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Presidencia del consejo de Ministros

Programa de Modernización y Descentralización del Estado

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

Consultoría Consultor Fecha de publicación

: Manual para la elaborar el Reglamento de Organización y Funciones –ROF : Mayen Ugarte Vásquez-Solis : Marzo de 2006

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Programa de Modernización y Descentralización del Estado (Contrato de Préstamo N° 1437/OC-PE) Unidad Co-Ejecutora PCM

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

Elaborado por: Mayen Ugarte Vásquez-Solis

Marzo 2006

RESUMEN EJECUTIVO

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el Manual (i) proporciona a las entidades los conceptos básicos que les permitirán conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organización y Funciones como instrumento de gestión de la organización. el Manual prevé una metodología de trabajo a través de pasos y ejemplos prácticos que ordena y facilita el proceso de análisis de la información. y propone una metodología para la aplicación de los mismos. así como la información que surge de analizar las transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organización formal. de acuerdo a lo siguiente: NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL NORMAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROF Cccccccccccccccccccccc ESTRATEGIA INSTITUCIONAL ccccccccccccccccccc REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN En efecto. un ROF debe contemplar no sólo el marco legal que explica la razón misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones. estrategia institucional. No se puede dejar de lado en este análisis a la realidad. de seguirse cada uno de sus pasos. Así. Al respecto. En ese sentido. Decreto Supremo N° XX-PCM.El Manual para la Elaborar el Reglamento de Organización y Funciones –ROF tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF. de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones. es decir las posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como responsabilidades. (ii) las guía paso a paso en el análisis de sus funciones y la estructura de la organización. para definir los contenidos de su nuevo ROF y (iii) las orienta en la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio y en el proceso de aprobación de sus ROF. sino también las prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece. generan la documentación necesaria para formular el Informe Técnico Sustentatorio que. para afrontar dichas responsabilidades. se asegura que la entidad habrá analizado todos aquellos aspectos que podrían tener influencia en su accionar y por ende.Lineamientos para la Elaboración y Aprobación de ROF. en su organización. para lo cual recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM . así como matrices comparativas que las consolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la organización más adecuada para la entidad. En ese sentido. mediante la elaboración de matrices que recogen información de cuatro fuentes de información: marco legal. es importante tener en cuenta que las matrices así como los pasos que se proponen en el Manual. La importancia del presente Manual reside en que. ROF vigente y el estado actual de la organización. toda entidad debe 4 . el Manual contiene una metodología de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de información que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad. a fin de tener un acercamiento integral a la etapa de definición de la manera más adecuada de organizarse para alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión institucional.

y que deberán ser plasmados en el proyecto de ROF. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. según el tipo de entidad. según lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM. Funciones y áreas según el ROF vigente Matriz 4. el marco legal que las sustenta. Funciones y áreas según la estrategia institucional Matriz 3. Metodología para la identificación de funciones y áreas de la organización Se procederá a elaborar cuatro matrices que contendrán información respecto a las funciones generales y específicas a cargo de la entidad y de sus respectivos órganos y unidades orgánicas. del análisis que realice la entidad sobre la información consignada en la Matriz 5A. Funciones y áreas según el marco legal Matriz 2. se desprenderán las funciones generales y específicas. Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad el Manual guiará a la entidad en el proceso administrativo que deberá permitirle lograr la aprobación de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF. MATRIZ 1 MATRIZ 2 MATRIZ 3 MATRIZ 4 MATRIZ 5 A Asimismo. Con el objeto de recoger dicha información y facilitar la redacción del documento de ROF. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF que especificará además para cada función general de la entidad y conjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman. Matriz 1. el Manual propone una matriz final Matriz 6. según las cuatro fuentes de información antes mencionadas. a fin de justificar las modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobación de dicho instrumento de gestión. así como los órganos y unidades orgánicas que formarán parte de la nueva organización. Funciones y áreas según la organización actual De la consolidación de dichas matrices se obtendrá la Matriz 5A. Las Matrices 5A y 6 formarán parte integrante del Informe Técnico Sustentatorio que deberá ser presentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organización de la entidad. que constituirá el insumo básico para la determinación por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional más adecuada para el cumplimiento de las mismas.presentar a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia u ógano de decisión. 5 .

CUESTIONARIO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ACTUAL ________ 62 ANEXO 2A.INDICE DE CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO____________________________________________________________ 3 CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES _____________________________________________________ 9 MARCO LEGAL __________________________________________________________ 16 ACTORES INVOLUCRADOS __________________________________________________ 17 CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? ___ 19 PASO 1.4 PASO 5. PASO 2. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL NACIONAL ____ 69 ANEXO 2C. PASO 6. 2. IDEAS BÁSICAS PASO 4_________________________________________________________ 44 DISEÑAR EL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD _______________________________ 44 ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF _____________________ 52 ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF__________________________ 53 CAPÍTULO III ¿CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? __ 56 PASO 1. PASO 3. PASO 3. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN EL MARCO LEGAL ____ 19 IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL ______________________________________________________________ 26 IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 28 Paso 3.3 Paso 4. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL NACIONAL _____ 71 6 . 3.1 Paso 4. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? ______________ 9 1. PASO 7.1 Paso 3.2 Paso 4. PASO 2. ELABORACIÓN DEL INFORME TÉCNICO SUSTENTATORIO _____________________ 56 APROBACIÓN DEL ROF________________________________________________ 58 DIFUSIÓN DEL ROF __________________________________________________ 61 ANEXOS ______________________________________________________________________ 62 ANEXO 1. Revisar el ROF vigente _____________________________________ 28 Aplicar Cuestionario en la entidad _____________________________ 29 Elaborar Matrices Comparativas ______________________________ 33 Definir las funciones generales y específicas de la organización______ 34 Definir el tipo de organización más adecuada ____________________ 38 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF________ 43 DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD _________ 33 Paso 4. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA LOS MINISTERIOS ________________________________________________________________ 67 ANEXO 2B.2 PASO 4.

CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA GOBIERNOS LOCALES _________________________________________________________ 83 ANEXO 4B. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL LOCAL ________ 86 ANEXO 5. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL LOCAL _______ 85 ANEXO 4C. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA GOBIERNOS REGIONALES ______________________________________________________ 75 ANEXO 3B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL REGIONAL ____ 77 ANEXO 3C. FUNCIONES VINCULADAS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ________________ 103 BIBLIOGRAFÍA ________________________________________________________________ 106 7 . EJERCICIO PRÁCTICO DE APLICACIÓN DE LOS PASOS Y MATRICES DEL MANUAL ____ 90 ANEXO 6. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL REGIONAL ______ 79 ANEXO 4A.ANEXO 3A.

o El ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo. 1 Incluye a las señaladas en los incisos 1 al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444. evitando la duplicación de actividades. Los siguientes dos capítulos tienen por objeto guiar paso a paso a la entidad en el proceso de elaboración del proyecto de ROF y de aprobación del mismo. El primer capítulo define conceptos generales relacionados al instrumento de gestión ROF. de fácil aplicación en su operación y funcionamiento y que permita: o Una adecuada orientación de la labor de la entidad. o Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo. a sus órganos encargados de la formulación. previéndoles de los mecanismos necesarios a fin de que puedan contar con una herramienta ágil. según el tipo de entidad. siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminación o desaparición conlleve a la de la entidad (como puede ser el caso de algunos Proyectos. Ley del Procedimiento Administrativo General. que facilite su incorporación al trabajo. así como a los actores involucrados. Cabe señalar. que como resultado de la aplicación del Manual la entidad contará con la documentación básica necesaria para la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio que deberá ser presentado a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.Objeto: El manual tiene por finalidad orientar a las entidades públicas en el proceso de elaboración. estandarizada. de acuerdo a lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM. o Propiciar el mejoramiento de la eficacia y la calidad de la entidad. 8 . Público Usuario: El Manual se dirige a todas las entidades públicas1 que cumplen con funciones de carácter permanente. para obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobación de su nuevo ROF. Programas y Comisiones). modificación y/o actualización de sus Reglamentos de Organización y Funciones. Contenido: El Manual ha sido organizado en capítulos y pasos. o Facilitar la supervisión y la evaluación del trabajo. modificación y/o actualización del Reglamento de Organización y Funciones. es decir que han sido creadas por norma con rango de Ley que les otorga personería jurídica. y en particular. a las organizaciones y señala el marco legal que regula el mencionado documento normativo.

el Reglamento de la Ley General de Pesca). un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pública. es decir. educación. 1. √ √ ¿Cuál es la utilidad de un ROF? El Reglamento de Organización y Funciones es un instrumento útil para diferentes actores: √ Para la entidad 9 . regional o local) de la entidad en su conjunto establecido conforme un mandato constitucional o legal. etc. De gestión ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior. Conceptos clave:: √ Competencia: Ámbito de actuación material (salud. A diferencia de un reglamento propiamente normativo. ¿Qué quiere decir que el ROF sea un documento técnico normativo de gestión? El ROF es un documento: √ Técnico dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos. √ Objetivos: Describen el propósito que prentende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus competencias y funciones.) o territorial (nacional. así como definir conceptos específicos vinculados con dicho instrumento de organización. vale decir. contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas. aquél que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo. Normativo pues constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad. √ Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidades orgánicas de manera particular. Aspectos Generales a) ¿Qué es un Reglamento de Organización y Funciones? El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la organización formal de una entidad pública.CAPÍTULO I. defensa. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? Ruta del Capítulo: En este primer capítulo del Manual se desarrollarán algunos conceptos generales que nos permitirán entender qué es un Reglamento de Organización y Funciones y cuál es su utilidad.

tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo. entre otros. así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el CAP. √ Para quienes ejercen control sobre la entidad o Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a los órganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad. √ Para otras entidades públicas o Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas. CAP: Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad. 10 . tales como el ROF. sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF. el Manual de Organización y Funciones (MOF). los Planes Estratégicos Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades públicas. o Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la entidad. contribuye a una mejor coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”. y. o Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades orgánicas que la componen. el Cuadro de Asignación de Personal (CAP). Para comprender mejor esta interrelación entre el ROF y los otros instrumentos de gestión es bueno que diferenciemos entre: o Los instrumentos de gestión vinculados con la parte organizacional de una entidad. se encuentra estrechamente ligado a cada uno de éstos. planificada y eficiente. evitando duplicidades e identificando responsables.o Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la componen. √ Para el personal de la entidad o Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los que labora de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones. MOF: Es un documento que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el ROF. o Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo de una entidad. tales como los Planes Estratégicos Sectoriales (Ministerios). los Planes de Desarrollo Concertados. ¿Cómo se enmarca el ROF dentro de los instrumentos de gestión de la administración pública? El ROF no es un documento aislado del resto de instrumentos de gestión con los que cuenta una entidad pública sino que por el contrario. Conceptos clave Instrumentos de Gestión: Son documentos con los que cuenta una entidad para gestionarse o administrarse de una manera ordenada. Gobiernos Regionales y Locales). entre otros.

) son creados por mandato de la Constitución Política y mediante una ley orgánica se formaliza su existencia. liderazgo. Jurado Nacional de Elecciones. ¿Qué características presenta una organización pública? Una organización pública presenta ciertas características particulares que la diferencian de otro tipo de organizaciones: √ Son creadas por un mandato constitucional o legal Las organizaciones públicas sólo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivo legal o constitucional. solamente un vez que se tiene definida la organización interna de la entidad. a través del CAP. b) ¿Qué debemos entender por una organización? Se define a una organización como el ente social creado intencionalmente para el logro de determinado fin. división del trabajo. sí debe haber una correspondencia entre órganos responsables de cumplir determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas. Por ejemplo: o o Los organismos constitucionalmente autónomos (Defensoría del Pueblo. se puede luego. si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento. comunicación. En efecto. el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad sino que la organización y distribución de funciones plasmadas en el ROF. es decir. mediante el MOF. existe una interrelación con el ROF ya que éste es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados. establecidos los niveles jerárquicos así como asignadas las funciones y responsabilidades entre los órganos y unidades orgánicas. como norma de organización. establecer las funciones particulares de cada cargo. respectivamente.). equipos. entre otros. debe facilitar también la identificación de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad. orientados al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder. establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones así como. Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales son creados en el marco de lo establecido en la Constitución Política y en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y Ley Orgánica de Municipalidades. √ Interrelación con los instrumentos de planeamiento Respecto del segundo grupo de instrumentos de gestión. control. Es decir. etc. mediante el trabajo humano y la utilización de recursos materiales (tecnología. Una organización dispone de una estructura jerárquica conformada por órganos y unidades orgánicas.√ Interrelación con los instrumentos de gestión organizacionales Respecto del primer grupo de instrumentos de gestión. etc. instalaciones. maquinaria. √ Son entidades formales 11 . existe una interrelación con el ROF ya éste es una herramienta que sirve (o debería servir) para identificar qué órganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento. En ese sentido.

12 . a través del pago de tributos con los que se asignan recursos a las entidades públicas para su funcionamiento. o indirectamente. El Instituto Nacional de Investigación Agraria es un organismo público descentralizado del Ministerio de Agricultura que tiene como finalidad el promover la innovación tecnológica agraria y agroindustrial en el sector agrario (satisface el interés de un grupo social en particular). Por ejemplo: o La Defensoría del Pueblo es un organismo autónomo que tiene como finalidad defender los derechos constitucionales de la persona y la comunidad. Los Gobiernos Locales tienen por finalidad representar a su localidad. √ Su actuación está sujeta a control Dado que las organizaciones públicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines y a través de recursos públicos. promover la adecuada prestación de los servicios públicos locales y el desarrollo integral sostenible de su circunscripción (satisface el interés de un grupo social en particular). dado que están orientadas a satisfacer el interés de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular.Las organizaciones públicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructura orgánica formal conformada por diferentes órganos y unidades orgánicas encargados de cumplir funciones específicas vinculadas. tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Capítulo II. como con aspectos administrativos de su funcionamiento. así como supervisar el cumplimiento de los deberes de la administración estatal y prestación de los servicios públicos (satisface el interés de la sociedad en su conjunto). tanto con la misión de la organización. √ Sus recursos son públicos Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos aportan ya sea de manera directa. su actuación está sujeta a diferentes clases de control. todas tienen en común el que sus objetivos trascienden el propio interés o beneficio de la organización. √ Sus objetivos están orientados a satisfacer el interés público Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones públicas pueden variar entre una y otra. por ejemplo a través del pago de tasas por determinados trámites que hacen en la entidad. o o √ Sus funciones están reguladas por el ordenamiento jurídico Las funciones a cargo de las organizaciones públicas no pueden ser creadas por ellas mismas sino que vienen determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuación.

Así. busca prevenir y verificar la correcta. por lo que no pueden ser creadas por ellas mismas. ¿Cuáles son los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad? Es importante conocer algunos de los principios y criterios vinculados con la parte organizacional de las entidades públicas que. debiendo integrarse las funciones y competencias afines. √ Control político: A cargo del Congreso de la República. no se cometan arbitrariedades ni excesos de poder frente al administrado (acciones de inconstitucionalidad. o Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya que no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismas funciones o presten los mismos servicios. etc. audiencias públicas.). o Al respecto. deben estar amparadas en normas sustantivas. √ Principio de especialidad: En el diseño de la estructura orgánica pública prevalece el principio de especialidad. tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad. La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.). debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas. acciones contencioso administrativa. a diferencia de los clásicos principios recogidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General relacionados directamente con la actuación de éstas (principio de legalidad. a través de sus dependencias. debido procedimiento. supervisando la legalidad de los actos de las organizaciones públicas sujetas a su control. ii) En relación con el ámbito territorial en el cual una función va a ejercerse. celeridad. √ Evitar duplicidades: Las dependencias. la especialidad puede darse: i) En razón de la tarea a cumplirse. Así. una misma función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales diferentes con lo cual no habría superposición de funciones sino especialización en razón del territorio. √ Control social: A cargo de la sociedad civil. organismos e instancias de la Administración Pública no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes. entidades y organismos. √ Control judicial: Mediante procesos judiciales se fiscaliza que en los procesos administrativos en los que intervienen las organizaciones públicas así como en el ejercicio de sus funciones. Ley 27658. cuando dichos recursos podrían ser utilizados en servicios o funciones no atendidos. etc. hace mención a algunos de estos principios: √ Legalidad de las funciones: Las funciones y actividades que realice la Administración Pública. se ejerce a través de asociaciones de consumidores.Clases de control √ Control gubernamental: A cargo de la Contraloría General de la República. mediante el cual fiscaliza la actuación de una determinada entidad pública. las contenidas en sus normas de organización y funciones. etc. eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado. están referidos directamente a aspectos sobre cómo debe organizarse una entidad pública. entidades. colegios profesionales. o Tal y como se vio. √ Asignación de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el 13 . imparcialidad. las funciones a cargo de las organizaciones públicas.

Coordinación: Las unidades de una organización siempre deben mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar “compartimentos estancos”. Además de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernización del Estado. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de sus funciones. De allí que sea importante tener en claro cuál es el ámbito de competencia de cada entidad. se sujetarán a los Lineamientos en aquellos aspectos que corresponda. aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales. en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto nivel hasta el más bajo. c) ¿Qué entidades deben contar con un ROF? No todas las entidades conocidas como públicas (según la definición contenida en los incisos 1 al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444. Así. existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta: √ √ Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido. ésta requiere mantenerse. proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razón específica y un tiempo determinado no requieren de un ROF. Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la denominación formal que tenga. en base a una pluralidad de criterios de medición. considerando que su organización viene establecida en las respectivas Leyes Orgánicas. debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos para los que fue creada la entidad (la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos).grado de cumplimiento de sus funciones. las competencias se refieren al ámbito material y territorial en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional. como puede ser el caso de algunos programas. En ese sentido. Ley del Procedimiento Administrativo General) están sujetas a la elaboración de un ROF en el marco de lo señalado en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF (Decreto Supremo N° XX-PCM). o Se debe recordar que los términos competencia y función son conceptos diferentes. mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo. √ √ √ √ √ 14 . sino que su naturaleza responda a los criterios definidos en los Lineamientos. En el caso particular de los Gobiernos Regionales y Locales. de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. dicha norma establece que son entidades que requieren un ROF aquéllas que organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Asimismo.

Las Empresas Municipales. tal es el caso de: √ √ Las Empresas del Estado cuya regulación. debe ser regulado y revisado por el FONAFE. debe adecuarse a la nueva finalidad. siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminación o desaparición conlleve a la de la entidad. de acuerdo con Lineamientos aprobado por DS XXX-PCM: √ √ √ √ √ los Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados. por su naturaleza y funciones son reguladas por organismos especializados. cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores. incluyendo los Reguladores Organismos Constitucionalmente Autónomos Gobiernos Regionales Gobiernos Locales y sus Organismos Públicos Descentralizados Así como a toda organización que cumpla con funciones de carácter permanente. De otro lado. la estructura orgánica preexistente a dicho cambio que respondía a otros objetivos. y por ende su ROF. es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personería jurídica. para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos. d) ¿Cuándo una entidad debe reformular su ROF? La modificación o actualización de un ROF se puede producir en los tres siguientes supuestos: Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a ley √ √ √ La reorganización de una entidad implica una transformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada. siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organización de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado. Los Programas y Proyectos que cumplan con las características previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado Manual de Operaciones. √ Importante: En el caso de los Gobiernos Regionales. La necesidad de reorganización de una entidad se produce por una decisión del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a través de un cambio en la Ley de creación de la entidad (un ejemplo de reorganización es el caso de la fusión de dos o más 15 . la normatividad no les confiere la facultad de crear Organismos Públicos Descentralizados por lo que el Manual no hace mención a éstos.En ese sentido. De esta manera. son entidades que requieren contar con un ROF. cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local. es decir ejercen una actividad permanente y son reconocidas como entidades públicas. salvo en lo que compete las áreas administrativas. lo que supone una modificación a su Ley de creación. de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo N° XX-PCM. al ser éste último el titular de las acciones de las empresas del Estado. Las Universidades Públicas. los Lineamientos excluyen expresamente del ámbito de su aplicación a otras organizaciones que si bien cumplen con lo antes señalado.

ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente). que contiene el marco general sobre el diseño y estructura de la Administración Pública de los diferentes niveles de gobierno. Marco Legal Si bien cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF. Conceptos Clave Reestructuración: Una entidad entra en un proceso de reestructuración cuando se redefine su estructura orgánica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razón de ser. contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboración y aprobación de su ROF. Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF. dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en: √ La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. aprobados mediante Decreto Supremo N° XX-PCM. √ Importante: Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) respecto a la 16 . puede ser parcial. La reestructuración de una entidad puede ser total. La reestructuración de una entidad se da por mandato de la máxima autoridad de la entidad. cuando reestructura únicamente determinadas áreas de la entidad. √ Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones √ √ √ √ √ Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razón de ser de la entidad. Reorganización: Una entidad entra en un proceso de reorganización cuando se produce una transformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada. Ley N° 27658. A través de una reestructuración se busca la optimización o simplificación de los procesos de la entidad ya sea priorizando determinadas funciones o reasignándolas entre sus órganos de una manera más eficiente. 2. Supone la reestructuración de una entidad en el sentido de redefinir su estructura orgánica de modo tal de cumplir de una mejor manera con sus objetivos. por ejemplo cuando decide cambiar su modelo organizacional o. O una modificación simple de las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas. sin implicar un cambio en su finalidad o razón de ser. Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o unidad orgánica en su interior o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad √ Supone una reestructuración parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo órgano o unidad orgánica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contraloría de la República que obligan a las entidades a contar con un órgano de control).entidades públicas.

elaboración del ROF constituyeron por mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades públicas. Ley 27658 y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF. dicho marco normativo quedó implícitamente derogado por el Decreto Supremo N° 74-95-PCM. Actores que participan en su aprobación √ Órgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF además de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio. Actores involucrados El ámbito de aplicación de las normas que regulan el instrumento del ROF está dado en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF – Decreto Supremo N° XXX. Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por el órgano de asesoramiento. órganos externos a ésta para su aprobación: Actores que participan en su elaboración √ Órgano a cargo de las funciones de racionalización: Es el órgano responsable de formular el proyecto de ROF. participan en la elaboración y aprobación del ROF diferentes órganos al interior de la entidad y. situación que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N° XX-PCM. será la Oficina de Planeamiento y Presupuesto quién se hará cargo de esta tarea. y de elaborar el Informe Técnico Sustentatorio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. 3. dependiendo de la entidad de la que se trate. En ese contexto. Órgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Sin embargo. xxx-PCM.S. Según cada tipo de entidad. de acuerdo al siguiente detalle: √ √ 17 . En algunas entidades. esta responsabilidad estará a cargo de un órgano distinto. D.

ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UN ROF Elabora Proyecto de Visa Proyecto ROF de ROF (Informe Técnico (Informe legal) Sustentario) Aprueba Proyecto de ROF ENTIDAD Emite Informe Previo para aprobación de ROF Ministerio OPD Nacional Organismos Constitucionalmente Autónomos Gobierno Regional Oficina de Racionalización o la que haga sus veces Órgano de Asesoría Jurídica Titular de la Entidad Secretaría de Gestión Pública de la PCM Secretaría de Gestión Pública de la PCM Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Local o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional o la que haga sus veces Gobierno Local OPD Local Direcciones Regionales Sectoriales 18 .

Esto permitirá a la entidad responder a la pregunta: ¿Qué tengo que hacer?. La revisión de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de los pasos más importantes que debe darse para la formulación del nuevo ROF. Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente. Por eso las funciones que se incluirán en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinas qué es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o económica. y en algunos casos. es decir. y tal vez tampoco en la organización misma. Funciones Específicas: Conjunto de acciones que deben realizar los órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad. los pasos permitirán a la entidad responder a preguntas tales como ¿Qué tengo que hacer? ¿Qué estoy haciendo? ¿De qué manera me organizo para hacerlo mejor?. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. Paso 1. Definiciones Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa. Es importante recordar que las entidades públicas son como administradores de los marcos legales en los cuales se desempeñan los ciudadanos y las personas jurídicas. siguiendo una secuencia lógica para el análisis de la información que servirá de insumo para su elaboración. teniendo además efectos sobre la estructura orgánica de la entidad. éstas señalarán ciertas funciones específicas que deberán ser cumplidas por los órganos y/o unidades orgánicas que la conforman. los resultados de este análisis serán parte integrante del Informe Técnico Sustentatorio requerido para la aprobación del proyecto de ROF. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qué es lo que tiene que hacer como institución.CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? Ruta del Capítulo: En este segundo capítulo del Manual se desarrollarán los pasos que una entidad debería seguir para elaborar su proyecto de ROF. Del mismo modo. las mismas que permitirán identificar las funciones generales que le corresponde cumplir así como asignar funciones específicas a los órganos y unidades orgánicas que la componen. Así. acorde con sus funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad. identificar las razones para las cuales fue creada. Se verá también que las funciones generales de la entidad estarán dadas mayormente por las normas. para lo cual deberá referirse al marco legal vigente que determina la razón de ser de la entidad. mediante la división del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades entre sus órganos y unidades orgánicas así como coordinando su labor. entre otras. de acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N° XX-PCM. 19 . Este paso es también necesario porque permitirá identificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organización y funciones de la entidad y que hasta ese momento no habían sido contemplados en el documento de ROF.

define el ámbito de competencia de los organismos y poderes autónomos (por ejemplo la Defensoría del Pueblo. el Tribunal Constitucional. La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organización.). entidades públicas √ √ √ √ √ √ La Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Regionales. así como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educación en el caso del Ministerio de Educación. Como sabemos. 20 . las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.Órgano: Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad (órganos de línea. o Normas sobre sistemas administrativos En este grupo de normas se encuentran aquellas normas emitidas por el órgano rector de un sistema administrativo. sobre sistemas administrativos y de aplicación general. etc. entre otros). o Normas sustantivas En este grupo de normas se encuentran aquéllas que definen el ámbito de competencia de una entidad pública así como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razón de ser: funciones misionales. establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios públicos. gerencias. se procederá a clasificarlas en tres grandes grupos: sustantivas. un sistema administrativo esta conformado por la suma de normas. Algunas normas sustantivas: √ La Constitución Política. En el ordenamiento jurídico peruano existen varios sistemas administrativos cada uno de los cuales cuenta con un órgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades públicas responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo. órganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que toda entidad pública requiere para funcionar y sin el cual no podría cumplir con los fines para los que fue creada. administrativas y de aplicación general. de apoyo. la Ley General de Aguas. La Ley Orgánica de Municipalidades establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Locales. las que a su vez definen funciones de tres tipos: misionales. así como de las regiones y municipalidades. Área: Se refiere a los órganos y unidades orgánicas de una entidad ¿Qué normas regulan la actuación de una entidad pública? Con el objeto de identificar el conjunto de normas que regulan la actuación de las entidades públicas. etc.) Unidad orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad (oficinas. el Ministerio Público. las cuales precisan el ámbito de su competencia y de sus Organismos Públicos Descentralizados. direcciones. las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica. Asimismo. Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creación de los Ministerios.) Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de vinculadas con la materia del convenio. etc. en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura. La Ley de Bases de la Descentralización establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno. de asesoramiento.

modifica Directiva N° 004-2003-EF/68. Directiva N° 004-2005-EF/68. Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública. Ley 28112. Ley 27785. Ley 28411. Ley 24680. Nº 084-2004-PCM.01 √ Sistema Nacional de Control o Órgano rector: Contraloría General de la República o Principales normas: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría de la República. Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. ejecución y evaluación de los presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional. Decreto Supremo N° 157-2002-EF. Ley 28112. Resolución de Contaduría N°067-97-EF/93. Ley N° 27293. Nº 083-2004-PCM y su Reglamento. √ Sistema de Personal del Empleo Público: o Órgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta que se constituya el Consejo Superior del Empleo Público (COSEP) o Principales normas: Ley Marco del Empleo Público. Regional y Local. √ Sistema Nacional de Inversión Pública o Órgano rector: Dirección General de Programación Multianual del Sector Público (DGPM) del MEF o Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública. Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D. Ley N°28175 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. formulación. Ley de Productividad y 21 .S. Directiva 004-2002-EF/68.01. Nº 005-90-PCM Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728. Reglamento de los Órganos de Control Institucional. Ley 28112. Resolución N°029-200-EF/93.01.01. Ley 28112. Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.S. Ley 28563 √ Sistema Nacional de Contabilidad o Órgano rector: Dirección Nacional de Contabilidad del MEF o Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. aprobación. Instructivos Contables. Ley del Sistema Nacional de Presupuesto. D.Algunos de los principales Sistemas Administrativos √ Sistema Nacional de Presupuesto o o Órgano rector: Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Directivas para el año fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional. Directivas anuales emitidas por la DNPP en relación a la programación. Resolución de Contraloría N 114-2003-CG. Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. D.S. y su Reglamento.01. Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales. √ Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado o Órgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE o Principales Normas: Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento. √ Sistema Nacional de Endeudamiento o o Órgano rector: Dirección Nacional del Endeudamiento Público del MEF Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. √ Sistema Nacional de Tesorería o o Órgano rector: Dirección Nacional de Tesoro Público (DNTP) del MEF Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Regional y Local.

002-2000-JUS. aprobado mediante Decreto Supremo N° 003-97-TR. Resolución Ministerial N° 206-2004-PCM. Reglamento del Decreto Ley N° 17537. Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores públicos del Estado. debiendo cada entidad revisar las normas reglamentarias. por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno. crédito público. 22 . Tecnología de la Información: Código de Buenas Prácticas para la gestión de la Seguridad de la Información.Competitividad Laboral.S. Resolución Ministerial N° 224-2004-PCM √ Sistema Nacional de Defensa Judicial o Órgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial o Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial. está dispuesto en el artículo 33° de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y por el Artículo VIII de la Ley Orgánica de Municipalidades. sino más bien vinculadas a diferentes materias que deben ser tomar en consideración: funciones de aplicación general. en la parte pertinente. Ley Orgánica de Municipalidades y Ley Orgánica de Gobiernos Regionales. aplicable en el caso que una ley haya asignado a la entidad un régimen laboral privado. Sólo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado. Ley Nº 27588 Ley que establece prohibición de ejercer la facultad de nombramiento y contratación de personal en el sector público. así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual. contaduría. en casos de parentesco. Ley Nº 26771 Leyes que definen regímenes especiales de Carrera (*) No están bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones. tesorería. contrataciones y adquisiciones. √ Sistema Nacional de Informática o Órgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de Ministros o Principales normas: Patrón Nacional de Unidades Informáticas. Importante: Es necesario recordar que la Ley de Bases de la Descentralización establece que los sistemas administrativos del Estado referidos al presupuesto. complementarias y modificatorias correspondientes. inversión pública. D. Norma Técnica Peruana “NTPISO/IEC 17799:2004 EDI. entre otras salariales. personal y control. o Normas de aplicación general En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas normas que asignan funciones a más de una entidad pública sin que estén referidas a ningún sistema administrativo en particular. Esto además. Decreto Ley 17537. remuneraciones. Ley Nº 27482 y su Reglamento. Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 12207:2004 Tecnología de la Información. Resolución Ministerial N° 179-2004-PCM. Decreto Supremo Nº 080-2001-PCM Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos.

S. Decreto Legislativo 719. se procederá a recoger en un Cuadro de Normas aquella información relevante. D. con las competencias sanitarias. entre otras. son normas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente y recursos naturales referidas a la protección del medio ambiente en las actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdicción. así como de aquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios. Ley del Medio Ambiente. Ley del Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental. o Segundo. se podrá elaborar un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad (ver ejemplo en Anexo 5). Por ejemplo. 072-2003-PCM √ √ √ ¿Cómo identifico las normas que me asignan competencias y funciones? o Primero. Decreto Ley 19338. la misma que deberá ser complementada por cada entidad. Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberían ser revisadas para la elaboración del Cuadro de Normas de la entidad. tal y como se menciona más adelante. Normas que deben ser revisadas según tipo de entidad Cada entidad deberá identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qué funciones y criterios organizacionales se desprenden del mismo y que deberán verse reflejados en su ROF. Con el objeto de guiar a las entidades en este paso. D. Reglamento del Sistema de Defensa Civil. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 005-88-SGMD Normas sobre acceso a la información pública: Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806. cada ente rector de Sistema ha definido las funciones que deben ser incluidas en los ROF de las entidades. el Manual presenta una propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicación general en los Anexos 2A.S. respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos. Normas sobre cooperación internacional: Ley de Cooperación Internacional. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley 28478. En el caso de los Sistemas Administrativos. Reglamento de la Ley de Cooperación Internacional. 3A y 4A. se deberá recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo. De esa manera. la misma que para efectos prácticos se recomienda sea clasificada según temas principales que competen a la entidad. cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicación general.Algunas normas de aplicación general: √ Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestión Ambiental y su Reglamento. las cuales garantizan que éstas podrán interpretar y aplicar correctamente las normas contenidas en sus respectivos marcos normativos. entre otras. Ley del Sistema de Defensa Civil. incluyendo las regulaciones sectoriales. 23 . Decreto Supremo N° 015-92-PCM Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.

Ley 28411 NIVEL LOCAL GL OPD PRESUPUESTO Directivas para la programación.Decreto Legislativo 276 . 005-90-PCM . 2 Organismos Constitucionalmente Autónomos: Poder Judicial. Titulo II Ley 27972 Ley 27785 .Directivas emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público para el Gobierno Regional Directivas para la programación. formulación y formulación y ejecución del presupuesto de ejecución del los pliegos del Gobierno Nacional para presupuesto de los cada año fiscal pliegos de los Gobiernos Regionales Ley 28112 .D.S. 24 .Directivas emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público para el Gobierno Nacional . Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. 114-2003-CG (1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Público al interior de su entidad recurren al de su sector. Ministerio Público.Resolución de Contraloría No.Ley 27482 . en el caso de las OPD del Gobierno Nacional o. Superintendencia de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Perú. los Organismos Constitucionalmente Autónomos (OCA)2 y los Organismos Públicos Descentralizados (OPD) de los Ministerios y de los Gobiernos Locales deberán proceder a identificar las normas que les asignan funciones y tienen efectos sobre su estructura organizacional y proceder a elaborar su Cuadro de Normas. 157-2002-EF .S.Ley 28563 Ley 27293 .Ley 27588 .otras Decreto Ley 17537 D.Directivas emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público para el Gobierno Local INFORMÁTICA CONTABILIDAD Resolución Ministerial N° 206-2004-PCM .Resolución Ministerial N° 179-2004-PCM .S. Consejo Nacional de la Magistratura.otras Ley 28112 . Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMA NACIONAL M NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES NIVEL NACIONAL OPD NIVEL REGIONAL OCA GR Ley 28112 .Resolución Contaduría N° 067-97-EF/93. Oficina Nacional de Procesos Electorales. 002-2002-JUS Capitulo II.Ley 24680 .D. al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y OPD del nivel local. formulación y ejecución del presupuesto de los pliegos de los Gobiernos Regionales ENDEUDAMIENTO INVERSIÓN PÚBLICA . Importante: Recordemos que en el proceso de revisión de normas se debe asegurar que se cuente con todas las modificaciones y/o derogaciones que éstas hayan podido sufrir. Directivas para la programación.otras Ley 28112 Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Tesoro Público para pliegos del Gobierno Nacional Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Tesoro Público para el Gobierno Regional Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Tesoro Público para Gobierno Local TESORO PÚBLICO PERSONAL DEFENSA JUDICIAL (1) CONTROL Ley 28175 . Titulo VII Ley 27867 Sub capitulo II. Defensoría del Pueblo.Del mismo modo. Tribunal Constitucional. Contraloría General de la República.Resolución Ministerial N° 224-2004-PCM . Jurado Nacional de Elecciones.01 .

se procederá a elaborar la siguiente matriz. Funciones y áreas según el marco legal FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS Órgano Función Unidad Orgánica Función 1L 2L #L: es el código que se le asigna a las funciones generales contenidas en las normas que regulan la actuación de la entidad. únicamente se incluirá información respecto a funciones generales y funciones específicas. Funciones Específicas y áreas (órganos o unidades orgánicas) de la entidad según lo señalado en las normas: Matriz 1. Ley 27209 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley 27245 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. Identificar mi base legal 3. En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas revisadas señalan su creación. que distinguirá entre Funciones Generales. ¿Qué tengo que hacer? 4. Ideas Básicas Paso 1: 1. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa por Funciones y Áreas por Fuentes de Información. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN EL MARCO LEGAL 2. de lo contrario. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas. Elaborar Matriz 1 según el marco 25 . Ley 27658 Las Leyes anuales del Presupuesto General de la República Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definición de las funciones y estructura orgánica de la entidad. representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del análisis de las normas.Importante: Se recomienda revisar las siguientes normas: o o o o Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal. y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda. Asimismo. Identificar funciones y áreas según marco legal PASO 1. con el objeto de compararla con lo señalado por las fuentes de información que se analizarán en los siguientes pasos.

como puntos de partida para la definición de su organización. Por ello. Es importante que el ROF tome en consideración estos aspectos. clientes o usuarios. En ese sentido. los nuevos órganos y/o unidades orgánicas o la reestructuración de las mismas que conllevará la transferencia de las competencias. es decir la manera en la que tiene previsto cumplir con el objeto para el cual fue creada. así como la misma estructura organizacional propuesta. sus objetivos. 3B y 4B una lista de documentos de planeamiento que se recomienda sean revisados por las entidades de los tres niveles de gobierno. es conveniente que se incluya como parte del análisis institucional y antes de definir la estructura de la organización así como las funciones que ésta ejercerá. y corresponde a la entidad receptora establecer el órgano que se hará responsable de ésta. el manual propone en los Anexos 2B. entre otros. es identificar claramente su misión. Para ello. Visión y Objetivos Estratégicos Prioridades Estratégicas de desarrollo institucional En el caso de las entidades a las que les están siendo transferidas competencias en el marco del proceso de descentralización. √ Definir la Misión. El objetivo de este análisis es asegurarse que las responsabilidades otorgadas a los órganos y unidades orgánicas. 26 . la elaboración de todo documento de planeamiento se ha basado en la identificación de las responsabilidades de la entidad (competencias y funciones) así como de sus problemas traduciéndose en la definición de estrategias para cumplirlas y superarlos respectivamente. el proyecto de ROF debería incluir las nuevas funciones así como de ser necesario. En efecto. toda reformulación del mismo debe tomar en consideración la estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano plazo) la entidad haya definido para el logro de su finalidad y el cumplimiento de sus funciones. contribuya y no interfiera en el desarrollo de los objetivos y las estrategias. sectoriales o institucionales) Misión.Paso 2. las entidades que transfieren incluyen en sus planes de transferencia sectorial las funciones que corresponde incluir en el ROF de las entidades que reciben la nueva función. visión y objetivos institucionales. la revisión de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo algunos planes o políticas sectoriales). ya que la forma en que la entidad decida organizarse contribuirá o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posibles problemas identificados. Problemas así como oportunidades. los mismos que contiene información relacionada a: √ √ √ √ Lineamientos de políticas (nacionales. Visión y Objetivos de la entidad Un paso importante para que la entidad defina su estrategia de intervención. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional Si bien el ROF tiene un carácter de permanencia. La Misión de la entidad constituye la razón de ser o propósito para el cual fue creada la organización que permite distinguirla de las demás en cuanto por ejemplo.

visión y objetivos institucionales estén acorde con las competencias y funciones que la ley señala para la entidad. la entidad tendrá mayor claridad para la definición de sus funciones generales y específicas. Una vez definidos estos aspectos. para qué y cómo. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas. y a fin de reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podrá representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del análisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama). Matriz 2. Los Objetivos describen el propósito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus funciones y competencias. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. en relación con las funciones principales que debe realizar. Funciones y áreas según la estrategia institucional FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS Órgano Función Unidad Orgánica Función 1E 2E #E: es el código que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la Estrategia Institucional definida en los Documentos de Planeamiento. para fines prácticos. entre muchos otros. así como sobre la mejor manera de estructurar su organización. Debe ser entendida por todos los integrantes de la organización por lo que su definición debe ser clara y sencilla y responder a las siguientes preguntas: qué. La Visión es la imagen objetivo de la organización con respecto a sus responsabilidades establecidas en las normas. podrá ser subdividida según temas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma. 27 . con el objeto de compararla con lo señalado por las normas (Paso 1) y las fuentes de información que se analizarán en los siguientes pasos. temas ambientales.productos o servicios y su responsabilidad frente a la sociedad.. administrativos. Verificar que la misión. √ √ Dicha matriz. Asimismo. Como resultado de la revisión de los documentos de planeamiento de la entidad o con incidencia en su accionar. Señalar la necesidad de crear o eliminar algún área (órgano o unidad orgánica) de la entidad a fin de llevar adelante la estrategia institucional. se deberá elaborar una matriz que permita identificar los siguientes aspectos: √ Las funciones que debe cumplir la organización a fin de ser más eficiente en su gestión y alcanzar los objetivos que se ha trazado y en particular sus órganos y unidades orgánicas. por ejemplo.

IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL 2. y en otros casos. que establezca niveles jerárquicos o interrelaciones entre sus órganos que parecen no haber dado buenos resultados. entre otros. En algunos casos. La modificación del ROF generalmente resulta de la necesidad que tiene la entidad de reestructurarse o reorganizarse. Por ello. que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad. 28 . pueden tener el efecto contrario o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades públicas. señalan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas. a fin de cumplir mejor con sus funciones o nuevas funciones que le hayan sido asignadas. que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF. suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir. si bien éstas persiguen la finalidad de hacer más eficiente el accionar de la entidad. ampliar o variar sus funciones y/o áreas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos. que no defina o delimite claramente responsabilidades. por lo que es importante analizar el ROF vigente. Revisar documentos de planeamiento institucional 4. podrían ser retomados en el nuevo proyecto de ROF. Elaborar Matriz 2 de funciones y áreas según la estrategia institucional PASO 2. prioridades y objetivos Paso 3.Ideas básicas Paso 2 1. también puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no esté actualizada. Identificar estrategia. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica Si bien la normatividad señala las funciones que competen a las entidades públicas. ¿Cuál es la estrategia para cumplir con la misión Institucional? 5. en muchos casos no será necesario modificar completamente la organización. estas nuevas funciones y áreas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misión de la institución y en otros casos. Sin embargo. ciertos aspectos de la estructura orgánica vigente así como las funciones definidas. según sea el caso.1 Revisar el ROF vigente El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad tenía previsto hacer frente a los objetivos que se había trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. Sin embargo. Identificar como se traducen en funciones y áreas de la entidad 3. Existen dos fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la entidad a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas: el ROF vigente y el personal de la entidad. es decir. Paso 3. este análisis podrá permitir identificar las disfunciones – incentivos negativos.

la cual puede ser formal o informal.. es decir del marco legal y los documentos de planeamiento. Funciones y áreas según el ROF vigente FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS Órgano Función Unidad Orgánica Función 1R 2R #R: es el código que se le asigna a las funciones generales que figuran en el ROF vigente. La finalidad es identificar algunos de los cambios necesarios en este último para adecuarse a lo que señala la normatividad. entre muchos otros.2 Aplicar Cuestionario en la entidad Toda organización cuenta con una estructura.problemas organizacionales. las mismas que en teoría fueron definidas conforme a la normatividad que sustenta la existencia de la entidad. Asimismo. Es muy común que las entidades no tengan actualizados sus ROF. es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la práctica los diferentes órganos y unidades orgánicas de la entidad a fin de identificar nuevos mecanismos de interrelacionarse que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboración del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos. El objetivo es establecer si las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas de la organización contribuyen efectivamente al logro de sus funciones generales. es necesario lo siguiente: 29 . Se recomienda. Matriz 3. se procederá a contrastar los bosquejos de organigramas determinados sobre la base de la información recabada en los pasos 1 y 2. temas ambientales. con el organigrama del ROF vigente. recoger las funciones generales y específicas. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la entidad.de la organización al compararlas con las necesidades que se han ido creando por la definición de nuevas funciones y órganos como resultado de modificaciones normativas. sino en función de influencia sobre otros miembros. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. Con el objeto de lograr una adecuada reorganización o reestructuración de la entidad. a fin de verificar la consistencia de la información contenida en el ROF vigente. por ejemplo. Tal y como se ha señalado para la elaboración de las Matrices 1 y 2. La estructura informal es la resultante de la forma de conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización. en caso no estuviera acorde. y no sólo que las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF. y evaluar posibles cambios en la estructura a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organización más eficiente en el cumplimiento de sus funciones. de acuerdo al siguiente formato. Paso 3. sino que efectivamente en la práctica ésta tenga lugar. etc. Por ello. para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma. así como la estructura orgánica definida en éste. administrativos. no en función de su ubicación en la estructura formal.

Indicios respecto a si la reconversión (reestructuración o reorganización) de la organización será fácil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de la misma. si serán o no incluidas en la redefinición de la organización. etc) se están dejando de lado. que refleja la manera en que vienen operando en la realidad los órganos y unidades orgánicas de la institución -tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal-. en caso éstas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad. normatividad incompleta.2 se elaborarán las siguientes matrices: o La Matriz 4 que recogerá las funciones generales y específicas. por ejemplo. por personal identificado como clave en la organización. Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerárquicos formales e informales) de la entidad. para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma. Matriz 4. temas ambientales. Si existe una estructura organizacional informal y en cuanto ésta difiere de la formal. al poder identificar lo siguiente: √ √ √ √ √ √ √ Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los órganos y unidades orgánicas de la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misión de la entidad. o que no se vienen cumpliendo aunque sean parte de las competencias de la organización. Funciones y áreas según la organización actual 30 . y determinar. y de estimarse necesario. estrategia institucional. Tal y como se ha señalado para la elaboración de las demás Matrices. administrativos. así como la estructura orgánica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (tanto su estructura formal como informal). a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misión de la entidad. Como resultado del procesamiento del cuestionario. √ √ √ Para ello. básicamente por los responsables de los órganos y unidades orgánicas de la entidad. que es parte del Informe Técnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos. así como las funciones que cada área viene cumpliendo (aunque éstas no correspondan al ROF vigente). Si existe duplicación de funciones en la entidad misma o con otras entidades públicas. entre muchos otros. Conocer aquellas actividades y tareas que podrían estarse duplicando para el cumplimiento de una misma función. en Anexo 1 se propone un Cuestionario que deberá ser completado por el personal de la organización.√ Conocer la organización actual de la entidad. Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo. Esta Matriz junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. Como resultado del Paso 3. Lo que efectivamente la entidad está en capacidad de hacer comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal). Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas. los responsables de elaborar el proyecto de ROF obtendrán información que les permitirá sustentar las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o en la organización misma. Las líneas jerárquicas dentro de la organización y la toma de decisiones.

definir las funciones específicas a las que el área contribuye así como las actividades y tareas que aquéllas implican. o La Matriz 4A permitirá procesar la información de los cuestionarios. de Asesoramiento. Información sobre la organización actual de la entidad Función General vinculada Órgano Unidad Orgánica Actividades o tareas relacionadas Área que supervisa el cumplimiento Cód. Oficina de Inversiones. Una vez elaborada la matriz. 1A 2A Función Tipo Denominación Función Específica Denominación Función Específica Áreas involucradas Cód #A: se refiere a las funciones generales señaladas por el personal en los cuestionarios. Matriz 4A. Áreas involucradas: Se refiere a los órganos o unidades orgánicas que contribuye a que se cumpla la función. permitiendo identificar los niveles jerárquicos en la organización. etc.FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS Órgano Función Unidad Orgánica Función 1A 2A #A: es el código que se le asigna a las funciones generales que han sido señaladas por el personal de la entidad en los Cuestionarios que recogen su organización actual. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. se procederá a representar gráficamente la estructura actual de la entidad. de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios. 2 y el organigrama vigente de la entidad. Área que supervisa el cumplimiento: Se refiere al órgano o unidad orgánica que supervisa el accionar del área. Consultivos. Tipo: Los tipos de órganos pueden ser de Alta Dirección. de Control Institucional. Será tarea del personal que responda al cuestionario identificar de acuerdo a las fuentes de información que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del órgano o unidad orgánica en el que trabaja. 31 . Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas. la misma que podrá contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1. Denominación: Se refiere al nombre que lleva el órgano o la unidad orgánica dentro de la entidad (por ejemplo: Dirección de Planeamiento y Presupuesto. de Línea y Desconcentrados. de Apoyo.). Actividades o tareas relacionadas: Permitirá definir mejor la función específica del órgano o unidad orgánica al momento de redactar el nuevo documento de ROF. la misma que será de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad así como la nueva organización materia del proyecto de ROF.

Aplicar cuestionario 3. así como sus limitaciones en materia de tiempo. la matriz ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas áreas para el cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que éstas conllevan.actividad o tarea de la unidad en cuestión y/o a quién beneficia el cumplimiento de las mismas. ¿Qué hago actualmente como organización? 2. Matriz 4B. Función No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinición de responsabilidades Por estrategia institucional Otros: Órgano a cargo Órgano Función Específica No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinición de responsabilidades Por estrategia institucional Otros: Unidad Orgánica a cargo Unidad Orgánica Función Específica No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinición de responsabilidades Por estrategia institucional Otros: Finalmente. Elaborar Matrices 4. Este análisis permitirá a la entidad conocer que es lo que debe hacer y no está haciendo. de la aplicación del cuestionario también se podrá obtener información respecto a si existen funciones y/o actividades que se vienen duplicando dentro de la entidad así como las duplicidades de funciones con otras entidades públicas. La verificación de este último aspecto será parte del Informe Técnico Sustentatorio necesario para el proceso de aprobación de la propuesta de ROF. Ideas básicas del Paso 3 1. entre otros. auque ésta no corresponda al ROF vigente. presupuesto. Funciones que no se vienen cumpliendo Función General vinculada Cód. Asimismo. IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA 4. Es decir. así como las razones de ello. que harán que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las normas les encargan. 5. Elaborar la Matriz 3 de funciones y áreas 32 . permitiendo identificar las dinámicas de trabajo y el modo de interrelacionarse dentro de la organización. 4A y 4B de funciones y áreas según la organización actual PASO 3. Con esta información se podrá trazar la estructura orgánica real –es decir la que funciona en la práctica-. pero que reflejará la manera de interrelacionarse de las diferentes áreas de la entidad. Revisar el ROF vigente . o La Matriz 4B recogerá información relacionada a aquellas funciones generales o específicas que de acuerdo a la opinión del personal no se vienen cumpliendo en la entidad y que son materia de sus competencias. que tendrán un insumo importante para diseñar su proceso de implementación de la nueva organización.

que constituirá el insumo básico sobre el cual la entidad procederá a identificar las funciones y la estructura organizacional que contendrá su nuevo ROF. funciones ejercidas por diferentes órganos o unidades orgánicas que por su afinidad podrían ser ejercidas por una sola. De ese modo se podrá elaborar una matriz comparativa de las funciones generales identificadas de acuerdo a las cuatro fuentes de información analizadas y verificar su consistencia: Matriz 5. 33 . se procederá a elaborar una matriz comparativa de todas las funciones y áreas por dichas fuentes de información. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información FUNCIONES GENERALES Cód. 1A 2A 3A 4A 5A Organización Actual Finalmente. de la estrategia institucional. se procederá a consolidar la información incluida en las matrices en una única comparativa que proporcionarán a la entidad información respecto a “lo que debe hacer y lo que efectivamente hace”. Definir las funciones y la estructura orgánica de la entidad Paso 4. funciones reguladas pero que no son ejercidas por ninguna área.Paso 4. 1E 2E 3E 4E 5E Estrategia Institucional Cód.1 Elaborar Matrices Comparativas Sobre la base del análisis normativo. 1R 2R 3R 4R 5R ROF vigente Cód. funciones que son ejercidas pero que no tienen amparo en la legislación sustantiva. identificando problemas tales como: √ √ √ √ duplicidad de funciones. del ROF vigente y de los resultados del cuestionario. como resultado del análisis del marco legal. entre los órganos y unidades orgánicas de la misma entidad y con otras entidades públicas. el ROF vigente y de la organización actual de la entidad. la estrategia institucional. 1L 2L 3L 4L 5L Marco Legal Cód.

Matriz 5A. y las relaciones de coordinación entre éstas y con otras entidades.3 del Manual. FG Unidad Cód. así como las que en realidad se vienen desempeñando. pese a estar previstas en las normas sustantivas) y se podrá proceder a definir la estructura óptima para la entidad. se podrá verificar que no existan vacíos normativos (funciones que no se cumplen. A continuación. así cómo los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas. FG Unidad Cód. FG Unidad Órgano Específica de Específica de Órgano Específica de Específica de Órgano Específica de Específica de Órgano Específica de Específica de vinculada Orgánica vinculada Orgánica vinculada Orgánica vinculada Orgánica Órgano UO Órgano UO Órgano UO Órgano UO Tipo de Órgano Alta Dirección Consultivos Control Institucional De Asesoramiento De Apoyo De Línea Desconcentrados Como resultado de este paso. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información Marco Legal Estrategia Institucional ROF vigente Organización actual Función Función Función Función Función Función Función Función Cód. FG Unidad Cód. así como para analizar la brecha entre lo que se debería hacer y lo que se está haciendo (capacidad efectiva de la entidad).2 Definir las funciones generales y específicas de la organización La Matriz 5A es una suerte de consolidado de todas las funciones previstas en el ordenamiento jurídico. Esta matriz formará también parte del Informe Técnico Sustentatorio a que hace mención el Decreto Supremo XXX-PCM. el Manual propone criterios a tomar en cuenta para una adecuada definición de las funciones de la entidad.que debe 34 . lo cual será materia del siguiente paso (Paso 4. y del análisis que se realice a la Matriz 5A. Con esta información se redactará el contenido de la Matriz 6.De acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N° XX-PCM esta Matriz 5B deberá ser adjuntada al Informe Técnico Sustentario que será elaborado por las entidades a fin de justificar las modificaciones a su ROF ante las instancias correspondientes. Funciones y áreas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a lo especificado en el Paso 4. en la que se reflejará cómo se expresan las funciones. Paso 4. Funciones Generales Las funciones generales señalan a grandes rasgos el conjunto de acciones –las cuales se verán traducidas en actividades y tareas de sus distintos órganos y unidades orgánicas. Esta información constituye el insumo que se requiere para analizar y determinar los contenidos del ROF propuesto convirtiéndolos en funciones generales y específicas.3). la entidad identificará y/o definirá sus funciones generales y específicas. Toda esta información deberá ser plasmada en la Matriz 6.

En ese sentido. logísticos. una vez definidas las funciones generales. Para redactar las funciones específicas.realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. las funciones específicas reflejan la forma como se operativizan las funciones generales para cada órgano y unidad orgánica. y cuales serían sus funciones específicas. Qué elementos operativos. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información.acorde con las funciones generales la entidad y conducentes a alcanzar los objetivos institucionales. asesoramiento y apoyo. es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas las funciones específicas que estarán a cargo de sus órganos. unidades orgánicas y funciones específicas en la organización. Funciones Específicas Las funciones específicas señalan el conjunto de acciones (actividades o tareas) cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel jerárquico – órgano o unidad orgánica. materiales u otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la entidad. y sobre la base de la información contenida en la Matriz 5A. Asimismo. y como éstos se traducirían en órganos. Cuál sería la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los objetivos que se tracen alrededor de ellos. control. A continuación. es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas y cada una de las funciones generales que serán incluidas en el proyecto de ROF. con excepción de las relativas a sistemas administrativos. con la condición de 35 . En ese sentido. táctico u operativo. sus funciones generales y las pautas normativas. administrativos. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información. se deberán determinar sus implicancias en materia. √ Las funciones que se definen para cada uno de los órganos o unidades pueden ser en cualquier nivel jerárquico de tipo estratégico. √ Asimismo. así como en aspectos operativos. es decir qué acciones generales deberá realizar la entidad para alcanzarlos. De acuerdo a la misión de la entidad. Por ello. los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse lo siguiente: √ De acuerdo a la misión institucional cuáles serían las grandes líneas de acción que debe cumplir la entidad para lograr sus objetivos (definiéndose temas de intervención). sobre la base de las funciones generales definidas y de la información contenida en la Matriz 5A. por ejemplo. se detallan las consideraciones que se deben tener para la definición de las funciones específicas por órganos y unidades orgánicas. de dirección. qué órganos u unidades orgánicas deben ser puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de labor de la entidad. de manera consistente con las competencias de la entidad y lo señalado por la normatividad vigente. los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse lo siguiente: √ √ √ De acuerdo a las funciones generales definidas cuales serían los temas específicos de intervención que permitirían dar cumplimiento a las mismas. Está claro entonces que las funciones específicas que se definan para los órganos y unidades orgánicas deben guardar una estricta y clara relación con al menos una de las funciones generales de la entidad y que las funciones específicas de las unidades orgánicas se vinculan al menos a una de las funciones específicas del órgano al cual se encuentran adscritas.

el mismo cuyas funciones deberán guardar estricta relación con las funciones generales de la entidad. compatibles y/o complementarias. Se deberá evitar el uso de adjetivos calificativos. √ Las funciones deberán expresarse en forma clara y precisa. debiendo estar estas últimas orientadas a la consecución de la misión y objetivos de la entidad. Se iniciará la descripción de cada función con un verbo en infinitivo. es que la función regulada en las normas sustantivas o de aplicación general sea debidamente asignada de modo tal que haya un responsable de cumplirla al interior de la entidad. Se deberá ser muy meticuloso en la selección de los verbos que definan las funciones de los distintos niveles jerárquicos de la entidad. iniciándose con verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez más operativas. Consideraciones para la descripción y redacción de las funciones √ √ √ √ Se deberá procurar que la descripción de cada función no exceda un párrafo de tres líneas. enumerándose sólo aquellas que puedan cumplirse efectivamente y no las que se estime que podrían eventualmente llevarse a cabo. sino que se desplieguen a partir de éstas. Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o unidades o más. se debe tener en cuenta que se le está dando flexibilidad a la entidad para que ésta se encargue de designar al órgano o unidad responsable de cumplir dicha función. es decir que las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones que debe realizar el nivel superior del que dependen. El manual propone a manera de ejemplo un lista de los verbos que podrían ser utilizados en la redacción de funciones generales y específicas: VERBOS COMUNES POR TIPO DE ÓRGANO (*) ALTA DIRECCIÓN CONSULTIVO APOYO ASESORAMIENTO LÍNEA Apoyar Aprobar Asesorar Asistir Concertar Conducir Conocer Coordinar Delegar Designar Presidir Proponer Refrendar Representar Supervisar Suscribir Visar Absolver Asesorar Emitir Proponer Abastecer Actualizar Administrar Apoyar Asistir Cautelar Conducir Controlar Coordinar Desarrollar Formular Identificar Informar Integrar Organizar Participar Planificar Producir Programar Promover Absolver Asesorar Compendiar Emitir Establecer Formular Lograr Opinar Proponer Sistematizar Apoyar Aprobar Asesorar Autenticar Brindar Concertar Conducir Controlar Coordinar Desarrollar Evaluar Formular Identificar Imponer Participar Planificar Promover Proponer Supervisar Vigilar 36 .respetar la secuencia jerárquica. Las funciones asignadas a un mismo órgano o unidad orgánica deben ser afines. ésta deberá especificarse en los dos. Cuidar que las funciones de la unidad orgánica sean congruentes con las funciones que persigue el órgano del que depende. Lo importante. √ √ √ Importante: Cuando una norma sustantiva o de aplicación general asigna funciones a una entidad o a algún funcionario de ésta sin especificar el órgano responsable de la misma.

Son verbos sinónimos: supervisar . dar noticia de algo de manera oficial promover – impulsar -fomentar definir formular . así como su significado en el contexto de las normas de organización y funciones del sector público. Decir Puede decirse 37 . Hacer planes o proyectos Ayudar a otras personas o áreas en la realización de una tarea que es responsabilidad principal de ella Juntar y organizar información y hacerse cargo de su integridad Iniciar o dar empuje a una tarea o proceso procurando su logro.verificar . Tomar decisión sobre algo (política pública.concordar informar . podrán utilizarse por más de un órgano o unidad orgánica. no siendo necesariamente exclusivos de tales órganos sino que.compendiar Se utilizan para funciones que implican: Ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros Asegurar que existen condiciones para que se cumpla algo que realiza un tercero. proceso administrativos. evitando en lo posible el uso excesivo de palabras para describir un mismo verbo. dependiendo la función.planificar apoyar . etc. No supone la ejecución directa de la actividad (supone hacer alguna actividad previa a la principal que permita que otros la lleven a cabo o dar las condiciones para que otros la lleven a cabo).comunicar √ Se deberá tender a una redacción sencilla para su fácil lectura.armonizar concertar . Calificar la calidad o el cumplimiento de lo realizado por otro Estar a cargo.Dirigir Establecer Evaluar Expedir Fomentar Formular Informar Difundir Dirigir Efectuar Ejecutar Elaborar Emitir Evaluar Proponer Recopilar Registrar Supervisar Suscribir Verificar Visar Visar Dictar Dirigir Diseñar Disponer Ejecutar Emitir Establecer (*) Es importante tener en claro que la selección de verbos propuesta según los tipos de órganos es indicativa. √ Se deberá tener cuidado al definir una función.) Hacer o preparar proyectos.acordar – convenir . informes que serán aprobados por otro Hacer gestiones para que los involucrados logren determinado resultado Determinar o resolver por común acuerdo con otros involucrados Enterar. políticas públicas.compilar .liderar planear .controlar .vigilar velar por – garantizar evaluar conducir – dirigir . Para facilitar la estandarización de los términos se ha elaborado una lista de los verbos más usados.colaborar recopilar . de no utilizar más de un verbo que tenga el mismo significado. como responsable principal.elaborar coordinar .

definiendo su estructura orgánica y asignando funciones por órganos y unidades orgánicas en la entidad. se deberá proceder a agruparlas de la manera más adecuada para cumplir de forma eficiente con la misión y objetivos institucionales. Para ello. unidad orgánica u entidad.3 Definir el tipo de organización más adecuada Una vez definidas las funciones generales y específicas que debe cumplir la entidad. se procederá a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicará en la entidad así como los órganos y unidades orgánicas que la conformarán. Función Verbo Pregunta Respuesta Redacción Absolver consultas de carácter jurídico que formulen las unidades orgánicas del Ministerio Absolver consultas de carácter jurídico Absolver ¿A quién? A las unidades orgánicas Proponer las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue convenientes Proponer ¿A quién? Al Ministro Proponer al Ministro las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue convenientes Coordinar la celebración de convenios para la promoción y protección Coordinar de inversiones y convenios para evitar la doble tributación ¿Con quién? Ministerio de Relaciones Exteriores Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores la celebración de convenios para la promoción y protección de inversiones y convenios para evitar la doble tributación Paso 4. 38 . Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para organizarse marcará la dinámica de trabajo de la misma al definir la interrelación entre las diferentes áreas así como las relaciones de poder. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información y considerando las disposiciones normativas que señalen la creación de determinadas áreas en la entidad. deberá especificarse al momento de redactar a cuál de ellos se hace referencia.Prestar asesoramiento Brindar apoyo Lograr la recopilación Establecer la coordinación Asesorar Apoyar Recopilar Coordinar √ Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelación con algún otro órgano. sobre la base del análisis de Matriz 5A.

el director de proyecto suele responder ante el director general. Sin embargo. el cual se caracteriza por separar. por lo general. puede suceder que la sustitución de la autoridad lineal por la autoridad funcional. la rigidez e inflexibilidad de la organización lineal dificulta la innovación y la adaptación de la misma a nuevas situaciones o condiciones externas. La labor de la entidad y la división de responsabilidades se establece mediante una especialización del trabajo por áreas similares. resulta de la participación de una o más unidades funcionales en el desarrollo de proyectos. así mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo de especialización. Estructura funcional La estructura funcional es la más usada en las entidades públicas y aplica el principio funcional o principio de la especialización de funciones para cada tarea. políticas y procedimientos estandarizados. Nótese que en la práctica la mayoría de entidades de la administración pública ha adoptado una combinación entre la estructura funcional y la lineal a la que se conoce como “piramidal”. asimismo impide la especialización de la organización puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organización. se decide la participación de quienes poseen los 39 .a) Tipos de estructuras organizacionales El diseño de la estructura de la organización requiere un análisis previo de las ventajas. Este tipo de estructura permite una clara delimitación de responsabilidades y un control sencillo de la misma ya que el poder y las decisiones están claramente centralizados. Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función y no en las demás tareas secundarias. relativa y dividida dificulte que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores. es decir. las líneas de comunicación se establecen con rigidez y tienen sólo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel más elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre el nivel más bajo. por ello. inconvenientes y aplicación de cada una de las alternativas posibles. Este tipo de estructura fomenta la creación de especialistas en las diferentes funciones con un alto grado de especialización y experiencia en las mismas. Sin embargo. por ello. Estructura matricial o por proyectos La estructura matricial es aquella en la que especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos. se establece una jerarquía funcional en la que las actividades se coordinan según reglas. para evitar doble mando. distinguir y especializar. La organización bajo un esquema matricial suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los cambios rápidos. normas. una que nace de la relación funcional y otra del proyecto institucional específico. Este tipo de estructura se caracteriza por un sistema de autoridad doble. Este tipo de organización obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. De esta manera. teniendo por consecuencia una pérdida de la unidad de mando y dificultades para la delimitación de responsabilidades. en una misma estructura organizacional. Estructura lineal La estructura lineal está basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (por ejemplo la estructura militar). a continuación se presenta tipos o formas de organización interna más comunes.

Cadena de mando: es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el eslabón más bajo y define quién informa a quién. teniendo como marco los lineamientos y políticas generales establecidos por el nivel central. de la adecuada delegación de funciones y autoridad para el desarrollo de las mismas. es decir los expertos. Este tipo de estructura debe basarse en un sistema de dirección que confiera un alta grado de autonomía a sus unidades territoriales. lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad. tengan jurisdicción en diferentes zonas territoriales (típicamente órganos desconcentrados en la denominación de utilizada en los Lineamientos). y en consecuencia. y permite contestar preguntas de los empleados tales como: ¿A quién acudo si tengo un problema? ¿Ante quién soy responsable? Tramo de control: determina el número de niveles y responsables en la organización. Elementos claves para el diseño de una estructura organizacional √ Departamentalización: proceso que consiste en agrupar funciones y/o tareas en conjuntos especializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades (órganos o unidades orgánicas). En ese sentido constituye el reflejo de la capacidad de toda entidad de organizarse internamente.conocimientos. Estructura Territorial o Geográfica La estructura territorial o geográfica suele aplicarse cuando una entidad. En ese supuesto la organización se estructura en unidades que. √ √ Criterios para el diseño de una estructura organizacional 40 . de acuerdo con sus funciones. puede suceder que se produzca cierta confusión acerca de quien depende de quien. en algunos casos da lugar a una lucha por el poder. debe atender demandas de servicios en el ámbito nacional y territorial. tanto del responsable del área funcional como del responsable del proyecto específico. mediante la división del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades. y la cabeza del proyecto y no sólo de la autoridad funcional. Sin embargo. a fin de asegurar su operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial. Una de las ventajas de la estructura matricial es que permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario y favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica. La calidad de una organización depende mucho de la calidad de la departamentalización. la interrelación y coordinación que deben existir entre los diferentes órganos y unidades orgánicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos. asimismo. además de su sede central. b) ¿Cómo defino la estructura organizacional más adecuada para mi entidad? ¿Qué es una estructura organizacional? Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones.

Asimismo. c) ¿Qué tipo de áreas puede contener la estructura de la entidad? ¿Qué tipo de órganos y unidades orgánicas componen la organización? De acuerdo a lo señalado en la normatividad vigente. La normatividad establece que las entidades contarán con los siguientes órganos de asesoramiento: una Oficina de Asesoría Jurídica y una Oficina de Planeamiento y Presupuesto. los mismos que a su vez podrán estar compuestos o no de unidades orgánicas: Órganos de Alta Dirección Este órgano configura el primer nivel organizacional de la Entidad. Órgano de Control Institucional Es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control. lo cual debe justificarse en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el Decreto Supremo N° XX-PCM. las entidades deberán o podrán contar con los siguientes tipos de órganos en su estructura organizacional. Órganos de Asesoramiento Son los encargados de brindar asesoría a las entidades en determinados conocimientos especializados. los Consejos Consultivos. Según las características de la Entidad y la complejidad de los procesos. falta de control administrativo y fuga de responsabilidades. Toda responsabilidad deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente claramente identificada. Racionalización y Cooperación Técnica Internacional. Sus asesores no constituyen unidades orgánicas. Una inadecuada delimitación del ámbito de acción de la autoridad dentro de la organización genera problemas de comunicación. Presupuesto. sienda ésta última quien determina las funciones del órgano. Es importante recordar que las entidades se organizan para hacer ALGO (cumplir sus funciones). 41 . cuando corresponda. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad y sus miembros participan ad-honorem. con la justificación correspondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio. atendiendo al volumen de trabajo. está integrado por el órgano que constituye la máxima autoridad de la Entidad. las funciones previstas para el segundo órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro.√ √ √ √ Contar con una misión y objetivos institucionales claramente definidos así como con una estrategia para su consecución. y cada empleado debe ser responsable ante una sola persona. la naturaleza y el tamaño de la entidad. Una división adecuada del trabajo evitará duplicidad de funciones. Órganos Consultivos Son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con un interés determinado para que emitan opinión o recomendación sobre materias previamente determinadas. complejidad y volumen de funciones así como acreditar la opinión previa favorable de la Contraloría General de la República. el Órgano de Control Institucional podrá constituir unidades orgánicas. cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contraloría General de la República. debiendo considerarse la naturaleza. y la Secretaría General o quien haga sus veces. por ende el tamaño y modelo de organización deben reflejar la mejor forma de organizarse para hacerlo y no ser simplemente una forma de justificar y mantener los recursos con los que ya cuenta. teniendo éste último a su cargo las materias de Planeamiento.

definir la decisión de creación de áreas sobre la base del número de personas no es ideal en el caso de entidades en la que su labor no implica la ejecución directa de actividades que requieren cantidades significativas de personal. la naturaleza y el tamaño de la entidad. Según el tipo de entidad. asignadas en función de un ámbito territorial determinado. la contratación de personal adicional y por ende. con la justificación correspondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio. Asimismo. que tienen objetivos temáticos precisos. atendiendo al volumen de trabajo. Tienen carácter temporal y realizan encuentros de trabajo concreto.Órganos de Apoyo Los órganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad. compuestas por quienes prestan servicios en distintas áreas de entidades públicas. por lo que no deben figurar en la estructura de la organización. las funciones previstas para este órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro. Direcciones Generales o Direcciones. Órganos de Línea Son aquellas unidades técnico normativas que (i) formulan y proponen las normas y acciones de política de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento y (ii) ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones específicas de la entidad. que ameritan que estén a cargo de áreas distintas. por un plazo determinado y son producto de la voluntad político institucional. Las Comisiones son estructuras de carácter no permanente. podrán estructurarse a través de Direcciones Nacionales. concentran las acciones de coordinación y ejecución de los sistemas de gestión. la necesidad de ampliar sus mecanismos de control interno. con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan. complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio. ¿En qué casos se justifica la creación de órganos o unidades orgánicas? La entidad debe ser muy cautelosa al determinar la necesidad de crear nuevas áreas en su organización. Adquisiciones. Administración de Personal y Sistemas. √ 42 . que se reúnen en forma periódica preestablecida para cumplir con un objetivo definido. o expandir su administración para darles el apoyo que requieran. con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan. La normatividad establece que las entidades contarán con una Oficina General de Administración como órgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas. Sin embargo. La creación de estos órganos y de sus unidades orgánicas se decidirá de acuerdo con la naturaleza. según corresponda. La división deberá más bien hacerse en función a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se interrelacionan tienen naturalezas tan distintas y requieren tal especialización. A continuación se proponen algunos criterios generales que justificarían la creación de órganos y/o unidades orgánicas en la entidad: √ La agrupación de funciones o actividades para formar nuevas áreas en la organización (órganos o unidades orgánicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia más allá del tamaño que puede gerenciar con eficacia una sola persona. que podrían implicar. Actúan en representación y por delegación de ésta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdicción Importante: Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comités Técnicos son estructuras temporales. entre otros. por lo que no deberán ser considerados en la estructura de la entidad. Órganos Desconcentrados Son órganos de la entidad con funciones específicas.

De manera más específica, el Decreto Supremo N° XX-PCM señala que la creación de unidades orgánicas sólo se justifica dependiendo del tipo de entidad cuando: √ Un órgano de línea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuanta con más de 15 personas, en cuyo caso se evaluará la necesidad de crear una o más unidad orgánica adscrita a dicho órgano. La carga administrativa que conlleva la función que generó la creación de uno de los órganos de la entidad justifica la creación de una unidad orgánica. Si se establece por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar ciertos servicios o tareas.

√ √

¿En qué casos se justifica la creación de órganos desconcentrados? Una entidad podría requerir crear un órgano desconcentrado cuando la naturaleza de sus actividades requiere una presencia territorial que no puede ser asumida con efectividad por los demás órganos que conforman la entidad. En ese supuesto se podrán crear órganos subordinados a la entidad con facultades específicas para resolver sobre la materia y ámbito territorial que se determine. La jurisdicción de un órgano desconcentrado no requiere responder a la demarcación político administrativa del territorio sino a criterios como economía de escala de las operaciones, demanda por servicios y en algunos casos necesidad de presencia territorial de la entidad en razón de la naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de derechos ciudadanos. Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF

Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y en particular, del análisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad habrá identificado y/o definido sus funciones generales y específicas, así cómo los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas, información que deberá ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6), a fin de facilitar luego la redacción del documento de ROF. Esta matriz formará también parte del Informe Técnico Sustentatorio a que hace mención el Decreto Supremo N° XX-PCM, e incluirá para cada función general de la entidad y conjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman. la referencia al marco legal que las sustenta, señalándose el número de la norma sustantiva y, de ser necesario, el (los) artículo(s) o disposición(es) en cuestión.

Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF
FUNCIONES GENERALES Sustento Legal Norma Artículo/ Disposición Función Tipo de Órgano (*) FUNCIONES ESPECÍFICAS Sustento Legal Órgano Norma Artículo/ Disposición Función Unidad Orgánica Función

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(*) La Matriz se subdividirá según el tipo de órgano que se haga cargo de las funciones específicas que se desprenden de las funciones generales de la entidad, éstos pueden ser órganos: de Alta Dirección, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.

Por ejemplo:
De la función general del Ministerio de Transporte y Comunicaciones vinculada con la conservación del medio ambiente, se desprenden las siguientes funciones específicas: √ Establecer y mantener actualizado un Registro Único de las unidades de transporte terrestre de materiales y/o residuos peligrosos. Sustento Legal: Norma sustantiva - Artículo 5, inciso 1, Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256. √ Disponer la expedición de licencia de conducir de categoría especial para los conductores de las unidades de transporte de materiales y/o residuos peligrosos, así como determinar los requisitos para su obtención Sustento Legal: Norma sustantiva - Artículo 5, inciso 2, Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256.

Ideas básicas Paso 4

1. Elaborar las Matrices Comparativas 5 y 5A por fuentes de información 2. Definir las funciones generales y específicas de la organización

4. Elaborar Matriz 6 de funciones y áreas del proyecto de ROF

PASO 4. DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD 3. Definir el tipo de organización más adecuada para la entidad

Paso 5.

Diseñar el organigrama de la entidad

Este paso guiará a la entidad en la elaboración de su organigrama organizacional, señalando criterios de diseño de organigramas así como ejemplos de éstos según la estructura organizacional que se adopte. a) ¿Qué es un organigrama? Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad y refleja en forma esquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad, así como sus respectivas relaciones.

b) ¿Cuál es la importancia de un organigrama? √ Constituye una fuente autorizada de información sobre cómo están dispuestos los órganos y/o unidades orgánicas de una entidad así como las relaciones entre aquéllos de acuerdo con el tipo de función o actividad que desempeñan.

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√ √ √ √

Indica la relación de jerarquía que guardan entre sí las principales áreas de una entidad, permitiendo detectar las fallas de control en la estructura de la organización. Facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se puede detectar cuando el espacio de control de un órgano o unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura. Permite identificar relaciones de dependencia confusa, ya que suele pasar que se crean órganos y/o unidades orgánicas sin estudiar primero su ubicación y en el momento de representarlos gráficamente se descubren dobles líneas de mando.

c) ¿Cuáles son los requisitos fundamentales de un organigrama? √ Precisión Tanto los órganos, unidades orgánicas como sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos. No deben comprender a los trabajadores. √ Vigencia Es importante que los organigramas reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados, de allí que sea aconsejable indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como el nombre de la unidad responsable de su elaboración. √ Uniformidad Para facilitar la lectura de un organigrama es recomendable uniformizar el empleo de las líneas y figuras utilizadas.

d) ¿Qué pasos debo seguir antes de diseñar un organigrama? Lo primero que se debe hacer para elaborar un organigrama es recopilar la información básica que se requiere para darle contenido, es decir, información acerca de: o o Los órganos y unidades orgánicas que integran la entidad (los cuales se graficarán a través de figuras) y que se encuentran recogidos en la Matriz 6. El nivel jerárquico que éstos ocupan en la estructura orgánica y las relaciones de coordinación existentes (lo que se graficará a través de la posición de las figuras y las líneas que se utilicen, respectivamente).

Dicha información no sólo ha sido debidamente recopilada en los pasos previos que anteceden la elaboración del organigrama (Paso 1 a 4) sino también clasificada y concentrada en matrices para su manejo ágil y claro, por lo que su diseño debe ser muy sencillo basándose en la Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF. e) ¿Qué criterios de diseño se deben considerar? Las figuras utilizadas para representar las áreas (órganos y unidades orgánicas) de una entidad así como las líneas de conexión empleadas para indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales que componen el diseño de un organigrama. A continuación, se señalan algunas de las principales reglas o criterios que existen al respecto: √ Forma de la Figura

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√ Dimensión de la figura Aunque suele relacionarse el tamaño de la figura con la importancia del órgano. cuadro. DIMENSIÓN DE LAS FIGURAS Incorrecto Correcto √ Ubicación de las figuras En la ubicación de las figuras al interior del organigrama. se debe considerar los tres niveles jerárquicos existentes en una entidad: NIVELES ORGANIZACIONALES 1º NIVEL 2º NIVEL NIVELES JERARQUICOS ALTA DIRECCIÓN ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Y ORGANOS DE APOYO Unidades orgánicas de órganos de asesoramiento y de apoyo. 46 . a los órganos de Apoyo y Asesoramiento y sus respectivas unidades orgánicas (asesoría legal. en especial la figura del rectángulo. ÓRGANOS DE LINEA Unidades orgánicas de órganos de línea 3º NIVEL A partir de ello se recomienda que en el organigrama se ubique en la parte: o o o Superior.) Inferior. planeamiento. ya que estas diferencias se establecen por la posición de las unidades en el gráfico. a los órganos de línea y sus unidades orgánicas. a los órganos la Alta Dirección y órganos Consultivos. círculo. Dada la facilidad de diseño de las figuras de trazo horizontal se recomienda utilizarlas. elipse).Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para elaborar un organigrama (rectángulo. Intermedia. no debe reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias del nivel jerárquico. presupuesto. etc. se recomienda usar un solo tipo para simbolizar los diferentes tipos de órganos y unidades orgánicas que integran la entidad.

√ La Procuraduría Pública. ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la relación de autoridad. A continuación. también debe graficarse en la parte superior del organigrama dada su dependencia funcional y normativa con el Consejo de Defensa Judicial.Importante: √ El Órgano de Control Institucional. A modo de ejemplo: Despacho Ministerial Órgano Control Institucional Procuraduría Pública √ Líneas de conexión Las líneas que unen las figuras representadas en el organigrama representan las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica. descuidándose el elemento ascendente o sea relacionado con la relación de responsabilidad. se proporcionan criterios específicos con el objeto de uniformizar su presentación. Recomendaciones: √ Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo. se ubica en el mayor nivel jerárquico de la entidad por lo que debe graficarse en la parte superior del organigrama. Incorrecto Correcto 47 . o Relación Principal de Autoridad (relación lineal) Es aquello que implica una relación de subordinación entre los órganos y unidades orgánicas que los conforman. queden ligadas a él por una sola línea. Incorrecto Correcto √ El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un superior. de conformidad con lo establecido por las normas emitidas por la Contraloría General de la República. en el caso de las entidades que cuenten con este órgano.

La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Este tipo de relaciones suele representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados deberá aparecer explicado en la leyenda del organigrama. 48 . o Relación de Coordinación: La relación de coordinación es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organización. Incorrecto Correcto Otras recomendaciones: √ √ Para evitar el cruce de dos líneas. que podrá darse entre unidades del mismo o diferente nivel jerárquico.√ Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados. se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces. o por lo menos reducirlos al mínimo. Es la posición relativa de los órganos y unidades orgánicas lo que finalmente marca las líneas de autoridad. Incorrecto Correcto √ No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no es necesario proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE COORDINACIÓN ( . deberá trazarse una línea de eje que permita establecer la distinción entre ambos... Entre esta última representación y el gráfico de la dependencia. 49 .) RELACIÓN DE COORDINACION o Relación con los Órganos Desconcentrados: Es conveniente disponer los órganos desconcentrados en el último nivel del organigrama.

su colocación se plasma al final de los niveles jerárquicos.REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS O. ya que dependen del órgano de más alta jerarquía de la entidad. es una relación de autoridad de línea o directa.D. después de anotar una línea discontinua. 50 . SEPARACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS o Relación con los Organismos Públicos Descentralizados: La relación de este tipo de órganos. Se caracterizan por contar con personalidad jurídica y patrimonio propio.

Cuando se requiera incluirlas en el organigrama de la entidad que las engloba. utilizando el rectángulo de trazo discontinuo. √ 51 . Si éste fuera el titular de un ministerio. debería aparecer como se ve en el gráfico siguiente. Comisiones Interinstitucionales: Son aquéllas integradas por los representantes de diversas entidades públicas y que tienen por objeto coordinar acciones determinadas.P. SEPARACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚLICOS DESCENTRALIZADOS o Relación con las Comisiones: Las Comisiones serán representadas en la estructura organizacional sólo y únicamente si cumple funciones de carácter permanente en la entidad. De acuerdo al tipo de comisiones éstas pueden clasificarse en: √ Comisiones Consultivas: Debería aparecer después del órgano del que depende. por ejemplo.REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS O. deberá colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo que está ligado por una línea de coordinación.D . dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.

Desventaja del Organigrama √ √ Paso 6. la falta de personal para cubrir las responsabilidades y como una forma de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos. Análisis final de viabilidad del Proyecto de ROF En este acápite se dará pautas para que la entidad verifique que la propuesta de ROF será viable. lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.COMISIONES Despacho Ministerial Comisión Consultiva Comisión Interinstitucional Ventajas del Organigrama √ √ √ √ √ Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la entidad. 52 . Representa únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las entidades públicas. Para ello se deberán responder las siguientes preguntas3: 3 Se considera necesario el análisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad de las capacidades de las entidades. sus puntos fuertes y débiles. es decir posible de implementar. La desventaja considerada más desfavorable es que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es. ya que muchas entidades olvidan actualizarlos. Sirve como historia de los cambios y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo en la entidad. la forma como se integran a la organización. descuidando el dinamismo de la organización. Indica al personal. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de la organización. Muestra quién depende de quién. y en particular a los de nuevo ingreso.

así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres años. Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales que tienen por objeto guiar en el proceso a las entidades. ¿La nueva organización representará un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignación de Personal? Si la respuesta es afirmativa. Decreto Supremo N° XX-PCM. entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestión misional y administrativa. En los Anexos 2C. las relaciones de dependencia y funciones generales de la Entidad. en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad. capítulos y artículos teniendo en cuentas los rubros que se señalan a continuación. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF Contenidos del documento de ROF propuesto El ROF contendrá títulos. En este paso. técnica y/o administrativa. de acuerdo con lo que establecen los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF. bajo la nueva estructura. √ Titulo Primero: De las Disposiciones Generales En este rubro se detallará la naturaleza jurídica. se analizarán las previsiones que puedan ser tomadas para minibar los últimos y se compararán los costos de realizar dichas tareas “con” y “sin” tercerización de la labor. 53 . así como identificar el modelo de organización que mejor se ajuste a sus funciones. Si se optara por tercerizar. asignar e identificar a los responsables de resolver dichos procedimientos administrativos? ¿Es posible tercerizar algunas de las labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad? De ser posible se hará un análisis comparativo de las ventajas y riesgos de hacerlo.√ ¿Los procedimientos administrativos contemplados en el Texto Único de Procedimientos Administrativos están todos recogidos en las funciones previstas? ¿Será posible. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas que debe administrar la entidad. ¿Cuánto cuesta la nueva organización? Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y la propuesta ¿Puede ser financiada y con qué recursos? Por excepción. entendida como las características de la personería jurídica de la Entidad conforme a las disposiciones legales de organización y funciones. Paso 7. se deberá elaborar el documento del Proyecto de ROF. Entidad de la que depende. Elaborar el documento de proyecto de ROF √ √ √ √ Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la entidad. Funciones Generales. deberá incluirse la sustentación del financiamiento de éste. y sobre la base de la información contenida en la Matriz 6. de acuerdo con las precisiones siguientes: Naturaleza Jurídica. de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella – funcional. este análisis deberá ser incluido en el Informe Técnico Sustentatorio. se deberá elaborar un borrador de CAP que se incluirá en el Informe Técnico Sustentatorio. 3C y 4C se presentan ejemplos de estructura y redacción de ROF para Ministerios.

Las denominaciones de los diferentes órganos y unidades orgánicas creadas o reformuladas. 3C y 4C. Importante: Es incorrecto señalar en el ROF. Así se describirá para cada órgano y unidad orgánica sus funciones específicas así como la interrelación y necesidad de coordinación de los mismos con otras áreas o entidades públicas. tenemos que la función está referida a la estructura orgánica mientras que la atribución a las personas. que “son funciones del Director General” ya que no se debe hacer mención en éste a los cargos adscritos a cada área. así como. de acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C. lo cual no es materia de un ROF. Es muy común que se utilice en la redacción de los ROF indistintamente la terminología “atribución” o “función” para referirse al conjunto de acciones que debe realizar un órgano o unidad orgánica para el cumplimiento de la misión de la entidad. Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidades orgánicas de manera particular a fin de cumplir con la misión y objetivos de la entidad. Atribución: Facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisión sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones. incluyendo el tercer nivel organizacional si lo hubiere. indicando los siguientes tipos de órganos: o o o o o o o Órganos de Alta Dirección Órganos Consultivos Órgano de Control Institucional Órganos de Asesoramiento Órganos de Apoyo Órganos de Línea Órganos Desconcentrados Asimismo. en este título se desarrollarán capítulos por cada uno de los tipos de órganos indicados. tramos de control (niveles de jerarquía) y las relaciones de dependencia al interior de la organización.√ Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica En esta sección se incluirá una descripción ordenada jerárquicamente de los órganos y unidades orgánicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura orgánica de tal forma que sea posible visualizar fácilmente las cadenas de mando. Esta descripción de la estructura orgánica debe coincidir con su representación gráfica en el organigrama. Sin embargo. subcapítulos de ser el caso. deberán expresar con claridad y en forma sintética lo relevante de su contribución al logro de la misión de la entidad. Sólo se detallará la estructura de la entidad. En el lenguaje a ser utilizado en el ROF se recomienda referirse únicamente a funciones. es decir a aquellos que ocupan cargos en la estructura orgánica. Asimismo. como a su nivel jerárquico. al final del listado de funciones específicas de un órgano o de una unidad orgánica deberá agregarse la frase siguiente: “Otras que le delegue la Alta Dirección o le sean asignadas por la legislación sustantiva”. tanto en lo referente al título de los órganos y unidades orgánicas. sino únicamente 54 . por ejemplo. ¿Función y atribución es lo mismo? No. si nos referimos a la definición de dichos términos. a fin de representar a las respectivas unidades orgánicas.

√ Titulo Tercero: Del Régimen Laboral y Económico Se debe consignar el régimen laboral de la Entidad conforme a Ley. √ Anexo Contendrá el Organigrama de la entidad que refleje su estructura orgánica. al interior de la organización –responsables de los órganos y unidades orgánicas. existe una excepción en el caso de los niveles de la Alta Dirección en los que se podría asimilar un cargo al funcionamiento mismo de determinado órgano. por ejemplo: En el caso de los Ministerios. esté completa y corresponda a la realidad.a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria. √ √ √ 55 . las normas asignan funciones específicas al Presidente Regional y al Alcalde respectivamente. se recomienda que éstas no tengan más de seis unidades orgánicas subordinadas. Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de los órganos de mando. Sin embargo. Recomendaciones Generales √ Una vez que se cuente con el proyecto de ROF. En el caso de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales. además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. así como la fuente de los recursos de la Entidad. por lo que es necesario mantenerlo actualizado a través de revisiones periódicas.a los órganos y/o unidades orgánicas de la entidad. Es conveniente que el ROF sea elaborado con la participación de las áreas que tienen responsabilidad de realizar las funciones. la Alta Dirección estará conformada entre otros por un Ministro y un Viceministro. se sugiere someterlo a una revisión final. La utilidad del ROF radica en la veracidad de la información que contiene. siendo éstos últimos asimilados a órganos de la entidad.

los mismos que consideran los requerimientos establecidos en el Decreto Supremo N° XX-PCM en materia de la sustentación técnica de la propuesta de ROF y del proceso de aprobación de la misma por las instancias competentes. Reglamento de Organización y Funciones vigente Paso 5. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional Paso 3. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información o El organigrama vigente y el propuesto.CAPÍTULO III ¿CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? Ruta del capítulo: En este tercer y último capítulo del Manual se desarrollarán los pasos finales que la entidad pública deberá para aprobar el proyecto de ROF. las que se vienen realizando. Diseñar el Organigrama de la entidad o Un análisis de la no duplicidad de funciones con otra entidad del sector público. Elaboración del Informe Técnico Sustentatorio El Proyecto de ROF deberá ser acompañado para su aprobación. El Informe Técnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo al siguiente esquema: √ Sección 1. Asimismo. debiendo identificar a las entidades que realizan funciones o actividades similares o. Paso 2. Para ello será necesario elaborar e incluir la siguiente información. Paso 1. los vacíos identificados en el ROF vigente con relación a las funciones contempladas por la legislación sustantiva. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Matriz 6. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica Matriz 5A. Para ello. Justificación El objeto de esta sección es sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y de la creación de los nuevos órganos. que persiguen fines iguales o semejantes. la priorización de funciones que llevará a su inclusión en el ROF propuesto. y las razones que sustentan la no incorporación de las otras. deberá contener la exposición de 56 . de un Informe técnico que sustente la consistencia y viabilidad de la nueva organización propuesta. cuando corresponda. la misma que resulta de la aplicación de los pasos del presente Manual: o Mapeo de funciones previstas en la normatividad sustantiva que da origen y sustenta a las funciones recogidas en el ROF propuesto. así como la justificación normativa que sustenta la modificación del ROF vigente. a saber. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF o Análisis de funciones. Paso 1. de la aplicación de los pasos contenidos en el Capítulo II se podrá obtener la información básica para la elaboración de dicho Informe.

con detalle y justificación de cada uno y su especialización. Efectos presupuestales Esta sección del informe deberá sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres años. Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional √ Sección 3. deberá incluirse la sustentación del financiamiento de éste. Para ello se incluirá la siguiente información: o o Cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y la propuesta. el Plan Estratégico Institucional (PEI). Análisis de la viabilidad del proyecto de ROF o 57 . se incluirá un análisis comparativo de ventajas y riesgos. regionales o locales. tales como las Políticas Sectoriales. las previsiones incluidas respecto de éstos. o o √ Sección 2. así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres años. Paso 6. Análisis de la viabilidad del proyecto de ROF Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad. se incluirá un acápite explicando la simplificación y optimización de procesos. se incluirá un análisis entre los costos “con” y “sin” tercerización de la labor. Análisis de la consistencia En esta sección del informe se deberá sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y las necesidades contempladas en documentos de planeamiento. mediano y largo plazo. Paso 6. Paso 1. Paso 6. en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad. Paso 2. Aplicar Cuestionario en la entidad En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el Cuadro de Asignación de Personal. considerando las acciones de desarrollo que pretende alcanzar la entidad en el corto. Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM). se incluirá el borrador del nuevo CAP. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Paso 3.2. así como otros planes contenidos en las normas funcionales y otros instrumentos que expresen las políticas sectoriales.la interrelación de la entidad con otras entidades públicas respecto de sus funciones y acorde con el ámbito de sus competencias. Planes de Desarrollo Concertado Regional y Local. Por excepción. Análisis de la viabilidad del proyecto de ROF o De ser el necesario.

Aprobación del ROF De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF. Si el Informe Previo es favorable se procederá a su aprobación y promulgación mediante el dispositivo legal que corresponda según el tipo de entidad √ Particularidades del proceso de aprobación según tipo de entidad Para la aprobación de los ROF de los Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados Nacionales se ha considerados además que: √ Corresponde a la Secretaría General del Ministerio del Sector revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades del sector. existe un proceso básico para la aprobación del ROF que tiene particularidades en función de los grados de autonomía que la legislación reconoce para las entidades. el Informe Técnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Decreto Supremo) correspondiente a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros. La Secretaría de Gestión Pública verificará que el proyecto de ROF propuesto así como los informes técnicos remitidos. Una vez hecho esto. se remitirá el proyecto de ROF. se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. √ √ √ 58 . se procederá a tramitar la aprobación del correspondiente Decreto Supremo. Para describirlo se ha elaborado el flujo del proceso correspondiente a los tres grandes grupos de entidades que requieren contar con un ROF. una vez culminada su elaboración y la del Informe Técnico Sustentatorio: √ √ √ Visación de la propuesta de ROF y del Informe técnico Sustentatorio por el órgano que los elaboró (o cuya unidad orgánica fue responsable de hacerlo) Visación de la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces para verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF). En esencia el proceso de aprobación tiene los siguientes pasos. Para ello la SGP emitirá un Informe Previo favorable o solicitará las modificaciones correspondientes a la entidad. El ROF de las Universidades se sujeta al procedimiento previsto para los Organismos Públicos Descentralizados Nacionales. Si el Informe Previo es favorable. Decreto Supremo N° XX-PCM. la que podrá solicitar mayor información o emitirá un Informe Previo.Paso 2. Remisión del proyecto de ROF al órgano o entidad que revisará que este se ajuste a los Lineamientos previstos en el Decreto Supremo N° XX-PCM acompañado del Informe Técnico Sustentatorio.

según corresponda revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades y órganos a su cargo y que los documentos propuestos se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. el Informe Técnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Ordenanza Regional o Municipal) correspondiente a la Presidencia Regional o al Despacho del Alcalde para su consideración y remisión al Consejo Regional o Concejo Municipal. se remitirá el proyecto de ROF.PCM Informe Técnico Sustentatorio OPD Nacional Elaoación de Proyecto de ROF por OPD Decreto Supremo aprobado el ROF Informe Favorable Aprobación SGP – PCM Solicita más información o propone modificaciones Para la aprobación de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales. Gen. La Gerencia Regional o Municipal según corresponda emitirá un Informe Previo favorable o solicitará las modificaciones correspondientes al órgano que elaboró la propuesta o al titular del Organismo Público Descentralizado Local.PCM Informe Técnico Sustentatorio Ministerios Elaoación de Proyecto de ROF Decreto Supremo aprobado el ROF Solicita más información o propone modificaciones Aprobación SGP – PCM Informe Favorable Proyecto de ROF Visación del órgano que lo elaboró Visación de Asesoría Jurídica Aprobación del Titular de OPD Revisión por Sec. Si el Informe Previo es favorable. así como de los Organismos Públicos Descentralizados Locales se ha considerados además que: √ Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal.Proceso de Aprobación de ROF para Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados Nacionales Proyecto de ROF Visación del órgano que lo elaboró Visación de Asesoría Jurídica Revisión por Secretaría General Envía a SGP . a fin de someterlo a su aprobación. √ √ 59 . del Ministerio del Sector Solicita más información o propone modificaciones Envía a SGP .

Proceso de Aprobación de ROF para Organismos Constitucionalmente Autónomos Organismos Constitucionalmente Autónomos Proyecto de ROF Visación del órgano que lo elaboró Informe Técnico Sustentatorio Visación de Asesoría Jurídica o el que haga lsa veces Aprobación del Titular Resolución que aprueba (según ley) Elaoación de Proyecto de ROF Solicita más información o propone modificaciones 60 . mediante la Resolución de corresponde de acuerdo con lo que establezca su respectiva Ley Orgánica.Proceso de Aprobación de ROF para los Niveles Regional y Local Proyecto de ROF Visación del órgano que lo elaboró Informe Técnico Sustentatorio Visación de Asesoría Jurídica o la que haga las veces Revisión por Gerencia Regional o Local Aprobación GR y GL Elaboración de Proyecto de ROF por la OPP o el que haga las veces Solicita más información o propone modificaciones Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal Envía al Consejo Regional o Concejo Municipal Envía a Presidencia Regional o Despacho del Alcalde Informe Favorable Proyecto de ROF Visación del órgano del OPD que lo elaboró Visación de Asesoría Jurídica o la que haga las veces en el OPD Revisión por Gerencia Regional o Local Solicita más información o propone modificaciones Informe Técnico Sustentatorio OPD Local Aprobación Elaboración de Proyecto de ROF por el OPD Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal Aprobación del Titular de OPD Informe Favorable Envía al Consejo Regional o Concejo Municipal Envía a Presidencia Regional o Despacho del Alcalde Para la aprobación de los ROF de los Organismos Constitucionalmente Autónomos se ha considerados además que una vez visados los documentos de acuerdo con el procedimiento general corresponderá al Titular de la Entidad su aprobación.

Asimismo. es de suma importancia que éste se difunda entre todo el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional que se les aplicará. 61 .Paso 3. Difusión del ROF Una vez aprobado el ROF. la versión electrónica del documento deberá ser puesta a disposición del público en general a través de la página Internet de la entidad para su libre acceso a la información organizacional de la entidad.

aunque ésta no corresponda en la práctica a lo señalado en el ROF vigente. la manera en que se organizan para cumplir con ellas. así como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades. A. Aspectos Generales Identificación en la organización Título del puesto: _______________________________________________________________________________ Nombre del Ocupante: ____________________________________________________________________________ Título del Puesto del Jefe Inmediato: _________________________________________________________________ Órgano y/o unidad orgánica a la que está asignado: ______________________________________________________ Puesto – Nombre de su posición (de la misma forma en que está descrito en el Cuadro de Asignación de Personal. El personal (responsable de órganos y/o unidades orgánicas) deberá responder necesariamente a todas las preguntas del cuestionario. ACTIVIDADES Y PROCESOS I. a fin de evaluar su pertinencia y de ser el caso. Órgano o unidad orgánica – Se refiere al área dentro de la entidad a la que usted está asignado. Este cuestionario busca identificar tanto la estructura organizacional y las funciones formales como las informales. B.ANEXOS Anexo 1. USTED 62 . Ubicación en la estructura orgánica El cuadro puede ser modificado a fin de reflejar claramente su ubicación en la estructura organizacional de la entidad. Por eso. Cuestionario para la Identificación de la Organización Actual El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cuáles son las distintas funciones de la entidad y cómo se desarrollan éstas a través de la labor del personal que la conforma. es necesario contar con una descripción de las funciones que realizan los órganos y unidades orgánicas actualmente existentes (no sólo en el ROF sino en la práctica). en el caso de los consultores). el personal deberá llenar el cuestionario considerando las funciones y actividades que realmente realiza para cumplir con las tareas que le han sido asignadas. o en los Términos de Referencia. Asimismo. aunque ello no corresponda a lo señalado en el ROF. Para ello. a la descripción de puestos considerada en el MOF o a los Términos de Referencia de sus contratos. deberá señalarse las unidades orgánicas o puestos a su cargo de ser el caso. en el caso del personal nombrado o designado. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES. recoger toda la información en el nuevo ROF.

1. 1. Objetivo Principal / Propósito del órgano o unidad orgánica a su cargo: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________________ . 2. Función Específica: Conjunto de acciones (actividades o tareas) afines cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel jerárquico – órgano o unidad orgánica.b. B. y lístelas por orden de importancia (de mayor a menor). 1.a. Objetivos principales de las unidades orgánicas a su cargo o de ser el caso de los puestos que ocupan las personas a su cargo: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________________ C.b. en el marco de sus funciones específicas.a. Funciones Específicas Asignadas A. así como de los puestos que éstos engloban. Principales Responsabilidades del área a su cargo Agrupe las actividades (o tareas) de la o las dependencias a su cargo por temas de responsabilidad. Actividad: Conjunto de acciones que forman parte de las responsabilidades a cargo de un órgano o unidad orgánica.conducentes a alcanzar los objetivos y metas de la entidad.Número de órganos. unidades orgánicas y/o personas (puestos) a su cargo según corresponda. estima usted que se vinculan las funciones que cumple el órgano o unidad orgánica a su cargo según corresponda. 63 . ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________________ III. Funciones específicas y actividades bajo su responsabilidad 1. Para cada tema de responsabilidad resalte las tareas específicas que sean requeridas para realizar la actividad. Esta información puede diferir a lo señalado en el ROF. Tarea: Serie coordinada de elementos de trabajo e instrucciones que sirven para obtener un resultado identificable y definible. a menos que considere que sean extremadamente importantes para tener un entendimiento integral de su actividad). Objetivos A.c 2. (Nota: No incluir aquellas tareas que requieran menos del 5% de su tiempo. ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________ II. 2. Señalar con cual(es) de las funciones generales de la entidad o funciones específicas del órgano del que depende.

4. en el caso de existir alguna. C. cliente externo o interno. 2. 5. optimizando los recursos de la organización. en el siguiente cuadro deberá completar la información relacionada a las funciones que cumplen las unidades orgánicas a su cargo. 3. éste deberá señalar las funciones que cumple el personal a su cargo.2. en ese caso. bien o servicio a un destinatario. 3.c 4. que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales. a fin de entregar un resultado específico. Funciones específicas y actividades de las unidades orgánicas o del personal bajo su responsabilidad 1. Esta información puede diferir a los señalado en el ROF. ¿Cuáles son los procesos que se realizan en su Área? ¿Cuál es su grado de participación en dichos procesos? Describir los procesos e indicar cómo o en qué punto del proceso las tareas que el órgano o unidad orgánica a su cargo realiza contribuyen para el adecuado desarrollo del mismo (participación). 5. Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre sí. Descripción del Proceso 1: _________________________________________________________________________ Participación: ____________________________________________________________________________________ Áreas involucradas: _______________________________________________________________________________ Toma de decisiones: _______________________________________________________________________________ Responsable: _____________________________________________________________________________________ Coordinación de las actividades: ______________________________________________________________________ Nivel de control: __________________________________________________________________________________ Descripción del Proceso 2: __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ 64 . 1. 4. 3. con quién se coordina y a quién se le rinde cuentas respecto al desarrollo del proceso. 3. quién es el responsable de tomarlas.b. Señalar los puntos del proceso dónde se toman las decisiones. 3. Principales responsabilidades de las unidades orgánicas o del personal a su cargo Si la persona que llena el cuestionario tiene a su cargo uno de los órganos de la entidad. 2. y que transforman insumos agregando valor.a 3.c. Si quién llena el cuestionario es el responsable de una de las unidades orgánicas. B.

Función o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinición de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función: _______________________________________________ 4. Función: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________ 65 ._________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________ D. Función o Actividad: _______________________________________________________________ E. ¿Existen funciones que viene realizando la entidad y que se duplican con otras entidades públicas? Si la respuesta es afirmativa señalar de qué función se trata y la entidad que también la viene cumpliendo. tareas o actividades así como la razón por la cual no se están cumpliendo: 1. actividades o tareas que deberían ser realizadas pero que no son llevadas a cabo en el órgano o unidad orgánica a su cargo? SI NO Si la respuesta es sí. señalar cuáles son esas funciones. Función o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinición de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función: _______________________________________________ 3. Función o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinición de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función: _______________________________________________ 2. ¿Existen funciones.

______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ________ ______________________________________________________________________________________________ ____ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ________ ____________________________ _________________________ Firma Fecha 66 .Función: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________ Función: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________ V. Comentarios Adicionales: Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que no haya sido cubierto en este cuestionario que considere que sea importante para tener un entendimiento completo del mismo.

las políticas sectoriales de su competencia. coordinar o en general.Formular en coordinación con los Gobiernos Regionales. supervigilar. .Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementación y ejecución de las políticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el ámbito regional.normativos o de línea que formulan y proponen las normas y acciones de política de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento. puede haber un Vice-Ministro para cada uno de ellos. orientar.Supervisar y evaluar la ejecución de las políticas sectoriales.Que cada Ministerio puede contar con una Comisión Consultiva. Efecto en la Estructura orgánica Constitución Política Nos dice . Normas sobre descentralización (LOM. debiendo el Ministro delegar en uno o varios de ellos la supervisión de los órganos de asesoría y apoyo. . Cada Ministerio determina las que le corresponde de acuerdo a sus funciones y necesidades no pudiendo prescindir de una oficina de Asesoría Jurídica.Dictar las normas sectoriales de alcance nacional en los asuntos de su competencia. .Que los Ministros son responsables por sus propios actos y por los actos presidenciales que refrenda .Anexo 2A. Ley del Poder Ejecutivo Nos dice Cuáles son las funciones generales del conjunto de Ministerios: .Cuales son las responsabilidades y funciones específicas del Ministro y del Vice-Ministro. cuya organización y funciones es determinada por ley.Cuales son las funciones vinculadas con el proceso de descentralización en cuanto a la competencias exclusivas del Gobierno Nacional y a la transferencia de funciones a los Gobiernos Regionales y Locales.Supervisar y controlar a las instituciones públicas descentralizadas de su sector.Que las Direcciones Generales son los órganos técnico .Leyes y reglamentos sectoriales que atribuyen diversas funciones .En el caso de la ley de creación de cada Ministerio. está conformada por el Ministro.Que en cada Ministerio puede haber Comisiones.La ley de creación de cada Ministerio que recoge y precisa el ámbito de competencia de cada Ministerio .Las funciones generales a cargo de cada uno de los Ministerios.Que la Oficina de Planificación y Presupuesto. . dicha norma determina su estructura. realizar las políticas o acciones correspondientes a algún área del Sector. . LOGR. de Administración y de Comunicaciones. . Juntas y otros órganos integrados por representantes de diversos sectores o instituciones encargados de asesorar.Que las funciones de asesoría y apoyo están a cargo de Oficinas.Que por ley se determina las funciones de los Ministerios . Ley Bases de la Descentralización) Nos dicen REGULACIONES SECTORIALES (*) En el caso de los Ministerios descentralizables: . .Que la Alta Dirección. entre otras funciones a su cargo.Que el Órgano de Control Institucional (denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina de Inspectoría Interna) es el encargado de programar y ejecutar las actividades de Control de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control. se encarga de formular bajo la dirección del Ministro la política del sector o sectores y coordinar la formulación del presupuesto del Ministerio y de los organismos públicos descentralizados del nivel nacional. En los Ministerios que tengan a su cargo más de un sector. 67 . Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para los Ministerios NORMAS SUSTANTIVAS Norma Funciones . .Que las Direcciones Regionales Sectoriales están bajo la dirección del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestión . . el Vice-Ministro y puede contar con Asesores especializados. . . .

. (*) REGULACIONES SECTORIALES: Cada Ministerio así como sus OPD. .Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la más alta autoridad de su institución o la que haga sus veces. indicando las funciones identificadas.Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestión Ambiental Sectorial. Normas ambientales Nos dicen .Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que se le aplican e identificar aquéllos que puedan afectar su estructura orgánica.Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperación técnica internacional .Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.Convenios Internacionales . En el caso de Ministerios con competencias ambientales .Las funciones vinculadas con el acceso a la información Pública. deberán identificar en su matriz cada una de las normas sectoriales que les atribuyen funciones. Por ejemplo. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Norma Normas sobre cooperación internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Información Pública Nos dicen Funciones Efecto en la Estructura orgánica . Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental.Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que le atribuyen funciones e incorporarlas en su matriz.Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública de la entidad .Que en el caso de Ministerios con competencias ambientales deben contar con una unidad ambiental o la que haga sus veces. entre las regulaciones sectoriales que no podría dejar de revisar el Ministerio de Agricultura se encuentran: o o o o o o o o La Ley Orgánica para el Aprovechamiento Sostenible de los Recursos Naturales Ley de Áreas Naturales Protegidas Ley sobre Conservación y Aprovechamiento Sostenible de la Diversidad Biológica Ley Forestal y de Fauna Silvestre Ley de Promoción del Manejo Integrado para el Control de Plagas Ley Marco de Sanidad Agraria Ley de Promoción de la Inversión en la Amazonía Ley de Prevención de Riesgos Derivados del Uso de la Biotecnología 68 . . el Sistema Nacional de Información Ambiental. entre otros instrumentos de gestión ambiental.Las funciones vinculadas con la cooperación técnica internacional .

2) Equidad y justicia social. ¿Qué son? Planes y Estrategias Sectoriales: Documentos que formulan cada Ministerio sobre una problemática particular materia de su competencia de alcance nacional que por su relevancia requiere ser enfrentada de una manera planificada y mediante la identificación de objetivos concretos. las organizaciones más representativas de la sociedad civil y el Gobierno. transparente y descentralizado Ministerios . las organizaciones religiosas.Ley de creación de cada Ministerio Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) Documento elaborado por cada uno de los Ministerios y algunos OCA en el marco de los lineamientos de la política general de Gobierno y conforme con lo dispuesto por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público.Decreto Legislativo 560. 3) Competitividad del país. que contiene objetivos y acciones estratégicas a ser cumplidas en un número determinado de años por las dependencias integrantes de cada una de dichas entidades.S. (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el período 2002-2006) .R. M. Ley del Poder Ejecutivo .OPD – OCA .Ministerio de Agricultura: Plan Nacional de Desarrollo Forestal Lineamientos y objetivos generales a alcanzarse Ministerios – OPD . en torno a a políticas de largo plazo tendientes a lograr el desarrollo sostenible del país a través de metas e indicadores de cumplimiento Contiene 31 políticas de Estado dirigidas a alcanzar cuatro objetivos principales: 1) Democracia y Estado de derecho.R. y. N° 0715-2003-EF.D. Pueden estar contenidas en un dispositivo legal o en algún Plan sectorial. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO NACIONAL Acuerdo Nacional Documento resultado de un proceso de concertación para la gobernabilidad democrática. suscrito el 22 de julio del 2002 por los principales partidos políticos. situación y perspectivas del sector c) Prioridades y orientaciones sectoriales d) Diagnóstico de los programas principales e) Lineamientos de Política por Programas f) Objetivo general por programa g) Objetivos específicos por subprogramas h) Actividades/Proyectos prioritarios e) Recursos proyectados para cada año del plan f) Indicadores de seguimiento y evaluación h) Responsables (Instituciones) Ministerios – OCA – OPD . 105-2003-PCM.Anexo 2B. cuyos efectos son de alcance nacional.M. Precisan que el Presidente de la República preside el Acuerdo Nacional e institucionalizan el Foro del Acuerdo Nacional Políticas Sectoriales/ Planes y Estrategias Nacionales Sectoriales Políticas Sectoriales: Documentos que contienen declaraciones que cada Ministerio efectúa respecto de alguna materia o área de relevancia en su sector. Por citar algunos ejemplos: .Ministerio de Salud: Las 11 estrategias que integra intervenciones y acciones priorizadas dirigidas a la reducción de la morbi-mortalidad materna e infantil y a la reducción de las deficiencias nutricionales . 4) Estado eficiente.Universidades . 084-2001-EF. (Directiva para la reformulación de los PESEM para el período 2004-2006) ¿Qué es? ¿Qué contiene? ¿Quién lo debe revisar? Base Legal ¿Qué contienen? ¿Quién lo debe revisar? Base Legal ¿Qué es? ¿Qué contiene? ¿Quién lo debe revisar? Base Legal 69 . a) Rol Estratégico del sector b) Diagnóstico General.

Ley Orgánica de Gobiernos Regionales . Diagnóstico 1.Gobierno Regional – Gobierno Local . M.2 Objetivos estratégicos específicos 3.4 Programación Multianual de inversión púbica Ministerios .Ley 27783. Ministerios .2 Prioridades 2. Programación multianual 3.Decreto Supremo N° 080-2004-PCM. PEI 2002-2006: 1. así como las acciones y cronogramas a desarrollar con tal fin. Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditación ¿Quién lo debe revisar? Base Legal ¿Qué es? ¿Qué contiene? ¿Quién lo debe revisar? Base Legal ¿Qué es? ¿Qué contiene? ¿Quién lo debe revisar? Base Legal 70 .¿Qué es? ¿Qué contiene? Plan Estratégico Institucional (PEI) Es similar al PESEM.Universidades públicas . Ley del Sistema de Acreditación .Decreto Supremo N° 080-2004-PCM.1 Caracterización general 2.3 Lineamientos de política 3. Ley Orgánica de Gobiernos Regionales . 004-2003-EF.Ley 27783. b) Competencias y funciones sectoriales por nivel de gobierno (nacional.R.1 Objetivos estratégicos generales 3. (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el período 2002-2006) .Ley 28273. Ley Orgánica de Municipalidades . Las funciones que se transferirán a los Gobiernos Regionales y Locales. articulación y coordinación de los Planes Anuales de Transferencia que realiza el CND con los sectores.Ley 27867. Ley del Sistema de Acreditación . (Aprueba Directiva para la reformulación de los Planes Estratégicos Institucionales 2004-2006) Plan de Transferencia Sectorial del Quinquenio 2005-2009 Documento aprobado por el Consejo Nacional de Descentralización (CND) que contiene la Propuesta de transferencia de funciones de los Ministerios descentralizables a los Gobiernos Regionales y Locales observando un período de cinco (5) años a) Estructura y esquema de funcionamiento del sector en un esquema descentralizado.1 Visión y Misión 2.3 Acciones permanentes o temporales 3.Ley 27972.Ley 27972.Ley 27867.Ley 28273.OCA . regional y local) de acuerdo a las leyes vigentes. c) Clasificación de las funciones a ser transferidas. Ley de Bases de la Descentralización . pero difiere de éste por tener un alcance institucional a nivel de cada Pliego Presupuestario. 084-2001-EF. D. Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditación Plan Anual de Transferencia de Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales Documento aprobado anualmente mediante Decreto Supremo con el voto aprobatorio del como resultado de la evaluación. Ley de Bases de la Descentralización . Perspectivas a mediano y largo plazo 2.OPD .R. Ley Orgánica de Municipalidades . d) Programación anualizada de transferencia de funciones Ministerios – Gobierno Regional – Gobierno Local . La suma de los PEI refleja a mayor detalle los objetivos estratégicos contemplados en el PESEM y responden a la manera como la entidad aporta en alcanzar las metas que se ha fijado el sector al cual pertenece.

de ser el caso. es decir. • TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas En este Título se describe: . antes de describir sus funciones específicas. El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos. 6 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UN MINISTERIO • TÍTULO I De las Disposiciones Generales En este Título se indica: .La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades orgánicas del Ministerio.La naturaleza jurídica del Ministerio.Las Funciones Generales.Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los integran . Asimismo. las principales normas sustantivas de las que se derivan. únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar. Las principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales. .La estructura orgánica del Ministerio . el contenido básico del ROF de un Ministerio es el siguiente: Derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 71 . Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional De conformidad con lo establecido en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° XX-PCM.Anexo 2C. el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Ministerio para lograr su misión y objetivos establecidos en las normas sustantivas. es decir. Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos Consultivos Capítulo IV: Órgano de Control Institucional Capítulo V: Órganos de Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de Apoyo Capítulo VII: Órganos de Línea Capítulo VIII: Órganos Desconcentrados • TÍTULO III Se derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que quedan claramente identificadas en la Matriz No. 6 Del Régimen Laboral y Económico En este último Título se indica el régimen laboral del Ministerio conforme a Ley. se indica que es una entidad del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector correspondiente. así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

Artículo x . presupuestos. en coordinación con los Órganos de Línea del Ministerio. Se establece la interrelación interna.Son funciones específicas de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto Se describe cada función específica a través de verbos en infinitivo a) Proponer a la Alta Dirección la política. especificándose con quién se debe coordinar De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto Artículo x.. d) (…) e) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección o que le sean dadas por las normas sustantivas. los proyectos relacionados con la normatividad sectorial. Se establece la interrelación externa.. b) Formular y proponer.. c) Recopilar la legislación relacionada con el Sector. y coordina con los órganos competentes de los Gobiernos Regionales u órganos que lo sustituyan. respectivamente. orienta y programa la cooperación técnica internacional. Artículo x. programas y proyectos. correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea. planes. formula y evalúa la ejecución de los planes. especificándose a quién debe asesorar TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas Se introduce CAPÍTULO IV Órganos de Asesoramiento De la Oficina de Asesoría Jurídica Artículo x. realiza acciones de racionalización. se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo IV y VII de la estructura de ROF propuesta.. evitándose incluir innecesariamente a otros verbos sinónimos como por ejemplo escribir ‘recopilar y compendiar’ a) Asesorar a la Alta Dirección y a los Órganos del Ministerio en los aspectos jurídico-administrativos que le sean consultados. programas y proyectos sectoriales. los aspectos relativos a las Políticas Sectoriales.La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Dirección en la formulación y evaluación de la política sectorial. presupuestos y acciones de 72 .• ANEXO: Contiene el organigrama del Ministerio que refleja su estructura orgánica A continuación. Realiza los estudios de base para la planificación.Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica: al órgano indicando de qué se encarga Se hace referencia sólo al verbo recopilar.La Oficina de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a los demás órganos del Ministerio.

d) Elaborar documentación e información presupuestal establecida en las normas que emita la Dirección Nacional de Presupuesto. así como los estudios e informes técnicos y de Gestión. f) Proponer estudios e instrumentos normativos de racionalización y modernización administrativa g) Elaborar la Memoria Anual del Ministerio y evaluar la de sus Organismos Desconcentrados. proponer y evaluar con la Alta Dirección del Ministerio y demás órganos del Ministerio.. d) Gestionar líneas de financiamiento externo y/o interno. e) Emitir los informes técnicos y absolver las consultas relacionadas a su ámbito de competencia. la política nacional y las normas de alcance nacional en materia de ……… supervisando su cumplimiento. Artículo x.Son funciones específicas de la Oficina de Presupuesto: a) Formular. c) Dirigir las actividades de control de estadística presupuestal. planes y programas sectoriales. h) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artículo x... implementando progresivamente métodos de sistematización y mecanización de la información. c) Formular y evaluar el Presupuesto del Ministerio y los Planes Estratégicos. Se indica la base legal sustantiva del órgano de línea.La Dirección General de ………. Artículo x.Son funciones de la Oficina de Planificación (…) CAPÍTULO VII Órganos de Línea De la Dirección General de …….La Oficina de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas: Oficina de Presupuesto Oficina de Planificación Oficina de Racionalización Artículo x. en concordancia a la política. es un Órgano de línea de ámbito nacional encargado de coordinar. b) Elaborar y evaluar el presupuesto del Ministerio. b) Elaborar y mantener actualizado el diagnóstico del sector.. dirigir y controlar el proceso presupuestario.Al final de las funciones específicas asignadas a cada órgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones específicas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior racionalización y modernización administrativa del Ministerio.Las principales normativas sustantivas de las que se 73 . Artículo x.. e) Conducir las acciones de Cooperación Técnica Internacional..

a) Realizar estudios y proponer normas a la Alta Dirección en materia de ………. son: . las siguientes: a) Coordinar... proponer y evaluar la política nacional en materia de ………. : La Dirección de …..Ley ‘’……. j) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección o que le sean dadas por las normas sustantivas. La Dirección de …. Artículo x. i) Coordinar y promover programas nacionales de ……....Ley ‘’………’’ Artículo x.. No es necesario especificar la base legal de las unidades orgánicas.’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx . Artículo x.derivan las funciones específicas de la Dirección General de ……….. b) Proponer y evaluar en coordinación con los Gobiernos Regionales las políticas nacionales en materia …….Ley ‘……. 74 .Son unidades orgánicas de la Dirección Nacional de …. en coordinación con entidades públicas y privadas y los Gobiernos Regionales..Son funciones específicas de la Dirección de (…) En caso las Direcciones Generales cuenten con unidades orgánicas éstas se denominan Direcciones..Ley ‘…….Son funciones específicas de la Dirección General …….Ley ‘…….’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx .’ .’’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx .

. está el promover la participación ciudadana así como promover y mantener relaciones de cooperación técnica y financiera con organismos internacionales. .Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementación y ejecución de las políticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el ámbito regional. salud.Cuál es su misión y finalidad . de los Consejeros Regionales. apoyo.Que la estructura de las Regiones se establece por ley orgánica.Cuáles son las funciones y atribuciones del Consejo Regional. Infraestructura. población. el Vicepresidente Regional y los Consejeros. . dentro de su jurisdicción.Que el Consejo de Coordinación Regional es el órgano consultivo y de coordinación con las Municipalidades.Anexo 3A. Cuenta con una Secretaría para el ordenamiento de su trabajo. del Vicepresidente Regional.Las normas y disposiciones que pueden dictar. Presupuesto y Acondicionamiento Territorial. Desarrollo Social.Cuáles son sus competencias constitucionales.Que le corresponde.Que como parte de sus funciones. . . . que apoyan a los Gobiernos Locales.Que el Consejo Regional es el órgano normativo y fiscalizador integrado por el Presidente Regional. coordinadas y dirigidas por una Gerencia General. Planeamiento. el Sistema Nacional de Información Ambiental y otros instrumentos de gestión ambiental.Cuales son sus funciones generales (normativa. . exclusivas y compartidas (las que deberán ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional).Cuales son sus competencias exclusivas y compartidas (las que deberán ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional) . asesoramiento y control. .Que la Presidencia Regional es el órgano ejecutivo que se organiza en Gerencias Regionales (Desarrollo Económico. cultura.Cuales son sus funciones específicas por materias (educación. económica y administrativa en los asuntos de su competencia. etc. Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente). .Que el Procurador Público Regional es el encargado de la defensa judicial de los intereses del Estado a nivel del Gobierno Regional.Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestión Ambiental Sectorial. Efecto en la Estructura Orgánica Constitución Política Nos dice .Que los Gobiernos Regionales tienen autonomía política.Que los Órganos de línea. . .Que las Direcciones Regionales Sectoriales están bajo la dirección del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestión. . planeamiento. . del Presidente Regional. así como que sus funciones específicas se establecen por ley orgánica. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para Gobiernos Regionales NORMAS SUSTANTIVAS Norma Funciones . . .Que el Presidente y el Consejo de Coordinación Regional son las máximas autoridades de la Región Ley del Poder Ejecutivo Nos dice Ley de Bases de la Descentralización Nos dice . conforme al Sistema Nacional de Control. . .). .Que deben contar con una unidad ambiental NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL 75 . Normas ambientales: Nos dicen .Que el Gobierno Regional es ejercido por el órgano ejecutivo de la Región Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales Nos dice .Que el control gubernamental a nivel regional está a cargo del Órgano Regional de Control Interno. etc.). la coordinación y ejecución de los planes y programas socio-económicos regionales. .Que la defensa de los asuntos e intereses de los Gobiernos Regionales y su representación en juicio está a cargo de Procuradores Públicos que integran el Sistema de Defensa Judicial del Estado.Que las funciones administrativas se desarrollan por las Gerencias Regionales indicando las funciones sectoriales a cargo de cada Gerencia Regional.Que son competentes para crear mecanismos que promuevan la inversión así como para otorgar concesiones y celebrar cualquier otra modalidad contractual que contribuyan a su desarrollo. los determina cada Gobierno Regional de acuerdo a los límites presupuestales asignados.

Norma Normas sobre cooperación internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dicen Normas sobre Acceso a la Información Pública Nos dicen Funciones .Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional .Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública de la entidad 76 .Las funciones vinculadas con el acceso a la información pública . .Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperación técnica internacional.Las funciones vinculadas con la cooperación técnica internacional Efecto en la Estructura orgánica .Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la mas alta autoridad de su institución .

Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios políticos.Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social. Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo Planes de Paz y Desarrollo Instrumento de Gestión que permite articular y compatibilizar las acciones del gobierno central.Gobierno Local ¿Quién lo debe revisar? . la paz ¿Qué es? social y las reparaciones colectivas a las víctimas de la violencia política en las circunscripciones territoriales establecidas.Ley 28056. (Plan de Paz y Desarrollo San 77 . gobiernos regionales y locales para que conjuntamente con la empresa privada concerten acciones orientadas a promover el desarrollo.Anexo 3B. determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. permite a través de la interacción de múltiples actores sociales.Ley 27783. constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestación que materializan los compromisos del Estado a nivel regional.01.Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo Contenido mínimo: a) Visión regional b) Diagnóstico ¿Qué contienen? c) Objetivos estratégicos d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores Gobierno Regional . Es decir. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO REGIONAL Plan Estratégico Institucional (PEI) El PEI. Ley Orgánica de Gobiernos Regionales .Ley 27867. problemas y potencialidades de desarrollo de la Región y. ¿Qué es? Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo.Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76. Ley de Bases de la Descentralización . Ley Orgánica de Gobiernos Regionales . junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Regional. identificar los intereses.Ley 28056. . en consecuencia. sociales y económicos que afecten a la Región.Ley 27783.01. permite la participación de quienes no detentan el mandato ¿Qué es? popular en la toma de decisiones y en la ejecución conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos . Ley Marco de Presupuesto Participativo Base Legal .Concertado. los objetivos institucionales que se definen al interior de cada Gobierno Regional deben tender al logro de los objetivos estratégicos del ámbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Regional a) Misión b) Objetivos específicos c) Actividades y proyectos ¿Qué contiene? ¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional . Ley Marco de Presupuesto Participativo Base Legal . . Ley de Bases de la Descentralización .Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.Ley 27867. Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo Planes de Desarrollo Concertado Regional (PDCR) Es un documento de planeamiento regional: .

reparación y reconciliación nacional. Junín y la provincia de Padre Abad) I) Diagnóstico. Huanuco. de desarrollo humano.Gobierno Local . 062-2004-PCM Base Legal 78 .Marco Programático de acción del Estado en materia de paz. de apoyo al ¿Qué contiene? desarrollo productivo. Metas y Estrategias II) Programas (de infraestructura básica.S. D. Pasco. de fortalecimiento institucional y de competitividad regional) ¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional . Objetivos.Martín.

se indica que tiene personería jurídica de derecho público con autonomía política. 6 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UN GOBIERNO REGIONAL • TÍTULO I De las Disposiciones Generales En este Título se indica: .Anexo 3C. . el contenido básico del ROF de un Gobierno Regional es el siguiente: Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Regionales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. es decir. únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar. las principales normas sustantivas de las que se derivan. el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno Regional para lograr su misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y demás normas sustantivas que se le aplican. Ley N° 27867y. en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° xxx-PCM en la parte pertinente. Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos Consultivos y de Coordinación Capítulo IV: Órgano de Control Institucional Capítulo V: Órganos de Apoyo y Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de Línea Capítulo VII: Órganos Desconcentrados • TÍTULO III Del Régimen Laboral y Económico En este último Título se indica el régimen laboral del Gobierno Regional conforme a Ley. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales. económica y administrativa en las materias de su competencia. antes de describir sus funciones específicas. Asimismo.La naturaleza jurídica del Gobierno Regional. • TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas En este Título se describe: . 6 79 . es decir.La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades orgánicas del Gobierno Regional El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos.Las Funciones Generales.La estructura orgánica del Gobierno Regional . No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales pues las funciones que de ellas se derivan (generales y específicas) son incluidas en el ROF Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No.Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los integran . de ser el caso. así como las fuentes de las que provienen sus recursos. Las principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales del Gobierno Regional.

Son funciones específicas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto k) Formular el Proyecto de Presupuesto Participativo anual del Gobierno Regional.. especificándose con quién se debe coordinar Artículo x . legislación relacionada con las funciones Se evita el uso innecesario de palabras: ‘Opinar’ y no ‘Emitir opinión’ Se hace referencia sólo al verbo recopilar.Son funciones específicas de la Gerencia de Asesoría Jurídica: f) Absolver las consultas de carácter legal que le formule el Consejo Regional. evitándose incluir innecesariamente a otros verbos sinónimos como por ejemplo escribir ‘recopilar y compendiar’ De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artículo x. estadística y cooperación técnica. Artículo x. i) j) (…) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por las normas sustantivas. correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea.. presupuesto. TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas Se establece la interrelación interna. g) Opinar y asesorar sobre la aplicación de las normas legales emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Regionales.La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento..• ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Regional que refleja su estructura orgánica A continuación. la Presidencia y demás órganos del Gobierno Regional. respectivamente. Se establece la interrelación externa.. h) Recopilar la municipales. se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo V y VII de la estructura de ROF propuesta.La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a los demás órganos del Gobierno Regional. racionalización. especificándose a quién debe asesorar CAPÍTULO IV Órganos de Asesoramiento De la Gerencia de Asesoría Jurídica Se introduce al órgano Artículo x. l) Supervisar y controlar los avances de la ejecución de los 80 .

en concordancia a la política. planes y programas sectoriales. comercio. Ley N° 27867 .. dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo. minería. energía e hidrocarburos y agricultura..La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificación Sub Gerencia de Estadística Artículo x. turismo. son: .Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones específicas de la Dirección General de ……….Ley ‘…….Ley de Bases de la Descentralización.Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Presupuesto: Se describe cada función específica a través de verbos en infinitivo f) Formular. g) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.Ley Orgánica de Gobiernos Regionales. h) Coordinar y ejecutar con las unidades orgánicas competentes el análisis de costos operativos de los servicios públicos que presta la municipalidad. n) (…) o) (…) p) Las otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por las normas sustantivas. pesquería..Son funciones de la Sub Gerencia de Planificación (…) CAPÍTULO VII Órganos de Línea De la Gerencia de Desarrollo Económico Artículo x.Son funciones específicas de la Gerencia de Desarrollo Económico las siguientes: a. las políticas 81 . dirigir y proponer a la Alta Dirección. artesanía.. i) (…) Artículo x. Se indica la base legal sustantiva del órgano de línea Artículo x..Ley ‘…….’ Artículo x... Ley N° 27783 .’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx .proyectos de inversión m) Coordinar el desarrollo y aplicación de la estrategia de lucha contra la pobreza extrema con las Municipalidades de la Región.La Gerencia de Desarrollo Económico es un Órgano de línea de ámbito regional que le corresponde ejercer las funciones específicas en los sectores industria.. Elaborar. Al final de las funciones específicas asignadas a cada órgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones específicas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior Artículo x.

Promover políticas y estrategias de promoción de la producción regional en el marco del aprovechamiento sostenible de los recursos naturales. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios públicos sectoriales del ámbito de su competencia. e. La Sub Gerencia de …. prestados en la Región.Son funciones específicas de la Sub Gerencia de …… (…) 82 .. c. (…) Las otras funciones que le delegue el Presidente Regional o que le sean dadas por las normas sustantivas Artículo x.. Artículo x.Son unidades orgánicas de la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico: La Su Gerencia de …. d.. sectoriales regionales en concordancia con las políticas nacionales y de desarrollo regional.b..

.Que los Órganos de Coordinación están conformados por el Consejo de Coordinación Local Provincial. .Que a la Alcaldía le corresponden las funciones ejecutivas. estando conformado por el Alcalde y los regidores. . apoyo y asesoría los establecen cada Gobierno Local.Que el Consejo Municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras.Anexo 4A. es el órgano de coordinación integrado por representantes de las agrupaciones urbanas y rurales que integran el distrito dentro de la provincia. . . Los demás órganos de línea. . Ley de Bases de la Descentralización Nos dice Ley Orgánica de las Municipalidades Nos dice Normas ambientales: Nos dicen . el Sistema Nacional de Información Ambiental y otros instrumentos de gestión ambiental . la Oficina de Asesoría Jurídica y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.Que deben contar con una unidad ambiental NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Norma Funciones Efecto en la Estructura orgánica 83 . . con carácter exclusivo o compartido de las municipalidades provinciales y distritales. en el caso de las Municipalidades Distritales. la Junta de Delegados Vecinales .Cuales son las atribuciones del Consejo Municipal y del Alcalde.Cuales son las competencias y funciones específicas.Cual es el rol de las municipalidades provinciales.Cuales son las funciones de la Junta de Delegados Vecinales y Comunales .Que al Consejo Municipal le corresponden las funciones normativas y fiscalizadoras.Que las municipalidades son los órganos de gobierno local con autonomía política. la Procuraduría Pública Municipal.Que la Alcaldía es el órgano ejecutivo del Gobierno Local. .Que las Municipalidades Provinciales cuentan con un Consejo de Coordinación Local Provincial como órgano de coordinación y concertación. el Consejo de Coordinación Local Distrital. . Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para Gobiernos Locales NORMAS SUSTANTIVAS Norma Funciones .Cuales son sus competencias constitucionales. Efecto en la Estructura Orgánica Constitución Política Nos dice . . siendo el Alcalde la máxima autoridad administrativa. . económica y administrativa en los asuntos de su competencia.Que la administración municipal adopta una estructura gerencial la cual comprende a: la Gerencia Municipal.Que los Gobiernos Locales son competentes para promover el desarrollo integral local así como la participación vecinal y para otorgar concesiones para la ejecución y explotación de obras de infraestructura o servicios públicos locales.Que la Junta de Delegados Vecinales. con un Consejo de Coordinación Local Distrital.Que el Gobierno Local promueve la participación ciudadana así como promueve y mantiene relaciones de cooperación técnica y financiera con organismos internacionales. .Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestión Ambiental Sectorial. .Cual es la finalidad de los Gobiernos Locales.Que corresponde a cada Municipalidad organizar la administración de acuerdo con sus necesidades y presupuesto. y. .Cuales son las funciones del Consejo de Coordinación Local Provincial y del Consejo de Coordinación Local Distrital.Cuales son las competencias exclusivas y compartidas a cargo del Gobierno Local (las cuales deben ser incorporadas en la matriz de cada Municipalidad) . . al Órgano de Auditoria Interna (Órgano de Control Institucional). .Cuales son las atribuciones y obligaciones de los regidores.

Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública de la entidad 84 .Las funciones vinculadas con el acceso a la información pública .Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional .Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la mas alta autoridad de su institución .Normas sobre cooperación internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Información Pública Nos dicen .Las funciones vinculadas con la cooperación técnica internacional .Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperación técnica internacional .

Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76. identificar los intereses. permite la participación de quienes no detentan el mandato ¿Qué es? popular en la toma de decisiones y en la ejecución conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos .Ley 28056. constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestación que materializan los compromisos del Estado a nivel local.Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios políticos.Ley 27783. Es decir.Anexo 4B.01. Ley Orgánica de Municipalidades . Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO LOCAL Plan de Desarrollo Local Concertado (PDLC) Es un documento de planeamiento local: . .Ley 27972. Ley Marco de Presupuesto .Concertado. Ley Orgánica de Municipalidades .Ley 27783. . problemas y potencialidades de desarrollo de la Región y. los objetivos institucionales que se definen al interior de la institución deben tender al logro de los objetivos estratégicos del ámbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Local EL PDI. determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades.Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo Contenido mínimo: a) Visión Local b) Diagnóstico ¿Qué contiene? c) Objetivos estratégicos concertados d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores ¿Quién lo debe revisar? Gobierno Local . en consecuencia.01.R. Ley Bases de la Descentralización . permite a través de la interacción de múltiples actores sociales. M.Ley 27972. junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Local. sociales y económicos que afecten a la Municipalidad.Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social. Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto ¿Qué es? Participativo. 084-2001-EF (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el período 2002-2006) 85 . Ley Bases de la Descentralización . Ley Marco de Presupuesto Base Legal . a) Misión b) Objetivos específicos ¿Qué contienen? c) Actividades y proyectos ¿Quién lo debe revisar? Gobierno Local – Gobierno Regional . equivale al Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional. Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y Plan de Desarrollo Institucional (PDI) El PDI.Ley 28056. Instructivo para el proceso de Base Legal planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo .

de ser el caso.La naturaleza jurídica de la Municipalidad. el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para lograr su misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de Municipalidades y demás normas sustantivas que se le aplican.Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los integran .La estructura orgánica de la Municipalidad . Las principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad. es decir. antes de describir sus funciones específicas. el contenido básico del ROF de un Gobierno Local es el siguiente: No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgánica de Municipalidades pues las funciones que de ellas se derivan (generales y específicas) son incluidas en el ROF Derivan de las normas sustantivas que regulan los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos de Coordinación Capítulo IV: Órgano de Control Institucional Capítulo V: Órganos de Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de Apoyo Capítulo VII: Órganos de Línea Capítulo VIII: Órganos Desconcentrados • TÍTULO III Se derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz 6 86 . únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar. las principales normas sustantivas de las que se derivan. Ley N° 27972 y. 6 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL • TÍTULO I De las Disposiciones Generales En este Título se indica: .Las Funciones Generales. en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° xxx-PCM en la parte pertinente. Asimismo. es decir. . • TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas En este Título se describe: . se indica a qué Gobierno Local pertenece mencionándose que tiene personería jurídica de derecho público con autonomía política. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Municipalidades.La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos.Anexo 4C. económica y administrativa en las materias de su competencia.

87 .. Se establece la interrelación interna..La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a los demás órganos de la Municipalidad.Del Régimen Laboral y Económico En este último Título se indica el régimen laboral del Gobierno Local conforme a Ley. Artículo x. Se hace referencia sólo al verbo recopilar. correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea. De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artículo x. n) (…) o) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por las normas sustantivas. legislación relacionada con las funciones m) Recopilar la municipales.. estadística y cooperación técnica. respectivamente. presupuesto.Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica: k) Absolver las consultas de carácter legal que le formule el Consejo Municipal. así como las fuentes de las que provienen sus recursos. racionalización. evitándose incluir innecesariamente a otros verbos sinónimos como por ejemplo escribir ‘recopilar y compendiar’ l) Opinar sobre la aplicación de las normas legales emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Locales.La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento. la Alcaldía y demás órganos de la Municipalidad. especificándose a quién debe asesorar TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas CAPÍTULO IV Órganos de Asesoramiento De la Gerencia u Oficina de Asesoría Jurídica Se introduce al órgano Se evita el uso innecesario de palabras: ‘Opinar’ y no ‘Emitir opinión’ Artículo x. • ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Local A continuación. se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo V y VII de la estructura de ROF propuesta.

. Artículo x. dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo.Son funciones específicas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Al final de las funciones específicas asignadas a cada órgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones específicas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior q) Dirigir.La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificación Sub Gerencia de Estadística Artículo x. k) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario. 88 . estadística y de cooperación internacional. planes y programas sectoriales.. proponer y evaluar con la Alta Dirección y demás órganos de la Municipalidad.. Artículo x. r) Elaborar y proponer a la Alta Dirección proyectos de normas en materia organizacional e instrumentos de gestión. l) Coordinar y ejecutar con las unidades orgánicas competentes el análisis de costos operativos de los servicios públicos que presta la municipalidad.Artículo x . programar supervisar y evaluar los procesos de planeamiento. la política nacional y las normas de alcance nacional en materia de ……… supervisando su cumplimiento.La Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico es un Órgano de línea de ámbito local encargado de coordinar. presupuesto. s) Conducir y supervisar el Proceso Presupuestario Institucional y el Participativo en coordinación con el Consejo de Coordinación Local Provincial.. t) (…) u) (…) v) Las funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por las normas sustantivas.Son funciones de la Sub Gerencia de Planificación (…) Se describe cada función específica a través de verbos en infinitivo CAPÍTULO VII Órganos de Línea De la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico Se indica la base legal sustantiva del órgano de línea.Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Presupuesto: j) Formular. m) (…) n) (…) Artículo x. en concordancia a la política..

.Ley Orgánica de Municipalidades.’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx . i. Diseñar un Plan Estratégico de Desarrollo Económico Provincial.Son unidades orgánicas de la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico: La Su Gerencia de ….Son funciones específicas de la Sub Gerencia de …… (…) 89 .Son funciones específicas de la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico las siguientes: f. Artículo x. h.Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones específicas de la Dirección General de ………. Las otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por las normas legales.’ Artículo x. La Sub Gerencia de …. Ley N° 27783 . Dirigir y supervisar la simplificación de los procedimientos de otorgamiento de licencias y autorizaciones de funcionamiento.Ley ‘…….Ley de Bases de la Descentralización. (…) j. g..Artículo x.Ley ‘……. Artículo x.... son: .. Ley N° 27972 ... Supervisar la administración de los mercados de propiedad municipal.

42): competencias ambientales .Facilitar el acceso directo a la información ambiental que se le requiera. se ha tomado como muestra algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia ambiental al Ministerio de Vivienda. Ley 28611 Promover la producción limpia en el desarrollo de los proyectos de inversión a través de acciones normativas (art. que se encuentre en el ámbito de su competencia. en adelante Ministerio. sin perjuicio de adoptar las medidas necesarias para cautelar el normal desarrollo de sus actividades . evitar conflictos o vacíos de competencia y responder con coherencia y eficiencia a los objetivos y fines de la Ley General del Ambiente y del Sistema Nacional de Gestión Ambiental (art. Ejercicio práctico de aplicación de los pasos y matrices del Manual Para realizar un ejemplo que aclare el cómo se hace cada una de las matrices contenidas en el Manual para elaborar el ROF.2) Hace referencia a las autoridades sectoriales con Obligaciones en materia de acceso a la información (art. Construcción y Saneamiento. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS MINISTERIO Funciones (Materia ambiental) Norma Efecto en la estructura orgánica Ley General del Ambiente.Anexo 5.Establecer criterios o medidas para validar o asegurar la calidad e idoneidad de la información ambiental Entregar a la autoridad ambiental nacional la información que ésta le solicite por considerarla necesaria para la gestión ambiental 90 .Establecer mecanismos para la generación. organización y sistematización de la información ambiental relativas Debo definir a qué órgano le asigno esta función a las áreas o actividades a su cargo . Se ha identificado con una flecha únicamente las funciones que se tomarán como ejemplo para desarrollar la Matriz 1. 77) Coordinar y consultar con las autoridades sectoriales con competencia ambiental y con las autoridades de los gobiernos regionales y locales. PASO 1 Elaboración de cuadro de normas sustantivas y transversales El siguiente cuadro contiene las principales normas sustantivas que le asignan competencias y funciones al Ministerio en materia ambiental. con el fin de armonizar sus políticas. 58.

Publicar una relación de las sustancias y productos peligrosos. su magnitud. ubicación y otros elementos específicos del sector (art. 20) Hace referencia a autoridades nacionales y sectoriales con competencias ambientales Debo definir a qué órgano le asigno esta función Los Ministerios en general Debo definir a qué órgano le asigno esta función .S. Transitoria y Final) . a la localidad geográfica en la que sean generados. 52) Ambiental. 35) .Remitir al CONAM un informe anual sobre el manejo de residuos sólidos generados por las actividades comprendidas en el ámbito de su competencia (art.Dictar las medidas necesarias para minimizar y controlar los impactos ambientales negativos. Ley características técnicas de cada tipo de residuo.1) Hace referencia a las entidades sectoriales Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones Hace referencia a las entidades con competencias ambientales. Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones Hace referencia al Ministerio de Vivienda. 008Promover y establecer planes de descontaminación y recuperación de ambientes degradados.Efectuar la función de seguimiento.Incorporar el uso de instrumentos económicos orientados a incentivar prácticas ambientalmente adecuadas. de conformidad con el marco normativo presupuestal y normativo correspondiente (art.Realizar acciones dirigidas a implementar el Sistema de Gestión Ambiental Sectorial. 60) . las que tienen en cuenta aspectos relativos a los impactos Nacional de Gestión ambientales. la seguridad del medio ambiente. aplicando las sanciones administrativas a los infractores . Construcción y Saneamiento en general urbano (art. 21) .Promover a través de guías la adopción de los sistemas de manejo de residuos sólidos que mejor respondan a las Ley General de Residuos Sólidos. en el ejercicio de sus funciones vinculadas con el desarrollo de infraestructura de vivienda así como con la regulación del desarrollo Hace referencia al Ministerio de Vivienda. Ley 28245 Aprobar los estudios de impacto ambiental y expedir certificaciones ambientales . 35) Reglamento de la Ley Regular y fiscalizar la gestión y el manejo de los residuos sólidos generados por la actividad de la construcción General de Residuos (art.Informar al CONAM y a la autoridad sectorial correspondiente bajo responsabilidad de cualquier daño o infracción a la legislación ambiental de la cual tengan conocimiento en el cumplimiento de sus funciones. la salud pública.Sistematizar y poner a disposición del público la información obtenida en el ejercicio de sus funciones vinculadas a la gestión de residuos sólidos (art. los que deben contar 2005-PCM con la opinión técnica de la autoridad de salud (art. Ley 27446 Ley Marco del Sistema Nacional de Gestión Ambiental. de conformidad con las Marco del Sistema disposiciones reglamentarias correspondientes. considerando los impactos negativos generados en la salud pública y el ambiente (Cuarta Disposición Complementaria. Construcción y Saneamiento 91 . 11) Debo definir a qué órgano le asigno esta función Reglamento de la Ley . 7. 35) . la factibilidad técnica económica y que conduzcan al establecimiento de 27314 un sistema de manejo integral de residuos sólidos (art. D. Asimismo (…) (art.Ley del Sistema Nacional de Evaluación del Impacto Ambiental. supervisión y control de la evaluación de impacto ambiental. 62) Establecer y aprobar programas de adecuación y manejo ambiental para facilitar la adecuación de una actividad económica a obligaciones ambientales nuevas (art.

Ley 28256 Decreto Legislativo 757 Emitir opinión técnica favorable.Emitir opinión técnica favorable. junto con DIGESA.S. procesos y operaciones en lo referente a la producción. manipulación. equipos y maquinarias que generen ruidos en la construcción.S. 51) . fiscalizar y sancionar las actividades. 4) Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones Hace referencia en general a las entidades responsables de las actividades económicas que generen tales residuos Debo definir a qué órgano le asigno esta función .Emitir normas que regulan la generación de ruidos de las actividades. utilización y reutilización de materiales y residuos peligrosos en las actividades bajo su competencia (art. D. embalaje. planeamiento y edificación Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones Matriz 1.Aprobar otras normas técnicas que considere necesario para cumplir con lo establecido en el reglamento de 2003-PCM estándares de calidad ambiental para ruido (Cuarta Disposición Final) Hace referencia a los Ministerios en general. planeamiento y edificación ( art. concesiones de extracción o aprovechamiento de recursos naturales (art. almacenamiento. D.Fiscaliza el cumplimiento de las normas que regulen la generación de ruido de las actividades que se encuentren Nacionales de bajo su competencia (art. junto con DIGESA. En el caso del Ministerio de Vivienda se refiere a los ruidos generados en las actividades de Construcción. X del Manual).Sólidos. se debe proceder a realizar la Matriz 1 diferenciando claramente las funciones generales y especificas por tipo de órgano y unidad orgánica (Ver pág. Cuarta Disposición Final) Reglamento de Estándares . tratamiento y disposición final de residuos de ámbito de gestión municipal y de gestión no municipal que se construyan fuera de las instalaciones productivas. 085. como un requisito para la aprobación de proyectos de infraestructuras de transferencia. 74) .Regular. Funciones y áreas según el marco legal Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una de las funciones que se asignarán en el ROF. 22 a). 0572004-PCM Ley que regula el transporte terrestre de materiales y residuos peligrosos. sobre la modificación de las características y del período de vida útil de la infraestructura de residuos sólidos contenida en el proyecto aprobado por la Municipalidad Provincial respectiva (art. así como el trámite para su aprobación y supervisión correspondiente (art. 22) Calidad Ambiental para Ruido. 69) . 92 .Proponer al CONAM los requisitos para la elaboración de los PAMA.

93 . es que las funciones reguladas en las normas sustantivas se hayan asignado a un responsable encargado de cumplirlas. tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. al momento de su redacción se puede simplificar en una sola función varias de ellas tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. (*) Se le ha asignado el número (4) a esta función general partiendo que ya se identificó en relación con otras normas sustantivas otras funciones generales. se pudo desprender la función general No. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual. pues es a la entidad a la que le corresponde hacerlo. (3) Toda vez que las normas sustantivas no identifican necesariamente al órgano encargado de ejercer la función asignada. se puede determinar en esta primera matriz a cuál órgano o unidad orgánica se le asignará “provisionalmente” las funciones identificadas en las normas sustantivas. 4 relativa a la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. se podrá tener más información para determinar si es el órgano idóneo para cumplir o no las funciones asignadas. a fin de no hacer del ROF un documento innecesariamente extenso. Dicha función general podrá ser complementada y/o mejorada en la medida que se vayan realizando las siguientes matrices y tengamos más información con la cual trabajar. (2) Dado que varias de las normas sustantivas revisadas establecen más de una función a cargo de la entidad y. Lo importante.FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES Órgano ¿Oficina de Medio Ambiente? Función Realizar las funciones relacionadas con la gestión y el manejo de residuos sólidos generados en las actividades bajo competencia del Ministerio señaladas en la Ley General de Residuos Sólidos y demás normas complementarias(2) Unidad Orgánica Función 4 (*) Promover la conservación del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio (1) ¿Dirección Nacional de Construcción? (3) Aprobar los estudios de impacto ambiental (EIA) y expedir certificaciones ambientales Importante: (1) De la matriz de normas sustantivas elaborada.

PASO 2 Identificar funciones y estructura orgánica según estrategia institucional Como siguiente paso se debe proceder a identificar la estrategia institucional que ha sido definida para el logro de la finalidad y cumplimiento de las funciones del Ministerio. Para ello, se ha tomado como ejemplo su Plan Estratégico Institucional 2005 (ver página 26). Matriz 2. Funciones y áreas según estrategia institucional
FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES 4 Órgano Oficina del Medio Ambiente (2) Función - Formular e impulsar la aplicación de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales - Establecer mecanismos participativos para la elaboración de normativa ambiental. - Fomentar políticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. Unidad Orgánica Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental Función - Elaborar e incentivar estudios e investigaciones así como la aplicación de tecnologías ambientales en actividades sectoriales para la recuperación ambiental en zonas urbanas en estado de degradación (3)

Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente (1)

Importante: (1) La función general se desprende del objetivo general señalado en el PEI respecto al medio ambiente. (2) A partir de los objetivos específicos y estrategias contenidos en el PEI se han formulado dos funciones asignándoselas por su contenido a la Oficina del Medio Ambiente y a una de sus unidades orgánicas. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podrá tener más información para verificar si tales funciones se asignaron al órgano o unidad más idónea. (3) Es necesario resaltar la vinculación directa que existe entre las funciones específicas asignadas a cada órgano o unidad orgánica con las funciones generales de la entidad, siendo éstas últimas el marco o guía de las primeras. Es decir, debe haber una vinculación o nexo entre las funciones específicas y las funciones generales tal y como se puede apreciar en la Matriz 2.

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Parte correspondiente del PEI que se tomó como muestra para elaborar la Matriz 2
Objetivos Generales - Incrementar la producción habitacional, reducir los costos de adquisición y facilitar la adquisición de viviendas. - Propiciar el ordenamiento territorial de la población y las actividades en el ámbito priorizado, así como el desarrollo integral y calidad ambiental de las ciudades que lo conforman. Medio Ambiente: - Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar la calidad del medio ambiente. Específicos Medio Ambiente: Formular e impulsar la aplicación de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales. Elaborar estudios e incentivar el desarrollo de investigaciones, la aplicación de tecnologías ambientales en actividades sectoriales para la recuperación ambiental en zonas urbanas en estado de degradación.

Estrategias Medio Ambiente: - Establecer mecanismos participativos para la elaboración de normativa ambiental. - Fomentar políticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. - Establecer mecanismos de participación ciudadana en la formulación de instrumentos de evaluación ambiental para actividades del Sector. - Establecer convenios que impulsen el desarrollo de iniciativas ambientales a través de los propios Gobiernos Locales.

PASO 3 Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgánica A fin de identificar las acciones que en materia ambiental viene realizando el Ministerio a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas, se debe proceder a revisar el ROF vigente así como aplicar el cuestionario a la entidad.

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Paso 3.1: Revisión del ROF vigente

Matriz 3: Funciones y áreas según el ROF vigente (*)
FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES 4 Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generación de programas y proyectos de desarrollo del hábitat y conservación del medio ambiente urbano (1) Órgano Dirección Nacional de Vivienda (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo) Dirección Nacional de Urbanismo (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo) Dirección Nacional de Construcción (Viceministerio de Construcción y Saneamiento) Oficina del Medio Ambiente (3) Función Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente (2) - Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente - (…) Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente - Formular, proponer, evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector - Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboración de Estudios de Impacto Ambiental (EIA) respecto de las actividades Unidad de Políticas, a ) Elaborar una base de datos y Estrategias y Normas estadísticas ambientales para la formulación de la normativa ambiental sectorial en coordinación con la Oficina General de Estadística e Informática. b) (…) Unidad Orgánica Función

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que en este caso sería el jefe de la Oficina de Medio Ambiente. en el ROF vigente es asignada a cada Dirección del Ministerio. Dicha función podría complementarse en el nuevo ROF con la función general resultado de las matrices anteriores. (ver página 28) Respecto de la función general. Investigación e Impacto Ambiental .del Sector Unidad de Gestión. de acuerdo con la actividad que se encuentre bajo su competencia con lo cual (3) El ROF vigente nos señala una serie de funciones ambientales a cargo de la Oficina del Medio Ambiente y de sus unidades orgánicas. Éste último podrá recoger la función general contenida en el ROF vigente por estimar que es la que efectivamente se da. (2) La función referida a la aprobación de EIA contemplada en la Ley Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental y que está debidamente contenida en la Matriz 1. el jefe del área podrá proponer una función general que a su parecer sea más acorde con las funciones específicas que en la práctica realizan. estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el medio ambiente en el ámbito nacional. Importante: (1) Se ha tomado como función general aquélla contenida en el ROF vigente que de manera explícita hace referencia a la conservación del medio ambiente. que en nuestro ejemplo se refiere a la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. en otros casos. las mismas que deberán corroborarse en la práctica a través de la aplicación del cuestionario. aquélla deberá ser identificada por el jefe de cada área a la que se le aplique la encuesta. b) Llevar el registro de empresas consultoras ambientales autorizadas para la elaboración de los EIA..Promover la investigación a través de programas. 97 .. se deberá proceder a realizar una Matriz en la que se indique las funciones específicas que en la práctica vienen ejerciendo cada una de las áreas de la entidad. Sin embargo. (.) (*) Algunas funciones mencionadas en el ROF vigente del Ministerio han sido simplificadas en la Matriz. Paso 3.2 Aplicación del cuestionario en la entidad Una vez que se tengan los resultados del cuestionario. No se han recogido todas las funciones ambientales del referido ROF sino sólo algunas a modo de ejemplo.

a modo de ejemplo.Proponen. (2) En la práctica la Unidad de Gestión. funciones reguladas en las normas sustantivas que no son ejercidas por ningún órgano o unidad orgánica.Matriz 4: Funciones y áreas según la organización actual FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES 4 Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales así como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector (1) Órgano Oficina del Medio Ambiente Función . 3) Además de los supuestos señalados en la Matriz. entre otros. Investigación e Impacto Ambiental viene ejerciendo una función que no está contemplada en el ROF actual. pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones. que: (1) El jefe de la Oficina de Medio Ambiente señaló como función general una función que no está contemplada entre las funciones generales del ROF vigente. coordinan y evalúan la política ambiental (1) Unidad Orgánica Función Unidad de Gestión. 98 . se formaliza incorporándola en el nuevo ROF. pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. De allí la utilidad de realizar la Matriz 4. dada su importancia para los fines de la entidad. se deberá decidir si la misma. Para tal efecto. Investigación e Evalúan y Impacto Ambiental aprueban a las instituciones públicas y privadas que se dedican a la elaboración de estudios ambientales (2) Del cuestionario resaltó.

1L 2L 3L Marco Legal Cód. gobiernos regionales y locales. 99 . la generación de programas y proyectos de desarrollo del hábitat y conservación del medio ambiente urbano 4C Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales así como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector 5L Importante: Se puede apreciar que las funciones generales 4L. Matriz 4: Organización actual) (ver página 33en la página 33). 4E y 4C pueden ser resumidas en una sola función que complementaría la función general contenida en el ROF vigente (4R). FUNCIONES GENERALES Estrategia Cód. Cuestionario 4L Promover la conservación del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio 4E Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente 4R Coordinar con los diversos sectores.PASO 4 Elaboración de Matrices Comparativas Matriz 5: Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información A continuación. y. Matriz 3: ROF vigente. se elabora la Matriz 5 resumen de las funciones generales identificadas en cada una de las fuentes de información analizadas (Matriz 1: Marco legal. Institucional ROF vigente Cód. Cód. Matriz 2: Estrategia Institucional. A modo de ejemplo dicha función general podría ser: Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales que promuevan la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio.

G. Órgano ¿Dirección Nacional de Construcción? Función Específica Aprobar los estudios de impacto ambiental Realizar las funciones relacionadas con la gestión y el manejo de residuos sólidos generados en las actividades bajo competencia del Ministerio señaladas en la Ley General de Residuos Sólidos y demás normas complementarias (1) Unidad Orgánica Función Específica Cód. entre otros (ver página 34) Matriz 5A.Cód. duplicidad de funciones. 4A 4B FUNCIONES GENERALES Función Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales que promuevan la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. F. Coordinar con los diversos sectores. se ha elaborado la matriz comparativa que consolida la información de las matrices anteriores.G. de modo tal de puedan resaltarse los posibles problemas tales como funciones reguladas pero no ejercidas por ningún órgano. Matriz comparativa de funciones y áreas por fuentes de información Tipo de Órgano Marco legal Cód. F. controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente 100 .Formular e impulsar la aplicación de los instrumentos reguladores para evaluar. gobiernos regionales y locales. El objetivo es que dicha matriz se complete debidamente para cada tipo de órgano. la generación de programas y proyectos de desarrollo del hábitat y conservación del medio ambiente urbano A continuación. Órgano Estrategia institucional Función Específica Unidad Orgánica Función Específica DE LÌNEA DE LÌNEA DE LÌNEA ¿Oficina de Medio Ambiente? ¿Oficina de Medio Ambiente? .

Estrategias y Normas .Formular.G.Aprobar los Nacional de estudios de Urbanismo impacto (Viceministerio ambiental en el de Vivienda y ámbito de su Urbanismo) competencia conforme a la legislación vigente Oficina del . evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector Órgano Unidad Orgánica Función Específica Cód. F.Elaborar una base de datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa Oficina del Medio Ambiente . Órgano Organización actual Función Específica Unidad Orgánica Función Específica DE LÌNEA DE LÌNEA DE LÌNEA DE LÌNEA Unidad de Políticas.Aprobar los Nacional de estudios de Vivienda impacto (Viceministerio ambiental en el de Vivienda y ámbito de su Urbanismo) competencia conforme a la legislación vigente Dirección . coordinan y evalúan la política ambiental 101 . F.Aprobar los Nacional de estudios de Construcción impacto (Viceministerio ambiental en el de Construcción y ámbito de su Saneamiento) competencia conforme a la legislación vigente Dirección .Tipo de Órgano ROF vigente Cód.Proponen.G. Medio Ambiente proponer. Función Específica Dirección .

Estrategias y Normas Oficina General de Estadística e Informática FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL Función General Función Específica Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia 4A conforme a la legislación vigente Elaborar una base de datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa ambiental en coordinación con la Oficina General de Estadística e 4A Informática Coordinar con la Oficina de Medio Ambiente la elaboración de una base de 4A datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa ambiental 102 . verificando así a quién se le asignó formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene ejerciendo dicha función..Promover la investigación a través de programas. la matriz comparativa va a permitir observar entre otros aspectos: (1) Si la función identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente. es recogida en las otras matrices.Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboración de EIA Unidad de Gestión. Ojo: Se aconseja mantener a cada órgano y unidad orgánica en la misma ubicación en cada matriz (misma fila) Órgano/ Unidad Orgánica Dirección Nacional de Construcción Unidad de Políticas. .(.. Investigación e Impacto Ambiental DE LÌNEA ambiental en coordinación con la Oficina General de Estadística e Informática (2) . en la parte de la matriz en que se menciona a éste último órgano se incluye entre sus funciones la función respecto de la cual se debe coordinar con él. estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el medio ambiente en el ámbito nacional. Investigación e Impacto Ambiental Evalúan y aprueban a las instituciones públicas y privadas que se dedican a la elaboración de estudios ambientales Importante. (2) Si cuando se hace referencia a algún órgano u unidad orgánica con el cual se debe coordinar.) Unidad de Gestión..

e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General. como resultado de las acciones y actividades de control. al Titular de la entidad y del Sector cuando corresponda. al órgano de más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos. ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General. su realización será comunicada a la Contraloría General por el Jefe del OCI. sobre actos y operaciones de la entidad. así como el logro de sus resultados. otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva. de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales. d) Efectuar control preventivo sin carácter vinculante. sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control. así como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones. de omisión o de incumplimiento. por encargo de la Contraloría General. así como ejercer el control externo. i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad. conforme a las disposiciones sobre la materia. b) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la entidad. 28 Resolución Contraloría N° 1142003-CG) 103 . SON FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE TODAS LAS ENTIDADES PÚBLICAS (Art. j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito de la entidad. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores públicos y ciudadanos. h) Formular. Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El Órgano de Control Institucional tiene como misión. se adviertan indicios razonables de ilegalidad. cuando en los actos y operaciones de la entidad. c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad. de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General. sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función. Cuando estas últimas tengan carácter de no programadas. informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. prácticas e instrumentos de control interno. a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad. que disponga la Contraloría General. vía el control posterior. Dicha función comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control.Anexo 6. promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad. mediante la ejecución de acciones y actividades de control. conforme a los términos y plazos respectivos. comprobando su materialización efectiva. así como. así como a la gestión de la misma. f) Actuar de oficio.

c) Coordinar. b) Evaluar e informar al Presidente Regional. dentro del ámbito de su competencia. integrar y consolidar la información de los Órganos de Control Institucional de las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en la Región sobre los informes de control emitidos. dentro del ámbito de su competencia.k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad. dentro del ámbito de su competencia. sobre el cumplimiento de los planes. sobre el cumplimiento de los planes. integrar y consolidar la información de los Órganos de Control Institucional de las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos. así como la información que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposición de la Contraloría General. por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contraloría General. citaciones y requerimientos que le formule la Contraloría General. m) Cumplir diligentemente con los encargos. así como la información que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposición de la Contraloría General. d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y situación operativa de los Órganos de Control instituidos en los órganos desconcentrados de su Sector. el cumplimiento de sus planes anuales de control. c) Coordinar. programas y metas del Sector. 29 Resolución Contraloría N° 1142003-CG) 104 . a) Evaluar e informar al Presidente Regional. ADICIONALMENTE. dentro del ámbito de su competencia. sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en el Sector. n) Otras que establezca la Contraloría General. en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contraloría General. 29 Resolución Contraloría N° 1142003-CG) ) a) Evaluar e informar al Titular del Sector. ADICIONALMENTE. Dicha función se realizará siempre dentro de un contexto de colaboración racional. SON FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL SECTORIAL (Art. el cumplimiento de sus planes anuales de control. o) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas. sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en la Región. b) Evaluar e informar al Titular del Sector. programas y metas del Gobierno Regional. evitándose la superposición de funciones. SON FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL REGIONAL (Art. I) Formular y proponer el presupuesto anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación correspondiente por la entidad. d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y situación operativa de los Órganos de Control instituidos en los órganos desconcentrados de su Región. el Órgano de Control Institucional ejerce las atribuciones que le confiere el Artículo 15 de la Ley.

105 . la PCM solicitará a los entes rectores de los sistemas administrativos que definan las funciones que serían responsabilidad de las entidades en los tres niveles de gobierno.De acuerdo a lo acordado con la Secretaría de Gestión Pública.

2001 Diseño de Diagramas Organizacionales. El Sistema Jurídico. Puerto Rico. México. Segunda Edición. Dirección General de Desarrollo Administrativo. Ministerio de Economía y Finanzas. México. 2002 Guía de Reestructuración de Entidades Territoriales. Marco para mejorar el desempeño. 2002 • • • • • • • • 106 . Décimo Séptima Edición. Charles. Grijley. Grijley. Secretaría de la Contraloría General. 2004 Guía para la Elaboración de Manuales de Organización. Diccionario Jurídico Fundamental. Real Academia Española. Perú. Ecuador. 2003 El Estado como proyecto político. Adrien. Heliasta.BIBLIOGRAFÍA • • • • • Alvarado Mairena. Vigésima Segunda Edición. Quito. Marie-Hélene y otros autores. Subsecretaría de la Gestión Pública. Evaluación Organizacional. España. Guillermo. Departamento Administrativo de la Función Pública. José. 2005 Lusthaus. 2002 Rubio. Marcial. 2005 Guía Conceptual. 2005 Diccionario de la Lengua Española. Perú. Pedro. Manual de Procesos. Argentina. Argentina. Documento N° 5 Criterios Generales para el Diseño de Estructuras de la Administración Pública Provincial. 2005 Instructivo para el Ajuste del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. Área de Gerencia Gubernamental. Introducción al Derecho. Octava Edición. 2004 Cabanellas de Torres. Colombia Guía para la Elaboración de Organigramas. Perú. Departamento Administrativo de la Función Pública. 2005 Flores. Dirección General de Desarrollo Administrativo. Administración Gubernamental. Canadá. Secretaría de la Contraloría General. Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. Fondo Editorial Pontificia Universidad Católica del Perú. Diccionario Jurídico Elemental. social y como organización. Colombia.

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