Modelo de Evaluacin del Desempeo para la Empresa IPROCEL Bolivia Ltda.

Artculo basado en el Trabajo de Grado presentado para optar al ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas Tania Camberos Escobar Unidad de Administracin de Recursos Humanos Departamento de Administracin de Empresas Universidad del Valle RESUMEN - En la actualidad dentro del rea de manejo de una organizacin es de primordial importancia conocer profundamente el Recurso Humano de una empresa, ya que este es el recurso competitivo ms grande y su desempeo determinar el xito o fracaso de la organizacin. Con este fin es que se propone el diseo de un Modelo de Evaluacin del Desempeo acorde a las caractersticas y necesidades existentes dentro de la empresa donde se plantea una estrategia clara para mejorar el desempeo de sus Recursos Humanos y as lograr alcanzar los objetivos de la organizacin con eficiencia y eficacia. El contenido del trabajo est distribuido de la siguiente manera: - Una introduccin donde se define el diseo metodolgico y los instrumentos que se consideran ms adecuados para lograr los objetivos deseados y la estructura, - Una primera seccin dnde se inserta el marco terico, - Una segunda donde se definen las caractersticas principales de la empresa en estudio, - Una seccin final donde se propone una reestructuracin orgnica de la empresa, el modelo de evaluacin del desempeo elegido, motivaciones y polticas, - Se presentan, adems, las conclusiones y recomendaciones derivadas de la realizacin del trabajo.

INTRODUCCIN Al tratarse la empresa en estudio de una constructora es necesario que se consideren aspectos acerca del crecimiento en una diversidad de servicios que se puede atribuir al hecho de que los negocios se han vuelto cada vez ms complejos, especializados y competitivos. El mercado de las construcciones civiles es cada vez ms reducido, debido a la gran competencia, as como tambin a la poca inversin que se realiza en el pas. De ah la necesidad de capacitar eficientemente al personal y de planificar cuidadosamente inversiones en equipos y herramientas; para llevar a efecto esta capacitacin, las organizaciones han recurrido a expertos consultores que proporcionen servicios en investigacin de los Recursos Humanos como parte fundamental de su equipo de trabajo. En la actualidad, una empresa que se considere competitiva, no puede ser concebida sin pensar primordialmente en su elemento humano, es decir, en el comportamiento del personal en relacin con el cargo que desempea. La evaluacin del individuo debe imponerse como soporte de la gestin empresarial; se debe despejar el camino que une la situacin actual del desempeo de cada individuo con la situacin que se pretende lograr para maximizar y optimizar aptitudes y habilidades en funcin de objetivos definidos. Sin embargo en nuestro medio, tanto organizaciones privadas como pblicas, no tienen la preocupacin y el conocimiento necesario para realizar la implementacin de la Administracin de Recursos Humanos. Es en este sentido que se identific la necesidad de proponer a IPROCEL BOLIVIA Limitada una estrategia clara para mejorar el desempeo de sus recursos humanos y as alcanzar los objetivos de la empresa de manera ms certera. El estudio realizado se centr ntegramente en la Evaluacin del Desempeo por medio de diferentes polticas, ya que mediante la implementacin de un modelo de evaluacin adecuado, ser posible llegar a conocer y medir el potencial de sus miembros.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL.- El objetivo general del proyecto consisti en elaborar un Modelo de Evaluacin del Desempeo Humano dentro de la empresa IPROCEL BOLIVIA Ltda. que determine el nivel de eficiencia de cada individuo y permita tomar decisiones as como desarrollar polticas de personal, con el fin de lograr una gestin administrativa eficiente y productiva. OBJETIVOS ESPECIFICOS.- Entre los objetivos especficos estn: y y Realizar un diagnstico de las caractersticas de evaluacin del desempeo actual en la empresa. Desarrollar un modelo adecuado a las caractersticas de la empresa.

METODOLOGA En cuanto a la metodologa, el proceso de la investigacin del trabajo utiliz los siguientes mtodos: y Mtodo deductivo, que parte de conceptos generales aceptados como vlidos, para deducir varias suposiciones a travs del razonamiento lgico. Esto permite obtener y enlazar diferentes juicios llegando a una conclusin confiable de la situacin general de la empresa en cuanto a sus Recursos Humanos. Mtodo analtico - sinttico que consiste en realizar un anlisis orientado a la separacin material o mental del objeto de investigacin en sus partes integrantes, con el propsito de descubrir los elementos esenciales que lo conforman. La sntesis consiste en la integracin material o mental de los elementos o nexos esenciales de los objetos, con el objetivo de fijar las cualidades y rasgos principales inherentes al objeto.

La observacin permiti el registro visual de lo que ocurre dentro de la empresa IPROCEL BOLIVIA Ltda., en cuanto a la Administracin de Recursos Humanos, el clima organizacional y los factores que influyen en el desempeo. Se utilizaron cuestionarios diferenciados segn el nivel jerrquico que el empleado ocupa dentro de la empresa como medio interrogatorio individual del personal, para recoger informacin mediante preguntas abiertas como tambin preguntas cerradas. Se utiliz la entrevista principalmente en el personal de niveles de mando y supervisin, para de esta manera poder obtener datos precisos de la organizacin y la situacin actual del personal. El Universo de Estudio fue integrado por todo el personal de IPROCEL BOLIVIA Ltda. (40 personas), que se dividieron en dos grupos: la parte administrativa (6 personas) y la parte operativa (34 personas). En el trabajo de rea se utiliz bibliografa referente a la Administracin de Recursos Humanos como tambin a la Administracin General e Informacin histrica y de referencia obtenida de la empresa. RESULTADO DE LA INVESTIGACIN El desarrollo efectivo de la evaluacin del desempeo debe ser de alta prioridad para el cargo administrativo y de Recursos Humanos, teniendo en cuenta que ste no es un fin

sino un medio que ayuda a alcanzar el mejor nivel de desempeo de los Recursos Humanos de toda empresa. El xito de este proceso depender mucho del personal y de los jefes de lnea que permitan identificar aquellos puntos fuertes y dbiles que en materia de Recursos Humanos se presenten. La evaluacin del desempeo es responsabilidad de lnea y se lleva a cabo con el asesoramiento del Jefe Administrativo y de Recursos Humanos, quin se encargar de capacitar y asesorar al Gerente General, a los jefes de rea y dems personal antes, durante y despus del proceso de evaluacin. Si bien no existe consenso en la frecuencia en que deben realizarse las evaluaciones del desempeo, segn la carga de trabajo y diferentes actividades que desarrolla la empresa, se ve por conveniente realizar evaluaciones del desempeo dos veces por ao en reemplazo de las evaluaciones informales realizadas mensualmente. En este caso, se trata de dos evaluaciones semestrales, siendo la evaluacin a realizarse a fin de ao, la avaluacin anual formal que se recomienda ejecutar en toda organizacin. El cronograma de evaluacin se presenta en el cuadro 1.
FRECUENCIA DE EVALUACIN Primer Semestre FECHA DE EVALUACIN Del 02 al 25 de Enero

ACTIVIDADES

y y y

y y y

Fijar objetivos semestrales y anuales Definir planes de accin para el logro de los objetivos planteados Establecer tareas claras, especificas y desafiantes acordando estndares de rendimiento medibles Evaluacin semestral Revisar objetivos planteados Comparar los objetivos trazados con los alcanzados a la fecha Comunicar a los empleados los resultados obtenidos hasta la fecha Analizar causas de problemas ocurridos hasta el momento Replantear los objetivos en caso de existir modificaciones Disear medidas correctivas para el prximo semestre Tomar decisiones en cuanto al personal evaluado y proponer nuevas polticas de incentivo y motivacin al desempeo Proponer planes de mejoramiento del desempeo Realizar plan de capacitacin Realizar evaluacin anual Retroalimentacin anual Aplicar medidas correctivas en el personal

Del 10al 30 de Diciembre

y y y y y

Primer Semestre

Del 01 al 23 de Diciembre

y y y

y y y y

Evaluar resultados alcanzados y el desempeo de cada cargo Realizar informe final de evaluacin Realizar planes de capacitacin para la prxima gestin Reconocimiento e incentivo al personal destacado Decidir la permanencia del personal en la empresa Tomar decisiones sobre el personal para la prxima gestin en cuanto a transferencia o reasignacin de cargos de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cuadro 1: Cronograma de evaluacin Fuente: Elaboracin propia METODOS DE EVALUACIN DEL DESEMPEO Dadas las caractersticas de la empresa y, principalmente, segn el planteamiento de la estructura orgnica la cual contiene distintos niveles jerrquicos como: Ejecutivo, Operativo y de Apoyo especfico, se propone utilizar dos mtodos de evaluacin del desempeo. Obviamente, la mayora de las organizaciones utilizan ms de un mtodo. EVALUACIN POR OBJETIVOS El primer mtodo propuesto, es para realizar la evaluacin del desempeo a nivel operativo de la empresa, es decir, al Jefe Administrativo y de Recursos Humanos, al Jefe de Proyectos, al Jefe de Construcciones Elctricas y al Jefe de Construcciones Civiles. Este nivel, ser evaluado mediante el mtodo de Administracin por Objetivos, mtodo de evaluacin basado en el desempeo a futuro. El segundo mtodo propuesto, es para realizar la evaluacin del desempeo a nivel del personal que realiza apoyo especfico en la empresa, es decir, Contador, Almacenero, Secretaria, Chofer, Dibujantes, Encargados de Grupos, Linieros, Operador de Gra, Ayudantes y Subcontratistas. Este nivel, ser evaluado con un mtodo de evaluacin basado en el desempeo durante el pasado como es el mtodo de Escala Grfica de Puntuacin. Este nivel como ya se mencion anteriormente, ser evaluado por el mtodo de Administracin por Objetivos (APO), mtodo que es tambin conocido como Direccin por Objetivos (DPO), como se denomina con mayor frecuencia y es el ms utilizado para la evaluacin de tcnicos y directivos. Recibe tambin los nombres de Evaluacin por Resultados y Programa de Planificacin y Revisin del Trabajo. La direccin por objetivos comprende la fijacin clara y precisa de objetivos para el trabajo a realizar por el empleado, la preparacin de un plan de accin en el que se indique cmo han de lograrse esos objetivos, la autorizacin al empleado para que aplique ese plan de accin, la medicin del grado de consecucin de los objetivos, la adopcin de medidas correctoras en caso necesario y la fijacin de nuevos objetivos para el futuro. Este proceso de Direccin por Objetivos comprende las siguientes fases: 1. Fijar de forma clara y precisa objetivos para el trabajo a realizar por el empleado, es decir, establecimiento conjunto de objetivos entre los jefes de rea y el gerente general.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Establecimiento de objetivos por rea e interrelacin entre los mismos. Proponer un plan de accin que indique cmo han de lograrse esos objetivos. Permitir al empleado que aplique ese plan de accin. Medir el grado de consecucin de los objetivos. Practicar medidas correctoras en caso necesario. Fijar nuevos objetivos para el futuro.

Para que un sistema de DPO tenga xito han de cumplirse ciertos requisitos. En primer lugar, los objetivos han de ser cuantificables y mensurables; deben evitarse aquellos cuya consecucin no pueda medirse o al menos verificarse. Adems deben ser interesantes y sin embargo asequibles, han de expresarse por escrito y en un lenguaje claro, conciso e inequvoco. La DPO exige asimismo que los empleados participen en el proceso de fijacin de los objetivos, as como en la preparacin del plan de accin. El directivo que fija los objetivos de un empleado sin consultar con l y despus le pregunta si est de acuerdo, difcilmente obtendr elevados niveles de compromiso por parte de ste. Un requisito final para el xito de la DPO es que los objetivos y el plan de accin sirvan como base para debates regulares entre el ejecutivo y el empleado sobre los resultados de ste. Estos debates regulares ofrecen a ambos la oportunidad de debatir el avance y modificar los objetivos cuando sea necesario. Las principales reas de objetivos de supervisin que debe considerar, para la evaluacin del desempeo la empresa se muestran en el cuadro 2. REAS DE OBJETIVOS DE SUPERVISIN AREA Produccin Calidad OBJETIVO Supervisin de por lo menos dos proyectos por cada jefe de rea. Reducir el nmero de quejas a un 5%, con respecto al acabado de las obras, de las ocurridas en el pasado. Conseguir una media no superior a tres das de ausencia por empleado y ao.Conseguir una media no superior a 10 minutos en la hora de entrada. Reducir la cantidad de accidentes de trabajo en un 10%

Personal

Seguridad

Sentido de economa No desperdiciar ms del 2% del material utilizado de trabajo Cuadro 2: Evaluacin del desempeo de la empresa Es indispensable contar con el formulario de evaluacin por objetivos, en el cual anotar el Gerente General conjuntamente con los jefes de rea los objetivos para el semestre, tomando en cuenta los objetivos generales del rea. Este formulario deber ser llenado al principio de cada semestre en la fecha especificada en el cronograma de evaluacin. Es importante recalcar que no se pueden formular estndares para los objetivos puesto que los mismos son muy dinmicos. En lugar de ello, el formulario de Evaluacin por Objetivos est abierto a que el encargado de la evaluacin establezca el estndar deseado segn las circunstancias en las que se halle la empresa al momento de aplicar dicha evaluacin.

NOMBRE: AREA:..

CARGO FECHA

OBJETIVOS PLANTEADOS

PLAZOS

OBJETIVOS ALCANZADOS

% LOGRO

PERIODO DE EVALUACIN DESDE ....................HASTA....................

1.- Medidas para el mejoramiento 2.-.Fortalezas. 3.- Debilidades 4.- Planes de capacitacin
SUGERENCIAS Y COMENTARIOS DEL EVALUADOR

Formulario 1: Formulario de Evaluacin por Objetivos Fuente: Elaboracin propia METODO DE EVALUACIN POR ESCALA GRAFICA DE PUNTUACIN. En lo que se refiere al nivel de apoyo especfico se ve por conveniente y de acuerdo a las necesidades de la empresa, utilizar la evaluacin por medio de la escala grfica de puntuacin Formulario 2). Este es un mtodo de evaluacin en el cual el evaluador seala en una escala la puntuacin de un empleado en materias como la cantidad de trabajo, seriedad, conocimiento del puesto y espritu de colaboracin. Se propone este mtodo por la facilidad en su desarrollo y la sencillez de impartirlo; el hecho de que los evaluadores requieren poca capacitacin para administrarlo, y que se puede aplicar a grandes grupos de empleados. Las escalas grficas de puntuacin incluyen ordenaciones numricas por rangos y descripciones escritas. Los formularios de evaluacin del desempeo para el personal de apoyo especfico de la empresa contendrn los siguientes factores personales del empleado, extrados de los resultados de las encuestas realizadas. Estos factores se detallan en el Cuadro 3. DEFINICIN DE FACTORES FACTORES
CALIDAD DE TRABAJO

DEFINICIN
Considera la exactitud, medicin, clculo y el cuidado respectivo de sus tareas.

CONOCIMIENTO DEL CARGO

Considera la aplicacin y el conocimiento del puesto obtenido por medio de la experiencia, educacin general, capacitacin especializada y otros. Considera como el empleado se dedica al trabajo y realiza el mismo siempre dentro de las normas establecidas. Considera la tendencia a contribuir, desarrollar y llevar a cabo nuevas ideas o mtodos Considera la prevencin y la conservacin de la salud de los trabajadores en el rea de trabajo. Considera el trato y el uso que da a los materiales, que le son puestos a su di sposicin. Considera la puntualidad en su asistencia a su fuente laboral y en ocasiones la entrega de los informes rutinarios Considera la capacidad de adaptarse a nuevos cambios, y de responder eficazmente a situaciones emergentes. Considera el entusiasmo y la disposicin por cooperar con sus compaeros, los subordinados y sus superiores en el desempeo de su trabajo. Considera la capacidad de trabajar en armona y la facilidad en las relaciones con sus jefes y sus compaeros de trabajo (escuchar y ser escuchado). Considera el impulso interno que experimenta el empleado para el desarrollo de su trabajo

RESPONSABILIDAD

INICIATIVA HIGIENE Y SEGURIDAD SENTIDO DE ECONOMA PUNTUALIDAD VERSATILIDAD

COOPERACIN

COMUNICACIN

MOTIVACIN

Cuadro 3: Definicin de Factores Una vez concluida la evaluacin se procede a calificar las respuestas obtenidas en base sistema de puntuacin del Cuadro 4. Posteriormente, se realiza una sumatoria de las calificaciones individuales de todas las respuesta y, el resultado de ese clculo asigna el grado que califica al empleado como Excelente, Muy Bueno, Bueno, En Observacin e Insuficiente tal como indica el Cuadro 5. FACTORES DE EVALUACIN 1.CALIDAD DE TRABAJO 2.CONOCIMIENTO DEL CARGO 3.RESPONSABILIDAD 4.DESEMPEO BAJO PRESION 5.INICIATIVA 6.MOTIVACIN 7.HIGIENE Y SEGURIDAD 8.SENTIDO DE ECONOMIA 9.COMUNICACIN 10.PUNTUALIDAD 11.COOPERACIN GRADOS A 160 150 140 130 120 110 100 90 80 70 60 B 150 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 C 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 D E

130 120 120 110 110 100 100 90 90 80 70 60 50 40 30 80 70 60 50 40 30 20

12. VERSATILIDAD TOTALES

50 40 30 20 10 1260 1140 1020 900 780

Cuadro 4: Sistema de Puntuacin

GRADOS

VALOR

RECONOCIMIENTO Y/O SANCION

11411260

EXCELENTE

10211140

MUY BUENO

901-1020

BUENO

781-900

EN OBSERVACIN

E 1-780 INSUFICIENTE Cuadro 5: Valuacin de los grados traducidos en reconocimientos y sanciones FUENTE: Elaboracin propia As, el resultado obtenido por el trabajador en la evaluacin del desempeo podr ser: Excelente, Bueno, Suficiente, en Observacin e Insuficiente, como se muestra en el Cuadro anterior. POLTICAS DE INCENTIVOS, RECONOCIMIENTOS Y SANCIONES. Las polticas de incentivos, reconocimientos y sanciones propuestas para el personal del rea operativo se sujetaran a los resultados de la evaluacin aplicada por el Gerente General, quien al tener pleno conocimiento de los resultados podr aplicar cualquier poltica sujeta a su criterio como ser: Carta de Felicitacin, Reconocimiento Pblico, Capacitacin y otros. Para el personal del rea de apoyo, los resultados de la evaluacin del desempeo se traducirn en reconocimientos o sanciones de acuerdo al Cuadro 6. CATEGORA Excelente INCENTIVO RECONOCIMIENTO SANCIONES Incentivo en bono anual equivalente 8% del sueldo.

y Reconocimiento en pblico en reunin anual con entrega de certificado a la excelencia en el desempeo. y Capacitacin costeada por la empresa en instituciones externas equivalente a 1 seminario o taller al ao.

Muy Bueno

Incentivo en bono anual equivalente 5% del sueldo.

y Reconocimiento con entrega de una carta de felicitacin por su muy buen desempeo. y Capacitacin costeada en un 50% por la empresa en instituciones externas equivalente a 1 seminario o taller al ao. y Capacitacin costeada en 50% por la empresa en instituciones externas equivalente a 1 seminario o taller al ao. y Obsequio de un conjunto de ropa deportiva. y Capacitacin dentro de la empresa dirigida por su inmediato superior para el mejoramiento de su desempeo. y Entrega de la carta de preaviso de retiro de la empresa.

Bueno

En Observacin Insuficiente

Cuadro 6: Incentivos, reconocimientos y sanciones Los resultados de la evaluacin del desempeo sirven para: y La promocin de los trabajadores que hayan demostrado potencial para desempear funciones ms especializadas o de mayor complejidad. Esto, se debe poner en prctica en los cargos especficos de Linieros a Encargados de Grupos o de Ayudantes a Linieros. Efectuar reconocimientos o incentivos de ndole econmico o de contenido psicosocial. Esto, se podr efectuar para cualquier cargo. Rotar personal para lograr un mejor aprovechamiento de sus capacidades. Esto, para el personal de apoyo especfico. Decidir la permanencia del personal de la empresa. Esto, para todos los cargos. Tener una retroalimentacin para el diseo de programas de capacitacin. Esto para todos los cargos de la empresa.

y y y y

CONCLUSIONES y El presente trabajo de grado propone dos mtodos de evaluacin del desempeo que fueron planteados en base a las tareas y puestos existentes en la empresa. El mtodo de evaluacin por objetivos recomendado exclusivamente para el nivel operativo por la responsabilidad que recae sobre estos cargos y el mtodo de escala grfica de puntuacin que considera factores acordes al trabajo de los empleados dirigido especialmente al personal del nivel de apoyo especfico por la facilidad de practicarlo. Durante el diagnstico que se hizo a la empresa, especialmente al levantamiento de la informacin, todos los trabajadores de la empresa demostraron bastante inters y se sintieron motivados, crendose un ambiente de expectativas en lo que se refiere a sus deseos de ascensos, remuneracin, desarrollo, etc.

Es importante para la empresa tener una herramienta de retroalimentacin del rendimiento de su personal como es la evaluacin del desempeo para efectuar una evaluacin profunda, imparcial y objetiva de cada funcionario localizando las causas de comportamiento y las fuentes de problemas para buscar soluciones y proponer medidas correctivas optimizando el rendimiento. Con la aplicacin del programa de evaluacin del desempeo propuesto todo el personal de la empresa tendr conocimiento del nivel del desempeo que deben alcanzar para lograr los objetivos y metas de la empresa. Asimismo, ayudar al trabajador a adquirir disciplina en sus tareas diarias, a identificar aquellos puntos fuertes y dbiles y precisar su potencial. Cabe destacar que la consecucin de los objetivos planteados en el presente trabajo de investigacin ayud a demostrar que la Direccin y Planificacin de los Recursos Humanos se puede llevar adelante siempre y cuando exista un Programa de evaluacin de desempeo bien definido al interior de la empresa tal como el que se propone en este documento.