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Concepto La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso. Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos. Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos

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se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas. La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos. La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera: Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años Vehículos automotores y computadores 5 años Decreto 3019 de 1989. Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

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Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T). La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T). Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero. Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciación, a excepción de los terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir el valor del terreno sobre el que esta la construcción. Respecto a esta teoría, de que los terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados al explotación agrícola, que por causa de la erosión propia de la

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VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS Cuando se trata de contabilidad financiera y desde el punto de vista técnico, la vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo, contribuya a la generación de ingresos; para la norma internacional de contabilidad – NIC 16 la vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la empresa, o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la empresa. Para determinar la vida útil de una activo se debe tener en cuenta el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, especificaciones de fabrica la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuye. La vida útil legal para efectos tributarios, es el periodo de reconocimiento del uso de los activos, él cual es fijado por el artículo 70 del Decreto 187 de 1975: “(…) Mientras el Gobierno Nacional elabora tablas especiales de depreciación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6° del artículo 59 del Decreto 2053 de 1974, se considera como vida útil probable de los bienes depreciables, hasta veinte años para la propiedad inmueble, diez años para la propiedad mueble y cinco años para los aviones y Vehículos automotores en general. Posteriormente, el artículo 2 del Decreto 3019 de 1989 dispuso que la vida útil de los activos fijos depreciables, adquiridos a partir de 1989 será la siguiente: Activo Vida útil

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explotación antitécnica, terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos años, situación que es muy común en los campos Colombianos.

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claro está. equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores 20 años 10 años Página 11 . En términos generales. Toda empresa para poder operar. pueden tener mayor vida útil que otros. VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado. no corresponde a la realidad económica. siendo la primera determinada en forma técnica y la segunda la señala por el reglamento o autorizada por el Director de la DIAN. con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. se desgastan hasta el punto de quedar inservibles. fijar una vida útil distinta. la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. tiempo durante el cual puede generar renta. se debe hacer distinción entre la vida útil para efectos contables y tributarios.DEPRECIACIÓN 5 años Los contribuyentes cuando consideren que la vida útil señala en el reglamento. por su naturaleza y destinación. trenes. como consecuencia de su utilización. o por el uso que se haga de ellos. MANUAL DE CONTABILIDAD Inmuebles (incluidos los oleoductos) Barcos. puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. Igual con cualquier otro activo. Algunos activos. aviones. podrán con previa autorización del Director de Impuestos Nacionales. la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años. no son siempre reales. de conformidad al artículo 138 del Estatuto Tributario. maquinaria. Por lo anterior. Estos valores. los cuales. para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos.ACTIVOS FIJOS .

para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta. se consideran que su vida útil es indefinida. estos después de un tiempo. y si no se hace el mejor uso de ellos. ¿Es pertinente cambiar la vida útil de los activos fijada por la ley fiscal y la técnica contable? Hernán E Munoz lector de Gerencie. es el demerito de un bien por usar su capacidad de producir riqueza. vida útil que se ha convertido en una camisa de fuerza que choca en muchas veces con las nuevas realidad traídas por el avance tecnológico. lamentablemente tanto en lo contable Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD . pues existen otros]. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura. como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo. Ha dicho al respecto Hernán E Munoz: “Toda la vida he entendido la depreciación como un concepto económico. La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones. opinión que cuestiona la utilidad o conveniencia de la actual vida útil de los activos fijos. quedan inservibles. pero pierden su utilidad para su propósito inicial.com¸ ha publicado una interesante opinión sobre el documento que publicamos hace un tiempo y que titulamos “¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño?”. La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos.ACTIVOS FIJOS . algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto.DEPRECIACIÓN En el caso de los terrenos. aunque físicamente siguen existiendo.

. se vuelve obsoleto en un instante. donde queda valor para los activos fijos de las empresa que reparen telefonía celular y que tengan equipos de no más de 3 años con la tecnología de 3G? El mercado y las percepciones del consumidor son las que le dan valor a un bien. en muchas ocasiones menores a lo establecido por las costumbres contables y por las normas tributarias. y en consecuencia tiene el derecho a reconocer el desgaste que ese activo sufra como consecuencia del uso que de él se siga haciendo. mismas que fueron normalizadas en épocas en las cuales el mundo en su desarrollo tecnológico. han determinado unas convenciones que no dejan de ser convenciones. ¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño? Si se compra un activo usado que el dueño anterior ha depreciado completamente. no la determinación de un consejero de estado que en este caso está tomando decisiones alejadas de la realidad que mueve el mundo”. estamos próximos a tener en el mercado. una tecnológica 4G en los teléfonos celulares. donde los equipos por un cambio tecnológico.ACTIVOS FIJOS .DEPRECIACIÓN Hoy en día la velocidad en los cambios tecnológicos vuelven un equipo obsoleto en un espacio muy corto de tiempo. Es así como en sentencia 14013 de abril 6 de 2006 expuso lo siguiente: Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD como en lo fiscal. ¿puede ser depreciado otra vez por el nuevo comprador? Aunque en principio podríamos decir que es posible depreciar nuevamente el activo por cuanto el comprador ha pagado un valor por él. el Consejo de estado ha sido enfático en decir que eso no es posible. y si no miren que sucede con las empresas de comunicaciones y de informática. era otro.

Es decir. deba hacer un control sobre el valor efectivamente depreciado por el anterior dueño. y en consecuencia la deducción por depreciación sólo procede en cabeza del adquiriente.DEPRECIACIÓN “…. por lo que resta de dicho término. como lo certificó el revisor fiscal en cede administrativa y lo confirmó el dictamen pericial practicado en la primera instancia. de acuerdo con la misma norma. poco o nada se puede hacer distinto a acatar los pronunciamientos sobre la materia y actuar en consecuencia. no puede ser inferior a la contemplada en el reglamento.” Ello obliga a que cuando el contribuyente adquiera un activo fijo usado. que si los bienes adquiridos por la actora. para lo cual el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable con el fin de amortizar el costo de adquisición. la vida útil así calculada. no es posible exceder el término previsto para la recuperación del 100 % del costo de adquisición del activo usado. no procede fiscalmente la deducción por depreciación. pero ante la opinión de la máxima instancia en materia tributaria que en este caso es el Consejo de estado. si el anterior dueño ya depreció el 100% del activo. Ahora. ya se encontraban totalmente depreciados por su anterior propietario. sumando por supuesto el porcentaje depreciado por el anterior dueño y el porcentaje a depreciar posteriormente. y con base a ello fijar la vida útil de ese activo usado de tal manera que no se deprecie más del 100% del activo.si bien el artículo 139 del Estatuto Tributario autoriza la depreciación de los bienes usados. tal como se concluyó en la liquidación oficial de revisión y de reiteró en la resolución que decidió el recurso. fiscalmente no se podrá depreciar más y no habrá forma de recuperar vía depreciación el dinero invertido en ese activo fijo. lo cual es muy discutible. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . sobre los cuales se pretende la deducción por depreciación. sumada a la transcurrida durante el uso del anterior propietario.ACTIVOS FIJOS . independientemente del tratamiento contable previsto para los activos dados de baja. Significa lo anterior.

sino con la renta que se obtenga al utilizar ese activo que se supone se adquiere precisamente para que participe en el desarrollo del objeto social de la empresa. puesto que algunos se preguntan que si la empresa pagó un valor. no la recuperación de lo invertido en su compra Página 11 . o se utiliza MANUAL DE CONTABILIDAD . Allí no se puede hablar de depreciación sino de retorno de la inversión. No es objetivo de la depreciación recuperar la inversión que la empresa haya hecho para su construcción o adquisición. que sólo sucede si ese activo es capaz de generar los ingresos suficientes para cubrir sus propios costos y un poco más. La inversión se recupera mediante la rentabilidad que genere la utilización de dicho activo. La recuperación de la inversión nada tiene que ver con la depreciación. puesto que el objetivo de la depreciación es muy distinto. Si se adquiere un activo usado que ya ha sido depreciado en un 100% por el anterior dueño. debe haber lugar a la depreciación de ese costo así la vida útil del activo contable y fiscalmente haya sido agotada. incurrió en un costo. Esta aclaración surge en respuesta a las inquietudes generadas por la posición de la Dian y del Consejo de estado en el sentido de que no es posible depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por su anterior dueño. El objetivo de la depreciación es reconocer el desgaste del activo por su uso.ACTIVOS FIJOS . Surge entonces la inquietud con respecto a la imposibilidad del contribuyente de recuperar la inversión realizada en la compra de ese activo.DEPRECIACIÓN La depreciación tiene como objetivo reconocer en el estado de resultados el desgaste que sufre un activo por cuenta de su utilización para la generación de ingresos. la empresa no podrá depreciarlo nuevamente. Si el activo no se utiliza. Pero resulta que la inversión en el activo no tiene que ser recuperada con la depreciación.

Según el decreto 3019 de 1989. pero la razón de ello no es el derecho del empresario o contribuyente a recuperar la inversión realizada. tienen una vida útil de 10 años. El activo cuando se utiliza se desgasta y genera ingresos. [Valor del activo/Vida útil] Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos. o ineficazmente. los inmuebles tienen una vida útil de 20 años. Página 11 . MANUAL DE CONTABILIDAD equivocadamente. METODOS DE DEPRECIACION 1. maquinaria y equipo. sino el derecho a reconocer ese desgaste. se desgasta. Método de la línea recta El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas. y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. ¿Qué el activo usado se desgasta y que ese desgaste merece ser reconocido? Por supuesto. trenes aviones y barcos. los bienes muebles. y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. El valor de salvamento no es obligatorio. Eso se reconoce con la depreciación. Además de la vida útil. se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual. y la recuperación de la inversión se dará en la medida que los ingresos generados sean mayores a la depreciación sufrida por el activo. Si el activo se utiliza genera ingresos y con ellos se recupera la inversión. no habrá recuperación de inversión así el activo sea susceptible de depreciación.DEPRECIACIÓN Si el activo se utiliza. y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. que por razones normativas fiscalmente no es posible.ACTIVOS FIJOS .

3333 MANUAL DE CONTABILIDAD Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo. Método de la suma de los dígitos del año Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. Así como se determina la depreciación anual.000.000. 5/15 = 0. Se tiene entonces (30.000. Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos: (5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15 Luego.000 /5) = 6.DEPRECIACIÓN Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30. 2. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. Página 11 . para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo. Ahora determinemos el factor.000. se procede a realizar el cálculo de la depreciación.000. también se puede calcular de forma mensual. Para una mayor comprensión. La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo Donde se tiene que: Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.ACTIVOS FIJOS .

2666 Luego. Para su implementación. Método de la reducción de saldos Este es otro método que permite la depreciación acelerada.000.000.2 Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo.000. la depreciación será igual al 33. exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento.000.000) Para el tercer año: 3/15 = 0.000) . de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo.000 * 20% = 6. Para una mayor comprensión. para el segundo año la depreciación corresponde al 26. por lo perdería validez este método.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.000 * 26.666% del valor del activo (30.000 * 33. 3.000.666% = 8.ACTIVOS FIJOS . (30. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado. (30.000) Y así sucesivamente. La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciación = 1.DEPRECIACIÓN Para el segundo año: 4/15 = 0.333% del valor del activo.3333% = 10.(Valor de salvamento/Valor activo)1/n Donde n es el la vida útil del activo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Es decir que para el primer año.

67) = 18.000. Luego.000)1/5 = 0.000.000 unidades.000.DEPRECIACIÓN Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos: 1.33 * 0.985. en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.36904 Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar. para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar .000. es determinar la tasa de depreciación.720.36904 = 11.279.33.928. Para determinar la depreciación por este método. Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000-11.720.36904 = 6.000 Entonces 30.000 * 0. que para el primer periodo es de 30.ACTIVOS FIJOS .67 Para el segundo periodo.071.279. Método de las unidades de producción Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000/30.000. se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. 4.( 3.22 Así sucesivamente hasta el último año de vida útil Para una mayor comprensión. el valor sin depreciar es de (30.928. por lo que la depreciación para este segundo periodo será de: 18.071. lo primero que se debe hacer.505. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Como se puede ver. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.

10. suponiendo un activo cuyo valor es de $10.000/20. La cuota de salvamento es aquel valor del activo que no depreciamos.000.000. Así. las unidades producidas por la maquina fue de 2.ACTIVOS FIJOS . con una vida útil de 5 años y un 20% como cuota de salvamento. nos queda ese valor sin depreciar. tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2. ¿Pero qué finalidad se persigue al no depreciar completamente un activo? La realidad es que no hay una razón valedera que lleve a la empresa a tomar la decisión de no depreciar la totalidad de un activo. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Entonces. es (10. se suele dejar una cuota de salvamento.000 * 500 = 1.DEPRECIACIÓN Si en el primer periodo. y así con cada periodo. Finalidad de la cuota de salvamento en la depreciación de activos Cuando se deprecia un activo fijo. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500 .000.000.000 = 500.000 unidades. de modo que al terminar la vida útil del activo.000. decisión que a veces no comprendemos del todo. ll finalizar el quinto año de vida útil tendremos un activo con valor en libros de $2.000-2. La fórmula de la depreciación en línea recta con cuota de salvamento.000)/5. Para una mayor comprensión.

teniendo presente que la vida útil utilizada por el contribuyente adquiriente del bien usado. Las reglas y procedimientos para la depreciación de activos fijos usados. que a su vez representa un mayor impuesto de renta.ACTIVOS FIJOS . significa que se deja de llevar al gasto ese valor. pueden ser objeto de depreciación tomando como referencia la vida útil que le resta al activo. Así lo expresa el artículo 139 del estatuto tributario: MANUAL DE CONTABILIDAD Algunos opinan que la cuota de salvamento tiene por objeto representar en la contabilidad el valor probable que puede tener un activo después de culminar su vida útil. Cualquier razón que exista para no depreciar el 100% del activo haciendo uso de la figura de la cuota de salvamento. son las mismas que para los bienes nuevos.DEPRECIACIÓN Y aunque es normal que un activo una vez depreciado completamente tenga un valor. no puede ser inferior a la vida útil establecida por la norma para el activo correspondiente. financieramente no es lo más conveniente tener en los activos un activo que ya ha cumplido con su vida útil. Página 11 . y que significa también tener que distribuir más utilidades. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS USADOS Los activos fijos usados que el contribuyente adquiera. y esto representa una mayor utilidad. No depreciar un activo completamente. despojando con esto a la empresa de un importante capital de trabajo que puede resultar necesario para el crecimiento o mantenimiento de la empresa. sumada con la vida útil transcurrida en manos del anterior propietario. no parece compensar el efectivo negativo desde el punto de vista financiero que tendrá esta decisión.

pero sí podría ser superior. toda vez que la vida útil de cualquier maquinaria nueva es de 10 años. no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos en el reglamento. El contribuyente podrá fijar una vida superior a los cuatro años. La vida útil nueva con anterior no puede ser inferior a lo que le corresponde a un activo nuevo.ACTIVOS FIJOS . el activo ya había sido depreciado durante 6 años por el anterior poseedor. deberá fijar su vida útil en no menos de 4 años. no sea inferior la que le corresponde según el reglamento. definición que le corresponde al contribuyente quien tiene la facultad de fijar o determinar la vida útil que le queda al activo. el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para amortizar su costo de adquisición. Un contribuyente adquiere una maquina usada.DEPRECIACIÓN La vida útil así calculada. como ya se expuso. pues la norma solo limita el hecho que no puede ser inferior. Una vez el contribuyente adquiera el bien usado. si considera que razonablemente esa será la vida útil del bien. la cual había estado en poder del anterior propietario durante 6 años. El contribuyente adquiriente. Página 11 . sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios. puede hacer un calculo aproximado y razonable de la vida útil que le resta al activo. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso. la cual. sumada con la vida útil transcurrida por el activo en manos del anterior o anteriores propietarios. Veamos un ejemplo sencillo. MANUAL DE CONTABILIDAD Depreciación de bienes usados. el mismo tiempo durante el cual fue sido depreciada. pero deja abierta la posibilidad que sea superior. y en el ejemplo.

en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación. mayo será la alícuota de depreciación.000. lo mismo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación.DEPRECIACIÓN Al utilizar una vida útil mayor. lo cual afecta la renta líquida. entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación. .000.000.000*20%).000. La depreciación acumulada está en $30. disminuyendo de esta forma el impuesto que el contribuyente debe pagar.000. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10. será de 12. debido a que entre menor vida útil. es decir. se llevan como un mayor valor del activo. estas por lo general se capitalizan. la cuota de depreciación será menor. lo cual. implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras. y la el estado no se molestará por eso. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60. Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50.ACTIVOS FIJOS .000.000 (60. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen.000. y por tanto la renta líquida aumentará aumentando a su vez el impuesto a pagar. lo importante es no utilizar una vida útil menor.000. puesto que esto implicaría una mayor deducción por depreciaciones.000. Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo. La depreciación en el cuarto año.000 y ha sido depreciado durante tres años. aplicando el método de la línea recta. y faltan dos años por depreciar. por lo tanto.

por lo que en el quinto año. se depreciaron durante solo dos años. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. faltando aún $6.000. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. Página 11 . la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil.000. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos. De esta forma. lo cual coincide con el valor del activo. se deben depreciar en dos años. y los diez millones de las adiciones y mejoras.000. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras. De aquí concluimos. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo. por lo que la formula varía un poco. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. se deprecian en cinco años. si no incrementan la vida útil del mismo. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. Quiere decir esto.000. MANUAL DE CONTABILIDAD en el quinto año. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación.ACTIVOS FIJOS . es decir. la depreciación acumulada será de $54. faltaron tres años por depreciar. en este ejemplo. cuando deberían ser cinco años. por tanto.DEPRECIACIÓN Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. Así las cosas. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante.

en tanto que si se lleva como mayor valor del activo. un activo que se encuentra en tránsito. no se desgasta.ACTIVOS FIJOS . un gasto que debe ser asociado al ingreso generado por el activo. Al igual que los activos en construcción. los activos en tránsito se empiezan a depreciar cuando se incorporen efectivamente a la empresa y empiecen a ser utilizados. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. no genera un gasto y no contribuyente a generar un ingreso.DEPRECIACIÓN La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. utilización que implica un deterioro. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. y debido a ello. La respuesta corta es que no. razones suficientes para no depreciarlo. o el aporte que hace a la generación de ingresos con su utilización. es un activo que aún no se está utilizando. En consecuencia. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS EN TRÁNSITO Nos consultan nuestros lectores respecto a la depreciación de activos que se encuentran en tránsito. ¿La razón? La depreciación tiene como finalidad principal reconocer el desgaste que sufre el activo por su utilización. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa. .

000 (60. faltando aún $6. se llevan como un mayor valor del activo. Página 11 . La depreciación en el cuarto año. La depreciación acumulada está en $30.000. por tanto.000. y faltan dos años por depreciar. Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60. se depreciaron durante solo dos años. faltaron tres años por MANUAL DE CONTABILIDAD Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen.000. Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. la depreciación acumulada será de $54.ACTIVOS FIJOS . estas por lo general se capitalizan.000. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación.000. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras. lo cual. cuando deberían ser cinco años. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación.000.DEPRECIACIÓN Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo.000.000.000. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil. lo mismo en el quinto año. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10. será de 12. es decir. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. es decir.000 y ha sido depreciado durante tres años.000. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos. por lo que en el quinto año.000. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación. implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras.000. por lo tanto. aplicando el método de la línea recta. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante.000.000*20%).

DEPRECIACIÓN Quiere decir esto. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo.ACTIVOS FIJOS . se deben depreciar en dos años. por lo que la formula varía un poco. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. Depreciación de activos recibidos en donación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD depreciar. lo cual coincide con el valor del activo. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa. La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. si no incrementan la vida útil del mismo. Así las cosas. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. en este ejemplo. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo. De aquí concluimos. se deprecian en cinco años. . De esta forma. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. en tanto que si se lleva como mayor valor del activo. y los diez millones de las adiciones y mejoras. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos.

se debe aplicar lo establecido por el artículo 139 de estatuto tributario respecto a la vida útil. unidades de producción u horas de trabajo. tales como línea recta. no por ello se debe dejar de depreciar siguiendo las reglas generales que para la depreciación aplica. suma de los dígitos de los años. de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. MANUAL DE CONTABILIDAD Los activos recibidos en donación se pueden depreciar en la medida en que correspondan a activos que tengan tal naturaleza. Consulte: Depreciación de activos usados. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. (…) La depreciación se realizará con base al valor del activo fijado en el acuerdo de donación en el valor determinado mediante avalúo técnico. La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico. La depreciación del activo no tiene como finalidad la recuperación del dinero invertido por la empresa en su adquisición. sino el reconocimiento del activo a la generación del.DEPRECIACIÓN Si bien la empresa no ha invertido ningún recurso en la adquisición del activo donado. como bien lo dice el artículo 64 del decreto 2649 de 1993 a la fecha vigente: (…) La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado.ACTIVOS FIJOS . En el caso de los activos donados usados. Página 11 . Cuando sea significativo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.

pero nunca inferior. de forma excepcional la ley tributaria permite una depreciación acelerada. lo que disminuye las deducciones. mayor será la alícuota por depreciación.DEPRECIACIÓN En la depreciación de activos fijos se puede utilizar una vida útil superior a la legal. lo que implica que el reconocimiento financiero del desgaste de los activos por su uso. y con base a ella se debe calcular la respectiva depreciación.ACTIVOS FIJOS . lo que indudablemente hace que la información financiera que se genere no sea la más objetiva. hace que la vida útil real difiera mucho de la vida útil fijada por la ley. La razón es que la vida útil define la alícuota que se deduce de la renta mediante el gasto por depreciación. No obstante. y con ello. cuando se utiliza una vida útil superior. lo que a su vez incrementa la renta líquida y con ella la tributación. la alícuota por depreciación disminuye. y entre menor sea la vida útil. no se ajuste a la realidad. El contribuyente o la empresa tienen flexibilidad para utilizar una vida útil diferente siempre que sea mayor a la legal. y mientras se paguen más impuestos. algo que no es del agrado de la administración de impuestos. casi nunca podrá utilizar una vida útil inferior desde el punto de vista tributario. lo que indudablemente implicará una utilidad y una renta líquida inferior. no habrá inconveniente con las autoridades encargadas de la administración de los impuestos. Pero la realidad de cada activo y de cada empresa. La ley tributaria ha establecido la vida útil de los diferentes activos. una menor tributación. En cambio. MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación se puede tomar una vida útil superior pero no menor a la legal Página 11 .

implica que ese activo pierde valor. por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos. sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo. Por ejemplo. En nuestra contabilidad.ACTIVOS FIJOS . es la 151605. la depreciación no se resta directamente del activo. hay un valor que se debe contabilizar como un gasto. por consiguiente. razón por la cual lo abordaremos.000. para determinar la depreciación de un año.000. De otra parte. la depreciación se debe reconocer como un gasto. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años. un valor exactamente igual. La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos. y por otro.DEPRECIACIÓN La contabilización de la depreciación. donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo. renta. y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones. de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo.000/5 = 4. como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo.000. tenemos que por un lado. la subcuenta para registrar los edificios.000 MANUAL DE CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN Página 11 . tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5: 20.com. recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos. es uno de los temas más sencillo de la contabilidad. que se debe disminuir del valor del activo. Luego.000. y a la vez de los más consultados en Gerencie. Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20. En primer lugar. es la 159205.

hacen referencia al desgaste o agotamiento que sufre un activo en la medida que con su utilización contribuye a la generación de los ingresos de la empresa. veamos cuales son las diferencias entre estos dos conceptos. . DIFERENCIA ENTRE AMORTIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN En el reconocimiento de los activos a la generación de ingresos. Bien. El artículo 13 del decreto 2649 de 1993. reconocer el desgaste o agotamiento de los activos con la generación de los ingresos. valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo.000.000 de transporte] 159245 [Flota y quipo de transporte] Crédito 4. contempla la obligación de asociar con los ingresos del periodo. se debe asociar. dependiendo de la utilización que se haga del activo.000 por año. siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda.000. se recurre a las figuras de la depreciación y de la amortización. de allí que en el caso de los ingresos generados por la utilización de los activos.ACTIVOS FIJOS . la depreciación será de $4.000.000 En el gasto. Tanto la depreciación como la amortización.DEPRECIACIÓN La contabilización será: Cuenta Debito 516035 [Flota y equipo 4. cada uno de los costos y gastos en que se incurrió para generar dichos ingresos. la cuenta será la 5160 o la 5260. queda claro que tanto la depreciación y la amortización tienen como objetivo reconocer el desgaste y/o agotamiento que sufre todo activo al ser utilizado por la empresa para el Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Luego. puesto que no puede existir un ingreso sin costo o gasto. gastos operacionales de venta.

que quizás sea lo más importante de ella. MANUAL DE CONTABILIDAD desarrollo de su objeto social. mientras que los intangibles y los activos diferidos.ACTIVOS FIJOS . Página 11 .DEPRECIACIÓN ¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro? En realidad no hay mayor diferencia. tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto. EFECTOS FINANCIEROS DE LA DEPRECIACIÓN La depreciación de los activos fijos. son básicamente iguales. y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa. La única diferencia importante a resaltar. y por consiguiente en la generación del ingreso. es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto. Naturalmente. la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos. la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos. Otra diferencia es que para la depreciación. es más que un mero procedimiento contable y matemático. por cu contribución a generar ingresos o renta para la empresa. puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos. debemos saber que la depreciación es el reconocimiento contable y financiero del desgaste que sufren los activos fijos por su uso. En primer lugar. La depreciación tiene un gran efecto financiero. pues tienen la misma naturaleza y finalidad. se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos.

que a la vez disminuye el resultado final que es la utilidad. por lo que tendrá la empresa que proceder a reponer ese activo depreciado o desgastado por su utilización. que es lo que conocemos como depreciación. La depreciación. su valor en libros se ve disminuido hasta desaparecer. al existir un gasto. MANUAL DE CONTABILIDAD La empresa para obtener ingresos. Aquí llegamos a la verdadera razón de la depreciación. pero al tiempo mas se desgastan. Página 11 . la utilidad se ve afectada. además de tener un efecto directo en la utilidad. Cuando se requiere reponer los activos desgastados o depreciados. por lo que se requiere reponerlo. de suerte que contablemente. también tiene un efecto en la estructura financiera de la empresa.DEPRECIACIÓN Al existir la depreciación. cada vez que un activo se deprecia. de lo cual podemos concluir que entre mas se utilicen los activos. toda vez que la utilidad es resultado de restar a los ingresos los gastos y costos.ACTIVOS FIJOS . Así las cosas. lo que implica un mayor gasto por depreciación. en consecuencia. naturalmente que sufren un deterioro o desgaste. la empresa debe disponer de los recursos suficientes para su reposición. en el balance general. estos mas generan ingresos. éste se desgasta hasta quedar inutilizable o inservible. la depreciación tiene un efecto directo en la utilidad de la empresa. se puede llevar al gasto o al estado de resultados el desgaste sufrido por los activos. comprar otro para que la empresa pueda seguir operando y generando renta. los que al ser utilizados. Estos recursos no estarían disponibles si la depreciación no existiera. puesto que al desgastar un activo. Es un hecho. debe hacer uso de sus activos. que al utilizar un activo. este disminuye su valor dentro de la empresa.

ofrece la posibilidad al contribuyente de incrementar la cuota de depreciación en un 25% por cada turno adicional que el activo sea utilizado. Así las cosas. y al haber un gasto menor. y permitir reponer o mantener la capacidad operativa de la misma. De modo pues que la depreciación lo que hace es evitar la distribución de los recursos que deben reponer los activos que se desgasten por su uso. este valor no se hubiera llevado al gasto. El decreto 187 de 1975. si un activo es utilizado durante las 24 horas del día. De este modo. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD De no haberse depreciado el activo. la vida útil se podrá disminuir considerablemente. se están distribuyendo los recursos de la depreciación. la utilidad resultante sería mayor. se podrá incrementar su alícuota de depreciación en un 25% por cada 8 horas adicionales.ACTIVOS FIJOS . es decir. La depreciación tiene como papel principal proteger el patrimonio de la empresa. siempre que un activo sea utilizado durante mas de 8 horas al día. o proporcionalmente al número de horas adicionales. lo cual implicaría un gasto menor. mayores recursos se transfieren a los socios mediante la distribución de utilidades. y a mayo utilidad. en su artículo 71 considera como turno normal aquel que tenga una duración de 8 horas diarias. El artículo 140 del estatuto tributario. DEPRECIACIÓN FISCAL ACELERADA La legislación fiscal permite la depreciación acelerada para aquellos activos que por su naturaleza y utilización sufren un desgaste acelerado. los recursos con que se repondrían los activos una vez depreciados.DEPRECIACIÓN Al distribuir mayor utilidad a los socios. .

COMPLEMENTO MANUAL DE CONTABILIDAD Veamos.000. la depreciación apenas se incrementará en una cuarta parte. sino 8 años.DEPRECIACIÓN Supongamos una maquina cualquiera cuyo valor es de $10. Página 11 . puesto que 10. deberá ser ya no de 10 años.250. su cuota de depreciación se podrá incrementar en un 25%.000/8 = 1. la cuota de depreciación se incrementará a $1.ACTIVOS FIJOS . Un incremento del 25% no es suficiente para compensar la sobre utilización de los activos. la depreciación debería ser proporcional a la utilización y desgaste del activo lo cual no es conseguido con un incremento del 25% de la depreciación cuando el nivel de utilización del activo se duplica. Si la máquina se trabajara las 24 horas. puesto que mientras que la jornada de trabajo de un activo se duplica.67 años (10.000 que trabaja un turno normal de 8 horas al día. Esta maquina deberá ser depreciada en 10 años. Para que la cuota de depreciación sea de 1. Es decir.500.000. Para llegar a ese valor. que la cuota de depreciación anual será de $1.000 por año. ésta debe ser contabilizada.000 Si la maquina es trabajada durante 16 horas al día.000 la vida útil que se debe utilizar será de aproximadamente 6. esto es un turno adicional.67 = 1. puesto que como ya se anotó. por lo que su cuota de depreciación será de $1.250.500.000.000. intromisión que está lejos de conseguir el reflejo real de la situación financiera del contribuyente. lo que es una intromisión mas de la norma tributaria en la contabilidad.500.000/6. Para que se puede aceptar fiscalmente la depreciación acelerada contemplada en el artículo 140 del estatuto tributario.000. la vida útil a tener en cuenta.000).000.

se corre un alto riesgo de MANUAL DE CONTABILIDAD CAPITAL DE TRABAJO Página 11 .DEPRECIACIÓN La definición más básica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. los pasivos corrientes. solo significa que sus pasivos corrientes son superiores a sus activos corrientes. Esto supone determinar con cuantos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo. reposición de activos fijos. inversiones a corto plazo. (Efectivo. En este sentido el capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente. cartera e inventarios). al ser los pasivos corrientes iguales o superiores al los activos corrientes. Para determinar el capital de trabajo de una forma mas objetiva. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. y es posible que sus activos corrientes sean suficientes para operar. La formula para determinar el capital de trabajo neto contable. etc. de hecho hay muchas empresas que operan con un capital de trabajo de 0 e inclusive inferior. lo que sucede es que. la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente. y se busca que la relación como mínimo sea de 1:1. puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso. Claro esta que si es igual a 1 o inferior a 1 no significa que la empresa no pueda operar. El hecho de tener un capital de trabajo 0 no significa que no tenga recursos. materia prima. requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos. mano de obra. se debe restar de los Activos corrientes.ACTIVOS FIJOS . tiene gran relación con una de las razones de liquidez llamada razón corriente. La empresa para poder operar. Una razón corriente de 1:1 significa un capital de trabajo = 0. lo que nos indica que la razón corriente siempre debe ser superior a 1.

tiene gran efecto en el capital de trabajo. Página 11 . El flujo de caja o efectivo. o por el flujo de caja generado por los activos corrientes. para pagar la deuda y para distribuir utilidades a los socios. lo que se puede hacer mediante capitalización por los socios o mediante adquisición de nuevos pasivos. Una eficiente generación de recursos garantiza la solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a financiamiento de los socios o de terceros. y lo más importante. El capital de trabajo tiene relación directa con la capacidad de la empresa de genera flujo de caja. se requiere financiar esta iliquidez. solución no muy adecuada puesto que acentuaría la causa del problema y se convertiría en una especie de circulo vicioso.DEPRECIACIÓN Ante tal situación. Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la empresa. El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente par mantener el capital de trabajo. en la que le flujo de caja generado por los activos corrientes no pueda cubrir las obligaciones a corto plazo y para cubrir las necesidades de capital de trabajo. para reponer activos. La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una menor inversión o u una menor utilización de activos. para reponer los activos. MANUAL DE CONTABILIDAD sufrir de iliquidez. en la medida en que las exigencias de los pasivos corrientes no alcancen a ser cubiertas por los activos corrientes. para atender las costos de los pasivos. El capital de trabajo y el flujo de caja. que la empresa genere será el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo.ACTIVOS FIJOS . para distribuir utilidades a los socios de la empresa. (Vea: Flujo de caja libre) Capital de trabajo neto operativo.

debe aproximarse a cero. menos las cuentas por pagar. menos las cuentas por pagar. y en cuanto al plazo que se da a los clientes. Luego esos Inventarios los vende a crédito. La empresa compra a crédito los inventarios. lo cual genera la cartera. o el pago de los pasivos que por su naturaleza siempre generan altos costos financieros. Respecto a la cartera. . y en este se considera única y exclusivamente los activos que directamente intervienen en la generación de recursos.ACTIVOS FIJOS . ya que el efectivo no genera rentabilidad alguna. Respecto a los inventarios. eso genera cuentas por pagar. Para esto se excluyen las partidas de efectivo e inversiones a corto plazo. debe tener políticas optimas de gestión y cobro. La empresa debe tener políticas claras para cada uno de estos elementos. estos deben ser solo los necesarios para asegurar una producción continua. se supone que el efectivo en una empresa debe ser lo menos posible. (Vea Producción justo a tiempo). Tener grandes sumas de disponible es un error financiero. activos fijos. El capital de trabajo neto operativo. Básicamente. es la suma de Inventarios y cartera. La administración eficaz y eficiente de estos tres elementos.DEPRECIACIÓN En primer lugar. la empresa gira en torno a estos tres elementos. este debe estar Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD El capital de trabajo neto operativo comprende un concepto mucho mas profundo que el concepto contable de capital de trabajo. pero no demasiados porque significaría inmovilizar una cantidad de recursos representados en Inventarios almacenados a la espera de ser realizados. y entendiendo que esta representa buena parte de los recursos de la empresa en manos de clientes. es lo que asegura un comportamiento seguro del capital de trabajo. Una empresa no se puede dar el lujo de tener una cantidad considerable de efectivo ocioso cuando puede invertirlo en un activo que genere alguna rentabilidad como los inventarios.

Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD acorde con las necesidades financieras y los costos financieros que pueda tener la empresa por tener recursos sobre los cuales no puede disponer y que no están generando rentabilidad alguna. La financiación y los plazos son básicamente los principales elementos que se deben tener en cuenta en el manejo de las cuentas por pagar. Cualquier política que afecte el capital de trabajo. La empresa tendría que financiar con capital de trabajo extra esos 30 días. lo cual tendría que ser compensado con recursos extras de la empresa. Caso contrario que se debe dar en la cartera. con solo administrar eficazmente los elementos que intervienen en el capital de trabajo es suficiente. No es recomendable por ejemplo.ACTIVOS FIJOS . entre mas plazo se consiga para pagar las obligaciones.5% o no se le cobra. se presenta un desfase entre lo pagado con lo ganado. lo que solo se posible hacerlo de tres forma. Esto generaría un desequilibrio en el capital de trabajo de 30 días. conlleva a que ese capital afectado debe financiarse o reponerse. Debe haber concordancia entre las políticas de cartera y cuentas por pagar. por su costo financiero.DEPRECIACIÓN En cuanto a la política de cuentas por pagar. mucho mejor. ser generado por la misma empresa. a no ser que se adopte una política de financiación que ofrezca un rendimiento superior al costo financiero que generarían esos mismos recursos. Igual con los costos financieros. debe ser muy sana. que las cuentas por pagar se pacten a 60 días y la cartera a 90 días. Lo ideal es que la empresa este en condiciones de generar los suficientes recursos para cubrir todos estos eventos relacionados con el mantenimiento y crecimiento del trabajo. financiado por los socios o financiado por terceros. Pero se debe tener presente que muchas veces. Si el proveedor cobra un 1% de financiación y al cliente solo se le cobra un 0. . entre menor sea la financiación mas positivo para las finanzas de la empresa. Igual sucede con la financiación. en las cuentas por pagar.

La capitalización es una opción más económica de adquirir capital de trabajo. Las principales fuentes de capital de trabajo son el endeudamiento.DEPRECIACIÓN A manera de ejemplo. Esto puede ser suficiente para conservar el capital de trabajo sin necesidad de recurrir a mayores inversiones las que requieren financiación de terceros o mayores aportes de los socios. aunque también un menor plazo. o implementando una política de gestión de cartera mas eficiente. Es preferible conseguir financiación con los proveedores que con los bancos. Fuentes de capital de trabajo El capital de trabajo es elemental para el normal funcionamiento de cualquier empresa por lo que es importante tener claro cuáles son sus fuentes para así lograr una mejor administración del capital de trabajo. La financiación se puede adquirir con entidades financieras o con proveedores o acreedores. el concepto de capital de trabajo es mucho más que un conjunto de recursos a disposición de la empresa. una forma de aumentar el Flujo de caja libre puede ser simplemente administrando mejor los costos de producción. Como se puede observar. El endeudamiento o financiación es una de las fuentes más comunes para adquirir capital de trabajo. pero con una adecuada rotación de cuentas por pagar se puede garantizar un buen acceso a capital de trabajo sin necesidad de incurrir en costos financieros. las capitalizaciones y los resultados de las operaciones de la empresa. la manera como se debe administrar ese conjunto de recursos y elementos participantes en la generación del capital e trabajo. pero en algunos casos puede significar cierta pérdida de control de la empresa en la medida en que MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 .ACTIVOS FIJOS . es además. puesto que la financiación ofrecida por los proveedores suele tener un menor costo.

de modo que se garantice un continuo flujo de efectico. Las exigencias de capital de trabajo en una empresa para una temporada de fin de año. Esto es en el mejoramiento de los ingresos. en el mes del amor y la amistad o en el mes de mayo. Para estas empresas es preciso MANUAL DE CONTABILIDAD ingresen nuevos socios o algún socio adquiera mayor participación en virtud de la capitalización. el capital de trabajo de una empresa se determina y analiza a final de un periodo. Esta última fuente de capital de trabajo es quizás la más saludable porque ello implica a la vez dinamismo y crecimiento para la empresa. la empresa no solo logra hacerse a un flujo de capital de trabajo constante y progresivo. las ventas. de poco le sirve un capital de trabajo determinado para el final del año por ejemplo. caso último en el cual no hay problemas ante una posible pérdida de control en la empresa.DEPRECIACIÓN La capitalización se puede dar mediante la emisión de nuevas acciones o mediante la capitalización de utilidades. pero en la realidad de muchas empresas. La otra forma de conseguir capital de trabajo es mediante el dinamismo de la empresa en sus operaciones. En la medida en que las ventas se incrementen. puede ser mucho más elevado que en cualquier otra época del año. Para este tipo de empresas que tienen auges estacionarios. de vacaciones. sino que en general puede alcanzar una gran solidez en todos los aspectos financieros. es preciso determinar ese capital de trabajo en momentos diferentes y específicos. Por regla general.ACTIVOS FIJOS . Página 11 . Capital de trabajo temporal El capital de trabajo temporal hace referencia al capital de trabajo adicional que debe mantener una empresa para épocas especiales de alta demanda.

mantenerlo tendría un alto costo de oportunidad. para así evitar dificultades en la operación de la misma durante esa fecha. su importancia no lo es. puesto que una vez sea innecesario.ACTIVOS FIJOS . por lo tanto requiere de un tratamiento especial. puesto que de su conocimiento depende que la empresa pueda administrar correctamente sus recursos y evitar dificultades en la operación. debido a que se tendría inmovilizado una importante cantidad de recursos que bien podrían ser rentabilizados en otro tipo de inversiones o simplemente pagando pasivos de alto costo para la empresa. Es igualmente importante conocer hasta cuando se requerirá de ese capital de trabajo temporal. MANUAL DE CONTABILIDAD tener conciencia sobre el capital de trabajo necesario que requieren para estas épocas especiales. Del desconocimiento del capital de trabajo temporal para una empresa. Aunque en principio el concepto de capital de trabajo temporal es simple. el cual se requiere solo durante algunos días. Como ya se anotó. y luego habrá que prescindir de él pues además de innecesario será costoso. el capital de trabajo temporal se debe determinar en las fechas en que por determinada razón se necesitará una mayor operatividad de la empresa. Página 11 . y estas fechas quedan fuera de rango cuando se determina o analiza un capital de trabajo al finalizar un periodo cualquiera. Es de gran importancia que la empresa conozca con precisión cuanto capital de trabajo adicional requerirá para una fecha determinada.DEPRECIACIÓN Este es el capital de trabajo temporal. se pueden derivar dos situaciones igualmente inconvenientes: afrontar una carencia de recursos para atender la demanda adicional de una temporada y/o tener inmovilizado un capital si ningún uso productivo.

La empresa para financiar su capital de trabajo puede optar por buscar recursos con terceros (adquisición de pasivos) o con sus socios o nuevos socios (capitalización). puede recurrir a una capitalización o es mejor utilizar financiación del sector bancario? Nuestra opinión No es posible dar una respuesta precisa cuando no se conoce la estructura financiera de la empresa sobre la cual se ha de conceptuar. por lo que nos limitaremos realizar unas apreciaciones generales. naturalmente implica costos financieros. la solución mas inmediata a su escasez de capital de trabajo es el endeudamiento. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . el medio en que opera.DEPRECIACIÓN ¿Capitalización o endeudamiento como fuente de capital de trabajo? Consulta ¿Una empresa que tiene déficit de recursos y por tanto su operatividad se ve comprometida. De forma general analizaremos las ventajas y desventajas de cada una de las posibles alternativas. o puede también buscar recursos en la misma empresa. etc. que bien puede ser con entidades financieras o con sus proveedores. Adquisición de pasivos Para muchas empresas.ACTIVOS FIJOS . El endeudamiento.. Tampoco se conoce su objeto social. que en algunos casos resultan elevados y erosionan la rentabilidad de la empresa.

puesto que un crédito que tenga un costo financiero del 30% anual. puede resultar riesgoso adquirirlos. Para determinar si un recurso es costoso. A la hora de decidir si se recurre a endeudamiento. se debe considerar también el efecto que este tenga. Esto no quiere decir que si un recurso externo es costos se debe renunciar a esa opción. entre otros aspectos. en muchos casos. Puede que una empresa pueda operar sin problemas con unos pasivos del 70%. que es muy superior al costo financiero que implica pagar por ellos. tiene una capacidad de endeudamiento mayor o menor. por ejemplo. En estos casos. los que debe conseguir de alguna forma. se debe analizar en conjunto con la rentabilidad que este genera. Al contrario. si bien analizado individuamente es elevado. por muy baratos que sean esos pasivos. y entre mas económicos los pueda conseguir el resultado será mejor. Cada empresa. Capitalización MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . no solo en la rentabilidad de la empresa sino en la estructura financiera de la misma. la adquisición de pasivos puede ser una excelente opción. la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso. resulte atractivo. puesto que si la adquisición de nuevos pasivos implica que estos no tengan suficiente respaldo. y que mejor que trabajar con la plata del vecino. Tienen unos activos financiados que generan una alta rentabilidad.ACTIVOS FIJOS . puede ser que si ese crédito se invierte en una actividad que genera una rentabilidad del 50%.DEPRECIACIÓN La empresa para poder operar o expandirse requiere de recursos. dependiendo de su actividad y su capacidad de gestión. en tanto que otra no pueda operar si sus pasivos son del 40%. Son muchas las empresas que operan con capital ajeno.

no están dispuestos a aceptar inversionistas extraños. Sucede lo mismo con la adquisición de pasivos. que por lo general son limitadas. MANUAL DE CONTABILIDAD Otra forma de conseguir recursos es mediante nuevos aportes de los socios o incorporando a nuevos socios. Se debe revisar uno a uno cada rubro de los activos para determinar cual se puede disminuir u optimizar. es difícil encontrar acreedores. lo que bien puede ser una solución pero que también puede desmotivar a los inversionistas.DEPRECIACIÓN La capitalización no siempre es posible en vista que cuando la situación financiera de la empresa no es la mejor. es la capitalización de utilidades. no habrá muchas personas interesadas en invertir en la empresa. Recursos de la misma empresa Una tercera opción es buscar los recursos en la misma empresa. la capitalización puede ser una opción o no. Por ejemplo. puesto que ni la empresa presenta una estructura financiera débil. lo que se puede lograr optimizando la utilización que se haga de cada uno de los activos. por lo que en algunas empresas es una opción que ni si quiera se puede considerar. La capitalización es más viable en la medida en que la empresa garantice una rentabilidad mínima para el inversionista. puesto que los socios invierten siempre y cuando vean una oportunidad de rentabilizar esa inversión. Otra forma de obtener recursos. Inclusive algunos socios pueden ser reacios a realizar nuevos aportes. en el caso de las empresas de familia. no distribuir utilidades. por lo que se debe ser cuidadoso al adoptar esa estrategia. Página 11 . es decir. La capitalización es una fuente de recursos económica aunque no gratis. Dependiendo del tipo de empresa.ACTIVOS FIJOS .

o que resulte mas beneficioso adquirirlos mediante leasing. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . Otra opción es el mejoramiento de procesos en mira de disminuir costos de operación. lo cual permite liberar una serie de recursos para capital de trabajo. lo mismo que las posibilidades de conseguir financiación y dependerá de la realidad de cada empresa la identificación y aplicabilidad de cada una. planta y equipo]. Se pueden revisar también los activos fijos [propiedad. Son múltiples las alternativas que permiten maximizar la utilización de los recursos de la empresa. Revisar la política de proveedores y de inventarios para disminuir costos de venta.DEPRECIACIÓN En este caso se puede hacer una mejor gestión de la cartera y de los inventarios. Es posible que algunos no sean tan necesarios.ACTIVOS FIJOS . que son dos rubros en los que las empresas suelen tener un alto volumen de recursos inmovilizados.

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