GENERALIDADES SOBRE CONTROL

Esta función incluye todas las actividades que el administrador emprende

para asegurarse que las actuales operaciones se lleven a cabo conforme a lo
planeado.

La función administrativa de control consiste en hacer la comparación entre

los sucesos y los objetivos, y efectuar las correlaciones necesarias cuando haya
discrepancia al respecto.

El control representa la parte de vigilancia de la función de un

administrador. La función de control se muestra en la siguiente figura, en donde la
actuación real se compara con la actuación o los resultados deseados.

Actuación o resultados deseados

Objetivos

Actuación real

Desviación
medida y corregida
por el control

La planeación resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdo

suponer que el control se puede lograr sin una adecuada planeación. Si no existe
planeación no podrá tenerse una comprensión predeterminada de los resultados
que se desea.
El proceso de control

El control es un proceso formado por varias etapas definidas, sin importar la

función o actividad, y son las siguientes:

Establecer normas Medir el desempeño

Tomar medidas Comparar lo

correctivas realizado con las
normas

Establecer normas. Esta etapa comprende la fijación de normas para

todo tipo de funciones operacionales y actividades. Podemos definir una norma
como una unidad de medida establecida para servir como un modelo o criterio.

El establecimiento de normas proporciona la base sobre la cual se mide

el desempeño real o esperado.

Medir el desempeño. Consiste en medir o juzgar lo realizado. Se refiere

a un solo concepto: mostrar lo que se ha logrado. Esto es importante porque
proporciona la verdadera información objetiva que posteriormente se compara con
la norma establecida.

Comparar lo realizado con las normas. Consiste en comparar el

funcionamiento con la norma o estándar; cuando exista alguna diferencia entre
ambos, debe aplicarse un criterio para establecer la importancia de la diferencia.

Tomar medidas correctivas. Puede considerarse como el hecho de

hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas o que se hagan
esfuerzos para que los resultados estén de acuerdo con lo esperado.

La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el

procedimiento actual. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas
podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en
la actividad.

Tipos de control.
 Entrada Procesos Salida

Control Control de
Control concurrente retroalimentació
anticipado n
Corrige
Se adelanta problemas a Corrige
a los medida que problemas
problemas van cuando han
ocurriendo ocurrido

Cualidades de un sistema eficaz de control.

• Exactitud. Un sistema de control que genera información inexacta puede

dar como resultado que el gerente no tome medidas cuando debe, o que
responda a un problema que no existe.

• Oportunidad. Los controles deben llamar la atención del gerente acerca de

las variaciones a tiempo para evitar infracciones graves al desempeño de
una unidad. La mejor de las informaciones valdrá muy poco si es obsoleta.
Por ello, un sistema eficaz de control debe ofrecer información oportuna.

• Economía. Un sistema de control debe ser razonable en términos

económicos. Todo sistema de control debe justificar los beneficios que
proporciona en relación con los costos que representa. Para reducirlos, el
gerente debe tratar de imponer la menor cantidad de controles para
producir los resultados deseados.

• Flexibilidad. Los controles deben ser lo bastante flexibles como para

adaptarse a los problemas o para aprovechar las nuevas oportunidades.
 Pocas organizaciones encuentran entornos tan estables que no requieran
de cierta flexibilidad. Incluso las estructuras sumamente mecanicistas
necesitan controles que se puedan adaptar conforme cambian los tiempos y
las condiciones.

• Inteligibilidad. Los controles imposibles de entender carecen de valor. Por

consiguiente, en ocasiones es preciso sustituir los instrumentos sofisticados
por controles menos complejos. Un sistema de control difícil de entender
puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y, a la larga,
ser ignorados.

• Criterios razonables. Los parámetros de control deben ser razonables y

alcanzables. Si son demasiado altos o irrazonables dejarán de motivar. Los
controles deben imponer estándares que reten y presionen a las personas
para que alcancen niveles de desempeño más altos, pero sin desmotivarlas
ni propiciar su decepción.

• Colocación estratégica. Los gerentes no pueden controlar todo lo que

ocurre en una organización. Aun cuando pudieran hacerlo, los beneficios no
justificarían los costos. Por ello, los gerentes deben establecer controles en
los factores que sean estratégicos para el desempeño de la organización.
Los controles deben cubrir actividades, operaciones y hechos críticos
dentro de la organización.

• Hincapié en la excepción. Debido a que los gerentes no pueden controlar

todas las actividades, deben instituir sus instrumentos para el control
estratégico ahí donde dichos instrumentos llamen la atención
exclusivamente hacia las excepciones. Un sistema de excepciones
garantiza que el gerente no se vea abrumado por información sobre las
variaciones del estándar.

• Varios criterios. Los gerentes y los empleados por igual buscarán lucir
bien en los criterios que estén controlados. Si los gerentes controlan
usando una sola medida, por ejemplo, la puntualidad, el esfuerzo estará
dirigido exclusivamente a lucir bien en ese estándar. Tener varias medidas
del desempeño hará que el enfoque sea más amplio.

• Medidas correctivas. Un sistema eficiente de control no sólo indica cuándo

se ha presentado un distanciamiento importante del estándar, sino también
sugiere qué medidas debemos tomar para corregir dicha desviación.