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UNIVERSIDAD CONTINENTAL DE CIENCIAS E INGENIERÍA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EMPRESA AUDITORÍA FINANCIERA APLICACIÓN: CASO EMPRESA EL LITORAL S. A.

MEMORÁNDUM DESCRIPTIVO DE COMPRAS Descripción de Procedimientos, Principales Controles y Riesgos Relacionados con el Proceso

Cuando el jefe de planta necesita materiales para la producción prepara una ´orden de requisiciónµ por duplicado. El original lo remite al almacén y archiva una copia. (Riesgo 1) Riesgo 1: Puede incurrirse en producción por exceso y/o defecto, o no saber qué producir.

El almacenero al recibir la orden de requisición verifica si hay en stock el material requerido. En caso de tener en existencia, atiende el pedido. Si no hubiera en stock, el almacenero elabora una ´solicitud de compraµ por duplicado, remitiendo el original al departamento de compras y archiva la copia. (Riesgo 2, Control 1) Riesgo 2: Se puede comprar insumos que existen en almacén. Control 1: El almacenero verifica si hay stock. Sí hay existencia atiende pedido, sino elabora solicitud de compra.

El departamento de compras selecciona al proveedor para realizar la adquisición y emite la ´orden de compraµ en original y cuatro copias.

el original y primera copia de la orden de compra (1y2) la envía al Proveedor. Control 2) Riesgo 6: Ingresan insumos no requeridos en cuanto a volumen y calidad. A. quien recepciona. Enseguida archiva la guía de remisión y remite los documentos a contabilidad. inclusive el informe de recepción. El jefe de almacén recepciona los insumos. para lo cual previamente registra la salida en el kardex de insumos. (Riesgo 7) Riesgo 7: Se reciben insumos de baja calidad que no reúnen los requisitos y características exigidos por producción. (Riesgo 6. (Riesgo 5) Riesgo 5: Ingreso de personal extraño a los ambientes de la empresa. Riesgo 4: Pudiese incurrirse en mayor gasto administrativo porque se elabora un número de copias en exceso. El proveedor al recibir la orden de compra despacha los insumos y emite la guía de remisión y factura. registra la entrada de materiales en el kardex de almacén. afectándose económicamente la empresa. (Riesgo 3 y Riesgo 4) Riesgo 3: Si no se buscan cotizaciones en el mercado. podría adquirirse insumos de costo elevado y no de buena calidad. luego procede a enviar los materiales y comprobantes de pago al área de almacén de Empresa El Litoral S. la segunda copia pasa a Almacén (3). tomando como sustento la orden de requisición. guía de remisión y factura. ocurre pérdida de producción e insumos en planta y alamcén. y prepara el Informe de Recepción. conjuntamente con la copia de la orden de compra.Luego. la tercera copia va a Contabilidad (4) y la cuarta copia (5) la archiva en orden cronológico. Control 2: Jefe de Almacén verifica en base a la guía de remisión la cantidad y calidad de los insumos. el jefe de almacén en base a la guía de remisión e informe de recepción. . y procede a despachar los insumos requeridos por planta. porque el jefe de almacén no tiene conocimientos en seguridad alimentaria y normas de calidad. y procede a verificar cantidad y calidad y/o prepara un ´informe de recepciónµ. A continuación.

orden de compra e informe de recepción). en base a la orden de requisición. . y proceda el pago al proveedor. y contabiliza la operación en el Sistema. El saldo físico no concilia con el stock según sistema. verifica conformidad en cuanto a productos recibidos. Control 4) Riesgo 9: pudiese ocurrir un registro erróneo en el sistema de compras y se paga insumos que aún no han ingresado al almacén de la empresa.(Riesgo 8. Control 3: jefe de almacén en base a la guía de remisión e informe recepción registra ingreso de insumos en el kardex. el analista de contabilidad con la documentación soporte recibida de almacén (factura. El asiento final es revisado por el jefe de contabilidad quien da su visto bueno. luego la salida. Luego. precio unitario e importe y el ingreso conforme a almacén. Además. Control 4: el analista de contabilidad verifica conformidad de compra e Ingreso. Finalmente. Control 3) Riesgo 8: El stock de existencias está desactualizado por falta de control en los Ingresos y salidas. valoriza los insumos en el kardex. el coste de los insumos está desactualizado lo que afecta el cálculo del coste de producción. (Riesgo 9. el asiento final que emite el sistema es revisado por el Jefe de Contabilidad quien lo firma en señal de conformidad. envía el expediente al área de finanzas para la emisión del cheque y voucher de pago. luego registra su visto bueno y contabiliza la operación en el sistema de compras y valoriza los insumos en el kardex valorizado.