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Informe Nº AUIN-02-2006, aprobado el 12 de julio de 2006

- Alcance: examen especial a la cuenta: Existencias de Bienes de Uso y Consumo Corriente, de la Oficina Central del Instituto Nacional de Estadística y Censos, INEC, por el período comprendido entre el 1 de julio de 2004 y el 28 de febrero de 2006.

ARCHIVO INCOMPLETO DE COMPROBANTES DE INGRESO Y EGRESO DE MATERIALES, DEL ALMACEN GENERAL

“El Guardalmacén General mantiene un archivo incompleto de los comprobantes de ingreso y egreso de materiales, por cuanto las facturas y proformas no están adjuntas al comprobante de ingreso; debido a que los comprobantes de egreso no son legalizados oportunamente por las unidades administrativas y el no haber retirado inmediatamente la copia del egreso de materiales, estas se encuentran archivadas adjuntas a la copia del Almacén General, lo que no permitió localizar en forma oportuna la documentación que respalda los ingreso y egresos”.

EL GUARDALMACEN GENERAL NO ENTREGA LOS MATERIALES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN FORMA OPORTUNA

“El Guardalmacén General, entrega los materiales a las unidades administrativas en forma incompleta e inoportuna, debido a que cree que el Sistema Automatizado para el Control de las Existencias de Materiales debe cerrar cada mes para emitir los comprobantes de egresos del siguiente mes, actividad que no se cumple mientras no concilie la información de su inventario con los registros contables, lo que ha causado molestia a los servidores por las entregas parciales de sus pedidos”.

EL SALDO DE LA CUENTA EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE, NO ES REAL

“El Guardalmacén General, ha entregado a las diferentes unidades administrativas varios suministros sin emitir el comprobante de egreso de materiales; y además no se han realizado tomas físicas periódicas por parte de la Dirección Financiera, que permita sanear los inventarios, ocasionando que el saldo de la cuenta: Existencias de Bienes de Uso y Consumo Corriente, no sea real al 28 de febrero de 2006, debido a que se determinó, suministros y materiales en mal estado, por un valor de US$1.224,56, suministros y materiales, obsoletos y en buen estado de conservación, por un valor de US$2.442,32, bienes constatados físicamente y no registrados, por la cantidad de US$77,78, y suministros y materiales, que no fueron presentados en la toma física, por el valor de US$657,28, en el cual se encuentra incluido la cantidad de US$ 236,64, que corresponde a 8.50 resmas de papel bond de 75 gramos 65X90, que forma parte del Informe del Examen Especial a las Adquisiciones realizadas por la Oficina Central, queda pendiente por justificar en el presente informe el valor de

US$420,64”.