MANUAL DE USUARIO FACTURACION ELECTRONICA

ASPEL SAE 4.6

INDUSTRIAS ROCHIN, S.A. DE C.V.

1. Facturando Electrónicamente con Aspel-SAE
Aspel 4.6

El sistema Aspel SAE 4.6 está capacitado para generar Comprobantes Fiscales
Digitales, de acuerdo a las especificaciones técnicas previstas
previstas en el rubro C del Anexo
20 de la Resolución Miscelánea.

El sistema maneja todos los elementos de seguridad necesarios para la generación de

CFD, para ello, realiza las siguientes tareas:
• Manejo y control de folios asignados por el SAT.
• Generación del CFD de acuerdo a las disposiciones, cálculo de la cadena
original y formación del “Certificado de Sello Digital” de cada comproban
comprobante.
• Entrega del CFD al cliente, ya sea en formato xml o impreso.
• Generación de reporte mensual para el SAT.
• Registro del movimiento en Aspel-COI.
Aspel
• Consulta de los CFD’s asociados a las operaciones de compras y ventas.

GENERACION DE CERTIFICADO DIGITAL

La aplicación SOLCEDI (Solicitud de Certificados Digitales) se utilizará para que
el contribuyente pueda generar los siguientes archivos:

1. El archivo de requerimiento de Certificado de Sello Digital, que contiene

los datos mínimos para la generación del certificado de sello digital.
(*.req).
2. El archivo de la llave o clave privada de sellos digital. (*.key).
3. El archivo de requerimiento del Certificado de Sello
ello Digital(*.req) se
ensobreta y se genera un (*.sdg).
"Este es el archivo que se deberá enviar al SAT vía Internet."

La aplicación SOLCEDI deberá descargarse y ejecutarse en su equipo de

cómputo.

¿COMO SOLICITAR LOS FOLIOS?

1. Ingresa a
https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/moduloECFD_Plus/acces
o.asp
2. Al ingresar a la aplicación aparecerá
aparecerá una ventana como de la figura
1.1,, donde deberá ingresar el usuario y contraseña respectivamente.
 Figura 1.1

3. Enseguida haga clic al botón Buscar y el sistema le mostrará la pantalla

de la figura 1.2 donde deberá buscar la clave privada.

Figura 1.2

4. Una vez localizada haga clic al botón Abrir y regresará a la venta de

acceso. Para ingresar el certificado deberá repetir los pasos 3 y 4.
5. Enseguida haga clic al botón “Continuar” de la ventana de acceso
acceso.
6. En caso de que el RFC sea incorrecto el sistema le mostrará un mensaje
como el de la figura.
figura
 7. Al ingresar a la aplicación aparecerá
aparecerá la pantalla de la figura 1.3
1.3, donde
encontrará las opciones del sistema.

Figura 1.3

Desde esta ventana se puede realizar las siguientes acciones:

 Solicitud de Folios: Con esta opción podrá generar un archivo con el rango de
folios que requiere sean validados por el SAT. El archivo generado deberá
enviarlo mediante la opción "Envío de Archivos".
 Firma de Reportes: Con esta opción tendrá la posibilidad de firmar sus repor
reportes
mensuales de folios utilizados o complementarios y el reporte de no emisión d
de
comprobantes.

Una vez firmados los reportes deberá enviarlos mediante la opción "Envío de Archivos"
 Envío de Archivos: Con esta opción usted podrá enviar el archivo de solicitud
de folios, de reportes mensuales, de reportes complementarios y reporte de no
emisión de comprobantes.

Para el caso de la solicitud de folios es necesario contar con al menos un Certificado

de Sello Digital “Activo”.
 Consultas: Con esta opción tendrátendrá la posibilidad de consultar los rangos de
Folios autorizados por el SAT y reimprimir el acuse correspondiente, consultar el
estatus de sus reportes enviados al SAT e imprimir el acuse de aquellos reportes
normales o complementarios que se hayan procesado
proce correctamente y
consultar el reporte de no emisión de comprobantes así como reimprimir el
acuse.
 Salir: Para poder salir de la página deberá presionar este botón.
SOLICITUD DE FOLIOS
Haga clic en la opción “Solicitud de Folios” y el sistema mostrará una pantalla como la
de la figura 1.4.

1. .Pantalla de Aprobación de Series y Folios.

Figura 1.4 - Solicitud de Folios

2. Para el firmado de la solicitud de folios, el sistema mostrara el RFC del impresor

emisor de comprobantes Fiscales autenticado en el sistema y solicitara los datos de la
firma Electrónica Avanzada el cual deberá teclear su contraseña de clave privada y
buscara el archivo de la llave (*.key) y el certificado (*.cer) por medio de los botones
haciendo clic sobre ellos.
3. Para capturar las series y folios haga clic en la parte de Datos de Folios y en la
cuadrícula llamada series, así como para los folios en la cuadricula denominada folios
solicitados. Una vez ingresados estos datos haga clic en el botón “Generar Archivo”, el
cuál le mostrará una ventana como la figura 1.5. 1
4. En esta ventana deberá seleccionar la ruta donde quiera se guarde el archivo de
los folios solicitados. Es muy importante que no modifique el nombre del archivo, solo
seleccione el fólder donde desee depositarlo.
d
 Figura 1.5 - Solicitud de Folios

Nota: Es importante mencionar que en caso de cambiarse el nombre por default que
el sistema asigna al archivo, el sistema ignorará el nuevo nombre y guardará el archivo
con el nombre asignado por default.

4. Una vez capturados sus folios y rangos deberá posicionarse en el renglón siguiente
para generar el archivo de lo contrario el sistema le mostrará el mensaje de la figura
1.6.

Figura 1.6 - Mensaje de folios

5. Si se genera el archivo correctamente el sistema le mostrará un mensaje como el de

la figura 1.7 indicando la ruta donde fue depositado.

Figura 1.7 - Generación de archivo.

2. Configuración de Aspel-SAE
SAE

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración

• En la sección de facturas
Para que el sistema, pueda emitir comprobantes fiscales digitales, hay que definir
los siguientes parámetros:

a) Sellos digitales: se deberá de indicar la ruta donde se almacenan los

archivos del certificado de sello digital, el de la llave privada, así como
escribir la contraseña.

Figura 2.1 - Configurando el Certificado de Sello Digital

b) Dirección fiscal detallada y Lugar de Expedición: Definir los datos fiscales de

la empresa y, en caso de emitir la Factura Electrónica desde una sucursal,
se debe indicar el lugar de expedición. Se sugiere ESCRIBIR TODO CON
LETRAS MAYÚSCULAS.
 Figura 2.2 - Ejemplo de los datos fiscales detallados de la
l empresa.

c) Definición de folios digitales para Facturas: En la sección “Por documento”, definir

los folios que se van a utilizar, pulsando el botón y posteriormente indicar la

información necesaria como es:
• La serie que va a utilizarse para las facturas digitales.
• Tipo de comprobante “Digital” (al pulsar esta opción, mostrará una ventana
donde se definirán los siguientes puntos).
o Número de aprobación.
o Año de aprobación.
o Número de folios solicitados.
• Formato de impresión.
 Figura 2.3 - Definición de folios para Facturas Digitales.

Figura 2.4 - Definición de datos para folios digitales

NOTA: Aspel-SAE
SAE 4.6 permite emitir tanto facturas digitales como de forma tradicional ó
impresa, sólo hay que configurar las series para cada caso.
d) Definición de folios digitales para Notas de Crédito: Si se van a emitir notas de
crédito digitales, se debe de configurar las series y folios para éste tipo de documentos
en la opción de “Devoluciones”, dicha configuración es muy similar a la de las facturas
y se debe tener una serie diferente para estos documentos. Un ejemplo de esto, se
puede observar en la siguiente figura:

Figura 2.5 - Definición de folios para Notas de Crédito.

Figura 2.6 - Definición de datos para folios digitales.

En la sección de Inventarios
Se debe verificar que las etiquetas de los impuestos, se muestren en el orden
correcto, es decir, el IEPS siempre será el impuesto 1, para los impuestos 2 y 3,
pueden ser utilizados para las retenciones de ISR e IVA respectivamente, indicando
el porcentaje con valor negativo, finalmente el IVA será el impuesto 4, éstos
podrán tener los porcentajes respectivos que se manejen en la empresa.
 Figura 2.7 - Verificando impuestos

3. Verificación de esquemas de impuestos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catálogo de Esquemas de
Impuestos.

Se debe verificar que los impuestos que se van a utilizar se encuentren aplicados de
forma correcta, para ello se debe:

a) Seleccionar el esquema que se vaya a utilizar y pulsar el botón .

b) Definir el porcentaje que se va a aplicar para cada impuesto.
c) Indicar sobre qué precio se va a aplicar o de lo contrario, seleccionar la
opción “Exento” si no se maneja ese impuesto.
impuesto
d) Guardar los cambios.

Figura 3.1 - Verificando impuestos

En caso de manejar retenciones, se recomienda dar de alta un nuevo esquema de
impuestos que se utilizará con la retención, para ello se debe indicar en el impuesto 2
(Ret. ISR), el porcentaje de impuesto de retención a manejar CON SIGNO NEGATIVO, el
porcentaje de IVA y los otros impuestos, deberán configurarse como “Exentos”
“Exentos”, como
se muestra en la figura 3.2:

Figura 3.2 - Ejemplo de la creación del nuevo esquema de impuestos

A partir de éste punto Aspel-SAE

Aspel SAE tiene la información suficiente para generar
comprobantes fiscales digitales, sin embargo, antes de hacerlo podemos especificar
las características de cada cliente y datos adicionales que éste pudiera requerir.

4. Definición de datos comerciales

Dado que algunos clientes solicitan datos adicionales en el Addenda de las facturas
(por ejemplo, el lugar de entrega, códigos adicionales del producto, etc.), es
necesario tener registrada en Aspel-SAE
Aspel dicha información.

• Datos del cliente

Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y CxC y/o el icono

En este catálogo se debe identificar al cliente que se le va a factura

electrónicamente, en dicho registro se debe verificar que se tengan capturados como
Dirección, Colonia, CP, días de Crédito, dadatos
tos adicionales (en caso de que el cliente
así lo requiera), así como indicar si el comprobante fiscal digital se le va a enviar por
correo electrónico o se va a imprimir.
Figura 4.1 - Capturando los datos del cliente
• Datos de Inventarios

Ruta de Acceso: Módulos / Inventarios y/o el icono

Se debe verificar que la información de los inventarios sea la correcta, ya que

algunos clientes requieren información adicional del producto como códigos,
unidades de medida específicos, etc.

Figura 4.3
4. - Verificando la información de los inventarios.
5. Generación de CFD’s

• Elaboración de la factura digital

Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para la elaboración de la factura se tiene que realizar el siguiente procedimiento:

a) Si el folio que se utiliza para la generación de facturas digitales no es el

predefinido, se puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 ó pulsando el

ícono . (La definición de un folio como predefinido se realiza en la opción de

Utilerías / Perfiles de Usuario).

Figura 5.1 - Seleccionando el folio electrónico

b) Revisar la información que aparece en los campos de la factura (como fecha

del documento, clave del cliente, descuentos, etc.).
c) Anotar el resto
esto de la información como cantidad, precios, etc.

Figura 5.2 - Ejemplo de la elaboración de una factura con folio digital

d) Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde es posible
revisar la información fiscal del cliente y verificar que los datos se encuentran en el
campo correcto (con el botón modificar puede corregirse algún dato), al
momento de pulsar el botón grabar, los posibles cambios quedarán almacenados
en los campos correspondientes, en ese momento se genera el comprobante
comprobante fiscal
digital.

Figura 5.3
5. - Verificando la información Fiscal del cliente.

• Elaboración de Notas de Crédito

Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para generar una nota de crédito, se utiliza la opción de Devoluciones y el
proceso es muy similar a la elaboración de una factura, sólo basta tomar en
cuenta lo siguiente:
• Haber configurado la plantilla para Nota de Crédito como se indicó en
el paso 1,, inciso“d”.
inciso“
• Enlazar la devolución a la factura (si así se requiere).
• Indicarr un folio digital para devoluciones.
• Verificar que el resto de la información sea la correcta.
• Grabar el documento.
6. Visualización del CFD

• De forma impresa
Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores

Para visualizar la factura electrónica en su representación impresa, al momento de

guardar el documento el sistema pregunta si se desea imprimir o bien, se puede re
re-
imprimir a través de la emisión de documentos y seleccionando el formato “Emisión
de facturas digitales.qr2”, de esta forma se puede entregar la impresión a los
clientes que no soliciten el archivo, como una factura tradicional, la cual, cumple
con todas las disposiciones que marca el SAT.

Figura 6.1 Vista preliminar de una Factura Electrónica impresa.

• Con el visor de Aspel.
Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono

Después de guardar el documento, se puede consultar el archivo XML de la

factura o nota de crédito con el visor de Aspel, seleccionando dicho documento y
pulsando el botón antes mencionado. También
También se puede guardar una copia del
archivo en otra ubicación y con el nombre que se requiera pulsando el botón
. También es posible visualizar Facturas digitales recibidas aún cuando
éstas no hayan sido generadas con Aspel-SAE.
Aspel

Figura 6.2 - Visualizando el CFD con el visor de Aspel.

• Desde el archivo XML

Los archivos de la factura electrónica, se generan con la extensión XML y se
almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE SAE\Empresa
nn\aaaa\mm\dd dd (en donde: nn=número de empresa,
empresa, aaaa=año, mm=mes y
dd=día).

Figura 6.3 - Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo XML.

XML
Desde la ruta anterior, se puede abrir el archivo XML con el Bloc de Notas de Windows
o Internet Explorer para revisar su contenido, el cual aparecería como se muestra en la
figura siguiente:

Figura 6.4 - Ejemplo del detalle de un archivo XML de Factura Electrónica

7.. Reporte mensual de Folios utilizados al SAT
Ruta de Acceso: Módulos / Facturación / Reportes / Reporte Mensual al SAT. Para
cumplir con el obligación del contribuyente que indica que se debe generar un
reporte mensual de los CFD’s expedidos en el periodo, el sistema genera un archivo
que atendiendo a las características técnicas previstas en el rubro A del Anexo 20 de
la Resolución, cuenta con la información y estructura necesaria, para ser leído por el
SICOFI.

Figura 7.1 - Reporte mensual de facturas al SAT.

En este dialogo se podrá indicar el mes y año de emisión, así como la ruta donde se
generará el archivo con los datos de los CFD’s generados en el periodo señalado.
Posteriormente, el sistema mostrará un mensaje en el que indica que el archivo fue
creado exitosamente:

Figura 7.2 - Mensaje después de generar el reporte de facturas

Y se podrá visualizar dicho archivo desde el bloc de notas:

Figura 7.3 - Consulta del reporte mensual de facturas al SAT.

 ENVIAR REPORTE MENSUAL AL SAT

a. Entramos al siguiente link del sat
https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/moduloECFD_Plus/acceso.asp
b. Estamos en el sitio del SAT Y ACEPTAMOS EL CERTIFICADO donde lo indica la
flecha verde:
Aparece como no recomendado por la configuración de acceso del sat,
pero es totalmente seguro.
seguro
c. Se abrira una pequeña ventana que tambien necesita la ACEPTACIÓN
DEL CERTIFICADO
CERTIFICADO:

d. Nos aparecera la sección de acceso al sistema pidiendo nuestros DATOS DE

INGRESO.
Para poder entrar necesitaremos nuestra FIEL.
 e. Despues de presionar el boton continuar y si los datos de acceso son
correctos entonces estaremos dentro del sistema como se aprecia en la
imagen.

Nos desplasamos al area de Firmado de Reportes

1.- Damos click en la opción de mensuales. Nos aparecera una ventana como se
aprecia la pantalla de abajo.
2.- Colocamos la información que nos pide empezando por la contraseña de nustra
FIEL.
3.- Seleccionamos el archivo KEY (llave) de nuestra FIEL.
4.- Seleccionamos el archivo CER (certificado) de nuestra FIEL.
5.- Seleccionamos el reporte a firmar generado en el sistema de ASPEL SAE el cual es
un archivo TXT.
6.- Colocamos el periodo a reportar en este caso es 012010 mes y año.
7.- Seleccionamos el tipo de reporte el cual es "Comprobantes Fiscales Digitales" es el
primero.
8.- Seleccionamos
leccionamos la opcion de normal.
Por ultimo damos click en el boton firmar.

f. Despues de presionar el boton firmar nos aparecera un mensaje como el

siguiente. Donde nos damos cuenta que la firma fue exitosa. Esto nos genera
un archivo de extención ZIP y otro de tipo CFD.

Despues nos desplasamos al menu y seleccionamos la opción de Envio de Archivos.

1.- Seleccionamos la opcion de envio de archivos.
2.- Seleccionamos el archivo ZIP que se genero al firmar el reporte de ASPEL SAE
3.- Seleccionamos la opcion
pcion numero dos "Reporte mensual de Comprobantes Fiscales"
4.- Presionamos enviar nos aparece un timer de espera posteriormente nos mostrara un
acuse de recibo de que el proceso se realizo exitosamente. Por favor imprime y
guarda cuidadosamente el Acuse de recibo que generes mes tras mes.

8.. Contabilización de los CFD’s

Ruta de Acceso: Utilerías / Interface COI.

Para cumplir con las disposiciones fiscales referentes al tema de la facturación

electrónica, al momento de grabar una factura o devolución queda marcado el
registro internamente, para su contabilización, con las versiones 5.0, 5.5, 5.6 y 5.7 de
Aspel-COI
COI la contabilización de los movimientos generados en Aspel-SAE
Aspel SAE se realiza de
forma electrónica desde éste último, sin necesidad de entrar al programa de COI.

Desde la ventana de Interface COI, con la opción Agregar se podrán generar las
pólizas:
 Figura 8.1 - Alta de pólizas

Mismas que al contabilizarse afectarás las cuentas contables de Aspel-COI.

Aspel

Figura 8.2 – Ejemplo de una póliza