00 Bs. 20.000.000,00 Interés Anual 4,00% 3,00% 5,00% Años 5 3 6

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6.2 Crear Escenarios. 1. Haga clic en el menú Herramientas (Tools) y luego en Escenarios (Scenarios) Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

2.

Haga clic en el botón Agregar Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

3.

Coloque en el Nombre de Escenario el Nombre del Banco.

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4. 5.

Coloque en las celdas cambiantes el Rango de celdas de las cuales Haga clic en Aceptar (OK). Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

depende la función Pago.

6.

Introduzca los valores del Escenario.

Nota: Siempre aparecerán los valores que están el las celdas cambiantes, para crear los otros escenarios estos valores deben cambiarse Manualmente. Fíjese que el valor de porcentaje aparece como fracción, al momento de introducir los nuevos valores debe hacerlo en este formato. 7. Haga clic en Aceptar (OK). Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

Debe verse el nombre del escenario que acabamos de agregar.

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Repita los Pasos del 2 al 7 tantas veces como sea necesario hasta agregar todos los escenarios. No cierre la ventana del Administrador de Escenarios Después de esto, usted puede escoger el escenario que desea estudiar y hacer clic en el botón Mostrar y se dará cuenta que el valor de las celdas cambiantes en la hoja de cálculo cambian y por lo tanto la Función Pago también, mostrando de forma rápida el o los resultados de los diferentes escenarios. Puede hacer Clic en el Botón: : Si quiere Cerrar el Administrador de Escenario. : Si quiere Eliminar el escenario seleccionado. : Si quiere Modificar el escenario seleccionado. : Si tiene creados escenarios en otra Hoja de Cálculo y quiere utilizarlos en la Hoja de Cálculo Activa. : Si quiere que Microsoft Excel cree un Resumen de los Escenarios. Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

La opción Resumen Creará una nueva hoja de cálculo con una Tabla mostrando todos los escenarios existentes. La opción Informe de Tabla Dinámica creará una Nueva Hoja de Cálculo con una Tabla Dinámica de los Escenarios Existentes.

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En el cuadro Celdas Resultantes debe especificar cual o cuales celdas tienen las formulas que dependen de las Celdas Cambiantes. En el Ejemplo esta celda es la B5. 7 Buscar objetivo

Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de Análisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado. Por ejemplo, suponga que, en el ejemplo anterior, quiere que la Cuota Mensual sea de Bs. 150.000,00 y desea saber cuantos años tardará en pagarlo. 1. Haga clic en el menú Herramientas (Tools) y luego en Buscar Objetivo.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

2. Fórmula 3. 4. 5.

En la casilla Definir la celda especifique cual es la Ceda que contiene la En la casilla con el valor se escribe el Valor Objetivo en este ejemplo En la casilla Para cambiar la celda especifique cual celda va a cambiar. Haga clic en Aceptar (OK).

150000 (Ciento cincuenta mil) En este ejemplo los Años.

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

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Fíjese que el valor de las Cuotas Mensuales cambió al valor de Bs. 150.000,00 (Valor Objetivo) y los Años a 10,2 lo que implica que le tomara 10,2 años pagar el préstamo de BS. 15.000.000,00 con un Interés Anual de 4,00% 8 Tabla (Table)

También podemos utilizar la opción Tabla (Table) del menú Datos (Data) para comparar Resultados. Por ejemplo siga el procedimiento siguiente. 1. 2. 3. Realice una nueva copia de la Hoja de cálculo original. Escriba en la celda A7 “=B5” es decir, la haremos Igual a la celda que Termine de llenar la Tabla como se muestra en la Figura.

posee la fórmula Pago.

Fíjese que en la fila superior de la tabla se colocó los Años y el la columna de la Izquierda se colocó el Interés Anual. 96

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4. 5.

Sombree toda la Tabla, es decir, El Rango A7:G20. Haga clic en el menú Datos (Data) la opción Tabla (Table). Aparecerá

el Cuadro de Diálogo Siguiente.

6.

En la casilla Celda de entrada (Fila) especifique cual celda posee el

valor que maneja la fila superior (Años). En la casilla Celda de entrada (Columna) especifique cual celda posee el valor que maneja la Columna Izquierda (Interés Anual). 7. Haga Clic en Aceptar (OK).

Así puede ver como varía la Cuota Mensual según varíen los valore Interés Anual y Años. Si quiere ver cuanto será la cuota mensual con un Interés de 7,00% para pagarla en 6,00 Años sólo tiene que ver el valor de la celda donde se cruzan la fila y la columna con los valores respectivos (Bs. 255.938,00). Vea la Figura.

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Formularios.

Antes de comenzar con los formularios vamos a crear una base de datos que nos ayudará con los ejemplos Siguientes. Preste especial atención en los números que fueron colocados en la parte superior de la tabla.

Realice primero las funciones básicas para llenar la tabla: 1. Determine el 35% de la columna con éste Encabezado. Para esto escriba

en la celda K4 la siguiente fórmula “=J4*$K$3” ésto multiplicará la Nota #1 de Pedro por el 35%. 2. 3. 4. Copie la formula para los demás alumnos Repita el mismo procedimiento para el 65% de la Nota #2 (en la celda Determine la definitiva sumando el valor del 35% y 65% de cada nota

M4 la fórmula “=L4*$M$3” y copiar) para cada alumno. (En la celda N4 la fórmula “=K4+M4” y copiar. Ahora nuestra tabla se verá así:

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9.1 Trabajar Con Formularios Suponga que quiere ver en una Hoja de Calculo nueva, los datos de cualquiera de los alumnos. Para ésto necesitará la Barra de Herramientas de Formulario. 1. Formulario. 2. Prepare la nueva hoja de cálculo como se muestra a continuación. También se muestra la Barra de Formularios. Haga clic en el menú Ver la opción Barra de Herramientas y escoja

3.

Haga clic sobre el botón Cuadro Combinado

y dibújelo sobre la

celda A2 tal como si fuera una Autoforma. 4. Haga clic sobre el botón Propiedades de la barra de herramientas

formularios. Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente. 99

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5.

Escriba el Rango de celdas que contiene la lista de elementos que quiere

que aparezcan al desplegar el cuadro combinado. En el ejemplo se utilizó la lista de alumnos de la tabla de la Hoja1. Este rango se puede seleccionar sombreándolo, es decir, haga clic en la casilla “Rango de entrada”, luego en la etiqueta de la Hoja1 y sombree sólo los Nombres de los Alumnos. No incluya el rotulo de la columna. 6. 7. Haga clic en la casilla “Vincular con la celda y luego en la celda B2. Haga clic en Aceptar (OK)

Fíjese que el Cuadro combinado tiene la misma forma que el botón utilizado para seleccionar el tipo de Fuente en la barra de Formato. También funciona Igual. Para hacerlo funcionar debe hacer clic en cualquier celda para perder la selección del cuadro. Al hacer clic nuevamente sobre la Flecha del cuadro combinado se desplegará la lista de nombres de los alumnos, al seleccionar uno en la celda B2 aparecerá un número que corresponde a la posición donde está ubicado el alumno.

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Nota: El Cuadro De Lista que es el botón

de la barra de formularios

funciona exactamente igual lo único que cambia es su apariencia. Con este cuadro combinado se revisara algunas formulas luego se tratarán otros. 10 Otras Funciones 10.1 ÍNDICE() Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La función INDICE() tiene dos formas: matricial y de referencia. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. Sintaxis 1 Forma matricial INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) Matriz: es un rango de celdas o una matriz de constantes. Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Núm_fila: selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se requiere el argumento núm_columna. Núm_columna: selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila. Sintaxis 2 Forma de referencia INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) Ref: es una referencia a uno o varios rangos de celdas.

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Si introduce un rango no adyacente como argumento ref, escríbalo entre paréntesis. Si cada área del argumento ref contiene una sola fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna respectivamente, es opcional. Por ejemplo, utilice INDICE(ref;;núm_columna) para un argumento ref con una sola fila. Núm_fila: es el número de la fila en el argumento ref desde la cual se devolverá una referencia. Núm_columna: es el número de la columna en el argumento ref desde la cual se devolverá una referencia. Núm_área: selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolverá la intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área seleccionada o introducida se numera con 1, la segunda con 2 y así sucesivamente. Si se omite núm_área, INDICE usa área 1. Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces núm_área 1 es el rango A1:B4, núm_área 2 será el rango D1:E4, y núm_área 3 es el rango G1:H4. 10.1.1 Ejemplo de Función Índice

Se va a aprovechar la ventaja que da el Cuadro Combinado ya que éste indica la posición en la cual esta ubicado el alumno (Valor_buscado) 1. 2. Ubíquese en la celda C2 de la Hoja2. Haga clic en el Menú Insertar (Insert) la opción Función (Funtion).

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente. Colocar aquí el seleccionador de fórmulas. 3. 4. Seleccione del lado Izquierdo la categoría Búsqueda y Referencia y del Haga clic en Aceptar (OK).Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

lado derecho la Función Índice (Index).

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5.

Escoja la Forma Matricial (La primera de la lista)

Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente.

6. 7. 8. es opcional 9.

En la casilla Matriz seleccione el Rango de Notas correspondiente a la Haga clic en la casilla Num_Fila y escriba B2 Como sólo se seleccionó una columna el valor de la casilla Num_columna Haga clic en Aceptar (OK)

columna Nota #1 no incluya el Rotulo de la columna.

Vea como en la celda B2 aparece la nota de el alumno que escogió en el Cuadro Combinado, si no ha seleccionada alguno hágalo ahora. Nota: Intente utilizarla función Índice para Obtener la Nota #2 y la Definitiva. Con las funciones siguientes terminara de llenar la Tabla de Notas de la Hoja1 103

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10.2 SUMA() (SUM()) Suma todos los números de un rango. Sintaxis SUMA(número1;número2;...) Número1;número2;...: son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. 10.2.1 Ejemplo de Función Suma

Fíjese que en la Fila 15 por motivos de práctica vamos a colocar la Suma de las Notas. 1. Ubíquese en la celda J15 para colocar allí la suma de todas las Nota #1.

Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente. 2. Seleccione del lado Izquierdo la categoría Matemáticas y

Trigonométricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Función Suma (SUM). Aparecerá el Cuadro de Diálogo Siguiente

Función Escogida

3.

Fíjese que en el Numero1 ya aparece el rango de argumentos a sumar

que casualmente son los datos que queremos sumar. 104

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Si quisiera sumar otro rango simplemente escríbalo o sombree el Rango. Recuerde que si separa los nombres de las celdas con Punto y Coma “;” sólo sumará las celdas que especifiqué. Si las separa con Dos Punto “:” sumará todas las celdas. 10.3 PROMEDIO() (AVERAGE()) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2,...: son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Sugerencia Cuando se esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías, de manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha Ver (View) (comando Opciones (Option) en el menú Herramientas (Tools)). Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero. 10.3.1 1. #1. 2. 3. Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categoría Matemáticas y Ejemplo de Función Promedio

Ubíquese en la celda J16 para colocar allí el promedio de todas las Nota

Trigonométricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Función Promedio (Average). Aparecerá un cuadro de diálogo

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Nota: Fíjese que el Cuadro de Diálogo que parece es igual al de la función Suma sólo que ahora en el nombre de la función escogida dice Promedio. Pero en la casilla Número1 aparece un rango de celdas igual que la vez anterior, pero ahora está incluida la celda J5 que no nos interesa. 4. (J4:J14). 5. Haga clic en Aceptar (OK). 10.4 MAX() Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2;...) Número1, número2,...: son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. 10.4.1 1. Nota #1. 2. 3. Max (MAX). 4. 5. (J4:J14). 6. Haga clic en Aceptar (OK). 10.5 MIN() (MIN) Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis 106 Haga clic en Aceptar (OK) Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la función Suma Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categoría Matemáticas y Ejemplo de Función Max (MAX) Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la función Suma

Ubíquese en la celda J17 para colocar allí el Valor Máximo de todas las

Trigonométricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Función

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MIN(número1;número2;...) Número1, número2,...: son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo. 10.5.1 1. Nota #1. 2. 3. Max (MAX). 4. 5. (J4:J14). 6. Haga clic en Aceptar (OK). 10.6 CONTARA() (COUNTA()) Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2,...: son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR. Haga clic en Aceptar (OK) Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la función Suma Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categoría Matemáticas y Ejemplo de Función MIN

Ubíquese en la celda J18 para colocar allí el Valor Máximo de todas las

Trigonométricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Función

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10.6.1 1. Pedro. 2. 3.

Ejemplo de Función CONTARA (COUNTA)

Ubíquese en la celda I4 para Contar allí en número de asistencias de Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categoría Todas (All), haga clic del lado

derecho y presione la letra “C”. Fíjese que Microsoft Excel lo lleva a la primera formula que comienza con esta letra. 4. 5. 6. 7. Muevase hacia abajo con la Flecha de Desplazamiento hasta llegar a la Haga clic en Aceptar (OK) Seleccione el rango que tiene las asistencias de Pedro. (B4:G4) Haga clic en Aceptar (OK). función CONTARA (COUNTA)

Nota: Puede copiar esta fórmula para las celdas que están debajo, hasta el último de los alumnos. 10.7 CONTAR.BLANCO() (COUNTBLANK()) Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis CONTAR.BLANCO(rango) Rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco. 10.7.1 Ejemplo de Función CONTAR.BLANCO

Para contar las inasistencias de Pedro 1. 2. 3. 4. 5. Ubíquese en la celda H4. Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categoría Estadísticas (Statistic) y del Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la función CONTARA Haga clic en Aceptar (OK). 108

lado derecho la Función CONTAR.BLANCO (COUNTBLANCK). (COUNTA) (B4:G4).

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10.8 Y() (AND()) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1, Valor_lógico2,...: son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden Evaluados como VERDADERO o FALSO 10.9 SI() (IF()) Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica (Logical_Test): es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Valor_si_verdadero (Value_If_True): es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica (Logical_Test) es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso (Value_if_False): es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. 109

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10.9.1

Ejemplo de Función SI.

Suponga que quiere que Microsoft Excel le diga si el Alumno está Aprobado o Reprobado, sólo tiene que determinar si la nota Definitiva de este alumno es Mayor o Igual a 10 (Diez) ésta será nuestra Prueba Lógica. Mejor Realicemos el Ejemplo. 1. 2. 3. 4. 5. Ubíquese en la celda O4. Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Seleccione del lado izquierdo la categoría Lógicas (Logic) y del lado En la casilla Prueba_lógica (Logical_Test) escriba “N4>=10”. Para Haga clic en la casilla Valor_Si_Verdadero (Value_If_True)

derecho SI (IF). verificar si la nota definitiva, que está en la celda N4 es mayor o igual (>=) a 10 (Diez).

Nota: Fíjese que al lado de la casilla Prueba_lógica (Logical_Test) dice si el argumento es Verdadero o Falso. 6. 7. 8. 9. Escriba La palabra “Aprobado”. Haga clic en la casilla Valor_Si_Falso (Value_If_False) Escriba La palabra “Reprobado” Haga clic en Aceptar (OK)

Debería aparecer en la celda O4 la palabra Aprobado ya que la nota de Pedro es 11,8. Aunque la celda se puede copiar, Intentemos el mismo procedimiento con el resto de los alumnos Para José, el siguiente alumno debería aparecer la palabra Reprobado debido a que su nota es 6,6 10.9.2 Ejemplo de Función SI e Y

Para este ejemplo se va a utilizar una escala de clasificación que aunque yo se que no se utiliza ya, será de gran ayuda para el ejemplo.

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Clasificación Deficiente Suficiente Bueno Muy Bueno Excelente

Escala Nota>=1 y Nota<10 Nota>=10 y Nota<14 Nota>=14 y Nota<16 Nota >=16 y Nota<19 Nota>=19 y Nota<=20

NOTA: Es preciso que siga estrictamente el procedimiento que se da a continuación debido a que este ejemplo tiende a ser un poco confuso Ahora suponga que quiere determinar en que escala está ubicado Pedro. 1. 2. 3. función SI. Como necesitamos saber dos condiciones para la Prueba Lógica Haga clic en la celda P4. Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion) Escoja del lado izquierdo la categoría Lógicas y del lado derecho la

(Logical_Test) las cuales son si la nota de la celda N4 es Mayor o Igual a 1 (N4>=1) Y Menor que 10 (N4<10), en la casilla Prueba Lógica (Logical_Test) insertaremos una función Y. Fíjese que en el Cuadro Combinado del extremo izquierdo de la barra de fórmulas ya no aparece el nombre de la celda sino la función que está utilizando. 4. 5. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecerá la lista de las si la función Y aparece allí SELECCIONELA en caso contrario haga clic en

ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. la ultima opción de la lista que dice Mas funciones… el cuadro de dialogo que aparecerá ya lo conocemos. 6. 7. 8. Busque la función Y. Haga clic en Aceptar (OK). Ahora el cuadro de diálogo que tiene en pantalla se refiere a la función Y

en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=1 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<10. 111

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9.

Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI y verá como regresa

al cuadro de diálogo que se refiere a la función SI. Fíjese que en la casilla de la Prueba_Lógica (Logical_test) aparece; Y(N4>=1;N4<10) y justo al lado de este argumento debe decir Falso ya que una de los argumentos de la función Y es falso. 10. Haga clic en la casilla Valor_si_Verdadero (Value_if_True) y escriba la clasificación correspondiente a esta escala “Deficiente”. 11. Haga clic en la casilla Valor_si_Falso (Value_If_False). Esta será la acción que Microsoft Excel debe realizar si no se cumple la prueba lógica de esta función SI. Esta acción será determinar la nota de la celda N4 está en la escala siguiente; Nota>=10 y Nota<14. Aquí se utilizará otra función SI 12. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 13. Seleccione la función SI. 14. Ubicado en la Prueba_Lógica (Lógical_Test). 15. Puede escribir, si lo prefiere, la función Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=10;N4<14). O seguir el procedimiento siguiente. d) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecerá la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. e) Si la función Y aparece allí SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opción de la lista que dice Mas funciones… el cuadro de dialogo que aparecerá ya lo conocemos. f) Busque la función Y. g) Haga clic en Aceptar (OK). h) Ahora el cuadro de diálogo que tiene en pantalla se refiere a la función Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=10 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<14. i) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 112

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16. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vacío. 17. Escriba “Suficiente” 18. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 19. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de formulas. 20. Seleccione la función SI. 21. Ubicado en la Prueba_Lógica (Lógical_Test). 22. Puede escribir, si lo prefiere, la función Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=14;N4<16). O seguir el procedimiento siguiente. a) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecerá la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. b) Si la función Y aparece allí SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opción de la lista que dice Mas funciones… el cuadro de dialogo que aparecerá ya lo conocemos. c) Busque la función Y. d) Haga clic en Aceptar (OK). e) Ahora el cuadro de diálogo que tiene en pantalla se refiere a la función Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=14 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<16. f) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 23. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vacío. 24. Escriba “Bueno” 25. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 26. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 27. Seleccione la función SI. 28. Ubicado en la Prueba_Lógica (Lógical_Test). 113

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29. Puede escribir, si lo prefiere, la función Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=16;N4<19). O seguir el procedimiento siguiente. g) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecerá la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. h) Si la función Y aparece allí SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opción de la lista que dice Mas funciones… el cuadro de dialogo que aparecerá ya lo conocemos. i) Busque la función Y. j) Haga clic en Aceptar (OK). k) Ahora el cuadro de diálogo que tiene en pantalla se refiere a la función Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=16 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<19. l) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 30. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vacío. 31. Escriba “Muy Bueno” 32. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 33. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 34. Seleccione la función SI. 35. Ubicado en la Prueba_Lógica (Lógical_Test). 36. Puede escribir, si lo prefiere, la función Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=19;N4<=20). O seguir el procedimiento siguiente. m) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecerá la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. n) Si la función Y aparece allí SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opción de la lista que dice Mas funciones… el cuadro de dialogo que aparecerá ya lo conocemos. 114

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o) Busque la función Y. p) Haga clic en Aceptar (OK). q) Ahora el cuadro de diálogo que tiene en pantalla se refiere a la función Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=19 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<=20. r) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 37. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vacío. 38. Escriba “Excelente” 39. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 40. Escriba la frase “Nota Equivocada” ¡¿POR QUÉ?! Fíjese que se ha revisado todas las escalas si la nota está fuera de estas escalas es porque es menor que 1 (Uno) o mayor que 20 (Veinte) lo que implica que está equivocada. Intente colocar una nota mayor que 20 (Veinte) o menor que 1 Uno para verificar que esta opción funciona. Aunque la celda se puede copiar, Intentemos el mismo procedimiento con el resto de alumnos 10.10 CONTAR() (COUNT())

Cuenta el número de celdas que contienen Números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2,...: son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. 10.11 BUSCARV()

Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice 115

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BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordena do) Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Indicador_columnas: es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado: es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

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Vamos a realizar una tabla como la que se muestra a continuación para explicar como funciona la función BuscarV.

Suponga que quiere escribir en la celda A10 el código del producto y quiere que Microsoft Excel extraiga automáticamente desde la base de datos todas las características del producto. Siga el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Haga clic en la celda B10. Haga clic en el menú Insertar (Insert) y luego en Función (Funtion). Elija la función BuscarV como lo hemos hecho hasta ahora. Aparecerá el

Cuadro de Diálogo Siguiente

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4. valor) 5. 6. 7.

En la casilla Valor_buscado escriba A10 (la celda donde escribirá el En la casilla Matriz_buscar_en escriba $A$2:$D$6. En la casilla Indicador_columnas escriba 2 (la segunda columna, que es haga clic en aceptar.

donde esta el valor que se devolverá)

Si no ha escrito nada en la celda A10 aparecerá un error #N/A intente escribir el código de cualquier producto en dicha celda. Realice el mismo procedimiento para las otras características. Si va copiar la formula tenga cuidado con el Valor_buscado y el Indicador_columna

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11 Sugerencia Final Las funciones que Microsoft Excel ofrece son innumerables pero también posee un excelente asistente para ayuda el cual puede ofrecerles ejemplos y explicaciones fáciles de entender solo tiene que presionar la tecla F1 del teclado o hacer clic en el menú. “?” y luego en Ayuda de Microsoft Excel escribir su pregunta en la casilla correspondiente y hacer clic en Buscar.

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