BLOQUE IV LAS COMPRAS Y SU REGISTRACION CONTABLE

LAS VENTAS Y SU REGISTRACION CONTABLE Ventas al contado, a plazo y con iva Ventas: Es una orientacin administrativa que supone que los consumidores no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de ventas. El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. Funcin de ventas: Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre. Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de trfico y envos. El gerente de ventas coordina estas con el trfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas. Estrategias de ventas: son algunas prcticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia.

Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin de ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operacin. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promocin y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboracin con los comerciantes. Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin, motivacin y control. Administracin del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organizacin, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

COBROS Y PAGOS. REGISTRACION CONTABLE

CICLO CONTABLE Ciclo contable: perodo de tiempo que abarca el procesamiento completo de los datos contables. Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajus te, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre. Las fases del ciclo contable de la empresa son las siguientes: y Balance de situacin referido al primer da del ejercicio (balance inicial). y Apertura de la contabilidad mediante el traslado a los libros diarios y mayor del Balance inicial (asiento de apertura). y Contabilizacin en los libros diarios y mayor de las operaciones del ejercicio a travs de los asientos diarios y su anotacin en el libro mayor. y Determinacin contable del resultado del ejercicio y reflejo del mismo en la cuenta de prdidas y ganancias a travs de los asientos de regularizacin. y Cierre de la contabilidad en el ltimo da del ejercicio a travs del asiento de cierre. y Balance de situacin referido al ltimo da del ejercicio que ser el balance final. Este balance final ser el inicial del ejercicio siguiente.

COMPRAS Comprar es adquirir algo por dinero. Esta definicin aunque es corta, es la esencia misma de la funcin del departamento de Compras en pocas palabras. De lo anterior, podemos definir a las compras como el insumo necesario en todo proceso productivo, siendo el responsable de adquirirlas el departamento de compras dentro de una organizacin. FUNCION La funcin del rea de Compras es procurar los materiales, los suministros, las mquinas, herramientas y servicios a un costo final compatible con las condiciones econmicas que rodean la partida comprada, salvaguardando el estndar de calidad y la continuidad del servicio, al mismo tiempo que establece y mantiene la reputacin de la compaa en lo que respecta a su seriedad y correccin.

Las adquisiciones contribuyen directamente a los resultados operativos y a las utilidades de una empresa. El hecho de que compras sea responsable de gastar ms del 60% de los ingresos de ventas de una empresa manufacturera, hace resaltar el potencial que esta funcin representa para aumentar las utilidades. El dinero que se ahorre al comprar es dinero que se acumula en utilidades. IMPORTANCIA Es vital para el xito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa estn determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones, calidad, financiamiento y tiempo de entrega. Se dice que las compras, en la actualidad, deben considerarse como una funcin vital, para el xito de cualquier empresa. Para tal fin, toda empresa que se precie de ser moderna, tiene un departamento de compras sobre el que recaen precisamente estas funciones y cuyo objetivo es el de adquirir las materias

primas y artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. QUE SE COMPRA: bienes de uso, mercaderas, insumos necesarios para la empresa (art. De librera, limpieza), materias primas. DOCUMENTACION

y y y

Orden de compra Facturas recibos

COSTO DE LO QUE SE COMPRA REGISTRACION FUNCIONES OPERATIVAS RELACIONADAS CON LA GESTION FINANCIERA Gestin financiera: Se denomina gestin financiera (o gestin de movimiento de fondos) a todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea fsico (billetes y monedas) o a travs de otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crdito. La gestin financiera es la que convierte a la visin y misin en operaciones monetarias. La ecuacin bsica y la estructura financiera: La estructura financiera es la forma en que se financian los activos de una empresa. "Cada uno de los componentes de la estructura patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto, tiene su costo, que est relacionado con el riesgo: "La deuda es menos riesgosa que el Capital, porque los pagos de intereses son una obligacin contractual y porque en caso de quiebra los tenedores de la deuda tendrn un derecho prioritario sobre los activos de la empresa. Los dividendos, la retribucin de capital son derechos residuales sobre los flujos de efectivo de la compaa, por lo tanto son ms riesgosos que una deuda. FINANCIACIN PROPIA Y AJENA: La empresa puede trabajar con un capital aportado por sus dueos (capital propio), o bien por aportes realizados por terceros a la sociedad, en calidad de prstamo (capital ajeno).

Documentacin: Documentacin bancaria Recibos Pagares Factura Nota de crdito Nota de debito Registracin