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Formato de Documentacion ALMACEN

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INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN

Código: CM-PR-02 Versión: 01

Hoja: 1 de 5

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONTROL DE REGISTROS DE LA CALIDAD CM-PR-02

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ALCANCE 3. MOBILIARIO Y EQUIPO AL ALMACEN (con base a pedidos efectuados por cada dirección). el cual lleva consigo la firma del Director y/o Jefe solicitante. Bienes y Suministros de Almacén) el cual es entregado al Encargado de Almacén. Subgerencia y/o Gerencia. recibe el Formulario de Pedido de las Direcciones y procede a cotizar los insumos requeridos. esto con la finalidad de ver antes las existencias con que cuenta el almacén en ese momento. Cada director realiza el requerimiento cuatrimestral de insumos al Departamento Financiero (llenando el Formulario de Pedido a Financiero. (previo a la elaboración de este pedido debe llenarse el Formulario de Solicitud de Compra de Material. 4. 3. ya que existen suministros que cuentan con fecha de vencimiento los cuales pueden llegar a su caducidad antes de poder utilizarlos.INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN 1. 1. Al rectificar las existencias se procede a informar a cada dirección solicitante por medio del formulario antes descrito la cantidad real que debe adquirirse por medio de la unidad de compras. . METODOLOGÍA : INGRESO Y EGRESO DE INSUMOS. USUARIO Y RESPONSABLE: 4. la Unidad de Compras de la Dirección Financiera. El encargado de Almacén recibe de las diferentes direcciones el Formulario de Pedido a Financiero y el Formulario de Solicitud de Compra de Material. PROPÓSITO Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 2 de 5 2. Bienes y Suministros de Almacén) con las observaciones realizadas anteriormente. 2. VOCABULARIO 5. Esto con el fin de evitar mucho volumen en la compra de los mismos. lo cual aparecerá en la columna de Autorizado.

y luego se procede a ser Ingresados en tarjetas kardex y archivo electrónico. se Solicita el producto de los mismos.INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN 5. 11. factura del proveedor y Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario. Cuando la Unidad de Compras define que proveedores van a ser adjudicados. Compras traslada al Encargado de Almacén. de factura. esto con el fin de realizar el tramite de cheque del proveedor. Almacén procede a recibir los insumos por parte de los proveedores cotejando Conjuntamente con el Formulario de Pedido y Factura del Proveedor. No. (únicamente se atenderá un pedido especial de las diferentes direcciones). 10. 7. 12. Encargado de almacén procede a rebajar de tarjetas kardex y archivo electrónico los costos de los formularios de despacho de suministros de almacén. Almacén ingresa a bodega los insumos recibidos. El Encargado de Almacén informa a las Direcciones correspondientes de que la mercadería ya fue recibida. fecha de recibido y firma y sello del encargado de almacén. Almacén remite al Departamento Financiero el expediente (Formulario de Pedido a Financiero. Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 3 de 5 6. 13. valor de la factura. para su respectivo despacho. Encargado de almacén procederá a despachar los suministros requeridos por las Diferentes direcciones de la institución. los insumos recibidos 8. fecha para entrega de cheque. 9. Almacén entrega a proveedores contraseña para cheque . por lo que pueden proceder a efectuar el Formulario de Despacho de Suministros de Almacén y remitirlo a la Dirección de Administración Interna al área de Almacén en los primeros cinco días de cada mes. por parte de Financiero. incluyendo en esta el nombre del proveedor. . ubicado en la Dirección de Administración Interna el Formulario de Pedido cuatrimestral de todas las Direcciones y a la vez informa de la fecha de recepción de los insumos por parte de los proveedores. ( Esta contraseña será requerida al proveedor por tesorería para la entrega del cheque respectivo.

La factura debe venir razonada y firmada por la persona que autorizo la compra y con el visto bueno de Subgerencia.Si la factura es cambiaria debe venir acompañada del Recibo de Caja correspondiente. para que este pueda ser rebajado de las tarjetas Kardex. fotocopia de la misma.Régimen a que se esta afecto 1. 5.Fecha (que sea el día.5. adjuntar también el Formulario de Despacho de Suministros de Almacén. autorizado por el Jefe y/o Director de cada Dirección. . Este formulario debe venir firmado por la persona solicitante. copia del vale.. 3.La factura debe ser acompañada por la copia del vale correspondiente que le fue emitido por el encargado del Fondo de caja chica o el código presupuestario que le asigna la unidad de Presupuesto..Adjunto a la factura original.INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 4 de 5 PROCEDIMIENTO PARA INGRESO y EGRESO DE FACTURAS AL ALMACEN POR MEDIO DEL FONDO ROTATIVO DE GASTOS VARIOS 1.El Encargado de Almacén recibe factura original y fotocopia de lo que se desea sea ingresado.. 4. La factura debe contener los siguientes requisitos: 1.9-Nit.8-Factura a nombre de INAP 1.7-Precio Unitario 1..1. Del INAP 344073-7 2.6-Valor total 1. mes y año actual) 1.4-La factura debe venir Firmada por la persona que extiende la factura 1.2.Anotar la cantidad en letras 1..3-La factura debe venir con la palabra CANCELADO 1.

INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN 6.Encargado de almacén procede a rebajar de tarjetas kardex y archivo electrónico los los formularios de despacho de suministros de almacén..Se procederá al Ingreso respectivo al momento de cumplir con los requisitos antes mencionados. Registros Título Control Maestro de Registros Código CM-FO-04 Versión 01 . para que esta pueda realizar su liquidación del vale en el Departamento Financiero. 7. y se trasladara el expediente a la persona correspondiente.. Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 5 de 5 costos de 6.

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