LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LA NOMINA La nómina es el documento a través del cual se relaciona, los pagos por los servicios prestados

, las deducciones obligatorias y voluntarias, el valor neto recibido y apropiaciones de los trabajadores de un una empresa durante un periodo determinado. La nómina se divide en cuatro partes a saber: 1. ENCABEZADO: Recoge los datos de identificación de la empresa, el periodo de pago y los datos del trabajador. 2. DEVENGADO: Se relacionan los conceptos que percibe el trabajador de carácter legal y los extralegales. Conceptos tales como: 2.1. SALARIOS: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (Art. 127 C.S.T). 2.1.1. Salario minino: El artículo 145 del C.S.T establece que todo trabajador tiene derecho a percibir un salario mínimo y suficiente para cubrir las necesidades mínimas de el y de su familia. Para el año 2011 el salario mínimo establecido por el gobierno es de $ 535.600. 2.1.2. Salario básico: Es la remuneración básica pactado entre el trabajador y el empleador, establecido dentro del contrato de trabajo y que sirve de base para la liquidación del trabajo suplementario o de horas extras. 2.1.3. Salario integral: Esta modalidad de pago del salario, además de retribuir el trabajo ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios por trabajo nocturno, extraordinario, dominical y festivo, primas legales y extralegales, cesantías e intereses sobre las cesantías, excepto las vacaciones. Este tipo de salario debe pactarse por escrito entre trabajador y empleador y sólo pueden acceder a él los trabajadores que devenguen como salario básico, una suma igual o superior a 10 SMLM

356. 2. si la persona debe trabajar en esta jornada su trabajo debe remunerarse con recargo nocturno del 35% adicional al valor de la hora diurna. se desarrollan en la jornada nocturna las horas extras se pagan como nocturnas con recargo del 75%.3. al igual que el trabajo realizado en días domingo y festivos. Si el trabajo extra se desarrolla dentro de la jornada diurna. Los empleadores no están obligados a pagar horas extras a aquellos trabajadores que ostenten cargos de dirección.000 más el 30% del factor prestacional que en total nos da: $ 6. Las horas extras de trabajo no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 horas a la semana. Para el año 2011 el gobierno ha establecido como auxilio de transporte las suma de $ 63.800 2. Adicionalmente.3. Los porcentajes se liquidan sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas. 2. Si por el contrario.1.2. TRABAJO SUPLEMENTARIO O DE HORAS EXTRAS: Es aquel que desarrolla el trabajador después de la jornada laboral ordinaria o habitual.3. trabajador y empleador pueden convenir como día de descanso obligatorio el sábado y será reconocido como descanso dominical en todos sus aspectos legales. Jornada laboral diurna: La jornada diurna es la comprendida entre las 06 de la mañana y las 10 de la noche.3. 2.2. . La jornada laboral ordinaria en Colombia es de máximo 8 horas diarias y 48 horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes o de lunes a sábado. Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. confianza y manejo.600 mensuales. Resumen de las horas extras y formula para su liquidación. Para el 2011 el salario mínimo integral es de $ 5.La legislación laboral prescribe que el salario integral debe ser como mínimo el valor equivalente a 10 SMLM vigentes más un 30% como factor prestacional. AUXILIO DE TRANSPORTE: Es un auxilio en dinero efectivo que el empleador debe reconocer a los trabajadores que devenguen menos de 2 SMLM con el fin de que estos puedan trasladarse desde su residencia hasta el lugar de trabajo. 2.962. Jornada laboral nocturna: Es la comprendida entre las 10 de la noche y las 06 de la mañana. cada hora extra se debe pagar con un recargo del 25%.3.

y el empleado debe aportar el 4% restante. Las deducciones son los valores que ley autoriza descotar al trabajador del valor devengado y las hay de tres tipos: las obligatorias.5 1. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del . auxilios etc.5% de la base del aporte.5%. La sumatoria de todos valores relacionados anteriormente.0 2. DEDUCCIONES: Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes. La cotización por salud que corresponde al 12. OTROS CONCEPTOS: El empleador puede reconocer a sus trabajadores otros conceptos adicionales a los establecidos en la ley tales como: comisiones sobre ventas. horas Vho X factor X No.75 FORMULA PARA CALCULO Vho X factor X No.25 1. DEDUCCIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO: Son aquellas que el empleador de acuerdo a la ley debe descontar al trabajador de los pagos realizados. que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo. horas Vdo X factor X No.HORA EXTRA Hora extra diurna ordinaria HEDO Hora extra nocturna ordinária HENO Hora extra diurna festiva HEDF Hora extra nocturna festiva HENF Dominical o festivo Recargo nocturno ordinário % DE RECARG 25% 75% 100% 150% 75% 35% FACTOR DE CALCULO 1.75 2. horas Vho X factor X No. 3. Ésta última aporta el 8.2. Deducciones para la pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. Deducciones para salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado menos el auxilio de transporte a cargo del empleado. ya sea a la empresa o a terceros. conforma lo que se llama total devengado.1. dentro de estas deducciones tenemos: 3. se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar. horas Vho X factor X No. se hace en conjunto con la empresa.1.1.1. bonificaciones. las autorizadas por el trabajador y las de orden judicial. De dias Vho X 35% X No.4. De recargos 2. 3. 3.

3.4. 3. pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.2. Deducciones para el fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un salario entre 4 y 16 SMLM debe aportar un 1% adicional para este fondo.empleado.2. Retención en la fuente. DEDUCCIONES POR ORDEN JUDICIAL: Son los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente. y siempre que medie autorización del empleado. APROPIACIONES: Son valores que el empleador debe provisionar con el fin de cubrir pagos futuros originados en la relación laboral. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados. 3.3. pueden también ser deducidas de la nómina del empleado. el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa. 4. deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. entre 19 y 20 SMLM aportan 1.80% y los que devengan un salario superior a 20 SMLM aportan un 2% 3.3. Del total del aporte 16% la empresa aporta el 12% y el trabajador aporta el restante 4% del total devengado menos el auxilio de transporte.1. entre 17 y 18 SMLM aportan 1. Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera. o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.3. si no existe la autorización el empleador no podrá descontar ningún concepto. Si hubiere lugar. 3.4.20%.60%. Dentro de estas deducciones encontramos las siguientes: 3. DEDUCCIONES AUTORIZADAS POR EL TRABAJADOR: Son aquellas que explícitamente el trabajador autoriza se le descuente de sus pagos. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina. 3. Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas.1. estos conceptos solo recaen sobre el empleador.2. entre 18 y 19 SMLM aportan 1. para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado.2. los que devenguen entre 16 y 17 SMLM aportan un 1. la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales.2.1. Las apropiaciones en la nomina están conformadas por los siguientes conceptos: . 3.40%. como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado.2.

un 16% del total devengado menos el auxilio de transporte.2.3.5% del total devengado menos el auxilio de transporte. 4. Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión. 4. con el objetivo de cubrir los problemas.33% del total devengado. y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.2. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.1. valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado.2.3. 4.33% del total devengado.2. 4.S a la cual se encuentre afiliado el trabajador 4. Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8. según sea le periodo de la liquidación. o un 1% mensual del total devengado por el trabajador 4. APORTES PARAFISCALES .1 SEGURIDAD SOCIAL 4.1.1.1. PRESTACIONES SOCIALES. Este valor la empresa lo debe apropiar en cada nomina y consignarlo con el valor descontado al trabajador a la respectiva E. 4.4.1 Salud: Los aportes al sistema de salud es del 12. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.2.P. Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales.5% al empleador. Por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado. Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.3. Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado de las cesantías a 31 de diciembre.2.2. de este corresponde un 8.4. 4. los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa.

Instituto colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del total devengado menos el auxilio de transporte.3. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% del total devengado menos el auxilio de transporte.3.2.000 $ 535. EJEMPLO DE LIQUIDACION DE LA NOMINA La empresa XXX Ltda.3. Paga nomina de sus trabajadores para el mes de abril de 2011 por los siguientes conceptos: SALARIO BASICO TRABAJADOR José Repelin Cucharas Magolita Goza de lo Lindo $ 4.B.000 $ 900. Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del total devengado menos el auxilio de transporte 4. 4.1. con destino al I.C.4.3.000.600 DIAS LABORADOS 30 29 30 HORAS EXTRAS 0 0 2 HEDO 3 HENO 2 HEDF 1 HENF 1 DOMINICAL 4 RN Lastenia Rojas Calculo del Básico Pago = salario básico x Días Laborados 30 Valor hora ordinaria = Salario Básico 240 Valor día ordinario = Salario básico 30 Valor Auxilio de Transporte = Auxilio de Transporte x Días Laborados 30 . con destino al SENA.F.

800 24.467 69.600 APROPIACIONES % SALUD PENSIÓN A.169 aux transp 61.R.000 57.093 63.467 fsp total retenido 417.000 57.600 30 total quincena 4.000 34.000 931.493 617.596.NOMINA MENSUAL XXX LTDA PERIODO DE PAGO DEL: ABRIL 01 AL 30 DE 2011 DEVENGADO nombre empleado Jose Repelin Cucharas Magolita Goza de lo Lindo Lastenia Rojas salario dias basico lab 4.871 DEDUCIDO retencion en la fuente 40.612 28.169 66.227 5.000.600 124.871 .693 total devengado 4.071 218.061.467 40.185 55.871 pension 160.17% 3% 2% 4% 465.000 870.522% 8.600 48.33% 12% 8.093 665.462 salud 160.600 5.800 24.000 29 535.582.000.100 656.600 horas extras 66.253 TOTAL 5.071 218.000.5% 12% 0.563 466.405.33% 4.000 535.000 30 900.P.435.942 466.369 5.173 164. CESANTÍAS INTERESE/CESANT PRIMA VACACIONES ICBF SENA CAJAS DE COMPE 8.533 861.153 109.185 228.209 neto a pagar 3.435 218.142 535.000 34.

SENA.P.F 510578 APORTES SENA 2365 RETENCION EN LA FUENTE 236505 SALARIOS RETENCION Y APORTES DE 2370 NOMINA 237005 APORTES E.R.061.459 1.682 8. I.C.153 109.600 66.455.486 466.476 683.682 DEBE 8.120.P.871 164.971 875.061.483 40.682 HABER Documento elaborado por C.693 466.COMPROBANTE DE CONTABILIZACIÓN DE LA NOMINA XXX LTDA COMPROBATE DE DIARIO CODIGO CUENTA 5105 GASTOS DE PERSONAL 510506 SALARIOS 510515 HORAS EXTRAS 510518 COMISIONES 510827 AUXILIO DE TRANSPORTE 510530 CESANTIAS 510533 INTERESES SOBRE CESANTIAS 510536 PRIMA DE SERVICIOS 510539 VACACIONES 510568 APORTES A.S 237005 APORTES PENSION 237005 APORTES F.253 5.185 228.B.455.173 28.S.435 57.R. Leonardo Peñuela Rodríguez .169 124.216.P.100 656.B.P 510569 APORTES E.P 237010 APORES CAJAS.F 2610 PARA OBLIGACIONES LABORARES 261005 CESANTIAS 261010 INTERESES SOBRE CESANTIAS 261015 VACACIONES 261020 PRIMA DE SERVICIOS 1110 BANCOS 111005 BANCOS NACIONALES SUMAS IGUALES PARCIAL 5.P 237006 APORTES A.467 57.942 228.942 466.185 55.173 466.612 218.467 2.455.000 28.405.563 465.253 8.185 55.185 5.S 510570 APORTES PENSIONES 510572 APORTES CAJAS DE COMPENS 510575 APORTES I.C.563 492.