P. 1
Proyecto Gestion Administrativa en Procesos de Auditoria - GAPA

Proyecto Gestion Administrativa en Procesos de Auditoria - GAPA

|Views: 257|Likes:
Proyecto de informatizacion de las funciones administrativas en un organo de control interno. Salta Argentina. Autor: ARIEL HORACIO BERMUDEZ.
Encontraras una presentación del trabajo en http://es.scribd.com/doc/56777963
Proyecto de informatizacion de las funciones administrativas en un organo de control interno. Salta Argentina. Autor: ARIEL HORACIO BERMUDEZ.
Encontraras una presentación del trabajo en http://es.scribd.com/doc/56777963

More info:

Published by: Ariel Horacio Bermudez on Jun 01, 2011
Copyright:Traditional Copyright: All rights reserved

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF or read online from Scribd
See more
See less

11/13/2013

pdf

Autor: ARIEL HORACIO BERMUDEZ

x

Trabajo x p/ Adminis trativa Sistema GAPA
de

Plan

Gestión

03 de marzo

2011
Revisada 31 mayo 2011

Propuesta del Trabajo previa a la formulación del Proyecto de Informatización de los Procesos Administrativos de la Gestión de Auditoria. Descripción general del resultado a obtener, con una delineación de los objetivos, generalidades, descripción de algunos procesos actuales.

Sindicatura General de la Provincia de Salta

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS PROCESOS DE AUDITORIA
(Sistema GAPA – SiGeP Salta)

INTRODUCCION
OBJETIVOS LO NUEVO

3
3 4 4
4

CONTENIDO DEL TRABAJO

Nuevas Herramientas /Medios 4 Fortalecer y/o implementar Conceptos Nuevos Conceptos 5

ESTRATEGIAS: GENERAR CONVENIOS DE COLABORACION

5

REQUERIMIENTOS para el DESARROLLO DEL PROYECTO 6
CONCLUSIONES 7

GENERALIDADES

8
9 10

PERSPECTIVAS 9
Desde el Gerente General – Gerente de Coordinación Desde el Jefe Auditor – Jefe de equipo de Auditoria Desde el Jefe de Recursos Humanos 10 De la Gerencia de Legales 10 De la Gerencia de Planificación y Sistemas 11 Del Funcionamiento General 11

FUNCIONES Puesta en Marcha – Conf. y Mantenimiento ANEXO I: CIRCUITOS COMUNES DE AUDITORIA12
ETAPA PREVIA 12 ETAPA TRABAJO DE CAMPO 14 REDACCION DE INFORME DE AUDITORIA 15 ARMADO DE FILE 17

11

Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 Ilustración 2 Ilustración 3 Ilustración 4 12 13 15 16

ANEXO II: LISTADO DE PLANTILLAS MODELOS 18
LIBRERÍA - PLANTILLAS MODELOS NOTAS 18 BUSQUEDAS y/o CONSULTAS A BASES DE DATOS 18

ANEXO III: TRABAJO COLABORATIVO EN DOCUMENTOS
Aclaraciones 21

19

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 2 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

INTRODUCCION
El objetivo del proyecto es proponer un Sistema de apoyo para auditoria, que permita a SiGeP el manejo centralizado de los Procesos Administrativos internos, optimizarlos y Gestionarlos en base al riesgo, logrando con ello la automatización, diagnóstico y seguimiento que le proporcionara los elementos para controlar las propias funciones de fiscalización. También el sistema le permitirá a la alta dirección asegurar la eficiencia adecuada, trasparencia y resultados en base a un software metodológico e integral que facilite generar los reportes finales y su análisis de una forma sencilla para la gerencia de auditoría.

El proyecto informático debe asistir a los requerimientos de los usuarios (desde “procesos operativos simples y repetitivos” a “Tableros de Control”), simplificando los procesos organizacionales, abarcando Transacciones y Soporte para la toma de decisiones. La ejecución de este proyecto implica la decisión Estratégica del Organismo sobre la necesidad de informatizar tareas y su mejora permanente. Deberá constituir una política Institucional requiriendo la voluntad de la autoridad y su compromiso hacia el proyecto. Debe Facilitar la colaboración de varios usuarios en un mismo trabajo con la interacción mediante herramientas de comunicación (“trabajo colaborativo”). Las actualizaciones y/o reestructuraciones del Sistema serán mucho más sencillas al tener todos los datos vitales, en un motor de base de datos en el servidor. Cabe destacar el Acceso vía Web con diferentes niveles de atributos para Usuarios, desde administrador del portal, creador de formatos hasta el usuario sin permiso de edición ó “usuario visitante” ó “de solo consulta” con seguimiento de todas las actividades que cada uno realice.

RESUMEN: CONTENIDO DEL TRABAJO
El contenido del informe: La primera parte presenta los Objetivos a seguir, definición de los Nuevos Conceptos, Herramientas y Estrategias a implementar, como los Requerimientos para el desarrollo del Proyecto y una Conclusión (Pág. 4 a 7). La segunda parte se enuncian las Generalidades y las Perspectivas de ventajas para las Gerencias y Jefaturas de SiGeP (Pág. 8 a 11). La tercera parte está integrada por los Anexos con la implementación del Sistema GAPA “Sistema Puesto en Marcha”: I) descripción de los Circuitos más Comunes (Pág. 12 a 17), II) Ejemplos de plantillas modelos y diferentes búsquedas de consulta (Pág. 18) y III) Modelos de aplicación del Trabajo colaborativo en documentos (Pág. 19 a 21).

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 3 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

OBJETIVOS
• Simplificar procesos, tareas varias veces paralelas. Eliminación de datos y operaciones innecesarias y reducción de tiempos y de los costos de los procesos. • Centralizar la información (estratégico, permite comparación, medición, estadísticas) y su resguardo. • Confiabilidad de la información • Funcionalidad, flexibilidad y actualización 1 • Perseguir que el manejo sea de fácil comprensión y uso • Permitir la “verificación de los datos” 2 en el sistema • Optimizar la Relación Costo-Beneficio del proyecto • Todos los procesos deberán apegarse a las Normas de Auditoria vigentes.

LO NUEVO
Nuevas Herramientas /Medios
• Conexión en línea (Internet y red Interna), con normas de seguridad y control de riesgos de alto nivel (autenticación de Usuarios). • Actualización de Información permanente • Apoyo Sitio Web SiGeP (Normativa, Documentación, Histórico) • Conexión y Comunicación en Línea entre los usuarios:
Autoridades, profesionales, técnicos y administrativos RRHH, Normativa y Capacitación, Equipos de Auditoria Internos y Externos 3

• Trabajo de colaboración por pantalla 4. • Contribución de Terceros 5

Fortalecer y/o implementar Conceptos
• Plan de mejoramiento institucional continuo • Tablero de Control • Simplificación de Procesos 6 • Reformulación de estructura interna organizativa • Evaluar el marco legal de respaldo de los nuevos conceptos • Generar Reportes exportables a Planilla de Calculo, Procesador de Texto o “PDF”, con firma digital certificada.
Funcionalidad en el diseño visual y de los procesos útiles y amigables del sistema. Flexibilidad en la obtención de informes definiendo contenido y forma de presentación y la Parametrización por el usuario. La actualización a los cambios y requerimientos de la Institución y las nuevas tecnologías. 2 Verificación de los datos: protocolos internos de validación en el ingreso de datos (fechas, cantidades) y que el sistema permita por cruce de información la verificación de cómo se obtienen. 3 Usuarios externos: USI’s, Red Federal Control, Organismos Auditados, etc. 4 Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto. 5 Contribución de Terceros: participación de Oficina Presupuesto, Cuentas JDE, Boletín Oficial, Biblioteca de Legislatura, etc. 6 Simplificación: Implementación inmediata de nuevos formatos de documentación y “erradicación” “disminución” trabajos repetitivos y duplicación de tareas. Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 4 / 21
1

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

Nuevos Conceptos
• • • • • • • • • • • • Oficina de bolsillo (futuro: Oficina en la “Nube”)7 Modelos Módulos8 Normativa de Aplicación - Aplicativo Firma Digital 9 Autorización En Línea 10 Parametrización Dirección de Correo Electrónico Autorizadas oficiales Ahorro de papel 11 Programa de Gestión Electrónica de Documentos 12 Papeles de Trabajo Electrónicos13 Agenda y/o Calendario 14

ESTRATEGIAS: GENERAR CONVENIOS DE COLABORACION
• Oficina de Presupuesto: obtener en tablas el presupuesto general y las modificaciones al presupuesto. • Sistema JDE: obtener en tablas la vinculación de las cuentas Cursos de Acción y Actividades de los organismos. • Boletín Oficial: la normativa en un nivel mas practico o relacionable con nuestra función. • Biblioteca de la Legislatura: aprovechar bases de datos de la normativa provincial. • Potenciar la inclusión en la Red Federal de Control (convenios): o Sindicatura General Nación: sistemas en funcionamiento de control 15 y experiencias 16. o Auditoría General Nación y Provincia: sistemas en uso 17. o Tribunal de Cuentas de Mendoza, este tiene entre las funciones el control interno 18. o Desafío de ampliar la Oferta de Control al Ámbito Privado.

Oficina de bolsillo permite ingresar al sistema desde cualquier ubicación vía internet con sistema de usuarios. Subsistemas autónomos que integran el Sistema, esta independencia permite que sobre la marcha se puedan incorporar nuevos Módulos, ampliando procesos administrativos no contemplados inicialmente. 9 Ver: www.jgm.gov.ar/paginas.dhtml?pagina=261 y www.unsa.edu.ar/sigeco/archivos/sig_material/P%20Firma%20Digital%202010.pdf 10 Autorizaciones de nivel bajo por sistemas En Línea y notificaciones “vía dirección de correo” 11 Baja en el uso de papel impreso en proyectos, borradores, aprobados!, informes previos, etc. y como beneficio adicional: salvar la circulación de versiones varias de un mismo asunto. Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto. 12 Es el Área de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones. Histórico de las actuaciones en soporte electrónico. 13 Archivos electrónicos. Fuente: http://www.sindicom.gva.es/web/wdweb.nsf/documento/manual_de_fiscalizacion - Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana. Reporte: http://www.lapiedad.org.ar/base/Archivos/pg95-102.pdf 14 Tabla con datos restringidos a nivel usuario y otros datos públicos a distintos niveles. 15 Sistemas: SISPE (Sistema Seguimiento de Planeamiento y Ejecución) cargan planes anuales, informe mensual de ejecución y el SISIO (Sistema Seguimiento de Informes y Observaciones). 16 Red Noticias (agentes SiGeN y UAI) noticias sector Publico Nacional en general y de actividades de SiGeN 17 Sistema Informático de Informes de Auditoría de Sector Público Nacional. Observaciones y Seguimiento y proceso de regularizaciones. 18 Sistema Informático de Control de Gestión (SiGesCo desarrollado por el organismo) y un Digesto de la normativa. Se podrá obtener una descripción en el link del Congreso 2010, en la página 6 (adopta varios conceptos interesantes):
8

7

http://congreso2010.sigen.gov.ar/_Images/seleccion%20de%20trabajos/Autoevaluacion_Mescolatti_Marta.pdf

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 5 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

REQUERIMIENTOS para el DESARROLLO DEL PROYECTO
PLANIFICACION. Definición del proyecto con sus etapas, la valorización de las actividades a desarrollar y de los recursos humanos. MEDIOS. Los medios necesarios para el desarrollo del Proyecto serán: • Económicos a partir de un “Presupuesto por Programa” para la ejecución del Plan de Trabajo del proyecto. • Recursos Humanos, Personal Especializado para la investigación previa de los aspectos normativos, Equipo de desarrollo del Sistema (equipo interdisciplinario), avances de otros órganos de control, gestión de convenios de colaboración con otros Organismos de la Administración (Oficina de Presupuesto, Boletín Oficial, Biblioteca de Legislatura, etc.), participación a los Usuarios internos: entrevistas a fin de definir sus necesidades, Usuarios de la SiGeP para las pruebas piloto, puesta en marcha y retroalimentación. Mantenimiento posterior. El Proyecto requiere de un Coordinador Jefe de Proyecto, con habilidades para llevar el mismo adelante, manejo de personal a cargo, planificación y coordinación de tareas. Motivación al equipo de trabajo (Perfil y Funciones). Implica una estructura organizativa Temporal (etapa de ejecución y pruebas) y otra permanente (administrador del sistema). Los integrantes del equipo cumplirán las funciones requeridas de acuerdo a las fases de Desarrollo del sistema ejerciendo roles específicos (distintos actores con participación en diferentes etapas).
En el caso de que la implementación se delegue a consultores externos, procurar que siempre haya como mínimo, una persona de la propia organización que trabaje juntamente con ellos y realice un seguimiento de cerca, con el objeto de favorecer la transferencia de Know How 19.

-

• Recursos Físicos, instalación de servidor, equipos requeridos PC y Portátiles, instalación de una red certificada.

19

Fuente: http://dialnet.unirioja.es/servlet/fichero_articulo?codigo=273960&orden=70157 Pág. 6 / 21

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

CONCLUSIONES
El Plan de trabajo ronda en la implementación de las Nuevas Tecnologías de la Información en la Gestión Administrativa de los Procesos de Auditoria de la Sindicatura General de la Provincia. Desde respaldo legal que valide los Nuevos Conceptos, la gestión de Convenios Estratégicos, hasta la Implementación de estos Conceptos que en algunos casos ya son aplicados por órganos de control o estatales a nivel nacional como internacional. Esto contribuirá a jerarquizar el Órgano de Control a los tiempos y la tecnología a disposición. De esta manera el Órgano de Fiscalización logra reducir las tareas repetitivas y paralelas, un proceso que ya se encuentra en marcha con la re-nivelación de todo su RRHH en funciones de control, siendo el nuevo desafío plantear la Capacitación Técnica del recurso hacia un mayor valor agregado, fomentando el trabajo en equipo y persiguiendo la especialización y actualización permanente. Esta es la Visión general del Proyecto donde confluyen un conjunto de actividades alrededor del Sistema propiamente dicho, las cuales son necesarias y también importantes. Es un emprendimiento trascendente tanto en los medios que requiere para llevarlo a cabo como en el resultado que se puede obtener a futuro, es menester el Compromiso de la Autoridad en todos los niveles. El resultado será el esfuerzo de la organización en general a través del aporte de todos sus miembros. El equipo de desarrollo será una etapa inicial, mientras que el apoyo colaborativo de cada uno de los Usuarios permitirá la realimentación del Sistema en General, por medio de las experiencias, sugerencias y feedback de la Etapa de Prueba y más allá de la Etapa de Implementación del sistema (ó Puesta en marcha); con la filosofía de mejora continua.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 7 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

GENERALIDADES
• • Estandarización de procesos. Reducción de documentación impresa: ahorro de espacios y tiempo de clasificación y archivo. Reducción de costos papelería, recursos informáticos (tóner, mantenimiento impresoras). Al automatizar procesos facilita la concentración del Recurso Humano en tareas de mayor importancia y especializadas (adaptación al aumento de Personal profesional y la Renivelación de la Función SiGeP 2011). Resguardo de la información (protección en servidores y backups). Integridad de la información y la privacidad de los datos. Estatus de la Auditoria: Las auditorias tienen un “status” cuyos valores son especificados por el Administrador del Sistema, los estatus especiales son “Completado” (permite acciones de seguimiento) y “Archivado” (no permite ningún tipo de modificación), es a efectos de prevenir la aplicación de cambios no autorizados. Trabajo colaborativo: por ejemplo múltiples usuarios trabajando sobre una misma auditoria al mismo tiempo y Colaboración en elaboración de Documento 20, actualización de los registros de la información auditada, de acuerdo a las diferentes tareas asignadas. Plazos y la administración de la agenda: “Fechas claves planificadas” y “fechas clave real”, permitirán monitorear e investigar las variaciones. Fecha de inicio, borrador de informe, informe final determinado automáticamente. Variaciones de fechas planificadas vs reales, medición de desempeño contra objetivos; retrasos. En esta variable se considerará días/hombre de la planificación. Modulo Informe de Auditoría: Acumula las partes de un informe (normativa, plazos, autoridades responsables, observaciones, recomendaciones, etc.) y genera el Informe de Auditoría, cuando el Sindico aprueba el informe el estatus cambiara a solo lectura. Quedando disponibles solo los registros del Seguimiento. Las Novedades Diarias de oficina de personal se trasmitirán En Línea a todas las autoridades que dispongan, actualizando el GAPA en su agenda. Comunicaciones y autorizaciones operativas:
o Las notificaciones, remisiones de actuaciones serán a través de direcciones de correo oficiales (según estructura organizacional o individuales) o Las autorizaciones por “requerimiento de autorización En Línea”, ejemplo: el jefe en su sesión del sistema recibe un cuadro de autenticación donde podrá con una clave de seguridad autorizar la petición/requerimiento solicitado (este podría ser un VºBº de un permiso de salida Oficial o Particular, asistencia a curso, VºBº de un informe a ser emitido por el auditor. o Los atributos de autorizaciones de acuerdo al “grado de decisión a tomar” será en titular del cargo y/o se podrá configurar ampliar en un Subjefe directo o Secretaria. Para ello se registrara clave de autorización por Usuario, esto significa que el sistema hace un

• •

• •

20

Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto. Pág. 8 / 21

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP
seguimiento (histórico) de quien habilito esta delegación de autoridad con fecha y hora, terminal de donde se realizo (de la habilitación y deshabilitacion). o Las comunicaciones con el personal se pueden implementar por vía correo interno o mail con confirmación o de oficio. Ejemplos: notificaciones de cursos y normativa vigente, reuniones de jefaturas, novedades o plazos a cumplir (memoria anual de las Gerencias, constancias de alumno regular. DDJJ empleo público y grupo familiar ó comunicación de Sanciones Disciplinarias leves de la Oficina de Personal, Memos en general, entre otros)

Seguridad de la Información y Centralización:

o Accesos restringidos con el uso de perfiles, usuario y contraseña, permitiendo implementar separación de roles y contraposición de intereses (sincronizado con su función actual y situación en SiGeP). o Auditoría de toda la actividad: tanto de las solicitudes de validación como la generada a través del sistema de gestión. Protección de la información sensible a través de la firma digital. o Las distintas transacciones que se realizan actualmente sobre conexiones de internet requieren distintos tipos de autenticación:  Si el usuario simplemente desea consultar información pública la autenticación no es necesaria (Usuario visitante).  Si el usuario desea consultar información interna de la institución, deberá encontrarse registrado y autenticado por el administrador con nivel de consulta. Ejemplo: este sería el perfil para una consulta de información de personal de distintas áreas, jefaturas o USI’s sobre información interna operativa que no tenga la clasificación de restringida.  Si se está realizando registración de bajo nivel, el sistema deberá identificarlo y debe estar autorizado / validado por el sistema.  Si se está efectuando una operación de nivel alto muy delicada y sensible deberá tener los atributos necesarios y validados por el sistema.  “Generación de pistas de auditorías” nos permite mantener la historia de los cambios que se realizaron a los datos e identificar: que cambio, quien lo realizo y cuando. A partir del análisis de esta información se puede llegar a determinar como cualquier dato o elemento obtuvo su valor actual. Comunicación directa con servidor de aplicaciones: el sistema está disponible para recibir consultas directas vía Web. Esto permite simplificar la arquitectura de la red y las aplicaciones de la empresa por disponer de forma centralizada de esta información.
fecha y hora de inicio y finalización de sesión (cierre o salida forzada de seguridad) nombre de usuario “Dirección MAC” de la terminal de donde accedió (como el DNI de c/computadora).

o

PERSPECTIVAS
Desde el Gerente General – Gerente de Coordinación
• Panel de Control 21 • Resumen de Auditorias (histórico / en curso), también disponible para Despacho.
21

Panel Grafico y Visual con una situación general del estado general de las auditorias, para la toma de decisiones. Pág. 9 / 21

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP • Información detallada de los distintos aspectos de una Auditoria: fechas, recursos humanos participantes, programa de trabajo, observaciones y recomendaciones y seguimiento, Actuaciones producidas. • Estado: en duración; en alcance; en los resultados; actuaciones producidas o requeridas y las recibidas. • Informes producidos. • Agenda del Usuario 22 • Confección de la Memoria Anual de manera semi-automática, ahorro de tiempo y mayor confiabilidad de los datos. • Llevar Indicadores de Gestión (eficiencia, efectividad, etc.)

Desde el Jefe Auditor – Jefe de equipo de Auditoria
• Manejo sencillo de los procesos administrativos: “sintetizados” • Resguardo: de los Informes En Línea (único archivo), el cambio o modificación de los textos con la posibilidad de realizar backup de versiones anteriores23. • Consulta de normativa En Línea, posibilidad de administración de esta y Manejo de File Permanente Digital con Índices de Normativa. • Vinculación de las partidas presupuestarias (actualizadas) con las cuentas del JDE y los Cursos de Acción. • Gestión de Archivos en general. • Gestor para la confección de Informes de auditoría.

Desde el Jefe de Recursos Humanos
• Manejo sencillo de los procesos administrativos de novedades de personal • Generación de Novedades del Día y “Publicación En Línea” a disposición en forma selectiva o general de acuerdo a la decisión de la Institución. También preverá la opción imprimir. • Administrará la ficha de asistencia individual del agente, con la posibilidad de implementar la gestión de asistencia del personal (llegadas tardes, licencias varias, cálculo de vacaciones, etc.). • Posibilidad de implementar un modulo de Permiso de Salidas. • Posibilidad de implementar un modulo de Carga de formularios En Línea: DDJJ empleo público, DDJJ de familiares, Actualización de la información personal obligatoria (dirección), entre otros.

De la Gerencia de Legales
• Posibilidad de implementar a futuro un modulo de Legales, que incorpore sus funciones particulares como las relacionadas al apoyo de auditoría, como la administración y gestión de Dictamenes.
22 23

Con referencia a Auditorias donde podrá realizar apreciaciones y comentarios personales de Ayuda Memoria. Nuevo concepto de Ahorro de Papel, los informes aprobados se imprimen, mientras tanto se elevan electrónicamente al superior jerárquico. Pág. 10 / 21

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

De la Gerencia de Planificación y Sistemas
• Posibilidad de implementar el modulo de Normativa, que se integre con las funciones de la auditoria, para la consulta permanente. • Posibilidad de implementar a futuro un modulo de Capacitación Institucional de acuerdo con el plan de capacitación, que contemple asistentes, horas cátedra, tipo y tema de la capacitación, que provea información a los Indicadores del Organismo. La realización de inscripción de interesados y el VºBº del jefe En Línea, como la publicación del material de lectura de la capacitación.

Del Funcionamiento General
• Inicio de una sesiones en el Sistema con identificación del Usuario y un nivel de atributos definidos. • Programas de trabajo y otros modelos vigentes24 (actualizados). • Papeles de Trabajo estandarizados25. • Centralización de los Datos de Auditorias: − Plan Anual de Auditoria 26 − Organismo y Funcionario − Temas y Asuntos − Planificación por Ítems y Tiempos − Personas integrantes de equipos y auxiliares27 • Gestión de Resoluciones de Auditorias28 • Tablas de Autoridades actualizadas (autogestión / administrador) 29 • Protocolo de autorizaciones / notificaciones de los actos: En Línea 30

FUNCIONES Puesta en Marcha – Configuraciones y Mantenimiento
Normativa • Aporte normativa • Edición formatos • • • • • Consejo Auditoria Administrador Operativos • Tarea de alimentar el Sistema (carga a nivel medio a bajo según perfil). • Usuario visitante Formatos formularios • Tareas de alto nivel Lineamientos • Parametrización y Diseño de contePlan Anual nidos y procesos Otras Políticas Aplicación NAIG Feedback para mejora continua

Plantillas En Línea vigentes de uso, de los diversos formatos de notas que se confeccionan. Desde una librería de plantillas y la opción de ser redactados manualmente. 26 Gestión del cumplimiento del Plan anual como datos iniciales de una auditoria en particular. 27 Tiempos de participación del equipo estable como de especialistas requeridos extraordinariamente. 28 La Gestión de la emisión de Resoluciones vuelve al ámbito del Despacho del Síndico, donde las tareas se resumen a Imprimir y rubricar las auditorias aprobadas. 29 Tabla de las autoridades en funciones de los organismos auditados, registrado desde el Administrador del Sistema como la posibilidad de la autogestión por los diversos usuarios con las autorizaciones correspondientes. 30 Poner en vigencia un régimen de notificaciones y autorizaciones de bajo nivel vía correo electrónico y en las Sesiones de cada Usuarios: “buzón de autorizaciones pendientes”.
25

24

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 11 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

ANEXO I: CIRCUITOS COMUNES DE AUDITORIA
ETAPA PREVIA
En el proceso que se detalla, la primera página del diagrama, es realizado totalmente por Red (evita la impresión de versiones varias de documento, promueve el ahorro de papel y salva de la duplicidad de documentos): 1. A partir de la programación de una auditoria, la cual puede originarse en el Plan Anual de Auditorias de donde se migran los datos, se redactan en forma libre o una combinación de ambos. En esta etapa los formularios de carga y redacción de la auditoria es exclusiva del operador y jefe de equipo o Jefe Auditor y tiene un carácter de No definitivos. El término “publicar con destino a” significa que la información de referencia se pone a disposición de la persona de destino, esto implica que el “emisor” deja de tener posibilidades de edición y el “receptor” adquiere este atributo. El proyecto prevee que se utilice las propiedades de “Documentos Compartidos” donde el superior que supervisa los datos de la programación podrá realizar cambios, modificaciones u observaciones (aportes y/o comentarios) al texto original, sin perderse dicho texto original… Así para el caso de la programación de la auditoria, el Gerente de Coordinación realizara sus ajustes (cuando se publique con su destino el programa) pero el que los dará realmente de alta será el productor del documento (jefe de equipo y/o Jefe Auditor), esto previo a que el Superior redirija o “publique hacia el Jefe Auditor” el programa.
Etapa Previa 1/2 Ilustración 1

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 12 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP 2. Ante la Aprobación de Auditoria por el Sindico General, los registros se bloquean a la edición (pasando a ser permanentes ó Definitivos), este genera una notificación por sistema a los involucrados y en forma paralela la Orden de producir la documentación a firmar (1):

Etapa Previa 2/2 Ilustración 2

a. El originante del programa imprime y firma el Programa de Trabajo (PT), lo eleva al Gerente de Coordinación (GC). b. El Gerente de Coordinación Imprime e iniciala la Nota de Presentación (NP) y firma el Programa de Trabajo, eleva ambos a Gerencia General (2). c. El Gerente General inicializa y entrega a la Secretaria del Despacho del Síndico.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 13 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP d. La Secretaria de Despacho imprime la Resolución de Auditoria, adjunta el PT y NP para la firma del Síndico. Posteriormente realiza la notificación escrita de la resolución y remite la NP a la Mesa de Entrada para la numeración. e. La Mesa de entrada entrega al Equipo de Auditoria la NP numerada. En el caso de que en alguna de las etapas de Aprobación de la Auditoria, se tome la decisión de dejar en suspenso, reserva o a futuro la respectiva auditoria (no se apruebe), en el Sistema se le asignará al proyecto el estado de “en Reserva”. Los integrantes del equipo de auditoría se les habilitara, en el sistema el modulo de la Auditoria de referencia, en la cual podrán vincular con la normativa “digitalizada” que corresponda (File Permanente digitalizado), una sección donde podrán cargar nueva normativa, una sección donde estará disponible acceso a las Auditorias anteriores relacionadas (informe, actuaciones, requerimientos y contestaciones, descargos, etc.). Finalmente en el Sistema se registrará: Nº Resolución, días de auditoría, fechas (resolución, nota de presentación, ingreso al organismo a auditar, inicio y finalización, prorrogas), días de prórroga. Al procedimiento lo confirma Despacho con la aprobación del Sindico General, ó en su defecto quien tenga el atributo de Aprobación asignado por sistema.

ETAPA TRABAJO DE CAMPO (ejecución de la Auditoria)
• El Sistema contara con una sección para colgar los archivos “Papeles de Trabajo” a fin de trabajar en línea o subir las actualizaciones de estos. • Incluirá formularios para datos similares a las que integran el Informe: o Normativa respaldatoria o Autoridades (responsables, operativos, otros): nombre, cargo, periodo a cargo y otros datos que se considere importante. • La “agenda de auditoría” permitirá realizar anotaciones de los avances, los asuntos pendientes, redacción/tipeo de novedades y serán de fácil incorporación al Informe de Auditoría. *Presenta datos públicos (configuración) y anotaciones Restringida al Usuario*

• De acuerdo con la práctica, cuando es necesario que el Auditado ponga a disposición grandes volúmenes de información (por ejemplo planillas Excel, archivos PDF) en informes impresos o en soporte magnético donde este no puede rubricar su autenticidad será importante incorporar la figura de dirección de correo oficial del organismo con la cual este enviará un correo a las direcciones oficiales o autorizadas de SiGeP. De esta forma se podrá realizar el respaldo confiable al File y se puede manejar esta información con los fines de la auditoria requiera. Paso previo a la firma digital en la documentación gubernamental. • Confección de notas se realizara con modelos incluidos en el Sistema y resguardados en el mismo: requerimientos, solicitudes, Arqueos, Entrevistas, Corte de Documentación etc.
Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 14 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP Pueden incluir un protocolo de autorización o VºBº “En Línea” con autoridad superior de SiGeP. • A partir de la Aprobación de la Auditoria de referencia, esta aparece en los Tableros de Control respectivos (del Síndico, Gerencias y Jefaturas). Los Gerentes podrán consultar los avances registrados en el sistema “En Línea”.

REDACCION DE INFORME DE AUDITORIA
La redacción del Informe de Auditoría se podrá ir realizando durante el trabajo de campo o a posterior, de todas maneras las registraciones efectuadas en la etapa de trabajo de campo es información que integra el informe. El Sistema preverá una sección para esta, la cual podrá ser consultada por el Superior (el que podrá hacer anotaciones en Agenda de su “sesión de usuario”). La información registrada, permitirá componer los Informes de manera más confiable, evitar cometer algunos errores de tipeo y otros (accesos restringidos a las autoridades que se establezcan): • Posibilidad de habilitar o no Modelos o Formatos de Informe de Avance. • Modelos o Formatos de Informe Preliminar. • Modelo o Formato de Informe Final combinado con la información que compone el Informe Preliminar. • En la lectura en pantalla el permitirá aprovechamiento de los hipervínculos a la documentación de referencia. Nuevamente la primera parte del diagrama es realizado totalmente por Red (ahorro de papel y impedir varias versiones del texto en circulación):

Redacción de Informe 1/2 Ilustración 3

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 15 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP 1. Una vez concluido el informe por el Jefe Auditor se “publica a la GC”, bloqueando la edición a este y habilitándola al GC. 2. GC puede devolver para correcciones con lo que publica hacia el Jefe Auditor o Aprobar el informe y entonces publicar hacia la GG. 3. Ante la Aprobación del Informe por el Sindico General, los registros se bloquean a la edición (pasando a ser permanentes ó Definitivos), este genera una notificación por sistema a los involucrados y en forma paralela la Orden de producir la documentación a firmar (1): a. El equipo de auditoría actuante imprime Informe y Notas de Elevación (NE) y firma (3), lo eleva al Gerente de Coordinación (GC). b. El Gerente de Coordinación firma y eleva al Gerente General. c. El Gerente General iniciala y eleva a la Secretaria del Despacho del Síndico.

Redacción de Informe 2/2 Ilustración 4

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 16 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP d. La Secretaria de Despacho controla y hace firmar al Síndico, numera y remite a la Mesa de Entrada para envío al Organismo que corresponda. Envía copias firmadas a la GC. e. La Mesa envía los Informes al organismo auditado y recepciona copia de la confirmación de recibido, que remite al Equipo de Auditoria. El Sistema permite clasificar la normativa que se enviara a File Permanente digitalizado y cual continua en File, la agenda quedará activa a fin de los plazos de descargo y emisión de Finales. Todos los informes que se aprueben y se emitan serán publicados en formato PDF sin atributos de copia o se puede tomar el modelo de Infoleg (Ministerio Economía de la Nación) en el cual las normas se consultan en formato HTML (cada opción tiene sus ventajas pero ello dependerá de las políticas del Órgano), debiendo avanzar en la implementación de la firma digital de estos documentos.

ARMADO DE FILE
La información registrada, se podría decir que permitirá realizarlo en forma semi-automática, esto son las Caratulas, Índices (con uso de hipervínculos) y Membretes. Obteniendo como resultado que el armado de File sea uniforme, respetando las Normas de Auditoria al respecto, haciendo su aporte a forman la Identidad del Organismo. Cuando se apruebe el Informe Final y Secretaria de Despacho remita al equipo de auditoría copia de la recepción del organismo auditado: • El Sistema solicitara las conclusiones finales o pasos a seguir como consecuencia de lo actuado (planteo de temas para futuras auditorias, seguimiento de recomendaciones, etc.) • Se solicitara el paso a un estado de Histórico de toda la documentación, sin posibilidades de modificación. Resguardo en Sistema de la documentación agregada (soporte magnético). • Por sistema estará a disposición toda la información producida en el mismo para consultas, referencias o Auditorias de Seguimiento.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 17 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

ANEXO II: LISTADO DE PLANTILLAS MODELOS
LIBRERÍA - PLANTILLAS MODELOS NOTAS (publicadas en Web - actualizadas)
Programa de Trabajo Resolución tipo Auditorias (oficio, según plan anual, requeridas, etc.) Notas de presentación de Auditoria Requerimientos (varios tipos) Arqueos Cortes de Documentación (varios tipos) Informe Preliminar / Final / Avance Aceptación prorroga a descargo / a contestaciones varias Nota de elevación, Informe preliminar ó final, al organismo auditado y/ó Ministerio Cabecera u Otros. Papeles de Trabajo Modelos: Planillas de cálculo para JDE, Arqueos, Liquidación Viáticos, Rendiciones de Cuentas, Conciliaciones Bancarias, Ejemplos de Gráficos (tortas o barras). Documentos procesador de texto Modelos: Plantillas con Writer de OpenOffice ó Word de MSOffice ó Formularios Infopath MSOffice: Planilla de Verificación para Licitaciones/Concursos de Precio/etc.

-

BUSQUEDAS y/o CONSULTAS A BASES DE DATOS
Asunto o Tema Organismos ó Ministerios (oficio, según plan anual, requeridas, etc.) Tipo de Notas/Documentación Año iniciación auditoria Ejercicio ó periodos menores Integrantes de Equipo de auditoria Etc.

Nota:

El Sistema deberá prever en sus distintas Tablas, la carga de los “periodos de vigencia” esto se refiere por ejemplo 1) de un cargo público específico dejar registrado cada funcionario responsable y el periodo que le corresponde (alcanzando a personal SiGeP en cada puesto de trabajo 31); 2) sobre un asunto en particular de la normativa específica que la regula con indicación de fechas desde cuando están vigentes y hasta cuándo (modificaciones); 3) Denominaciones de Organismos, Secretarias, Ministerios, etc.

Un ejemplo práctico sería las responsabilidades del Sindico General, en ausencia de este, a cargo de quien quedan dichas decisiones. Su aplicación permitirá asignar horas reales a la etapa de Trabajo de Campo, a partir de la información de los integrantes del equipo de auditoría y la efectiva prestación en la auditoria (toma en cuenta la asistencia registrada en la oficina de RRHH). Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 18 / 21

31

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP

ANEXO III: TRABAJO COLABORATIVO EN DOCUMENTOS
Publicación de un documento - Métodos de Colaboración varios Usuarios

Los métodos de Colaboración en varios Usuarios de un Documento como el Informe de Auditoría, por ejemplo Preliminar y Final. Se deberá tener en cuenta al momento de decidir el Software a utilizar, los derechos de las licencias. Los mecanismos descriptos, son análogos a los que utiliza MS Office. Se deberá realizar una evaluación de alternativas, de las cuales se elegirá la opción a implementar en el “Trabajo Colaborativo en Documentos”. Las siguientes opciones pertenecen a Software Libre: 1. DOCS – GOOGLE: En los siguientes links del sitio Google se explica el método que utiliza. El concepto es a partir del archivo generado de Informe de Auditoría en el cual los distintos Usuarios (el que lo produce, el GC, el GG y Sindico), realizaran los cambios, consideraciones y modificaciones que estimen oportuna. A partir de Alta de Usuarios a participar en el Archivo y el uso de colores a fin de identificar la participación de cada autor. Esto implicaría utilizar los servicios del paquete de Google, como el correo electrónico, a fin de poder realizar las altas de Participantes en Colaboración de Archivos colgados en el modulo Docs.

Pantalla Docs Google 1

http://www.google.com/google-d-s/intl/es/whatsnew.html Opciones de Uso Compartido de Google Docs http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?hl=es&answer=60781 Uso compartido del documento con personas determinadas http://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=es&answer=86152
Ariel Horacio Bermúdez / 2011 Pág. 19 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP 2. Writer - OpenOffice y la generación de versiones: A partir de un documento de Procesador de Texto en software guarda y organiza versiones múltiples del original actual en el mismo archivo. También es posible abrir, borrar y comparar versiones anteriores. Versiones existentes: enumera las versiones del documento actual, la fecha y hora de su creación, el autor y los comentarios asociados Las opciones 1. y 2. (incluyendo el software con licencia paga Word de MSOffice y aplicaciones similares disponibles de Hotmail Live) para los documentos colaborativos, no es completamente apropiada por que genera la dificultad no ponderada de: o Cómo realizar la exportación desde información incluida dentro de bases de datos del sistema a un formato de Procesador de Texto para “la colaboración” o Posterior importación del “documento en Procesador de Texto” a los diferentes campos de las bases de datos del sistema. o El sistema de versiones de la opción 2. es interesante pero no escapa a las apreciaciones de los ítems anteriores. 3. Es así que se presenta la opción que controlara 100% por el Sistema GAPA. 1. Protocolos incluidos en el Sistema GAPA con generación de Reporte del Informe para visualizar en pantalla y opción de impresión (interno del sistema). Modulo de Informes: Identificación de tipo de Informe con un formulario con solapas de las partes de cuerpo de informe: Alcances; Base Legal; Funcionarios y Empleados Principales responsables; Estructura del Organismo; Metodología de la auditoría; Identificación de criterios aplicados; Observaciones; Recomendaciones; Seguimiento de Auditoria. Posibilidad de Implementar hipervínculos a normativa y papeles de trabajo. Opciones de textos y de numeración. Referenciar y/o insertar gráficos y tablas. Quien solicita el alta de una versión de Informe adquiere la exclusividad de edición mientras no lo publique, momento desde el cual la versión queda de solo lectura. Descripción de Protocolo: 1.1.1. Creación: alta de Informe I001/01 “Autor”. El Autor redacta el informe y lo publica, confirma la elevación al gerente de coordinación (GC), aquí se cierra la “versión 01” = “v.01” 1.1.2. Confirma recepción: el GC abre la v.01 del informe 1.1.2.1. Si no encuentra objeciones, Aprueba y publica confirmando la elevación al gerente general (GG). La versión se mantiene v.01 1.1.2.2. Para realizar correcciones, solicita alta la v.02, el texto que redacte será en un color de fuente distinto al original, con posibilidades de tachado, resaltado, incluir texto, incluir anotaciones (preguntas, aclaraciones o referencias incompletas, etc.) y comentarios. Publica y remite al “autor”.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 20 / 21

PLAN DE TRABAJO – INFORMATIZACION: GESTION ADMINISTRATIVA DE SiGeP 1.1.3. Autor Confirma recepción: solicita el alta de I001/03 ó v.03. Aplica correcciones que estime necesarias y publica (en este momento el informe v.03 adopta un único color de texto). 1.1.4. El proceso se repite, hacia arriba o abajo con el mismo criterio.

Aclaraciones
o En línea jerárquica hacia arriba (según configuración) el GG podrá recibir el informe enviado al GC y salteando a este, el sistema registrara la operación. o También será de aplicación la posibilidad de que un informe “corregido” por el GC pueda ser publicado hacia el GG a fin de que este intervenga, utilizando los criterios detallados en “1.1.2.2”. Esta opción se puede adoptar cuando las correcciones son menores a fin de agilizar las operaciones. o Si un informe aceptado y abierto (por ejemplo por el GC) no es posible que este realice la publicación, el Administrador del Sistema o Persona Autorizada (por ejemplo Sindico) podrá habilitar la liberación y “publicación ó remisión” para su prosecución. Este es el caso de fuerza mayor. Esta situación quedara registrada bajo la responsabilidad de quien lo autorizo. o Se podrá parametrizar “plazos y/o recordatorios” desde la publicación, aceptación y reenvío de Informe. o El Sistema guardará en el Histórico de la Auditoria, todas las versiones producidas con indicación del Usuario actuante.

Ariel Horacio Bermúdez / 2011

Pág. 21 / 21

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->