P. 1
Teoria de Diagrama de Flujo

Teoria de Diagrama de Flujo

|Views: 692|Likes:
Publicado porromoerdosain

More info:

Published by: romoerdosain on Jun 01, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/11/2013

pdf

text

original

Resumen En este trabajo se analiza la importancia de incluir en los Manuales de Normas y Procedimientos diversos tipos de representaciones gráficas de referencia

, tales como, diagramas de flujo y árboles de decisión, para la representación compacta de las operaciones, funciones y relaciones entre áreas con vistas a facilitar la identificación de violaciones de las regulaciones vigentes durante la realización de auditorías y la supervisión por parte de la Gerencia. I. Introducción La presentación gráfica de sistemas es una forma ampliamente utilizada como herramienta de análisis, ya que permite identificar aspectos relevantes de una manera rápida y simple. Una esfera donde esta técnica puede ser utilizada con éxito es en la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, ya sea para la asistencia al proceso de dirección o para la comprobación del adecuado cumplimiento de los Principios de Control Interno en las entidades subordinadas. Una de las vertientes del Control Interno se encuentra en la dirección que, desde el punto de vista sistémico, tiene como elementos básicos las funciones de planificación, organización, mando y control, todas las cuales tienen como elemento común, al margen del estilo utilizado en la entidad: el proceso de toma de decisiones, donde rapidez y calidad en la decisión compiten, por lo cual el empleo de adecuadas representaciones gráficas de las situaciones bajo análisis, constituye una herramienta ventajosa para el órgano de dirección. Otra vertiente del Control Interno se encuentra en la Auditoría, donde el empleo de diagramas de referencia en los Manuales de Normas y Procedimientos facilita el proceso de establecer la correspondencia de las secuencias de operaciones y flujos de diversos tipos con los procedimientos aprobados para el funcionamiento de las entidades auditadas y con ello verificar el cumplimiento en la práctica, del Control Interno implantado. A lo anterior debe añadirse que, la gran difusión de los sistemas de cómputo sustentada en las facilidades de su empleo, ponen en manos de personal no especializado en las técnicas digitales importantes herramientas, como las desarrolladas para el manejo y creación de gráficos a través de programas como el Paintbrush, Imaging, 3D Studio, etc, por lo cual su empleo cotidiano no representa un obstáculo en el trabajo o una demanda de tiempo adicional apreciable. Tomando en cuenta los aspectos antes mencionados, en el presente trabajo se analizan tres actividades de gran impacto: el flujo de insumo-producto; el flujo de documentos y las operaciones de caja, a través de los diagramas correspondientes obtenidos durante la práctica de auditorías a las entidades subordinadas a la red de ventas de la Sucursal Ciudad Habana de Comercio Minorista de la Corporación CIMEX S.A., que ilustran la conveniencia de su inclusión en los Manuales de Normas y Procedimientos. II. Tipos de Diagramas Conceptualmente, los diagramas tienen como objetivo fundamental garantizar la modelación, tanto lógica (representación del sistema basado en la función que realiza, en lo que hace), como física (representación del sistema en una forma real: departamentos, soportes, etc) del objeto de estudio y de acuerdo a sus características pueden clasificarse en: árboles de decisión, organigramas, diagramas de flujo y otros. De manera resumida, los árboles de decisión consisten en una herramienta gráfica donde se recogen las condiciones y las acciones relacionadas con el desarrollo de una actividad; en tanto los diagramas de flujo constituyen la representación de un sistema, que lo define en términos de

. así como del árbol de decisión de las operaciones asociadas a la operación de las cajas de línea. cuyo análisis se realiza de forma independiente a continuación. a partir de la caracterización del flujo de insumo-producto y documentos.sus componentes y de las relaciones entre éstos. en el caso del Comercio Minorista. A continuación se ilustra el empleo de los dos tipos de diagramas antes mencionados.

Tomando en consideración su importancia. que en el caso del Comercio Minorista. en cuyo caso el área de contabilidad no debe tener funciones operativas o de custodia sino que debe registrar los datos y presentar los informes que reflejen el resultado de las operaciones. III. en unidades de grandes dimensiones se ha entendido factible llevar el control de los insumos por un sistema independiente. que recoja la participación de la contabilidad. el cual se muestra en la figura 1 conjuntamente con las operaciones asociadas al movimiento de éstos. sino también como componente integradora de la organización y durante la cual se elaboraron diversos diagramas.1 Diagrama de flujo de insumo-producto El control de los recursos materiales disponibles en una entidad es fundamental para garantizar la sostenida operatividad de la misma. no sólo desde el punto de vista del registro y comunicación de operaciones. iniciado en el segundo semestre de 1999.III. Nótese que ésta es una forma de verificar el cumplimiento del Principio de Control Interno de División del Trabajo donde una misma transacción debe pasar por diversas manos. Aplicaciones de los diagramas en Auditoría Como parte del proceso de renovación del Organo de Auditoría. elaborado por los auditores a partir de las indicaciones relacionadas en el Manual de Normas y Procedimientos. ya que recoge los movimientos de productos e insumos autorizados. A continuación se relacionan los aspectos relevantes obtenidos en cada caso de forma independiente. vales de ventas y otros artículos considerados como insumos. . del cual puede apreciarse lo siguiente: Un aspecto que debe comprobarse invariablemente durante la realización de auditorías es que no existan transferencias directas del almacén de productos al área de insumos y. cuya confección se realizó en dos etapas: la investigación previa con los funcionarios y empleados al comienzo de la auditoría y el estudio real de las operaciones de manera de comprobar si se corresponden con la versión inicial y con el diagrama predeterminado. pero debe señalarse que los certificados de propiedad. pero requiere de un diagrama complementario. deben ser sometidos a control y éste se ejecuta a través del Complejo. el cual se muestra en la figura 2. contabilizándose como gasto. que en caso de que éstas existan. El complejo sirve de intermediario para los insumos. deben estar debidamente autorizadas por el área correspondiente de la Sucursal. donde se evidencia que las regulaciones establecidas garantizan la división de funciones que debe existir entre las labores de operación. se practicaron dos auditorías a dos complejos que abarcan 11 unidades con carácter exploratorio para el análisis de la información. No obstante. III. custodia y registro. para el caso de productos frescos en entidades que no disponen de capacidad de almacenaje y en el caso de los puntos de venta adscritos como áreas de piso pertenecientes a unidades mayores.2 Diagrama de flujo de documentos El diagrama mostrado en la figura 1 se corresponde con el control administrativo. independientes entre sí. Se aprecia que está permitida la recepción de productos directamente en las áreas de piso. en las auditorías practicadas se elaboró el diagrama de flujo combinado de los insumos y productos. lo que en un primer nivel de lectura puede parecer una ineficiencia en el sistema. se relaciona con los insumos y los productos destinados a la venta.

al mismo tiempo que facilita la verificación de la correspondencia de éstas con la práctica en las entidades durante las auditorías. Cuando la operación se realiza con tarjetas magnéticas. Conclusiones Como se evidencia en este trabajo. Manual de Auditoría elaborado por la Dirección General de Auditoría de la Corporación CIMEX. en el diagrama mostrado en la figura 3 se detallan las posibles decisiones que debe adoptar el cajero para darle curso a la operación ya sea con efectivo o tarjetas de pago (débito-crédito). en cuyo caso deben retenerse y entregarse al área de contabilidad. tanto de forma individual como combinada. en cuyo caso se determina con cierta certeza si algún fallo del Sistema de Control Interno puede facilitar la ocurrencia de errores o irregularidades. debe verificarse si éstas se encuentran en la lista negra. requiere de un elevado nivel de detalle. donde se aprecia: El pago para materializar la venta puede efectuarse mediante dos vías: tarjetas de pago y efectivo. Bibliografía 1. . que no se descubrirían o demoraría su detección por el aparato administrativo de la empresa. IV.III. En consideración a esta situación. ya que facilita su compresión por parte del personal encargado de ejecutar las operaciones y las evaluaciones asociadas a los procesos de renovación empresarial. V. por tanto las regulaciones sobre las operaciones que realiza el cajero de línea y su relación con el área de Contabilidad o la Caja Central en las entidades que por su volumen de operaciones disponga de la misma.3 Árbol de decisión de operaciones de caja El control del efectivo tiene máxima prioridad en toda entidad. es ventajoso que en el desarrollo de los Manuales de Normas y Procedimientos de las entidades se incluyan los correspondientes diagramas de referencia (patrones) de las diferentes operaciones.

Carnota. 3. Especialista en Sistemas Digitales y Microelectrónica.2. Lic. Cuba.:³Graphes et Hipergraphes´. 1973. I. C. 1990 5. Editorial Pueblo y Educación. ago/97 Investigación desarrollada y enviada por: Jesús Mesa Orama. Dunod. en Contabilidad. Manual de Contraloría. Cuba.: ³Teoría y práctica de la dirección socialista´.A. Master en Economía y Diplomado en Marketing y Negociación. Gutsztat. jmesa@cimex. Corporación CIMEX S..J. Especialista de Normas y Procedimientos. Berge. Francia 4.: ³Sistemas Informáticos e Informativos´. O.com. . París.cu Catalina Rivas de las Casas. Editorial Pueblo y Educación. Lic en Física. L. Tomos I y II. Blanco.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->