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Manual Administrativo

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS 1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN 1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN 1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO 1.7.-LA REORGANIZACIÓN CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS 2.2-CLASIFICACIÓN 2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN 2.4.-ACTUALIZACIÓN
CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN 3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS AUTO EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA INTRODUCCIÓN Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación. CAPÍTULO 1

Estructura y organización de las empresas. La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo.

1.1

Importancia de la organización.

La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. 1.1.1. 1.1.1. Estructuras organizacionales formales.

Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal: a) a) El trabajo, el cual es divisionado. b) b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado. c) c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. d) d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas. Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo. 1.2 La estructura organizacional

Existen diversas definiciones de los conceptos “estructura” y “ organización” (lo cual dificulta precisar estos términos), así como el precepto que define a la estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes: Estructura.- es una actitud metodológica, un método al cual se recurre para describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales, se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado. Organización.- es la estructura planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. 1.3 Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un “modelo” es la representación de alguna cosa, ó como lo definió Jorge Etkin. “En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales; 1.3.1. Estructuras monofuncionales. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura. GERENCIA

JEFATURA DE PRODUCCIÓN SUPERVISIÓN

NIVELES OPERATIVOS

0

0

0

0

0

Figura No. 1 (Organigrama de estructura monofuncional). 1.3.2. Estructura Funcional. También conocida como departamentalización funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: Gerente General

Asistente de Investigación

Asistente de Relaciones Públicas

Sub-Gerente de Finanzas

Sub-Gerente de Producción

Sub-Gerente de Ventas

Jefe de Personal

Jefe de Fabricación

Jefe de Ingeniería

Supervisor Producto A

Supervisor Producto B

Supervisor Producto C

0 Relación de Asesoría Flujo de la Autoridad de línea

0

0

0

0

Figura No. 2 Organigrama de estructura jerárquica

1.3.3. Estructura descentralizada. Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior, entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles. 1.3.4. Estructuras no piramidales. Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización Niveles grandes organismos, estas estructuras están de los basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la Directivos autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa División área de especialidadB al responsable de C determinado proyecto, en cual A División División un División C conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como “matriciales, por equipos ó por proyectos”. La figura siguiente Coordinación (Figura No.3) correspondeAsignación a un “Organigrama de estructura no piramidal”.
de
con

Recursos

Mercadotecnia

Producción y Apoyo

Ingeniería y Investigación

Materiales y Suministros

Personal y Seguridad

Contabilidad y Control

PROYECT OS 1

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

2

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

3

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. Como veremos en este capítulo. quién a su vez la delega a otro. se norman y se regulan para la consecución de los objetivos de la estructura.Figura No. factible el funcionamiento de la organización formal. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de . las relaciones entre superiores y subordinados. 1. Las relaciones en la organización.1. que se extienden por toda la estructura de la organización. establecen la autoridad y las jerarquías. para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos específicos. pues estas son en sí. o sea. Las relaciones formales. hay muchos tipos de autoridad. el análisis detallado de las relaciones Organizacionales. Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional. Se emplean para hacer. entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno. La autoridad así formada a dado origen a la expresión “ autoridad de línea”. Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones. las que a través de los manuales. por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste. y que permiten efectuar las funciones y actividades. Estos tipos de autoridad. Consideramos importante para la elaboración de los manuales administrativos. El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos.4. 3 Organigrama de estructura no piramidal 1.4. dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales.

Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar. existe la “autoridad staff”. La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa.autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama PRESIDENTE Asistente del Presidente Vicepresidente de Finanzas Vicepresidente de Fabricación Vicepresidente de Ventas Administrador de Personal Administrador de fabrica Administrador de Presupuesto Capataz A Capataz B Capataz C Flujo de autoridad de línea Relación de staff . el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones. En la mayoría de las empresas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”. Un superior manda directamente a los subalternos. y esta es la esencia de la autoridad lineal. es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas.

Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”. 4 Autoridad lineal y staff 1.Las funciones. contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina.4. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales. pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados.5. en este apartado analizaremos los términos mas usados en la formulación de estos.5. la agrupación de las actividades afines. La autoridad. 1. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos. los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades.2.5.3. expresadas en forma genérica.1 Las funciones.Figura No.Las obligaciones o deberes. 1.compra de materiales.Las actividades. Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados. 1. 1. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional. Las relaciones no formales. Es importante que la .5. las responsabilidades y la autoridad en la organización. Son la cantidad de trabajo específico que. un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines.5. es decir la autoridad moral..cotización de materiales. 1. debe realizar una persona para realizar una o varias funciones. esto es.2.4. 1. Las responsabilidades.5. Actividad. presentamos un ejemplo práctico: Función.. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa.5. para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones. las actividades los deberes. las responsabilidades se describen en los manuales de organización.

Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”. 1. Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas. etc. en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores. La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo.. que define tipo de trabajo para zonas en particular. El factor geográfico. . eficiencia y con el mínimo esfuerzo. División del trabajo horizontal. la tribu.7. pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia.El desarrollo tecnológico.persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas. el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional. la cual fomenta la productividad. que provocan su obsolescencia.6. líderes.. tales cómo: . esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo.Volumen de trabajo. el cual es determinado por factores internos. 1. En conclusión. División del trabajo vertical.2. La representación gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa. - - Necesidad de eficientar los factores de la producción. la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal. La división del trabajo. este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad.Estabilidad en el volumen de trabajo.) 1. La división del trabajo vertical.6. Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores internos y externos. así pues. La reorganización Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil. .6. ó en otros casos. . Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión. 1. el hombre a comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo. y en los primeros pueblos.Necesidad de agrupar las distintas actividades. En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: .Aprovechar la especialización. . puestos y actividades.1. dando lugar a la especialización en el trabajo”.

.Tramos de control muy amplios. económico.Avance científico y tecnológico.Sistema político. . .Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa. . Externos: . ó en los de las áreas en particular. En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización..Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos: .Crecimientos no programados.. sería la siguiente figura... . ..Situación del mercado.Problemática relación de trabajo.Baja productividad. 5 Proceso de reorganización .Problemas en la organización Organizacional.. debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización ó en su caso el cambio total de la estructura Organizacional.. Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización. Determinar y analizar las bases para la reestructuración Investigación y análisis de la información obtenida Elaboración de un plan para modificar la estructura orgánica actual CONTROL Implantación del plan de reorganización Figura No. tarea que sugerimos.Deficiencia o falta de controles. experiencia y especialización. debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad.Inadecuada división del trabajo. .. ... la representación gráfica de este. . social y cultural. La información que se obtenga de este grupo de consultores..

. coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.Duhat Kizatus Miguel A.Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.Definición de manual de procedimientos.R. instrucciones internas. en forma ordenada y sistemática. así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.1. data de los años de la segunda guerra mundial. dirección y control administrativo. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. Antecedentes.Para Terry G. 2. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. Capítulo 2 Los manuales administrativos. 2. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector.. Lo define “ Un documento que contiene. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición. . de que se tenga registro. Definición.. cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones. política y procedimientos de una empresa. memorándums.1.. citamos algunos conceptos de diferentes autores. . Definición de manual Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades. .1.Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales. ya sea conjunta ó separadamente.Definición de manual de organización.. que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”. 2.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.Continolo G.. así pues el proceso será cíclico. organización. etc. o síntomas como los llamamos en este capítulo. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. El uso de los manuales.. ciertamente estos intentos .Definición de manual de políticas. información y/o instrucciones sobre historia. antecedentes y objetivos.Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura. que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.1. Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que. funciones.2. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares. a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas.Instrumento administrativo básico para coordinación... . .

.Manual técnico. . decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. podemos mencionar los siguientes objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización). .Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos). . Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos). Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos. por ejemplo políticas y procedimientos. Por función específica . . .carecían de un perfil técnico.2.Manual de historia del organismo.Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos). .Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización). Precisar funciones. . historia y organización). por su contenido y por su función específica. Objetivos.1. pero establecieron la base para los manuales administrativos. actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica). Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos. .Manual de políticas. . . .Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos). . y dependiendo del grado de especialización del manual.Facilitar la descentralización.3. en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: Por su contenido .Manual de adiestramiento o instructivo. Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización). Clasificación. Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. 2.Manual de producción.Manual de procedimientos. 2. mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas).Manual de organización.

. .Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia. por lo que el siguiente paso en la planeación será. es recomendable seguir los siguientes pasos: .. etc. .Estimar el tiempo total para la elaboración del manual. en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.Manual de crédito y cobranza. por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como: Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo. las gráficas PERT y CPM. . el primer paso en la elaboración de un manual administrativo. .. las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl. Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones. Planeación y proceso de elaboración. ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.Manual de compras. en sus principales componentes. finanzas.Estructurar en forma de flujo la secuencia.Determinar la secuencia de dichas etapas.Manual de personal. Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos..3.Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo. mes. así como la unidad de medida de tiempo a usar (día.Manual de contabilidad. .). La primera etapa en la manualización de un organismo. procedimientos. Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“.Manual de ventas. políticas y por función específica) es diferente. . . empieza con una adecuada planeación. el programa de trabajo. organización y tecnología usada etc. .Manual de finanzas. será la programación básica para este fin. bimestre. La elaboración de cada manual administrativo (organización.- . su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.. así pues. 6 Clasificación de los manuales administrativos 2. El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo. al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales.) Figura No. lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos.. personal. sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales.Diagnóstico situacional de la empresa. . ..

la opinión de las personas que realizan las actividades. y . cuestionarios y entrevistas. actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa. . son los siguientes: . el grado de especialización del manual.4 Elaboración de gráficas. La información recabada debe seguir un procesamiento. 2.. etc. a que personas va dirigido.2. teniendo en cuenta.3. La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental. los pasos de este proceso de organización de la información. veraz y oportuna con relación a las funciones. permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro. Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información. las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas. es importante que el analista.1. que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos. Redacción. con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. la entrevista permite. en la medida de lo posible.3. los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa.2. 2. para que pueda ser aprovechada al máximo.3. escritos. leyes. pues la resistencia al cambio.3. permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión. 2.. observaciones. La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual. si el presupuesto lo permite. es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales. preciso y comprensible..3. quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales. además de conocer información de la estructura.. Mediante la investigación documental obtendremos. el posible uso ó frecuencia de consulta. tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona. debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas. instructivos reportes etc.Clasificación. Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual. gráficas.Análisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información. Recopilación de la información Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo. previamente diseñadas. Procesamiento de la información.Depuración . se debe contratar a un especialista en corrección de estilo. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual.

las representaciones gráfica mas comunes son: . ... 2.5. En la práctica.Cuadros de distribución. quien deba tener un ejemplar de todos los manuales. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización..Diagramas de flujo. la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos. usando correctamente los espacios en blanco.. 2... título del procedimiento. los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado. en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución. es decir sólo a los usuarios de cada manual. distribución y control de los manuales.Facilidad de lectura y/o consulta. la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final. . Un manual administrativo... la revisión se efectúa en dos fases.Que permita hacer referencias rápidas y precisas. número de página. es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales. .Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado..Organigramas. Formato y comprensión. viene a dar paso a la impresión. cumple con su objetivo básico.Revisión justa y objetiva del material . Posterior a esta revisión. y . . etcétera. Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación. culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades. .Respirar confianza por su apariencia y orden. es decir. además de usar numeración consecutiva con el total de hojas. a cargo del analista y directivos de la empresa. ésta información permite al usuario consultas rápidas.Evitar cambios sólo por gusto personales.3. son sin duda las gráficas. a quienes deban asignarse un ejemplar. ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto. el de ser consultado. . debido a las siguientes razones: . fecha de publicación.. directivos y usuarios. donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual.Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales. todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: . siendo solamente la gerencia general ó dirección.3. llevando a cabo un control estricto. Revisión y aprobación. durante la primera revisión.6. pues facilitan la comprensión de los manuales. cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes. al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas. tres características importantes que debe tener un manual son: . su distribución en las páginas. analistas.Proporcionar críticas específicas y constructivas.

modernización administrativa. cuando existen cambios. requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal. que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales. nuevos procedimientos.A) A) Por seguridad. por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo. Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización. dentro del período programado para esta sección. 2.4. notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información. para que en su momento. 3. pues la reposición de los manuales genera un gasto. etc. Actualización. para toda la . por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual. El valor de los manuales administrativos. adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan. en caso de ser procedentes. etc. ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones. es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos. Capítulo 3 Guía práctica para diseño de manuales administrativos.Manuales de organización. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos. este control deberá ser de uso del área de personal. así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos. B) B) Por costo. Cabe mencionar que las características de los manuales. como herramienta de trabajo. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones ( métodos y procedimientos. siendo recomendable efectuarse cada seis meses. la división del trabajo. organización y métodos. se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos. que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones. por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para. Hasta el capítulo anterior hemos tratado de explicar teóricamente la “organización” de las estructuras. por lo menos en forma anual.. Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales. es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización. son resultado de la recopilación y la práctica misma. etcétera. por cambio de políticas. nuevos puestos. así mismo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos. ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia.. La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones.1. las relaciones dentro de la organización.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo. se debe determinar el ámbito de aplicación del manual ( general. de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativos. y debe ser acorde con el plan general de la empresa. se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas. radica en la información contenida en ellos.

Perfil laboral sugerido. si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios. . REDACCIÓN + Redactar el borrador de los manuales... ETAPAS ACTIVIDADES 1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN + Elaboración de oficios dirigidos a funcionarios. + Elaborar gráficas.. consejo de accionistas. gerente general.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual.. modernización administrativa.Objetivos generales y específicos. acerca de los puntos antes descritos. etc.). . consejo de administración. así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos.El número de puestos y niveles jerárquicos. Es imprescindible una planeación cuidadosa. . situación que se establece mediante un diagnóstico situacional.El grado de organización existente ( si ha existido algún manual de organización anteriormente). etcétera. en el se tratará de precisar: . . + revisión final 6 Impresión y Encuadernación del contenido del manual. APROBACIÓN + Revisión por parte del responsable de la manualización. + Formatos del manual. etc. TIEMPO EN SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 . La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible.. que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos.organización especifico para un área determinada). métodos procedimientos.Funciones y responsabilidades. ESQUEMATIZACIÓN DEL MANUAL + Preparar el contenido del manual. debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general. + Hacer cambios y correcciones. + Preparación de formularios para registrar la información. a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración.

/ sem Supervisor HR 40 20 800 Aux. lo que permitirá una mejor visión al director ó gerente sobre los avances y costos.00 3 Analista HR 80 30 2. CANTIDAD C.400 teléfono Renta 2 30. 5000 Supervisor HR 80 20 1. analista HR 80 15 1.800.U COSTO DESCRIP.600 Sub-total Sub-to $8. lote 1 200 escritorio Mecanógrafa HR 80 10 800 Sub-total Sub-to $8. + Registro de los Departamentos que tienen manual.400 fotocopiado pieza 1500 . TOTAL CIÓN 1 Analista HR. + Distribución de los manuales y dar instrucciones.M.200 Teléfono Renta 1 30.U.400 teléfono Renta 2 30.15 Mecanógrafa HR 80 10 800 Dibujante HR 80 20 1.200. analista HR 160 15 2.800.600 fotocopiado pieza 200 . CANTIDAD C.15 Revisor HR 80 20 1. / sem . 7 (Programación de la elaboración del manual).M. / sem Aux. Figura No.600 Art. 80 30 2.400 Teléfono Renta 2 30. Una vez que elaboramos el plan de trabajo. a continuación en forma gráfica mostramos el citado presupuesto: PRESUPUESTO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS RECURSOS MATERIALES ETAPA RECURSOS HUMANOS DESCRIPCIÓN U. procedemos a determinar el presupuesto respectivo.U . / sem Especialista HR 80 30 2.00 4 Analista HR 80 30 2.600 Supervisor HR 80 20 1.400 papel Paq / 1 75.00 2 Analista HR 40 30 1. aquí se establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada etapa de la elaboración del manual.7 + Distribución y Control.200 Sub-total Sub-to $3.

.Los apartados que debe contener un manual de organización son: 3.3. Sub-to $2. Índice. analizada y depurada con el fin de establecer cual servirá para el manual de organización.1. Organigrama.1.400. 8 Presupuesto de elaboración La elaboración del manual se inicia con la recopilación de información. . 3. clasificada. 3. Instructivos.Normatividad actual (leyes. etc.15 Sub-to 7 $2. A continuación daremos ejemplos prácticos de las partes del manual de organización.00 Analista 30.2. Funciones de cada unidad administrativa. líneas de autoridad.00 TOTAL $32. 3.800.1. reglamentos.400. .. . 800 fotocopias Sub-total 2. Sub-to teléfono 6 $1. evaluada.1. Portada.1. 3.).600 Sub-total 1200 Sub-total teléfono Renta 1 / sem Renta 1 / sem pieza 2. debe ser la identificación del manual.15 Sub-to 30.1. Introducción. 3.200.00 Analista Impresor HR HR HR 40 40 80 30 20 30 1.200 30. oficios y memorándums.000 Renta 1 / sem . 3.400 Sub-total teléfono .5.6.00 Analista HR HR HR HR 80 80 80 40 10 20 20 30 800 fotocopiado `pieza 300 1.Manual de organización anterior ( si existiera). etc. entre la que destaca: .Organigramas existentes. Descripción de puestos.4.1.) esta información debe ser ordenada. donde se instruya sobre asuntos de organización ( funciones.1.600 1.Circulares. nombramientos.Mecanógrafa Dibujante Supervisor 5 $6. tomando en cuenta la uniformidad tanto en la terminología como en la presentación. TOTAL $1.00 Figura No.175 .1 La portada.000.

). de páginas nombre de la empresa. el responsable de su expedición. etc. fecha de publicación. No. Es importante hacer el encabezamiento de páginas. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN . LOGOTIPO DEL ORGANISMO: ORGANISMO NOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL Figura No. la fecha de elaboración. contiene información básica ( título del manual. etc.mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata. de revisión. de autorización. área a la que es aplicable. 9 (Portada). que es una zona demarcada en la parte superior de cada página.

El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional.. a quien va dirigido como se usará.2. 10 Índice 3...1.1. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación. así como la localización por el número de página. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de organización.ORGANIGRAMA 3. La introducción debe ser breve y concisa. propósitos. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS ÍNDICE 1. describiendo la posición de cada unidad administrativa.4.DESCRIPCIÓN DE PUESTOS JEFE DE REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN PÁGINA X X X X ABASTO Figura No. AUTOMATIZAD SECRETARIA O 3. sus relaciones niveles jerárquicos.1.FUNCIONES 4.3. RESPONSABLE DE ALMACÉN RESPONSABLE DE COMPRAS ENCARGADO DE EMBARQUE Y RECEPCION AUXILIARES ESTIBADORES Y CHOFERES ENCARGADO DE GESTORÍA AUXILIARES DE SERVICIOS Y PAGOS . y líneas de autoridad y asesoría.3. canales de comunicación. y la autorización del gerente ó además director de la unidad administrativa. SISTEMA de un breve mensaje.INTRODUCCIÓN 2..

Realiza. coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y pago de mercancías adquiridas para el aprovechamiento de los centros comerciales y almacén de abasto. Funciones de la unidad administrativa En este apartado del manual se describen en forma general las funciones de la unidad administrativa de que se trate.Figura No. UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPRAS 3. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ FUNCIONES QUE REALIZA. .5. Descripción de puestos.1.6. para delimitar sus responsabilidades dentro de la estructura organizacional. 11 Organigrama 3.1.

En forma detallada se enuncian todas las funciones de cada puesto integrante de la unidad administrativa. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Realiza. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Responsable de Compras Jefe de abasto Encargados de Gestoría y Compras Directas. coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y al pago de mercancías adquiridas para el aprovechamiento del centro comercial y almacén de abasto. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN .

arrendamientos. programaciones así como algún otro documento requerido para el pago a proveedores.Elabora. . .DESCRIPCIÓN ESPECIFICA: . . . . .Proporciona en forma oportuna a las áreas correspondientes las listas y/o actualizaciones de precios. . dirige. reglamento y otras disposiciones establecidas para el fincamiento de pedidos. . - NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE .Llevar el registro y control de los expedientes de pago a proveedores.Mantener coordinación permanente con el personal de las áreas de almacén y contabilidad a fin de gestionar la documentación de pago a proveedores en forma oportuna y eficiente.Conoce la Ley de Adquisiciones. Elaborar los pedidos oficiales contemplando la aplicación de adquisiciones. cotiza y elabora el pedido oficial de la compra de mercancía.Supervisa. controla y depura el padrón de proveedores y el catálogo de productos. Mantenimientos y Almacenes. recibos de caja. controla y certifica que la gestión de la documentación originada de las actividades de la adquisición de la mercancía reúna los requisitos establecidos para los pagos correspondientes. así como otras disposiciones establecidas vigentes con el fin de realizar el fincamiento de pedidos oficiales dentro de la normatividad establecida.Sugiere. Enajenaciones. .Elabora la propuesta de necesidades de compra de mercancía para el Jefe de Abasto.De acuerdo al listado de existencia. rechazos ó deficiencia del surtimiento de pedidos. detectando la mercancía requerida por los Centros Comerciales. y este a su vez la somete al comité correspondiente.Elaborar contra recibos. Arrendamientos. . enajenaciones. . determina los máximos y mínimos. .Lleva a cabo la programación de visitas y atención de proveedores.Proporciona en forma oportuna a los Gerentes ó Supervisores de los Centros Comerciales los cambios de presentación de la mercancía.Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrón de proveedores. tomando las medidas que en cada paso procedan. complementación de datos en las notas de descuento con cargo.Realizar las negociaciones que procedan por faltantes. . mantenimientos y almacenes.

. Arrendamientos. - . .Conoce la Ley de Adquisiciones. realizando negociaciones que en cada caso procedan. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: .Informa y orienta al proveedor sobre los requisitos establecidos para los pagos de sus facturas en forma oportuna. Responsable de compras. ._______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Encargado de Proveedores Directos.Proporciona en forma oportuna a los Gerentes de los Centros Comerciales la lista y/o actualizaciones de precios. Enajenaciones. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Atiende a los proveedores de las compras directas. Ninguno. vigentes a fin de realizar el trámite de la compra directa dentro de la normatividad establecida. informa y acuerda con su jefe inmediato sobre las actividades que desarrolla. . Mantenimientos y Almacenes así como otras disposiciones establecidas. recaba de los proveedores y distribuye las listas de precios en forma oportuna a los gerentes de los centros comerciales.Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrón de proveedores ( compras directas).Controla y depura anualmente el padrón de proveedores y el catálogo de productos de compras directas.

. Responsable de compras. - . .Revisa selectivamente los desgloses y tiras de codificación de mercancía. factura. a fin de que sean elaboradas en forma correcta y oportuna.Atiende y proporciona información a los proveedores referente a su trámite de pago. dirige y controla las actividades requeridas para la atención de: recepción de documentos. Auxiliares de gestoría. así como verifica su entrega oportuna al área de sistemas. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: .NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Encargado de Gestoría. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Organiza. nota de entrada. nota de cargo y/o nota de descuento con o sin cargo y recibo de caja) así como archiva la copia del expediente para su consulta.Supervisa y revisa las actividades de los auxiliares a su cargo. .Semanalmente recaba información en el departamento de tesorería. referente a los proveedores que se les pago y que faltaron de pagar. .Recibe documentación del proveedor y proporciona contra recibo de pago. programación de pagos e integración de expedientes para el pago a proveedores de compras directas y consolidadas.Revisa la elaboración de las programaciones de pago en base a los contra recibos expedidos. .Verifica que la integración de los expedientes de pago a proveedor contengan todos los documentos requeridos para su pago correspondiente ( pedido oficial.Rubrica de elaborado el contra recibo y las notas descuento con cargo. . contra recibo. .

Así mismo debe elaborarse tanto el plan de trabajo y el presupuesto para la instrumentación del manual de procedimientos. .2. Una vez terminada la etapa de planeación en el proceso de elaboración del manual de procedimientos.Normatividad existente (leyes. debe ser la identificación del manual. . Índice. Introducción. se procederá a la recopilación de la información. para su análisis y aprobación. el primer paso es la realización de un diagnóstico situacional.2. de De igual forma debe ser enviado.2. 3.3. reglamentos. instructivos.3. Portada. con variantes en los puntos a establecer. se puede determinar que información es utilizable para el manual de procedimientos.Formatos utilizados en desarrollo de procedimientos.4. Catálogo de formas e instructivo de uso.5. que a continuación detallamos: . etc. Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organización.2. Después de analizada.2. a manera de reporte.2.. oficios o memorándum.6. . Al igual que en la elaboración del manual de organización..2. los puntos más importantes a precisar son: Procedimientos administrativos establecidos ( manuales procedimientos). 3.Ámbito de aplicación (general o especifico).Actividades desarrolladas para cada procedimiento administrativo. a los niveles directivos. donde se precise la forma de desarrollar actividades ó tareas. . Funciones y obligaciones del área de aplicación del manual de procedimientos. 3. el contenido del manual de procedimientos sería como sigue: 3. 3. . 3. etc.Manuales de Procedimientos.2.). ya que ambos manuales son de naturaleza diferente.1 La portada. 3. clasificada y depurada.2. Políticas y puntos de control existentes para el desarrollo de las actividades del área. .Información obtenida a través de la observación. por lo que solo haremos mención de ellos.Manuales de procedimientos anteriores ( si existieran).Información obtenida a través de cuestionarios. . Procedimientos. Circulares. Organigrama. ambos formatos (programa de manualización y presupuesto) usados en el manual de organización son aplicables a éste..1. .Estructura Organizacional del área en que se aplicará el manual.

etc. el responsable de su expedición. así como la localización por el número de página. la fecha de elaboración.2. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS . El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de procedimientos.2. LOGOTIPO DEL ORGANISMO: ORGANISMO NOMBRE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO DEL CONSULTOR 3.mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata.

PROCEDIMIENTOS 4. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación... canales de comunicación. JEFE DE ABASTO SISTEMA AUTOMATIZAD O SECRETARIA RESPONSABLE DE ALMACÉN RESPONSABLE DE COMPRAS ENCARGADO DE EMBARQUE Y RECEPCION AUXILIARES ESTIBADORES Y CHOFERES ENCARGADO DE GESTORÍA AUXILIARES DE SERVICIOS Y PAGOS . sus relaciones niveles jerárquicos. a quien va dirigido como se usará. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional.2. propósitos. describiendo la posición de cada unidad administrativa.4.2. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de procedimientos. 3.ORGANIGRAMA 3. líneas de autoridad y asesoría. además de un breve mensaje y la autorización del gerente ó director de la unidad administrativa.CATALOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO PÁGINA X X X X 3.INTRODUCCIÓN 2.3..ÍNDICE 1. La introducción debe ser breve y concisa..

a demás las políticas de observancia obligatoria para el desarrollo de las funciones. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .Consisten en la descripción de la secuencia lógica de procedimientos correspondientes a una unidad administrativa. así como el representarlos gráficamente con diagramas de flujo.2.5. Los procedimientos. En ellos se establecen.3..

2.. 6.El responsable de compras verificará que el pedido oficial cumpla con el adecuado llenado y contenido de las cantidades requeridas por el área de abasto. solicitando para ello cantidades suficientes y acordes con la rotación de inventarios. características.. las cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos.. 4.. con la finalidad de mantenerlo en un margen de seguridad. así como observar controles de calidad. 3. procesos. así como que no presente tachaduras o enmendaduras. así como el estudio de variaciones de precios remitiéndolos al jefe de abasto.El responsable de compras deberá elaborar los máximos y mínimos de mercancías que deben existir en el almacén de abasto. técnicas. con el propósito de conocer adecuadamente el producto y su precio.El responsable de compras elaborará anualmente el récord de compras a proveedores..El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores. etc. 7.. estos con la finalidad de hacerlo del conocimiento de las áreas involucradas para su aplicación y control. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8.El responsable de compras para efectuar la atención a proveedores lo realizará a través de la programación de visitas de los mismos. realizadas a través del fincamiento correspondiente.. las cuales deberán efectuarse en forma ordenada y calendarizada. FINCAMIENTO Y SURTIMIENTO DE PEDIDOS 1. deberán ser anotadas en el rubro de observaciones contenido en el pedido oficial. tomando como base el reporte de actividades del área de gestoría..POLÍTICAS PROCEDIMIENTO: OFICIALES. evitando con esto desabasto.Las ofertas. 5. .El responsable de compras deberá realizar visitas a fabricantes y distribuidores de mercancías con el fin de evaluar el potencial de surtimiento. etc.El responsable de compras solo adquirirá productos autorizados por el comité correspondiente. promociones.

así como asegurar al celebrarse negociaciones con los proveedores. el abasto oportuno. remitiéndolo al área de sistemas para su control y actualización. a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a instituciones del mismo tipo. suficiente. Arrendamientos.El responsable de compras realizará la depuración y actualización del padrón de proveedores. catálogo de artículos por lo menos una vez al año. 12. 11.. Mantenimientos y almacenes.Los auxiliares de gestoría y el encargado del área tendrán bajo su resguardo y custodia los expedientes de cada uno de los proveedores de compras consolidadas y directas.Responsable de compras para efectuar el fincamiento de un pedido oficial deberá tomar en consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones.9. variado.. Enajenaciones. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO .El responsable de compras vigilará que los precios que otorgan los proveedores sean preferenciales. 10. así como se encuentre debidamente autorizadas las listas y/o actualizaciones de precio por la SECOFI.. consolidados y directos..

.

Analiza propuestas. . 2. .Reunidos los requisitos mencionados. las ofertas.Consulta reporte de existencias y ESTUDIO DE DESPLAZAMIENTO desplazamiento de mercancías por centros comerciales.Solicita al proveedor cotización y precios. procediendo a REPORTE DE EXISTENCIA elaborar los máximos y mínimos. . Y INICIO DE PROCEDIMIENT O 1 . buscando se efectúe el trato preferencial.NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS VIGENCIA REVISIÓN PROCEDIMIENTO: FINCAMIENTO D/M/A D/M/A SURTIMIENTO DE PEDIDOS OFICIALES. . proponen verbalmente la adquisición de mercancías. etc. 2 .Esta actividad se conecta al procedimiento de adquisición de mercancías para el almacén de abasto en el paso No.Determinando las condiciones para el pago A . Esta actividad se conecta al procedimiento de lista y/o actualizaciones de precios. promociones.

.

PEDIDO OFICIAL al Entrega mercancía almacén de abasto.Esta actividad se conecta al procedimiento de entradas por mercancías. .Recibe original del pedido oficial y espera al proveedor. . Espera Proveedor Espera Proveedor FIN .Elabora el OFICIAL PEDIDO pedido oficial. . en el área de recepción y acomodo. notificando al proveedor para realizar el fincamiento correspondiente. 5 PEDIDO OFICIAL . . elabora factura.NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROVEEDOR A ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACÉN 3 4 .Cotejando con el encargado la recepción de mercancía contra el pedido oficial y la factura.Recibe copia de pedido MERCANCIA FACTURA oficial. .Recaba autorización y distribuye para continuar con el trámite del pedido oficial.

.

1. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado. 3. 11. Los documentos soportes para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial. 9. El auxiliar de gestoría elaborará los documentos siguientes: contra recibo. recibo de caja.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS POLÍTICAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS. El encargado de gestoría coordina la operación de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente. 4. El encargado de gestoría asignará la fecha probable de pago. 5. elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales. especiales. validación y pago en el departamento de control del egreso. 7. 8. 4. 1. El encargado de gestoría coordina y vigila el manejo de la información realizada por el auxiliar. referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos. nota de entrada al almacén de abasto. oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto. 7. nota de descuento con cargo. 2. El encargado de gestoría entregará a los proveedores los contra recibos proporcionando la información referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas. 8. 10. El encargado de gestoría verificará que los documentos mencionados en el punto anterior. El encargado de gestoría deberá llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorería. . 5. 6. El responsable de compras revisará y verificará la programación de pagos a proveedores así como los documentos que los soportan. El jefe de abasto realizará el trámite de autorización y validación del pago a proveedores. nota de descuento con cargo para la aplicación correspondiente en factura. 10. 6. preparando los documentos para trámite de autorización. 9. 11. 2. cumplan con el adecuado llenado de sus formatos así como no presenten tachaduras ó enmendaduras. 3. informará al jefe de abasto las compras consolidadas a través de memorándum en forma semanal y especificado por proveedor y clave.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO .

registra en el libro de recepción de c contabilidad. recibo de caja. 3 L LIBRO DE REGISTRO PROGRAMACIÓN DE P PAGOS RRecibe DE CAJA .Asigna fecha de pago y turna documentos.Elabora contra recibo. turna. anexa al expediente.Elabora la programación de pagos y registra en el libro de control. f D DOCUMENTOS 1 D DESGLOSE .NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE ________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS SISTEMAS ENCARGADO GESTORÍA ENCARGADO INICIO DE PROCEDIMIENT O GESTORÍA AUXILIAR FACTURA 2 D DESGLOSE .RECIBOdocumento y fecha de pago C CONTRA RECIBO .Recibe desglose y copia de factura. . A . captura y devuelve.

rubrica y turna. 6 EXPEDIENTE .NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS GESTORÍA ENCARGADO A COMPRAS RESPONSABLE ABASTO JEFE 5 EXPEDIENTE 4 LIBRO DE REGISTRO RELACIÓN DE coteja .Recibe expediente para trámite de firmas. verifica firmas y turna para autorización.Recibe expediente. revisa.Archiva contra recibo provisionalmente en espera del proveedor. datos. en caso de error devuelve a corrección. PROGRAMACIÓN verifica que estén correctos RECIBO DE CAJA entre sí. B . . .Recibe expediente.Rubrica y turna expediente para continuar al trámite. anexa al expediente. Espera del Proveedor EXPEDIENTE .

recaba acuse en el libro .Recibe expediente. archiva para aclaraciones. EXPEDIENTE EXPEDIENTE analiza. contable. 7 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS.Recibe el expediente. . CONTABILIDAD DE CENTROS C. así como el de emisión de cheques y pago a proveedores.Anexa relación de . JEFE 8obteniendo copias.Esta actividad se conecta al de control y entrega.B NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D / M / A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . proveedores al expediente y . GESTORÍA ENCARGADO INICIO DE PROCEDIMIENTO . programación de pago a verifica y valida. procedimiento de revisión y autorización de documentos.Obtiene copias de todo el entrega al Departamento del expediente para su registro control del egreso.

.

Catálogo de formas e instructivo de uso.6.3. así como su correcta requisitación. Los catálogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los procedimientos administrativos. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS CATÁLOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO .2.

4 El día. etc. mes y año en que se elabora este pedido oficial. 9 El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía ejemplo: pieza. 11 Con números arábigos el precio que corresponde a cada articulo.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: CLAVE. 7 Con números arábigos la clave que corresponde al articulo. mes y año de entrega de la mercancía de este pedido. caja.30. . 10 Con números arábigos el número que corresponde a la cantidad del articulo. No. 14 El nombre y la firma del responsable de compras que es quien elabora este formato. 16 El nombre y la firma del proveedor que recibe este documento. 13 Con números arábigos la cantidad que corresponde a la suma de los importes. 3 El nombre completo del proveedor ó empresa. s/c DEBE ANOTARSE 1 Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio. 5 Tachar con una “X” el plazo de pago (días). 15. 2 El día.60 y 90 de acuerdo a lo convenido. 12 Con números arábigos el importe que corresponde al total de la cantidad. 15 El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza este documento. 6 El nombre de la unidad administrativa donde se va entregar la mercancía de esté pedido oficial. 8 El nombre del articulo y sus especificaciones. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 “ Pedido Oficial”.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

caja. 4 Con números arábigos los que corresponden a la (s) factura (s). 8 Con números arábigos el folio del pedido oficial. 16 El nombre y la firma del encargado de recepción y acomodamiento. 12 El nombre del artículo y sus especificaciones. 2 El día.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: “Nota de Entrada” CLAVE: No. 7 Talón número. mes y año en que se elaboró el pedido oficial al que corresponde esta nota de entrada. 3 El nombre del proveedor ó empresa. ejemplo: pieza. 14 Con números arábigos el importe del total de la cantidad. 13 Con números arábigos clave asignada a la mercancía de acuerdo al catálogo. 17 El nombre y la firma del encargado de sistemas que registra la información. 15 Anotar las observaciones encontradas en la entrada de la mercancía. etc. 5 Con números arábigos los folios de las notas de remisión. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 s/c DEBE ANOTARSE 1 Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio de este formato. 10 Con números arábigos la cantidad de la mercancía. mes y año en que se elabora esta nota de entrada. 9 El día. 6 Transporte. 11 El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía.

3 Con número ordinal y letra a la cantidad que corresponde al pago a realizar.UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: CLAVE: No. 4 Con números arábigos y consecutivos al folio que corresponden a las facturas a pagar. 6 El día. 2 3 4 5 6 s/c “contra recibo” DEBE ANOTARSE 1 Número ordinal consecutivo que corresponde 2 Nombre completo del proveedor ó empresa a la que se le va a pagar. mes y año probable en que se intercambiará el contra recibo por el cheque correspondiente. mes y año en que se expide este contra recibo. 1 al folio. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . 5 El día.

3 El nombre proveedor ó empresa. DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 El nombre del centro comercial al que pertenece la aplicación de la nota de cargo. 16 El nombre y la firma del responsable de compras que revisó este formato. municipio y estado. incluyendo calle. 9 Con números arábigos. 8 Con números arábigos el precio de cada artículo. 6 Anotar el nombre del artículo y sus especificaciones. CLAVE: s/c No. colonia.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: “Nota de Cargo”. 7 Con números arábigos la cantidad de la mercancía. 2 El día. 14 El nombre y la firma del proveedor al que le afecta esta nota de cargo. 12 Con números arábigos la cantidad que se origina de la suma del sub total más el IVA. obtenido del sub total . el importe del total de la cantidad de los artículos. número. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE . 15 El nombre y la firma del encargado de gestoría que requisita este formato. 18 El nombre y la firma del jefe de contabilidad de centros comerciales. 13 Anotar con letra la cantidad del total de la nota de cargo. 5 Anotar el domicilio del proveedor ó empresa. 10 La suma total de los importes. mes y año en que se elabora este formato. 11 Con números arábigos la cantidad del impuesto al valor agregado. 4 El registro federal de causantes del proveedor ó empresa. 17 El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza la aplicación de esta nota de cargo.

Manuales de políticas. 3 El nombre del área administrativa que realizó la compra (nombre del centro comercial. mes y año en que se elabora este 3. mes y año probable que se emitirá el cheque. sucesivamente. No. mes y año en que se elabora el contra recibo.3. 1 El día. DEBE ANOTARSE 1 formato. 3. las facturas a pagar. 2. 10 El día. 15 El nombre completo y la firma del visto bueno del subdirector de protección al salario. farmacias). 4 Nombre de la institución bancaria donde se cobrará el cheque que se va expedir. 11 El día. especial y farmacia. abasto. 6 Tachar con una “X” el tipo de programación: Normal. 12 Con números arábigos la cantidad que corresponde al pago. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 2 Con números arábigos el número que le corresponde a esta hoja así como el que comprende al total que integran esta programación. 13 Anotar el nombre completo y la firma del jefe de abasto donde se elabora esta forma. 9 Anotar con números arábigos el número consecutivo de folio que contiene el contra recibo. 14 Anotar el nombre completo y la firma del jefe del departamento de centros comerciales y laboratorio óptico quien autoriza este formato. 7 Con números arábigos en forma consecutiva iniciando por el 1. . 5 Con números arábigos los que corresponden a la cuenta asignada por la institución bancaria. 8 El nombre completo del proveedor ó empresa que presenta la factura a pagar._______ UNIDAD ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO DE LLENADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre del formato: CLAVE: s/c “Programación de pago a proveedores”.

4. Por la influencia que ejercen sobre los otros manuales este tipo de manual debe ser elaborado en forma directa con los niveles directivos. Organigrama ORGANISMO: NOMBRE DEL ORGANISMO 3. mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata.3.3.3. MANUAL DE POLÍTICAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO DEL CONSULTOR MES AÑO .3. basándose en el ámbito de aplicación. criterios ó lineamientos generales.5. ya que en el se reflejarán las instrucciones que ellos den al resto de la estructura y que deben observar en el desempeño de sus funciones y el cumplimiento de sus responsabilidades.3.2. también los manuales de políticas se elaboran bajo estos dos criterios. etc. el responsable de su expedición. para llevar una secuencia de los otros dos. Así como los manuales de organización y procedimientos. el ejemplo que presentaremos es de un manual de políticas específico para el área de compras. Declaración de Políticas 3. siguiendo el mismo esquema del contenido: 3. pueden ser generales ó específicos.3. Índice 3.Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las distintas unidades administrativas que participan en los procesos.1.3. la fecha de elaboración. se crean los manuales de políticas donde se establecen las políticas. Portada 3. Introducción LOGOTIPO DEL 3.1 La portada. debe ser la identificación del manual.

Figura No.ORGANIGRAMA 3.DECLARACIÓN DE POLÍTICAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE POLÍTICAS PAGINA X X X .INTRODUCCIÓN 2.3. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización. 12 Portada 3... NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA ÍNDICE 1. así como la localización por el número de página.2..

sus relaciones niveles jerárquicos.4. La introducción debe ser breve y concisa.3. describiendo la posición de cada unidad administrativa.3.Figura No. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional. canales de comunicación. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de políticas. a quien va dirigido como se usará. además de un breve mensaje y la autorización del gerente ó director de la unidad administrativa. propósitos. 3. líneas de autoridad y asesoría. JEFE DE ABASTO SISTEMA AUTOMATIZAD O O S S SECRETARIA RESPONSABLE DE A ALMACÉN A RESPONSABLE DE C COMPRAS C ENCARGADO DE EMBARQUE Y R RECEPCION R AUXILIARES ESTIBADORES Y C CHOFERES C ENCARGADO DE G GESTORÍA G AUXILIARES DE SERVICIOS Y P PAGOS P .3. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación. 13 Índice 3.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE POLÍTICAS . 14 Organigrama 3. se elabora una descripción narrativa. Declaración de Políticas.Figura No. utilizando textos especializados para escribir las políticas..Una vez que se han desarrollado las políticas.5.3.

Arrendamientos. nota de entrada al almacén y nota de descuento. las cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos.POLÍTICAS DE COMPRAS a) a) El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores. Mantenimientos y Almacenes. Enajenaciones. e) e) La autorización y validación de los pagos a proveedores será responsabilidad del jefe de abasto. tomando en consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones. b) b) Sólo se adquirirán mercancías autorizadas por el comité correspondiente. d) d) Los documentos soporte para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial. . jefe de departamento y subdirector. c) c) Sólo se podrán fincar pedidos oficiales.

¿Qué es un procedimiento? 21.Mencione los métodos para recopilación de información.¿Cuáles son los modelos de estructuras Organizacionales más comunes? 3...¿Cuáles son las principales gráficas de apoyo para elaborar manuales administrativos? 11. 4..¿Qué es un manual de políticas? ..¿Qué es un manual de procedimientos? 19.¿Cuál es la función del organigrama? 17.¿Qué es la actualización de los manuales administrativos? 12..Mencione dos técnicas para programación gráfica.. 9. 7.¿Qué es un diagrama de flujo? 22.....Defina la estructura Organizacional..Mencione la clasificación de los manuales administrativos..¿Cuáles son las partes de un manual de organización? 15...¿Cuáles son las partes de un manual de procedimientos? 20... 2..AUTO EVALUACIÓN 1.. 5.¿Qué es la reorganización? 6.Defina que es un manual administrativo.Defina la división del trabajo. 10.. 8.-¿ Qué es un manual de organización? 13.Mencione los tipos de autoridad que se ejercen en las relaciones formales.¿Qué es un diagnostico situacional? 14..¿Qué es el encabezamiento de páginas? 16..¿Qué es la descripción de puestos? 18.

1998. Joaquín Rodríguez Valencia. Cyril O´donnell.¿Quién debe intervenir en el desarrollo de políticas? BIBLIOGRAFÍA Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Joaquín Rodríguez Valencia. C. Gobierno del Estado de México y Universidad Autónoma del Estado de México. Principios de Administración. Harold Koontz.A. ECAFSA. Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Elementos de Administración Moderna. 1981.¿Qué es la declaración de políticas? 25.. Santiago G. Velasco Monroy. Terry.. 1987.¿Qué son las políticas? 24. 1999. 1982. McGrawHill. Nuevas Estructuras Organizacionales para la Administración Pública. Documento enviado por: .E. George R. ECAFSA.23.S.C..

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