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FACULTAD DE ADMINISTRACIN GERENCIA Y CONTADURA ASIGNATURA: COMPUTACIN III PROFESOR: Rafael Mosquera

Consultas de los registros de las Bases de Datos

La importancia que tiene una base de datos, es el almacenamiento de la informacin de forma organizada, con el objetivo de lograr una eficiente recuperacin de la data en el momento que sea requerida. Existen diferentes formas de acceder a la informacin almacenada en una base de datos Access. En esta seccin, vamos a tratar estos puntos, desarrollando los temas de Ordenacin, filtros, consultas y formularios.

Consultas de los registros de las Bases de Datos

Ordenar los datos:


Para ordenar los registros en una base de datos, se siguen los siguientes pasos: 1. Dentro de la Opcin Tablas, dar doble click a la que se desea ordenar para abrirla. 2. Seleccionar la columna a ordenar. 3. Dar click en el botn derecho, sobre el encabezado de la columna. 4. Seleccionar la opcin Ordenar (Ascendente o descendentemente)

Para buscar un Dato:


Buscar informacin: Pulsamos "Buscar" en el men "Edicin" o pulsamos Ctrl+B, entonces veremos este dilogo:

Personalizar los criterios de bsqueda Filtrado de Registros:


A veces, sobre todo si una tabla es demasiado grande, nos puede interesar consultar solo los registros que cumplan con un criterio predeterminado, por ejemplo, en una tabla de proveedores, solo ver los proveedores que pertenecen a una localidad especfica, por ejemplo los localizados en Espaa.

Personalizar los criterios de Bsqueda

TIPOS DE FILTROS
Filtro por seleccin:

Es la forma ms simple de filtrar registros, para esto solo tenemos que ubicarnos en el registro que queramos que nos sirva de filtro y pulsamos el botn del Filtro por seleccin en la Barra de herramientas o en el men contextual:

Personalizar criterios de bsqueda Filtro por seleccin:

Tambin se puede escribir el criterio en el campo del texto que aparece en el men contextual

FILTROS Filtro por seleccin:


Y para quitar el filtro para volver los datos completos podemos usar el icono "Quitar filtro u orden" en el men contextual o pulsar esta opcin en el men "Registros". En la imagen anterior puedes ver que tambin tenemos la opcin de filtrar excluyendo la seleccin, por ejemplo, si queremos ver a todos los proveedores menos los de Espaa, nos ubicamos en cualquier registro del Campo "Pas" que tenga "Espaa" y despus pulsamos "Filtro excluyendo la seleccin".

FILTROS Filtro por seleccin:


Tambin podemos filtrar por una parte del registro, por ejemplo, si en la misma tabla de proveedores queremos ver en el campo del Cargo del Contacto solo a los gerentes, podemos seleccionar la palabra "Gerente" en cualquier campo para que lo filtre. Tambin se puede filtrar usando las entradas de distintos campos del registro pero para eso los campos deben estar contiguos. Si no lo son, debemos moverlos para que estn juntos. Para eso pulsamos el extremo izquierdo de la entrada para seleccionarla (el puntero debe convertirse en el signo de "+" y arrastramos el texto a la siguiente columna.

FILTROS Filtro por formulario: Si necesitamos usar ms de un valor para filtrar registros es mejor usar esta opcin: 1. Seleccionamos Filtro en el men Registros y elegimos Filtro por Formulario. Nos aparecer la ventana del filtro por formulario. Abajo tendremos la pestaa Buscar y una o ms pestaas Or.

FILTROS

Filtro por formulario:


2. Definimos los filtros seleccionando entradas en los campos de la pestaa Buscar. Podemos seleccionar ms de un valor. Tambin podemos definir filtros alternativos seleccionndolos en la pestaa Or (por ejemplo si queremos ver en nuestra tabla los proveedores de dos o ms pases). 3. Pulsamos "Aplicar filtro u ordenar" en el men Filtro. El Asistente del Office (escribiendo la palabra "filtro"), te mostrar todos los tpicos disponibles sobre la creacin y aplicacin de los filtros

FILTROS

FORMULARIOS

El uso de formularios nos facilita la introduccin, modificacin y presentacin de los datos almacenados en las tablas. Podemos definir a un formulario como una ventana con controles (campos de texto, botones, etc.):

Formularios
Un formulario est asociado con una tabla o consulta especfica que se denomina fuente (u origen) del registro. El usuario puede realizar diseos para los formularios

Utilizamos las flechas en la parte inferior del formulario para desplazarse entre los registros

FORMULARIOS Para crear un formulario: En el panel principal de Access, se selecciona la opcin Formularios en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y se pulsa el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos

FORMULARIOS A continuacin se presenta el siguiente cuadro de dilogo:

FORMULARIOS

Antes de pulsar "Aceptar" podemos seleccionar la tabla o consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte inferior. A continuacin explicaremos el significado de diferentes vistas: Vista diseo: Nos permite crear formularios por nuestra cuenta agregando controles en Vista Diseo (ms o menos cmo cuando creamos una tabla en vista Diseo).

FORMULARIOS

sta es la vista de la Vista Diseo de un Formulario:

Para agregar campos al formulario se puede simplemente arrastrarlos desde la lista hacia el formulario, tal como se muestra en la imagen

FORMULARIOS

Auto formulario:
Para usar esta opcin seleccionamos primero una tabla o una consulta y Access nos crear inmediatamente un formulario con todos los campos de este objeto. Asistente para formularios: Si seleccionamos esta opcin elegimos primero la tabla o consulta que queremos usar como fuente de datos y despus seguimos los pasos del asistente, tal como lo hicimos cuando creamos una tabla con ayuda del asistente. Tambin podemos seleccionar ms de una tabla o consulta para agregar sus datos al formulario.

CONSULTAS

Creacin de Consultas:
Una consulta es otro mtodo para ordenar y filtrar registros. En una consulta podemos especificar los campos que queremos ver, criterios de filtro para cada uno de los campos y el orden en que queremos que aparezcan los campos. .

CONSULTAS

Crear una consulta utilizando el Asistente para Consultas:


1. Seleccionamos "Consultas" en la Barra de la ventana de Base de datos y pulsamos el botn "Nuevo" (igual como lo hicimos con los formularios en la entrega anterior). 2. Seleccionamos "Asistente para consultas sencillas". 3. Seleccionamos la tabla y los campos que queremos ver en la consulta en el dialogo que veremos a continuacin

CONSULTAS
4. Pulsamos "Siguiente" y
ponemos el nombre para nuestra consulta.
Seleccionar la tabla de base de datos

Campos de la tabla

Campos seleccionados que aparecern en la consulta

Nota importante: antes de seleccionar cada tabla para la consulta hay que percatarse que tenga los campos para relacionar con las dems

CONSULTAS
En la ventana siguiente se selecciona si se desea la consulta en detalle o en resumen. Se le asigna un nombre a la consulta y se da un click en Finalizar.

La consulta quedar de la siguiente manera:

Campos seleccionados

Conteo de registros

En la pantalla principal de Access, rea de consultas aparecern todas las creadas por el usuario.

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