INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

• Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección. ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización. 2. (INFORME N° 0025-2011/OAI) 3. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. 5. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S. Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4. DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME). • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I.A. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 .3 VII. 1.

y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia. ellos representan procedimientos. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. o lineamientos específicos. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa. o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. por lo tanto.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. la ausencia de instructivos de política vital. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles. Determinación de la existencia. clases de productos usuales de distribución. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS.  desde un punto de vista funcional.  a la inversa. y otros requisitos obligatorios. índole y función de los controles administrativos u operacionales.  al iniciar una auditoría de gestión. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa. recuperación sobre inversión. entre los cuales se tiene las utilidades históricas. rutinas. Determinación de la existencia. para el efectivo control administrativo son fundamentales.  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 . o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.

ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO. a fin de evaluar las condiciones físicas. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación. o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION. y localizar indicios de posibles áreas de problemas. que también puede sugerir áreas de problemas. o estadística de operación adversa.de ventas anuales. el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION . CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

LA ENTREVISTA. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 .ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A. LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO. TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A. LA OBSERVACION DIRECTA.

SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 . ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. AUDITORIAS. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN.

SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS.SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. MALVERSACIONES 3. REITERACION DE CONTROLES. SUBVALUACIONES 4. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS. DECISIONES INADECUADAS. SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. ERRORES OPERATIVOS. EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. SOBREVALUACIONES 5. SUSTRACCIONES. DESPILFARROS. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS. 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . DESPERDICIOS.

EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. ACOMPAÑAR ANEXOS.• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN. . UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN. PARA COMPLEMENTAR. EJEMPLO: VENTAS.

CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1. ¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 . PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS.PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD.

¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9. 3. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Es adecuada la estructura? 3.2. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. 2. ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 . ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7. en que porcentaje? 5. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). ¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. ¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno). ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. ¿Se logran los objetivos planificados. ¿Existe duplicidad de funciones? 7.

capacitación y desarrollo del personal? 8. ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. ¿se entienden y son positivas? 5. términos de contrato. ¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15. selección. etc? 9. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . transferencias. inducción. procesos? 17. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20.14. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. pensiones. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. servicio médico. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal. ¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. ¿Puede variarse la rutina de trabajo. evaluación. cafetería. 1. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4.

procedimientos? 28. ¿Se acatan los procedimientos? 25. integración del personal. motivación? 8. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. ¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10. ¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. ¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. TRATO AL PERSONAL 1. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral. ¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . directivas. ¿Qué reglamentos. ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6.22. ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. directivas.

¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7.1. ¿Existe equipos excedentes? 7. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas. ¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. ¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 . ¿Existe un sistema de control de faltas. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4. y puntualidad? 9. ¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. enfermedades. ¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. ¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6.

¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. POLITICAS DE LOGISTICA 5. 20. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12. área o unidad? 17. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. POLITICAS FINANCIERAS 3. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. POLITICAS DE PERSONAL 4. OBJETIVOS INTERNOS 4. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. OBJETIVOS EXTERNOS 3. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. 2. ¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . 19. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1. PLANES ESTRATEGICOS.10.

PRESUPUESTOS 2. ESTANDARES DE TRABAJO 4. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. GUIAS DE ORIENTACION 5. ORGANIGRAMAS 5. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. ORGANIZACIÓN 1. FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. MANUALES DE SISTEMAS 2. CONTROL DE INVENTARIOS 5. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2. NORMAS DE COSTOS 3. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1.6.

SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . OTROS ACTIVOS. CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL.INSTALACIONES 1. EQUIPOS DE OFICINA 3. DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN. LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. EDIFICIOS 4.

FEBRERO 2011 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 17 .

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