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IMPLANTACIONES DE ERP.
CMO CONSEGUIR EL XITO?

Implantaciones de ERP. Cmo conseguir el xito?. Parte I

Aunque los sistemas de informacin para la gestin ERPs tienen muchos aos de historia, la implantacin exitosa de un ERP no es una tarea sencilla. En estos dos artculos sealaremos algunas de las situaciones que nos hemos encontrado en nuestra experiencia profesional y que esperemos que le ayude a que usted no cometa estos errores. En este primer artculo definiremos brevemente qu es y para qu sirve un ERP y una visin global del proceso de implantacin. En el siguiente artculo, desarrollaremos una metodologa para la implantacin del ERP as como veinte consejos que le ayudarn para conseguir una implantacin exitosa. Un sistema de informacin para la gestin ERP se puede definir como una aplicacin de gestin empresarial que integra el flujo de informacin, consiguiendo as mejorar los procesos en distintas reas (financiera, de operaciones, marketing, logstica, comercial, recursos humanos...). As, los objetivos principales de los sistemas ERP son:

1. Optimizacin de los procesos empresariales. 2. Acceso a informacin confiable, precisa y oportuna. 3. La p o si bi li dad d e c o mpa rti r i n f o rma ci n en t r e to d os l o s
componentes de la organizacin.

4. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias.

5. Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos.

Tras ver las amplias posibilidades de un ERP, es importante sealar que la correcta implantacin de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad as como la posibilidad de tener mejor informacin en la toma de decisiones. La implantacin de un ERP, en la mayora de los casos, no se plantea para conseguir pequeas mejoras sino mejoras radicales. Vistas las caractersticas y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario para la implantacin de un ERP es muy importante ya que se han de remodelar los procesos y han de estar implicadas personas de distintas reas, creando equipos multidisciplinares. Para valorar la complejidad de una implantacin de ERP, hemos de tener en cuenta que en una implantacin interactan los siguientes seis elementos:

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1.- El ERP (sistema de informacin para la gestin).
A priori, puede parecer la pieza ms importante del proceso de implantacin aunque, como veremos ms adelante, no es as. La correcta gestin del cambio es ms importante que el propio ERP en s. En el m e r ca d o p od e mo s en c on t r a r ce nt e n a re s d e ER Ps c o n caractersticas y precios distintos. Por un lado, podemos encontrar ERPs horizontales (que sirven para cualquier tipo de organizacin de cualquier sector) y ERPs verticales (desarrollados o parametrizados para atender a las necesidades concretas de un sector). Lo bsico es entender que cada organizacin tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrizacin depender de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solucin tipo y las soluciones vlidas para otras organizaciones pueden no ser vlidas para la nuestra. Es habitual encontrar como una empresa empieza la implantacin de un ERP porque una empresa que conoce de otro sector y otras caractersticas est contenta con el que tienen. Claramente, a esta segunda empresa le puede funcionar muy bien la implantacin de su ERP, pero si ambas organizaciones no se parecen en nada tiene sentido que su ERP ideal sea el mismo?

2.- Las personas y la cultura de la organizacin.


Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantacin de un ERP sobre ellas es muy importante. Obviamente, la gestin del cambio es un elemento clave. Por ello, el correcto anlisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento de la implantacin es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto. Adems, se deben definir exactamente las mejoras que va a obtener cada una de las personas de la organizacin con la implantacin y definir un plan de comunicacin para vender el proyecto a todas las personas de la organizacin. Adems, es poco habitual que las organizaciones cuenten con personal con una visin tanto de negocio como de tecnologa que consiga liderar el proyecto por lo que el trabajo de consultores externos, y en concreto del director de proyecto, es muy importante.

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3.- La estrategia.
El proceso ideal sera que el plan tecnolgico - incluyendo el ERP y su hardware asociado- soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como algunos fabricantes de ERPs mantienen. Bsicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la organizacin, se asocie a ella los recursos tecnolgicos necesarios para que sea posible ejecutarla.

4.- El hardware.
Aunque en principio el hardware no es la parte ms compleja de la implantacin, en algunos casos nos encontramos que la mala eleccin del hardware o diseo del sistema hace disminuir el rendimiento global de la i m pl a nta ci n. En este sentido es bsico definir exactamente los requerimientos del sistema y as disear la solucin de manera que no se invierta ni ms ni menos de lo necesario.

5.- Los procesos. Se ha de considerar que adems de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia de la organizacin. Por ello en el proyecto de implantacin de ERP se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia y eficacia. El enfoque correcto es redefinir los procesos con las posibilidades que el ERP ofrece - como un paso previo a la implantacin y que los nuevos procesos sean soportados por el ERP. Sin embargo, lo habitual es encontrar implantaciones de ERPs en los que, tras la implantacin, se ejecutan los procesos exactamente igual que antes del ERP. Este es un gran problema ya que no se consigue ninguna mejora en los costes o tiempos de los procesos. Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan, seguirn siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento de la implantacin y entonces, la implantacin del ERP tendr bajo o nulo impacto en la eficacia y eficiencia.

6.- El resto de aplicaciones de gestin existentes en la organizacin Cada vez es ms usual que las organizaciones tengan distintas aplicaciones para la gestin. Entre las aplicaciones ms habituales estn l as h e r ra mi en ta s p ro p i as o s e ct o ri al e s ( po r ej empl o cl cu l o de presupuestos), las de Gestin de Relaciones con los clientes (CRM), Business Intelligence, Gestin de la cadena de suministro (SCM), etc. En la mayora de las ocasiones, todas las aplicaciones han de estar conectadas con el ERP para conseguir una gestin de la informacin eficiente. Por ello, la integracin entre las distintas aplicaciones (EAI) es una tarea cada vez ms compleja y que condiciona los resultados finales de la implantacin. En este sentido tambin es importante valorar las ventajas e inconvenientes que tiene el que todas las aplicaciones de gestin sean del mismo fabricante. En cuanto a las ventajas, obviamente la integracin es mejor y ms sencilla. Sin embargo, elegir todas las soluciones del mismo fabricante resta libertad en el proceso de decisin.

Es importante sealar que todo el planteamiento aqu desarrollado y el que desarrollaremos en el siguiente artculo es aplicable tanto para organizaciones que se plantean por primera vez su implantacin de ERP como organizaciones que ya tienen un ERP y quieren reemplazarlo o mejorar los resultados. Implantaciones de ERP. Cmo conseguir el xito?. Parte II

Tras haber tratado en la primera parte de este artculo sobre las caractersticas y la visin global de la implantacin del ERP, en este artculo se tratar la fase previa a la implantacin del ERP. En toda implantacin de ERP hay dos fases totalmente distintas:

1.- La pre-implantacin, es decir, el anlisis previo para definir los objetivos del
proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organizacin, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondr la implantacin del ERP. 2.- El Proyecto propio de implantacin incluyendo parametrizaciones, formacin etc. En este artculo queremos desarrollar la metodologa pre-implantacin y que s e r mu y i mpo rtan t e pa r a c o n s egu i r r en tabi l i dad del p r o y ec to . Habitualmente esta fase es infravalorada y en muchas ocasiones ni se realiza este anlisis llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de problemas. El concepto que ms claro tiene que quedar es que el xito o fracaso- de la implantacin viene dado por un conjunto de tres elementos:

1. La organizacin donde va a ser implantada: la estrategia, sus


personas, la cultura, los procesos, etc.

2. Las distintas consultoras que ofrezcan los servicios de pre-

implantacin e implantacin. 3. El ERP elegido, es decir, tanto el producto en s como el fabricante. E s h abi tu al en c o n tr ar o rgan i z a ci on e s qu e n o h an d es a r r ol l ado correctamente el anlisis pre-implantacin y por tanto no han elegido bien la

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solucin. Por todo ello, el anlisis previo debe contener al menos los siguientes apartados:

1.- Anlisis inicial de la estrategia, tecnologa, procesos, personas y


organizacin. En esta fase, se debe realizar un profundo anlisis de la estrategia, personas, procesos y tecnologa para as plantear la mejor solucin tanto desde el punto de vista tecnolgico como de gestin del cambio asociado. En esta etapa se crearn equipos de trabajo para hacer este anlisis y para el trabajo posterior.

2.- Definicin del alcance funcional de la implantacin del ERP, es decir qu


reas y funciones comprender la implantacin as como un primer planteamiento de calendario.

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3.- Definicin de objetivos de la implantacin del ERP.
Claramente, habrn objetivos tangibles (reduccin de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reduccin del plazo de entrega, reduccin de los niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de ms cantidad de informacin y conocimiento para la toma de decisiones. Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organizacin.

4.- Definicin de las mejoras en los procesos y organizacin que


aportar la implantacin del ERP. Esto no debe ser una declaracin de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organizacin y reconocer el impacto sobre ellos de la implantacin del ERP. En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.

5.- Definicin del plan de gestin del cambio para conseguir el cambio de
manera no traumtica. Dentro de este plan, el plan de comunicacin interna es muy importante para vender los beneficios del proyecto a los integrantes de la organizacin para conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP.

6.- Eleccin de la solucin tecnolgica y del implantador ms adecuado


en funcin del anlisis realizado en la primera fase as como los mdulos y parametrizaciones necesarias. Para la eleccin del ERP se emplearn al menos los siguientes parmetros:

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1. Cantidad de requerimientos para el caso concreto resueltos por el ERP
estndar. Flexibilidad para adaptarse a los requerimientos del caso en concreto. Coste de la solucin. Experiencias y casos de xito en el sector. Calidad de los VAR (Value Added Reseller). Solidez financiera del vendedor. Tecnologas empleadas. Estabilidad en las tecnologas empleadas. 9. Cantidad y perfil de clientes. 10.Robustez tecnolgica de la solucin. 11.Inversin en I+D. 12.Capacidad de customizacin. 13.Cantidad de mdulos adaptables a las necesidades. 14.Facilidad de uso.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

15.Metodologa de implantacin. 16.Independencia de sistema operativo y de motor de base de datos. 17.Usabilidad. 18.Escalabilidad. 19. Flexibilidad para la gestin de nuevas lneas de negocio.

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Para la evaluacin del implantador, se emplearn al menos los siguientes pa r metros:

1. Experiencia en el sector. 2. Coste. 3. Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del lider de
proyecto en implantaciones del producto. 4. Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del lider de proyecto en implantaciones del producto en el sector. 5. Metodologa de implantacin. 6. Metodologa de formacin. 7. Experiencia con el producto. 8. Proximidad geogrfica. 9. Presencia global. 10.Compromiso en la implantacin. 11.Conocimientos y experiencia en integracin de sistemas. 12.Capacidad de disposicin de personal. 13.Estabilidad financiera del implantador.

Como se observa tanto en la eleccin del producto como del implantador, el coste es un parmetro importante pero ni mucho menos definitivo. 7.- Definicin de un calendario aproximado y presupuesto asociado. Obviamente esta fase estar directamente relacionada con la fase anterior ya que en funcin de la eleccin tecnolgica y de los desarrollos anexos, el calendario y el presupuesto variarn. En este apartado se han de calcular todas las partidas que entran en un proyecto de este tipo: Costes externos

Licencias de la aplicacin. Desarrollos a medida. Consultora implantadora. Hardware. Formacin. Costes de actualizaciones y mantenimiento.

Costes internos

Horas dedicadas por el personal de la organizacin al proyecto. Problemas que pueden aparecer debido a la implantacin del ERP.

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8.- Definir el retorno de la inversin (ROI) del proyecto y los parmetros
clave KPI para definir el seguimiento de la implantacin as como un anlisis de sensibilidad ante la variacin de determinados para metros.

9.- Implantacion del ERP


En este apartado no se entrar en el presente artculo ya que ser objeto del siguiente artculo de esta serie. 10.- Seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos as como de los elementos crticos para la rentabilidad del proyecto. Es muy importante que haya un estricto control del proyecto para que se cumplan los objetivos definidos en las primeras etapas.

Fuente: Improven Consultores www.improven-consultores.com