DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA EXTRACTORA BELLA ESPERANZA

KAROLL VANESSA ARZUAGA ROLON Estudiante

ALFONSO PIRELA LLANOS Tutor VALIDACIÓN DE PRÁCTICAS PROFESIONALES

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA CIENCIA EMPRESARIALES Y ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA SANTA MARTA - DICIEMBRE DE 2007

1.

Titulo

DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA EXTRACTORA BELLA ESPERANZA 2. Introducción

El presente proyecto tiene como fin delimitar las responsabilidades y funciones de los empleados de la entidad según el departamento y cargo que se desempeñe, permitiendo que la empresa pueda evolucionar, independientemente de que sus dueños estén encima de ella permanentemente. Con la implementación de estas reglas y dadas a conocer por todos los empleados, solo se requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a la empresa e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos de producción y en especial el contable de la Extractora no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. Un sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras; no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de la empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministro, por tanto para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados y se encuentre organizado y distribuido en subsistemas o departamentos lo cual permitirá establecer las fallas que en determinado momento se presenten en los proceso del sistema en general, generados a diario dentro de la empresa, para así poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se causen problemas que puedan afectar la productividad de la empresa.

Delimitar las responsabilidades según las funciones designadas a cada empleado dentro de su Departamento. a través de una copia del Manual de Funciones de la Empresa.3. Objetivo general Distribuir y describir con claridad todas las actividades contables de la empresa. formular un adecuado manual de funciones que sirva como guía para la asignación de responsabilidades de cada uno de los ocupantes creando así mismo una fuente o herramienta de consulta permanente que permita al personal de la Extractora orientarse en la ejecución de su trabajo. y RECOMENDACIONES: EXISTE REDUNDANCIA. 4. y Informar a cada empleado la distribución de responsabilidades de cada Departamento y del suyo propio. Objetivos específicos y y Delimitar las responsabilidades a cada departamento. RECOMENDACIONES: . con el fin de evitar funciones y responsabilidades compartidas. las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. RESUMA EL OBJETIVO GENERAL TRATANDO DE SER MUY PUNTUAL Y CONCRETA.

ASI COMO ESTAN REDACTADOS NO CONTRIBUYEN AL LOGRO DEL OBJETIVO GENERAL. lo cual nos permitirá ir escalando en el ámbito laboral. o ya no se requiere o se debe modificar. alcanzar los requisitos básicos o el perfil requerido en cada nivel laboral dentro de una compañía. profesional e intelectual afianzando nuestros conocimientos para . Es un instrumento muy útil para planificar la estructura de la empresa. este tipo de herramientas nos permite trazarnos metas.CORRIJA LOS OBJETIVOS ESPECIFICO. Justificación La implementación de este manual es muy importante debido a varios aspectos principales. Reduciendo de cierto modo los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general. En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía. Como futuros profesionales es importante que conozcamos mecanismos básicos administrativos que nos ayuden a desarrollar nuestras estrategias empresariales. primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. o se debe reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía. Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones. 5. como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada.

Generalidades de la empresa HISTORIA: EXTRACTORA BELLA ESPERANZA Extractora Bella Esperanza sociedad de Personería Jurídica.alcanzar el éxito personal y/o empresarial. ha podido salir adelante con los compromisos adquiridos. por tanto su objeto social es la siembre o cultivo de la palma africana y todo lo relacionado con la oleicultura lo mismo que su explotación y comericalización dentro del territorio nacional o fuera de el. inscrita el 10 de Septiembre del Mismo año bajo numero 00915325 del Libro IX nace a raíz de la idea de querer establecer una empresa dedicada a la extracción y exportación de un producto innovador que permitiera la obtención de grandes utilidades y beneficios regional y nacional. la cual durante algunos años. 6. Específicamente desde el año 1992 extractora bella esperanza ha venido desarrollando esta grandiosa labor. a pesar de las dificultades por las que ha atravesado el sector palmero en general. El capital social esta dividido en cuotas iguales entre siete socios hermanos. En el año 2005 Extractora Bella Esperanza Ltda recibió en la planta . fue constituida el 26 de Julio de 1991 por escritura Publica 0002629 de la Notaria Segunda. por último este manual mas que un proyecto dirigido a una empresa en particular será para la comunidad universitaria una herramienta educativa que servirá como guía practica a Docentes y Alumnos para afianzar los conocimientos básicos de elaboración de herramientas administrativas. como lo son indudablemente el aceite y almendra de palma.

344 toneladas de fruto de palma africana. En ella se desarrolla el proceso de extracción del aceite crudo de palma y de las almendras o del palmiste. De las almendras se obtienen dos productos: el aceite de palmiste y la torta de palmiste que sirve para alimentos animal.de beneficio 27. . clarificarlo y recuperar las almendras del bagazo resultante. El proceso consiste en esterilizar los frutos. macerarlos. El procesamiento de los frutos de la palma de aceite se lleva a cabo en la planta de beneficio o planta extractora. extraer el aceite de la pulpa. desgranarlos.

Además proceso. igual que para la contratación del personal administrativo y operativo que labora en ella. ambos aprobados por las autoridades pertinentes los cuales se han venido aplicando correctamente. En el área Jurídica la situación de Extractora Bella Esperanza Ltda es satisfactoria. VISIÓN Ser la planta extractora de aceite de palma africana y almendra preferida por refinerías. no tenemos reclamos. procesos o demandas de relevancia. garantizar a nuestros accionistas rentabilidad en la inversión. manteniendo bajos índices de perdidas y altos niveles de productividad en el MISIÓN Extraer y vender aceite y almendra de palma que cumplan con los parámetros de calidad exigidos por nuestros clientes. Ofrecer a nuestros accionistas un rendimiento creciente de su inversión. el equilibrio con el medio ambiente y la comunidad SEGURIDAD DE LA EMPRESA: En el área de Talento Humano y Seguridad Industrial. la empresa cuenta con un reglamento interno de trabajo y uno de higiene y seguridad industrial.5 Ton/Hora de aceite crudo. . Garantizar el bienestar de los trabajadores. comercializadoras y plantas de palmaste del país por los altos niveles de calidad de nuestros productos.CAPACIDAD EXTRACCION DE ACEITE Nuestra planta extractora en teoría tiene una capacidad de 10.

. Aportes al sistema de seguridad social y pensión y con los correspondientes Aportes Parafiscales. con el Fondo de Fomento Palmero. A nivel de Impuestos. Industria y Comercio. la Empresa ha cumplido con la presentación y pagos oportunos a la Dirección de Impuestos Nacionales.En el área de Sistemas La compañía cumple con las disposiciones sobre propiedad intelectual y derechos de autor incluyendo los software utilizados que están amparados con sus respectivas licencias.

La organización de la Contabilidad en EXTRACTORA BELLA ESPERANZA LTDA depende en gran parte de un interventor general que además de ejercer el alto control sobre las materias de contabilidad. En ciertos casos el Gerente Financiero inspecciona el departamento de Contabilidad por tener a su cargo todo el control financiero. en lugar de hacerlo ante el gerente general. De acuerdo a los requerimientos de EXTRACTORA BELLA ESPERANZA LTDA se ha dividido en las siguientes secciones al departamento de contabilidad:  CONTABILIDAD GENERAL  Sección de Nómina  Sección de Compras y Ventas  Sección de Facturación  Sección de Tesorería CONTABILIDAD GENERAL Este departamento esta conformado por el CONTADOR PÚBLICO y una ASISTENTE DE CONTABILIDAD que en compañía de las demás secciones. a través de informes generados por el conjunto de registros contables .7. De acuerdo a la tendencia moderna que es organizar separadamente el departamento de Contabilidad. Descripción detallada del proceso y los subprocesos seleccionado para aplicar el trabajo. que algunas veces responde de su gestión ante el gerente financiero. permiten a la empresa trimestralmente conocer de manera formal su situación financiera. actúe como elemento directivo y obra como asesor de los demás jefes. En este caso el interventor general es el Gerente Financiero. con un alto funcionario a cargo del mismo.

mediante un conjunto de políticas y esquemas de gestión que además contribuyen a que las personas se sientan más integrada. esta integrada por el JEFE DE COMPRAS y un AUXILIAR DE COMPRAS. los cuales incluyen prestaciones sociales y cada uno de los aportes parafiscales. tienen a su cargo la captación y desarrollo del personal de la organización con el fin de competir con éxito de forma sostenida en el tiempo. proporcionando una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional. a través de planes. Sección de Compras y Ventas: La Sección de compra y ventas desempeñan la actividad principal de toda organización. motivadas y comprometidas con los objetivos de la organización. de esta sección depende que la cartera de clientes y proveedores sea . apoyar a las unidades operativas en el proceso permanente de adaptación a los diferentes mercados en la búsqueda de la máxima competitividad en cada uno de ellos. El contador es el encargado de controlar y supervisar los registros contables afectados por cada departamento. siendo una fuente variada.procesados por cada departamento permitiendo de este modo controlar los valores patrimoniales de la organización. En materia contable esta sección es la encargada de listar mensualmente los registros de las nóminas Administrativas y de Producción. préstamos y descuentos y todos aquellos registros que afecten al trabajador. actualizada y confiable de información para la toma de decisiones. Así mismo. De igual forma garantizar que todas las personas de la organización puedan aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales. Sección de Nómina: Conformada por la JEFE DE RECURSOS HUMANOS y una AUXILIAR DE SALUD OCUPACIONAL. obteniendo el máximo provecho de éstas. procesos y prácticas alineadas con la estrategia organizacional de creación de valores.

Esta sección es la encargada de generar los informes requeridos para programaciones de pagos. Sección de Facturación y Cuentas por pagar: Esta sección es la encargada de causar las obligaciones generadas por compras de productos y servicios solicitados por el departamento de compras. cargos fijos administrativos entre otros de manera permanente.cada vez mayor. . pago de compra de materia prima y repuestos. que ayudan a prever las condiciones de contratación de manera de favorecer la optimización de los planes de producción. Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes. generados mensualmente. de cumplir con las negociaciones de aceites realizadas con las comercializadoras y generar las órdenes de compras y/o servicios requeridos por almacén. La unidad de ventas-compras se encarga además generar los informes diarios de producción. es dirigida por la JEFE DE TESORERIA Las operaciones más comunes realizadas en esta unidad son: el pago de las nóminas y planillas de aportes. mantener actualizados las programaciones de despachos. Esta unidad elabora las políticas de ventas y compras. dentro de ella se manejan los registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar. Sección de Tesorería: La unidad de tesorería al igual que las demás unidades de la organización tiene sus funciones específicas. impuestos. este cargo es responsabilidad de la Asistente de Contabilidad. así mismo las obligaciones financieras por préstamos bancarios. teniendo en cuenta los pagos o ingresos programados por vencimientos de facturas. así como también pago de impuestos. siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en la orden de producción y en un segundo término con los proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la fabricación de un producto de calidad. registro de ingresos por venta de productos y realizar los cruces de intercompañias.

Diagnóstico En el transcurso de mi labor he notado irregularidades en lo que compete a la distribución de funciones y responsabilidad que de forma directa e indirecta afectan el giro normal de la empresa. por lo cual he decidido poner en practica los conocimientos adquiridos. como administrativos. lo que requiere la existencia de una guía de trabajo en la que cada uno del personal tenga ya descritas sus obligaciones simplificando a la organización el trabajo de introducción de personal nuevo con sus nuevas labores. en la que su gerente de primera línea tiene a su cargo funciones que no le competen. para la formulación de un "Manual de Funciones". En virtud de lo anterior expuesto. trámites bancarios. las cuales son claves para una organización. en el que se detalle el rol de cada uno de los elementos que conforman esta organización.Por otra parte maneja las relaciones con los analistas financieros. . la descripción de un puesto de trabajo se hace necesaria ya que la estructura de su organigrama. tanto legales. 8. por la imposibilidad de delegar funciones debido a la carencia de un plan especifico de trabajo para cada elemento de la organización. asumiendo riesgos que podría evitar. La empresa actualmente no cuenta con funciones especificas para cada uno de su personal. ya que se maneja en lo ámbito contable. se plantea de forma unidireccional. créditos y cobranza y administración de riesgos. Esta unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de EXTRACTORA BELLA ESPERANZA LTDA. la reestructuración de un nuevo organigrama. donde se da a conocer la situación económica de la empresa. he reflexionado sobre el tema.

Propuesta SECCIÓN NÓMINA       Ingreso de empleados Registro de salarios Liquidación de prestaciones sociales Liquidación de aportes Causación de nominas Liquidación del SOI SECCIÓN DE COMPRAS Y VENTAS SECCIÓN DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR PAGAR  Recepción de Requisiciones de materiales o DEPARTAMENTO DE CO NTABILIDAD       servicios Ordenes de compras Ordenes de Servicios Entradas a almacén Informes de Producción Programación de Despachos Registros contables de Entradas y Salidas de Inventarios  Recepción de Facturas de proveedores con sus respectiva Orden de compra y/u Orden de Servicio  Facturación de Despachos  Conciliaciones Bancarias  Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización. en período determinado.9. Libro Inventario Libro Diario Libro Mayor Libro Balance Estados Financieros Análisis Financieros Declaraciones de impuestos un        SECCIÓN DE TESORERÍA      Programaciones de pagos Elaboración de cheques Informes vencimiento obligaciones financieras Notas entre Intercompañias Registro de Ingresos .

Supervisar y revisar la aplicación de los procedimientos y/o registros contables elaborados por cada departamento con la finalidad de obtener información veraz y confiable. Actualiza y revisa los comprobantes expedidos por el auxiliar.10. Conciliar las cuentas mensualmente Anexar y justificar las variaciones de los resultados de los trimestrales. PERFIL: Técnico Contable Y/O Estudiante De Contaduría RESPONSABLE: Asistente De Contabilidad FUNCIONES: Conciliar cuentas de bancos (sugerido) Realizar operaciones de sistemas contables como: reclasificación de cuentas. CONTABILIDAD GENERAL PERFIL: Contador Público Titulado RESPONSABLE: Contador FUNCIONES: Revisar los cheques expedidos por tesorería. ya sea de ingresos como de egresos. y Presentar virtualmente las Declaraciones de por venta de aceite a FEDEPALMA y y y y y y . y Liquidar los impuestos generados cada periodo para ser remitidos a tesorería y y Preparar los indicadores de gestión para la adecuada toma de decisiones. ajustes contables. Desarrollo de la propuesta A.

Corregir errores en Registro Contables. y CUENTAS POR PAGAR PERFIL: Estudiante de primeros semestres de carreras administrativas o tecnólogo. Registrar los consumos inventario de combustible y fertilización. de Compras y Ventas) FUNCIONES: La sección de facturación será responsable de controlar el proceso de la cartera de Extractora Bella Esperanza Ltda. Presentación de Declaraciones de Retefuente. . y Es responsabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar informar a la Gerencia Administrativa financiera la situación de Los clientes. Las demás que delegue el Contador y y B. Conciliar mensualmente las cuentas por pagar y por cobrar con el departamento de tesorería. Registrar las notas Debitos o Créditos de las cuentas de clientes. y y Debe recepcionar el registro diario de despachos de aceite.y y y y y Realizar y verificar las cuentas entre compañías. SECCIÓN FACTURACIÓN Y CUENTAS POR PAGAR FACTURACIÓN PERFIL: Estudiante de primeros semestres de carreras administrativas o tecnólogo. RESPONSABLE: Asistente de Contabilidad (Se sugiere que las funciones de facturación sean trasladadas al Dpto. Solicitar a los clientes los datos de la calidad del aceite recibido.

SECCIÓN DE NÓMINA PERFIL: Profesional titulado en administración de empresas.RESPONSABLE: Asistente de Contabilidad FUNCIONES: La sección de cuentas por pagar será responsable de controlar el proceso de los pasivos de la Extractora Bella Esperanza Ltda. y El funcionario de Cuentas por Pagar realizará las gestiones de pago con el departamento de Tesorería de acuerdo a la programación de pago autorizada pro el Gerente administrativo y financiero. y La sección de Cuentas por pagar deberá emitir mensualmente un informe de la situación de Cuenta por pagar para que el departamento de contabilidad realice la conciliación. y Es responsabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar informar a la Gerencia Administrativa financiera la situación de las deudas adquiridas por la empresa y la Sección de cuentas por pagar no podrá solicitar la emisión de Cheques o Notas Débitos sin la orden de pago original o facturas de compras y/o servicios originales. Realizar los cruces de cuentas. y C. Generados por las distintas obligaciones. y El encargado de Cuentas por Pagar mensualmente realizará una validación y conciliación de los estados de cuentas de los proveedores y cuentas por pagar entre compañías. sicóloga con especialización en recursos humanos o carreras administrativas. RESPONSABLE: Jefe de Recursos Humanos FUNCIONES: . y y Registrar las notas Debitos o Créditos correspondientes.

así como. la reducción de tiempos de trámite de las mismas. Cita al personal al que se le va a embargar el sueldo y establece acuerdos para fijar forma de descuento. aplicando los estímulos y las sanciones que por tal concepto corresponden a cada caso. con apego a la normativa establecida.               . Analiza los datos correspondientes a la liquidación de las nóminas procesadas a través del computador y formula los reparos o ajustes correspondientes. Liquidación y registro de aportes Liquidación del SOI Liquidar y registrar y/o causar la nómina del personal. Ejercer el control de puntualidad y asistencia de los trabajadores del servicio educativo. de acuerdo a la reglamentación correspondiente. Liquidar y registrar las prestaciones sociales. Instrumentar métodos y procedimientos que permitan mejorar la calidad del pago. a fin de atenuar al mínimo posible el número de reclamaciones. Generar las estadísticas relacionadas con la información de la nómina del personal Las demás que le sean conferidas directamente por la gerencia. Recepcionar los cheques de nómina y llevar a cabo su distribución a través del responsable de recursos humanos que se encuentra asignado. Aplicar los descuentos convenidos por los trabajadores Ejercer el control y dar cumplimiento a las prestaciones que por Ley le corresponde al personal. datos personales e indicar el tipo de contrato. (sugerido) Ingreso de empleados: registran la fecha de ingreso de cada empleado. Al Ingreso del trabajador debe registrar el valor del salario a devengar.

y Debe llevar el registro diario de los despachos realizados el cual debe ser remitido al departamento de facturación. llevando un seguimiento de las diferencias presentadas entre lo despachado y lo recibido. en cuanto a la calidad.D. y la . su registro. de acuerdo a las necesidades del la Planta extractora. para tomar corrección. desde la recepción de los materiales. análisis y evaluación de las características y comportamiento de los proveedores en el mercado. PERFIL: Administración de empresas y/o ingeniería industrial y/o tecnólogo en áreas afines RESPONSABLE: Jefe de Compras FUNCIONES: y Esta sección es la encargada de solicitar la cantidad y la calidad con la que fue recibido el aceite. estos Datos deben ir incluidos en el registro diario de despachos. el cual debe ser presentado ante la Gerencia Administrativa. y y Entregar y recibir las requisiones de compras Solicitar la cotización de por lo menos tres proveedores para elegir la mejor. (sugerido) y Elaborar un catalogo de proveedores previa investigación. SECCIÓN COMPRAS Y VENTAS. y Implantar un sistema de control en el almacén de útiles de trabajo. y Planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios. mobiliario y equipo. y Debe llevar un registro diario de la Producción de Aceite. precio y oportunidad de los bienes y servicios. para la expedición de las facturas correspondiente.

(sugerido) y y y y Registrar los ingresos y egresos de efectivo Presentar un informe diario del estado de las cuentas bancarias Giro de cheques en base a los saldos disponibles. pagares u otras) cuya ejecución es prácticamente segura. y Establecer los mecanismos necesarios para proteger. Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados. (sugerido) Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta. conservar y manejar adecuadamente los bienes. (sugerido) y Realizar programaciones de pagos mensuales según saldos disponibles. y Tramitar las bajas de activo fijo originadas por extravío. E.elaboración de informes mensuales hasta la entrega al usuario. (sugerido) y Establecer fechas de pagos a proveedores y acreedores según los saldos disponibles. y Controlar las entradas y salidas de almacén. destrucción. donación. RESPONSABLE: Tesorera FUNCIONES: Revisión y control de las conciliaciones bancarias. venta o permuta de los bienes inventariables de la dependencia. registrados en las cuentas corrientes bancarias. que permita conocer con oportunidad las existencias. La tesorera debe de verificar / y y y . SECCIÓN DE TESORERÍA PERFIL: Profesional en carreras administrativas o contaduría pública. (sugerido) Comunicaciones directas con clientes y proveedores. obsolescencia.

con el lleno de los requisitos establecidos por la gerencia. tasas de interés y montos y llevará como parte de la conciliación bancaria. . Efectuar oportunamente los pagos de los compromisos asumidos por la Administración. un detalle de los abonos y cargos no ubicados. siendo responsabilidad de tesorería ir gestionando su pronta identificación. y y Manejar y controlar las cuentas bancarias de la empresa.coordinar con el cajero o asesor bancario que los cargos u abonos se estén realizando de acuerdo a las condiciones pactadas en cuanto fechas. y Enviar los giros oportunamente a las entidades beneficiarias de transferencias y aportes.

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