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ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

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1

U.T. 14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
TRABAJO

‡Concepto.

‡Alcance de la Técnica.

‡Ventajas de su utilización.

‡Aplicación de la Técnica.

‡Sistemas de graficación de cursogramas.

‡Características.

‡Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficación más usuales.

‡Tendencias modernas para la mejora de procesos.

‡Metodología de análisis.

‡Manual de procedimeintos.

‡Elaboración y presentación.

2

INTRODUCCION

‡ Dos conceptos de organización:

Organización como función o proceso.

Organización como el resultado de esa función o

proceso:

Organización como estructura formal.

Organización como estructura y sistemas administrativos.

‡ Organización como estructura y sistemas adminitrativos.

‡ Organización Formal:EstructuraySistemasAdministrativos

‡ Sistema Administrativo:

Conjunto

ordenado

de
procedimientosrelacionadosentresíquesirvendebaseparael
cumplimientodeunafunciónoactividad,acompañadoscon
frecuenciadepolíticas.

3

CONCEPTO

‡ Procedimiento:esunasucesióncronológica
ysecuencialdeoperaciones.Mediante
procedimientossecumplenlastareasquese
llevanacaboenunaorganización.

‡ Procedimiento:queesunconjuntode
operacionesgeneralmentesecuencialmente
vinculadasysumétodooformadeejecución.

‡ Procedimiento:queesunconjuntode
operaciones

relacionadas

entre

síy

ejecutadasenbaseadeterminadométodo.

4

Estructura y
Procedimientos

‡ Estructura y procedimientos administrativossonelementos

estrechamente interrelacionados.

‡ Los procedimientos,olasoperaciones,sonlosactosmínimos

a partir de los cuales se integrantantoel aspecto

estructuraldelaorganización(funcionesyrelaciones)comoel

aspecto operativos(sistemasadministrativos).

‡Los procedimientos administrativos ³transitan´, a través de

las estructuras.Poreso cualquier modificación en los

aspectos estructurales puede aparejar cambios en los

procedimientosy viceversa.

5

Estructura y
Procedimientos

‡Un conjunto de procedimientos afines conforman

una actividad y actividades afines constituyen

una función.

‡Ungrupode funciones afines y la gente

involucrada en su cumplimiento conforman un

órgano.

‡Los órganos y sus relaciones formales

constituyen la estructura formal.Lasestructura

juntoconlossistemasadministrativoscomponenla

organizaciónformal.

6

ALCANCE DE LA TÉCNICA y
VENTAJAS

Alcance:

‡Enelcampodelosprocedimientos,el alcancedeOyMes

muy amplio,lograndoentreotrascosas:flujosdeoperaciones

ágilesyconstantes,evitarexcesodeburocracia,promoveruna

eficazdelegación,lograrunificación.

Ventajas:

‡ maximización de la eficiencia de los circuitos
administrativos
,paraunabuenatomadedecisiones.

‡ sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,

comunicaciones ágiles y precisasdelossistemasde

información..

7

APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA

‡DescripcióndeProcedimientos:

Formanarrativa.

DiagramadeProcedimientos.

‡FormaNarrativa,fallas:

Lecturaextensa: complica interpretación,

Relaciónentrelainformación: dificil visión del

procedimiento en su conjunto,

Narraciónsubjetiva: dificulta ver omisión

de

información,

Distintas interpretaciones,

Complicaelaboración sotware.

8

APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA

‡ Diagrama de Procedimientos:Cursograma,
flujograma,fluxograma,diagramadeflujo.

‡ Definición:eslarepresentacióngráficade
losprocesosyprocedimientosdetrabajo.

‡Puedenaplicarsepara procedimientos
industriales y administrativos
.

Los

procedimientos administrativos procesan
información
,representadaendocumentoso
soportes

de

información.

9

APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA

‡Ventajas

del

Diagrama

de

Procedimientos:

Aplicaacadaactividadadministrativaun

nombreelcualserepetirá:elimina

ambigüedad,

Facilitaapreciaciónenconjuntodel

procedimiento,

Evitadiferenciasdeinterpretación.

10

‡ Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar información o sistematizar información

relevada ³actual o vigente´,

Analizar un procedimiento y detectar problemas,

Diseñar propuestas de cambio ³propuesto´,

Comparar realidades administrativas en diferentes

momentos históricos.

APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA

11

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
DE CURSOGRAMAS

‡ No existe universalidaddecriterios

respectoalossistemasdegraficacióny

existegrandiversidaddelenguajes.

‡Todoslossistemastienen: símbolos y un

conjunto de reglas.Elsímboloesel

elementoofiguraquesirvepararepresentar

los

hechos

que

suceden

en

los

procedimientos.

12

Código ASME

‡Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de
Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo
industrial.

‡ Cinco operaciones:

Operación

Transporte o traslado

Inspección o control

Demora o espera

Almacenamiento o archivo.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

13

‡ Ventajas:

Noción clara y precisa de la sucesión de etapas,

Frecuencia relativa de cada operación,

Cantidad de pasos del trámite,

Demoras,

Cantidad de traslados,

Oportunidad de controles.

‡ Desventajas:

No muestra los documentos utilizados

No muestra los puestos de trabajo donde se

realizan las operaciones.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASME

14

OPERACIÓN

Si

liz t

cci crci, c

i ici

lú l

t l rcs

TRANSPORTE TRASLADO

Si

liz l

iit

t tr.

CONTROL INSPECCIÓN

Si

liz l ct

l rificci c

tr critri

tri

DEMORA ESPERA

Si

liz ls tci

s trsitris l rcs

rt ls c

ls s rliz

rci l

.

ARCHIVO ALMACENAMIENTO

Si

liz l rci rt

rs ifr

ci l

l

c

it

ts.

Símbolos

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASME

15

Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los
códigos se relacionan mediante líneas.

‡ Decidir el procedimientoadiagramar:diagramasseparadossi

desviaciones.

‡ Describir cada paso:breveencolumnadescripción.

‡ Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

‡ Seleccionar el símbolo:serelacionanentresíatravésde

líneasrectas.

‡ Sumar cantidades:deoperaciones,traslados,controles,

demorasyarchivos,ytambiéntiemposydistancias

establecidas.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASME

16

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

‡LaAmericanStandardAsociation(ASA),símbolosestandar
paraladescripciónyanálisisdeproblemasde procesamiento
de información.

‡ Resaltalaimportanciadelainformacióndentrodelos
procesosadministrativos.

‡ Con la información se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar:anotarundatoenunportadordeinformación;

Comunicar:transferirundatodeunpuntoaotro;

Controlar:cotejarundatoparaestablecercoincidencioo

no;

Computar:obtenerunnuevoconocimiento;

Archivar:guardarinformaciónpararecuperarlaenotro

momento.

17

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

Símbolos

REGISTRACI N

Grabación de información en un portador

COMUNICACI N

Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas

Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)

CONTROL

Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO

Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida

ARCHIVO

Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a

determinado criterio de clasificación.

18

Símbolos referidos a los portadores de información

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

FORMULARIO

Todo portador de información sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecánica o
eléctrica.

LISTADO o INFORME

Listados producto del procesamiento electrónico de datos y

los informes producto de elaboraciones humanas.

PROCESO PREDEFINIDO

Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.

( )

CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
la misma hoja.

CONECTOR "FUERA DE HOJA"

Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
otra hoja.

19

Reglas de diagramación:

Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose
en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.

‡ Definir grado de detalledeldiagramaymantenerlo.

‡ Noserepresentan hechos físicos, sino operacionesconla
información.

‡Elflujonormaldeoperacionessediagrama de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni
diagonales.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

20

Reglas de diagramación:

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

‡Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, unade ellas debe
formar un codo.

‡Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de círculos

graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.

‡Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior

del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del símbolo siguiente.

‡Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro
del símbolo de registración, los datos que se registran.

‡Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del
símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación
sin portador.

1

ombre,

apellido

domicilio

21

Reglas de diagramación:

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

‡Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte

de los datos de un formulario "TODO menos..."

‡Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,

luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario

y las copias que circulan por la línea del flujo.

F 32/0/1

‡Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el

ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

‡Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la

parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....

Si se desconoce la cantidad de copias (n).

0: CAJA

‡Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.

1: CONTADURÍA

TODO

F 23

RECIBO

0 1

0 1

22

Reglas de diagramación:

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código ASA

‡Destrucción de un formulario.

‡Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina

la selección.

‡Cuando de un control más de dos opciones.

‡Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.

‡Proceso predefinido, se pone la denominación y si es

necesario los pasos comprendidos.

‡Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación
A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.

alfabético

Precio Total

Precio unitario x

cantidad

¿Cuál es el monto?

Rutina 3

Deudores

23

ElInstitutoArgentinode Racionalizaciónde

Materiales(IRAM)desarrollónormasqueregulanla

representacióngráficadelos procedimientos

administrativos

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código IRAM

24

Símbolos

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código IRAM

OPERACI N

Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).

CONTROL

Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,
comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.

DEMORA

Detención transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.

ARCHIVO TRANSITORIO

Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos
de portadores información (formulario y archivos magnéticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.

ARCHIVO DEFINITIVO

Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos
portadores de información.

DESTRUCCI N

Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no

el elemento portador de la misma.

25

Símbolos

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código IRAM

ALTERNATIVA

Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de acción.

FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN

Elemento portador de información que se traslada a tráves
de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,

soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).

PROCESO NO REPRESENTADO

Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.

TRASLADO

Desplazamiento físico del elemento portador de información.

La flecha indica el sentido de la circulación.

TOMA DE INFORMACIÓN

Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los

elementos que intervienen en el procedimiento.

La "toma de información" significa la incorporación de datos al

procedimiento que se extraen de archivos o listados.

CONECTOR

Nexo entre procedimientos o procesos.

26

Reglas de diagramación:

‡ Orientación del diseño:sentidodescendenteydeizquierdaa
derecha.

‡ Ubicación de los símbolos:multicolumnar,cadacolumnauna
unidadfuncional.

‡ Traslado de Información o comunicaciones:líneasrectas
continuas,elsentidoconunaflecha.Puntodeencuentrode
líneas³puentes´.Entradadelíneasporpartesuperiorolateral
delsímbolo,salidaporparteinferiorolateral.

‡ Ubicación de los símbolos:posicióninicial,mediaofinal.

‡ Generación de información impresa:emisióndedocumentos
einformes:símbolooperaciónacontinuacióndesímbolode
formulario.

‡Etc.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

Código IRAM

27

Metodología de Análisis

‡ Descomposición en partesparaconocerelobjeto,larazón,
el/losresponsables,ellugaryeltiempoylosmétodos
utilizados.

‡Preguntas:

Referidas al objeto:quésehace?,esnecesario?,porqué

sehace?,quésucederíasinosehace?,...

Referidas al responsables de ejecución:quiénlohace?,

porquélohace?,tienelacapacitaciónyexperiencia

adecuadas?,....

Referidas al lugar:dóndesehace?,porquésehaceenese

lugar?,....

Referidas al tiempo:cuándosehace?,porquésehaceen

esemomento?,escorrectoelordenenqueseefecta?,...

Referidas al método:cómosehace?,porquésehacede

esamanera?,....

28

Metodología de Análisis

‡Esesistemadepreguntaspermite describir
el procedimiento
,realizarsu diagnósticoy
verlas posibilidades de mejorarlo.

‡ Alternativas del análisis:

Eliminareltrabajo innecesario

Combinaro reordenaroperaciones

Simplificarlasoperaciones.

29

Metodología de Análisis

‡Algunas deficiencias:

Nmero excesivo de etapas,

³desandar lo andado´,

falta de unificación,

demasiado movimiento de personas,

exceso de registros para fines de referencia o

anotación,

elevada cantidad de documentos.

Dovey

30

Manual de Procedimientos

‡Seestableceny describen en detalle las operacionesquese
debenejecutarenforma cronológica y secuencialpararealizar
unatarea.

‡Permitencomprenderordenadaydetalladamentelasoperaciones,
losórganosypuestosqueintervienenylosportadoresde
informaciónqueseutilizan.

‡ Ventajas:

normatizanyestandarizanlaejecución,

facilitanlatomadedecisionesprogramadas,

capacitanalnuevopersonal,

elementosdeconsultaencasodeduda,

jefesnoparticipanendecisionesprogramadas.

‡ Desventajas:

enlenteceneltrabajo,

difícilmantenimientoactualizado,

puedenlimitarlainiciativadelpersonal.

Recomendable.Tamaño,rotacióndelpersonal.

31

Manual de Procedimientos

‡Elmanualdebeconteneruna relación ordenada y
sistematizada de los procedimientos
,poresoclasificadospor
sistemas,procedimientosprincipalesyprocedimientos
accesorios.

‡ Contenido:

IDENTIFICACI N:nombredelórgano,nombredel

procedimiento,nmeroy/ocódigodelprocedimiento,
fechadeelaboración,fechadevigencia.

OBJETIVO:enformaclarayprecisa,saberparaquése

desarrolla.

TEXTO:eslaformanarrativadondeenumeralas

operacionesenordencronológico,enquéconsistecada
operación,yquiendebeejecutarla,cómo,cuandoy
dónde.

PORTADORES DE INFORMACI N:dibujodeun

ejemplardelportadorylasinstruccionesdelmétodode
llenado.

CURSOGRAMA.

32

Tendencias modernas para la
mejora de procesos

‡ Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:

Losmanualessonun instrumento de análisisy

tambiénel producto finaldeuntrabajode
mejoramiento administrativo.

No han perdido vigenciacomoinstrumento,perosu

forma evolucionó

haciamedios informáticos,
permitiendo actualización permanente,yconsultas
interactivasdelusuario.

Latécnica(procedimientos)hasidorecogidaporotros

procesosdemejoramientoadministrativocomo: la
Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la

Reingeniería.

33

Procesos

CONCEPTO

1.Conjuntodeactividadesmutuamenterelacionadas

oqueinteractúan,lascualestransformanentradas

ensalidas(ISO 9000:2000).

2.Conjuntodeactividadesmutuamenterelacionadaso
queinteractúan,quetienenelpropósitodeagregar

valoralosinputs(elementos

de

entrada),

transformándolosenungrupodeoutputs(elementosde

salida;resultados)valiososparauncliente.

Tendencia modernas para la mejora de procesos

34

‡Lasorganizacionestradicionalessegestionanpor

funciones

‡Lasconcepcionesadministrativasmodernasindican

quela eficacia aumenta cuando se identifican los

procesos

‡Las normas Unit-Iso 9000:2000promuevenla

adopcióndel enfoque basado en procesos

Procesos

Tendencia modernas para la mejora de procesos

35

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO

9001:2000

‡ Identificar los procesos

‡ Determinar su secuencia e interacción

‡ Comprensión y cumplimiento de

requisitos

‡ Consideración de procesos en términos

de agregado de valor

‡ Obtención de resultados de desempeño y

eficacia

‡ Mejora continua en base a mediciones

objetivas

36

CLASIFICACI N DE LOS

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