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UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO


.
Renan Dario Gonzales Apaza Kevin Huamani Ordoez

UNAM
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En Agradecimiento especial para las personas que aparecen en las siguientes lneas: Para todas nuestras familias., Para nuestra profesora, quien nos ayud a aportar conocimientos nuevos en este trabajo.

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INTRODUCCIN Para realizar este Plan de Sistemas hemos elegido como institucin a la Universidad nacional de Moquegua, se ha visto por conveniente el estudio e implantacin de un sistema de tramite documentario para darle llevar un control preciso de la documentacin entrante que se presenta, ahorrando adems de tiempo, los errores que se puedan producir por realizarse manualmente.

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INDICE DEL CONTENIDO


Capitulo I. generalidades.4 1.1 titulo del proyecto.5 1.2 integrantes del grupo..5 1.3 versin ..5 Captulo II. Formulacin del proyecto5 2.1. Planteamiento del problema ..6 2.1.1. Definicin del problema.7 2.1.2. Justificacin de la necesidad del desarrollo ....7 2.1.3. Determinacin de las factibilidades 7 2.1.4. Estimacin de los recursos preliminares requeridos.7 2.1.4.1. Factibilidad Tcnica8 2.1.4.2. Factibilidad Econmica.8 2.1.4.3. Factibilidad Legal8 2.1.4.4. Factibilidad Operativa9 2.1.4.5. Factibilidad Temporal9 2.1.5. Estimacin de los recursos preliminares requeridos10 2.1.5.1. Recursos humanos10 2.1.5.2. Recursos de software..11 2.1.5.3. Recursos de hardware..11 2.1.6. Obtencin de la informacin preliminar .12 2.2. Describir la estrategia de desarrollo para el sistema ...12 Capitulo III. Analisis del proyecto16 3.1. Documentacin del anlisis ..17 3.1.1. Diseo de la muestra:17 3.1.2. Diseo de entrevista..17 3.2. Especificacin de requerimientos.18 3.2.1. Requerimientos generales18 3.2.2. Gestin de usuarios y administrativos..18 3.2.3. Gestin de la atencin a los usuarios18 3.3. Diagrama de casos de uso.19 3.3.1. Definicion de casos de uso..19 3.4. Descripcin de actores.21 3.5. Herramientas del anlisis estructurado ..23 Capitulo IV. Diseo del sistema..26 4.1 definir el diseo de entradas y salidas detallado e interfaz ..27 4.1.1. Diseo de salidas..27 4.1.2. Diseo de entradas...27 4.1.3. Interfaz28 4.2. Diagrama de clases.29 4.2.1. Describir cmo funciona o como funcionaria el sistema con un texto en forma precisa..29 4.2.2. Subrayar los sustantivos, los adjetivos y los verbos para identificar las clases candidatas, sus atributos y los comportamientos. Realizar el proceso de depuracin para quedar con las clases correctas con el formatoUML Clases candidatas..30 4.2.3. Construir las fichas crac (clase responsabilidades colaboradores) con el formato de anverso y reverso.31 4.2.4. Relaciones de asociacin, dependencia y herencia asociacin 35 4.2.5. Diagrama de clases..36 4.2.6. Diagrama de objetos.37 4.2.7. Diagrama de componentes.37 4.2.8. Diseo e implementacin de la base de datos 38 4.2.9. Diagramas de entidad relacin39 Capitulo V Conclusiones y recomendaciones .40 5. conclusiones y recomendaciones..41 5.1. Conclusiones41 5.2. Recomendaciones..41 Captulo VI Bibliografa42

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA SISTEMAS DE INFORMACION Bibliografa..43

CAPITULO I. GENERALIDADES

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1.1 TITULO DEL PROYECTO SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

1.2 INTEGRANTES DEL GRUPO Renn Daro Gonzales Apaza Kevin Huamani Ordoez

 

1.3 VERSION SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO V. 1.0

1.4 LUGAR Y FECHA ILO, 14 de Diciembre del 2010

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CAPITULO II. FORMULACIN DEL PROYECTO

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2. FORMULACIN DEL PROYECTO

2.1.

Planteamiento del Problema

2.1.1. Definicin del Problema Problema Principal Actualmente, la Universidad Nacional de Moquegua carece de un sistema automatizado en cuanto al control de documentacin, es por ello que requiere de mucho tiempo realizar el seguimiento manual de la documentacin. A travs de las entrevistas previstas, se obtuvo como resultado que es necesaria la automatizacin del rea de documentacin, un Sistema que administre la informacin y genere los resultado s ptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente, dando mayor oportunidad de realizar otras labores. No es posible ubicar de manera rpida el estado actual de algn documento que se presenta como la seguridad en el momento de que se ha tramitado un expediente determinado a otra rea o que el mismo est en pendiente.

2.1.2. Antecedentes

Actualmente no existe un Sistema de Informacin automatizado, ni definido, sino simplemente se llevan los procesos de forma manual y con hoja de Excel haciendo con esto el proceso de bsqueda ms lento.
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2.1.3. Justificacin de la necesidad del desarrollo

Por lo expuesto anteriormente es que hemos decidido enfocarnos en esta rea para darle solucin al problema que se presenta, ahorrando adems de tiempo, los errores que se puedan producir por realizarse manualmente.

2.1.4. Determinacin de las Factibilidades

2.1.4.1. Factibilidad Tcnica Actualmente est la institucin cuenta con 1 computadora para la secretaria, una para el jefe de sede ilo, 1 para cada coor dinador de carrera donde se procesan los datos administrativos del sistema. Cada uno cuenta con su propia impresora, con lo que la implementacin ser solo la adaptacin del software. Adems de la adquisicin de un equipo que debe tener un disco duro de 40GB. Con este espacio ser suficiente para almacenar la base de datos adecuada, para su respectivo manejo e implementacin del sistema se requiere de un personal capacitado para su posterior uso. En el medio existe personal capaz de darle el mantenimiento respectivo quien ser el Ing. de sistemas quien podr capacitar y asesorar al personal de manera adecuado para el manejo del sistema.
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2.1.4.2. Factibilidad Econmica Aqu se determinara con que recursos cuenta el rea para poder implementar o desarrollar el sistema que se requiere.
-

Se dispondr con un servidor de base de datos de costo de 2000 s/. Un software de aplicacin El sistema de control de tramite documentario

2.1.4.3. Factibilidad Legal

N 500: Normas de control interno para Sistem as Computarizados 500-08: Gestin ptima de Software Adquirido a Medida por Entidades Pblicas. Comentarios: 01: Para la ejecucin de actividades y operaciones, generalmente, las entidades contratan los servicios de terceros para el desarrollo e implantacin de aplicaciones computarizadas, por cuyo motivo, cuando una entidad pblica adquiere software a la medida, los derechos de propiedad le corresponden a esta. 02: A fin de cautelar que el software adquirido por una entidad pblica no pueda ser reutilizado indebidamente por el proveedor original, la direccin debe establecer las polticas que permitan registrar los derechos de propiedad a nombre del estado.
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03:

Es conveniente que la direccin de la entidad,

programe o proyecte apruebe los proced imientos que permitan compartir entre las distintas entidades pblicas la utilizacin del software adquirido a medida para sus actividades, con el objeto de que el estado no incurra en mayores costos por la adquisicin repetitiva de aplicaciones computarizadas. Comentario: Se deber pagar las licencias respectivas de los derechos del software que se va a utilizar.

2.1.4.4. Factibilidad Operativa

No hay inconveniente alguno pues que ser un documentario,

para ejecutar el proyecto,

software que mejorara el tramite

2.1.4.5. Factibilidad Temporal Existe la posibilidad de que la fecha trazada sea variada debido a las correcciones del sistema que se deba a realizar no debiendo ser mayor a 5 meses

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2.1.5. Estimacin de los recursos preliminares requeridos:

2.1.5.1. Recursos Humanos


RECURSO HUMANO ACTIVIDADES Sern los responsable de todo el proyecto, encargados de elaborar el sistema de tramite documentario. Es el encargado de elaborar el sistema propiamente dicho, segn las especificaciones requeridas Ser tambin el Programador encargado de disear la base de datos. La importancia en como el usuario principal que interacta Personal con el sistema son los que ingresan informacin en el sistema de tramite documentario.

Grupo de estudio

2.1.5.2. Recursos de Software Software Requerido  2.1.5.3. Sistema Operativo Windows XP Recursos de Hardware La Organizacin: Proveerse de un Sistema de Tramite documentario. Usuario: Consultas de informacin sobre el estado de algn documento requerido. Debe ser capaz de interactuar con el sistema con una previa capacitacin. Hardware: 01 computadora Pentium V, RAM 512 Mb. a ms, con tarjeta de red inalmbrica y Disco Duro sata de 500 GB.
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2.1.6. Obtencin de la Informacin preliminar

Se unas entrevistas, la entrevista fue dirigida para los actores y coordinador de carrera que realizan la actividad de la recepcin y emisin de documentos, Para elaborar el sistema se tuvo que recurrir al registro fsico que maneja la secretaria y la informacin almacenada en un archivo de Excel, para as tomar los mismos registros para la base de datos a desarrollar y mejoras que se puedan aadir, teniendo as mayor conocimiento sobre los datos con los que se trabaja y todo el proceso que implica la actividad de tramite documentario.

2.2.

DESCRIBIR LA ESTRATEGIA DE DESARROLLO PARA EL SISTEMA

ERwin

Erwin es una potente herramienta, software, para poder realizar el modelamiento de datos para luego migrarlos a una base de datos, es realmente til en estos casos. Brinda productividad en diseo, generacin, y mantenimiento de aplicaciones. Desde un modelo lgico de los requerimientos de informacin, hasta el modelo fsico perfeccionado para las caractersticas especficas de la base de datos diseada, permite visualizar la estructura, los elementos importantes, y optimizar el diseo de la base de datos. Genera automticamente las tablas y miles de lneas de stored procedure y triggers para los principales tipos de base de datos. ERwin hace fcil el diseo de una base de datos. Los diseadores de bases de datos slo apuntan y pulsan un botn para crear un
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grfico modelo

del

modelo

E-R

(Entidad todas

relacin) las

de

todos

sus

requerimientos de datos y capturar las reglas de negocio en un lgico, mostrando entidades, atributos, relaciones, y llaves importantes.

Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server es un sistema para la gestin de bases de
datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus

lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes
sistemas gestores de bases de datos como son Oracle o MySQL.

La nueva base de datos contiene mayor seguridad, integracin con


PowerShell, remueve la configuracin del rea expuesta (consola

para configurar seguridad), encripcin transparente de datos, auditora de datos, compresin de datos, tiene correctores de sintaxis del lenguaje Transact -SQL e IntelliSense (una caracterstica del visual studio que permite a la base de datos sugerir objetos existentes mientras uno escribe la mitad de la palabra). As mismo incluye nuevos tipos de datos y funciones. Entre ellos, datos espaciales, nuevos datos de tiempo (datetime2 y Datetimeoffset), tipos de datos jerrquicos.

Visual Basic 6.0 Es un diseador de entorno de datos en donde es posible generar, de manera automtica, conectividad entre controles y datos mediante la accin de arrastrar y colocar sobre formularios o informes.
Los Objetos Actives son una nueva tecnologa de acceso a datos 14

mediante la accin de arrastrar y colocar sobre formularios o informes. Nos permite generar de manera automtica formularios
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que administran registros de tablas o consultas pertenecientes a una base de datos, hoja de clculo u objeto (ADO-ACTIVE DATA OBJECT).Es factible incluir barra de herramientas personalizada, donde el usuario selecciona los botones que desea visualizar durante la ejecucin. La Ventana de Vista de datos proporciona acceso a la estructura de una base de datos. Desde esta tambin acceso al Diseador de Consultas y diseador de Base de datos para administrar y registros.

Microsoft Office Microsoft Office Word Es un procesador de textos de Microsoft Office. Ofrece nuevas funciones que facilitan la creacin, el uso compartido y la lectura de los documentos. Las funciones de revisin y anotacin se han mejorado para solucionar las mltiples formas en que es posible controlar los cambios y administrar los comentarios.

Microsoft Visio Microsoft Visio es un software de dibujo vectorial para Microsoft Windows. Visio comenz a formar parte de los productos de Microsoft cuando fue adquirida la compaa Visio en el ao 2000. Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas de oficinas, diagramas de bases de datos, diagramas de flujo de programas, UML, y ms, que permiten iniciar al usuario en los lenguajes de programacin.
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Microsoft PowerPoint Es un programa diseado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fcil de entender, animaciones de texto e imgenes prediseadas o importadas desde imgenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseos de fuente, plantilla y animacin. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho ms prctico que los de Microsoft Word.

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CAPITULO III. ANALISIS DEL PROYECTO

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3. ANALISIS DEL PROYECTO 3.1. DOCUMENTACION DEL ANALISIS 3.1.1. Diseo de la muestra:

La recopilacin de de datos se obtuvo del libro de registro de recepcin de documentos y del archivo de Excel que maneja, se entrevisto a las partes involucradas en el proceso.

3.1.2. Diseo de entrevista:

ENTREVISTA CON LA ENCARGADA DEL AREA DE RECEPCION DE DOCUMENTOS

ITEMS i. Cual es el procedimiento para la recepcin del documento? ii. clasifica los documentos? iii. es necesario la implementacin de un sistema de trmite documentario? iv. Seria necesario que su rea este equipado con un sistema o software que le ayude al desarrollo optimo de sus actividades?

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3.2. ESPECIFICACION DE REQUIRIMIENTOS 3.2.1. REQUERIMIENTOS GENERALES Se requiere u software para agilizar el trmite documentario de la universidad nacional de Moquegua. En el sistema de trmite documentario se debe ingresar el tipo de documento, fecha y hora de ingreso, el asunto y el rea hacia dnde va dirigida. Tambin existir un modulo en el cual se desea consultar el estado del documento y su respuesta.

3.2.2. GESTION DE USUARIOS Y ADMINISTRATIVOS Los usuarios pueden ser personas naturales o jurdicas, las personas jurdicas pueden ser pblicas o privadas, en resumen cualquier usuario que desee dirigirse por escrito a la Universidad Nacional de Moquegua es considerado un usuario. Los administrativos son personas naturales que laboran en la universidad nacional de Moquegua.

3.2.3. GESTION DE LA ATENCION A LOS USUARIOS La atencin a los usuarios es el de realizar un registro de documentos presentados a Universidad Nacional de Moquegua mediante un software que permita agilizar el trmite administrativo, y tener control sobre los documentos y pod er realizar consultas cuando es pedida.

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3.3. DIAGRAMA DE CASOS DE USO

3.3.1. DEFINICION DE CASOS DE USO CASO DE USO GENERAL En este diagrama podemos ver el curso del documento que entra, primero es atendido por el encargado de la recepcin, luego es derivado al rea de destino en donde este hace la verificacin y anlisis del documento.

CASO DE USO DE ATENCION DE DOCUMENTO Es iniciado por el Administrativo quien deriva el documento al rea de destino y este a su vez analiza el documento para emitir una respuesta y a la misma vez actualizar el estado del documento.

CASO DE USO DE REGISTRO DE DOCUMENTO Este caso de uso es iniciado por el usuario quien entrega un documento y es verificado por el Administrativo encargado quien verifica y hace los registros correspondientes en caso que todo este en conformidad y luego lo deriva al rea de destino.

CASO DE USO DE CONSULTA Este caso de uso de uso es iniciado por el usuario donde realiza una consulta acerca del estado del trmite del docu mento presentado, quien se encarga de hacer la consulta en el sistema es el Administrativo verificando el estado del documento. Una vez realizada la consulta se le proporciona la informacin al Usuario.
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CASO DE USO GENERAL

R egistro de documentos *

* * * Administrativo * * * *

* * Usuario

Atencion de documento

C onsulta

Area de destino

CASO DE USO DE ATENCION DE DOCUMENTO



* <<extend >> * * * * * Deriv r re de des i o * Admi is r iv Base de datos evisi de e idos
<<extend >>

e h z el docume o

Are de des i o

Analiza documento * * * * * * Emite una respuesta *


<<extend >> <<extend >>

* * *

R echaza el documento

R esponde el Documento
<< include >>

CASO DE USO DE REGISTRO DE DOCUMENTO


*

* Verifi a ion e l o u e nto *


<< extend >>

* * Usua io

* Devuelve

lude >>

* Base de datos

* <<in

e gistro e do u e nto

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* *

Base de datos

e gistrar usuario *
<< extend >>

* rea e e stino

inistrati o

<<extend >>

  

* *

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CASO DE USO DE CONSULTA

C onsulta del estado de documento * *

* C onsulta sobre el estado del doumento * * * * Respuesta * Base de datos * * Administrativo

* Actor1

3.4. DESCRIPCION DE ACTORES

ADMINISTRATIVO Nombre del actor Definicin Administrativo Es la persona que interactuar con el Sistema de trmite documentario, quien se encargara de la recepcin y registro de cualquier documento que ingresa a la institucin. Rol Puede imprimir, Caso de uso Nota manipular (ingresar, el modificar, de anular, tramite actualizar) Sistema

documentario y brindar informacin de estos. Caso de uso de registro de documento, Caso de uso de consulta El administrativo puede ser contratado nombrado

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USUARIO Nombre del actor Definicin Rol Caso de uso Nota Usuario Es la persona que Ingresa un documento al sistema y requiere respuestas ante su documento ingresado Realiza tramites en la Universidad Nacional de Moquegua Caso de uso de registro de documento, Caso de uso de consulta El usuario puede ser persona, empresa o institucin.

AREA DE DESTINO Nombre del actor Definicin Rol Caso de uso Nota rea de destino Es la oficina, gerencia subgerencia o rea a la que va dirigido en si los documentos Realiza tramites en la Universidad Nacional de Moquegua, actualizar el estado del documento. Caso de uso de registro de documento, Caso de uso de consulta El usuario puede ser persona, empresa o institucin.

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3.5.

HERRAMIENTAS DEL ANLISIS ESTRUCTURADO

DESCRIPCIN DE FLUJOS DE DATOS DIAGRAMA DE NIVEL 1:


ADMINIS TR ATIVO 2

US UAR IO 1

S IS TEMA DE TR AMITE DOC UMENTAR IO

AR EA DE DES TINO 3

DIAGRAMA DE NIVEL 2:

1 ADMINISTRATIVO 2 REGISTRO DE DOC UMENTOS

USUARIOS 1

D1: Registro de documentos

D2: Estado del documento

2 AREA DE DESTINO 3 ATENC ION DE DOC UMENTO

D2: Estado del documento

C ONSULTA

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DIAGRAMA DE NIVEL 3: Caso De Uso De Registro De Documento

ADMINISTR ATIVO 2

USUAR IO 1

1.1 Verificacin del documento

1.2 R egistro de usuario

D3: Usuar s definidos 1.3 R egistro de documento

D1: R egistro de documentos

Caso De Uso De Atencin De Documento

ADMINISTRATIVO 2

 

D2: Estado del documento

AR EA DE DESTINO 3

2.1 Revisin de contenidos

2.4 Emitir respuesta

2.2 Derivar documento

2.3 Anlisis del documento

D2: Almacen de estado

AREA DE DESTINO 3

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Caso De Uso De Consulta

3.1 C onsulta del estado del documento

3.2 USUAR IO 1 Verifica el estado en el sistema ADMINISTR ATIVO 2

D2: Estado del documento

3.3 R espuesta a consulta

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CAPITULO IV. DISEO DEL SISTEMA

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4. DISEO DEL SISTEMA 4.1 DEFINIR EL DISEO DE ENTRADAS Y SALIDAS DETALLADO E INTERFAS 4.1.1. Diseo de Salidas.

4.1.2. Diseo de Entradas Registro de Documentos

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4.1.3. Interfaz Interfaz de Presentacin

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4.2. DIAGRAMA DE CLASES

4.2.1. DESCRIBIR COMO FUNCIONA O COMO FUNCIONARIA EL SISTEMA CON UN TEXTO EN FORMA PRECISA Sistema de tramite documentario para la universidad nacional de Moquegua La universidad nacional de Moquegua es una entidad del estado, a la que constantemente vienen personas entregando documentos, oficios, cartas, etc. Cada documento tiene un asunto, destino, fecha, remitente, y tipo de documento. Los usuarios que entreguen documentos son registrados en la base de datos como instituciones o personas naturales y luego se procede a registrar el documento. Todos los usuarios que entreguen un docum ento reciben una ficha de recepcin indicando la hora y fecha. Los documentos son transferidos al rea de destino por el personal administrativo que tambin est en cargado de recepcionar los documentos. El personal administrativo identificado por nombre, apellido, direccin, telfono, DNI, cdigo y el rea donde esta cargo, Los documentos son trasladados hacia el rea de destino segn el destinatario.

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4.2.2. SUBRAYAR LOS SUSTANTIVOS, LOS ADJETIVOS Y LOS VERBOS PARA SUS PARA IDENTIFICAR ATRIBUTOS REALIZAR QUEDAR LE CON LAS Y PROCESO LAS CLASES LOS DE CLASES CANDIDATAS, DEPURACIN

COMPORTAMIENTOS.

CORRECTAS CON EL FORMATO UML La universidad nacional de Moquegua es una entidad del estado, a la que constantemente vienen personas entregando documentos, oficios, cartas, etc. Cada documento tiene un asunto, destino, fecha, remitente, y tipo de documento. Los usuarios que entreguen documentos son registrados en la base de datos como instituciones o personas naturales y luego se procede a registrar el documento. Todos los usuarios que entreguen un documento reciben una ficha de recepcin indicando la hora y fecha. Los documentos son transferidos al rea de destino por el personal administrativo que tambin est en cargado de recepcionar los documentos. El personal administrativo identificado por nombre, apellido, direccin, telfono, DNI, cdigo y el rea donde esta cargo , Los documentos son trasladados hacia el rea de destino segn el destinatario.

Nota: Texto en negrita son Sustantivos candidatos a clases, el texto subrayado son verbos que son operaciones y l texto en cursiva son los adjetivos que son atributos.

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CLASES CANDIDATAS
Usuario Personas Estado Administrativo Ficha rea de destino Documento UNAM Instituciones

Entidad

CLASES INCORRECTAS
Entidad Estado Personas UNAM Instituciones Ficha

CLASES CORRECTAS
Usuario Documento rea de destino Administrativo

4.2.3. CONSTRUIR LAS FICHAS CRC (CLASE ESPONSABILIDADES


COLABORADORES) CON EL FORMATO DE ANVERSO Y REVERSO

ANVERSO
USUARIO Responsabilidad Entregar Consultar Recibir Colaboradores Documento Administrativo Documento Administrativo Ficha Administrativo

REVERSO
USUARIO ATRIBUTOS Cdigo Nombre apellidos Sub Clase Persona Natural Persona Jurdica Super Clase X

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ANVERSO ADMINISTRATIVO
Responsabilidad Recibir Consultar Entregar Verificar Colaboradores Documento Usuario Documento Usuario Documento Usuario Documento Usuario

REVERSO
ADMINISTRATIVO ATRIBUTOS Codigo Nombre Apellido Direccin Telfono DNI Cargo Sub Clase X Super Clase X

ANVERSO
AREA DE DESTINO Responsabilidad Recibir Actualizar Responder Verificar Colaboradores Documento Documento Documento Documento

REVERSO
AREA DE DESTINO ATRIBUTOS Codido Nombre de rea Encargado de rea Sub Clase Super Clase X X

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ANVERSO DOCUMENTO Responsabilidad Imprimir Devolver Colaboradores Administrativo Usuario Administrativo Usuario

REVERSO DOCUMENTO ATRIBUTOS Codigo Asunto Fecha Tipo Destino Remitente Sub Clase Super Clase X X

DICCIONARIO DE DATOS Descripcin Es la persona que interactuar con el Sistema de trmite documentario, quien se encargara de la recepcin y registro de cualquier documento que ingresa a la institucin. Usuario Documento rea de destino Es la persona que Ingresa un documento al sistema y requiere respuestas ante su documento ingresado El escrito entregado por el usuario, pueden oficios, cartas, invitaciones,etc. Es la oficina, gerencia subgerencia o rea a la que va dirigido en si los documentos

Clase Administrativo

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ADMINISTRATIVO Atributo
Codido Nombre Apellido Direccin Telfono DNI Cargo

Descripcin Cdigo identificador Nombre del personal Apellidos del personal Lugar donde vive Numero telefnico Documento de identidad labor en la institucin

Tipo de Dato Char Char Char Char Int Int char

Longitud 5 45 45 30 10 8 20

DOCUMENTO Atributo Codigo Asunto Fecha Tipo Descripcin Cdigo del documento. Descripcin del asunto Fecha de ingreso Entindase al decir , oficio, memorndum, solicitud, carta Lugar de destino del documento Nombre o institucin de donde proviene el documento Tipo de Dato Char char Date Char 20 Longitud 10 45

Destino

Char Char

30 20

Remitente

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USUARIO Atributo Cdigo Nombre apellidos Descripcin Cdigo del usuario. Nombre de usuario Apellidos del usuario Tipo de Dato Char char char Longitud 10 45 45

AREA DE DESTINO Atributo Codido Nombre Encargado Descripcin Cdigo del rea Nombre de rea Nombre del encargado Tipo de Dato Char char char Longitud 10 45 45

4.2.4. RELACIONES DE ASOCIACION, DEPENDENCIA Y HERENCIA ASOCIACION

USUARIO Administrativo Administrativo rea de destino

Redacta Deriva Registra Recibe Actualiza

Documento Documento Documento Documento 36

rea de destino

Documento

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HERENCIA

Usuario

Persona Jurdica

Persona Natural

4.2.5. DIAGRAMA DE CLASES

Documento - odigo : a r -re itente : a r -asunto : a r -fecha : har -tipo : har -destino : har +I pri ir() +Devolver() +Opera iones_basi a s ()
              

Usuario - odigo : a r -no bre : a r -apellidos : a r -telefono : int +o e ra in_basi a()


       

Entrega

Estado del documento - odigo_ad -fecha - sunto +i pri ir()


  ! 

Persona juridica -R U C : int -R azon so ial : a r +opera iones_basi a ()


   

Administrativo - odigo_ad : int -No bre : har - pellido : har -Direccion : har -Telefono : har -DNI: har -C argo : har +opera iones_basi a s()
      ! 

Persona Natural - NI: int +Opera iones_basi a s()


 

Area de destino - odigo : int - s tado : har -Tipo : har -ubi a ion : har +Opera iones_basi a s()
       " 

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4.2.6. DIAGRAMA DE OBJETOS

-A00023 -jaime -Molina -C alle serrucho N - 20 -784456 -44345234 -secretario

-D00002 : int - eodoro : char - apia : char


1 1

4.2.7. DIAGRAMA DE COMPONENTES.

#(

rea de desti

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-R00001 -En consulta -Solicitud -Rector academico

&#

Estad del d
#

umento

dmi istrativ

-00201030 -Kevin -ordoez -953987654 -44567543

Usuari

Entrega

-00001 -kevin ordoez - onstan ia de estudio -12/12/2010 -Soli itud -Rector academico

#)('

um

&#%

38

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4.2.8. DISEO E IMPLEMENTACION DE LA BASE DE DATOS. Generacin del modelo conceptual a partir del Diagrama de Clases Diagrama de clases simplificado
U S U AR IO

D OCU M E N T O

ESTADO DEL DOCUMENTO

AD M IN IS T R AT IVO

AR E A D E D E S T IN O

Modelo conceptual

USUAR IO Es la p ersona q ue ing resa un d ocumento a la institucion y req uiere resp uesta s a nte su d ocumento ing resa d o

DOCUMENTO Es el med io escrito p or el usua rio p a ra p od er comunica rse con la instirucion

ESTADO DEL DOCUMENTO

Es la situa cion en la cua l s encuestra el d ocumento ADMINISTR ATIVO Es la p ersona q ue intera ctua ra con el sistema d e tra mite d ocumenta rio, recep ciona ra y se enca rg a ra d el reg istro d e d ocumentos AR EA DE DESTINO Es la oficina , g erencia o sub g erencia a la q ue va n d irig id os los d ocumentos

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4.2.9. DIAGRAMA DE ENTIDAD RELACION


U SU A IO co d ig o _ us: CH A (10) no m b re : CH A (45) a p e llid o s: CH A (45) te le fo no : IN TE GE R tip o : CH AR (18) R U C: IN TE GE R R a zo n so cia l: CH AR (20) D ni: IN TE GE R
3 3 3 3

D OCU M N TO co d ig o : CH A (10) ite nte : CH A (20) n to : CH A (45) fe cha : D AT tip o : CH A (20) d e stino : CH A (30)
ESTADO DEL DOCUMENTO
3 3 6 54

id : CH A (18) co d ig o _ us: CH A (10) (FK) co d ig o : CH A (10) (FK) AD M N T AT VO


3 3 @ @ @

co d ig o _ a d m : CH A (5) no m b re : CH A (45) a p e llid o : CH A (18) d ire ccio n: CH A (30) ca rg o : CH A (20) te le fo no : IN T G D N I: IN T G


3 2 3 3 3 3 2 3 2 2

co d ig o _ a re a : CH A (10) no m b re d e a re a : CH A (45) e nca rg a d o : CH A (45)


3 3 3

A D E D E STIN O

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co d ig o _ a d m : CH A (5) (FK) co d ig o _ a re a : CH A (10) (FK fe cha : D ATE e sta d o : CH A (20) Ob se rva cio ne s: TE XT
3 3 3

2 3

98 7

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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

5.1. CONCLUSIONES Los usuario que van a manejar este software deberan tener conocimientos de computacin, con esta presentacin se recomienda implantar en instituciones pblicas como la universidad nacional de Moquegua , lo que permitir que se administre la informacin y se genere los resultados ptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente, dando mayor oportunidad de realizar otras labores

5.2. RECOMENDACIONES.

El presente trabajo pude servir como base para posteriores estudios en los sistemas de trmite documentario, puesto que es un tema de carcter actual y esta es de mucha importancia, se debe ir de la mano con la tecnologa ante el incesante cambio de las necesidades.

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CAPITULO VI BIBLIOGRAFIA

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BIBLIOGRAFIA

Web: http://www.unlu.edu.ar/
http://www.monografias.com/

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