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Cómo hacer más efectivas las reuniones

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Cómo hacer más efectivas las reuniones

Objetivo: Al finalizar el curso el capacitando aplicará los conocimientos adquiridos en su empleo. Índice 1. 2. 3. 4. 5. 6. Introducción Cómo hacer más efectivas las reuniones Tipos de reunión ¿Cuándo son adecuadas las reuniones? El papel del conductor de la reunión Técnicas para conducir las deliberaciones en una reunión 7. Actividades previas al desarrollo de la reunión 8. Técnicas de interrogación 9. Actividades posteriores a la reunión 10. Las situaciones conflictivas se originan en...

1. Introducción Actualmente, debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco común que una sola persona tenga toda la información necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva; por tal motivo, las reuniones constituyen una herramienta administrativa de gran valor. Puede ser una oportunidad para poner en práctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades, tanto de la organización como de los individuos, compartir ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; además contribuyen

No obstante las potenciales bondades de las reuniones. 3. 3. en la práctica diaria se ven demasiados casos de reuniones que significan un despilfarro de tiempo. tienen un interés mutuo en abordarlo. Una reunión define al equipo (los que asisten deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma situación. Una reunión es donde el equipo revisa. Toda reunión debe responder a los siguientes aspectos fundamentales: 1. Cómo h más efectivas las reuniones Una reunión es la conjunción de un grupo de individuos unidos por un asunto que les es com n y por lo tanto. satisfacción y camaradería que surgen al finalizar una reunión en la que los participantes se han sentido escuchados. Una reunión contribuye a la comprensión de los objetivos de la empresa. Las reuniones son una excelente oportunidad para fortalecer el "contrato psicológico" individuo ± organización. La reunión es el momento en que el equipo trabaja como tal y se ve al líder guiando a ese equipo. apreciados y han logrado una meta mutuamente importante. dado que existen pocas oportunidades en contextos laborales que puedan igualar los sentimientos de buena voluntad.a que las pers as se c mprometan con los resultados de las ideas que han contribuido a generar.) 2. Una reunión crea en el equipo compromiso con las decisiones que se toman y con los objetivos que éstas persiguen. actualiza y acrecienta conocimientos para lograr una mejor forma de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia de las comunicaciones entre los miembros. 4. dinero y de energía sin mayores beneficios. ¿Cómo hacer más efectivas las reuniones?. Tipos de reunión ¢   ¡  . En este curso se le ayudará a planearlas y ejecutarlas. 5. 2.

Atienda los pequeños grandes detalles. Celebre reuniones sólo cuando sea absolutamente necesario. REUN ÓN NSTRUCT VA: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la información que les capacitará para trabajar con mayores conocimientos. 4. 5. El que no exista con qué tomar notas. 6. ASPECTOS QUE DEBE CONTENER UNA CONVOCATORIA A REUNIÓN: 1. £ £ £ £ £ £ £ £ £ . 3. 1.Una reunión es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas. participarán? Objetivo de la reunión. REUN ÓN NFORMAT VA: Su objetivo es brindar información necesaria a los miembros de un equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado. 4. además del convocado. 3. 2. REUN ÓN DECISORIA: Está orientada a realizar planes y tomar decisiones. asegúrese del cumplimiento de su objetivo. Agenda de temas a tratar. 1. pueden ser aspectos que perturben la atención. ¿Quiénes. Cuando la reunión es necesaria. ¿Cuándo son adecuadas las reuniones? Antes de hacerlo. Utilice los resultados de la reunión para retroalimentar al grupo. 4. 3. 2. 4. REUN ÓN CREAT VA: Su propósito es estimular a los miembros a descubrir nuevos métodos o soluciones. 2. 5. Lugar en que se efectuará la reunión. o bien dónde proyectar transparencias. Hora de inicio y hora de finalización. Fecha de la reunión. REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien tiene la responsabilidad por una decisión pide consejo y sugerencia.

Acuerde: Las acciones. Desarrolle: Las ideas. Función de Clarificación: y y Al comienzo de la reunión. y y y y Aclare: Los detalles. Escuche y responda con empatía. para ayudar a los participantes a comprenderse bien. 8. y si no es así intentarlo aclarar. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho. Envío de información previa. se deben tomar las siguientes consideraciones. El conductor funciones: tiene que desempeñar las siguientes 1. 2. Sugerir llevar alguna información particular. CICLO DE ACCIÓN DE UNA REUNIÓN: Empiece respondiendo: ¿Con qué? y¿Para qué?. para asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y que es conforme.7. Durante el transcurso de la misma. El papel del conductor de la reunión Siendo una reunión un conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor (más de 2 personas y cómo máximo 30). Termine: Con una seguimiento. PRINCIPIOS CLAVES DE LAS REUNIONES: y y y Mantenga e incremente en todo momento la autoestima del equipo. Función de Control: . Solicite ayuda cuando sea necesario y aliente la participación de todos. revisión y establezca el 5.

Funciones de Relajamiento: El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en la reunión. 3. motivarlo. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos. oposición de opiniones.. transmite esta sensación al grupo y este acaba poniéndose nervioso. Para evitar este miedo se puede hacer: . De entrada existe este miedo. oposición de caracteres. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo. Función de Dinamización: Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar ³algo´. etc. El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo. Características de un buen conductor de reuniones y Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor.Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos. pero después ya se pasa. es decir. llenarlo de entusiasmo.. a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación. 4.. sino que se consiga la armonía en los mismos. no suprimiendo los posibles conflictos. etc.. provocada por desconocimiento de los participantes. También permite: y y y y regular la reunión impidiendo que alguien monopolice traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunión en cuestión estimular a los que no participan Administrar bien el tiempo.

Luchar contra posturas defensivas Moverse para ocupar espacio Preparación psicológica: superar el miedo para juicios de grupo. o Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos. Podemos adaptar el estilo. Pensar que no funcionará la reunión --. o Buscar causas de la situación. ropa. La mejor manera es interrumpir la reunión y preguntar a los miembros que es lo que pasa.y y y y y y y y Preparación física: Como colocar el cuerpo. las expresiones. las frases. deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. se puede crear un ambiente agresivo. la voz. el animador tiene que: o No entrar en la situación emocional.. el vocabulario. Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas: Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunión (falta tiza en la pizarra. Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía. y y Saber adaptar la función de animador del grupo: Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos. no tenemos suficientes fotocopias para repartir. o Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar.hemos de superar esto. Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras. Solamente cumple una misión de ayuda.) Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes. . sus intervenciones se remiten a regular la reunión y a reformular. Fija los métodos que se utilizarán y se ocupa constantemente de quem grupo no se desvíe e intente conocer la naturaleza del problema.. Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.

Técnicas para conducir las deliberaciones en una reunión 1. cada uno de nosotros desarrolla su propio "estilo" de mímica. Selección de un local adecuado para llevar a cabo la reunión y verificación. 6. Si duda. 6. continúe como si no sucediera nada. etc. Actúe como distribuidor (regule la participación de los miembros del equipo). . Evalúe el proceso de reunión. Compruebe el consenso. Administre el tiempo. este ejercicio es muy bueno para mantener o recobrar la calma. 8. Ejercite la mímica.6. 9. 4. Tenga presente los siguientes consejos a la hora de asumir su papel como líder facilitador de reuniones: 1. el grupo lo percibe y eventualmente se desencanta. sea usted. un libro. 3. Resuma. 2. Finalice la discusión. Escuche. Actividades previas al desarrollo de la reunión y y y a. Cuando un facilitador finge o imita. Sea natural. si habla un tanto confuso o se sonroja. Esfuércese por mirar a los ojos de los participantes. 4. Pierda el temor a moverse en su espacio. respire profundo y sostenga por un momento la respiración. evitando pensar en tales reacciones. b. 7. Ratificación de invitaciones a personalidades. 5. evite la parálisis escénica. 7. 3. 5. Formación e integración de la mesa principal. Luche contra la tendencia a refugiarse detrás de las cosas: una mesa. 2. Restrinja las divagaciones. c. Solicite aclaraciones. que tiene espacio suficiente y ambiente agradable.

Colocación del proyector o proyectores. con los siguientes propósitos: a. c. Impiden que la discusión se salga de sus cauces.). Instalación de grabadora. g. c. Instalación de equipo de sonido y verificación de su funcionamiento. Designación de lugares que ocuparán los invitados especiales y distribución de las localidades en función del número de asistentes. porque en forma inmediata permiten identificar si el interlocutor ha comprendido el mensaje. según el caso. vasos. Dictar los resultados del pensamiento. h. i. Se genera así un efecto recíproco en el comportamiento de los sujetos que comunican. Atraen la atención y centran ideas y resultados. En la discusión y diálogo se hacen necesarias las preguntas. Facilitan el proceso de comunicación. Un director de reuniones debe evitar. ceniceros. e. El empleo de preguntas cumple. f. Coadyuvan a destruir objeciones. los siguientes aspectos negativos: y y y a. b. d. y y y y y y b. Impulsan o frenan la participación. Decir al grupo cómo pensar. Instalación del servicio de cafetería y j. Hacen consentir en los argumentos que se plantean. entre otros. Preparación del servicio para atender a los conferenciantes y miembros de la mesa principal (jarra con agua. pantalla y extensiones eléctricas. Verificación del material audiovisual. en lo posible. etc. Tener un programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. f. Su uso para dirigir y alentar la participación constituye uno de los procedimientos más eficaces.y y y y y y y d. . e. Posibilitan el control del grupo y su conducción hacia el objetivo. g.

y y y y y y d. h. Permitir que los demás apelen a él para que diriman sus disputas. e. así como evitar posiciones parciales. f. aún cuando puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles. para obtener información y explicaciones. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. Hablar demasiado. Favorecer o beneficiar con las preguntas a todos los miembros por igual. i. 8. que sugieran respuestas completas. Orientar en forma poco táctica la discusión de grupo. d. f. Estructurar preguntas que susciten respuesta personal y no colectiva. Se puede responder a una pregunta de muy diversas maneras. Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder. g. Escoger el tipo de pregunta. g. Hasta donde sea factible. Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo. h. seguridad y rapidez. cuando se haya optado por preguntas dirigidas a un individuo en particular. . Técnicas de interrogación Algunas indicaciones adicionales sobre la técnica para interrogar son: y y y y y y y y a. conviene tenerlas previstas para emitirlas con acierto. mediante las preguntas. Por su parte. Introducir palabras clave en las preguntas. Mantener permanentemente el control de la reunión y el ambiente creativo. las contestaciones también obedecen a una técnica. c. e. Solicitar respuestas claras. Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. en consonancia con el objetivo de la reunión. b. Llamar por su nombre a la persona.

ACLARATIVA: Solicita aclaración del alcance y contenido de la pregunta. REPETITIVA: Para ganar tiempo. se reitera en sus términos la misma pregunta o parte de ella. INCLUSIVA: Se señala que la respuesta quedó considerada en otra contestación anterior. o porque alguna otra razón lo obliga a guardar silencio. En términos generales. para objetarlo en su idea medular. EVASIVA: No es respuesta directa. . ABSTENTIVA: Es manifestación expresa de que se prefiere no contestar. CALIFICATIVA: Juzga el carácter e intención de la pregunta. señalando o no las causas. que incluye una respuesta no específica. INTERROGATIVA: Se contesta con otra pregunta. cuyo sentido constituye la respuesta. POSPOSITIVA: Promete la respuesta para ulterior ocasión. La contestación se desvía hacia otro tema o aspecto de la cuestión.en las cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del interrogado. CONDICIONAL: Subordina el valor de la respuesta al cumplimiento de un requisito que aparentemente escapa al interrogado. cuando la pregunta no merece respuesta. INDIRECTA: La conclusión debe extraerla quien interroga. las respuestas se condensan en las siguientes especies: y y y y y y y y y y y y y y y y y DIRECTA: Es una respuesta precisa referida al contenido de la pregunta. NARRATIVA: Se refiere a un hecho o fábula. AMPLIFICATIVA: Se aborda un tema más amplio y general. el interrogado acude a una frase humorística. HUMORÍSTICA: Para eludir responsabilidades. RESTRICTIVA: Se reduce a contemplar un aspecto parcial de la cuestión. NEGATIVA: Expresa que no se contesta porque no compete al interrogado. para justificar la respuesta o abstención. CONCESIVA: Aprueba parte del planteamiento.

Difusión masiva. Desarrollar un programa definido. a. Actividades posteriores a la reunión y y y y y y a. No desalentar contestaciones claras y completas. Formulación y reproducción del acta de la sesión. Preparación inadecuada de la reunión. No conformarse con respuesta de monosílabos. elaborarla en forma más completa y sencilla. Material visual. Contingencias y/o causas de fuerza mayor. ya sea en su etapa de planeación de contenido o en la de planeación de la organización. Preguntas b. Lectura del documento final. No dejar pasar una pregunta sin respuesta. El director de reuniones dispone para el cumplimiento de su cometido de los siguientes elementos: y y y a. Evaluación de la reunión. Respuestas c. corresponde al director: y y y y y No permitir respuestas de grupo. b. b. Definir sus metas. Las situaciones conflictivas se originan en. Concentrarse en lo esencial. c. e. b. 10. Según Michael Gore.. audiovisual y otros apoyos. Formular tablas de tiempo.. y f. en todo caso. No permitir que todas las respuestas queden a cargo de unas pocas personas. Firma del acta y documento. d. 9. . c. d. las reglas para lograr que las cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son: y y y y a. Distribución de los mismos a los participantes.Por lo que se refiere a las respuestas.

puede intentarse su trasposición a términos objetivos. pues resulta obvio que para la consecución de objetivos (alcanzar las metas trazadas previamente a la reunión) deben constatarse con la realidad de su operación. Falta de adecuación y adaptación de los papeles caracterológicos y de personalidad.c. ³La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma´ Bernard Barush . Es una apreciación un tanto subjetiva. d. Inadecuada compaginación de papeles e insatisfacción de la sed de afecto. con el mejor sistema posible de evaluación. EVALUACIÓN DE REUNIONES: La etapa correspondiente a la evaluación de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensión el resultado que se obtiene. por ello. Es deseable alcanzar propósitos de cuantificación. no obstante. el establecimiento de parámetros de referencia y de eficiencia son muy importantes. la opinión de los participantes y el grado de sensibilización para poder actuar.

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