P. 1
MÉTODO DE ORDENACIÓN NÚMERICO

MÉTODO DE ORDENACIÓN NÚMERICO

|Views: 3.174|Likes:
Publicado porNan32

More info:

Published by: Nan32 on Jul 28, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/11/2013

pdf

text

original

MÉTODO DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Elaborado por: Prof. Nancy Madrigal Centeno

requiere de auxiliares como: el archivo alfabético y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. El sistema numérico tiene ventajas. pólizas y facturas. pero por ser indirecto. que puede ser asignada a la correspondencia. .Esta ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada. o bien puede tomarse la que ya tienen cheques.

tarjetas de crédito. facturas. .¿EN QUE CONSISTE? Consiste en la asignación de números a los documentos para luego ser colocados en el espacio físico. guías. Esta unidad de orden puede ser tomada directamente del documento. bajo la secuencia numérica. carné. recibos. como es le caso de cédulas de identidad. o asignarle un número para su ordenación. Los índices. subguías y carpetas estarán identificadas con números.

¿POR QUÉ SE CONSIDERA INDIRECTO? Porque primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento. .

. donde se requiere ordenar por códigos las asignaturas de los programas de las diferentes materias. Empresas financieras. así como los expedientes de los alumnos. para números de cuentas corrientes y de ahorro.APLICACIONES DEL MÉTODO En instituciones educativas.

para mantener los historiales de sus pacientes. En hospitales. En empresas que se dedican a la construcción de proyectos a los cuales se les asigna un número.Empresas muy grandes donde se produce mucha documentación y sus archivos crecen vertiginosamente. clínicas. consultorios médicos. .

para llevar el control de los registros de nacimiento. matrimonios. . defunciones. acciones. para ordenar los números correspondientes a las pólizas. Empresas que se dedican a la venta de seguros. y afines. entre otros.En instituciones públicas como en le caso de Registro Civil. números de cédula.

Es fácil detectar cuando una carpeta esta mal detectada. Su visualización y lectura es muy fácil en las pestañas de las carpetas colgantes. . Debido a que los números son infinitos. no hay límite para su expansión.VENTAJAS Es un método de ordenación muy confiable debido a que en las pestañas solamente aparecen números.

Por ser un sistema número se pueden presentar errores de transcripción de números. .DESVENTAJAS Es poco ágil debido a que es un sistema indirecto y requiere de un tarjetero de consulta. Ej: 578 en vez de 587 Si una pieza o unidad documental es archivada en una carpeta equivocada. su localización resulta difícil.

. archivo alfabético misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas.ORGANIZACIÓN Tiene 3 partes principales que son: archivo numérico principal.

. Estos números pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 de 100 en 100 ó de 1000 en 1000. Las guías que corresponden a los números pueden distribuirse en varias posiciones.NÚMERICO PRINCIPAL Esta constituida por guías y carpetas individuales identificadas con el número que se le asignó en el registro numérico. Dentro de las carpetas individuales los documentos se ordenan cronológicamente. dependiendo del volumen de correspondencia que tenga la empresa.

.Las guías numéricas se pueden acomodar de varias formas:  En posición escalonada de izquierda a derecha. todos las membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición.  En las posiciones 1ª y 2ª.

. porque en él se guarda correspondencia anterior. se convierte en 506-2. que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar.Cuando un expediente numérico se llena. los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente. y el nuevo se rotulará 506-1. y así se conserva el orden cronológico. Ej: si el expediente 506 se subdivide.

debe codificarse con una «M» en el extremo superior derecho. cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Además. se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal. Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal.ALFABÉTICO MISCELANÉO Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamiento alfabéticos. .

Eso se hace con el fin de que no se asigne un mismo número a dos clientes. .EL REGISTRO NÚMERICO Es un libro de anotaciones. donde se escribe consecutivamente el número y el nombre del corresponsal a quien se le asignó ese número.

para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo. solamente tarjetas. se cambia «M» por el numérico. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número. . no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se han asignado un número. como su nombre lo indica. cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una «M» si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo.CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene. en esta tarjeta del catálogo auxiliar.

Se le asigna a este corresponsal el siguiente número libre (5). Tan pronto como se acumulen 5 documentos de este corresponsal (3).Un documento recibido de un corresponsal (1) es codificado «M» y almacenado en el archivo alfabético misceláneo (2). Los documentos son recodificados entonces como «125» y transferidos a una carpeta numérica (6) que se guarda en el archivo numérico principal. se consulta el índice de tarjetas (4). . y se cambia la anotación en la tarjeta de «M» a «125».

esta i s! .GRACIAS POR SU ATENCIÓN ¡ e esta el r e .

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->