Access 2003 - A Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 1 -
BASES DE DATOS: MICROSOFT ACCESS
BIBLIOTECA "COLN"
La Biblioteca "COLN" necesita informatizar sus ejemplares de libros, revistas, CD y DVD. Para ello la bibliotecaria necesita saber en todo momento el inventario de volmenes de la biblioteca. Se trata de una base de datos donde los usuarios pueden coger prestados o comprar cualquiera de los ejemplares y si existen ejemplares del libro pedido, cuantos existen, si est disponible en ese momento, etc., es decir, todas las operaciones propias de una biblioteca.
CREACIN DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos con una estructura especial. Las caractersticas ms importantes de las bases de datos de Microsoft Access son las Tablas, Consultas, Formularios, nformes y Macros.
Una TabIa guarda informacin sobre un tema concreto. Una ConsuIta obtiene datos solicitados de una o ms tablas. Un FormuIario presenta los datos de tablas o consultas para que pueda ver o editar datos. Un Informe facilita el resumen y la impresin de informacin. Una Macro automatiza su base de datos realizando las acciones especficas sin necesidad de programar.
Con cada uno de estos tres objetos podemos realizar tres operaciones o comandos:
Nuevo para crear uno nuevo. Abrir para ejecutar cada uno de estos objetos. Disear para modificar los valores de dichos objetos.
Para crear una nueva base de datos hacer clic en el men archivo y elegir la opcin Nueva base de datos y nos pedir el nombre de la base de datos a crear. Una vez creada la base nos aparece una ventana que nos muestra el ttulo de la base de datos, una serie de comandos que podemos utilizar, los botones de los objetos y una lista de objetos, que al comienzo estar vaca.
A la hora de crear objetos, ya sean tablas, consultas, etc., podemos elegir dos caminos:
- Un primer camino que es el Asistente. Los Asistentes son unas herramientas de Access que hacen preguntas y crean objetos de acuerdo con sus respuestas. - Un segundo camino que es el manual, es decir, tendremos que dar todos los pasos para crear un objeto.
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 2 - CREACIN DE TABLAS
Al comienzo de una tabla nueva hay que tener en cuenta ciertos conceptos y trminos muy claros, como son:
- Campo: componentes de una tabla que contiene un elemento especifico de informacin, como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos y como un control en un formulario. - Registro: Conjunto de datos acerca de una persona, un lugar, un evento o algn otro elemento.
Tipos de campos:
Texto: texto y nmeros, como por ejemplo nombres y direcciones, telfonos, etc. Memo: texto largo y nmeros, como comentarios y explicaciones. Puede contener hasta 64.000 caracteres. Numrico: datos numricos con los que se realizan clculos matemticos. Fecha/Hora: fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos especficos. Monedas: valores monetarios. No utilice el tipo de datos numrico para valores monetarios, pues durante los clculos podran redondearse. Autonumrico: nmeros sucesivos insertados automticamente por Access. Si/No: Si/No, Verdadero/Falso. Campos que slo contendrn uno de esos valores. Objeto OLE: Objetos creados en otros programas utilizando el protocolo OLE.
Ejercicio n 1
Creacin de la base de datos COLN. Creacin de la tabla ARTCULOS
niciar Microsoft Access - Crear una nueva base de datos usando: Base de datos Access en blanco. Selecciona Tu carpeta de Red y coloca el nombre a la base de datos: COLN.
Para crear la tabla seleccionar la pestaa Tablas y comando Nuevo. Utilizaremos la vista de diseo para crear una en blanco. ntroduciremos en cada lnea los nombres de los campos, el tipo y en la pestaa general cambiaremos el ancho, tal como se indica en el grfico 1.
Grfico 1
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 3 - Siempre al finalizar cualquier operacin guardaremos para que dicha informacin permanezca en disco. Al guardar, nos preguntar si deseamos una clave principal para la tabla. Contestaremos a esa pregunta con NO. Grabaremos con el nombre ARTCULOS.
Microsoft Access utiliza ndices para localizar datos rpidamente. Utilcela si piensa ordenar o buscar frecuentemente registros. El ndice acelera las consultas. Para ello dirjase al diseo de tablas y sitese en el campo que vaya a indexar y haga clic en el cuadro indexado.
Abre la tabla ARTCULOS para introducir datos: 10 libros, 5 revistas, 10 CD y 5 DVD. Los cdigos que utilizaremos para los registros son los siguientes
- CDGO: LB001 - GRUPO: LBRO para los libros. - CDGO: REV001 - GRUPO: REVSTA para las revistas. - CDGO: CDS001 - GRUPO: CD para los CD. - CDGO: DVD001 - GRUPO: DVD para los DVD.
ntenta introducir los datos de una forma variada, como por ejemplo:
- Solamente incluiremos la FOTO al primer registro. - nserta los PRECOS de las REVSTAS y DVD con precios mayores y menores de 10 C. - Coloca a algunos de los artculos con unidades mayores de 3 y otros menores de 3. - Coloca a algunos de los artculos que estn prestados y a otros no. - Los prestados tienen que tener NOMBRE SOCO y FECHA PRSTAMO.
DISEO Y EJECUCIN DE CONSULTAS
Qu es una consulta? Una consulta es una pregunta que se hace acerca de unos datos. Por ejemplo, podramos preguntar: Qu libros tienen un precio superior a 12 C., o cuantos libros hay acerca de un autor, o tambin, artculos estn prestados, etc.
Access recopila de una o varias tablas los datos que responde a su pregunta. Cada vez que ejecute la consulta obtendr una hoja de datos nueva, sobre la que se ejecutar la accin.
En una consulta se puede:
- Ver y editar datos. Seleccionar campos y registros. - Ordenar registros. Actualizar, eliminar o aadir registros.
Ejercicio n 2
En este ejercicio la bibliotecaria necesita hacer una consulta para tener ordenado el material por orden alfabtico de GRUPO y TTULO.
Para crear la consulta Libros ORDENADA por GRUPO-TTULO
Seleccionamos la pestaa Consulta y comando Nuevo. Utilizaremos la vista de diseo para crear una en blanco. Agregaremos la Tabla ARTCULOS. En cada columna colocaremos los campos que deseamos ver en la consulta, en este caso CDGO, GRUPO, TTULO y AUTOR. Elegiremos orden ascendente para el GRUPO y TTULO, tal como se indica en el grfico 2. Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 4 - Grabaremos con el nombre: 02-ARTCULOS ORDEN GRUPO-TTULO Comprobaremos con el comando Abrir para ver si efectivamente se han ordenado.
Grfico 2
Ejercicio n 3
En este apartado la bibliotecaria necesita hacer un pequeo inventario de aquellos ejemplares que se encuentran prestados.
Creacin de una consulta de aquellos artculos prestados ordenados por TTULO
Pestaa Consulta y comando nuevo. Utilizaremos la vista de diseo para crear una en blanco. Agregaremos la Tabla ARTCULOS. En cada columna colocaremos los campos que deseamos ver en la consulta, en este caso CDGO, TTULO, PRESTADO y NOMBRE SOCO tal como se indica en el grfico 3. Grabaremos con el nombre: 03-ARTCULOS PRESTADOS ORDEN TTULO
Grfico 3
Comprobaremos con el comando Abrir y veremos si efectivamente aparecen solamente los ejemplares PRESTADOS ordenados por TTULO.
CREACIN DE FORMULARIOS
Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. Para introducir datos o verlos hemos empleado, hasta el momento, tablas que son parecidas a las hojas de clculo, con la consiguiente poca vistosidad de la presentacin. Adems, si tenemos muchos registros con varios campos, nos perdemos con mucha facilidad.
La tabla ARTCULOS es tan ancha que necesita desplazarse para ver todos los campos y cuesta trabajo distinguir un registro de otro. La forma ms fcil de revisar registros de uno en uno es a travs de formularios.
Un formulario es: - Eficiente: slo presenta la informacin que desea ver. - Grfico: se usan controles, como cuadros, botones, casillas, etc. - Atractivo: puede crear un formulario colorido y distinto. Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 5 - Ejercicio n 4
Para crear el formulario seleccione la pestaa Formularios y el comando Nuevo. Utilice la opcin crear un formulario utilizando el asistente para que le indique paso a paso lo que debe hacer. A partir de aqu se le mostrar varias ventanas para configurar el formulario a su gusto.
- Seleccione la tabla ARTCULOS y no las consultas. - Escoja todos los campos con el botn > .Elija una distribucin adecuada, por ejemplo Columnas. - Seleccione el estilo que ms le guste. - Escriba el nombre que se le va a dar al formulario: 04-ARTCULOS. Este es el nombre con el que se va a guardar el formulario.
Para colocar cada campo en su lugar y con un tamao adecuado utilice el comando Diseo para cambiar la posicin de cada unos de los campos, el ttulo, as como los colores del formulario. Ver figura 4 del formulario.
Grfico 4
Los botones de desplazamiento permiten desplazarse al registro deseado:
r al primero o hacia atrs. r hacia delante o al ltimo. O crear un nuevo registro.
ntroduce 2 registros ms de cada GRUPO: LBRO, REVSTA, CD y DVD.
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 6 - CREACIN DE INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una base de datos de forma impresa. Los informes son anlogos a los formularios a la hora de su creacin, pero mientras stos ltimos estn orientados a la visualizacin e introduccin de datos sobre la plantilla, aquellos estn dirigidos a la presentacin en papel impreso de los datos de las tablas.
Ejercicio n 5
La bibliotecaria necesita un informe de todo el material de que dispone en la librera.
Crear un nforme de la tabla ARTCULOS ordenado por TTULO
Los informes son anlogos a los formularios a la hora de su creacin
Para crear un informe ejecute el asistente para informes y siga las instrucciones. Para ejecutarlo, elija la pestaa nformes y el comando Nuevo. Haga doble clic en asistente para informes.
1. Elija la tabla ARTCULOS e indique los campos que van a formar parte del informe con el botn > . Ver grfico 5. 2. NiveI de agrupamiento. Si no realizamos ningn agrupamiento, el resultado presentar todos los elementos en la misma lnea. Si deseamos destacar algn campo en especial que sirva de selector. Debemos especificarlo en este agrupamiento. En este caso no sealaremos ninguno. 3. La ordenacin. Especificamos qu campo va a determinar el orden en el que van a aparecer los datos en el informe. Designaremos la ordenacin del informe por TTULO. 4. Distribucin. Podemos elegir entre varias posibilidades, adems de la orientacin que va a tener el informe (horizontal o vertical). Elige Tabular. 5. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste. 6. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre asignado al informe. 05-INFORME ARTCULOS ORDEN TTULO. Este es el nombre con el que se va a guardar el informe.
Es importante establecer los mrgenes del informe: Archivo - Configurar pgina. Estableceremos unos mrgenes de 15 mm. por cada lado.
Una vez realizado el informe ser necesario disearlo para mejorar la presentacin con el comando Diseo. En Diseo cambie el ttulo al informe, cambie la apariencia, los tamaos de los controles, as como la alineacin de todos los controles, etc.
Grfico 5
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 7 - Ejercicio n 6
Necesitamos en este momento un inventario de todos los artculos de la biblioteca para saber el nmero de ejemplares que existen y el precio que tienen cada artculo.
nforme de la tabla ARTCULOS ordenados por el PRECO
Efectuaremos los mismos pasos que en el ejercicio anterior.
Para crear un informe ejecute el asistente para informes y siga las instrucciones. Para ejecutarlo, elija la pestaa nformes y el comando Nuevo. Haga doble clic en asistente para informes.
1. Seleccione la tabla ARTCULOS e indique los campos que van a formar parte del informe con el botn > . Ver grfico 6. 2. NiveI de agrupamiento. Si no realizamos ningn agrupamiento 3. La ordenacin. Especificamos qu campo va a determinar el orden en el que van a aparecer los datos en el informe. Designaremos la ordenacin del informe, por PRECO. 4. Distribucin. Podemos elegir entre varias posibilidades, adems de la orientacin que va a tener el informe (horizontal o vertical). Elige Tabular. 5. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste. 6. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre con el que se va a guardar el informe: 06-INFORME ARTCULOS ORDEN PRECIO
Es importante establecer los mrgenes del informe: Archivo - Configurar pgina. Estableceremos unos mrgenes de 15 mm. por cada lado.
Una vez realizado el informe ser necesario disearlo para mejorar la presentacin con el comando Diseo. En Diseo cambie el ttulo al informe, cambie la apariencia, los tamaos de los controles, as como la alineacin de todos los controles, etc.
Grfico 6
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 8 - Ejercicio n 7
Pero adems de todo el material que dispone la librera, la bibliotecaria necesita elaborar un informe solamente de los CD's para poder hacer ms pedidos.
nforme de una consulta: solamente para los CD's que han sido prestados
Efectuaremos los mismos pasos que en el ejercicio anterior pero con algunas diferencias. Si realizamos el informe en este momento dar como resultado un informe de toda la tabla, cosa que no queremos, sino solamente aquellos que cumplan una condicin, en este caso aquellos cuyo GRUPO sea igual a CD y cuyo campo PRESTADO sea igual a S. Para ello tendremos que crear anteriormente una consulta con dichos criterios.
Estos son los pasos que tendremos que dar para crear la consulta para los CD's. (Grfico 7.1)
1. Objeto consulta y opcin Crear una consulta en vista Diseo. Botn agregar tabla ARTCULOS. 2. En cada columna colocaremos los campos que deseamos ver en la consulta, en este caso TTULO, AUTOR, GRUPO, PRESTADO y NOMBRE SOCO. 3. ntroduciremos los criterios oportunos: GRUPO - CD y PRESTADO - S (no olvidar la tilde) 4. Ordenaremos la consulta por TTULO en orden ascendente. 5. Grabaremos con el nombre: 07-CD PRESTADOS ORDEN TTULO
Grfico 7.1
Comprobaremos con el comando Abrir para ver si efectivamente la solucin es correcta.
Una vez realizada la consulta y hemos comprobado que sale perfectamente tendremos que realizar el informe asociado a esta consulta.
Para crear el informe, seguir los siguientes pasos:
1. Pestaa y opcin Crear informe utilizando el asistente. 2. Elija la Consulta 07-CD PRESTADOS ORDEN TTULO y no la tabla ARTCULOS ya que queremos el informe de esa consulta, y agregue los campos todos los campos que aparecen en la consulta. Ver grfico 7.2. 3. gual que en el caso anterior del informe le empezar a preguntar por las distintas opciones que componen el informe. 4. NiveI de agrupamiento. En este caso no sealaremos ninguno. 5. La ordenacin. Especificamos qu campo va a determinar el orden en el que van a aparecer los datos en el informe. No designaremos ninguno ya que la ordenacin se encuentra dentro de la consulta. Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 9 - 6. Distribucin. Podemos elegir entre varias posibilidades, adems de la orientacin que va a tener el informe: elige Tabular y orientacin Horizontal para que quepan todos los campos de la consulta en el informe. 7. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste. 8. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre asignado al informe. 07-INFORME CD PRESTADOS ORDEN TTULO
Es importante establecer los mrgenes del informe: Archivo - Configurar pgina. Estableceremos unos mrgenes de 15 mm. por cada lado.
Una vez realizado el informe ser necesario disearlo para mejorar la presentacin con el comando Diseo. En Diseo cambie el ttulo al informe, cambie la apariencia, los tamaos de los controles, as como la alineacin de todos los controles, etc. Ver grfico 7.
Cuando finalice, observe el aspecto que tendr el informe cuando lo imprima. Si hay algo que no le gusta cmbielo en diseo. No olvide grabar cada que realiza algn cambio.
Grfico 7.2
Ejercicio n 8
Necesitamos en este momento un informe de todas aquellas revistas y DVD que tengan un precio inferior a 5 C., de las unidades que existen y el precio de todas las revistas Y DVD, as como el MPORTE de todas ellas. Como vemos al ser un informe que contiene condiciones tendremos que realizar anteriormente una consulta. Para ello ejecutaremos los mismos pasos que en el caso anterior.
nforme de una consulta: para las revistas y dvd con un precio inferior a 10 C.
Los pasos a dar sern los siguientes:
1. Objeto consulta y opcin Crear una consulta en vista Diseo. Botn agregar tabla ARTCULOS. 2. En cada columna colocaremos los campos que deseamos ver en la consulta, en este caso TTULO, GRUPO, PRECO, UNDADES y por ltimo un campo nuevo que tendremos que crear escribiendo MPORTE: [PRECO] * [UNDADES] (este ser el importe de las revista por el precio de cada una de ellas. 3. ntroduciremos los criterios oportunos: GRUPO: REVSTA, DVD y PRECO < 10 Ver grfico 8.1. 4. Grabaremos con el nombre: 08-REVISTAS Y DVD PRECIO < 10
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 10 - Grfico 8.1
Comprobaremos los resultados y despus realizaremos el informe asociado a la consulta.
Para crear el informe, seguir los siguientes pasos:
1. Pestaa y opcin Crear informe utilizando el asistente. 2. Elija la consulta 08-REVISTAS Y DVD PRECIO < 10, y agregue los campos que aparecen en la consulta. Ver grfico 8.1. 3. Le empezar a preguntar por las distintas opciones que componen el informe. 4. NiveI de agrupamiento. En este caso si seleccionaremos el campo GRUPO ya que deseamos un nivel de agrupamiento por el campo GRUPO. 5. La ordenacin. Especificamos qu campos van a determinar el orden en el que van a aparecer los datos en el informe. Designaremos el campo TTULO. A continuacin haremos clic sobre el botn opciones de resumen y sealaremos la Suma de los tres campos: UNDADES - PRECO - MPORTE. Con esto conseguiremos que se totalicen estos tres campos en el informe. 6. Distribucin. Elegiremos distribucin por Esquema 2 y orientacin Vertical. 7. EstiIo. Seleccione el estilo que ms le guste. 8. Nombre deI informe. Por ltimo, escriba el nombre asignado al informe. 08-INFORME REVISTAS Y DVD PRECIO < 10
Cuando finalice, observe el aspecto que tendr el informe cuando lo imprima. Si hay algo que no le gusta cmbialo en diseo. No olvide grabar cada que realice algn cambio.
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 11 - Ejercicio A Formulario de todos los artculos que muestre los siguientes campos. ntroduce la foto a los tres primeros registros. Guarda con el nombre A - FORMULARIO ARTICULOS
Ejercicio B Realiza un informe de todos los artculos de la biblioteca ordenados por AUTOR con el siguiente formato. Guarda con el nombre B - INFORME ARTICULOS
Ejercicio C Realiza un informe de aquellos artculos > de 3 unidades ordenado por AUTOR con el siguiente formato. Guarda con el nombre C - INFORME > 3 UNIDADES
Bases de datos MicrosoIt Access Alvaro Salas - 12 - Ejercicio D Realiza un informe de aquellos CD y DVD que superen los 10 Euros ordenados por AUTOR con el siguiente formato. Guarda con el nombre D - INFORME CD-DVD > 10 EUROS
Ejercicio E Realiza un informe de aquellos artculos prestados y que superen los 10 Euros ordenados por TTULO con el siguiente formato. Guarda con el nombre E - INFORME PRESTADOS > 10 EUROS
Ejercicio F Realiza unas etiquetas de todos los CD y DVD con el siguiente formato ordenados por TTULO. Guarda con el nombre F - INFORME ETIQUETAS