Instructivo Para Realizar Auditoria Administrativa

INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM.3 VII. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 . 2. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). (INFORME N° 0025-2011/OAI) 3.A. DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME). 1. EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección. 5.

Determinación de la existencia. para el efectivo control administrativo son fundamentales.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales. recuperación sobre inversión. ellos representan procedimientos. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. o lineamientos específicos. entre los cuales se tiene las utilidades históricas.  al iniciar una auditoría de gestión. y otros requisitos obligatorios.  a la inversa. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles. Determinación de la existencia. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. índole y función de los controles administrativos u operacionales. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa. y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. por lo tanto.  desde un punto de vista funcional. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. clases de productos usuales de distribución. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. la ausencia de instructivos de política vital. o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 . rutinas. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente.

de ventas anuales. ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación. que también puede sugerir áreas de problemas. a fin de evaluar las condiciones físicas. y localizar indicios de posibles áreas de problemas. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios. REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION . el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión. o estadística de operación adversa.

LA OBSERVACION DIRECTA. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 . TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A. LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO.ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A. LA ENTREVISTA.

SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION. AUDITORIAS. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 . ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES.

SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS. SOBREVALUACIONES 5. SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS. DESPILFARROS. ERRORES OPERATIVOS. SUSTRACCIONES. SUBVALUACIONES 4. DECISIONES INADECUADAS. MALVERSACIONES 3. EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS. DESPERDICIOS. 2. REITERACION DE CONTROLES.

MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. . • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN. ACOMPAÑAR ANEXOS.• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. EJEMPLO: VENTAS. ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. PARA COMPLEMENTAR. DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN.

PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD. PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS. ¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 . CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1.

¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7.2. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. en que porcentaje? 5. ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. ¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno). 2. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. ¿Se logran los objetivos planificados. ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. ¿Existe duplicidad de funciones? 7. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9. ¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 . 3.

evaluación. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. capacitación y desarrollo del personal? 8. selección. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. cafetería. ¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16.14. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. términos de contrato. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. etc? 9. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15. ¿se entienden y son positivas? 5. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. servicio médico. ¿Puede variarse la rutina de trabajo. procesos? 17. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20. transferencias. pensiones. 1. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. inducción. ¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19.

¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . ¿Qué reglamentos. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6. ¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. integración del personal. ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. ¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral. ¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. directivas. procedimientos? 28. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27. motivación? 8. TRATO AL PERSONAL 1. ¿Se acatan los procedimientos? 25. ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. directivas.22. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3.

¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. ¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8.1. ¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. enfermedades. ¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. y puntualidad? 9. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. ¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 . METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. ¿Existe un sistema de control de faltas. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12. ¿Existe equipos excedentes? 7. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4.

PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. 19. POLITICAS DE LOGISTICA 5. área o unidad? 17. POLITICAS DE PERSONAL 4. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. OBJETIVOS EXTERNOS 3. 20. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13. OBJETIVOS INTERNOS 4. PLANES ESTRATEGICOS. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1. ¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. POLITICAS FINANCIERAS 3.10. 2.

ORGANIZACIÓN 1. NORMAS DE COSTOS 3. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. GUIAS DE ORIENTACION 5. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. MANUALES DE SISTEMAS 2.6. PRESUPUESTOS 2. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. CONTROL DE INVENTARIOS 5. ESTANDARES DE TRABAJO 4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. ORGANIGRAMAS 5. CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6.

CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL. SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO. EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. EDIFICIOS 4. LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN. OTROS ACTIVOS. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO.INSTALACIONES 1. EQUIPOS DE OFICINA 3.

FEBRERO 2011 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 17 .

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