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Concepto La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso. Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos. Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos

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se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas. La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos. La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera: Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años Vehículos automotores y computadores 5 años Decreto 3019 de 1989. Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

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Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T). La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T). Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero. Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciación, a excepción de los terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir el valor del terreno sobre el que esta la construcción. Respecto a esta teoría, de que los terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados al explotación agrícola, que por causa de la erosión propia de la

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VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS Cuando se trata de contabilidad financiera y desde el punto de vista técnico, la vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo, contribuya a la generación de ingresos; para la norma internacional de contabilidad – NIC 16 la vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la empresa, o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la empresa. Para determinar la vida útil de una activo se debe tener en cuenta el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, especificaciones de fabrica la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuye. La vida útil legal para efectos tributarios, es el periodo de reconocimiento del uso de los activos, él cual es fijado por el artículo 70 del Decreto 187 de 1975: “(…) Mientras el Gobierno Nacional elabora tablas especiales de depreciación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6° del artículo 59 del Decreto 2053 de 1974, se considera como vida útil probable de los bienes depreciables, hasta veinte años para la propiedad inmueble, diez años para la propiedad mueble y cinco años para los aviones y Vehículos automotores en general. Posteriormente, el artículo 2 del Decreto 3019 de 1989 dispuso que la vida útil de los activos fijos depreciables, adquiridos a partir de 1989 será la siguiente: Activo Vida útil

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explotación antitécnica, terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos años, situación que es muy común en los campos Colombianos.

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como consecuencia de su utilización. Estos valores. los cuales. maquinaria. para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos. MANUAL DE CONTABILIDAD Inmuebles (incluidos los oleoductos) Barcos. trenes. fijar una vida útil distinta. la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. podrán con previa autorización del Director de Impuestos Nacionales. la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años. equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores 20 años 10 años Página 11 . se desgastan hasta el punto de quedar inservibles. con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. o por el uso que se haga de ellos. Algunos activos. claro está.DEPRECIACIÓN 5 años Los contribuyentes cuando consideren que la vida útil señala en el reglamento. de conformidad al artículo 138 del Estatuto Tributario. VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado. por su naturaleza y destinación. En términos generales. siendo la primera determinada en forma técnica y la segunda la señala por el reglamento o autorizada por el Director de la DIAN. tiempo durante el cual puede generar renta. se debe hacer distinción entre la vida útil para efectos contables y tributarios. pueden tener mayor vida útil que otros. puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. no corresponde a la realidad económica.ACTIVOS FIJOS . aviones. Igual con cualquier otro activo. no son siempre reales. Toda empresa para poder operar. Por lo anterior.

opinión que cuestiona la utilidad o conveniencia de la actual vida útil de los activos fijos. La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos. La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones. se consideran que su vida útil es indefinida. para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta. como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo.ACTIVOS FIJOS . pero pierden su utilidad para su propósito inicial. y si no se hace el mejor uso de ellos. quedan inservibles. aunque físicamente siguen existiendo. estos después de un tiempo. Ha dicho al respecto Hernán E Munoz: “Toda la vida he entendido la depreciación como un concepto económico.DEPRECIACIÓN En el caso de los terrenos. pues existen otros]. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura.com¸ ha publicado una interesante opinión sobre el documento que publicamos hace un tiempo y que titulamos “¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño?”. es el demerito de un bien por usar su capacidad de producir riqueza. ¿Es pertinente cambiar la vida útil de los activos fijada por la ley fiscal y la técnica contable? Hernán E Munoz lector de Gerencie. lamentablemente tanto en lo contable Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD . algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto. vida útil que se ha convertido en una camisa de fuerza que choca en muchas veces con las nuevas realidad traídas por el avance tecnológico.

una tecnológica 4G en los teléfonos celulares. y en consecuencia tiene el derecho a reconocer el desgaste que ese activo sufra como consecuencia del uso que de él se siga haciendo.DEPRECIACIÓN Hoy en día la velocidad en los cambios tecnológicos vuelven un equipo obsoleto en un espacio muy corto de tiempo. y si no miren que sucede con las empresas de comunicaciones y de informática. no la determinación de un consejero de estado que en este caso está tomando decisiones alejadas de la realidad que mueve el mundo”. ¿puede ser depreciado otra vez por el nuevo comprador? Aunque en principio podríamos decir que es posible depreciar nuevamente el activo por cuanto el comprador ha pagado un valor por él. donde queda valor para los activos fijos de las empresa que reparen telefonía celular y que tengan equipos de no más de 3 años con la tecnología de 3G? El mercado y las percepciones del consumidor son las que le dan valor a un bien. mismas que fueron normalizadas en épocas en las cuales el mundo en su desarrollo tecnológico. se vuelve obsoleto en un instante. han determinado unas convenciones que no dejan de ser convenciones. . el Consejo de estado ha sido enfático en decir que eso no es posible. donde los equipos por un cambio tecnológico. era otro. ¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño? Si se compra un activo usado que el dueño anterior ha depreciado completamente. Es así como en sentencia 14013 de abril 6 de 2006 expuso lo siguiente: Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD como en lo fiscal. estamos próximos a tener en el mercado.ACTIVOS FIJOS . en muchas ocasiones menores a lo establecido por las costumbres contables y por las normas tributarias.

y con base a ello fijar la vida útil de ese activo usado de tal manera que no se deprecie más del 100% del activo. por lo que resta de dicho término. no puede ser inferior a la contemplada en el reglamento. independientemente del tratamiento contable previsto para los activos dados de baja. deba hacer un control sobre el valor efectivamente depreciado por el anterior dueño. como lo certificó el revisor fiscal en cede administrativa y lo confirmó el dictamen pericial practicado en la primera instancia. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . de acuerdo con la misma norma. sumando por supuesto el porcentaje depreciado por el anterior dueño y el porcentaje a depreciar posteriormente. fiscalmente no se podrá depreciar más y no habrá forma de recuperar vía depreciación el dinero invertido en ese activo fijo. lo cual es muy discutible.si bien el artículo 139 del Estatuto Tributario autoriza la depreciación de los bienes usados. que si los bienes adquiridos por la actora.” Ello obliga a que cuando el contribuyente adquiera un activo fijo usado. ya se encontraban totalmente depreciados por su anterior propietario. sobre los cuales se pretende la deducción por depreciación. pero ante la opinión de la máxima instancia en materia tributaria que en este caso es el Consejo de estado.DEPRECIACIÓN “…. la vida útil así calculada. tal como se concluyó en la liquidación oficial de revisión y de reiteró en la resolución que decidió el recurso. Es decir. no procede fiscalmente la deducción por depreciación. no es posible exceder el término previsto para la recuperación del 100 % del costo de adquisición del activo usado. si el anterior dueño ya depreció el 100% del activo.ACTIVOS FIJOS . y en consecuencia la deducción por depreciación sólo procede en cabeza del adquiriente. Ahora. para lo cual el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable con el fin de amortizar el costo de adquisición. Significa lo anterior. poco o nada se puede hacer distinto a acatar los pronunciamientos sobre la materia y actuar en consecuencia. sumada a la transcurrida durante el uso del anterior propietario.

puesto que el objetivo de la depreciación es muy distinto. la empresa no podrá depreciarlo nuevamente. Si se adquiere un activo usado que ya ha sido depreciado en un 100% por el anterior dueño. o se utiliza MANUAL DE CONTABILIDAD . La inversión se recupera mediante la rentabilidad que genere la utilización de dicho activo. debe haber lugar a la depreciación de ese costo así la vida útil del activo contable y fiscalmente haya sido agotada. Si el activo no se utiliza.DEPRECIACIÓN La depreciación tiene como objetivo reconocer en el estado de resultados el desgaste que sufre un activo por cuenta de su utilización para la generación de ingresos. No es objetivo de la depreciación recuperar la inversión que la empresa haya hecho para su construcción o adquisición. Esta aclaración surge en respuesta a las inquietudes generadas por la posición de la Dian y del Consejo de estado en el sentido de que no es posible depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por su anterior dueño. La recuperación de la inversión nada tiene que ver con la depreciación. El objetivo de la depreciación es reconocer el desgaste del activo por su uso.ACTIVOS FIJOS . Allí no se puede hablar de depreciación sino de retorno de la inversión. que sólo sucede si ese activo es capaz de generar los ingresos suficientes para cubrir sus propios costos y un poco más. sino con la renta que se obtenga al utilizar ese activo que se supone se adquiere precisamente para que participe en el desarrollo del objeto social de la empresa. Surge entonces la inquietud con respecto a la imposibilidad del contribuyente de recuperar la inversión realizada en la compra de ese activo. puesto que algunos se preguntan que si la empresa pagó un valor. incurrió en un costo. Pero resulta que la inversión en el activo no tiene que ser recuperada con la depreciación. no la recuperación de lo invertido en su compra Página 11 .

maquinaria y equipo. trenes aviones y barcos. pero la razón de ello no es el derecho del empresario o contribuyente a recuperar la inversión realizada. Además de la vida útil. tienen una vida útil de 10 años. se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual. y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. que por razones normativas fiscalmente no es posible. no habrá recuperación de inversión así el activo sea susceptible de depreciación. los inmuebles tienen una vida útil de 20 años. y la recuperación de la inversión se dará en la medida que los ingresos generados sean mayores a la depreciación sufrida por el activo. o ineficazmente. Según el decreto 3019 de 1989. Eso se reconoce con la depreciación.DEPRECIACIÓN Si el activo se utiliza. y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. El activo cuando se utiliza se desgasta y genera ingresos. El valor de salvamento no es obligatorio. Página 11 . los bienes muebles. MANUAL DE CONTABILIDAD equivocadamente. [Valor del activo/Vida útil] Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos. ¿Qué el activo usado se desgasta y que ese desgaste merece ser reconocido? Por supuesto. Si el activo se utiliza genera ingresos y con ellos se recupera la inversión. se desgasta.ACTIVOS FIJOS . Método de la línea recta El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas. METODOS DE DEPRECIACION 1. y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. sino el derecho a reconocer ese desgaste.

000.000. para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo. Método de la suma de los dígitos del año Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. Se tiene entonces (30. Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos: (5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15 Luego. se procede a realizar el cálculo de la depreciación.000. Para una mayor comprensión. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.3333 MANUAL DE CONTABILIDAD Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo. Así como se determina la depreciación anual.DEPRECIACIÓN Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30. también se puede calcular de forma mensual.000.ACTIVOS FIJOS . Página 11 . 2. Ahora determinemos el factor.000. 5/15 = 0. La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo Donde se tiene que: Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.000 /5) = 6.

3.000. la depreciación será igual al 33.(Valor de salvamento/Valor activo)1/n Donde n es el la vida útil del activo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Es decir que para el primer año. Para una mayor comprensión.000 * 33.000 * 26.000.000) Para el tercer año: 3/15 = 0.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.333% del valor del activo. exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento. La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciación = 1.000. para el segundo año la depreciación corresponde al 26. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.2 Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. Para su implementación.ACTIVOS FIJOS .666% = 8. Método de la reducción de saldos Este es otro método que permite la depreciación acelerada.000.000) . de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo. (30.DEPRECIACIÓN Para el segundo año: 4/15 = 0.2666 Luego.000.000 * 20% = 6.3333% = 10. (30.666% del valor del activo (30.000) Y así sucesivamente. por lo perdería validez este método.

071.67 Para el segundo periodo. Para determinar la depreciación por este método.36904 = 6. que para el primer periodo es de 30.000.36904 Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar.ACTIVOS FIJOS .000 unidades.000 que puede producir en toda su vida útil 20.071.505.928.000-11.22 Así sucesivamente hasta el último año de vida útil Para una mayor comprensión. el valor sin depreciar es de (30.000)1/5 = 0.279.000 * 0.928. para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar . Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.000.DEPRECIACIÓN Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos: 1. Luego. lo primero que se debe hacer.( 3.67) = 18.000 Entonces 30.000.000.720. en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.279.000/30. se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil.000.720.000.985. por lo que la depreciación para este segundo periodo será de: 18.36904 = 11. Método de las unidades de producción Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.33 * 0. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Como se puede ver.33. 4. es determinar la tasa de depreciación.

ll finalizar el quinto año de vida útil tendremos un activo con valor en libros de $2. con una vida útil de 5 años y un 20% como cuota de salvamento.000. ¿Pero qué finalidad se persigue al no depreciar completamente un activo? La realidad es que no hay una razón valedera que lleve a la empresa a tomar la decisión de no depreciar la totalidad de un activo.000)/5. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Entonces. 10. decisión que a veces no comprendemos del todo.000 = 500.ACTIVOS FIJOS . La fórmula de la depreciación en línea recta con cuota de salvamento. suponiendo un activo cuyo valor es de $10.000 unidades.DEPRECIACIÓN Si en el primer periodo.000/20. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500 . descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2. Finalidad de la cuota de salvamento en la depreciación de activos Cuando se deprecia un activo fijo. Para una mayor comprensión. de modo que al terminar la vida útil del activo.000. es (10. y así con cada periodo. La cuota de salvamento es aquel valor del activo que no depreciamos.000-2. nos queda ese valor sin depreciar.000. las unidades producidas por la maquina fue de 2.000. Así.000 * 500 = 1.000. se suele dejar una cuota de salvamento.

sumada con la vida útil transcurrida en manos del anterior propietario. teniendo presente que la vida útil utilizada por el contribuyente adquiriente del bien usado. Así lo expresa el artículo 139 del estatuto tributario: MANUAL DE CONTABILIDAD Algunos opinan que la cuota de salvamento tiene por objeto representar en la contabilidad el valor probable que puede tener un activo después de culminar su vida útil. son las mismas que para los bienes nuevos. Página 11 . despojando con esto a la empresa de un importante capital de trabajo que puede resultar necesario para el crecimiento o mantenimiento de la empresa. y que significa también tener que distribuir más utilidades. que a su vez representa un mayor impuesto de renta.DEPRECIACIÓN Y aunque es normal que un activo una vez depreciado completamente tenga un valor. pueden ser objeto de depreciación tomando como referencia la vida útil que le resta al activo. y esto representa una mayor utilidad.ACTIVOS FIJOS . Cualquier razón que exista para no depreciar el 100% del activo haciendo uso de la figura de la cuota de salvamento. financieramente no es lo más conveniente tener en los activos un activo que ya ha cumplido con su vida útil. Las reglas y procedimientos para la depreciación de activos fijos usados. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS USADOS Los activos fijos usados que el contribuyente adquiera. no puede ser inferior a la vida útil establecida por la norma para el activo correspondiente. No depreciar un activo completamente. significa que se deja de llevar al gasto ese valor. no parece compensar el efectivo negativo desde el punto de vista financiero que tendrá esta decisión.

la cual había estado en poder del anterior propietario durante 6 años. no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos en el reglamento. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso. y en el ejemplo. La vida útil nueva con anterior no puede ser inferior a lo que le corresponde a un activo nuevo. el mismo tiempo durante el cual fue sido depreciada. pero sí podría ser superior. El contribuyente podrá fijar una vida superior a los cuatro años. si considera que razonablemente esa será la vida útil del bien. deberá fijar su vida útil en no menos de 4 años. pero deja abierta la posibilidad que sea superior. puede hacer un calculo aproximado y razonable de la vida útil que le resta al activo. no sea inferior la que le corresponde según el reglamento. sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios. sumada con la vida útil transcurrida por el activo en manos del anterior o anteriores propietarios.ACTIVOS FIJOS . Página 11 . definición que le corresponde al contribuyente quien tiene la facultad de fijar o determinar la vida útil que le queda al activo. Una vez el contribuyente adquiera el bien usado. Veamos un ejemplo sencillo. pues la norma solo limita el hecho que no puede ser inferior. el activo ya había sido depreciado durante 6 años por el anterior poseedor. la cual.DEPRECIACIÓN La vida útil así calculada. El contribuyente adquiriente. como ya se expuso. el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para amortizar su costo de adquisición. Un contribuyente adquiere una maquina usada. MANUAL DE CONTABILIDAD Depreciación de bienes usados. toda vez que la vida útil de cualquier maquinaria nueva es de 10 años.

mayo será la alícuota de depreciación. lo mismo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación. La depreciación acumulada está en $30.000. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10. es decir. Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo. lo cual afecta la renta líquida. lo importante es no utilizar una vida útil menor.000.DEPRECIACIÓN Al utilizar una vida útil mayor. y por tanto la renta líquida aumentará aumentando a su vez el impuesto a pagar.000. debido a que entre menor vida útil. . lo cual. y faltan dos años por depreciar.000. la cuota de depreciación será menor. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación. Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50.000.000 y ha sido depreciado durante tres años. puesto que esto implicaría una mayor deducción por depreciaciones. aplicando el método de la línea recta. por lo tanto. se llevan como un mayor valor del activo.000. disminuyendo de esta forma el impuesto que el contribuyente debe pagar. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60.000*20%). y la el estado no se molestará por eso.ACTIVOS FIJOS . implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen.000. será de 12.000. entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación.000.000 (60. La depreciación en el cuarto año. estas por lo general se capitalizan.

se deben depreciar en dos años. faltaron tres años por depreciar. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. por lo que la formula varía un poco. De esta forma. Quiere decir esto. la depreciación acumulada será de $54. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante. MANUAL DE CONTABILIDAD en el quinto año. se depreciaron durante solo dos años. faltando aún $6.000. se deprecian en cinco años. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo.ACTIVOS FIJOS .000. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. Página 11 . por tanto. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. es decir. lo cual coincide con el valor del activo. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras. De aquí concluimos. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil. y los diez millones de las adiciones y mejoras. Así las cosas. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. si no incrementan la vida útil del mismo.000. en este ejemplo. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo.DEPRECIACIÓN Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. cuando deberían ser cinco años. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación. por lo que en el quinto año.000.

En consecuencia. es un activo que aún no se está utilizando.ACTIVOS FIJOS . los activos en tránsito se empiezan a depreciar cuando se incorporen efectivamente a la empresa y empiecen a ser utilizados. en tanto que si se lleva como mayor valor del activo. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa. razones suficientes para no depreciarlo. un activo que se encuentra en tránsito. no genera un gasto y no contribuyente a generar un ingreso. utilización que implica un deterioro. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS EN TRÁNSITO Nos consultan nuestros lectores respecto a la depreciación de activos que se encuentran en tránsito. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. ¿La razón? La depreciación tiene como finalidad principal reconocer el desgaste que sufre el activo por su utilización. o el aporte que hace a la generación de ingresos con su utilización. y debido a ello. no se desgasta. La respuesta corta es que no.DEPRECIACIÓN La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. Al igual que los activos en construcción. . la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. un gasto que debe ser asociado al ingreso generado por el activo.

es decir. faltando aún $6.000 y ha sido depreciado durante tres años. estas por lo general se capitalizan. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos. La depreciación acumulada está en $30. lo cual.000.000. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante. lo mismo en el quinto año.000. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60. se llevan como un mayor valor del activo.000 (60. faltaron tres años por MANUAL DE CONTABILIDAD Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen. Página 11 . la depreciación acumulada será de $54.000. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación.DEPRECIACIÓN Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo. aplicando el método de la línea recta. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación. implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras.000. por tanto.000.000. es decir. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil.000. será de 12.ACTIVOS FIJOS .000. se depreciaron durante solo dos años. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10.000.000*20%). cuando deberían ser cinco años. La depreciación en el cuarto año. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación. Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50.000. y faltan dos años por depreciar. por lo que en el quinto año. por lo tanto.000. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras.000. Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras.

se deben depreciar en dos años. en tanto que si se lleva como mayor valor del activo.ACTIVOS FIJOS . que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. si no incrementan la vida útil del mismo. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. por lo que la formula varía un poco. La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo.DEPRECIACIÓN Quiere decir esto. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. y los diez millones de las adiciones y mejoras. Así las cosas. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. De aquí concluimos. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. lo cual coincide con el valor del activo. . De esta forma. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. se deprecian en cinco años. en este ejemplo. Depreciación de activos recibidos en donación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD depreciar.

MANUAL DE CONTABILIDAD Los activos recibidos en donación se pueden depreciar en la medida en que correspondan a activos que tengan tal naturaleza. Cuando sea significativo. Página 11 . Consulte: Depreciación de activos usados. no por ello se debe dejar de depreciar siguiendo las reglas generales que para la depreciación aplica. La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico. como bien lo dice el artículo 64 del decreto 2649 de 1993 a la fecha vigente: (…) La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. En el caso de los activos donados usados. suma de los dígitos de los años. (…) La depreciación se realizará con base al valor del activo fijado en el acuerdo de donación en el valor determinado mediante avalúo técnico. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.ACTIVOS FIJOS . tales como línea recta. se debe aplicar lo establecido por el artículo 139 de estatuto tributario respecto a la vida útil. de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. La depreciación del activo no tiene como finalidad la recuperación del dinero invertido por la empresa en su adquisición. sino el reconocimiento del activo a la generación del. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.DEPRECIACIÓN Si bien la empresa no ha invertido ningún recurso en la adquisición del activo donado. unidades de producción u horas de trabajo.

algo que no es del agrado de la administración de impuestos. La razón es que la vida útil define la alícuota que se deduce de la renta mediante el gasto por depreciación. casi nunca podrá utilizar una vida útil inferior desde el punto de vista tributario. En cambio. y con base a ella se debe calcular la respectiva depreciación. Pero la realidad de cada activo y de cada empresa. lo que indudablemente hace que la información financiera que se genere no sea la más objetiva. cuando se utiliza una vida útil superior. hace que la vida útil real difiera mucho de la vida útil fijada por la ley. de forma excepcional la ley tributaria permite una depreciación acelerada. lo que a su vez incrementa la renta líquida y con ella la tributación. no habrá inconveniente con las autoridades encargadas de la administración de los impuestos. No obstante. lo que implica que el reconocimiento financiero del desgaste de los activos por su uso. El contribuyente o la empresa tienen flexibilidad para utilizar una vida útil diferente siempre que sea mayor a la legal. y entre menor sea la vida útil.ACTIVOS FIJOS . lo que indudablemente implicará una utilidad y una renta líquida inferior. MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación se puede tomar una vida útil superior pero no menor a la legal Página 11 . y con ello. no se ajuste a la realidad. pero nunca inferior. una menor tributación. mayor será la alícuota por depreciación.DEPRECIACIÓN En la depreciación de activos fijos se puede utilizar una vida útil superior a la legal. la alícuota por depreciación disminuye. y mientras se paguen más impuestos. La ley tributaria ha establecido la vida útil de los diferentes activos. lo que disminuye las deducciones.

que se debe disminuir del valor del activo. sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo. la depreciación se debe reconocer como un gasto. Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20. donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo.000 MANUAL DE CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN Página 11 . Como la vida útil de los vehículos es de 5 años. un valor exactamente igual. recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos. De otra parte.com. para determinar la depreciación de un año. tenemos que por un lado. la depreciación no se resta directamente del activo. razón por la cual lo abordaremos. de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo. y a la vez de los más consultados en Gerencie. como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo. hay un valor que se debe contabilizar como un gasto. por consiguiente. por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos. renta.ACTIVOS FIJOS .000. y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones. es uno de los temas más sencillo de la contabilidad. es la 151605. tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5: 20. es la 159205.000.000.000/5 = 4. y por otro. la subcuenta para registrar los edificios.000. implica que ese activo pierde valor. Luego. La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos. Por ejemplo.DEPRECIACIÓN La contabilización de la depreciación. En primer lugar. En nuestra contabilidad.

000 En el gasto. dependiendo de la utilización que se haga del activo.DEPRECIACIÓN La contabilización será: Cuenta Debito 516035 [Flota y equipo 4. la cuenta será la 5160 o la 5260. cada uno de los costos y gastos en que se incurrió para generar dichos ingresos. Tanto la depreciación como la amortización. gastos operacionales de venta. reconocer el desgaste o agotamiento de los activos con la generación de los ingresos. se recurre a las figuras de la depreciación y de la amortización.ACTIVOS FIJOS . puesto que no puede existir un ingreso sin costo o gasto. valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.000 por año.000 de transporte] 159245 [Flota y quipo de transporte] Crédito 4. se debe asociar. Bien. contempla la obligación de asociar con los ingresos del periodo. veamos cuales son las diferencias entre estos dos conceptos.000. . de allí que en el caso de los ingresos generados por la utilización de los activos. la depreciación será de $4.000. queda claro que tanto la depreciación y la amortización tienen como objetivo reconocer el desgaste y/o agotamiento que sufre todo activo al ser utilizado por la empresa para el Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Luego. siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda. hacen referencia al desgaste o agotamiento que sufre un activo en la medida que con su utilización contribuye a la generación de los ingresos de la empresa. DIFERENCIA ENTRE AMORTIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN En el reconocimiento de los activos a la generación de ingresos.000. El artículo 13 del decreto 2649 de 1993.

pues tienen la misma naturaleza y finalidad. MANUAL DE CONTABILIDAD desarrollo de su objeto social.ACTIVOS FIJOS . mientras que los intangibles y los activos diferidos. es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa. La depreciación tiene un gran efecto financiero. debemos saber que la depreciación es el reconocimiento contable y financiero del desgaste que sufren los activos fijos por su uso. son básicamente iguales. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos. y por consiguiente en la generación del ingreso. Otra diferencia es que para la depreciación. por cu contribución a generar ingresos o renta para la empresa. que quizás sea lo más importante de ella. la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos. tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto. La única diferencia importante a resaltar.DEPRECIACIÓN ¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro? En realidad no hay mayor diferencia. es más que un mero procedimiento contable y matemático. puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos. Naturalmente. Página 11 . EFECTOS FINANCIEROS DE LA DEPRECIACIÓN La depreciación de los activos fijos. se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos. la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos. En primer lugar.

éste se desgasta hasta quedar inutilizable o inservible. los que al ser utilizados. Cuando se requiere reponer los activos desgastados o depreciados. puesto que al desgastar un activo. que a la vez disminuye el resultado final que es la utilidad. por lo que se requiere reponerlo. pero al tiempo mas se desgastan.DEPRECIACIÓN Al existir la depreciación. de lo cual podemos concluir que entre mas se utilicen los activos. además de tener un efecto directo en la utilidad. toda vez que la utilidad es resultado de restar a los ingresos los gastos y costos. de suerte que contablemente. este disminuye su valor dentro de la empresa. en el balance general. Estos recursos no estarían disponibles si la depreciación no existiera. la utilidad se ve afectada. La depreciación.ACTIVOS FIJOS . MANUAL DE CONTABILIDAD La empresa para obtener ingresos. por lo que tendrá la empresa que proceder a reponer ese activo depreciado o desgastado por su utilización. en consecuencia. se puede llevar al gasto o al estado de resultados el desgaste sufrido por los activos. que es lo que conocemos como depreciación. su valor en libros se ve disminuido hasta desaparecer. Así las cosas. que al utilizar un activo. naturalmente que sufren un deterioro o desgaste. también tiene un efecto en la estructura financiera de la empresa. Aquí llegamos a la verdadera razón de la depreciación. lo que implica un mayor gasto por depreciación. cada vez que un activo se deprecia. Página 11 . la empresa debe disponer de los recursos suficientes para su reposición. al existir un gasto. comprar otro para que la empresa pueda seguir operando y generando renta. la depreciación tiene un efecto directo en la utilidad de la empresa. Es un hecho. estos mas generan ingresos. debe hacer uso de sus activos.

en su artículo 71 considera como turno normal aquel que tenga una duración de 8 horas diarias. La depreciación tiene como papel principal proteger el patrimonio de la empresa. mayores recursos se transfieren a los socios mediante la distribución de utilidades. Así las cosas.ACTIVOS FIJOS . . y a mayo utilidad. El decreto 187 de 1975. la utilidad resultante sería mayor. De este modo. la vida útil se podrá disminuir considerablemente. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD De no haberse depreciado el activo. DEPRECIACIÓN FISCAL ACELERADA La legislación fiscal permite la depreciación acelerada para aquellos activos que por su naturaleza y utilización sufren un desgaste acelerado. este valor no se hubiera llevado al gasto. y permitir reponer o mantener la capacidad operativa de la misma. o proporcionalmente al número de horas adicionales. siempre que un activo sea utilizado durante mas de 8 horas al día. De modo pues que la depreciación lo que hace es evitar la distribución de los recursos que deben reponer los activos que se desgasten por su uso. se podrá incrementar su alícuota de depreciación en un 25% por cada 8 horas adicionales.DEPRECIACIÓN Al distribuir mayor utilidad a los socios. es decir. lo cual implicaría un gasto menor. se están distribuyendo los recursos de la depreciación. y al haber un gasto menor. si un activo es utilizado durante las 24 horas del día. ofrece la posibilidad al contribuyente de incrementar la cuota de depreciación en un 25% por cada turno adicional que el activo sea utilizado. los recursos con que se repondrían los activos una vez depreciados. El artículo 140 del estatuto tributario.

250.67 = 1.000.000/8 = 1. sino 8 años. por lo que su cuota de depreciación será de $1. Página 11 .000 la vida útil que se debe utilizar será de aproximadamente 6. lo que es una intromisión mas de la norma tributaria en la contabilidad.000).000 que trabaja un turno normal de 8 horas al día.000.000 Si la maquina es trabajada durante 16 horas al día. intromisión que está lejos de conseguir el reflejo real de la situación financiera del contribuyente. su cuota de depreciación se podrá incrementar en un 25%. Esta maquina deberá ser depreciada en 10 años. Para que se puede aceptar fiscalmente la depreciación acelerada contemplada en el artículo 140 del estatuto tributario.ACTIVOS FIJOS . COMPLEMENTO MANUAL DE CONTABILIDAD Veamos. Para que la cuota de depreciación sea de 1.500. Para llegar a ese valor. ésta debe ser contabilizada. la vida útil a tener en cuenta.000. esto es un turno adicional. que la cuota de depreciación anual será de $1. puesto que 10.250.000. la cuota de depreciación se incrementará a $1.DEPRECIACIÓN Supongamos una maquina cualquiera cuyo valor es de $10. deberá ser ya no de 10 años. Un incremento del 25% no es suficiente para compensar la sobre utilización de los activos.500.000. la depreciación apenas se incrementará en una cuarta parte. Es decir. Si la máquina se trabajara las 24 horas.000 por año.000/6. puesto que como ya se anotó. puesto que mientras que la jornada de trabajo de un activo se duplica.500.000. la depreciación debería ser proporcional a la utilización y desgaste del activo lo cual no es conseguido con un incremento del 25% de la depreciación cuando el nivel de utilización del activo se duplica.67 años (10.

etc. de hecho hay muchas empresas que operan con un capital de trabajo de 0 e inclusive inferior. La formula para determinar el capital de trabajo neto contable. En este sentido el capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente. tiene gran relación con una de las razones de liquidez llamada razón corriente. y es posible que sus activos corrientes sean suficientes para operar. mano de obra. reposición de activos fijos. Para determinar el capital de trabajo de una forma mas objetiva. materia prima. (Efectivo. la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. La empresa para poder operar. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. solo significa que sus pasivos corrientes son superiores a sus activos corrientes. lo que sucede es que.DEPRECIACIÓN La definición más básica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. Una razón corriente de 1:1 significa un capital de trabajo = 0.ACTIVOS FIJOS . se corre un alto riesgo de MANUAL DE CONTABILIDAD CAPITAL DE TRABAJO Página 11 . y se busca que la relación como mínimo sea de 1:1. El hecho de tener un capital de trabajo 0 no significa que no tenga recursos. lo que nos indica que la razón corriente siempre debe ser superior a 1. puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso. Esto supone determinar con cuantos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo. inversiones a corto plazo. se debe restar de los Activos corrientes. los pasivos corrientes. requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos. Claro esta que si es igual a 1 o inferior a 1 no significa que la empresa no pueda operar. cartera e inventarios). al ser los pasivos corrientes iguales o superiores al los activos corrientes.

El capital de trabajo y el flujo de caja. Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la empresa. en la medida en que las exigencias de los pasivos corrientes no alcancen a ser cubiertas por los activos corrientes. El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente par mantener el capital de trabajo. o por el flujo de caja generado por los activos corrientes. para reponer activos. tiene gran efecto en el capital de trabajo. La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una menor inversión o u una menor utilización de activos. que la empresa genere será el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo.DEPRECIACIÓN Ante tal situación. para distribuir utilidades a los socios de la empresa. para atender las costos de los pasivos. lo que se puede hacer mediante capitalización por los socios o mediante adquisición de nuevos pasivos. solución no muy adecuada puesto que acentuaría la causa del problema y se convertiría en una especie de circulo vicioso. (Vea: Flujo de caja libre) Capital de trabajo neto operativo. y lo más importante. Una eficiente generación de recursos garantiza la solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a financiamiento de los socios o de terceros. El capital de trabajo tiene relación directa con la capacidad de la empresa de genera flujo de caja. para reponer los activos. en la que le flujo de caja generado por los activos corrientes no pueda cubrir las obligaciones a corto plazo y para cubrir las necesidades de capital de trabajo.ACTIVOS FIJOS . MANUAL DE CONTABILIDAD sufrir de iliquidez. El flujo de caja o efectivo. Página 11 . para pagar la deuda y para distribuir utilidades a los socios. se requiere financiar esta iliquidez.

La empresa compra a crédito los inventarios. este debe estar Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD El capital de trabajo neto operativo comprende un concepto mucho mas profundo que el concepto contable de capital de trabajo. pero no demasiados porque significaría inmovilizar una cantidad de recursos representados en Inventarios almacenados a la espera de ser realizados. y en este se considera única y exclusivamente los activos que directamente intervienen en la generación de recursos. Para esto se excluyen las partidas de efectivo e inversiones a corto plazo. la empresa gira en torno a estos tres elementos. .ACTIVOS FIJOS . es la suma de Inventarios y cartera. Una empresa no se puede dar el lujo de tener una cantidad considerable de efectivo ocioso cuando puede invertirlo en un activo que genere alguna rentabilidad como los inventarios. Respecto a los inventarios. menos las cuentas por pagar. o el pago de los pasivos que por su naturaleza siempre generan altos costos financieros. menos las cuentas por pagar. Tener grandes sumas de disponible es un error financiero. debe tener políticas optimas de gestión y cobro. La empresa debe tener políticas claras para cada uno de estos elementos. Respecto a la cartera. y en cuanto al plazo que se da a los clientes.DEPRECIACIÓN En primer lugar. y entendiendo que esta representa buena parte de los recursos de la empresa en manos de clientes. eso genera cuentas por pagar. El capital de trabajo neto operativo. es lo que asegura un comportamiento seguro del capital de trabajo. se supone que el efectivo en una empresa debe ser lo menos posible. ya que el efectivo no genera rentabilidad alguna. debe aproximarse a cero. activos fijos. (Vea Producción justo a tiempo). Básicamente. Luego esos Inventarios los vende a crédito. La administración eficaz y eficiente de estos tres elementos. lo cual genera la cartera. estos deben ser solo los necesarios para asegurar una producción continua.

Debe haber concordancia entre las políticas de cartera y cuentas por pagar. No es recomendable por ejemplo. Esto generaría un desequilibrio en el capital de trabajo de 30 días. La financiación y los plazos son básicamente los principales elementos que se deben tener en cuenta en el manejo de las cuentas por pagar. debe ser muy sana.5% o no se le cobra. mucho mejor. Igual sucede con la financiación.ACTIVOS FIJOS . Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD acorde con las necesidades financieras y los costos financieros que pueda tener la empresa por tener recursos sobre los cuales no puede disponer y que no están generando rentabilidad alguna. conlleva a que ese capital afectado debe financiarse o reponerse. se presenta un desfase entre lo pagado con lo ganado. lo que solo se posible hacerlo de tres forma. ser generado por la misma empresa. Si el proveedor cobra un 1% de financiación y al cliente solo se le cobra un 0.DEPRECIACIÓN En cuanto a la política de cuentas por pagar. lo cual tendría que ser compensado con recursos extras de la empresa. por su costo financiero. Cualquier política que afecte el capital de trabajo. Pero se debe tener presente que muchas veces. financiado por los socios o financiado por terceros. Caso contrario que se debe dar en la cartera. en las cuentas por pagar. con solo administrar eficazmente los elementos que intervienen en el capital de trabajo es suficiente. Igual con los costos financieros. Lo ideal es que la empresa este en condiciones de generar los suficientes recursos para cubrir todos estos eventos relacionados con el mantenimiento y crecimiento del trabajo. La empresa tendría que financiar con capital de trabajo extra esos 30 días. entre mas plazo se consiga para pagar las obligaciones. a no ser que se adopte una política de financiación que ofrezca un rendimiento superior al costo financiero que generarían esos mismos recursos. que las cuentas por pagar se pacten a 60 días y la cartera a 90 días. entre menor sea la financiación mas positivo para las finanzas de la empresa. .

Esto puede ser suficiente para conservar el capital de trabajo sin necesidad de recurrir a mayores inversiones las que requieren financiación de terceros o mayores aportes de los socios. La financiación se puede adquirir con entidades financieras o con proveedores o acreedores. la manera como se debe administrar ese conjunto de recursos y elementos participantes en la generación del capital e trabajo. pero en algunos casos puede significar cierta pérdida de control de la empresa en la medida en que MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 .ACTIVOS FIJOS . o implementando una política de gestión de cartera mas eficiente. aunque también un menor plazo. una forma de aumentar el Flujo de caja libre puede ser simplemente administrando mejor los costos de producción. Las principales fuentes de capital de trabajo son el endeudamiento. Es preferible conseguir financiación con los proveedores que con los bancos. las capitalizaciones y los resultados de las operaciones de la empresa. es además. pero con una adecuada rotación de cuentas por pagar se puede garantizar un buen acceso a capital de trabajo sin necesidad de incurrir en costos financieros. Como se puede observar.DEPRECIACIÓN A manera de ejemplo. La capitalización es una opción más económica de adquirir capital de trabajo. el concepto de capital de trabajo es mucho más que un conjunto de recursos a disposición de la empresa. puesto que la financiación ofrecida por los proveedores suele tener un menor costo. Fuentes de capital de trabajo El capital de trabajo es elemental para el normal funcionamiento de cualquier empresa por lo que es importante tener claro cuáles son sus fuentes para así lograr una mejor administración del capital de trabajo. El endeudamiento o financiación es una de las fuentes más comunes para adquirir capital de trabajo.

Esta última fuente de capital de trabajo es quizás la más saludable porque ello implica a la vez dinamismo y crecimiento para la empresa. Esto es en el mejoramiento de los ingresos. en el mes del amor y la amistad o en el mes de mayo. Para este tipo de empresas que tienen auges estacionarios. Las exigencias de capital de trabajo en una empresa para una temporada de fin de año. es preciso determinar ese capital de trabajo en momentos diferentes y específicos.DEPRECIACIÓN La capitalización se puede dar mediante la emisión de nuevas acciones o mediante la capitalización de utilidades.ACTIVOS FIJOS . de poco le sirve un capital de trabajo determinado para el final del año por ejemplo. pero en la realidad de muchas empresas. las ventas. puede ser mucho más elevado que en cualquier otra época del año. Por regla general. de modo que se garantice un continuo flujo de efectico. la empresa no solo logra hacerse a un flujo de capital de trabajo constante y progresivo. Capital de trabajo temporal El capital de trabajo temporal hace referencia al capital de trabajo adicional que debe mantener una empresa para épocas especiales de alta demanda. sino que en general puede alcanzar una gran solidez en todos los aspectos financieros. el capital de trabajo de una empresa se determina y analiza a final de un periodo. La otra forma de conseguir capital de trabajo es mediante el dinamismo de la empresa en sus operaciones. En la medida en que las ventas se incrementen. Para estas empresas es preciso MANUAL DE CONTABILIDAD ingresen nuevos socios o algún socio adquiera mayor participación en virtud de la capitalización. de vacaciones. caso último en el cual no hay problemas ante una posible pérdida de control en la empresa. Página 11 .

se pueden derivar dos situaciones igualmente inconvenientes: afrontar una carencia de recursos para atender la demanda adicional de una temporada y/o tener inmovilizado un capital si ningún uso productivo. puesto que una vez sea innecesario. debido a que se tendría inmovilizado una importante cantidad de recursos que bien podrían ser rentabilizados en otro tipo de inversiones o simplemente pagando pasivos de alto costo para la empresa. el capital de trabajo temporal se debe determinar en las fechas en que por determinada razón se necesitará una mayor operatividad de la empresa. el cual se requiere solo durante algunos días. MANUAL DE CONTABILIDAD tener conciencia sobre el capital de trabajo necesario que requieren para estas épocas especiales. Es igualmente importante conocer hasta cuando se requerirá de ese capital de trabajo temporal. y estas fechas quedan fuera de rango cuando se determina o analiza un capital de trabajo al finalizar un periodo cualquiera. mantenerlo tendría un alto costo de oportunidad. Como ya se anotó. Aunque en principio el concepto de capital de trabajo temporal es simple.DEPRECIACIÓN Este es el capital de trabajo temporal. y luego habrá que prescindir de él pues además de innecesario será costoso. Del desconocimiento del capital de trabajo temporal para una empresa. para así evitar dificultades en la operación de la misma durante esa fecha.ACTIVOS FIJOS . su importancia no lo es. puesto que de su conocimiento depende que la empresa pueda administrar correctamente sus recursos y evitar dificultades en la operación. Página 11 . por lo tanto requiere de un tratamiento especial. Es de gran importancia que la empresa conozca con precisión cuanto capital de trabajo adicional requerirá para una fecha determinada.

El endeudamiento. Tampoco se conoce su objeto social. por lo que nos limitaremos realizar unas apreciaciones generales. el medio en que opera. Adquisición de pasivos Para muchas empresas. que en algunos casos resultan elevados y erosionan la rentabilidad de la empresa.. que bien puede ser con entidades financieras o con sus proveedores.DEPRECIACIÓN ¿Capitalización o endeudamiento como fuente de capital de trabajo? Consulta ¿Una empresa que tiene déficit de recursos y por tanto su operatividad se ve comprometida. la solución mas inmediata a su escasez de capital de trabajo es el endeudamiento. naturalmente implica costos financieros. o puede también buscar recursos en la misma empresa. puede recurrir a una capitalización o es mejor utilizar financiación del sector bancario? Nuestra opinión No es posible dar una respuesta precisa cuando no se conoce la estructura financiera de la empresa sobre la cual se ha de conceptuar. etc.ACTIVOS FIJOS . MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . La empresa para financiar su capital de trabajo puede optar por buscar recursos con terceros (adquisición de pasivos) o con sus socios o nuevos socios (capitalización). De forma general analizaremos las ventajas y desventajas de cada una de las posibles alternativas.

la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso. se debe considerar también el efecto que este tenga. se debe analizar en conjunto con la rentabilidad que este genera. Al contrario. puesto que si la adquisición de nuevos pasivos implica que estos no tengan suficiente respaldo. Cada empresa. en muchos casos. por ejemplo. que es muy superior al costo financiero que implica pagar por ellos. En estos casos. si bien analizado individuamente es elevado. y entre mas económicos los pueda conseguir el resultado será mejor. la adquisición de pasivos puede ser una excelente opción. entre otros aspectos. y que mejor que trabajar con la plata del vecino. los que debe conseguir de alguna forma. puede ser que si ese crédito se invierte en una actividad que genera una rentabilidad del 50%. Esto no quiere decir que si un recurso externo es costos se debe renunciar a esa opción. por muy baratos que sean esos pasivos. puede resultar riesgoso adquirirlos. dependiendo de su actividad y su capacidad de gestión.DEPRECIACIÓN La empresa para poder operar o expandirse requiere de recursos.ACTIVOS FIJOS . resulte atractivo. Para determinar si un recurso es costoso. A la hora de decidir si se recurre a endeudamiento. Tienen unos activos financiados que generan una alta rentabilidad. Capitalización MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . no solo en la rentabilidad de la empresa sino en la estructura financiera de la misma. en tanto que otra no pueda operar si sus pasivos son del 40%. puesto que un crédito que tenga un costo financiero del 30% anual. tiene una capacidad de endeudamiento mayor o menor. Son muchas las empresas que operan con capital ajeno. Puede que una empresa pueda operar sin problemas con unos pasivos del 70%.

no distribuir utilidades. no están dispuestos a aceptar inversionistas extraños. es difícil encontrar acreedores.DEPRECIACIÓN La capitalización no siempre es posible en vista que cuando la situación financiera de la empresa no es la mejor. Dependiendo del tipo de empresa. lo que se puede lograr optimizando la utilización que se haga de cada uno de los activos. no habrá muchas personas interesadas en invertir en la empresa. puesto que los socios invierten siempre y cuando vean una oportunidad de rentabilizar esa inversión. Otra forma de obtener recursos.ACTIVOS FIJOS . es decir. es la capitalización de utilidades. que por lo general son limitadas. lo que bien puede ser una solución pero que también puede desmotivar a los inversionistas. La capitalización es más viable en la medida en que la empresa garantice una rentabilidad mínima para el inversionista. Sucede lo mismo con la adquisición de pasivos. por lo que en algunas empresas es una opción que ni si quiera se puede considerar. Por ejemplo. MANUAL DE CONTABILIDAD Otra forma de conseguir recursos es mediante nuevos aportes de los socios o incorporando a nuevos socios. La capitalización es una fuente de recursos económica aunque no gratis. Se debe revisar uno a uno cada rubro de los activos para determinar cual se puede disminuir u optimizar. Página 11 . por lo que se debe ser cuidadoso al adoptar esa estrategia. Recursos de la misma empresa Una tercera opción es buscar los recursos en la misma empresa. Inclusive algunos socios pueden ser reacios a realizar nuevos aportes. puesto que ni la empresa presenta una estructura financiera débil. la capitalización puede ser una opción o no. en el caso de las empresas de familia.

Otra opción es el mejoramiento de procesos en mira de disminuir costos de operación. Revisar la política de proveedores y de inventarios para disminuir costos de venta. Son múltiples las alternativas que permiten maximizar la utilización de los recursos de la empresa. lo cual permite liberar una serie de recursos para capital de trabajo. lo mismo que las posibilidades de conseguir financiación y dependerá de la realidad de cada empresa la identificación y aplicabilidad de cada una. que son dos rubros en los que las empresas suelen tener un alto volumen de recursos inmovilizados. o que resulte mas beneficioso adquirirlos mediante leasing. Es posible que algunos no sean tan necesarios.DEPRECIACIÓN En este caso se puede hacer una mejor gestión de la cartera y de los inventarios. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 .ACTIVOS FIJOS . planta y equipo]. Se pueden revisar también los activos fijos [propiedad.

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