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Universidad Nueva Esparta Coordinacin de Pasantas Laborales. Pasanta Laboral. Prof.: Mara Elena Snchez. Escuela de Administracin de Empresas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIN DE PASANTAS LABORALES. UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

Realizado por: Negrn, Massiel C.I.: 18.358.008

Tutor Empresarial: Prof. Luisa Guerrero Febrero, 2010

Fecha de Inicio: Oct. 2010 Manual de Procedimiento de la Coordinacin de Pasantas Laborales. Fecha de Revisin: 01/2011

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INTRODUCCIN
En el presente documento se realizar el Manual de Procedimiento de la Coordinacin de Pasantas Laborales de la Universidad Nueva Esparta. Con el presente Manual de Procedimientos, se pretende facilitar la gestin realizada en el departamento, con la finalidad de obtener informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en el departamento y as ofrecer un instrumento valioso en la resolucin de situaciones diarias, para lograr un eficiente control tanto interno como externo. Lo que se busca con la realizacin de este manual es que los empleados de este departamento estn mejor capacitados y cuenten con instrumentos ms efectivos que estn a su alcance, para tomar decisiones ms seguras, en menor tiempo posible y con un menor margen de error. Al realizar este Manual el inters es tener a la disposicin de cualquier empleado, o al pblico en general, adems de ofrecer un manual tcnico, de fcil consulta, que contiene informacin bsica de los procesos de este departamento para facilitar su acceso y consulta. Adems de facilitar los procesos del da a da del departamento, el manual ayudar a dar cumplimiento con las metas internas, objetivos y propsitos dentro de la organizacin, en pro de buscar la eficiencia de la actuacin administrativa y velar por los intereses del departamento y de la organizacin. A pesar de ser un Manual de Procedimientos no se quiere realizar un estudio doctrinario y cerrado, donde se pretenda cumplir a cabalidad lo descrito en l, sino ms bien su funcin es simple y prctica, ofreciendo soluciones a los empleados o lectores, de una manera ms ordenada y sistematizada.

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CAPTULO i MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA COORDINACIN DE PASANTAS LABORALES


La Pasanta Laboral permite al estudiante universitario consolidar los conocimientos tericos adquiridos durante la carrera. Facilita la ejecucin del trabajo de grado y su iniciacin segura en el mercado laboral. La Coordinacin de Pasantas Laborales est constituido por la Coordinadora Prof. Mara Elena Snchez, el contacto con ella se podr hacer por medio del correo electrnico: maria.sanchez@une.edu.ve, y su asistente T.S.U. Vilma Monascal e-mail: vmonascal@hotmail.com. o mediante el correo del departamento une.empresas@une.edu.ve. Misin La Universidad Nueva Esparta, consciente del necesario contacto universitario con el universo empresarial, incluye en su pensum de estudio pasantas de extensin social y de extensin laboralocupacional, indispensables para obtener el ttulo universitario. La Universidad Nueva Esparta se autodefine como una Institucin de Educacin Superior comprometida con la comunidad, la excelencia universitaria y la formacin de profesionales integrales que se destacan por la solidez de sus principios y valores, as como, por las destrezas demostradas en el manejo de las tecnologas y competencias profesionales. La labor de la Coordinacin de Pasantas Laborales es velar porque esto se cumpla. Visin Lograr convertirse en un departamento confiable, slido, siendo una sociedad civil, cuyo objeto es establecer y fomentar las relaciones de las empresas de bienes y servicios nacionales e internacionales con

la comunidad de la Universidad Nueva Esparta. La Coordinacin de Pasantas Laborales califica y autoriza a las empresas donde los estudiantes de la UNE realizan sus pasantas profesionales y sociales. Controla y evala esta importante actividad que conforma el perfil del egresado. La Coordinacin de Pasantas Laborales se encuentra ubicada en el Edificio 2 Piso 2 al lado de la Coordinacin Acadmica 2, de la Universidad Nueva Esparta. El departamento consta de 5 procesos bsicos para la gestin, planificacin, ejecucin, organizacin, control y evaluacin del mismo. Los cinco procesos que sern explicados uno a uno, en el presente Manual de Procedimiento son: Preinscripcin. Inscripcin. Supervisin Entrega de Informe Final, por parte de los alumnos. Evaluacin.

Objetivos OBJETIVO GENERAL Proporcionar una herramienta tcnica-administrativa eficiente para normar los procesos en el departamento de Pasantas Laborales de la Universidad Nueva Esparta. Objetivos Especficos Formular eficientemente los procedimientos que realiza la Coordinacin de Pasantas Laborales de la Universidad Nueva Esparta, por medio del presente Manual de Procedimientos. Colaborar con la gestin de la Coordinacin de Pasantas Laborales. Optimizar la labor y cumplimiento de las atribuciones del departamento. Suministrar estrategias para el funcionamiento de las unidades administrativas dentro del departamento.

Manejar

eficazmente los elementos para profundizar en el funcionamiento de la gestin del departamento de Pasantas Laborales.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE Pasantas laborales

Rectorad o

Vicerrectorado Acadmico

COORDINACIN DE PASANTAS LABORALES

Coordinadora

Asistent e

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CAPTULO II La Preinscripcin

La preinscripcin es el proceso mediante el cual los alumnos que apliquen para realizar las pasantas laborales, ingresen todos sus datos y tengan su primer contacto directo con el departamento de Pasantas. PASO 1 En primer lugar se revisa que los aspirantes cumplan con el requisito ms importante, que dicta el Reglamento de Pasantas Laborales en su artculo N 4, que dice que Las pasantas de Extensin Ocupacional las efectan los estudiantes de la Universidad Nueva Esparta, durante el 9 y 10 semestre de la carrera, en industrias y empresas afines con la carrera cursada, para aplicar los conocimientos y tcnicas, desarrollando destrezas en el campo laboral. Por lo que obligatoriamente los alumnos que pueden optar por la preinscripcin de las pasantas laborales son los de los 2 ltimos semestres de la carrera, ya que en este punto tienen un conocimiento y aprendizaje necesario para asumir este importante requisito. Otro requisito importante es haber aprobado las Pasantas Sociales o Servicio Comunitario, que normalmente se realiza despus del 6to. semestre de la carrera, al haber aprobado 88 o ms unidades de crdito. En el caso de encontrarse un alumno en el 10 y no haber aprobado el Servicio Comunitario, los directores de la Coordinacin de Pasantas Laborales y Coordinacin de Pasantas Sociales o Servicio Comunitario, conversan y llegan a un acuerdo en donde autorizan al estudiante a realizar ambas pasantas en conjunto con su trabajo de grado. Una vez que se cumple con lo antes mencionado, se les informa a los futuros pasantes que deben cumplir con 240 horas para poder aprobar las Pasantas Laborales, y comienza a principios del semestre,

culminando al final del semestre o al momento de la entrega del Informe Final. Si existen dudas o se quiere conocer ms sobre la gestin que realiza la Coordinacin de Pasantas Laborales y Servicio Comunitario se puede descargar en la pgina web de la Universidad Nueva Esparta el Reglamento de Pasantas. PASO 2 Segn el Calendario Acadmico los alumnos que deseen y cumplan con los requisitos, podrn pre-inscribir las pasantas laborales en las fechas que este calendario paut. Es importante decir que la preinscripcin se realiza el semestre anterior a la inscripcin y cumplimiento de dichas pasantas. Despus de haber aplicado para hacer las pasantas, los alumnos deben ingresar en la pgina web de la Universidad Nueva Esparta www.une.edu.ve, ir a organismos, en organismos universitarios buscar el departamento de Pasantas Laborales, luego se busca el regln Documentos, y se descarga la Planilla de Pre-inscripcin Pasantas Laborales. Seguidamente el alumno debe llenar la planilla, colocando datos personales, datos de la empresa, los objetivos generales (que hace la empresa) y especficos (labor y funcin que cumple dentro de la empresa). Despus de haber llenado correctamente la planilla de preinscripcin de las pasantas laborales, y de haber incluido una foto, se debe enviar por el siguiente correo electrnico: une.empresas@une.edu.ve. Es importante resaltar que si el alumno no trabaja, la Coordinacin de Pasantas Laborales, le presta apoyo suministrndole un listado de posibles empresas que estn en la bsqueda de pasantes, y ste escoge las de su preferencia y se postula para que alguna de ellas lo seleccione. Por esta razn el proceso de Pre-inscripcin es muy importante, ya que tienen la oportunidad de seleccionar la empresa en donde realizarn la pasanta laboral, hasta el da de las Inscripciones fijada en el Calendario Acadmico, para encontrar una empresa. El departamento se encarga de imprimir todas y cada una de las planillas recibidas por el correo electrnico une.empresas@une.edu.ve, y arma los expedientes por carrera, que sern utilizados para verificar el

da de las inscripciones quines realizaron la pre-inscripcin, y solo los alumnos que lo hayan hecho, tendrn derecho a optar por la inscripcin.
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CAPTULO III LA INSCRIPCIN

La inscripcin es el proceso en el cual los alumnos formalizan el proceso de registro con el departamento y a nivel acadmico, inscribiendo sus pasantas laborales dentro del proceso de re-inscripcin que fija la Universidad Nueva Esparta en el Calendario Acadmico correspondiente al perodo a cursar. El da de las Inscripciones, el alumno debe pagar la inscripcin, certificar el pago y dirigirse al puesto de Pasantas Laborales, donde se le realiza un cuestionario al alumno, para conocerlo y verificar la informacin ingresada en la preinscripcin. Se le pregunta cul es la carrera, y luego de buscar la planilla en el expediente y se le piden los requisitos (cdula de identidad, carta de postulacin o constancia de trabajo), se ingresa el N de pago y N de cdula, y se selecciona Pasantas Laborales I y II de 2 unidades de crdito cada una, y se guarda la informacin. Posteriormente el alumno debe pasar por la Direccin de Escuela y realizar su re-inscripcin de las materias correspondientes al semestre a cursar, y se verifica que las pasantas laborales I y II aparezcan en la planilla de reinscripcin. Al principio del semestre se verifican los datos de los alumnos inscritos, que estn completos los campos de la informacin de la empresa, y los objetivos generales y especficos.

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CAPTULO IV LA SUPERVISIN
El proceso de la supervisin se realiza con la finalidad de verificar que las pasantas laborales de cada alumno se realicen de manera eficaz y eficiente. Para lograrlo se realizan Supervisiones por parte de los tutores acadmicos, que visitan las empresas de los alumnos y se ponen en contacto con los tutores empresariales.

SUPERVISIN POR PARTE DEL TUTOR ACADMICO La supervisin por parte del tutor acadmico se realiza con la finalidad de comprobar la veracidad, y verificar las condiciones en las que trabaja el alumno, para lograr un proceso ms eficiente y generar los correctivos necesarios para futuras ocasiones. En la gestin del departamento se trabaja con 2 tipos de tutores:

Los Tutores Acadmicos: Son las personas encargadas de supervisar, coordinar, evaluar a los estudiantes. Son seleccionados por los directores de Escuela en previas reuniones con la Coordinacin de Pasantas Laborales. Los Tutores Empresariales: Son las personas encargadas dentro de la empresa de cada pasante, de supervisar, evaluar, dirigir el proceso y desempeo del estudiante. Son seleccionados mediante el criterio de cada empresa, normalmente son los jefes directos de cada pasante, ya que tienen un contacto diario con cada uno de ellos.

Los tutores acadmicos deben en primera instancia ponerse en contacto con los tutores empresariales de cada pasante seleccionado y por va telefnica pautan una cita para visitar la empresa y verificar las ptimas condiciones de trabajo de los pasantes.

Una vez realizada la visita y supervisin de la pasanta, el tutor acadmico debe llenar la Planilla de Supervisin de Pasantas, en la cual evala el desempeo del estudiante, coloca aspectos sobre el comportamiento, cumplimiento y plantea las observaciones que sean necesarias y que segn su criterio considere importantes. El tutor acadmico debe llenar la Planilla de Supervisin de Pasantas, firmarla y hacerla sellar por la empresa, una vez hecho eso, podr entregarla en el departamento de Pasantas Laborales, para ser anexada en el expediente de cada pasante, que se utilizar posteriormente para su evaluacin.

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CAPTULO V Entrega del informe final

El proceso de Entrega de Informes, consiste en recibir durante dos (2) semanas el Informe Final por parte de los alumnos, las fechas exactas son pautadas segn el Calendario Acadmico. Los estudiantes deben entregar el Informe Final durante los das pautados en el Calendario Acadmico, en la Coordinacin de Pasantas Laborales, en el horario de 9:00am. a 12:00pm. y de 1:00pm. a 7:00pm., lo deben entregar en un sobre de manila amarillo sellado, y debern firmar el cuaderno de control como seal de haber dejado dicho informe. En esta entrega los informes finales deben cumplir con todos los parmetros exigidos, como lo son la introduccin, conclusin, agradecimientos, objetivo general y objetivos especficos, cronograma de actividades, materiales o recursos utilizados, situaciones ocurridas y resueltas, recomendaciones, glosario de trminos, etc. El alumno debe anexar a ese informe final la Planilla de Evaluacin del Tutor Empresarial previamente firmada y con el sello de la empresa. Este es uno de los requisitos principales.

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CAPTULO V EVALUACIN

El proceso de Evaluacin consiste en plasmar todo el proceso y seguimiento que se les realiz a los alumnos, en el cual la coordinadora de Pasantas Laborales, debe revisar cada uno de los expedientes de los alumnos inscritos, leer cada informe final, y considerando las evaluaciones de la supervisin del tutor acadmico tiene un 25% y el informe final de pasantas tiene otro 25% en calificacin definitiva y la supervisin del tutor empresarial tiene una ponderacin del 50% de la nota definitiva. Posteriormente debe realizarse la certificacin o vaciado de las notas en el CDT (Centro de Tecnologa), y se preparan para su publicacin en las carteleras correspondientes a cada escuela/carrera. La nota final de cada alumno depender de su desempeo antes y durante la realizacin de sus pasantas laborales y la evaluacin de la coordinadora de Pasantas Laborales, en conjunto con las evaluaciones de los tutores acadmicos, empresariales.

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CAPTULO VI INFORME DE GESTIN


Al finalizar el semestre la coordinadora del departamento debe realizar el informe de gestin que tendr que entregar a mediados del siguiente perodo acadmico. El informe de gestin debe contener: Introduccin, Estructura Organizativa (Organigrama), Objetivo General, Objetivos Especficos, Polticas, Estrategias, Presupuesto, Logros, Actividades realizadas, Evaluacin, Conclusiones y Anexos. La finalidad del Informe de Gestin es plasmar la eficaz gestin que realiz el departamento durante el perodo anterior, explicando la importancia de la eficiente labor que debe realizar este departamento, logrando que todos los alumnos cumplan con este importante requisito para convertirse en Licenciados o Ingenieros y que al culminar sus estudios y se oferten en el mercado laboral tengan una experiencia previa que les ayude a desenvolverse en un entorno laboral favorable y puedan aprender a usar las herramientas necesarias para conseguir el xito. Por lo que se puede decir que la pasanta laboral se concibe dentro de la profesin, como un ejercicio prctico que complementa la teora que se debi aprender en la universidad, durante el progreso de la carrera del estudiante. En la ejecucin de la pasanta el alumno debe afinar los conocimientos adquiridos en la universidad, para desarrollar destrezas en el campo laboral. La pasanta tiende a desarrollar y a organizar actitudes, destrezas, hbitos conocimientos culturales, de formacin y de actuacin integral en comunidades y as avivan el necesario espritu del profesional universitario. El pasante recibir entonces un conjunto de ideas que conjuguen el estudio y el trabajo, con la finalidad de capacitar al futuro profesional.

He aqu la importancia de la realizacin del Informe de Gestin, ya que se utiliza como herramienta de evaluacin de los procesos internos del departamento, y sirve como fuente de consulta para futuros perodos acadmicos y de esta manera se podrn mejorar deficiencias que puedan existir. Este Informe de Gestin debe ser consignando con un CD en formato Word y Excel, en el perodo dispuesto internamente en el Calendario Acadmico de la Universidad Nueva Esparta, para ser posteriormente entregado al Ministerio de Educacin Superior.

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CAPTULO VIi convenios


Actualmente la Universidad Nueva Esparta tiene convenios con la empresa Universia. Este convenio consiste en servir como medio de contacto entre los alumnos de la Universidad y las empresas, ya sea para pasantas o para ingresar al mercado laboral, en el cual por medio de un portal web, los interesados suben su currculum y Universia propone de acuerdo al perfil los posibles trabajos que podr desempear, y los pone en contacto directo con estas empresas. Adems de ofrecer oportunidades de pasantas en otros pases, los beneficios que aporta este acuerdo para la universidad son mltiples, entre ellos encontramos la creacin y mantenimiento de una base de datos siempre actualizada y conectada con sus estudiantes y ex alumnos, facilitando la comunicacin entre la institucin y los mismos, envo de comunicados como fechas de eventos, reuniones de ex alumnos, comunicacin rpida y eficiente online con las empresas que solicitan Currculum Vitae de alumnos y ex-alumnos de la institucin, acceso a la situacin profesional de su base de datos, anlisis de la carrera profesional completa, captacin y administracin de vacantes de trabajo exclusivas para la institucin, etc. Gracias a este acuerdo la Universidad cuenta con un portal de empleos personalizado y una herramienta de administracin, en donde los alumnos y ex alumnos ingresarn sus Currculum Vitae a ese portal, lo que permite que la Universidad posea su propia base de datos. En dicho portal las empresas podrn publicar sus vacantes de prcticas, programas, ofertas de empleo, creando un link de acceso directo desde el portal de la Universidad con dominio web propio, posibilidad de crear diferentes secciones dentro del portal para vacantes de prctica,

trabajos a medio tiempo, entrenamientos y profesionales, posibilidades de publicar encuestas, noticias y artculos de inters, creando mayor interactividad entre la Universidad y los usuarios. Lo que propone este convenio se proyecta en el corto plazo como una herramienta exitosa, ya que se utilizar por medio de una pgina web de empleos, pasantas y software de administracin a alumnos y egresados, proporcionando un portal personalizado con la informacin necesaria que requiera la Universidad. El portal web en el cual se podr hacer uso de esta valiosa herramienta es: http://empleo-une.universia.edu.ve, para los alumnos. Internamente el departamento de Coordinacin de Pasantas Laborales podr hacer uso de esta til herramienta y colocar informacin de inters, mediante el siguiente link: http://empleoune.universia.edu.ve/admin.

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