U.T.

14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de cursogramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimeintos. Elaboración y presentación. 1

INTRODUCCION
‡ Dos conceptos de organización: 
Organización como función o proceso.  Organización como el resultado de esa función o proceso: 
Organización como estructura formal.  Organización como estructura y sistemas administrativos.

‡ Organización como estructura y sistemas adminitrativos. ‡ Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos ‡ Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con 2 frecuencia de políticas.

CONCEPTO
‡ Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. ‡ Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. ‡ Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método. 3

Estructura y Procedimientos
‡ Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. ‡ Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). ‡ Los procedimientos administrativos ³transitan´, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
4

Estructura y Procedimientos ‡ Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la 5 organización formal. . ‡ Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. ‡ Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal.

comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de 6 información. evitar exceso de burocracia. lograr unificación. ‡ sencillez. claridad.ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance: ‡ En el campo de los procedimientos. exactitud. uniformidad y flexibilidad.. promover una eficaz delegación. logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes. Ventajas: ‡ maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. el alcance de O y M es muy amplio. para una buena toma de decisiones. .

Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto. fallas: Lectura extensa: complica interpretación. Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información. 7 . ‡ Forma Narrativa. Complica elaboración sotware.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Descripción de Procedimientos:  Forma narrativa. Distintas interpretaciones.  Diagrama de Procedimientos.

. flujograma. fluxograma.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Diagrama de Procedimientos: Cursograma. representada en documentos o 8 soportes de información. Los procedimientos administrativos procesan información. ‡ Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. ‡ Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. diagrama de flujo.

Evita diferencias de interpretación.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Ventajas del Procedimientos: Diagrama de Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad. 9 . Facilita apreciación en conjunto del procedimiento.

 Analizar un procedimiento y detectar problemas.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Utilidad del Diagrama de Procedimientos:  Relevar información o sistematizar información relevada ³actual o vigente´.  Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.  Diseñar propuestas de cambio ³propuesto´. 10 .

El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. ‡ Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. 11 .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS ‡ No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes.

para procedimientos de tipo industrial.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME ‡ Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos. Cinco operaciones:  Operación  Transporte o traslado  Inspección o control  Demora o espera  Almacenamiento o archivo. 12 ‡ .

 Frecuencia relativa de cada operación.  Cantidad de pasos del trámite.  Cantidad de traslados. 13 .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME ‡ Ventajas:  Noción clara y precisa de la sucesión de etapas. ‡ Desventajas:  No muestra los documentos utilizados  No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.  Oportunidad de controles.  Demoras.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Símbolos O P E R A C IÓ N Si liz l ú t l cci t cr ci r c s . r s i f r ci l 14 . CONTROL Si liz t r i IN S P E C C IÓ N l c t l rific c i c tr c rit ri DEMORA Si r t ESPERA t ci l s s s tr s it ri s l r liz r ci r c s l . c i ic i l T RANSPO RT E Si liz l i T RASLADO i t t tr . liz l s l s c A R C H IV O Si l liz c l i A L M A C E N A M IE N T O rc i t rt t s.

‡ Anotar tiempo y distancia. ‡ Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. ‡ Describir cada paso: breve en columna descripción. controles. traslados. una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas. ‡ Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas. puesto de trabajo y formularios.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas. ‡ Sumar cantidades: de operaciones. . y también tiempos y distancias 15 establecidas. demoras y archivos.

Con la información se pueden hacer cinco operaciones:  Registrar: anotar un dato en un portador de información. Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos. ‡ ‡ .  Comunicar: transferir un dato de un punto a otro.  Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no. símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA ‡ La American Standard Asociation (ASA).  Computar: obtener un nuevo conocimiento.  Archivar: guardar información para recuperarla en otro 16 momento.

ordenados de acuerdo a 17 determinado criterio de clasificación.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos REGISTRACI N Grabación de información en un portador COMUNICACI N Indica la dirección del flujo de operaciones. tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos. personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. .

Donde se registran datos en forma manual. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. . CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación 18 en otra hoja. mecánica o eléctrica. ( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos referidos a los portadores de información FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina.

‡ El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales. poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto. ‡ Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. 19 . ‡ No se representan hechos físicos. No líneas quebradas ni diagonales. sino operaciones con la información.

‡Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. una de ellas debe formar un codo. los datos que se registran. Igual en comunicación sin portador. o m b r e. ap ellid o d o m ic ilio ‡ Cuando se registran datos en un formulario.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: ‡Cuando se cruzan dos líneas de comunicación. debe indicarse dentro del símbolo de registración. 20   . 1 ‡Las operaciones deben numerarse con n meros dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. ‡Si el texto supera el espacio del símbolo.

. el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo.. ‡Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro......SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: TODO ‡Si se llenan todos los datos de un formulario. F 32/0/1 F 23 RECIBO 01 01 Si se desconoce la cantidad de copias (n). 0: CAJA ‡Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. (1) la primera copia. El (0) original. luego se indica sobre la línea de comunicación. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos." ‡Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez. ‡Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo. 21 1: CONTADURÍA .

‡Proceso predefinido.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: ‡Destrucción de un formulario. ¿ Cuál es el monto? ‡ Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección. inferior del símbolo criterio de clasificación. Precio Total Precio unitario x cantidad ‡Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación. Rutina 3 Deudores alfabético . se pone la denominación y si es necesario los pasos comprendidos. ‡Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación 22 A la derecha. ‡Cuando de un control más de dos opciones.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM El Instituto Argentino gráfica de de Racionalización los de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación administrativos procedimientos 23 .

modificación o incorporación de información o decisión. ya sea que se destruya o no 24 el elemento portador de la misma. control de cálculos. Debe existir un criterio de ordenamiento. comprobación. No necesario criterio de ordenamiento. . DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. DESTRUCCI N Eliminación de la información.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos OPERACI N Toda acción de elaboración. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria. de integridad de datos. constatación. CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros. etc. (cuando no se puede utilizar otro). de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos).

etc). no interesa representar. pueden originarse distintos cursos de acción. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. soporte magnéticos (diskettes. tarjetas. planillas. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta. sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. Puede ser: formularios. . 25 CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CD. PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que. La flecha indica el sentido de la circulación.

. ‡ Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario. ‡ Ubicación de los símbolos: posición inicial.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Reglas de diagramación: ‡ Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha. Punto de encuentro de líneas ³puentes´. ‡ Ubicación de los símbolos: multicolumnar. media o final. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo. cada columna una unidad funcional. salida por parte inferior o lateral. el sentido con una flecha. ‡ Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas. 26 ‡ Etc.

.Metodología de Análisis ‡ Descomposición en partes para conocer el objeto. 27 . Referidas al método: cómo se hace?... por qué se hace?. es correcto el orden en que se efect a?. qué sucedería si no se hace?. . ‡ Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?. por qué lo hace?..... por qué se hace en ese lugar?.. el/los responsables. tiene la capacitación y experiencia adecuadas?. la razón. por qué se hace de esa manera?.. por qué se hace en ese momento?. Referidas al lugar: dónde se hace?.. es necesario?...... Referidas al tiempo: cuándo se hace?.. Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?.. el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.

realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo.Metodología de Análisis ‡ Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento. ‡ Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones. 28 .

elevada cantidad de documentos. exceso de registros para fines de referencia o anotación. demasiado movimiento de personas. Dovey 29 . ³desandar lo andado´. falta de unificación.Metodología de Análisis ‡ Algunas deficiencias: N mero excesivo de etapas.

Recomendable.Manual de Procedimientos ‡ Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.  facilitan la toma de decisiones programadas. 30 ‡ ‡ ‡ .  pueden limitar la iniciativa del personal.  capacitan al nuevo personal.  elementos de consulta en caso de duda. Tamaño. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones.  jefes no participan en decisiones programadas. rotación del personal. Ventajas:  normatizan y estandarizan la ejecución. Desventajas:  enlentecen el trabajo.  difícil mantenimiento actualizado. los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan.

nombre del procedimiento. saber para qué se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico. PORTADORES DE INFORMACI N: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de 31 llenado. fecha de vigencia. . fecha de elaboración. cómo. cuando y dónde.Manual de Procedimientos ‡ El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos. y quien debe ejecutarla. OBJETIVO: en forma clara y precisa. n mero y/o código del procedimiento. en qué consiste cada operación. ‡ Contenido: IDENTIFICACI N: nombre del órgano. procedimientos principales y procedimientos accesorios. por eso clasificados por sistemas. CURSOGRAMA.

pero su forma evolucionó hacia medios informáticos. No han perdido vigencia como instrumento. y consultas interactivas del usuario. las normas ISO 9000 y la 32 Reingeniería. .Tendencias modernas para la mejora de procesos ‡ Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. permitiendo actualización permanente. La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. resultados) valiosos para un cliente.Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos CONCEPTO 1. 2. las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada). transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida. 33 .

Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos ‡ Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones ‡ Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos ‡ Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos 34 .

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000 ‡ Identificar los procesos ‡ Determinar su secuencia e interacción ‡ Comprensión y cumplimiento de requisitos ‡ Consideración de procesos en términos de agregado de valor ‡ Obtención de resultados de desempeño y eficacia ‡ Mejora continua en base a mediciones 35 objetivas .

‡ Procesos de apoyo. principales: constituyen la razón de ser de la organización. sustantivos. 36 . asociados a los objetivos estratégicos. Ej: Ventas. RRHH.CLASIFICACI N DE LOS PROCESOS Clasificación ‡ Procesos claves. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Varían por tipo de industria. Generan valor para el cliente. Ej: Contabilidad. asociados o de soporte. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Finanzas. primarios. centrales. Producción.

37 . Departamentos Compras Fabricación Calidad Proceso de Producción Ventas Mking Contabilidad Finanzas Ensamblado Sección Envasado Interior Montevideo Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto. y Fin.Orientación a procesos Gerencia General Dirección Gerencia Producción Proceso Comercial Comercial Adm.

1.1.1 Tarea 1.n Actividad 1.2 rea 1.1.1.1.1 Actividad 1.1.Mapa de Procesos ±Diferencia entre proceso y procedimiento ‡Proceso: ³¿Qué se hace?´ ‡Procedimiento: ³¿Cómo se hace?´ Proceso 1 Sub-proceso 1.1 Tarea 1.n Sub-proceso 1.n 38 .1.1.

todos los procesos que se ejecutan . clasificados e interrelacionados. ‡ La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo. así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.GESTI N POR PROCESOS ‡ Toda la organización tiene identificados. a través de la red operativa. PERMITE ‡ Optimización de los procesos ‡ Simplificación de los procesos ‡ Mejora continua de los procesos 39 .

. 40 ..LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES. Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos.

ANALIZAR EL PROCESO 4. CONOCER EL PROCESO. Identificar a los clientes y proveedores del proceso.MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje com n y realizar comparaciones. Identificar problemas 2. estableciendo el principio y el fin. Identificar insumos. 3. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso. MEJORAR EL PROCESO 41 .

42 . ‡ Formar al personal. ‡ Efectuar la medición de los procesos. ‡ Llevar a cabo auditorías. revisar y mejorar los procesos. ‡ Compartir conocimiento y experiencia. ‡ Analizar.DOCUMENTACI N DE LOS PROCESOS AYUDA A: ‡ Identificar y comunicar las características de los procesos.

con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Ver un proceso o parte de él Detectar ³cuellos de botella´ Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros.DIAGRAMA DE FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa. 43 . observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente.

com/ 44 .wizspro. Utilidades:  Graficación automática de procesos (Flow Charts).  Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución. estructurada. http://www.Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos ‡ WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea.  Seguimiento. especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios.  Simulación automática de procesos. en forma lógica. control y costeo de procesos operacionales.  Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. y secuencial.

nevant.php 45 .EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS ‡ MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos.com/en/metocube. Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal http://www. uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre). que permite describir los mismos en un formato .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful