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El Gobierno de las

Tecnologías de la Información

en la contratación pública

electrónica:

Aplicabilidad de la norma ISO / IEC 38500: 2008

Mayo 2011
El Gobierno de las TI en la contratación pública electrónica

Elaboración
y Redacción: Manuel Jesús Caño Gómez

Mail: manuelj.canno@gmail.com
Blog: www.contratacion-publica-electronica.es
Twitter: @econtratacion

Aviso Legal: las opiniones expresadas en esta publicación son imputables a sus autores y no
representan la posición oficial de ningún organismo

La información del presente documento es veraz y representa información recogida de las


diversas fuentes que se citan, así como de información original generada por el autor.

By Manuel Jesús Caño Gomez

Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 España de Creative
Commons1.

1 http://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.5/es/

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PREAMBULO

Este documento se ha confeccionado con el ánimo de ayudar a las administraciones


públicas de todos los niveles (local, regional, estatal, y supranacional) a cumplir con
los objetivos propuestos por la Comisión Europea alrededor de la generalización del
uso de la contratación pública electrónica, siguiendo los principios de
interoperabilidad establecidos por la propia Comisión Europea para lograr el objetivo
general de un mercado único paneuropeo, interoperable y asequible de contratación
pública.

Este mercado solo puede realizarse en formato electrónico, y por tanto se precisa una
TRASFORMACIÓN. Esta trasformación debe ser realizada teniendo en cuenta que
mientras que la interoperabilidad (normas, estándares, principios, dimensiones..)
representa un reto técnico que la Comisión Europea es capaz de gestionar, la
generalización del formato electrónico en todas las administraciones públicas y
empresas europeas, utilizando la interoperabilidad y los estándares, representa un
reto adaptativo de grandes dimensiones dado el volumen de la contratación pública y
los interesados y agentes que intervienen.

Esto nos coloca ante un problema en el que las tecnologías de la información deben
ser gobernadas para no incrementar las estadísticas de fracasos que menciona en su
informe, ya famoso, El Standish Group, cuando se pongan en marcha todos los
proyectos que requiere la citada TRASFORMACIÓN.

Dado que el uso de las tecnologías de la información es imperativo en este tipo de


iniciativas, pero con un alto riesgo de fracaso en su utilización (proyectos fuera de
plazo y presupuesto) se considera conveniente establecer, basándose en normas
internacionales (ISO/IEC 38500:2008 del Gobierno Corporativo de las TI), unas guías
generales de buenas prácticas para el Gobierno Corporativo (evaluar, dirigir y

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monitorizar), siguiendo el modelo y los principios de la norma, generalmente


admitidos, que podrían utilizarse en la implantación y gestión de la contratación
pública electrónica.

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INDICE

1. RESUMEN EJECUTIVO ................................................................. 7

2. INTRODUCCIÓN ....................................................................... 13

3. LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: NECESIDAD. .....................................18

3.1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................. 18

3.2. MARCO PERTINENTE AL GOBIERNO DE LAS TI DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA .......... 31

3.3. NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA. ........................................... 34

3.4. ALGUNOS NÚMEROS ................................................................................. 36

3.5. EL VALOR DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA. ............................................. 38

3.6. DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA. ......................... 39

3.7. IDENTIFICANDO EL VALOR QUE SATISFACE LA NECESIDAD. ............................................ 42

4. VISIÓN GENERAL DE LA NORMA ISO/ IEC 38500 ................................43

4.1. ÁMBITO APLICACIÓN Y OBJETIVOS DE LA NORMA ..................................................... 43

4.2. BENEFICIOS QUE PERSIGUE LA NORMA ............................................................... 43

4.3. PRINCIPIOS DE GOBIERNO DE LAS TI ................................................................. 44

4.4. MODELO DE GOBIERNO DE LAS TI .................................................................... 46

5. LOS PRINCIPIOS Y MODELO DE LA NORMA APLICADOS A LA


CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA ................................................47

5.1. RESPONSABILIDAD .................................................................................. 48

5.2. ESTRATEGIA ........................................................................................ 50

5.3. ADQUISICIÓN ....................................................................................... 54

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5.4. RENDIMIENTO ....................................................................................... 57

5.5. CONFORMIDAD ...................................................................................... 60

5.6. EL FACTOR HUMANO. ............................................................................... 63

5.7. HIPÓTESIS DE LOS RESULTADOS EN AUSENCIA DE LA NORMA ISO/IEC 38500 ......................... 65

6. CONCLUSIONES. ...................................................................... 67

6.1. CONCLUSIONES ..................................................................................... 67

REFERENCIAS. ................................................................................ 70

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1. RESUMEN EJECUTIVO

Los Estados Miembros de Europa y la Comisión europea llevan varios años proponiendo la
trasformación de la contratación pública al formato electrónico

La propuesta viene respaldada por la identificación de una necesidad objetiva: Se


necesita crear un mercado único de contratación pública electrónica paneuropea
interoperable y asequible.

Esta necesidad identificada requiere de una trasformación al formato electrónico para


poder materializar y alcanzar los beneficios previstos. Y esa trasformación precisa de de
interoperabilidad y estándares, que impidan la segmentación tecnológica del mercado y
la generalización del recurso de la contratación pública electrónica. El primer punto es
un reto técnico en manos de la Comisión Europea, y el segundo es un reto adaptativo en
manos de todas y cada una de las administraciones públicas que requiere la toma de
decisiones adecuadas en relación a las tecnologías de la información y al resto de los
elementos que componen el sistema de negocio de la contratación pública, para realizar
con éxito la TRASFORMACIÓN citada.

Las características fundamentales del servicio de retorno que representa la contratación


pública europea son:

• 18 % del PIB europeo


• Es una actividad muy distribuida
• Está basada en leyes pensadas para el formato papel
• Puede reportar beneficios muy grandes pero también puede suponer pérdidas
cuantiosas por la toma de decisiones equivocadas.

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LOS BENEFICIOS FUNDAMENTALES SON

• mejora de los costes por la concurrencia y mejora de la gestión que puede


habilitar el formato electrónico. (tasado por GARTNER en 50.000 millones de euros
anuales.
• Mejora de la competitividad del tejido productivo por el acceso panueorpeo al
mercado de contratación
• Mejora de la productividad por la reducción de cargas y acceso al mercado y
capacidad de transaccionar en formato electrónico con el la información del
mercado de contratación por parte de las PYMES.

LOS REQUISITOS

• Generalización del formato electrónico


• Interoperabilidad asequible y simple
• Soluciones Sistémicas
• Sistemas asequibles

LOS RETOS TECNICOS

• Identificación Digital
• Red de Contratación Pública Paneuropea
• Estándares
• Simplificación

LOS RETOS NO TÉCNICOS

• La toma de Decisiones en un territorio desconocido (Gobierno de las TI)

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• Gestión del cambio (cultura digital) al formato electrónico

Hay por tanto un reto técnico: la interoperabilidad y los estándares en manos de la


Comisión Europea y hay un reto adaptativo: La generalización del recurso de la
contratación pública electrónica que está en manos de todas y cada una de las
administraciones públicas europeas. Este reto adaptativo es el objetivo de la
aplicabilidad de la norma ISO/IEC 38500:2008 del Gobierno corporativo de las TI a la
contratación pública electrónica. Se trata de obtener basados en esta norma, en su
modelo y principios, unas guías que permitan la toma de decisiones adecuada a cada
situación de cada administración pública en su trasformación al formato electrónico en la
contratación pública.

EL PROBLEMA: Los objetivos globales se consiguen a través de la trasformación al


formato electrónico de cada administración y empresa pública de SU contratación pública
(la generalización).

LA SOLUCIÓN tiene que partir de una NECESIDAD identificada que pueda entregar VALOR
a través de las siguientes fases:

• Visión que enmarca la necesidad y la obtención del valor


• Estrategia que marca los objetivos generales, cómo y en qué secuencia y medida
conseguirlos.
• Planes y programas que detallan los proyectos y definen la asignación de recursos
• Implantación de los proyectos que materializan los objetivos
• Operación continua que da soporte al servicio de contratación en formato
electrónico

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• Mejora continua que permite la corrección y ajuste de todos los factores que
intervienen en el sistema

Para todo ello hay que identificar constantemente el alcance de dos valores básicos

• Rendimiento que permite la trasformación al formato electrónico sin interrupción


del servicio de la contratación (transición garantizada)
• Conformidad (para alcanzar el objetivo de interoperabilidad que permite el acceso
paneuropeo de todos los proveedores al mercado y viceversa)

A través de dos grandes activos en cada administración:

• demanda de servicios de TI por parte del sistema de negocio


• suministro de servicios de TI por parte de los departamentos de TI.

que permitan la trasformación en el sistema de negocio actual (la contratación pública)


cambiando de forma coordinada y colaborativa todos los factores que intervienen en el
sistema: personas, procedimientos, estructuras y tecnología.

Para gobernar el proceso en cada administración de cualquier tamaño y madurez


organizativa y tecnológica, tratando de minimizar el riesgo de fallos en la implantación,
el modelo aplicable a esta trasformación puede ser la norma ISO 38500 de Gobierno de
las TI para el uso eficiente eficaz y aceptable de las TI.

Esta norma ha sido explicada por Mark Toomey en su libro “Waltzing with the elephant”,
y se puede resumir como sigue:

ISO / IEC 38500:2008 para el Gobierno Corporativo de las tecnologías de la


información, es aplicable a organizaciones de todos los tamaños, incluyendo

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empresas públicas y privados, entidades gubernamentales y organizaciones sin


ánimo de lucro. Esta norma proporciona un marco para un gobierno eficaz de las TI
que ayude a las personas en el nivel más alto de las organizaciones a entender y
cumplir con sus obligaciones legales, reglamentarias, y las obligaciones éticas en
sus organizaciones respecto del uso de las TI" .

El marco incluye definiciones, principios y un modelo. En él se exponen seis


principios para el buen gobierno corporativo de TI que definen la conducta
adecuada para guiar la toma de decisiones:

• responsabilidad;
• estrategia;
• adquisición;
• rendimiento;
• conformidad;
• el comportamiento humano.

La finalidad de la norma tiene por objeto promover el uso efectiva, eficiente y


aceptable de las TI en todos las organizaciones asegurando a los interesados que

• si se sigue la norma se puede tener confianza en el gobierno de ti de la


organización ,
• informar y orientar a los directores en el gobierno del uso de TI en su
organización, y
• proporcionar una base para la evaluación objetiva del gobierno corporativo
de las TI ".

El modelo para el gobierno de las TI que proporciona la norma ISO / IEC 38500
define tres tareas fundamentales de gobierno:

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• Evaluar,
• dirigir y
• controlar,

que se aplican respectivamente a las propuestas para el uso de TI, los proyectos
que implementan el uso de las TI y la operaciones que dependen de ella.

Los principales mensajes de esta norma son:

• Los directores deben regir el uso de las Tecnologías de la Información


• gobierno y gestión son conceptos separados;
• La norma es aplicable a todas las organizaciones;
• el uso intenso de la norma deben realizarlo los gestores;
• el buen gobierno de las TI es un atributo deseable para las partes
interesadas;
• El comportamiento humano es clave;
• La aplicación de la norma es responsabilidad de cada organización

En resumen este documento quiere exponer un borrador de guía basado en la norma ISO
38500 para permitir tomar las decisiones adecuadas sobre la trasformación al formato
electrónico (gobierno corporativo de las TI ) del sistema de negocio que representa la
contratación pública en cada administración y empresa pública con el fin de alcanzar el
objeto global expresado por la Comisión Europea : un mercado único de contratación
pública paneuropea, interoperable y asequible.

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2. INTRODUCCIÓN

La contratación pública es uno de los servicios básicos definidos como fundamentales por
la Comisión Europea, desde hace ya varios años, para fomentar el progreso y el bienestar
de la sociedad en la Unión Europea según la Agenda de Lisboa 1.

El volumen económico que mueve la contratación pública, representa en Europa


alrededor del 18-20 % del PIB (*). La necesidad de hacer que el servicio de retorno que
representa la contratación pública se convierta en una palanca de productividad y
competitividad del tejido productivo europeo, ha puesto de relieve la necesidad de
generalizar el formato electrónico en la contratación pública.

En los últimos tiempos y dado el escaso éxito de la implantación real de la contratación


pública electrónica se ha publicado el libro verde (consulta) de la Comisión Europea
para la generalización del recurso de la contratación pública electrónica 2 , en el que
se relacionaban una serie de conclusiones, a la vez que se preguntaba al mercado sobre
las mejores vías para conseguir la generalización de este recurso: Las conclusiones eran
las siguientes:

• La Contratación Pública electrónica empieza a ser una realidad en muchas


regiones y Estados Miembros verificando los beneficios esperados.
• No se han cumplido los objetivos de la declaración de Manchester de 2005 (en
2010 se pretendía alcanzar el 50 % de la contratación pública electrónica en toda
Europa: Sólo se ha llegado al 5%)
• No se puede dejar las decisiones de la implantación de la Contratación Pública
electrónica a las entidades adjudicadoras (administraciones públicas)
• Hay que evitar que la geometría variable de la implantación provoque la
segmentación tecnológica del mercado de Contratación Pública electrónica

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El objetivo final (la necesidad expuesta en diferentes Planes de Acción y Estrategias de la


Unión Europea) es conseguir un mercado único de contratación pública panueropea e
interoperable, que sólo puede conseguirse, de forma práctica (costes asequibles),
haciendo la TRASFORMACIÓN al formato electrónico.

Los Estados Miembros, a través de la Comisión Europea, han fijado un objetivo que es la
generalización del recurso de la contratación pública electrónica.

La fijación de los objetivos generales son responsabilidad, en este caso, de las


organizaciones supranacionales: La Comisión Europea. Pero las estrategias y las
planificaciones para conseguir los objetivos concretos en cada administración, son
siempre de las administraciones estatales, regionales y locales.

Es en este contexto, el de las administraciones públicas que tienen que implantar la


contratación pública electrónica, donde este documento quiere incidir y ayudar. A través
de una aportación de conocimiento acerca de cómo conseguir mediante el gobierno de
las tecnologías de la información que les permita alcanzar el éxito en la implantación, en
cada administración, y conseguir así el objetivo de ámbito europeo, mucho más
ambicioso, que consiste en “la creación y utilización de un mercado único de
contratación pública panueropea, asequible e interoperable”.

El documento NO incidirá (no es su ámbito) en otros estándares y reglamentaciones que


se están generando por parte del CEN y la Comisión Europea (CEN BII3) para conseguir la
interoperabilidad del formato electrónico de las distintas soluciones de contratación
pública en formato electrónico que ya están surgiendo en toda Europa.

La intención del documento es la de proporcionar modelos, principios y definiciones que


puedan ser utilizados por la alta dirección de cada administración pública para generar
más valor (utilidad y garantía)4 en la contratación pública a través de las inversiones en
tecnologías de la información.

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Para ello vamos a utilizar como referencia fundamental la norma ISO/ IEC 38500:2008
sobre el Gobierno Corporativo de las tecnologías de la Información, entendiendo así, que
se podrá alcanzar un mejor desempeño y rendimiento de los requisitos establecidos por
Comisión Europea a través del uso presente y futuro de las tecnologías de la Información.

Por tanto, y de forma resumida este documento quiere ayudar a conseguir el valor real
de la necesidad del mercado único de la contratación pública electrónica paneuropea,
asequible e interoperable utilizando las TIC con un enfoque práctico que permita
gobernar y gestionar las tecnologías necesarias en todo su ciclo de vida: concepción,
implantación y gestión; así como la coordinación de la tecnología con el resto de los
factores que intervienen en las trasformaciones de los sistemas de negocio (la
contratación pública): las personas, los procedimientos y las estructuras organizativas
(Leavitt 19655).

El presente documento está estructurado en cuatro grandes apartados:

• Concepto, dimensiones y situación actual de la contratación pública.

En este capítulo se establecen los principales parámetros de la contratación


pública electrónica y se posiciona LA NORMA ISO/IEC 38500 del Gobierno
Corporativo de las TI6, como el modelo más idóneo para el buen gobierno de la
contratación pública electrónica en sus diferentes niveles: europeo, nacional,
regional y local, y su coordinación correspondiente entre todos estos niveles. Este
modelo ha sido ampliado con las explicaciones que se realizan en el libro de Mark
Toomey “Waltzing with the elephant”7 .

Al final del capítulo se llega a la conclusión de que existe una NECESIDAD, clara y
definida de utilizar formatos electrónicos (comercio electrónico G2B –Government
to Business) en la relación comercial del sector público europeo con los
proveedores (todos los proveedores en Europa).

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• El contexto de realización del valor

En este capítulo se aborda la distinción clara entre la política de suministro de


tecnologías de la información, con los condicionantes de interoperabilidad y
estándares necesarios para conseguir el valor, objetivo del esfuerzo; y la
demanda de las tecnologías de la información por parte de administraciones y
empresas a través de las que se consigue materializar la eficiencia y eficacia junto
con el valor (utilidad y garantía).

Al final de este capítulo se llega a la conclusión de cuáles son los elementos que
tienen que PROPORCIONAR EL VALOR que satisface la necesidad en cada
administración, y cuáles son los pasos para generar y alcanzar las actividades que
finalmente entregan dicho valor

• Una breve explicación de los principios y la norma ISO/IEC 38500:2008 sobre el


Gobierno Corporativo de las tecnologías de la Información.

Se da una somera explicación siguiendo el estándar de los principios y el modelo


que se detallan en la norma.

• Los principios y el modelo de la norma aplicados a la contratación pública


electrónica.

En este capítulo se relacionan la aplicación de los principios de la norma ISO/IEC


38500:2008 para implantar el mercado único de contratación pública
interoperable paneuropea, y se exponen acciones en cada una de las tareas
fundamentales que propone el modelo para el Gobierno de las TI: evaluar, dirigir y
monitorizar.

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• Conclusiones principales sobre la necesidad de aplicar el modelo de Gobierno de


TI del estándar ISO/IEC 38500 a la implementación y operación de la contratación
pública electrónica.

En este capítulo se resumen las distintas conclusiones que se han ido relacionando
a lo largo de los capítulos anteriores.

• Referencias.
Se incluyen las principales referencias y libros utilizados para confeccionar y
argumentar el documento

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3. LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: NECESIDAD.

3.1. INFORMACIÓN GENERAL

En el presente capítulo se da un repaso a la situación general actual de la contratación


pública electrónica con el fin de establecer una imagen compartida sobre el alcance del
problema.

3.1.1. CONCEPTO

La contratación pública es un servicio de retorno de las sociedades modernas: las


administraciones recogen impuestos de los ciudadanos y empresas, parte de los cuales
son devueltos a la sociedad (función de reequilibrio) en forma de bienes y servicios a
través del servicio de contratación, por el que se desarrollan las políticas de inversión y
reequilibrio que los cargos electos presentaron en su día a la ciudadanía, en sus
programas electorales.

En la imagen siguiente hemos tratado de mostrar este “círculo virtuoso” que debería
producirse en la mejora continua de la relación comercial entre la administración y las
empresas primero y luego entre las empresas entre sí (una vez que se produzca la masa
crítica necesaria para que la relación entre empresas se realice en formato electrónico
en cualquier sector de la producción de bienes y servicios).

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La contratación pública (capítulo 2 y capítulo 6 de los presupuestos de las


administraciones, pero también hay que incluir los presupuestos de todo el sector
público) representa entre el 16 y el 20 % del Producto Interior Bruto de una sociedad
moderna. Este dato implica que si se consigue que este servicio sea óptimo en su gestión,
e incorpore plenamente los principios de transparencia, eficacia, eficiencia y mejora
continua, se puede convertir en la mayor palanca de productividad y competitividad
que una sociedad puede utilizar en su propio beneficio.

Pero claro, todo beneficio requiere un esfuerzo previo, y además conlleva un riesgo. Este
esfuerzo es el que las instituciones y sus dirigentes están “empujando” a través de la
visión plasmada en las leyes que regulan este proceso. El riesgo se materializa cuando a
pesar del esfuerzo (inversión tiempo y recursos) no se alcanzan los resultados.

Se trata, pues, de realizar este servicio en formato electrónico con una doble intención:
mejorar el propio servicio de la contratación a través de la relación electrónica entre la

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administración y las empresas, y servir de motor y guía para que la relación electrónica
de las empresas entre sí, sea una realidad.

3.1.2. DIMENSIONES

Las dimensiones de la contratación pública electrónica son aproximadamente las que han
sido publicadas por la Comisión Europea en el documento: Public Procurement Indicators
20088.

A parte de que se puedan consultar datos alrededor de estas estadísticas que resulten
más interesantes, vamos a comentar aquí los datos que suponen la contratación respecto
del PIB. En la imagen podéis apreciar como en España, en datos del 2008, (las estadísticas
no consiguen tener datos más recientes) se alcanza casi el 15 % del PIB, mientras que en
otros países se alcanza cifras mayores. La media está alrededor del 17,5 del PIB.

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Con estas dimensiones se pueden suponer los beneficios que podrían obtenerse si esta
contratación pública se hiciera en formato electrónico. Pero ya vamos avanzando que
estos beneficios no se obtienen de forma sencilla. Problemas como la interoperabilidad y
los estándares, que impidan segmentar los mercados son problemas que cuesta resolver,
entre otras cosas porque Europa no tiene capacidad regulatoria (solo recomendaciones)
en temas tecnológicos u organizativos, y solo alcanza a imponer (de momento) criterios
en aspectos legales, y ni siquiera estos aspectos están totalmente homogeneizados.
Puede que sea por esta razón que una de las dimensiones de la interoperabilidad (la
interoperabilidad legal) es de las más difíciles de resolver en el ámbito europeo.

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3.1.3. EL SISTEMA DE NEGOCIO

La contratación pública es un sistema de negocio que está compuesto por una serie de
elementos que vamos a detallar a continuación.

Según el modelo de cambio organizativo de Leavitt (1965), un sistema de negocio está


compuesto por cuatro factores que coordinadamente colaboran para conseguir los
resultados esperados en una TRASFORMACIÓN o CAMBIO. Estos factores son:

• Personas

• Procedimientos.

• Estructura

• Tecnología.

Y el modelo se representa en la siguiente figura:

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Cuando queremos realizar un cambio, normalmente no podemos cambiar solo uno de los
factores, ya que, como en todo sistema. los factores se retroalimentan entre sí y se
influyen de modo dinámico.

En la contratación pública existe un sistema de negocio compuesto por estos cuatro


factores. Cuando queremos aplicar unas tecnologías diferentes a las tecnologías que
proporciona el formato papel, queremos que los propios cambios en las tecnologías sean
motores del cambio para el resto de los factores. Y normalmente sucede lo contrario, el
resto de los factores compensan los esfuerzos de cambio de las tecnologías de la
información y no se produce el cambio del sistema de negocio en su totalidad.

Además, las tecnologías de la información necesarias para colocar el adjetivo electrónico


a la contratación pública son múltiples y variadas (expediente electrónico, documento
electrónico, firma electrónica, motores de flujos, software base orientado al dato,
elementos de interoperabilidad, estándares….) y cada una de estas tecnologías puede

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provocar por sí sola un caos organizativo y un derroche de recursos. Si las juntamos todas
en un proyecto de implantación, el riesgo de caos se acerca mucho a la certeza. Una
razón esta de las más poderosas (conformidad con las regulaciones) para necesita el
Gobierno corporativo de las TI como veremos más adelante.

3.1.4. PRINCIPALES ÁREAS FUNCIONALES

Para establecer una visión general del problema lo primero que hay que entender es que
estamos antes un problema de comercio: hay un comprador y un vendedor. Este es el
equilibrio fundamental. Después hay que tener en cuenta que el comercio electrónico
que vamos a implantar -contratación pública electrónica- está dirigida por la parte
compradora (buy side), tanto por su volumen como por las leyes que lo regulan
(Directivas Europeas de Contratación9 y las correspondientes leyes nacionales). Estas
leyes se amparan en el bien común para establecer que, al contrario que el comercio
habitual, en el que las partes son equiparables en derechos, en la contratación pública,
la administración tiene ciertas prerrogativas ante los proveedores. Además es un
procedimiento muy regulado y complejo para conseguir el espíritu de las leyes:
transparencia, concurrencia e igualdad de trato.

La división funcional fundamental, desde el punto de vista de la administración que se


expresa con el acrónimo A.R.T.E. (ARCHIVO, RELACIÓN, TRAMITACIÓN Y EXPLOTACIÓN en
formato electrónico) se define como:

• Archivo: donde se resuelve el problema del expediente electrónico de


contratación desde el punto de vista de su seguimiento, y puesta a disposición de
cualquier agente autorizado para su consulta, a lo largo de toda su vigencia. .
• Relación: donde se busca la capacidad de interactuar a través de los principios de
interoperabilidad y los estándares entre la administración y las empresas. Por
ejemplo, publicar anuncios, enviar ofertas, dar de alta productos y servicios en

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catálogos dentro de un sistema dinámico o de un acuerdo marco, recibir un


pedido, firmar un contrato.
• Tramitación: es la parte interna de las organizaciones que se puede hacer en
formato electrónico para conseguir la eficiencia en la gestión.
• Explotación: es el área que permite a las administraciones y a las empresas
analizar los datos de la contratación (series estadísticas históricas) y fijar
criterios de actuación para mejorar los resultados obtenidos en la contratación
pública, tanto como comprador como proveedor.

ARTE de la contratación pública electrónica

Estas áreas de la contratación pública electrónica no tienen entre ellas las mismas
características de personalización (negocio) ni de estandarización. Por ejemplo la
tramitación y la explotación, son altamente personalizables, es decir son, a partir de
unas características básicas normalizadas, muy dependientes del organismo que las
implanta. Por contra, el archivo y la relación electrónica, tiene como característica
general que deben seguir los estándares, por que la interoperabilidad está en la base de
la eficiencia y eficacia de esas actividades.

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3.1.5. LA INTEROPERABILIDAD Y LOS ESTÁNDARES

Dado el volumen de recursos que se manejan en este servicio de retorno (la contratación
pública), la complejidad del procedimiento y las estructuras que intervienen
(independientes jerárquicamente y con participación de las administraciones y los
proveedores) el área funcional referido como de RELACIÓN entre administración y
empresas, debe seguir las dimensiones clave de la interoperabilidad (legal, organizativa,
semántica, técnica) de forma estricta y sujetos a estándares, para evitar la segmentación
tecnológica del mercado. Estos estándares están siendo generados por el CEN en el grupo
técnico de Business Interoperable Interfaces. CEN BII10.

Además existen otras regulaciones de Administración Electrónica que deben contemplarse


en general para el Archivo y la Tramitación electrónica. Las principales normas y
estándares están referidas en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a
11
los servicios del sector público y el Marco Europeo de Interoperabliidad 12.

3.1.6. LA BARRERAS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA

El Oxford Institute bajo el auspicio de la Comisión Europea publicó un estudio sobre las
barreras para la implantación de la Administración Electrónica13.

Definición de barrera: Características – reales o percibidas- de un ámbito institucional,


legal, social o tecnológico, que trabajan en contra del desarrollo de la administración
electrónica en el contexto de la Unión Europea, ya sea porque impiden la demanda,
actuando como un desincentivo o barrera para que los usuarios se comprometan con los
servicios de la administración electrónica, o bien, porque impiden la oferta, actuando
como un desincentivo o barrera para las organizaciones del sector público que
proporcionan servicios de administración electrónica.

Fallos de liderazgo

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• Baja prioridad de políticas públicas para la administración electrónica y


escasa asignación de recursos

• Ciclos de atención y desatención que llevan a un desigual progreso de


avance parada en administración electrónica

• Fallos en aprender las buenas prácticas que se van consiguiendo.

• Marketing inadecuado para alcanzar y motivar a las audiencias objetivo: el


público general y las empresas

Inhibidores financieros

• Dificultades para establecer una conexión firme entre innovaciones


tecnológicas y resultados actuales, incluidos los beneficios

• Costes de implantar múltiples canales que ensombrecen los beneficios

• Costes en el corto plazo que son mas relevantes políticamente que los
beneficios a largo plazo

• Falta de flexibilidad en la exploración de innovaciones para obtener fondos


(por ejemplo involucrando al sector privado)

División digital (la brecha digital)

• Diferencias de capacitación entre diferentes sectores de la sociedad

• Variaciones sustanciales en experiencia en tecnología entre usuarios, que


genera diferentes niveles de confianza en la administración electrónica

• Falta de acceso tecnológico asumible a los sistemas de administración


electrónica en grupos sociales y áreas geográficas.

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• Diferencias en el despegue y uso dentro de la misma organización (por


ejemplo entre los más jóvenes y los más mayores).

La brecha digital se divide en:

• GLOBAL (“global divide”), que es la divergencia en el acceso a Internet


entre los países industrializados y las sociedades en vías de desarrollo.

• SOCIAL (“social divide”), que se refleja en quienes tienen acceso y quienes


no tienen acceso a las tecnologías (de información) dentro de cada nación.

• DEMOCRÁTICA (“democratic divide”), que es la diferencia entre quienes


hacen y quienes no hacen uso de la gama de posibilidades que los recursos
digitales brindan para involucrarse, participar y actuar en la vida pública.

• ANALFABETIZACIÓN DIGITAL, que es la falta de habilidad socio-técnica para


generar información y protegerla de manera efectiva en un sistema. (esta
es la que debe ser más seriamente combatida, en el ámbito que nos
ocupa).

Coordinación Deficiente

• Directivas relacionadas con la Administración Electrónica que se


interpretan de forma diferente o en grados diferentes por los estados
miembros ( por ejemplo en lo relacionado con la protección de datos y la
libertad de información)

• Falta de coordinación entre instituciones regionales y locales

• Fallos para acordar los procesos de seguridad de firma electrónica

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• Departamentos administrativos que fallan en ponerse de acuerdo para


implementar procedimientos comunes y estándares para proveer servicios
compartidos en la red de administración electrónica

Puestos de trabajo e Inflexibilidad organizativa

• Leyes de trabajo que inhiben la flexibilidad para cambiar las prácticas de


trabajo o el desempeño de los empleados.

• Guerras departamentales que involucran la competición sobre quién es


responsable de qué en un servicio en la red

• Formación inadecuada de competencias y generación de capacidad para los


directores y los empleados

• Resistencia a cambiar un servicio o práctica laboral que ha funcionado bien


en el pasado.

Falta de confianza

• El miedo al gran hermano o a la intrusión sin garantías del gobierno en las


vidas privadas y en las operaciones a través del creciente uso de bases de
datos en red o digitales

• Insuficiente prioridad para implementar y promover la seguridad efectiva


de la Administración Electrónica

• Tensiones de cyberseguridad intrínsecas como muestra el deseo general de


privacidad y seguridad incluso aunque el grado de apertura o perdida de
privacidad sea típicamente necesario (por ejemplo identificar el uso de
una tasa en línea o servicio de asistencia)

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• Ansiedades de la administración pública sobre la responsabilidad de


contenidos en línea

Diseño Técnico Deficiente

• Servicios públicos en línea que son difíciles de acceder y usar

• Incompatibilidades entre los nuevos sistemas de administración electrónica


y los viejos sistemas “legacy” (basados en papel o en viejos ordenadores)

• Fallos para acordar e implantar estándares globales (por ejemplo


Identificación a través de Firma Electrónica)

• Incapacidad para emplear servicios de administración electrónica


utilizando dispositivos (por ejemplo teléfonos móviles o viejas
computadoras personales) más fácilmente accesibles por usuarios
particulares

Además también resalta el estudio los principales problemas legales que afectan a los
resultados de la administración electrónica:

• Leyes Administrativas

• Autentificación e Identificación

• Derechos de Propiedad Intelectual

• Responsabilidades claramente definidas

• Privacidad y Protección de datos

• Transparencia de las administraciones públicas

• Reutilización de la información del sector público

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Algunas de estas barreras y principios legales se han empezado a superar pero es bueno
que las tengamos presentes para poder identificarlas cuando nos las encontremos y
sepamos reaccionar ante ellas y superarlas.

Estas barreras y obstáculos constituyen una fuente fundamental sobre las que el
Gobierno de las TI debe fijar su atención, dado que todas estas barreras o sus diferentes
combinaciones se suelen interponer en el camino de la TRASFORMACIÓN a la contratación
pública electrónica y dificultar la obtención de los beneficios esperados.

Es importante reseñar que las barreras principales que se han detectado pueden
clasificarse en cada uno de los cuatro factores que posibilitan el cambio: personas,
procedimientos, estructuras, tecnología. Por tanto, aunque hay que ser conscientes que
la tecnología es el elemento facilitador o impulsor del cambio, el Gobierno de las TI, con
sus principios y modelo deberá tener en cuenta el resto de los factores, porque de no
hacerlo entraremos en la estadística negra de proyectos y programas fallidos: El informe
Standish sobre el Caos en los proyectos de TI14.

3.2. MARCO PERTINENTE AL GOBIERNO DE LAS TI DE LA


CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA

Los organismos públicos y las administraciones públicas, en sus diferentes niveles


(estatal, regional, local..), son los encargadas de generar la estrategia, planes y
operación que materialicen los objetivos establecidos en nombre de los Estados Miembros
por la Comisión Europea.

La utilización de las TI en el ámbito de la contratación pública electrónica no puede


tener las mismas estrategias, planes y operación en todas las administraciones ni
organismos públicos, porque todas ellas tienen tamaños y características diferentes, y

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además no todas utilizan las mismas formas de contratación, ni todas las formas de
contratación expuestas en las Directivas Comunitarias de Compras públicas. Además las
trasposiciones nacionales de estas directivas pueden diferir de un estado a otro.

En cualquier caso el uso intensivo o adecuado a cada caso particular de las TI para
implantar el formato electrónico en la contratación pública es una cuestión que precisa
ser gobernada por la alta dirección de cada organización en cuestión.

El poder disponer de unos principios y un modelo de gobierno que permita a esta alta
dirección mejor evaluar, dirigir y monitorizar las actividades y resultados de estas
acciones puede considerarse como muy acertado para manejar todas las dimensiones del
problema que hemos venido comentando.

Y tal y como la industria de las tecnologías de la Información viene recogiendo en sus


mejores prácticas, el Gobierno de la TI es el principal elemento para garantizar los
resultados de las inversiones en TI que se llevan a cabo en las organizaciones.

3.2.1. EL VALOR OBTENIDO CON EL USO ADECUADO, PRESENTE Y FUTURO, DE


LAS TIC EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Según la consultora GARTNER15 el valor anual (el beneficio) que representaría la


utilización del formato electrónico en la contratación pública en toda Europa podría
suponer alrededor de los 50 millardos (miles de millones) de euros anuales, como
consecuencia de la rebaja de precios obtenidos por la concurrencia que permite el
formato electrónico.

Obviamente este beneficio no está exento de esfuerzo y dificultades. Las principales


dificultades estriban en la utilización de los estándares que habiliten la interoperabilidad,

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sin olvidar la interoperabilidad legal y la generalización del formato electrónico en todas


las administraciones públicas.

Las necesidades expresadas por las normas jurídicas en las que se basa la contratación
pública electrónica: trasparencia, concurrencia, e igualdad de trato, tienen su
materialización óptima con el formato electrónico.

El formato electrónico aporta el mayor beneficio y las mejores opciones en la


construcción del mercado único de contratación pública paneuropeo e interoperable. Sin
el formato electrónico este objetivo no es viable.

Pero, al introducir el formato electrónico, en todas las áreas funcionales encontramos


que hay que organizar y gobernar el uso presente y futuro de las Tecnologías que
implementan el formato electrónico con los fines fundamentales de no segmentar
tecnológicamente el mercado y minimizar los riesgos que entraña el uso de las
tecnologías en cualquier sistema de negocio, pero mucho más en sistemas de negocio con
un volumen tan considerable y unos procedimientos tan complejos, como tiene la
contratación pública en Europa.

3.2.2. APLICABILIDAD DE LA NORMA ISO/IEC 38500:2008

En este ámbito en el que todas las administraciones públicas deben implementar una
estrategia de generalización en su ámbito de actuación de la contratación pública es
donde cobra fuerza la norma ISO/IEC 38500, con el modelo de gobernabilidad de las TI y
sus principios aplicables.

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Esto quiere decir que independientemente de las características y tamaños de las


distintas administraciones que implementen la contratación pública electrónica, todas
podrían hacerlo siguiendo este modelo y los principios que se adaptan a cualquiera de los
tamaños y características de las organizaciones.

3.3. NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

En resumen la necesidad de la contratación pública en formato electrónico se basa en los


siguientes argumentos:

- Es un servicio de retorno con un volumen muy grande (20 % del PIB


Europeo), y la mejora en la gestión a través del formato electrónico ha
demostrado ya que generará beneficios en la sociedad. En concreto estas
necesidades son:

1. Mejorar el presupuesto de contratación: más con menos.

2. Mejorar la gestión para que las personas involucradas sean


capaces de trasformar una función administrativa a una
función económica.

3. Introducir técnicas y herramientas que mejoran el resultado


de la contratación pública: subastas electrónicas, sistemas
dinámicos de adquisición, gestión de proveedores.

4. Ser conformes con las leyes de administración electrónica y


contratación pública en formato electrónico.

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5. Capacitar y formar al tejido productivo local a través de la


relación electrónica para que pueda acceder a otros
mercados que actualmente no son fácilmente accesibles.

- El formato electrónico introduce cambios significativos en el sistema de


negocio (la contratación pública) y por tanto en todos los factores que
intervienen en dicho sistemas: personas, procedimientos, estructuras, y
tecnologías. Los cambios son de envergadura considerable porque
requieren colaboración y coordinación de agentes y organizaciones que no
son jerárquicamente dependientes. Sin embargo el formato electrónico, es
el único que puede conseguir de forma asequible el espíritu expresado en
las leyes europeas y estatales que regulan la contratación pública:
trasparencia, concurrencia e igualdad de trato. Estos cambios son:

1. Capacitación personal. Cambio cultural, con una nueva


“caja de herramientas” para manejar el formato electrónico

2. Cambios en las estructuras y organización de los distintos


departamentos y sus funciones al pasar de funciones de
control a funciones de optimización y gestión avanzada

3. cambios en los procedimientos para pasar de situaciones


garantistas en las fases iniciales a procesos de mejora
continua en el ciclo completo.

4. cambios en la relación con el mercado al pasar de una


función rectora de los proveedores a una función de
capacitación y de acompañamiento.

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3.4. ALGUNOS NÚMEROS

A la hora de dar un esbozo sobre el valor que puede obtenerse de esta TRASFORMACIÓN,
hay que realizar algunas simulaciones. Partiendo de datos estadísticos y aplicando los
beneficios que ya se obtienen por la utilización del formato electrónico podemos alcanzar
el siguiente cuadro (obsérvese que es un ejercicio de simulación sin rigor estadístico, con
el único objetivo de tener un orden de magnitud sobre las acciones que hay que tomar en
la TRASFORMACIÓN al formato electrónico de la contratación pública.

En el se pueden ver los siguientes datos:

DATOS REALES

- Presupuesto anual del 2010 para el Estado ESPAÑOL.

- Gasto anual de contratación pública el 15%,

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- Mejores precios al aplicar el formato electrónico por la


concurrencia y mejora de gestión 5 %,

SUPUESTOS PAR ALA SIMULACIÓN

- Coste de los servicios de implantación y formación en un

1. proyecto grande: 1 millón de euros.

2. proyecto medio: 300.000 euros

3. proyecto pequeño: 100.000 euros.

- Número de proyectos

1. grades

2. medianos

3. pequeños

- Factor de sobrecostes según el standish Group (50 %)

- Factor de sobrecostes con la ISO 38500 (25%)

Por supuesto que se pueden discutir los números empleados por esta hipótesis.
Todos los beneficios son simulaciones, pero al ser tan grande el volumen,
cualquier mejora tiene unos efectos muy grandes. Pero las inversiones tienen
muchos riesgos porque el beneficio viene por la generalización y es la
generalización la que trae los riesgos de inversiones no productivas. Es ahí donde
hay que incidir en la adecuada toma de decisiones por parte de los altos
responsables de cada administración pública sobre el Gobierno corporativo de las
TI.

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3.5. EL VALOR DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

El valor, siguiendo la referencia de ITIL v316, se puede determinar a través de sus dos
principales dimensiones: utilidad y garantía.

La utilidad se puede concebir como todo servicio (proporcionado por personas o


productos) que tiene un efecto positivo en el rendimiento de las tareas asociadas con un
resultado deseado, y también como el servicio que elimina o disminuye las limitaciones
que impiden obtener dichos resultados.

La garantía se deriva del efecto sostenido de la utilidad que está disponible cuando se
requiere, suficiente en capacidad y magnitud; y confiable en términos de continuidad y
seguridad. La garantía se establece en términos de:

• Disponibilidad: el servicio estará disponible cuando se necesite en función de lo


acordado.

• Capacidad: el servicio soportará la demanda a un nivel de calidad especificado.


Esta capacidad debe ser gestionada por el proveedor de servicio, esta afecta de
manera directa la disponibilidad y la continuidad.

• Continuidad: el servicio tendrá los activos necesarios que proveerán niveles de


contingencia y recuperación.

• Seguridad: se refiere a que la entrega y el soporte del servicio no pondrá en riesgo


los activos de la organización.

Para conseguir este valor hay que tener una visión que nos permita diseñar una solución
de cómo se van a satisfacer las necesidades definidas a través de unos objetivos, con un
itinerario donde se priorizan y planifican objetivos parciales que van consiguiendo el

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objetivo final. Este es el proceso de diseño e implantación de soluciones que


posteriormente y a partir de su implantación ofrecen la garantía y utilidad que se habían
identificado (el valor).

La utilidad, por tanto vendrá determinada por:

- Herramientas que permitan el manejo y gestión del formato


electrónico en sus principales manifestaciones (le quitamos el
apellido electrónico pero se sobreentiende se: documento
electrónico, firma electrónica, expediente, procedimiento
electrónica, reglas, archivo, certificados, copias, registros ….

- Datos accesibles, ordenados y garantizados, en los formatos de


operación, auditoría y explotación que se requieran.

- Procesos de formación y capacitación en estas nuevas


herramientas

La garantía, puede determinarse como:

- la disponibilidad, capacidad, seguridad y continuidad de todos los


procedimientos, de todas las herramientas y de todo el soporte a la organización
para que el sistema de negocio pueda garantizar sus resultados en función de los
niveles de servicio demandados por la organización.

3.6. DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA


ELECTRÓNICA.

Una de las características fundamentales del formato electrónico aplicado a la


contratación pública es que no es neutral. Es decir el cambio de la tecnología del papel

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a la tecnología del formato electrónico en el sistema de negocio que representa la


contratación pública afecta de forma directa y significativa al resto de los factores que
intervienen en el sistema: personas, procedimientos, y estructuras.

Para identificar y definir y en su caso diseñar como obtener el valor que satisface la
necesidad expresada en el capítulo anterior para realizar la TRASFORMACIÓN de la
contratación pública al formato electrónico vamos a realizar una simple relación de los
componentes del Sistemas de Negocio de la Contratación Pública

Es una relación comercial entre Administración y Empresas (Comprador y Proveedores)

La TRASFORMACIÓN de la contratación pública al formato electrónico, no es por tanto un


cambio de tecnología simplemente, es la adaptación de todos los factores, a los cambios
necesarios para conseguir el valor que satisfaga la necesidad identificada.

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No vamos a introducir todos los elementos necesarios que de forma coordinada se


precisan para alcanzar el valor descrito pero si vamos a relacionar someramente los
elementos que son imprescindibles para producir EL VALOR : FACTORES DEL SISTEMA DE
NEGOCIO:

PERSONAS: Cambios en capacitación, formación y aprendizaje (continuado)

PROCEDIMIENTOS: Rediseño de los procedimientos, en función de las nuevas


características del formato electrónico persiguiendo en todo momento el espíritu de la
ley.

ESTRUCTURAS: adaptadas al nuevo formato y al nuevo rediseño de los procedimientos y


sobre todo adaptadas al cambio necesario para pasar de una función administrativa de
control a una función económica de valor.

INTEROPERABILIDAD: organizativa, semántica técnica en las áreas funcionales de la


contratación:

• Archivo: Marcos de Interoperabilidad Europeos y Nacionales (Esquema


17
Nacional de Interoperabilidad y de seguridad

• Relación CEN BII

• Tramitación EIF

• Explotación BI

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3.7. IDENTIFICANDO EL VALOR QUE SATISFACE LA NECESIDAD.

Hemos encontrado los siguientes puntos donde la complejidad requiere un análisis previo
y conocimiento que nos permita alcanzar los objetivos expuestos:

• Hay una trasformación cultural de primer orden. Las personas actualmente tienen
una cultura (caja de herramientas) del formato papel que les permite resolver
cualquier problema (dentro de los habituales) que se les presente. No tienen y por
tanto tienen que adquirir una caja de herramientas (cultura) equivalente en el
formato electrónico. (Documento, firma, expediente, certificado, notificación ,
registro… ELECTRÓNICO)

• El formato electrónico introduce cambios fundamentales en los procedimientos y


actividades que se utiliza.

• El formato electrónico no garantiza la disponibilidad, la continuidad, la seguridad


y la capacidad con los mismos recursos y estructuras que lo hacía el formato papel

• La utilidad del formato electrónico requiere que las personas, los procedimientos
y las estructuras estén integrados y coordinados con las tecnologías que habilitan
dicho formato electrónico.

Todos estos requerimientos precisan de una gobernanza de TI capaz de evaluar, dirigir y


monitorizar los procesos de gestión que se van a utilizar para TRASFORMAR el sistema de
negocio de la contratación pública al formato electrónico.

Por tanto los riesgos e incertidumbres para conseguir el valor se pueden ver disminuidos
con la utilización de las buenas prácticas del Gobierno Corporativo de las TI.

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4. VISIÓN GENERAL DE LA NORMA ISO/ IEC 38500

4.1. ÁMBITO APLICACIÓN Y OBJETIVOS DE LA NORMA

El ámbito de aplicación de la norma se circunscribe a proporcionar principios y un modelo


para la dirección de las organizaciones para el uso aceptable, efectivo y eficiente de las
tecnologías de la información (Gobierno de las TI)

La norma se aplica al gobierno (y sus decisiones) de los procesos de gestión, relacionados


con los servicios de las tecnologías de la información utilizados por la organización
(cualquier organización).

4.2. BENEFICIOS QUE PERSIGUE LA NORMA

Los beneficios que se quieren conseguir con el uso eficiente efectivo y aceptable de las
TI. Al seguir los principios y modelo de la norma permite a los directores balancear los
riesgos y oportunidades que se presentan con el uso adecuado de las TI.

Los beneficios se pueden concretar en dos puntos fundamentales:

- Rendimiento de la organización, con el uso presente y futuro de


las TI.

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- Conformidad con las obligaciones de la organización en el uso de


las TI y la calidad y plazos de los resultados a entregar.

4.3. PRINCIPIOS DE GOBIERNO DE LAS TI

Los principios del Gobierno de las TI son los siguientes:

4.3.1. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD

Los individuos y grupos dentro de una organización entiende y aceptan sus


responsabilidades tanto en lo relacionando con el suministro de tecnologías de la
información como con la demanda de estas tecnologías. Aquellos que tienen la
responsabilidad de realizar acciones tienen también la autoridad y los medios para
desempeñar dichas acciones.

4.3.2. PRINCIPIO DE ESTRATEGIA

La estrategia de negocio de la organización tiene en cuenta el uso actual y futuro de las


capacidades de TI, los planes estratégicos de TI satisfacen las actuales y continuas
necesidades de la estrategia del negocio de la organización.

4.3.3. PRINCIPIO DE ADQUISICIÓN

Las adquisiciones de tecnología se llevan a cabo por razones válidas, en base a análisis
continuos y apropiados, con decisiones claras y trasparentes. Hay un adecuado equilibrio

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entre los beneficios, las oportunidades, los costes, y los riesgos, tanto en el corto como
en el largo plazo.

4.3.4. PRINCIPIO DE RENDIMIENTO

Las tecnologías de la información son adecuadas para el propósito de soportar a la


organización, proporcionando los servicios, niveles de servicio y calidad del servicio que
se requieren para satisfacer las necesidades actuales y futuras de los requisitos del
negocio.

4.3.5. PRINCIPIO DE CONFORMIDAD

Ti es conforme con todas las legislaciones y regulaciones que aplican a la organización.


Las prácticas y políticas están claramente definidas, implementadas y son de obligado
cumplimiento.

4.3.6. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO HUMANO

Las decisiones, prácticas y políticas de TI, demuestran respeto al comportamiento


humano, incluyendo las necesidades actuales y cambiantes de todas las personas
involucradas en el proceso.

Es conveniente remarcar aquí tal y como comenta la norma, que el comportamiento


humano se debe incluir aspectos culturales, necesidades y aspiraciones de las personas,
como individuos y como grupos. Por ejemplo, los usuarios pueden demandar
accesibilidad, rendimiento, ergonomía, funcionalidad, las personas y grupos que se
relacionan con la operativa de los sistemas de información pueden demandar formación,
auditorías, trazabilidad…

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4.4. MODELO DE GOBIERNO DE LAS TI

El modelo de Gobierno de TI se puede resumir en la imagen siguiente propia de la norma.

oc s
Pr l ne

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Gobierno

de ces
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Corporativo

Ne
E valua

D irige Propuestas Monitoriz a

Conformidad
Planes y
políticas

Rendimiento

Gestión Corporativa

Proyectos de TI Operaciones de TI

Procesos de Negocio

Modelo del Gobierno Corporativo de Tecnologías de la Información según la norma ISO/IEC 38500

El modelo establece que los directores deben gobernar las TI a través de tres tareas
fundamentales:

- Evaluar el uso actual y futuro de las TI.

- Dirigir la preparación e implementación de los planes y políticas que aseguran


que el uso de las TI satisfacen las necesidades de la organización.

- Supervisar la conformidad con las políticas, y el rendimiento de los planes.

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5. LOS PRINCIPIOS Y MODELO DE LA NORMA APLICADOS A


LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA

En este capítulo, que representa el núcleo de la posible utilidad del documento, se


expone, en base a los principios y el modelo de la norma, las acciones que se consideran
necesarias para conseguir el gobierno corporativo de las TI, cuando acometemos las
TRASFORMACIÓN a la contratación pública electrónica.

Tal y como dice la norma de referencia, las acciones, enuncian los QUÉS, los puntos y
tareas que hay que desarrollar para garantizar el citado gobierno y alcanzar los
resultados esperados. No se van a tratar de definir, ni de explicar, los CÓMOS de estas
tareas, ni los QUIÉNES, ni los CUÁNDOS.

Es decir, hemos resaltado a lo largo de los capítulos anteriores los POR QUÉS y ahora
vamos a ver, siguiendo los principios y el modelo de la norma, los QUÉS que garantizan la
gobernabilidad, no el diseño, ni la implantación ni la gestión ni la operación ni el
mantenimiento.

Para ello vamos a exponer los principios y siguiendo las tareas del modelo (evaluar, dirigir
y monitorizar), concretar las acciones (los QUÉS) que habría que acometer para
garantizar la gobernabilidad de las TI en la contratación pública electrónica.

Un aspecto que puede ser interesante es el hecho de que si analizamos en el capítulo de


la contratación pública, el apartado en el que se hablan de las barreras y obstáculos en
general para la adopción de la administración electrónica, podemos reconocer en los
principios y modelos de la norma ISO/IEC 38500 muchas de las acciones enfocadas al
Gobierno de las TI que tratan de una forma coherente de superar estas barreras y
obstáculos.

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5.1. RESPONSABILIDAD

Los individuos y grupos dentro de una organización entienden y aceptan sus


responsabilidades tanto en lo relacionando con el suministro de tecnologías de la
información como con la demanda de estas tecnologías. Aquellos que tienen la
responsabilidad de realizar acciones tienen también la autoridad y los medios para
desempeñar dichas acciones.

5.1.1. TAREA DE EVALUAR

A. ACCIONES:

• Opciones para asignar responsables respecto al uso actual y futuro de las TI.
• Evaluar la competencia de los responsables de las decisiones sobre TI.

5.1.2. TAREA DE DIRIGIR

A. ACCIONES:

• Los planes se llevan a cabo de acuerdo con las responsabilidades asignadas de TI.
• Comprobar que reciben información adecuada para satisfacer sus propias
responsabilidades

5.1.3. TAREA DE MONITORIZAR

A. ACCIONES:

• Verificar que se han establecido los apropiados mecanismos de gobierno de TI.

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• Verificar que los responsables han entendido y aceptado sus responsabilidades


• Comprobar el rendimiento de estos responsables en el gobierno de las TI

5.1.4. EXPLICACIÓN Y APLICACIÓN

Este principio pretende conseguir que todos los individuos y grupos dentro de la
organización entiendan y acepten sus responsabilidades en torno, tanto al suministro de
tecnologías por parte de los departamentos de TI como a la demanda coherente de dichas
tecnologías. Este principio debe velar por que aquellos que tengan la responsabilidad del
suministro y la demanda tengan la autoridad suficiente para realizar las acciones que se
consideren necesarias.

La aplicación de este principio en la generalización de la contratación pública electrónica


se puede acotar a los siguientes puntos:

- Los grupos se mueven a la velocidad del individuo más lento. Si hay un


departamento que tiene reticencias a implementar el formato electrónico y no
puede ser solapado, el ritmo y las decisiones deben estar en torno a este
departamento. En la contratación pública al existir departamentos que
intervienen en el proceso que no son jerárquicamente dependientes hay que
tratar de que este principio de responsabilidad sea determinado y comunicado
claramente y que las responsabilidades de cada departamento se puedan
monitorizar.

- Los cambios culturales que implica la contratación pública electrónica tienen


que tener el respaldo de la alta dirección, una comunicación clara y detallada
de las necesidades del formato electrónico, y por último recursos y
conocimiento suficientes que permitan su implementación, porque de lo
contrario las resistencias provocarán la pérdida de valor, e inversiones sin
resultados.

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Para las grandes administraciones públicas, un comité ejecutivo de TI (a menudo


denominado como el comité de estrategia de TI), puede ser un mecanismo muy eficaz
para evaluar, dirigir y supervisar el uso de las TI en la contratación pública electrónica y
para asesorar a los decisores sobre cuestiones críticas de la Administración Pública y sus
repercusiones en el sistema de negocio. En administraciones de tamaño pequeño con una
estructura de mando más simple las vías de comunicación deben tener un enfoque más
directo en cuanto a la supervisión de las actividades de TI. En todos los casos es necesario
que los roles y responsabilidades de gobierno sean claramente definidos para poder
recibir el mandato de la alta dirección, y proporcionar la autoridad y responsabilidad
relacionadas con la rendición de cuentas y las decisiones y tareas importantes. Todo esto
también es aplicable a las relaciones con los principales proveedores de productos y
servicios de TI alrededor de la contratación pública electrónica.

La necesidad y la visión que aporta el valor de la contratación pública electrónica deben


ser comunicadas y respaldadas por la alta dirección.

5.2. ESTRATEGIA

La estrategia de negocio de la organización tiene en cuenta el uso actual y futuro de las


capacidades de TI. Los planes estratégicos de TI satisfacen las actuales y continuas
necesidades de la estrategia del negocio de la organización.

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5.2.1. TAREA DE EVALUAR

A. ACCIONES:

• Evaluar que los desarrollos de TI satisfarán las necesidades del negocio


• En relación a los planes y políticas, se aseguraran de que están alineados con los
objetivos de la organización en función de los cambios, y tomando en consideración
las mejores prácticas para los objetivos y requisitos de los interesados.
• Asegurarse de que el uso de las TI está sujeto a una adecuada gestión y evaluación de
riesgos.

5.2.2. TAREA DE DIRIGIR

A. ACCIONES:

• Preparar y utilizar los planes y políticas que aseguren que la organización se beneficia
de los desarrollos de TI.
• Favorecer el envío de propuestas para el uso innovador de las TI que permitan a la
organización responder a los retos de las nuevas oportunidades, asumir los nuevos
negocios o mejorar los procesos actuales.

5.2.3. TAREA DE MONITORIZAR

A. ACCIONES:

• Monitorizar el progreso de las propuestas de TI aprobadas para aseguran que


consiguen los objetivos en los plazos y con los recursos asignados.
• Monitorizar el uso de las TI para asegurar que consiguen los beneficios identificados.

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5.2.4. EXPLICACIÓN Y APLICACIÓN

La estrategia de los sistemas de negocio (contratación pública) de una organización debe


tener en cuenta las capacidades actuales y futuras de TI que serán requeridas por la
organización para el desempeño de su actividad. Los planes estratégicos de TI deben
estar integrados en los planes estratégicos de la organización para satisfacer las
necesidades actuales y futuras en relación a los objetivos marcados por la misma.

La planificación estratégica de TI es una tarea compleja y crítica que requiere una


estrecha coordinación entre las unidad de negocio (contratación: personas,
procedimientos y estructuras) y los planes estratégicos de TI (tecnología). También es
fundamental dar prioridad a los planes que más probabilidades tienen de
alcanzar beneficios deseados y para asignar recursos de manera eficaz.

Los objetivos de alto nivel deben ser traducidos para alcanzar los planes tácticos,
asegurando un mínimo de fallos e imprevistos. El objetivo es ofrecer un valor en apoyo de
los objetivos estratégicos, a la vez que se evalúan los riesgos que la alta dirección quiere
tomar en relación a la implantación de la contratación pública electrónica. Es muy
recomendable, que independientemente de otras experiencias o modas, se genere una
evaluación de la madurez organizativa y tecnológica de la administración y sus
proveedores para fomentar y comunicar unas expectativas realistas de los beneficios de
la TRASFORMACIÓN a la contratación pública electrónica, y hacerlo al ritmo adecuado.

Además, la presencia o ausencia de capacidades de TI puede permitir o dificultar las


estrategias de negocio, por lo que la planificación estratégica debe incluir una
planificación transparente y adecuada de las capacidades de TI. Esto debe incluir la
evaluación de la capacidad de la infraestructura TI actual y de los recursos humanos para
apoyar las necesidades futuras de la contratación pública (obligatoriedad, conformidad,
homologaciones ...) y la consideración de los futuros desarrollos tecnológicos que podrían

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permitir una mayor optimización de los costes. Los recursos de TI incluyen relaciones con
muchos proveedores de productos externos y proveedores de servicios, algunos de los
cuales probablemente juegan un papel fundamental en el apoyo a la organización, y por
tanto deben considerarse las opciones de involucrarlos de forma temprana. Hay
organizaciones cuya política de abastecimiento estratégico representa una actividad de
planificación estratégica muy importante que requiere la dirección de nivel ejecutivo y
de supervisión (Educación , hospitales, servicios generales…). Y esta debe ser tenida en
cuenta a la hora de planificar y priorizar los proyectos de implantación de la contratación
pública electrónica.

La aplicación de este principio en la generalización de la contratación pública electrónica


se puede acotar a los siguientes puntos:

- establecer el nivel de madurez de la propia organización en relación al uso


actual y futuro de las TI para generar un plan estratégico que se acompase con
las necesidades de la contratación pública electrónica en función de las fases
posibles de las grandes áreas funciones descritas (ARCHIVO, RELACIÓN,
TRAMITACIÓN Y EXPLOTACIÓN ) y las obligaciones contractuales y legales que
la propia administración deba de cumplir. Todo ello sin olvidar que el tejido
productivo (las empresas) con las que se relaciona deben estar preparadas y
dispuesto para seguir el ritmo de implantación propuesto por el plan
estratégico de la contratación pública electrónica.

- La estrategia debe de evaluar los recursos, madurez, requisitos legales y


plazos para alcanzar la visión expresada por la necesidad (que aporte valor) en
una combinación óptima en función de la especial situación y características
de cada organización.

- Diseñar los planes que vayan consiguiendo los objetivos parciales propuestos
por la estrategia fomentando el uso de alternativas válidas para las

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contingencias que puedan darse en el desarrollo de los proyectos que llevarán


a cabo los planes.

- La estrategia y la planificación deben tener en cuenta la evolución de los


modelos de contratación pública sobre todo en lo referido a la función de
RELACIÓN (la capacidad que tiene la administración pública en cuestión para
relacionarse de forma interoperable con todo el mercado europeo). Esta
evolución irá marcando un ecosistema de productos y servicios alrededor de la
RELACIÓN con el mercado que debe ser conocida y contemplada por la alta
dirección, para no generar inversiones en direcciones contrarias al objetivo
general, que normalmente será marcado por la Comisión Europea en nombre
de todos los Estados Miembros.

5.3. ADQUISICIÓN

Las adquisiciones de tecnología se llevan a cabo por razones válidas, en base a análisis
continuos y apropiados, con decisiones claras y trasparentes. Hay un adecuado equilibrio
entre los beneficios, las oportunidades, los costes, y los riesgos, tanto en el corto como
en el largo plazo.

5.3.1. TAREA DE EVALUAR

A. ACCIONES:

• Evaluar las opciones para proporcionar TI para desarrollar las propuestas aprobadas
equilibrando los riesgos y el coste de las inversiones propuestas.

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5.3.2. TAREA DE DIRIGIR

A. ACCIONES:

• Vigilar que los activos de TI (Sistemas e infraestructura) son adquiridos de la mejor


manera incluyen la preparación de documentación apropiada, a la vez que se asegura
que se proporcionan las capacidades requeridas.
• Dirigir que los acuerdos de suministro (incluyen los acuerdos internos y externos)
soportan las necesidades del negocio y de la organización

5.3.3. TAREA DE MONITORIZAR

A. ACCIONES:

• Monitorizar las inversiones de TI para comprobar que proporcionan las capacidades


requeridas.
• Supervisar la medida en la que su organización y los proveedores mantienen una
visión compartida respecto las intenciones de la organización sobre cualquier
adquisición de TI

5.3.4. EXPLICACIÓN Y APLICACIÓN

Las adquisiciones de TI (productos y servicios) se deben realizar en función de un análisis


continuo de las necesidades con total trasparencia en las decisiones. Para la toma de
decisiones se deben de equilibrar siempre las dimensiones de coste, beneficio, riesgos y
sinergias, tanto en el corto como en el largo plazo.

La aplicación de este principio en la generalización de la contratación pública electrónica


se puede acotar a los siguientes puntos:

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- Distinguir en las adquisiciones, las necesidades reales entre formato


electrónico y automatización.

- Establecer prioridades y objetivos parciales que confluyan hacia el objetivo


final siempre respetando los plazos que permitan cumplir con los requisitos y
tiempos que marque la ley y reglamentos aplicables.

- Contar con la participación necesaria de los proveedores (el formato


electrónico tampoco será inmediato para ellos), de las personas que gestionan
la contratación, y del tiempo de adaptación y capacitación necesarios para
asumir el formato electrónico.

- Cuidar con especial atención las integraciones entre sistemas, y hacerlo en


función de las dimensiones que deben considerarse en todas las decisiones
técnicas: costes, beneficios, riesgos y sinergias.

Las soluciones existen para apoyar los procesos de negocio y por lo tanto se debe tener
cuidado de no considerar soluciones de forma aislada o como una "tecnología" del
proyecto o del servicio de forma aislada. Por otra parte, una elección inadecuada de la
arquitectura de las tecnologías, la incapacidad para mantener una adecuada
infraestructura técnica actual, o la ausencia de recursos humanos calificados puede
resultar en el fracaso del proyecto, la incapacidad para mantener las operaciones de
negocios o una reducción del valor de la puesta en marcha de la contratación pública
electrónica. Las adquisiciones de los recursos de TI se deben considerar como requisitos
que deben aportar valor a la contratación pública y ser compatible (interoperable) con
otros procesos de negocio necesarios (contabilidad por ejemplo). Lo que no hay que
confundir con automatizar la conexión de sistemas heterogéneos con integraciones
automáticas cuyo valor puede ser escaso o negativo.

La trasformación a la contratación pública no es sólo una cuestión tecnológica, sino una


combinación de cambio organizacional, procesos de negocio revisados, la formación y la
gestión del cambio. Por lo tanto, los proyectos deben llevarse a cabo como parte

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de programas más amplios de cambio en toda la organización, que pueden incluir otros
proyectos y satisfacer otro tipo de necesidades colaterales necesarias para ayudar a
asegurar los beneficios esperados.

5.4. RENDIMIENTO

Las tecnologías de la información son adecuadas para el propósito de soportar a la


organización, proporcionando los servicios, niveles de servicio y calidad del servicio que
se requieren para satisfacer las necesidades actuales y futuras de los requisitos del
negocio.

5.4.1. TAREA DE EVALUAR

A. ACCIONES:

• Evaluar los medios propuestos por los gestores para asegurarse que IT soportará los
procesos de negocio con los requisitos de disponibilidad y capacidad. Estas
propuestas deberán considerar tanto la operación normal del negocio como el
tratamiento de los riesgos asociados con el uso de TI.
• Evaluar los riesgos para la continuidad de las operaciones del negocio que surgen por
el uso de las TI.
• Evaluar los riesgos de la integridad de la información y de la protección de los activos
de TI incluyendo los asociados a la propiedad intelectual y la reputación de la
organización.
• Evaluar las opciones para la toma de decisiones efectivas y en plazo en relación al uso
de TI en función de los objetivos del negocio.

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• Evaluar regularmente la efectividad y rendimiento de los sistemas de la organización


para el Gobierno de TI.

5.4.2. TAREA DE DIRIGIR

A. ACCIONES:

• Asegurar la asignación de recursos suficientes para que IT satisfaga las necesidades de


la organización, de acuerdo a las prioridades acordadas y a las restricciones del
presupuesto.
• Establecer la responsabilidad adecuada para asegura que TI soporta el negocio,
cuando el negocio así lo precisa, con datos correctos y actualizados que están
protegidos contra su pérdida o mal uso.

5.4.3. TAREA DE MONITORIZAR

A. ACCIONES:

• Monitorizar la medida en la que TI SOPORTA EL NEBOCIO.


• Monitorizar la medida en la que asigna recursos y presupuesto en función de las
prioridades acordadas con los objetivos del negocio.
• Monitorizar la medida en la que las políticas, como la exactitud de los datos y el uso
eficiente de TI son adecuadamente observadas.

5.4.4. EXPLICACIÓN Y APLICACIÓN

Las tecnologías son un medio no un fin, y como tal medio tienen que contribuir a la
mejora del sistema de negocio (la contratación pública) a través del soporte en formato

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electrónico de los procedimientos y las estructuras y ofreciendo una caja de


herramientas (cultura) que permita a las personas enfrentarse en este formato a los
problemas cotidianos de la actividad de compras. Todo esto debe ser proporcionado con
productos y servicios de TI con la calidad requerida por los requisitos actuales y futuros
de los elementos que integran el sistema de negocio (la contratación pública)

La aplicación de este principio en la generalización de la contratación pública electrónica


se puede acotar a los siguientes puntos:

- Las personas deben disponer de productos y servicios que les garanticen el uso
del formato electrónico en cualquier situación y circunstancia de la
contratación pública.

- Los requisitos de interoperabilidad para las actividades de la organización que


tendrán un reflejo en el exterior deben ser seguidas y acondicionadas a las
normas y estándares al uso (esquemas nacionales de interoperabilidad y
seguridad y estándares europeos de contratación pública electrónica)

La medición del desempeño eficaz depende de dos aspectos clave: la definición clara de
metas de desempeño y el establecimiento de indicadores eficaces para supervisar el logro
de los objetivos. Un proceso de medición del desempeño también es necesario para
ayudar a asegurar que el desempeño es monitoreado constantemente y de forma fiable.
La gobernanza efectiva se logra cuando las metas se establecen de arriba hacia abajo y se
alinean con alto nivel aprobado los objetivos de la contratación pública y estableciendo
métricas de abajo hacia arriba y alineado de una manera que permite el logro de los
objetivos en todos los niveles que pueden ser controlados por cada capa de la gestión.
Dos factores críticos de éxito de gobierno son la aprobación de los objetivos por las
partes interesadas, y la aceptación de la rendición de cuentas para el logro de los
objetivos por parte de los directores y gerentes.

El rendimiento siempre es un tema complejo y es importante que se expresen las metas y


objetivos con métricas precisas. Los informes de gestión y operación, junto con la

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experiencia del usuario deben ser tenidos en cuenta desde el primer momento, para que
el gobierno de las TI pueda tomar en su caso acciones correctoras.

5.5. CONFORMIDAD

Ti es conforme con todas las legislaciones y regulaciones que aplican a la organización.


Las prácticas y políticas están claramente definidas, implementadas y son de obligado
cumplimiento.

5.5.1. TAREA DE EVALUAR

A. ACCIONES:

• Evaluar regularmente la media en la que TI sigue las obligaciones (reglamentos,


legislativas, de leyes comunes, y contractuales) políticas internas, estándares y guías
profesionales.
• Evaluar los sistemas de Gobierno de Ti de la organización.

5.5.2. TAREA DE DIRIGIR

A. ACCIONES:

• Dirigir la responsabilidad de establecer mecanismos regulares y rutinarios para


asegurar que el uso de TI cumple con las obligaciones legales, estándares y guías
profesionales.

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• Dirigir que se establecen las políticas y se obliga a cumplir a la organización para


satisfacer sus obligaciones internas en el uso de las TI.

5.5.3. TAREA DE MONITORIZAR

A. ACCIONES:

• Supervisar la conformidad y ajuste de TI a través de los informes adecuados y las


prácticas de auditoría,. Asegurando que las revisiones se hacen en el momento
apropiado son completas y adecuadas pora la evaluación de su ajuste a las
necesidades del negocio
• Supervisar la actividades de TI , incluyendo la puesta en disposición de recursos y
datos para asegurar el entorno, la privacidad y la gestión del conocimiento
estratégico, la preservación de la memoria organizativa así como otras obligaciones
relevantes que deban ser tenidas en cuenta.

5.5.4. EXPLICACIÓN Y APLICACIÓN

Los productos y servicios de TI implementados en la contratación pública electrónica


deben ser conformes a la legislación y las regulaciones que se tengan en este ámbito
(estándares, marcos y esquemas de interoperabilidad, leyes y reglamentos..).
Especialmente pero no únicamente en lo referido a la auditabilidad y trazabilidad del
proceso de contratación pública que será exigido por jueces y auditores.

La aplicación de este principio en la generalización de la contratación pública electrónica


se puede acotar a los siguientes puntos:

- Estándares

- Normas y regulaciones

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- Interoperabilidad que evite la segmentación del mercado.

- Conformidades específicas relacionadas con el acceso de los proveedores a la


contratación pública (mercado único de contratación pública electrónica
paneuropea interoperable)

Además y de especial importancia, que ya ha sido recogida como uno de los peligros en
las conclusiones del libro verde de la Comisión Europea para la generalización de la
contratación pública electrónica está el peligro de la segmentación del mercado único de
contratación pública europea por razones tecnológicas. Este es uno de los mayores
peligros que sólo se manifestará al final de las inversiones si no se han tenido en cuenta y
vigilado convenientemente las consecuencias a través de las tareas de gobierno
asociadas.

Las partes interesadas (sociedad, administración y empresas) requieren una mayor


garantía de que la organización (administración pública) está cumpliendo con las leyes y
reglamentos y que se ajuste a la práctica el buen gobierno corporativo en su entorno
operativo. Además, no podemos olvidar que se deben cumplir las normas de seguridad
tanto a nivel general de sistemas de información como a nivel particular en lo que se
refiere a la confidencialidad de las ofertas y la trasparencia de los procesos específicos
de selección de licitadores y adjudicación de contratos, así como los aspectos
relacionados con la privacidad y la propiedad intelectual.

Gobernar la necesidad de garantizar el cumplimiento de los requisitos externos se debe


considerar como una parte de la planificación estratégica al principio de todas las
actuaciones, no al final. También tienen que marcar la pauta en la alta dirección y
establecer políticas y procedimientos para su gestión, dando a las personas las políticas y
herramientas para garantizar que se alcanzan los objetivos de la
organización, minimizando los riesgos y logrando el cumplimiento de las normas.

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5.6. EL FACTOR HUMANO.

Las decisiones, prácticas y políticas de TI, demuestran respeto al comportamiento


humano, incluyendo las necesidades actuales y cambiantes de todas las personas
involucradas en el proceso.

5.6.1. TAREA DE EVALUAR

A. ACCIONES:

• Evaluar las actividades de TI , para asegura el que los comportamientos humanos se


han identificado y considerado de forma adecuada.

5.6.2. TAREA DE DIRIGIR

A. ACCIONES:

• Dirigir las actividades de TI de forma que sean consistentes con los comportamientos
humanos identificados.
• Dirigir estos riesgos, oportunidades y puntos de intereses que puedan ser identificados
y reportados por cualquiera en cualquier momento. Estos riesgos deberías ser
gestionados de acuerdo con las políticas y procedimientos publicados y escalados a los
correspondientes decisores.

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5.6.3. TAREA DE MONITORIZAR

A. ACCIONES:

• Se debería monitorizar las actividades de TI para asegurar que los comportamientos


humanos identificados son tenidos en cuenta y se les da la correspondiente atención.
• Se debería monitorizar las prácticas de trabajo para asegurar que son consistentes y
se adecuan al uso de las TI.

5.6.4. EXPLICACIÓN Y APLICACIÓN

Las políticas de TI, las prácticas y decisiones que demuestren respeto por el factor
humano así como el seguimiento del comportamiento humano se deben de considerar
tanto en lo que respecta a las necesidades actuales de la organización como las
necesidades futuras que atañen a las personas una vez implantado el formato electrónico

La implementación de cualquier TI habilitado para el cambio, incluyendo el gobierno de


TI en sí, por lo general requiere cambios culturales y de comportamientos en las
organizaciones, así como en los proveedores de la contratación pública.

Esto puede generar miedo y confusión entre las personas y por tanto debe ser reconocido
y dirigido de forma positiva a la hora de implantar la TRASFORMACIÓN. La alta dirección
debe comunicar claramente los objetivos los por qués de la contratación pública
electrónica y apoyar positivamente los cambios propuestos. y la mejora de habilidades y
de la capacitación del personal como aspectos clave del cambio. Las personas se ven
afectadas por TI en todos los niveles de una organización, como actores, gestores y
usuarios, o como especialistas que prestan Servicios relacionados con soluciones de TI y al
negocio.

También se debe considerar el factor humano y el comportamiento humano en lo referido


a la respuesta necesaria de los proveedores a la hora de enviar ofertas electrónicas a la

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administración pública y tener una relación en formato electrónico con esta en la


ejecución de un contrato público, que puede ser de naturaleza transfronteriza .

La aplicación de este principio en la generalización de la contratación pública electrónica


se puede acotar a los siguientes puntos:

- Capacitación y formación de las personas (administración y proveedores)

- Ayuda y soporte que fomenten el conocimiento y la participación.

- Adopción de roles nuevos y nuevas funciones introducidas por el formato


electrónico y sus diferentes características respecto del formato en papel.

5.7. HIPÓTESIS DE LOS RESULTADOS EN AUSENCIA DE LA


NORMA ISO/IEC 38500

En ausencia de los modelos y principios que rigen el gobierno de las TI en la


generalización de la contratación pública electrónica podemos avanzar que tal y como ya
está ocurriendo aparecerán los siguientes efectos negativos:

- segmentación del mercado por utilización de soluciones y sistemas no


interoperables entre sí.

- Falta de adecuación de los gestores de contratación y proveedores que tendrán


que aprender diferentes sistemas y aplicaciones para conseguir resultados
similares.

Me atrevería a comentar que más que la hipótesis sobre los resultados en la implantación
de la contratación pública electrónica en las organizaciones del sector público en
ausencia de la norma ISO /IEC 38500 habría que poner de manifiesto los resultados

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conseguidos hasta ahora y expresados en el libro de verde de la Comisión Europea sobre


la Generalización del recurso de contratación pública electrónica. Según la Declaración
de Manchester en 2010 estaba previsto alcanzar el 50 % de la contratación en formato
completamente electrónico, y sólo se ha conseguido el 5 %.

Dado que no hay problemas de tecnología insalvables y que los estándares que habilitan
la interoperabilidad pueden influir en la contratación transfronteriza (mercado único)
pero no en los mercados interiores de cada Estado Miembro (de hecho el 5% lo han
conseguido países donde la contratación pública electrónica es obligatoria: Portugal y
Francia), demuestra que los recursos empleados no consiguen los beneficios esperados, y
posiblemente sea por la no utilización de técnicas (los principios y el modelo) que
aborden el uso eficiente, efectivo y aceptable de las tecnologías de la información a
través de un Gobierno corporativo de las TI.

Pero el escenario más probable con la no utilización de la norma puede ser una
generalización ineficiente del recurso de la contratación pública electrónica en toda
Europa. Esta ineficiencia traería los costes de proyectos fracasados y por tanto la
ausencia de la generalización y sus beneficios, y además traería el coste social de la NO-
CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA, que pueden resumirse en falta de eficiencia y
eficacia, sistemas productivos caros e ineficientes, empresas instaladas en modelos que
tienden más a la subvención que a la productividad y competitividad y en general un mal
uso de los recursos que los ciudadanos y las empresas ponen en manos de las
administraciones públicas para generar el servicio de retorno (inclusión social,
medioambiente, tecnología innovadora..) que representa el sistema de negocio de la
contratación pública.

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6. CONCLUSIONES.

Las conclusiones a modo de puntos en los que pensar se centran sobre la aplicación del
GOBIERNO DE LAS TI a la contratación pública electrónica en el ámbito de cada
organización del sector público que tiene que realizar la TRASFORMACIÓN para alcanzar
el objetivo general europeo del mercado único de contratación pública, electrónica,
interoperable y paneuropea

6.1. REFLEXIONES

A lo largo del documento hemos desarrollado los siguientes argumentos:

• La contratación pública NECESITA una TRASFORMACIÓN al formato electrónico. Lo


que implica tecnologías de la información que deben ser gobernadas y gestionadas
correctamente.

• El Valor (utilidad y garantía) óptimo (en función de costes, beneficios, riesgos y


sinergias) se consigue con el formato electrónico (tecnologías) en todas las
actividades (procedimientos) que precisa el sistema de negocio, con la
correspondientes adaptaciones de la organización y los reglamentos (estructuras)
que sustentan la contratación pública.

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• La TRASFORMACIÓN del sistema de negocio (la contratación pública) requiere


trasformar de forma coherente y coordinada todos los factores que intervienen en
un sistema de negocio: personas, procedimientos, estructuras y tecnología

• Esta trasformación al formato electrónico requiere un GOBIERNO de las TI que


siguiendo unos principios y un modelo consensuado por la industria establezca el
entorno y las decisiones de gestión que permita a cualquier organización obtener
un uso de las TI efectivo y eficiente, en función de sus objetivos generales de
mejorar, innovar o cumplir con las leyes y reglamentos que le son aplicables.

• La necesidad identificada y definida, nos permite “generar” una visión que


descompuesta en objetivos y con una estrategia de optimización del mejor
“camino” de entre los posibles y en función de recursos y plazos nos permita
planificar y gestionar los proyectos que en entorno coordinado irán aportando
cada objetivo parcial para obtener el objetivo general (el valor que había sido
identificado en la visión inicial).

Para poder reflexionar sobre las siguientes conclusiones:

- las tecnologías de la información pueden ofrecer un valor (utilidad y garantía)


siempre que se gobiernen de forma adecuada.
- el modelo y principios de gobierno de las ti establecidos por la norma
internacional ISO/IEC 38500 nos sirve de referencia para abordar
TRASFORMACIONES complejas, con la toma de decisiones relacionadas con
tecnologías de la información en función de su USO presente y futuro.
- La contratación pública electrónica puede beneficiarse de este modelo para
conseguir su objetivo común supranacional (mercado único de contratación
pública paneuropea interoperable) a través de los objetivos concretos de cada
organización (administración pública) y los proveedores con los que se relaciona,

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permitiendo una generalización de este recurso lo más eficiente posible e


impidiendo engrosar con estos proyectos las estadísticas del caos que se han
comentado del Standish Group.
- No gobernar las TI puede implicar un gasto en inversiones que no consigan el
objetivo común ni los objetivos particulares. Y ello implica la no generalización
del recurso de la contratación pública electrónica y por tanto tener que arrostrar
el coste NO MERCADO ÚNICO PANEUROPEO INTEROPERABLE Y ASEQUIBLE DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA.

Todo ello a través del gobierno de las TI para evaluar, dirigir y monitorizar, en relación a
los principios básicos.

El conocimiento expuesto por la norma ISO/IEC 38500 está basado en la destilación de las
experiencias contrastadas. Esto nos puede permitir su aplicación al problema del
gobierno de las TI en la TRASFORMACIÓN de la contratación pública al formato
electrónico, en la que cada organización deberá marcar ritmos y actividades en función
de sus objetivos y recursos disponibles, para llegar al objetivo supracorporativo del
mercado único de contratación pública electrónica paneuropea e interoperable.

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REFERENCIAS.

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Agenda de Lisboa http://es.wikipedia.org/wiki/Estrategia_de_Lisboa

2
Libro Verde para la generalización de la contratación pública electrónica.
http://europa.eu/legislation_summaries/information_society/mi0060_es.htm

3
CEN BII http://www.cen.eu/cwa/bii/specs/

4
Valor= Utilidad + Garantía http://darwinpou.wordpress.com/2010/09/16/valor-
utilidad-garantia/

5
Harold Leavitt http://fr.wikipedia.org/wiki/Harold_J._Leavitt

6
Norma ISO/IEC del Gobierno corporativo de las TI, http://www.38500.org/

7
“Waltzing with the Elephant” de Mark Toomey:
http://www.infonomics.com.au/Web%20Content/Documents/Waltzing_with_the
_Elephant_Extract.pdf

8
Public procurement indicators 2008:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/indicators2008_en
.pdf

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9
Directivas Europeas de Contratación
http://europa.eu/legislation_summaries/internal_market/businesses/public_proc
urement/l22009_es.htm

10
CEN(Centro Europeo de Normalización)
http://www.cen.eu/cen/pages/default.aspx

11
Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los servicios del sector
público: http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-
2007-12352

12
Marco Europeo de Interoperabliidad.
http://ec.europa.eu/isa/strategy/index_en.htm

13
Estudio sobre las barreras de la administración electrónica del Oxford
Insititute: http://www.egovbarriers.org/?view=project_outputs

14
The Standish Groupo Report Chaos:
http://www.projectsmart.co.uk/docs/chaos-report.pdf

15
GARTNER: http://blogs.gartner.com/debbie_wilson/

16
ITIL v3,: http://www.itil-officialsite.com/home/home.aspx

17
Esquemas nacionales de Interoperabilidad y Seguridad:
http://www.csae.map.es/csi/pg5e41.htm
http://www.csi.map.es/csi/pg5e42.htm

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