3. Herramientas para determinar requerimientos de sistemas GUIA DE ESTUDIO Et lector habré asimilado el contenido del presente capitulo cua do'sea capaz de dar respuesta a las siquientes preguntas: {Qué son los requerimientas da un sistema de informacién? 4 se determinan? {Cémo cambian los requerimientas entve sistemas de transaccioh y sistemas de decision? {Qué.métodes ublizan los anolistes pars investigar los requarim tos de sistemas de informacidn? (Cudles san las preguntas especiticas que sirvan do guia 2 lors listas. de sistemas cuando llevan § Cabo una. investi9acion sistemas? (Quién es [a persona responsable de aségurar que sean identi os los requerimientos esenciales del sistema? ¢Existe un método para reumir detalles relacionados con sisieiia Informscién que sea mejor que todos los demas? 2Cémo sbordan los analistas el ebtucio de procedisme tos y Bi 305 de decision com los que ng estin farmiiarizados? {Qué herramientas se utlizan para desenbir y comprender pra mientos y decisiones para los que se requiere identificer condi ngs en una secuencia particular? {Qué componentes se anslizan al tomar una decisién 0 formular tl Estrategia de decision? @Bxiste alguna diferencia entre los métados empleados para d bir €ondiciones cuantitativas y los ublizados para describir clones cualitstwas? {Que estrategias de andlisis de decisiones utilizan métados gril mas que deciaraciones en inglés? aCémose detectany carnigen los errores an el analisis Ge deci OBJETIVOS DEL CAPITULO Desarrollar tablas y arboles de decision para dacumentar prt mientas existentes y procesos de decisiGn. Describir los procesos de Ia organizacién por medio dat est estructurade. Descritir cémo se determinan los requerimientos basics sistemas de informacién de uns organizacién. Formular preguntas que puedan ulilizarse para reunir inform con fespecio a proceses, operaciones, procedimientos ¥ | Impuestos por 6! tiempo, volumen de trabajo y controles da ‘Adquirir informacion con respecta a sistemas de decision, vendo los procedimientos da sporte para el procesamial Wransaccianes,de requerimiantos in de raquerimientos nado de requerimienios de accion Bes torstciin iteracion jsecuencia Forms ELSE Herramienta Invastigacién de requerimientos ‘Observacion Redundancia Regla de decision Requerimiento Requerimientas de decisiones Revision de registros Recopilacion de hechos Requerimiants de transaccién ‘Tabla de decision Variables de decisionEl fiasco del salén recibidor ‘Ann Flemming, analista jefe de Harrison Carporation..estaba revisando el estado de Io que ella ha dade en llamar “el fiase@ salén recibider”. La gerencia desea saber por qué el nuevo sistema de repdrtes y control no est proporcionandd Ia informacion confiable que se esperaba de él. El nueve sistema fue desarrollade para generar reportes diarios sobre ventas, costas, recepcidn de materiales por part de proveedores y cheques pagados per la compari él dia anterior. El sistema lleva tres meses funcionando pero las Cas no han marchado bien. Para agravar mas la situacién, tant Gh rupo de contabilidad coma el supervisor dela bodega estan descontentos con el sistema, hecho que han dado @ conocer g gerencia Harrison Corporation opera un centro de distribucién al menudeo. Los clientes compran los articulos que hay en ‘existencia én la bodega. Los fabricantas surien todo él invert yy Harrison se encarga de revenderio, El éxito de la compafiia depende del buen registra de la mereancia en exstencis. Le bodega reciba la mercancia de los fabricantes seis dial la semana, pero el envio de la mercancia para los chentes 5@ hace todos los dias de la semana. Cuando sé tomé la decisidn de desarrollar el nuevo sistel de reportes y control, Ann encargd a Jehn Garland y Nancy Newsome, dos analistas de sistemas can poca experiencia. fa conduccién de una investigaci6n para conocer los requerimiantos del nuevo sistema. Ellas entrevistaron al supervisor de la bodega y al resto de los trabajadores con la finalidad de entender sus rutinas y actividades. También observaron el pracedimiento de recepcién y requisicién dé mercancia y soStuvieron varias conversacianes con la gerenci para obtener la informacién necesaria para su reporte. Con en us hallazgos. se formullé una lista de requerimientos a pal de la que se desarrolld e impianté un nuevo sistema. Los gerentes y supervisores clave de los dapartamentos de contabilidad y recepcién de mercancia aprobaron |a propué Cuando el sistema se utiliz6 por primera vez, la existent articulos en la badega llevada an forma manual coincidié Cot ragistros impresos. Sin embargo. el mes pasado existian discrepancias importantes en varios articulos caros, Los bala de pago de cheques eran mis elevados de la qua indicaball registros de recepcién de mercancia, Por atra parte, las requisiciones eran mucha mas aitas que el numero de ventas reporiads. 2Qué era lo que estaba mal? /E! software 0 el sistema a [ANALISIS ¥ DETERANNACION OE REOUERIMIENTES 120#88 ésté sustrayendo mercancla de la bodega o Sblema en la cantabilidad que pudiess-explicar las inn investigd ella misma el problems. encontrd ancias entre lo. que John yy Nancy habian ante sus entrevistas y lo que ahora encontraba marmal. Elis comprobé que los dos analistas stado a todos los empleados de la bodega as! sor de ésta iG0sas que John y Nancy observaran durante sus Hque. en ocasiones. los empleades de ia bodega Sela sin tener la requisicion para hacerlo. Sin pervisor les indicé que esa practica no volveria 8 Planeaba implantar una politica mas estricta al }que se instalabs el nuevo sistema de control y us jamas fue implantada ests politica. Ann aimetcancia seguia siando surtida sin papeleo iN oltas discrepancias que John y Nancy no AN PEr0, sunque estén preocupados por la falla sideran qua hicieron su mejor esfuerzo B18 defensiva. “Sino podemos creer Io que los f08 del personal nos dicen. ;por qué tomarnos la fevistarios? {Como esperan que nos demos jo lo que sucede en Ia bodega. contabilidad o en 8 parte? jTendriamos que estar abi lag 24 haras del Blado” afiadié Nancy. “cuando se instald el sistema, Biorma cuidadosa su funcionamiento durante una aguramos de que las cosas marchaban bien B que estuve 4 Muestro alcance pare que el sistema mas podriamos haber hecho? tenia que decidir qué hacer: {Fue inapropiado pelo el proceso para determinar los requerimientos Sta tares debié haberse manejado en forma fon Nancy y John engafiados por empleados hiestos? {Un analista de sistemas con mayor bia anticipado iss dificultades y evitado los Be Suscitaron? {Podria alia misma haber sido itlas posibles tuentes de prablemas? tiene que decidir. como cambiar #! sistema pare pla-can ios objetivos originales. ;Debe darles de sa dchn y Nancy con la- esperanza de que aprendan gO debe asignar otro analista al proyecto y Se interprets como falts-de confianza en Jobn debe manojar olla el fiasco del salén recibidos? HERRAMIENTAS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS DESISTEMAS 121El objetivo del andlisis de sistemas es comprender situaciones, n0 resolver problemas, Por tanto, los buenos analistas hacen hincapié ea la investigacién y el cuestionamiento para conocer como opera sistema c identificar los requerimienios que tienen los usuarios para’ modificarlo 0 proponer uno nuevo. Sdlo después de comprender en sit totalidad el sistema, los analistas estan en posicién de analizarlo ¥ generar recomendaciones para el disefio de sistemas, La forma cn que se lleva a cabo la investigacin de sistemas ¢6 la que determina sise reGne la informacion apropiada, A su vez, tener informacién correcta influyc en la calidad de la aplicacién. En ott palabras, cl buen disefio de sistemas, ya sea que se desarrollen com método SDLC 0 con los métodos de construccién de prototipas anilisis estructurado, comienza con la documentaci6n del siste actual y el diagndstico apropiado de los requerimientos de sistemas. Este es el primero de cuatro capitulos que estudian el aniiliss y: determinacién de los requerimientos de los sistemas. En las secci¢ que siguen s¢ discute el significado de la determinacién de reque mientos, sus componentes y las preguntas. que este proceso incluy Después se estudian de manera breve varios métodos para reco datos relacionados con los requerimientos, denominados técnik para recoleccién de hechos. Este capitulo muestra cémo conducir’ estudio de sistemas y qué métodos utilizar para ello. Los capitulos 4 y 6 exploran diversas estrategias para organizar todos los det obtenidos durante la investigacion asi. come los cai formular cspecificaciones para los requerimicntos. 2QUE ES LA DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS? La determinacién de requerimientos es el estudio de un sistema conocer como trabaja y dénde es necesario efectuar mejoras. estudias de sistemas dan como resultado una evaluacién de la fe como trabajan los. métodos empleados ¥ si es necesaria 0 realizar ajustes. Como se verd mis adelante, estos estudios co métodos tante basados en computadora como manvales; es 4 se circunscriben exelusivamente a estudios de cémputo. Un reguerimiento cs una caracteristica que debe incluirse € uevo sistema, Esta puede ser la inclusin de determinada forma capturar © procesar datos, producir informacion, ‘controlar una vidad de la empresa o brindar soporte a la gerencia. Es asi determinacién de requerimientos vincula el estudio de un sistema tente con la recopilacién de detalles relacionados con 41. Dado que los analistas de sistemas no trabajan como ge empleados en los departamentos de usuarios (como mercada compras, produccién © contabilidad), no tienen los mismos mientos, hechas y detalles que los usuarios ¥ gerentes de esas | 122 ANALISIS ¥ DETERMINACION OE REQUERIMIENTOS.tipos de requerimientos son tan fundamentales que son todas las situaciones. Dat respuestas @ un grupo guntas (aspecto que se estudia mis adelante en esta de gran ayuda para comprender los requerimientos in existe oira clase de requerimientos que dependen de orientado hacia transacciones, toma de decisiones 0 varios departamentas. Por ejemplo, la necesidad de nie de inventarios de un pedido insélitamemte grande gar subraya la importancia de eslabonar los departa- Compras y almacén. de la determinacién de requerimientos lerminaciGn de requerimientos a través de tres grandes AnlicipaciGn, investigasién y especificacién de requer' 30. Fequerimientas de los analistas en un drea en particular y el contacto fen un ambiente similar al que se encuentra bajo investi- influencia sobre el estudio que ést0s realizan. Su expe- ile anticipar ciertos problemas o caracteristicas y 05 para un nuevo sistema, Por tanto, es probable que las que investigan del sistema actual, las preguntas que Métodos que utilizan estén basados sobre esta familiar HERRAMIENTAS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS DESISTEMAS 123La anticipacién de requerintientas puede ser una mezcla de ciones, Por un lado, la experiencia de estudios previos puede ¢0 a la investigacién de areas que no consideraria un analista Tener las bases necesarias para saber qué preguntar o qué investigar puede ser de beneficio sustancial para la organizaciOn. Por otra parte, si se introducen sesgos © atajos al con investigacién, entonces es muy probable que la anticipacién de :ntos se convierta en un problema. Por tanto, siempre deben ineamientos para estructurar una investigaciOn alrededor de e nies basicas con la finalidad de evitar consecuencias indescables anticipacién de requerimientos. Investigacién de requerimientos Esta actividad os Ja mds importante del andlisis de sistemas. Los as estudian el sistema actual con la ayuda de varias herramicn habilidades, y documentan sus caracteristicas para, mas ac emprender el andlisis. La investigacién de requerimientos depende de las técnicas encontrar datos, que serdn estudiadas mas adelante en este capil incluyen métodos para documentar y describir las caracteristicas sistema. El capitulo 4 explica 1a estrategia del anilisis cstruct para la investigacién de requerimientos; el capitulo 5 examina la togia de desarrollo de pratotipos. El capitulo 6explora las herrat tas asistidas por computadara para documentar y especificar re mientos. Especificactones de requerimientos Los datos obtenidos durante fa recopilacién de hechos se anal para determinar las especificaciones de los requerimientos, es di descripcién de as caracteristicas del nuevo sistema, Esta activ tiene tres partes relacionadas entre + Andlisis de datos basados ex hechos reales ¢ cxaminan los datos recopilados durante ¢l estudio, inel en la documentacién de flujo de datos y andlisis de deci para examinar el grado-de desempefio del sistema y si cum as demandas de la organtizacién, Identificacién de requerimientos esenciaies Caracteristicas que deben incluirse en el nuevo sistema y que desde detalles de operacion hasta criterios de desempefio., Seleccién de estrategias para satlsfacer as requerimientas Métodos que serén utilizados para alcanzar los requeti establecides y seleccionados. Estos forman la base para el de sistemas, los cuales deben cumplir con la especificaci requerimicntos. Las tres actividades son importantes y deben realizarse en fe correcta, Tal como se menciona en la historia al inicio del capit AMALISIS ¥ DETERMINACION OF REQUERIMENTOS 124Gm de requerimientas implica una gran responsabilidad las de sistemas, ya que la calidad del trabajo real SE Vera reflejada mas adelante en las caracteristi En varios de los siguientes capitulos sc hace hincapié ALE Seecidn explica como comenzar el estudio y sugiere eben formular los analistas poco familiarizados con basicos estructuran su investigacién al buscar respuestas a las importantes preguntas: 0 produce este proceso? Jos limites impuestos por el tiempo y la carga de de desempeiio utiliza’ [proces jGomenzar con lo basico. Los analistas hacen pregun- O teciben respuesta, proporcionan antecedentes sobre lales relacionados con el sistema y que sirven para Siguientes preguntas son de utilidad para adquiric la cesaria: Hinalidad de esta actividad dentro de la empresa? Hie Siguen para llevarla a cabo? Zan estos pasos’? bs realizan? Empo tardan cn efectuarlos? frecuencia lo hacen? plean la informacién resultante? SupSngase que un analista emprende Ia investigacién fifeabastecer inventarios, algo de lo. que conoce debe comenzar? Abajo. se encuentran breves ce Blas bisicas relacionadas con el sistema de reabasio la ¢3 Ja clase de respuestas que el analisia debe ier sistema que estuci id del sistema de reabastecimiento de inventarios? stencia de cantidades adecuadas de materiales y almacén sin que éstas se vuelvan excesivas y, par HERRAMIENTAS PARA OETERMINAR REGUERIMIENTOS Dé SISTEVAS 125:{Qué pasos ce siguen para reabastecer el inventario? ‘Comprobar en forma martual las existencias. Determinar las | necesidudes-futuras’y los tiempos éptimos para solicitar les pedidos, Determinar las eantidades de articulos y materiales r Jos pedidos, {Dénde se realiza esta actividad? El departamento de compras utiliza la informacion proporcionada por el personal de produceién, ventas ¢ inventarios asi como us propios registros, para hacer los pedidos y formular predicciones con anticipacién: {Quiénes realizan esta actividad? Los gerentes de compras se ehcargan dé aprobar todos los pedidos. Los gerentes de inventarios retinen todas las instruceiones para la compra y escriben las solicitudes de {Cudnto tiempo toma esta activida i Para pedidos simples y de rutina el proceso: puede tomar ul cuantos minutos 0 quid Varias horas para pediidos de artieul nuevos, de alto costo o bajo otras circunstancias especiales, (Con cudnta frecuencia se realiza esta actividad? En forma continua, Siempre se piden diversos articulos, {Quiénes utilizan la informacién resultante? La informacién generada por este proceso sé emplea para administrar inventarios, servicios de calendarizacién y produccién, haccr el seguimiento de fas compras y pagot a proveedores asi come para satisfacer requerimientos ines de compras e informacién relacionada con él reabastecimi del inventario, Nétese cdmo las respuestas ripidas # estas preguntas prog nan un conocimiento amplia de todo lo relacionado con el re cimiento del inventario y muestra que el objetivo. de este pi fucho mas amplio que la compra de articulos para el almacé los analistas no se detienen aqui, Todavia no existe suficiente in cién para comprender en su totalidad el sistema de reabasteci de inventarios, Mas bien lo que sc tiene son los antecedentes permiten a los analistas formular preguntas més detalladas, Identificacién de datos empleades informacién generada El siguiente paso ef detectar qué datos se utilizan para Ilcvar @ cada actividad (Fig. 3.1). Por ejemplo, para reabastecer el i el compradar requiere datos que describan para cada articulo tidad existente, la demanda esperada, el nombre del prover 126 ANALISIS Y DETERMINACION DEREQUERIMIENTOSindo hacer el pedido, el comprador debe conside- ade la mercancia (con cuanto tiempo de antici iectuar el pedido para que el articulo se encuentre o sea necesario). muchas transacciones. comerciales producen infor- Jos gerentes cuando: éstos evalian el desempefio. de Y sistemas; esta informacién también puede ser gontexto, para las gerentes y analistas: Por ejem- iosos encuentran que los datos relacionados con roy almacenaje también proporcionan informa- ‘as demandas del almacén, practices de compras, fective. del proceso ‘que se presentan Ins actividades en una empresa ejemplo, algunas Por consiguiente, los Bar con cudnia frecuencia se repite una act al analista a considerar intes para determinar la razOn de esta frecuen- las actividades de ta. empresa. FIGURA 3.1 Flujo de intarmacion para el proceso de |HERPAMIENTAS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS DESISTEMAS 12:FIGURA 3.2 Diforencias entre tas actividades de procesamiento de ‘transacciones y de soporte de decisiones. 428 ANALISIS + DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS: "Acrivobes De La 108 BE DECI - Estructuradas por los individuos ‘Catericia de eutinas ‘Muchas veces la manera mas fécil de obtener esta informaeid identificar el objetivo de la actividad: ,cud! es la causa de la activi En ocasiones los analistas se refieren a la causa directa como la cidn de iniciaciém. (Esta inicia la actividad.) Las actividades pt ser iniciadas por los clientes (a través de pedidos, Ilamadas telefé © cartas}, por succsos (por ejemplo la terminacién de una s para abrir una nueva cuenta bancaria de cargo o crédito) y porel del tiempo (al finalizar el dia, 1a semana o el mes). Los analistas ea el riesgo de no comprender adecuadamente la razon de uns. aetl yde darle mayor o menor importancia dela que tiene en el sistem menos que conozcan qué «3 lo que inicia la actividad. ‘Algunas actividades, como completar la requisicion de ana pra, toman sélo unos cuantos segundos, Otras, como decidir sh jaro no ung oferta, ocurren con muy paca frecuencia pero cust presentan se lleva bastante tiempo finalizarlas. El tiempo, comou factor, para llevar a cabo una actividad no determina la impor de ésta, pero tiene cfecto sobre la forma en que ¢l analista € varios de los pasos necesarios para realizarla. Por ejemplo, hace Hamada telef6nica para obtener informacion sobre precios dur una situacién de emergencia es algo aceplable ya que tal emer ‘ocurre rara ver. Pero hacer llamadas telefénieas para obtendt misma informacion cada ver que se tiene una requisicién de comp otra cosa, El volumen de articulos manejados puede aumentar ct tie necesario para completar la actividad. Los bancos preparan los dos de cuenta de sus clientes (restimenes de depésitos, retiros, int acumulados y saldos) s6lo cuatro veces al afio, Aunque la free de esta actividad es muy baja cuando el calendario inicia la acti al finalizar cada trimestre, el volumen de trabajo'es muy grand que, en ocasiones, se necesitan preparar decenas de miles de estad® cuenta. La cantidad total de pasos de que consta una actividad, generar problemas especiales para el estudio que efectia cl anal sun cuando la actividad ocurra con paca frecuencia.Paocrionsiesoss Daron earn rerio Verificar crédito Direcsidn Aprobar el pedido. 2) Lina de empague Reunir los articulos i ‘Cargo por el envio Paeuke ra Hacer el cargo al cicnte ea los ‘fegistros de cuentas por. sobrar Enviar fa faciura Archivar el pedido- de controles FIGURA 3.3 B donde sc cjerce buen control ya sea por parte de la Actividades an al flujo BE el seguimiento del proceso, quiza no sea problema 48 Procesamiento de fina actividad se ha llevado a cabo en forma adecuada, P°*9* listas deben examinar los métodos de control durante Bélisis; yexisten estindares especificos de desemperio?, de comparar el desemperio contra los estindares?, los errores?, ,c6mo se corrigen los errotes?, iados errores? La falta o debilidad de los controles es fieniorimportante en cualquier investigacién de sistemas Al inicio: de este capitulo, la equivocacién de los dos bno dar atencién apropiada a la falta 0 debilidad de doestudiaron las actividades de Ia bodega, lo que trajo encias, Jes siguientes muestran cémo-utilizat las preguntas Omprendcr sistemas orientados hacia transacciones y de las transacciones de los usuarios Tse seflalaron varias diferencias entre los sistemas para ode transacciones y los de toma de decisiones que se Btodo el libro. La figura 3.2 presenta um resumen de estas @ nivel de transacciones, capturan, procesan y alma- por alguna razin, Par ejemplo en un sistema de pedidos, los clientes son provesados de forma tal que sea posible Ulos indicados, Este sencillo procedimiento se aplica a que se reciben (Fig. 3.3). as Seleccionados para trabajar en un sistcma de proce- Pedidos, deben conocer todo | relacionade con la forma estas transacciones. Para entender los requerintien- siones, los analistas sin lugar a dudas formularin las siguientes: HERAAMIENTAS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS 129{Qué es lo que forma parte de la transaccién que esti sienda procesada {Qué es lo que inicia la transaceién? {Quien inicia los pedidas? ;Con qué propésito? {Con qué frecuencia oeurren los pedidos? {Qué volumen esta asociado con cada pedido? ¢Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma que se procesan los pedidos? {Qué datallles son necesarios para procesar la transaccién? {Qué informacién se genera? ;Qué datos se guardan? La tabla 3.2 contiene una lista de preguntas que sirven para ol una descripeién apropiada del sistema Requerimientos de decision de los usuarios A diferencia de las actividades de transaceién, las relacionadas decisiones no siguen un pracedimiento especifico. Las rutinas no muy claras y es posible que los cantroles sean vagos. Las decisio toman al integrar Ia informacién en forma tal que los gerentes saber qué acciones emprender. Es probable que los sistemas de sién tengan que-ver con el pasado, el presente o el futuro. All brindan soporte para decisiones recurrentes (como. el. precio mercancia), mientras que otros son Gnicos y no recurrentes (cor ejemplo de la situacién de emergencia mencionado anteriormed Estos sistemas pueden utilizar datos que se originan dentro empresa, como los generados por el procesamiento de transact fuera de ella, por ejemplo asociaciones a fuentes comerciales ( consorcios dedicados a la investigacién en mercadoteenia que informacion a las organizaciones). En algunos casos, se procesa datos de la transaccién para generar nueva informacion para la de decisiones. Par ejemplo, el resumen de las transacciones de indica a los gerentes qué productos se venden y cudles no. Los analistas que investigan sistemas para el soporte de dec deben formular las mismas preguntas sobre frecuencia y vol mencionadas anteriormente, pero también deben hacer otras pat terminar los requerimientos de las dectsiones 1. {Qué informacién se utiliza para tomar Ia decisién? 2. {Cual-es Ia fuente de esta informacién? ,Qué sistemas de ciones producen los datos utilizados en el proceso de d {Qué otras datos son necesarios y noes posible obtener del samiento de transacciones? ;Qué-datos se originan en fi externas a la organizacién? {Como se deben procesar los datos para producir la inform {Como debe presentarse la informaci6 150. -AWALISIS Y DETERMINATION DEREOUERMIENTOSta debe dar respucsia a Las siguientes preguntas para “un perfil completo del sisterna bajo investigacion: UCual es el volumen de actividades que se presentan? Com qué frecuencia ocurren las actividades? {Qeurren fas actividades de acuerdo con wn ciclo? {Qué areas necesitan i control especitico? iCullles son fos métodes de conteot utilizados? ‘Qué eriverios se emplean para medir y evaluar et ‘desempefio? ‘Qué métodos s¢ emplean para deteciar lagunas en fos soniroles? 4Se toman prevauciones especificas de seguridad pare Proteccidn contra una actividad impropia? iBRisten métocos para evadir el sistema? {Por qué se presentant iQué provesos, pasos o funciones constituyen esta actividad? QUE €s bo que da inicio-a la actividad? (Cudimte tiempo tarda cada actividad? (Qué factores intervienen én ln dutacion de la actividad? Qué retracos oeurren @ pucden acurris? ‘Chima interacts los clementas enere si?

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