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UNIDAD I ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOOO

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

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Lic. Víctor Vladimir Guardado

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS CONTENIDO UNIDAD I : ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD II : TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN UNIDAD III: ANÁLISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS UNIDAD IV : SISTEMAS DE INFORMACIÓN UNIDAD V : ASPECTOS COMPORTAMENTALES DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL. UNIDAD VI : INTEGRACIÓN CONCEPTUAL UNIDAD V : ESTRATEGIA EMPRESARIAL Y PLANEACIÓN ESTRATEGICA
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS OBJETIVO Aplicar métodos, técnicas e instrumentos de análisis y diseño y rediseño organizacional, propiciando la optimización de los procesos, de las estructuras y sistemas organizativos y administrativos en empresas que funcionan en contextos cambiantes.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ESTRATEGIA METODOLÓGICA.. Exposiciones de la Temática. Lectura de Bibliografía.(Libros) Videos Desarrollo de casos prácticos, problemas, exposiciones y otros temas relacionados directamente con la signatura por parte de los alumnos.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

BIBLIOGRAFÍA. Franklin, Enrique Benjamin, Organización de Empresas, Análisis, diseño y Estructura, McGraw Hill, México 2004. Gómez Ceja, Guillermo, ´PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓNµ, 8ª Edición Graw Hill, Colombia 1994. 2003 AULA WEB DE LA UPES. Descripción del Curso. Documentos. 5 Anuncios.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD I: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
CONCEPTO: ´Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultadosµ Se llama Unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
¿Qué Estudia Él O y M?

Los Problemas de Estructura y Funcionamiento de la Administración. Aconsejar a los Funcionarios interesados en mejorar la Organización y Métodos de la Empresa

¿Cuál es la Finalidad de una Unidad de O y M?

Asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos cientificos de Organización

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
¿Cuál es la Finalidad de una Unidad de O y M?
Conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra. Observación: No se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
¿La Ventajas de un O y M?

Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puedan tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. Es el Desarrollo de las Facultades Críticas, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
El Servicio del Departamento de O y M se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
El Servicio del Departamento de O y M se caracteriza por:

Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
El Término O y M Consiste:

Determinar su grado de eficiencia. Su Rentabilidad Su Facultad de adaptarse a los cambios del medio Conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
Los Objetivos dentro de una dependencia de O y M:
1.

2.

Servir de Vinculación entre órgano Central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo. Analizar los problemas originados en la estructura de la Organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
Origen de Organización y Métodos:
1821 Reorganización Administrativa tendientes a racionalizar y más eficientes.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:  Una Referente a su Origen y Formación.  Consolidación
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
La Primera Fase Se i ici c l Creaci de l s Departament s Administrati s Termina c n la Instalaci n de las Unidades de O y M En T da la Administraci n

1917-1964

La Segunda Fase Se dedican a modernizar la Administración e Introducen las técnicas administrativas Experimentales en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de La estructura como el funcionamiento.
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1965

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN
Las Unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos: 1) ´Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas.µ
2)

3)

´Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia.µ ´Acuerdo por medio del cual seda a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios.µ

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.2 LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ´Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administraciónµ 1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
2)

3)

4)

Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; Coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo. Hacer actividades de promoción, Investigación y divulgación.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.2 LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
5)

6)

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que debe realizar la organización en cada una de sus divisiones. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

7)

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.2 LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
8)

Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos. Estudiar, proponer e implementar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

9)

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1.2 LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
1ª Fase de desarrollo (inicial) Análisis de estructuras y funciones Cuadros de distribución del trabajo Elaboración de organigramas Elaboración de diagramas de flujo Análisis y descripción de puestos 2ª Fase de desarrollo (intermedia) Teoría de sistemas 3ª Fase de desarrollo (consolidación) Teoría cuantitativa Ingeniería de sistemas Informática Modelos de simulación
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esarrollo Organizacional Administración por proyectos Administración estratégica

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1.2 LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Fase de Desarrollo (Inicio): Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organigramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.
a)

Fase de Desarrollo (Intermedia): En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.
b)

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.2 LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Fase de Desarrollo (Consolidación): Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.
c)

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 1) Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2)

Describir tal hecho o situación.
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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 3) Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. 4) Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio. 5) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías. 6) Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 7) Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así: 1) Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. 2) Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. 3) Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. 4) Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 5) Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. 6) Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. 7) Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. 8) Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc. 10) Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas. 11) Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.
9)

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
12)

Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así: Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

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1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA ´La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicadoµ. Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA a) Ubicación según la función de asesoría: Secretaría Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico Organización y Métodos o máximo nivel de Subsecretaría decisión, pero pueden situarse en otro nivel Organización y Métodos jerárquico. Existen dos casos Gerencia En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente .

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1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA

En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.
Dir ión G n r l Org niz ión y Métodos ubdir ión G n r l Org niz ión y Métodos

ubdir A

ión

ubdir B

ión

ubdir C

ión

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1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA b) Ubicación según la función de apoyo administrativo: Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos humanos y materiales y control. Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las áreas que dada su importancia o dimensión las.
Secret rí

Subdirección A

Subdirección B

Dirección Gener l de O. y M.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicación del departamento de Organización y Métodos en una Secretaría
Secret rí

Subsecret rí A

Subsecretaría B

Dirección de Pl neación administrativa

Departamento de O. y M.

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-

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicación de las oficinas de Organización y Métodos en una paraestatal
Dirección General

Subdirección General

Subdirección A

Subdirección administrativa

Departamento de administración

Departamento de personal

Departamento jurídico

Oficina de O. y M.

Oficina de O. y M.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA c) Ubicación según la función de los proyectos: La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones. La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico ² ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal ² diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicación de las unidades de Organización y Métodos en una secretaría Secretaría

Subsecretaría A

Subsecretaría B

O. y M.

Proyecto 1

Proyecto 1

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicación de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependen de la dirección.
Dirección General

Organización y Métodos

Subdirección A

Subdirección B

Subdirección C

Proyecto 1

Proyecto 1

Proyecto 1

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.4 UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodosµ El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organigrama. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original. ´En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.5 Personal de Organización y Métodos Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos: Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación. Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.  

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
1.6 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos:

1) La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias públicas. 2) La escasez de personal calificado. 3) La resistencia al cambio

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
GERENCIA ACTIVIDADES

Mantenimiento
c e n t r a

Mejoramiento

Administración Tradicional

Tratando de evitar que la situación se deteriore-tipo correctivo

El Desgaste de la Administración
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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
Adquisición de Nuevas Tecnologías Falta adecuada Capacitación y entrenamiento Personal

Mejoramiento

Se pierde su eficiencia y muchas veces vuelve los niveles de productividad Observación: Cuando el mejoramiento se logra por la creatividad y empeño de las personas, éste no se mantiene por la carencia de mecanismos de estandarización y seguimiento adecuado debido 44 a que el mejoramiento continuo tampoco está en la agenda del administrador

!

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

La empresa en sí es un gran proceso: entran insumos, se ejecutan unas actividades y se generan productos o servicios para los clientes. El modelo administrativo tradicional es típicamente funcional y todos los esquemas de control están concebidos con este enfoque, cada departamento toma decisiones pensando únicamente en ellos mismos Las modificaciones que se hacen casi nunca consultan las necesidades y los requerimientos de los demás departamentos y por esto los procedimientos que gobiernan la empresa terminan convertidos en verdaderas "colchas de retazos" porque cada quien tiene su "manera de trabajar".

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

Los dos aspectos que enmarcan el mejoramiento de los procesos administrativos son: primero, reconocer que el trabajo en la empresa está realmente compuesto por una serie de procesos, todas las actividades que se realizan están enmarcadas dentro de alguno de ellos y cada persona está involucrada en varios a la vez. En segundo lugar es necesario también entender que los productos fluyen dentro de la empresa transversalmente y no verticalmente como es el modelo administrativo. Por ejemplo, un pedido de los clientes va del departamento de ventas, al de crédito y luego a producción o bodega, según el caso, para que finalmente se elabore una factura que alimenta el sistema de contabilidad para terminar en recaudos y tesorería.".

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

La primera etapa de este proceso de mejoramiento es identificar procesos que se realizan en la empresa. Por ejemplo: ventas, producción, facturación, elaboración de Estados Financieros, nóminas, selección y enganche personal. La segunda Etapa Luego de esto se debe definir cuáles de ellos son los más críticos o los que presentan mayores quejas tanto internas como externas. El tercer paso es integrar los grupos de trabajo para cada uno de los procesos a mejorar. Para la composición de estos grupos, se debe tener en cuenta que debe participar al menos una persona de cada una de las áreas que intervienen en ellos

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

La herramienta de trabajo básica en este proceso de mejoramiento es el Diagrama de Flujo de Productos y Procesos (DFPP).

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