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Expediente Judicial - Analisis

Expediente Judicial - Analisis

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Práctica forense Introducción al expediente

INTRODUCCIÓN AL EXPEDIENTE  Contenido  LOS LIBROS DE REGISTRO DE LOS JUZGADOS Y OTROS  LISTAS DE CEDULAS  LISTADO DE EXPEDIENTES PARALIZADOS  OTROS LIBROS  LIBRO DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES  OFICIOS. MANDAMIENTOS. TESTIMONIOS. EDICTOS.  CUERPOS  BÚSQUEDA  RECONSTRUCCIÓN  RESERVADOS  EXPRESIONES COMUNES EN LA PRÁCTICA TRIBUNALICIA  Consideraciones Generales  Confronte  Observado  Cargo  Dar vista / Tiene un pase / Pasó a la vista  A despacho / en despacho  Costura  Llenar blancos de audiencia  Pedir fecha para diligenciamiento  Desglose  Acollarar / Expediente acollarado  Dejar nota    Fuente: Teresa S. FURRIOL, Guía Práctica para Jóvenes Abogados.  El texto completo puede consultarse en  http://www.portaldeabogados.com.ar/consultas/temas‐guia.htm  Advertencia: la guía fue realizada teniendo en cuenta la normativa, usos y costumbres  forenses de la Provincia de Buenos Aires. 

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LOS LIBROS DE REGISTRO DE LOS JUZGADOS Y OTROS  Si al presentarse en la Mesa de Entrada del Juzgado, solicita un expediente y recibe  como respuesta que “el mismo no esta en letra” o sea no está en el casillero disponible  para la consulta puede ser por alguna de las siguientes causas:  1) Que el expediente no tenga movimiento desde la última feria judicial y halla sido  paralizado; (listado de legajos de paralizados).  2) Que exista algún escrito propio o de la contraparte “en despacho”.  3) Que el expediente este en préstamo (Libros de pases)  4) Que  el  expediente  a  solicitud  de  parte,  o  por  orden  del  juzgado,  haya  pasado  a  alguna  otra  dependencia  judicial.  Si  este  es  el  caso,  para  corroborar  ese  extremo  consulte los llamados “LIBROS DE PASES”.   En estos libros se asientan indefectiblemente los movimientos de entrada y salida  de los expedientes del juzgado con expresión de la fecha y del destino.  Los Libros de Pases usualmente consultados son:  1) Al Agente Fiscal o Ministerio Fiscal  2) A Defensorías Civiles y/o Penales  3) A Asesorías de Pobres e Incapaces o Ministerio Pupilar  4) A Oficina Pericial  5) A Receptoría de Expedientes  6) A Otros Juzgados y/o Tribunales  7) A Cámaras, Corte    LISTAS DE CEDULAS  Cuando se deja una cédula “a confronte”, que corresponde diligenciar en el mismo  Juzgado (por cuestión de domicilio), luego de confrontada por el funcionario judicial,  se confeccionan listas de las mismas, donde se asienta, bajo un número de prelación,  los  autos,  el  nombre  del  notificado,  el  domicilio  y  la  fecha  en  que  dicha  lista  fue  remitida a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones local.  De  igual  manera,  y  en  la  misma  lista,  se  asienta  cuando  la  cédula,  ha  regresado  diligenciada  (con  resultado  positivo  o  no).  La  consulta  del  listado  de  cédulas,  nos  permite un control de los tiempos del expediente, corroborar que la misma ya está en 

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vías de diligenciamiento y cuando consta su devolución, solicitar que se agregue a los  autos, si es que no ha sido hecho a tiempo.    LISTADO DE EXPEDIENTES PARALIZADOS  Los  Jefes  de  Mesa  de  Entradas  tienen  entre  sus  funciones  la  de  confeccionar  los  legajos de las causas paralizadas y archivadas.  Dichos  listados  generalmente  se  organizan  por  años  y  pueden  estar  por  separado  las dos ferias judiciales (enero y julio).  Se le asigna a cada expediente un número de legajo que luego se hará constar en el  escrito respectivo si uno pretende desparalizarlo.  Para  corroborar  que  el  pedido  ha  sido  ejecutado,  consulte  el  listado,  pues  allí  constará la fecha en que fue sacado de paralizado.    OTROS LIBROS  ‐ Libro de notas  ‐ Agenda de audiencias    LIBRO DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES  El principio general, es que los expedientes permanecen en el Juzgado interviniente  y con carácter excepcional se autoriza su préstamo.   Los únicos autorizados para retirar el expediente de la Secretaria son los abogados,  apoderados,  peritos  o  escribanos  en  los  casos  que  prevé  el  Código  Procesal  Civil  y  Comercial.  Cuando  se  procede  a  su  devolución  es  sumamente  importante  que  quede  constancia en el libro de préstamos, de este hecho. Es común utilizar un tachado sobre  los datos consignados y colocar la fecha del reintegro.    OFICIOS. MANDAMIENTOS. TESTIMONIOS. EDICTOS.  En  el  transcurso  del  proceso,  es  común  encontrarnos  con  la  necesidad  legal  de  confeccionar oficios, mandamientos, testimonios o necesitar la publicación de edictos,  etc. 

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En  todos  estos  casos,  la  confección  de  los  mismos,  corresponde  al  letrado  interviniente y si se requiere la firma de juez, secretario o auxiliar letrado, se deja el  oficio, mandamiento, testimonio o edicto “a confronte y para la firma”.  Superado  el  confronte,  y  si  todo  está  en  orden,  se  agrega  la  copia  del  oficio,  mandamiento  etc.  al  expediente  y  pasa  para  la  firma  al  despacho  del  funcionario  habilitado según el caso.  Una  vez  firmado,  el  original,  es  puesto  a  disposición  del  letrado  y/o  persona  autorizada para su diligenciamiento.  Así  existen  canastillas  o  carpetas  (depende  del  juzgado)  donde  se  agrupan  estos  escritos.  Téngase  en cuenta  que es  necesario  dejar  debida  constancia  en  el expediente  del  retiro de los mismos  y verificar que se encuentran debidamente sellados.    CUERPOS  Los  expedientes  son  divididos  en  los  llamados  “cuerpos”  cuando  exceden  las  200  fojas,  según  lo  ha  establecido  la  Suprema  Corte  (Acordada  1720/76).  Así  para  su  localización,  el  profesional,  solicita  el  "primer  cuerpo"  o  el  "  segundo  cuerpo"  según  corresponda. Téngase en cuenta, que generalmente, se halla en letra el último cuerpo  y los anteriores deben ser pedidos especialmente.    BÚSQUEDA  ¿Qué  ocurre  si  ha  solicitado  el  expediente  en  reiteradas  oportunidades  (dejando  nota cuando corresponde) y sin embargo, éste no aparece en letra?  1) compruebe que el mismo, no tenga algún “pase”, que no esté en préstamo, que no  esté paralizado.  2) solicite al empleado de mesa que verifique que no esté “mal encasillado”.  3) Inicie formalmente su “búsqueda”. Para ello ingrese un escrito solicitando la misma  y  aportando  todos  los  datos  sobre  el  expediente.  Consignando  asimismo,  las  búsquedas realizadas con resultado negativo.  El  Secretario  procederá  a  la  búsqueda  y  a  certificar  que  el  expediente  no  ha  sido  hallado, si ese es el caso. Así el juez dispone la reconstrucción. 

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  RECONSTRUCCIÓN  Esto  se  halla  expresamente  regulado  en  el  art.  129  del  CPCC.  “Comprobada  la  pérdida de un expediente, el juez ordenará su reconstrucción...” intimando a la actora  en  un  plazo  de  5  días  a  que  presente  las  copias  de  los  escritos,  documentos  y  diligencias  que  se  encuentren  en  su  poder.  Se  dará  vista  a  la  contraria,  quien  se  expedirá acerca de la documentación aportada y agregará la que tuviere en su poder.  Asimismo,  el  propio  Juzgado  (Secretario)  aportará  aquellas  piezas  que  hayan  permanecido allí radicados y “recabará copias de los actos y diligencias que pudieran  obtenerse  de  las  oficinas  o  archivos  públicos”.  Ej.  Escritos  para  agregar,  decisiones  registradas, sobres con documentación, etc.  No  habiendo  oposición,  o  ya  resuelta  éstas,  el  Juzgado  declarara  dichas  copias  “fidedignas” y tendrá al expediente por reconstruido.  De  la  reconstrucción  toma  nota  la  Receptoría  de  Expedientes  y  en  la  carátula,  se  agrega en el margen superior, la palabra “Reconstrucción”.  Es habitual que por razones de seguridad, un expediente reconstruido, quede para  su consulta como “Reservado”. Así deberá pedirlo en adelante.    RESERVADOS  La  regla  general,  es  que  los  expedientes  se  encuentren  en  letra  “común”.  Sin  embargo, por decisión judicial o a pedido de parte, algunos expedientes, se reservan  por Secretaría. Los motivos pueden ser la complejidad de la causa y el temor de una  substracción del mismo, cuestión que será valorada por la autoridad. Generalmente las  medidas cautelares, son también reservadas, atento a su carácter y para que cumplan  su efecto propio.  Importante:  La  agregación  de  documentación  original  no  habilita  a  solicitar  la  reserva del expediente para su seguridad. Esto se cubre peticionando la reserva de la  documentación  en  la  caja  fuerte  del  Juzgado.  Así  se  resguarda  ensobrada  bajo  un  número  que  puede  constar  en  el  expediente  o  volcarse  en  un  listado  de  documentación reservada.   

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EXPRESIONES COMUNES EN LA PRÁCTICA TRIBUNALICIA  Consideraciones Generales  La  práctica  tribunalicia,  en  algunos  casos  por  la  costumbre  y  en  otros  por  disposición legal, han generado un lenguaje propio con contenido específico referido al  desarrollo del proceso. Volcaremos aquí, aquellas expresiones de uso más frecuente.  Confronte  El desarrollo del proceso, visible en el expediente, nos lleva de un acto procesal a otro,  controlado por el director del mismo, el juez y las propias partes. Si ante una petición  de  parte,  o  por  propio  imperio,  el  juzgado  ordena  un  acto  procesal  como  ser:  “Notifiquese”, “Líbrese cédula, mandamiento u oficio”, debe existir concordancia entre  esa pieza procesal, lo ordenado y su propósito legal. Por ende, cuando el profesional  deja  en  la  mesa  de  entradas,  cédulas,  oficios  o  mandamientos,  estos  pasan  “a  confronte”: un empleado al efecto, verifica que se encuentren cumplidos los aspectos  formales y que el contenido concuerde en forma precisa con lo ordenado. Confrontado  eso, se procede al libramiento.  Observado  (Cédula,  oficio,  mandamiento,  testimonio,  etc.)  Si  del  resultado  del  confronte  se  advierten errores de tipo formal o de contenido, la pieza procesal será “observada”, lo  que significa señalar los errores y/u omisiones (falta sello, error en el nombre, faltan  datos, etc). En estos casos, no se procede ni a la firma ni al libramiento y se agrega en  el expediente (sin coserlo) para su correcta confección.  Importante:  Dependerá  de  cada  Juzgado,  salvar  algún  error  menor  o  señalarlo  con  lápiz en el margen de la pieza procesal. Generalmente “lo observado” se agrega o se  abrocha doblado al principio del expediente y el profesional puede retirarlo (esto no es  desglose)  para  enmendarlo  o  confeccionarlo  correctamente.‐También  hay  que  tener  presente que el juzgado puede tener una canastilla o carpeta de escritos observados.  Cargo  Cuando el profesional crea un escrito lo hace para un expediente determinado por su  carátula, que tramita en determinado juzgado y con copia del mismo. Todo escrito que  se deja en la mesa de entrada, para ese juzgado y para el expediente consignado, lo  hace en  una  fecha  y  hora.  Todo  esto  es  lo  que  se consigna  en  el  llamado  “cargo”.  El 

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cargo es el acto procesal que implica determinar mediante el sello fechador, el día y la  hora precisa de entrada del escrito; el sello del Juzgado, confirma que no fue ingresado  erróneamente;  la  expresión  de  la  hora,  determina  en  aquellos  escritos  con  vencimiento  que  estamos  dentro  del  plazo  legal  y  la  firma  de  la  persona  autorizada  (secretario u oficial 1º) avala todos estos datos y el número de copias.  Actualmente  muchas  dependencias  judiciales  han  sido  dotadas  del  llamado  “cargo  mecánico”  o  sea  una  máquina  que  timbra  fijando  la  fecha  y  la  hora.  El  empleado  judicial le agrega el sello y la firma autorizada (art. 124 CPCC).  Dar vista / Tiene un pase / Pasó a la vista  Ya  sea  a  pedido  de  parte  o  por  orden  de  Su  Señoría  esta  expresión  significa  que  el  expediente no está en letra por haber sido remitido  a otra dependencia judicial y/o a  la  contraparte  (en  el  caso  de  liquidaciones  ‐  art.  38  inc  d.  CPCC).  Las  vistas  más  comunes  pueden  ser  al  Ministerio  Público  (procurador  general,  fiscales  de  cámara,  agentes fiscales y/o asesor de incapaces, defensor de pobres y ausentes y los pases: a  otro juzgado, u oficina pericial etc.).  A despacho / en despacho  En este caso el expediente no está en letra, porque todavía no ha habido una decisión  judicial sobre lo peticionado.  El  juez  recibe  de  sus  colaboradores  inmediatos  (secretario,  auxiliar  letrado,  oficial  primero)  los  despachos  sobre  cuestiones  de  mero  trámite  y/o  sentencias  interlocutorias y procede a la firma de los mismos.  Se utiliza habitualmente la expresión “no tenemos firma” cuando en el juzgado no está  presente Su Señoría o el secretario. En algunos casos, si el cargo ha quedado vacante,  esta  prevista,  la  firma  por  el  juez  de  otro  juzgado.  Esto  a  veces  demora  considerablemente, la gestión de los despachos.  Costura  En  todos  los  juzgados,  con  sus  modalidades  propias,  hay  un  empleado  judicial  y/o  meritorio  encargado  de  la  llamada  “costura”.  Una  vez  despachado  un  escrito,  se  procede a incluir el mismo en el expediente o sea coserlo luego de la última foja. En  estos casos, la respuesta frente al pedido del expediente suele ser “esta despachado y  paso a costura” o sea ya se han expedido, se esta agregando y luego pasa a la firma del 

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juez y/o secretario según corresponda, salvo a aquellos de mero trámite que ya fueron  firmado por el funcionario autorizado.  Llenar blancos de audiencia  Ya sea por petición de partes y/o por facultades del juez (art. 36 CPCC y concord.) se ha  determinado la fijación de una audiencia. Si la respuesta ante el pedido del expediente,  es “está para llenar blancos de audiencia” significa que todavía, debe fijarse la fecha y  la hora de la misma. En algunos casos (se valorara en cada circunstancia en especial) el  letrado  podrá  solicitar  ser  anunciado  al  empleado  que  lleva  la  agenda  del  juzgado  y  peticionar que se le fije la fecha por cuestiones de urgencia.  Pedir fecha para diligenciamiento  Cuando  se  debe  proceder  al  diligenciamiento  de  un  mandamiento,  es  de  práctica  acudir a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones que corresponde por el domicilio  y ponerse en contacto con el Oficial de Justicia que cubre esa zona.  Con  él,  uno  acuerda  que  día  y  que  hora  se  va  a  llevar  a  cabo  el  procedimiento.  Generalmente es el letrado quien se hace cargo del traslado y su regreso a la Oficina  Departamental.  Téngase  presente  que  en  el  mandamiento  debe  estar  expresamente  consignado  quienes  están  autorizados  para  intervenir  en  la  diligencia  así  no  se  compromete la responsabilidad del Oficial de Justicia que estrictamente debe cumplir  lo ordenado.  Desglose  La  documentación  agregada  al  expediente,  solo  puede  ser  retirada  de  él,  o  sea  ser  “desglosada”  cumplidos  estos  pasos  formales:  debe  ser  pedido  previamente  por  escrito, con estricta mención del número de las fojas a desglosar, acompañar copias de  las mismas, si es que no se han acompañado anteriormente, pedir que se certifiquen  como  “copias  fieles  del  original”  que  se  pretende  desglosar  e  indicar  la  persona  autorizada  para  el  retiro  de  la  documentación.  Si  no  se  consigna  persona  autorizada  expresamente,  solo  puede  retirarlo  la  parte  que  la  agregó  y/o  su  apoderado.  Autorizado el desglose, previa exhibición de credencial y/o documento según el caso,  el  empleado  judicial  procede  a  descoser  las  fojas  solicitadas  y  dejar  constancia  del  retiro de las mismas con firma del que retira.  Acollarar / Expediente acollarado 

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Cuando  a  pedido  de  partes  o  por  decisión  judicial  se  solicita  a  otro  juzgado  un  expediente  ad  effectum  videndi  et  probandi  y  se  decide  mantenerlo  junto  al  que  tramita en el juzgado solicitante, ambos expedientes se unen con una costura. A esta  práctica  se  denomina  acollarar.  Estar  prevenidos  cuando  las  carátulas  difieren  en  la  letra,  que  por  error  puede  estar  mal  encasillados,  no  por  la  letra  del  expediente  original, sino por la del acollarado.  Dejar nota  Partiendo  del  principio  general  expresado  en  el  art.  133  del  CPCC,  sobre  las  Notificaciones  por  ministerio  de  la  ley  (ministerio  legis)  cobran  significación  jurídica  trascendental, los días martes y viernes, llamados de “asistencia obligatoria”.  Si el expediente no se halla en letra, es necesario dejar dicha circunstancia consignada  en el llamado “libro de asistencia” o “libro de notas”.  Reiteradas decisiones han determinado que la constancia en el libro de asistencia no  es un simple medio de prueba para acreditar la indisponibilidad del expediente, sino la  única hábil para comprobar la concurrencia del interesado. Entendemos sin embargo,  que estas circunstancias deben analizarse con criterio serio y objetivo en cada caso en  particular. 

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