U.T.

14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de cursogramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimeintos. Elaboración y presentación. 1

INTRODUCCION
‡ Dos conceptos de organización: 
Organización como función o proceso.  Organización como el resultado de esa función o proceso: 
Organización como estructura formal.  Organización como estructura y sistemas administrativos.

‡ Organización como estructura y sistemas adminitrativos. ‡ Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos ‡ Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con 2 frecuencia de políticas.

CONCEPTO
‡ Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. ‡ Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. ‡ Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método. 3

Estructura y Procedimientos
‡ Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. ‡ Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). ‡ Los procedimientos administrativos ³transitan´, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
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Estructura y Procedimientos ‡ Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. ‡ Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. ‡ Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la 5 organización formal. .

evitar exceso de burocracia. ‡ sencillez. para una buena toma de decisiones. comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de 6 información..ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance: ‡ En el campo de los procedimientos. claridad. uniformidad y flexibilidad. exactitud. promover una eficaz delegación. . lograr unificación. el alcance de O y M es muy amplio. Ventajas: ‡ maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes.

fallas: Lectura extensa: complica interpretación. ‡ Forma Narrativa. Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información. Distintas interpretaciones. Complica elaboración sotware.  Diagrama de Procedimientos. 7 .APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Descripción de Procedimientos:  Forma narrativa. Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto.

. flujograma. ‡ Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. fluxograma. diagrama de flujo. ‡ Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Diagrama de Procedimientos: Cursograma. representada en documentos o 8 soportes de información. Los procedimientos administrativos procesan información.

9 . Evita diferencias de interpretación. Facilita apreciación en conjunto del procedimiento.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Ventajas del Procedimientos: Diagrama de Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad.

 Analizar un procedimiento y detectar problemas.  Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.APLICACIÓN DE LA TÉCNICA ‡ Utilidad del Diagrama de Procedimientos:  Relevar información o sistematizar información relevada ³actual o vigente´. 10 .  Diseñar propuestas de cambio ³propuesto´.

‡ Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS ‡ No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. 11 .

Cinco operaciones:  Operación  Transporte o traslado  Inspección o control  Demora o espera  Almacenamiento o archivo. para procedimientos de tipo industrial.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME ‡ Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos. 12 ‡ .

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME ‡ Ventajas:  Noción clara y precisa de la sucesión de etapas.  Cantidad de pasos del trámite. 13 .  Frecuencia relativa de cada operación.  Cantidad de traslados.  Demoras. ‡ Desventajas:  No muestra los documentos utilizados  No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.  Oportunidad de controles.

liz l s l s c A R C H IV O Si l liz c l i A L M A C E N A M IE N T O rc i t rt t s. c i ic i l T RANSPO RT E Si liz l i T RASLADO i t t tr . CONTROL Si liz t r i IN S P E C C IÓ N l c t l rific c i c tr c rit ri DEMORA Si r t ESPERA t ci l s s s tr s it ri s l r liz r ci r c s l .SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Símbolos O P E R A C IÓ N Si liz l ú t l cci t cr ci r c s . r s i f r ci l 14 .

‡ Describir cada paso: breve en columna descripción.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas. . puesto de trabajo y formularios. ‡ Sumar cantidades: de operaciones. controles. demoras y archivos. ‡ Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. Los códigos se relacionan mediante líneas. ‡ Anotar tiempo y distancia. traslados. ‡ Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas. y también tiempos y distancias 15 establecidas. una para cada operación.

símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA ‡ La American Standard Asociation (ASA).  Archivar: guardar información para recuperarla en otro 16 momento. Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos.  Computar: obtener un nuevo conocimiento.  Comunicar: transferir un dato de un punto a otro. ‡ ‡ .  Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no. Con la información se pueden hacer cinco operaciones:  Registrar: anotar un dato en un portador de información.

tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos REGISTRACI N Grabación de información en un portador COMUNICACI N Indica la dirección del flujo de operaciones. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos. ordenados de acuerdo a 17 determinado criterio de clasificación. personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. .

( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos referidos a los portadores de información FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual. mecánica o eléctrica. . PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación 18 en otra hoja. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas.

No líneas quebradas ni diagonales. sino operaciones con la información. ‡ No se representan hechos físicos. ‡ El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. ‡ Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. 19 . poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales.

Igual en comunicación sin portador. 1 ‡Las operaciones deben numerarse con n meros dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. 20   . se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. ap ellid o d o m ic ilio ‡ Cuando se registran datos en un formulario. los datos que se registran.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: ‡Cuando se cruzan dos líneas de comunicación. ‡Si el texto supera el espacio del símbolo. debe indicarse dentro del símbolo de registración. o m b r e. ‡Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. una de ellas debe formar un codo.

el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo. ‡Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo. F 32/0/1 F 23 RECIBO 01 01 Si se desconoce la cantidad de copias (n)...SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: TODO ‡Si se llenan todos los datos de un formulario. luego se indica sobre la línea de comunicación.. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos.." ‡Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez. 0: CAJA ‡Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.. ‡Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro... El (0) original. 21 1: CONTADURÍA . (1) la primera copia.

‡Cuando de un control más de dos opciones. ¿ Cuál es el monto? ‡ Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección. se pone la denominación y si es necesario los pasos comprendidos. Precio Total Precio unitario x cantidad ‡Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación. ‡Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación 22 A la derecha. Rutina 3 Deudores alfabético . inferior del símbolo criterio de clasificación.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: ‡Destrucción de un formulario. ‡Proceso predefinido.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM El Instituto Argentino gráfica de de Racionalización los de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación administrativos procedimientos 23 .

No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. etc. . ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria. Debe existir un criterio de ordenamiento.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos OPERACI N Toda acción de elaboración. ya sea que se destruya o no 24 el elemento portador de la misma. de integridad de datos. constatación. DESTRUCCI N Eliminación de la información. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros. de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. comprobación. modificación o incorporación de información o decisión. control de cálculos.

25 CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos. tarjetas. Puede ser: formularios. pueden originarse distintos cursos de acción. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que. planillas. soporte magnéticos (diskettes. La flecha indica el sentido de la circulación.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta. CD. . no interesa representar.etc).

‡ Ubicación de los símbolos: posición inicial. . salida por parte inferior o lateral. ‡ Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas. Punto de encuentro de líneas ³puentes´. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo. cada columna una unidad funcional. el sentido con una flecha. ‡ Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario. media o final.SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Reglas de diagramación: ‡ Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha. 26 ‡ Etc. ‡ Ubicación de los símbolos: multicolumnar.

.. es necesario?.. Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?.Metodología de Análisis ‡ Descomposición en partes para conocer el objeto... Referidas al tiempo: cuándo se hace?... 27 . tiene la capacitación y experiencia adecuadas?.. es correcto el orden en que se efect a?.. qué sucedería si no se hace?. por qué se hace en ese momento?. el/los responsables. por qué lo hace?... Referidas al lugar: dónde se hace?... . Referidas al método: cómo se hace?. la razón. ‡ Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?.. por qué se hace en ese lugar?... por qué se hace?.. por qué se hace de esa manera?. el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.

‡ Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.Metodología de Análisis ‡ Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento. realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. 28 .

falta de unificación. ³desandar lo andado´. exceso de registros para fines de referencia o anotación. demasiado movimiento de personas. Dovey 29 . elevada cantidad de documentos.Metodología de Análisis ‡ Algunas deficiencias: N mero excesivo de etapas.

30 ‡ ‡ ‡ .  elementos de consulta en caso de duda.  difícil mantenimiento actualizado. Recomendable.  pueden limitar la iniciativa del personal.  capacitan al nuevo personal. Ventajas:  normatizan y estandarizan la ejecución.Manual de Procedimientos ‡ Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. Tamaño. los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. Desventajas:  enlentecen el trabajo.  jefes no participan en decisiones programadas.  facilitan la toma de decisiones programadas. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones. rotación del personal.

procedimientos principales y procedimientos accesorios. ‡ Contenido: IDENTIFICACI N: nombre del órgano. OBJETIVO: en forma clara y precisa. por eso clasificados por sistemas. fecha de vigencia. fecha de elaboración. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico. CURSOGRAMA. cuando y dónde. saber para qué se desarrolla. . PORTADORES DE INFORMACI N: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de 31 llenado.Manual de Procedimientos ‡ El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos. y quien debe ejecutarla. cómo. en qué consiste cada operación. nombre del procedimiento. n mero y/o código del procedimiento.

. las normas ISO 9000 y la 32 Reingeniería. La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad. permitiendo actualización permanente. y consultas interactivas del usuario. No han perdido vigencia como instrumento.Tendencias modernas para la mejora de procesos ‡ Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. pero su forma evolucionó hacia medios informáticos.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. 33 . 2. transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada). resultados) valiosos para un cliente.Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos CONCEPTO 1. las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).

Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos ‡ Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones ‡ Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos ‡ Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos 34 .

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000 ‡ Identificar los procesos ‡ Determinar su secuencia e interacción ‡ Comprensión y cumplimiento de requisitos ‡ Consideración de procesos en términos de agregado de valor ‡ Obtención de resultados de desempeño y eficacia ‡ Mejora continua en base a mediciones 35 objetivas .

centrales. Producción. primarios. principales: constituyen la razón de ser de la organización. RRHH. Ej: Contabilidad. asociados a los objetivos estratégicos. asociados o de soporte. ‡ Procesos de apoyo. Varían por tipo de industria. 36 . Ej: Ventas. sustantivos. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Generan valor para el cliente.CLASIFICACI N DE LOS PROCESOS Clasificación ‡ Procesos claves. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Finanzas.

Orientación a procesos Gerencia General Dirección Gerencia Producción Proceso Comercial Comercial Adm. y Fin. 37 . Departamentos Compras Fabricación Calidad Proceso de Producción Ventas Mking Contabilidad Finanzas Ensamblado Sección Envasado Interior Montevideo Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

1 Tarea 1.1 Actividad 1.1.1.1.2 rea 1.Mapa de Procesos ±Diferencia entre proceso y procedimiento ‡Proceso: ³¿Qué se hace?´ ‡Procedimiento: ³¿Cómo se hace?´ Proceso 1 Sub-proceso 1.n Actividad 1.n 38 .1.1.1.1.n Sub-proceso 1.1 Tarea 1.1.

todos los procesos que se ejecutan . PERMITE ‡ Optimización de los procesos ‡ Simplificación de los procesos ‡ Mejora continua de los procesos 39 . clasificados e interrelacionados. así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. a través de la red operativa.GESTI N POR PROCESOS ‡ Toda la organización tiene identificados. ‡ La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo.

. 40 .LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES. Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos..

IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso. estableciendo el principio y el fin. Identificar insumos. MEJORAR EL PROCESO 41 . 3. CONOCER EL PROCESO. utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje com n y realizar comparaciones. Identificar problemas 2. ANALIZAR EL PROCESO 4.MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. Identificar a los clientes y proveedores del proceso.

42 . revisar y mejorar los procesos.DOCUMENTACI N DE LOS PROCESOS AYUDA A: ‡ Identificar y comunicar las características de los procesos. ‡ Efectuar la medición de los procesos. ‡ Llevar a cabo auditorías. ‡ Analizar. ‡ Compartir conocimiento y experiencia. ‡ Formar al personal.

observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente.DIAGRAMA DE FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa. 43 . con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Ver un proceso o parte de él Detectar ³cuellos de botella´ Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros.

 Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. control y costeo de procesos operacionales.com/ 44 . y secuencial.  Simulación automática de procesos.  Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.wizspro.  Seguimiento. estructurada. en forma lógica. http://www.Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos ‡ WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea. especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios. Utilidades:  Graficación automática de procesos (Flow Charts).

que permite describir los mismos en un formato .com/en/metocube.nevant. uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS ‡ MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos. Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal http://www.php 45 .

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