U.T.

14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de cursogramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimeintos. Elaboración y presentación. 1

INTRODUCCION
‡ Dos conceptos de organización: 
Organización como función o proceso.  Organización como el resultado de esa función o proceso: 
Organización como estructura formal.  Organización como estructura y sistemas administrativos.

‡ Organización como estructura y sistemas adminitrativos. ‡ Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos ‡ Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con 2 frecuencia de políticas.

CONCEPTO
‡ Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. ‡ Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. ‡ Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método. 3

Estructura y Procedimientos
‡ Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. ‡ Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). ‡ Los procedimientos administrativos ³transitan´, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
4

Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la 5 organización formal. ‡ Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. ‡ Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal.Estructura y Procedimientos ‡ Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. .

claridad. el alcance de O y M es muy amplio. promover una eficaz delegación.. evitar exceso de burocracia. exactitud. logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes. para una buena toma de decisiones. .ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance: ‡ En el campo de los procedimientos. Ventajas: ‡ maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. lograr unificación. comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de 6 información. ‡ sencillez. uniformidad y flexibilidad.

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Descripción de Procedimientos:  Forma narrativa. Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información. ‡ Forma Narrativa.  Diagrama de Procedimientos. Complica elaboración sotware. Distintas interpretaciones. Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto. 7 . fallas: Lectura extensa: complica interpretación.

fluxograma. ‡ Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. . representada en documentos o 8 soportes de información. Los procedimientos administrativos procesan información. flujograma. diagrama de flujo. ‡ Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Diagrama de Procedimientos: Cursograma.

Evita diferencias de interpretación.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Ventajas del Procedimientos: Diagrama de Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad. 9 . Facilita apreciación en conjunto del procedimiento.

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Utilidad del Diagrama de Procedimientos:  Relevar información o sistematizar información relevada ³actual o vigente´. 10 .  Analizar un procedimiento y detectar problemas.  Diseñar propuestas de cambio ³propuesto´.  Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

‡ Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS ‡ No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. 11 .

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME ‡ Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos. para procedimientos de tipo industrial. 12 ‡ . Cinco operaciones:  Operación  Transporte o traslado  Inspección o control  Demora o espera  Almacenamiento o archivo.

 Cantidad de traslados. ‡ Desventajas:  No muestra los documentos utilizados  No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.  Cantidad de pasos del trámite.  Demoras.  Frecuencia relativa de cada operación. 13 .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME ‡ Ventajas:  Noción clara y precisa de la sucesión de etapas.  Oportunidad de controles.

r s i f r ci l 14 .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Símbolos O P E R A C IÓ N Si liz l ú t l cci t cr ci r c s . c i ic i l T RANSPO RT E Si liz l i T RASLADO i t t tr . CONTROL Si liz t r i IN S P E C C IÓ N l c t l rific c i c tr c rit ri DEMORA Si r t ESPERA t ci l s s s tr s it ri s l r liz r ci r c s l . liz l s l s c A R C H IV O Si l liz c l i A L M A C E N A M IE N T O rc i t rt t s.

una para cada operación. ‡ Describir cada paso: breve en columna descripción. y también tiempos y distancias 15 establecidas. ‡ Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas. . demoras y archivos. Los códigos se relacionan mediante líneas. controles. traslados. ‡ Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. ‡ Sumar cantidades: de operaciones. ‡ Anotar tiempo y distancia. puesto de trabajo y formularios.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas.

Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos. símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información. Con la información se pueden hacer cinco operaciones:  Registrar: anotar un dato en un portador de información.  Computar: obtener un nuevo conocimiento. ‡ ‡ .  Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no.  Archivar: guardar información para recuperarla en otro 16 momento.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA ‡ La American Standard Asociation (ASA).  Comunicar: transferir un dato de un punto a otro.

. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos. tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos REGISTRACI N Grabación de información en un portador COMUNICACI N Indica la dirección del flujo de operaciones. ordenados de acuerdo a 17 determinado criterio de clasificación. personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas.

PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. Donde se registran datos en forma manual. mecánica o eléctrica. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación 18 en otra hoja. ( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos referidos a los portadores de información FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina.

19 . ‡ El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales. poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto. sino operaciones con la información. ‡ No se representan hechos físicos. No líneas quebradas ni diagonales. ‡ Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.

1 ‡Las operaciones deben numerarse con n meros dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. una de ellas debe formar un codo. se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación sin portador. ‡Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. 20   . o m b r e. los datos que se registran. debe indicarse dentro del símbolo de registración. ‡Si el texto supera el espacio del símbolo.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: ‡Cuando se cruzan dos líneas de comunicación. ap ellid o d o m ic ilio ‡ Cuando se registran datos en un formulario.

(1) la primera copia." ‡Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez. 21 1: CONTADURÍA . el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo... ‡Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro... El (0) original.. 0: CAJA ‡Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: TODO ‡Si se llenan todos los datos de un formulario. F 32/0/1 F 23 RECIBO 01 01 Si se desconoce la cantidad de copias (n). luego se indica sobre la línea de comunicación. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos.. ‡Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo..

inferior del símbolo criterio de clasificación. ¿ Cuál es el monto? ‡ Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: ‡Destrucción de un formulario. ‡Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación 22 A la derecha. ‡Cuando de un control más de dos opciones. ‡Proceso predefinido. Rutina 3 Deudores alfabético . se pone la denominación y si es necesario los pasos comprendidos. Precio Total Precio unitario x cantidad ‡Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM El Instituto Argentino gráfica de de Racionalización los de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación administrativos procedimientos 23 .

modificación o incorporación de información o decisión. de integridad de datos. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria. CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros. DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. DESTRUCCI N Eliminación de la información. No necesario criterio de ordenamiento. ya sea que se destruya o no 24 el elemento portador de la misma. etc.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos OPERACI N Toda acción de elaboración. comprobación. control de cálculos. Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. constatación. . de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). (cuando no se puede utilizar otro).

La flecha indica el sentido de la circulación.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. planillas.etc). TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. . tarjetas. soporte magnéticos (diskettes. Puede ser: formularios. sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. CD. 25 CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos. PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que. no interesa representar. pueden originarse distintos cursos de acción.

cada columna una unidad funcional. . Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo. ‡ Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario. 26 ‡ Etc.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Reglas de diagramación: ‡ Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha. ‡ Ubicación de los símbolos: multicolumnar. Punto de encuentro de líneas ³puentes´. ‡ Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas. ‡ Ubicación de los símbolos: posición inicial. salida por parte inferior o lateral. media o final. el sentido con una flecha.

la razón. el/los responsables. ... Referidas al método: cómo se hace?.. Referidas al lugar: dónde se hace?. 27 . por qué lo hace?. por qué se hace?.. por qué se hace en ese lugar?...Metodología de Análisis ‡ Descomposición en partes para conocer el objeto.. el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Referidas al tiempo: cuándo se hace?.. es necesario?.... por qué se hace de esa manera?... tiene la capacitación y experiencia adecuadas?. por qué se hace en ese momento?. qué sucedería si no se hace?. Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?..... ‡ Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?. es correcto el orden en que se efect a?.

realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. 28 .Metodología de Análisis ‡ Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento. ‡ Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.

elevada cantidad de documentos. ³desandar lo andado´. Dovey 29 . demasiado movimiento de personas. falta de unificación.Metodología de Análisis ‡ Algunas deficiencias: N mero excesivo de etapas. exceso de registros para fines de referencia o anotación.

Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones. Desventajas:  enlentecen el trabajo.  elementos de consulta en caso de duda. rotación del personal. Tamaño.  pueden limitar la iniciativa del personal.  capacitan al nuevo personal. Ventajas:  normatizan y estandarizan la ejecución.  facilitan la toma de decisiones programadas.  jefes no participan en decisiones programadas. los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. Recomendable.Manual de Procedimientos ‡ Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. 30 ‡ ‡ ‡ .  difícil mantenimiento actualizado.

procedimientos principales y procedimientos accesorios. . fecha de elaboración. por eso clasificados por sistemas. cómo.Manual de Procedimientos ‡ El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos. fecha de vigencia. cuando y dónde. saber para qué se desarrolla. PORTADORES DE INFORMACI N: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de 31 llenado. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico. en qué consiste cada operación. ‡ Contenido: IDENTIFICACI N: nombre del órgano. nombre del procedimiento. n mero y/o código del procedimiento. CURSOGRAMA. y quien debe ejecutarla. OBJETIVO: en forma clara y precisa.

Tendencias modernas para la mejora de procesos ‡ Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. pero su forma evolucionó hacia medios informáticos. las normas ISO 9000 y la 32 Reingeniería. . La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad. y consultas interactivas del usuario. No han perdido vigencia como instrumento. permitiendo actualización permanente.

que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada). 2.Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos CONCEPTO 1. las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. 33 . transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida. resultados) valiosos para un cliente.

Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos ‡ Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones ‡ Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos ‡ Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos 34 .

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000 ‡ Identificar los procesos ‡ Determinar su secuencia e interacción ‡ Comprensión y cumplimiento de requisitos ‡ Consideración de procesos en términos de agregado de valor ‡ Obtención de resultados de desempeño y eficacia ‡ Mejora continua en base a mediciones 35 objetivas .

36 . Producción.CLASIFICACI N DE LOS PROCESOS Clasificación ‡ Procesos claves. Generan valor para el cliente. Generalmente son los mismos para todas las empresas. principales: constituyen la razón de ser de la organización. centrales. sustantivos. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. asociados o de soporte. Ej: Ventas. asociados a los objetivos estratégicos. Finanzas. Ej: Contabilidad. RRHH. Varían por tipo de industria. ‡ Procesos de apoyo. primarios.

Departamentos Compras Fabricación Calidad Proceso de Producción Ventas Mking Contabilidad Finanzas Ensamblado Sección Envasado Interior Montevideo Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.Orientación a procesos Gerencia General Dirección Gerencia Producción Proceso Comercial Comercial Adm. y Fin. 37 .

n 38 .1 Actividad 1.1.1.1 Tarea 1.n Sub-proceso 1.n Actividad 1.1.1.Mapa de Procesos ±Diferencia entre proceso y procedimiento ‡Proceso: ³¿Qué se hace?´ ‡Procedimiento: ³¿Cómo se hace?´ Proceso 1 Sub-proceso 1.1.1 Tarea 1.1.1.2 rea 1.1.

GESTI N POR PROCESOS ‡ Toda la organización tiene identificados. así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. a través de la red operativa. ‡ La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo. clasificados e interrelacionados. PERMITE ‡ Optimización de los procesos ‡ Simplificación de los procesos ‡ Mejora continua de los procesos 39 . todos los procesos que se ejecutan .

. Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos.LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES. 40 ..

Identificar a los clientes y proveedores del proceso. estableciendo el principio y el fin. CONOCER EL PROCESO. utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje com n y realizar comparaciones. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso. 3. MEJORAR EL PROCESO 41 .MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. Identificar problemas 2. ANALIZAR EL PROCESO 4. Identificar insumos.

‡ Compartir conocimiento y experiencia. ‡ Formar al personal. ‡ Efectuar la medición de los procesos. ‡ Llevar a cabo auditorías.DOCUMENTACI N DE LOS PROCESOS AYUDA A: ‡ Identificar y comunicar las características de los procesos. revisar y mejorar los procesos. 42 . ‡ Analizar.

observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente.DIAGRAMA DE FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa. 43 . con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Ver un proceso o parte de él Detectar ³cuellos de botella´ Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros.

http://www.  Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.com/ 44 .Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos ‡ WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea. en forma lógica.  Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. estructurada. y secuencial. Utilidades:  Graficación automática de procesos (Flow Charts).wizspro. control y costeo de procesos operacionales. especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios.  Simulación automática de procesos.  Seguimiento.

uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).nevant.php 45 . Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal http://www. que permite describir los mismos en un formato .EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS ‡ MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos.com/en/metocube.

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