Universidad Privada San Pedro Facultad de Ciencias Contables y Administrativas Escuela de Administracin

INFORMTICA II

BASES DE DATOS EN EXCEL

Ing. ngela Rodrguez Rodrguez

Bases de Datos en Excel

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de informacin: nombres, direcciones, telfonos, zonas, etc., y nos permite incluir datos, consultarlos y modificarlos siempre que se necesite. Al trabajar bases de datos en Excel las filas reciben la denominacin de registros y las columnas seran los campos de los registros. Para trabajar de manera correcta los datos, es recomendable que la primera fila sirva para poner el encabezado a cada campo de la tabla.

Bases de Datos en Excel

La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de bases de datos son mucho ms limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicacin diseada especficamente para gestionar bases de datos. Sin embargo, si las necesidades de gestin de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.

Conceptos bsicos de bases de datos

Recordando las bases de datos en Excel contienen tablas, las filas son los registros y las columnas son los campos. Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace referencia a un conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el encabezado) .

Conceptos bsicos de bases de datos

Y como vemos una lista est compuesta por registros, que tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. En resumen, cada registro est compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

Ejemplo de base de datos

Los nombres de campos ocupan una sola celda. No debe haber filas en blanco en la lista, ya que Excel entendera esto como el final de la lista. Si se realizaran clculos, por lo dicho anteriormente debera haber una lnea en blanco antes.

Operaciones sobre la base de datos

Dos son las operaciones bsicas que debemos poder realizar con la base de datos: Organizar(ordenar) los registros con un orden determinado. Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta informacin fcilmente. Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opcin Ordenar del men Datos. Excel selecciona automticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiramos ordenar slo un grupo de registros tendramos que seleccionar el grupo antes de elegir la opcin del men.

Ordenamiento de la base de datos

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opcin Ordenar del men Datos. Excel selecciona automticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiramos ordenar slo un grupo de registros tendramos que seleccionar el grupo antes de elegir la opcin del men.

Ordenamiento de la base de datos

Aparece el cuadro de dilogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

Ejercicio
Crea una base de datos de facturas para una tienda de electrodomsticos. Cada registro corresponder a un electrodomstico comprado por un cliente un determinado da. Como un cliente puede comprar varios electrodomsticos ese da, a cada factura le pueden corresponder varios registros. Los campos sern los siguientes: Nmero (de factura): ao seguido de un guin y de un entero. Fecha. Cliente: nombre y apellidos del cliente. Artculo. Precio. Unidades. Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).

Ejercicio
Introduce estos datos en la base de datos:

Los dos ltimos campos son campos calculados

Ejercicio
Una vez creada la base de datos, ordnala de las siguientes formas: Por cliente y para cada cliente por artculo (en ambos casos de menor a mayor). Por artculo, por cliente y por fecha (de ms reciente a ms antiguo). Por nmero (de mayor a menor), por cliente y por artculo. Por total, por artculo y por fecha.

Filtrado de la Base de Datos

Siempre es ms sencillo localizar un dato en un pequeo grupo de registros que en una interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones. Cuando el filtro est aplicado slo se vern en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ah, aunque ocultos.) Los filtros nos permiten centrarnos tan slo en esos registros que cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato. Autofiltro Los filtros se aplican mediante la opcin Autofiltro del men Datos (o el botn correspondiente de la barra de herramientas). Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que slo se vean los registros con ese valor.

Filtrado de la Base de Datos

Los filtros son acumulativos as que si ya hemos aplicado un filtro y luego elegimos otro campo sobre el cual filtrar este filtro se realizar sobre los datos que nos brindo el filtro anterior.

Ejercicio
Para la base de datos de la tienda de electrodomsticos crea los filtros para obtener la siguiente informacin: Facturas en las que se vendi un "Frigorfico Ser H17". La factura 2003 -13 (lo que se vendi). Las ventas individuales del "Calefactor porttil MX112 (ventas de slo una unidad). Las cinco ventas de mayor precio. Las ventas de octubre de artculos de la marca OPS. Las ventas de septiembre de artculos que no sean de OPS. Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artculos de la marca OPS. Las ventas en septiembre de microondas o frigorficos de ms de 100 euros.

Ejercicios Adicionales