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Concepto La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso. Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos. Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos

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se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas. La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos. La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera: Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años Vehículos automotores y computadores 5 años Decreto 3019 de 1989. Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

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Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T). La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T). Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero. Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciación, a excepción de los terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir el valor del terreno sobre el que esta la construcción. Respecto a esta teoría, de que los terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados al explotación agrícola, que por causa de la erosión propia de la

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VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS Cuando se trata de contabilidad financiera y desde el punto de vista técnico, la vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo, contribuya a la generación de ingresos; para la norma internacional de contabilidad – NIC 16 la vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la empresa, o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la empresa. Para determinar la vida útil de una activo se debe tener en cuenta el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, especificaciones de fabrica la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuye. La vida útil legal para efectos tributarios, es el periodo de reconocimiento del uso de los activos, él cual es fijado por el artículo 70 del Decreto 187 de 1975: “(…) Mientras el Gobierno Nacional elabora tablas especiales de depreciación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6° del artículo 59 del Decreto 2053 de 1974, se considera como vida útil probable de los bienes depreciables, hasta veinte años para la propiedad inmueble, diez años para la propiedad mueble y cinco años para los aviones y Vehículos automotores en general. Posteriormente, el artículo 2 del Decreto 3019 de 1989 dispuso que la vida útil de los activos fijos depreciables, adquiridos a partir de 1989 será la siguiente: Activo Vida útil

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explotación antitécnica, terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos años, situación que es muy común en los campos Colombianos.

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trenes.DEPRECIACIÓN 5 años Los contribuyentes cuando consideren que la vida útil señala en el reglamento. Estos valores. En términos generales. maquinaria. la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años. se desgastan hasta el punto de quedar inservibles. aviones. no son siempre reales. Igual con cualquier otro activo. MANUAL DE CONTABILIDAD Inmuebles (incluidos los oleoductos) Barcos. no corresponde a la realidad económica. los cuales. tiempo durante el cual puede generar renta. como consecuencia de su utilización. siendo la primera determinada en forma técnica y la segunda la señala por el reglamento o autorizada por el Director de la DIAN. se debe hacer distinción entre la vida útil para efectos contables y tributarios. Algunos activos. para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos. por su naturaleza y destinación. equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores 20 años 10 años Página 11 . Por lo anterior. VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado. claro está.ACTIVOS FIJOS . de conformidad al artículo 138 del Estatuto Tributario. Toda empresa para poder operar. pueden tener mayor vida útil que otros. puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. podrán con previa autorización del Director de Impuestos Nacionales. la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. o por el uso que se haga de ellos. fijar una vida útil distinta.

DEPRECIACIÓN En el caso de los terrenos. se consideran que su vida útil es indefinida. Ha dicho al respecto Hernán E Munoz: “Toda la vida he entendido la depreciación como un concepto económico. La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones. como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo. pero pierden su utilidad para su propósito inicial. ¿Es pertinente cambiar la vida útil de los activos fijada por la ley fiscal y la técnica contable? Hernán E Munoz lector de Gerencie. es el demerito de un bien por usar su capacidad de producir riqueza. La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos. para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta. estos después de un tiempo. algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto. lamentablemente tanto en lo contable Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD . vida útil que se ha convertido en una camisa de fuerza que choca en muchas veces con las nuevas realidad traídas por el avance tecnológico. aunque físicamente siguen existiendo.com¸ ha publicado una interesante opinión sobre el documento que publicamos hace un tiempo y que titulamos “¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño?”. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura. pues existen otros]. y si no se hace el mejor uso de ellos. quedan inservibles. opinión que cuestiona la utilidad o conveniencia de la actual vida útil de los activos fijos.ACTIVOS FIJOS .

mismas que fueron normalizadas en épocas en las cuales el mundo en su desarrollo tecnológico. y si no miren que sucede con las empresas de comunicaciones y de informática. era otro. y en consecuencia tiene el derecho a reconocer el desgaste que ese activo sufra como consecuencia del uso que de él se siga haciendo. Es así como en sentencia 14013 de abril 6 de 2006 expuso lo siguiente: Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD como en lo fiscal. ¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño? Si se compra un activo usado que el dueño anterior ha depreciado completamente. el Consejo de estado ha sido enfático en decir que eso no es posible. donde los equipos por un cambio tecnológico. una tecnológica 4G en los teléfonos celulares. han determinado unas convenciones que no dejan de ser convenciones. no la determinación de un consejero de estado que en este caso está tomando decisiones alejadas de la realidad que mueve el mundo”. se vuelve obsoleto en un instante.DEPRECIACIÓN Hoy en día la velocidad en los cambios tecnológicos vuelven un equipo obsoleto en un espacio muy corto de tiempo. estamos próximos a tener en el mercado. donde queda valor para los activos fijos de las empresa que reparen telefonía celular y que tengan equipos de no más de 3 años con la tecnología de 3G? El mercado y las percepciones del consumidor son las que le dan valor a un bien. ¿puede ser depreciado otra vez por el nuevo comprador? Aunque en principio podríamos decir que es posible depreciar nuevamente el activo por cuanto el comprador ha pagado un valor por él. en muchas ocasiones menores a lo establecido por las costumbres contables y por las normas tributarias. .ACTIVOS FIJOS .

no puede ser inferior a la contemplada en el reglamento. independientemente del tratamiento contable previsto para los activos dados de baja. ya se encontraban totalmente depreciados por su anterior propietario.DEPRECIACIÓN “…. Ahora. pero ante la opinión de la máxima instancia en materia tributaria que en este caso es el Consejo de estado. sumando por supuesto el porcentaje depreciado por el anterior dueño y el porcentaje a depreciar posteriormente. la vida útil así calculada. y con base a ello fijar la vida útil de ese activo usado de tal manera que no se deprecie más del 100% del activo.ACTIVOS FIJOS . que si los bienes adquiridos por la actora. tal como se concluyó en la liquidación oficial de revisión y de reiteró en la resolución que decidió el recurso. y en consecuencia la deducción por depreciación sólo procede en cabeza del adquiriente. no procede fiscalmente la deducción por depreciación. Es decir. fiscalmente no se podrá depreciar más y no habrá forma de recuperar vía depreciación el dinero invertido en ese activo fijo. Significa lo anterior. no es posible exceder el término previsto para la recuperación del 100 % del costo de adquisición del activo usado. sumada a la transcurrida durante el uso del anterior propietario.si bien el artículo 139 del Estatuto Tributario autoriza la depreciación de los bienes usados. de acuerdo con la misma norma. para lo cual el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable con el fin de amortizar el costo de adquisición. por lo que resta de dicho término. lo cual es muy discutible. poco o nada se puede hacer distinto a acatar los pronunciamientos sobre la materia y actuar en consecuencia. deba hacer un control sobre el valor efectivamente depreciado por el anterior dueño.” Ello obliga a que cuando el contribuyente adquiera un activo fijo usado. si el anterior dueño ya depreció el 100% del activo. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . como lo certificó el revisor fiscal en cede administrativa y lo confirmó el dictamen pericial practicado en la primera instancia. sobre los cuales se pretende la deducción por depreciación.

Allí no se puede hablar de depreciación sino de retorno de la inversión.DEPRECIACIÓN La depreciación tiene como objetivo reconocer en el estado de resultados el desgaste que sufre un activo por cuenta de su utilización para la generación de ingresos. debe haber lugar a la depreciación de ese costo así la vida útil del activo contable y fiscalmente haya sido agotada. la empresa no podrá depreciarlo nuevamente. La recuperación de la inversión nada tiene que ver con la depreciación. Surge entonces la inquietud con respecto a la imposibilidad del contribuyente de recuperar la inversión realizada en la compra de ese activo. Pero resulta que la inversión en el activo no tiene que ser recuperada con la depreciación. Si el activo no se utiliza. que sólo sucede si ese activo es capaz de generar los ingresos suficientes para cubrir sus propios costos y un poco más. sino con la renta que se obtenga al utilizar ese activo que se supone se adquiere precisamente para que participe en el desarrollo del objeto social de la empresa. puesto que algunos se preguntan que si la empresa pagó un valor. La inversión se recupera mediante la rentabilidad que genere la utilización de dicho activo. no la recuperación de lo invertido en su compra Página 11 . El objetivo de la depreciación es reconocer el desgaste del activo por su uso. No es objetivo de la depreciación recuperar la inversión que la empresa haya hecho para su construcción o adquisición.ACTIVOS FIJOS . puesto que el objetivo de la depreciación es muy distinto. Esta aclaración surge en respuesta a las inquietudes generadas por la posición de la Dian y del Consejo de estado en el sentido de que no es posible depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por su anterior dueño. o se utiliza MANUAL DE CONTABILIDAD . incurrió en un costo. Si se adquiere un activo usado que ya ha sido depreciado en un 100% por el anterior dueño.

los bienes muebles. Además de la vida útil. [Valor del activo/Vida útil] Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos. trenes aviones y barcos. sino el derecho a reconocer ese desgaste. pero la razón de ello no es el derecho del empresario o contribuyente a recuperar la inversión realizada. maquinaria y equipo.ACTIVOS FIJOS . y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. MANUAL DE CONTABILIDAD equivocadamente. y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. tienen una vida útil de 10 años. Método de la línea recta El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas. Eso se reconoce con la depreciación. y la recuperación de la inversión se dará en la medida que los ingresos generados sean mayores a la depreciación sufrida por el activo. Según el decreto 3019 de 1989. ¿Qué el activo usado se desgasta y que ese desgaste merece ser reconocido? Por supuesto. Página 11 . los inmuebles tienen una vida útil de 20 años. que por razones normativas fiscalmente no es posible. El valor de salvamento no es obligatorio. no habrá recuperación de inversión así el activo sea susceptible de depreciación. METODOS DE DEPRECIACION 1. El activo cuando se utiliza se desgasta y genera ingresos. se desgasta.DEPRECIACIÓN Si el activo se utiliza. se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual. y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. o ineficazmente. Si el activo se utiliza genera ingresos y con ellos se recupera la inversión.

2.ACTIVOS FIJOS . Así como se determina la depreciación anual.000 /5) = 6. Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos: (5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15 Luego. 5/15 = 0.000. La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo Donde se tiene que: Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo. Para una mayor comprensión.3333 MANUAL DE CONTABILIDAD Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo. Método de la suma de los dígitos del año Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. Página 11 .000. Se tiene entonces (30.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. también se puede calcular de forma mensual. se procede a realizar el cálculo de la depreciación. Ahora determinemos el factor.DEPRECIACIÓN Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000. para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.000.

000) Y así sucesivamente.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.000.2 Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo.666% del valor del activo (30.000) Para el tercer año: 3/15 = 0.000.DEPRECIACIÓN Para el segundo año: 4/15 = 0.000 * 26. para el segundo año la depreciación corresponde al 26.2666 Luego. Para su implementación. (30.333% del valor del activo.000. La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciación = 1.000. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.000) . de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo.000. (30.000 * 33.666% = 8.ACTIVOS FIJOS .000 * 20% = 6.3333% = 10. la depreciación será igual al 33. 3. exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento. por lo perdería validez este método.(Valor de salvamento/Valor activo)1/n Donde n es el la vida útil del activo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Es decir que para el primer año. Método de la reducción de saldos Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para una mayor comprensión.

DEPRECIACIÓN Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos: 1. se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego.071.000 Entonces 30.22 Así sucesivamente hasta el último año de vida útil Para una mayor comprensión.000-11.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.000)1/5 = 0.36904 = 11. lo primero que se debe hacer.985.( 3. para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar .36904 = 6.000. que para el primer periodo es de 30.000.071.33.33 * 0.000 que puede producir en toda su vida útil 20.505. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Como se puede ver.928.000.000.36904 Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar. es determinar la tasa de depreciación.279. 4. en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.000 * 0.279.928. Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.720.67 Para el segundo periodo.000.67) = 18.000 unidades.000/30.ACTIVOS FIJOS .720. Método de las unidades de producción Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. el valor sin depreciar es de (30. Para determinar la depreciación por este método. por lo que la depreciación para este segundo periodo será de: 18.

Así. y así con cada periodo. 10.ACTIVOS FIJOS . Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500 . de modo que al terminar la vida útil del activo. La fórmula de la depreciación en línea recta con cuota de salvamento. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Entonces.000.000 unidades. con una vida útil de 5 años y un 20% como cuota de salvamento.000 = 500. se suele dejar una cuota de salvamento. tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000. ll finalizar el quinto año de vida útil tendremos un activo con valor en libros de $2.000. nos queda ese valor sin depreciar.000/20. Para una mayor comprensión.000)/5. decisión que a veces no comprendemos del todo.DEPRECIACIÓN Si en el primer periodo. La cuota de salvamento es aquel valor del activo que no depreciamos. es (10. Finalidad de la cuota de salvamento en la depreciación de activos Cuando se deprecia un activo fijo.000. ¿Pero qué finalidad se persigue al no depreciar completamente un activo? La realidad es que no hay una razón valedera que lleve a la empresa a tomar la decisión de no depreciar la totalidad de un activo. las unidades producidas por la maquina fue de 2. suponiendo un activo cuyo valor es de $10.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.000-2.

pueden ser objeto de depreciación tomando como referencia la vida útil que le resta al activo. Cualquier razón que exista para no depreciar el 100% del activo haciendo uso de la figura de la cuota de salvamento.DEPRECIACIÓN Y aunque es normal que un activo una vez depreciado completamente tenga un valor. sumada con la vida útil transcurrida en manos del anterior propietario. despojando con esto a la empresa de un importante capital de trabajo que puede resultar necesario para el crecimiento o mantenimiento de la empresa.ACTIVOS FIJOS . y que significa también tener que distribuir más utilidades. que a su vez representa un mayor impuesto de renta. no puede ser inferior a la vida útil establecida por la norma para el activo correspondiente. financieramente no es lo más conveniente tener en los activos un activo que ya ha cumplido con su vida útil. No depreciar un activo completamente. no parece compensar el efectivo negativo desde el punto de vista financiero que tendrá esta decisión. y esto representa una mayor utilidad. teniendo presente que la vida útil utilizada por el contribuyente adquiriente del bien usado. Así lo expresa el artículo 139 del estatuto tributario: MANUAL DE CONTABILIDAD Algunos opinan que la cuota de salvamento tiene por objeto representar en la contabilidad el valor probable que puede tener un activo después de culminar su vida útil. son las mismas que para los bienes nuevos. significa que se deja de llevar al gasto ese valor. Página 11 . DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS USADOS Los activos fijos usados que el contribuyente adquiera. Las reglas y procedimientos para la depreciación de activos fijos usados.

toda vez que la vida útil de cualquier maquinaria nueva es de 10 años. definición que le corresponde al contribuyente quien tiene la facultad de fijar o determinar la vida útil que le queda al activo. el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para amortizar su costo de adquisición. Página 11 . sumada con la vida útil transcurrida por el activo en manos del anterior o anteriores propietarios. y en el ejemplo. pero deja abierta la posibilidad que sea superior. el mismo tiempo durante el cual fue sido depreciada. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso. la cual.ACTIVOS FIJOS . no sea inferior la que le corresponde según el reglamento. El contribuyente adquiriente. el activo ya había sido depreciado durante 6 años por el anterior poseedor. deberá fijar su vida útil en no menos de 4 años. sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios. no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos en el reglamento. pues la norma solo limita el hecho que no puede ser inferior. puede hacer un calculo aproximado y razonable de la vida útil que le resta al activo. El contribuyente podrá fijar una vida superior a los cuatro años. si considera que razonablemente esa será la vida útil del bien. Una vez el contribuyente adquiera el bien usado. Un contribuyente adquiere una maquina usada.DEPRECIACIÓN La vida útil así calculada. La vida útil nueva con anterior no puede ser inferior a lo que le corresponde a un activo nuevo. como ya se expuso. la cual había estado en poder del anterior propietario durante 6 años. MANUAL DE CONTABILIDAD Depreciación de bienes usados. pero sí podría ser superior. Veamos un ejemplo sencillo.

disminuyendo de esta forma el impuesto que el contribuyente debe pagar. la cuota de depreciación será menor. será de 12. mayo será la alícuota de depreciación.000. debido a que entre menor vida útil. lo cual afecta la renta líquida.000. puesto que esto implicaría una mayor deducción por depreciaciones.000.000 y ha sido depreciado durante tres años.000*20%). por lo tanto.000. La depreciación acumulada está en $30. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60.000. Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo. y la el estado no se molestará por eso. aplicando el método de la línea recta. implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras. lo cual.ACTIVOS FIJOS . entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen. es decir.DEPRECIACIÓN Al utilizar una vida útil mayor. estas por lo general se capitalizan. lo importante es no utilizar una vida útil menor.000. . Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10.000.000. y por tanto la renta líquida aumentará aumentando a su vez el impuesto a pagar. La depreciación en el cuarto año. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación.000. lo mismo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación.000 (60. y faltan dos años por depreciar. se llevan como un mayor valor del activo.

y los diez millones de las adiciones y mejoras. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. por lo que la formula varía un poco. MANUAL DE CONTABILIDAD en el quinto año. De aquí concluimos. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. lo cual coincide con el valor del activo. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación. Así las cosas.000. por tanto. De esta forma. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones.ACTIVOS FIJOS . se deben depreciar en dos años. faltaron tres años por depreciar. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. la depreciación acumulada será de $54. Página 11 . si no incrementan la vida útil del mismo. Quiere decir esto. se depreciaron durante solo dos años.DEPRECIACIÓN Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras. cuando deberían ser cinco años.000. es decir. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. en este ejemplo. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos.000.000. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. faltando aún $6. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. por lo que en el quinto año. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. se deprecian en cinco años.

Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa.DEPRECIACIÓN La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. En consecuencia. es un activo que aún no se está utilizando. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS EN TRÁNSITO Nos consultan nuestros lectores respecto a la depreciación de activos que se encuentran en tránsito. La respuesta corta es que no.ACTIVOS FIJOS . razones suficientes para no depreciarlo. un gasto que debe ser asociado al ingreso generado por el activo. . o el aporte que hace a la generación de ingresos con su utilización. Al igual que los activos en construcción. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. un activo que se encuentra en tránsito. utilización que implica un deterioro. ¿La razón? La depreciación tiene como finalidad principal reconocer el desgaste que sufre el activo por su utilización. en tanto que si se lleva como mayor valor del activo. y debido a ello. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. no se desgasta. no genera un gasto y no contribuyente a generar un ingreso. los activos en tránsito se empiezan a depreciar cuando se incorporen efectivamente a la empresa y empiecen a ser utilizados.

lo mismo en el quinto año.000.000. será de 12.DEPRECIACIÓN Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años.000. La depreciación acumulada está en $30. faltando aún $6.000. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60. es decir. estas por lo general se capitalizan. faltaron tres años por MANUAL DE CONTABILIDAD Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen. Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50. La depreciación en el cuarto año.000. la depreciación acumulada será de $54. se depreciaron durante solo dos años. Página 11 . es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. se llevan como un mayor valor del activo. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras.000. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación. y faltan dos años por depreciar. implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras. aplicando el método de la línea recta. por tanto. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil. lo cual. cuando deberían ser cinco años.000 y ha sido depreciado durante tres años.000.000. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos.000. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante. por lo que en el quinto año.000.ACTIVOS FIJOS . entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación. por lo tanto.000 (60.000.000.000. es decir.000*20%). En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10.

. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. De esta forma. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. se deben depreciar en dos años. en este ejemplo. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa. lo cual coincide con el valor del activo. De aquí concluimos. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. se deprecian en cinco años. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. por lo que la formula varía un poco. Depreciación de activos recibidos en donación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD depreciar. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno.DEPRECIACIÓN Quiere decir esto. en tanto que si se lleva como mayor valor del activo. y los diez millones de las adiciones y mejoras.ACTIVOS FIJOS . Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. Así las cosas. si no incrementan la vida útil del mismo. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo.

La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico. tales como línea recta. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. no por ello se debe dejar de depreciar siguiendo las reglas generales que para la depreciación aplica. (…) La depreciación se realizará con base al valor del activo fijado en el acuerdo de donación en el valor determinado mediante avalúo técnico. Cuando sea significativo. sino el reconocimiento del activo a la generación del. En el caso de los activos donados usados.DEPRECIACIÓN Si bien la empresa no ha invertido ningún recurso en la adquisición del activo donado. se debe aplicar lo establecido por el artículo 139 de estatuto tributario respecto a la vida útil. La depreciación del activo no tiene como finalidad la recuperación del dinero invertido por la empresa en su adquisición.ACTIVOS FIJOS . MANUAL DE CONTABILIDAD Los activos recibidos en donación se pueden depreciar en la medida en que correspondan a activos que tengan tal naturaleza. Consulte: Depreciación de activos usados. de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. como bien lo dice el artículo 64 del decreto 2649 de 1993 a la fecha vigente: (…) La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. unidades de producción u horas de trabajo. Página 11 . suma de los dígitos de los años. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.

la alícuota por depreciación disminuye. y entre menor sea la vida útil. casi nunca podrá utilizar una vida útil inferior desde el punto de vista tributario. lo que a su vez incrementa la renta líquida y con ella la tributación. de forma excepcional la ley tributaria permite una depreciación acelerada.DEPRECIACIÓN En la depreciación de activos fijos se puede utilizar una vida útil superior a la legal. hace que la vida útil real difiera mucho de la vida útil fijada por la ley. No obstante. lo que indudablemente hace que la información financiera que se genere no sea la más objetiva. una menor tributación. La razón es que la vida útil define la alícuota que se deduce de la renta mediante el gasto por depreciación. lo que indudablemente implicará una utilidad y una renta líquida inferior. La ley tributaria ha establecido la vida útil de los diferentes activos. En cambio. Pero la realidad de cada activo y de cada empresa. y mientras se paguen más impuestos. algo que no es del agrado de la administración de impuestos. no habrá inconveniente con las autoridades encargadas de la administración de los impuestos.ACTIVOS FIJOS . lo que implica que el reconocimiento financiero del desgaste de los activos por su uso. pero nunca inferior. cuando se utiliza una vida útil superior. lo que disminuye las deducciones. no se ajuste a la realidad. mayor será la alícuota por depreciación. y con ello. MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación se puede tomar una vida útil superior pero no menor a la legal Página 11 . y con base a ella se debe calcular la respectiva depreciación. El contribuyente o la empresa tienen flexibilidad para utilizar una vida útil diferente siempre que sea mayor a la legal.

y por otro. es la 159205. tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5: 20. razón por la cual lo abordaremos. Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20. un valor exactamente igual. De otra parte.000.ACTIVOS FIJOS .000. tenemos que por un lado. donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo. y a la vez de los más consultados en Gerencie. la depreciación se debe reconocer como un gasto. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años.000.DEPRECIACIÓN La contabilización de la depreciación. de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo.000 MANUAL DE CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN Página 11 .000/5 = 4. La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos. para determinar la depreciación de un año. En nuestra contabilidad. es la 151605. es uno de los temas más sencillo de la contabilidad. la subcuenta para registrar los edificios. la depreciación no se resta directamente del activo. implica que ese activo pierde valor. renta.com. Luego. y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones.000. por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos. como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo. por consiguiente. que se debe disminuir del valor del activo. sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo. Por ejemplo. recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos. En primer lugar. hay un valor que se debe contabilizar como un gasto.

gastos operacionales de venta. veamos cuales son las diferencias entre estos dos conceptos.000 En el gasto. hacen referencia al desgaste o agotamiento que sufre un activo en la medida que con su utilización contribuye a la generación de los ingresos de la empresa. dependiendo de la utilización que se haga del activo.000. queda claro que tanto la depreciación y la amortización tienen como objetivo reconocer el desgaste y/o agotamiento que sufre todo activo al ser utilizado por la empresa para el Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Luego.000 de transporte] 159245 [Flota y quipo de transporte] Crédito 4. reconocer el desgaste o agotamiento de los activos con la generación de los ingresos. Bien. Tanto la depreciación como la amortización. cada uno de los costos y gastos en que se incurrió para generar dichos ingresos. la cuenta será la 5160 o la 5260. se recurre a las figuras de la depreciación y de la amortización. valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.ACTIVOS FIJOS . la depreciación será de $4. siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda. . contempla la obligación de asociar con los ingresos del periodo. DIFERENCIA ENTRE AMORTIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN En el reconocimiento de los activos a la generación de ingresos. se debe asociar. puesto que no puede existir un ingreso sin costo o gasto.000 por año.DEPRECIACIÓN La contabilización será: Cuenta Debito 516035 [Flota y equipo 4.000. de allí que en el caso de los ingresos generados por la utilización de los activos. El artículo 13 del decreto 2649 de 1993.000.

mientras que los intangibles y los activos diferidos. Naturalmente. es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. pues tienen la misma naturaleza y finalidad. son básicamente iguales. tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto. Página 11 . En primer lugar. se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos. que quizás sea lo más importante de ella. MANUAL DE CONTABILIDAD desarrollo de su objeto social. La depreciación tiene un gran efecto financiero. la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos. es más que un mero procedimiento contable y matemático. y por consiguiente en la generación del ingreso. y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa. la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos. puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos. por cu contribución a generar ingresos o renta para la empresa.ACTIVOS FIJOS .DEPRECIACIÓN ¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro? En realidad no hay mayor diferencia. La única diferencia importante a resaltar. EFECTOS FINANCIEROS DE LA DEPRECIACIÓN La depreciación de los activos fijos. debemos saber que la depreciación es el reconocimiento contable y financiero del desgaste que sufren los activos fijos por su uso. Otra diferencia es que para la depreciación.

que a la vez disminuye el resultado final que es la utilidad. además de tener un efecto directo en la utilidad. la depreciación tiene un efecto directo en la utilidad de la empresa. naturalmente que sufren un deterioro o desgaste. éste se desgasta hasta quedar inutilizable o inservible. su valor en libros se ve disminuido hasta desaparecer. de lo cual podemos concluir que entre mas se utilicen los activos. que al utilizar un activo. de suerte que contablemente. comprar otro para que la empresa pueda seguir operando y generando renta. la utilidad se ve afectada. pero al tiempo mas se desgastan. los que al ser utilizados. debe hacer uso de sus activos. estos mas generan ingresos. Cuando se requiere reponer los activos desgastados o depreciados. por lo que tendrá la empresa que proceder a reponer ese activo depreciado o desgastado por su utilización. lo que implica un mayor gasto por depreciación. puesto que al desgastar un activo. este disminuye su valor dentro de la empresa. Es un hecho. La depreciación. que es lo que conocemos como depreciación. la empresa debe disponer de los recursos suficientes para su reposición.ACTIVOS FIJOS . se puede llevar al gasto o al estado de resultados el desgaste sufrido por los activos. Página 11 .DEPRECIACIÓN Al existir la depreciación. MANUAL DE CONTABILIDAD La empresa para obtener ingresos. Aquí llegamos a la verdadera razón de la depreciación. en el balance general. también tiene un efecto en la estructura financiera de la empresa. por lo que se requiere reponerlo. Así las cosas. al existir un gasto. Estos recursos no estarían disponibles si la depreciación no existiera. en consecuencia. toda vez que la utilidad es resultado de restar a los ingresos los gastos y costos. cada vez que un activo se deprecia.

siempre que un activo sea utilizado durante mas de 8 horas al día. . Así las cosas. los recursos con que se repondrían los activos una vez depreciados. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD De no haberse depreciado el activo. De este modo. si un activo es utilizado durante las 24 horas del día. El decreto 187 de 1975. se podrá incrementar su alícuota de depreciación en un 25% por cada 8 horas adicionales. o proporcionalmente al número de horas adicionales. y al haber un gasto menor. ofrece la posibilidad al contribuyente de incrementar la cuota de depreciación en un 25% por cada turno adicional que el activo sea utilizado. La depreciación tiene como papel principal proteger el patrimonio de la empresa.DEPRECIACIÓN Al distribuir mayor utilidad a los socios. lo cual implicaría un gasto menor. en su artículo 71 considera como turno normal aquel que tenga una duración de 8 horas diarias. se están distribuyendo los recursos de la depreciación.ACTIVOS FIJOS . la utilidad resultante sería mayor. y permitir reponer o mantener la capacidad operativa de la misma. El artículo 140 del estatuto tributario. la vida útil se podrá disminuir considerablemente. DEPRECIACIÓN FISCAL ACELERADA La legislación fiscal permite la depreciación acelerada para aquellos activos que por su naturaleza y utilización sufren un desgaste acelerado. es decir. este valor no se hubiera llevado al gasto. mayores recursos se transfieren a los socios mediante la distribución de utilidades. y a mayo utilidad. De modo pues que la depreciación lo que hace es evitar la distribución de los recursos que deben reponer los activos que se desgasten por su uso.

000). que la cuota de depreciación anual será de $1. esto es un turno adicional. ésta debe ser contabilizada. Esta maquina deberá ser depreciada en 10 años.000.000.000 la vida útil que se debe utilizar será de aproximadamente 6. por lo que su cuota de depreciación será de $1. puesto que 10. Es decir.67 años (10.500. intromisión que está lejos de conseguir el reflejo real de la situación financiera del contribuyente.DEPRECIACIÓN Supongamos una maquina cualquiera cuyo valor es de $10. Para llegar a ese valor.ACTIVOS FIJOS .67 = 1. sino 8 años. puesto que como ya se anotó.500.000.000 por año. Un incremento del 25% no es suficiente para compensar la sobre utilización de los activos. deberá ser ya no de 10 años. su cuota de depreciación se podrá incrementar en un 25%. Para que la cuota de depreciación sea de 1.000 que trabaja un turno normal de 8 horas al día. puesto que mientras que la jornada de trabajo de un activo se duplica.000.000/6.000. la depreciación apenas se incrementará en una cuarta parte. la depreciación debería ser proporcional a la utilización y desgaste del activo lo cual no es conseguido con un incremento del 25% de la depreciación cuando el nivel de utilización del activo se duplica. lo que es una intromisión mas de la norma tributaria en la contabilidad.000. Página 11 .250. la vida útil a tener en cuenta. Si la máquina se trabajara las 24 horas. COMPLEMENTO MANUAL DE CONTABILIDAD Veamos.000/8 = 1.000 Si la maquina es trabajada durante 16 horas al día.500. Para que se puede aceptar fiscalmente la depreciación acelerada contemplada en el artículo 140 del estatuto tributario.250. la cuota de depreciación se incrementará a $1.

y se busca que la relación como mínimo sea de 1:1. En este sentido el capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente. al ser los pasivos corrientes iguales o superiores al los activos corrientes. materia prima.ACTIVOS FIJOS . tiene gran relación con una de las razones de liquidez llamada razón corriente. Esto supone determinar con cuantos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo. (Efectivo. reposición de activos fijos. Para determinar el capital de trabajo de una forma mas objetiva. se corre un alto riesgo de MANUAL DE CONTABILIDAD CAPITAL DE TRABAJO Página 11 . Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. solo significa que sus pasivos corrientes son superiores a sus activos corrientes. mano de obra. los pasivos corrientes. Una razón corriente de 1:1 significa un capital de trabajo = 0. El hecho de tener un capital de trabajo 0 no significa que no tenga recursos. cartera e inventarios).DEPRECIACIÓN La definición más básica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. lo que nos indica que la razón corriente siempre debe ser superior a 1. de hecho hay muchas empresas que operan con un capital de trabajo de 0 e inclusive inferior. Claro esta que si es igual a 1 o inferior a 1 no significa que la empresa no pueda operar. La formula para determinar el capital de trabajo neto contable. lo que sucede es que. y es posible que sus activos corrientes sean suficientes para operar. requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos. la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente. inversiones a corto plazo. etc. se debe restar de los Activos corrientes. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. La empresa para poder operar. puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso.

para pagar la deuda y para distribuir utilidades a los socios. y lo más importante. (Vea: Flujo de caja libre) Capital de trabajo neto operativo. que la empresa genere será el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo.ACTIVOS FIJOS . tiene gran efecto en el capital de trabajo. El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente par mantener el capital de trabajo. MANUAL DE CONTABILIDAD sufrir de iliquidez. en la que le flujo de caja generado por los activos corrientes no pueda cubrir las obligaciones a corto plazo y para cubrir las necesidades de capital de trabajo. para atender las costos de los pasivos. o por el flujo de caja generado por los activos corrientes. para distribuir utilidades a los socios de la empresa. solución no muy adecuada puesto que acentuaría la causa del problema y se convertiría en una especie de circulo vicioso. en la medida en que las exigencias de los pasivos corrientes no alcancen a ser cubiertas por los activos corrientes. para reponer activos. para reponer los activos. Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la empresa. El flujo de caja o efectivo. Una eficiente generación de recursos garantiza la solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a financiamiento de los socios o de terceros. La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una menor inversión o u una menor utilización de activos. El capital de trabajo tiene relación directa con la capacidad de la empresa de genera flujo de caja.DEPRECIACIÓN Ante tal situación. lo que se puede hacer mediante capitalización por los socios o mediante adquisición de nuevos pasivos. El capital de trabajo y el flujo de caja. Página 11 . se requiere financiar esta iliquidez.

La empresa compra a crédito los inventarios. este debe estar Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD El capital de trabajo neto operativo comprende un concepto mucho mas profundo que el concepto contable de capital de trabajo. Una empresa no se puede dar el lujo de tener una cantidad considerable de efectivo ocioso cuando puede invertirlo en un activo que genere alguna rentabilidad como los inventarios. Respecto a los inventarios. Respecto a la cartera. la empresa gira en torno a estos tres elementos. activos fijos. es la suma de Inventarios y cartera. o el pago de los pasivos que por su naturaleza siempre generan altos costos financieros. El capital de trabajo neto operativo. debe tener políticas optimas de gestión y cobro. (Vea Producción justo a tiempo). se supone que el efectivo en una empresa debe ser lo menos posible. debe aproximarse a cero. Tener grandes sumas de disponible es un error financiero. Para esto se excluyen las partidas de efectivo e inversiones a corto plazo. . La empresa debe tener políticas claras para cada uno de estos elementos. ya que el efectivo no genera rentabilidad alguna.DEPRECIACIÓN En primer lugar. La administración eficaz y eficiente de estos tres elementos. y en este se considera única y exclusivamente los activos que directamente intervienen en la generación de recursos. menos las cuentas por pagar. y en cuanto al plazo que se da a los clientes. eso genera cuentas por pagar. Luego esos Inventarios los vende a crédito.ACTIVOS FIJOS . y entendiendo que esta representa buena parte de los recursos de la empresa en manos de clientes. pero no demasiados porque significaría inmovilizar una cantidad de recursos representados en Inventarios almacenados a la espera de ser realizados. lo cual genera la cartera. Básicamente. es lo que asegura un comportamiento seguro del capital de trabajo. estos deben ser solo los necesarios para asegurar una producción continua. menos las cuentas por pagar.

. entre menor sea la financiación mas positivo para las finanzas de la empresa. lo que solo se posible hacerlo de tres forma. Igual sucede con la financiación. que las cuentas por pagar se pacten a 60 días y la cartera a 90 días. por su costo financiero. conlleva a que ese capital afectado debe financiarse o reponerse. a no ser que se adopte una política de financiación que ofrezca un rendimiento superior al costo financiero que generarían esos mismos recursos. mucho mejor. ser generado por la misma empresa. en las cuentas por pagar.DEPRECIACIÓN En cuanto a la política de cuentas por pagar. Esto generaría un desequilibrio en el capital de trabajo de 30 días. La empresa tendría que financiar con capital de trabajo extra esos 30 días. entre mas plazo se consiga para pagar las obligaciones. financiado por los socios o financiado por terceros. debe ser muy sana. Debe haber concordancia entre las políticas de cartera y cuentas por pagar. No es recomendable por ejemplo. lo cual tendría que ser compensado con recursos extras de la empresa. Si el proveedor cobra un 1% de financiación y al cliente solo se le cobra un 0. Pero se debe tener presente que muchas veces.5% o no se le cobra. Igual con los costos financieros. Lo ideal es que la empresa este en condiciones de generar los suficientes recursos para cubrir todos estos eventos relacionados con el mantenimiento y crecimiento del trabajo. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD acorde con las necesidades financieras y los costos financieros que pueda tener la empresa por tener recursos sobre los cuales no puede disponer y que no están generando rentabilidad alguna. Caso contrario que se debe dar en la cartera. se presenta un desfase entre lo pagado con lo ganado. con solo administrar eficazmente los elementos que intervienen en el capital de trabajo es suficiente. La financiación y los plazos son básicamente los principales elementos que se deben tener en cuenta en el manejo de las cuentas por pagar. Cualquier política que afecte el capital de trabajo.ACTIVOS FIJOS .

es además. pero en algunos casos puede significar cierta pérdida de control de la empresa en la medida en que MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . La capitalización es una opción más económica de adquirir capital de trabajo. Como se puede observar. La financiación se puede adquirir con entidades financieras o con proveedores o acreedores. Las principales fuentes de capital de trabajo son el endeudamiento. Esto puede ser suficiente para conservar el capital de trabajo sin necesidad de recurrir a mayores inversiones las que requieren financiación de terceros o mayores aportes de los socios. la manera como se debe administrar ese conjunto de recursos y elementos participantes en la generación del capital e trabajo. puesto que la financiación ofrecida por los proveedores suele tener un menor costo.DEPRECIACIÓN A manera de ejemplo. Es preferible conseguir financiación con los proveedores que con los bancos.ACTIVOS FIJOS . pero con una adecuada rotación de cuentas por pagar se puede garantizar un buen acceso a capital de trabajo sin necesidad de incurrir en costos financieros. las capitalizaciones y los resultados de las operaciones de la empresa. el concepto de capital de trabajo es mucho más que un conjunto de recursos a disposición de la empresa. El endeudamiento o financiación es una de las fuentes más comunes para adquirir capital de trabajo. o implementando una política de gestión de cartera mas eficiente. una forma de aumentar el Flujo de caja libre puede ser simplemente administrando mejor los costos de producción. aunque también un menor plazo. Fuentes de capital de trabajo El capital de trabajo es elemental para el normal funcionamiento de cualquier empresa por lo que es importante tener claro cuáles son sus fuentes para así lograr una mejor administración del capital de trabajo.

Capital de trabajo temporal El capital de trabajo temporal hace referencia al capital de trabajo adicional que debe mantener una empresa para épocas especiales de alta demanda.DEPRECIACIÓN La capitalización se puede dar mediante la emisión de nuevas acciones o mediante la capitalización de utilidades. sino que en general puede alcanzar una gran solidez en todos los aspectos financieros. Esto es en el mejoramiento de los ingresos. caso último en el cual no hay problemas ante una posible pérdida de control en la empresa. de modo que se garantice un continuo flujo de efectico. Para este tipo de empresas que tienen auges estacionarios. las ventas. el capital de trabajo de una empresa se determina y analiza a final de un periodo. en el mes del amor y la amistad o en el mes de mayo.ACTIVOS FIJOS . Página 11 . La otra forma de conseguir capital de trabajo es mediante el dinamismo de la empresa en sus operaciones. Para estas empresas es preciso MANUAL DE CONTABILIDAD ingresen nuevos socios o algún socio adquiera mayor participación en virtud de la capitalización. de poco le sirve un capital de trabajo determinado para el final del año por ejemplo. En la medida en que las ventas se incrementen. Las exigencias de capital de trabajo en una empresa para una temporada de fin de año. puede ser mucho más elevado que en cualquier otra época del año. Por regla general. es preciso determinar ese capital de trabajo en momentos diferentes y específicos. de vacaciones. la empresa no solo logra hacerse a un flujo de capital de trabajo constante y progresivo. Esta última fuente de capital de trabajo es quizás la más saludable porque ello implica a la vez dinamismo y crecimiento para la empresa. pero en la realidad de muchas empresas.

MANUAL DE CONTABILIDAD tener conciencia sobre el capital de trabajo necesario que requieren para estas épocas especiales. y luego habrá que prescindir de él pues además de innecesario será costoso. puesto que de su conocimiento depende que la empresa pueda administrar correctamente sus recursos y evitar dificultades en la operación. Aunque en principio el concepto de capital de trabajo temporal es simple. para así evitar dificultades en la operación de la misma durante esa fecha. Página 11 . el cual se requiere solo durante algunos días. Es de gran importancia que la empresa conozca con precisión cuanto capital de trabajo adicional requerirá para una fecha determinada. debido a que se tendría inmovilizado una importante cantidad de recursos que bien podrían ser rentabilizados en otro tipo de inversiones o simplemente pagando pasivos de alto costo para la empresa. el capital de trabajo temporal se debe determinar en las fechas en que por determinada razón se necesitará una mayor operatividad de la empresa. se pueden derivar dos situaciones igualmente inconvenientes: afrontar una carencia de recursos para atender la demanda adicional de una temporada y/o tener inmovilizado un capital si ningún uso productivo. Como ya se anotó.DEPRECIACIÓN Este es el capital de trabajo temporal. su importancia no lo es. mantenerlo tendría un alto costo de oportunidad.ACTIVOS FIJOS . Del desconocimiento del capital de trabajo temporal para una empresa. y estas fechas quedan fuera de rango cuando se determina o analiza un capital de trabajo al finalizar un periodo cualquiera. puesto que una vez sea innecesario. Es igualmente importante conocer hasta cuando se requerirá de ese capital de trabajo temporal. por lo tanto requiere de un tratamiento especial.

ACTIVOS FIJOS . El endeudamiento. Adquisición de pasivos Para muchas empresas. puede recurrir a una capitalización o es mejor utilizar financiación del sector bancario? Nuestra opinión No es posible dar una respuesta precisa cuando no se conoce la estructura financiera de la empresa sobre la cual se ha de conceptuar.DEPRECIACIÓN ¿Capitalización o endeudamiento como fuente de capital de trabajo? Consulta ¿Una empresa que tiene déficit de recursos y por tanto su operatividad se ve comprometida. etc. por lo que nos limitaremos realizar unas apreciaciones generales. La empresa para financiar su capital de trabajo puede optar por buscar recursos con terceros (adquisición de pasivos) o con sus socios o nuevos socios (capitalización). o puede también buscar recursos en la misma empresa. De forma general analizaremos las ventajas y desventajas de cada una de las posibles alternativas. naturalmente implica costos financieros. el medio en que opera. que bien puede ser con entidades financieras o con sus proveedores. Tampoco se conoce su objeto social. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . que en algunos casos resultan elevados y erosionan la rentabilidad de la empresa. la solución mas inmediata a su escasez de capital de trabajo es el endeudamiento..

Capitalización MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . Cada empresa. Tienen unos activos financiados que generan una alta rentabilidad. en tanto que otra no pueda operar si sus pasivos son del 40%. que es muy superior al costo financiero que implica pagar por ellos. En estos casos.ACTIVOS FIJOS . por ejemplo. tiene una capacidad de endeudamiento mayor o menor. dependiendo de su actividad y su capacidad de gestión.DEPRECIACIÓN La empresa para poder operar o expandirse requiere de recursos. entre otros aspectos. puesto que si la adquisición de nuevos pasivos implica que estos no tengan suficiente respaldo. resulte atractivo. si bien analizado individuamente es elevado. la adquisición de pasivos puede ser una excelente opción. la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso. en muchos casos. se debe considerar también el efecto que este tenga. se debe analizar en conjunto con la rentabilidad que este genera. por muy baratos que sean esos pasivos. no solo en la rentabilidad de la empresa sino en la estructura financiera de la misma. puesto que un crédito que tenga un costo financiero del 30% anual. puede resultar riesgoso adquirirlos. Puede que una empresa pueda operar sin problemas con unos pasivos del 70%. Esto no quiere decir que si un recurso externo es costos se debe renunciar a esa opción. Al contrario. puede ser que si ese crédito se invierte en una actividad que genera una rentabilidad del 50%. Son muchas las empresas que operan con capital ajeno. A la hora de decidir si se recurre a endeudamiento. y entre mas económicos los pueda conseguir el resultado será mejor. Para determinar si un recurso es costoso. los que debe conseguir de alguna forma. y que mejor que trabajar con la plata del vecino.

es la capitalización de utilidades. MANUAL DE CONTABILIDAD Otra forma de conseguir recursos es mediante nuevos aportes de los socios o incorporando a nuevos socios. La capitalización es más viable en la medida en que la empresa garantice una rentabilidad mínima para el inversionista. Se debe revisar uno a uno cada rubro de los activos para determinar cual se puede disminuir u optimizar. Inclusive algunos socios pueden ser reacios a realizar nuevos aportes. por lo que en algunas empresas es una opción que ni si quiera se puede considerar. Dependiendo del tipo de empresa. en el caso de las empresas de familia. es difícil encontrar acreedores. Otra forma de obtener recursos.ACTIVOS FIJOS . Página 11 . no habrá muchas personas interesadas en invertir en la empresa. lo que se puede lograr optimizando la utilización que se haga de cada uno de los activos. La capitalización es una fuente de recursos económica aunque no gratis. que por lo general son limitadas. puesto que ni la empresa presenta una estructura financiera débil. no distribuir utilidades. por lo que se debe ser cuidadoso al adoptar esa estrategia. la capitalización puede ser una opción o no. no están dispuestos a aceptar inversionistas extraños. Sucede lo mismo con la adquisición de pasivos. Por ejemplo. puesto que los socios invierten siempre y cuando vean una oportunidad de rentabilizar esa inversión. es decir. lo que bien puede ser una solución pero que también puede desmotivar a los inversionistas.DEPRECIACIÓN La capitalización no siempre es posible en vista que cuando la situación financiera de la empresa no es la mejor. Recursos de la misma empresa Una tercera opción es buscar los recursos en la misma empresa.

ACTIVOS FIJOS . planta y equipo]. Otra opción es el mejoramiento de procesos en mira de disminuir costos de operación. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . lo mismo que las posibilidades de conseguir financiación y dependerá de la realidad de cada empresa la identificación y aplicabilidad de cada una. o que resulte mas beneficioso adquirirlos mediante leasing. Es posible que algunos no sean tan necesarios. Son múltiples las alternativas que permiten maximizar la utilización de los recursos de la empresa. Se pueden revisar también los activos fijos [propiedad.DEPRECIACIÓN En este caso se puede hacer una mejor gestión de la cartera y de los inventarios. Revisar la política de proveedores y de inventarios para disminuir costos de venta. lo cual permite liberar una serie de recursos para capital de trabajo. que son dos rubros en los que las empresas suelen tener un alto volumen de recursos inmovilizados.

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