1. LA CORRESPONDENCIA Son muchos los paquetes, cartas y dems correspondencia que entra y sale de la empresa. 1.1.

EL CORREO Y LA CORRESPONDENCIA Hemos querido introducir este breve epgrafe para matizar dos conceptos, el de correo y el de correspondencia. Correo: "Conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial". Correspondencia: Documentos postales que se despachan o reciben . Desde este momento y a lo largo de la unidad hablaremos del trmino correspondencia . 1.2. RECEPCIN DE LA CORRESPONDENCIA Como se deca en la presentacin de la unidad, son muchos los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organizacin. Si bien cada empresa es un pequeo mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepcin de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de correspondencia formado por varias personas. La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepcin y posteriormente proceder a su distribucin segn donde corresponda. La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario. 1.3. DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribucin de la misma entre los distintos departamentos. Las notas oficiales, revistas y dems correspondencia de carcter general, que puedan interesar a ms de una persona, se deben reunir en algn lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacrsela llegar.

1.4. SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA Hasta ahora hemos analizado lo que debemos hacer con la correspondencia que llega a la empresa. En este punto de la unidad, estudiaremos lo que hacer con la correspondencia que sale de la empresa. Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que posteriormente se gestione como hemos visto en la distribucin de la correspondencia. La gestin de la correspondencia externa es algo ms complicada.

Antes de dar salida a la correspondencia externa hemos de cerciorarnos de que todo est en orden. Es importante que hagamos una serie de comprobaciones: 1. En el sobre debe estar la direccin completa as como el nombre del destinatario. 2. Debe incluirse en el sobre el nombre y direccin del que efecta el envo. 3. Es importante llevar un registro de salida, donde se anote toda la correspondencia que sale de la empresa. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. 4. Clasificar los envos atendiendo al lugar de destino y al tipo de envo de que se trate. 5. Para finalizar los pasos previos al envo de la correspondencia, se deben pesar y franquear correctamente cada una de las cartas, paquetes y dems envos a los que vamos a dar salida. Los envos a travs del servicio de Correos pueden adoptar las siguientes modalidades: y y y y y Correspondencia certificada Acuse de recibo Entrega en propia mano Correspondencia urgente EMS Postal Express Internacional

y y y y y y y y y

Postal Express Valores declarados Reembolzo Lista de correos Apartado de correos Correo Especial de Negocios (CEN) Giro Postal Giros Internacionales Mailing

Adems del Correo oficial, la empresa puede acudir a otros servicios que tienen como fin el transporte de la correspondencia desde el remitente hasta el destinatario. Nos estamos refiriendo a empresas de reparto y mensajera para envos pequeos y con un radio de accin limitado y a los recaderos o empresas de transporte para envos mayores y con un radio de accin ms amplio. 2. REGISTROS DE CORRESPONDENCIA Como ya adelantbamos en lneas anteriores, a la hora de llevar una buena gestin de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. En este punto los analizaremos con ms detalle. 2.1. REGISTRO DE ENTRADA Denominamos Registro de Entrada tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al nmero que se le asigna a dicha correspondencia.

2.2. REGISTRO DE SALIDA Denominamos Registro de Salida tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que sale en la empresa, como al nmero que se le asigna.