P. 1
10 PAUTAS A CONSIDERAR PARA LA REDACCIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA

10 PAUTAS A CONSIDERAR PARA LA REDACCIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA

|Views: 1.762|Likes:
Publicado poralexi_aldebaran2680

More info:

Published by: alexi_aldebaran2680 on Jun 29, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/24/2013

pdf

text

original

AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD

³10 PAUTAS A CONSIDERAR PARA LA REDACCIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA´
El Informe de Auditoría, e s el documento emitido por el Auditor como resultado final de su detallado examen y/o evaluación, que incluye información suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, así como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras de la empresa o institución. El Informe de Auditoría, reviste gran Importancia, porque suministra a la administración (de la empresa o institución), información sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. Es a través de sus observa ciones, conclusiones y recomendaciones, que se constituyen en el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como están operando. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparación, se pierde la oportuni dad de hacer conocer a la empresa lo que realmente desea o necesita conocer para optimizar su administración a pesar de que se haya emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar falto de sustentación y fundamento adecuado; en consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar información útil para promover la toma de decisiones. Lamentablemente esto no se logrará si el informe revela pobreza de expresión y no se aportan comentarios constructivos. Entonces; como vemos, l a elaboración del informe final de auditoría es una de las fases más importante y compleja de la auditoría, por lo que requiere de extremo cuidado en su confección; donde la capacidad y habilidad del audito r en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fácil, los resultados del trabajo realizado por los auditores. El informe debe incluir: Los objetivos de la Auditoría, su alcance y metodología; exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y declarar que la Auditoría se realizó de acuerdo con estas normas. Éstos informes por escrito son necesarios para: C omunicar los resultados de la Auditoría a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello; reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas. Sobre el estilo de redacción, es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto; no obstante se debe: Evitar la repetición excesiva de vocablos; no utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; no utilizar términos ofensivos o vulgares; utilizar palabras comunes y de uso

Dr. EDGAR E. CHEPE RAMOS. Médico Cirujano. Perú 2010 .

AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD generalizado. Debemos tener en cuenta que en ocasiones el informe es la única base disponible. en ocasiones el lector. por lo que en forma resumida les presentamos DIEZ PAUTAS QUE SE DEBERAN CONSIDERAR PARA LA REDACCIÓN DE UN INFORME DE AUDITORÍA . veraz y objetiva . Por lo tanto. incluir un índice en los casos de informes que por su extensión así lo requieran. del uso de colores. EDGAR E. Ent re las tendencias actuales esta la presentación atractiva de informes. p ara que sea efectivo. directores o empresarios esperan de él . es lo primordial. porque no existe un formato único estandarizado. redactar en forma impersonal. . El informe contendrá el mensaje del Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado. utilizar adecuadamente los signos de puntuación. La Redacción del Informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y aceptación que los funcionarios. CHEPE RAMOS. se debe señalar. la información que necesita ser comunicada. conform ar la fecha de la forma siguiente: día. La Redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector. para la toma de decisiones. Perú 2010 . no sabe determinar cuando un punto es más importante que otro. y que son : Dr. y hacia quienes está dirigida la información. de diferentes tipos y tamaños de letras. que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado. La necesidad de ocupar el menor tiempo disponible de los ejecutivos y sus deseos de llegar rápidamente a los puntos importantes. así como los resultados obtenidos. ilustraciones y demás técnicas de computación. Cada sección debe estar conformada por determinada información homogénea. dependiendo de la naturaleza. cuando es así. Un buen informe evidencia la calidad del trabajo realizado. con un mismo propósito de identificación y exposición. muy bien acogido por los lectores por su modo de redacción y presentación. evitando párrafos largos y complicados. identificando las secciones y partes esenciales del documento. no basta con realizar un buen trabajo. siempre se dice: ³Redactar informes exactos. lamentablemente conocemos del éxito que han tenido trabajos vanos. evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada. las Referencias del Papel que lo originó dicho señalamiento. el informe debe comunicar los hallazgos de forma exacta y concisa´ . En este sentido el Informe debe: Despertar o motivar interés y convencer mediante información sencilla. exigen de los informes de audito ría un formato uniforme y estar decididos por secciones. en la copia del informe que se archiva en el expediente de la auditoría. convincentes y comprensibles. al lado de cada hallazgo. ³El informe de auditoría siempre representa un reto único para los auditores. los resultados del trabajo. Recordemos que un informe no debe tener muchos puntos importantes. es totalmente cierto y muchas veces injusto. Médico Cirujano. y. mes y año. Cada informe es diferente en estructura y contenido. otros necesitan saberlo´. Por eso. así como expresiones grandilocuentes y confusas.

no más extenso de lo necesario para transmitir el mensaje. permitiendo una comprensión adecuada y correcta de los asuntos que se informen y satisfagan los requisitos de contenido. 4). por lo general el informe debe ser conciso como los que se presentan al Directorio y más detallado cuanto se presenta a otros niveles inferiores.. El hecho de que un Informe sea Conciso. Por lo tanto. . Evitará ser muy breve. EDGAR E. es por eso que nuestro informe no debe estar carente de este valor. es decir que no gen ere duda.Utilizará palabras simples. es decir. ya que muchos informes pueden ser amplios por que las circunstancias así lo requieren.EXACTITUD. se torne inútil y/o pierda su utilidad. ocasionando de este modo que. Sabemos que la Exactitud.. El informe contendrá toda la información necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.Evitará el uso de un lenguaje técnico. el Auditor debe: 1). ósea que lleguemos sin mayor dificultad en la mente del lector del informe.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD 1. 3). Los informes deben ser breves por lo siguiente: 1). sin embargo no deben incluir hechos impertinentes. no solamente en lo referente a cifras. 2). CHEPE RAMOS. Aquí queremos aconsejar que los Informes de Auditoría se deberán redactarse en un lenguaje sencillo y desprovisto de tecnicismos para facilitar su comprensión. no significa que su contenido sea corto. escribirá en el idioma que el lector ent iende. puede dar lugar a una doble interpretación. familiares al lector. es decir. Deberá ser concreto. es presentar información digna de creencia y confiabilidad. 2. lo que se quiere es que su contenido sea breve.. superfluos o insignificantes. En consecuencia. por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. asimismo cuando el Informe está falto de claridad. Médico Cirujano. el Informe perdería su validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional. sino en cuanto a hechos. florido o vago. Nuestra misión respecto a la Exactitud.CONCISIÓN. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente.. Perú 2010 . y. es decir . porque si esto último ocurriera. . no hay una cabal comprensión de lo que realmente quiere comuni car. es esencial en todo Informe. además por lo general no tienen una organización Dr. Aquí nos referimos a que el Informe no debe contener conceptos que no ayuden a entender el tema principal del informe.Su preparación es menos costosa. . para que el informe logre su objetivo de informar o comunicar al cliente. . 2). el contenido del Informe debe estar sustentado e n evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia. 3.LA CLARIDAD Y SIMPLICIDAD. Es oportuno considerar que.Los informes largos pueden ser algo complicados y difíciles de analizar.Evitará incluir mucho detalle. . ya que el exceso de detalles distrae la atención y puede ocultar el mensaje o confundir al lector. no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe.

Su propósito es generar una acción constructiva. Los Informes. porque de otra forma. oportunidad. . en beneficio de la oportunidad. las conclusiones. es preferible sacrificar la forma de su presentación. debe tener u n Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado. es decir. los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados. exactitud.TONO CONSTRUCTIVO. con esto queremos significar que. recomendaciones y otros aspectos de interés. 3). para así mejorar la confianza y eficiencia de la empresa o institución.Los informes largos provocan comentarios indebidos o dan una mala impresión sobre su falta de operatividad. CHEPE RAMOS. concisión. en casos especiales. en consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras. de tal maner a que la empresa conozca la situación. El informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó. deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD uniforme. El Informe. El Informe que se emita debe cumplir con los objetivos para lo que fue realizado. sustentación adecuada e integridad. Los resultados finales deberán trasmitirse en el menor tiempo posible a través de un informe escrito aprobado por el auditor jefe y el cual también deberá ser discutido con los funcionarios de la entidad auditada. es saber que hacer. pero el mérito radica en persuadir a otra persona a que lo haga. de modo tal que la administración de la institución o la empresa puedan tomar acción inmediata.. los problemas. debe informarse a tiempo para que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes. si el contrato fue examinar el área de ventas. deben tomarse en consideración las Dr. sobre el particular. esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y.OPORTUNIDAD.La verborrea generalmente da énfasis a detalles sin mayor trascendencia. y. Se aconseja que los informes de Auditoría sean emitidos con la mayor celeridad posible. EDGAR E. Además es bueno considerar que. habilidad. Perú 2010 .UTILIDAD.. 4. tono constructivo. un informe será útil sí: Reúne los otros requisitos señalados par a su redacción como: claridad y simplicidad. 6. 4). es bueno recalcar que toda deficiencia comentada. aún cuando la auditoría no haya sido concluida.. Médico Cirujano. para que la información permita una rápida acción correctiva. pues debemos informar sobre esa área.. es saber cómo hacerlo. debe ir acompañada de su correspondiente recomendación. Aportará elementos que propicien la optimización del uso de recursos y el mejoramiento de la administración. Y. deben ser Oportunos en tiempo y lugar. en consecuencia se a precie la utilidad del informe. y. 5.. Cumple el siguiente principio: Sabiduría.

sin inducir a errores. y los títulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atención hacia una inmediata corrección o acción de parte de la empresa auditada. Los informes de auditoría deberán provocar una reacción positiva en las conclusiones y recomendaciones formuladas. exponiendo los resultados con imparcialidad y evitando exagerar o enfatizar el desempeño deficiente. que permitan demostrar la validez de las observaciones. El Informe debe basarse en evidencias. tanto en el contenido como en el tono.SUSTENTACIÓN. opiniones y. Los resultados deberán presentarse de manera imparcial. Los resultados deberán estar en sintonía con los objetivos Dr. que conste en los papeles de trabajo. no debe utilizarse jerga y. el auditor deberá obtener las evidencias suficientes. sin dejar de formular el criterio juicioso del auditor. además no deben menospreciarse los métodos de trabajo o cualquier accio nar del cliente. así mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciación entre lo que son: hechos. las mismas que deben estar amparadas en documentos. todo ello con el fin de fundamentar razonablemente los juicios. mantener una actitud objetiva y absoluta independencia de criterios en la elaboración del informe de su examen. Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de redacción a lo largo de todo el informe. No se deberá utilizar lenguaje despectivo ni destructivo. Perú 2010 . El informe de auditoría debe ser equilibrado.OBJETIVIDAD.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD virtudes de la cortesía y el respeto. Para emitir el Informe valedero. y que existe relación entre éstas y los hechos que se pretenden demostrar. es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos. nos referimos que el auditor debe tener una a ctitud imparcial y neutral. El informe de auditoría será redactado de manera que no se preste a interpretaciones erróneas. que las evidencias son válidas y confiables. evitando la tendencia a la exageración o enfatizando excesivamente las debili dades o deficiencias evidenciadas. y los auditores deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. y debe evitar los conflictos de intereses.. 8. conclusiones y recomendaciones que formule. convincentes y pertinentes. generalmente se escribe en tercera persona. La verdadera independencia de una Auditoría se refleja en la objetividad y el uso de los métodos de verificación de la Auditoría. Cuando hablamos de objetividad. .. 7. situando los resultados de la investigación en la perspectiva adecuada. La ob jetividad requiere que el informe se presente en su conjunto de manera equilibrada. La actividad de auditoría debe ser independiente. EDGAR E. Médico Cirujano. declaraciones. que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. El auditor deberá estar libre de impedimentos e influ encias. opiniones. CHEPE RAMOS. Las observaciones y conclusiones deben estar sustentadas por evidencia válida y suficiente. pruebas u otros elementos de juicio objetivos.

establecidos en la planificación de la misma y lograr que todos los puntos tratados sean objeto de una comprensió n clara y correcta. con el fin de tener una información completa. EDGAR E. 10. . Además de las características o requisit os ya indicados. de manera que permitan al usuario el convencimiento de su importancia. Comentarios Conclusiones y Recomendaciones sobre los hallazgos relacionados con los objetivos de l a auditoría. además. para que este informe sea lo más productivo. sea capaz de realizar un diagnóstico y realizar las recomendaciones que estime necesarias. se deberán tener en cuenta todas las pautas que hemos sugerido para su elaboración. significativos. es decir. Los resultados de la auditoría deberán responder a sus objetivos y prioridades establecidas. CHEPE RAMOS. racionalidad y conveniencia. Dr. Como ya hemos descrito. Al finalizar el examen el auditor debe presentar por escrito un informe que describa el alcance y los objetivos de la auditoría. La auditoría deberá ser realizada por una persona o personas que cuenten con la capacitación técnica adecuada y la competencia de un auditor. y orientados a obtener resultados oportunos. 9. además debe contener todos los elementos o partes que lo integran. Deberá existir apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de calidad.CALIDAD. Se presentarán de una manera persuasiva y las recomendaci ones y conclusiones se fundamentarán en los hechos expuestos. desde la introducción hasta las recomendaciones. realizables. con su experiencia y conocimiento. Perú 2010 . es totalmente cierto y muchas veces injusto.INTEGRIDAD. de otros especialistas. los auditores deben mantenerlos específicos.. Médico Cirujano. Un buen informe evidencia la calidad del trabajo rea lizado. El informe deberá contener toda la información pertinente y necesaria para alcanzar los objetivos de la auditoría. no debe emitirse informes por separado. Por lo tanto. que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado. el informe debe ser Integral.. la elaboración del Informe de Auditoría es el punto final del proceso de captación y tratamie nto de la información obtenida de la organización auditada. Esta información ha de ser suficiente para que el auditor. Para asegurar q ue sus informes son convincentes y conllevan resultados positivos y de calidad.AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE SALUD generales y específicos establecidos en la auditoría y las conclusiones y recomendacio nes deberán guardar una estrecha relación lógica con los hechos presentados en el informe.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->