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5.

1 TÈCNICAS DE
CONTROL
 CONTROL POR ÀREAS FUNCIONALES
una de las grandes ventajas de los

sistemas de control es que permiten,


en los diferentes niveles y áreas
administrativas de la empresa,
evaluar las ejecuciones, tanto a un
nivel genérico como específico, a fin
de determinar la acción correctiva
necesaria.
El control se aplica a las cuatro áreas

básicas de la empresa y a cada una de


sus subfunciones. Se estudiarán las
más usuales.
5.1.1. CONTABLES
CONTROL DE FINANZAS
 Proporciona información acerca de la
situación financiera de la empresa y
del rendimiento en términos
Monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la
integran.
 Establece lineamientos para evitar
pérdidas y costos innecesarios, y para
analizar adecuadamente los fondos
monetarios de la organización,
auxiliando de esta manera a la gerencia
de la toma de decisiones para establecer
medidas correctivas y optimizar el
manejo de sus recursos financieros.
CONTROL PRESUPUESTAL
Los presupuestos se elaboran

durante el proceso de planeación,


sin embargo son también, control
financiero, al permitir comparar los
resultados reales en relación con lo
presupuestado, y proporcionar las
bases para aplicar las medidas
correctivas adecuadas.

UN SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTADO

DEBE:
Ø Incluir las principales áreas de la empresa:
ventas, producción, inventarios, compras, etc.

Ø Coordinar las partes como un todo y armonizar


entre sí los distintos presupuestos.

Ø Detectar las causas que hayan detectado las


variaciones y tomar las medidas necesarias
para evitar que se repitan.

Ø Servir de guía en la planeación de las


operaciones financieras futuras.

Ø Ser un medio que ayude al dirigente a detectar


las áreas de dificultad.

Ø Por medio de datos reales y concretos, facilitar


CONTROL CONTABLE
 Ninguna empresa, por muy pequeña que
sea, puede operar con éxito si no cuenta
con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de la situación del
negocio y de los resultados obtenidos en
un determinado periodo. Los informes
contables se basan en la recopilación
eficiente de los datos financieros
provenientes de la información de una
empresa.
 El objeto primordial del control contable
consiste en identificar las causas de lo
ocurrido en las operaciones financieras,
para que, en esta forma, la gerencia
adopte las decisiones más atinadas para

EL CONTROL CONTABLE
DEBE:
v Proporcionar información oportuna y
oportuna.
v Ser un instrumento que ayude a detectar
las áreas de dificultad.
v Orientar a la gerencia para determinar
guías de acción, tomar decisiones y
controlar las operaciones.
v Establecer las responsabilidades de los
intervienen en las operaciones.
v Evitar malos manejos y desfalcos.
v Detectar causas y orígenes, y no limitarse
al registro de operaciones.


 La contabilidad, que es la parte primordial
del control, proporciona esta información a
través, no sólo de registros, sino de los
estados financieros, y de sus análisis e
interpretación mediante el estudio de
tendencias y la aplicación de las razones
financieras que son estándares, medidas o
indicadores de la situación de la organización.
 COSTOS
 Su objetivo primordial es determinar el costo
real de un producto con base en el cálculo y
análisis detallado de cada uno de los
elementos que intervienen en su fabricación.
A través, de esta información es posible no
sólo establecer el precio más adecuado del
producto, sino contar con datos acerca de
áreas que requieren atención en cuanto a
pérdidas, mermas, productos incosteables,
etc., o que permite a la gerencia tomar
decisiones más relacionales.

 AUDITORÌA
 La auditoría contable tiene como función primordial
dictaminar si la información financiera presenta
fidedignamente la situación de la empresa y si sus
resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con
base a la revisión y examen detallado de todos los
registros contables de la negociación con el fin de
verificar:
 La autenticidad de los hechos y fenómenos que
presentan los estados financieros.
 Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, y
que su aplicación sea consistente.

 Como puede inferir, la auditoría es el “control” aplicado


al control financiero y su utilización es trascendental en
cualquier empresa.

ADMINISTRACIÒN FINANCIERA
 La evaluación del flujo de dinero dentro de
la compañía, así como el manejo que se
destina para el mismo, son algunas pautas
que permiten evaluar el grado de excelencia
de la organización. Un derroche de dinero
mostrará una preocupación nula en el
manejo correcto de los fondos. La asignación
del presupuesto para proyectos de
inversión, expansión y crecimiento refleja
una organización que avanza para lograr una
mayor competitividad.
  

 Los indicadores que se utilizan son:
Ø RELACIÒN ENTRE ACTIVO CORRIENTE Y PASIVO
CORRIENTE.
 Evalúa la capacidad empresarial para cumplir diariamente con
sus obligaciones financieras del capital de trabajo.
Ø PERIODO DE COBROS.
 Una forma de medir la eficiencia en la administración de
recursos financieros, se fundamenta en la duración de fondos
del periodo de cobros y en la recuperación de la cartera.
Ø FLUJO DE DINERO
 Evalúa el flujo de entrada de fondos en relación con la salida
de los mismos, para determinar si los fondos se utilizan
correctamente.
Ø PLANEACIÒN FISCAL
 Consiste en analizar el plan fiscal o de impuestos con el fin de
evaluar si se reduce la cantidad de impuestos al mínimo legal,
para aumentar el potencial de las ganancias.
Ø PRESUPUESTO
 Revisión del sistema de presupuestos, para determinar su
grado de efectividad.

FINANZAS
 Las herramientas de planeación (y control)
financiero se refiere a cuatro factores:
inversión, financiamiento, decisiones de
dividendos y descripción de la situación
financiera de la empresa. Las herramientas
financieras son:
Ø ANÀLIS DEL ENTORNO
Ø ESTADOS FINANCIEROS
Ø ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE PÈRDIDAS Y
GANANCIAS.
Ø BALANCE GENERAL
Ø RAZONES FINANCIERAS
Ø PRESUPUESTOS
Ø ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (CRASH-FLOW)
Ø ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÒN DE RECURSOS

 ANÀLIS DEL ENTORNO
 Análisis presente y futuro del entorno
económico, político, tecnológico y legal en el
que se desenvuelve la empresa. Mediante el
análisis de dichos factores se elaborarán
gráficas en las que se representan los
aspectos más relevantes de cada uno, con el
fin de tomar decisiones acertadas.
 ESTADOS FINANCIEROS
 En estos se plasma la situación financiera de
la empresa. Sirven para analizar los resultados
financieros y detectar cómo funciona la
empresa y sus áreas. Los estados financieros
son: balance general, estado de resultados o
estado de pérdidas y ganancias, razones
financieras, estado de origen y aplicación de
recursos, estados financieros proyectados,
estados financieros comparativos,
presupuestos.

 *ESTADO DE RESULTADOS O
ESTADO DE PÈRDIDAS Y
GANANCIAS.
 Es un reporte que muestra los resultados
de las operaciones realizadas durante un
periodo determinado de tiempo,
normalmente cada uno, tres, seis o 12
meses. Se elabora con el propósito de
visualizar los niveles de ventas, costos,
gastos y utilidades obtenidos de la
operación neta de la actividad
preponderante durante un periodo
determinado. Ejemplo:
Ejemplo:
BALANCE GENERAL
 Es el estado que muestra la situación
financiera de la empresa.
Frecuentemente se presenta junto con
el estado de posición financiera de un
periodo anterior, con el fin de comparar
y establecer incrementos o
disminuciones en los diferentes rubros y
resultados de la organización. Es un
reporte por medio del cual se presenta
la información financiera a propietarios,
administradores y/o posibles socios o
instituciones financieras.

Ejemplo:
 RAZONES FINANCIERAS
 Son índices a través de los cuales se
relacionan las diversas cuentas del
balance, con el fin de determinar la
situación financiera de la empresa en
cuanto a su posicionamiento en el
mercado, desarrollo, utilidades,
inversiones, clientes, etc. Las más
importantes son:
Ø Prueba del ácido

 Esta razón indica que la empresa tiene $ 1.74 de activo de
inmediata realización por cada $1 de pasivo circulante. Para los
negocios comerciales e industriales la solvencia es satisfactoria
cuando su valor es superior a 100 %.
Ø Prueba de solvencia




 Significa que se dispone de $2.74 de activo circulante
para hacer el pago de cada $1 de pasivo circulante. La
inversión de los dueños del negocio en activo
circulante debe ser por lo menos igual a la inversión
de los acreedores, ya que la inversión en activo
circulante no debe ser inferior al riesgo de los
acreedores al suplir este activo.
Ø Rotación de cuentas por cobrar
  
  

 Esta razón significa las veces que el saldo a cargo
de clientes se va a recuperar durante el ejercicio.
En relación con el plazo medio de crédito, se le
utiliza como índice para apreciar la eficiencia en
el manejo del capital invertido en clientes.
Ø ROTACIÒN DE INVENTARIOS
 
 

 Esta razón significa que por cada $1 invertido en


inventarios, se vendieron $4, y la inversión total en
inventarios se ha transformado cuatro veces el
efectivo de saldos a clientes.
Ø POSICIÒN FINANCIERA

 Esta razón significa que el 83% de activo fijo es
inversión capital contable. En términos generales,
las inversiones de activo fijo deben hacerse con
recursos provenientes de capital contable, porque
corresponde a los dueños suministrar los
elementos económicos básicos de la empresa.
Ø RAZÒN DE DEPENDENCIA
 
 


 Esta razón significa que por cada $1
invertido en activo fijo, la empresa ha
vendido $0.40, se utiliza como índice de
orientación para determinar el exceso de
inversión de activo fijo o la insuficiencia de
ventas.

Ø  RAZÒN DE EFICIENCIA OPERATIVA

 


 La razón de ventas netas a capital
contable representa una medida adecuada
en el manejo del capital propio, por lo
cual, cuanto mayor es el volumen de
operaciones que se hagan con un capital
contable determinado, mayor es la
habilidad de la administración.
 


 PRESUPUESTOS
 Sirven para planear y controlar los recursos
financieros de la organización mediante el cálculo
de la futura operación de cada área, nos permiten
examinar las funciones financieras a un año dividido
en trimestres o incluso en meses para hacerlo más
exacto, para lo cual se consideran dos aspectos
primordiales: los presupuestos de ingresos y de
egresos. Los presupuestos de ingreso son:
producción, ventas en efectivo, cobros de cuentas
por cobrar, ventas de activos fijos, rentas,
dividendos. Los presupuestos de egresos son:
compra de equipo y materias primas, asignación de
recursos para sueldos y salarios, diferentes tipos de
gastos y costos, pago a proveedores, pago de
impuestos, intereses por préstamos y dividendos,
entre otros.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (CRASH-
FLOW)
 Es el reporte que reúne las fluctuaciones, los ingresos y
los egresos de efectivo inmediatos durante un periodo
determinado. Puede ser realizado cada día, quincenal,
semanal y/o mensualmente. Este reporte permite
pronosticar las necesidades de efectivo en forma
anticipada. Ejemplo:

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 



 ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÒN DE RECURSOS

Tienen por objeto analizar de dónde provienen los recursos que
adquiere la empresa en el periodo y a dónde son canalizados, para
así tener un control interno de los mismos.

 PUNTO DE EQUILIBRIO

Por medio de esta herramienta se establece el punto de
venta y de productos terminados que tenemos que fabricar,
para que no existan pérdidas ni ganancias; es el punto
exacto de producción en que la empresa no gana ni pierde.
Para calcular el punto de equilibrio se consideran los
siguientes elementos: volumen de ventas en unidades(x),
precio de venta por unidad (P), costo fijo de operación por
periodo (F) y costo variable de operación por unidad (y).
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FÒRMULA PARA CALCULAR EL PUNTO DE
EQUILIBRIO:
COMPORTAMIENTO
CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
 Su función es la evaluación de la efectividad en la
implantación y ejecución de todos y cada uno de
los programas de personal; se llevan acabo
básicamente a través de la auditoria de recursos
humanos.
 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
 Es la evaluación sistemática y analítica de todas las

funciones operativas del personal, con el fin de


corregir deficiencias.
 Incluyen además la realización del inventario de
recursos humanos a través del cual se cuantifican
y registran las habilidades, experiencias,
características y conocimientos de todos y cada
uno de los integrantes de la empresa.
EVALUACION E LA ACTUACION

 Como su nombre lo indica, mide la


efectividad de los miembros de la
organización, con base en estándares de
actuación que evalúan resultados teniendo
en cuenta factores tales como: clientes,
coeficientes de mano de obra, quejas de
los subordinados, compañeros y
supervisores.
Los anteriores factores se determinan con

base en registro estadísticos y se


comentan con los supervisores; sirven a su
vez, como base objetiva para establecer
acciones correctivas y recompensas,
eliminándose, así, conflictos y
apreciaciones subjetivas.
EVALUACION DEL RECLUTAMIENTO Y DE
SELECCION

 Evalúa la efectividad de los programas y


procedimientos relativos a esta área
mediante el análisis de aspectos como:
 Efectividad en el procedimiento de
selección, eficiencia del personal y su
integración a los objetivos de la empresa.
 Retiro y despidos (causas que lo provocan).
EVALUACION DE CAPACITACION Y
DESARROLLO

 Es una de las áreas cuyas evaluaciones es mas


difícil, pero también, mas necesaria. Puede
efectuar mediante el estudio de ciertos índices:
 Productividad.
 Desarrollo del personal.
 EVALUACION DE LA MOTIVACION
 Es uno de los aspectos menos evaluables por su

intangibilidad, se realiza a través de:


 Encuestas de actitud.
 Estudios de entusiasmo, retardos y rotación.
 Frecuencia de conflictos.
 Buzón de quejas y sugerencias.
 Productividad.

EVALUACION DE SUELDOS Y SALARIOS
 Algunas de las medidas mas usualmente
utilizadas para efectuar este tipo de control
son:
 Estudios de salarios de la empresa en
relación con encuestas regionales de
salarios en empresas similares.
 Estudios de incentivos promedio en
relación con la productividad.
 Conflictos salariales.
 Presupuestos de salarios.
 Evaluación de puestos.
EVALUACION SOBRE HIGIENE Y
SEGURIDAD,SERVICIOS Y PRESTACIONES.
 La medida de la efectividad de estos programas se
obtiene a través de análisis de registro y
estadísticas relativos a:
 Índice de accidentes.
 Participación del personal en los programas de
servicio y prestaciones.
 Análisis de ausentismo
 Sugerencias y quejas
 Estudios de fatiga.
 Es importante mencionar que el control de
recursos humanos se refiere a todos los
miembros de la organización y que los controles
y técnicas varían de acuerdo con el tamaño y
las necesidades de cada empresa.
RECURSOS HUMANOS
Esta variable se refiere a la administración del
elemento humano, que contribuye a limitar o
acrecentar sus capacidades y aptitudes. Sus
indicadores son:
a) PLANEACION E INCORPORACION DEL PERSONAL.
b) EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
c) ASCENSO EN LA ADMINISTRACION.
d) ADMINISTRACION DE CONTRATOS SINDICALES.
La intención de evaluar dichas subfunciones es

conocer el grado preocupación que los niveles


gerenciales muestran hacia su personal
PRONOSTICOS
 Son instrumentos que prevén las
necesidades futuras de los empleados
en una organización.
 Hay do tipos de pronósticos en el área de

recursos humanos:
a) Basados en experiencias.
b) Basados en tendencias. Los métodos
mas utilizados son:
 Indexación
 Extrapolación.

FUENTES DE RECLUTAMIENTO
 INTERNA. Son los empleados actuales que
pueden ser promovidos o transferidos a un
área superior.
 EXTERNA. Diversos medios de los que se
puede obtener mano de obra del exterior.
 INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS
 Es un informe detallado que registran a todo el

personal de la empresa y sus características;


sirve para planear necesidades de esta área,
considerando a los empleados actuales para
futuras oportunidades en relación con el
progreso dentro de la empresa.
 ANALISIS DE PUESTO
 Consiste en la descripción detallada de

las actividades y los requisitos que se


necesitan para desempeñar una unidad
de trabajo especifica.
 TECNICAS DE SELECCIÓN DE
PERSONAL
a) Pruebas de idoneidad.
b) Pruebas psicológicas
 Inteligencia
 Personalidad
 Habilidades
c)Entrevistas de selección.
 VALUACION DE PUESTOS
 Técnicas que permite determinar el valor de un

puesto; sirve para remunerar equitativamente


al personal. Existen diversos métodos de
valuación: por alineamiento de escalas o
grados predeterminados, comparación de
factores y por puntos.
 ENCUESTA REGIONAL DE SALARIOS
 Se realiza en la localidad para determinar la

remuneración que existe en otras industrias


del mismo sector o en diferentes. Sirve para la
administración de sueldos y salarios.
 SOFTWARE
 En el área de recursos humanos existen
paquetes de computadora con las técnicas
nadas que facilitan la planeación.
Diap pepe
Control de
mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las
funciones a través de las cuales se hace llegar el
producto al consumidor.

Comprende áreas como: Ventas, desarrollo de


productos, distribución, publicidad y promoción
La evaluación proporciona fundamentos para:

a)Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer


información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el
mercado.
b)Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
c)Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d)Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas
con el área de mercadotecnia, tales como:

ØPlaneación de producción.
ØInventarios.
ØCompras.
ØInvestigación y desarrollo.
ØTrafico.
ØInnovaciones en plana y equipo.
ØFinanzas: expansiones, fusiones, etc.
ØDeterminación de las necesidades de efectivo.
ØNecesidades de planta y de recursos humanos.
Control de ventas

Los pronósticos y los presupuestos de ventas son esenciales para el


establecimiento de este control, ya que permite fijar normas de
realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las
cuotas que se deben cubrir.
La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza
de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma
quesea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las
medidas correctivas adecuadas.
Esta función resalta la destreza de los niveles gerenciales para
colocar su producto en el gusto del cliente y para satisfacer las
necesidades de este.
Indicadores de la
Mercadotecnia
vNumero de clientes fundamentales. Mide la cantidad de
clientes incondicionales que favorecen un constante volumen de
ventas y que mantienen por largo tiempo la cantidad de la
operabilidad de la organización.
vPublicidad. Evalúa la eficiencia de programas de publicidad.
vPromoción y Venta. Evalúa la cantidad y operatividad de
sistemas de mercadotecnia utilizados.
vLogística. Evaluación del sistema de distribución empleado para
determinar si éste es la mejor alternativa para reducir gastos.
vDeterminación de Precios. Análisis del mercado para
comprobar la aceptación de los precios por parte del cliente.
5.1.5 DE INVESTIGACIÓN,
DESARROLLO E
INNOVACIÓN

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
Esta función ayuda a la
empresa a controlar el
entorno de su mercado y
simplemente a reaccionar
frente a las presiones del
mismo .
Investigación
 la investigación tecnológica, que es la
utilización del conocimiento científico para
el desarrollo de "tecnologías blandas o
duras"
Una investigación se caracteriza
por ser un proceso único:

 Sistemático: A partir de la formulación


de una hipótesis u objetivo de
trabajo, se recogen datos según un
plan preestablecido que, una vez
analizados e interpretados,
modificarán o añadirán nuevos
conocimientos a los ya existentes,
iniciándose entonces un nuevo ciclo
de investigación.
 Organizado: todos los miembros de un equipo
de investigación deben conocer lo que deben
hacer durante todo el estudio, aplicando las
mismas definiciones y criterios a todos los
participantes y actuando de forma idéntica
ante cualquier duda.

 Objetivo: las conclusiones obtenidas del estudio
no se basan en impresiones subjetivas, sino
en hechos que se han observado y medido, y
que en su interpretación se evita cualquier
prejuicio que los responsables del estudio
pudieran hacer
Desarrollo.
 Un sentido con mayor aplicabilidad y
concreción en la definición de
desarrollo establecería que el mismo
está caracterizado por condiciones en
las cuales los bienes y servicios se
encuentran crecientemente al
alcance de los grupos sociales que
conforman la sociedad.


Innovación.
 Innovación es generar o encontrar ideas, seleccionarlas,
implementarlas y comercializarlas. La investigación y el
desarrollo, la competencia, los seminarios, las
exposiciones o ferias, los clientes y cada empleado de
la empresa es un potencial proveedor de nuevas ideas
generando las entradas para el proceso de la
innovación.

 Dentro de los procesos de negocio de una empresa se
debe considerar el proceso de la innovación que cubre
desde la generación de ideas, pasando por la prueba
de viabilidad hasta la comercialización del producto o
servicio. Las ideas pueden referirse a desarrollar o
mejorar un nuevo producto, servicio o proceso.

 Sus actividades pueden ser muy variadas,
dependiendo del tamaño y las
ambiciones de la organización.
 Su evaluación comprende el estudio de
las investigaciones que se realizan
dentro de la compañía para el
lanzamiento de nuevos productos o para
mejorarlos.


 Resulta de gran importancia ya que al
conocer el grado de interés de los
directivos en la investigación y el
desarrollo se demuestra su
preocupación por mantener a la empresa
como líder en el ramo y en el gusto
del publico.
Las subfunciones que se
evalúan dentro de esta
función son las siguientes :

1) Concepto de ideas del nuevo producto.


2) Manejo del producto.
3) Proyección y programación de
investigación y desarrollo.
4) Asignación de fondos y desarrollo.
 Por medio del estudio de las funciones y
subfunciones enumeradas se obtiene una
idea general del grado de excelencia
alcanzando por la organización y se
pueden detectar aquellas aéreas que en
las que es preciso alcanzar la
excelencia.
 Para poder determinar si una empresa es
excelente o no, es necesario evaluar
todas sus aéreas clave íntegramente y
determinar sus puntos débiles y
fuertes para emprender las acciones
necesarias con el fin de lograr la
excelencia.
ANÁLISIS DE LA RED
TIEMPO-EVENTOS
ANÁLISIS DE LA RED TIEMPO-
EVENTOS

 Otra técnica de planeación y control es


el análisis de la red tiempo-eventos,
llamado I técnica de evaluación y
revisión de programas (PERT;
Program Evaluation and Review
Technique). Antes de que se
desarrollara la PERT hubo otras
técnicas, diseñadas para evaluar el
ajuste entre sí de las diversas partes
de un programa en el transcurso del
tiempo y de los eventos.

Gráficas de
Gantt
 La primera de esas técnicas fue el sistema de
gráficas desarrollado por Henry L. Gantt a
principios del siglo XX y que culminó en la
gráfica de barras que lleva su nombre. Aunque
basada en un concepto simple, esta gráfica ha
sido considerada como revolucionaria en la
administración. Lo que Gantt advirtió fue que la
totalidad de las metas de un programa debe ser
vista como una serie de planes de apoyo
interrelacionados que los individuos puedan
comprender y seguir. Los avances más
importantes en el campo del control desprenden
de este sencillo principio, así como de los
principios básicos del control como la selección
de los elementos decisivos de un plan.

LA PRESUPUESTACION CON PUNTOS
DE REFERENCIA.
 La presupuestación con puntos de referencia
y la PERT surgieron como resultado de la
creación de nuevas técnicas basadas en
los principios de la gráfica de Gantt y de la
mejor apreciación de la naturaleza de red
de los programas, y contribuyeron
enormemente a la mejor planeación y
control de muchos proyectos y
operaciones. En la presupuestación con
puntos de referencia un proyecto se divide
en piezas controlables, las cuales son
objeto después de seguimiento cuidadoso.

TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DE PROGRAMAS (PERT)

 Desarrollada por la Oficina de Proyectos Especiales


de la Marina de Estados Unidos, la técnica de
evaluación y revisión de programas (PERT) fue
aplicada formalmente por primera vez en 1958 a
la planeación y control del sistema de
armamento Polaris, cuya exitosa ejecución
contribuyó a acelerarlo. Además, PERT o su
técnica de red complementaria, el método de la
ruta crítica (CPM; critica/ path methad), pueden
emplearse en numerosas aplicaciones no
gubernamentales (como proyectos de
construcción ingeniería y montaje de
maquinaria), e incluso en tareas tan sencillas
como la programación de actividades para la
emisión de informes financieros mensuales.  

Principales
características
 PERT es un sistema de análisis de redes
tiempo-eventos en el que se
identifican los diversos eventos de un
programa o proyecto, para cada uno
de los cuales se establece un periodo
planeado. Estos eventos se organizan
en una red que revela sus relaciones
entre sí. En cierto sentido, PERT es
una variante de la presupuestación
con puntos de referencia
 El siguiente ejemplo ilustra la naturaleza
básica del PERT. Cada circulo representa un
evento, un plan de apoyo cuya ejecución se
mide en un momento determinado. Los
círculos están numerados en el orden en
que ocurren los eventos. Cada flecha
representa una actividad, el elemento de
consumo de tiempo de un programa, el
esfuerzo que debe hacerse entre eventos.
El tiempo de la actividad, representado por
los números junto a las flechas, es el
tiempo requerido para el cumplimiento de
un evento.

 En este ejemplo sólo aparece un valor de
duración para cada actividad, pero el
programa PERT original contemplaba tres
estimaciones de tiempo: el tiempo
"optimista", estimación del tiempo requerido
si todo marcha excepcionalmente bien;
tiempo "más probable", estimación basada en
el tiempo que el ingeniero a cargo del
proyecto cree realmente necesario para la
ejecución de la labor, y el tiempo "pesimista",
estimación basada en el supuesto de que
habrá que enfrentar una dosis lógicamente
concebible de mala suerte, que no un
desastre mayor. Estas estimaciones suelen
incluirse en la PERT dada la enorme dificultad
para calcular el tiempo con toda exactitud en
muchos proyectos de ingeniería y desarrollo.
 Cuando se realizan varias estimaciones por lo general
se les pro media, con especial consideración a la
estimación más probable, tras de lo cual en los
cálculos únicamente se emplea una sola
estimación.
 El siguiente paso es calcular la ruta crítica, esto es, la
secuencia de eventos de mayor duración que no
tienen tiempo de holgura (o ésta es la menor
posible) En la figura 19.2 la ruta crítica comprende
los eventos 1-3-4-8-9-13. El tiempo de actividad de
la secuencia de esta ruta es de 131.6 semanas; si el
tiempo de entrega prometido es de 135 semanas,
incluso esta ruta crítica terminará 3.4 semanas
antes de esa fecha. Otras rutas son casi tan
prolongadas como la ruta crítica. Por ejemplo, la
ruta 1-2-9-13 tiene una duración de 129.4 semanas.
Esto no es infrecuente en las gráficas PERT, de
manera que se acostumbra identificar varias rutas
 Aunque la ruta crítica puede cambiar como
resultado de demoras en eventos clave de
otras partes del programa, identificarla
desde el principio permite la estrecha
vigilancia de esta secuencia de eventos
en particular para garantizar la marcha a
tiempo del programa en su totalidad.
 Los análisis PERT usuales implican cientos o
miles de eventos. Aunque es p00sible
realizar manualmente análisis PERT más
reducidos, las estimaciones indican que
cuando se hallan involucrados más de 200
a 300 eventos es prácticamente imposible
efectuar los cálculos necesarios sin
computadora.

Fortalezas y debilidades
 PERT ofrece cinco ventajas importantes.
 Primera, obliga a los administradores a
planear, dada la imposibilidad de realizar
análisis de tiempo-eventos sin planeación y
comprobación del ajuste de las piezas
entre sí.
 Segunda, obliga a planear a lo largo de toda
la línea, ya que cada administrador
subordinado debe el evento del que es
responsable.
 Tercera, dirige la atención a elementos
críticos que quizá necesiten corrección.

 Cuarta, hace posible un control de
previsión retraso afectaría los eventos
subsecuentes y tal vez al proyecto en su
totalidad a menos que el administrador
pueda recuperar el tiempo perdido
reduciendo: e1 do asignado a alguna de
las acciones futuras.
 Quinta, el sistema de red subsistemas
permiten a los administradores dirigir
sus reportes y presiones en busca de
acción al punto y nivel indicados de la
estructura organizacional en el
momento oportuno.
 Sin embargo, PERT también padece ciertas
limitaciones. Dada la importancia para
su operación del tiempo de actividad,
esta técnica no es útil cuando un
programa es nebuloso y no pueden
hacer estimados de tiempo razonables;
no obstante aun en este caso puede
obtenerse relativa certidumbre
mediante prácticas como la de
involucrar a dos o más grupos en las
labores requeridas por un evento
cuando así lo permitan los costos.
El método del camino crítico
 El método del CC es una herramienta que facilita la
función de planeación. Un proyecto está formado
por un objetivo y el conjunto de actividades que
deben realizarse para lograrlo. Para efectos de
este método, es necesario conocer, además de la
lista de actividades, las fechas de terminación, el
tiempo necesario para realizarlas, su
interdependencia y la secuencia u orden lógico de
su ejecución. Lo anterior constituye las
características del proyecto. El método CC consta
de dos partes: la construcción de la grafica del
proyecto el cálculo del camino crítico y de los
tiempos libres de actividades.
De esta forma a través del camino crítico se
determina el tiempo óptimo para realizar un
proyecto mediante la determinación de las
actividades críticas o de mayor relevancia.
 Una vez que se determina la lista de actividades con sus
duraciones y secuencias es conveniente elaborar la
una gráfica la cual sirve para mostrar la secuencia de
actividades. Los símbolos que se usan son: El circulo
para representar cada actividad. Anotando dentro la
clave de actividad y su duración. Clave, A, O, duración.
-La flecha para señalar la secuencia de actividades. A
continuación se definen los términos necesarios para el
cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada
actividad.
- Duración (D). Tiempo necesario para realizar una
actividad dada.
- Tiempo próximo de la iniciación (TPI). Momento más
cercano del inicio del proyecto, en el que ya se puede
realizar una actividad.
- Tiempo lejano de terminación (TLT). Momento más
lejano en que se pueda terminar una actividad, sin
retrasar el proyecto.
- Tiempo próximo de terminación (TPT). TPT+ D.
- Tiempo lejano de iniciación (TLI): TLT – D
- Tiempo de holgura (TH): Resultado de: TLI-TPI o TLT-
 EL CC ofrece varias ventajas como son:
Tener una gráfica que permite ver la secuencia y la
relación entre las actividades.
Se determina el tiempo necesario para realizar un
proyecto, así como el tiempo de holgura de
actividades, lo que facilita la toma de decisiones
para reducir los costos del proyecto, mejorando así
el uso de recursos.
Sirve para controlar el proyecto, ya que, conforme
se ejecutan las actividades, podemos hacer la
gráfica de las actividades pendientes de realizar y
calcular el nuevo camino crítico.
Conocer cuáles son las actividades del camino
crítico, facilita la administración del proyecto y el
análisis de las actividades verdaderamente
importantes, considerando la duración del
proyecto. De este modo se evita acelerar
actividades no críticas, que no colaboran a la
reducción del tiempo.
PERT (Técnica de evaluación y revisión de programas)

 Otro método muy usado recibe el nombre de PERT ( Técnica de


evaluación y revisión de programas ), Este consiste en un
sistema de análisis de red de tiempo en el cual se identifican los
diversos acontecimientos en un programa de proyecto, con el
tiempo planeado para cada uno y colocados en una red de
muestra la relaciones de cada evento con otros; a partir de la
secuencia de eventos interrelacionados, la trayectoria de
aquellos en que hay tiempo de holgura ( o el mínimo) en
términos de terminación planeada es la ruta crítica; los
sistemas PERT/Tiempo tratan solo del tiempo; los sistemas
PERT/Costo introducen los costos de cada acontecimiento y se
combinan con el tiempo transcurrido de cada evento o serie de
eventos.
PERT es una extensión lógica de la famosa gráfica de Gantt.
Con frecuencia conocida como técnica de evaluación y revisión
de programas, y en sus aspectos esenciales como método de
ruta crítica (CPM), Sin embargo, PERT y sus diversas
modalidades, como PERT/costo, tiene un considerable potencial
para su uso en muchos aspectos de la planeación y el control
de operaciones.
Ejemplo de una gráfica
PERT
5.3 TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION
La comunicación es necesaria para el desempeño de las funciones
administrativas y para la vinculación de la organización con sus condiciones
externas.

El sistema de información gerencial (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM,


MIS) ofrece el vinculo de comunicación que hace posible la administración.

DEFINICION:
como un sistema formal para la recopilación. Integración, comparación, análisis y
dispersión de información interna y externa de la empresa de manera oportuna
eficaz y eficiente.
El sistema IG tiene que ser adaptado a necesidades especificas y puede incluir
información de rutina, como la representada por informes mensuales: información
que señala excepciones o sobre todo en puntos críticos e información necesaria
para proveer el futuro.

Los lineamientos para el diseño son similares a los requeridos para el diseño de
sistemas y procedimientos y otros sistemas de control.

El equipo electrónico si se le programa adecuadamente, una computadora es


capaz de procesar datos en busca de conclusiones lógicas, clasificarlos ponerlos
a disposición de un administrador. Los datos se procesan en una modalidad útil
que efectivamente informe.
CRECIMIENTO DE LOS DATOS BASICOS

Junto con su cada vez mejor procesamiento, la gran atención concedida


ala información administrativa hadado lugar ala desaparición de muchas
de sus más conocidas limitaciones.

Los métodos tradicionales no operan con los nuevos

No obstante en muchas compañías este ha sido prácticamente el único


tipo de datos regularmente recolectado y analizado, cuando los
administradores necesitan toda clase de información no contable sobre las
condiciones externas, tales como circunstancias sociales, económicas y
políticas y avances técnicos. Adicionalmente, también precisan de
información no contables sobre las operaciones internas. La información
debe ser cualitativa además de cuantitativa.

A pesar de todo las computadoras, así como la investigación de las


operaciones, han generado un enorme crecimiento de la información
administrativa disponible.

Esto puede constatarse especialmente en relación con datos sobre


comercialización, competencia, producción y distribución, costos de
producción, cambios y desarrollos tecnológicos productividad de la fuerza
de trabajo y cumplimiento de metas.
INDIGESTION DE INFORMACION

Los administradores que ya han experimentado el impactos del mejor y mas rápido
procesamiento de datos temen ahora los riesgos de las ingestión de información”
procesadores de datos producen materiales a un ritmo casi enloquecedor.

Como observar la cantidad de salidas de impresión, informes, proyecciones y


pronósticos que les resulta imposible leer por falta de tiempo, no pueden
comprender o sencillamente no responde a sus necesidades particulares.

SERVICIOS DE INTELIGENCIA

El establecimiento de servicios de inteligencia y desarrollo de las nueva profesión de


expertos en inteligencia son un intento por resolver el problema de la sobrecarga
de información.

El servicio es ofrecido por especialistas que saben (o indagan) qué información


necesita los administradores y como condensarla e interpretarla para usos
administrativos.

En ciertas compañías se han establecido unidades organizacionales con nombres


como “servicios administrativos” o “análisis y servicios administrativos” que se
encargan de hacer útil y comprensible la información.
¿ Qué es la tecnología de la información?
Se entiende como “aquellas herramientas y métodos empleados
para recabar, retener, manipular o distribuir información, La
tecnología de las información se encuentra generalmente
asociada con las computadoras y las tecnologías afines
aplicada ala toma de decisiones (bolonga y walsh, 1997:1)
La tecnología de la información ( TI ) esta cambiando la forma
tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en
gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que
trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la *TI *
cotidianamente mediante l usos del internet las tarjetas de
crédito, el pago electrónico de la nomina, etc. Al igual que la
manufactura y ventas se han expandido grandemente.

LA primera generación de computadoras estaba destinada a


guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de
la empresa, pero la información no era oportuna ya que el
análisis obtenido en un día determinado en realidad describía
lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales
hacen posible capturar y utilizar la información en el momento
que se genera, es decir, tener procesos en línea.
Al ser utilizando eficientemente obtener ventajas competitivas, encontrar procedimiento
acertado constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para
adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son
permanentes.

modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas


continuas.

El usos creativo de la tecnología de la información pues proporciona a los


administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos
y/o servicios respeto de sus competidores (ALTER, 1999).
traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las
normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad mas amplia de productos a un
precio mas bajo y en menor tiempo que la competencia.

Aunque no garantiza que esta obtenga resultado de manera inmediata o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información interviene muchos factores siendo


unos de los principales el factor humano.

Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar
los nuevos procedimiento o que lo desarrolle plenamente de acuerda los lineamiento que
se establecieren. Además tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la
empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que
deseamos.
Investigación preliminar
La investigación abarcara aspectos como internos y externos de
la empresa, es aquí el momento de definir quienes somos en este momento
y a donde queremos llegar, quien es mi competencia directa e indirecta,
como esta la empresa en relación a sus competidores. ¿Cómo lo hacen los
demás? El conocimiento general de la empresa se da en este punto.
Estudio de factibilidad
El estudio de factibilidad permitirá a la empresa evaluar
factores como: recursos financieros, materiales y humanos, así como los
tiempos que se requieren para la implementación del nuevo sistema. Se
debe de ser totalmente objetivo y realista en este proceso ya que una
información inadecuada en este punto es importante no olvidar el
aspecto financiero no dejando a un lado los indicadores financieros de
rentabilidad. El aspecto cualitativo es importante para eso se tendrá
que tomar en cuenta la misión y la visión de la empresa.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se
tomaran en cuenta en el proyecto y la importación relativa de cada una
de ellas. Una vez definidas las variables se procede a analizar las
opciones que existen en el medio y estas opciones son sometidas al
escrutinio para determinar en que porcentaje cumplen cada una de las
variables previamente definidas.
Una de las opciones es ¿lo hacemos en casa o lo compramos?, si los
compramos ¿Qué compramos?

Actualmente existen una gama muy amplia de sistemas de información


desarrollados para satisfacer las necesidades de la mayoría de la empresa,
algunos de estos sistemas tienen la opción de hacer adaptaciones a sus
reportes o a algunas pantallas en el caso de sistemas de ERP cuentan con su
lenguaje de programación que permite capacitar a una persona para poder
hacer las modificaciones que se desee.

Hoy en día, ayudan a mejorar procesos de las empresas, reducir tiempo (horas/
hombre) y ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor.

Esto es muy diferente al del simple proceso de datos u obtención de los mismo,
pero la función principal y que puede ser mas palpable por la administración de
la empresa es la de tener información fiables e inmediata, es decir, en tiempo y
que sea de calidad. Uno de los elementos clave para una organización y
también visto como herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de
la información y que esta información pueda ser accesible de manera rápida e
interrelacionada.
Una empresa cuenta con diferente recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información.
A medida que las empresas crecen, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los ERP
(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING o planeación de los recursos de la empresa). Y es un sistema de información
integral que incorpora los procesos operativos y de negocio.

Tienen 3 características:
INTEGRALES, porque permiten controlar los diferentes proceso de la compañía entendiendo que todos los departamentos
de una empresa se relacionan entre si es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.
Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control
de inventarios, de planeación de distribución del producto cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP,
necesitara tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrado, la información se duplica, crece
el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador
simplemente captura el pedido y el sistema ser encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

MODULARES. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos.
Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, etc.

ADAPTABLES. Los ERP están creados para adaptarse ala idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra
por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno.
Por ejemplo, para controlar inventario, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.
Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos, adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma, existente en el mercado y
garantizar que el ERP se adecuara funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa.

Esto ultimo se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la implementación de
add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicio públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el
lenguaje propietario del ERP.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
La tecnología de información (IT), según lo definido por
la asociación de la tecnología de información de América (ITAA)
es “el estudio, diseño, desarrollo, puesta en practica, ayuda o
gerencia de los sistemas de información computarizados,
particularmente usos del software y hardware”.

En fin, se ocupa del uso de computadoras y del software


electrónico de convertir de almacenar, de proteger, de procesar
de transmitir y de recuperar la información.

Ha llegado a ser recientemente popular para ensanchar el


término explícitamente para incluir el campo de la
comunicación electrónica de modo que la gente entienda para
utilizar la abreviatura ICT (tecnología de información y de
comunicación).
Historia de la tecnología de información
El termino “tecnología de información” vino alrededor en los años 70. A través del vigésimo siglo una
alianza entre las industrias militares y varias han existido en el desarrollo de la electrónica, de
computadoras, y de la teoría de información. Los militares han conducido históricamente tal investigación
proporcionando la motivación y financiándola para la innovación en el campo de la mecanización y de la
computadora.

La primera computadora comercial era el UNIVAC I. Fue diseñada por J. Presper Eckert y Juan Mauchlypara
la oficina de censo de los EE. UU. En los años 70s se vio la subida de microordenadores, seguida de cerca
por el ordenador personal de IBM en 1981. Desde entonces, cuatro generaciones de computadoras se han
desarrollado. Cada generación represento un paso que fue caracterizado por el hardware del tamaño
disminuido y de capacidades crecientes. La primera generación utilizo los tubos de vacio, segundos
circuitos integrados de los transistores y los terceros. La cuarta (y corriente) generación utiliza
sistemas mas complejos por ejemplo muy-grandes-escala la integración o un sistema-en-uno viruta.

La tecnología de información hoy


Hoy, la tecnología de información del término ha hinchado para abarcar mucho aspectos de computadora y de
la tecnología, y el término es más reconocible que antes. El paraguas de la tecnología de información
puede ser absolutamente grande, cubriendo muchos campos. Los profesionales realizan una variedad de
deberes que se extienden desde instalar usos, a diseñar redes de ordenadores y bases de datos complejas
de la información.

Algunos de los deberes que los profesionales realizan pueden incluir:


•Gerencia de datos
•Establecimiento de una red de la computadora
•Diseño de los sistemas de la base de datos
•Diseño de software
•Sistemas de información de gerencia
•Gerencia de sistemas
USAR LA INFORMACION PARA TOMAS DECISIONES
La tecnología de la información ayuda en que las personas tomen decisiones de negocios hoy día. Hace
apenas 30 años, cuando muchos de los grandes ejecutivos de hoy empezaban sus carreras, pocas compañías
usaban computadoras. Hoy día, la informática es una de las industrias de mas rápido crecimiento e
incluye no solo computadoras, sino las telecomunicaciones y productos y servicios relacionados con la
internet. Las computadoras ahora están en casi todos los escritorios de los empleados y proporcionan
grandes volúmenes de información para la toma de decisiones.

Parte de ella es útil y parte no. Para que sirva, la información debe ser:
•Relevante. Algunos tipos de información son más útiles que otros para tomar una decisión
determinada. Por ejemplo, para decidir si debe ordenar materias primas, es muy probable que un
gerente necesite información sobre inventarios y planes de producción mas que sobre el pago de
tiempo extra.
•Precisa. Es obvio que la información imprecisa puede reducir la capacidad de un gerente para
tomar buenas decisiones.
•Completa . la información parcial puede hacer que un gerente haga énfasis solo en un aspecto
de una decisión y que ignore puntos importantes.
•Oportuna. Generalmente , recibir la información tarde es casi lo mismo que no recibirla .
Los gerentes usan sistemas de información (SI), es decir método y equipos que proporcionan información acerca de
todos los aspectos de las operaciones de una empresa para la toma de decisiones.

Una de las funciones de un sistema de información es recopilar datos, los diversos hechos que en conjunto
describen la situación de una compañía. Por ejemplo, el hecho de que un trabajador termine una unidad de producción en la tarea 23-M-
8735 alas 2:17 PM del 7 de marso es un dato.

Para un gerente que debe tomar una decisión, una larga lista de datos generalmente no sirve. Para el superviso de producción, una lista de los tiempos
en que se completo cada unidad de producción durante la ultima hora es demasiado detallada.los datos deben convertirse en información, en resumen
útil y significativo de datos. Por ejemplo, el total de las unidades producidas en una hora es información útil.
Las organizaciones recopilan una gran cantidad de datos. Solo a través de
sistemas informativos bien diseñado y con el poder de las computadoras, los
gerentes pueden usar estos datos para tomar mejores decisiones. Las
compañías están descubriendo que no pueden operar bien con una serie de
sistemas de información separados, dirigidos a resolver problemas
departamentales específicos. Necesitan integrar los sistemas de toda la
empresa. Los sistemas para toda la compañía que reúnen recursos humanos,
operaciones y tecnología se están volviendo parte integral de las estrategias
de negocios.

Los expertos en tecnología están aprendiendo mas acerca de la forma en que


los negocios operan y los gerente están aprendiendo a usar la tecnología con
efectividad para aprovechar mas oportunidades.

Una ves que las compañías saben que quiere los sistemas de información
pueden ayudarlos a alcanzar sus metas.

el recuadro de tecnología aplicada describe como el nuevo sistema de


compras de pepsicono solo consiguió automatizar las compras que era la
meta original de la compañía, sino que también mejoro la administración de
inventarios y en servicio al cliente.
5.4

USO DE COMPUTADORAS
EN EL MANEJO DE
INFORMACIÓN
 Entre las muchas aplicaciones
empresariales de las computadoras
está la planeación de requerimientos
de materiales, la planeación de
recursos de manufactura, el control
de maquinaria industrial asistido por
computadora, el costeo de proyectos,
el control de inventarios o las
compras.
 La comunicación asistida por
computadora tiene impacto no sólo
en la toma de decisiones, sino
también en el diseño organizacional.
Impacto de las Computadoras en las
Funciones de Administradores de
Diferentes Niveles Organizacionales.
 Las necesidades de información difieren según el nivel
organizacional de que se trate. Por lo tanto también hay
diferencias en el impacto de las computadoras.

 Nivel superior: las actividades son por lo general


sumamente repetitivas y programables

 Nivel intermedio: las computadoras reducirán la
necesidad de disponer de administradores de nivel
intermedio, aunque también hay quienes prevén una
ampliación y transformación de sus funciones.

 Alto nivel: responsables de la estrategia y políticas


generales de la organización. Son responsables de la
apropiada interacción entre la empresa y sus
circunstancias.
Aplicación e Impactos de las
Microcomputadoras
 La PC resulta cada vez mas atractiva para
los administradores dad su flexibilidad,
costo relativamente bajo y posibilidad
de uso mas rápido.

Elaboración de presupuestos Modelos de simulación


Presentaciones gráficas Pronósticos
Hojas de cálculo electrónicas Correo electrónico
Análisis financieros Utilización de bases de datos
Procesamiento de textos Tiempo compartido
Retos Generados por la
Tecnología de la Información
 Eliminar el uso no autorizado de
información es solo uno de los
muchos retos
 Otros son reducir la resistencia al uso
de computadoras
 Promover la adaptación a dispositivos
de reconocimiento de voz
 Y telecomunicación e instrumentar
redes de cómputo
Resistencia a la Aplicación
de las Computadoras.
 Para los estudiantes suele ser sumamente
cómodo usar computadoras, mas no así
para la generalidad de los
administradores, algunos de los cuales
incluso parecerían temerles
 La aplicación de gráficos puede contribuir
a vencer las resistencias a las
computadoras. En lugar de hallarse en
pilastras de impresiones de cómputo , la
información se presenta bajo la
modalidad de gráficas de fácil
compresión.
Dispositivos de
Reconocimiento de Voz
 Otro de los medios para alentar el uso de
computadoras son los dispositivos de
reconocimiento de voz.
 La intención es introducir datos en
computadoras mediante el habla
normal.
Telecomunicación
 De el extendido uso de las computadoras y
la facilidad de enlazarlas de líneas
telefónicas a la macrocomputadora de
una compañía
 Significa que una persona puede trabajar
en una terminal de computo instalada
en su hogar en vez de hacerlo en las
instalaciones de una empresa
 Mayos flexibilidad de horarios de trabajo,
la desaparición de congestiones de
tránsito y la reducción de espacio
necesario para oficinas.
Redes de Computo
 El amplio uso de computadoras
independientes suele dar lugar a la
duplicación de esfuerzos.
 A esto se debe que se hayan
desarrollado redes de cómputo que
enlazan estaciones de trabajo entre
sí, con computadoras más grandes y
con equipo periférico.
Internet
 Es la red de computo mas grande del
mundo. Se trata en realidad de una
red de redes
 No se sabe con exactitud cuantas
personas hacen uso de internet.
 Transformara muchas industrias, desde
la de telecomunicaciones hasta la de
viajes.
 Es de bajo costo, y es un sistema
abierto.
 Tiene implicaciones políticas
CASOS PRACTICOS
Distribuidora de alimentos, S.A.
La empresa distribuidora de alimentos, S.A., se dedica ala producción y
venta de sopas, pastas, galletas y aceites; se fundo en 1950 con un
capital inicial de 30 mil pesos y en la actualidad tiene un capital de
30 millones de pesos y ventas anuales por cinco millones de pesos.
Cuando la empresa inicio sus actividades contaba con oficinas y una
planta en el estado de México (fig.1)

Figura 1. Organigrama de distribuidora de alimento, S.A. (1950).


La producción de esta empresa se vendía básicamente en el distrito federal y en el
estado de México. Debido a sus bajos costos, sus productos tuvieron una buena
penetración en el mercado de la capital y del interior, por lo que la fábrica creció
hasta superar su capacidad de ventas en el mismo lugar, y establecer oficinas
corporativas en la capital, aparte de la plana en el estado de México. En 1980
empezaron a operar sucursales de ventas en la zona centro y sureste (figs. 2,3 y 4).

Todas las decisiones se toman en las oficinas corporativas. La contabilidad se efectúa


en oficinas centrales, aunque las sucursales y las plantas elaboran su facturación y
contabilidad, por lo que al final de cada mes los gerentes de sucursales y las plantas
acuden al D.F., en donde trabajan una semana a fin de conciliar contabilidades. Esto
origina que no exista oportunidad de proporcionar información, que se genere
conflictos entre las sucursales y la matriz, y que el control interno sea deficiente.
Además, las sucursales se quejan de que no se les suerte el producto a tiempo, lo que
ocasiona perdidas de clientes y de dinero.

Los auditores detectaron un desfalco por doble facturación en la zona sureste. Las
ventas han descendido notablemente debido a que, según el gerente de ventas de las
oficinas centrales, los vendedores no informan a los gerentes de sucursales y hacen
“lo que quieren ”.

Por su parte, los gerente de sucursales argumentan baja calidad en el producto y falta
de oportunidad en las entregas por parte de las plantas (no existe inventarios en las
sucursales). Los gerentes de planta se quejan de que existe mucho trabajo en los
inventarios sobre saturados de ciertos productos, debido a que los presupuestos de
ventas nunca se cumplen, la gerencia de ventas corporativa dice que las sucursales le
proporcionan información incorrecta y por eso los presupuestos no se cumplen.
Figura2. Organigrama de las oficinas centrales de distribuidora de alimentos, S.A. (1982).

Figura 3. Organigrama de plantas de distribuidora de alimentos, S.A. (1992)


Sucursales: norte centro sureste
Monterrey Guadalajara Mérida
Figura 4. Organigrama de sucursales de distribuidora de alimentos S.A. (1992)

El director de la empresa, preocupado por las bajas utilidades, por el


retraso en el sistema de información, ya que no se han podido implantar los
sistemas computarizados debido a los atrasos en las conciliaciones
contables, y por los conflictos interdepartamentales en las oficinas
centrales, las plantas y las sucursales, ha decidido contratarlo a usted
para que sugiera algunas opciones de solución.
¿Qué principios de control no se observan?

Principio de equilibrio:
No cumplen con este principio ya que todos tiene en parte culpa de lo que
esta pasando en la empresa, y cada gerente de las diferentes sucursales
se “echan la bolita” unos con otros, en vez de compartir la culpa y generar
soluciones para alcanzar los objetivos esperados. Ninguno de los gerentes
cumplió con las responsabilidades que se les habían delegado. Y la
autoridad delegada no esta siendo debidamente ejercida.
Principio de la oportunidad:
De igual manera no se aplico este principio, ya que el
control necesita ser oportuno, a tiempo, antes de que se
ocasionen errores, como los que surgieron tal es el caso
de que se generaron conflictos entre las sucursales, que
las ventas disminuyan, y no se pudo tomar medidas
correctivas con anticipación y dejaron que la empresa se
convirtiera en un caos.
Principio de los objetivos:

Este principio tampoco se aplico, ya que no existió el


control, debido, no se alcanzo los objetivos establecidos
por la empresa. No es valido el control ya que no se
fundamentan los objetivos que se pretendían alcanzar.
Principio de las desviaciones:
No se implemento este principio debido a que existieron
variaciones en los planes ya establecidos no fueron
analizados en el tiempo requerido, y esto ocasionó que se
cometieran errores. No pudieron establecerse las medidas
correctivas y preventivas en la empresa antes de que tuviera
muchos problemas tanto en las sucursales , planta y oficinas
centrales.
b ) ¿ Qué etapas del proceso de control están mas
aplicadas y por que?
Etapa
Mercadotecnia
Contable
Comportamiento
Operaciones
contable Falla calidad
Conflictos
Perdida
Desfalco
Ventas
Baja
Inventarios
Información
descendiendo
de entre
clientes
sobresaturados
incorrecta
del sucursales
producto
y dineroy matriz Causa
El
Doble
Los
No
presupuesto
Presupuestos
producto
se
existe
vendedores
proporciona
facturación
inventarios
no
defallidos
llega
venta
no información
obedecen
ano
tiempo
se cumple

c) De acuerdo con la problemática planteada , ¿ Qué


técnicas de control recomienda?

Área Técnica
contable Presentar informes de estado financieros
Ventas Control de venta
Finanzas Control contable
Recursos humanos Evaluación de actuación y eval. motivación
Planeación de producción Sistema de inventarios justo a tiempo
Mercadotecnia Control de mercadotecnia
finanzas Razones financieras
o Grid Gerencial para evaluar la efectividad
Alto
8
7
Interés por las personas

Distribuidora de alimentos S.A


5
9
4
3
2
Bajo
1

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Bajo Alto

Interés por la producción


La empresa tiene un estilo de Administración empobrecida ya que no se
preocupa por la producción ni por sus empelados, no pudo maneja de una
manera responsable y eficaz la toma de decisiones. De igual manera no
se preocupa por el personal de cada una de las sucursales, planta y
oficinas centrales. La mala Administración de la empresa ocasiono ciertos
conflictos ya que los gerentes no proporcionaban una información a
tiempo y había una gran desorganización , ocasionando que las ventas
hayan descendido las ventas y que genere que la calidad del producto no
sea la misma y la entrega tardía de los pedidos, había inventarios
saturados por no tener una buena comunicación entre los gerentes. Otro
gran problema es que los prepuestos realizados no se cumplieron.

La empresa tiene grandes conflictos interdepartamentales por lo tanto


tiene una administración empobrecida.
e) Elabore una propuesta para mejorar el control

AREA DIAGNOSTICO PROPUESTA


Gerencia de No se tiene un buen manejo de la contabilidad ya Trasladar la contabilidad general a
contabilidad de oficinas que la contabilidad se lleva en las oficinas las oficinas corporativas y establecer
corporativas centrales y esto hace que a la gerencia general no un método mas eficiente para
llegue los datos correctos. llevarla a cabo.

Gerente administrativo Un mal establecimiento de departamentos; como Elaborar y plantear nuevas áreas en
solo tiene 2 áreas esto hace deficiente el control las sucursales para un mejor control
de las sucursales
Gerente de ventas de No hay un método de comunicación de Establecer un método
oficinas centrales información sobre las ventas en las sucursales computarizado para el manejo de la
información de ventas.

Jefe de producción No hay estándares bien definidos para la Establecer estándares y evaluación
obtención de materia prima y el proceso de de materia prima; capacitar a los
transformación existen deficiencias. empleados de esta área;

Gerencia de ventas Información escasa proveniente de las sucursales Establecer un sistema de computo
para la transferencia de información
f) elabore una grafica de Gantt para implantar su propuesta

Actividades Tiempo (semanas)


1 2 3 4 5
Pasar la contabilidad a las oficinas corporativas 6 7 8
Establecer un nuevo método de contabilidad
Establecer nuevas áreas en sucursales
Establecer un método para la entrega de producto a las
sucursales.
Programa de computación para almacenar la información de ventas.

Capacitación para todos los nuevos programas


Capacitación para el área de producción

Establecer nuevos estándares para la materia prima


Evaluar la materia de varios proveedores y elegir la mejor opción