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Breve Tutorial de Introduccion a SAP

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Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López

Febrero 10, 2003

Febrero 10, 2003,

Montevideo - Uruguay

Breve Tutorial de Introducción a SAP
Por Exequiel López ( exequiel@adinet.com.uy )

Introducción En este tutorial vamos a explicar brevemente que es SAP y cual ha sido su evolución histórica hasta llegar a convertirse en el sistema que es hoy en día.

Este tutorial esta dirigido a personal NO técnico tal como gerentes, administradores y jefes de sección que necesiten hacerse una idea clara, concreta y concisa de que es SAP, como funciona y para que sirve.

También será útil para aquellos profesionales que deseen introducirse al mundo de la consultoria empezando desde cero.

La idea de este tutorial no es el de una historia extensiva del sistema ni mucho menos un manual del mismo, este tutorial es una primera aproximación de carácter muy general y sobre todo muy BREVE y SIMPLE que sea fácil y rápida de asimilar para personas que no saben nada acerca del mismo y quieren hacerse una idea de que es con rapidez.

Básicamente esta compuesto por un conjunto de preguntas frecuentes que hemos recibido a lo largo de los anos cada vez que debíamos ir a realizar una implementación de SAP en una empresa donde nunca habían escuchado hablar antes de SAP, sistemas ERP, CRM o términos y conceptos similares.

El lenguaje utilizado en este tutorial es deliberadamente simple y los conceptos vertidos en el son lo suficientemente genéricos como para que cualquier persona sin un conocimiento profundo en sistemas de información pueda entenderlos, esto ha sido hecho así a propósito ya que una de las características que he notado en muchos trabajos de iniciación al sistema SAP es que usan terminología extremadamente técnica y oscura, muchas veces para ocultar carencias propias o ignorancia que para ser exactos.

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licencias por enfermedades. muebles. computadoras y demás dedicadas a llevar las finanzas de la empresa. también se da el caso de que la empresa usa programas genéricos como Microsoft Excel por ejemplo para llevar adelante algunas tareas de procesamiento de datos que no son cubiertos ni por los programas propios ni por los programas comprados a terceros. archivadores. Si dicha empresa es relativamente grande entonces tendrá asimismo como parte de su patrimonio propiedades tales como edificios. para que se están usando y por quien. La empresa también tendrá que tener un control sobre sus canales de distribución de servicios y mercaderías. También si la empresa esta bien organizada deberá tener un control sobre sus recursos humanos. realizando tareas como pago de sueldos. Por lo general (aunque no siempre) las empresas tienen variados programas de computadora. pago a los proveedores. que hacen estas y muchas mas tareas. Pagina 2 . manejo de los libros diarios contables o manejo del libro mayor. comunicación y atención de su personal. cobro de deudas. es decir son creados por empleados directos de la empresa. relaciones publicas. separados y diferentes entre si. control de vacaciones. Si la empresa produce algún bien o mercadería que deba almacenarse como relojes. latas de comida o teléfonos celulares por ejemplo ha de tener entonces también personas y recursos físicos dedicados a llevar el inventario de las cosas producidas. 2003 Que es en concreto SAP R/3 y para que sirve ? Todas las compañías del mundo tienen al menos una sección en la empresa encargada de la contabilidad.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. A veces algunos de esos programas son creados por los programadores de la misma empresa. escritorios y vehículos. maquinas. oficinas. es decir un conjunto de personas. es decir tendrá que tener alguna manera de llevar adelante la venta y distribución de su producción. a llevar el control de como estas mercaderías y materiales son almacenadas o retiradas de sus bodegas o en donde son almacenadas. mesas. es decir tendrá lo que se llama comúnmente activos fijos que deberán ser gestionados. Además. computadoras. archivadores. por lo general dependientes de la gerencia de sistemas o de la gerencia de finanzas lo que significa que mas de una unidad dentro una misma empresa puede crear programas. etc. También se da el caso de que la empresa (además de escribir sus propios programas) compre algunos programas hechos por otras empresas o por terceras personas para realizar alguna de estas tareas. saber donde y en que estado están.

Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. SAP es un sistema gigante conocido bajo la clasificación E.P. corporación. 2003 En resumidas cuentas: en las empresas puede llegar a generarse un verdadero caos de distintos sistemas. Es decir es un sistema de gestión de información que lo abarca todo dentro del negocio. A estos sistemas. Pagina 3 . Por esta razón es que fue creado SAP y este es justamente el problema que SAP resuelve. fabrica u oficina publica o privada. lo que en determinadas circunstancias puede llegar a representar un serio problema. un súper sistema gigante de gestión empresarial que cubre todas las necesidades de procesamiento de datos de una empresa. ( Enterprise Resource Planing – planificación de recursos empresariales ) que hace todas estas tareas y muchísimas mas teniendo toda la información almacenada en una ÚNICA base de datos centralizada por lo que no existen problemas de repetición de datos o inconsistencia entre los mismos. programas y aplicaciones funcionando en paralelo.R. capaces de realizar todas estas tareas simultáneamente también se los conoce como sistemas Back Officce. Es por decirlo en palabras simples. puede llegar a darse el caso de que sea imposible procesar debidamente la información necesaria para permitir a la empresa alcanzar sus logros o simplemente funcionar con normalidad. Otra de las formas en las que SAP suele ser llamado es Sistema Operativo de la empresa.

otra sección dedicada al manejo de mercaderías ( Modulo de materiales ) otra dedicada a la venta y distribución (Modulo SD).Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. otra dedicada a los activos fijos ( Modulo AA ). Pagina 4 . Tiene una sección dedicada a la contabilidad ( Modulo de Finanzas). es decir esta dividido en diferentes partes que se encargan de los distintos aspectos de la gestión de información de una empresa. Toda la información de SAP esta almacenada en una única base de datos centralizada y todos los módulos tienen acceso a esta información por lo cual el sistema se define como Consistente. Como se ve en el esquema arriba mostrado. todos los módulos de SAP giran alrededor de una base de datos común por lo que comparten toda la información relevante de la empresa. otra dedicada a los recursos humanos ( Modulo HR ) y así cubriendo no menos de 20 módulos hoy en día. 2003 Que son los módulos de SAP ? SAP esta dividido en módulos.

Los procesos de implantación regularmente cubren la totalidad de las actividades de procesamiento de datos de la empresa. 2003 Que es una implementación de SAP ? Al proceso de instalar en la empresa al sistema SAP. En el proceso de implantación el cliente aporta el personal que conoce el día a día de los procesos de la empresa. Es común que una vez que se implante SAP todos los demás sistemas que se usaban hasta el momento dejen de existir o de usarse ya que SAP cubre todas las necesidades en el 90 % de las empresas donde se instala.000 implementaciones de empresas grandes en todo el mundo y es el líder de los sistemas ERP. SAP también tiene un lenguaje de programación propio ( llamada ABAP ) que permite ampliar la capacidad del sistema original para cubrir áreas de trabajo o necesidades sumamente especificas.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. cual es el organigrama general. como se hacen las cosas. Pagina 5 . entendiendo los procesos de la empresa y generando documentos que describen como serán las operaciones de la empresa una vez implantado SAP. es decir son empleados de la empresa que conocen todos los detalles del funcionamiento de la misma. cuales son los procesos. etc. al proceso de recabar información sobre la empresa y al proceso de preparar a las personas que trabajan en la empresa para utilizar SAP se le denomina Implantación o implementación del sistema. también entrenan al usuario en el uso del sistema SAP. entrevistándose con los usuarios claves y generando documentos que describen el estado actual de las cosas. a estas personas seleccionadas para participar en el proyecto se los conoce bajo el nombre genérico de usuarios claves. Los funcionales de la consultora pasan largas horas. que documentos deben completarse. SAP además viene con su código fuente original disponible para la empresa por lo que siempre se sabe lo que esta pasando adentro de SAP aunque no se desarrolle nada nuevo por lo cual el cliente que compra SAP nunca queda esclavo de la compañía. Habitualmente esta tarea es llevada adelanta por otra empresa conocida como la consultora y los profesionales que llevan adelante esta tarea son conocidos como los consultores SAP o consultores de modulo de SAP. cuales son las reglas internas. SAP tiene unas 25. como pueden mejorarse en caso se ser necesario. también se les llama analistas funcionales o simplemente funcionales. etc. La empresa donde se va a implementar SAP es conocida por parte de los consultores (funcionales) de la consultora como El Cliente. a veces durante semanas.

Asimismo se desarrollo un paquete de manejo de materiales que se convirtió en el segundo modulo estándar del sistema. Hopp y Tschira. Mientras trabajaban para IBM desarrollaron un paquete de contabilidad extremadamente bueno y completo para uno de los clientes de IBM que funcionaba en tiempo real y tenia características que eran únicas para la época. la traducción mas aceptada es: Sistemas. Aplicaciones y Productos en el procesamiento de datos Que significa R1. SAP CRM y SAP Portales los últimos componentes agregados que mas crecimiento le han brindando al que ha sido en ser llamado el Sistema Operativo de las empresas. R2 y R3 ? Como se dijo anteriormente SAP fue fundada en 1972 por cinco ex empleados de IBM cuyos apellidos son: Hector. Pagina 6 . Plattner. SAP compró los derechos de este paquete a la empresa Naturin ( el cliente para el cual había sido desarrollado el paquete ) y amplio el diseño original. Desde entonces SAP no ha dejado de ganar mercados y clientes y de crecer ininterrumpidamente a la vez que va adaptando a R/3 a las cambiantes necesidades del mercando siendo hoy en día SAP Netweaver. por lo cual SAP quedo compuesto en este entonces por el modulo de finanzas (FI) y el modulo de materiales (MM). SAP es el acrónimo de: Systems Aplications and Products in data processing es decir. La corporación SAP fue fundada en 1972 en Alemania por cinco programadores escindidos de IBM y ha crecido hasta convertirse en una de las mayores empresas productoras de software del mundo con oficinas en todos los continentes y sub regiones del planeta. Posteriormente al agregar aun mas módulos y capacidades aun se conformo lo que se conoce como sistema R/3 hoy en día el cual fue originalmente presentado en 1992. A este sistema se le llamo originalmente R y luego se rebautizo como R/1 ya que mas adelante se agregaron mas módulos al sistema para conformar lo que se conoció como el sistema R/2.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. Wellenreuther. 2003 Breve desarrollo histórico El nombre “SAP” es al mismo tiempo el nombre de la compañía que produce el sistema SAP y el nombre del sistema en si mismo.

Los códigos fuentes del sistema ( es decir las instrucciones de computadora que le dicen a SAP que hacer ) están disponibles en la empresa que compra las licencias de SAP por lo cual este tipo de sistema evita un problema muy común con el software desarrollado por terceros que es el denominado “síndrome de la caja negra”. Lo segundo que debemos saber es que existe un repositorio central de información. En nuestra implementación de SAP por lo general nuestra computadora portable personal o nuestra computadora de escritorio en nuestro trabajo será el cliente. Pagina 7 . la denominada comúnmente Base de Datos. 2003 La arquitectura SAP Lo primero que debemos saber es que SAP esta basado en un tipo de sistema al que se conoce como arquitectura Cliente / Servidor. en el cual esta concentrada toda la información necesaria para el funcionamiento de la empresa y que es el lugar donde SAP deposita o almacena toda la información que maneja. En términos generales en una arquitectura Cliente/Servidor existe una computadora llamada Server en la cual se centraliza la ejecución de los programas y existe una o varias computadoras ejecutando un programa llamado Cliente que recibirá los resultados de esa ejecución y nos lo presentara.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. Un esquema general de SAP es el siguiente: SAP Database SAP Core SERVER SAP Front End CLIENT ABAP Oracle SyBase etc 4 GL Languaje UNIX Open VMS MPE/iX Windows NT El sistema SAP esta enteramente desarrollado en un lenguaje de programación propietario llamado ABAP 4. es decir las empresas quedaban prisioneras de un solo proveedor de software ya que este nunca le proveía información interna sobre el sistema que habían comprado o sobre como estaba configurada la base de datos del mismo.

Pues bien. Los mandantes ( o clients en ingles ) no son servidores. Pagina 8 . Que son los mandantes. Por ejemplo. Para entender por que existe este concepto debemos entender primero como es que se trabaja en una implementación de SAP. 2003 Para la mayor parte de la empresas del mundo esta característica es DETERMINANTE a la hora de adquirir un software pues les brinda la seguridad de que tienen control absoluto sobre los sistemas que han adquirido y que nunca quedaran desprotegidos o a merced de un único proveedor de software ya que al ser el sistema conocido mundialmente y existir una gran cantidad de profesionales que trabajan en el se puede reclutar personal capaz de solucionar cualquier problema o necesidad que pudiesen surgir en el futuro. son lo que se denominan en términos técnicos Instancias. Cada computadora que vaya a ser utilizada como Cliente deberá tener instalado por lo tanto el Front End de SAP. Digamos para empezar que una de las características mas buscadas en el mundo es la capacidad de realizar cosas. también conocidos en ingles como Clients ? Lo primero es no confundirlos con el concepto Cliente / Servidor. Que es el Front End también conocido como SAP Gui ? De la misma manera que un navegador como el Internet Explorer permite descargar y ver paginas WEB en nuestra computadora el Front End de SAP es el programa que servirá como cliente para poder ver y utilizar las pantallas y programas del sistema SAP que se están ejecutando en el servidor central de SAP. probarlas en un ambiente donde no exista riesgo y a continuación poder utilizarlas en la vida real. para poder llevar adelante esta forma de trabajo SAP esta dividido en tres instancias principales: • • • DESARROLLO TEST & TRAINING PRODUCTIVO Cada una de estas instancias contiene al inicio de la implementación del proyecto las mismas características. Cuando se realiza cualquier desarrollo en SAP.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. si quisiéramos saber como va a funcionar un nuevo programa que vamos adquirido para nuestra empresa seria fantástico si pudiésemos ejecutar una completa simulación de cómo va a comportarse en la vida real bajo parámetros de la vida real y con datos de la vida real y ver como interactúa con el resto de la organización como si estuviese en la realidad y sin correr ningún riesgo. este desarrollo no pasa directamente a ser utilizado en la empresa. pero todo proyecto de SAP comienza su vida con infinidad de pruebas que se realizan en el mandante de Desarrollo.

La mejor manera de figurárselo es imaginar a la orden de transporte como si se tratara de una caja. Si todo funciona correctamente y las pruebas son exitosas entonces será necesario mover el programa desde el ambiente de test al ambiente de producción para que el personal de la empresa pueda utilizarlo. 2003 El desarrollo se hace en un contexto en el cual no existe el riesgo de poner en peligro las aplicaciones que actualmente están trabajando correctamente. El concepto de Orden de Transporte Cada objeto. programa. Este ciclo de trabajo es el que siempre se utiliza en SAP y es el que garantiza que ningún programa con defectos pueda llegar a producción. Cada vez que por ejemplo se escribe un programa en SAP en el mandante de desarrollo este será depositado en el interior de una caja virtual la cual estará identificada por su correspondiente numero de serie. Solo una vez que los directores de sistemas y de proyectos estén seguros que aquello que se ha desarrollado funciona bien y es seguro para la organización será que este objeto lógico recién desarrollado pasara a existir en el mándate de producción. Esta operación requiere de la autorización de la persona encargada de vigilar la calidad de los desarrollos en la empresa. un rol que habitualmente esta representando como QA ( Quality Assurance ). A este ambiente se le denomina ambiente de desarrollo y en el pueden cometerse todos los errores que se quiera. tantos como la organización necesite. es decir será necesario transportarlo o moverlo al mandante donde se hacen las pruebas. A este numero se le denomina Orden de Transporte. Cuando el programador halla terminado de escribir el programa será necesario probarlo por lo cual será necesario depositarlo en el mandante de Test. no habrá consecuencia alguna para el sistema pues lo que se haga solo se utilizara en la vida real una vez que halla pasado por un gran numero de pruebas en el denominado mandante de Test. A la acción de mover un objeto lógico desde Desarrollo hacia Test y luego de Test hacia producción se le denomina Transporte. por lo tanto se hará un nuevo transporte desde Test a producción.Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10. pueden existir multitud de ambientes o mandantes de cada uno de los tres tipos mencionados arriba. De hecho. Pagina 9 . Para ello se ejecutara una acción especial del sistema llamada justamente Transporte que usando este numero de identificación único moverá al programa desde el ambiente de desarrollo al ambiente de Test. configuración o acción que se crea en SAP esta asociada indisolublemente a un numero de serie único que le pertenece y la identifica unívocamente. pero por regla general cada organización solo tiene un mándate de producción.

sap.com . por ejemplo el IVA ( Impuesto al Valor Agregado ) tiene al momento de escribir este tutorial un valor de 23% en Uruguay. pero tiene un valor diferente. www.com . Pagina 10 .Breve Tutorial de Introducción a SAP por Exequiel López Febrero 10.mundosap.com .La web oficial de SAP www. pero además el monto de lo recaudado por IVA debe ser depositado en diferentes cuentas de la empresa y debe ser tratado en diferentes maneras según sea el país en el cual se esta haciendo al implantación de SAP. 19% en la vecina Republica Argentina y a su vez tiene diferentes valores en otros países. una de las características mas sobresalientes de SAP es que se trata de un sistema que puede ser adaptado a cualquier empresa y a cualquier entorno de trabajo. 2003 Que es la Parametrizacion también conocida como Configuración ? El concepto basico involucrado aquí es ADAPTACION. Parametrizacion es entonces la capacidad del sistema SAP de ser adaptado a las diferentes necesidades de la empresa. Para obtener mas información puede dirigirse a los siguientes enlaces en la red: www. Una configuración básica es establecer cual es el valor del IVA.sapgenius. el país donde yo nací.Uno de los foros en español mas conocidos en Internet. incluso a necesidades cambiantes dentro de una misma empresa en un mismo país o mercado a lo largo del tiempo.Uno de los mas populares foros en Internet sobre SAP. Como se logra esto ? Para empezar debemos saber que el sistema no se se comporta siempre igual ni de la misma manera en todos los lugares donde es instalado.Foro mas conocido en ingles sobre SAP. www. tiene la habilidad de permitir ser configurado o parametrizado para comportarse de diferentes maneras frente a una misma situación según sean las necesidades especificas de la empresa. además existen empresas que tienen diferentes oficinas en varios países por lo que deben llevar la contabilidad de la empresa según las leyes de cada país y a su vez tener una visión global de cual es el comportamiento económico de compañía a nivel global. Consideremos este simplísimo ejemplo: la forma de tratar y manejar contablemente los impuestos varían de un país a otro.sap4.com .

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