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Una presentación contundente

¿A quién invitar?

Los que deben estar

Los que conviene que estuvieran

¿Cómo los invito? .

Mail Memo formal o informal. Llamado el día anterior a la secretaria o colaborador. Mail (inmediato) confirmando lo arreglado. Llamado a última hora del día anterior Si no comparte Llamado telefónico cerrando día y hora. .Si comparte el lugar de trabajo Llamado telefónico o visita.

Preparación .

comprender y dominar al máximo el contenido de la presentación. .Clave para la serenidad: Conocer.

Tres preguntas guía: ¿Para qué hago esta presentación? ¿Para quién hago esta presentación? ¿Qué tengo que presentar? .

¿Para qué hago esta presentación? Más preguntas guía« .

¿Brindo información solicitada o que quiero dar por conveniencia? ¿Presento una campaña ante el cliente o ante mi directorio? ¿Es un tema fácil o complejo? ¿Presento algo mío o de otros? ¿Lo entiendo bien? ¿Presento un plan o un diagnóstico? ¿Presento un problema o una solución? ¿Cuál es mi objetivo? ¿Qué quiero que haga mi audiencia luego de la presentación? .

¿Para quién hago esta presentación? .

poco o nada sobre el tema que presento? ¿Son desconocidos o ya he tenido trato con alguno de los integrantes de la audiencia? ¿Tienen interés en mi presentación? ¿Qué podría modificar en ellos el contenido de mi presentación? ¿Son personas que disponen de tiempo? ¿Sé de alguno que puede generar controversias con algún punto de la presentación? .¿Cuáles jerarquías componen mi audiencia? ¿Cuántos van a ser? ¿Qué tipo de organización es? ¿En qué son expertos y en qué no? ¿Saben mucho.

¿Qué tengo que presentar? .

. objeciones o conflictos y preparar material para responderlas.Elegir cuatro o cinco puntos fuertes de la presentación. Prever dudas. Presentar estos puntos de manera coordinada Presentar cada bloque con un título conceptual Verificar la que información de soporte del título sea relevante y entendible.

Ítems ineludibles en una presentación .

DESPERTAR LA ATENCIÓN Emitir. . casi casualmente un comentario interesante acerca del tema a tratar. Formular una pregunta acerca del tema. o bien se puede contar un chiste de buen gusto. Contar una anécdota personal donde uno se ve involucrado con el tema. la anécdota puede ser graciosa. Si uno se siente muy seguro de que lo es.

Involucre en este resumen ² en la medida de lo posible ². Adelante ² con mucha prudencia y muy por encima ². la solución de algún problema que aparecerá con la presentación. temas relacionados con las actividades de los presentes.GENERAR INTERÉS Resumiendo muy breve el contenido de la presentación. .

Verificar la comprensión para poder seguir. . involucrar a la audiencia con alguna pregunta.COMUNICAR Presentar los cuatro o cinco puntos elegidos. Enfatice los títulos conceptuales con los que los identificó Finalizado el primero.

investigaciones que quizás no se incorporaron en la presentación. No soltar magnitudes sin soporte.REFORZAR LAS IDEAS CENTRALES Si es necesario se pueden usar gráficos. Verificar que los puntos que uno considera más importantes de la presentación lo son también para el auditorio. Siempre hay que citar la fuente. Involucrar con preguntas. Finalizada la presentación. cifras. . hacer un resumen para dejar bien en claro lo más importante de la presentación. Darle contexto a las cifras.

Sí no. .CERRAR EN POSITIVO Proponga planes para resolver crisis o problemas. Ofrezca ensayos o pruebas para testear lo propuesto. se es parte del problema y no de la solución Presente un cronograma de tareas.

Planificar y saber que« .

durará una hora.«una presentación de media hora. «es necesario un tiempo para preguntas. «es necesario ser puntual (salvo que el decisor avise que llega tarde. «la audiencia conoce los tiempos de la agenda. Suicidio no). Cambiar sólo si lo requiere el auditorio. «hay que respetar los tiempos de la agenda. .

Cuatro mitos a desterrar .

No. es síntoma de que no hay interés en la presentación o que quien la da es un inconsciente. ³No estar algo nervioso es un buen síntoma´. fija la mirada en uno. No. No. ³Apoyarse o sentarse en el borde del escritorio está mal´. demuestra relajación. No.³Jugar con una lapicera o similar ayuda con los nervios´. . ³Caminar o moverse distrae al auditorio´. distrae al auditorio.

objeciones. esos fantasmas.Dudas. . preguntas.

Divide y reinarás no funciona. . tensa o ridícula. No debe poner a un asistente en situación difícil. No debe poner en disputa a dos o más asistentes.Cuando uno formula preguntas: Se debe conocer la respuesta. Deben ser abiertas para que las respuestas sean amplias y se puedan reformular para devolverlas al foco de interés. Escuchar con atención todas las respuestas.

Si la pregunta es espinosa. ustedes que opinan«´ Valorar las preguntas. y si se sabe que uno de los miembros del auditorio es un experto. devolver pidiendo aclaración. involucrar al grupo: ³a ver. pasar la pregunta. Si la pregunta parece capciosa.Cuando le formulan preguntas: Dar respuestas cortas. simples y seguras. .

Manejo de objeciones .

valorarla (aunque no lo merezca) .Escucharlas sin interrumpir (aunque lo mereciera) No todas las objeciones son mal intencionadas. Una objeción puede ocultar un deseo de obtener información. No perder la paciencia ante la insistencia. Demostrar interés en la objeción. No repetir las palabras usadas para la objeción.

¿Yo invité a estos? .

No entrar en el juego de las contra argumentaciones Mostrar seguridad siendo conciso. es agresivo y buscará el fracaso del orador.EL CUESTIONADOR Es probable que sea un tipo inseguro. No perder la calma. pierde. siente placer en cuestionar. Presentar pruebas simples y contundentes Poner en común el cuestionamiento. El que se pone nervioso. .

pero necesita mostrar lo que sabe. y es probable que sepa.EL CONOCEDOR No es un tipo antagónico. pero no alentarlo. Si no funciona. volver a preguntar algo acerca de su lado flaco. Dirigirle menos la mirada que al resto. . Agradecer sus aportes. Si insiste. hacerle alguna pregunta muy difícil para desmoralizarlo y conocer su lado flaco. Intentará demostrar que sabe más que el orador.

. alguien lo mandó en su lugar. Se aburre y puede ser peligroso. Indagar cual es su actividad y hacerlo participar desde allí.EL DESINTERESADO No desea estar presente. Involucrarlo pidiendo opinión sobre algún punto. pasando a cuestionador.

Puede que no participe hablando.EL NEGATIVO Es probable que tenga problemas ajenos al tema de la reunión. pedirle que haga público su comentario. . ya que es seguro que será un aporte útil. pedirle que sea explícito. pero los refleja. pero hará gestos negativos o le hablará al que tenga cerca. Si habla. Si murmura. no perder la paciencia. Y como siempre.

Hacer algún chiste simpático acerca del contenido hipotético de esa conversación.LOS CHARLATANES Están aburridos o les preocupa algún tema ajeno a la presentación. No están de acuerdo con algo. . Pedirle su aporte para todo el auditorio. Reemplazan a alguien y están aburridos. Dejar de hablar súbitamente. mirándolos.