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Cómo formular un proyecto

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Publicado porCiudad Latente
La Corporación Cultural Ciudad Latente ha preparado esta guía paso a paso con la que pretende facilitar la elaboración de proyectos de tipo cultural. Sin embargo, puede ser usada en cualquier tipo de situaciones o necesidades. Explica con ejemplos aplicados cómo construir desde el título hasta el cronograma y el presupuesto.
La Corporación Cultural Ciudad Latente ha preparado esta guía paso a paso con la que pretende facilitar la elaboración de proyectos de tipo cultural. Sin embargo, puede ser usada en cualquier tipo de situaciones o necesidades. Explica con ejemplos aplicados cómo construir desde el título hasta el cronograma y el presupuesto.

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¿CÓMO FORMULAR UN PROYECTO?

Por: Angela María Molina Castaño Corporación Cultural Ciudad Latente 2011

Presentación
Pese a que todo el tiempo estamos desarrollando ideas, no siempre lo hacemos de manera consiente o planificada. Plasmarlas coherentemente, en un documento que sintetice lo que queremos hacer puede ser muy sencillo si se hace de forma ordenada. A ese ordenamiento consiente de las ideas en actividades o acciones es a lo que se le denomina proyecto. Elaborar proyectos no sólo permite organizar la forma en que se trabaja, además, es la manera más común de buscar fuentes de financiación y de aprovechar oportunidades de gestión y escenarios de promoción. Por lo general, todas las instituciones o entidades financiadoras así como los posibles socios o inversionistas solicitan por escrito el proyecto para, de esta forma, poder analizar lo que se propone realizar, si es viable, importante y de interés. Aunque no existe un método único para la elaboración de proyectos, el presente documento pretende ofrecer algunas recomendaciones para hacerlo de manera sencilla. Surge de la experiencia, como organización del sector cultural, que la Corporación Ciudad Latente ha adquirido en la formulación y gestión de proyectos de este tipo. Por tal razón, es importante seguir indagando otras propuestas y desde luego, tratar de encontrar un método propio.
Nota: Para continuar, retroceder o ampliar la información dar click en los botones de flecha.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es el conjunto de acciones o actividades diseñadas de manera coherente y articulada para alcanzar un propósito o fin específico, durante un tiempo definido y con recursos presupuestados.

¿PARA QUÉ SE HACEN LOS PROYECTOS?

 

Para suplir necesidades o carencias previamente identificadas. Para alcanzar metas y/o cumplir sueños. Para mejorar los resultados obtenidos en un proceso o proyecto en curso.

¿Cómo se estructura un proyecto?

Todos los proyectos obedecen a una estructura lógica que permite que quien los consulte, revise o evalúe pueda entenderlos claramente:
     


¿Qué se quiere hacer? ¿Por qué es importante hacerlo? ¿Para quién o para qué se va a hacer? ¿Cómo se va a hacer? ¿En cuánto tiempo? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuánto cuesta hacerlo? ¿Cómo se puede verificar que se está haciendo bien?

¿Cuáles son los componentes de un proyecto?

En términos generales, un proyecto se compone de:
TÍTULO DEL PROYECTO PRESENTACIÓN JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS RESULTADOS ESPERADOS METODOLOGÍA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O PLAN DE EJECUCIÓN PRESUPUESTO MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

TÍTULO DEL PROYECTO
 

Es la manera como se denomina el proyecto. Da cuenta de su propósito principal, es decir, involucra en su construcción el objetivo general que se ha definido. Preferiblemente debe ser corto y generar recordación. Por ejemplo: RICO: Red de Información de Cultura y Ocio para el Eje Cafetero Muchas veces, poner el título es lo último que se hace.

PRESENTACIÓN

 

Es un texto breve en el que se cuenta de manera general en qué consiste el proyecto, cuáles son sus objetivos, alcances y los antecedentes que motivan su realización. No debe explicar la metodología a emplear, ni emitir conclusiones o recomendaciones. Esto se desarrollará más adelante en el cuerpo del proyecto. Debe enfocarse en el problema o tema central del proyecto. Debe despertar interés y expectativa frente al mismo. Se recomienda no extenderse más de una página o en el caso de proyectos que atienden a una convocatoria específica ajustarse a las extensiones que esta determine.

JUSTIFICACIÓN

La justificación expresa de manera precisa:
 El

porqué es importante realizar el proyecto.  Las razones que motivan su realización.  Los beneficios o transformaciones que puede generar.

Es decir, la justificación permite identificar el cómo las acciones o actividades propuestas pueden:
 Ayudar

a suplir la necesidad o carencia identificada.  Alcanzar las metas y/o sueños propuestos.  Mejorar los resultados obtenidos en un proceso o proyecto en curso.

OBJETIVOS
Los objetivos expresan el qué se quiere hacer y en qué orden de prioridades.
 El

objetivo general expresa el gran fin o propósito del proyecto y;  Los objetivos específicos dan cuenta de las acciones que se van a desarrollar para contribuir con el cumplimiento del objetivo general.

TIPS PARA LA ELABORACIÓN DE OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL Lo primero que se debe hacer es identificar el problema, necesidad o deseo principal por el cual se realiza el proyecto. Ejemplo: El Sector Cultural del Eje Cafetero presenta dificultades para el acceso a medios de difusión y promoción de las actividades y procesos que se desarrollan en la región. Para construir el objetivo general se debe plantear el cómo este problema, necesidad o deseo principal se puede trasformar de forma positiva. Ejemplo: Incrementar el acceso a medios de difusión y promoción de las actividades y procesos culturales del Eje Cafetero. Se sugiere comenzar por un verbo en infinitivo. Así mismo, se debe procurar que estos verbos no sean blandos (facilitar, contribuir, apoyar, mejorar, etc.) pues pueden conducir a ambigüedades a la hora de evaluar los resultados del proyecto. En este sentido, se recomiendan verbos duros (incrementar, reducir, ampliar, disminuir, analizar, diseñar, etc.) pues permiten evidenciar los cambios o transformaciones que el proyecto genera en relación con una situación inicial, punto de partida o línea base. De igual manera, facilitan el seguimiento y evaluación a la ejecución del proyecto.

1.

2.

3.

Cada proyecto debe tener un objetivo general. Si se tiene más de un objetivo general, es probable que se tenga más de un proyecto, por tanto se debe priorizar cuál responde realmente a lo que se quiere o se necesita hacer. 5. Ya que cada verbo denota una acción, sólo se debe usar un verbo por cada objetivo. Si se tiene más de un verbo por objetivo se debe priorizar el que mejor exprese la acción que se espera desarrollar.
4.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Cada objetivo específico representa una acción o componente necesario para alcanzar el objetivo general. En este sentido, los objetivos específicos deben estar planteados en una secuencia lógica, como si se tratara de una receta de cocina o las instrucciones para armar un mueble. Ejemplo: Si el Objetivo General es: Incrementar el acceso a medios de difusión y promoción de las actividades y procesos culturales del Eje Cafetero; los Objetivos Específicos podrían ser:
1. 2. 3.

1.

2.

Identificar las organizaciones, personas y entidades que desarrollan actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero. Identificar las necesidades de promoción y difusión de estos actores. Diseñar una herramienta adecuada para la difusión y promoción de actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero

3.

4.

Al igual que en el objetivo general, siempre se debe comenzar con un verbo en infinitivo. Por ejemplo: Diseñar, identificar, realizar, etc. No se recomienda poner una lista demasiado larga de objetivos específicos pues se vuelve muy complicada la ejecución y seguimiento al proyecto.

RESULTADOS ESPERADOS

Cada objetivo específico debe permitir alcanzar uno o varios resultados.
De esta forma, los resultados esperados dan cuenta de la materialización de los objetivos específicos. Ejemplo: Si uno de los objetivos específicos del proyecto es: “Identificar las organizaciones, personas y entidades que desarrollan actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero”. Los resultados esperados pueden ser:

R1.1. Mapa de organizaciones, personas y entidades del sector cultural del Eje Cafetero, elaborado. R1.2. Listado de procesos y actividades culturales desarrolladas en el Eje Cafetero durante los últimos 3 años, compilado.

Como se aprecia en el ejemplo anterior, los resultados esperados se enuncian de manera afirmativa, eliminando los verbos en infinitivo. Es decir, en vez de decir “Elaborar un mapa de actores” se dice: “Mapa de actores elaborado” ó en vez de “Compilar un listado de actividades y procesos culturales” se dice listado de actividades y procesos compilado”

METODOLOGÍA
 

Da cuenta de los componentes del proyecto y de la forma en que éste se va a desarrollar. Es coherente con los objetivos específicos y con el orden que estos plantean. Ejemplo:
1.
1. 2.

Componente 1 o Fase 1. Diagnóstico: permitirá identificar:
Actores con actividades y procesos culturales Necesidades de promoción y difusión de estos actores.

2.

Componente 2 o Fase 2. Diseño: Define todas las sub-actividades y tareas necesarias para diseñar una herramienta adecuada para la difusión y promoción de actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero

Además de enunciar las fases de desarrollo del proyecto, explica la forma en que se va hacer (el cómo), las herramientas metodológicas de las que hará uso y las técnicas o recursos a emplear. Ejemplo: En el componente o fase Diagnóstico, se consultarán fuentes oficiales de información como alcaldías, consejos de Cultura, etc. Para tal propósito se revisarán diagnósticos o inventarios previos, se aplicarán técnicas de investigación cualitativa para la identificación de actores y necesidades del sector. De esta manera, se procederá a la aplicación de encuestas o de entrevistas semi-estructuradas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O PLAN DE EJECUCIÓN

 

El cronograma de actividades o plan de ejecución se estructura a partir de los componentes o fases metodológicas del proyecto. Organiza en el tiempo las actividades, sub-actividades y tareas a realizar. En algunos casos, permite identificar los responsables de cada actividad, sub-actividad o tarea propuesta. Establece plazos para la ejecución del proyecto. Permite identificar los productos o resultados esperados.

PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO) FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AÑO) FASE O COMPONENTE ACTIVIDADES

Ejemplo: Cronograma de Actividades ó Plan de Ejecución:
FECHA DE FINALIZACIÓN: (DIA/MES/AÑO) SUBACTIVIDADES TAREAS RESULTADOS ESPERADOS / PRODUCTOS RESPONSABLES DURACIÓN SEMANAS O DIAS
4 semanas 3 semanas 2 semanas

Identificación de actores

Consulta directa

Entrevistas actores sector cult. Encuestas

Mapa de actores del sector cultural

Nombre de la persona responsable dentro de la organización de realizar este proyecto.

Revisión bibliográfica DIAGNÓSTICO Identificación de necesidades de difusión Consulta directa

Revisión diagnós. Anteriores

Listado de actividades y o procesos culturales desarrollados en el último año. Listado de canales de difusión disponibles. Caracterización de las principales dificultades o necesidades de difusión.

Nombre de la persona responsable dentro de la organización de realizar este proyecto.
Nombre de la persona responsable dentro de la organización de realizar este proyecto.

2 semanas

Entrevistas actores sector cult.

5 semanas

PRESUPUESTO

Presenta la información correspondiente a los recursos requeridos para realizar o ejecutar cada una de las actividades, subactividades o tareas planteadas para el proyecto. Los recursos así sean en especie (horas de trabajo necesarias, máquinas y equipos, materias primas, etc.) deben ser valorados y expresados en términos económicos. Esto significa que sí para un proyecto “x” se requiere de
una cantidad “y” de materia prima, lo que se consigna en el presupuesto es el costo total en pesos (o en dólares o en euros según sea el caso) del total de la materia prima requerida si se comprara al día de hoy en el mercado.

La suma de los costos de todas las actividades permite conocer el valor total del proyecto. La correcta elaboración del presupuesto hace la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto. Un mal cálculo puede implicar enormes perdidas o desperdicios.

También presenta información sobre la cofinanciación o contrapartidas del proyecto. Esto es: quienes (incluyendo al proponente) invierten o ponen recursos para el desarrollo del proyecto y en qué proporción lo hacen. Para realizar el presupuesto es importante tener valorado cuánto cuesta desarrollar cada actividad, esto implica saber:

De acuerdo a la duración planteada en el cronograma de actividades y al tipo de tarea (técnica, investigativa, análisis, artesanal, etc.) a realizar, se deben proyectar cuántas horas de trabajo son necesarias para su realización y el costo de estas. Si se trata de realizar una actividad para la cual se requieren insumos o materias primas, se debe tener un estimado del costo de estas en el mercado y de la cantidad requerida para la actividad planteada. Para actividades que requieran de espacios físicos se debe estimar según la duración del proyecto el costo por día del alquiler de dicho espacio. Estos cálculos se deben realizar para todos los componentes, actividades, subactividades y tareas.

Ejemplo: Presupuesto:
PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO) FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AÑO)
FASE O COMPONENTE ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD

FECHA DE FINALIZACIÓN: (DIA/MES/AÑO)
TAREAS RECURSOS REQUERIDOS FUENTES DE FINANCIACIÓN / CONTRAPARTIDAS

REC. PROPIOS $
Entrevistas actores sector cult. Encuestas Salario encargado de entrevista o encuesta. Grabadora, casetes, etc. Salario encargado revisar documentos. Fotocopias, transporte, etc. Salario Comunicador o persona que realice la entrevista. Grabadora…

REC. SOLICITADOS $

SUBTOTAL $

Identificación de actores

Consulta directa

$3.000.000

$7.000.000

$10.000.000

DIAGNÓSTICO Identificación de necesidades de difusión

Revisión bibliográfica

Revisión diagnós. Anteriores

$5.000.000

$3.000.000

$8.000.000

Consulta directa

Entrevistas actores sector cult.

$5.000.000

$4.000.000

$9.000.000

TOTAL

$27.000.000

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN
 

Son los elementos que permiten dar cuenta del logro de los objetivos del proyecto en sus diferentes fases o componentes. Estos elementos normalmente se denominan “Indicadores” y se caracterizan por:
 


Ser medibles. Ser verificables (que se pueden comprobar o corroborar). Ser pertinentes (que tienen que ver, o se relacionan con lo que se quiere medir)

Por ejemplo: si se plantea realizar un diagnóstico de los actores del sector cultural del Eje Cafetero y una de las actividades propuestas para este objetivo es la identificación de actores, el indicador podría ser: Número de actores del sector cultural identificados en el Eje Cafetero durante el 2010. La fuente de verificación sería: los registros de encuestas y entrevistas realizadas a actores del sector cultural ó los estudios e inventarios revisados para este fin.

Factores para tener en cuenta en proyectos de cooperación internacional (Ochoa B., 2010):

Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados en el ámbito de la cooperación internacional cuando forman parte de un programa y cuando responden a planes de desarrollo nacionales, regionales o municipales. Es conveniente señalar que una de las políticas de las fuentes de cooperación es trabajar con el enfoque de programas, lo cual ha sido propuesto a escala mundial y es uno de los criterios de selección. El ciclo de vida de los proyectos: Los proyectos no nacen de la noche a la mañana, deben ser la construcción de una etapa de planeación participativa entre los actores que se verán involucrados. Primero se planea, se consulta con la comunidad, se ajustan los planes, luego se plasman las ideas, se evalúa el contexto, los pro, los contra. Luego se negocia, se busca viabilidad técnica y financiera. Se comienza la ejecución de las actividades, se hace una evaluación y una retroalimentación. Se deben tener en cuenta las prioridades sectoriales de Colombia: Los proyectos son apoyados por organizaciones públicas o privadas que tienen sus propios intereses. Para esto es necesario conocer la Estrategia de Cooperación Internacional de Colombia (www.accionsocial.gov.co) o las prioridades sectoriales del donante o de los actores a los que vamos a presentar los proyectos para poder tener capacidad de negociación y argumentación. Planes, programas y proyectos: necesidad de una visión integral. El proyecto debe ser en lo posible parte de un proceso o programa que vaya más allá de un simple conjunto de actividades, debe ser algo articulado. Ver Factores de éxito de un proyecto en el Manual de acceso a la cooperación internacional de Acción Social (p.19)

Bibliografía

Corporación Cultural Ciudad Latente. Memorias Seminario de Formación de Formadores en Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas “Cartagena Emprende Cultura”. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010. Ministerio de Cultura. (2010). Manual de Emprendimiento Cultural. Bogotá: La Silueta Ediciones. Salazar P., William A. Alta redacción. Informes técnicos y administrativos. NET Educativa. Bogotá, 2007. Sandoval C., Carlos A. Investigación Cualitativa. Programa de especialización en Teorías, Métodos y Técnicas de Investigación social. Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior , ICFES. Bogotá, 2002.

Ochoa B., Marcela. Memorias Taller de Planeación Estratégica y Oportunidades de Gestión para Proyectos de Emprendimiento de Bienes y Servicios Culturales. Seminario de Formación de Formadores en Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas “Cartagena Emprende Cultura”. Corporación Cultural Ciudad Latente. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010.

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