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Concepto La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso. Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos. Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos

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se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas. La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos. La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera: Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años Vehículos automotores y computadores 5 años Decreto 3019 de 1989. Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

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Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T). La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T). Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero. Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciación, a excepción de los terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir el valor del terreno sobre el que esta la construcción. Respecto a esta teoría, de que los terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados al explotación agrícola, que por causa de la erosión propia de la

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VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS Cuando se trata de contabilidad financiera y desde el punto de vista técnico, la vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo, contribuya a la generación de ingresos; para la norma internacional de contabilidad – NIC 16 la vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la empresa, o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la empresa. Para determinar la vida útil de una activo se debe tener en cuenta el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, especificaciones de fabrica la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuye. La vida útil legal para efectos tributarios, es el periodo de reconocimiento del uso de los activos, él cual es fijado por el artículo 70 del Decreto 187 de 1975: “(…) Mientras el Gobierno Nacional elabora tablas especiales de depreciación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6° del artículo 59 del Decreto 2053 de 1974, se considera como vida útil probable de los bienes depreciables, hasta veinte años para la propiedad inmueble, diez años para la propiedad mueble y cinco años para los aviones y Vehículos automotores en general. Posteriormente, el artículo 2 del Decreto 3019 de 1989 dispuso que la vida útil de los activos fijos depreciables, adquiridos a partir de 1989 será la siguiente: Activo Vida útil

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explotación antitécnica, terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos años, situación que es muy común en los campos Colombianos.

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Toda empresa para poder operar. como consecuencia de su utilización. En términos generales.ACTIVOS FIJOS . se debe hacer distinción entre la vida útil para efectos contables y tributarios.DEPRECIACIÓN 5 años Los contribuyentes cuando consideren que la vida útil señala en el reglamento. pueden tener mayor vida útil que otros. MANUAL DE CONTABILIDAD Inmuebles (incluidos los oleoductos) Barcos. VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado. de conformidad al artículo 138 del Estatuto Tributario. por su naturaleza y destinación. se desgastan hasta el punto de quedar inservibles. o por el uso que se haga de ellos. Algunos activos. con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. claro está. siendo la primera determinada en forma técnica y la segunda la señala por el reglamento o autorizada por el Director de la DIAN. fijar una vida útil distinta. los cuales. aviones. Por lo anterior. podrán con previa autorización del Director de Impuestos Nacionales. trenes. equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores 20 años 10 años Página 11 . la maquinaria y equipo tiene una duración de 10 años y las edificaciones y construcciones tendrán una vida útil de 20 años. no son siempre reales. Igual con cualquier otro activo. no corresponde a la realidad económica. la ley a considerado que los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. Estos valores. maquinaria. puesto que habrán vehículos que duren mas de 5 años y otros que duran menos. para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos. tiempo durante el cual puede generar renta.

com¸ ha publicado una interesante opinión sobre el documento que publicamos hace un tiempo y que titulamos “¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño?”. estos después de un tiempo. opinión que cuestiona la utilidad o conveniencia de la actual vida útil de los activos fijos. aunque físicamente siguen existiendo. pues existen otros]. como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo. lamentablemente tanto en lo contable Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD . La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones. ¿Es pertinente cambiar la vida útil de los activos fijada por la ley fiscal y la técnica contable? Hernán E Munoz lector de Gerencie. para lo cual se divide el valor del activo por su vida útil para determinar la alícuota de depreciación [esto en el método de la línea recta. es el demerito de un bien por usar su capacidad de producir riqueza. y si no se hace el mejor uso de ellos. algo que dependiendo de su destinación puede o no ser cierto. pero pierden su utilidad para su propósito inicial. se consideran que su vida útil es indefinida. quedan inservibles. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura. La vida útil es tomada como referencia para la depreciación de los activos fijos. vida útil que se ha convertido en una camisa de fuerza que choca en muchas veces con las nuevas realidad traídas por el avance tecnológico.DEPRECIACIÓN En el caso de los terrenos. Ha dicho al respecto Hernán E Munoz: “Toda la vida he entendido la depreciación como un concepto económico.ACTIVOS FIJOS .

se vuelve obsoleto en un instante. donde los equipos por un cambio tecnológico. en muchas ocasiones menores a lo establecido por las costumbres contables y por las normas tributarias. ¿Se puede depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por el primer dueño? Si se compra un activo usado que el dueño anterior ha depreciado completamente. una tecnológica 4G en los teléfonos celulares. .ACTIVOS FIJOS . estamos próximos a tener en el mercado. han determinado unas convenciones que no dejan de ser convenciones. era otro. mismas que fueron normalizadas en épocas en las cuales el mundo en su desarrollo tecnológico. ¿puede ser depreciado otra vez por el nuevo comprador? Aunque en principio podríamos decir que es posible depreciar nuevamente el activo por cuanto el comprador ha pagado un valor por él. y si no miren que sucede con las empresas de comunicaciones y de informática. Es así como en sentencia 14013 de abril 6 de 2006 expuso lo siguiente: Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD como en lo fiscal. no la determinación de un consejero de estado que en este caso está tomando decisiones alejadas de la realidad que mueve el mundo”.DEPRECIACIÓN Hoy en día la velocidad en los cambios tecnológicos vuelven un equipo obsoleto en un espacio muy corto de tiempo. donde queda valor para los activos fijos de las empresa que reparen telefonía celular y que tengan equipos de no más de 3 años con la tecnología de 3G? El mercado y las percepciones del consumidor son las que le dan valor a un bien. y en consecuencia tiene el derecho a reconocer el desgaste que ese activo sufra como consecuencia del uso que de él se siga haciendo. el Consejo de estado ha sido enfático en decir que eso no es posible.

si bien el artículo 139 del Estatuto Tributario autoriza la depreciación de los bienes usados. y en consecuencia la deducción por depreciación sólo procede en cabeza del adquiriente. no procede fiscalmente la deducción por depreciación. no es posible exceder el término previsto para la recuperación del 100 % del costo de adquisición del activo usado.DEPRECIACIÓN “…. para lo cual el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable con el fin de amortizar el costo de adquisición. lo cual es muy discutible. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . si el anterior dueño ya depreció el 100% del activo.” Ello obliga a que cuando el contribuyente adquiera un activo fijo usado. pero ante la opinión de la máxima instancia en materia tributaria que en este caso es el Consejo de estado. Ahora. no puede ser inferior a la contemplada en el reglamento. y con base a ello fijar la vida útil de ese activo usado de tal manera que no se deprecie más del 100% del activo. por lo que resta de dicho término. ya se encontraban totalmente depreciados por su anterior propietario. sumando por supuesto el porcentaje depreciado por el anterior dueño y el porcentaje a depreciar posteriormente. fiscalmente no se podrá depreciar más y no habrá forma de recuperar vía depreciación el dinero invertido en ese activo fijo. como lo certificó el revisor fiscal en cede administrativa y lo confirmó el dictamen pericial practicado en la primera instancia. poco o nada se puede hacer distinto a acatar los pronunciamientos sobre la materia y actuar en consecuencia.ACTIVOS FIJOS . tal como se concluyó en la liquidación oficial de revisión y de reiteró en la resolución que decidió el recurso. Significa lo anterior. sobre los cuales se pretende la deducción por depreciación. de acuerdo con la misma norma. que si los bienes adquiridos por la actora. sumada a la transcurrida durante el uso del anterior propietario. la vida útil así calculada. Es decir. independientemente del tratamiento contable previsto para los activos dados de baja. deba hacer un control sobre el valor efectivamente depreciado por el anterior dueño.

la empresa no podrá depreciarlo nuevamente. Pero resulta que la inversión en el activo no tiene que ser recuperada con la depreciación.ACTIVOS FIJOS . La recuperación de la inversión nada tiene que ver con la depreciación. que sólo sucede si ese activo es capaz de generar los ingresos suficientes para cubrir sus propios costos y un poco más. La inversión se recupera mediante la rentabilidad que genere la utilización de dicho activo. o se utiliza MANUAL DE CONTABILIDAD . No es objetivo de la depreciación recuperar la inversión que la empresa haya hecho para su construcción o adquisición. debe haber lugar a la depreciación de ese costo así la vida útil del activo contable y fiscalmente haya sido agotada. puesto que algunos se preguntan que si la empresa pagó un valor. El objetivo de la depreciación es reconocer el desgaste del activo por su uso.DEPRECIACIÓN La depreciación tiene como objetivo reconocer en el estado de resultados el desgaste que sufre un activo por cuenta de su utilización para la generación de ingresos. sino con la renta que se obtenga al utilizar ese activo que se supone se adquiere precisamente para que participe en el desarrollo del objeto social de la empresa. Si el activo no se utiliza. incurrió en un costo. no la recuperación de lo invertido en su compra Página 11 . Si se adquiere un activo usado que ya ha sido depreciado en un 100% por el anterior dueño. puesto que el objetivo de la depreciación es muy distinto. Esta aclaración surge en respuesta a las inquietudes generadas por la posición de la Dian y del Consejo de estado en el sentido de que no es posible depreciar un activo usado que ya ha sido depreciado en su totalidad por su anterior dueño. Surge entonces la inquietud con respecto a la imposibilidad del contribuyente de recuperar la inversión realizada en la compra de ese activo. Allí no se puede hablar de depreciación sino de retorno de la inversión.

o ineficazmente. Página 11 . sino el derecho a reconocer ese desgaste. MANUAL DE CONTABILIDAD equivocadamente. y la recuperación de la inversión se dará en la medida que los ingresos generados sean mayores a la depreciación sufrida por el activo. y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. Eso se reconoce con la depreciación. se desgasta. pero la razón de ello no es el derecho del empresario o contribuyente a recuperar la inversión realizada. los inmuebles tienen una vida útil de 20 años. El activo cuando se utiliza se desgasta y genera ingresos. trenes aviones y barcos. Según el decreto 3019 de 1989. METODOS DE DEPRECIACION 1.ACTIVOS FIJOS . Método de la línea recta El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas. que por razones normativas fiscalmente no es posible. y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. maquinaria y equipo. Además de la vida útil. [Valor del activo/Vida útil] Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos. tienen una vida útil de 10 años. El valor de salvamento no es obligatorio. los bienes muebles. ¿Qué el activo usado se desgasta y que ese desgaste merece ser reconocido? Por supuesto. no habrá recuperación de inversión así el activo sea susceptible de depreciación. Si el activo se utiliza genera ingresos y con ellos se recupera la inversión.DEPRECIACIÓN Si el activo se utiliza. y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual.

Ahora determinemos el factor. también se puede calcular de forma mensual. 2.000. Para una mayor comprensión. Se tiene entonces (30.000. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo Donde se tiene que: Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.000 /5) = 6.ACTIVOS FIJOS .000.3333 MANUAL DE CONTABILIDAD Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo.DEPRECIACIÓN Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30. para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo. Página 11 .000. se procede a realizar el cálculo de la depreciación. Así como se determina la depreciación anual.000. 5/15 = 0. Método de la suma de los dígitos del año Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos: (5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15 Luego.

(Valor de salvamento/Valor activo)1/n Donde n es el la vida útil del activo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Es decir que para el primer año.666% = 8. de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo. la depreciación será igual al 33. Para su implementación. La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciación = 1.000.000 * 20% = 6.000. (30.666% del valor del activo (30. Para una mayor comprensión.000 * 26.000.DEPRECIACIÓN Para el segundo año: 4/15 = 0.3333% = 10.000. 3. para el segundo año la depreciación corresponde al 26. por lo perdería validez este método.000) Y así sucesivamente.333% del valor del activo.000) Para el tercer año: 3/15 = 0.ACTIVOS FIJOS . (30.000. Método de la reducción de saldos Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.2666 Luego. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.000.2 Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo.000) .000 * 33. exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento.

000-11.000.( 3.000. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Como se puede ver.22 Así sucesivamente hasta el último año de vida útil Para una mayor comprensión. se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil.33 * 0. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000)1/5 = 0.720.279. lo primero que se debe hacer. es determinar la tasa de depreciación. Luego. el valor sin depreciar es de (30.505.000 que puede producir en toda su vida útil 20.36904 = 11.928.67 Para el segundo periodo.000 unidades. para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar . Método de las unidades de producción Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. que para el primer periodo es de 30.DEPRECIACIÓN Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos: 1.720.928. en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.67) = 18.000/30.36904 Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar. 4.000 Entonces 30. Para determinar la depreciación por este método.279.000 * 0.071. por lo que la depreciación para este segundo periodo será de: 18.985.071.000.ACTIVOS FIJOS .000.33.000.36904 = 6.000.

Para una mayor comprensión.000. 10. ¿Pero qué finalidad se persigue al no depreciar completamente un activo? La realidad es que no hay una razón valedera que lleve a la empresa a tomar la decisión de no depreciar la totalidad de un activo. La fórmula de la depreciación en línea recta con cuota de salvamento. con una vida útil de 5 años y un 20% como cuota de salvamento. y así con cada periodo. nos queda ese valor sin depreciar. las unidades producidas por la maquina fue de 2. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Entonces. de modo que al terminar la vida útil del activo. descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel. ll finalizar el quinto año de vida útil tendremos un activo con valor en libros de $2.000. tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2. La cuota de salvamento es aquel valor del activo que no depreciamos.000. Así. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500 . es (10.000.000/20.000 * 500 = 1.000.000 = 500. decisión que a veces no comprendemos del todo.000 unidades. se suele dejar una cuota de salvamento.000)/5. suponiendo un activo cuyo valor es de $10.DEPRECIACIÓN Si en el primer periodo. Finalidad de la cuota de salvamento en la depreciación de activos Cuando se deprecia un activo fijo.000-2.ACTIVOS FIJOS .

pueden ser objeto de depreciación tomando como referencia la vida útil que le resta al activo. significa que se deja de llevar al gasto ese valor. despojando con esto a la empresa de un importante capital de trabajo que puede resultar necesario para el crecimiento o mantenimiento de la empresa. son las mismas que para los bienes nuevos. y esto representa una mayor utilidad. Así lo expresa el artículo 139 del estatuto tributario: MANUAL DE CONTABILIDAD Algunos opinan que la cuota de salvamento tiene por objeto representar en la contabilidad el valor probable que puede tener un activo después de culminar su vida útil. y que significa también tener que distribuir más utilidades. Cualquier razón que exista para no depreciar el 100% del activo haciendo uso de la figura de la cuota de salvamento. no puede ser inferior a la vida útil establecida por la norma para el activo correspondiente. No depreciar un activo completamente.ACTIVOS FIJOS . sumada con la vida útil transcurrida en manos del anterior propietario. que a su vez representa un mayor impuesto de renta. Las reglas y procedimientos para la depreciación de activos fijos usados. no parece compensar el efectivo negativo desde el punto de vista financiero que tendrá esta decisión. teniendo presente que la vida útil utilizada por el contribuyente adquiriente del bien usado. Página 11 . financieramente no es lo más conveniente tener en los activos un activo que ya ha cumplido con su vida útil.DEPRECIACIÓN Y aunque es normal que un activo una vez depreciado completamente tenga un valor. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS USADOS Los activos fijos usados que el contribuyente adquiera.

Un contribuyente adquiere una maquina usada. y en el ejemplo. Veamos un ejemplo sencillo. Una vez el contribuyente adquiera el bien usado. el mismo tiempo durante el cual fue sido depreciada. la cual había estado en poder del anterior propietario durante 6 años. puede hacer un calculo aproximado y razonable de la vida útil que le resta al activo. no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos en el reglamento. como ya se expuso. sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios.DEPRECIACIÓN La vida útil así calculada. Página 11 . toda vez que la vida útil de cualquier maquinaria nueva es de 10 años. MANUAL DE CONTABILIDAD Depreciación de bienes usados. El contribuyente podrá fijar una vida superior a los cuatro años. deberá fijar su vida útil en no menos de 4 años. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso. no sea inferior la que le corresponde según el reglamento. el activo ya había sido depreciado durante 6 años por el anterior poseedor. si considera que razonablemente esa será la vida útil del bien. pero deja abierta la posibilidad que sea superior. sumada con la vida útil transcurrida por el activo en manos del anterior o anteriores propietarios. La vida útil nueva con anterior no puede ser inferior a lo que le corresponde a un activo nuevo. la cual. pero sí podría ser superior. pues la norma solo limita el hecho que no puede ser inferior. definición que le corresponde al contribuyente quien tiene la facultad de fijar o determinar la vida útil que le queda al activo. el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para amortizar su costo de adquisición.ACTIVOS FIJOS . El contribuyente adquiriente.

000.000. La depreciación en el cuarto año. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10.000.000. aplicando el método de la línea recta.DEPRECIACIÓN Al utilizar una vida útil mayor. la cuota de depreciación será menor. se llevan como un mayor valor del activo.000. mayo será la alícuota de depreciación.000. lo importante es no utilizar una vida útil menor. lo cual afecta la renta líquida. .000. es decir.000*20%). Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50. lo cual. lo mismo Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación. estas por lo general se capitalizan.ACTIVOS FIJOS . Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo.000 (60. por lo tanto. disminuyendo de esta forma el impuesto que el contribuyente debe pagar. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60. implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación. debido a que entre menor vida útil. y faltan dos años por depreciar. y por tanto la renta líquida aumentará aumentando a su vez el impuesto a pagar. La depreciación acumulada está en $30. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen.000. y la el estado no se molestará por eso.000 y ha sido depreciado durante tres años. entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación.000. será de 12. puesto que esto implicaría una mayor deducción por depreciaciones.

Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras. lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo.DEPRECIACIÓN Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. por lo que la formula varía un poco. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. y los diez millones de las adiciones y mejoras. si no incrementan la vida útil del mismo. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo. la depreciación acumulada será de $54. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos.000. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. Quiere decir esto. por tanto. De esta forma.000. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. en este ejemplo. lo cual coincide con el valor del activo. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. se deben depreciar en dos años.ACTIVOS FIJOS . cuando deberían ser cinco años.000. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. Página 11 .000. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. es decir. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. por lo que en el quinto año. MANUAL DE CONTABILIDAD en el quinto año. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación. faltando aún $6. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil. se deprecian en cinco años. Así las cosas. faltaron tres años por depreciar. se depreciaron durante solo dos años. De aquí concluimos.

DEPRECIACIÓN La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. los activos en tránsito se empiezan a depreciar cuando se incorporen efectivamente a la empresa y empiecen a ser utilizados. La respuesta corta es que no. un gasto que debe ser asociado al ingreso generado por el activo. Al igual que los activos en construcción. un activo que se encuentra en tránsito. . utilización que implica un deterioro. DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS EN TRÁNSITO Nos consultan nuestros lectores respecto a la depreciación de activos que se encuentran en tránsito. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. ¿La razón? La depreciación tiene como finalidad principal reconocer el desgaste que sufre el activo por su utilización. es un activo que aún no se está utilizando. Adiciones y mejoras a los activos frente a la depreciación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa. razones suficientes para no depreciarlo. y debido a ello. no genera un gasto y no contribuyente a generar un ingreso.ACTIVOS FIJOS . no se desgasta. o el aporte que hace a la generación de ingresos con su utilización. En consecuencia. en tanto que si se lleva como mayor valor del activo.

implica que el valor invertido en las adiciones y mejoras. En el cuarto año se le hacen mejoras por valor de $10. estas por lo general se capitalizan. faltando aún $6.000. y aplicar la depreciación sobre el valor resultante.000. aplicando el método de la línea recta. el nuevo valor del activo [sin descontar la depreciación acumulada] será de $60. será de 12. Recordemos con los vehículos tienen una vida útil de 5 años. entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación. por tanto.000.000.DEPRECIACIÓN Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo. faltaron tres años por MANUAL DE CONTABILIDAD Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen. Supongamos un vehículo cuyo valor es de $50. cuando deberían ser cinco años.000.000. es decir.000. es porque el los diez millones de las adiciones y mejoras. y faltan dos años por depreciar. la depreciación acumulada será de $54. lo mismo en el quinto año. La depreciación en el cuarto año.000 (60. La razón por la que al final hace falta depreciar seis millones de pesos.000. por lo que en el quinto año. Página 11 .000. lo cual. nos resulta un “descuadre” de seis millones de pesos al final de la vida útil. es decir. se depreciaron durante solo dos años.000. hay que replantear la forma como se calculó la depreciación.000 y ha sido depreciado durante tres años.000.000*20%).000. y en este ejemplo no se incrementa la vida útil del vehículo. La depreciación acumulada está en $30. Hasta aquí nos damos cuenta que al sumar al activo el valor de las adiciones y mejoras.ACTIVOS FIJOS . por lo tanto.000. en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula la respectiva alícuota de depreciación. se llevan como un mayor valor del activo.

lo mejor es llevarlas como un gasto y no como activo. ese valor debe ser depreciado en su totalidad en lo restante de la vida útil del activo. que las adiciones y mejoras que se hagan en un activo. que si el valor de las adiciones y mejoras no incrementa la vida útil del activo. los diez millones deben depreciarse en su totalidad en los dos años que le quedan de vida útil al activo. puesto que el activo ya se ha depreciado tres años y no se incrementó su vida útil y tampoco es posible recalcular la depreciación de los años anteriores por obvias razones. se deprecian en cinco años.DEPRECIACIÓN Quiere decir esto.ACTIVOS FIJOS . en tanto que si se lleva como mayor valor del activo. para un total de sesenta millones de depreciación acumulada. De esta forma. puesto que los primeros cincuenta millones del activo. Así las cosas. en este ejemplo. . La empresa puede decidir por cualquiera de las dos posibilidades. la deducción se distribuye en los años de vida útil que le restan al activo. De aquí concluimos. la depreciación del activo en el cuarto y quinto año será de quince millones en cada uno. se deben depreciar en dos años. Al llevarse las adiciones y mejoras como un gasto. por lo que la formula varía un poco. y los diez millones de las adiciones y mejoras. lo cual coincide con el valor del activo. lo que equivale exactamente a seis millones de pesos. si no incrementan la vida útil del mismo. Depreciación de activos recibidos en donación Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD depreciar. implica que la totalidad de lo invertido puede ser deducido en su totalidad en un año. teniendo en cuenta que el tratarlas como gasto afecta considerablemente los resultados financieros de la empresa.

suma de los dígitos de los años. Cuando sea significativo. MANUAL DE CONTABILIDAD Los activos recibidos en donación se pueden depreciar en la medida en que correspondan a activos que tengan tal naturaleza. En el caso de los activos donados usados. La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico. (…) La depreciación se realizará con base al valor del activo fijado en el acuerdo de donación en el valor determinado mediante avalúo técnico. unidades de producción u horas de trabajo. La depreciación del activo no tiene como finalidad la recuperación del dinero invertido por la empresa en su adquisición. tales como línea recta. no por ello se debe dejar de depreciar siguiendo las reglas generales que para la depreciación aplica. sino el reconocimiento del activo a la generación del.DEPRECIACIÓN Si bien la empresa no ha invertido ningún recurso en la adquisición del activo donado. de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Página 11 . Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. Consulte: Depreciación de activos usados.ACTIVOS FIJOS . se debe aplicar lo establecido por el artículo 139 de estatuto tributario respecto a la vida útil. como bien lo dice el artículo 64 del decreto 2649 de 1993 a la fecha vigente: (…) La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.

lo que implica que el reconocimiento financiero del desgaste de los activos por su uso. y mientras se paguen más impuestos. casi nunca podrá utilizar una vida útil inferior desde el punto de vista tributario. No obstante. una menor tributación. El contribuyente o la empresa tienen flexibilidad para utilizar una vida útil diferente siempre que sea mayor a la legal. hace que la vida útil real difiera mucho de la vida útil fijada por la ley. lo que a su vez incrementa la renta líquida y con ella la tributación. no habrá inconveniente con las autoridades encargadas de la administración de los impuestos. La ley tributaria ha establecido la vida útil de los diferentes activos.ACTIVOS FIJOS . algo que no es del agrado de la administración de impuestos. mayor será la alícuota por depreciación. lo que indudablemente hace que la información financiera que se genere no sea la más objetiva. y entre menor sea la vida útil. y con ello. pero nunca inferior. la alícuota por depreciación disminuye. lo que disminuye las deducciones. de forma excepcional la ley tributaria permite una depreciación acelerada. La razón es que la vida útil define la alícuota que se deduce de la renta mediante el gasto por depreciación. no se ajuste a la realidad. MANUAL DE CONTABILIDAD En la depreciación se puede tomar una vida útil superior pero no menor a la legal Página 11 . En cambio. cuando se utiliza una vida útil superior. Pero la realidad de cada activo y de cada empresa. y con base a ella se debe calcular la respectiva depreciación.DEPRECIACIÓN En la depreciación de activos fijos se puede utilizar una vida útil superior a la legal. lo que indudablemente implicará una utilidad y una renta líquida inferior.

un valor exactamente igual.000. Como la vida útil de los vehículos es de 5 años. donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo. la depreciación no se resta directamente del activo. sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo. es uno de los temas más sencillo de la contabilidad.000 MANUAL DE CONTABILIDAD CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN Página 11 . En primer lugar. hay un valor que se debe contabilizar como un gasto. De otra parte. que se debe disminuir del valor del activo. y por otro. la subcuenta para registrar los edificios. tenemos que por un lado.000. Luego. y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones. de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo. y a la vez de los más consultados en Gerencie. Por ejemplo. Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20. En nuestra contabilidad. es la 151605. es la 159205. La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos.000. como la depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo. la depreciación se debe reconocer como un gasto.DEPRECIACIÓN La contabilización de la depreciación.com.000. por consiguiente. renta. recordemos que la depreciación tienen como objetivo el reconocer el desgaste sufrido por los activos. razón por la cual lo abordaremos. para determinar la depreciación de un año. por el uso que la empresa hace de estos para poder generar ingresos.ACTIVOS FIJOS . implica que ese activo pierde valor. tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5: 20.000/5 = 4.

valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo. se recurre a las figuras de la depreciación y de la amortización. El artículo 13 del decreto 2649 de 1993. siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda. contempla la obligación de asociar con los ingresos del periodo. veamos cuales son las diferencias entre estos dos conceptos. . se debe asociar. Tanto la depreciación como la amortización.ACTIVOS FIJOS . queda claro que tanto la depreciación y la amortización tienen como objetivo reconocer el desgaste y/o agotamiento que sufre todo activo al ser utilizado por la empresa para el Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD Luego. reconocer el desgaste o agotamiento de los activos con la generación de los ingresos. hacen referencia al desgaste o agotamiento que sufre un activo en la medida que con su utilización contribuye a la generación de los ingresos de la empresa.000. gastos operacionales de venta. dependiendo de la utilización que se haga del activo.000. DIFERENCIA ENTRE AMORTIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN En el reconocimiento de los activos a la generación de ingresos.000. de allí que en el caso de los ingresos generados por la utilización de los activos. Bien. puesto que no puede existir un ingreso sin costo o gasto. cada uno de los costos y gastos en que se incurrió para generar dichos ingresos.DEPRECIACIÓN La contabilización será: Cuenta Debito 516035 [Flota y equipo 4.000 de transporte] 159245 [Flota y quipo de transporte] Crédito 4.000 por año. la depreciación será de $4.000 En el gasto. la cuenta será la 5160 o la 5260.

es el tipo de activo sobre el que se aplica cada concepto.ACTIVOS FIJOS . la amortización hace referencia a los activos intangibles y a los activos diferidos. son básicamente iguales. pues tienen la misma naturaleza y finalidad. Página 11 . debemos saber que la depreciación es el reconocimiento contable y financiero del desgaste que sufren los activos fijos por su uso. mientras que los intangibles y los activos diferidos. se amortizan según la naturaleza y condiciones de cada uno de ellos. y por consiguiente en la generación del ingreso. En primer lugar. tanto la depreciación como la amortización se contabilizan como un gasto. y en por lo general el nivel de amortización se fija según el criterio del comerciante o empresa. puesto que el objetivo y hasta las metodologías y procedimientos de los dos. Naturalmente. MANUAL DE CONTABILIDAD desarrollo de su objeto social. La única diferencia importante a resaltar. por cu contribución a generar ingresos o renta para la empresa.DEPRECIACIÓN ¿Pero qué diferencia hay entre un concepto y otro? En realidad no hay mayor diferencia. es más que un mero procedimiento contable y matemático. que quizás sea lo más importante de ella. Otra diferencia es que para la depreciación. Mientras la depreciación hace referencia exclusivamente a los activos fijos. EFECTOS FINANCIEROS DE LA DEPRECIACIÓN La depreciación de los activos fijos. La depreciación tiene un gran efecto financiero. la ley ha fijado de forma expresa la vida útil de cada uno de ellos.

la depreciación tiene un efecto directo en la utilidad de la empresa. que es lo que conocemos como depreciación. Cuando se requiere reponer los activos desgastados o depreciados.ACTIVOS FIJOS . lo que implica un mayor gasto por depreciación. naturalmente que sufren un deterioro o desgaste. en el balance general. Página 11 . comprar otro para que la empresa pueda seguir operando y generando renta. pero al tiempo mas se desgastan. los que al ser utilizados. La depreciación. de lo cual podemos concluir que entre mas se utilicen los activos. MANUAL DE CONTABILIDAD La empresa para obtener ingresos. por lo que tendrá la empresa que proceder a reponer ese activo depreciado o desgastado por su utilización. Estos recursos no estarían disponibles si la depreciación no existiera. Así las cosas. debe hacer uso de sus activos. la utilidad se ve afectada. toda vez que la utilidad es resultado de restar a los ingresos los gastos y costos. también tiene un efecto en la estructura financiera de la empresa. al existir un gasto. puesto que al desgastar un activo. cada vez que un activo se deprecia. en consecuencia. por lo que se requiere reponerlo. de suerte que contablemente. la empresa debe disponer de los recursos suficientes para su reposición. se puede llevar al gasto o al estado de resultados el desgaste sufrido por los activos. éste se desgasta hasta quedar inutilizable o inservible. Aquí llegamos a la verdadera razón de la depreciación. su valor en libros se ve disminuido hasta desaparecer. que a la vez disminuye el resultado final que es la utilidad. además de tener un efecto directo en la utilidad.DEPRECIACIÓN Al existir la depreciación. este disminuye su valor dentro de la empresa. que al utilizar un activo. Es un hecho. estos mas generan ingresos.

la utilidad resultante sería mayor. Así las cosas. El decreto 187 de 1975. El artículo 140 del estatuto tributario. este valor no se hubiera llevado al gasto. mayores recursos se transfieren a los socios mediante la distribución de utilidades. y permitir reponer o mantener la capacidad operativa de la misma. siempre que un activo sea utilizado durante mas de 8 horas al día.DEPRECIACIÓN Al distribuir mayor utilidad a los socios. los recursos con que se repondrían los activos una vez depreciados. De modo pues que la depreciación lo que hace es evitar la distribución de los recursos que deben reponer los activos que se desgasten por su uso. y al haber un gasto menor. o proporcionalmente al número de horas adicionales.ACTIVOS FIJOS . se podrá incrementar su alícuota de depreciación en un 25% por cada 8 horas adicionales. si un activo es utilizado durante las 24 horas del día. DEPRECIACIÓN FISCAL ACELERADA La legislación fiscal permite la depreciación acelerada para aquellos activos que por su naturaleza y utilización sufren un desgaste acelerado. es decir. De este modo. en su artículo 71 considera como turno normal aquel que tenga una duración de 8 horas diarias. la vida útil se podrá disminuir considerablemente. se están distribuyendo los recursos de la depreciación. . Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD De no haberse depreciado el activo. lo cual implicaría un gasto menor. La depreciación tiene como papel principal proteger el patrimonio de la empresa. y a mayo utilidad. ofrece la posibilidad al contribuyente de incrementar la cuota de depreciación en un 25% por cada turno adicional que el activo sea utilizado.

Si la máquina se trabajara las 24 horas. puesto que 10. Para que la cuota de depreciación sea de 1.500.000/8 = 1. COMPLEMENTO MANUAL DE CONTABILIDAD Veamos. Un incremento del 25% no es suficiente para compensar la sobre utilización de los activos.000.250.500. la depreciación debería ser proporcional a la utilización y desgaste del activo lo cual no es conseguido con un incremento del 25% de la depreciación cuando el nivel de utilización del activo se duplica. su cuota de depreciación se podrá incrementar en un 25%. puesto que como ya se anotó. Para llegar a ese valor. Esta maquina deberá ser depreciada en 10 años. ésta debe ser contabilizada.DEPRECIACIÓN Supongamos una maquina cualquiera cuyo valor es de $10. la cuota de depreciación se incrementará a $1.500.000.67 años (10. lo que es una intromisión mas de la norma tributaria en la contabilidad. Es decir. la depreciación apenas se incrementará en una cuarta parte.ACTIVOS FIJOS .250.000 la vida útil que se debe utilizar será de aproximadamente 6.000/6.000. intromisión que está lejos de conseguir el reflejo real de la situación financiera del contribuyente. esto es un turno adicional.000.000 que trabaja un turno normal de 8 horas al día. que la cuota de depreciación anual será de $1. Página 11 . sino 8 años.67 = 1.000 Si la maquina es trabajada durante 16 horas al día. la vida útil a tener en cuenta. deberá ser ya no de 10 años.000 por año.000).000.000. por lo que su cuota de depreciación será de $1. Para que se puede aceptar fiscalmente la depreciación acelerada contemplada en el artículo 140 del estatuto tributario. puesto que mientras que la jornada de trabajo de un activo se duplica.

materia prima. etc. Una razón corriente de 1:1 significa un capital de trabajo = 0. al ser los pasivos corrientes iguales o superiores al los activos corrientes. (Efectivo. reposición de activos fijos. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. La formula para determinar el capital de trabajo neto contable. puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso. lo que sucede es que. tiene gran relación con una de las razones de liquidez llamada razón corriente. y es posible que sus activos corrientes sean suficientes para operar. Para determinar el capital de trabajo de una forma mas objetiva.DEPRECIACIÓN La definición más básica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. solo significa que sus pasivos corrientes son superiores a sus activos corrientes. Esto supone determinar con cuantos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo. cartera e inventarios). se debe restar de los Activos corrientes.ACTIVOS FIJOS . lo que nos indica que la razón corriente siempre debe ser superior a 1. la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente. La empresa para poder operar. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. mano de obra. Claro esta que si es igual a 1 o inferior a 1 no significa que la empresa no pueda operar. de hecho hay muchas empresas que operan con un capital de trabajo de 0 e inclusive inferior. inversiones a corto plazo. requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos. los pasivos corrientes. se corre un alto riesgo de MANUAL DE CONTABILIDAD CAPITAL DE TRABAJO Página 11 . El hecho de tener un capital de trabajo 0 no significa que no tenga recursos. y se busca que la relación como mínimo sea de 1:1. En este sentido el capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente.

El capital de trabajo y el flujo de caja.DEPRECIACIÓN Ante tal situación.ACTIVOS FIJOS . Una eficiente generación de recursos garantiza la solvencia de la empresa para poder asumir los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin necesidad de recurrir a financiamiento de los socios o de terceros. se requiere financiar esta iliquidez. y lo más importante. para atender las costos de los pasivos. solución no muy adecuada puesto que acentuaría la causa del problema y se convertiría en una especie de circulo vicioso. para reponer los activos. para reponer activos. lo que se puede hacer mediante capitalización por los socios o mediante adquisición de nuevos pasivos. MANUAL DE CONTABILIDAD sufrir de iliquidez. en la que le flujo de caja generado por los activos corrientes no pueda cubrir las obligaciones a corto plazo y para cubrir las necesidades de capital de trabajo. (Vea: Flujo de caja libre) Capital de trabajo neto operativo. Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la empresa. para distribuir utilidades a los socios de la empresa. que la empresa genere será el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo. El flujo de caja de la empresa debe ser suficiente par mantener el capital de trabajo. tiene gran efecto en el capital de trabajo. en la medida en que las exigencias de los pasivos corrientes no alcancen a ser cubiertas por los activos corrientes. o por el flujo de caja generado por los activos corrientes. para pagar la deuda y para distribuir utilidades a los socios. El flujo de caja o efectivo. La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una menor inversión o u una menor utilización de activos. Página 11 . El capital de trabajo tiene relación directa con la capacidad de la empresa de genera flujo de caja.

DEPRECIACIÓN En primer lugar. eso genera cuentas por pagar. debe aproximarse a cero. Tener grandes sumas de disponible es un error financiero. Una empresa no se puede dar el lujo de tener una cantidad considerable de efectivo ocioso cuando puede invertirlo en un activo que genere alguna rentabilidad como los inventarios. La empresa debe tener políticas claras para cada uno de estos elementos. pero no demasiados porque significaría inmovilizar una cantidad de recursos representados en Inventarios almacenados a la espera de ser realizados. El capital de trabajo neto operativo. menos las cuentas por pagar. Para esto se excluyen las partidas de efectivo e inversiones a corto plazo. activos fijos. lo cual genera la cartera. (Vea Producción justo a tiempo). estos deben ser solo los necesarios para asegurar una producción continua. . es lo que asegura un comportamiento seguro del capital de trabajo. y en este se considera única y exclusivamente los activos que directamente intervienen en la generación de recursos. Básicamente. La empresa compra a crédito los inventarios. debe tener políticas optimas de gestión y cobro. y en cuanto al plazo que se da a los clientes. Respecto a los inventarios. es la suma de Inventarios y cartera. se supone que el efectivo en una empresa debe ser lo menos posible. la empresa gira en torno a estos tres elementos. menos las cuentas por pagar. o el pago de los pasivos que por su naturaleza siempre generan altos costos financieros. ya que el efectivo no genera rentabilidad alguna. Respecto a la cartera.ACTIVOS FIJOS . y entendiendo que esta representa buena parte de los recursos de la empresa en manos de clientes. este debe estar Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD El capital de trabajo neto operativo comprende un concepto mucho mas profundo que el concepto contable de capital de trabajo. La administración eficaz y eficiente de estos tres elementos. Luego esos Inventarios los vende a crédito.

5% o no se le cobra. Igual con los costos financieros. Lo ideal es que la empresa este en condiciones de generar los suficientes recursos para cubrir todos estos eventos relacionados con el mantenimiento y crecimiento del trabajo. en las cuentas por pagar. por su costo financiero. entre menor sea la financiación mas positivo para las finanzas de la empresa. Igual sucede con la financiación. a no ser que se adopte una política de financiación que ofrezca un rendimiento superior al costo financiero que generarían esos mismos recursos.ACTIVOS FIJOS . La empresa tendría que financiar con capital de trabajo extra esos 30 días. debe ser muy sana. lo que solo se posible hacerlo de tres forma. Debe haber concordancia entre las políticas de cartera y cuentas por pagar. lo cual tendría que ser compensado con recursos extras de la empresa.DEPRECIACIÓN En cuanto a la política de cuentas por pagar. Cualquier política que afecte el capital de trabajo. conlleva a que ese capital afectado debe financiarse o reponerse. Caso contrario que se debe dar en la cartera. Esto generaría un desequilibrio en el capital de trabajo de 30 días. La financiación y los plazos son básicamente los principales elementos que se deben tener en cuenta en el manejo de las cuentas por pagar. Pero se debe tener presente que muchas veces. con solo administrar eficazmente los elementos que intervienen en el capital de trabajo es suficiente. mucho mejor. se presenta un desfase entre lo pagado con lo ganado. entre mas plazo se consiga para pagar las obligaciones. No es recomendable por ejemplo. Si el proveedor cobra un 1% de financiación y al cliente solo se le cobra un 0. financiado por los socios o financiado por terceros. . ser generado por la misma empresa. que las cuentas por pagar se pacten a 60 días y la cartera a 90 días. Página 11 MANUAL DE CONTABILIDAD acorde con las necesidades financieras y los costos financieros que pueda tener la empresa por tener recursos sobre los cuales no puede disponer y que no están generando rentabilidad alguna.

aunque también un menor plazo. Como se puede observar. el concepto de capital de trabajo es mucho más que un conjunto de recursos a disposición de la empresa. Esto puede ser suficiente para conservar el capital de trabajo sin necesidad de recurrir a mayores inversiones las que requieren financiación de terceros o mayores aportes de los socios. pero en algunos casos puede significar cierta pérdida de control de la empresa en la medida en que MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . puesto que la financiación ofrecida por los proveedores suele tener un menor costo.DEPRECIACIÓN A manera de ejemplo. Las principales fuentes de capital de trabajo son el endeudamiento. las capitalizaciones y los resultados de las operaciones de la empresa. la manera como se debe administrar ese conjunto de recursos y elementos participantes en la generación del capital e trabajo. o implementando una política de gestión de cartera mas eficiente. Es preferible conseguir financiación con los proveedores que con los bancos. una forma de aumentar el Flujo de caja libre puede ser simplemente administrando mejor los costos de producción. La capitalización es una opción más económica de adquirir capital de trabajo. es además. El endeudamiento o financiación es una de las fuentes más comunes para adquirir capital de trabajo. La financiación se puede adquirir con entidades financieras o con proveedores o acreedores.ACTIVOS FIJOS . pero con una adecuada rotación de cuentas por pagar se puede garantizar un buen acceso a capital de trabajo sin necesidad de incurrir en costos financieros. Fuentes de capital de trabajo El capital de trabajo es elemental para el normal funcionamiento de cualquier empresa por lo que es importante tener claro cuáles son sus fuentes para así lograr una mejor administración del capital de trabajo.

Esto es en el mejoramiento de los ingresos. La otra forma de conseguir capital de trabajo es mediante el dinamismo de la empresa en sus operaciones. Capital de trabajo temporal El capital de trabajo temporal hace referencia al capital de trabajo adicional que debe mantener una empresa para épocas especiales de alta demanda. Por regla general. Página 11 . puede ser mucho más elevado que en cualquier otra época del año. en el mes del amor y la amistad o en el mes de mayo. el capital de trabajo de una empresa se determina y analiza a final de un periodo. Las exigencias de capital de trabajo en una empresa para una temporada de fin de año. de modo que se garantice un continuo flujo de efectico. de vacaciones. En la medida en que las ventas se incrementen. Para este tipo de empresas que tienen auges estacionarios. Esta última fuente de capital de trabajo es quizás la más saludable porque ello implica a la vez dinamismo y crecimiento para la empresa. pero en la realidad de muchas empresas. caso último en el cual no hay problemas ante una posible pérdida de control en la empresa. de poco le sirve un capital de trabajo determinado para el final del año por ejemplo. la empresa no solo logra hacerse a un flujo de capital de trabajo constante y progresivo.DEPRECIACIÓN La capitalización se puede dar mediante la emisión de nuevas acciones o mediante la capitalización de utilidades. sino que en general puede alcanzar una gran solidez en todos los aspectos financieros.ACTIVOS FIJOS . las ventas. Para estas empresas es preciso MANUAL DE CONTABILIDAD ingresen nuevos socios o algún socio adquiera mayor participación en virtud de la capitalización. es preciso determinar ese capital de trabajo en momentos diferentes y específicos.

puesto que una vez sea innecesario. por lo tanto requiere de un tratamiento especial. Del desconocimiento del capital de trabajo temporal para una empresa. y estas fechas quedan fuera de rango cuando se determina o analiza un capital de trabajo al finalizar un periodo cualquiera. y luego habrá que prescindir de él pues además de innecesario será costoso.DEPRECIACIÓN Este es el capital de trabajo temporal. debido a que se tendría inmovilizado una importante cantidad de recursos que bien podrían ser rentabilizados en otro tipo de inversiones o simplemente pagando pasivos de alto costo para la empresa.ACTIVOS FIJOS . Es de gran importancia que la empresa conozca con precisión cuanto capital de trabajo adicional requerirá para una fecha determinada. MANUAL DE CONTABILIDAD tener conciencia sobre el capital de trabajo necesario que requieren para estas épocas especiales. Es igualmente importante conocer hasta cuando se requerirá de ese capital de trabajo temporal. mantenerlo tendría un alto costo de oportunidad. Como ya se anotó. el cual se requiere solo durante algunos días. se pueden derivar dos situaciones igualmente inconvenientes: afrontar una carencia de recursos para atender la demanda adicional de una temporada y/o tener inmovilizado un capital si ningún uso productivo. Página 11 . el capital de trabajo temporal se debe determinar en las fechas en que por determinada razón se necesitará una mayor operatividad de la empresa. puesto que de su conocimiento depende que la empresa pueda administrar correctamente sus recursos y evitar dificultades en la operación. Aunque en principio el concepto de capital de trabajo temporal es simple. su importancia no lo es. para así evitar dificultades en la operación de la misma durante esa fecha.

la solución mas inmediata a su escasez de capital de trabajo es el endeudamiento. que en algunos casos resultan elevados y erosionan la rentabilidad de la empresa. por lo que nos limitaremos realizar unas apreciaciones generales. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . Tampoco se conoce su objeto social. naturalmente implica costos financieros. el medio en que opera. El endeudamiento.DEPRECIACIÓN ¿Capitalización o endeudamiento como fuente de capital de trabajo? Consulta ¿Una empresa que tiene déficit de recursos y por tanto su operatividad se ve comprometida. puede recurrir a una capitalización o es mejor utilizar financiación del sector bancario? Nuestra opinión No es posible dar una respuesta precisa cuando no se conoce la estructura financiera de la empresa sobre la cual se ha de conceptuar. etc.ACTIVOS FIJOS . Adquisición de pasivos Para muchas empresas. De forma general analizaremos las ventajas y desventajas de cada una de las posibles alternativas. o puede también buscar recursos en la misma empresa. La empresa para financiar su capital de trabajo puede optar por buscar recursos con terceros (adquisición de pasivos) o con sus socios o nuevos socios (capitalización).. que bien puede ser con entidades financieras o con sus proveedores.

por ejemplo. y que mejor que trabajar con la plata del vecino. y entre mas económicos los pueda conseguir el resultado será mejor. En estos casos. la adquisición de pasivos puede ser una excelente opción. puesto que si la adquisición de nuevos pasivos implica que estos no tengan suficiente respaldo. puede ser que si ese crédito se invierte en una actividad que genera una rentabilidad del 50%. dependiendo de su actividad y su capacidad de gestión. por muy baratos que sean esos pasivos.ACTIVOS FIJOS . se debe considerar también el efecto que este tenga. en muchos casos. A la hora de decidir si se recurre a endeudamiento. Capitalización MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . en tanto que otra no pueda operar si sus pasivos son del 40%. se debe analizar en conjunto con la rentabilidad que este genera. puesto que un crédito que tenga un costo financiero del 30% anual. Tienen unos activos financiados que generan una alta rentabilidad.DEPRECIACIÓN La empresa para poder operar o expandirse requiere de recursos. Puede que una empresa pueda operar sin problemas con unos pasivos del 70%. entre otros aspectos. que es muy superior al costo financiero que implica pagar por ellos. tiene una capacidad de endeudamiento mayor o menor. Cada empresa. Al contrario. la mejor opción es precisamente el endeudamiento aunque este resulte un tanto costoso. Son muchas las empresas que operan con capital ajeno. puede resultar riesgoso adquirirlos. los que debe conseguir de alguna forma. no solo en la rentabilidad de la empresa sino en la estructura financiera de la misma. si bien analizado individuamente es elevado. Esto no quiere decir que si un recurso externo es costos se debe renunciar a esa opción. Para determinar si un recurso es costoso. resulte atractivo.

es decir. por lo que en algunas empresas es una opción que ni si quiera se puede considerar.ACTIVOS FIJOS . es la capitalización de utilidades. Sucede lo mismo con la adquisición de pasivos. en el caso de las empresas de familia.DEPRECIACIÓN La capitalización no siempre es posible en vista que cuando la situación financiera de la empresa no es la mejor. por lo que se debe ser cuidadoso al adoptar esa estrategia. puesto que los socios invierten siempre y cuando vean una oportunidad de rentabilizar esa inversión. La capitalización es más viable en la medida en que la empresa garantice una rentabilidad mínima para el inversionista. Otra forma de obtener recursos. lo que bien puede ser una solución pero que también puede desmotivar a los inversionistas. Dependiendo del tipo de empresa. que por lo general son limitadas. no habrá muchas personas interesadas en invertir en la empresa. no están dispuestos a aceptar inversionistas extraños. no distribuir utilidades. la capitalización puede ser una opción o no. es difícil encontrar acreedores. Se debe revisar uno a uno cada rubro de los activos para determinar cual se puede disminuir u optimizar. Por ejemplo. puesto que ni la empresa presenta una estructura financiera débil. La capitalización es una fuente de recursos económica aunque no gratis. lo que se puede lograr optimizando la utilización que se haga de cada uno de los activos. Recursos de la misma empresa Una tercera opción es buscar los recursos en la misma empresa. MANUAL DE CONTABILIDAD Otra forma de conseguir recursos es mediante nuevos aportes de los socios o incorporando a nuevos socios. Página 11 . Inclusive algunos socios pueden ser reacios a realizar nuevos aportes.

Se pueden revisar también los activos fijos [propiedad. lo mismo que las posibilidades de conseguir financiación y dependerá de la realidad de cada empresa la identificación y aplicabilidad de cada una. Son múltiples las alternativas que permiten maximizar la utilización de los recursos de la empresa. Otra opción es el mejoramiento de procesos en mira de disminuir costos de operación. lo cual permite liberar una serie de recursos para capital de trabajo. o que resulte mas beneficioso adquirirlos mediante leasing. MANUAL DE CONTABILIDAD Página 11 . planta y equipo].ACTIVOS FIJOS . Es posible que algunos no sean tan necesarios. Revisar la política de proveedores y de inventarios para disminuir costos de venta.DEPRECIACIÓN En este caso se puede hacer una mejor gestión de la cartera y de los inventarios. que son dos rubros en los que las empresas suelen tener un alto volumen de recursos inmovilizados.