INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

2.A. (INFORME N° 0025-2011/OAI) 3. EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4. Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. 1. 5. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección.3 VII. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 . DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME). ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S.

y otros requisitos obligatorios. lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. Determinación de la existencia. o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 . o lineamientos específicos. Determinación de la existencia. por lo tanto. recuperación sobre inversión. rutinas. ellos representan procedimientos. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. la ausencia de instructivos de política vital. entre los cuales se tiene las utilidades históricas. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente.  desde un punto de vista funcional. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa.  a la inversa. clases de productos usuales de distribución.  al iniciar una auditoría de gestión. para el efectivo control administrativo son fundamentales.  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. índole y función de los controles administrativos u operacionales. y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia.

REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION . y localizar indicios de posibles áreas de problemas. o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios. a fin de evaluar las condiciones físicas.de ventas anuales. o estadística de operación adversa.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION. el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. que también puede sugerir áreas de problemas. ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 . LA ENTREVISTA. TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A.ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A. LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO. LA OBSERVACION DIRECTA.

PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 . LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. AUDITORIAS. ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES.SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS.

SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. ERRORES OPERATIVOS. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . DESPILFARROS. SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. MALVERSACIONES 3. REITERACION DE CONTROLES. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS. SUSTRACCIONES. SOBREVALUACIONES 5. DESPERDICIOS. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS. SUBVALUACIONES 4. DECISIONES INADECUADAS. 2. SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS.

VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. ACOMPAÑAR ANEXOS. PARA COMPLEMENTAR. ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS.• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN. EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. . EJEMPLO: VENTAS.

CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1. ¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 .PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD. PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS.

¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno). 2. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 . ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7. ¿Se logran los objetivos planificados. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. 3. ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. en que porcentaje? 5.2. ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. ¿Existe duplicidad de funciones? 7. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9. ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. ¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1.

términos de contrato. inducción. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. procesos? 17. selección. transferencias. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16. ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. 1. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4. capacitación y desarrollo del personal? 8.14. servicio médico. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. cafetería. ¿se entienden y son positivas? 5. ¿Puede variarse la rutina de trabajo. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. etc? 9. ¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. evaluación. pensiones. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal. ¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7.

¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. procedimientos? 28. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. ¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6. ¿Qué reglamentos. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3. ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral.22. TRATO AL PERSONAL 1. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. ¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. directivas. motivación? 8. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. directivas. integración del personal. ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. ¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10. ¿Se acatan los procedimientos? 25. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27.

y puntualidad? 9. ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. ¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7. METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 . ¿Existe equipos excedentes? 7. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. enfermedades. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. ¿Existe un sistema de control de faltas. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. ¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6. ¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas.1. ¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12.

área o unidad? 17. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. POLITICAS DE LOGISTICA 5. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. ¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. 20. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . PLANES ESTRATEGICOS. 19. 2. OBJETIVOS EXTERNOS 3. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. OBJETIVOS INTERNOS 4. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. POLITICAS FINANCIERAS 3. ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1.10. POLITICAS DE PERSONAL 4.

TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . ORGANIZACIÓN 1. NORMAS DE COSTOS 3. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. GUIAS DE ORIENTACION 5. ORGANIGRAMAS 5.6. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. CONTROL DE INVENTARIOS 5. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. ESTANDARES DE TRABAJO 4. FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. PRESUPUESTOS 2. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. MANUALES DE SISTEMAS 2.

EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. EDIFICIOS 4. EQUIPOS DE OFICINA 3. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. OTROS ACTIVOS. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO.INSTALACIONES 1. SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN. CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL. DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO.

FEBRERO 2011 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 17 .

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