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Consejos para terminar una reunin a tiempo

Saber cmo y cuando terminar una reunin, as como qu hacer despus, puede ayudar a que los miembros del equipo se animen a llevar a cabo el plan de accin acordado. Terminar una reunin a la hora prevista es una forma de mantener la palabra dada, adems de que demuestra que la planificacin era adecuada y que se ha seguido con efectividad, por lo que la confianza que sus colaboradores tienen depositada en usted crecer. Si sabe por experiencia que usted es una persona a la que le cuesta terminar las reuniones a tiempo, tenga en cuenta los siguientes consejos: Pida a un asistente a la reunin que controle el tiempo. Recuerde al grupo de forma regular el tiempo que les queda y los temas que faltan por tratar. Si ve que el tiempo se est acabando, establezca prioridades o deje parte de los asuntos para otra ocasin. Si necesita ms tiempo, llegue a un acuerdo con todos los participantes para seguir la reunin o concierte otra para tratar los asuntos que hayan quedado pendientes. Terminar antes de tiempo As como terminar despus de la hora marcada resulta molesto para casi todos, terminar una reunin antes de tiempo no molesta a nadie. Es ms, en algunos casos, como en los siguientes, es mejor terminar antes: Si surgen problemas a la hora de resolver un punto, puede ser una seal de falta de atencin o energa. En ese caso, terminar la reunin y tratar el punto pendiente en otro momento es una buena idea. Si los asistentes a la reunin se muestran inquietos, tmelo como otra seal de que sus niveles de energa y atencin estn bajos, por lo que es conveniente que vaya al grano. El lenguaje corporal es inequvoco, as que no obtendr resultados de calidad aunque alargue la reunin. Si nota que el debate se est calentando o sube de tono, la mejor opcin es darlo por concluido. Si ya se han tratado todos los puntos previstos para la reunin, no permanezcan el sala simplemente para rellenar el tiempo que les queda. D por terminada la reunin. Cmo cerrar una reunin Cuando haya llegado a la conclusin de que es el momento de dar por terminada la conversacin, su nica labor en este punto es ofrecer un buen cierre, para lo cual es conveniente que tenga en cuenta las siguientes indicaciones: Resuma de forma breve lo que se ha conseguido con la reunin. Aclare cul va a ser el siguiente paso, es decir, qu acciones habr que tomar, quines sern los responsables, cules son las fechas importantes, etc. Si lo considera necesario, concierte otra reunin. Si queda tiempo, pida al grupo una evaluacin de la reunin. Si no puede hacerse en ese momento, pdales que le den su opinin mediante un correo electrnico, o puede pedir que lo hagan de modo informal si el grupo es pequeo. D las gracias a todos los asistentes por su presencia y por haber participado. Gestin de personas

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24/07/2007 16:20