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MANUALES ADMINISTRATIVOS

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CALKINI EN EL ESTADO DE CAMPECHE

Función administrativa 1 Prof.: Lic. María Eugenia López Ponce
MANUALES ADMINISTRATIVOS

Alumno: Miguel Ángel Collí Canche

2º semestre

GRUPO: B

12/JUNIO/2011

pág. 1

__________________________________________________________ 14 pág.ÍNDICE MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: _____________________________________________________________ 3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES: _____________________________________________ 4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: ________________ 5 Ventajas: ____________________________________________________________________ 5 Desventajas: __________________________________________________________________ 6 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: __________________________ 7 POR SU CONTENIDO: ___________________________________________________________ 7 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA: ________________________________________________ 8 OTRA CLASIFICACIÓN ___________________________________________________________ 9 General:__________________________________________________________________________ 9 Específico: _______________________________________________________________________ 10 CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS _______________________________________________________ 12 REQUISITOS _________________________________________________________________ 12 CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: ______________________________________ 13 BIBLIOGRAFÍA. 2 .

Antecedentes. de que se tenga registro. carpeta. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. etc. El uso de los manuales. A. Otros Conceptos: "Un folleto. en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática. "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector. memorándums. Continolo G. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. pág.. data de los años de la segunda guerra mundial.MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de Comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico. Reyes Ponce. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Graham Kellog. pero establecieron la base para los manuales administrativos. instrucciones internas. y por ello. libro. "El manual presenta sistemas y técnicas específicas. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Terry G. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". etc.. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. R. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". 3 . Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares. En esencia.

evitar duplicidad y detectar omisiones. políticas. normas. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones (manual de políticas). pág. Facilitar la descentralización. relaciones. funciones. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. acerca de aspectos tales como: objetivos. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Facilita las labores de auditoria. Aumenta la eficiencia de los empleados. evaluación del control interno y su evaluación. Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos). podemos mencionar los siguientes objetivos: Instruir a la persona. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. y dependiendo del grado de especializacióndel manual. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Facilitar el reclutamiento de personal (manual de organización). requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). delegación de autoridad. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades.OBJETIVOS DE LOS MANUALES: Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. etc. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. ubicación. etc. decisiones yestrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. 4 . Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos). Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. procedimientos. procedimientos y métodos.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Posibilitan una delegación efectiva. pág. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Sin embargo. clasificación y compensación del personal clave. Sirve como una guía eficaz para la preparación. Ventajas: Un manual tiene. Facilita el estudio de los problemas de organización. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. ya que al existir instrucciones escritas. 5 . Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. losprocedimientos. etc. lo cual de ninguna manera le restan importancia. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. entre otras. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través deltiempo. Evitan discusiones y mal entendidos. las siguientes ventajas: Logra y mantiene un sólido plan de organización. de las operaciones. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sistematiza la iniciación. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. las normas. las funciones. elseguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. las políticas. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. tienen ciertas limitaciones. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de lasoperaciones. pág. dejando de lado los informales. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. Incluye solo aspectos formales de la organización. pierde efectividad. limitativo y laborioso preparar un manualy conservarlo al día. 6 .cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Algunas consideran que es demasiado caro. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitarun manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. El costo de producción y actualización puede ser alto. Si no se actualiza periódicamente.

dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos.CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Existen diversas clasificaciones de los manuales. personal. y las relaciones. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. compras. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. finanzas. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". 7 . pero que pueden resumirse de la siguiente manera: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. el de "historia y pág. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. ventas. crecimiento. funciones. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. logros. administración y posición actual. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. etc. a los que se designa los nombres diversos.

). Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicarlas actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito.Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en estaactividad. Losmanuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y pág. es tan reconocida. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. En organismos pequeños. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. operaciones internas del personal. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. definir la función de comprar. controles. Entre los aspectos más importantes quepuede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito ycobranzas. los manuales se aceptan y usan ampliamente.La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. los métodos a utilizar que afectansus actividades. control de la elaboración de información financiera. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinasde información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. Dentro de esteapartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y prontasolución. etc. Al personal de ventas es necesario darle un marco dereferencia para tomar decisiones cotidianas.procedimientos. ingenieríaindustrial. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito deprocedimientos y normas de esta actividad. POR SU FUNCIÓNESPECÍFICA: Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.organización". inspección. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica deldepartamento. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financierasen todos los niveles de la administración. debiéndose separar en secciones. protección debienes y suministro de información financiera. 8 . entre otros. control de producción). consiste en definirel alcance de compras. descripción del sistema contable. control y cobro de las operaciones. que en las operaciones defabricación.manejo de registros.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican.administración de personal.selección. un manual de adiestramiento"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitirsu señal". Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación. General:Se refiere a todo el organismo en su conjunto. indicando la organización formal ydefiniendo su estructura funcional. dentro de este tenemos a los siguientesmanuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeaciónorganizacional y abarca todo el organismo. pág. capacitación.contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en unorganismo social. El manual de adiestramiento tambiénutiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación paracomprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. uso de servicios. entre otros. prestaciones.políticas de personal. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción ycomenzaría con el primer paso activo del proceso. puedenelaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. a fin de uniformar la forma de operar. son comúnmente más detallados queun manual de procedimientos. OTRA CLASIFICACIÓN Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a lasnecesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. Por ejemplo. 9 . Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud dela dirección superior. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacionaldeterminada. para toda la empresa. lineamientos para el manejo de conflictos personales.El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy pococonocimiento previo de los temas cubiertos. estas políticas generales establecen líneasde guía. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativaresponsable de la actividad y como información general para el personal interesado enesa función. las labores. Estos sirven como fuente de referenciay ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo acondiciones generales. losprocesos y las rutinas de un puesto en particular.

los grados de autoridad y responsabilidad. descripciones de trabajo. cartas delímite de autoridad. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento yselección personal en una organización. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos. Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización. Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. las funciones y actividades de los órganos dela empresa. C. a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con losdemás". o de un manual de personal: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestosy la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. perode una área específica de la organización. Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. señalando las guías u orientación respecto acuestiones de personal. Generalmente contienen gráficas de organización. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde sedesea una descripción detallada de las relaciones de organización. permisos. 10 .etc. etcétera. a fin de capitalizar lasoportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad. Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar losprocedimientos en el orden de importancia de un área específica. Manual de políticas o de organización. Explican la jerarquía. prescribe los límites generales dentro de los cuales hande realizarse las actividades.Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea deorganización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. por ejemplo: ingresos acaja. un marco dentro del cual el personaldirectivo puede pág. tales como: contratación. promociones.L. etc. Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual sebasan todas las acciones. Una política esuna guía básica para la acción. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención ala función general. Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas".Específico: Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal). los cuales seacompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Laspolíticas escritas establecen líneas de guía. prestaciones. pago a proveedores. aquí se refierea la auditoria interna en forma particular. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección.

de personal. Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaraciónde objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política. medianamente firmes ycomprensibles. cómo operar una máquina di contabilidad. etc. bien sea llenada con un ejemplo o coninstrucciones para su llenado. Por supuesto. de producción. 3.según convenga a las condiciones locales.obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general. El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala elprocedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o decualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. de producción. por ejemplo: Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Los manuales de procedimiento. cuando menos.A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación detodo un departamento. con ilustraciones abase de diagramas. 2.. etcétera. como manualesprocedimiento comerciales. También puede referirse en: 1. por ejemplo. pág. de finanzas. pueden clasificarseen manuales de procedimiento de oficina y de fábrica.A tareas y trabajo individuales. cuadros y dibujos para aclarar los datos. De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempola organización y las normas básicas no son. financieras.Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala laspolíticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo. 11 .A prácticas generales en un área determinada de actividad. o unosobre políticas generales. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que seemplean en el procedimiento de que se trate. por sus características diversas. puede habermanuales de políticas comerciales.

REQUISITOS Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencillo que exista orden. Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rígido en su aplicación) Que estén siempre actualizadas Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su uso eficiente de los manuales (es importante la instrucción en el manejo e interpretación de los manuales) pág. se estaráen posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidadesadministrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas demejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas. 12 . instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. estética y claridad en su elaboración.Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genereen esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos. A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información.CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de losprocedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organización.

2. funcional.. 3. 6.Gráficas.Identificación.Directorio.. 2.Índice.Objetivos del manual.Índice 3. 6. 5. 5.Como usar el manual.Estructura funcional.1.Como usar el manual.Descripción narrativa de los procedimientos..CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: Manual de organización: 1. -Sistemas de organización (línea. 8.Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas). 3.1.2. 2. 4...3.. pág.Estructura procedimental. -Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría..Objetivo del manual. etc.... 3.. 2.Base legal (en caso de organismo público). 6. 4.. 13 . 7..-Instructivosde las formas empleadas. -Amplitud de la descentralización y centralización. 5.Formas.3.Objetivos de cada unidad orgánica.) -Tipo de departamentalización (geográfica.1.4. Manual de procedimientos: 1.Introducción 2....Introducción 3. por producto.Organigrama.Antecedentes Históricos.Revisiones y Recomendaciones.. 4..3....Autoridad 3..Diagramas de flujo.. 9.Alcance..Interpretación de la estructura orgánica.1.. 2.4.)..Organigrama.2. etc..Ámbito de aplicación. 3. 6.1. 2.

blogspot.MONOGRAFIAS.net pág.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministr ativos/ http://WWW. 14 . http://www.COM/MANULES ADMINISTRATIVOY BURORACIA http://uproadmon.BIBLIOGRAFÍA.com/2007/03/jamador@multivisionhn.

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