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La importancia que tiene una base de datos, es el almacenamiento de la informacin de forma organizada, con el objetivo de lograr una eficiente recuperacin de la data en el momento que sea requerida. Existen diferentes formas de acceder a la informacin almacenada en una base de datos Access. En esta seccin, vamos a tratar estos puntos, desarrollando los temas de Ordenacin, filtros, consultas y formularios.
TIPOS DE FILTROS
Filtro por seleccin:
Es la forma ms simple de filtrar registros, para esto solo tenemos que ubicarnos en el registro que queramos que nos sirva de filtro y pulsamos el botn del Filtro por seleccin en la Barra de herramientas o en el men contextual:
Tambin se puede escribir el criterio en el campo del texto que aparece en el men contextual
FILTROS Filtro por formulario: Si necesitamos usar ms de un valor para filtrar registros es mejor usar esta opcin: 1. Seleccionamos Filtro en el men Registros y elegimos Filtro por Formulario. Nos aparecer la ventana del filtro por formulario. Abajo tendremos la pestaa Buscar y una o ms pestaas Or.
FILTROS
FILTROS
FORMULARIOS
El uso de formularios nos facilita la introduccin, modificacin y presentacin de los datos almacenados en las tablas. Podemos definir a un formulario como una ventana con controles (campos de texto, botones, etc.):
Formularios
Un formulario est asociado con una tabla o consulta especfica que se denomina fuente (u origen) del registro. El usuario puede realizar diseos para los formularios
Utilizamos las flechas en la parte inferior del formulario para desplazarse entre los registros
FORMULARIOS Para crear un formulario: En el panel principal de Access, se selecciona la opcin Formularios en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y se pulsa el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos
FORMULARIOS
Antes de pulsar "Aceptar" podemos seleccionar la tabla o consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte inferior. A continuacin explicaremos el significado de diferentes vistas: Vista diseo: Nos permite crear formularios por nuestra cuenta agregando controles en Vista Diseo (ms o menos cmo cuando creamos una tabla en vista Diseo).
FORMULARIOS
Para agregar campos al formulario se puede simplemente arrastrarlos desde la lista hacia el formulario, tal como se muestra en la imagen
FORMULARIOS
Auto formulario:
Para usar esta opcin seleccionamos primero una tabla o una consulta y Access nos crear inmediatamente un formulario con todos los campos de este objeto. Asistente para formularios: Si seleccionamos esta opcin elegimos primero la tabla o consulta que queremos usar como fuente de datos y despus seguimos los pasos del asistente, tal como lo hicimos cuando creamos una tabla con ayuda del asistente. Tambin podemos seleccionar ms de una tabla o consulta para agregar sus datos al formulario.
CONSULTAS
Creacin de Consultas:
Una consulta es otro mtodo para ordenar y filtrar registros. En una consulta podemos especificar los campos que queremos ver, criterios de filtro para cada uno de los campos y el orden en que queremos que aparezcan los campos. .
CONSULTAS
CONSULTAS
4. Pulsamos "Siguiente" y
ponemos el nombre para nuestra consulta.
Seleccionar la tabla de base de datos
Campos de la tabla
Nota importante: antes de seleccionar cada tabla para la consulta hay que percatarse que tenga los campos para relacionar con las dems
CONSULTAS
En la ventana siguiente se selecciona si se desea la consulta en detalle o en resumen. Se le asigna un nombre a la consulta y se da un click en Finalizar.
Campos seleccionados
Conteo de registros
En la pantalla principal de Access, rea de consultas aparecern todas las creadas por el usuario.