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Manual de Procedimientos Recepcion

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS

Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía

Fecha

Página de Revisión: 0

1.

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento de Recepción de Mercancía de Iveco Venezuela, recibida por el operador logístico en el almacén de repuesto ubicado en Valencia, Estado Carabobo. 2. ALCANCE:

Este procedimiento tiene por alcance regular las actividades relativas a: Recepción y descarga de la mercancía proveniente de los proveedores; su inspección, su identificación y carga por ubicación al stock de repuestos de IVECO VENEZUELA, C.A. 3. RESPONSABLES:

− Operador Logístico: Es responsabilidad del operador logístico seguir y

respetar lo descrito en este procedimiento, así como también suministrar el personal y otros recursos (según contrato) para la correcta realización de estas actividades.

− Coordinador de Supply Chain Iveco: Tiene como responsabilidad velar

por el cumplimiento de este procedimiento y en conjunto con el operador logístico garantizar la disponibilidad de recursos y parámetros o estándares para este tipo de operación.

− Analista de Cadena de Suministros Iveco: Tiene como responsabilidad

velar y garantizar el flujo de la información relacionada a la operación de despacho de material, suministrada a los responsables por parte del operador logístico con el apoyo del responsable del almacén Iveco.

− Responsable de Almacén Iveco: Tiene como responsabilidad garantizar y

ejecutar de forma precisa todas las acciones de revisión y cumplimiento de este procedimiento, validar cada una de las condiciones y resultados de la operación realizada por el operador logístico, con el fin de ratificar el cumplimiento total de este procedimiento.

Realizado por: Nombre: Cargo:

Aprobado por: Nombre Cargo

Copia impresa no controlada

4. Para casos de sobrantes (producto no facturado que vino dentro de la mercancía). 4. se procede a destruir la pieza y no es incorporada al stock.2. ubicación final del item. se ingresa al momento de la confirmación en el sistema de ubicaciones. el espacio necesario.5.4. aranceles. diferencia si la hay. Hablador: Es el mismo reporte de Aranceles. Reporte de Recepción: Tiene como base el reporte de Aranceles.7. se ingresa al stock. 4. descripciones del material. SRM (Sistema Ricambi Managament): Software utilizado por Iveco Venezuela y el Operador logístico para el control y gestión de las operaciones del almacén de repuestos. etc. en caso de no estar registrado el producto en sistema. pero desglosado por bulto. caso contrario. según códigos y descripción emitido por el Sistema SRM. Etiqueta de Producto: Etiqueta adhesiva con los colores corporativos Iveco. Reporte de Anomalía: Reporte generando por el sistema de ubicaciones. Sistema de Ubicaciones (Ubicación Propuesta): El sistema de ubicaciones corre en paralelo al SRM auxiliando a éste en la tarea de Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .8. con el agregado de campos adicionales para el reporte por diseño de: Cantidad real recibida. Sirve para entre otros: Determinar previo a la recepción de la mercancía. estado de recepción de la pieza (si esta dañada o no). etc. La información se presenta de forma mensual y semanal. 4.1. Plan de Ingreso Mensual: Plan mensual estimado de despachos de aduana al Almacén de Repuesto.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 4. que contiene el código del producto y descripción en español.6. cantidades y la identificación del bulto donde viene cada diseño. 4. Se imprimen al momento de recibir el plan de ingreso mensual con la intención de tenerlas listas previo a la recepción física de la factura. la cantidad de etiquetas a imprimir. Reporte de Aranceles: Listado de productos. De no aplicar. 4. 4.3. El mismo se coloca a cada bulto previo a la inspección y conteo. El mismo resume por diseño y bulto la cantidad real recibida y las diferencias (si las hubiere) respecto a la facturado. GLOSARIO: 4. se notifica a Iveco quienes documentarán la pieza para evaluar si la misma es aplicable a los vehículos comercializados en Venezuela. Contiene el desglose de diseños.

OL Recibe documentos por parte del transportista.2.6.5. OL notifica a Iveco que el Plan de ingreso supera los recursos. una parte importante es la generación de la ubicación propuesta para almacenar cada diseño. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo 5. nuevo Plan de Ingreso. 5. la llegada de la Mercancía al Almacén de Repuesto de Valencia. El operador logístico (en lo sucesivo OL) evalúa la Programación Mensual y los recursos disponibles para determinar si se puede cumplir con la programación propuesta por Iveco (El contrato de servicio entre OL e Iveco establece dichas capacidades & recursos) 5.5.7.2. Analista de Cadena de Suministro. envía por correo electrónico al Operador Logístico.2. Copia impresa no controlada .3. 5. Analista de Cadena de Suministro envía por correo electrónico al Operador Logístico. puede solicitar recursos extraordinarios cuando se exceda la capacidad contratada y el OL no pueda reestructurar internamente la operación para adaptarse. 5. OL imprime Reporte de Recepción y Hablador(es) de acuerdo al Reporte de Aranceles. Si no se puede cumplir con la programación. PROCEDIMIENTO: 5. los cuales deben corresponder con el Plan de Ingreso Mensual. Nota: El analista de cadena de suministro. Debe contar con la aprobación del Coordinador de Cadena de Suministro.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 control por ubicación de las cantidades de los diferentes diseños. OL notifica al Analista de Cadena de Suministros de Iveco por correo electrónico. en función de las estrategias del departamento de Customer Service. Si se dispone de los recursos para cumplir con la programación.1.2.8. 5. Esta ubicación es confirmada luego de colocar el diseño en dicho lugar o por el contrario podrá ser cambiada (previa autorización del supervisor de recepción) si por razones de espacio no puede ser localizada en ella. pasa a la actividad 5. Analista de Cadena Suministro corrige y reestructura la Programación Mensual de acuerdo a la información recibida del OL.4. 5. el plan de ingreso mensual. OL imprime los Reportes de Aranceles.1 5. Durante la recepción. 5. 5.

Si la información no corresponde. C.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 5. Este reporte se hace levantando un acta en donde se especifique la anomalía.2.10.10. 5. La mercancía contenida en el contendor debe ser inspeccionada al 100%. 5. OL comprueba que el Serial del Precinto de Seguridad coincida con la Nota de Entrega del Agente Aduanal (Pase de salida). la misma debe ser firmada por el chofer del vehiculo que transportó la mercancía. 1 Previamente enviado por IVECO VENEZUELA. En caso de que pase la inspección y no presente ninguna novedad.1. golpe. Criterio de Aceptación: − Presencia: o Guía de despacho o Pase de Salida o Factura Comercial del Proveedor − Match: o Guía de Despacho Vs Factura Comercial Vs Reportes de Aranceles1.11. Si coincide el serial. OL inspecciona las condiciones del contenedor previo a la apertura del mismo. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . que la documentación recibida presenta incongruencias. En caso de que el contenedor presente alguna deformación. 5.11.12. Si la información es correcta pasa a la actividad 5. 5.9. Es deber del Analista de Cadena de Suministro determinar y resolver el problema. 5. OL autoriza la descarga de los bultos del vehículo. Si no coincide. 5.12. se reporta inmediatamente el evento al Analista de Cadena de Suministro.2. 5.9.1. OL revisa la información de los documentos. 5. pasa a la actividad 5.9.A. al OL. La mercancía no deberá recepcionarse hasta corregir el asunto.1.11.2. se registra la anomalía en el formato de Reporte de Recepción. pasa a la actividad 5. se informa al Analista Cadena Suministro. fisura o cualquier irregularidad que ponga en riesgo la mercancía.11.10. el Supervisor de Recepción del OL y el Responsable de Almacén de Iveco.10. 5.

OL identifica con los habladores cada bulto. informa al Analista de Cadena de Suministro la discrepancia detectada. 5. 5. Si la mercancía no coincide con el Reporte de Recepción del bulto.13. se registra en el Reporte de Recepción.18.19.15. sella y entrega los documentos al Transportista. Si la mercancía corresponde con el Reporte de Recepción.14.29. 5. pasa a la actividad 5. dicha información y procede a enviar los aranceles correspondientes de la mercancía recibida. OL verifica que la mercancía del bulto corresponde con los datos contenidos en el Reporte de Recepción. De estar correcto las cantidades. 5.13.1.14. Si el bulto presenta alguna irregularidad física. 5.20.18.3. OL firma.16. En caso de que el bulto este en perfecto estado.20. El Analista de Cadena de Suministro revisa en conjunto con el Departamento de Comercio Exterior.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 5.20. OL identifica en el Reporte de Recepción el código del producto encontrado. OL realiza Control Cuantitativo de la mercancía. 5. 5. pasa a la actividad 5. 5. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . 5.21. 5. Nota: La notificación de la Recepción podrá tener como anexos: informes técnicos con fotografías y/o lo que se considere prudente para explicar algún evento.18.17.2.1.13. 5. 5.18. 5.1. se registra la anomalía en el formato de Reporte de Recepción.2. 5. OL revisa físicamente la calidad de cada bulto descargado. OL ubica los bultos en área de Etiquetado. OL llena formato de Reporte de Recepción. De haber diferencias en las cantidades.2. 5. pasa a la actividad 5.20. OL realiza Control Cualitativo de embalaje y de las piezas.

Si al momento de ubicar la mercancía. OL registra anomalía en formato de Reporte de Recepción.23.27. se revisa nuevamente el sistema de ubicación y se verifica si existe una segunda ubicación para dicho material.29. ratifica la ubicación propuesta. la ubicación no presente espacio disponible. para posteriormente dar V°B°2 para la carga de la mercancía al stock. En caso de estar todo correcto.21. 5. El Responsable Operaciones Almacén de Repuesto verifica y certifica por correo electrónico la calidad de las piezas. OL coloca etiquetas en los productos. En caso de que la pieza esté dañada.25. 5. OL ubica piezas dañadas en el Area de Dañados (estas piezas no son cargadas al stock) y se segregarán en un área determinada para tal fin en espera de su posterior destrucción.24. se procede a solicitar la creación de una nueva Aprobado por: Nombre Cargo 2 Vía Mail.23. adicionalmente firma ratificando la revisión y validación del Reporte de Recepción.1. 5. pasa a la actividad 5. pasa a la actividad 5. En caso de haber algún defecto encontrado en los empaques o en las piezas. 5.25.21. 5. 5. El OL chequea la capacidad de esta ubicación al momento de ubicar la mercancía y constata si es factible la colocación de este material en esta ubicación. 5. El proceso completo debe ser monitoreado y validado por el Responsable de la Operación de Almacén de Iveco. El proceso de Validación consta de 2 partes: Validación Documental (100%) y validación física la cual podrá ser parcial o 100% a juicio del Responsable de la Operaciones de Almacén de Iveco.26.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 5. se repite el punto anterior y si es factible su utilización. Proceso de Asignación de Ubicaciones (control de ubicaciones): • • • • El sistema de ubicación genera de forma automática una ubicación propuesta mediante una “Factura Tránsito”. se procede a ubicar la mercancía en dicha ubicación Si al momento de finalizar la verificación de todas las ubicaciones asignadas a la pieza y no es factible su ubicación dentro de las mismas.22. se toman fotos y se reporta a Iveco. OL ingresa y emite propuesta de ubicación de productos en el sistema de ubicaciones. El Responsable Operaciones Almacén de Repuesto revisa el Reporte de Recepción y valida su contenido.2.2. 5. Realizado por: Nombre: Cargo: Copia impresa no controlada .

El Responsable de Operaciones de Almacén compara el Reporte de Recepción vs Reporte de Anomalías y verifica que la información (código. Una vez confirmada la factura en el sistema de ubicaciones. salvo situaciones de creación temporal de ubicaciones por (Nuevos productos. la cual tiene como principal característica la mayor cercanía con respecto a la ubicación primaria emitida. estas en ningún momento deben presentar tendencias al alza. OL transmite Reporte de Anomalía corregido al Analista de Cadena de Suministros. reorganización de almacén. NOTA 2: Para evitar la proliferación de ubicaciones se realiza un control indirecto.30.31. 5.29. El Analista de Cadena de Suministros ajusta y carga en el sistema de SRM la información relacionada a la factura ingresada en el almacén. Si la información coincide: 5.32.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 • localización. quién procederá a realizar el proceso de confirmación en el sistema de ubicaciones NOTA 1: La creación de nuevas ubicaciones esta registringido solo a los transcriptores de data.). El OL realiza las correcciones necesarias de acuerdo a la información recibida de Iveco (Responsable de Operaciones de Almacén). 5. el cual envía al Responsable de Operaciones de Almacén para su revisión y validación. el OL informa vía correo electrónico al Analista de la cadena de suministro que la factura ha sido confirmada en el sistema de ubicaciones. Una vez finalizada la ubicación del producto.28. anexando formato de anomalía realizado de forma manual.30.2 Si no coincide. avisa inmediatamente al operador logístico la incongruencia para su verificación y corrección. solo en este momento el material se encuentra disponible para la venta. 5.1 Notifica al Analista de Cadena de Suministro la aprobación de la validación. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . 5. se le entrega la “Factura Tránsito” al Transcriptor de Data. 5. El Analista de la cadena de suministro descarga del sistema de ubicaciones el Reporte de Anomalías.30. Periódicamente se chequea la población de diseños vs el promedio de ubicaciones generadas por el sistema. bulto y cantidades) en el reporte de anomalías coincida con el reporte de recepción. 5. etc.

6.1.4.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 6. 6.6. Plan de Ingreso Mensual (Anexo 1) Reporte de Aranceles (Anexo 2) Reporte de Recepción (Anexo 3) Hablador (Anexo 4) Reporte de Anomalía (Anexo 5) Etiqueta de Producto (Anexo 6) 6.3. 6. DOCUMENTOS: 6.5.2. 6. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 1 (PLAN DE INGRESO MENSUAL) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 2 (REPORTE DE ARANCELES) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 3 (REPORTE DE RECEPCION) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 4 (HABLADOR) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 5 (REPORTE DE ANOMALIAS) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 6 (ETIQUETA DE PRODUCTO) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

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