DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI

• Data flow diagram (DFD)

- Context Diagram (CD)
- DFD fisik
- DFD logis
• Flowchart sistem
• Data Dictionary
 Data Flow Diagram
• Context Diagram (CD)
Diagram konteks adalah diagram paling atas, yaitu diagram yang
paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang hanya
menggambarkan aliran data ke dalam dan ke luar sistem.
• Simbol yang dipakai:

Simbol lingkaran menggambarkan entitas atau proses dimana

aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.
Lingkaran mendefinisikan Batas sistem.

Simbol aliran data atau disebut interface

Simbol entitas eksternal menggambarkan asal atau tujuan data di

luar sistem. Kotak menggambarkan lingkungan sistem.

Simbol file, menggambarkan tempat penyimpanan data

 Contoh context diagram

Pelanggan Pembayaran

Sistem
penerimaan kas
Total penerimaan kas
Setoran

General
Bank ledger
Data flow diagram (DFD) Fisik
• DFD fisik adalah representasi grafik dari
sistem yang menunjukkan entitas-entitas
internal dan eksternal, aliran-aliran data ke
dalam dan ke luar sistem. Entitas internal
meliputi: personil, tempat, alat, dalam
sistem yang mentransformasikan data.
• DFD fisik menggambarkan dimana,
bagaimana, oleh siapa proses dalam sistem
dilakukan. Bukan menujukkan apa yang
dilakukan.
Data flow diagram (DFD) Logis
• DFD logis adalah representasi grafik dari
sebuah sistem yang menunjukkan proses-
proses dalam sistem dan aliran-aliran data
ke dalam dan ke luar sistem.
• DFD logis mewakili logika dari sebuah
sistem, yaitu apa yang dilakukan tanpa
menyebutkan dimana, bagaimana dan oleh
siapa proses tsb dilakukan.
 Membuat DFD
A E
Gbr 1. Context Diagram Gbr 3. DFD Level 1

Asal A 1.1
1.2

Sistem B
G
F
Tujuan
1.4 1.3
Asal A
Gbr 2. DFD Level 0
D C
1.0 C
Grb 5. DFD Level 2
D Gbr 4. DFD Level 1 D
2.0

D 3.1 File 3.1.1

File I
H I
3.0 J
B
3.2 3.1.2
Tujuan B
H
 Membuat DFD
• Gambar 1 adalah context diagram yg menggambarkan aliran data ke dalam
dan keluar sistem
• Gambar 2 adalah DFD level 0 (ditandai dgn nomor desimal 0), yg merupakan
detail dari gambar 1
• CD dan DFD level 0 tsb disebut DFD yg seimbang krn punya aliran data
eksternal yg ekuivalen, yaitu aliran data masukan “A” dan aliran data keluaran
“B”. DFD yg benar adalah DFD yg seimbang
• DFD level 1 (gambar 3) adalah pengembangan dari lingkaran 1.0, memiliki
aliran data masukan “A” dan aliran data keluaran “C” dan “D”, yang sama
dengan aliran data pada lingkaran 1.0.
• DFD level 1 (gambar 4) adalah pengembangan dari lingkaran 3.0, memiliki
aliran data masukan “D” dan aliran data keluaran “B”, yang sama dengan
aliran data pada lingkaran 3.0
• DFD level 2 (gambar 5) adalah pengembangan dari lingkaran 3.1, memiliki
aliran data masukan “D” dan aliran data keluaran “H” dan “I”, yang sama
dengan aliran data pada lingkaran 3.1
• Kotak-kotak entitas hanya tampil pada CD dan DFD level 0, tidak dalam
DFD-DFD di bawah level 0.
• Proses pengembangan lingkaran (proses) ke dalam proses yang lebih detail
disebut dengan Top-Down Partitioning. Top-down partitioning juga sering
diasosiasikan dengan proses penyusunan sebuah sub sistem.
 Contoh membuat DFD
• Berikut contoh membuat DFD untuk sistem
penerimaan kas sebuah perusahaan
distributor barang PT Lentera Hati.
• Langkah-langkah:
- Buat narasi sistem
- Buat tabel entitas dan kegiatan
- Gambar context diagram
- Gambar DFD fisik
- Gambar DFD logis
 Sistem penerimaan kas PT Lentera Hati
Narasi sistem penerimaan kas
Paragraf Baris Teks
1 1 PT Lentera Hati menggunakan prosedur berikut ini untuk memproses penerimaan
2 kas dari penjualan. Bagian penerimaan menerima cek dan remittance advice
3 (berita pengiriman uang) dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui cek tsb dan
4 menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice. Secara periodik,
5 karyawan pada bagian penerimaan mempersiapkan total batch remittance advice
6 dan mengirim batch remittance advice, bersama dengan salinan total batch, ke
7 accounts receivable. Pada waktu yang sama, karyawan tersebut mengirim batch
8 cek yang berhubungan ke kasir.
2 9 Karyawan pada accounts receivable memasukkan batch tersebut ke dalam sebuah
10 terminal online, yaitu memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan,
11 jumlah terbayar dan nomor cek. Setelah memeriksa bahwa tagihan berada dalam
12 keadaan terbuka dan jumlah terbayar benar, komputer mengirim pembayaran ke
13 file induk accounts receivable. Jika ada ketidakcocokan maka komputer akan
14 memberi informasi.
3 15 Pada akhir setiap batch, komputer mencetak slip setoran yang sama dengan yang
16 tampil pada komputer kasir. Kasir membandingkan slip setoran tsb dengan batch
17 cek yang berhubungan dan membawa slip tersebut ke bank.
4 18 Sementara slip setoran dimasukan, nomor cek dan jumlah terbayar untuk setiap
19 transaksi dimasukkan ke dalam sebuah tape. Tape tersebut digunakan untuk
20 membuat daftar penerimaan kas pada setiap akhir hari. Pada waktu yang sama,
21 ringkasan accounts pelanggan yang terbayar pada hari tersebut juga dicetak.
22 Karyawan pada accounts receivable membandingkan laporan tsb dengan
23 remittance advice dan total batch dan mengirim total peneriman kas ke bagian
24 general ledger.
Tabel entitas dan kegiatan pada sistem penerimaan kas PT Lentera Hati

Entitas Paragraf Kegiatan

Bagian 1 1. Menerima cek dan remittance advice
penerimaan 1 2. Memeriksa dan menyetujui cek
1 3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice
1 4. Mempersiapkan total batch remittance advice
1 5. Mengirim batch remittace advice bersama dgn salinan total batch ke
Accounts receivable
1 6. Mengirim batch cek yang berhubungan ke kasir
Pelanggan
Accounts 2 7. Memasukkan batch tersebut ke dalam sebuah terminal online
receivable 2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah
terbayar dan nomor cek
4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total
batch
4 10. Mengirim total penerimaan kas ke bagian general ledger

Kasir 3 11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan
3 12. Membawa slip seoran ke bank
Komputer 2 13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan
(terminal jumlah terbayar benar
online) 2 14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable
Entitas Paragraf Kegiatan
2 15. Memberikan informasi jika ada ketidakcocokan
3 16. Mencetak slip setoran bank
4 17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape
4 18. Membuat daftar penerimaan kas
4 19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar
Bank
Bagian
General
Ledger
 Menggambar context diagram sistem penerimaan kas

Pelanggan Pembayaran

Sistem
Setoran penerimaan kas Total penerimaan kas

General
Bank
ledger

Petunjuk:
1. Masukan semua entitas yang melakukan satu atau lebih kegiatan pemrosesan
informasi ke dalam lingkaran
2. Masukan proses-proses yang normal saja bukan proses perkecualian
3. Masukan semua kegiatan dan entitas yang ada dalam narasi
4. Gambar hanya satu untuk mewakili semua entitas yang bekerja secara identik
 Menggambar DFD Fisik

Petunjuk:
1. Agar lebih jelas, gambar aliran data ke dalam dan keluar
sebuah file
2. Meskipun sebuah file tidak disebutkan dalam narasi, tetapi
jika file tersebut diperlukan secara logis maka masukan
file tersebut dalam diagram
 Menggambar DFD Fisik

Cek dan
Pelanggan remittance advice
remittance advice teranotasi
Dan salinan total batch

2.0
1.0
Accounts
Penerimaan
receivable
Total
Total batch, Penerimaan
Ringkasan No pelanggan, kas
Jml Daf tar No tagihan,
terbayar Penerimaan Jml terbayar,
Cek yg kas No cek
disetujui

3.0 4.0
Kasir Komputer

Slip setoran
Slip setoran
dan cek

General
Tape File induk Legder
Bank penerimaan kas Acc. receivable
 Menggambar DFD Logis

Petunjuk:
1. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada tempat yang
sama dan waktu yang sama
2. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada waktu yang
sama tetapi tempat yang berbeda
3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang secara logis berhubungan
4. Agar DFD mudah dibaca, gunakan lima sampai tujuh lingkaran
saja
5. Aliran data masuk ke lingkaran entitas, jika entitas tsb
melakukan kegiatan pemrosesan informasi. Tetapi aliran data ke
kotak entitas, jika entitas melakukan kegiatan operasi seperti
menyimpan barang, mengambil barang, dll.
6. Pada DFD fisik, membaca dari file-file komputer dan menulis
ke file-file komputer harus melalui lingkaran komputer
7. Pada DFD logis, aliran data tidak dapat digambarkan dari
lingkaran dengan nomor tinggi ke nomor rendah
 Menggambar DFD Logis

Daftar entitas dan kegiatan kronologis pada sistem penerimaan kas PT

Lentera Hati
Entitas Paragraf Kegiatan

Bagian 1 2. Memeriksa dan menyetujui cek

penerimaan 1 3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice
1 4. Mempersiapkan total batch remittance advice
Accounts 2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah
receivable terbayar dan nomor cek
Komputer 2 13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan
jumlah terbayar benar
3 14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable
3 17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape
Komputer 3 16. Mencetak slip setoran bank
kasir 3 11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan
Komputer 4 18. Membuat daftar penerimaan kas
4 19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar
Accounts 4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total
receivable batch
 Menggambar DFD Logis
Pengelompokan daftar entitas dan kegiatan kronologis pada sistem
penerimaan kas PT Lentera Hati
Entitas Paragraf Kegiatan
Bagian 1 2. Memeriksa dan menyetujui cek
penerimaan 1 3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice
1 4. Mempersiapkan total batch remittance advice
1.0 Menerima pembayaran kas
Acc. receiv 2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah terbayar dan
nomor cek
Komputer 2 13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan jumlah terbayar
benar
3 14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable
3 17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape

2.0 Mencatat pembayaran pelanggan

Komputer 3 16. Mencetak slip setoran bank
kasir 3 11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan
3.0 Mempersiapkan slip setoran
Komputer 4 18. Membuat daftar penerimaan kas
4 19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar
Acc receiv 4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total batch
4.0 Mempersiapkan total penerimaan kas
 Menggambar DFD Logis

pembayaran
Pelanggan
Batch pembayaran
pelanggan

1.0 2.0
Menerima Mencatat
Pembayaran Pembayaran
kas pelanggan

File transk File induk

Transf er
penerimaan kas Acc. receivable
keuangan

4.0
3.0
Mempersiapkan
Mempersiapkan Total
Total penerimaan
Slip setoran Penerimaan
kas
kas

Mencairkan cek

General
Bank Legder
 Flowchart Sistem
• Flowchart sistem adalah representasi grafik dari
sistem informasi, proses-proses, aliran data logis,
masukan, keluaran, file-file, entitas-entitas sistem
operasi, aliran data fisik, dan kegiatan lain yang
berhub dengan sistem baik kegiatan manual
maupun komputer.
• Flowchart sistem merupakan gabungan DFD fisik
dan DFD logis ditambah aspek operasional dan
manajemen.
• Flowchart sistem berfungsi untuk memahami cara
kerja sebuah sistem informasi dan menganalisis
pengendaliannya.
Simbol dalam flowchart sistem
Dokumen Proses Start/End
komputer

Proses 1 Konektor on-page

Multi
Manual
dokumen

Konektor off-page
2
Input Display
Manual layar

A Arsip

Output I/O file

Disk Keputusan Tape

Petunjuk membuat flowchart sistem #1
1. Bagi flowchart sistem ke dalam beberapa kolom, yaitu untuk entitas
eksternal dan entitas internal
2. Beri label pada kolom tsb sesuai entitasnya
3. Usahakan aliran kegiatan-kegiatan urut mulai dari kolom paling kiri ke
kanan untuk meminimalkan garis persimpangan/cross dan simbol
konektor
4. Logika flowchart sebaiknya mengalir dari atas ke bawah, dari kiri ke
kanan
5. Jika aliran tidak dari atas ke bawah, gunakan anak panah pada garis
pengbungnya
6. Untuk aliran dari dan ke file komputer, selalu gunakan anak panah
untuk menunjukkan arah aliran data
7. Usahakan flowchart tampil dalam satu halaman, jika tidak gunakan
konektor off-page
8. Dalam setiap kolom, minimal harus ada satu proses manual, input data
atau file-file
9. Jangan mengubungkan dokumen-dokumen dalam kolom yg sama
secara langsung tanpa ada proses
Petunjuk membuat flowchart sistem #2
10.Jika sebuah dokumen didistribusikan ke kolom lain, maka gambarkan
kembali dokumen tsb, kecuali jika jaraknya pendek.
11.Dokumen/laporan yang dicetak dalam bagian pemrosesan data
sebaiknya ditampilkan dalam kolom pemrosesan data, baru kemudian
dikirim ke bagian lain
12.Dokumen/laporan yang dicetak oleh bagian pemrosesan data
menggunakan alat yang terletak di bagian lain sebaiknya tidak
ditampilkan dalam kolom pemrosesan data, atau tampilkan dibagian
pemrosesan data tetapi beri penjelasan bahwa pencetakan dilakukan
menggunakan alat di bagian lain dalam kolom pemrosesan data, baru
kemudian dikirim ke bagian lain
13.Proses yang dilakukan dalam PC sebaiknya ditampilkan terpisah dari
kolom pemrosesan data
14.Proses-proses baik manual maupun komputer, dapat ditampilkan
sebagai satu proses atau urut-urutan proses
15.Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer
16.Proses manual pengiriman dokumen antar kolom tidak perlu
ditampilkan
17.Jangan gunakan proses manual untuk filling dokumen.