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III Relaciones Publicas Con Prove Ed Ores

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III RELACIONES PUBLICAS CON PROVEEDORES, GOBIERNO, COMUNIDAD Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACION 3.

1 RELACIONES PUBLICAS CON PROVEEDORES, GOBIERNO, COMUNIDAD Y MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN PROVEEDORES Ninguna organización puede subsistir ni desarrollarse si no mantiene relaciones armónicas con las empresas que les suministran materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de sus actividades. De ahí la importancia de tomar a los proveedores como uno de los públicos clave. Además este grupo no únicamente suministra material o servicios, también pueden ser una valiosa fuente de información sobre asesoría técnica, estudios de mercado, promoción, estadísticas, críticas sobre productos y servicios. La relación entre proveedores y empresa es simbiótica, es decir, se necesitan para obtener un provecho mutuo. La competitividad depende de contar con proveedores que abastezcan a la compañía con productos de calidad y en el tiempo requerido. Por ejemplo en los programas just in time (justo a tiempo) se cuenta con la formalidad de entrega y los altos estándares de calidad en los insumos para que las empresas cumplan con sus programas de producción. GOBIERNO El gobierno regula algunas actividades empresariales por medio de leyes. Los permisos para operar, licencias sanitarias, autorizaciones de contenidos en mensajes publicitarios, entre otras muchos son ejemplo de esto. De ahí la importancia de crear un lazo armónico con este público. Por otro lado, a través de las relaciones con el gobierno la organización está al tanto de las modificaciones a las leyes actuales o de la creación de nuevas leyes (el Diario Oficial de la Federación es un buen instrumento para enterarse). También el gobierno tiene la capacidad y autoridad para crear y hacer cumplir un sistema tributario o bien puede convertirse en una fuente de crédito. Por si fuera poco en cierto momento impulsará unas actividades económicas más que otras e incluso algunas veces surgirá como competidor en algunos sectores. Finalmente, el gobierno por medio de diversas dependencias servirá como fuente de información, ya que proporciona censos, investigaciones, encuestas, índices de precios, índices de salarios, indicadores de producción, indicadores financieros, etc. Dependerá de las características de cada organización el determinar con cuáles dependencias o sectores de gobierno deberá establecer relaciones públicas. COMUNIDAD Una empresa consigue credibilidad y aceptación de la comunidad cuando realiza sus actividades sin dañar los intereses legítimos de ésta. Para no lesionarlos, la empresa o institución

Un pequeño poblado.2 EL GOBIERNO COMO ORGANO IMPOSITIVO Y REGULADOR El gobierno como órgano regulador. financiadotes.debe tener una conducta acorde a las necesidades y expectativas de su entorno. proveedores. Dependerá de su tamaño el tipo de comunidad que pertenezca a cada una. En general son interdependientes. primero como auxiliar en los programas de relaciones públicas porque hacen llegar los mensajes institucionales a las masas. servicios públicos necesarios para alcanzar sus objetivos generales. un barrio. El medio mas especifico para estar al pendiente de las leyes es el Diario Oficial de la Federación donde aparece todo. La comunidad difiere para cada empresa. MEDIOS MASIVOS Los miedos masivos tienen un gran poder de penetración en todas las capas sociales. lo dice el periódico con lo cual ponen de manifiesto una alta credibilidad y unida a una gran influencia. 3. provee a la empresa de mano de obra. Regula ciertas actividades de las organizaciones por medio de leyes que emite. Otras veces se asume que la empresa entabla una relación con los medios buscando aparecer constantemente en ellos. lo dijeron en la radio. con ello propiciará y mantendrá su apoyo solidario. Por otra parte como una amenaza para la imagen de la empresa si en algún momento difunde información parcial o tergiversada sobre sus asuntos. Lo que sí debe tomarse en cuenta es que la prensa desempeña un doble papel. un estado o un país. La importancia de que a través de las relaciones con el gobierno. y promotora del comercio. . Generalmente las personas comentan lo vi en la televisión. en general se define como el grupo de personas que viven en la misma zona o localidad en la que está establecida la organización y que tienen intereses similares . una colonia. Además de estar atenta a actividades legislativas a veces recurrir a los servicios de asesores de un abogado. lo cual no necesariamente va de acuerdo con una estrategia de comunicación corporativa. A veces la relación con este público se percibe como difícil de manejar por eso algunas empresas optan por ignorar a los medios en la creencia de que esto les evitará problemas con ellos. Las buenas relaciones que se establecen con al prensa deben iniciarse considerando a la misma como un público y no como un instrumento. La comunidad. la organización este al tanto de nuevas leyes o modificaciones que puedan afectarle. También la comunidad se ve beneficiada porque las empresas contribuyen a su desarrollo económico siendo fuente de empleo. generadora de impuestos. son las diferentes variantes de comunidad que puede tener cada empresa.

La organización deberá siempre ser sincera. despidos. Capacidad y autoridad para crear y cumplir un sistema tributario. Calificacion de meritos. Tanto lo relativo al producto y servicio que se le entrega como lo que piensa de la organización. la seleccion la contratacion y la introduccion del personal. Ajustes de sueldos. etc. Control de ausencias. Orientacion vocacional de los empleados. Y brindar ayuda como medio de comunicación con el gobierno. hacer el reclutamiento. las entrevistas. pruebas practicas. Para mejorar las relaciones públicas con los clientes es necesario poner atención en tres preceptos básicos: a) b) Tome en cuenta los puntos de vista de sus clientes. los legisladores pueden cometer errores. Sea veraz en la comunicación sus clientes. promociones. no sólo entre los clientes sino con otros sectores también. el cliente es uno de los públicos clave de las organizaciones porque son quienes compran el producto o servicio. estatal o municipal. etc: politicas al respecto. Al planear el sistema impositivo nacional. aptitudes. Programas de introduccion al trabajo. MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON EL PÚBLICO EXTERNO 1. Pruebas de intereses. . para la planeación y aplicación de las leyes fiscales. investigacion de referencias y examenes medicos. CLIENTES Como ya quedó asentado previamente. retardos. Cambios de status: transferencias. Nuevo ingreso: buscar las fuentes de abastecimiento apropiadas y mantener contacto con ellas. Organizaciones que desarrollaron inteligente programa de relaciones publicas lograran con mayor facilidad ser escuchadas y tendrán en cuenta. Entrevistas de salida. Técnicas del departamento de personal Las tecnicas comprenden el reclutamiento.El gobierno como órgano impositivo. Registros y estadisticas del personal. Esto deberá cumplirse primero por razones de ética y además porque hacer creer algo falso a los clientes tarde o temprano acarreará el desprestigio.

servicios y estructura de la organización. de la visión. Cuando decida hacerla. etc. C. a cuáles les dará prioridad. VISITAS A LA ORGANIZACIÓN. Lo que más influye en la imagen que el cliente se forma de la empresa. por ejemplo algún proceso de producción. D. también de sus contribuciones a la sociedad. elabore un cronograma con fechas y tareas por hacer.  Haga uso de la publicidad antes de la exposición. Que la gente sepa que se realizará. dar un tríptico o folleto informativo o algún otro tipo de obsequio lo cual hace más perdurable el recuerdo de la empresa.     . Al final de estas visitas es recomendable (siempre y cuando se tengan los recursos suficientes) regalar algún souvenir. de los objetivos de la empresa. MEDIOS DE COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD CON CLIENTES. pero sí hacen la diferencia frente a la competencia. sirven para hacer del conocimiento del cliente lo relativo a productos. A. Los clientes tienen acceso a algunas áreas de la empresa. PUBLICACIONES PRIVADAS Y FOLLETOS. Decida cuáles productos o servicios promocionará en la exposición. Son mensajes acerca de la organización en general. por ejemplo donativos u obras de interés colectivo. no tanto de acrecentar la imagen de la compañía. sobre sus contribuciones al desarrollo y bienestar de la sociedad e información de mejoras en la empresa.c) Siempre atienda con esmero a sus clientes. A los clientes les interesa saber cuestiones como información referente a lo que es la organización. El stand ideal atrae clientes. En ellos se habla de la misión. Hay pequeños detalles en la atención a los clientes que no significan un gran costo para la empresa. Este tipo de eventos se realizan con el fin de vender productos o servicios. Sin embargo. por ello tenga en cuenta lo siguiente: Primero haga un análisis costo-beneficio. Asegure un espacio adecuado y una buena ubicación. EXPOSICIONES. de los valores. PUBLICIDAD INSTITUCIONAL. Llevar a cabo una exposición no es fácil ni barato. en la organización de la exposición. la revista interna o los folletos. B. esto con el fin de que conozcan. feria a muestra va implícito el manejo de la imagen. es el servicio y la atención que se le presta. Al igual que con los empleados. en este caso de productos o servicios que se ofrecen. no de sus productos o servicios. Estos mensajes por lo general son transmitidos en los medios masivos.  Nombre a una persona que esté a cargo del diseño del stand y asegúrese de que éste transmita el mensaje correcto.

 No cancele pedidos o devuelva mercancías sin razones justificadas. e) Ayude a las instituciones benéficas de la comunidad. 2. COMUNIDAD Antes de comenzar un plan de relaciones públicas con la comunidad ponga atención en los siguientes preceptos. Valore su esfuerzo y su tiempo.  Al final de su evento. PROVEEDORES En la definición de los públicos externos ya se destacó el importante papel de los proveedores. no muestre información de un proveedor a otro para que le mejore el precio . los medios de comunicación que pueden utilizarse con ellos son los mismos que se manejan para los clientes. b) Evite la contaminación del ambiente u otras molestias que puedan traerle mala imagen. c) Mantenga correctamente informados a los líderes de opinión de la comunidad.  Mantenga una práctica legal.  Si un proveedor está en dificultades y está dentro de sus posibilidades. Usted debe quedar informado de cómo fue percibida la exposición y qué frutos rindió.  Cada cliente potencial nota quien actúa más rápidamente.  Evite comprarle a una organización sólo porque también es su cliente. préstele ayuda.  Mientras no haya una verdadera intención de compra. necesidades y forma de pensar tiene. Establezca políticas muy claras al respecto. d) Contribuya al desarrollo socioeconómico de la comunidad donde está laborando. a) Conozca la comunidad.  Trate a su proveedor como desearía que sus clientes lo trataran a usted.  Los compradores también deben visitar a los proveedores para mejorar las relaciones con este público y conocer más acerca de quienes dan la materia prima.  Los términos de los pedidos deben ser claros y concisos y las condiciones de compra-venta deben ser entendidas y aceptadas por ambas partes.  Tenga material informativo VIP a la mano.  Evite el soborno a los compradores bajo cualquiera de sus formas. Anticípese a las necesidades que se presentarán. recuerde que a veces lo barato sale caro. así que actúe rápidamente en cuanto a contestar preguntas o dar información de productos.  Elija a personal con entusiasmo y conocimiento del producto para que estén en su stand o atendiendo a los clientes si la feria es sólo de su empresa. haga una evaluación de éste. por si se presentan periodistas o visitantes importantes. evite pedir cotizaciones a sus proveedores. Aquí sólo se destacarán algunos preceptos clave del trato a proveedores. qué intereses. . Si no se le ocurre ninguna vaya a una feria antes que la que usted hará y vea los errores que otros cometen.  Compre al precio justo en el mercado. 3.

¿quién?. Considere los siguientes principios en el trato con el gobierno. ¿cuándo?. Establezca comunicación por niveles entre su empresa y la dependencia en cuestión. e) f) g) h) i) 5. Colabore con los programas que las dependencias lleven a cabo. . MEDIOS MASIVOS Los medios de comunicación con la prensa son esencialmente dos: A. c) Utilice voz activa y no voz pasiva. EXPOSICIONES) y se añade uno: A. ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES SOCIALES EN GENERAL. Al redactar boletines de prensa tome en cuenta los siguientes puntos: a) Que sea un hecho de importancia para la comunidad en general. una noticia. 4. b) Apóyese en lo hechos. actividades culturales u otras actividades que involucren al público general. Identifique las áreas de especialización y aficiones de los funcionarios para que encuentre puntos de coincidencia y establezca una relación más estrecha con ellos. Invite a los funcionarios públicos a su empresa. ¿cómo?. ya sean federales. evaluadores. ¿dónde?. En esta categoría caben los eventos deportivos. d) Economice palabras y no utilice tecnicismos sin que los defina en el texto. estatales o municipales. PUBLICACIONES PRIVADAS Y FOLLETOS. BOLETÍN DE PRENSA Los comunicados o boletines de prensa son escritos sobre algún hecho interesante que se envían a los reporteros. etc. VISITAS A LA ORGANIZACIÓN. pero el trato con ellos es obligadamente distinto. Haga un directorio completo de los funcionarios con los funcionarios clave dentro de las dependencias y manténgalo actualizado. así como al personal de la dependencia que esté relacionado (dictaminadores. responda a las preguntas ¿qué?.Con la comunidad se utilizan los medios de comunicación que ya fueron descritos (PUBLICIDAD INSTITUCIONAL. GOBIERNO Los medios de comunicación con el gobierno son iguales a los descritos para los clientes. Éstos lo pueden publicar exactamente como lo reciben o elegir la información relevante y hacer ellos su propia nota. Averigüe la trayectoria de dichos funcionarios para que sepa que tan informados están con respecto al sector que están regulando. Haga un plan permanente de visitas de directivos de la empresa a los funcionarios públicos. ¿por qué?. por ejemplo programas de ayuda social o desarrollo comunitario.) Hágase presente en las fechas clave con los funcionarios públicos. En estas visitas se da a conocer la empresa. a) b) c) d) Elabore una lista completa de las dependencias oficiales relacionadas con la actividad de su empresa.

Recuerde la máxima: las malas noticias no mejoran con el tiempo. Indique claramente los nombres y los cargos de las personas que hablan durante la conferencia. Ejemplos de prueba de esto los hemos alcanzado a lo largo de la historia y los seguimos conservando hoy en día.1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS. ya que es el inicio de todo un proceso. una sala especial. 3. o si fuera sobre el terreno. sobre todo si son malas noticias. El material puede incluir informes de situación. Use correctamente la gramática. en virtud de que los diversos estudiosos de las teorías o temas no se han puesto de acuerdo para dar a conocer una teoría. analizando tales teorías podemos poner como conclusión que todos los autores están de acuerdo en presentar como la principal etapa del proceso a la planeación. CONFERENCIA DE PRENSA Es un evento con un propósito claro. grabaciones en video de la situación (este material deberá mostrarse y deberán distribuirse copias) y las declaraciones orales o escritas. Existen ya varios temas para explicar el proceso administrativo. Utilice un procesador de textos. Evite la promoción y si usa signos de admiración. Deberá convocarse inmediatamente después de que usted se entere de las noticias importantes. Si la situación va cambiando constantemente. Un alto funcionario de la empresa o el vocero oficial de la misma. El material que se va a entregar deberá estar preparado y deberá haber copias suficientes para los reporteros. según las costumbres locales. la historia económica nos muestra que las . únicamente ponga uno al inicio y otro al final de la frase. que debe ser trascendente para la empresa y sobre todo para la comunidad. si la situación lo justifica. en una tienda de campaña o al aire libre. Pueden tener lugar en una oficina. Se recomienda convocar una conferencia de prensa temprano por la mañana. Así. otros informes. que parta este proceso en las mismos pasos. PLANEACION DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS EN LA ADMINISTRACIÓN. tal vez sea conveniente convocar conferencias de prensa o dar informaciones a la prensa todos los días o incluso. es quien debe conducir la conferencia. incluya toda la información suficiente. Escriba más de un párrafo. Como podemos alcanzar a percibir por lo que nos dice la historia que en cualquier actividad humana. Antes de profundizar en el tema que vamos a analizar debemos entender que la planeacion es una etapa del proceso administrativo que es la base que todo buen administrador debe de llevar a cabo. Se convoca a los reporteros para anunciar algo. por ejemplo. Sin embargo. llegar con gran logro a las metas requeridas depende en gran medida de que se organicen exactamente las actividades encaminadas a lo previsto. aun cuando varios de ellos la coloquen en dos partes como planeación y previsión. B. cada hora. Además en la conferencia se presentan opiniones de especialistas que respaldan el hecho que se presenta como noticia.e) f) g) h) i) Utilice mayúsculas y minúsculas.

con planes a corto y a largo plazos bien definidos. subordinados o encaminados al objetivo final. al poco tiempo de iniciarse. Cada uno de los cuales contaba con objetivos bien definidos. Es claro suponer que la llegada del hombre a la Luna no se hubiera consumado en 1969 si Estados Unidos no hubiera empezado a planear sus actividades para el alcance de tal objetivo es de varios años antes. han alcanzado metas escalonadas de desarrollo económico. Proyecto Mercurio. . Todo lo anterior pone en evidencia el hecho de que el éxito de las funciones de las organizaciones depende en un alto grado de su correcta planeación. etc. dignas de admiración. gracias a que los esfuerzos tenidos a ello se han hecho conforme a pasos bien organizados. en periodos sorprendentemente cortos. Hemos de recordar que dicha planeación se basaba en diversos proyectos como el Proyecto Apolo. Desde luego la planeación también es factor importante en el éxito de las organizaciones o empresas y creemos que es precisamente la existencia o ausencia de ella lo que marca la diferencia más señalada entre las organizaciones con éxito en México y los cientos de ellas que fracasan y cierran sus puertas cada año.llamadas economías planificadas como la de China y de la Unión Soviética.

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