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Analisis y Diseño de Sistemas Administrativos

Analisis y Diseño de Sistemas Administrativos

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Seminario de Administración

Índice
Resumen Ejecutivo................................ ................................ ................................ .................. 2 Introducción ................................ ................................ ................................ ............................ 3 Metodología para el análisis y diseño de sistemas administrativos. ................................ ..... 4 Antecedentes ................................ ................................ ................................ ....................... 4 Misión ................................ ................................ ................................ ................................ .. 4 Visión ................................ ................................ ................................ ................................ ... 4 Planeación del Estudio ................................ ................................ ................................ ............ 5 Determinación de la problemática organizacional ................................ .............................. 5 Definición del Objetivo de Estudio ................................ ................................ ....................... 5 Investigar las opciones que se tienen para solucionarlo y crear una hipótesis. ................ 5 Realizar un plan de trabajo para la solución del problema ................................ ................ 5 Recopilación de Datos y Documentos ................................ ................................ .................... 5 Registro de Datos ................................ ................................ ................................ ................ 5 Determinar la técnica más adecuada para la recopilación de los datos ............................ 6 Análisis de Datos ................................ ................................ ................................ ..................... 6 Propósito de Análisis ................................ ................................ ................................ ........... 6 Procedimiento del Análisis ................................ ................................ ................................ .. 7 Técnicas e Instrumentos de Análisis ................................ ................................ ................... 8 Diagnostico y formulación de conclusiones y recomendaciones ................................ ........ 10 Conclusiones................................ ................................ ................................ ...................... 10 Recomendaciones ................................ ................................ ................................ ............. 10 Informe y presentación del sistema administrativo propuesto ................................ ........... 11 Bibliografía ................................ ................................ ................................ ............................ 11 Anexos ................................ ................................ ................................ ................................ .. 12

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habilidades. 2 . pero sobre todo que se haga llegar a los mejores y mas idóneos candidatos para que apoyen y contribuyan con el logro de los objetivos organizacionales. Hoy en día la preocupación por la alimentación sana es lo primordial. Es por eso que el objetivo de estudio se centra en esta problemática organizacional. capacidades y aptitudes necesarias para ocupar determinada vacante dentro de la organización. es por eso que es de vital importancia que su sistema administrativo sea perfeccionado. Durante el análisis que se efectuó a esta empresa se puedo observar que tiene un muy buen sistema administrativo. Las técnicas utilizadas para la recolección de la información va n desde cuestionarios hasta entrevistas a los trabajadores de la empresa.000 mensuales aproximadamente y un retorno sobre la inversión de un 65. que a la v ez fuera agradable al paladar de sus clientes potenciales sin descuidar su buena alimentación.Seminario de Administración Resumen Ejecutivo La empresa a la cual se analiza es la productora de arroz con leche Rice & Milk Co. este sea reclutado de una manera eficiente. para que en un futuro cuando la empresa prospere. y requiera de nuevo personal.25%. y con esfuerzo y perseverancia puede llegar a prosperar. es por eso que esta empresa se dio a la tarea de crear un producto saludable. La empresa actualmente tiene ventas de $31. por lo cual queda claro que la empresa es rentable. pero donde se detecto la falla es en la organiz ación. Esta empresa surge por la necesidad de satisfacer un mercado muy amplio: las escuelas primarias. para conocer detalladamente sus actividades diarias y de esta manera poder especificar de una mejor manera los requisitos del puesto. ya que la empresa no cuenta con descripciones de puestos ni un sistema de contratación de personal.

resultando de este análisis un defecto en su sistema administrativo. Por ultimo se sugirió modificar su etapa de organización para beneficio no solo del personal si no para el beneficio organizacional. se le recomendó la mejor solución a dicho problema. esto se haga de una manera sistematizada y ord enada. El principal problema es que no cuenta con descripciones de puestos por lo que se le recomendaron ciertos pasos y técnicas para que el análisis de puesto se elabore de una manera efic iente.Seminario de Administración Introducción En el presente trabajo se muestra el análisis de una empresa. centrándose el problema en la etapa de la organización. para que a la hora de necesitar ocupar una vacante. Con el fin de apoyar a esta empresa. También se hicieron recomendaciones de implementar un diagrama de flujo de proceso de selección. 3 . para que la organización conozca exactamente los requerimientos necesarios para los distintos puestos dentro de la misma. estudiando su proceso administrativo.

canela y pasas. por ello se busca mantener un bala nce entre ellos. donde los niños pasan la mayor parte del tiempo. es una empresa preocupada por el bienestar y crecimiento de las familias ensenadenses. Misión Satisfacer el gusto de los clientes ofreciendo productos de repostería de calidad a un precio accesible. El producto es creado sin conservadores y con el toque casero que lo distingue de los demás. Antecedentes Rice and Milk Co. por ello el producto se lanzará en las escuelas primarias. y sobre todo se alimentan. además de los ingredientes que les gustan a los pequeños consumidores como lo es la leche ra. Visión Ser la mejor empresa local innovadora en productos de repostería obteniendo el reconocimiento de los consumidores por medio del sabor de nuestros productos. basando el servicio en plena satisfacción del cliente. 4 . como lo son la economía y la salud de las personas.Seminario de Administración Metodología para el análisis y d iseño de sistemas administrativos. a través de un postre natural y saludable como lo es el arroz con leche. Sobre todo la salud de los niños. ya que se sabe de los problemas que se tienen. El slogan que caracteriza a la empresa es ´sabor y delicia al alcance de tu paladarµ. en nuestro país. porque se ocupa los primeros lugares en obesidad infantil en México. además de ofrecer la mejor calidad para la satisfacción de los clientes. por lo cual ha creado un producto que desea conquistar el paladar de los niños y niñas de la localidad.

ya que en éste se muestran los puestos ocupados y los posibles puestos a ocupar dentro de la misma. Planeación del Estudio. afirmándola en una oración sencilla y clara. que son esenciales para disponer de un grupo de personas 5 . y Determinación de la problemática organizacional . y Investigar las opciones que se tiene para solucionarlo y crear una hipótesis. en donde se especifica los puestos ocupados actualmente y los que en un futuro cuando la empresa prospere. Se tomará en cuenta el organigrama de la empresa. se necesitarán ocupar con una nueva vacante. y Realizar un plan de trabajo para la solución del problema. no se cuenta con un sistema de contratación de nuevo personal.Seminario de Administración 1. Lo más recomendable es iniciar con el análisis de puesto en base al organigrama. para que el nuevo personal este altamente capacitado y ayude a cumplir los objetivos organizacionales e individuales. las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto. y los candidatos. Pero no cuenta con un análisis de puesto ni un diagrama de flujo del proceso de selección así como tampoco los criterios que se tomaran en cuenta a la hora de ele gir al nuevo personal. La organización cuenta con un organigrama establecido. Frecuentemente la selección es informal por motivos de rapidez y economía. y Definición del objetivo de estudio: observar el problema y revisar las condiciones que tiene. 2. Recopilación de datos y Documentos. posteriormente en base al análisis de puesto elaborar el diagrama de flujo. de este manera se tendrá de una forma mas ordenada y sistematizada el proceso de selección de personal. Crear un sistema de selección de personal efectivo. para proceder a elaborar el análisis de puesto. Como es una empresa de nueva creación. responsables e idóneos . los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisión y conducir el proceso de selección en forma lógica y ordenada. la información que brinda proporciona la descripción de las tareas. y Registro de datos. aunque esta forma es peligrosa porque se pone en manos del azar la contratación de empleados capaces.

de los cuales los elemen tos más importantes son: Disponibilidad interna y externa de recursos humanos. b) Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo.Seminario de Administración entre las cuales se pueda escoger.  Los aspectos éticos. o en su defecto acudir con el supervisor y entrevistarlo acerca de lo que el necesita de el personal. Planes de recursos humanos. d) Organizar el conjunto de los resultados del análisis. 3. Hay otros elementos adicionales que también deben ser considerados:  La oferta limitada de empleo. Los límites de ese entorno se originan en la organización.  Las políticas de la organización y  El marco legal en el que se inscribe toda la actividad. Políticas de la compañía. que es lo que espera así como también de la preparación académica que requiere del personal de nuevo ingreso. Requerimientos del puesto. Si no se cuenta con u n plan de recursos humanos lo más recomendable es entrevistar directamente al per sonal que actualmente desempeña las actividades dentro de la organización. c) Establecer por escrito los datos obtenidos de manera clara y sistemática. el reclutador y el medio externo. ya que no hay nadie mejor que conozca el proceso. 6 . y Determinar la técnica mas adecuada para la recopilación de los datos. y Propósito del análisis. Se debe considerar también el entorno de la organización . Análisis de datos. Prácticas de reclutamiento. Para utilizar la técnica de análisis de puesto es necesario: a) Recabar todos los datos referentes al puesto. de los subjetivos que debe poseer el trabajador y ordenar ambos grupos con los datos c orrespondientes. con integridad y precesión. La persona que se encarga de reclutar al personal identific ó las vacantes mediante la planeación de recursos humanos. Estos tres elementos determinan la efectividad del proceso de selección.

Esto servirá para determinar en que secuencia se realizará el análisis. esto es. comprobar si se están c umpliendo los objetivos planeados. precisa y justificable. además debe especificarse si estas personas serán de la empresa o si el análisis lo realizarán personas que no pertenezcan a ella. mente analítica y facilidad para expresarse de una manera clara y objetiva. 1. como se mencionó anteriormente. Las bases para la selección de personal adecuado para realizar el análisis deben fundarse en ciertas cualidades como pueden ser capacidad de observación. Seleccionar al personal que relazara el análisis . Por ello es conveniente que estas personas realicen un recorrido de la empresa para obtener información con que pue dan apreciar más detalladamente los elementos de cada puesto. es necesario que éste posea una preparación adecuada. Se deben mencionar también los beneficios que se obtendrán. Es indispensable determinar los objetivos del análisis para conocer el tipo de factores que van a ser investigados. Establecimiento de un programa de acción . Para lograr esto. Después de haber seleccionado al person al que llevará a cabo el análisis. 2. 4.Seminario de Administración y Procedimientos de análisis. Aprobación por parte de la gerencia . 7 . etc. Obtener cualquier aprobación de la gerencia es el punto de partida para llevar a cabo cualquier procedimiento administrativo. entrenarlo en manejo de técnicas. responder a las preguntas: ¿Qué es los que va a servir? Y ¿Para qué? 3. Fijar objetivos. es necesaria una implantación del sistema como una inversión y hacer el presupuesto de su costo de manera clara. la manera de estructurar los datos que se obtengan. 5. entre otros. situaciones. calcular el tiempo aproximado que tomará llevarlo a cabo. Entrenar a los analistas.

un requisito importante es seleccionar a los trabajadores adecuados. los cuestionarios y la observación directa. Definir métodos de trabajo y diseñar instrumentos de recopilación de datos . Campaña de información y motivación a los trabajador es. El diseño se refiere a la elaboración de instrumentos adecuados en cuanto al orden. 8 . 8. Esta información puede transmitirse a través de follet os.Seminario de Administración 6. Los métodos de trabajo son la entrevista. En cuanto a las técnicas que se utilizaran para la recabación de la información. que indiquen las finalidades y beneficios que persigue el análisis. pero no debe emplearse de manera exclusiva. Para realizar un análisis de puestos eficiente se necesita contar con la cooperación de los trabajadores. secuencia y nivel de aplicación.. 7. a fin de que el primero realice sus actividades de la maner a más natural posible. conferencias. boletines. como ocurre en los casos en que el trabador realiza actividades periódicas o eventuales que no lleva a cabo en el momento de la observación. etc. Su realización requiere que el trabajador no se sienta incómodo por la presencia del analista. Se lleva a cabo en el lugar en que se desarrolla el trabajo y es conveniente tomar datos por escrito. Para garantizar un análisis eficiente. carteles. Con esta finalidad se debe informar al personal involucrado acerca de lo que se va a hacer. y Técnicas e instrumentos de análisis. los principales medios para conocer los elementos que integran cada puesto son: 5 La observación directa. puesto que no resulta suficiente. de acuerdo con las siguientes características:  Experiencia en el puesto  Rendimiento adecuado  Facilidad para comunicarse  Responsabilidad  Tipo de relaciones con otros trabajadores. Selección de los titulares del puesto de quienes se obtendrá la información . Este método permite recabar información directa.

Una vez recopilados. utilizando un lenguaje accesible que evite dudas. 9 . conviene conversar con él de manera informal. analizados y verificados los dat os. mostrándose amistoso durante la observación. 5 La entrevista. se elaborara el análisis de puestos definitivo. la fuente de reclutamiento y las pruebas a aplicar al aspirante para llenar la vacante dentro de la organización. Una vez que se han examinado de manera minuciosa las preguntas que contendrá el análisis de puestos. pero cuidando que sea de manera ordenada. La observación puede ser complementada con explicaciones verbales del trabajador y el supervisor inmediato. Ya que se elaboró el análisis de puestos se puede proceder a elaborar el diagrama de flujo de proceso de selección de personal. Se sugiere que. ya que dependiendo de éstos serán las preguntas que se van a abordar. el trabajador podrá hablar mas sobre sus actividades y la forma en las que las realiza. pues éste permitirá establecer el antecedente y el consecuente de la ejecución de una tarea en un momento determinado. describiendo de manera detallada y sistemática los elementos que lo integran. Deben tomarse en cuenta los objetivos para los cuales se pretende aplicar.Seminario de Administración Es necesario observar todas las operaciones que el empleado realiza. deberá descartarse aquellas que sean innecesarias o resulten obvias. es necesario establecer con claridad cuál es la información que se desea obtener. Este informe deberá hacerse en términos claros y precisos. De esta manera. con el fin de que la observación sea más confiable. teniendo como base el análisis de puestos se sabe que es lo que se requiere para el puesto. durante ella se utilice un registro anecdótico. Para que el registro de los datos sea los más confiable y válido posible. se debe permitir hacerlo exhaustivamente. con objeto de que la presencia del analista no le moleste. Las preguntas que el analista puede utilizar para escoger los datos con integridad y precisión son:  ¿Qué es lo que hace?  ¿Cómo lo hace?  ¿Con qué fin lo hace?  ¿Cuándo lo hace?  ¿Dónde lo hace? 5 Cuestionarios.

También se recomienda que los criterios en los que se basan para seleccionar al personal sean basados en el desempeño. lo cual traerá como resultado la revisión o rediseño de los puestos que forman parte de ésta. si cuidadosamente se tomaron en cuenta los elementos anteriores y se llevaron a cabo los pasos en forma adecuada lo mas probable es que el empleado de nuevo ingreso se convierta en el mas idóneo y desempeñe sus actividades productivamente. Diagnóstico y formulación de conclusiones y recomendaciones . Por lo que se dice que un p uesto no es estático. entre otros. Otro punto es desarrollar un plan proactivo d e contratación. un desempeño a decuado. Una retroalimentación efectiva produce promociones. entre otros. y Conclusiones. se actualice anualmente o cada dos años antes de la revisión del contrato colectivo de trabajo. por el contrario una retroalimentación negativa puede resultar en renuncia antes de tiempo. ausencia de conflictos. las decisiones de personal son mas uniformes en toda la organización y reduce los c ostos del proceso. Para tomar siempre la mejor decisión los gerentes de pe rsonal deben comprender el proceso y utilizarlo de la misma manera. y Recomendaciones. Para la elaboración del diagrama de flujo de proceso de selección de personal se recomienda que para estar seguros de que tanto el candidato de nuevo ingreso como el proceso de selección son efectivos se requiere de una retroalimentación. Lo que resulta al final del proceso de selección es nuevo personal contratado. Para el análisis de puestos es conveniente señalar la posibilidad de que los objetivos de una gerencia sean cambiados por necesidades específicas de la organización. Un sistema de contratación bien diseñado aumenta las probabilidades de contratar a las personas idóneas. es por eso que se recomienda que el análisis en general. para ver hacia el futuro y maximizar los recursos de la organización y debe responder a las siguientes preguntas: ¿Cuántos nuevos empleados van a necesitarse durante el año que viene? ¿Para qué o por qué serán necesarios esos empleados? ¿Cu ándo serán necesarios? ¿Cuánto le costará a la compañía contratarlos? ¿Qué beneficio traerán a los clientes y a la organización? 10 . opiniones y prejuicios personales y muchas veces esto crea descontento entre los trabajadores y puede llegar a crear conflictos organizacionales.Seminario de Administración 4. ya que la mayorí a de las veces las decisiones se toman en base en las emociones.

Dirección y Administración de recursos humanos. Como entrevistar y Seleccionar.) México: McGraw . 11 . America Management Association International. (6ª ed. Reclutamiento y Selección.Hill Interamericana de México. S.Seminario de Administración Los cambios no se logran rápidamente e inmediatos pero si gradualmente. Administración de Personal. Grados.) México: El Manual Moderno. Informe y presentación del sistema administrativo propuesto.A. Leal. (1998). Bibliografía Milkovich. contratación e inducción de personal. J. (2001). (2 ª ed. En los anexos se muestran los elementos que debe contener un análisis de puesto básico así como también una propuesta de un diagrama de flujo de proceso de selección. solamente es necesario ponerlos en practica y así se ma rcarán los parámetros de conducta y los estándares de cada puesto de la organización. G. (1998). E. Reyes. Reclutamiento. (1971). México. selección. A. (1994). 5.

Seminario de Administración ANEXOS 12 .

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