Microsoft Excel es un poderoso programa que combina funciones de una hoja

de cálculo con gráficas sofisticadas y características de un manejador de una

base de datos. La aplicación está basada en un conjunto de celdas llamadas
hoja de trabajo, en la cual se introducen datos. Usando fórmulas se puede
realizar cálculos con los datos, de tal forma que cuando se realicen cambios
excel automáticamente actualice los resultados de los cálculos.

La ventana principal de Excel

Cuando Excel es abierto, veremos un libro de trabajo(workbook) en la ventana,

cuyo título es Bookl y esta formado por hojas de trabajo, al abrirse el bookl se
activa automáticamente la primera hoja de trabajo llamada (sheet1).

La hoja de trabajo de Excel tiene las siguientes características.

• Una hoja de trabajo esta formada por una serie de celdas, cada una de ellas
tiene una dirección (por ejemplo C3), la cual es determinada por la columna y la
fila que ocupa. Una celda es la intersección de una columna y una fila.
Nombre de la celda

• Las columnas tienen un encabezado identificado con letras (de forma

horizontal). Las filas están identificadas hacia abajo (de forma vertical) con
números. Cada hoja de trabajo tiene 256 columnas y 16,384 filas, que nos
darían 4,194,304 celdas.

Identificación de
la columna

Identificación de la celda
 • Las celdas se activan dando un clic en ellas. Lo datos que entremos, serán
el contenido de la celda.
• Podemos manipular datos en una hoja de trabajo seleccionándolos y
realizando operaciones con ellos.

• Las operaciones en Excel se ejecutan de la siguiente forma:

X Utilizando los iconos de la Barra de Herramientas.

Y Seleccionando una de las opciones de la Barra de Menús.

Z Utilizando una combinación de teclas.

Control + P – nos permite imprimir el documento.

Con Microsoft Excel tu puedes realizar lo siguiente:

1 Organizar datos y presentar informes de una forma profesional.

1 Realizar una gran variedad de cálculos, desde simple aritmética hasta
complejos análisis financieros y estadísticos.
1 Mostrar datos en una hoja de trabajo como en formato gráfico.
1 Insertar imágenes y anotaciones.
1 Fusionar hojas de trabajo.
1 Construir un manejador de base de datos.

El ENTORNO DE TRABAJO
Definición de las partes de la hoja principal:

Caja de control de Excel

Cuando se le da clic aquí aparece un menú de cascada con comando para maximizar, minimizar
y mover la ventana, cambiar a otra aplicación o cerrar Excel.

Caja de control de libro de trabajo

Cuando se le da clic aquí, aparece un menú de cascada con comando para maximizar, minimizar
y mover la ventana, cambiar a otra aplicación o cerrar el libro de trabajo.

Caja de nombre de la celda activa

Esta área nos da la dirección de la celda activa, o si se tiene un nombre a una celda o a un rango
de celdas, el nombre de estas aparecerá aquí.

Celda activa

Se la llama así a la celda que deberá ser afectada por el siguiente comando y esta encerrada por
una línea obscura llamada borde de la celda activa. Si tú arrastras este borde puedes moverle
contenido de esta celda.

¿Qué es una celda?

Posición en la hoja de cálculo que se encuentra en la intersección de una columna y una fila.
Puede contener tres tipos de datos principales (números, textos y fórmulas) y adoptar formatos
diversos para los mismos. En general, se le identifica por tres “ coordenadas”: el nombre del libro
al que pertenece, la letra de la columna y el número de la fila en que se encuentra.

Identificación de columnas (etiqueta)

Nos indica en la columna que se encuentra el apuntador.

Identificación de filas (etiquetas)

Nos indica en la fila que se encuentra el apuntador.

Barra de estatus

Nos muestra información del comando seleccionado, muestra la función de un cierto botón entre
otras cosas.

Hojas de trabajo

Se puede seleccionar las diferentes hojas de trabajo sólo dando un clic a la pestaña que indica la
hoja.

Barra de título

La palabra Microsoft Excel – Bookl , indica que estas en Excel y el libro (Bookl) es el libro activo
(el libro en el cual estas trabajando).

Barra de menús

Seleccionado algún título de esta barra, nos muestra un menú de cascada, para seleccionar un
comando para realizar una cierta acción.

Barra de herramientas estándar y formato

Contiene los iconos representativos de algunas de las funciones más utilizadas en Excel. La
barra de herramientas estándar y la barra de herramientas de formato, contienen una cierta
cantidad de comandos representados por ICONOS. Presionando clic con el ratón sobre ellos,
puedes ejecutar acciones tales como crear una hoja nueva .
Barras de desplazamiento

Dando clic sobre las flechas de cualquiera de estas barras, se desplazará la pestaña de la hoja
hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la ventana. Si se arrastra la caja de desplazamiento
se moverá una distancia mayor.

Barra de fórmulas

Es en la que aparecen los datos que se están introduciendo en la celda activa, ya sean
numericos, de texto o fórmulas.

Área de mensajes

Muestra una serie de mensajes acerca de las operaciones que se están realizando. Por ejemplo:
Ready

Indicador del teclado

Muestra las teclas que están activadas en ese momento en ese momento. Si aparece MAY es
porque está activada el Caps Lock o cierre de mayúsculas.

DEFINICIONES IMPORTANTES

X Fórmulas

Expresión ingresada en una celda, cuyo valor está expresado como una función, que
normalmente está referida al valor de otras celdas. Este valor puede cambiar si se
altera el contenido de las celdas de las que depende la fórmula. Toda fórmula se
ingresa precedida del signo “ = ”.

Y Referencias

Uso del valor variable de una o mas celdas en una función. Por ejemplo, en la celda B5
se puede colocar una fórmula que haga referencias al doble del valor de A11. En B5 se
ingresará = 2 * A11.

La referencia anterior es una de tipo relativa porque si se copiara la celda B5 a B6

(hacia abajo), entonces la referencia se movería también en el mismo sentido, de tal
modo que en B6 se tendría la fórmula = 2 * A12.

Las referencias absolutas, a diferencia de las primeras, mantienen la localización

original de la celda a la que apuntan, aunque la celda que las contiene sea copiada.
Estas referencias se acompañan del signo “$” antes de la letra de columna y/o el
número de fila, por ejemplo = * $A$11.
 Z Referencias circular

Se trata de una referencia que directa o indirectamente apunta al valor de la celda que
la contiene. Produce un error al tratar de definir un valor en función del mismo.

EXPLICACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

ICONO NOMBRE DEL ICONO

New Workbook – nuevo libro de trabajo
Open existing file – recuperar un documento (abrir un
archivo)
Save change to active file - reemplazar un documento
(archivar los cambios de un documento)
Electronic mail – para enviar un correo electrónico
Print – imprimir
Print Preview – (Vista Preliminar)
Spelling – (verificar ortografía)
Cut – mover
Copy – copiar
Paste – pegar
Format painter – copiar el formato
Undo last actino – deshacer la última acción
Repeat last actino – repetir la última acción
Insert Hyperlink – nos permite crear un “link”
Autosum – autosuma
Funtion Wizard – asistente de funciones
Ascending sort – ordenar en forma ascendente
Descending sort – ordenar en forma descendente
Chart Wizard – asistente para crear gráficas
Display Drawing Toolbar – para mostrar la barra de dibujo
Current Magnification – para establecer el tamaño visual de
la hoja
Display Help Pointer – muestra las opciones de ayuda

FORMAS PARA DESPLAZARSE EN LA HOJA

PARA DESPLAZAR EN EL TECLADO

CELDA ABAJO Flecha abajo
CELDA ARRI BA Flecha arriba
CELDA A LA DERECHA Flecha hacia la derecha
CELDA A LA IZQUIERDA Flecha hacia la izquierda
PANTALLA ABAJO Page Down
nPANTALLA ARRIBA Page Up
CELDA A1 CTRL + Home
PRIMERA CELDA DE LA COLUMNA
End + flecha arriba
ACTIVA
ULTIMA CELDA DE LA COLUMNA
End + flecha abajo
ACTIVA
PRIMERA CELDA DE LA FILA
End + flecha izquierda o Home
ACTIVA
ULTIMA CELDA DE LA FILA ACTIVA End + flecha derecha

FORMAS PARA DESPLAZARSE EN EL LIBRO

Para movernos en el libro de una hoja a otra podemos utilizar varias formas:

X PODEMOS MOVERNOS PRESIONANDO CLIC SOBRE LAS PESTAÑAS O

ETIQUETAS DE LAS HOJAS.

Y PODEMOS UTILIZAR LOS BOTONOS DE LA BARRA DESPLAZAMIENTO

Para ir a a Hoja 1.

Para ir a la hoja anterior de la que estamos utilizando.

Para ir a la hoja siguiente a la que estamos utilizando.

Para ir a la última hoja

MOVIMIENTO COMB EN EL TECLADO

Hoja siguiente CONTROL + Page Down
Hoja anterior CONTROL + Page Up

Para trabajar la justificación de las columnas o filas

Para justificar una celda o un grupo de celdas, filas o columnas, debemos sombrearlas y luego
seleccionar el icono representativo de la posición deseada.

Align Left
Align Center Align Right
Para centrar el título principal de la hoja

Sombree la información del título hasta la última columna ocupada con información y luega
presiona el icono que se indica a continuación.

EJEMPLO:

Para cambiar ancho de columnas y altos de filas

El ancho de una columnas se ajusta arrastrando la intersección de dos columnas en la zona de

cabeceras de las columnas. Debe tenerse en cuenta que el apuntador en esta zona específica
de la pantalla cambió a un icono especial. Cuando aparezcan las líneas entrecortadas, presione
clic en el ratón y arrastre el apuntador para agrandar o reducir.

Cabezal de
columna

Línea
entrecortada

Para copiar o mover

Las operaciones de copiar o mover se pueden realizar, en principio, del mismo modo que en
Word y PowerPoint y el resto de aplicaciones para Windows, es decir, haciendo uso del menú de
Edición/Copiar (Copy) o Mover (Move) y Pegar (Paste). Sombree las celdas que incluyen toda
la información y presione el icono que se indica a continuación.

CUT - MOVER COPY - COPIAR PASTE - PEGAR

Para insertar una fila, columnas o celda

Debe localizarse a la derecha de donde desea insertar la fila, columna o celda, ya que cuando se
inserta automáticamente lo hace al lado izquierdo.

1. Seleccione el área donde desea insertar.

2. Seleccione el menú de Insert.
3. Escoja (Cells, Rows, Columns) dependiendo de lo desea insertar.

Para borrar una fila o columna

1. Seleccione la fila o columna que desea borrar.

2. Seleccione el menú de Edit.
3. Presione Delete.

Para formato de números

Para darle formato a los números debe utilizar los siguientes iconos de la barra de herramienta
de formato:

Modelo Moneda Coloca el signo de $ y dos cifras decimales.

Modelo Porcentual Coloca el signo de % y multiplica por 100.

Modelo Millares Coloca coma cada tres dígitos.

Los decimales

Los decimales pueden aumentarse o reducirse utilizando los iconos de la barra de herramientas
de formato:

NOTA: POR CADA CLIC EN EL ICONO CORRESPONDIENTE, SE AUMENTA O SE REDUCE

UN LUGAR DECIMAL.

Aumenta los decimales Reduce los decimales

Para trabajar borde en las áreas

1. Sombree el área que desea que aparezca con bordes.

2. Luego presione el icono de los bordes.
3. Seleccione el borde que desea.

Para utilizar la Barra de fórmulas

Al utilizar la barra de fórmulas utilizando el asistente de funciones aparecerán ciertos

iconos:

Icono de cancelación si no desea la información o resultados oprima clic sobre dicho

icono.
Icono de aceptación si desea la información o resultados oprima clic sobre dicho
icono.

Excel ofrece los siguientes operadores de comparación

/ División
- Resta o negación, resta dos valores o niega uno Cuando desea que el programa sume
un
* Multiplicación grupo de celdas continuas puede
utilizar los
% Porcentaje (:).
^ Función Exponencial Ej:

=SUM(B3:D3) significa suma desde B3

hasta D3.

A continuación vamos a trabajar un ejercicio sencillo para que puedas practicar lo

explicado hasta el momento.

Instrucciones:

1. Mecanografíe el ejercicio.
2. Archive bajo el nombre de PRÁCTICA.
3. Asigne el nombre Ejercicio 1 a la hoja de trabajo.
4. Elimine las hojas que no necesita.
5. Centre el título principal y utilice el tipo de letra Arial, tamaño 14.
6. Centre los títulos de columnas.
7. Utilice la opción de cambiar la base de color de las celdas y cree los bordes, a su
discreción.
 8. Realice las fórmulas para obtener el SALE PRICE, SALES TAX y el TOTAL PRICE.

TODA FORMULA COMIENZA SALES TAX

CON EL signo = SALE PRICE x 1.2%
=D5*1.2%
SALE PRICE
LIST PRICE – DISCOUNT TOTAL PRICE
=B5-C5 SALE PRICE + SALES TAX
=D5+E5
9. Asigne el signo de $ a las cantidades que lo necesiten.
10. Centre horizontal y verticalmente el documento.

Para crear gráficas

Pasos a seguir al crear una gráfica:

1. Seleccione los datos que desea obtener en la gráfica.

2. Seleccione el menú de Insert.
3. Seleccione el submenú Chart.
4. En esta sección aparecerá un Chart Wizard que contiene cuatro pasos que le ayudarán
a crear una gráfica.

PASO 1
1. Seleccione el tipo de gráfica cual desea obtener.
2. Presione Next

SUBTIPOS
GRAFICA
DENTRO DEL
TIPO DE
GRAFICA.

NOMBRE DEL
TIPO DE GRAFICA

TIPOS DE
GRAFICAS
 PASO 2

1. Seleccione en la pestaña de Data Range y en la sección de Series, seleccione columna

o fila.
2. En la pestaña de Series y en la sección de Category (x) seleccione el botón de la
derecha del campo.
3. Seleccione la columna donde se encuentra el nombre de los datos los cuales escogió.
4. Presione en el campo el botón de la derecha para que regrese a la ventana de Chart
Wizard donde podrá ver como la gráfica va tomando forma.
5. Oprima Next.

PASO 3
1. En esta pantalla se define el formato de la gráfica.
2. Primero encontrará la pestaña de Titles. Proceda a escribir el título de la gráfica,
dependiendo del tipo de gráfica seleccionada aparecen otras opciones.
 3. Debes continuar en cada una de las pestañas trabajando las opciones necesarias para
terminar tu gráfica.
4. Luego Next.

PASO 4

UBICAR LA
GRAFICA SOLA EN
UNA HOJA.

UBICAR LA
GRAFICA EN LA
HOJA DE TRABAJO.

La gráfica aparecerá en
pantalla. Con el ratón
1. En esta pantalla se define donde se va a localizar la gráfica.
podrá ubicarla en
2. Oprima Finish. cualquier parte de la hoja
de trabajo. De realizar
. algún cambio en la hoja,
automáticamente la
gráfica reflejará ese
cambio.
En Excel podemos imprimir en varios formas:

Puedes imprimir todas las

páginas de una hoja.

Puedes imprimir una hoja

o unas hojas en particular.

Para imprimir varias

copias de la misma hoja.

"Selection" se utiliza para imprimir solamente las celdas que hayan sido previamente
seleccionadas.

"ActiveSheet" la hoja electrónica que tienes activa .

"Entire Workbook" todas las hojas existentes en tu libro.

Preview para ver el documento en su forma final. Presione el botón OK para imprimir.