INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

(INFORME N° 0025-2011/OAI) 3. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4. CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 . 5.A. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. 2.3 VII. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). 1. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S. DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME). Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección. ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización.

 al iniciar una auditoría de gestión. y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor. Determinación de la existencia. entre los cuales se tiene las utilidades históricas.  a la inversa. la ausencia de instructivos de política vital. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles.  desde un punto de vista funcional. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS. índole y función de los controles administrativos u operacionales. o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. ellos representan procedimientos. y otros requisitos obligatorios. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente. rutinas. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. o lineamientos específicos. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa. Determinación de la existencia. recuperación sobre inversión.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 . o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global. por lo tanto. lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales. para el efectivo control administrativo son fundamentales.  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. clases de productos usuales de distribución.

el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios.de ventas anuales. REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION . que también puede sugerir áreas de problemas. a fin de evaluar las condiciones físicas. y localizar indicios de posibles áreas de problemas. o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión. o estadística de operación adversa. ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 . LA ENTREVISTA. TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A. LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO.ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A. LA OBSERVACION DIRECTA.

CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 . EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES.SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. AUDITORIAS. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN.

SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. SUBVALUACIONES 4. MALVERSACIONES 3. SOBREVALUACIONES 5. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS.SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS. REITERACION DE CONTROLES. DECISIONES INADECUADAS. EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. ERRORES OPERATIVOS. SUSTRACCIONES. 2. DESPERDICIOS. DESPILFARROS. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS.

ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. PARA COMPLEMENTAR. ACOMPAÑAR ANEXOS. • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN. EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. . VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. EJEMPLO: VENTAS.

CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1. PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS. ¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 .PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD.

¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno). ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7. ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. ¿Existe duplicidad de funciones? 7. 3.2. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). ¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. 2. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. ¿Se logran los objetivos planificados. en que porcentaje? 5. ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 . ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12.

¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. ¿Puede variarse la rutina de trabajo. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . ¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. evaluación. capacitación y desarrollo del personal? 8. cafetería. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. pensiones. etc? 9. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. 1. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. selección. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. inducción. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. ¿se entienden y son positivas? 5. términos de contrato. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19. seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15. transferencias. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4. servicio médico.14. procesos? 17.

¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. integración del personal. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. TRATO AL PERSONAL 1. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral. ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10.22. ¿Qué reglamentos. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27. ¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6. ¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. motivación? 8. ¿Se acatan los procedimientos? 25. directivas. ¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. ¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. directivas. procedimientos? 28.

¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3.1. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. ¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7. enfermedades. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas. ¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 . ¿Existe equipos excedentes? 7. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8. ¿Existe un sistema de control de faltas. ¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12. y puntualidad? 9.

¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. POLITICAS DE PERSONAL 4. ¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. 2. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. 19. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. PLANES ESTRATEGICOS. OBJETIVOS EXTERNOS 3.10. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. OBJETIVOS INTERNOS 4. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. área o unidad? 17. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . POLITICAS DE LOGISTICA 5. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12. POLITICAS FINANCIERAS 3. 20. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1.

CONTROL DE INVENTARIOS 5. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. ORGANIZACIÓN 1. MANUALES DE SISTEMAS 2. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6.6. PRESUPUESTOS 2. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2. NORMAS DE COSTOS 3. ESTANDARES DE TRABAJO 4. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. GUIAS DE ORIENTACION 5. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. ORGANIGRAMAS 5.

EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. EQUIPOS DE OFICINA 3.INSTALACIONES 1. EDIFICIOS 4. SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO. OTROS ACTIVOS. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL. LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN.

FEBRERO 2011 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 17 .