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CONSULTORA EN RECURSOS HUMANOS Y CAPACITACIN EMPRESARIAL www.marcolombo.com.ar - info@marcolombo.com.ar

ANLISIS DE PRIORIDADES
Marcelo A. Colombo Villa Constitucin, Argentina Julio 2009
www.marcolombo.com.ar
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Introduccin
A menudo nos ocurre que debemos tomar una decisin, en nuestro trabajo o en la vida cotidiana, y ello implica Establecer prioridades. prioridades. Tal situacin suele resultar compleja debido a la cantidad de alternativas y variables a considerar y, muchas veces, terminamos eligiendo por intuicin mientras decimos Elijo esta, y que sea lo que Elijo Dios quiera. quiera. No debemos descartar la intuicin; en definitiva, es nuestro toque toque personal personal en la decisin, pero por qu sobrecargar con tantas responsabilidades al Supremo, si existen algunos mtodos, muy Supremo, simples, que nos permiten hacer un analisis ms formal del tema y nos acercan a mejores resultados?
Esta presentacin explica, de manera simplificada y prctica, cules son los pasos requeridos para hacer un buen anlisis de prioridades; y crame que mi intencin es colaborar con usted, no lograr un lugar privilegiado en el cielo.
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Establecer prioridades

Cuando se debe priorizar u ordenar un conjunto de alternativas (problemas, acciones, objetivos, etc.), la complejidad crece en forma proporcional a la cantidad. Tenemos la limitacin biolgica de que no podemos procesar un gran cmulo de informacin a la vez. Entonces, la manera ms simple es hacerlo aplicando un mtodo adecuado.

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Qu es un Mtodo?

Modo de decir o hacer con orden.

(Fuente: Diccionario de la Real Academia Espaola: http://buscon.rae.es/draeI/)

Del griego metha (ms all) y odos (camino), significa literalmente camino o va para llegar ms lejos; hace referencia al medio para llegar a un fin. En su significado original esta palabra nos indica que el camino conduce a un lugar. lugar.
(Fuente: http://es.wikipedia.org)

Conjunto de reglas lgicas que guan el pensamiento y la prctica. prctica.


(Fuente: ?)

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Mtodos para priorizar alternativas


Existe una diversidad de mtodos que pueden utilizarse para priorizar alternativas y, seguramente, cada uno de ellos es mejor o peor que el otro, en diferentes situaciones particulares. Aqu se presentarn dos mtodos para priorizar alternativas: el primero, conocido como Comparacin de a pares; y el segundo, un poco ms Comparacin pares; completo, utilizado en la gestin de la calidad bajo el nombre de Ponderacin de variables. variables. Estos mtodos pueden utilizarse tanto para el anlisis de problemas como para priorizar acciones (con alguna adaptacin). Sin embargo, aqu se explicarn aplicados exclusivamente al Anlisis de Problemas. Problemas.
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Establecer prioridades
Supongamos que se debe priorizar el siguiente conjunto de problemas, colocando en primer lugar el ms importante y en el ltimo al menos...
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. Falta un sistema informtico para el control de stock y crditos. Los espacios fsicos de trabajo son incmodos y, en algunos casos, desagradables. La comunicacin entre el personal y los superiores es poco eficaz. El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. No se promueve la participacin del personal en la toma de decisiones. No se aplica el concepto de mejora continua. No existen normas formales sobre de comportamiento a observar por el personal. No se capacita al personal en aspectos tcnicos del trabajo. Muy bajo grado de justicia y equidad en las decisiones que se toman sobre el personal.

El anlisis sera verdaderamente complejo!


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Establecer prioridades

Veamos, entonces, los dos mtodos

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METODO POR COMPARACIN DE A PARES

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Mtodo Comparacin de a pares

Este mtodo consiste en tomar los problemas de a dos y compararlos entre s, olvidndonos del resto, pero repitiendo esta operacin para todos los pares posibles. De esta forma, al finalizar habremos comparado a todos con todos, pero de una manera ms simple.

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Mtodo Comparacin de a pares


Para simplificar los ejemplos y facilitar la comprensin de los mtodos, trabajaremos solamente con los primeros seis problemas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. Falta un sistema informtico para el control de stock y crditos. Los espacios fsicos de trabajo son incmodos y, en algunos casos, desagradables. La comunicacin entre el personal y los superiores es poco eficaz. El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. No se promueve la participacin del personal en la toma de decisiones. No se aplica el concepto de mejora continua. No existen normas formales sobre de comportamiento a observar por el personal. No se capacita al personal en aspectos tcnicos del trabajo. Muy bajo grado de justicia y equidad en las decisiones que se toman sobre el personal.

No se preocupe por comprender los problemas. Concntrese en aprender cmo se aplica el mtodo.
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Mtodo Comparacin de a pares

Son seis los problemas que se van a analizar, entonces se prepara una grilla como la que se muestra al lado, en papel o en una planilla de MS-Excel. Siempre el nmero de columnas es igual al total de problemas menos uno. Los nmeros en los recuadros corresponden al nmero que se le asign a cada problema en la lista general.

1 2

1 3 2 3

1 4 2 4 3 4

1 5 2 5 3 5 4 5

1 6 2 6 3 6 4 6 5 6
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Mtodo Comparacin de a pares

Ahora comience a comparar los pares de problemas, por orden: Entre el problema 1: El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. y el problema 2: Falta un sistema informtico para el control de stock y crditos. Cul elegira?

1 2

1 3 2 3

1 4 2 4 3 4

1 5 2 5 3 5 4 5

1 6 2 6 3 6 4 6

Supongamos que eligi el 1. Entonces, mrquelo.

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Mtodo Comparacin de a pares

Ahora compare el siguiente par de problemas: Entre el problema 1: El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. y el problema 3: Los espacios fsicos de trabajo son incmodos y, en algunos casos, desagradables. Cul elegira?

1 2

1 3 2 3

1 4 2 4 3 4

1 5 2 5 3 5 4 5

1 6 2 6 3 6 4 6

5 6
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Supongamos que volvi a elegir el 1: mrquelo.

Mtodo Comparacin de a pares

Ahora compare el siguiente par de problemas: Entre el problema 1: El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. y el problema 4: La comunicacin entre el personal y los superiores es poco eficaz. Cul elegira?

1 2

1 3 2 3

1 4 2 4 3 4

1 5 2 5 3 5 4 5

1 6 2 6 3 6 4 6

Supongamos que ahora eligi el 4: mrquelo.

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Mtodo Comparacin de a pares

1 2

1 3 2 3

1 4 2 4 3 4

1 5 2 5 3 5 4 5

1 6 2 6 3 6 4 6

Contine comparando los pares y marcando los valores que elija en cada caso. Una vez que haya terminado la primera fila, pase a la segunda, y despus a las siguientes, hasta terminar.

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Mtodo Comparacin de a pares

Ya estn comparados todos los pares. Ahora slo resta ver cuntas veces ha elegido cada uno de los problemas. Sume todos los valores 1 que ha encerrado en un crculo; luego todos los 2; y as sucesivamente. Para este caso el resultado sera: Problema 1 : 4 veces Problema 2 : 2 veces Problema 3 : 3 veces Problema 4 : 1 vez Problema 5 : 3 veces Problema 6 : 2 veces

1 2

1 3 2 3

1 4 2 4 3 4

1 5 2 5 3 5 4 5

1 6 2 6 3 6 4 6

5 6
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Mtodo Comparacin de a pares


De acuerdo con los resultados del proceso anterior, que se incluyen entre parntesis, nuestros problemas originales quedaran ordenados de la siguiente forma:

(4) 1. El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. (3) 3. Los espacios fsicos de trabajo son incmodos y, en algunos casos, desagradables. (3) 5. El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. (2) 2. Falta un sistema informtico para el control de stock y crditos. (2) 6. No se promueve la participacin del personal en la toma de decisiones. (1) 4. La comunicacin entre el personal y los superiores es poco eficaz.
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Mtodo Comparacin de a pares


EJERCICIO

Piense ahora en algunos problemas de su trabajo o de su vida en general, haga un listado de ellos (mientras ms cantidad, mejor), luego construya la matriz y aplique el mtodo. Si le quedan dudas consultenos en www.marcolombo.com.ar

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Mtodo Comparacin de a pares

Si le han quedado dudas, vuelva atrs y repase el mtodo o consltenos en www.marcolombo.com.ar o escriba a info@marcolombo.com.ar De lo contrario

PASEMOS AL OTRO MTODO

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METODO POR PONDERACIN DE VARIABLES

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Mtodo Ponderacin de variables

Este mtodo es ms completo que el anterior porque permite, adems, tener en cuenta lo que podra ocurrir a futuro con los problemas. Consiste en establecer tres variables de anlisis y asignarles, a cada una, ciertos valores de acuerdo con tablas predefinidas.

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Mtodo Ponderacin de variables


El primer paso ser preparar una planilla como la que se muestra a continuacin, en la que se incluirn luego los problemas a priorizar.

PROBLEMAS

GxUxT

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Mtodo Ponderacin de variables


Significado de las letras en las columnas.

PROBLEMAS

GxUxT

GRAVEDAD: Nivel de GRAVEDAD: gravedad del problema. URGENCIA: URGENCIA: Tiempo que se puede convivir con la situacin.

TENDENCIA: TENDENCIA: Qu pasar con la situacin si no hacemos nada.

Resultado de multiplicar las tres variables.


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Mtodo Ponderacin de variables


La siguiente tabla establece los valores que deben asignarse a cada columna, segn cmo se interprete la situacin.
PUNTAJE A ASIGNAR GRAVEDAD URGENCIA TENDENCIA

10 8 6 3 1

En extremo grave Muy grave Grave Poco grave Sin gravedad

Inmediata Muy urgente Urgente Podra esperar No hay prisa

Saldr de control Difcil de manejar Va a complicarse Podra complicarse No variar

El procedimiento es analizar cuidadosamente cada problema y asignarle, en cada columna, el valor correspondiente de esta tabla. Ver el ejemplo siguiente
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Mtodo Ponderacin de variables


EJEMPLO

PROBLEMAS Falta un sistema informtico para el control de stock y crditos.

GxUxT

10

480

PUNTAJE A ASIGNAR

GRAVEDAD

URGENCIA

TENDENCIA

10 8 6 3 1

En extremo grave Muy grave Grave Poco grave Sin gravedad

Inmediata Muy urgente Urgente Podra esperar No hay prisa

Saldr de control Difcil de manejar Va a complicarse Podra complicarse No variar


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Mtodo Ponderacin de variables


EJEMPLO
# PROBLEMAS Falta un sistema informtico para el control de stock y crditos. El personal no recibe directivas nicas y claras desde los titulares de la empresa. La comunicacin entre el personal y los superiores es poco eficaz. El personal no se encuentra alineado con los objetivos de la empresa. Los espacios fsicos de trabajo son incmodos y, en algunos casos, desagradables. No se promueve la participacin del personal en la toma de decisiones.

GxUxT

2 1 4 5 3 6

8 8 8 8 6 6

6 8 6 8 3 3

10 6 6 3 3 1

480 384 288 192 54 18

No compare los resultados con los del mtodo anterior, porque los criterios de anlisis quiz han sido completamente diferentes, por lo que los resultados no necesariamente coincidirn.
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Mtodo Ponderacin de variables


EJERCICIO
Piense ahora en algunos problemas de su trabajo o de su vida en general, colquelos en la planilla y aplique el mtodo. Si le quedan dudas consultenos en www.marcolombo.com.ar
# PROBLEMAS

GxUxT

1 2 3 4 5 6
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN


Esperamos que este MicroCurso haya sido til y de su agrado.

Nos gustara mucho recibir un comentario de su parte. Si decide hacerlo, envelo a info@marcolombo.com.ar

Reciba nuestro cordial saludo.

El equipo de MC&Asociados

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