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Instructivo Para Realizar Auditoria Administrativa

Instructivo Para Realizar Auditoria Administrativa

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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION • • • • • CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES Y ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.

ANALISIS PRELIMINAR DE LA EMPRESA. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA. APLICACIÓN AUDITORIA. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA. •

FASE DE PLANEAMIENTO

1

DEL

PROGRAMA

DE

FASE DE EJECUCION

2

FORMULACION AUDITORIA.

DEL

INFORME

DE

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS ADOPTADAS.

FASE DE INFORME

3

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Antecedentes Organigrama iii. Misión OBJETIVO (De la Auditoria) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. PROGRAMACION (GRAFICO DE GANTT) METODO DE INVESTIGACION, (PARA OBTENER
i. ii.

1

II. III. IV. V.

EVIDENCIAS Y REALIZAR PRUEBAS DE VÁLIDEZ, SE DEBE APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACIÓN QUE PERMITA SUSTENTAR LA AUDITORIA).

VI.

2

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA i. Planeación ii. Organización. iii. Integración iv. Dirección. v. Control.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 1

Ó PRESIDENTE EJECUTIVO. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Integración • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Dirección. ANALISIS Planeación • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Organización. 2. DATA INFORME :( CONSIGNAR FECHA EN LA QUE SE EMITE EL INFORME). EN LAS ENTIDADES PUBLICAS ES DIRIGIDO AL TITULAR DE LA ENTIDAD) 4.3 VII. (INFORME N° 0025-2011/OAI) 3.A. DESTINATARIO : (NOMBRE Y CARGO DE LA AUTORIDAD A QUIEN SE DIRIGE EL INFORME: EJEMPLO: (LIC. INTRODUCCION: (BREVE COMENTARIO SOBRE LA FINALIDAD DE LA AUDITORIA). 1. • Hallazgos • Causas • Recomendaciones Control • Hallazgos • Causas • Recomendaciones I. XXXXXX GERENTE GENERAL EMPRESA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S. NOMBRE Y NÚMERO DEL DOCUMENTO: EJEM. CONCLUSIONES ALCANCES PARA LA EJECUCION DEL TRABAJO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 2 . 5.

lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. o lineamientos específicos.  a la inversa. recuperación sobre inversión.  desde un punto de vista funcional. o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global. y otros requisitos obligatorios. y administrativos  la recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles. que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa. o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la empresa.  al iniciar una auditoría de gestión. ellos representan procedimientos. o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales. entre los cuales se tiene las utilidades históricas. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas. Determinación de la existencia. También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos. el volumen aproximado AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 3 .  evaluación de los efectos de la ejecución de controles u operacionales en áreas significativas. características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado. • CONTROLES ADMINISTRATIVOS. para el efectivo control administrativo son fundamentales. el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente. y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia. son los medios de implantar los objetivos de políticas de una empresa. clases de productos usuales de distribución. la ausencia de instructivos de política vital. Determinación de la existencia. rutinas. índole y función de los controles administrativos u operacionales. el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor.• POLÍTICA DE LA EMPRESA. por lo tanto.

a fin de evaluar las condiciones físicas.  el auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación.de ventas anuales. que también puede sugerir áreas de problemas. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios. REVISION DE AVANCES DE ACUERDO A CRONOGRAMA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 4 EVALUACION . el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. y localizar indicios de posibles áreas de problemas. ORGANIZACIÓN DE ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL NOTA: 14 Y 21 DE MARZO. o estadística de operación adversa. o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión.- ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO MES DE FEBRERO 23 26 28 MES DE MARZO RESPONSABLES 2 5 7 9 PREPARACION PARA LA AUDITORIA DETERMINACION DE LA ESTIMADO REAL ESTIMADO REAL EMPRESA QUE SE AUDITARA PLAN DE AUDITORIA Y DATOS ADMINISTRATIVA GENERALES ELABORACION DE MATERIAL DE EVALUACION APLICACIÓN CUESTIONARIOS PLANEACION. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDADES PARA AUDITAR TIEMPO 4 11 MES DE ABRIL 13 18 25 30 RESPONSABLES APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DIRECCION Y CONTROL ESTIMADO REAL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ESTIMADO REAL PREPARACION DEL INFORME DETERMINACION DE HECHOS REDACCION DE ESTIMADO REAL RECOMENDACIONES E INFORME FINAL PRESENTACION DE INFORME DE AUDITORIA ESTIMADO REAL E V A. LOS INSTRUMENTOS A UTILIZAR SON: INTRUMENTO S PARA INVESTIGAR • • • EL CUESTIONARIO. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 5 . LA ENTREVISTA. LA OBSERVACION DIRECTA. TODOS GRUPOS LOS ACTIVIDADES TIEMPO 2 4 MES DE MAYO 7 9 11 14 24 RESPONSABLES EXPOSICIONES GRUPOS 1 Y 2 GRUPOS 3 Y 4 GRUPOS 5 Y 6 GRUPOS 7 Y 8 GRUPOS 9 Y 10 EVALUACION IV UNIDAD E V A.

AUDITORIAS. RESULTADOS OBTENIDOS POR SU APLICACION. CORRESPONDEN AL AMBITO • REQUISITOS PARA LA RECOPILACION • • • ANALISIS DE LA INFORMACION • • LAS INEFICACIAS CORRESPONDEN AL AMBITO DE LOS AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 6 . EVITAR INFORMACION INSUFICIENTE. LAS DEFICIENCIAS OPERACIONAL.SE DEBE RECOPILAR INFORMACION DE LOS ANTECEDENTES COMO DATOS VINCULADOS A LA SITUACION ACTUAL. CUANDO SE ENCUENTRE INFORMACION CONTRADICTORIA EL AUDITOR DEBERA PROFUNDIZAR LA INVESTIGACION LA INFORMACION RECOPILADA DEBE SOMETERSE A UN ANALISIS O EXAMEN CRÍTICO QUE PERMITA DESCUBRIR LAS DEFICIENCIAS E INEFICACIAS. ENTRE LOS ANTECEDENTES TENEMOS: • • DATOS QUE SE PRECISAN RECOPILAR • ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS. PROCEDIMIENTOS QUE SE EFECTUAN. CONTROLES O ESTUDIOS REALIZADOS ANTES. CON RELACION A LA SITUACION ACTUAL • • • • • • OBJETIVOS METAS DEL AREA AUDITADA FUNCIONES DEL AREA AUDITADA NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. INCONSISTENTE U OBSOLETA QUE CONLLEVE AL AUDITOR A EFECTUAR UN ANALISIS SIN FUNDAMENTO ORIGINANDO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES INCORRECTAS. LA INFORMACION DEBE SER PRECISA. LA INFORMACION DEBE SER REVISADA Y VALIDADA POR EL AUDITOR MEDIANTE CRUCES CON OTRA INFORMACION QUE HAYA PODIDO OBTENER. FUNCIONES O ACTIVIDADES DE CADA CARGO. POR LO TANTO DEBILIDADES DENTRO DE LA ORGANIZACION.

SE DETECTAN POR: • INEFICACIAS • • • DECISIONES LENTAS. SUSTRACCIONES. SUBVALUACIONES 4.SE DETECTAN POR: DEFICIENCIAS • • • • DEMORAS. MALVERSACIONES 3. DESPILFARROS. ERRORES OPERATIVOS. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS. DECISIONES INADECUADAS. REITERACION DE CONTROLES. DESPERDICIOS. SIN EMBARGO INDEPENDIENTEMENTE DE ESTAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS. 2. EL AUDITOR PUEDE DETECTAR INDICIOS O PRUEBAS QUE INCIDEN EN LA COMISION DE DELITOS COMO SON: 1. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 7 . SOBREVALUACIONES 5. ADULTERACION DE VALORES O REGISTROS.

• • DESCOMPONER EL TODO EN PARTES. . ESTE SE VINCULA CON ALMACEN Y CAJA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. MENCIONANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS. PERO CON EL AMBIENTE EXTERNO SE VINCULA CON EL PUBLICO QUE ESTA ADQUIRIENDO LOS PRODUCTOS OFERTADOS. ES NECESARIO ALUDIR A LAS REUNIONES SOSTENIDAS CON EL PERSONAL. VINCULADOS A:  CANTIDADES FALTANTES. EL AUDITOR EXPONE SEGÚN EL ORDEN DE IMPORTANCIA LOS HECHOS DESFAVORABLES Y QUE NECESITAN DE UNA ACCION CORRECTIVA. SE PRESENTA UNA A UNA EN FORMA BREVE Y FUNDAMENTADA LAS SITUACIONES QUE VIENEN AFECTANDO A LA ORGANIZACIÓN. UN COMPONENTE ES LA VENTA DIRECTA AL PUBLICO. ACOMPAÑAR ANEXOS. ACLARAR O PRECISAR AUN MAS EL OBJETO DE ANALISIS. TENER EN CUENTA QUE CADA PARTE ESTA INTERCONECTADA CON OTRA DENTRO DE UN AMBIENTE QUE PUEDE COMPREMETER AL ENTORNO INTERNO O EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN. EJEMPLO: VENTAS. SUPERVISORES COMPROMETIDOS. • • • • ANALISIS • • AUDITORIA ADMINISTRATIVA  FLUCTUACIONES DE VALOR Página 8  AUSENCIA DE HECHOS O CIFRAS SIGNIFICATIVAS. DEBERA INDICAR SEÑALES QUE LLEVEN AL LECTOR A BUSCAR DETALLES SOBRE EL TEMA TRATADO. PARA COMPLEMENTAR.

PREGUNTA ¿QUÉ? ¿PARA QUE? RESPUESTA QUE SE DEBE OBTENER ACTIVIDAD QUE SE DESARROLLA PROPOSITO U OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD LUGAR O AMBIENTE EN QUE SE DESARROLLA LA ACTIVIDAD MOMENTO PERIODO O FECHA EN QUE SE EFECTUA LA ACTIVIDAD PERSONA COMPROMETIDA O EJECUTANTE DE LA ACTIVIDAD MEDIOS QUE SON EMPLEADOS Y FORMA COMO SE REALIZA LA ACTIVIDAD. CANTIDAD Y/O VALORIZACION DE LOS RECURSOS EMPLEADOS PREGUNTAS QUE SE EMPLEAN PARA EL ANALISIS ¿DÓNDE? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CÓMO? ¿CUÁNTO? INTERROGANTES CUESTIONARIOS: PLANES Y OBJETIVOS PARA LA ELABORACION DE 1. ¿Ha formulado planes y objetivos el Departamento? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 9 . PRECISANDO NIVEL DE SUPERVISION Y LINEAS DE COORDINACION QUE SON EMPLEADAS.

¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Tienen tiempo para planificar sus actividades? 4. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 1. ¿Las funciones encomendadas guardan relación con la función que desempeñan? 10. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Existe un sistema de verificación de cumplimiento de objetivos? 6. ¿Qué aspectos se podría mejorar en el área?. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del área? 5. en que porcentaje? 5. ¿Se logran los objetivos planificados. ¿Está de acuerdo con los objetivos de la organización? 4. ¿Son armónicos los planes formulados con relación a los demás departamentos de la organización? (vea la organización como un todo). 3. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 7. 2. ¿Conoce el personal cuáles son sus responsabilidades y autoridad sobre que personal debe ejercer? 11. ¿Existe duplicidad de funciones? 7. ¿Existe un organigrama actualizado? (si no hubiera el auditor deberá elaborar uno).2. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones o ser transferidas a otras áreas? 8. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 10 . ¿Los Planes y objetivos del área fueron aprobados por su jefe inmediato superior y la Gerencia General? 8. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades interna? 9.

¿Puede variarse la rutina de trabajo. ¿Existen políticas para asegurar el clima laboral en la organización? 13. ¿El actual sistema satisface las necesidades en general? ( empresa – trabajador) 16. pensiones. ¿Se han establecidos controles en el sistema de administración de sueldos y salarios? 20. 1. ¿Posee la organización una escala salarial? 12. procesos? 17. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 10. términos de contrato. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Reflejan las metas y objetivos de la Administración y/o Dirección? 4. ¿Existe un plan de revisión continua de la estructura? ¿Con la supervisión? ¿con el personal? POLITICAS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. capacitación y desarrollo del personal? 8. etc? 9. ¿Qué políticas existen relacionadas a rotación de personal. ¿Puede lograrse reducciones en costos o mejoras en los procesos actuales? 18. seguridad industrial y/o prevención de accidentes de personal? 15. selección. ¿Se ha designado un funcionario en particular para las solicitudes de nuevo personal? 11. ¿Qué controles se tiene para verificar su cumplimiento? 7. ¿Qué políticas existen relacionadas con seguros. ¿Cómo se establecen las políticas del área auditada? 2. transferencias. inducción. ¿Se tiene procedimientos escritos? 19. ¿Se le da importancia al programa de entrenamiento que tiene la organización? 21. ¿Cuál es la condición de los registros? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 11 . ¿Las conoce el personal del área auditada? 6. ¿se entienden y son positivas? 5. servicio médico.14. ¿Qué políticas existen para el reclutamiento. ¿Existe un procedimiento de quejas de parte del personal? 14. cafetería. evaluación.

¿Pueden eliminarse registros mediante la sistematización de operaciones. directivas. integración del personal. ¿Qué procedimientos requieren de un estudio y evaluación urgente? 26. normas existen relacionadas al area y de carácter general? 27. ¿Qué recomendaciones se puede dar para mejorar el accionar del área de Recursos Humanos? 10. ¿Cuál es el porcentaje de rotación de personal? 9. ¿Se les da suficiente entrenamiento sobre el cargo ha desempeñar a los nuevos trabajadores? 6. ¿Existen métodos adecuados para el análisis y evaluación de puestos? 29. ¿El trabajador es ubicado de acuerdo a sus competencias? Si no es así ¿Qué debería hacerse? 4. ¿Qué comentarios puede darnos sobre el área de Recursos Humanos? EQUIPO Y SU DISPOSICION AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 12 . ¿Existe un estudio de las actividades que ejecuta cada trabajador? 2.22. directivas. TRATO AL PERSONAL 1. ¿Se acatan los procedimientos? 25. ¿Qué reglamentos. motivación? 8. ¿Qué estrategias desarrollan los especialistas de recursos humanos relacionados con el clima laboral. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección del local institucional?. ¿Se tiene especialistas en el área de Recursos Humanos? 7. ¿Existe un sistema de seguimiento para verificar el cumplimiento de normas. integración o con la participación de otras áreas? mayor 23. ¿Se ha establecido una línea de conducta para los funcionarios y trabajadores en general? 24. ¿El personal en general tiene oportunidades de promoción a cargos ejecutivos? 5. procedimientos? 28. ¿Qué condiciones de trabajo existen?¿Cuales se pueden mejorar? 3.

¿Existen esquemas de distribución de los equipos y de su uso adecuado? 2. ¿Existe equipos excedentes? 7. ¿Puede y/o debe mejorarse los equipos?. METODOS Y OPERACIONES DE CONTROL 1. ¿Se utiliza racionalmente el espacio disponible? ¿Qué sugiere al respecto? 3. ¿Existe un sistema de control de faltas. ¿Existe un sistema o procedimiento para proteger los archivos confidenciales? AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 13 . ¿Cuáles son los procedimientos establecidos para el tratamiento de candidatos a un puesto de trabajo? 4. ¿Se ha considerado los procedimientos de claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Qué procedimientos existen para el tratamiento de personal obrero? 5. ¿Cómo pueden mejorarse las actividades mencionadas líneas arriba? 8. ¿Existe un procedimiento para determinar que hacer con equipos en desuso? 10. ¿Existe un sistema de sugerencias?¿ satisface este medio de comunicación? 7. recepción de candidatos a puestos de trabajo? 4. ¿Existe una descripción del equipo y de sus accesorios especiales? 6. enfermedades. ¿Existen canales de comunicación adecuados para satisfacer las demandas del personal? 3. ¿Cuáles son las condiciones de los equipos? 5. y puntualidad? 9. ¿Existen equipos almacenados inactivo? 9. ¿Se usa alternadamente los equipos? 8. ¿Cuál es el proceso para el tratamiento de problemas por revisiones de contratos? 6.1. ¿Existe un espacio adecuado para la ejecución de entrevistas. ¿Cuál es el período que deben estar almacenados los equipos en desuso? 11. ¿Informan al área de contabilidad sobre la existencia de estos equipos en desuso? 12.

¿Que medidas se toman para asegurar la calidad de trabajo del personal de planta? 11. POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 14 . área o unidad? 17. 20. PROGRAMAS A CORTO PLAZO POLITICAS 1. POLITICAS DE LOGISTICA 5. POLITICAS DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO 2. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 15. 2. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del Dpto.10. OBJETIVOS INTERNOS 4. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad de trabajo? NORMAS QUE SERVIRAN DE GUIAS DE SEGURIDAD PARA CUANDO SE HAGAN LAS COMPARACIONES DE DESEMPEÑOS PLANES 1. POLITICAS FINANCIERAS 3. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto a personal? ¿En cuanto a áreas de ingreso restringido? 12. OBJETIVOS EXTERNOS 3. PLANES ESTRATEGICOS. ¿Existe algún programa de medición en el trabajo de oficina? si existe ¿se está trabajando en él? 18. POLITICAS DE PERSONAL 4. ¿Qué controles sobre los gastos de oficina deben establecerse? O adicionarse. ¿Puede eliminarse operaciones?¿simplificarse?¿combinarse?¿mejorarse? 13. ¿Puede realizarse mejoras en los métodos usados por el Departamento. 19. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 14. ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 16.

FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO 3. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL PERSONAL 1. CONTROL DE INVENTARIOS 5. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES 4. FLUJOS DE COMUNICACIÓN 6. CAPACITACION Y PERFECCIONAMIENTO 3. DELEGACION SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) CONTROLES DE OPERACIÓN 1. CARTILLAS DE INSTRUCCIÓN 6. FUNCIONES GENERALES DE CADA ORGANO 2. ESTANDARES DE TRABAJO 4. POLITICAS DE PRODUCCION O SERVICIOS. ORGANIZACIÓN 1. ORGANIGRAMAS 5. MANUALES DE METODOS DE TRABAJO 3. VALORES AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 15 . MANUALES DE SISTEMAS 2. PRESUPUESTOS 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4. EVALUACIÓN DEL TRABAJO 2. NORMAS DE COSTOS 3.6. GUIAS DE ORIENTACION 5.

LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS PUEDEN SER APLICADAS A TODOS LOS NIVELES DE OPERACIÓN. CUANDO SON CONCISAS Y CLARAS SON DE GRAN AYUDA PARA EL AUDITOR EN: • LA PRESENTACIÓN DE SU INFORME FINAL. EQUIPOS DE OFICINA 3. SEÑALA OBJETIVOS Y DESMENUZA LA INFORMACION Y HACE NOTORIO ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS FUNCIONES O SUB DIVISIONES CONSIDERACIONES GENERALES • AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 16 . DESDE EL NIVEL MAS BAJO DE RESPONSABILIDAD HASTA EL CORRESPONDIENTE AL EJECUTIVO MAS ALTO DE LA ORGANIZACIÓN. MAQUINARIA EQUIPO Y HERRAMIENTAS 2. YA QUE PUEDE MOSTRAR LA EXPERIENCIA DEL PASADO. EDIFICIOS 4. LA TENDENCIA DEL PRESENTE Y LAS NECESIDADES DEL FUTURO. EL USO DE GRAFICOS PARA ILUSTRAR LAS MEDICIONES Y EL DESEMPEÑO. OTROS ACTIVOS.INSTALACIONES 1.

FEBRERO 2011 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Página 17 .

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