UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES.

POSTGRADO DE CONTADURA UNIVERSIDAD DEL ZULIA CONVENIO UCLA - LUZ

CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE MATERIALES C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS)

Lic. ANA E. GUTIRREZ M.

Maracaibo, 2005

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES. POSTGRADO DE CONTADURA UNIVERSIDAD DEL ZULIA CONVENIO UCLA - LUZ

CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE MATERIALES C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS)

Trabajo presentado para optar al grado de: Especialista en Contadura Mencin Auditoria

Por: Lic. ANA E. GUTIRREZ M. Tutor: Mgs Kaln Medina

Maracaibo, 02/12/2005

II

CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE MATERIALES C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS).

Por: Lic. ANA E. GUTIRREZ M

Trabajo de grado aprobado

Mgs. Carlos Figueredo

Mgs. Cristbal Daz

Mgs. Kaln Medina

Maracaibo, 02 de Diciembre de 2005

III

DEDICATORIA A Dios por ser el creador y por su amor incondicional que me brinda cada da, y por lo cual puedo ver la vida de una manera diferente A mis hijos, David Manuel, Diego Jos Y Diana Carolina Chacn Gutirrez, por ser mi tesoro mas preciado y su alegra que me trasmiten cada da. A mis padres, hermanos y esposo por apoyarme diariamente e impulsarme a alcanzar las metas propuestas. A la Organizacin Eneldis por permitirme realizar esta investigacin. A mis compaeros de trabajo por su mano amiga y el entusiasmo que me dan cuando creo decaer. A Kalin Medina, por su entusiasmo, constancia y dedicacin al asesorarme

Ana Gutirrez Gracias

IV

AGRADECIMIENTO A Dios por darme la vida A mis hijos por darme siempre su apoyo. A mi Esposo Romn Chacn Por su gran amor A mis Padres por educarme y guiarme por el camino del bien. A mis Hermanos por ser mis amigos y acompaarme en todo momento A Maria Leal, Mi amiga Incondicional quien me da animo cuando mas lo necesito. A Kalin Medina, por su entusiasmo y amor que le da a cada reto que se le presenta y por darme el privilegio de haber sido m tutora acadmica. A mis compaeros de Eneldis ese gran equipo de Gestin Comercial San Francisco.

Ana Gutirrez Gracias.

INDICE Pg. Dedicatoria Agradecimiento ndice Lista de Tablas Lista de Figuras Resumen Abstract Introduccin CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Formulacin del Problema Objetivos de la Investigacin Objetivo General Objetivo Especficos. Justificacin de la Investigacin. Delimitacin de la Investigacin. Delimitacin Espacial Delimitacin Temporal CAPITULO II MARCO TERICO Antecedentes de la Investigacin Bases Tericas Sistema Importancia de los Sistema Teora de los Sistemas Control Objetivos del Control Caractersticas del Control Tipos de Control IV V VI IX X XI XII 1 4 4 7 8 8 8 9 11 11 12 14 14 17 17 18 18 19 21 22 22

VI

Pg. Principios de Control Importancia del Control Factores Organizacionales del Control Sistema de Control Funciones del Sistema de Control Caractersticas del Sistema de Control Inventario Importancia de los Inventarios Objetivos del Inventario Tipos de Inventario Mtodos de Inventario Rotacin de los Inventarios Medicin del Cargo de Rotacin de Inventario Importancia de Rotacin de Inventario Control de Inventario Tipos de Control de Inventario Caractersticas del Control de Inventario Objetivos del Control de Inventario Ventajas del Control de Inventario Control Interno del Inventario Caractersticas del Control Interno del Inventario Riesgos Tipos de Riesgos Riesgos de los Inventarios Normas Polticas Caractersticas de la Polticas Excepciones Polticas Revisin de las Polticas 23 24 25 26 27 27 29 30 30 31 32 33 34 34 35 36 37 37 38 38 39 40 40 41 41 42 42 43 44

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Pg. Responsabilidad de la revisin de las polticas Polticas de la administracin de los Inventarios Procesos Importancia de los Procesos Definicin de Trminos Bsicos Sistema de Variable Definicin Operacional CAPITULO III MARCO METODOLGICO Tipo de Investigacin Mtodos de Investigacin Poblacin Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin Validacin y Confiabilidad del Instrumento Tcnicas de Procesamientos y Anlisis de la Informacin CAPITULO IV ANLISIS Y RESULTADOS V VI CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 44 44 45 45 47 48 49 51 51 51 52 52 53 54 57 71 74 76 80 81 82 91

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS A.-Curriculum Vitae del Autor B.-Instrumento de Recoleccin C.-Validacin del Instrumento

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LISTA DE CUADROS Tabla N 1. .......................................... Tabla N 2. .............................................. Tabla N 3. ................................................................................. Tabla N 4. .................................................................. Tabla N 5. .......................................... Tabla N 6. ................................................................................... Tabla N 7. ....................................................... Tabla N 8. ...................... Tabla N 9. .................. Tabla N 10. .................................. Tabla N 11. .............................. 69 70 71 72 74 76 77 79 80 81 83

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LISTA DE FIGURAS Figura N 1. Subsistema de Control. 23

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO UNIVERSIDAD DEL ZULIA ESPECIALIZACIN EN AUDITORA CONVENIO UCLA-LUZ

CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE MATERIALES C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS). Autor: Lic. Ana Elena Gutirrez Mercado. Tutor: Mgs: Kaln Medina Antnez.

RESUMEN El propsito de est investigacin fue Evaluar el Control Interno del Inventario C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS). Fundamentada en las teoras propuestas por Lpez y Woltz (2001) lvarez (2001). Munich y Garca (2000), entre otros. Para tal efecto se realiz una investigacin descriptiva, de campo bajo un diseo no experimental y transaccional, la poblacin fue de 05 sujetos pertenecientes al Almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente. La obtencin de los datos se realiz a travs de un cuestionario con 2 alternativas de respuestas para evaluar el control interno del inventario, validado a travs de (05) expertos en el rea. La confiabilidad se estableci a travs del coeficiente de Alpha de Cronbach con un ndice significativo de (0.80) el cual me permiti evaluar el control interno del inventario con el propsito de fortalecer este sistema de control de inventarios, al mismo su actuacin y dominio en el manejo de los materiales entrantes y salientes del almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente, conociendo los sistemas de control de inventario que se utilizan en Eneldis, presentando que aunque existen control de la entrada y salida de materiales, del traspaso, y se aplican mtodos para el inventario lo cual est fundamentado en las normas, polticas y procedimientos que la organizacin ha establecido importante afianzar los controles para el manejo del inventario que permitan minimizar los riesgos y obtener efectividad de la gestin y altos niveles de desempeo.

Palabras Claves: Control, Inventario, Sistema, Interno.

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO UNIVERSIDAD DEL ZULIA ESPECIALIZACIN EN AUDITORA

CONTROL OF THE INVENTORY OF MATERIALES C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS).

Autor: Lic. Ana Elena Gutirrez Mercado. Tutor: Mgs Kaln Medina Antnez ABSTRACT The intention of this investigation was to evaluate the Internal Control of Inventory C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS). Based on the propose theories by Lopez and Woltz (2001) lvarez (2001). Munich and Garci'a (2000), among others. For such effect a descriptive investigation was made, of field under a nonexperimental design and transactional, the population was of 05 subjects pertaining to the Warehouse of the Operations center Arming Merciful. The obtaining of the data was made through a questionnaire with 2 alternatives of answers to evaluate the internal control of the inventory, validated through (05) experts in the area. The trustworthiness settled down through the coefficient of Alpha ot Cronbach with a significant index of (0.80) which allowed me to evaluate the internal control of the inventory in order to fortify this system of control of inventories, to same the its performance and dominion in the handling of the incoming and salient materials of the warehouse of the Operations center Arming Merciful, knowing the systems inventory control that are used in Eneldis, presenting which although they exist control of the entrance and exit of materials, of the crossing, and apply methods for the inventory which is based on the norms, political and procedures that the organization has established important to strengthen the controls for the handling of the inventory that allow to diminish the risks and of obtaining effectiveness of the management and stops performance levels.

Key words: Control, Inventory, System, Internal.

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INTRODUCCIN

En nuestra vida y a lo largo del desarrollo de las empresas como tal, se presenta diversas actividades, desempeo de roles, vivencia, situaciones que a la larga generan sistemas de control interno. Todo esto a travs de sistemas de control de inventarios que se realizan en las empresas, permitiendo el buen desempeo de las organizaciones y mantener un claro enfoque del manejo y movimiento de los materiales entrantes y salientes del almacn, contribuyendo as con el desarrollo de acciones que contribuyen con el buen manejo de los inventarios. Sin embargo, ante la valoracin cognitiva de la situacin que se presentan en el Almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente, de la C.A Enelven Distribuidora (ENELDIS), es resaltante conocer que en el mismo existe un inters, relevante o vital, por mantener un control de los inventarios, como una respuesta que puede ser adecuada para el manejo de los materiales entrantes y salientes de los almacenes de Eneldis. Es muy importante en la vivencia actual, que las empresas lleguen a plantearse como una estrategia de desarrollo y manejo del inventario la puesta en prctica de un sistema de control interno de inventario cnsono con las realidades y avances gerenciales. El control interno del inventario representa una condicin necesaria originada dentro de la misma empresa que permite el control y manejo del inventario existente en el almacn y al mismo tiempo contribuye con el control de entrada y salida del mismo. Es interesante evaluar el control interno del inventario, considerando que la C.A Enelven Distribuidora (ENELDIS) especficamente en el almacn del Centro de Operaciones Amando Clemente mantiene sistemas internos de control de acuerdo a las exigencias del mismo sobre los procesos que la empresa pone en prctica da a da, desarrollando en el rea mecanismos de control que contribuyen con la minimizacin de los riesgos, especialmente en referencia a las entrada y salida de los materiales. Esta investigacin est estructurada en cuatro captulos:

Captulo I. El Problema: Contiene el planteamiento y formulacin del problema, el cual contempla los objetivos de la investigacin, su justificacin y finalmente delimitaciones de la misma. Representando este captulo el origen inquietante del investigador, ya que surge a travs de la captacin de una pregunta sin respuesta, el cual se pretende desarrollar y poner en prctica la capacidad de captacin y visualizacin de la interrogante propia del autor. Captulo II. Marco Terico: Constituido por los antecedentes que guardan relacin con la investigacin; as como tambin las bases tericas el cual fundamentan; la definicin de trminos bsicos, el sistema de variables, conceptos y operacionalizacin. Captulo por el cual representa los insumos necesarios para soportar y confrontar las teoras existentes, permitindole al autor desarrollar, conceptualizar y operacionalizar los contenidos. Capitulo III. Marco Metodolgico: Seala el tipo de investigacin abordada, la poblacin de estudio, el diseo de la muestra, los tipos de instrumentos para recoleccin de datos y el procedimiento seguido para demostrar su validez y confiabilidad, as como tambin la tcnica de anlisis utilizada para estudiar los datos obtenidos. Capitulo IV. Contiene el anlisis e interpretacin de los resultados: en referencia a la presentacin, anlisis e interpretacin de los datos obtenidos, finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones que expresan los resultados; as mismo, la sugerencia e indicaciones por el investigador; arrojando teoras comprobadas de forma cuantitativa y evaluativa para el momento de la culminacin y defensa de la misma.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Hoy en da las organizaciones se ven afectadas por los constantes cambios que presenta la economa venezolana, cuyos efectos pueden ser tan negativos que la pueden conducir a desaparecer del mercado de no estar preparada para desenvolverse en esta situacin. Es por ello que las empresas se han dedicado a comprender la importancia de estos cambios, establecindolos consecuentemente como una norma para el desarrollo de las organizaciones, dirigiendo sus esfuerzos gerenciales hacia el efectivo manejo de sus operaciones ms rentables, adems, de aquellas que permitan maximizar la eficiencia de las gestiones realizadas con respecto a sus recursos tcnicos, econmicos y humanos, lo que ha originado la necesidad de establecer controles en sus procesos con el objetivo de reducir el riesgo de prdidas y mejorar la utilizacin de los recursos. Esto se podr llevar a cabo al aplicar un control preventivo y de deteccin del Inventario, donde el primero, se encargar de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestin administrativa; y el de deteccin se ejecuta durante y despus de un proceso. La eficacia de este tipo de control depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y el cumplimiento del control, sin excluir las cuatro etapas fundamentales del proceso administrativo: planificacin, organizacin, direccin y control. En este sentido la planificacin implica seleccionar la misin y los objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos. La organizacin segn Koontz (2000) supone el establecimiento de una estructura intencionada de los roles que los individuos debern desempear en la empresa. Por su parte, la direccin

consiste en influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales, y el control consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que estos se apeguen a los planes. El control es una funcin bsica y primordial en toda organizacin, este se basa en el establecimiento de normas, medicin del desempeo con base a esas normas y la correccin de las variaciones y desviaciones respecto a las normas y planes; la importancia del mismo radica en el hecho de alcanzar el cumplimiento de dichas normas y planes establecidos, instrumentado por las empresas. Esto se ha convertido en la actualidad en uno de los pilares bsicos de los auditores externos para formular un dictamen ponderado sobre la fiabilidad de los estados financieros, que permiten comprobar, que los mecanismos del control interno estn concebidos de manera que garantizan una adecuada proteccin de los activos y determinan la naturaleza y el tipo de pruebas idneas para la evaluacin. El control interno, an sin confundirse con el control de direccin, constituye una parte fundamental del llamado control de gestin y se expresa a travs de las polticas aprobadas por los niveles de direccin de la empresa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de verificacin y evaluacin de procesos administrativos, manuales de funciones y procedimientos, sistemas de informacin, programas de seleccin e induccin y capacitacin del personal, la cual permitir una estructura cimentada en cada uno de los procesos y una certera informacin para la toma de decisiones. El estudio del control interno utilizado en las reas de trabajo de la organizacin se basa en las normas de auditoria que han desarrollados diferentes enfoques orientados a ejecutar mecanismos giles de evaluacin de control interno, cuyos resultados debidamente ponderados sirven como herramientas que determina el alcance, la naturaleza y la extensin de los procedimientos a aplicar. De est forma, determinar y establecer mecanismos de seguimiento y control interno de inventarios de cualquier tipo, debido a que son de vital importancia en las empresas, dado que representan un gran impacto en el mbito financiero, y su

importancia est enmarcada en la partida del balance general, y su representacin en el capital de trabajo, puesto que gran parte del mismo se encuentra invertido en este rubro, y le otorga funcionamiento a todo sistema administrativo. Con respecto a la relevancia que posee el control interno de inventario, es necesario considerar que en el caso de la empresa C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS), posee un control de inventario basado en sistemas y ordenes de entrada y salida de materiales que le permite evaluar y determinar el stock de inventario con el cual la empresa cuenta. En este sentido, la empresa C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS), tiene como misin la distribucin de electricidad, con un servicio tcnico y comercial de calidad a sus clientes, que se enmarca dentro de la ley de Servicio Elctrico, donde el inventario del Centro de Operaciones Armando Clemente, representa el 70% de sus activos para la Divisin Mara, Pez y Padilla. Esta investigacin se desarroll en la Divisin Mara, Pez , Padilla del almacn de Materiales & Repuestos MaPaPa del Centro de Operaciones Armando Clemente (COAC), la cual est encargada de realizar las actividades de recepcin, almacenamiento y despachos de los materiales, bajo un tiempo alineado a la adecuada gestin de sus clientes con una sana administracin de los recursos, que le permitir al lder detectar las diferencias entre el Sistema de Aplicacin y Productos (SAP/R3) con las cantidades y ubicaciones fsicas de los materiales y evaluar las normas y procedimientos en los procesos de entradas, salidas, almacenamientos, devoluciones y traslados establecidos. Desde el ao 1998 la gestin del almacn de COAC esta bajo una tecnologa de punta que utiliza la herramienta del sistema SAP/R3, que conforma un conjunto de sistemas integrados, y que a su vez estn soportando las aplicaciones de clientes/ servidor multinivel, proporcionando la integracin y aplicaciones de procesos de control, as como con la portabilidad proporcionadas por sistemas abiertos, las actualizaciones en tiempo real y la flexibilidad de una interfaz grfica de usuarios basada en estndar Windows.

Actualmente los procesos de gestin del almacn de materiales & Repuestos pertenecientes a la Divisin Mar, Pez y Padilla (MAPAPA) , presenta dificultades y diferencias, con respecto a las entradas, salidas, almacenamientos, traslados y devoluciones de materiales, con respecto a la informacin suministrada por el Sistema Aplicaciones y Productos SAP/R3. Debido a la situacin antes planteada se presenta en lneas especficas algunas consecuencias que se generan de ella, como el manejo inadecuado de la documentacin, el cual genera una distorsin en la informacin, distribucin inadecuada de los materiales, y a su vez impide que se realice un conteo fsico veraz y rpido, carencia de planificacin en los pedidos de Compras, inexistencia de un procedimiento que permita el almacenamiento de material retirado por sustitucin a los clientes. La carencia de control interno del inventario causa en la organizacin una incertidumbre que no permite tomar decisiones certeras, lo cual contribuye con la desmejora en la gestin administrativa de una organizacin, de all la importancia de los inventarios, debido al impacto financiero que el mismo representa en el capital de trabajo. Los procesos de mejoras continuas que puede lograr una organizacin, se basan en el buen desempeo y control de su inventario, porque el conocimiento certero de los materiales con los cuales se cuenta en Stock y la utilizacin de un control exhaustivo del ingreso y movimiento del inventario garantiza la exitosa gestin administrativa en una organizacin. Es decir, que el buen manejo de los materiales en inventario, que posea una organizacin y el adecuado control que exista para el registro y uso del mismo, contribuyen con el buen desempeo administrativo, y adems demuestran que las normas, registros y procedimientos que se utilizan para el manejo de este importante recurso esta generando los resultados esperados por la empresa.

FORMULACIN DEL PROBLEMA.

Producto de la necesidad del control de inventarios para la gestin administrativa dentro de una organizacin, y el buen manejo del mismo, se realizo la investigacin acerca de las actividades de recepcin y despacho de materiales, en la Divisin Mara, Pez, Padilla del almacn de materiales y repuestos MAPAPA del Centro de

Operaciones Orlando Clementes (COAC) llegndose a plantear las siguientes interrogantes: Conocer los procesos actuales en el manejo de inventarios de materiales que se lleva a cabo en el almacn de la C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS), del Centro de Operaciones Armando Clemente? Determinar cules son los riesgos del control de materiales en el almacn del COAC de C.A. Enelven Distribuidora? Cules son las normas, polticas y procedimientos de control del inventario de materiales que utilizan en el almacn del Centro de Operaciones Armando Clementes?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN. La investigacin se concret en la formulacin de un objetivo general y varios objetivos especficos que permitirn la sistematizacin y secuencia del problema objeto de estudio.

OBJETIVO GENERAL Evaluar el sistema de Control Interno de Inventario de Materiales en el almacn de la C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA de la Divisin Mara, Pez, y Padilla.

OBJETIVOS ESPECFICOS. 1. Diagnosticar los procesos actuales en el manejo de inventarios de materiales en el almacn de la C.A. Enelven Distribuidora. (ENELDIS) del COAC. 2. Evaluar los riesgos de control de inventarios de materiales en el almacn del COAC de la C.A. Enelven Distribuidora. (ENELDIS).

3. Analizar las normas, polticas y procedimientos de control de Inventario de materiales en el almacn COAC, que actualmente utiliza la C.A Enelven Distribuidora (ENELDIS).

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN. Manejar niveles de existencias de manera exitosa implica establecer mecanismos de Control Interno que estn en capacidad de hacer que se lleven a cabo de manera efectiva las operaciones relacionadas con las compras, almacenamiento, distribucin, despachos y ventas, sin olvidar todo lo referente a los pedidos y a las relaciones con los proveedores en el Almacn de Materiales del Centro de Operaciones Armando Clemente (COAC) De igual forma las debilidades en los procesos de gestin en el almacn de materiales del Centro de Operaciones Armando Clemente (COAC), hace necesario aplicar la evaluacin del Control Interno en los inventarios, como una retroalimentacin para incrementar la efectividad en la gestin del manejo de materiales en stock. Al considerar estos aspectos, se da inicio a la necesidad de investigar sobre el tema, para conocer todo lo relativo a lo que debe contener un adecuado sistema de Control Interno de los Inventarios de empresas de este tipo, donde los movimientos diarios de entrada y salida de mercanca son voluminosos, adicionalmente surge la necesidad de aportar a la gerencia estrategias o tcnicas que le permitan evaluar sus operaciones y dar respuesta oportuna a las desviaciones observadas. De all que esta investigacin cuenta con motivacin de diferentes tipos: Motivacin de carcter Terico: Se realiz una extensa revisin bibliogrfica para reforzar y complementar los conocimientos sobre los inventarios haciendo nfasis en el manejo, control, almacenamiento y mantenimiento de las existencias. Adicionalmente los controles internos aplicados a este componente debern estar basados en una amplia participacin a la gerencia, por la cual ser necesario reforzar los aspectos de carcter terico relativas a las nuevas tendencias gerenciales en cuanto al control y administracin de existencia.

Motivacin de Carcter Metodolgico: En el transcurso de esta investigacin surge el propsito de proponer y estructurar una tcnica de evaluacin y seguimiento de los Controles Internos aplicados que sirva a la gerencia para llevar a cabo sus operaciones de manera eficiente. As mismo a travs de la misma se podrn establecer nuevos Controles Internos que reforzarn la situacin actual. Motivacin de Carcter Prctico: Adicionalmente del propsito de la obtencin del titulo de especialista en auditoria, la finalidad prctica de esta investigacin se basa en el aporte a la gerencia de la empresa en encontrar soluciones inmediatas y efectivas que le permitan mejorar el sistema de control interno en su Conjunto relativos a los inventarios, lo que constituye un rea controversial dentro de sus operaciones por ser el eje principal en toda organizacin. Motivacin de Carcter Social: Hay que considerar aspectos tales como a Evaluacin del Sistema de Control Interno de Inventarios con directrices definidas a ese proceso, permitir a la empresa Enelven Distribuidora (ENELDIS), tomar plena conciencia en la administracin de sus operaciones al contar con un inventario veraz, confiable y oportuno que constituye una herramienta necesaria al contribuir con un desempeo que destaque seguridad y control, previendo de esta forma, daos al patrimonio de la empresa. Motivacin de Carcter Cientfico: Puesto que a travs de la aplicacin del mtodo cientfico, en conjunto con las teoras de los principios y normas de auditoria sobre control interno, permitir realizar un estudio sistemtico que servir como gua, para futuras investigaciones. As mismo, permitir la difusin de conocimientos cientficos sobre la variable existente (control interno de inventario), aplicando un modelo prctico de conocimientos tericos. Por ende, todo sistema organizacional requiere de un anlisis profundo referente a cual tcnica gerencial es necesaria emplear, ante los acelerados y pronunciados cambios que afectan al proceso de distribucin de servicio elctrico. El tener un buen sistema de control en los inventarios; que permita tener a disposicin las cantidades de los materiales y equipos necesarios para determinar la planificacin de los mismos, y cumplir con los programas de obras y mantenimientos correspondientes a todo el

sistema, a fin de garantizar la calidad del servicio y lo que exige la ley elctrica aprobada el 21 de Septiembre de 1999. Esta investigacin le permitir al lder de la Divisin MaPaPa, tener el control de los procesos de inventarios de la gestin del almacn de materiales., facilitndole que factores u omisiones de estndares establecidos en los procedimientos referentes a : conteo de los materiales que ingresan, verificacin final de lo materiales recibidos para su almacenamiento que influyen en el retardo, conteo de los materiales, dificultades en la planificacin de las necesidades de los inventarios, control de las existencias, as como alternativas necesarias para lograr su mejoramiento. De la misma manera, el estudio resultar interesante por cuanto al evaluar un sistema que ofrezca normas, estas servirn de directriz para reforzar posibles fortalezas y convertir gradualmente las limitaciones o debilidades a favor de la organizacin. Estas normas se sustentan en la base de generar un factor de eficiencia operativa la cual permitir generar resultados positivos que se traducirn en un mejor aprovechamiento de las oportunidades en funcin del logro propuesto a nivel del equipo gerencial de Eneldis. En este sentido, la necesidad del estudio consiste en obtener para la empresa los mecanismos que permitan lograr la eficiencia operativa de los inventarios, con la finalidad intrnseca de mantener los niveles adecuados de existencias que satisfagan los requerimientos de funcionalidad, rapidez y confiabilidad de los mismos. As mismo, los resultados del estudio servirn de apoyo y orientacin a la Divisin MaPaPa, para la evaluacin de sus procesos operativos promoviendo un cambio de actitud en todos los entes involucrados cuando se evale el sistema de control de inventarios, en funcin de lograr una sana administracin del mismo.

DELIMITACIN INVESTIGACIN.

DE

LA

La presente investigacin se delimit en forma espacial y temporal.

DELIMITACIN ESPACIAL.

En relacin a la delimitacin espacial de la investigacin, la misma se realiz en la empresa ENELDIS, ubicada en el Municipio Mara, estado Zulia, especficamente en la Divisin Mara, Pez, Padilla (MaPaPa), en el Almacn de Materiales del

Centro de Operaciones Armando Clemente (COAC) de ENELDIS, con el objeto de evaluar el control interno de inventario.

DELIMITACIN TEMPORAL. El estudio se llev a cabo, desde el mes de Enero a Julio de 2004. Permitiendo abarcar como delimitacin temtica los procesos de entrada, salida, devoluciones, almacenamiento y traslados de los materiales. Sustentados

tericamente por Munich y Garca (2001), Terry y Franklin (2000), lvarez (2001) y Lpez y Woltz (2001).

CAPITULO II

MARCO TERICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN. A continuacin, se mencionan algunos estudios previos relacionados con la variable objeto de estudio de est investigacin, y se han tomado estas tesis como referencia ya que hasta la fecha no se encontraron antecedentes actualizados, sin embargo en las encontradas se pueden conocer aspectos tales como: procesos de control interno de inventario de las empresas, las cuales estn tendentes a incrementar la efectividad y competitividad de las organizaciones. As mismo, en los estudios se hace nfasis a las normas y procedimientos para el control de inventarios orientados al mejoramiento de la gestin y al diseo de estrategias enfocadas hacia la mejora continua del proceso. Estas investigaciones sirven de antecedentes importantes para este estudio, y al mismo tiempo permite desempear sistemticas indagaciones sobre el contexto competitivo de las organizaciones y sobre las capacidades de stas, para afrontar los desafos y para explotar sus potencialidades siempre vinculando este a la variable objeto de estudio. Al respecto Medina, (1999), efectu un estudio con el propsito de realizar un diagnstico del estado actual de los procesos para el Control del Inventario y almacenamiento de materiales de Canalizaciones, el referido estudio estuvo enfocado al conocimiento y evaluacin de proceso de control de inventario, a fin de determinar los procesos y al mismo tiempo se puede conocer los avances en el almacenamiento de materiales a travs de la evaluacin y mejoramiento de los mismos. El mencionado estudio se bas en la metodologa de tipo aplicada debido a que est dirigida a resolver un problema en un corto tiempo, a su vez, se enmarc dentro del tipo descriptivo, ya que se orient a recolectar informacin relacionada con el estado actual de los procesos para el control del inventario l 14

llevado por la divisin de abastecimiento a travs de sus secciones de inventario y almacn Para lograr los objetivos planteados en la investigacin se emplearon una serie de tcnicas y mtodos que facilitaron el desarrollo de la investigacin. Primeramente se realiz un anlisis detallado y exhaustivo de cada una de las reas involucradas en el proceso, para ello se aplicaron como tcnicas de recoleccin de datos la observacin directa, as como el empleo de encuestas a una muestra no probabilstica denominada segn Hernndez como Censo Poblacional, debido a que la poblacin y la muestra son iguales. El empleo de esta tcnica de recoleccin de la informacin trajo positivas conclusiones, debidos a los aspectos tomados en cuenta para el establecimiento de una serie de normas y procedimientos, que permitirn llevar una mejor administracin del almacn central, aunado a la automatizacin por medio de cdigos de barras para los procesos de recepcin, despacho e inventario en el almacn central. Consecuentemente, Pacheco (1998) desarrollo una investigacin dirigida a disear un Sistema de Control de Inventarios, que permita el funcionamiento eficaz y eficiente del Mercado de Vveres, donde se puede manejar la mercanca que est en stock a travs de un control que conlleve a la disminucin de los costos, utilizando para ello normas y procedimientos que contribuyan con el mejoramiento del almacenamiento de la mercanca en la empresa, generando para la misma mayor productividad. Por otra parte, la investigacin se fundament entorno a la metodologa descriptiva, con una poblacin a quien se le aplic un cuestionario estructurado donde las respuestas fueron analizadas a travs de la tcnica de estadstica descriptiva. En el mencionado estudio se concluy que la informacin aportada por los sujetos, refleja la problemtica existente en los inventarios que impiden maximizar el servicio al cliente, altos volmenes de inventario, establecimiento de mximos y mnimos de inventario, disminuir costos en el manejo de los referidos, todo ello debido al mal funcionamiento del Sistema de Inventario existente en la empresa.

As mismo, cabe destacar que en el diseo propuesto se recomend un esquema sistemtico de la mercanca, la implementacin de normas y procedimientos para la ejecucin de las labores y los instrumentos para un adecuado control de los inventarios que contribuya con el logro de los objetivos de la empresa. Por otra parte, Prez (1997) realiz una investigacin cuyo objetivo consisti en el Diseo de un Sistema de Control para los Procesos del Departamento de Recepcin de Mercancas de Makro S.A, lo que contribuy para el establecimiento de los procesos actuales de ese departamento y las normas para este. Todo ello, a travs del diseo de su flujo mediante la tcnica de diagramacin. La investigacin se bas en los principios contables, considerando el enfoque de sistemas y de contingencias, ubicando el control de los procesos administrativos y operativos para el logro de la calidad., y fue de tipo descriptivo, orientada con un diseo no experimental y transversal cuya poblacin fue conformada por los 29 empleados que laboran en el departamento de recepcin de mercancas de Makro. La recoleccin de datos se logr con la tcnica de la entrevista utilizando un cuestionario estructurado conformado por 17 preguntas abiertas de manera de obtener la opinin de los entrevistados. Los resultados obtenidos permitieron detectar, que los procedimientos que se llevan a cabo actualmente en el departamento son los ms adecuados, considerando la necesidad de recomendar controles especficos para cada paso del proceso de recepcin de mercanca para optimizar su sistema de control. Es importante mencionar a Marques y Snchez (1997), que realizaron un Diseo de modelo de control para optimizar el manejo de la materia prima en el proceso productivo de DIPROCAVE, CA. Con ello se pretendi contribuir con el buen manejo de la materia prima almacenada en la empresa, lo que contribuye con el mejoramiento de la productividad y el buen desempeo administrativo de la empresa, basada en los principios de la eficacia y eficiencia. Para dicho estudio, la metodologa aplicada fue descriptiva con un diseo no experimental, contando con una poblacin de 09 sujetos directamente involucrados en esta operacin, pero con distintas responsabilidades. Para lo cual se seleccionaron

las entrevistas estructuradas, en cuanto a la informacin registrada en la misma, se interpret segn su carcter cualitativo, que permiti proponer un modelo de control, cuyo contenido permiti reorientar hacia la eficiencia y eficacia las actividades y operaciones realizadas por el personal de las reas que correspondan con respecto a la administracin de la materia prima de DIPROCAVE, CA. De acuerdo con los antecedentes expuestos es de suma importancia resaltar, que en todos los estudios revisados, los mismos estn basados en normas y procedimientos para el buen desempeo y control del inventario dentro de una empresa, lo que permite destacar que el propsito de realizar la obtencin de conocimientos, y la finalidad de adquirir indicadores del valor conceptual y prctico para el desarrollo del control de inventario en cualquier organizacin que contribuya con el mejoramiento de la gestin administrativa de la misma.

BASES TERICAS. Las bases tericas del estudio se dirigen a caracterizar los aspectos tericos relacionados con los controles internos de inventarios de una organizacin, y la forma de evaluarlos, as como lo relacionado con las normas y riesgos. Adems, una breve definicin de los trminos bsicos utilizados en el estudio, en funcin al anlisis de los diferentes puntos de vista expuestos por diversos autores del rea.

SISTEMAS Munich y Garca (2001, P. 212) definen el sistema como un conjunto formado por partes, que forman un todo coherente o unidad. Es la concepcin multitudinaria de actividades con las que se maneja toda la organizacin. Para Koontz y Weihrich (1998, P. 719) el sistema es un grupo o conjunto de cosas relacionadas o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad compleja; todo compuesto por partes en una disposicin ordenada de acuerdo con algn programa o plan. Todo sistema debe tener lmites que los separe de su ambiente.

Concretamente cuando se habla de sistema, se refiere a cualquier cosa que puede estar compuesta por partes o elementos que se relacionan o interactan entre s, para el logro de uno o ms objetivos previamente establecidos por la organizacin, o un conjunto de actividades relacionadas entre s como un todo, compuesto para lograr un objetivo determinado dentro de cualquier campo organizacional.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS. Para Catcora (1996, P. 21) es un proceso que genera informacin dentro de una empresa, es conducido por una serie de sistemas que manejan dicha informacin, y que poseen una serie de variables que hacen posible el proceso organizacional. Dicho proceso requiere de un sistema slido y eficaz, que pueda, soportar cualquier tipo de decisin y ayude al gerente a canalizar el esfuerzo en conjunto a las personas que all laboran, tomando en consideracin las interminables horas de trabajo y el clima organizacional. La mayor responsabilidad de un gerente es la toma de decisiones de tipo financiero y no financiero, el proceso de toma de decisiones se basar necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin implantados con ese objetivo. Igualmente, la importancia de los sistemas radica en la calidad de informacin generada por los mismos, y a su vez sea capaz de suavizar la incertidumbre a la hora de tomar una fuerte decisin dentro de una organizacin.

TEORA DE LOS SISTEMAS Segn Hernndez y Rodrguez (1994, P. 155), la teora de los sistema fue un avance en comparacin con los enfoques administrativos unilaterales desarrollados hasta entonces. Estudia la organizacin como sistema social inmerso en un constante movimiento que s interrelacionan y afectan mutuamente. El origen de este enfoque se remonta a las concepciones aristotlicas de causa y efecto y de que todo entero forma parte de otro mayor.

Actualmente, existen diversos modelos de sistemas; el que se aplicar en la investigacin es el modelo de Katz y Kahn que definen a la organizacin social como un dispositivo para lograr mejor los medios de un grupo con algn propsito. Estos autores sealan que las organizaciones sociales son sistemas abiertos, ya que argumentan que la conversin de los insumos son los generados por transacciones entre estos y su medio ambiente externo, la transformacin de los insumos, da como resultado un producto, la necesidad de controlar la entropa mediante la importacin de ms energa de la que gasta y el almacenamiento de excedente. La informacin, retroalimentacin negativa y el proceso de codificacin son insumos de un sistema abierto. Las entradas de insumos proporcionan un estado estable al sistema en relacin con los productos de su proceso, la diferenciacin entre los dems sistemas o estructuras y su finalidad. Adems un sistema puede lograr el mismo estado final por diferentes caminos y desde diferentes estados iniciales. Otra caracterstica de los sistemas sociales sealadas por Katz y Kahn es que los mismos son artificiales, pues son creados por el hombre y sus bases son elementos de tipos psicolgicos, tales como: actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hbitos y expectativas de los seres humanos, por lo que su variabilidad es mayor que las de los insumos naturales.

CONTROL El control segn indica Koontz y Weihrich (1998), consiste en la medicin y correccin del desempeo con la finalidad de certificar que sean cumplidos los objetivos de la compaa y los mtodos ideados para alcanzarlos. Para lo cual debe existir una estrecha relacin entre la planeacin y el control lo que permite la medicin en funcin a los criterios previamente establecidos. As mismo, estos autores manifiestan que el proceso bsico de control consta de tres (3) pasos fundamentales: el establecimiento de normas, la medicin del desempeo con base a esas normas y la correccin de las variaciones respecto de normas y planes.

En lo que se refiere al establecimiento de normas es necesario destacar, que se requiere definir los planes de accin que representan el punto de partida para la creacin de controles. Puesto que los planes varan de acuerdo al grado de complejidad en el que se disean y los administradores no pueden vigilarlos todos, se hace necesario el establecimiento de normas. Las normas son sencillamente criterios de desempeo o puntos seleccionados en un programa de planeacin en su totalidad, en los cuales habrn de tomarse medidas de desempeo para que los administradores puedan recibir seales de cmo marchan las cosas a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la ejecucin de los planes. Por otro lado, Stoner y Freeman (1994), recomiendan que se definan y verifiquen con exactitud los objetivos, para que puedan comunicarse fcilmente y as ser

utilizados como parmetros o normas que permitan cuantificar el rendimiento y validar como va lo ejecutado en funcin a la planeado. En lo que respecta a la medicin del desempeo, una vez definida las normas se determinan los medios necesarios para medir el desempeo real de las mismas, ya que es un proceso constante y repetitivo dependiendo de lo que se mida. Por su parte, Certo (2001) seala que se debe determinar, qu se debe medir y de qu forma para que se pueda conocer el desempeo y rendimiento de los objetivos propuestos por la empresa, evaluando si corresponde a los estndares establecidos. En relacin al ltimo, la correccin de las desviaciones existente pueden estar enfocada en la redefinicin de los planes y las metas antes establecidas, en la reasignacin del personal aclarando funciones y responsabilidades, capacitando al personal en el rea en donde exista la desviacin y aplicando las nuevas tendencias del liderazgo. De igual forma, Certo (2001) define el control tal como se muestra en la Figura 1, basado en los pasos mencionados por los autores anteriores y que indudablemente permiten al gerente hacer seguimiento a lo planificado, ya que continuamente se recolecta informacin, se hacen comparaciones y se tratan de buscar las nuevas formas de mejorar la produccin en funcin de las metas de la organizacin.

Es importante resaltar que el control es una parte fundamental de cualquier organizacin y que para obtener el xito de la misma es necesario cumplir con cada uno, el establecimiento de normas, la medicin del desempeo, y la correccin de las variaciones, para finalmente lograr el resultado deseado.

EL TRABAJO CONTINUA

NO ES NECESARIO APLICAR UNA ACCION CORRECTIVA EL RENDIMIENTO COINCIDE CON LOS ESTANDARES

COMIENZA EL CONTROL

MEDIDCION DEL RENDIMIENTO REAL

COMPARAR EL RENDIMIENTO REAL CON LOS ESTANDARES EL RENDIMIENTO DIFERENTE A LOS ESTANDARES

COMIENZA UNA NUEVA SITUACIN LABORAL

TOMAR UNA ACCION CORRECTIVA

Figura 1. Subsistema de Control

Fuente: Certo (2001P 68)

OBJETIVOS DEL CONTROL. Entre los principales objetivos de control estn los siguientes: 1. Coordinar todas las actividades gerenciales necesarias para el manejo ptimo de la empresa. 2. Evitar hasta el mximo las perdidas en la empresa. 3. Obtener de los recursos humanos y materiales, rendimiento con el mnimo de esfuerzos. 4. Dar seguridad en la terminacin de los planes que se han de cumplir en una empresa.

5. Presentar correccin de la problemtica surgida al ejecutar dichos planes. 6. Plantear mejoramiento de los planes futuros. 7. Presenta motivacin del personal. 8. Incrementar las ganancias para la organizacin.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL. Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo: Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control debe ajustarse a las necesidades de la empresa y tipos de actividad que se desee controlar. As, una pequea empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implantan en el departamento de ventas sern diferentes a los controles del departamento de produccin. Para realizar control de inventario debe determinarse con anterioridad la estructura organizativa para as realizar con xito el proceso reflejando su eficacia. Oportunidad de la implantacin del Control. Un buen sistema de control debe manifestar de forma inmediata las desviaciones, lo que sera ideal para descubrirlo antes de que se produzcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado. Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para suministrar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean de fcil acceso para las personas a las que van a ser dirigidas. TIPOS DE CONTROL Munich y Garca (2001, P. 185) establecen que, para que el control sea efectivo, debe desarrollarse y aplicarse de manera continua en toda clase de empresa u organizacin, clasificndose de la siguiente manera: Control Preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades. Control Concurrente. Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades como un proceso continuo. Para la consecucin de las metas de la organizacin no es adecuado la utilizacin de un control espordico.

Control Posterior. Se aplica despus de haber realizado las actividades planteadas por la organizacin. Su objetivo es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo preestablecido. Es decir, conocer lo planificado con respecto a lo realizado permitiendo efectuar una exhaustiva evaluacin de la gestin.

PRINCIPIOS DE CONTROL La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: De Equilibrio. Este se refiere a conferir delegacin y proporcionar el grado de control correspondiente a un grupo. De esta manera se delega autoridad y se comparte la responsabilidad, el delegar autoridad es necesario, debido a que permite establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y as constatar que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. De Objetividad. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido sino se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin o estndares que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido, las mismas objetivos. De Oportunidad. El control para que sea eficaz debe ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera, que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. Un control cuando no es oportuno carece de validez y reduce la consecucin de los objetivos al mnimo. De Desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relacin con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para de esa manera tomar las medidas se deben determinar en base a los

necesarias y as evitar que se presenten en el futuro. Es importante al momento de realizar y detectar desviaciones iniciar con un anlisis de las mismas y en caso de no hacerse se establecen las medidas preventivas y correctivas. Para establecer un sistema se debe evaluar y analizar el costo que ste representa en tiempo y dinero con las ventajas reales que ste reporte. En una empresa para implantar un sistema de control se debe justificar el mismo antes los resultados que se espera de el; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin. De Excepcin. El control debe aplicarse a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgica que requieren de control. Es comn que se auxilie de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios. La revisin se hace de acuerdo a las polticas generales de revisin. El responsable de la revisin no necesariamente es la persona que elabor el documento; es la persona que est mayor identificado con las funciones de su puesto y la descripcin de la poltica. Es adems, quien tiene la autoridad formal para asegurar que haya congruencia entre lo que se dice y se hace.

IMPORTANCIA DEL CONTROL. De acuerdo a Terry y Franklin ( 2000, pg. 519), el control es necesario ya que, el propsito del mismo es positivo, es decir, hacer que las cosas sucedan por medio de las actividades planeadas, y a su vez debe considerarse negativo en carcter como un obstculo para alcanzar los objetivos. Es una necesidad administrativa y no un impedimento o un obstculo, ya que existe en todos los niveles de la administracin. Por su parte Munich y Garca (2001, pg. 172), indican que el control es importante debido a: 1. Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que alcance

los objetivos exitosamente. 2. Se aplica a todo proceso, persona o cosa.

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3. 4.

Determina e indaga rpidamente las causas que originan las desviaciones. Localiza los autores responsables en el proceso desde el momento que

establece medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de planes,

sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Puede decirse que la importancia del control radica en que este representa una herramienta que debe estar en todos los procesos administrativos y contables, para que permita corregir a tiempo, las desviaciones que pueden presentarse previo al proceso.

FACTORES ORGANIZACIONALES QUE CREAN LA NECESIDAD DEL CONTROL Stoner y Wankel (2000, P. 350), sealan que existen muchos factores que hacen indispensable el control en las organizaciones modernas, entre ellas figuran el ambiente cambiante de la empresa, su creciente complejidad, las fallas de sus miembros y la necesidad que tienen los gerentes de delegar autoridad, a continuacin se explican los siguientes factores: Cambios de la Empresa. Para los autores citados anteriormente, los cambios constituyen una parte inevitable de cualquier ambiente organizacional, aparecen nuevos productos, se descubren nuevos materiales, entre otros. A travs del control, los gerentes estn en capacidad de detectar todo tipo de cambio que ocurra dentro del entorno organizacional, de manera que puedan aprovechar las oportunidades que generan esos cambios y corregir las debilidades que puedan presentarse en su entorno. Complejidad. Las organizaciones establecen controles a nivel central, es decir en aquellas reas donde se presenta la descentralizacin y desean ser controladas desde una oficina central, y de sta manera poder vigilar de cerca el desempeo del

personal y evaluar la eficiencia de la seccin del cual es responsable.

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Errores. En las organizaciones siempre se dan errores ya que, se toman decisiones errneas en la fijacin de precios de forma inconsulta, y los problemas se diagnostican de modo incorrecto. Sin embargo, es importante resaltar que de no existir errores, en las empresas no tendran la necesidad de implantar sistemas de control que le garanticen el xito, puesto que los administradores no necesitaran de dichos sistemas para controlar el desempeo y posibles cambios. Delegacin. Segn los administradores, la nica manera de verificar que los subordinados ejecutan las operaciones delgadas, es a travs de la implantacin de un sistema de control. Munich y Garca (2001, P. 183) establecen los siguientes factores a considerar: Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es importante y representativo. Tiempo: Se controlan las fechas programadas para el desarrollo de las actividades. Costo: Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Calidad: Se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

SISTEMA DE CONTROL Cspedes (1997, P. 5) define el sistema de control como mecanismo de apoyo gerencial orientado hacia una meta o fin, pero no es un objetivo o un fin en s mismo. El sistema de control es aquel que es diseado e implantado de acuerdo a la misin de la organizacin con la finalidad de que genere efectivamente los resultados esperados y aprobado bajo las polticas de los niveles de direccin y administracin de la empresa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulacin administrativas, a travs de los manuales de procedimientos, de sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin de personal.

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Es por ende que los sistemas de control son todos aquellos procedimientos por medio de los cuales la empresa controla y verifica, las reas claves del rendimiento, desempeo y las funciones, sus activos fijos, sus pasivos, compromisos, planes, metas y objetivos, as como todas las medidas organizadas y operativas que toma la empresa para garantizar que sus operaciones se realicen como debe ser y de acuerdo a lo planificado. Dicho sistema de control comprende un plan organizado y sistemtico a travs de mtodos coordinados y de medidas que se puedan adaptar a los negocios permitiendo as proteger sus activos, evaluar la confiabilidad y la exactitud de sus datos contables, estimula la adhesin, la prctica ordenada de la gerencia y promueve la eficiencia de las operaciones. Un adecuado sistema de control comprende todas las actividades, operaciones y gestiones administrativas de la empresa, incluyendo los procedimientos por medio de los cuales la gerencia va a delegar. Este tiene como finalidad primordial reducir los costos pero tambin ayudar para evitar fraudes, a mantener una supervisin, pero en su concepcin ms amplia, el sistema de control va a estimular el rendimiento y la productividad en todos las operaciones y actividades.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE CONTROL. Stoner, Freeman y Gilbert (2001, P. 645) establecen las siguientes funciones del sistema de control: 1. Preserva los activos contra prdidas por siniestros, deterioros,

sustracciones, desperdicios y otros. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Detecta errores u omisiones. Reduce al mnimo los desperdicios tanto de tiempo como de insumo. Realiza las operaciones con la mayor eficacia posible. Evita fraudes o actos dolorosos. Garantiza el cumplimiento de las polticas establecidas. Proporciona informacin correcta a travs de los registros e informes.

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Un sistema de control, tambin tiene como funcin localizar las desviaciones o errores en forma oportuna, e igual manera proporciona las medidas correctivas correspondientes a aquellas desviaciones por error, evitando as que el error transcurra y lesione a otras reas de la empresa.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL. Stoner y Wankel (2000, P. 354) afirman que el sistema de control presenta ciertas caractersticas comunes que varan segn circunstancias individuales. Entre stas pueden incluirse: Precisin. La informacin referente al desempeo tiene que ser precisa. Los datos inexactos provenientes de un sistema de control pueden hacer que la organizacin emprenda acciones que no lograrn corregir el problema o que crearn uno cuando no lo haya, al igual que evaluar la precisin de la informacin que se recibe en una de las funciones ms importantes del control que debe cumplir los gerentes. Oportunidad. La informacin debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse rpidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras. Objetiva y completa. La informacin aportada por un sistema de control debe ser completa y su utilizacin debe ser considerada objetiva, para dar respuestas correctas. Centrarse en puntos estratgicos de control. El sistema de control ha de centrarse en las reas donde las desviaciones respecto a los estndares tienen mayores probabilidades de causar daos. El sistema habla de concentrarse en los puntos donde las medidas correlativas se apliquen con la mxima eficacia. Econmicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deber ser menor, o al menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera de minimizar los gastos en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mnima que se requiere para garantizar que la cantidad vigilada llegue a la meta deseada.

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Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compartible con las realidades de la organizacin; ms an, todos los estndares del desempeo deben ser realistas. Las diferencias de estatus entre los empleados han de ser reconocida. Flujo de trabajo de la organizacin. La informacin relacionada con el control debe estar coordinada con el flujo de trabajo de la organizacin por dos razones. En primer lugar, es posible que cada paso en el proceso de trabajo nos lleve al xito o fracaso de toda la operacin. En segundo lugar, la informacin debe llegar a quienes la deban recibirla. Flexibilidad. En casi todas la operaciones, los controles deben ser flexibles con el fin que las organizaciones puedan reaccionar rpidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presente. Descriptiva y operacional. Los sistemas de control debern indicar cuales son las medidas correctivas que conviene aplicar, luego de ser detectada una desviacin referida a los estndares. Aceptable para los miembros de la organizacin. Para que la empresa acepte un sistema de control, estos debern relacionarse con metas establecidas y manejadas. Tales metas deben reflejar el lenguaje y las actividades que estn directamente relacionadas con el control. INVENTARIOS Los inventarios puede decirse que son el alma de las empresas. Constituyen el centro de todo el esfuerzo productivo y la principal fuente de ingresos. Sirven para proporcionar el efectivo necesario para pagar las nominas, impuestos, otros gastos de las empresas. (Bremser, Wayme, enciclopedia de auditoria, 2000: P 522), sin embargo, los inventarios son susceptibles de acuerdos a errores de criterio en rea tan importante como: Qu se ha de vender? Cul ser el costo? Qu nivel de inventario debe mantenerse para satisfacer las entregas de ventas y qu riesgo de cada en deceso y de costos evaluados de mantenimiento debe asumirse? Esto, genera una serie de contratiempos y dificultades relacionados sobretodo en el manejo de control del mismo, debido a que existen diversos factores que deben

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ser considerados en un sistema de control interno como el almacenamiento y la conservacin de los materiales. Por lo general, la nica partida de activo en el balance de situacin de una empresa que generalmente es ms caracterstico del negocio que las dems est formada por los inventarios. Casi todas las empresas, incluso las que pertenecen al resto de servicios, tienen inventarios. (Bremser, Wayme, enciclopedia de auditoria). As mismo, se definen los inventarios como los activos de mayor importancia para una empresa los cuales estn destinados a la venta o la produccin para futuras ventas, tales como materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales que se utilicen para empaque, existencia y mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de las operaciones (Instituto Mexicano de Contadores Publico, 1988, 232 - 233). Segn Lpez y Woltz (2001, Pg. 304) el inventario son aquellos bienes destinados para la produccin o venta, como materias prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercanca o a las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. Asimismo, Hardilg (2000, Pg. 211) establece que el inventario incluye todas las existencias de artculos y materiales que posee una compaa para ser utilizados en el proceso de manufactura y ofrecer un servicio. La existencia del inventario en toda empresa es vital, debido a que este representa el principal activo de toda organizacin por lo cual debe existir un control eficiente y adecuado del mismo.

IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS. Para las organizaciones la existencia del inventario es de suma importancia debido a que desde el punto de vista administrativo, es un bien importante para el desarrollo de la organizacin, motivada a su alta representacin en la inversin efectuada por la empresa.. En este sentido, lvarez (2001, Pg. 13) seala que la importancia esta basada en el control de polticas administrativas rgidas para poder satisfacer las necesidades de

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los clientes y de la propia organizacin, requiriendo de recursos financieros y humanos para ser utilizado en otros aspectos del negocio, por lo que es muy importante controlar los inventarios para asegurar la recuperacin de dicho recurso. En las empresas este activo es tan representativo que es necesaria la implementacin de controles exhaustivos que permitan determinar la capacidad de inventario existente y a la vez conocer la capacidad de respuestas para la venta. OBJETIVOS DEL INVENTARIO. Al respecto, lvarez (2001, Pg. 11) describe la importancia y el valor que representa el inventario en cualquier empresa, reconociendo los siguientes objetivos: 1. 2. Evitar al mximo los posibles costos de oportunidad. Determinar la inversin ptima de los inventarios de acuerdo a las

posibilidades financieras de la empresa. 3. Contar con suficientes activos fijos en existencia para hacer frente a la

demanda de los clientes. 4. Mantener la independencia de las operaciones gracias a suministro de

materiales en los centros de trabajo, proporcionando flexibilidad para operar. 5. 6. Aprovechar el tamao econmico del pedido. Reducir la presin existente en los sistemas de produccin o

comercializacin con respecto a la entrega de los bienes, las plazas de entrega, garantizando un flujo regular y un menor costo operativo con la produccin de lotes ms grandes. 7. Hacer coincidir los intereses y posibilidades de produccin, ventas y

finanzas, armonizando la capacidad de operacin y penetrando en el mercado y capacidad financiera. 8. Rotar adecuadamente los activos para evitar deterioro, obsolescencia,

mermas del bien, desperdicios, entre otros. Toda empresa u organizacin debe contar con un inventario que permita conocer con claridad la condicin y manejo de todos los recursos de la organizacin, y al mismo tiempo dirigido a satisfacer los objetivos planificados por la alta gerencia, garantizando el buen uso y manejo de este importante activo.

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TIPOS DE INVENTARIO. Segn Munich y Garca (2001 Pg. 187) establecen los siguientes tipos de inventarios: 1. Materias Primas. Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo al

proceso de produccin y son utilizados directamente en la fabricacin o produccin del mismo. 2. Materiales en Proceso. Son los que se emplean en la elaboracin del

producto haciendo que su aspecto cambie debido al proceso. 3. Productos Terminados. Son los productos terminados los cuales se

encuentran listos para su respectivo almacenamiento y posterior negociacin. 4. Partes de la maquinaria y / o herramientas. No forman parte de producto,

pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las mquinas. Este es un material importante debido a que representa la garanta de continuidad en la utilizacin de las mquinas durante el proceso de produccin. MTODOS DE INVENTARIO. En este sentido Riggs (2003, P. 408) seala que los materiales son una necesidad fundamental en todas las fases del proceso productivo, por lo cual se hace necesario el estudio de sus aplicaciones en los procesos; transito de masa, el control de herramientas y el flujo de informacin. Al respecto lvarez (2001, P.15) seala algunos mtodos de inventario, entre los cuales se pueden mencionar: Mtodo PEPS o FIFO (primero en entrar, primero en salir). Este mtodo establece que los primeros artculos comprados son los primeros en utilizarse y que los artculos que se encuentran en existencia, provienen de las ltimas compras. Consiste en registrar los artculos que se compran a su costo real. Por las caractersticas de este mtodo, ofrece como ventaja ajustarse ms a la realidad, al emplear una valoracin basada en los costos ms recientes, por lo que representa una de las polticas ms adecuada de manejar las mercancas y es de muy fcil aplicacin.

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Mtodo UEPS (ltimo en entrar, primeros en salir). En este mtodo se establecen que los productos en existencia se registran a los precios ms antiguos, es decir; que los costos de los materiales que salen para la produccin son los de las ltimas compras. Ofrece la ventaja de que cuando hay tendencia al alza de los precios, el inventario tiende a mantener estable su valor. Mtodo del control promedio. Este mtodo tiene que ver con el material adquirido, donde, el costo de los artculos disponibles se divide entre el total de unidades, el promedio resultante se emplea entonces para valorar el inventario final. Este resultado determinado es afectado por las compras al principio del perodo as como al final del mismo, por lo tanto, en el mercado que tienda al alza, el costo unitario calculado ser menor que el costo unitario corriente. Mtodo del ltimo costo. Consiste en valorar el inventario sobre la base del costo del ltimo lote adquirido o producido. Este mtodo es recomendado a las empresas que trabajan sobre pedidos y que necesitan ajustar sus costos para cada nueva orden. Cabe destacar que la valuacin del monto de las existencias es muy importante para cualquier empresa, porque afecta de manera significativa su capital de trabajo y el mantenimiento de inventarios. Por otra parte, tener poca existencia implica riesgos de agotamiento y reposiciones frecuentes, por lo que se recomienda, determinar los volmenes ptimos de inventarios y los valores que estn asociados a esa existencia. La aplicacin de un mtodo para valorar los inventarios, depende de las medidas tomadas en los sistemas de control que se utilizan en el ramo de la actividad empresarial. La frecuencia de las fluctuaciones de precio, el valor y la cantidad de materiales y las tendencias de los precios. Es muy importante que las empresas adopten un mtodo de evaluacin de inventario pero siempre tomando en cuenta sus necesidades para aplicar el ms adecuado.

ROTACIN DE INVENTARIO Redondo (2002, P. 357) afirma que la rotacin de inventario indica el numero de veces que dichos inventarios han sido vendidos y reemplazados dentro de un

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determinado perodo econmico. A su vez Rosemberg (2001, P. 368) afirma que el inventario es el nmero de veces que, en promedio, una mercanca almacenada se reemplaza durante un perodo de tiempo. Al respecto, Kennedy (2000, P. 405) afirma que el trmino "rotacin de inventarios" indica que se refiere al nmero de veces que el inventario de la vuelta, esto es, se vende y es repuesto durante el perodo contable. Esto quiere decir, que la rotacin de inventarios representa un ndice que permite conocer las veces que el inventario promedio se vendi en el ao. Una conclusin lrica de todo esto es que, cuanto mayor sea el ndice de rotacin de inventarios, ser menor el capital de trabajo requerido en el negocio, y mayor su rendimiento porcentual, en situaciones normales; de all que la rotacin venga a constituir tambin una base para evaluar la eficiencia operacional de las empresas. As que:

Rotacin de inventario =Ventas de inventarios

MEDICIN DEL CARGO DE ROTACIN DE INVENTARIO. Para Kennedy, (2000, P. 407) la rotacin del inventario debe calcularse usando un promedio de las cifras mensuales del mismo; sin embargo, al conocer el inventario al final del precio contable o con un promedio de los inventarios al principio y al fin de ao. El promedio de das que las mercancas del inventario se encuentran en existencia puede calcularse dividiendo los das del ao por la rotacin del inventario en el ao, segn a siguiente ecuacin: Das del ao -------------------------- = Promedio de antigedad del inventario Rotacin del inventario

IMPORTANCIA DE ROTACIN DE INVENTARIO. Para Kennedy, (2000, P. 406) afirma que la tendencia de la rotacin del inventario es importante, aunque debe considerarse el hecho de que intervienen dos variantes: el inventario y el costo de las mercancas vendidas. Los inventarios

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excesivos, quiere decir, el almacenamiento de mercancas, representan costos de almacenaje ms elevados y pueden resultar en perdidas ms grandes debido al deterioro y a los cambios en el estilo, en la demanda y en los precios. Los inventarios excesivos pueden tambin representar una situacin financiera peligrosa, para cualquier empresa especialmente, si la mercanca ha sido comprada a crdito o por medio de prstamos bancarios. La rotacin del inventario debe compararse con rotaciones similares de aos precedentes para determinar si existe o no una situacin anormal. Una rotacin baja del inventario puede reflejar un negocio en mal estado; una sobre inversin en el inventario, esto es, se refiere a inventarios demasiados grandes en relacin con las ventas. La acumulacin de mercanca al final del perodo de previsin de precios ms altos o de un volumen de ventas mayor. Un inventario desequilibrado, esto

representa, cantidades excesivas de ciertas partidas en relacin con las necesidades inmediatas. Rotacin elevada de inventario. Puede que no est acompaada por una utilidad neta relativamente alta, puesto que las utilidades pueden que se sacrifiquen en la obtencin de un volumen de ventas mayor. Una empresa cuyas mercancas se muevan lentamente debe mantener una razn ms alta del activo circulante al pasivo circulante debido a la lenta conversin de la mercanca en efectivo o en cuentas por cobrar de los cuales es necesario depender para cubrir el pasivo circulante.

CONTROL DE INVENTARIOS. Para Picle (2.001, P.362) el control de inventario se refiere a los registros (Kardex, informes mecanizados, repartos de comunicacin, entre otros) y a los procedimientos necesarios para mantener el balance entre el costo total de las existencias y la seguridad adquirida al comprarlos. A su vez, Narasimhan (2.000, P. 206) afirma que el control de inventario es aquel que va de la mano con lo planteado, debido a esto, es definido como una funcin del

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departamento de administracin de materiales, y su objetivo consiste en reducir al mnimo los costos totales relacionados con el sistema. Esto requiere del conocimiento detallado de las fuentes de suministro, las negociaciones con respecto a los precios, incluyendo los descuentos por cantidad bruta, los medios de transporte, los presupuesto el manejo fsico, los registros y un seguimiento al nivel de calidad de los artculos. El control de inventario, representa una tcnica diseada para mantener los elementos en existencia a unos niveles deseados. Por tal motivo toda empresa debe estar estratgicamente alineada y utilizar sistemas de control de inventario a fin de conocer la existencia bruta en materiales y equipos con los cuales cuenta. El control de inventarios se encarga de regular en forma optima las exigencias en los almacenes, tanto refacciones, herramienta y materias primas, como productos terminados. Este tipo de control que se aplica para el inventario permite que se proteja a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o falta de existencia en el almacn. La organizacin debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la prdida de un cliente, lo que se traduce en prdidas financieras. Es all donde radica la importancia de los sistemas de control de inventario, pues este permite conocer con precisin la existencia de mercanca, y de esta manera establecer y planificar las ventas dando as respuesta a los clientes. Su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en procesos y productos terminados. Un adecuado sistema de control de inventario permite: 1. Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer

frente a las necesidades de la empresa. 2. 3. Evitar prdidas considerables en ventas. Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de

material almacenado. 4. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin.

22

5.

Reducir los costos en materiales ociosos, mantenimiento de inventario,

retraso en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin, entre otros.

TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIO Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventario, esta funcin verifica el cumplimiento de las actividades, tales como: 1. Seleccin adecuada de los proveedores. 2. Evaluacin de la cantidad y de la calidad especificada por el

departamento solicitante. 3. Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la

llegada de los materiales. 4. precios. Este tipo de control promueve la eficiencia al evitar, compras innecesarias, excesivas y costosas para la empresa, as como adquirir materiales de muy baja calidad, ocasionando Retrasos en los programas de produccin y otras reas. Control presupuestario o presupuesto. Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacin, sin embargo son tambin, control financiero al permitir compara los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestario debe: 1. Incluir las principales reas de la empresa: Ventas, produccin, compras, inventarios, entre otros. 2. Coordinar las partes como un todo, y armonizar entre s los distintos Determinacin del punto de pedido y de reorden y comprobacin de

presupuestos. 3. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas

necesarias para evitar que se repitan. 4. 5. 6. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones

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correspondientes. 7. Estar acorde con el tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al

mismo, contribuir a lograr las metas de la organizacin.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL DE INVENTARIO. Existen diversas caractersticas del control de inventario, entre las cuales pueden ser base para tomar decisiones ptimas en relacin a operaciones actuales y futuras. 1. 2. 3. 4. Permitir un control por excepciones. Permitir decisiones automticas en cuestiones de rutina. Permitir que se puedan medir los resultados de las decisiones. Suministrar buena informacin sobre costos, pronsticos, planificacin y

suposiciones. 5. Reducir los costos administrativos.

OBJETIVO DEL CONTROL DE INVENTARIO. Munich y Garca (2001, P. 192) establecen que el objetivo fundamental de este control es determinar el nivel ms econmico de inventario en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados, para lo cual se puede: 1. Disponer de cantidades de materia y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. 2. 3. Evitar prdidas considerables en las ventas. Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de

material almacenado. 4. 5. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. Reducir los costos en: Materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,

retrasos en la produccin, derecho de almacenaje, depreciacin, entre otros. Por consiguiente, se determina que el control de inventario es la forma de regular de una manera ptima las existencias en los almacenajes tanto refracciones,

herramientas y materias primas como productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o falta de existencia en

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el almacn. La organizacin debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez de un producto por falta de material, puede ser causa de la prdida de un cliente, lo que se traduce en prdidas financiera.

VENTAJAS DEL CONTROL DE INVENTARIO Siguiendo con el mismo autor, se pudo determinar las siguientes ventajas: 1. Ahorro en compras; porque se compran de acuerdo a todas las

necesidades, no se duplican las rdenes. 2. Mejor utilizacin de la existencias disponibles. Al conocer con que

materiales cuenta la organizacin es mas sencillo la planificacin y utilizacin del inventario. 3. 4. Simplifica la contabilidad, agiliza la contabilidad de costos.

Facilita las decisiones gerenciales porque da mejor informacin sobre

variacin de costos, en el consumo y en los desechos.

CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO El control interno de inventarios, esta vinculado con las actividades de compra, fabricacin y venta de productos. Un adecuado control interno de los inventarios exige que las mercancas sean debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas, usadas y contadas fsicamente para asegurar la correccin de los inventarios y su adecuada valuacin. Es por ello que Holmes (1995 p.51) considera que en todo proceso de control interno de los inventarios debe existir, segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro en la adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque de existencias. CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO. 1. La segregacin evita que un departamento o persona controle todas las fases de una transaccin o controle los registros contables relativos a sus propias

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funciones y adems propicia una vigilancia constante entre los departamentos o personas involucradas en una misma transaccin. 2. El registro oportuno de lo que se recibe y del pasivo correspondiente, para

asegurar que se estn registrando todas las obligaciones que se derivan de la adquisicin de los inventarios, dentro del periodo correspondiente y a la vez que la informacin contable coincida con las existencias fsicas. 3. Controla que todo lo que se embarca se registra y se factura

oportunamente en el perodo que corresponda, as como el establecimiento de controles en forma prenumeradas permite la captacin oportuna, en registros

contables, de los embarques y ventas, as como su correspondiente facturacin, asegurando la correccin de los crditos al rubro de inventario por estos conceptos. 4. Custodia fsica adecuada de los inventarios, ya que el acceso debe ser

restringido a zonas de almacenaje, produccin y embarques, con el propsito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo fsico de esos bienes. 5. Planeacin y toma peridica de los inventarios fsicos: su recopilacin,

valuacin y comparacin con los libros, y la investigacin y ajuste de la diferencia resultante. 6. Procedimiento adecuado para el registro y acumulacin de los elementos

del costo de produccin o de adquisicin para asegurar la correcta valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de ventas de ejercicio. 7. Comprobacin interna independiente, de la correccin de los inventarios

peridicos y finales. La fijacin de mnimos y mximos para el control de existencias para evitar situaciones de inversin en exceso o defectos de los almacenes; adems de una herramienta de control en ventas y produccin.

RIESGOS. Segn Izasa Carlos, Consultor Gerencial Independiente el riesgo es cualquier evento que pueda afectar la consecucin de los objetivos de la compaa. De igual

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forma, plantea que el riesgo incluye procedimientos que permiten identificar cambios externos que puedan afectar el negocio. Por otra parte, plantea el autor que frente a los desafos que se presentan existe una nueva concepcin del control interno del riesgo, que permite la evaluacin permanente, esto se evidencia en llevar a cabo procesos donde todo el personal de una empresa de todos los niveles jerrquicos trabaja para asegurar el logro de los objetivos aplicando para tal fin el COSO, o Comit de Riesgo Operacionales.

TIPOS DE RIESGOS Riesgos de auditoria. Es el riesgo que el auditor atribuye a una opinin de auditoria inapropiada cuando los estados financieros estn representando sustancialmente errneos. Riesgo de control. El riesgo de control es aquella representacin errnea que pudiera ocurrir en un saldo o clase de transaccin y que pudiera de ser importante o cuando se agrega con otras representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea preventivo o detectivo, y corregido oportunamente por los sistemas de contabilidad y de control interno". (Instituto Mexicano Contadores Publico (1994 Pago 26-27). Riesgo de deteccin, "Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representacin errnea que exista en el saldo de una cuenta o clases de transacciones que pudiera ser importante, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos". (Instituto Mexicano Contadores Pblico Pag. 26-27) Riesgo inherente. Representa el riesgo donde ocurren errores importantes en el rubro especifico de los estados financieros, o en tipo especifico de negocios, en funcin de las caractersticas o particularidades de dicho rubro (cuentas, saldos o grupo de transaccin) o negocio sin considerar el efecto de los procedimientos de control interno que pudieran existir" RIESGOS DE LOS INVENTARIOS. Moran Vzquez, (2.000). Indican que una particularidad que est afectando la gestin de las empresas que mantienen grandes inventarios tiene que ver con el

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elevado costo, los almacenamientos y mantenimiento, lo que ha permitido que en base a las actuales tendencias gerenciales se pretenden modificar la importancia cuantitativa de los inventarios tratando de hacer cada vez ms comn el mantener en cero sus existencias, adquiriendo las cantidades necesarias en los pedidos en que sus clientes lo exijan. En Venezuela, existe una gran limitante para dar cumplimiento a esta estrategia de gerencia, la cual es la impuntualidad por parte de los proveedores en cuanto a la entrega de pedidos completos y la atencin que le ofrece a sus clientes. La condicin de distribuir productos para satisfacer necesidades, genera una serie de riesgos a la empresa de este tipo, en cuanto a sus inventarios. En una economa como la venezolana, en donde existe cierto grado de incertidumbre debido a la crisis que estamos atravesando, el riesgo ms alto que se presenta es la escasez de productos. El hecho de no poder cumplir con las demandas de los clientes origina problemas en cuanto a ventas actuales y posibles prdida de ventas futuras.

NORMAS. Las normas son reglas, guas y normativas que deben atacarse durante la ejecucin de las actividades y funciones en pro de un ordenamiento en cuanto a esas actividades. Concretamente, las normas son criterio, principios, mandatos o reglas generales sobre la manera de cmo se debe obrar o hacer una cosa, o por la que se rige la mayora de las personas. Schruden y Sherman (2001, P. 97) plantean que stas son normativas que deben seguirse en los procesos ejecutados dentro de cada departamento y en la organizacin total. A su vez Melinkoff (2000, P. 27) define las normativas como guas o propsitos que conducen las cantidades en la direccin deseada, a travs de contenidos especficos y correctos. POLTICAS. Para lvarez (2001, P. 28) define a las polticas como una decisin unitaria que

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se aplica a todas las situaciones similares, una orientacin clara donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo y lineamientos que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias. Por otra parte, Munich y Garca (2001, P. 84) establecen que stas son guas para orientar la accin, criterios, lineamientos generales a observar en la toma de

decisiones sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. De igual forma indican que, las polticas son lineamientos que facilitan la toma de decisiones a cualquier organizacin, ya que les ayuda a evitar errores, defectos y prdida de tiempo en las actividades y los procesos, logrando de esta forma que sean cumplidas y que funcionen de manera ordenada y tranquila.

CARACTERSTICAS DE LAS POLTICAS. lvarez (2001, P. 29) considera las siguientes caractersticas: 1. 2. direccin. 3. 4. direccin. 5. Les quita a los ejecutivos las molestias de tomar decisiones sobre asuntos Refleja una decisin directa para todas las situaciones similares. Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma Establece lo que la direccin quiere o prefiere que se haga. Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes con la

rutinarios entre otros. Las polticas surgen de todas aquellas actividades donde se desenvuelven las personas dentro de una organizacin. Por ejemplo: Atencin al cliente, pago de proveedores, contratacin y evaluacin de personal, sistema de calidad, desarrollo de proveedores, estrategia de los conflictos generales, sindicatos, control de inventarios, entre otras reas, y de esta manera simplificar la burocracia administrativa para ayudar a la organizacin a obtener utilidades. Para lvarez (2001, P. 28) indica que las polticas al estar relacionadas directamente con personas, surgen en todas las actividades en que estn se desenvuelvan dentro de la organizacin.: procesos, sistemas, planes, conflictos,

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mejoras. De igual forma lvarez, (2001, P. 26) plantea la manera cmo pueden ser usadas las polticas diseadas, para asegurar que sean cumplidas, con mucha disciplina de parte de la direccin para respetarla, vigilar que se cumpla cabalmente en todos los niveles jerrquicos, y antes de aprobarla, analizar con mucho cuidado sus pro y contra al seleccionar la ms adecuadas, as como involucrar en el diseo de las polticas a los usuarios, para obtener sus puntos de vistas y compromisos correspondientes con la organizacin de la cual forman parte, y de esta manera lograr que la gente comprenda claramente los beneficios y el porqu de las polticas, a u vez realizar peridicamente auditorias para verificar en base a evidencia especificas el apego de las polticas y as si alguien viola las polticas, deber llamrsele la atencin, explicndole los beneficios que tiene cabalmente. Para asegurar que una poltica se cumpla, es necesario que sea conocida por todos y cada uno de los integrantes de la organizacin, ya que este mismo conocimiento trae consigo la sancin en caso de que sea incumplida. respetarlas y las graves consecuencias por no aplicarlas

EXCEPCIONES A LAS POLTICAS. Una poltica se establece para aplicarles en un 90 - 95% de los casos, an cuando debe ser firme, debe tambin ser flexible, de lo contrario el aplicarlas en un 100% de los casos, creara en la organizacin rigidez. Las personas autorizadas para hacer excepciones deben poseer el nivel jerrquico superior al usuario de la poltica; dependiendo del caso la autorizar el gerente del departamento. (lvarez, 2001, P. 30)

REVISIN DE LAS POLTICAS. Consiste en definir con periodicidad, la frecuencia y los casos en que se debern hacer al momento de una revisin formal, dirigido a mejorar las polticas. La poltica general de revisin de documentos controlados (manual de polticas), es hacerla una vez al ao o antes si hay modificaciones en el sistema administrativo y operativo en la

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organizacin (lvarez, 2001, P. 139). RESPONSABILIDAD DE LA REVISIN DE LAS POLTICAS. Para lvarez (2001, P. 138) es la persona encargada de editar, revisar y actualizar peridicamente el documento controlado (el manual de polticas en este caso) que se le ha asignado, as como los anexos all incluidos.

POLTICAS DE LA ADMINISTRACIN DE LOS INVENTARIOS. Segn Tawfik y Chauvel (2000, P. 182) establecen que las polticas de administracin de inventarios son unas series de normas y procedimientos que protegen la funcionabilidad de las operaciones de la organizacin, permitiendo una vinculacin entre la seguridad del producto y la abundancia de activos, reduciendo riesgos por escasez de inventario, dentro del proceso productivo, con el fin de obtener una mejor tasa de rendimiento. El xito de stas polticas reside en: Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los

abastecimientos de diferentes activos. 1. adecuada. 2. Mantener los costos de abastecimiento y almacenamiento al ms bajo Definir categoras para el inventario y clasificar cada activo en categora

nivel posible. 3. 4. Mantener un nivel adecuado de inventarios.

Recurrir a la informtica.

La poltica de administracin de inventarios es importante dentro de cualquier empresa debido a que se encuentra adaptada al proceso operativo las organizaciones, contribuyendo as a generar mejores condiciones de funcionabilidad y manejo de todos los recursos, para de esta manera lograr los objetivos planificados por la alta gerencia en forma eficiente.

PROCESOS. Melinkoff (2000, Pg. 27) define el proceso como una serie de acciones u

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operaciones que se realizan de acuerdo a normas, principios, leyes y reglas. Se descomponen en una serie de procedimientos para generar secuencias lgicas y aplicables. A su vez, Harrington (1994, P. 10) establece el proceso como un grupo de tareas lgicamente relacionadas que emplean los recursos de la organizacin para dar resultados en apoyo a los objetivos de la organizacin. Este proceso es una combinacin particular de personas, mtodos, materiales, ambiente y medida que s interrelacionan para la obtencin de resultados en forma de productos o servicios.

IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS. Los procesos son importantes, ya que son las acciones que conducen a un resultado preestablecido. Mediante el anlisis de dichos procesos: 1. 2. 3. Se busca hacerlos efectivos, generando los resultados deseados. Se hacen eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados. Se hacen los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a

los clientes cambiantes y a las necesidades de la empresa. 4. 5. Previene posibles errores. Ofrece una visin de lo bueno que podra ser la organizacin, y define el

modo de lograr este objetivo. 6. Suministra los medios para realizar en forma rpida, cambios importantes

hacia actividades muy complejas. 7. Suministra un mtodo para preparar la organizacin, a fin de cumplir sus

desafos futuros 8. Permite a la compaa predecir y controlar el cambio.

Es la forma de evaluacin detallada de los mismos, la va ms idnea para mtodo logizar en una secuencia ptima las acciones que apuntan a una productividad mxima. Esto significa lograr los mximos beneficios con un mnimo de recursos.

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DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS

ALMACENAMIENTO: Consiste en una amplia gama de actividades de distribucin fsica, que incluyen, a partir de la recepcin, el traslado, ubicacin y, resguardo de productos depositados en un rea o espacio asignado previamente, vigilando continuamente la conservacin y calidad de los mismos.

ALMACN: Unidad organizativa que permite diferenciar y clasificar el stock de materiales de acuerdo el rea fsica predeterminada para resguardar los mismos.

COSTO DE LOS INVENTARIOS: Son los costos incluido unitarios de almacenamiento; dinero y movilizado en el inventario, costo del espacio de almacenamiento, costo de manipulacin, costo de seguros, obsolescencia, deterioro, Stok de operaciones y afines.

EFICACIA: Capacidad para determinar los objetivos apropiados "Hacer 10 que se debe hacer". STONER, FREEMAN y GILBERT (2001, P. 9)

WAREHOUSE: Modulo de SAP/R3 el cual permite controlar cuantitativamente el inventario a travs de los movimientos de materiales, que se producen dentro de las distintas locaciones y reas fsicas de los almacenes. Apoya la gestin de todos los movimientos de almacn, tomando en cuenta las propiedades de los materiales y las mercancas con fechas preferentes de consumo.

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SISTEMA DE VARIABLE. Definicin Nominal: Control Interno de Inventario Definicin Conceptual El control interno de inventarios, esta vinculado con las actividades de compra, fabricacin y venta de productos. Un adecuado control interno de los inventarios exige que las mercancas sean debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas, usadas y contadas fsicamente para asegurar la correccin de los inventarios y su adecuada valuacin. Es por ello que Holmes (1995 p.51) considera que en todo proceso de control interno de los inventarios debe existir, segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro en la adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque de existencias. DEFINICIN OPERACIONAL El control interno de inventario es el conjunto de actividades y procedimiento que se llevan a cabo dentro de una organizacin; con la finalidad de garantizar la continuidad y secuencia del proceso productivo que permita optimizar los recursos humanos y financieros para el logro de los objetivos de la empresa. Para la medicin de la misma fue utilizado un cuestionario que cont de (42) tems para evaluar las dimensiones que se indican en el cuadro de Operacionalizacin de la variable. Cuadro 1 Operacionalizacin de las Variables. Ver

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Cuadro N 1 Operacionalizacin de la variable Objetivo General: Evaluar el sistema de Control Interno de Inventario de Materiales en el almacn de la C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA de la Divisin Mara Pez, y Padilla .
Objetivo Especfico Variable Diagnosticar los procesos actuales en el manejo de Inventario de Materiales en el almacn de la C.A. Enelven Distribuidores (ENELDIS), del COAC. Dimensione Indicadores s -Control de entrada -Control de salida Procesos Actuales -Control de almacenamiento -Control de traspaso de almacenes -Mtodos de inventarios - Evaluar los riesgos de Control de Control Interno de Inventario Inventario de Materiales en el almacn del COAC, de la C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS) - Analizar las normas, polticas y procedimientos de Control de Inventario de Materiales en el almacn COAC, que actualmente utiliza la C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS), -Administrativas Riesgo Control de -Contables tem 1 2 3,4,5

6,7

8,9,10,11,12,13,14

15,16,17,18 19,20,21,22,23,24

-Operativos

25,26,27,28 29,30,31 32,33

- Normas -Polticas Normas, Polticas y Procedimien tos -Procedimientos

34,35,36,37,3839,4 0,41,42

Fuente: Gutirrez (2004)

35

36

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO TIPO DE INVESTIGACIN. El tipo de estudio que se adecua a la investigacin realizada, segn Carlos Mndez (1998 Pg. 123) es descriptivo, porque permite las delimitaciones de los hechos que conforman el problema de investigacin, establecer comportamientos concretos, elaborar propuestas entre otras. As mismo va ms all de aquellos aspectos que se desean conocer y dar respuesta, es decir, describir y analizar sistemticamente las caractersticas de los fenmenos estudiados sobre la realidad.

MTODO DE INVESTIGACIN Toda investigacin requiere de un mtodo cientfico que permita organizar el procedimiento lgico y general a seguir en el conocimiento para as llegar a la observacin, descripcin y explicacin de la realidad. En el proceso de investigacin existen diferentes procedimientos para abordar el objeto de estudio, luego de una revisin de los mismos, se han seleccionado dos, la observacin y la induccin. En cuanto a la Observacin, permite percibir deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por medio de un esquema conceptual previo y con base en ciertos propsitos definidos generalmente por una conjetura que se quiere investigar, a su vez permitir percibir los rasgos mas resaltantes de los controles internos de inventarios de los departamentos involucrados en el manejo y control del Inventario de la Divisin Mara, Pez y Padilla, para obtener informacin con base a ciertos

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propsitos definidos. Por su parte la Induccin, es una forma de argumentacin que conlleva a un anlisis ordenado, coherente y lgico del problema a investigar, tomando como referencia premisas verdaderas, tiene como objeto llegar a conclusiones que estn en relacin con sus premisas, como el todo lo est con las partes. Adems permitir utilizar procedimientos coherentes, lgicos, ordenados y analticos del problema de investigacin, describiendo brevemente premisas que fundamentan el problema, ordenamiento y tipo de anlisis aplicado.

POBLACIN Segn Tamayo y Tamayo (2000, p. 92), la poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar, en donde las unidades de la poblacin poseen una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin. Por su parte, Nilda Chvez (2000, p.32), define la poblacin de un estudio como el universo de la investigacin, sobre la cual se permiten distinguir los sujetos unos a otros. La poblacin de esta investigacin se basa en la percepcin de las 5 personas encuestadas la cual estuvo constituida de la siguiente manera: (01) Lder de Unidad de Apoyo (01) Lder de Planificacin Obras y Mantenimiento (POM) (01) Supervisor (02) Ayudante de Almacn

TCNICAS E INSTRUMENTOS INFORMACIN.

PARA LA RECOLECCIN DE LA

Para obtener la informacin necesaria en la realizacin de esta investigacin se acude a las siguientes Tcnicas: La observacin. Permite resolver el interrogante sobre el problema planteado Est la Divisin Mara, Pez y Padilla, ejerciendo un control apropiado sobre el inventario de Materiales?

Para ello se utiliz la tcnica de observaciones simples acudiendo a los departamentos involucrados en el manejo y uso del Inventario de Materiales de la Divisin Mara, Pez y Padilla, para obtener una visin general del cumplimiento administrativo. Entrevistas o Cuestionario. Segn Hernndez y Otros (1998, p. 276) afirma que, un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas al respecto de una o ms variables a medir. Para recolectar la informacin de la variable en estudio se elabor un cuestionario tipo encuesta con (2) alternativas de respuesta cuyas modalidades varan de acuerdo con las respuestas directas e indirectas. El instrumento fue diseado en funcin de (42) tems para Evaluar el sistema de Control Interno de Inventario de Materiales en el almacn de la CA. Enelven Distribuidora de la Divisin Mara Pez, y Padilla su construccin esta constituida por preguntas cerradas de tipo alternativas dicotmicas, ya que se presentan dos posibilidades para responder, entre las cuales el encuestado escoger la que estime conveniente. En este sentido se realizarn entrevistas a los lderes y programadores de los departamentos involucrados. El cuestionario aplicado se ubica en la seccin correspondiente al anexo A de la presente investigacin. Se considera ventajosa esta tcnica porque permite obtener la informacin certera sobre el problema planteado.

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS Todo instrumento de recoleccin de datos debe reunir dos requisitos esenciales: validez y confiabilidad. La validez se refiere al grado en que un instrumento mide la(s) variable(s) que el investigador desea evaluar; y la confiabilidad hace alusin al grado de congruencia con que se miden las variables. En este sentido Chvez (2000, p. 193), expresa lo siguiente La validez es la eficiencia con que un instrumento mide lo que pretende medir Para la validacin de contenido se procedi a consultar (5) expertos en el rea contable y metodolgica, a quin se le entreg un cuestionario y un instrumento de validacin, ver anexo B. En este ltimo, contestaron una serie de preguntas que recogen sus juicios con respecto al objetivo general, objetivos especficos y

variable(s) objeto de estudio, para establecer la pertinencia de cada tem con la variable, dimensiones e indicadores, as como su redaccin y formato de presentacin. Fernndez y Baptista (2000, p.334) sostienen la confiabilidad de un instrumento de medicin se determina mediante diversas tcnicas, y se refieren al grado en la cual su aplicacin repetida al mismo sujeto produce iguales resultados. La confiabilidad de instrumentos de esta investigacin se realiz mediante la frmula Coeficiente Alfa-Cronbach para tems de varias alternativas, cuya expresin se presenta a continuacin:

r = k tt k 1

1 - ? si s t

Donde: r: Coeficiente Alfa-Cronbach tt K: Nmero de tems del instrumento ? Si: Sumatoria de las varianzas de los puntajes de cada tem St: Varianza de los puntajes totales. Los datos necesarios para la aplicacin de la frmula del coeficiente AlfaCronbach se muestran en el anexos C.

Resolviendo: r = tt 42 42-1 1 - ? si st

Con est formula se recogen los datos necesarios para la aplicacin de estadgrafo Alfa-Cronbach. Aplicando el estadgrafo Alfa-Cronbach se obtiene:

r=

k k1

1 - ? si s t

r = 42 42- 1

1 4.54 20.64

= 42 41

1 0.2199

r = = 1.0243 ( 0,7801) = 0,80 Resolviendo: La prueba de confiabilidad para la variable control interno de inventario, arroj como resultado r = 0.80 lo cual indica que la prueba es altamente confiable.

TCNICAS INFORMACIN.

DE

PROCESAMIENTOS

ANLISIS

DE

LA

Los resultados se presentan en tablas y representaciones grficas elaboradas por tems, indicadores, dimensiones y variables, permitiendo una mayor comprensin del trabajo. De acuerdo al tipo de investigacin desarrollado se aplic la estadstica descriptiva para el anlisis de los datos recolectados. Primeramente se presenta el anlisis frecuencial y porcentual obtenidos e cada uno de los tems, precedindose posteriormente a la discusin de los mismos confrontndolos con las bases tericas que sustentan la investigacin.

CAPITULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN

ANLISIS DE LOS DATOS

En este captulo se muestran los resultados obtenidos a travs de la recoleccin de informacin mediante el instrumento aplicado con el fin de Evaluar el sistema de Control Interno de Inventario de Materiales en el almacn de la C.A. Enelven Distribuidora de la Divisin Mara Pez, y Padilla.
Lo cual representa una base importante dentro de la investigacin, ya que sirve para abordar los resultados obtenidos a travs de la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos y posteriormente establecer la comparacin con las teoras que sustentan el estudio, con el fin de alcanzar los objetivos planteados con un mayor nivel de coherencia.

Objetivo 1: Diagnosticar los procesos actuales en el manejo de inventario de Materiales en el almacn de la C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS) del COAC. Variable: Control Interno de Inventario Dimensiones: Procesos Actuales Indicador: Control de Entrada.

tem 1 Considera usted, que los procesos de entrada de mercanca se realizan de forma planificada?

Tabla 1

Alternativa

FA

FR

Si 1 No Fuente: Gutirrez (2004)

3 2

60% 40%

La tabla 1 presenta la distribucin frecuencial y porcentual del indicador, Control de Entrada correspondiente al tem 1, donde se observa que un 60% de los encuestados coinciden en expresar que existe control de entrada de materiales al almacn mientras que el 40% restante opin lo contrario. Constatando los resultados obtenidos, se evidencia que el mayor porcentaje de los encuestados sealan que se realizan de forma planificada los procesos de entrada, lo cual coinciden con lo expresado por: Munich y Garca (2001, P. 185) quienes establecen que para que el control sea efectivo, debe desarrollarse y aplicarse de manera continua en toda clase de empresa u organizacin realizando para tal fin un control preliminar o control de entrada para contar con una data exacta de lo almacenado. Dimensiones: Procesos Actuales Indicador: Control de Salida.

tem 2.- Cree usted, que los procesos de salida de mercanca se realizan de forma efectiva? Tabla 2

Alternativa

FA

FR

Si No

2 3

40% 60%

Fuente: Gutirrez (2004) En la tabla 2 se pudo observar que el 60% de los trabajadores del almacn de materiales encuestados manifestaron que no se realizan de forma efectiva lo procesos de salida de mercanca mientras que un 40% respondi lo contrario. Analizando los resultados obtenidos se evidencia que el mayor porcentaje del personal encuestado indican que no existe control de salida lo que segn Munich y Garca (2001, pg. 172) que es importante debido a que permite acerca del control establece medidas para corregir las actividades de tal forma que alcance los objetivos exitosamente. De igual forma, determina e indaga rpidamente las causas que originan las desviaciones lo que permite localizar los autores responsables en el proceso desde el momento que establece medidas correctivas. Adems de reducir costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Dimensiones: Procesos Actuales Indicador: Control de Almacenamiento. tem 3.- Cuenta el Almacn de Eneldis con un sistema computarizado para el

control de inventario? tem 4- Existe en la empresa Eneldis un nivel de inventario mximo? tem 5- Mantiene la empresa Eneldis un nivel de inventario mnimo? Tabla 3

Alternativa

FA

FR

Si 3 No 4 5 Fuente: Gutirrez (2004) Si No Si No

5 0 5 0 0 5

100% 0% 100% 0% 0% 100%

El cuadro 3 presenta la distribucin frecuencial y

porcentual del indicador:

Control de Almacenamiento en los tem 3, donde el 100% de los encuestados respondi que si,; tem 4, el 100% de los encuestados dijo que s; con respecto al tem 5 se observa que un 100% del personal encuestado indica que no se mantiene un inventario mnimo. En los resultados obtenidos, se evidenci que el mayor porcentaje del personal encuestado indic que existe control de almacenamiento, tal como expresa en su teora de Munich y Garca (2001, P. 192) quienes establecen que el objetivo fundamental de este control es determinar el nivel ms econmico de inventario en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados, lo que permite determinar de manera ptima el almacenaje existente.

Dimensiones: Procesos Actuales Indicador: Control de Traspaso de Almacenes.

tem 6.-La empresa cuenta con formatos para controlar la entrada y salida de materiales a otros almacenes?

tem 7- Se verifican a travs del sistema si los traspasos corresponden a las entradas erradas? Tabla 4.

Alternativa

FA

FR

Si 6 No Si 7 No

5 0 5 0

100% 0% 100% 0%

Fuente: Gutirrez (2004) La tabla 4 presenta la distribucin frecuencial y porcentual del indicador Control de Traspaso de Almacenes el 100% de los encuestados respondi en los tems 6y 7 que si. Contrastando los resultados obtenidos, se demuestra que el control de traspaso de almacenes se realiza tal como lo dice Holmes (1995 p.51) que en todo proceso de control interno de los inventarios debe existir, segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro en la adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque de existencias.

Dimensiones: Procesos Actuales Indicador: Mtodos de Inventarios

tem 8.- Cuenta el almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente con algn mtodo para el control de inventario?

tem 9.- Utiliza el almacn COAC etiquetas para el control de inventarios?

tem 10.- Se registra por categora el material que ingresa al almacn de COAC?

tem 11.- El material que ingresa al almacn COAC se registra por producto?

tem 12.-El material que ingresa al almacn COAC se registra por sus caractersticas?

tem 13- Cree usted, que el mtodo de inventario PEPS es el ms adecuado para la empresa?

tem 14- Existe en Eneldis un sistema adecuado de inventario para detectar robos?

Tabla 5.

Alternativa

FA

FR

Si 8 No Si 9 No Si 10 No Si 11 No Si 12 No Si 13 No Si 14 No Fuente: Gutirrez (2004)

5 0 0 5 5 0 5 0 5 0 2 3 2 3

100% 0% 0% 100% 100% 0% 100% 0% 100% 0% 40% 60% 40% 60%

La tabla

5 indica los resultados frecuenciales y porcentuales del indicador

Mtodo de Inventario, en el cual se observ que los encuestados respondieron al tems 8 un 100% dijo que si; tems 9 un 100% de los encuestados respondi que no;

tems 10 el 100% de los encuestados dijo que si; tems 11 el 100% de los encuestados respondi que si; tems 12 el 100% respondi que si; mientras en los tems 13 40% respondi que si y el 60% restante de los encuestados dijo que no; tems 14 el 40% de los encuestados respondi que si, y el 60% respondi lo contrario. Se pudo evidenciar en los resultados obtenidos que el mayor porcentaje del personal encuestado seal que existen mtodos de control de inventario, as lo denomina Riggs (2003, P. 408) quien seala que como los materiales son una necesidad fundamental en todas las fases del proceso productivo, es necesario el estudio de sus aplicaciones en los procesos; trnsito de masa, el control de herramientas y el flujo de informacin a travs de mtodos de inventario.

Objetivo 2: Evaluar los riesgos de Control de Inventario de Materiales en el almacn del COAC, de la C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS). Variable: Control Interno de Inventario Dimensiones: Riesgo de Control Indicador: Administrativas

tem 15.- Se practican inventarios fsicos?

tem 16- Se realiza en el almacn de COAC el control de almacenamiento por tipo?

tem 17- Se realiza en el almacn de COAC el control de almacenamiento por cantidad?

tem 18- Existe en Eneldis un sistema adecuado de inventario para planear los inventarios actuales a niveles ptimos?

Tabla 6.

Alternativa

FA

FR

15 16

Si No Si No Si

0 5 2 3 0 5 0 5

0% 100% 40% 60% 0% 100% 0% 100%

17

No Si

18 Fuente: Gutirrez (2004)

No

En la tabla 6 se presenta los resultados obtenidos del indicador Administrativas donde se observ que en el tem 15 el 40% respondi que si y el 60% dijo que no, mientras que en el tem 16 el 40% respondi que si y el 60% respondi que no; en el tem 17 100% de los encuestados respondi que no; en el tem 18 el 100% de los encuestados respondi que no. En los resultados arrojados se evidenci que no existe riesgos administrativos, lo cual coincide con lo establecido por Moran Vzquez, (2000, p. 29) quien indica que una particularidad que est afectando la gestin de las empresas que mantienen grandes inventarios tiene que ver con el elevado costo, los almacenamientos y mantenimiento, lo que ha permitido que en base a las actuales tendencias gerenciales se pretenden modificar la importancia cuantitativa de los inventarios tratando de hacer cada vez ms comn el mantener en cero sus existencias, adquiriendo las

cantidades necesarias en los pedidos en que sus clientes les exijan. Dimensiones: Riesgos de Control Indicador: Contables tem 19.- Son controlados los conteos de la mercanca en el almacn? tem 20-En el almacn COAC se realizan los conteos de inventarios cada 3 meses? tem 21-En el almacn COAC se realizan los conteos de inventarios cada 6 meses? tem 22-En el almacn COAC se realizan los conteos de inventarios anuales? tem 23- Existe en Eneldis un sistema adecuado de inventario para comparar los inventarios actuales fsicos perpetuos? tem 24- Existen registros auxiliares de inventarios para cada grupo de inventario en contabilidad? Tabla 7.

Alternativa

FA

FR

19 20 21 22 23 24

Si No Si No Si No Si No Si No Si No

5 0 5 0 5 0 5 0 2 3 2 3

100% 0% 100% 0% 100% 0% 100% % 40% 60% 40% 60%

Fuente: Gutirrez (2004)

En la tabla 7 se visualiza la distribucin frecuencial y porcentual del indicador: Contables en los tems 19, donde se observa que el 100% respondi que si; en el tem 20 el 100% de los encuestados respondi que si; tem 21 100% de los encuestados respondi que si; tem 22 el 100% respondi que si; tem 23 el 40% de los encuestados respondi que si mientras que el 60% restante respondi lo contrario; tem 24 s observ que el 40% de los encuestados respondi que si y el 60% dijo que no. Segn los resultados obtenidos se evidenci que no existe riesgos contables en el control de inventario que realiza la empresa Eneldis, lo cual coincide con lo

establecido por Instituto Mexicano Contadores Publico 1994 Pg. 54-60 el riesgo contable representa el riesgo de que ocurran errores importantes en el rubro

especfico de los estados financieros, o en tipo especifico de negocios, en funcin de las caractersticas o particularidades de dicho rubro (cuentas, saldos o grupa de transaccin) o negocio sin considerar el efecto de los procedimientos de control interno que pudieran existir.

Dimensiones: Riesgos de Control Indicador: Operativos

tem 25-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la carencia de control de entrada? tem 26- Poseen los materiales una adecuada identificacin de acuerdo a sus tipos? tem 27- Poseen los materiales una adecuada identificacin de acuerdo a sus caractersticas? tem 28- Existen registros auxiliares de inventarios para cada grupo de inventario Tabla 8.

en el almacn?

10

Alternativa

FA

FR

25 26 27 28 Fuente: Gutirrez (2004)

Si No Si No Si No Si No

5 0 5 0 5 0 5 0

100% 0% 100% 0% 100% 0% 100% 0%

En la tabla 8 se presenta los resultados del indicador Operativos en los tems 25, 26, 278, 28 se pudo observar que el 100% de los encuestados respondi que si. Los resultados obtenidos permitieron inferir que el mayor porcentaje de los encuestados indicaron que no existen riesgos operativos, por consiguiente el Instituto Mexicano Contadores Publico 1994, Pgs. 26-27, expresa que el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representacin errnea que exista en el saldo de una cuenta o clases de transacciones que pudiera ser importante, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos.

Objetivo 3: Analizar las normas, polticas y procedimientos de Control de Inventario de Materiales en el almacn COAC, que actualmente utiliza la C.A. Enelven Distribuidora (ENELDIS). Variable: Control Interno de Inventario Dimensiones: Normas, Polticas y Procedimientos Indicador: Normas tem 29.- Cuenta la empresa Eneldis con normas para la entrada y salida de

materiales a otros almacenes?

11

tem 30-Cree usted, que al aplicarse mtodos de control de inventario se garantiza el buen manejo del almacn de la empresa Eneldis? tem 31- Cuenta la empresa Eneldis con normas para la salida de materiales a otro

almacn? Tabla 9.

Alternativa

FA

FR

29 30 31 Fuente: Gutirrez (2004)

Si No Si No Si No

5 0 2 3 0 5

100% 0% 40% 60% 0% 100%

En la tabla 9 se presenta la distribucin frecuencial y porcentual del indicador Normas en el tem 29 el 100% de los encuestados respondi que si; tem 30 40% respondi que si mientras que el 60% restante respondi lo contrario; tem 31 en el cual se observa que el 100% de los encuestados respondieron que no se cuenta con normas para el control de inventario. En los resultados arrojados por la encuesta se evidenci que el porcentaje total de los encuestados coinciden en que si existen normas de control de inventario en Enelven Distribuidora C.A., por consiguiente Schruden y Sherman (2001, P. 97) plantean que stas son normativas que deben seguirse en los procesos ejecutados dentro de cada departamento y en la organizacin total.

Dimensiones: Normas, Polticas y Procedimientos Indicador: Polticas

12

tem

32.- Cuenta la empresa Eneldis con polticas para la entrada y salida de

materiales del almacn? tem 33- Cuenta la empresa Eneldis con polticas para la salida de materiales? Tabla 10.

Alternativa

FA

FR

32 33 Fuente: Gutirrez (2004)

Si No Si No

3 2 3 2

60% 40% 60% 40%

En la tabla 10 presenta el indicador Polticas, donde se observa en el tem 32 el 60% de los encuestados respondi que si mientras que el 60% dijo que no; en el tem 33 el 60% de los encuestados respondieron que si mientras que el 40% respondi lo contrario. Los resultados arrojados por la encuesta evidenciaron que el total de los encuestados manifestaron que si existen polticas para el control de inventario en el almacn, as lo determina lvarez (2001, P. 28) quien define a las polticas como una decisin unitaria que se aplica a todas las situaciones similares, una orientacin clara donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo y lineamientos que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.

Dimensiones: Normas, Polticas y Procedimientos Indicador: Procedimientos

tem 34.- Piensa usted, que los procedimientos en e l almacn son seguros y confiables?

13

tem 35.- Cuenta la empresa Eneldis con procedimientos para la entrada y salida de materiales del almacn? tem 36.- Cree usted, que el Control de Inventario del Almacn COAC presenta debilidades? tem 37-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis? tem 38-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la falta de conteo? tem 39-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la falta de etiquetado? tem 40-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la carencia de control de salida? tem 41- Existen fallas en los actuales procesos de control en el almacn de

materiales de Eneldis? tem 42- Cuenta la empresa Eneldis con procedimientos para la salida de

materiales?

Tabla 11.

Alternativa

FA

FR

34 35 36 37

Si No Si No Si No Si No

3 2 5 0 2 3 3 2

60% 40% 100% 0% 40% 60% 60% 40%

14

38 39 40 41 42 Fuente: Gutirrez (2004)

Si No Si No Si No Si No Si No

3 2 0 5 5 0 0 5 0 5

60% 40% 0% 100% 100% 0% 0% 100% 0% 100%

En la tabla 11 presenta el indicador: Procedimientos, donde se observa que en el tem 34 el 60% de los encuestados respondi que si mientras que el 40% restante dijo que no; en el tem 35 el 100% respondi que si; tem 36 el 40% respondi que si mientras que el 60% dijo que no; tem 37 el 60% del personal encuestado respondi que si mientras que el 40% restante respondi lo contrario; tem 38 el 60% respondi que si y el 40% dijo que no; tem 39 el 100% de los encuestados respondi que no; tem 40 el 100% de los encuestados respondi que si; tem 41 el 100% de los encuestados dijo que no; con respecto al tem 42 el 100% del personal encuestados respondi que no. Los resultados obtenidos permiten inferir que si existen procedimientos contables en el almacn de Enelven Distribuidora C.A. lo cual coincide con lo establecido por Melinkoff (2000, Pg. 27) quien define el proceso como una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo a normas, principios, leyes y reglas. Se descomponen en una serie de procedimientos para generar secuencias lgicas y aplicables.

15

CONCLUSIONES Una vez concluida esta investigacin, producto del anlisis e interpretacin de la informacin suministrada por sus actores, es importante resaltar los procesos de control de inventarios que se llevan a cabo en la empresa Enelven Distribuidora C.A. (ENELDIS) son satisfactorio debido a que presentan las condiciones ideales para el buen manejo del almacn de materiales del Centro de Operaciones Armando Clemente (COAC). Luego de identificar las deficiencias presentadas en el desarrollo de la

investigacin se puede determinar que el personal del almacn de la empresa Enelven Distribuidora (ENELDIS) C.A., si utiliza los mtodos, normas, polticas y procedimientos para llevar el control de inventario de materiales utilizando estrategias de control que permiten evaluar con un alto porcentaje los indicadores, ya que el mismo utiliza estas herramientas de gestin que permiten el conocimiento del Stock de materiales con el cual se cuenta dentro del almacn. Para ello, se visualiza la necesidad de repotenciar los controles de entrada y

salida de materiales de forma significativa sobre procedimientos y anlisis de riesgos que pueden ocasionar por consiguiente, prdida de control de los niveles del

inventario que la empresa debe maneja. En cuanto al indicador control de almacenamiento se evidenci que existe en alto porcentaje un control de los materiales almacenados diariamente, lo que evidencia adems el alto nivel de desempeo de la gestin. En relacin al control de traspaso de materiales se conoci en un muy alto porcentaje que si existe una verificacin de cmo y dnde se traslada un determinado material. Seguidamente, en referencia a los mtodos de inventario se evidencia que con frecuencia son utilizados en el almacn de materiales del Centro de Operaciones

16

Armando Clemente. De est manera se concluye que el control de inventario empleado es el ms adecuado en referencia a las responsabilidades de la organizacin y a la motivacin para el logro de los altos niveles de gestin. En lo referido a los indicadores de riesgo administrativo, contable y

operativo los mismos no se evidenciaron lo que indica que el control de inventario que se lleva a cabo en Enelven Distribuidora (ENELDIS) C.A. no presentan ningn tipo de riesgo siendo esto una mayor garanta de efectividad y buen desempeo en la gestin de planificacin, seguimiento y control del inventario de materiales. En referencia a las normas, polticas y procedimientos se deduce que dentro del almacn de materiales del Centro de Operaciones Armando Clemente estn definidas de forma clara y precisa las normas, polticas y procedimientos lo que representa una fortaleza importante para el proceso de control de inventario que se lleva a cabo en el almacn y que permite determinar roles y tomas de decisiones. Es importante que la entrada de mercanca al almacn de materiales se realice de manera planificada y de esta forma contar con informacin exacta de lo que se tiene en el almacn Los procesos de salida de mercanca deben realizarse de forma efectiva para poder establecer medidas correctivas y lograr los objetivos de la organizacin y en caso de desviaciones poder determinar e indagar rpidamente las causas que originan estas desviaciones para aplicar los correctivos necesarios. El sistema SAP/R3 con el cual cuenta la empresa actualmente es una tecnologa de punta que conforma un conjunto de sistemas integrados, proporcionando integracin y aplicaciones de control al proceso de inventarios de la Divisin Mara, Pez y Padilla Las empresas al mantener altos niveles de inventario originan costos elevados por su mantenimiento y almacenamiento, por lo cual es necesario retomar los controle exhaustivos que permitan determinar el nivel mnimo de inventario existente para poder hacer frente a la demanda de los clientes y de esta forma la empresa cumpla sus compromisos adquiridos con sus clientes a los que les distribuye el servicio.

17

El hecho de no contar con un etiquetado para el control del inventario puede ocasionar extravi de materiales y as originar perdidas para la organizacin De igual forma al no tener un espacio suficiente en el almacn y realizar el control adecuado al momento de dar salida a un material deja abierta toda posibilidad de hurto o extravi del mismo. Debe existir segregacin para evitar que las personas involucradas controlen todas las fases de una transaccin o los registros contables. As como el registro oportuno es importante tambin lo es el material que se recibe, para asegurar que se estn registrando todas las obligaciones que se derivan de la adquisicin de los inventarios, dentro del periodo correspondiente y a la vez que la informacin contable coincida con las existencias fsicas. Es importante controlar todo lo que se embarca se registra y se factura oportunamente en el perodo que corresponda. As como la custodia fsica adecuada de los inventarios, ya que el acceso debe ser restringido a zonas de almacenaje, produccin y embarques, con el propsito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo fsico de esos bienes. Realizar la planeacin y toma peridica de los inventarios fsicos: su recopilacin, valuacin y comparacin con los libros, y la investigacin y ajuste de la diferencia resultante. Establecer procedimiento adecuado para el registro y acumulacin de los elementos del costo de produccin o de adquisicin para asegurar la correcta valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de ventas de ejercicio. As como la comprobacin interna independiente, de la correccin de los inventarios peridicos y finales. La fijacin de mnimos y mximos para el control de existencias para evitar situaciones de inversin en exceso o defectos de los almacenes; adems de una herramienta de control en ventas y produccin.

18

RECOMENDACIONES La informacin suministrada por el personal encuestado a travs de un

cuestionario, permite establecer las siguientes recomendaciones. En vista de las pequeas pero significativas deficiencias en el manejo del control interno de inventario en cuanto al dominio de las estrategias se hace necesario establecer controles de salida de materiales de mayor incidencia que permitir a los empleados del almacn conocer con precisin el material que sale del inventario. De igual forma se recomienda al personal del almacn participar activamente en los eventos que pudieran planificarse de mejoramiento, en pro de su actualizacin laboral constante y as garantizar el buen manejo de las estrategias de control interno de inventario de materiales. Se recomienda llevar un control del traspaso de materiales a otros centros de almacenaje de la empresa Enelven Distribuidora (ENELDIS) C.A. Se recomienda hacer evaluaciones peridicas a travs de la observacin trimestral que permita verificar los logros obtenidos a travs de la capacitacin en la gestin del almacn. Se recomienda a los empleados de la organizacin Enelven Distribuidora (ENELDIS) C.A. especficamente del almacn de materiales del Centro de

Operaciones Armando Clemente conocer de la temtica del control del inventario, evaluar el proceso de control realizado en la organizacin con la finalidad de evaluar la efectividad de la gestin y los niveles de desempeo del control de interno de inventario de materiales. EL lder de la Divisin MaPaPa, podr tener el control de los procesos de inventarios de la gestin del almacn de materiales., facilitndole que factores u omisiones de estndares establecidos en los procedimientos referentes a : conteo de los materiales que ingresan, verificacin final de lo materiales recibidos para su almacenamiento que influyen en el retardo, conteo de los materiales, dificultades en la planificacin de las necesidades de los inventarios, control de las existencias, as como alternativas necesarias para lograr su mejoramiento

19

De la misma manera, podr evaluar un sistema que ofrezca normas, estas servirn de directriz para reforzar posibles fortalezas y convertir gradualmente las limitaciones o debilidades a favor de la organizacin. Estas normas se sustentan en la base de generar un factor de eficiencia operativa la cual permitir generar resultados positivos que se traducirn en un mejor aprovechamiento de las oportunidades en funcin del logro propuesto a nivel del equipo gerencial de Eneldis As mismo, la Divisin MaPaPa, podr evaluar sus procesos operativos promoviendo un cambio de actitud en todos los entes involucrados cuando se evale el sistema de control de inventarios, en funcin de lograr una sana administracin del mismo. Puede decirse que la importancia del control radica en que este representa una herramienta que debe estar en todos los procesos administrativos y contables, para que permita corregir a tiempo, las desviaciones que pueden presentarse previo al proceso Es por ende que los sistemas de control son todos aquellos procedimientos por medio de los cuales la empresa controla y verifica, las reas claves del rendimiento, desempeo y las funciones, sus activos fijos, sus pasivos, compromisos, planes, metas y objetivos

20

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Lpez y Woltz (2001) Inventarios. Principios y Tcnicas. Mxico, Prentice Hall Hispanoamericana. Melinkoff ( 2000) Enciclopedia de la Auditoria . Espaa, Ocano Centrum Grupo Editorial. Mndez C. (1998) Metodologa Segunda Edicin 1998. Interamericana S.A.

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Terry y Franklin (2000). Desarrollo Organizacional.. Mxico, Editorial Diana.

22

TESIS DE GRADO

-Marquez, L. y Snchez, W. (1997). Diseo de un Modelo de Control

para

Optimizar el Manejo de la Materia Prima de DIPROCAVE. Trabajo Especial de Grado Administracin de Empresas.Universidad Rafael Belloso Chacin. Maracaibo.

- Medina, M. (1999). Polticas para el Control del Inventario y Almacenamiento de Materiales en el Almacn Central de la Gerencia Canal de Maracaibo del Instituto Nacional de Canalizaciones. Trabajo Especial de Grado Administracin de Empresas.Universidad Rafael Belloso Chacin. Maracaibo.

- Pacheco, E. (1998). Diseo de un Sistema de Control de Inventarios para el Mercado de Vveres de los Trabajadores de Corpozulia. Trabajo Especial de Grado Administracin de Empresas.Universidad Rafael Belloso Chacin. Maracaibo.

- Prez, C. (1997). Diseo de un Sistema de Control para los Procesos del Departamento de Recepcin de Mercanca. Caso : MAKRO Comercializadora Maracaibo, S.A.). Trabajo Especial de Grado Administracin de Empresas.Universidad Rafael Belloso Chacin. Maracaibo

23

ANEXO A

L IC.. A NA E LE NA LIC A NA E LE NA G U T I RRE Z M E RCA D O G U T I RRE Z M E RCA D O

1. DATOS PERSONALES
Apellidos y Nombres: Profesin: Cedula Anterior Cdula de Nacionalizada Fecha de Nacimiento: Nacionalidad: Estado Civil: Direccin: Gutirrez Mercado Ana Elena Contador Pblico E. 81.836.970 V.22.468.535 Gaceta N 5.711 del 22/06/04 26 de Noviembre de 1970 Venezolano. Casada Sector Haticos por debajo Calle 112 N- 112 - 1- 19

2 . ESTUDIOS REALIZADOS:
1. EDUCACION SUPERIOR Institucin: Universidad Rafael Belloso Chacn (URBE). Facultad: Administracin. Egreso: Octubre 2000. Ttulo Obtenido: Contador Pblico. Promedio de notas: 15

3. CURSOS REALIZADOS:
1. Destrezas de Negociacin Positiva. Institucin: Servicio Integral de Asesora Y Adiestramiento Empresarial. Fecha: Marzo 2000. 2. Asistente Tributario. Institucin: Instituto de Mejoramiento Profesional. ( IMEPRO) Fecha: Abril 2001 3. Seminario de Metodologa. Institucin: LUZ Fecha: Enero 2003 4. Ingls Instrumental. Institucin: LUZ Fecha: Enero 2003

ANEXO B 81

ANEXO B INSTRUMENTO DE RECOLECCIN

Este instrumento tienen como objetivo obtener informacin para realizar la investigacin de Grado Control Interno del Inventario de Materiales C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS) La informacin que suministra es necesaria para el desarrollo de proyectos de investigacin y de su exitosa culminacin, por lo cual se agradece su colaboracin en la validacin del contenido del instrumento de medicin, en lo referente a los objetivos planteados, los indicadores, tipos de pregunta y redaccin, as como cualquier otro detalle que usted crea a bien aportar.

Agradeciendo la colaboracin prestada, se despide de usted.

Atentamente Lic. Contadura Ana Gutirrez

82

1. IDENTIFICACIN DEL EXPERTO: Nombres y Apellidos: _______________________________________________________ Grado Instruccin: __________________________________________________________ Titulo: ________________________________________________________________ Cargo: ________________________________________________________________

2.- TITULO DE LA INVESTIGACIN. CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE MATERIALES ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS) C.A.

2.1.- OBJETIVO GENERAL. Evaluar el sistema de Control Interno de Inventario de Materiales en el almacn de la C.A. ENLEVEN DISTRIBUIDORA de la Divisin Mara, Pez y Padilla.

2.2.- OBJETIVOS ESPECFICOS. 1. Diagnosticar los procesos actuales en el manejo de inventario de materiales en el almacn de la C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENLELDIS), del Centro de Operaciones Armando Clemente. 2. Evaluar los riesgos de control de inventario en el almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente C.A. ENELVEN

DISTRIBUIDORA de la Divisin Mara, Pez y Padilla.

83

3. Analizar las normas, polticas y procedimientos de control de inventario de materiales en el almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente, que actualmente utiliza la C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS).

3.- VARIABLE QUE SE PRESENTA A MEDIR. Control Interno de Inventario

4.- TIPO DE INSTRUMENTO:

Para esta investigacin fue seleccionado como instrumento de recoleccin de datos la entrevista tipo cuestionario cerrada, estructurada la cual posee 42 tems, con dos alternativas de respuestas, que ser aplicada a 5 empleados de la empresa ENELDIS, en el rea del almacn Centro de Operaciones Armando Clemente, a travs de quienes se obtendr la mayor informacin acerca del control interno de inventario. Ellos adems sern quienes determinarn la importancia que posee est rea y los procesos que se realizan para el control de entrada y salida de los materiales del almacn.

84

ENTREVISTA

1.- Considera usted, que los procesos de entrada de mercanca se realizan de forma planificada? SI NO

2.- Cree usted, que los procesos de salida de mercanca se realizan de forma efectiva? SI NO

3.- Cuenta el Almacn de Eneldis con un sistema computarizado para el control de inventario?

SI

NO

4- Existe en la empresa Eneldis un nivel de inventario mximo? SI NO

5- Mantiene la empresa Eneldis un nivel de inventario mnimo? SI NO

6.- La empresa cuenta con formatos para controlar la entrada y salida de materiales a otros almacenes? SI NO

7- Se verifican a travs del sistema si los traspasos corresponden a las entradas erradas? NO 8.- Cuenta elSI almacn del Centro de Operaciones Armando Clemente con algn mtodo para el control de inventario? SI NO 85

9.- Utiliza el almacn COAC etiquetas para el control de inventarios? SI NO

10.- Se registra por categora el material que ingresa al almacn de COAC? SI NO

11.- El material que ingresa al almacn COAC se registra por producto? SI NO

12.- El material que ingresa al almacn COAC se registra por sus caractersticas? SI NO

13- Cree usted, que el mtodo de inventario PEPS es el ms adecuado para la empresa? SI NO 14- Existe en Eneldis un sistema adecuado de inventario para detectar robos? SI NO

15.- Se practican inventarios fsicos?

SI

NO

16- Se realiza en el almacn de COAC el control de almacenamiento por tipo?

SI

NO

86

17- Se realiza en el almacn de COAC el control de almacenamiento por cantidad? SI NO

18- Existe en Eneldis un sistema adecuado de inventario para planear los inventarios actuales a niveles ptimos? SI NO

19.- Son controlados los conteos de la mercanca en el almacn ? SI NO

20-En el almacn COAC se realizan los conteos de inventarios cada 3 meses? SI NO

21-En el almacn COAC se realizan los conteos de inventarios cada 6 meses? SI NO

22-En el almacn COAC se realizan los conteos de inventarios anuales? SI NO

23- Existe en Eneldis un sistema adecuado de inventario para comparar los inventarios actuales fsicos perpetuos? SI NO

24- Existen registros auxiliares de inventarios para cada grupo de inventario en contabilidad? SI NO

25-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la carencia de control de entrada? SI NO

87

26- Poseen los materiales una adecuada identificacin de acuerdo a sus tipos? SI NO

27- Poseen los materiales una adecuada identificacin de acuerdo a sus caractersticas? SI NO

28- Existen registros auxiliares de inventarios para cada grupo de inventario en el almacn? SI NO

29.- Cuenta la empresa Eneldis con normas para la entrada y salida de materiales a otros almacenes? SI NO

30-Cree usted, que al aplicarse mtodos de control de inventario se garantiza el buen manejo del almacn de la empresa Eneldis? SI NO

31- Cuenta la empresa Eneldis con normas para la salida de materiales a otro almacn?

SI

NO

32.- Cuenta la empresa Eneldis con polticas para la entrada y salida de materiales del almacn? SI NO

88

33- Cuenta la empresa Eneldis con polticas para la salida de materiales?

SI

NO

34.- Piensa usted, que los procedimientos en e l almacn son seguros y confiables?

SI

NO

35.- Cuenta la empresa Eneldis con procedimientos para la entrada y salida de materiales del almacn? SI NO

36.- Cree usted, que debilidades? SI

el Control de Inventario del Almacn COAC presenta

NO

37-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis? SI NO

38-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la falta de conteo? SI NO

39-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la falta de etiquetado? SI NO

40-Se ven amenazados los procesos de control inventario en Eneldis por la carencia de control de salida? SI NO

89

41- Existen fallas en los actuales procesos de control en el almacn de materiales de Eneldis? SI NO

42- Cuenta la empresa Eneldis con procedimientos para la salida de materiales?

SI

NO

90

ANEXO C VALIDACIN DEL INSTRUMENTO A continuacin se presentan una serie de items, en las cuales deber marcar segn corresponda: A: Adecuado I: Inadecuado
ITEMS PERTINENCIA CON EL OBJETIVO PERTINENCIA CON LOS INDICADORES TIPOS DE ITEMS REDACCIN UBICACIN OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

ITEMS

PERTINENCIA CON EL OBJETIVO

PERTINENCIA CON LOS INDICADORES

TIPOS DE ITEMS

REDACCIN

UBICACIN

OBSERVACIONES

91

A 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 34 36 37 38 39 40 41 42

A I

FIRMA DEL EXPERTO.

92

CLCULO DE CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

1 2 3 4 5 SUMA MEDIA

0 0 1 1 1 3 0,6

1 1 0 0 0 2 0,4

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

0 0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 0 0 0 2 0,4

1 1 0 0 0 2 0,4

0 0 0 0 0 0 0

1 1 0 0 0 2 0,4

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 0 0 0 2 0,4

1 1 0 0 0 2 0,4

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 1 1 1 5 1

1 1 0 0 0 2 0,4

0 0 0 0 0 0 0

0 0 1 1 1 3 0,6

0 0 1 1 1 3 0,6

0 0 1 1 1 3 0,6

1 1 1 1 1 5 1

1 1 0 0 0 2 0,4

X-Xi 1 2 3 4 5 -0,6 -0,6 0,4 0,4 0,4

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi -0,6 -0,6 0,4 0,4 0,4

X-Xi -0,6 -0,6 0,4 0,4 0,4

X-Xi -0,6 -0,6 0,4 0,4 0,4

X-Xi 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

X-Xi 0,6 0,6 -0,4 -0,4 -0,4

X 1 2 3 4 5 SUMA Si St K

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2 8,4 4,80 42

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

0,4 0,4 0,2 0,2 0,2 1,2

r=

K K-1

1-

Si St

r=

42 42 - 1

1-

8,4 4,8

K/K-1 Si/St r

1,024390 1,750000 -0,768293

r = 1,024390 * ( 1 - 1,750000 )

r = 0,76