APLICACIN DE UN OPEN ERP EN UNA TIENDA COMEX EL COLOR DEL ARCOIRIS

M. Cruz Jimnez1

RESUMEN

Las necesidad que presentan las empresas de tener que trabajar con un determinado sistema de administracin para realizar los diferentes tipos de trabajos y procesos en sus departamentos ha dado lugar a surja en el mercado una serie de programas llamados ERP ( Enter Resource Planning) o sistema de planificacin de recursos empresariales lejos de crear para la empresa una solucin integral, completa y ajustada en todos los aspectos, este tipo de programas requiere recursos para su adquisicin e implementacin. Costos de la consultora previa, costos de la funcionalidad y otro tipo de costos que se producen despus de la implementacin que son costo de la actualizacin, costos de mantenimiento y costo de mantener el programa al da. La utilizacin estratgica de la informacin en las empresas es una necesidad cada vez mayor de manera tal que en cualquier negocio pequeo o grande es importante tener controladas todas la tareas que involucran su sistema de informacin ya que se deben controlar los Inventarios, los recursos financieros, los recursos humanos y todas las reas de ventas, compras etc. INTRODUCION En la tienda comex el color del arcoris nos encontramos con la necesidad de automatizar las funciones de todas las actividades que en ella se realizan tales como los presupuestos y los pronsticos de venta, dentro de las actividades este sistema permite lo siguiente. y y y Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa. Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa. Acceso a la informacin en tiempo real.

El objetivo de implementar el ERP es coordinar los negocios de la tienda, la evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes, adems de utilizar la base de datos para que la informacin fluya a todos los niveles y en todas las reas que lo necesitas.

Marcelo Cruz Jimenez.

Es importante que antes de implementar el ERP en esta tienda se realice un estudio de factibilidad ya que el costo es importante para determinar en principio cuanto tiempo tardaremos en recuperar la inversin adems de saber con qu tipo de personas contamos en la empresa para saber que tiempo tardaremos en implementar el sistema adems el tipo de capacitacin que se llevara a cabo para la implementacin del mismo. Con un OPENERP en la tienda podremos controlar hasta las fugas que en determinado momento se pudieron generar ya que sirven para controlar los inventarios y las finanzas, el administrador con una simple consulta sabr cmo van las ventas adems podr realizar los comparativos necesarios con respecto a las entradas y salidas de los inventarios , el open ERP es un sistema demasiado sencillo con el cual podemos tener una base de datos del capital humano con el que cuenta la tienda adems de poder conocer las competencias de cada una de las personas que laboran en la compaa.

ANALISIS. Existen cuatro fases que conforman el proceso desde que empieza a pensar en la implementacin hasta que termina la instalacin y puesta en marcha.

Aspectos Generales Anlisis de la situacin actual: se determina que los cambios son factibles ya que no se tiene un presupuesto de venta verdico por lo que siempre se tiene un capital de trabajo demasiado alto entre otros Bsqueda de un de un nuevo programa con costos econmicos y de implementacin razonable para el tipo de empresa Realizacin de pruebas y demostracin para saber que caractersticas tienen los programas seleccionados. Seleccin del ERP significa tomar la decisin sobre qu programa utilizar y que empresa va a realizar la implementacin

Proceso y Tareas Reunin entre el contador y los dueos de la tienda para dar a conocer el proyecto: Confirmar que tipo de ERP se implementa y determinar las necesidades que cubrir Anlisis de costos, ventajas e inconvenientes, modificaciones y todos aquellos aspectos que Afectan a la seleccin del ERP Pruebas y demostracin de diferentes programas Seleccin y toma de decisin final

Los pasos de implementacin Organizar el proyecto: revisar si la empresa cuenta con el dinero suficiente para adquirir el ERP, y el primer paso es organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto. Definir las medidas de desempeo: se deben definir las actividades que se debern realizar para llevarlo a cabo. Crear un plan inicial detallado del proyecto implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos. Capacitar al equipo para el proyecto: se debe hacer una capacitacin que incluya a cada uno de los empleados que posteriormente lo utilizara Revisar la integridad de la base de datos: es uno de los pasos bsicos, la base de datos se convierte en el eje central del proceso. Instalar el nuevo programa: el hardware es una de las mayores inversiones de la empresa.

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES Como en todo nuevo proceso una implementacin de un ERP conlleva un alto riesgo por lo que es importante tener un plan B ya que existen algunos problemas que se van solucionando en el camino pero que sin embargo pueden causar prdidas considerables ya que una mala implementacin puede provocar que algunos clientes se desesperen y cambien de marca, por lo que es importante mantenerse alerta, nos hemos encontrado con empresas que han realizado sus instalaciones con resultados muy dolorosos generando perdidas y despidos a personar que tiene mucho tiempo laborando en las compaas por eso de igual forma es importante mantener una capacitacin adecuada. Tomemos en cuenta que toda implementacin es riesgosa pero que considerando los beneficios que se obtendrn bien vale la pena correr el riesgo. Una empresa que mantiene un sistema de gestin de la informacin adecuado es una empresa de primer mundo y aunado a la cultura de cambio de sus recursos humanos es una empresa 100% exitosa

BIBLIOGRAFIA L.Muiz.(2003).como implementar un sistema de control de gestion . Espaa.Ediciones 2000 L.Muiz.(2000).guia practica para la seleccin e implementacion . Espaa.Ediciones 2000 R.McLeod. (2000). Sistemas de informacin gerencial. Mxico. Prentice hall Hispanoamrica 2000 V.fernandez. desarrollo de sistemas de informacion . Mxico. Ediciones UPC. K. C. Laudon. Sistemas de informacin gerencial. Mxico. Pearson.2004