INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

2. CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 . INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. 5. (INFORME N° 0025-2011/OAI) 3. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I. EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME).3 VII. ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización.A. 1. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S.

entre los cuales se tiene las utilidades históricas. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. para el efectivo control administrativo son fundamentales. Determinación de la existencia. rutinas. por lo tanto. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 .  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales.  a la inversa.  desde un punto de vista funcional. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. Determinación de la existencia.  al iniciar una auditoría de gestión. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa. o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. ellos representan procedimientos. recuperación sobre inversión. clases de productos usuales de distribución. o lineamientos específicos. y otros requisitos obligatorios. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor. lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. índole y función de los controles administrativos u operacionales. y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia. la ausencia de instructivos de política vital.

y localizar indicios de posibles áreas de problemas. o estadística de operación adversa. el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios. a fin de evaluar las condiciones físicas. ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO. que también puede sugerir áreas de problemas.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION . o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión.de ventas anuales.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION.

LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 . LA ENTREVISTA.ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A. LA OBSERVACION DIRECTA. TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A.

INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 .SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES. AUDITORIAS. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS.

SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. REITERACION DE CONTROLES. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . 2. EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. SUSTRACCIONES. DESPERDICIOS. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS. MALVERSACIONES 3.SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS. DECISIONES INADECUADAS. SUBVALUACIONES 4. ERRORES OPERATIVOS. SOBREVALUACIONES 5. DESPILFARROS.

VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN. ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN.• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. PARA COMPLEMENTAR. . ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. ACOMPAÑAR ANEXOS. DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. EJEMPLO: VENTAS.

¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 . CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1.PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD. PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS.

¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8.2. ¿Existe duplicidad de funciones? 7. ¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ¿Se logran los objetivos planificados. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno). ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. 3. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7. en que porcentaje? 5. 2. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 .

términos de contrato. 1. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16.14. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20. capacitación y desarrollo del personal? 8. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4. transferencias. ¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. servicio médico. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. pensiones. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. inducción. cafetería. ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . selección. etc? 9. evaluación. ¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. ¿Puede variarse la rutina de trabajo. procesos? 17. ¿se entienden y son positivas? 5. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15.

¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. ¿Qué reglamentos. motivación? 8. ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9.22. directivas. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. ¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. integración del personal. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. ¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6. TRATO AL PERSONAL 1. procedimientos? 28. ¿Se acatan los procedimientos? 25. directivas. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10. ¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral.

¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. ¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12. ¿Existe equipos excedentes? 7. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. ¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. ¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3. ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. ¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. y puntualidad? 9. enfermedades. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8. ¿Existe un sistema de control de faltas.1. ¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 .

¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1. área o unidad? 17. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13.10. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. 19. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . PLANES ESTRATEGICOS. ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. ¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. OBJETIVOS EXTERNOS 3. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. POLITICAS DE PERSONAL 4. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. POLITICAS DE LOGISTICA 5. OBJETIVOS INTERNOS 4. POLITICAS FINANCIERAS 3. 2. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. 20. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12.

GUIAS DE ORIENTACION 5. FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. NORMAS DE COSTOS 3. ESTANDARES DE TRABAJO 4. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. PRESUPUESTOS 2. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . ORGANIZACIÓN 1. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1.6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. CONTROL DE INVENTARIOS 5. MANUALES DE SISTEMAS 2. ORGANIGRAMAS 5. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2.

SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN. EDIFICIOS 4. OTROS ACTIVOS. LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2.INSTALACIONES 1. EQUIPOS DE OFICINA 3. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO. DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL.

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