Trabajo FEPI (Ultimo)

INDICE
Presentación
I. ASPECTOS GENERALES
1.1. Nombre del Proyecto
1.1.1. Ubicación del Proyecto
1.2. Unidad Formuladora y Ejecutora
1.2.1. Unidad Formuladora
1.2.2. Unidad Ejecutora
1.3. Participación de las entidades involucradas y de los Beneficiarios
1.4. Marco de referencia
II.- IDENTIFICACIÓN
2.1 Diagnóstico de la situación actual
2.2 Definición del problema y sus causas
2.3 Objetivo del proyecto
2.4 Alternativas de Solución
III. FORMULACIÓN Y EVALUACION DEL PROYECTO
3.1. Análisis de la Demanda
3.2. Análisis de la Oferta
3.3. Balance Oferta-Demanda
3.4. Costos
3.4.1. Costos en la situación sin proyecto
3.4.2. Costos en la situación con proyecto
3.4.3. Costos Increméntales
3.5. Beneficios
3.5.1. Beneficios en la situación sin proyecto
3.5.2. Beneficios en la situación con proyecto
IV. CONCLUSION
MODULO 1: ASPECTOS GENERALES
1.1. NOMBRE DEL PROYECTO

IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE DEL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL
Y CONTROL DE MENSUALIDAD DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TRILCE DE LA
CIUDAD DE ABANCAY
1.1.1. UBICACIÓN DEL PROYECTO

La ciudad de Abancay se localiza en el departamento de Apurímac
El 90% del territorio se halla a más de 3,000 metros de altitud.
El proyecto se localiza en la capital Abancay en el distrito de Abancay
Región : Apurímac
Provincia : Abancay
Distrito : Abancay
Localidad : Abancay
1.2. UNIDAD FORMULADORA Y EJECUTORA DEL PROYECTO
1.2.1. Unidad Formuladora
Nombre : Universidad Nacional Micaela Bastidas de Apurímac. UNAMBA
Responsable : David Leonardo Ccana Parra.
Dirección : Av. Arenas S/N
Teléfono : 083 – 323337
1.2.2. Unidad Ejecutora
Nombre : Oficina de Tecnologías de Información de la UNAMBA
Responsable : David Ccana Parra.
Dirección : Av. Arenas S/N
Teléfono : 083 – 321824
1.3. PARTICIPANTES DE LAS ENTIDADES INVOLUCRADAS Y DE LOS

BENEFICIARIOS
En la elaboración del presente estudio de Pre inversión a Nivel de Perfil, participaron

directamente todo el personal administrativo de la Institución Educativa “TRILCE” de la
cuidad de Abancay, quienes manifestaron las deficiencias y carencias del actual
sistema para el manejo de datos lo cual produce demora en la obtención de la
información.
GRUPOS
INVOLUCRADO INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS CONFLICTOS
S
Contar con Software que Conflictos por trabajar
Lentitud para procesar datos,
sea capaz de elaborar los con aplicativos
manejo de la información de modo
Personal estados financieros y independientes y
informal y poco confiable. Las
administrativo presupuestarios, realice los software de propósito
recaudaciones de matriculas y
del Control de cobros de pagos general con el
pagos mensuales utilizan una hoja
Mensualidad respectivos, realizados en departamento de
de calculo en formato Excel que no
el área de caja y cuentas personal.
se utiliza de forma adecuada.
por cobrar.
Contar con un Software Carencia de un sistema Genera malestar tanto
capaz de controlar la automatizado de control de para el responsable
asistencia de personal, personal. Desacuerdo en pagos y como para los
Personal
elaborar informes descuentos hacia la plana docente trabajadores, ya que la
administrativo
individuales, preparar las y administrativa los procesos son información es
del Control de
planillas y mantener implementados utilizando el informal y poco
Personal
actualizada la paquete Office. confiable.
documentación de los
servidores.
1.4. MARCO DE REFERENCIA
Antecedentes del Proyecto
La propuesta del presente proyecto parte de haber identificado el problema referido a

la deficiencia de los procesos actualmente utilizados por la institución y no integración
por parte del Control de Mensualidad y Personal.
Control de Mensualidad: Maneja la aplicación Excel pero hay escasa o muy poca
capacitación para el uso de la herramienta en el cual se encargan de registrar los
movimientos financieros de la Institución.
Control de Personal: El sistema implementado que utiliza para el control de personal

es muy arcaico y mecánico que hace que los procesos de control sean demasiado
lenta e ineficaz no cuenta con un sistema automatizado para el manejo de información
de los trabajadores de la TRILCE que facilite la ejecución de ciertos procesos.
Remuneraciones: No maneja ningún sistema automatizado para el sistema de pagos

de la plana docente y administrativa, además se apoya en la aplicación Excel para
realizar los cálculos de las mensualidades y pagos de personal, debido a que no
cuenta con un software especializado para dichos procesos.
Delimitación del trabajo a realizar
El ámbito de estudio del presente Proyecto Informático es la parte de Control de

Mensualidades y Control de Personal de la Institución Educativa TRILCE.
El trabajo a realizar gira entorno a aspectos referentes al manejo de los estados

financieros y administración de personal de la Institución, sin embargo el proyecto
considerará las áreas administrativas de personal y contabilidad: Control de
asistencia, remuneraciones, caja, tesorería y contabilidad.
Control de Asistencia: El área de registro y control de personal es la instancia de
administración del subsistema de registro y control de personal con sus
correspondientes documentos, procedimientos, información y otros relacionados al
área.
Contabilidad: Realiza labores de ejecución, coordinación y supervisión de labores de

contabilidad de fondos, así como, actividades de caja y/o libros auxiliares de
contabilidad.
MODULO 2: IDENTIFICACION
1.1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Antecedentes de la situación que motiva el proyecto.
a) Antecedentes que motivan el proyecto.
Automatización del sistema de control de personal y mensualidades de la institución

educativa TRILCE de la cuidad de Abancay
Integración del sistema administrativo con el control de mensualidad
La necesidad de un sistema automatizado, dedicado a cada área, que las integre.
b) Características de la situación negativa que se intenta modificar.
Los problemas identificados son:
• Duplicidad en los procesos de registro de cuenta, información del trabajador y

en consolidación de registro de asistencia.
• Escasa información necesaria y oportuna para la toma de decisiones.
• Escaso sistema de información automatizado que integre y apoye en la

gestión administrativa y financiera; provoca que la institución no tenga un
funcionamiento óptimo deseado por los trabajadores.
• Flujo lento de información, imprecisión en el flujo de datos.
• La falta de comunicación entre las áreas de control de asistencia y control de

mensualidad.
c) Razones que son de interés para resolver dicha situación.
 Es de interés normalizar los procesos de almacenamiento de datos.
 Es de interés que se maneje la información necesaria en tiempo real.
 Es de interés que las áreas administrativas y financieras trabajen íntegramente.

Zona y población afectada.
a. Características de la zona afectada y la estimación de su población.
 La población afectada por la situación negativa está referida a los estudiantes y

personal docente de la Institución Educativa TRILCE, en un número de 270
alumnos; entre los niveles de inicial, primaria y secundaria; en el año 2009
proveniente de diferentes provincias del departamento de Apurímac.
b. Características de los grupos afectados.
 Deficiente comunicación entre la parte administrativa y financiera de la

Institución educativa TRILCE de la ciudad de Abancay.
 Deficiencia en el Sistema de control de pagos y mensualidades de la Institución

Educativa TRILCE de la ciudad de Abancay.
 Escasa capacitación en el manejo de aplicaciones orientadas a tecnologías de

información.
Gravedad de la situación negativa que se intenta resolver.
Temporalidad.
 Los problemas surgen desde su funcionamiento que se da alrededor de unos 7

años atrás a raíz del poco conocimiento de aplicaciones orientadas a sistemas
de información.
Relevancia.
 El problema que aqueja a la Institución Educativa TRILCE es de índole

permanente.
Intentos anteriores de solución.
No hubo ningún intento de solución para la mejora del sistema implantado.
Intereses de los grupos involucrados.
GRUPOS
INVOLUCRAD PROBLEMAS PERCIBIDOS INTERESES
OS
Lentitud para procesar datos,
Contar con Software que sea
manejo de la información de
capaz de elaborar los estados
Personal modo informal y poco confiable.
financieros y presupuestarios,
administrativo Las recaudaciones de matriculas
realice los cobros de pagos
del Control de y pagos mensuales utilizan una
respectivos, realizados en el
Mensualidad hoja de calculo en formato Excel
área de caja y cuentas por
que no se utiliza de forma
cobrar.
adecuada.
Carencia de un sistema Contar con un Software capaz
automatizado de control de de controlar la asistencia de
Personal
personal. Desacuerdo en pagos y personal, elaborar informes
administrativo
descuentos hacia la plana individuales, preparar las
del Control de
docente y administrativa los planillas y mantener actualizada
Personal
procesos son implementados la documentación de los
utilizando el paquete Office. servidores.
1.2. DEFINICIÓN DE PROBLEMAS Y SUS CAUSAS
El problema central identificado, luego del diagnóstico realizado se define como:
Limitada comunicación de información entre los departamentos de Control de

Mensualidad y Control de Personal.
CARACTERISTICAS DEL PROBLEMA:
 Información no actualizada y se presenta retrasos en la consolidación de la

información.
 Insuficiencia de comunicación de información debido a que se utiliza software

desarrollados en entornos dos, software para procesos específicos, generando
duplicidad de trabajo.
CAUSAS INDIRECTAS
 Deficientes Sistemas de Información

Es necesaria la implementación de un sistema que integre el control de
personal y el control de mensualidades ya que ambos departamentos se
encuentran aislados uno del otro.
 Infraestructura tecnológica insuficiente

La información con la cual trabajan ambos departamentos no están integrados
ni están implementadas en una base de datos lo cual hace tediosa la búsqueda
de información en ambos departamentos.
EVIDENCIAS
 Reportes consolidados con errores, generando trabajo manual.
 Constancia de necesidad de un software que integre las áreas de los

departamentos de Control de personal y Control de Mensualidades.
EFECTOS DIRECTOS
 Retraso en la consolidación de la información para la toma de decisiones.

Dado que el sistema actual empleado es manual hace que el flujo de
información sea demasiado lento y tendencia a dar una información errónea.
 Imprecisión en el flujo de datos.

Ya que la información se maneja de manera manual y con una hoja de cálculo
en formato Excel muy usada muy vanamente el cual genera el problema de
duplicidad de información e imprecisión en los resultados.
EFECTOS INDIRECTOS
 Trabajadores y padres de familia no satisfechos con el funcionamiento actual

de los sistemas que maneja la institución.
EFECTOS FINAL
 Débil manejo de información e integración entre ambos departamentos.
ARBOL DE CAUSAS Y EFECTOS

Efecto Final
Débil manejo de información e integración entre ambos
departamentos.
Efecto Indirecto
Trabajadores y padres de familia no satisfechos con el
funcionamiento actual de los sistemas que maneja la institución.
Efecto Directo Efecto Directo

Retraso en la consolidación de la Imprecisión en el flujo de
información para la toma de datos.
decisiones.
Problema Principal
Limitada comunicación de información entre los departamentos
de Control de Mensualidad y Control de Personal.
Causa Directa
Débil comunicación entre ambos departamentos.
Causa Indirecta Causa Indirecta

Deficientes Sistemas de Infraestructura tecnológica
Información insuficiente
1.3. OBJETIVO DEL PROBLEMA
PROBLEMA CENTRAL OBJETIBO CENTRAL
Limitada comunicación de Mejoramiento de la

información entre el comunicación de información
personal administrativo entre el personal
del control de administrativo del control de
mensualidad y el control mensualidad y el control de
de personal. personal.
OBJETIVO DEL PROBLEMA
Mejoramiento de la comunicación de información entre el personal administrativo del

control de mensualidad y el control de personal.
ANÁLISIS DE MEDIOS Y FINES
Medios de primer nivel
 Comunicación de información de manera oportuna exacta y confiable entre las

áreas de ambos departamentos.
Medios fundamentales
 Eficientes sistemas de información.

 Infraestructura Tecnológica suficiente.
Fin directo
 Oportuna consolidación de información para la toma de decisiones.

 Precisión en el flujo de datos.
Fines indirectos
 Trabajadores satisfechos con los actuales sistemas de información.
Fin Último
 Fortalecimiento en la Gestión Administrativa y Financiera.

ARBOL DE MEDIOS Y FINES
Fin Último
Fortalecimiento en la Gestión
Administrativa y Financiera.
Fin Indirecto
Trabajadores satisfechos con los
actuales sistemas de información.
Fin Directo Fin Directo

Oportuna consolidación Precisión en el flujo de
de información para la datos.
toma de decisiones.
Objetivo Principal
Mejoramiento de la comunicación de información entre el personal
administrativo del control de mensualidad y el control de personal.
Medio de Primer Nivel

Comunicación de información de manera oportuna exacta y
confiable entre las áreas de ambos departamentos.
Medio Fundamental Medio Fundamental

Eficientes sistemas de Infraestructura Tecnológica
información. suficiente.
1.4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
CLASIFICACIÓN DE LOS MEDIOS FUNDAMENTALES
Medio Fundamental Medio Fundamental

Eficientes sistemas de Infraestructura Tecnológica
información. suficiente.
RELACIÓN DE MEDIOS FUNDAMENTEALES

MEDIOS FUNDAMENTALES COMPLEMENTARIOS
MEDIOS FUNDAMENTALES COMPLEMENTARIOS
IMPRESCINDIBLE IMPRESCINDIBLE
MEDIO MEDIO
FUNDAMENTAL FUNDAMENTAL
Eficientes Sistemas de Información Infraestructura Tecnológica suficiente.
PLANTEAMIENTO DE ACCIONES
IMPRESCINDIBLE IMPRESCINDIBLE
MEDIO MEDIO
FUNDAMENTAL FUNDAMENTAL
Eficientes Sistemas de Información Infraestructura Tecnológica suficiente.
Acción 1:
de un Software que integre todos los sistemas de Información en las áreas de los departamentos de contabilidad y
Adquisición de equipos, un servidor y conexión en red.
s del propio personal de la
asesoría externa de consultor.
en las áreas de los departamentos de contabilidad y personal, a través de consultoría externa de empresa especializada, de acuerdo a l
PLANTEAMIENTO DE LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
Proyecto Alternativa 1:
Implementación de un Software que integre todos los sistemas de Información en las

áreas de los departamentos de contabilidad y personal, a través del propio personal de
la institución educativa “TRILCE”, más asesoría externa de consultor.
Proyecto Alternativa 2:
Implementación de un Software que integre todos los sistemas de Información en las

áreas de los departamentos de contabilidad y personal, a través de consultoría externa
de empresa especializada, de acuerdo a los requerimientos específicos. Adquisición
de Equipos Informáticos: Computadoras, Un Servidor y conexión en red.
MODULO 3: FORMULACIÓN Y EVALUACION DEL PROYECTO
EL CICLO DEL PROYECTO Y SU HORIZONTE DE EVALUACIÓN
El horizonte de evaluación del proyecto es de 4 años, para ello se ha considerado los

componentes más importantes en materia de inversión, costos que van ha permitir
poner en funcionamiento el proyecto, los costos de operación y mantenimiento de la
infraestructura para garantizar su funcionamiento durante su vida útil.
Fases y etapas de las alternativas 1 y 2
PRE
INVERSION POST INVERSION
INVERSION
AÑO 0 DEL AÑO 1 AL AÑO 4
MES 1 2 MESES 6 MESES
Estudio del Elaboración del Implementación del Consolidación Operación
Perfil. expediente software. de la consolidada
técnico. Desarrollo del operación. .
software.
Elaboración del
manual del software.
Adquisición de
equipos informáticos.
Servicio de instalación
y conectividad en red.
Capacitación del
software.
3.1. ANALISIS DE LA DEMANDA
a. Servicios que cada proyecto ofrecerá
En las alternativas planteadas se desarrollará los siguientes servicios:
 Desarrollo del Software Integral para los Departamentos de Control de

Personal y Control de Mensualidad que consiste en :
La actualización y mejoramiento de los sistemas de información del área de

Personal: Control de asistencia y planillas.
Actualización y mejoramiento de los sistemas de información del área de

Control de Mensualidad: Contabilidad, Tesorería y Caja.
 Adquisición de equipos informáticos capaces de soportar e integrar el nuevo

software.
 Capacitación sobre la utilización del software integrado.
 Elaboración de los manuales del software integrado.
b. Diagnostico de la situación actual de la demanda y sus principales

determinantes.
El servicio de sistemas de información en los departamentos de control de

personal y Control de Mensualidad está escasamente implementado, operando
cada sistema de manera individual, se cuenta con infraestructura con
limitaciones en su acondicionamiento, insuficientes equipos informáticos con
ciertas limitaciones de capacidad y velocidad de procesamiento.
La población que demanda el servicio son los trabajadores y docentes de la

institución educativa TRILCE.
Demanda de Software: Sistemas de información que integren procesos
controlando el flujo de datos entre los departamentos de Control de Personal y
Control de Mensualidad.
Demanda de Hardware: 2 Pc´s (descripción) para los departamentos de
Control de Personal y Control de Mensualidad.
Demanda de dispositivos de comunicación: Instalar una red LAN.
c. Población de referencia.
Está determinado por el total de la población del área de influencia para el año
2010. El total de la población del alumnado para el año 2009 es de 270
habitantes, el mismo que corresponde al escenario donde se implementará el
software.
d. Población Potencial
Se considera como la población que demanda el servicio.
Área 2008 2009 2010

Personal
1 1 1
Administrativo
Docentes 18 19 20
Estudiantes 300 320 340
Total 319 340 361
e. Servicios demandados sin Proyecto

El servicio que viene brindando los sistemas de información involucra a 300
personas entre personal administrativo, alumnos y docentes, se estima que
esta población tiende a crecer con el incremento de docentes y alumnos por
año.
f. Servicios demandados con Proyecto

La cantidad de los servicios demandados con proyecto, son diferentes a los
demandados sin proyecto, por cuanto las acciones consideradas modificarán
los sistemas de información, de tal manera que la población afectada reciba un
mejor servicio en lo que concierne a los departamentos de Contabilidad y
Personal.
En el siguiente cuadro se indican los siguientes servicios.
SERVICIOS DEMANDADOS CON PROYECTO
DEPARTAMENTO ÁREA N° REQUERIMIENTOS

Personal 1 Control de Asistencia.
2 Registro de justificación de inasistencia.
Control de 3 Otorgar permisos particulares.
Asistencia 4 Controlar vacaciones.
5 Suspender por acciones indisciplinarías.
6 Controlar subsidios.
Planillas 1 Generar Planilla de pago.
2 Obtener boleta de pago.
3 Registro de descuentos.
4 Generar liquidaciones de beneficios.
5 Calcular el aporte del trabajador.
6 Verificar Planillas de pago
7 Mostrar comparaciones estadísticas, de los
descuentos.
DEPARTAMENTO ÁREA N° REQUERIMIENTOS

1 Registro de movimientos financieros en libros
contables.
2 Realizar mantenimiento de tarifas de pago.
Contabilidad
3 Elaborar la programación de pagos.
4 Realizar cambios de escala de pagos.
5 Registrar descuento de pago.
Contabilidad
1 Elaborar comprobantes de pago
2 Expedir reportes de desembolso (Descuento
Tesorería
por planilla).
3 Realizar conciliación bancaria
1 Registrar boleta de venta.
Caja
2 Mantenimiento de boletas.
3.2. ANALISIS DE LA OFERTA
Los recursos de software, hardware y comunicaciones asimismo los

servicios que ofrece la Entidad Educativa en cada departamento en la
actualidad en relación a los sistemas de información que operan y en
cuanto a la infraestructura informática detallan a continuación:
OFERTA ACTUAL DE SOFTWARE
DEPARTAMENTO AREA N° OFERTA DE SOFTWARE

Control de
1 Ninguno.
Asistencia
Personal
Manejo de información con
Remuneraciones 1
el Paquete Office
Contabilidad 1
el Paquete Office
Contabilidad Tesorería 1
el Paquete Office
Caja 1
el Paquete Office
OFERTA ACTUAL DE HARTWARE
N ESTADO Años de
DEPARTAMENTO AREA DESCRIPCIÓN
° ACTUAL antigüedad
Control de
1 Ninguno ninguno ninguno
Personal Asistencia
Remuneraciones 1 Computadora Corel Dúo adecuado 3
Contabilidad 1 Computadora Corel Dúo adecuado 3
Computadora Corel Dúo
Contabilidad Tesorería 1 adecuado 3
Impresora a tinta
Caja 1 Computadora Corel Dúo adecuado 3
OFERTA ACTUAL DE COMUNICACIONES
DEPARTAMENTO ÁREA DESCRIPCIÓN

Control de Todas las Pc´s se
Asistencia encuentran trabajando de
Personal
manera independiente sin
Remuneraciones
conexión con otras Pc`s.
Todas las Pc´s del
Contabilidad departamento de
contabilidad se encuentran
Contabilidad Tesorería conectadas en red y no con
Caja el departamento de
Personal.
3.3. Balance de Oferta - Demanda
Ofertantes Demandantes
Balance
Descripción Cantidad Descripción Cantidad
Equipamiento de Equipamiento de
Computadoras Computadoras en -1 equipos
1 2
en la institución la institución informáticos
educativa “Trilce” educativa “Trilce”
Equipamiento de Equipamiento de
-1
software en la software en la
0 1 equipamiento
institución institución
de software
educativa “Trilce” educativa “Trilce”
De los cuadros anteriores podemos determinar que los requerimientos o necesidades

en los departamentos de contabilidad y tesorería son mayores a los servicios que
presta actualmente.
Por tanto se concluye, que la capacidad de atención de los servicios ofertados con el
proyecto son las adecuadas que cubrirá a la población objetivo establecido para el
proyecto.
3.4. LOS COSTOS A PRECIO DE MERCADO.
3.4.1. Costos en la situación sin proyecto
Costos de operación
COSTOS DE OPERACIÓN S/.

SITUACION SIN PROYECTO
COSTO
Nº DESCRIPCION UNID. CANTIDAD P.UNID.
PARCIAL
1 REMUNERACIONES 4, 200. 00
PERSONAL DE
MESES 12 350.00 4, 200. 00
INFORMATICA (1)
2 SERVICIOS 3, 600. 00
LUZ MESES 12 200. 00 2, 400. 00
TELEFONO
MESES 12 100. 00 1, 200. 00
(INTERNET)
COSTO TOTAL 7, 800. 00
FUENTE: EQUIPO DE

TRABAJO
a) Costos de mantenimiento
COSTO DE MANTENIMIENTO

SITUCION SIN PROYECTO
COSTO
Nº DECRIPCION UNID CANTID. P.UNID
PARCIAL S/.

Mantenimiento
Gbl. 1 180. 00 180. 00
de HW y SW
COSTO TOTAL 180. 00
Fuente : Equipo de trabajo
3.4.2. Costos de la situación con proyecto
Estudios definitivos
COSTOS DEL EXPEDIENTE TECNICO ALTERNATIVA 1 Y 2

Costo a precio del
DESCRIPCION DE EQUIPOS Und. Cantidad
Mercado s/.
1 Expediente técnico alternativa Nº 1 Doc. 1 2, 500. 00
2 Expediente técnico alternativa Nº 2 Doc. 1 3,000. 00
Costos alternativa Nº 1
DESARROLLO DEL SOTWARE

Cantidad Costo Costo
DESCRIPCION DE EQUIPOS Und.
requerida Unitario S/. total S/.
1 PERSONAL DE INFORMATICA Per. 1 1 200. 00 14, 400. 00
2 CONSULT. EXTER. Per. 1 2, 300. 00 27, 600. 00
COSTO
42, 000. 00
TOTAL
ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO
ADQUISICION DE EQUIPAMIENTO
Cantidad
Costo Costo
DESCRIPCION DE EQUIPOS Und Requerid
Unitario S/. Total S/.
a
1 PCs con licencia Equipos 2 2, 500. 00 5, 000. 00
2 Servidor Equipos 1 15, 000. 00 15, 000. 00
3 Cables Equipos 1 200. 00 200. 00
4 Switchs Unid 1 600. 00 600. 00
5 Access Point Unid 1 700. 00 700. 00
6 Cable UTP Cat 5 Unid 1 350. 00 350. 00
7 Conector RJ-45 Unid 50 0. 50 25. 00
21, 875.00
INSTALACION DE SERVICIO DE CONECTIVIDAD DE RED
INSTALACION DE SERVICIOS DE CONECTIVIDAD DE RED

requerida Unitario S/. total S/.
1 INSTALACION DE RED PTO. 2 25. 00 50. 00
2 CONFIGURACION DEL SERVIDOR Unidad 1 300. 00 300. 00
COSTO TOTAL 350. 00
Los costos a que se incurrirán para la ejecución del Proyecto ALTERNATIVA Nº 1 son:
ETAPA ACTIVIDADES TOTAL S/.

I Desarrollo del software Integral 42, 000. 00
II Elaboración del manual del software 0. 00
III Adquisición de equipos informáticos 21, 875. 00
IV Instalación de servicio de conectividad de red 350. 00
V Capacitación del software 0. 00
TOTAL 64, 225. 00
COSTOS ALTERNATIVA Nº 2
DESARROLLO DEL SOFTWARE

requerida unitario S/. total S/.
1 CONSULTORIA EXT. Global 1 50, 000. 00 50, 000. 00
Costo total 50, 000.00
ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO
ADQUISICION DE EQUIPAMIENTO
DESCRIPCION DE Cantidad Costo Costo
Und
EQUIPOS Requerida Unitario S/. Total S/.
1 PCs con licencia Equipos 2 2, 500. 00 5, 000. 00
2 Servidor Equipos 1 15, 000. 00 15, 000. 00
3 Cables Equipos 1 200. 00 200. 00
4 Switchs Unid 1 600. 00 600. 00
5 Access Point Unid 1 700. 00 700. 00
6 Cable UTP Cat 5 Unid 1 350. 00 350. 00
7 Conector RJ-45 Unid 50 0. 50 25. 00
21, 875.00

DESCRIPCION DE Cantidad Costo Costo
Und.
EQUIPOS requerida Unitario S/. total S/.
1 INSTALACION DE RED PTO. 2 25. 00 50. 00
CONFIGURACION DEL
2 Unidad 1 300. 00 300. 00
SERVIDOR
COSTO
350. 00
TOTAL
Los costos que se incurrida para la ejecución del proyecto ALTERNATIVA Nº 2 será:
ETAPA ACTIVIDADES TOTAL S/.

I Desarrollo del software Integral 50. 000. 00
II Elaboración del manual del Software 0. 00
III Adquisición de equipos informáticos 21, 875. 00
Instalación de servicio de conectividad de
IV 350. 00
red
V Capacitación del software 0. 00
TOTAL 72, 225. 00
RESUMEN DE COSTOS DE LA ALTERNATIVA Nº 1 Y 2
ACTIVIDADES ALTERNATIVA 1 ALTERNATIVA 2

Expediente técnico 2, 500. 00 3, 000. 00
Desarrollo del software integral 42, 000. 00 50, 000. 00
Elaboración del manual de software 0. 00 0. 00
Adquisición de equipos informáticos 21, 875. 00 21, 875. 00
Instalación de servicios de conectividad de red 350. 00 350. 00
Capacitación del software 0. 00 0. 00
TOTAL 66, 725. 00 75, 225. 00
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ALTERNATIVA Nº 1
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO

N AÑO
Componente
º 2 3 4
Personal encargado de los
1 10, 000. 00 10, 000. 00 18, 000. 00
sistemas de información
2 Luz 2, 800. 00 2, 800. 00 2, 800. 00
3 Teléfono (internet) 2, 800. 00 2, 800. 00 2, 800. 00
4 Mantenimiento de Hw y Sw 400. 00 400. 00 400. 00
TOTAL 16, 000. 00 16, 000. 00 16, 000. 00
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ALTERNATIVA Nº 2
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO

AÑO
Nº Componente
2 3 4
Personal encargado de los sistemas
1 10, 000. 00 10, 000. 00 10, 000. 00
de información
2 Luz 2, 800. 00 2, 800. 00 2, 800. 00
3 Teléfono (internet) 2, 800. 00 2, 800. 00 2, 800. 00
4 Mantenimiento de Hw y Sw 500. 00 500. 00 500. 00
TOTAL 16, 100. 00 16, 100. 00 16, 100. 00
3.4.3. FLUJOS DE COSTOS INCREMENTALES
FLUJOS DE COSTOS A PRESIO DEL MERCADO ALTERNATIVA Nº 1
AÑOS
DESCRIPCION VACT
0 1 2 3
A. COSTOS DE INVERCION 66, 725. 00
1. Intangibles (Expediente técnico) 2, 500. 00
2. Inversión tecnológica 64, 225. 00
- Desarrollo del software Integral 42, 000. 00
- Elaboración del manual del
0. 00
software
- Adquisición de equipos
21, 875. 00
Informáticos
- instalación de servicio de
350. 00
conectividad de red
- Capacitación del software 0.00
B. COSTOS DE OPERACIÓN Y
16, 000. 00 16, 000. 00 16, 000. 00
MANTENIMIENTO
C. TOTAL COSTOS CON
66, 725. 00 16, 000. 00 16, 000. 00 16, 000. 00
PROYECTO (A+B)
D. COSTOS DE OPERACIÓN Y
0. 00 7, 980. 00 7, 980. 00 7, 980. 00
MANTENIMINETO SIN PROYECTO
E. TOTAL DE COSTOS
66, 725. 00 8, 020. 00 8, 020. 00 8, 020. 00
INCREMENTALES (C-D)
F. FACTOR DE ACTUALIZACIÓN . 1.00 0.90 0. 81 0. 73

VACT (E*F) 86, 294. 20 66, 725. 00 7, 218. 40 6, 496. 20 5, 854. 60
AÑOS
DESCRIPCION VACT
0 1 2 3
- Desarrollo del software
50, 000. 00
Integral
0. 00
software
21, 875. 00
Informáticos
350. 00
conectividad de red
A. COSTOS DE OPERACIÓN Y
16, 100. 00 16, 100. 00 16, 100. 00
MANTENIMIENTO
B. TOTAL COSTOS CON
75, 225. 00 16, 100. 00 16, 100. 00 16, 100. 00
PROYECTO (A+B)
C. COSTOS DE OPERACIÓN Y
0. 00 7, 980. 00 7, 980. 00 7, 980. 00
D. TOTAL DE COSTOS
75, 225. 00 8, 120. 00 8, 120. 00 8, 120. 00
INCREMENTALES (C-D)
E. FACTOR DE ACTUALIZACIÓN . 1.00 0.90 0. 81 0. 73

VACT (E*F) 95, 037. 80 75, 225. 00 7, 308. 00 6, 577. 20 5, 927. 60
MODULO 4: EVALUACIÓN
BENEFICIOS CUANTITATIVOS ALTERNATIVA 1 Y 2
4.1 BENEFICIOS
SALARIO DE TRABAJADORES
INGRESO INGRESO INGRESO POR
TIPO
MENSUAL POR DIA (S/.) HORA (S/.)
Personal nombrado 1, 200. 00 40. 00 5. 00
Personal contratado 600. 00 20. 00 2. 50
PROMEDIO 1, 800. 00 30. 00 3. 75
Fuente: unidad formuladora

Ingreso por día=ingreso mensual/30 días
a) Comparación de tiempos de búsqueda de información
Tiempo de comparación de SOLICITUD TOTAL DE

búsqueda de información ES X MES DIFERENCIA
DESCRIPCION
SISTEMA
SIMP DIFERENCIA
ACTUAL
Buscar información en
el departamento de 50’ 10” 10” 50’ 00” 30 1500’00”
Control de Personal
Buscar información el
departamento de 30’20” 20” 30’00” 100 3000’
Mensualidad
Total 4500’00”
Fuente: unidad formuladora
Como se observa en el cuadro, la búsqueda de información de las áreas de Control de

Personal, y Control de Mensualidad existe un ahorro de tiempo de 4500’ 00” (75 horas)
mensual, lo cual calculando en función al costo promedio por hora de un trabajador
(75* S/.3.75) da un beneficio mensual de S/281.25 (beneficio anual S/.3375).
b) Proceso de registro de récord de asistencia
Comparación de tiempos en procesos de récor de asistencia
TIEMPO REQUERIDO POR

TOTAL
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN DE
Sistema
SIMP Diferencia TIEMPO
Actual
Generar consolidado
mensual de record de 4 días 10" 3dias 7h 59' 50" 1919' 49"
asistencia.
Emitir informe de record
20' 10” 3" 20’ 7” 20' 7”
de asistencia
4días20'10
TOTAL 13" 5días19'57" 2419’57"
"
Como se observa en el cuadro, en el proceso de registro de ingreso y salida existe un

ahorro mensual de tiempos 2419’ 57” (40.32 horas) mensual, lo cual calculando en
función al costo promedio por hora de un trabajador (40.32* S/. 3.75) por lo tanto se da
un ahorro de S/. 151.2 mensual (S/. 1814.4 anual).
c) PROCESO DE CONTROL DE ASISTENCIA DIARIA, MENSUAL Y ANUAL
Comparación de tiempos en proceso de Control de Asistencia diaria, mensual y anual
TOTAL
DE
DESCRIPCIÓN TIEMPO
Sistema
SIMP Diferencia
Actual
Cuadro de asistencia diaria,
5días 4" 4dias 59' 56" 1979' 56"
mensual y anual

TOTAL 5días 4" 4dias 59' 56" 1979' 56"
Como se observa en el cuadro, en el proceso de control de asistencia diaria, mensual

y anual existe un ahorro mensual de tiempo 1979’ 56” (32.99 horas) mensual, lo cual
calculando en función al costo promedio por hora de un trabajador (32.99* S/. 3.75)
por lo tanto se da un ahorro de S/. 123.71 mensual (S/. 1484.52 anual).
d) PROCESO DE GENERACION DE PLANTILLAS
Comparación de tiempos en proceso de Generación de Planillas
TOTAL
DE
DESCRIPCIÓN TIEMPO
Sistema
SIMP Diferencia
Actual
Cuadro de Generación de
4 días 4" 3 días 59' 56" 4379' 56"
Planillas

TOTAL 4 días 4" 3 días 59' 56" 4379' 56"

e) PROCESO DE EMISION DE CERTIFICADOS DE TRABAJO
Comparación de tiempos en proceso de Emisión de Certificados de Trabajo

TOTAL
DESCRIPCIÓN DE
Sistema
SIMP Diferencia TIEMPO
Actual
Cuadro de Emisión de
7 días 1’ 20" 6 días 58' 40" 8698' 40"
Certificados de Trabajo

TOTAL 7 días 1’ 20" 6 días 58' 40" 8698' 40"
f) PROCESO DE REGISTRO DE RECAUDACION
Comparación de tiempos en proceso de Registro de Recaudación
DESCRIPCIÓN TIEMPO REQUERIDO POR TOTAL

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN DE
Sistema SIMP Diferencia TIEMPO
Actual
Cuadro de Registro de 3 días 10’ 30" 2 días 49' 30" 2929' 30"
Recaudación

TOTAL 3 días 10’ 30" 2 días 49' 30" 2929' 30"

g) PROCESO DE ARCHIVO DE COBRANZA
Comparación de tiempos en proceso de Archivo de Cobranza
TOTAL
DE
DESCRIPCIÓN TIEMPO
Sistema
SIMP Diferencia
Actual
Cuadro de Archivo de
7 días 8’ 20" 6 días 51' 40" 8691' 40"
Cobranza

TOTAL 7 días 8’ 20" 6 días 51' 40" 8691' 40"

RESUMEN DE BENEFICIOS
DETALLE TOTAL(S/.)
BUSQUEDA DE LA
281.25
INFORMACION
PROCESO DE RECOR DE LA
151.20
ASISTENCIA
PROCESO DE CONTROL DE
ASISTENCIA DIARIA, MENSUAL Y 123.71
ANUAL
PROCESO DE GENERACION DE
273.75
PLANTILLAS
PROCESO DE EMICION DE
543.67
CERTIFICADOS DE TRABAJO
REGISTRO DE RECAUDACION 183.09
ARCHIVOS DE COBRANZA 543.23
TOTAL 2099.90
TOTAL ANUAL 25.198,80
Beneficios intangibles
Entre los beneficios que estaría generando el proyecto “IMPLEMENTACION DEL

SOFTWARE DEL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL Y CONTROL DE
MENSUALIDAD DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TRILCE DE LA CIUDAD DE
ABANCAY”
- Mejora en el proceso de Toma de decisiones.
- Optimización de procesos y seguridad.
- Satisfacción y mejora en la productividad del personal.
- Mejora en el servicio y atención
- Mejora en la integración de información, desde distintos departamentos.
- Incremento de la transparencia de información, ya sea de trámites internos

como externos.
- Mejora la imagen institucional en atención a los usuarios.

Resaltamos que los beneficios para las dos alternativas son equivalentes, dado que
las diferencias tecnológicas de estas alternativas son mínimas.

AÑOS
DESCRIPCION VACT
0 1 2 3
- Desarrollo del software Integral 42, 000. 00
0. 00
software
21, 875. 00
Informáticos
350. 00
conectividad de red
B. COSTOS DE OPERACIÓN Y
16, 000. 00 16, 000. 00 16, 000. 00
MANTENIMIENTO
C. TOTAL COSTOS CON
66, 725. 00 16, 000. 00 16, 000. 00 16, 000. 00
PROYECTO (A+B)
D. COSTOS DE OPERACIÓN Y
0. 00 7, 980. 00 7, 980. 00 7, 980. 00
E. TOTAL DE COSTOS
66, 725. 00 8, 020. 00 8, 020. 00 8, 020. 00
INCREMENTALES (C-D)
F. FACTOR DE ACTUALIZACIÓN. 1.00 0.90 0. 81 0. 73

VACT (E*F) 86, 294. 20 66, 725. 00 7, 218. 40 6, 496. 20 5, 854. 60
PROYECTO ALTERNATIVO N 1
FLUJO DE COSTOS E INGRESOS A PRECIO DE MERCADO
AÑOS 0 1 2 3
FLUJO DE COSTOS E INGRESOS A
66.725,00 8.020,00 8.020,00 8.020,00
PRECIO DE MERCADO
FLUJO DE INGRESOS GENERADOS
0.00 25.198,80 25.198,80 25.198,80
POR EL PROYECTO
FLUJO DE COSTOS Y BENEFICION A
-66.725,00 17.178,80 17.178,80 17.178,80
PRECIO DE MERCADO
AÑOS
DESCRIPCION VACT
0 1 2 3
- Desarrollo del software
50, 000. 00
Integral
0. 00
software
21, 875. 00
Informáticos
- instalación de servicio de 350. 00
conectividad de red
A. COSTOS DE OPERACIÓN Y
16, 100. 00 16, 100. 00 16, 100. 00
MANTENIMIENTO
B. TOTAL COSTOS CON
75, 225. 00 16, 100. 00 16, 100. 00 16, 100. 00
PROYECTO (A+B)
C. COSTOS DE OPERACIÓN Y
0. 00 7, 980. 00 7, 980. 00 7, 980. 00
D. TOTAL DE COSTOS
75, 225. 00 8, 120. 00 8, 120. 00 8, 120. 00
INCREMENTALES (C-D)
E. FACTOR DE ACTUALIZACIÓN. 1.00 0.90 0. 81 0. 73

VACT (E*F) 95, 037. 80 75, 225. 00 7, 308. 00 6, 577. 20 5, 927. 60
PROYECTO ALTERNATIVO N 2
FLUJO DE COSTOS E INGRESOS A PRECIO DE MERCADO
AÑOS 0 1 2 3
FLUJO DE COSTOS E INGRESOS A
75.225,00 8.120,00 8.120,00 8.120,00
PRECIO DE MERCADO
FLUJO DE INGRESOS GENERADOS 25.198,8
0.00 25.198,80 25.198,80
POR EL PROYECTO 0
FLUJO DE COSTOS Y BENEFICIOS A 17.078,8
-75.225,00 17.078,80 17.078,80
PRECIO DE MERCADO 0
4.3 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN ECONOMICA A PRECIOS DE MERCADO
4.3.1 CÁLCULO DEL VALOR ACTUAL NETO
Dado que el capital para el desarrollo del proyecto es de la Institución, el VAN a sido
calculado con una tasa de interés del 1%.
A continuación se presentan los VAN de los dos proyectos alternativos planteados:
 VAN (Proyecto Alternativo 1) : 306.08

 VAN (Proyecto Alternativo 2) :- 8193.92
4.3.2 CÁLCULO DEL TIR (TASA INTERNA DE RETORNO)
• TIR (Proyecto alternativo 1): 1%

• TIR (Proyecto alternativo 2): 7%
4.3.3 CÁLCULO DEL BENEFICIO – COSTO
El beneficio Costo ha sido calculado mediante la siguiente fórmula:
A continuación se presentan los TIR de los dos proyectos alternativos planteados:
• B/C (Proyecto alternativo 1): ¿?

• B/C (Proyecto alternativo 2): ¿?
RESULTADO DE LA EVALUACION ECONÓMICA
Por lo tanto, se elige la alternativa 1 para la realización del proyecto por ser rentable
económicamente y socialmente
RESULTADOS DE EVALUACION
VAN TIR B/C
A PRECIO DE MERCADO
ALTERNATIVA Nº 01 306.08 1% ¿?
ALTERNATIVA Nº 02 - 8193.92 7% ¿?
CONCLUSIONES

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INDICE

1.1. NOMBRE DEL PROYECTO

1.1.1. UBICACIÓN DEL PROYECTO

El 90% del territorio se halla a más de 3,000 metros de altitud.

El proyecto se localiza en la capital Abancay en el distrito de Abancay

1.2. UNIDAD FORMULADORA Y EJECUTORA DEL PROYECTO

1.2.1. Unidad Formuladora

Nombre : Universidad Nacional Micaela Bastidas de Apurímac. UNAMBA

Responsable : David Leonardo Ccana Parra.

Dirección : Av. Arenas S/N

Teléfono : 083 – 323337

1.2.2. Unidad Ejecutora

Nombre : Oficina de Tecnologías de Información de la UNAMBA

Responsable : David Ccana Parra.

Dirección : Av. Arenas S/N

Teléfono : 083 – 321824

1.3. PARTICIPANTES DE LAS ENTIDADES INVOLUCRADAS Y DE LOS

En la elaboración del presente estudio de Pre inversión a Nivel de Perfil, participaron

1.4. MARCO DE REFERENCIA

Antecedentes del Proyecto

La propuesta del presente proyecto parte de haber identificado el problema referido a

Control de Personal: El sistema implementado que utiliza para el control de personal

Remuneraciones: No maneja ningún sistema automatizado para el sistema de pagos

Delimitación del trabajo a realizar

El ámbito de estudio del presente Proyecto Informático es la parte de Control de

El trabajo a realizar gira entorno a aspectos referentes al manejo de los estados

Contabilidad: Realiza labores de ejecución, coordinación y supervisión de labores de

1.1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Antecedentes de la situación que motiva el proyecto.

a) Antecedentes que motivan el proyecto.

Automatización del sistema de control de personal y mensualidades de la institución

Integración del sistema administrativo con el control de mensualidad

La necesidad de un sistema automatizado, dedicado a cada área, que las integre.

b) Características de la situación negativa que se intenta modificar.

Los problemas identificados son:

• Duplicidad en los procesos de registro de cuenta, información del trabajador y

• Escasa información necesaria y oportuna para la toma de decisiones.

• Escaso sistema de información automatizado que integre y apoye en la

• Flujo lento de información, imprecisión en el flujo de datos.

• La falta de comunicación entre las áreas de control de asistencia y control de

c) Razones que son de interés para resolver dicha situación.

 Es de interés normalizar los procesos de almacenamiento de datos.

 Es de interés que se maneje la información necesaria en tiempo real.

 Es de interés que las áreas administrativas y financieras trabajen íntegramente.

a. Características de la zona afectada y la estimación de su población.

 La población afectada por la situación negativa está referida a los estudiantes y

b. Características de los grupos afectados.

 Deficiente comunicación entre la parte administrativa y financiera de la

 Deficiencia en el Sistema de control de pagos y mensualidades de la Institución

 Escasa capacitación en el manejo de aplicaciones orientadas a tecnologías de

Gravedad de la situación negativa que se intenta resolver.

 Los problemas surgen desde su funcionamiento que se da alrededor de unos 7

 El problema que aqueja a la Institución Educativa TRILCE es de índole

Intentos anteriores de solución.

No hubo ningún intento de solución para la mejora del sistema implantado.

Intereses de los grupos involucrados.

1.2. DEFINICIÓN DE PROBLEMAS Y SUS CAUSAS

El problema central identificado, luego del diagnóstico realizado se define como:

Limitada comunicación de información entre los departamentos de Control de

CARACTERISTICAS DEL PROBLEMA:

 Información no actualizada y se presenta retrasos en la consolidación de la

 Insuficiencia de comunicación de información debido a que se utiliza software

 Deficientes Sistemas de Información

 Infraestructura tecnológica insuficiente