INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

A. Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4. 2. 5. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME).3 VII. ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización. (INFORME N° 0025-2011/OAI) 3. 1. CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 .

o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. índole y función de los controles administrativos u operacionales. recuperación sobre inversión. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 . Determinación de la existencia.  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles.  al iniciar una auditoría de gestión. o lineamientos específicos.  a la inversa. y otros requisitos obligatorios. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa. y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. la ausencia de instructivos de política vital. o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global. entre los cuales se tiene las utilidades históricas.  desde un punto de vista funcional. por lo tanto. rutinas. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. ellos representan procedimientos. para el efectivo control administrativo son fundamentales.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa. Determinación de la existencia. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS. lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. clases de productos usuales de distribución. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor.

que también puede sugerir áreas de problemas. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. y localizar indicios de posibles áreas de problemas. ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación. o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION. REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION .de ventas anuales. el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. o estadística de operación adversa. a fin de evaluar las condiciones físicas.

LA ENTREVISTA. TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A. LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 . LA OBSERVACION DIRECTA.ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A.

INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL. EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO.SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. AUDITORIAS. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 . ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION.

REITERACION DE CONTROLES. SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. 2. MALVERSACIONES 3. DECISIONES INADECUADAS. SOBREVALUACIONES 5. SUSTRACCIONES. ERRORES OPERATIVOS. DESPILFARROS. SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. DESPERDICIOS.SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. SUBVALUACIONES 4. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS.

ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. . DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN.• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. EJEMPLO: VENTAS. PARA COMPLEMENTAR. VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. ACOMPAÑAR ANEXOS.

¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 .PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD. CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1. PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS.

¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. ¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 . ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno). ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Se logran los objetivos planificados.2. en que porcentaje? 5. 2. ¿Existe duplicidad de funciones? 7. 3. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9. ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7.

¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19. ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. selección. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal.14. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . transferencias. evaluación. inducción. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. ¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. procesos? 17. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. 1. seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15. etc? 9. servicio médico. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. cafetería. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. capacitación y desarrollo del personal? 8. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. términos de contrato. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Puede variarse la rutina de trabajo. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. pensiones. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16. ¿se entienden y son positivas? 5.

integración del personal. ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9. TRATO AL PERSONAL 1. directivas. ¿Se acatan los procedimientos? 25. ¿Qué reglamentos. ¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . procedimientos? 28. ¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6. ¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral. directivas. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3. motivación? 8.22. ¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24.

¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 . ¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12.1. ¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. ¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. y puntualidad? 9. ¿Existe un sistema de control de faltas. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. ¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Existe equipos excedentes? 7. enfermedades. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3.

POLITICAS DE PERSONAL 4. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto. 20. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . ¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. POLITICAS DE LOGISTICA 5. ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1. 19. área o unidad? 17. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13. OBJETIVOS EXTERNOS 3. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. PLANES ESTRATEGICOS.10. 2. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. POLITICAS FINANCIERAS 3. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. OBJETIVOS INTERNOS 4.

FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. GUIAS DE ORIENTACION 5. NORMAS DE COSTOS 3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. PRESUPUESTOS 2. CONTROL DE INVENTARIOS 5. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . ESTANDARES DE TRABAJO 4. ORGANIGRAMAS 5. FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3.6. MANUALES DE SISTEMAS 2. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. ORGANIZACIÓN 1. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2.

SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. OTROS ACTIVOS. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO. EDIFICIOS 4. DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO.INSTALACIONES 1. EQUIPOS DE OFICINA 3. LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN.

FEBRERO 2011 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 17 .

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