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Manual de Caja Chica

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Secretaría de Seguridad Alimentaria Y Nutricional

Presidencia de la República

TIEMPOde

solidaridad

Actualización, septiembre de 2008

Gobierno de Álvaro Colom
GUATEMAL A

CAJA CHICA

Manual de

2008

Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que exceden los límites establecidos en el presente Manual. pinturas y colorantes Útiles de oficina Útiles de limpieza y productos sanitarios Accesorios y repuestos en general 2. .CAJA CHICA 2 3 CAJA CHICA MANUAL DE CAJA CHICA GRUPO 1: SERVICIOS NO PERSONALES Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo que estipula el Acuerdo A-15-98 de la Contraloría General de Cuentas por medio del cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno y específicamente el contenido del numeral 4. Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de SETECIENTOS QUETZALES (Q 700. NOTA IMPORTANTE: PARA EJECUTAR EN RENGLONES DEL GRUPO 1 Y 2 QUE NO FIGUREN EN EL LISTADO ARRIBA IDENTIFICADO. con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo 111 112 113 114 122 142 151 162 165 Energía eléctrica Agua Telefonía Correos y telégrafos Impresión. DEBERÁ SOLICITAR AUTORIZACIÓN A LA DIRECCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL ANALISTA DE PRESUPUESTO.10 de las Normas de Control Interno de Tesorería. se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de las mismas. GRUPO 2: MATERIALES Y SUMINISTROS NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA 1. Reproducción y Encuadernacion Fletes Arrendamiento de edificios y locales Mantenimiento y reparación de equipo de oficina Mantenimiento y reparación de medios de transporte DEFINICIÓN DE CAJA CHICA La Caja Chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores. en lo relativo a la creación y manejo de fondos fijos de Caja Chica. de los grupos 1 y 2 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. conforme a la descripción siguiente: 211 241 267 291 292 298 Alimentos para personas Papel de escritorio Tintes. exclusivamente para fines de la Entidad. Únicamente podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente.00) en una sola compra y/o pago de servicio.

debe tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. bienes. el vale debe llenarlo con letra clara. USO DE VALES 2. El Encargado(a) de Caja Chica deberá llevar un libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el registro y control del fondo. Para llenar un vale. 021. dará lugar a las sanciones disciplinarias que las Autoridades Superiores establezcan. Solicitud de vale.CAJA CHICA 4 5 USO DE VALES CAJA CHICA FISCALIZACIÓN Y REGISTRO La fiscalización del fondo de caja chica está a cargo de la Contraloría General de Cuentas de la Nación y de la Auditoria Interna de la Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la República. No es permitido que el Encargado(a) de Caja Chica emita vales para préstamos personales y cambio de cheques con el fondo. Firma del Solicitante. por parte del encargado(a) de caja chica y/o quién hace uso de los fondos. así como anticipos de viáticos y proveedores. mediante Acuerdo o Resolución interna. en los casos que la Sección de Almacén. así como otras sanciones legales aplicables. indicando el monto que estime necesario para la creación del mismo. en orden cronológico de fechas. 4. se nombrará a la persona responsable por medio escrito. DISPOSICIONES GENERALES La creación del Fondo de Caja Chica. En casos de compras de materiales. así como sus respectivas visas. debe estar autorizado por la Autoridad Superior de la Dependencia. Únicamente el personal comprendido en los renglones 011. 022 y 029 pagados por SESAN. no cuente con los materiales. quién debe caucionar la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración Jurada Patrimonial conforme al Decreto 89-2002 (Ley de Probidad). . Para el manejo del fondo de Caja Chica. alimentos para reuniones y otros. documento que será emitido por la Sección de Tesorería al momento de solicitar efectivo. debe tenerse el cuidado de detallar todos los documentos que integran cada liquidación. el concepto de gasto que sea el mismo de la Solicitud de Materiales y Suministros. 3. SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual. suministros. y accesorios debe tener la Factura Sello de Ingreso a Almacén. La persona que solicita el vale tiene la obligación de tramitar la Solicitud de Compra de Materiales y Suministros (Pedido y Remesa). Visto Bueno del Director Administrativo. podrá solicitar vale al encargado de caja chica.

Al liquidar el vale. adjuntar listado de participantes con firmas incluidas. y observando los siguientes aspectos: 1. que sea el mismo de la solicitud 3. El Monto del vale debe liquidarse en un término de (setenta y dos horas y no se autorizará un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. están obligados a liquidar el vale dentro de setenta y dos horas siguientes al recibo del efectivo. 4. Cuando se realice compra de alimentos para reuniones oficiales. para la respectiva liquidación del vale. el valor del gasto en números y letras y comprobar los gastos efectuados. vales pendientes de liquidar y los documentos de legítimo abono. del Director Financiero Recomendaciones sencillas y claras que se solicitan. debe acompañar factura(s) a nombre de SESAN con número de NIT de la Institución 4125567-4. Bo. USO DE VALES Firma del solicitante Firma de Tesorería Vo. Debe realizarse como mínimo una vez por semana. A todo vale deberá acompañarse el pedido y remesa (Solicitud Compra de Materiales y Suministros). . Lugar y Fecha Cantidad en Números Cantidad en Letras Concepto de gasto.CAJA CHICA 6 7 VALE DE CAJA CHICA CAJA CHICA LIQUIDACIÓN DE VALES Los empleados que soliciten dinero de caja chica. para Numeración Correlativa 2. adjuntando los documentos contables con la visa de Presupuesto. en la que incluirá el saldo bancario del libro autorizado. la integración del Fondo asignado.

DE JEFE DEL DEPARTAMENTO. 1 en adelante en forma independiente. Anotar correlativamente del número uno (1) hasta el último comprobante de la liquidación en el Cuadro de detalle. El encargado de Tesorería revisará en forma previa la liquidación presentada. por lo que cada formulario tendrá un número de orden secuencial. El Período. así mismo las fechas de los documentos que se liquidan deben corresponder al periodo indicado. el cual se colocará en la parte superior derecha. 3. llenado a máquina cumpliendo con sus requisitos como se describe a continuación: El encargado de caja chica solicitará el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mínimo y máximo 80%. Bo. Los comprobantes deben foliarse o numerarse del No. para cada liquidación o solicitud de reintegro. 2. para delimitar la liquidación.CAJA CHICA 8 9 REINTEGRO DEL FONDO DE CAJA CHICA CAJA CHICA A cada vale es necesario adjuntar el Pedido y Remesa (Compra de Materiales y Suministros). así como documentación de soporte adjunta. NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo.Bo. previo a su reintegro con Vo. se completará con las fechas inicial y final de la liquidación. El reintegro de liquidaciones parciales se solicitará en formulario previamente elaborado. del Director Financiero. conteniendo como mínimo la siguiente información: 1. . 4. Deberá existir un control correlativo interno de liquidaciones.

CAJA CHICA 10 11 FORMATOS A UTILIZARSE: CAJA CHICA 5. deberá registrarse dentro del sistema formulario FR-03. 8. Formato FR-03 registrado en el sistema y deposito de sobrante si existiere a la fecha. OPERACION DENTRO DEL SISTEMA DE SICOIN OPERACIÓN DENTRO DEL SISTEMA DE SICOIN: Adicional al formato de liquidación para reintegro de caja chica. donde se consignará documento por documento. nombre de la empresa. presentando el formato usual de liquidación de caja chica con la documentación de soporte correspondiente. Reposición de fondos en trámite: se anotará el número de las liquidaciones que se encuentran en trámite y su valor total. 10.Bo. Valor de la reposición: se completará con el número de la presente liquidación y su valor. dicha liquidación deberá realizarse antes del 30 de noviembre de cada año o la fecha que se les comunique. 9. LIQUIDACIÓN FINAL La caja chica deberá ser liquidada totalmente y entregada al Departamento Financiero. del Jefe Inmediato Superior. afectando las estructuras presupuestarias correspondientes. 7. Fondo asignado: se anotará el monto total asignado. Se registrará el número de factura que ampara el gasto. 6. . Firma del responsable de la Caja Chica y Vo. tipo de gasto y el valor total de la factura. Se anotará la fecha del documento que ampara el gasto.

ENMIENDAS O TACHADURAS Y LAS QUE SE PRESENTEN DE ESTA FORMA SERÁN DEVUELTAS Y SE SANCIONARÁ AL RESPONSABLE. LAS CUALES DEBERÁN ESTAR RAZONADAS Y FIRMADAS POR: LA PERSONA QUE REALIZÓ EL GASTO Y VISTO BUENO DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO. Número de Identificación Tributaria de la Institución es 4125567-4 Descripción de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores. Toda factura debe ir identificada en que régimen se encuentra. El precio total de la operación.CAJA CHICA 12 13 CAJA CHICA REQUISITOS IMPORTANTES PARA LAS FACTURAS Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios. como se define a continuación: 3 4 NOTA IMPORTANTE: 5 6 Número de la factura Factura a nombre de la Institución en forma completa SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONALDE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ó abreviado SESAN. Número de resolución por la Administración Tributaria donde autorizó la emisión de las facturas y rango autorizado. como mínimo y en forma claramente legible. (Colocar después del número) TODA LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA DEBERÁ CONTENER LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE. debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institución. Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor. deberán contener. Ley del Impuesto al Valor Agregado. si es persona jurídica. razón o denominación social y nombre comercial. FACTURAS. Lugar y Fecha de la emisión. Las facturas emitidas por máquinas o cajas registradoras autorizadas de forma mecánica o computarizada. 7 8 9 10 . así como la indicación de descuentos si los hubiere. (Reformado por el artículo 4 del Acuerdo Gubernativo 500-2001 del 27 –12-2001). con inclusión del impuesto. LAS FACTURAS NO DEBEN CONTENER BORRONES. Artículo 36. si es persona individual. la información siguiente: 1 2 La denominación “factura”. Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor.

este no debe contener borrones.CAJA CHICA 14 15 HABILITACION Y OPERACION DEL LIBRO PARA MANEJO DE CAJA CHICA Los movimientos diarios de la Caja Chica (ingresos y egresos) deben ser procesados oportunamente. EL libro debe estar habilitado y autorizado por la Contraloría General de Cuentas. con la finalidad que en cualquier momento se muestre el saldo correcto y con ello realizar las programaciones correspondientes. Los datos que debe contener como mínimo el libro de control de caja chica son los siguientes: • • • • • • • Fecha Número y serie de Factura Nombre del Proveedor Descripción del gasto Ingresos Egresos Saldo CAJA CHICA Manual de 2008 . enmiendas o tachaduras debido a que puede ser objeto de reparo de parte de la Contraloría General de Cuentas.

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